bagan alir prosedur pengelolaan sarana … · bagan alir prosedur pengelolaan sarana penelitian 1....

BAGAN ALIR PROSEDUR PENGELOLAAN SARANA PENELITIAN

1. BAGAN ALIR PROSEDUR PENGEMBANGAN PERALATAN PENELITIAN

SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN UNIT KERJA TERKAIT/EKSTERNAL

MULAI

Disetujui/Tidak

Tidak Disetujui / Ditinjau Kembali

Laporan Hasil

SELESAI

- Internal Subid (Inisiatif) - Eksternal Subid (Peneliti)

Kepala Bidang Sarana Penelitian

YA

Komunikasi Verbal (Pengajuan Proposal)

Kasubid Peralatan Penelitian

(Identifikasi Kelayakan)

Kepala Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI TDK

Disetujui/Tidak TDK

YA Dikerjakan

2. BAGAN ALIR PROSEDUR BAGI PEMINJAM INTERNAL

PENGGUNA SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN UNIT KERJA TERKAIT

MULAI

Mengajukan pemohonan peminjaman/penggunaan alat

penelitian

Kasubbid Peralatan Penelitian

Menginstruksikan

Teknisi/Operator Alat Penelitian

Mengecek status kondisi alat

Apakah alat tsb dalam kondisi

layak pakai dan bisa digunakan?

Mengagendakan penggunaan menyiapkan alat, dan surat jalan

membawa alat

Menginformasikan permasalahannya (rusak/kebutuhan spare part/belum dikalibrasi/sedang dipakai pihak lain)

Data Base Alat

Penelitian

Hasil Pengadaan/perbaikan/ kalibrasi

YA

(A)

TDK

Sub Bagian Umum

SOP PENGADAAN BARANG/JASA

(Lelang/Langsung)

Perusahaan Pelaksana/Penyedia Jasa

Menerima informasi penundaan penyewaan/pengunaan alat (usulkan penjadwalan ulang waktu pemakaiannya/ batal)


Hilang

Rusak

Menerima kembali alat yang dipinjam dan mengecek kondisinya

Menugaskan Teknisi/Operator Alat

Penelitian Disertai surat tugas dan surat jalan

membawa alat

Mengecek, menerima alat dengan disertai surat jalan

membawa alat

Apakah kondisi alat

tsb baik?

Mengarsipkan formulir dan meletakkan kembali alat pada

tempatnya

SELESAI

Menandatangani Formulir Peminjaman/ Penggunaan Alat

Penelitian pada lembar

pengecekan alat

Laporan tertulis kepada : - Kapuslit - Kabid Sarana Penelitian

- Kabag Tata Usaha

Apakah peminjam

mengerti cara pengoperasian

alat?

Kondisi alat

rusak /hilang

(A)

YA

TDK

YA

TDK

Sub Bagian Umum

SOP Tuntutan Ganti Rugi/

Penghapusan BMN

SOP Perbaikan Alat

3. BAGAN ALIR PROSEDUR BAGI PEMINJAM EKSTERNAL


MULAI

Mengajukan pemohonan peminjaman/penggunaan alat

penelitian

Kasubbid Peralatan Penelitian

Menginstruksikan

Teknisi/Operator Alat Penelitian

Mengecek status kondisi alat

Apakah alat tsb dalam kondisi

layak pakai dan bisa digunakan?

Mengagendakan penggunaan menyiapkan alat, dan surat jalan

membawa alat

Menginformasikan permasalahannya (rusak/kebutuhan spare part/belum dikalibrasi/sedang dipakai pihak lain)

Data Base Alat

Penelitian

Kapus Laut Dalam

Hasil Pengadaan/perbaikan/ kalibrasi

Sumber Penerimaan (PNBP/Non)

Kabid Sarana Penelitian

Pejabat Pembuat Komitmen

YA

(A)

TDK

Sub Bagian Umum


(Lelang/Langsung)

Perusahaan

Pelaksana/Penyedia Jasa

TDK

PNBP

Menerima informasi penundaan penyewaan/pengunaan alat (usulkan penjadwalan ulang waktu pemakaiannya/ batal)

Subag Keuangan

SOP PENERIMAAN PNBP


Hilang

Rusak

Menerima kembali alat yang dipinjam dan mengecek kondisinya

Menugaskan Teknisi/Operator Alat

Penelitian

Disertai surat tugas

Apakah kondisi alat

tsb baik?

Mengarsipkan formulir dan meletakkan kembali alat pada

tempatnya

SELESAI

Menandatangani Formulir Peminjaman/ Penggunaan Alat

Penelitian pada lembar pengecekan alat

Laporan tertulis kepada : - Kapuslit - Kabid Sarana Penelitian

- Kabag Tata Usaha

Kondisi alat rusak /hilang

(A)

YA

TDK

Sub Bagian Umum

SOP Tuntutan Ganti Rugi/

Penghapusan BMN

SOP

Perbaikan Alat

4. BAGAN ALIR PROSEDUR PERBAIKAN PERALATAN PENELITIAN

PENGGUNA ALAT SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN UNIT KERJA TERKAIT

MULAI

Dilaksanakan di internal

atau eksternal

Menerima alat setelah diperbaiki

Permintaan Pengguna Alat

Dicatat dalam Kartu Pemeliharaan Alat

Penelitian

SELESAI

Malakukan perbaikan internal


Usul Perbaikan Alat

Menerima alat yang telah diperbaiki

Rencana/Jadwal Pemeliharaan Alat

KEPALA BIDANG SARANA PENELITIAN

Internal Eksternal

Sub Bagian Umum


(Lelang/Langsung)

Keputusan hasil uji

coba

Tdk Sesuai

Sesuai

Keputusan hasil uji

coba

Penyedia Jasa/ Perusahaan Pelaksana

Tdk Sesuai

Sesuai

PEJABAT PEMBUAT

KOMITMEN

5. BAGAN ALIR PROSEDUR PERAWATAN PERALATAN PENELITIAN

SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN

MULAI

Apakah kondisi alat

tersebut baik

SELESAI

Melakukan Persiapan

Rencana/Jadwal

Pemeliharaan Alat

Baik

Melakukan Kegiatan

Cek list dan catat sesuai dengan kondisi alat

Formulir cek list ditanda tangani oleh Kepala Laboratorium/ pengguna alat

Usul Perbaikan Tidak

SOP PERBAIKAN

6. BAGAN ALIR PROSEDUR KALIBRASI PERALATAN PENELITIAN

PENGGUNA ALAT SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN UNIT KERJA TERKAIT

Eksternal

MULAI

Dilaksanakan di internal

atau eksternal

Menerima Alat, dan Sertifikat Kalibrasi

Permintaan Pengguna Alat

Dicatat dalam Kartu Pemeliharaan Alat

Penelitian

Malakukan Internal Kalibrasi


Usul Kalibrasi

Menyerahkan kepada pengguna

Data hasil kalibrasi

C

Pelaksana

Rencana/Jadwal

Pemeliharaan Alat

KEPALA BIDANG

SARANA PENELITIAN

Internal Eksternal

(A)

(B)

Sub Bagian Umum


(Lelang/Langsung)

Keputusan hasil uji

coba

Sesuai

Tdk Sesuai

C


KEPALA BIDANG

SARANA PENELITIAN


Sub Bagian Umum


(Lelang/Langsung)

Penyedia Jasa/Perusahaan Pelaksana

Tdk Sesuai

Eksternal

Sesuai

(B)

SELESAI

Menerima alat yang telah dikalibrasi

Melakukan pengecekan antara sesuai permintaan

pengguna

Membandingkan data kalibrasi antara

dengan hasil kalibrasi

Data hasil pengecekan antara

Keputusan hasil uji

coba

Asli Sertifikat Kalibrasi dan Formulir terkait di arsipkan

Menyerahkan alat dan copy sertifikat kepada

pengguna

(B) (A)

C

Sesuai

Tdk Sesuai

(B)

c

7. BAGAN ALIR PROSEDUR MUTASI PERALATAN PENELITIAN


MULAI

Mengajukan pemohonan mutasi alat penelitian

(setelah adanya persetujuan dari kepala laboratorium/ketua

Kelompok Penelitian ybs)

Kasubbid Peralatan

Penelitian (Menyetujui)

Teknisi Alat Penelitian (Mengecek kondisi alat

di laboratorium pengguna)

Apakah alat tsb akan dipindahkan/

dimutasikan ke laboratorium

pengguna atau diusulkan untuk

dihapuskan

Diambil dan dimasukkan ke dalam gudang penyimpanan

barang tdk terpakai

DIPINDAHKAN

SUB BAGIAN UMUM

SOP

Penghapusan BMN

Kepala Bidang Sarana

Penelitian (Mengetahui)

Data Base Alat

Penelitian

DIHAPUSKAN

Update Data Base (perubahan tempat/

DBR)

SELESAI

Kepala Bidang Sarana

Penelitian

(Mengetahui)

8. BAGAN ALIR PROSEDUR OPERASIONAL LABORATORIUM SUB BIDANG SARANA TEKNIS

Ya

Tidak Perbaiki

Sendiri ?

Kepala Puslit Laut Dalam

LIPI Menerima

permohonan

Kepala Puslit Laut Dalam

memerintahkan untuk

pengecekan

Penanggung Jawab

Laboratorium membuat

permohonan

Peneliti/Teknisi terkait

melakukan Pengecekan

Perbaikan selesai,dicatat

selanjutnya diserahkan

kepada USER

Peneliti/Teknisi terkait

melakukan perbaikan

Melaporan kepada Kepala

Puslit Laut Dalam LIPI

PPK memberi perintah untuk

melakukan Perbaikan

SELESAI

PPK meminta rincian

spesifikasi dan harga

Laporan Kepada Kepala Puslit

Laut Dalam LIPI untuk

persetujuan

Setuju ? Perbaikan

Ditunda

Tidak

Ya

Proses perbaikan/Pengadaan

Penyedia Jasa

Penyedia Jasa Melaksanakan

Perbaikan

Pekerjaan Selesai diperiksa

oleh Peneliti/Teknisi terkait

Diserah terimakan dan

ditandatangani oleh PPK

BA Perbaikan Penyelesaian

Pekerjaan di serahkan ke

penanggungjawab

Laboratorium

SELESAI

MULAI

PPK menerima dan

menandatanganinya

DATA BASE

bagan alir prosedur pengelolaan sarana … · bagan alir prosedur pengelolaan sarana penelitian 1....

Documents