67

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

PT. Mulia Asli didirikan pada tanggal Dua Puluh Sembilan Oktober Seribu

Sembilan Ratus Tujuh Puluh Sembilan (29 – 10 – 1979) berdasarkan akte No.24 dibuat

oleh Riono Roeslam, Wakil Notaris di Tasikmalaya, Pada awalnya PT. Mulia Asli hanya

bergerak dalam bidang usaha perkebunan karet dan industri pengolahan karet sheet,

yang berlokasi di Banjarsari – Ciamis.

Dengan dukungan tenaga ahli bidang teknik dan perkebunan yang telah

berpengalaman maka pada tahun 1990 PT. Mulia Asli berupaya mengembangkan

usahanya dalam bidang :

1. Argoindustri (Kantor Pusat – Banjarsari Ciamis)

• Rubber Sheet dan Compuond

• Minyak Atsiri

• Coconut Fiber

2. Keagenan Spray Nozzle (Kantor perwakilan Bekasi)

Khusus menangani berbagai spray nozzles dan telah berpengalaman sejak

tahun 1990 sampai dengan saat ini.

Adapun visi dan misi perusahaan PT Mulia Asli adalah menjadi mitra terpercaya

dan mempunyai daya saing tinggi dan pantas untuk diperhitungkan oleh perusahaan –

perusahaan sejenis yang telah berpengalaman dengan cara menjaga mutu atau kualitas

pekerjaan serta memberikan yang terbaik untuk kepuasan pelanggan.

68

Setelah kurang lebih 16 tahun PT. Mulia Asli menjadi agen atau distributor

Spray Nozzle, perusahaan ini telah memiliki jaringan pelanggan yang luas, tidak hanya

di pulau Jawa namun ada juga pelanggan yang berasal dari luar pulau Jawa. Sebagian

besar pelanggan dari perusahaan ini adalah perusahaan. Jadi bisa dikatakan bahwa

perusahaan ini merupakan pioner di bidangnya (agen Spray Nozzle).

Adapun perusahaan-perusahaan pemasok produk atau barang yang dijual oleh

PT. Mulia Asli, Berikut adalah sebagian merk Produk Spray Nozzles yaitu :

• Merk PNR Ex – Italy

• Merk BETE Ex – USA

• Merk LUMINA FUSO SEIKI Ex – Japan

• Merk IKEUCHI Ex - Japan

Kerjasama dengan pemasok sudah dilakukan semenjak berdirinya perusahaan ini

sehingga harga-harga produk yang diperoleh sangat kompetitif.

3.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi pada PT. Mulia Asli disusun berdasarkan unit-unit

fungsional. Unit fungsional tersebut disebut divisi. Setiap divisi dipimpin oleh seorang

manajer. Dengan adanya struktur organisasi ini, setiap karyawan PT. Mulia Asli

dikelompokkan menurut unit tugasnya di dalam divisi yang bersangkutan. Adapun

struktur organisasi yang diterapkan pada PT. Mulia Asli dapat dilihat pada bagan berikut

ini.

69

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Sumber : PT. Mulia Asli

Dewan Komisaris

DirekturUtama

Direktur Penjualan

Manager Operasional

Pemasaran

Supervisor Penjualan Langsung

Supervisor Pengadaan Barang

Sales

Customer Service

Divisi Pengeluaran Barang

Divisi Penerimaan Barang

Management

Administrasi Keuangan

Direktur Teknik

Staf Ahli 1.Teknik Sipil 2.Mechanical

Electrical

Direktur Perkebunan

Administratur Perkebunan

Management Sumber Daya

70

3.3 Penentuan fakta kebutuhan dan tujuan Sistem Basis Data

3.3.1 Ruang lingkup analisis sistem yang berjalan

PT. Mulia Asli memiliki struktur organisasi yang cukup besar. Bagian-

bagian dari PT. Mulia Asli yang menjadi kajian penelitian adalah sebagai

berikut:

Gambar 3.2 Ruang lingkup analisis

Dewan Komisaris

DirekturUtama

Direktur Penjualan

Manager Operasional

Pemasaran

Supervisor Penjualan Langsung

Supervisor Pengadaan Barang

Sales

Customer Service

Divisi Pengeluaran Barang

Divisi Penerimaan Barang

Management

Administrasi

Keuangan

Direktur Teknik

Staf Ahli 1.Teknik Sipil 2.Mechanical

Electrical

Direktur Perkebunan

Administratur Perkebunan

Management Sumber Daya

71

3.3.2 Mempelajari dokumen

Dokumen yang ada dibedakan menjadi dua bagian, yaitu dokumen

masukan (input) dan dokumen keluaran (output) dari setiap pihak yang berkaitan.

Di mana setiap dokumen yang ada digunakan untuk mempermudah proses yang

ada dalam proses bisnis yang berjalan.

Dokumen input adalah segala bentuk masukan berupa dokumen yang

akan diproses sehingga menghasilkan sistem keluaran atau output yang

digunakan untuk memenuhi kebutuhan. Adapun dokumen input adalah sebagai

berikut :

• Nama dokumen : Form pemesanan barang dari pelanggan

Fungsi : Mendatakan pemesanan pelanggan berdasakan penawaran

barang kepada pelanggan

Sumber : Bagian Administrasi Manajemen

Tujuan : Menjual barang kepada pelanggan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Berkas

Frekuensi : Setiap ada proses pemesanan barang dari pelanggan

• Nama dokumen : Form penjualan barang kepada pelanggan

Fungsi : Menginformasikan penjualan barang kepada pelanggan

berdasakan pemesanan barang oleh pelanggan dan

menginformasikan total penjualan barang

Sumber : Bagian Administrasi Manajemen

Tujuan : Penjualan barang

72

Media : Kertas

Jumlah : 1 Berkas

Frekuensi : Setiap ada proses penjualan barang

• Nama dokumen : Form pemesanan barang kepada pemasok

Fungsi : Menginformasikan pemesanan barang kepada pemasok

berdasakan kebutuhan persediaan barang yang mendukung proses

penjualan kepada pelanggan

Sumber : Bagian Administrasi Manajemen

Tujuan : Pemesanan barang kepada pemasok

Media : Kertas

Jumlah : 1 Berkas

Frekuensi : Setiap ada kebutuhan persediaan barang tidak mencukupi

• Nama dokumen : Form penerimaan barang dari pemasok

Fungsi : Mendatakan penerimaan barang dari pemasok berdasarkan

pemesanan barang kepada pemasok

Sumber : Bagian Administrasi Manajemen

Tujuan : Penerimaan barang

Media : Kertas

Jumlah : 1 Berkas

Frekuensi : Setiap ada proses penerimaan barang

73

• Nama dokumen : Form pengiriman barang kepada pelanggan

Fungsi : Menginformasikan pengiriman barang kepada pelanggan

berdasakan penjualan barang kepada pelanggan serta menentukan

prosedur pengiriman yang akan dilakukan

Sumber : Bagian Administrasi Manajemen

Tujuan : Pengiriman barang

Media : Kertas

Jumlah : 1 Berkas

Frekuensi : Setiap ada proses pengiriman barang

3.4 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab

• Dewan Komisaris

o Menentukan pandangan strategis dalam mengarahkan jalannya

perusahaan.

o Memberikan modal untuk mendukung aktivitas operasional

perusahaan.

• Direktur Utama

o Menyusun dan menetapkan kebijaksanaan umum perusahaan

dalam hubungannya dengan usaha pencapaian dari tujuan.

o Memantau dan mengevaluasi kinerja dan keadaan perusahaan

dengan mengadakan rapat.

o Mengambil keputusan dan persetujuan dalam hal keuangan dan

kegiatan operasional perusahaan.

74

o Mengambil keputusan dalam melakukan perekrutan dan

pemberhentian karyawan.

o Bertanggung jawab kepada dewan komisaris atas kinerja divisi

divisi yang dibawahinya.

o Menganalisa laporan yang berasal dari direktur penjualan untuk

bahan pertimbangan.

• Direktur Penjualan

o Mengkoordinasi kinerja Supervisor dan Staf yang berada

dibawahnya.

o Melakukan analisis terhadap proses bisnis yang berjalan dan

membuat keputusan untuk perkembangan bisnis dan diajukan ke

direktur.

o Bertanggung jawab secara penuh terhadap direktur utama atas

kinerja penjualan dan inventory.

• Administrasi Keuangan

o Mengatur keuangan baik dari pemasukan maupun pengeluaran

biaya.

o Membantu Direktur secara aktif dalam menangani masalah

akuntansi dan keuangan.

o Mengawasi dan melaksanakan kebijakan keuangan yang telah

digariskan.

75

o Membuat laporan keuangan secara berkala.

o Mengaudit keuangan di perusahaan.

o Mengurus masalah pajak dan bank.

o Membuat invoice yang berkaitan dengan proses bisnis yang

diperlukan.

• Supervisor Penjualan

o Bertanggung jawab dalam penjualan.

o Berperan aktif dalam seluruh proses penjualan.

o Menganalisa barang yang dipesan oleh pelanggan.

o Mengatur staf yang menjadi divisinya.

o Mengawasi proses penjualan.

o Mengangani retur penjualan.

o Membuat laporan penjualan yang ditujukan kepada direktur.

o Membuat laporan retur penjualan yang ditujukan kepada direktur.

o Membuat laporan pembatalan yang ditujukan kepada direktur.

• Sales

o Menjadi orang pertama yang menangani semua proses penjualan.

o Memberikan laporan penjualan kepada supervisor penjualan.

76

• Customer Service

o Melayani konsumen secara langsung melalui media komunikasi

atau direct meeting.

o Menerima surat permintaan dan pemesanan barang untuk proses

penjualan barang.

o Melakukan pemeriksaan arsip untuk proses retur penjualan

o Bertanggung jawab atas pemberian layanan, baik dalam bentuk

instalasi maupun jawaban kepada pelanggan perusahaan.

• Supervisor Inventory

o Bertanggung jawab terhadap pengadaan dan persediaan barang.

o Menerima informasi keluar masuknya barang.

o Bertanggung jawab terhadap pengadaan barang

o Menangani pembatalan penjualan

o Membuat laporan retur penjualan.

o Membuat laporan penerimaan.

o Membuat laporan pengeluaran.

• Divisi Penerimaan Barang

o Bertugas untuk mencatat semua barang barang yang masuk

gudang.

o Mengecek kondisi barang yang masuk ke gudang.

o Bertanggung jawab atas perawatan gudang.

77

o Mencatat stok yang ada di gudang.

• Divisi Pengeluaran Barang

o Mengecek semua barang yang akan keluar dari gudang.

o Mencatat stock yang ada di gudang.

o Bertanggung jawab atas perawatan gudang.

o Melakukan pengemasan sebelum pengiriman barang ke

pelanggan.

o Melakukan pengiriman barang yang dibeli oleh pelanggan.

3.5 Prosedur Yang Sedang Berjalan

3.5.1 Prosedur Penjualan Barang

1. Customer Service menerima permintaan barang dari pelanggan

dalam bentuk surat (fax , email , surat pos).

2. Customer Service membuat surat permintaan barang yang

diserahkan kepada Supervisor Penjualan

3. Supervisor Penjualan menerima surat permintaan barang dari

Customer Service

4. Supervisor Penjualan menganalisa permintaan barang dari

pelanggan.

5. Jika Permintaan Diterima, maka Supervisor Penjualan membuat

Surat Pengeluaran Barang yang diserahkan kepada Supervisor

Inventory

78

6. Jika Permintaan Ditolak, maka Supervisor Penjualan membuat

Surat Pembatalan yang diserahkan kepada Pelanggan melalui

Customer Service.

7. Customer menyampaikan kepada Pelanggan melalui media

komunikasi (fax / email).

8. Supervisor Inventory menerima surat pengeluaran barang dari

Supervisor Penjualan

9. Supervisor Inventory memeriksa ketersediaan barang

10. Jika persediaan barang tidak tersedia atau kurang dan pemasok

tidak mampu memenuhi permintaan barang maka Supervisor

Inventory membuat surat permintaan dan didistribusikan kepada

pemasok.

11. Jika persediaan barang memenuhi Permintaan pelanggan dari segi

harga dan kondisi maka supervisor inventory membuat laporan

kepada Supervisor Penjualan tentang ketersediaan barang(stok).

12. Supervisor Penjualan menerima penawaran dari pemasok dan

menerima laporan dari Supervisor Inventory.

13. Setelah di analisa, Supervisor Penjualan membuat surat penawaran

kepada pelanggan melalui customer service.

14. Jika Pelanggan menyetujui penawaran dari perusahaan, Pelanggan

memesan barang yang akan dibeli.

15. Customer Service menerima surat pemesanan barang.

16. Customer Service memberikan surat pemesanan barang kepada

Supervisor Penjualan.

79

17. Supervisor Penjualan memeriksa Pemesanan Barang.

18. Jika Permesanan Diterima, maka Supervisor Penjualan membuat

Surat Pengeluaran Barang yang diserahkan kepada Supervisor

Inventory

19. Jika Permesanan Ditolak, maka Supervisor Penjualan membuat

Surat Pembatalan yang diserahkan kepada Pelanggan melalui

Customer Service.

20. Supervisor Inventory melakukan pemesanan kepada pemasok.

21. Jika persediaan barang sudah tersedia maka Supervisor Inventory

membuat Laporan Ketersediaan Barang dan didistribusikan kepada

Supervisor penjualan.

22. Supervisor penjualan membuat Faktur Penjualan dan didistribusikan

kepada Supervisor Inventory.

23. Supervisor Inventory mendistribusikan Faktur Penjualan ke Divisi

Pengeluaran Barang

24. Supervisor Penjualan membuat surat jalan

25. Customer Service menyerahkan surat jalan ke pelanggan

80

3.5.2 Prosedur Pengeluaran Barang

1. Divisi Pengeluaran barang menerima faktur penjualan dari

supervisor inventory

2. Divisi Pengeluaran barang mengambil barang sesuai dengan

faktur penjualan dan mengirimkan barang ke pelanggan

3. Jika lokasi pengiriman yang ditentukan Pelanggan berada di luar

daerah pengiriman maka Divisi Pengeluaran barang membawa

barang ke Kurir untuk dikirimkan, Kemudian Kurir akan memberi

bukti pengiriman yang kemudian akan di simpan sebagai arsip.

4. Jika lokasi pengiriman yang ditentukan Pelanggan berada di

dalam daerah pengiriman maka Divisi Pengeluaran barang akan

membawa barang langsung ke tempat.

3.5.3 Prosedur Retur Penjualan

1. Customer Service menerima retur barang dari pelanggan

2. Customer Service menyerahkan barang retur ke Supervisor

Penjualan

3. Supervisor Penjualan melakukan pengecekan terhadap produk

yang diretur untuk memastikan apakah produk layak untuk diretur

atau tidak.

4. Apabila produk yang diretur tidak memenuhi syarat dan ketentuan

yang berlaku maka produk yang diretur akan dikembalikan

kepada pelanggan

81

5. Apabila produk tersebut layak untuk diretur, maka Supervisor

Penjualan membuat surat retur penjualan dan diserahkan kepada

Supervisor Inventory

6. Supervisor Inventory menerima surat retur penjualan dari

Supervisor penjualan

7. Supervisor Inventory membuat Surat permintaan dan

didistribusikan kepada Supervisor penjualan.

8. Kemudian Proses dilakukan seperti pada proses penjualan.

3.5.4 Prosedur Penambahan Stok

1. Supervisor Inventory membuat surat permintaan barang yang

kemudian didistribusikan kepada Supervisor Penjualan..

2. Supervisor Penjualan memeriksa surat permintaan barang.

3. Jika diterima, surat permintaan barang dikirimkankan kepada

Pemasok melalui Supervisor Inventory.

4. Jika ditolak, surat permintaan barang dikirimkan kembali kepada

Supervisor Inventory untuk dilakukan revisi.Kemudian hasil revisi

dikirimkan kembali ke Supervisor Penjualan

5. Supervisor Inventory menerima surat penawaran dari Pemasok

6. Supervisor Inventory mendistribusikan surat penawaran dari

Pemasok ke Supervisor Penjualan

7. Supervisor Penjualan memeriksa surat penawaran barang.

82

8. Jika diterima, surat penawaran barang dikirimkankan kepada

Pemasok melalui Supervisor Inventory namun berupa surat

pemesanan barang.

9. Jika ditolak, surat permintaan barang dikirimkan kembali kepada

Pemasok yang lain.

10. Setelah Pembayaran dilakukan, Pemasok akan mengirimkan

barang sesuai pesanan.

3.5.5 Prosedur Penerimaan Barang

1. Divisi penerimaan barang menerima barang dan daftar barang

yang dibeli dari pemasok atau dari retur penjualan yang dilakukan

oleh pelanggan.

2. Jika barang berasal dari retur penjualan maka proses dilanjutkan

dengan proses retur penjualan.

3. Jika berasal dari pengiriman barang dari pemasok maka proses

dilanjutkan pada poin 4.

4. Divisi Penerimaan barang memeriksa jumlah, kelengkapan dan

kondisi barang.

5. Jika sesuai dengan ketentuan maka barang tersebut akan disimpan

didalam gudang dan tercatat dalam stok barang.

6. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan ketentuan maka

produk tersebut akan dikembalikan kepada pemasok.

83

3.5.6 Prosedur Pembuatan Laporan

1. Supervisor penjualan membuat laporan penjualan yang ditujukan

kepada direktur, berdasarkan faktur penjualan.

2. Supervisor penjualan membuat laporan pembatalan yang

ditujukan kepada direktur, berdasarkan surat pembatalan.

3. Supervisor penjualan membuat laporan retur penjualan yang

ditujukan kepada direktur, berdasarkan surat retur penjualan.

84

3.6 Data Flow Diagram (DFD)

Gambar 3.3 Context Diagram sistem yang sedang berjalan

85

Gambar 3.4 Diagram Nol sistem yang sedang berjalan

86

Gambar 3.5 Diagram Rinci Penjualan Langsung

Gambar 3.6 Diagram Rinci Penjualan

87

Gambar 3.7 Diagram Rinci Retur Penjualan

Gambar 3.8 Diagram Rinci Pembatalan

88

Gambar 3.9 Diagram Rinci Pengadaan Barang

Gambar 3.10 Diagram Rinci Penambahan Stok

89

Gambar 3.11 Diagram Rinci Pengeluaran Barang

Gambar 3.12 Diagram Rinci Penerimaan Barang

90

3.7 Permasalahan yang Dihadapi

Dari sistem yang dipaparkan diatas berdasarkan apa yang diperoleh dari

observasi langsung ke perusahaan dan masukkan dari wawancara yang telah

dilakukan maka didapatkan masalah yang dihadapi oleh PT. Mulia Asli sebagai

berikut :

1. Terbatasnya SDM yang ada di Perusahaan.

Hanya karyawan tertentu yang dapat melakukan Penjualan Barang,

dikarenakan barang yang dijual oleh perusahaan memiliki kurang lebih dua

puluh ribu jenis. Hal ini dikarenakan karakteristik barang sangat kompleks.

2. Informasi tentang persediaan barang kurang akurat dan terkini.

Dikarenakan informasi tentang persediaan barang masih belum

terkoordinasi dengan baik yang mana data hanya diperbaharui dalam waktu

tertentu saja. Sehingga apabila persediaan habis sebelum data diperbaharui

akan terjadi penundaan pengiriman barang. Selain itu pelayanan kepada

pelanggan membutuhkan waktu yang cukup lama karena bagian penjualan

harus menghubungi bagian gudang terlebih dahulu untuk memperoleh

informasi stok barang dan kemudian bagian gudang mencarinya pada buku

stok. Setelah mendapat konfirmasi dari bagian gudang, maka bagian

penjualan baru dapat memberi konfirmasi penjualan kepada pelanggan.

3. Penumpukan buku catatan transaksi.

Catatan transaksi yang dicatat dalam buku yang sudah habis akan disimpan

di lemari arsip. Hal ini menimbulkan masalah apabila ada data yang ingin

diaudit ulang, adanya penumpukan buku buku yang banyak ini

menyebabkan data susah dicari.

91

4. Kemungkinan data hilang.

Semua data yang dicatat dibuku tidak mempunyai salinan cadangan

sehingga bila terjadi kehilangan maka data tidak bisa ditelusuri.

5. Proses pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama.

3.8 Analisis Kebutuhan Informasi

Berikut ini adalah informasi yang dibutuhkan dalam setiap transaksi yang

terjadi pada perusahaan ini :

No Entitas Keterangan 1 Barang Berisi informasi mengenai barang 2 Merek Berisi informasi mengenai merek barang 3 Karyawan Berisi informasi mengenai data karyawan 4 Log Berisi informasi mengenai histori transaksi

yang dilakukan karyawan 5 Divisi Berisi informasi mengenai divisi yang ada di

perusahaan 6 Pemasok Berisi informasi mengenai data pemasok 7 Penerimaan Berisi informasi mengenai penerimaan barang

dari pembelian barang ke pemasok 8 Pelanggan Berisi informasi mengenai data pelanggan 9 Penjualan Berisi informasi mengenai semua penjualan

barang kepada pelanggan 10 ReturPenjualan Berisi informasi mengenai barang yang

dikembalikan oleh pelanggan 11 Pembatalan Berisi informasi mengenai pembatalan

pemesanan penjualan 12 Pengiriman Berisi informasi mengenai pengiriman barang

ke pelanggan 13 Kendaraan Berisi informasi mengenai alat transportasi

yang digunakan untuk pengiriman barang ke pelanggan

14 Kurir Berisi informasi mengenai jasa pengiriman yang digunakan untuk pengiriman barang ke pelanggan

15 Permintaan Barang Berisi informasi mengenai permintaan barang dari pelanggan

16 Penawaran Barang Berisi informasi mengenai penawaran barang (harga) kepada Pelanggan

92

No Entitas Keterangan 17 Pemesanan Barang Berisi informasi mengenai permesanan

barang oleh Pelanggan dari penawaran barang kepada Pelanggan

18 Pemesanan Barang Pemasok

Berisi informasi mengenai permesanan barang kepada Pemasok dari penawaran barang oleh Pemasok

19 Penerimaan Barang Berisi informasi mengenai penerimaan barang dari pembelian barang ke Pemasok