TEKNIK Sistem dan BAGAN aLIR

PEMAKAI TEKNIK-TEKNIK SISTEMTeknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub -sub sistem yang berkaitan. Teknik-teknik tersebut umumnya bersifat grafikal (piktorial). Teknik-teknik sistem penting bagi auditor intern dan ekstern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik-teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaan maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan

Penggunaan Teknik-teknik sistem dalam Auditing Evaluasi pengendalian intern Pengujian ketaatan Kertas kerja Penggunaan teknik-teknik sistem dalam Pengembangan sistem Analisis Sistem Perancangan sistem Implementasi sistem

Sebagian besar penugasan auditing dibagi dalam dua komponen dasar :1. Audit Interim bertujuan menetapkan tingkat struktur pengendalian intern yang dapat di andalkan organisasi. Biasanya memerlukan beberapa jenis pengujian ketaatan. Tujuan pengujian ketaatan untuk melihat eksistensi, efektifitas dan kontinuitas operasi pengendalian intern yang diandalkan organisasi. Audit Laporan keuangan biasanya disebut audit laporan keuangan, meliputi pengujian substantif. Pengujian subtantif adalah verifikasi langsung atas laporan keuangan, berdasarkan hasil pengujian pengendalian intern dalma audit interim.

2.

Evaluasi Pengendalian InternDalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemprosesan dan pendokumentasian dokumendokumen dalam sistem aplikasi.Karena pemisahan dan pembagian tugas merupakan aspek penting dalam pengendalian intern, auditor membutuhkan teknik-teknik yang secara sistematis membentuk struktur-struktur dari sistem yang sedang dipelajari dengan memperhatikan distribusi-distribusi dokumen-dokumen dan pembagian tugas-tugas pemprosesan diantara karyawan dan / atau departemen. Beberapa teknik sistem misalnya bagan arus analitis, bagan arus dokumen, dan bagan distribusi formulir dapat digunakan oleh auditor untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sistem. Teknik yang lain, seperti kuesioner dan metode matriks

Pengujian KetaatanAuditor melakukan pengujian ketaatan untuk mengkorfirmasikan eksistensi, efektifitas, dan kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan organisasi. Pengujian ketaatan membutuhkan pemahaman atas pengendalian yang akan diuji.Jika pengendalian yang diuji adalah komponen-komponen sistem informasi perusahaan, auditor harus pula memperhatikan teknologi yang digunakan oleh sistem informasi. Teknik sistem yang digunakan : bagan masukanproses-keluaran (bagan IPO), bagan Hirarki plus masukan proses keluaran (HIPO), bagan aliran program, diagram aliran data (DFD logis, pencabangan dan tabel keputusan.

KERTAS KERJAAdalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian-pengujian yang diterapkan, informasi yang didapat, dan kesimpulan yang ditarik selama melakukan penugasan audit. Auditor disyaratkan oleh standar profesional untuk membuat kertas kerja, dan ini merupakan catatan utama mengenai pekerjaan yang dilakukan. Teknik sistem yang digunakan : kuesioner pengendalian intern, bagan arus analitis, dan bagan aliran sistem, diagram aliran data, bagan HIPO dan bagan aliran program.

PENGGUNAAN TEKNIK-TEKNIK SISTEM DALAM PENGEMBANGAN SISTEMProyek pengembangan sistem umumnya terdiri dari tiga fase : Analisis Sistem Perancangan Sistem Implementasi sistem

Analisis Sistem

Analsis sistem meliputi perumusan dan pengevaluasian pemecahan masalah sistem. Banyak dari pekerjaan analisis sistem mencakup pengumpulan dan pengorganisasian fakta-fakta. Teknik-teknik sistem membantu analis dalam melaksanakan tugas-tugas tersebut. Teknik-teknik wawancara, kuesioner, penelaahan dokumen dan observasi berguna dalam pengumpulan fakta. Teknik-teknik formal untuk mengorganisasikan fakta-fakta mencakup analisis pengukuran, analisis distribusi pekerjaan, dan teknik-teknik matriks lainnya.

Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah proses untuk menspesifikasi rincian solusi yang dipilih melalui proses analisis sistem. Perancangan sistem harus menghasilkan cetak biru bagi kelengkapan sistem. Banyak dari alat-alat ini yang juga digunakan dalam analisis sistem. Ini mencakup teknikteknik seperti analisis matrik masukan/ keluaran, bagan arus sistem, dan diagram aliran data. Banyak dari masalah-masalah perancangan berkaitan dengan perancangan sistem informasi, perti perancangan formulir-formulir untuk dokumen masukan dan perancangan basis data.

Implementasi Sistem

Implementasi sistem adalah proses menempatkan prosedur dan metode-metode revisi atau rancangan baru ke dalam operasi. Implementasi sistem mencakup pelaksanaan rencana perancangan. Aktivitas-aktivitas umum selama pelaksanaan mencakup pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer baru, perancangan sistem secara rinci, penulisan dan pengujian program-program komputer, pengujian sistem, pengembangan standar-atandar, dokumentasi, dan perubahan berkas

TEKNIK BAGAN aLIR (FLOWCHART)Bagan alir adalah suatu diagram simbol yang menampilkan aliran data dan rangkaian tahapan operasi dalam suatu sistem.Studi sistem adalah langkah-langkah formal dalam pendekatan sistem yang dipergunakan untuk menentukan dan mengembangkan informasi baru, memperluas, dan menyesuaikan sistem yang sudah ada.

Simbol DasarSimbol Input/ Output adalah simbol yang menyatakan fungsi input / output data yang disediakan untuk diproses (input) dan laporan yang dihasilkan dari proses (output). Simbol Garis Alir adalah simbol yang digunakan sebagai penghubung simbol simbol lainnya.

SIMBOL BAGAN ALIRSimbol bagan alir ANSI X3-5 (American standard flowchart syimbols and their usage in information processing )terdiri dari 4 kelompok, yaitu : Simbol dasar (basic symbol) Simbol input-output khusus (specialized input/output symbol) Simbol proses khusus (specialized process symbol) Simbol tambahan (aditional symbol)

Simbol DasarSimbol dasar terdiri dari; Simbol 2. Simbol 3. Simbol 4. Simbol1.

input/output proses garis alir anotasi atau komentar

Gambar 4.1. Simbol DasarInput/Output Proses Garis Alir

Garis Alir Bersilang Garis Alir Bersimpang Anotasi/Komentar

* Simbol Input / OutputSimbol input / output menyatakan fungsi input /output (I/O), yaitu data yang disediakan untuk diproses (input) dan laporan yang dihasilkan dari proses (output).

* Simbol proses Simbol proses menyatakan suatu fungsi proses, misalnya melaksanakan sustu kegiatan atau kelompok kegiatan yang menghasilkan perubahan nilai, bentuk, atau lokasi informasi.

* Simbol Garis AlirDigunakan sebagai penghubung simbolsimbol lainnya Dengan digunakannya garis alir, rangkaian dan tahapan informasi dan operasi menjadi jelas. Garis alir bisa berbentuk bersilangan atau pun bersimpangan. Persilangan garis alir menunjukan bahwa keduanya tidak saling berhubungan. Sedangkan persimpangan garis alir terjadi jika dua atau lebih garis alir bergabung menjadi satu garis alir. Setiap garis alir yang masuk ke atau keluar dari suatu persimpangan harus diberi tanda panah petunjuk arah yang dibuat didekat titik persimpangan.

* Simbol Anotasi (komentar)Simbol untuk memberi tambahan komentar sebagai penjelasan terhadap suatu simbol tertentu.

Untuk menghubungkan simbol komentar dengan simbol yang dijelaskan itu digunakan garis yang terputus-putus.

* Simbol Input Output KhususSimbol I / O khusus menunjukan fungsi input /output dan menampilkan media yang dipergunakan sebagai perekam data atau informasi I / O bersangkutan, atau cara penangan informasi, atau keduanya Jika simbol I/ O khusus tidak digunakan, maka simbol dasar I / O dapat digunakan.

Gambar 4.2. Simbol Input/output KhususKartu lubang Magnetik Disk

Deck of cards

Core

File of Cards

Dokumen

On-line Storage penyimpananMagnetik Tape

Display Manual Input Communication Link Off-line Storage

Punched Tape Magnetik Drum

* Simbol Kartu Lubang (punched card)Menunjukan fungsi I / O yang menggunakan media kartu lubang, termasuk mark sense card ,stub card , deck of card, dan seterusnya. Dua simbol kartu lubang khusus, yaitu deck of card dan file of card , dapat digunakan sebagai pengganti simbol kartu lubang.

* Simbol on line storageMenunjukan fungsi I / O dengan menggunakan jenis storage yang dihubungkan secara online. Contohnya adalah magnetic drum dan magnetic disk. Simbol magnetic tape, punched tape, magnetic drum, magnetic disk, core, dan dokumen, merupakan simbol fungsi I / O yang mempergunakan media khusus.

* Simbol Input ManualMenunjukan fungsi input dimana data dicatat ke dalam komputer secara manual pada saat pengolahan data, misalnya dengan menggunakan on-line keyboard, swithsetting, atau push buttons..

* Simbol DisplaySimbol display menunjukan fungsi I / O yang dapat menampilkan informasi ke layar agar terbaca manusia pada saat pengolahan data, misalnya dengan menggunakn peralatan video, console printers, dan lain-lainnya

* Simbol communication linkMenunjukan suatu fungsi transmisi informasi dengan menggunakan hubungan telekomunikasi.

* Simbol off-line storageMenunjukan fungsi penyimpanan informasi secara off- line, tanpa menjelaskan lebih lanjut media yang digunakan untuk menyimpan informasi tersebut.

SIMBOL PROSES KHUSUSMenunjukan fungsi prosesing dan menjelaskan jenis operasi khusus yang dilaksanakan terhadap data. Kalau simbol proses khusus tidak digunakan, maka dapat digunakan simbol proses dasar.

* Simbol decision (keputusan )Menunjukan jenis operasi pengambilan keputusan atau pilihan yang memperlihatkan beberapa alternative yang terbuka untuk diikuti.

Gambar 4.3. Simbol Proses KhususDecision Auxiliary Operation Merge

Extract Predefined Process Preparation

Manual Operation

Collate

Sort

* Simbol Predefined ProcessMenunjukan suatu prosedur tertentu yang terdiri dari satu operasi atau lebih atau langkahlangkah program yang tidak diuraikan dalam perangkat flowchart ini.

* Simbol preparationMenunjukan modifikasi perintah atau kelompok perintah yang mengubah program bersangkutan. Sebagai contoh adalah penetapan untuk beralih ke program atau kegiatan lain, modifikasi indeks register, atau memulai suatu rutin tertentu.

Operasi manual menunjukan proses offline yang dilaksanakan oleh manusia tanpa bantuan peralatan mekanis.Auxilliary operation menunjukan proses offline yang dilaksanakan pada peralatan yang tidak berada di bawah kendali langsumg central processing unit komputer. Sedangkan simbol merge, extract, sort,dan collate masing-masing digunakan untuk menunjukan jenis fungsi proses tertentu.

Simbol Tambahan (additional symbol)Digunakan untuk memperjelas suatu bagan alir atau untuk membuat agar bagan alir suatu proses yang lengkap menjadi lebih mudah dipahami.

* Simbol ConnectorAdalah simbol yang menunjukan proses keluar masuk, dari atau ke satu bagan alir. Jadi connector merupakan simbol penghubung satu bagian bagan alir ke bagian bagan alir lainnya.

* Simbol TerminalAdalah simbol yang menunjukan titik terminasi dari satu bagan alir, misalnya titik mulai, berhenti interupsi dan selesai.

* Simbol Parallel ModeMerupakan awal atau akhir dari dua operasi atau lebih yang berjalan simultan.

* Simbol off page connectorSimbol off page connector sebenarnya simbol standar ANSI X-35, namun banyak digunakan untuk menunjukan pengertian penghubung aliaran bagan alir yang terputus karena keterbatasan halaman.

* Simbol transmittal tapeDigunakan untuk menunjukan perhitungan jumlah kontrol yang dibuat secara manual.

Penggunaan Simbol dalam Bagan AlirSimbol digunakan dalam bagan alir untuk menunjukan fungsifungsi yang terdapat pada suatu sistem informasi ataupun sistem lainnya. Arah aliran dijelaskan dengan garis yang ditarik antar simbol. Arah normal aliran adalah dari kiri ke kanan atau dari atas ke bawah.

Gambar 4.4. Arah aliran dan penggunaan ConnectorArah normal (kiri-kanan), atas-bawah) (Garis alir tidak perlu tanda panah)Order pembelian Kredit dicek

Arah berlawanan (kanan-kiri) (Garis alir memerlukan tanda panah) Aliran dua arah (disajikan dengan satu garis) Aliran dua arah (disajikan dengan dua garis)

Order Pembelian diproses

Order pembelian disetujui

Master file Aktiva tetap

Program updating

Master file Aktiva tetap Bagian Gudang

Program updating Bagian Pembelian A Permohonan Pembelian barang

Penggunaan simbol connector

Permohonan Pembelian barang

A

JENIS-JENIS BAGANBagan IPO dan HIPO Bagan alir sistem Bagan alir program Bagan alir dokumen Diagram aliran data

Bagan IPO (Input ProcessOutput) adalah bagan sederhana yang digunakan sebagai alat analisis pendahuluan (preliminary analysis), yang merekam rincian input, proses, dan output. Teknik ini sangat bermanfaat untuk digunakan sebagai alat untuk mengetahui kebutuhan informasi secara keseluruhan.

Gambar 4.6. BAGAN IPOSistem Gaji dan UpahUraian Pelaksanaan tugas Nomor Bagian HIPO : Perhitungan gaji kotor : Bambang Suprihono : 3-1

INPUT Catatan jam kerja karyawan Master file gaji dan upah

PROSES Menjumlah jam kerja karyawan Mencari tarif per jam Menghitung gaji kotor

OUTPUT Menjumlah jam kerja karyawan Master file gaji dan upah yang update

Daftar pesan kesalahan (error message)

Bagan HIPO ( Hierarchy Input-Proses Output ) : bagan yang menampilkan sistem yang semakin rinci sesuai hirarkis.Bagan HIPO terdiri dari dua bagian :1. Bagan Hierarkis bagian yang memecah

tugas proses kedalam beberapa modul atau sub-sub tugas. 2. Bagan IPO.

Gambar bagan HIPOSistem Gaji Dan upah 1-0

Persiapan Data2-0

Proses3-0

Periksa kembali4-0

Lihat Bagan IPO

Hitung Gaji kotor 3-1

Hitung Gaji bersih 3-2

Hitung jumlah Jam kerja 3 - 11

Tentukan Gaji per jam 3 - 12

Hitung Gaji kotor 3 - 13

Bagan hirarkis mengurangikan keseluruhan sistem dan fungsi sebagai daftar isi bagan bagan IPO rinci.Sedangkan bagan IPO yang merupakan bahagian dari bagan HIPO biasanya bersifat naratif, meskipun sebenarnya dapat digunakan pula teknik lain, misalnya dengan menggunakan bagan-bagan alir sederhana.

Bagan alir sistem (system flowchart)Adalah bagan alir yang menunjukan suatu sistem secara keseluruhan atau bagian sistem yang luas. Dalam sistem informasi akuntansi, data input adalah transaksi, sedangkan outputnya adalah master file updated, yaitu master file yang sudah diperbaharui dengan data data baru, dokumen-dokumen, serta laporanlaporan keuangan, statistic, dan manajemen.

Konversi input menjadi output bisa dilakukan secara manual, mekanis, atapun dengan menggunakan komputer. Dalam sistem manual, langkah-langkah kegiatan prosesor dilakukan oleh manusia, yaitu pemegang buku. Pada sistem mekanis, langkah-langah itu dilakukan oleh mesin yang dijalankan oleh operator. Sedangkan dalam sistem pengolahan data elekteronik, pelaksananya adalah komputer yang berperan sama dengan mesin namun dengan keistimewaan memiliki kemampan memori yang tinggi.

Kaidah- kaidah yang harus dipegang dalam menyusun bagan alir sistem1. 2.

3.

Bagan alir sistem harus dibuat sesederhana mungkin. Aliran dokumen yang mengalir melalui beberapa kegiatan 2 biasanya disajikan menurut aturan dari atas ke bawah. File input atau dokumen input harus ditaruh sisi paling atas atau paling kiri dari kegiatan prosesor, sedangkan file output atau laporan output harus ditempatkan disisi paling bawah atau sisi paling kanan dari kegiatan prosesor

Kaidah- kaidah yang harus dipegang dalam menyusun bagan alir sistem4. Judul simbol bagan alir harus sudah dapat dijelaskan oleh bentuk simbol itu sendiri 5. Jika input (dokumen, pita, atau file disk) diproses, aliran masuknya diperlihatkan dalam bagan alir. Namun aliran keluar dari input tidak disajikan, karena aliran keluar yang disajikan hanyalah aliran dalam bentuk output.

Gambar 4.7. Contoh Bagan Alir Sistem Upah secara ManualKartu jam kerja Karyawan hari ini File personalia A Disetujui Oleh atasan Data upah hari ini Yang belum diperiksa File Gaji/upah s/d kemarin A Data kesalahan yang ditemukan Disetujui Oleh atasan Kartu yang Sudah disetujui Verifikasi Penyimpangan Kartu yang sudah Disetujui/diverifikasi

Surat keputusan Gaji/upah

Pemeriksaan kesalahan Informasi upah s/d kemarinData upah hari ini Yang sudah benar

Dibayarkan ke karyawan Data upah hari ini Yang sudah benar

Informasi upah s/d Hari ini

Memasukkan Data ke file Penyusunan Daftar upah

Data upah hari ini Yang sudah benar

Gambar 4.8. Bagan Alir Sistem Konfigurasi Sistem KomputerTape Unit Tape Unit

Card read / punch

CPU

Printer Kartu Lubang

Laporan

Bagan Alir ProgramAdalah bagan alir yang menjelaskan rangkaian tahapan logis dari instruksi yang dilaksanakan oleh komputer Alur penaralaran suatu program selalu memiliki pola tahapan sebagai berikut : 1. Masukkan data input 2. Proses data input untuk menghasilkan output 3. Catat output ke dalam file 4. Jika data input masih ada yang belum diproses, kembali ketahap pertama.

Gambar 4.9. Simbol-simbol yang banyak digunakan dalam Bagan Alir ProgramGaris Aliran Instruksi Connecor

Keputusan

Instruksi proses atau perhitungan

Instruksi Input atau Output

Kalau disajikan dalam bentuk bagan alir, rangkaian tahapan akan tampak seperti gambar 4.10

Gambar 4.10. Rangkaian Tahapan Instruksi dalam Suatu Bagan Alir ProgramMulai

Baca Dokumen

Proses

Catat Hasil proses

Masih Ada Dokumen ?

TidakSelesai

Gambar 4.11. Contoh Bagan Alir Program perhitungan Bunga Simpanan Nasabah BankMula i 1 Baca inputData Input Nama nasabah Nomor rekening simpanan Jangka waktu simpanan Penarikan Jenis Simpanan, dsb

Jenis Simpa na nTabunganDe posit 12 bula n

Deposit 6 bulan

Hitung Bunga Kotor B = P *18%*W Hitung Bunga Bersih setelah P ajak B = 85%*B Hitung Sa ldo Simpa na n P = P + B - K Ta mbahka n B Ke TBKeterangan : B P K TB W = Bunga = Pokok Simpanan = Penarikan Simpanan = Total Bunga = Waktu

Hitung Bunga Kotor B = P *14% W Hitung Bunga Bersih setelah P ajak B = 85%*B Hitung Sa ldo Simpa na n P = P + B Cetak Hasilnya

Hitung Bunga Kotor B = P *12% W

1 Ada Ada nasa bah Lainnya ? Tida k Cetak TB Selesai

Untuk memberikan pemahaman yang luas mengenai bagan alir program, gambar 4.11 memberikan contoh mengenai bagan alir program sederhana untuk perhitungan bunga simpanan nasabah bank. Proses tersebut digunakan untuk menghitung bunga dari simpanan nasabah yang berbentuk :

Tabungan Deposito berjangka 6 bulan Deposito berjangka 12 bulan

Bagan Alir DokumenAdalah bagan alir yang biasanya digunakan untuk menampilkan aliran dokumen dalam suatu sistem, prosedur, atau transaksi.

Pembuatan Bagan Alir Dokumen1. Biasanya diawali dengan membagi lembar kertas kosong kedalam beberapa kolom. Setiap kolom digunakan untuk unit yang terlibat dalam prosedur atau transaksi bersangkutan Setiap kolom diberi judul yang menjelaskan tentang unit bersangkutan Unit atau departemen, orang, atau pihak ketiga yang membuat suatu dokumen dapat dilihat dari unit dimana dokumen itu berasal Nama dokumen dicantumkan didalam simbol dokumen Di posisi akhir dokumen, dalam bentuk pengarsipan atau lainya dapat dilihat pada akhir aliran dokumen yang bersangkutan.

2. 3. 4. 5.

Gambar 4.12. Simbol Khas Bagan Alir DokumenDokumen laporan Barang

File Permanen Disusun menurut : N = Nomor A = Abjad T/D = Tanggal

Dokumen Rangkap

Gambar 4.13. Contoh bagan alir Dokumen disebuah perusahaan bengkel mobilP emilik Mo bil P etugas Penerima Orde rSPK

Bengkel

Akunta nsi

Keuangan (kasir)SPK

SPK

SPK Dicatat

Ditanda tangani

SPK

N SPK Kartu Mobil Kartu MobiFaktur

l Mobil dikerjakan

Dibanding kan

SPK Kartu Mobil Kartu Mobil SPK dan Kartu Mobil Ditandatangani mandor Faktur Faktur

SPK

Tagihan dihitung

Faktur

Faktur

Dicatat N

Pembayar an

Pembayar an

Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)Diagaram alir data atau Data flow Diagram (DFD) Merupakan diagram yang menggambarkan suatu sistem dengan cara sangat sederhana. DFD sangat diandalkan oleh analis sistem pada saat membuat gambaran kasar mengenai suatu sistem. Simbol- sombol yang digunakan dalam DFD juga terkesan mudah dibuat dan sedikit variasinya

Gambar 4.14. DFD untuk Sistem Upah

Pencatat Waktu kerja

Data upah

Perhitungan Upah

Uang upah Karyawan

Data upah

Rincianupah

Data Karyawan Dan data upah

Gambar 4.15. DFD Mikro dari proses perhitungan UpahData karyawan

Status yang berlakuVerifikasi Data Upah Hitung Uang upah

Upah bersih dan potongan

Pencatat Waktu kerja

Karyawan

Data upah Yang sah Data upah yang sah

Data yang diproses

BAGAN ALIR DAN PEDOMAN BAKUTeknik bagan alir tidak saja digunakan sebagai alat analisis, melainkan juga digunakan sebagai alat untuk memperjelas prosedur prosedur baku yang diterapkan dalam suatu perusahaan. Pengendalian intern yang baik harus memiliki sistem kewenangan dan prosedur pencataan dan prosedur pencatatan itu pada umumnya dituangkan kedalam suatu peraturan manajemen dengan sanksi dan imbalan yang jelas.