249

BAB 4

IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

4. 1 Spesifikasi Sistem

4. 1 .1 Spesifikasi Hardware

a. Spesifikasi Hardware Server

Spesifikasi hardware minimum yang dibutuhkan untuk

menjalankan software aplikasi manajemen dokumen adalah

sebagai berikut :

- Processor: Intel® Pentium® III 800 MHz

- Memori: SDRAM sebesar 512 Megabyte

- Harddisk: 20 Gigabyte

Sedangkan implementasi yang dilakukan pada PT Mayora Indah

Tbk adalah sebagai berikut :

- Prosesor : Intel® Pentium® III Xeon 550 MHz (Dual Processor)

- Memori : SDRAM sebesar 2 Gigabyte

- Harddisk : 200 Gigabyte

b. Spesifikasi Hardware Client

Spesifikasi hardware minimum yang dibutuhkan untuk

menjalankan software aplikasi manajemen dokumen adalah

sebagai berikut :

- Prosesor : Intel® Pentium® II 400 MHz

- Memori : SDRAM sebesar 128 Megabyte

- Harddisk : 10 Gigabyte

250

Sedangkan implementasi yang dilakukan pada PT Mayora Indah

Tbk adalah sebagai berikut :

- Prosesor: Intel® Celeron® 3.06GHz

- Memori: DDRAM sebesar 256 Megabyte

- Harddisk : 20 Gigabyte

4. 1. 2 Spesifikasi Software

a. Spesifikasi Software Server

Spesifikasi software yang digunakan dalam implementasi

pada server dalam PT Mayora Indah Tbk adalah sebagai berikut :

- Microsoft® Windows® NT Service Pack 6

- Apache Tomcat 5.5.12

- Java Standard Development Kit 1.5

- MySQL 3.23.57

b. Spesifikasi Software Client

Spesifikasi software yang digunakan dalam implementasi

pada client dalam PT Mayora Indah Tbk adalah sebagai berikut :

- Microsoft® Windows® XP Service Pack 2

- Internet Explorer

- Acrobat Reader

- Flash Player

251

4. 2 Prosedur Operasional

4. 2. 1 Petunjuk operasional secara umum yang diberikan untuk Client

Berikut merupakan langkah-langkah dalam mengoperasikan sistem yang

baru dalam penggunaannya sebagai user. Untuk memulai menggunakan

sistem ini, user harus terlebih dahulu mengetikkan URL sebagai berikut

http://192.168.0.238:8080/Mayora-Intranet pada address bar dalam

browser.

1. Login

Pada langkah awal setelah mengetikkan URL diatas maka akan

muncul suatu halaman awal yaitu login page, dimana user

diharuskan mengisi 2 kotak / text field yang ada untuk melangkah

lebih jauh. 2 macam text field yang harus diisi di dalam halaman

login adalah untuk User ID dan Password, yang nantinya ke 2

masukan ini akan diverifikasi dalam sistem.

Gambar 4.1 index.jsp

252

Pada halaman login juga diberikan link untuk masuk ke halaman

forget password dengan nama forget password, dimana fitur ini

dapat digunakan oleh user jika mereka lupa terhadap password aktif

mereka. Yang akan dijelaskan pada pembahasan Forget Password.

2. Error Login

Gambar 4.2 dibawah ini merupakan halaman login yang

memberikan pesan error ketika user memberikan input yang gagal

dalam verifikasi atau dengan kata lain tidak berhak untuk masuk

kedalam sistem. Pesan ini akan muncul entah apakah user id yang

mengalami kesalahan atau password yang mengalami kesalahan

atau kedua-duanya.

Gambar 4.2 Tampilan error login

253

Gambar 4.3 Session habis

Gambar 4.3 merupakan tampilan jika waktu session yang diberikan

kepada user telah habis. Atau jika user mencoba-coba untuk

mengunjungi halaman tanpa melakukan proses login terlebih dahulu.

Pada gambar 4.4 merupakan tampilan yang akan diberikan kepada user

jika user tidak memberikan input pada security answer dihalaman

forgetPassword2.jsp dan jika user mengunjungi halaman admin.

254

Gambar 4.4 Authentifikasi gagal

3. Homepage sebagai user

Ketika entry user id dan password berhasil terverifikasi dan masuk

kedalam sistem , maka akan muncul homepage user. Dan dalam hal

ini akan terdapat 2 macam tampilan bagi user, yaitu yang hanya

memunculkan news saja dan yang memunculkan news dan selected

paper. Dalam homepage sebagai user terdapat beberapa button

menu yang ada pada kiri atas dari tampilan, yang mempunyai fungsi

berbeda tiap button, antara lain :

• Home

Berguna untuk kembali ke halaman awal dari sistem atau

kembali ke homepage.

255

• Business System

Berguna untuk masuk ke dalam halaman business system

untuk melihat SOP yang ada.

• Forum

Button untuk mengunjungi halaman forum diskusi

• Employee Profile

Digunakan untuk berganti ke halaman Employee Profile

yang ada dalam sistem.

• My Profile

Button untuk masuk ke halaman My Profile.

Beberapa bagian juga terdapat di bagian kiri dari tampilan, antara

lain :

• Search by

Merupakan salah satu fitur sistem yang berfungsi mencari

news berdasarkan :

1. Release Date / tanggal dikeluarkan

2. Post date / tanggal ditampilkan

3. Title / judul

4. Keyword / kata kunci

• Go

Tombol yang digunakan untuk melakukan / menjalankan

pencarian.

256

• Logout

Tombol yang digunakan untuk keluar dari sistem, dan

akan kembali ke menu login / login page.

Gambar 4.5 Tampilan home.jsp sebagai user

Bagian-bagian yang terdapat di dalam lingkungan news antara lain

sebagai berikut :

• View News

Berguna sebagai link untuk menampilkan lagi semua news

dan selected paper setelah dilakukan proses searching.

257

• Notification for new member

Adalah sebuah link pemberitahuan atau panduan langkah-

langkah kepada member baru agar mengganti password

default yang diberikan oleh admin menjadi password baru

yang dikehendaki oleh user. Serta pembuatan security

question yang berguna jika user lupa password yang harus

diisi.

• Date

Merupakan tanggal saat dimana news di release.

• Subject

Merupakan title dari news yang dikeluarkan.

• Prev dan Next

Karena pembatasan terhadap banyaknya news hanya 10,

jadi sisanya diperlihatkan ke halaman selanjutnya atau

Next, dan jika ingin kembali melihat halaman sebelumnya

maka digunakan Prev.

Sedangkan yang terdapat dalam bagian selected paper antara lain :

• View Selected Paper

Merupakan link dimana user dapat melihat kembali semua

Selected Paper setelah proses searching.

258

• Date

Tanggal dimana selected paper tersebut diposting /

dimasukkan kedalam sistem.

• Subject

Merupakan judul / title yang diberikan di selected paper.

Gambar 4.6 home.jsp dengan selected paper

259

Berikut merupakan link notification for new member ketika diklik,

maka akan memunculkan pop up window baru dengan sebuah

pesan.

Gambar 4.7 Notification

Gambar 4.8 berikut, merupakan contoh tampilan ketika suatu

postingan dari news di klik. Ada 3 hal yang diperhatikan yaitu :

• Return

Merupakan link yang diberikan untuk kembali ke halaman

awal / home.

260

• Release Date

Merupakan tanggal dimana news dibuat / disebarkan.

• File

Merupakan link untuk file yang telah diupload oleh user.

Gambar 4.8 Contoh isi news

4. Business System

Gambar 4.9 berikut merupakan tampilan menu dari Business

System. Menu ini berisikan link untuk mengakses file-file SOP yang

telah di upload.

261

Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain :

• View SOP

Merupakan link yang diberikan untuk menampilkan

kembali semua SOP yang bisa dilihat oleh user setelah

dilakukan proses searching.

• Search by

Digunakan untuk mencari SOP yang diinginkan.Terdapat

2 jenis pencarian, berdasarkan SOP Name dan description.

Gambar 4.9 Tampilan sop.jsp

262

5. Forum

Gambar 4.10 merupakan tampilan dari forum. Forum digunakan

sebagi feedback / komunikasi 2 arah antara admin dengan user atau

user dengan user. Berikut merupakan hal-hal yang terdapat dalam

menu Forum yang dapat digunakan oleh user.

• View Forum

Merupakan link yang diberikan kepada user untuk

menampilkan kembali semua forum setelah dilakukan

proses searching.

• New Topic

Merupakan suatu link yang membawa user ke halaman

baru untuk membuat suatu topik baru.

• Topic

Nama kolom yang berisikan tentang nama-nama topik

yang ada dalam forum. Dan diurutkan berdasarkan last

post / postingan terakhir dari setiap topik di forum. Dan

diberikan juga informasi nama user yang membuat topik

tersebut.

• Replies

Merupakan sebagai counter dari setiap balasan terhadap

topik yang dipilih.

263

• Last Post

Merupakan kolom yang memberikan informasi mengenai

balasan terakhir yang diberikan terhadap topik. Dan dalam

hal ini dicantumkan tanggal, waktu, serta nama user yang

memberikan balasan terakhir untuk topik tersebut.

• Topic Specialty

Kolom ini memberikan informasi mengenai kepada divisi

apa topik ini ditujukan. Terdapat beberapa pilihan antara

lain yaitu :

i. Accounting

ii. Accounting-Finance

iii. Accounting-IBN

iv. Administrator

v. Audit

vi. BOD

vii. Commercial Promotion

viii. Export

ix. External Affair

x. External Consultant

xi. Finance

xii. Finance-IBN

xiii. HR

xiv. HR-IBN

xv. IT

xvi. Legal

xvii. Logistik-IBN

xviii. Marketing

xix. Modern Trade-IBN

xx. Office Of CFO-Accounting

xxi. Office Of CFO

xxii. Office Of CFO-System

Procedure

Daftar di atas merupakan sebagian besar dari pilihan topic

specialty yang ada.

264

• Search by

Merupakan fitur pencarian dalam forum dengan pilihan

pencarian yang diberikan adalah sebagai berikut :

i. Topic name

ii. Create

iii. Topic Specialty

• Dan juga diberikan link dengan nama edit dibawah gambar

icon folder untuk mengedit topik dalam forum. Fitur ini

hanya bisa terlihat bagi user yang membuat topik tersebut.

Gambar 4.10 Tampilan Forum.jsp

265

Penjelasan mengenai icon folder juga diberikan di bawah link

Prev dan Next. Gambar 4.11 berikut merupakan contoh tampilan

salah satu dari topik yang dibuka.

Gambar 4.11 Contoh topik forum

Terdapat 3 tombol yang berada di sisi bagian kanan dari

tampilan yaitu :

• Reply

Merupakan tombol yang berfungsi agar user dapat

membalas topik yang dikunjungi.

266

Gambar 4.12 Tampilan Reply topik forum

• Edit

Fitur ini hanya dapat dikunjungi user yang membuat topik

tersebut. Berfungsi untuk mengubah isi dari topik. Ada 2

jenis yaitu, mengedit isi balasan dan mengedit isi topik

yang dibuat.

267

Gambar 4.13 Tampilan Edit reply topic

Gambar 4.14 merupakan error message / pesan error yang

diberikan sistem kepada user ketika message field dikosongkan.

268

Gambar 4.14 Error edit reply

Halaman edit topik tampak seperti gambar 4.15 dibawah ini.

Gambar 4.15 Tampilan Edit topik

269

User dapat mengganti name topic , topic specialty , meng-upload

file baru dan menuliskan message yang baru. Fitur ini hanya dapat

diakses oleh si pembuat topik. Dan mempunyai tampilan yang mirip

dengan New Topic pada gambar 4.19.

Tampilan pada gambar 4.16 merupakan pesan error yang diberikan

kepada user jika user dalam mengedit topik tidak mencantumkan

topic name, dan message.

Gambar 4.16 Pesan error pada edit topik

270

• Quote

Mempunyai fungsi untuk mengutip isi dari balasan atau isi

dari topik, dan kemudian dimasukkan kedalam posting-an

baru. Dan tampilan yang diberikan adalah seperti Gambar

4.17 dibawah ini jika quote dipilih.

Gambar 4.17 Tampilan Reply Topic

271

Gambar 4.18 merupakan tampilan dari pesan error yang

diberikan kepada user jika tidak mengisi message. Baik yang

menggunakan Quote atau yang menekan tombol Reply.

Gambar 4.18 Pesan error pada reply topic

272

Gambar 4.19 Tampilan New topic

Gambar 4.19 diatas memperlihatkan form untuk membuat New

Topic. Terdapat 4 hal yang diisi / ditentukan kedalam form ini yaitu:

• Topic Name

Merupakan judul topik yang diberikan oleh pembuat topik.

• Topic Specialty

Topik khusus yang hanya dapat dilihat oleh divisi tertentu

yang ditentukan oleh pembuat topik.

273

• Upload File (Optional)

Pilihan tidak wajib yang dapat dipilih oleh user yang

berfungsi untuk mengirim sebuah file kedalam topik yang

dibuat.

• Message

Merupakan isi dari topik yang dibuat oleh user.

Dan juga terdapat link dan beberapa tombol yang perlu diperhatikan

antara lain :

• Back

Adalah link yang dapat digunakan untuk kembali ke

halaman sebelumnya.

• Submit

Merupakan tombol yang digunakan untuk mengirimkan

topik baru yang telah siap.

• Reset

Adalah tombol yang dapat mengembalikan isian form

kedalam keadaan default.

274

Gambar 4.20 dibawah ini merupakan pesan error yang diberikan

ketika user tidak mengisi input form yang diberikan.

Gambar 4.20 Pesan error new topic

275

Untuk memberikan umpan balik yang informatif, diberikan halaman

yang menyatakan telah terjadi perubahan, yang seperti yang

digambarkan dibawah ini. Dan here merupakan link untuk kembali

ke awal halaman untuk melihat perubahan yang telah dilakukan.

Gambar 4.21 Tampilan konfirmasi perubahan data forum.jsp

276

6. Employee Profile

Tampilan dibawah ini merupakan halaman dari menu employee

profile. Informasi yang disajikan adalah mengenai profile dari

pegawai antara lain :

i. Name

ii. Divisi

iii. Position

iv. Location

v. Telephone

vi. Extension

Gambar 4.22 Tampilan employee.jsp

277

Berikut merupakan penjelasan mengenai hal-hal yang terdapat

dalam halaman employee profile :

• View Employee

Merupakan link yang digunakan untuk menampilkan

kembali semua profile setelah dilakukan proses searching.

• Search by

Merupakan fitur pencarian untuk mencari profile dari

pegawai berdasarkan suatu kriteria antara lain :

1. Name

2. Position

3. Division

4. Location

5. Telephone

6. Extension

278

7. My Profile

Gambar 4.23 dibawah ini merupakan tampilan dari halaman My

profile yang terdapat di tombol menu.

Gambar 4.23 Tampilan myprofile.jsp

Berikut merupakan penjelasan dari informasi yang diberikan pada

halaman my profile.

1. User ID

Merupakan user id dari user yang dimasukkkan pada waktu

login kedalam sistem.

279

2. Name

Merupakan nama dari user yang menggunakan sistem.

3. Old Password

Ketika user ingin mengganti password maka pada field ini

harus diisi dengan password dari user yang masih aktif /

digunakan di dalam sistem.

4. New Password

Field ini harus diisi oleh user / digunakan jika berkeinginan

mengganti password yang lama dengan password yang baru.

5. Confirm Password

Field ini merupakan konfirmasi terhadap password yang

telah diisi. Dan isi yang diberikan harus sama dengan isi

pada field new password.

6. Division

Merupakan informasi mengenai divisi dimana user bekerja.

7. Position

Merupakan informasi mengenai posisi dimana user bekerja.

8. Location

Merupakan informasi mengenai lokasi dimana user bekerja.

9. Telephone

Merupakan informasi mengenai nomor telepon user yang

dapat dihubungi.

280

10. Extension

Merupakan informasi mengenai nomor line telepon kantor

dimana user bekerja.

11. Security Question

Merupakan link kepada halaman baru yang diberikan kepada

user untuk memasukkan pertanyaan untuk keamanan beserta

jawabannya, jika user lupa akan password.

12. Submit

Tombol yang digunakan untuk menjalankan perintah

kedalam sistem.

13. Reset

Tombol yang digunakan untuk mengubah semua menjadi

kosong / tidak berisikan apapun.

281

Gambar 4.24 dibawah ini merupakan halaman yang menampilkan

pesan error terhadap data field yang tidak diisi atau jika salah

memasukkan data isian.

Gambar 4.24 Pesan error myprofile.jsp

282

Dan gambar 4.25 berikut merupakan halaman dimana jika data yang

diberikan dapat dimasukkan kedalam database / kedalam sistem.

Dan here merupakan link untuk kembali ke awal halaman.

Gambar 4.25 Tampilan konfirmasi myprofile.jsp

283

8. Security Question

Seperti hal yang telah dijelaskan diatas, pertanyaan keamanan ini

nantinya berfungsi dalam password retrieval jika user lupa terhadap

password. Terdapat 2 field yaitu Question dan Answer yang harus

diisi. Dan juga diberikan link untuk kembali ke halaman awal dari

menu my profile yaitu Back.

Gambar 4.26 Tampilan security.jsp

284

Gambar 4.27 merupakan pesan error yang tampil jika field question

dan field answer diberikan dalam keadaan kosong.

Gambar 4.27 Pesan error security.jsp

285

Gambar 4.28 merupakan halaman konfirmasi jika field question dan

field answer telah diberikan / diisi secara benar. Dan here

merupakan link untuk kembali ke awal halaman.

Gambar 4.28 Tampilan konfirmasi security.jsp

286

9. Forget Password

Tampilan yang diberikan jika user meng-klik kiri mouse satu kali

terhadap link forget password yang diberikan pada awal halaman

login. Pada field user id harus diisikan user id yang aktif yang

masih digunakan user ketika masuk kedalam sistem.

Back to login page merupakan link untuk kembali ke awal halaman

login.

Gambar 4.29 Tampilan forgetPassword.jsp

287

Gambar 4.30 merupakan pesan error yang diberikan kepada user

jika user salah memberikan / mengisi user id.

Gambar 4.30 Pesan error user id pada forgetPassword.jsp

288

Gambar 4.31 merupakan halaman yang akan tampil jika benar

dalam verifikasi user id dari penjelasan sebelumnya. Dan field

jawaban atau security answer harus diisi, dan jawabannya

merupakan jawaban dari pertanyaan yang terlebih dahulu dibuat

yang telah dijelaskan dalam pembahasan sebelumnya pada security

question.

Gambar 4.31 Tampilan forgetPassword2.jsp