105

BAB 4

IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

4.1. Implementasi

Dalam implementasi, sistem solusi yang dikembangkan dibangun

dengan perangkat keras dan perangkat lunak. Berikut adalah spesifikasi

minimum sistem solusi yang direkomendasikan berdasarkan pengujian

yang telah dilakukan.

4.1.1. Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras

Spesifikasi minimum perangkat keras sistem mobile e-mail, antara lain:

Processor : Pentium 4 – 1,8 GHz

RAM : 512 MB

Harddisk : 10 GB

SMS Gateway : iTegno 3000

4.1.2. Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak

Kebutuhan perangkat lunak yang digunakan untuk sistem mobile

e-mail, antara lain:

Sistem Operasi : MS – Windows XP

Sistem Basis Data : MySQL Database server versi 4.0.x

MySQL – Administrator 1.0.x

E – Mail Client : Microsoft Outlook

106

SMS Gateway : Gammu 1.0.0.0

Bahasa pemrograman : Visual Studio 2003

4.2. Prosedur Operasional

4.2.1. Spesifikasi Uji coba Sistem Mobile E-mail

Pada tahap implementasi, spesifikasi sistem yang

digunakan adalah sebagai berikut:

Processor : Pentium 4 – 2,4 GHz

RAM : 1GB

Harddisk : 160GB

SMS Gateway : iTegno 3000

Gammu 1.0.0.0

Sistem Operasi : MS – Windows XP

Sistem Basis Data : MySQL Database server versi

4.1.12a

MySQL – Administrator 1.0.21

E – Mail Client : Microsoft Outlook 2003

Bahasa pemrograman : Visual Studio 2003

Pada persiapan awal, hal-hal yang perlu dipersiapkan untuk

komputer uji coba adalah:

• Proses instalasi Microsoft Exchange Server pada virtual machine

komputer yang terkait. Kemudian, konfigurasi sistem Microsoft

Exchange Server yang perlu dilakukan.

107

• Instalasi Microsoft Outlook pada komputer user

• Instalasi bahasa pemrograman Visual Studio 2003

4.2.2. MySQL

Langkah – langkah instalasi dan konfigurasi sistem terdiri dari

beberapa langkah yaitu :

• Instalasi dan konfigurasi MySQL Database server versi 4.1.12a

Untuk installasi database server MySQL, file instalasi terbaru

(versi 4.0.x) untuk platform Win32 dapat didownload dari situs

http://www.mysql.org, atau file: mysql-4.1.12a-win.zip, yang

disertakan dalam paket ini, dapat digunakan. Berikut adalah

petunjuk instalasinya :

- Extract terlebih dahulu file mysql-4.1.12a-win32.zip dahulu

lalu double click setup.exe.

- Pilih next lalu untuk tipe installasi pilih “complete”

- Pilih button install

- Pada login account mysql pilih “skip sign-up”

- Setelah instalasi selesai, untuk melakukan konfigurasi

langsung pilih “configure the mysql server now” lalu finish.

Untuk konfigurasi dari MySQL, langkah – langkahnya :

- Pilih next untuk masuk ke dalam konfigurasi

- Untuk tipe konfigurasi, pilih “detailed configuration”

- Untuk pemanfaatan MySQL, pilih “developer machine”

- Untuk tipe database, pilih “multifunctional database”

108

- Untuk tempat meletakkan konfigurasi, pilih drive C tempat

installlation path

- Untuk kegunaan MySQL, pilih “decision support (dss)/olap”

- Kemudian pilih, “enable tcp/ip networking dan port number

3306”

- Untuk tipe karakter, pilih “standard character set”

- Pilih “installl as windows service” lalu pilih “launch the

mysql server automatically”

- Pada “modify security settings”, jika password untuk root

tidak diisi atau dibuat kosong, hapus pilihan untuk modifikasi

security. Jika password diisi, harap dicatat dan diingat

dengan baik.

- Pilih next lalu execute

• Installasi dan konfigurasi MySQL – Administrator 1.0.21

Langkah – langkah untuk instalasi MySQL – Administrator

1.0.21, yakni :

- Double click pada mysql-administrator-1.0.21-win.msi

- Pilih “I accept the terms in the license agreement” lalu next

- Pilih folder tempat instalasi lalu next

- Pilih tipe instalasi complete lalu next

- Pilih install

- Pilih finish

109

Langkah – langkah untuk konfigurasi MySQL – Administrator

1.0.21, yakni :

- Jalankan file exe dari MySQL – Administrator 1.0.21

- Isi username dan password dari MySQL lalu tekan OK

- Click restore

- Lalu click button “Open backup file”

- Pilih database yang akan direstore. File database ini telah

disertakan bersama dengan program

- Lalu click tombol “Open” dan “Start Restore”.

- Setelah database selesai di-restore click tombol “Close”

4.2.3. Microsoft Outlook 2003

Hal-hal yang perlu dilakukan dalam mempersiapkan

Microsoft Outlook 2003, yaitu:

1. instalasi Microsoft Outlook 2003

• Masukkan dan jalankan CD Office 2003

• Pilih program Outlook 2003 untuk di-install lalu tekan tombol

install

• Proses instalasi akan berjalan dan setelah program instalasi

selesai dilakukan jawab "OK" untuk pertanyaan "Microsoft

Office 2003 has been updated successfully."

110

2. konfigurasi Microsoft Outlook 2003:

• Setelah anda melakukan instalasi Outlook pada computer client,

anda akan diminta untuk mengkonfigurasi saat pertama kali

membukanya.

• Pilihlah yes untuk pertanyaan "Would you like to configure an

E-mail account?", lalu next.

• Pilih tipe server, yaitu Microsoft Exchange Server lalu next

• Isikan nama Exchange Server beserta username yang dipakai,

lalu next

• Setelah itu tekan finish

4.2.4. Microsoft Exchange Server 2000

Konfigurasi yang perlu dilakukan pada Exchange Server, antara

lain:

• lakukan penambahan user pada active directory

• Pilih start > programs > administrative tools > active directory

users and computer

• Pada folder user dari astra.com, click kanan new user.

• Buatlah biodata user dan berikan nama dalam domain Exchange

Server.

Mis: agus kianto@trac.astra.co.id untuk user e-mail dalam

domain Exchange Server: trac.astra.co.id. Kemudian, click

next.

111

• Isikan password untuk user tersebut lalu click next

• Pada pembuatan account e-mail, berikan nama alias untuk user

tersebut, isi nama server Exchange. Kemudian, click next.

• Pilih finish

4.2.5. Prosedur Penggunaan Sistem untuk Admin

Untuk menggunakan sistem, ada beberapa tahap awal yang perlu

dilakukan, yakni :

- Admin mempersiapkan alat SMS gateway yang telah terhubung

dengan komputer

- Admin memeriksa port yang digunakan oleh SMS gateway dan

menggantinya pada file gammurc

- Admin melakukan login pada account Outlook

4.2.5.1. Memulai Program

Agar dapat menjalankan program administrasi sistem,

admin harus melakukan prosedur login terlebih dahulu seperti

yang terlihat pada Gambar 4.1.

112

Gambar 4.1 Menu login

Pada halaman login, masukkan username dan password.

Jika admin menekan tombol ”Login”, maka sistem akan

melakukan validasi username dan password yang dimasukkan

oleh admin tersebut. Jika tombol ”Batal” yang ditekan, maka

sistem akan keluar.

Jika verifikasi username dan password tidak berhasil maka

akan ditampilkan pesan kesalahan seperti pada Gambar 4.2.

113

Gambar 4.2 Tampilan dialog box untuk pesan kesalahan

Admin dapat mencoba untuk login kembali setelah tombol

”OK” atau tombol close windows yang ada di pojok kanan atas

pesan kesalahan ditekan. Sistem akan menampilkan kembali form

untuk melakukan login. Apabila verifikasi username dan

password berhasil maka admin akan masuk ke halaman utama

dari sistem yang berisi menu – menu utama seperti pada Gambar

4.3. Pada halaman utama ini, secara periodik setiap 30 detik

sistem akan melakukan pemeriksaan terhadap inbox dari e-mail

dan SMS.

114

Gambar 4.3 Menu utama

Setelah berhasil melakukan prosedur login, maka akan

ditampilkan halaman utama sistem dan aplikasi gammu.exe akan

dijalankan. Halaman utama ini merupakan halaman utama yang

akan melakukan otomatisasi pengiriman SMS dan e-mail

berdasarkan format tertentu serta SMS operasional seperti

customer birthday dan maintenance kendaraan. Pada halaman ini

terdapat menu – menu utama yang berupa link ke halaman tertentu

pada sistem. Untuk melakukan manajemen sistem, maka admin

115

dapat memilih menu – menu yang terdapat pada menu utama pada

bagian atas halaman.

Menu – menu yang terdapat pada menu utama pada bagian

atas halaman halaman utama yaitu :

• SMS

Menu ini merupakan menu yang digunakan untuk

mengelompokkan segala sesuatu yang terkait dengan

pengiriman SMS oleh admin. Submenu yang terdapat pada

menu ini yakni :

Kirim SMS

Submenu ini digunakan untuk menampilkan halaman yang

mengatur pengiriman SMS secara langsung oleh admin.

Pengiriman ini dapat dilakukan ke suatu kelompok atau

grup atau ke individu tertentu.

• Manajemen Grup

Menu ini merupakan menu yang digunakan untuk mengatur

grup dan hak pendistribusian informasi melalui SMS dan e-

mail. Submenu – submenu yang terdapat pada menu ini,

yakni:

116

Master Grup

Submenu ini digunakan untuk menampilkan halaman yang

mengatur manajemen grup. Pengaturan ini meliputi

penambahan dan pengubahan data grup. Grup inilah yang

digunakan untuk mengelompokkan user – user dari sistem

untuk memudahkan dalam operasional sistem.

Master User

Submenu ini digunakan untuk menampilkan halaman yang

mengatur manajemen user. Pengaturan ini meliputi

penambahan, pengubahan dan penghapusan data dari user.

Data user inilah yang akan digunakan untuk pengiriman

SMS dan e-mail maupun untuk autentifikasi sistem.

• Laporan

Menu ini digunakan untuk mengelompokkan submenu yang

akan memberikan laporan terkait dengan SMS dan e-mail

yang masuk maupun keluar dari sistem. Submenu yang

terdapat pada menu ini yakni :

Laporan Inbox

Submenu ini digunakan untuk menampilkan halaman yang

berisi daftar dari SMS atau e-mail yang masuk ke dalam

sistem. Data yang diambil dapat dilihat secara harian

berdasarkan tanggal tertentu.

117

Laporan Outbox

Submenu ini digunakan untuk menampilkan halaman yang

berisi daftar dari SMS atau e-mail yang keluar dari sistem.

SMS yang keluar dikelompokkan berdasarkan tujuannya,

yakni : otomatisasi untuk customer birthday, maintenance

dan pengiriman SMS. Data yang diambil dapat dilihat

secara harian berdasarkan tanggal tertentu.

• Setting

Menu ini digunakan untuk mengelompokkan submenu yang

akan mengatur otomatisasi operasional harian yakni SMS

untuk customer birthday dan maintenance. Submenu yang

terdapat pada menu ini, yakni :

Customer Data

Submenu ini digunakan untuk menampilkan halaman yang

mengatur manajemen dari otomatisasi pengiriman SMS

untuk customer birthday. Pengaturan ini meliputi template

SMS yang akan digunakan hingga waktu pengiriman

SMS.

Maintenance Data

Submenu ini digunakan untuk menampilkan halaman yang

mengatur manajemen dari otomatisasi pengiriman SMS

untuk maintenance kendaraan. Pengaturan ini meliputi

template SMS yang akan digunakan hingga jam

pengiriman SMS.

118

Template SMS

Submenu ini digunakan untuk mengatur manajemen dari

template SMS yang ada meliputi penciptaan template SMS

untuk customer birthday maupun maintenance kendaraan.

• LogOut

Menu ini digunakan untuk keluar dari sistem. Setelah menu ini

di-click, maka pesan konfirmasi akan ditampilkan kepada

admin untuk memastikan bahwa admin ingin keluar dari

sistem.

4.2.5.2. Mengirim SMS

Untuk mengirimkan SMS, admin dapat masuk ke halaman

pengiriman SMS dengan meng-click menu ”SMS” lalu submenu

”kirim SMS”. Jika submenu ini di-click maka pada layar akan

tampil halaman pengiriman SMS seperti pada Gambar 4.4. Admin

mempunyai hak akses penuh untuk mengirimkan SMS.

119

Gambar 4.4 Tampilan halaman pengiriman SMS

Halaman ini digunakan untuk melakukan pengiriman SMS

secara langsung oleh admin. Pengiriman SMS ini dapat ditujukan

ke pihak lain baik secara individu maupun grup. Untuk

mengirimkan SMS maka admin harus melakukan beberapa

pengisian dan pengaturan :

• Pengiriman ke individu

Langkah – langkah yang dapat dilakukan untuk mengirimkan

SMS ke individu yakni :

120

Pada tipe pengiriman, click combo box dan pilih ”kirim

ke individu”

Pada tujuan, masukkan nomor HP dari pihak yang akan

menerima SMS. Jika SMS akan dikirimkan ke beberapa

nomor HP, silakan memasukkan semua nomor HP

tersebut dengan tanda ”,” ( koma ) sebagai pemisah

Pada pesan, silakan memasukkan pesan SMS yang akan

dikirimkan

• Pengiriman ke grup

Pada tipe pengiriman, click combo box dan pilih ”kirim

ke grup”

Setelah itu, akan tampil combo box yang berisi nama –

nama grup yang ada di dalam database. Pilihlah nama

grup yang akan dikirimkan SMS. Untuk lebih jelasnya,

perhatikan Gambar 4.5

Pada tujuan, admin tidak perlu mengisi apapun karena

secara otomatis akan terisi dengan nama grup yang akan

menerima SMS

Pada pesan, silakan memasukkan pesan SMS yang akan

dikirimkan

121

Gambar 4.5 Tampilan pengiriman SMS ke grup

Jika tombol ”kirim” ditekan, maka akan dilakukan validasi

– validasi seperti :

• Validasi pengisian nomor tujuan

Jika admin gagal melewati validasi ini, maka akan muncul

pesan kesalahan seperti pada Gambar 4.6

122

Gambar 4.6 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nomor tujuan

• Validasi pengisian pesan SMS

Jika admin gagal melewati validasi ini, maka akan muncul

pesan kesalahan seperti pada Gambar 4.7.

123

Gambar 4.7 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian pesan

• Validasi pemilihan nama grup

Jika admin gagal melewati validasi ini, sebuah pesan

kesalahan seperti pada Gambar 4.8 akan muncul.

124

Gambar 4.8 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nama grup

Jika admin menekan tombol ”Batal” maka sistem akan keluar dari

halaman pengiriman SMS dan kembali ke halaman Halaman

utama.

4.2.5.3. Mengatur Manajemen Grup

Untuk mengatur manajemen dari grup pemakai sistem ini,

admin dapat masuk ke halaman manajemen grup dengan cara

meng-click menu ”Manajemen Grup” lalu memilih submenu

”Master Grup”. Jika submenu ”Master Grup” telah di-click,

125

sistem akan masuk ke dalam halaman manajemen grup seperti

yang terlihat pada Gambar 4.9.

Gambar 4.9 Tampilan halaman manajemen grup

Pada halaman manajemen grup, admin dapat melihat grup

– grup yang ada dalam database sistem termasuk user – user yang

menjadi anggotanya. Adapun langkah – langkah yang harus

dilakukan untuk melihat keseluruhan data dan informasi tersebut

yakni :

• Pilihlah tipe grup yang akan dilihat, yakni internal atau

customer. Tipe grup internal dipilih untuk grup dari internal

126

perusahaan. Tipe grup customer dipilih jika grup tersebut

berasal dari pihak eksternal perusahaan seperti customer

maupun rekan bisnis.

• Pilihlah nama grup yang akan dilihat anggotanya. Jika nama

grup tersebut sudah dipilih maka daftar anggota dari grup

tersebut dan tingkat keamanan grup akan muncul seperti

pada Gambar 4.10.

Gambar 4.10 Tampilan halaman grup

Pada halaman ini, admin juga dapat melakukan

penambahan grup dengan langkah – langkah sebagai berikut :

127

• Tekan tombol ”Tambah” sehingga sistem akan menampilkan

halaman untuk menambah grup seperti pada Gambar 4.11.

Gambar 4.11 Tampilan menu untuk penambahan grup

• Pada tipe grup, pilihlah tipe dari grup yang akan ditambah

dengan ketentuan internal untuk pihak dalam perusahaan dan

customer untuk pihak luar perusahaan

• Selanjutnya, isi nama grup yang akan dibuat. Sebaiknya nama

grup ini unik sehingga memudahkan untuk mengenali dan

mengidentifikasi grup tersebut.

128

• Pilihlah hak akses dari grup tersebut yang terbagi atas :

T – Tidak dapat mengirimkan e-mail dan SMS

E – Dapat mengirimkan e-mail

S – Dapat mengirimkan SMS

D – Dapat mengirimkan e-mail dan SMS

Admin mempunyai wewenang untuk menetapkan hak akses

dari setiap grup.

• Jika sudah yakin dengan data yang dimasukkan, tekanlah

tombol ”Simpan”. Sistem kemudian akan melakukan validasi

terhadap data yang diisi. Jika admin berhasil melewati validasi

ini maka pesan seperti pada Gambar 4.12 akan muncul dan

sistem akan kembali ke manajemen grup jika tombol ”OK” di-

click.

Jika admin gagal melewati validasi akan muncul pesan

kesalahan seperti pada Gambar 4.13

129

Gambar 4.12 Tampilan pesan bahwa data berhasil disimpan

Gambar 4.13 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nama grup

130

• Jika admin membatalkan keinginan untuk menambah grup

maka admin dapat menekan tombol ”Batal” dan akan

membuat sistem kembali pada halaman manajemen grup.

Manajemen grup juga memberikan fasilitas kepada admin untuk

melakukan perubahan pada data grup. Adapun langkah – langkah

yang dapat dilakukan admin untuk melakukan perubahan ini

yakni :

• Pada halaman manajemen grup, admin dapat menekan tombol

”Ubah” setelah memilih terlebih dahulu nama grup yang akan

diubah. Jika berhasil, maka admin akan masuk ke halaman

yang disediakan untuk mengubah data grup dan data grup

akan tampil secara otomatis seperti pada Gambar 4.14.

Gambar 4.14 Tampilan menu grup untuk melakukan perubahan data

131

Jika admin tidak memilih nama grup yang akan diubah, maka

akan muncul pesan kesalahan seperti pada Gambar 4.15.

Gambar 4.15 Tampilan pesan kesalahan untuk menu edit

• Pada halaman untuk mengubah data grup, admin dapat

mengubah data sesuai dengan keperluan. Jika admin sudah

merasa yakin dengan data yang diisi, admin dapat menekan

tombol ”Simpan” untuk menyimpan data grup tersebut.

Sistem akan melakukan validasi dalam penyimpanan ini. Jika

berhasil, maka pesan seperti pada Gambar 4.16 akan muncul

132

dan sistem akan kembali ke manajemen grup jika tombol

”OK” di-click.

Gambar 4.16 Tampilan pesan bahwa data berhasil disimpan

Jika admin gagal untuk menyimpan, maka akan muncul pesan

seperti Gambar 4.17.

Gambar 4.17 Tampilan pesan kesalahan pengisian nama grup

133

• Jika admin membatalkan keinginan untuk mengubah grup

maka admin dapat menekan tombol ”Batal” dan akan

membuat sistem kembali pada halaman manajemen grup.

Jika admin ingin kembali ke halaman Halaman utama, admin

dapat meng-click tombol close windows yang ada di pojok kanan

atas layar.

4.2.5.4. Mengatur Manajemen User

Untuk mengatur manajemen dari user sistem ini, maka

admin dapat masuk ke halaman manajemen user dengan cara

meng-click menu ”Manajemen Grup” lalu memilih submenu

”Master User”. Jika submenu ”Master User” telah di-click maka

sistem akan masuk ke dalam halaman manajemen user seperti

yang terlihat pada Gambar 4.18.

Gambar 4.18 Tampilan menu untuk manajemen user

134

Pada halaman manajemen user, admin dapat melihat user

– user yang ada dalam database sistem termasuk data – data yang

terkait dengannya. Adapun langkah – langkah yang harus

dilakukan untuk melihat keseluruhan data dan informasi tersebut

yakni :

• Pilihlah nomor pegawai yang menjadi identitas user tersebut.

Jika admin telah memilih maka akan tampil data dan

informasi user yang memiliki nomor pegawai tersebut seperti

pada Gambar 4.19.

Gambar 4.19 Tampilan halaman yang berisi data pegawai

135

Pada halaman ini, admin juga dapat melakukan penambahan user

dengan langkah – langkah sebagai berikut :

• Tekan tombol ”Tambah” sehingga sistem akan menampilkan

halaman untuk menambah user seperti pada Gambar 4.20

Gambar 4.21 Tampilan menu untuk penambahan user

• Admin dapat mengisikan data – data dari user sistem dengan

lengkap

• Jika sudah yakin dengan data yang dimasukkan, tekan tombol

”Simpan”. Sistem kemudian akan melakukan validasi

terhadap data yang diisi. Validasi yang dilakukan meliputi

validasi terhadap data – data yang akan diisi oleh admin. Jika

136

admin berhasil melewati validasi ini maka akan muncul pesan

seperti pada Gambar 4.21 dan sistem akan kembali ke

manajemen user jika tombol ”OK” di-click.

Gambar 4.21 Tampilan pesan berisi data berhasil disimpan

Jika ada validasi yang gagal dilewati admin, pesan kesalahan

seperti yang terlihat pada Gambar 4.22 sampai Gambar 4.26 akan

muncul.

137

Gambar 4.22 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nomor pegawai

Gambar 4.23 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nama pegawai

138

Gambar 4.24 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nomor hp pegawai

Gambar 4.25 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian grup pegawai

139

Gambar 4.26 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian e-mail pegawai

• Jika admin membatalkan keinginan untuk menambah user

maka admin dapat menekan tombol ”Batal” dan akan

membuat sistem kembali pada halaman manajemen user.

Manajemen user juga memberikan fasilitas kepada admin

untuk melakukan perubahan pada data user. Adapun langkah –

langkah yang dapat dilakukan admin untuk melakukan perubahan

ini yakni :

140

• Pada halaman manajemen user, admin dapat menekan tombol

”Ubah” setelah memilih terlebih dahulu nomor pegawai yang

akan diubah. Jika admin berhasil, admin akan masuk ke

halaman yang disediakan untuk mengubah data user dan data

user akan tampil secara otomatis seperti pada Gambar 4.27.

Gambar 4.27 Tampilan data pegawai

Jika admin tidak memilih nomor pegawai yang akan diubah,

pesan kesalahan seperti pada Gambar 4.28 akan muncul.

141

Gambar 4.28 Tampilan pesan kesalahan untuk pemilihan nomor pegawai

• Pada halaman untuk mengubah data user, admin dapat

mengubah data sesuai dengan keperluan. Jika admin sudah

merasa yakin dengan data yang diisi, admin dapat menekan

tombol ”Simpan” untuk menyimpan data grup tersebut.

Sistem akan melakukan validasi dalam penyimpanan ini. Jika

sistem berhasil menyimpan data, pesan seperti pada Gambar

4.29 akan muncul dan sistem akan kembali ke manajemen

user jika tombol ”OK” di-click.