bab 4 hasil dan pembahasan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab4/2010-1-00338-ka bab...
TRANSCRIPT
145
BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini akan d ibahas mengenai hasil penelitian dan pembahasan dari dua
metode yang digunakan, yaitu analisis Fit/Gap dan Information Economics. Analisis
fit/gap bertujuan untuk mengidentifikasi dan menggambarkan sejauh mana kedua
software ERP yang ada dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan (requirement)
perusahaan untuk menjalankan p roses bisnis. Metode Information Economics akan
mengidentifikasi biaya yang dibutuhkan untuk implementasi serta manfaat yang
dapat diperoleh dari pengimplementasian software. Diakhir bab ini, akan di
deskripsikan hasil analisis dalam bentuk rekomendasi p roduk ERP yang layak untuk
di implementasikan pada PT CUBIC INDONESIA.
4.1 Alternatif Produk ERP
Rencana Implementasi ERP yang akan d ilakukan oleh PT CUBIC
INDONESIA diawali dengan melakukan pemilihan produk ERP yang sesuai dengan
line of business serta requirement yang dibutuhkan perusahaan. M elihat kondisi dan
skala bisnis PT CUBIC INDONESIA yang merupakan perusahaan dengan skala
menengah, maka p roduk ERP yang ditawarkan sebagai p ilihan software ERP bagi
perusahaan adalah SAP Business One dan M icrosoft Dynamics AX. Kedua software
ERP ini akan dianalisis untuk dilihat seberapa besar tingkat keselarasan antara proses
bisnis yang dimiliki perusahaan dengan software ERP tersebut.
146 4.1.1 SAP Business One
SAP Business One adalah salah satu p roduk ERP yang di keluarkan oleh SAP
dan didesain khusus untuk perusahaan dengan skala bisnis kecil-menengah. SAP
Business One menyediakan fungsi-fungsi yang membantu aktivitas untuk
menjalankan suatu proses bisnis.
4.1.1.1 Implementa tion Timing untuk S AP Business One
Proses implementasi SAP Businees One dilakukan lewat metode yang
didefinisikan oleh SAP, yaitu AIP (Accelerated Implementaion Program). Tahap-
tahap yang ada dalam metode AIP, yaitu:
1. Project preparation phase, yaitu tahap pembentukan tim kemudian tim
mempersiapkan dan melaksanakan project kick of meeting serta perkiraan
sumber daya, biaya dan durasi dari setiap aktivitas yang dilakukan. Hal-hal
tersebut merupakan perencanaan dan persiapan awal untuk implementasi SAP
Business One.
2. Blueprint phase, yaitu tahap dokumentasi dari kebutuhan pelanggan yang
dilakukan lewat interview dengan berbagai stakeholder untuk mendefinisikan
tujuan proyek, lingkup, jadwal, melakukan desain proses bisnis dan melakukan
proses Gap & fit analysis.
3. Realization phase, yaitu tahap konfigurasi sistem sesuai dengan proses bisnis
yang diinginkan, perencanaan untuk melakukan interface dan integrasi
infrastruktur sistem yang baru, dan terakhir adalah UAT (User Acceptance Test).
4. Final preparation phase, yaitu tahap konsolidasi dari tahap-tahap sebelumnya
dengan tujuan untuk mempersiapkan sistem untuk final acceptance. Tahap ini
dilakukan proses final system test, user train ing, dan final data migration ke
147
AIP Business One - Implementation Cycle
Realization Final Preparation
Go Live & Support
Blueprint Project Preparation
Time
Go- Live
Project kick-off Start
Plan project Set up Implementation standards and procedures Execute kick-off System setup (DEV&QA) Production hard ware installation Qualit y check: Project preparation
Monitor live environment Close open issues Start long term support plan Qualit y check: Go Live Project closing
Refine cutover plans Establish long term support plan Train end u ser s and administrators Create & staff help desk System management Execute cutover Qualit y check: Final preparation Start of production
Validate organizational configuration Validate business processes Realiz e delta requirements Conduct organizational change management Planning for production support and cutover Run Integration & acceptance test Plan end user training
Define system environment Gather busin ess requirem ents Collect configuration needs Prepar e issue and change log Document training and testing plan
dalam sistem yang baru. Setelah itu dilakukan data konversi dan verifikasi
migrasi data. Setelah tahap ini berhasil di laksanakan, maka SAP Business One
siap untuk digunakan dengan produktif.
5. Go-Live and Support, yaitu tahap dimana keseluruhan sistem akan dijalankan
serta dilakukan p roses monitoring untuk memastikan bahwa kebutuhan user
terpenuhi serta melakukan pengukuran benefit dan performance dari SAP
Business One.
Setiap tahap yang dijelaskan diatas terdiri dari beberapa aktivitas yang
mendukung p roses implementasi SAP Business One. Aktivitas dan waktu yang
dibutuhkan untuk setiap aktivitas tersebut akan dideskripsikan dalam gambar dan
tabel berikut.
Gambar 4.1 Implementation Cycle SAP Business One
148 Tabel 4.1 Implementation Time SAP Business One
Task # Description Results Est. Duration*
Phase 1 Project
Preparation
5,375 days
1 General
project
management
1,5 days (12
hours)
1-1 Hand-over from
sales
- Obtain information about sales
process, customer, schedule,
business p rocesses, …
- Project risk assessed
0,75 day(6
hours)
1-2 Define project
organ ization
- Clarify p roject responsibilities
internally
0,25 day (2
hours)
1-3 Conduct
internal kick-off
- Communicate p roject p lan 0,5 day (4 hours)
2 Project kick-
off preparation
1,25 days (10
hours)
2-1 Communicate
with customer
- Confirm hardware and resource
availability
- Confirm date and agenda for
kick-off
0,25 day (2
hours)
2-2 Create kick-off
presentation
- Kick-Off meeting p resentation
with agenda and p roject p lan
1 day (8 hours)
3 Kick-off
meeting
0,75 day (6
hours)
149
Task # Description Results Est. duration
Phase 2 Business
Blueprint
5,875 days
(47 hours)
1 General project
management
0,875 day (7
hours)
1-1 Review project - Review minutes from kick-off 0,125 day (1
3-1 Kick-off
meeting
- Conduct kick-off meeting
- Obtain understanding of customer
expectations and high-level
requirements
- Finalize p roject plan and time
schedule
- Service level agreement (SLA)
signed
0,75 day (6
hours)
4 Software
delivery and
install
1,75 day (14
hours)
4-1 Deliver
software
- Obtain signed delivery receipt 0,75 day (6
hours)
4-2 Install SAP
Business One
- SAP Business One functional and
initialized with demo database on
client hardware
1 day (8 hours)
5 Review Project
Phase
- Obtain signed project phase
sign-off
0,125 day (1
hours)
150
p lan meeting
- Project plan is updated based on
outcome of kick-off meeting
hours)
1-2
Schedu le
business
requirements
gathering
workshops
- Business requirements gathering
workshops are scheduled
0,75 day (6
hours)
2
Business
requirements
gathering
4 days (32
hours)
2-1
Conduct business
requirements
gathering
workshops
- Business needs defined in detail in
the areas of:
* sales,
* purchasing,
* inventory management,
* production and M RP,
* financials and accounting,
* service management
* banking
* reporting
* business partner and item master
data
* chart-of-accounts
- Requirements defined for:
3,25 days (26
hours)
151
* authorizations and data ownership
* data migration
* interfaces and integration points
* system performance
2-2 Create Business
Blueprint
- All relevant data (requirements,
solutions, limitations, and gaps) are
documented in Business Blueprint
document
0,75 day (6
hours)
3 Review
blueprint
0,875 day (7
hours)
3-1
Review and
discuss Business
Blueprint
- Feasibility of business and
technical requirements is
determined
- Limitations and gaps are
established and solutions are agreed
upon
0,75 day (6
hours)
3-2 Review project
p lan
- Project plan is up-to-date based on
Business Blueprint review
0,125 day (1
hours)
4 Review Project
Phase
- Obtain signed project phase
sign-off
0,125 day (1
hours)
Task # Description Results Est. duration
Phase 3 Realization 13,625 days
(109 hours)
152
1 General project
management
2,75 days (22
hours)
1-1
Plan
organizational
change
management
- User roles are defined and
assigned to business processes
- Communication strategy for end
users is defined
0,25 day (1
hours)
1-2
Plan end-user and
administrator
training
- Training strategy defined
- Preliminary training schedule
created
- Training material is created
1 day (8 hours)
1-3
Define and
prepare data
migration
- Relevant item, BP, and balance
data from legacy system is cleaned
and filtered
1,5 day (12
hours)
2 Production
system setup
5,5 days (44
hours)
2-1
Install SAP
Business One
production system
- SAP Business One with database
installed on client hardware for
intended production use
0,75 day (6
hours)
2-2 Complete system
initialization
- SAP Business One system
initialized based on Business
Blueprint and SAP system
initialization guide
0,25 day (2
hours)
2-3
Complete system
configuration
based on Business
- SAP Business One system
configured for p roduction use based
on Business Blueprint
2 day (16
hours)
153
Blueprint
2-4 Complete data
migration
- All relevant item, business partner,
and accounting data imported into
SAP Business One
1,5 day (12
hours)
2-5
Configure
app licable
interfaces
- Standard interfaces to print, fax,
email, etc. configured and
functional
0,5 day (4
hours)
2-6 Establish users
and authorizations
- User list with authorizations is
completed and users have been
created in the SAP Business One
system
0,5 day (6
hours)
3
Organizational
Change
Management
0,25 day (2
hours)
3-1
Conduct change
management
communication
(if app licable)
- Roles, tasks, and training schedu le
have been communicated to end
users
- Vendors and customers have been
informed about schedule and
upcoming changes
0,25 day (2
hours)
4
System
validation/accept
ance testing
1 day (8
hours)
4-1 Maintain
Business Process
- List of all relevant core business
p rocesses relevant for the SAP
0,75 day (6
hours)
154
Master List Business One implementation is
created
4-2
Conduct business
process and data
validation/accepta
nce testing
workshops
- All processes from the business
p rocess master list have been
walked through in the system and
have been reviewed
- Data imported via data migration
has been verified
- Changes to setup or scope are
documented
0,25 day (2
hours)
5 System Testing 3,625 days (29
hours)
5-1 Define test cases
and scope - Test p lan and cases created
1 day (8 hours)
5-2 Prepare test
environment
- Copy of p roduction SAP Business
One database created and initialized
in SAP Business One test system
0,125 day (1
hours)
5-3 Execute test p lan - All test cases have been completed
successfully
2,375 days (19
hours)
5-4
Review test
results and
necessary changes
- Results and necessary changes are
reviewed
- Project plan is updated
0,125 day (1
hours)
6
Cut-Over and
Support
Planning
0,375 day(3
hours)
155
6-1 Define cut-over
plan - Cut-over p lan defined
0,125 day (1
hours)
6-2 Plan support
strategy
- All support procedures and
contacts are defined
0,125 day (1
hours)
6-3 Plan system
administration
- System administrator is appointed;
tasks and responsibilities are
defined
0,125 day (1
hours)
7 Review Project
Phase
- Obtain signed project phase
sign-off
0,125 day (1
hours)
Task # Description Results Est. duration
Phase 4 Final Preparation 6,75 days (54
hours)
1 General project
management
0,375 day (3
hours)
1-1 Confirm training
p lan
- Training p lan and schedule
confirmed and communicated to
users
0,188 day
(1,504 hours)
1-2 Finalize cut-over
p lans
- Cut-over p lan finalized and
communicated to end users
0,188 day
(1,504 hours)
2 Training 4 days (32
hours)
2-1 Key user training - Key users trained 3 days (24
hours)
2-2 Administrator - Administrator trained 1 day (8
156
training hours)
3 System readiness 1 day (8
hours)
3-1 Complete system
administration
- All administrative settings are
complete
- SAP Business One client
installations are complete
0,5 day (4
hours)
3-2 Conduct Go-Live
check - Go-live checklist completed
0,5 day (4
hours)
4 Cut-over 1,25 days (1
hours)
4-1 Finalize legacy
system processing
- Final legacy transaction and master
data maintenance complete by noon
of last day before cut-over
- Signif icant changes since last data
migration run are documented and
have been imported into SAP
Business One
0,5 day (4
hours)
4-2 Conduct cut-over
- Opening balances transferred into
SAP Business One system
- Pilot p rocesses can be completed
successfully in SAP Business One
according to cut-over checklist
- User manuals have been created (if
applicable)
0,75 day (6
hours)
157
- Customer has been provided with a
S-number to access SAP Customer
Portal
5 Review Project
Phase
- Obtain signed project phase
sign-off
0,125 day (1
hours)
Task # Description Results Est. duration
Phase 5 Go Live Support 26,375 days
(211 hours)
1 Production
support
7,375 days
(59 hours)
1-1
Provide on-site
support during
initial go-live
- SAP Business One consultant on-site
to immediately respond to any issues
3,75 days (30
hours)
1-2
Resolve critical
outstanding
critical business
or technical issues
- All critical outstanding issues
resolved
3 days (24
hours)
1-3
Hand over
support and
system
administration to
client team
- Client team has taken over support
and system administration
- Go-Live checklist in PartnerEdge
Portal has been completed to activate
support
0,625 day (5
hours)
2 Project closing 0,25 day (2
158
hours)
2-1 Conduct project
closing meeting
- Project p lan reviewed
- All milestones completed
successfully
- “Review and Optimization
Conference” scheduled
- Customer has signed final p roject
accep tance
0,25 day (2
hours)
3 Continuous
improvement
18,75 days
(150 hours)
3-1 Monitor system
- All issues are recorded
- Enhancements to performance,
functionality , usability, etc are
recorded
18,5 days
(148 hours)
3-2
Conduct “Review
and Optimization
Conference”
- “Review and Optimization
Conference” completed
- Post Go-Live check list completed
0,25 day (2
hours)
*= keterangan detail ada pada lampiran (L-64)
Untuk menjalankan setiap tahapan dalam pengimplementasi SAP Business One,
dibutuhkan peranan dari SAP Business Partner dan user PT CUBIC Indonesia.
SAP Business One implementation team terdiri dar i :
1. SAP Business One Project Manager : 1 orang
2. SAP Business One Logistic Consultants : 1 orang
Total durasi implementasi = 58 days
Total Mandays = 2 orang x 58 days = 116 days
159 User PT CUBIC INDONESIA terdiri dari :
1. Client IT Adiministrator (Section Head).
2. Client Lead – Accounting
3. Client – Operations
4. Client Lead – Purchasing
5. Client Lead – Logistics
4.1.1.2 System Requirement S AP Business One
Dalam mengimplementasikan SAP Business One, ada beberapa system requirement
yang perlu di penuhi untuk mendukung setiap proses yang akan dilakukan dalam
pengoperasian SAP Business One. System requirement yang dibutuhkan terdiri dari
beberapa komponen, yaitu hardware requirement dan software requirement. Berikut
adalah penjelasan untuk setiap komponen tersebut.
1. Hardware Requirement
a. Minimal hardware requirements untuk Server :
Tabel 4.2 Hardware Requirement – Server SAP Business One
Component Requirement
Processor - Microsoft SQL Server 1 x Intel Pentium IV
- IBM DB2 UDB Express Edition 1 x Intel Pentium IV
Catatan : SAP juga dapat digunakan dengan menggunakan
Dual-core p rocessors baik untuk Server ataupun Client.
Memory - Microsoft SQL Server 1 GB
- IBM DB2 UDB Express Edition 1 GB
Free Hard Disk System partition 0.5 GB
Data partition 2 GB
160
Drive DVD-ROM
Disp lay 640 x 480 with 256 colors or higher
b. Minimal hardware requirements untuk Client :
Tabel 4.3 Hardware Requirement –Client SAP Business One
Component Requirement
Processor 1 x Intel Pentium 3 (atau setara)
Catatan : SAP juga dapat digunakan dengan menggunakan
Dual-core p rocessors baik untuk Server ataupun Client.
Memory 256 MB
Catatan :
- Beberapa add-on dalam SAP membutuhkan tambahan
memory
- Konsumsi memori untuk Add-ons dapat mengurangi
penggunaan koneksi interface baru dalam SDK.
Hard Disk 512 MB
Drive DVD-ROM
Display 800 x 600 with 24-bit colors or higher
c. RAM Requ irements untuk SAP add-ons :
Tabel 4.4 RAM Requirement – Add-on SAP Business One
Add-On Requirement
Copy Express 60 MB ~ 90 MB
DATEV 60 MB ~ 110 MB
ELSTER 50 MB ~ 70 MB
161
Fixed Assets 90 MB ~ 300 MB
Intrastat 60 MB ~ 200 MB
Outlook Integration 80 MB ~ 100 MB
Payment Engine (including Cash and Bank) 130 MB ~ 160 MB
Format Definition 40 MB ~ 80 MB
Advanced Layout Designer 110 MB ~ 120 MB
d. Supported dot-matrix printers :
Pilihan printer yang dapat di support oleh SAP Business One :
- Citizen PROdot 300
- Epson FX-880
- OKI M ICROLINE 320 Elite
Catatan : SAP Business One tidak mendukung in tegrated printers
(printer/fax/scanner/copp ier dikombinasikan menjadi satu mesin)
2. Software Requirement
Tabel 4.5 Software Requirement – SAP Business One
Component Requirement
Supported database
p latforms
- Microsoft SQL Server 2005 SP2 Standard/Enterprise
Edition 32bit/64bit (hanya untuk windows 2003 server)
~atau~ microsoft SQL Server 2005 SP2 Express
/Workgroup Edition 32 bit
- Microsoft SQL Server 2000 SP4 Standard/Enterprise
Edition
- IBM DB2 Express 9.1 FixPak 2
162
Supported server
p latforms
- Microsoft Windows Server 2003 R2 Standard/Enterprise
32-bit/64-bit editions. (catatan : tidak termasuk Windows
Terminal Services).
- Microsoft Windows Server 2003 SP2
Standard/Enterprise 32-bit / 64-bit editions. (catatan :
tidak termasuk Windows Terminal Services).
- Microsoft Windows Small Business Server 2003 R2
Standard/Premium 32-bit editions
- Microsoft Windows Small Business Server 2003 SP1
Standard/Premium 32-bit editions
- Microsoft Windows Server 2008 32-bit Standard &
Enterp rise Edition
- Microsoft Windows XP SP3 Professional 32-bit editions
- Microsoft Windows Vista Business/Enterp rise/Ultimate
Edition 32-bit
- Microsoft Windows Vista Business/Enterp rise/Ultimate
Edition 64-bit
- Citrix XenApp Edition 4.0 Advanced, Enterprise.
- Citrix XenApp Edition 4.5 Advanced, Enterprise.
- Vmware ESX 3.0
Catatan : SAP Business One tidak bisa digunakan dengan
menggunakan Itanium based 64-bit server p latforms atau
UNIX lainnya.
Supported
workstation
- Microsoft Windows XP SP3 Professional Edition 32-bit
- Microsoft Windows Vista Business/Enterprise/Ultimate
163
p latforms Edition 32-bit
- Microsoft Windows Vista Business/Enterp rise/Ultimate
Edition 64-bit
Supported Desktop
Applications
- Microsoft office 2007 Standard/Professional editions
- Microsoft office 2003 SP2 Standard /Professional
editions
Additional
Software
requirements For
Servers
- Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 or higher
- Microsoft Data Access Components 2.6 (MDAC) or
higher
- Microsoft .NET SDK (hanya digunakan untuk sistem
yang dijalankan dengan IBM DB2 Universal Database
Express edition)
Additional
Software
requirements For
Clients
- Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 or higher
- Microsoft Data Access Components 2.6 (MDAC) or
higher.
Catatan : Microsoft fax services atau Symantec WinFax Pro
10.0 perlu diinstall apabila akan mengirimkan fax lewat
SAP Business One.
4.1.2 Microsoft Dynamics AX
Microsoft Dynamics AX adalah salah satu p roduk software ERP yang
dimiliki Microsoft. Solusi yang diber ikan o leh Microsoft Dynamics AX
diperuntukkan untuk perusahaan yang memiliki penghasilan kecil-menengah. Sistem
ini memberikan dasar yang kuat untuk kesuksesan kolaborasi dengan para klien,
mitra kerja, karyawan, dan vendor lewat modul-modul yang tersedia di dalam-nya.
164 4.1.2.1 Implementa tion Timing untuk Microsoft Dynamics AX
Tahap-tahap yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan Microsoft
Dynamics AX adalah :
1. Diagnostic and Training, yaitu tahap untuk melakukan persiapan awal dari
proses implementasi Microsoft Dynamics AX serta adanya pembentukan
project team. Setelah project team terbentuk, akan dilakukan kick-off meeting
dan penentuan scope implementasi dari Microsoft Dynamics AX. Selanjutnya
akan dilakukan training yang dibagi berdasarkan modul-modul yang akan
diimplementasi. Pada akh ir tahap ini akan dilakukan evaluasi tentang setiap
aktivitas yang telah dilakukan.
2. Analysis, yaitu tahap yang diawali dengan proses penentuan business
requirement dalam perusahaan yang dilakukan lewat user interview dengan
setiap bagian yang terkait dalam pengimplementasian M icrosoft Dynamix
AX. Selanjutnya dilakukan gap/fit analysis dengan tujuan untuk melihat
sejauh mana requirement perusahaan dapat dipenuhi oleh M icrosoft Dynamix
AX, kemudian akan dilakukan presentasi dan evaluasi atas analisis yang telah
dilakukan.
3. Design, yaitu tahap yang bertujuan untuk menentukan design spesification ,
technical design spesifications, dan data migration design dar i implementasi
Microsoft Dynamics AX. Di akhir tahap design akan dilakukan presentasi
dan evaluasi kepada manajemen.
4. Development, yaitu tahap yang diawali dengan perencanaan dan migrasi data,
kemudian dilanjutkan dengan environment setup. Apabila environment setup
selesai dilaksanakan maka akan dilakukan p roses development Microsoft
165
Dynamics AX, selanjutnya akan dilakukan user testing and accep tance untuk
melihat bagaimana user menanggapi sistem yang baru.
5. Deployment, yaitu tahap yang akan menggabungkan hasil dari diagnostic
phase dan development phase. Berdasarkan hasil tersebut akan dilakukan
configure environment, testing, dan d ilakukan persiapaan untuk go live.
6. Operation(Go Live), yaitu tahap terdiri dari project closing, project sign-off,
sekaligus dilakukan project review secara keseluruhan kemudian
diidentifikasi on-go ing product support.
Setiap tahap yang dijelaskan diatas terdiri dari beberapa aktivitas yang
mendukung p roses implementasi Microsoft Dynamics AX. Aktivitas dan waktu yang
dibutuhkan untuk setiap aktivitas tersebut akan dideskripsikan dalam gambar dan
tabel berikut.
Gambar 4.2 Implementation Cycle M icrosoft Dynamics AX
166
Tabel 4.6 Implementation Time M icrosoft Dynamics AX
Phase Description Req.Time
(day)
Manpower
(person)
Total
Manday
Diagnostic
and training 1.1 Project Preparation 3 1 3
1.2 Kick-off meeting 1 1 1
1.3 Training 20
1.3.1 AX Financial Training
General Ledger 2 1
Bank Management 1 1
Account Receivab le 1 1
Account Payable 1 1
1.3.2 AX T rade & Logistics
Training
Sales 2 1
Purchase 2 1
Inventory Management 1 1
1.3.3 AX Master Planning and
Production Training
Master Planning 1 1
Production 2 1
1.3.4 AX MorphX & X++
Training
167
MorphX 2 1
X++ 4 1
Project Meeting – Key User
Training Evaluation
Analysis
2.1 Business Requirement and
Gap/Fit Analysis
2.1.1 User Interview
2.1.1.1 Finance and Accounting 8
Finance Requ irement 4 1
Finance and Accounting
Reports 4 1
Project Meeting – Finance
Requirement Review 1 1 1
2.1.1.2 S ales 5
Sales Requirement 3 1
Sales Data and Reports 2 1
Purchasing 4
Purchasing Requirement 2 1
Purchasing Data and
Reports 2 1
Project Meeting – Sales
and Purchasing Req.
Review 1 1 1
2.1.1.3 Inventory 4
168
Inventory Requirement 2 1
Inventory Data and
Reports 2 1
Master Planning and
Production 5
Master Planning and
Production Requirement 3 1
Master Planning and
Production Reports 2 1
Project Meeting –
Inventory and Production
Requirement Review 1 1 1
2.2 Gap/Fit Analysis
2.2.1 As-Is/To-Be vs Gap/Fit
Analysis Documentation
Sales 3 1
Purchasing 2 1
Inventory 2 1
M aster Planning and
Production 3 1
Project M eeting –As-Is/To-
Be Gap /Fit Analysis
Review on Inventory 1 1
Finance and Accounting 8 1
169
Consolidation 3 2
Project Meeting –As-
Is/To-Be Gap/Fit
Analysis Review on
Consolidation 1 1
Design
3.1 S ystem Modification
Documentation
Sales 3 0
Purchasing 3 0
Inventory 2 0
M aster Planning and
Production 3 0
Finance 8 0
3.2 As-Is/To-Be Presentation
(with Gap/Fit Analysis) 5 2
Project Meeting – Evaluation for
Gap/Fit Analysis 1 1
Project Meeting – Review and
Adjustment Documentation 5 2
Development
4.1 Data Conversion and System
Modification
Data Conversion 30
170
Data conversion
p reparation 10 2
Data up load 5 2
System Modification and
Testing
Forms and Reports
Modification 25 0
Forms and Reports Testing 11 0
Dep loyment 5.1 Conference Room Pilot 88
Project M eeting – Scenario
Preparation 1 1
CRP Scenario Preparation 10 1
Project M eeting – Review of
Scenario and Data Upload
Preparation 1 1
5.2 AX En d User Training
Project Meeting –
Preparation for End User
Training 1 1
Supply Chain and
Production Training 8 1
Finance Training 7 1
Project Meeting –
Preparation for CRP Test 1 1
171
CRP Test 20 2
CRP Review 3 2
Issue Resolution 3 2
Project M eeting – Result of
CRP Review and Preparation
for Go Live 1 1
Update Process Doc (as-is
to-be) 3 2
Operation
(Go Live) 6.1 Go Live! 20
6.1.1 Go Li ve Preparation
Production Environment
Setup
User Menu & Secur ity
Setup 6 2
Final Data Conversion and
reconciliation 4 2
25
6.2.2 Go Li ve!
Project Meeting – Go Live
Preparation 1 1
Go Live 1 3
Post Live Onsite Support 5 2
First Month end Onsite
Support 5 2
172
Untuk menjalankan setiap tahapan dalam pengimplementasi SAP Business One,
dibutuhkan peranan dari SAP Business Partner dan user PT CUBIC Indonesia.
Microsoft Dynamics AX implementation team terdiri dari:
1. Project Manager : 1 orang
2. Functiona l Consultants : 2 orang
3. Technical Consultants : 1 orang
Total requirement time untuk implementasi = 238
Total man days = 243
User PT CUBIC INDONESIA terdiri dari :
1. Client IT Section Head.
2. Key User – Accounting
3. Key User – Operations
4. Key User – Purchasing
5. Key User – Logistics
4.1.2.2 System Requirement untuk Microsoft Dynamics AX
Dalam mengimplementasikan Microsoft Dynamics AX, ada beberapa system
requirement yang perlu di penuhi untuk mendukung setiap p roses yang akan
dilakukan dalam pengoperasian Microsoft Dynamics AX. System requirement yang
dibutuhkan terdiri dar i beberapa komponen, yaitu minimum hardware requirement,
Project Meeting – Project
Closing 1 1
GRAND TOTAL 238 243
173 network requirement, dan software requirement. Berikut adalah penjelasan untuk
setiap komponen tersebut.
1. Minimum Hardware Requirements:
Minimum hardware yang dibutuhkan untuk melakukan implementasi M icrosoft
Dynamics AX, yaitu :
Tabel 4.7 Hardware Requirement – Server M icrosoft Dynamics AX
Component Requirement
Processor Intel Pentium/Celeron family or compatible Pentium III Xeon or higher
p rocessor minimum; 1.1 GHz or higher recommended
RAM 512 MB RAM or more recommended
Monitor Super VGA (1024 x 768) or higher resolution monitor
Other DVD drive (required for installation from DVD)
2. Software Requirements
a. Software Requirements untuk semua komputer.
- Microsoft .NET Framework 3.5
- Microsoft Windows Installer 3.1
b. Software Requ irements khusus untuk server.
- Basic Software Requirements
Tabel 4.8 Software Requirement – Server Microsoft Dynamics AX
Component Requirements
Operating
system
Requirement yang dibutuhkan untuk operating system dalam microsoft
dynamics AX terdiri dari 3 pilihan, yaitu:
1. Microsoft Windows Server 2003 dengan Service Pack 2, Standard
Edition, Web Ed ition, Enterp rise Edition, atau Datacenter Edition.
2. Windows Server 2008 Standard Edition, Enterp rise Edition, Web
174
Edition, atau Datacenter Edition. Service Pack 2 untuk Windows
Server 2008 d iperbolehkan, tetap i tidak dibutuhkan.
3. Windows Server 2008 R2 Standard Edition, Enterp rise Edition, Web
Edition, atau Datacenter Edition
Catatan :
• Operating system yang dibutuhkan, yaitu OS dengan 32-bit dan 64-
bit.
• Microsoft Dynamics AX tidak disupport oleh Windows Server for
Itanium 64-bit processors
Authenticat
ion
Semua server dalam M icrosoft Dynamics AX menggunakan Windows
Authentication untuk authenticate users.
Internet
Information
Services
(IIS)
IIS 6.0 or later ( Dibutuhkan untuk melakukan settting up pada web
server)
ASP.NET ASP.NET 2.0 ( Dibutuhkan untuk melakukan settting up pada web server)
Database Tiga pilihan database yang dapat digunakan dalam M icrosoft Dynamics
AX, yaitu :
1. Microsoft SQL Server 2008, Standard or Enterp rise edition. Service
Pack 1 is supported, but not required.
2. Microsoft SQL Server 2005, Standard or Enterp rise edition, with
Service Pack 2 or Serv ice Pack 3
3. Oracle Database 10g R2, Enterprise or Standard
MDAC 2.80.1022.3 (dibutuhkan jika menggunakan SQL Server
database)
175
c. Software Requirements khusus untuk Client.
Tabel 4.9 Software Requirement – Client Microsoft Dynamics AX
Item Requirement
Operating
system
Tiga pilihan operating system yang dapat digunakan, yaitu:
1. Windows 7 Professional Edition or Ultimate Edition
2. Windows Vista Business Edition, Ultimate Edition, or Enterp rise
Edition, Serv ice Pack 1
3. Windows XP Professional Edition, Service Pack 2 atau 3
Catatan : Operating system yang dibutuhkan, yaitu OS dengan 32-bit
dan 64-bit.
Web browser 4 pilihan web browser yang dapat digunakan, yaitu:
1. Internet Exp lorer 6.0, Serv ice Pack 2
2. Internet Exp lorer 7.0
3. Internet Exp lorer 8.0
4. Mozilla Firefox 2.0
Catatan : web browser dibutuhkan untuk komputer client yang
mengakses Role Centers atau Enterprise Portal.
Microsoft
Office system
Dua pilihan Microsoft Office system yang dapat digunakan, yaitu :
1. 2003 Office release, Service Pack 3
2. 2007 Office release, Service Pack 1 or Service Pack 2
SQL Server
Analysis
Management
Objects
(AMO)
- Jika menggunakan Analysis Services 2005, maka SQL server AM O
yang dibutuhkan adalah Microsoft SQL Server 2005 Management
Objects Collection package
- Jika menggunakan Analysis Services 2008, maka SQL server AM O
M icrosoft Analysis Management Objects package.
176 4.2 Analisis Fit/Gap
Analisis fit/gap merupakan sebuah analisis yang bertujuan untuk
mengidentifikasi apakah software ERP yang akan diimplementasikan dapat
memenuhi kebutuhan perusahaan. Analisis fit/gap dilakukan dengan
membandingkan p roses bisnis perusahaan dengan fungsi-fungsi yang dised iakan o leh
software ERP.
Analisis Fit/Gap diawali dengan penentuan requirement perusahaan yang
diperoleh lewat hasil wawancara dengan divisi-div isi yang terkait dalam
implementasi ERP. Langkah selanjutnya adalah p roses penentuan ranking untuk
setiap requirement yang bertujuan untuk memberikan gambaran dan memastikan
implementation team berfokus pada hal yang benar-benar penting bagi peningkatan
proses bisnis perusahaan. Tiga jenis ranking dalam analisis fit/gap , yaitu : High,
Medium, dan Low. Setelah proses penentuan ranking selesai dilakukan, setiap
requirement yang ada akan disesuaikan dengan fungsi-fungsi yang dimiliki software
yang akan diimplementasi untuk melihat degree o f fit dari masing-masing software
yang terdiri dari tiga kond isi, yaitu Fit, Gap, dan Partia l Fit.
Setelah penentuan degree of fit, maka akan dilakukan pembobotan terhadap
setiap requirement untuk masing-masing software berdasarkan ranking dari setiap
requirement dan kondisi dari degree of fit. Hasil pembobotan ini akan
mendeskripsikan perbandingan pemenuhan requiremen t antara kedua software ERP,
yaitu SAP Business One dan Microsoft Dynamics AX.
Requirement utama yang dibutuhkan perusahaan adalah adanya sistem integrasi
yang menghubungkan departemen dalam perusahaan sehingga memudahkan proses
perp indahan data dan informasi antar departemen. Dalam analisis fit/gap,
requirement ini d iberi ranking High karena memiliki peranan penting dalam
177 operasional perusahaan. Dari kedua alternatif produk ERP yang menjadi p ilihan bagi
PT CUBIC INDONESIA baik SAP Business One maupun Microsoft Dynamics AX
dapat memenuhi requrement tersebut dalam kond isi Fit.
178
4.2.1 SAP Business One
4.2.1.1 Departemen Marketing dan New Project Development
Tabel 4.10 Analisis Fit/Gap Departemen Marketing dan New Project Development SAP Business One
No. Requirement Rank SAP
Business
One
Comments Alternatives
1.01 Laporan Penjualan per
bulan berdasarkan jen is
produk beserta grafik
H F Akan disesuaikan dengan standard report
yang tersedia pada SAP B1 khususnya
pada modul sales-AR Sales Reports
atau reports Sales&Purchasing Reports.
Jika ingin melakukan beberapa
penambahan pada laporan penjualan maka
dapat dilakukan custom pada Crystal
Report.
179
1.02 Evaluasi kepuasan
custom er serta Laporan
Analisa kepuasan
custom er
M P Dalam SAP Business One khususnya
modul Sales tidak tersedia f itur untuk
evaluasi customer serta analisa kepuasan
customer. Fitur tersebut terdapat di dalam
modul lain dari SAP Business One.
Dengan menggunakan modul
CRM (Customer Relationship
Management).
1.03 Sales ana lysis untuk
menghasilkan sales
forecast
H F Disesuaikan dengan f itur sales analysis
yang disediakan oleh SAP Business One
pada modul Sales-AR untuk
mengoptimalkan proses penjualan. (Sales-
AR Sales Reports Sales Analysis)
1.04 Control tim e in Sales
return
M P Control time in Sales Return pada SAP
Business One hanya terbatas pada adanya
text m essage in delivery note dan bukan
berupa alert ketika waktu untuk Sa les
Membuat query unt uk
melakukan pengecekan
mengenai tanggal pengiriman
barang yang terintegrasi dengan
180
return telah melewati limit yang
ditentukan.
nomor Delivery Order.
1.05 Control item return M F Akan disesuaikan dengan fitur yang ada di
dalam SAP Business One, pada modul
Sales-AR. (Sales-AR Return). SAP B1
memungkinkan pencatatan retur sebelum
dan setelah invoice dibuat.
1.06 Analisa delivery time
dalam setiap sales order
untuk menghasilkan
shipment schedule
H P SAP Business One modul Sales tidak
menyediakan fit ur khusus untuk analisa
delivery time tersebut.
Akan dibuat add-on untuk
mengatur sugestion of delivery
time disetiap sales order yang
ada dengan Java atau VB.
1.07 Integra ted Journal unt uk
setiap transaksi Penjualan
H F SAP Business One telah mengintegrasikan
jurnal untuk setiap transaksi pen jualan ke
departemen F&A.
181
1.08 History Sample Report
(Penentuan Bill Of
Material)
M F Dilakukan penyesuaian dalam SAP
Business One dengan pembuatan Bill o f
m aterials yang baru untuk produk sample.
BOM dibuat dengan mengkategorikan
BOM menjadi sales BOM dan production
BOM. Pengaturan terhadap BOM yang
dimiliki perusahaan dapat disesuaikan
dengan fitur yang terdapat dalam SAP
Business One, khususnya dalam modul
Production Bill Of Material.
1.09 Analysis Credit limit H F Disesuaikan software SAP Business One
yang telah menyediakan fitur analisa credit
limit di dalam modul Sales-AR. Credit
Limit check dilakukan saat pembuatan
182
Sales Order, Delivery, dan AR Invo ice.
1.10 Pemberitahuan Keluhan
Pelanggan
M P Surat Pemberitahuan Keluhan Pelanggan
belum tersedia pada fitur standar SAP
Business One.
Dengan membuat add-on
melalui UI API (Application
Programming Interface).
1.11 Analisis pengembangan
proyek baru
M P Standard dalam SAP Business One belum
menyediakan fit ur untuk melakukan
analisis atas proyek baru.
Dilakukan dengan
pengembangan add-on pada
software SAP Business One
yang berfungsi sebagai analisis
pengembangan proyek baru
dengan menentukan parameter
yang dibutuhkan dalam analisis
tersebut dengan menggunakan
Java atau VB.
183
4.2.1.2 Departemen Purchasing
Tabel 4.11 Analisis Fit/Gap Departemen Purchasing SAP Business One
No. Requirement Rank SAP
Business
One
Comments Alternatives
2.01 Vendor evaluation
berdasarkan spesifikasi yang
ditentukan
M P Dalam standar fitur SAP Business One
belum terdapat fitur vendor eva luation.
Menambahkan add-on
pada so ftware SAP
Business One yang
berfungsi sebagai PR
module dengan
menggunakan Java atau
VB.
2.02 Perubahan status Purchase
Order unt uk pembatalan
M F Disesuaikan terhadap SAP Business One
khususnya purchasing-AP Purchase
184
pesanan Order (pada menu bar, pilih data
cancel). Pem batalan PO dimungkinkan
karena belum ada pencatatan jurnal saat PO
dibuat.
2.03 Laporan Pembelian barang
per bulan
H F Akan disesuaikan dengan standard report
yang tersedia pada SAP Business One
khususnya pada modul purchasing-AP
Purchasing Reports. Jika ingin melakukan
beberapa penambahan pada laporan
penjualan maka dapat dilakukan custom
pada Crystal Report.
2.04 Material Requirement
Planning
H F Akan disesuaikan dengan tools MRP wizard
(MRP MRP Wizard)pada SAP Business
One sehingga dapat membantu proses
185
perencanaan permintaan bahan baku dan
mempercepat proses PO serta SO. Dalam
penggunaan MRP ada beberapa setting-an
yg berhubungan dengan MRP yang harus
diaktifkan yang terdapat pada item master
data dan sa les forecast. Hasil dari runn ing
MRP berupa order recomendation report
yang dapat dilihat pada MRP Order
Recomendation.
2.05 Integrated Journal unt uk
setiap transaksi Pembelian
H F SAP Business One telah mengintegrasikan
jurnal untuk purchasing docum ent yang
dihasilkan dari sebuah transaksi pembelian
ke departemen F&A melalui Transaction
Journal Report.
186
2.06 Performance supplier
evaluation report
H F Menggunakan salah sat u fitur yang
disediakan o leh modul purchasing
khususnya pada purchasing report, yait u
purchase analysis (Purchasing
Purchasing Reports Purchase Analysis).
Di dalam purchase ana lysis, user dapat
melihat informasi yang detil mengenai
jumlah order yang dilakukan kepada
supplier, produk yang paling sering dibeli,
tanggal pengiriman dar i supplier
dibandingkan dengan delivery date dalam
purchase order.
187
4.2.1.3 Departemen Finance and Accounting
Tabel 4.12 Analisis Fit/Gap Departemen Finance and Accounting SAP Business One
No. Requirement Rank SAP
Business
One
Comments Alternatives
3.01 Autom atically ledger
reconciliation account unt uk
setiap business partner serta
rekonsiliasi setiap G/L dari
account.
M F Disesuaikan dengan fitur pada SAP Business
One lewat Business Partner Interna l
Reconciliation Reconciliation atau Financial
Internal Reconciliation Reconciliation.
Dalam SAP Business One ledger reconciliation
disebut sebagai Internal reconciliation
memungkinkan untuk melakukan rekonsiliasi
terhadap account dari setiap business partner dan
rekonsiliasi unt uk setiap G/L account.
188
3.02 Proyeksi Laporan Keuangan H P SAP Business One tidak menyediakan fitur
standar untuk Proyeksi Laporan Keuangan.
Customize untuk pembuatan
laporan keuangan dilakukan
melalui journal voucher
(Financia ls → Journa l
Vouchers) berdasarkan
budget setiap departemen.
3.03 Laporan perbandingan budget
dan aktual
M F Disesuaikan dengan menggunakan fitur budget
report di dalam software SAP Business One
yang akan menghasilkan report comparison
actual VS Budget. Tapi sebelumnya harus
melakukan setup atas budget yang diinginkan
lewat Financia l Budget Setup Budget.
3.04 Laporan bon sementara M P Standard report dalam SAP Business One tidak
menyediakan fasilitas pembuatan laporan bon
Pembuatan laporan bon
sementara dapat di custom
189
sementara. sesuai dengan kebut uhan
perusahaan dengan
menggunakan crystal report.
3.05 Reconciliation ledger transaksi
Bank dan Catatan Mutasi Bank
M F Disesuaikan dengan fitur yang disediakan oleh
SAP Business One untuk melakukan rekonsiliasi
khususnya lewat Banking Bank statement and
external reconciliation). Selain itu perlu
diaktifkan free add-on Payment Engine yang
disediakan o leh SAP Business One.
3.06 Laporan pen jualan Fixed Asset L F Laporan pen jualan fixed asset yang diinginkan
perusahaan disesuaikan dengan free add-on
Fixed Asset yang disediakan SAP Business One.
3.07 Aging Schedu le untuk p iutang
jatuh tempo
H F Dengan menggunakan software SAP Business
One di dalam modul Financial, khususnya di
190
dalam Business Partner Business Partner
Reports - ag ing
3.08 Perhitungan pajak secara
otomatis seperti sales tax,
valueadded tax, and
withholding tax untuk setiap
traksaksi
M F Menggunakan fitur yang disediakan oleh
software SAP Business One berupa autom atic
tax lines item. Untuk melakukan pengaturan
terhadap setiap kategor i pajak dapat dilakukan
lewat Administration → Setup → Financials →
Tax
3.09 Alert untuk p iutang yang jat uh
tempo.
M P Modul finance software SAP Business One tidak
menyediakan fit ur Alert untuk piutang yang jatuh
tempo.
Alert untuk piutang jatuh
tempo dibuat melalui query
berdasarkan daily report
yang dapat menunjukkan
piutang jatuh tempo.
3.10 Analisa Cadangan Piutang Tak M F Disesuaikan dengan menggunakan fitur di dalam
191
Tertagih berdasarkan aging
account receivab le
software SAP Business One melalui modul
Financial khususnya di dalam menu Doubtful
Debts. Pengaturan atas doubtful debts dapat
dilakukan lewat Administration Setup
Financia ls Doubtfu l debts.
3.11 Maintain Currency unt uk
pembayaran atas pembelian
bahan baku import
H F SAP Business One menyediakan fitur unt uk
pengaturan Accoun ting Currencies, dimana
terdapat 3 jenis currency, yaitu Local Currency,
system currency, dan m ultiple currency.
Pengat uran atas currency dapat dilakukan lewat
Adm inistra tion Setup Financials
Currencies.
3.12 Petty Cash and Limit Petty
Cash
H F Disesuaikan terhadap SAP Business One dengan
menggunakan function deposit terhadap cash
192
account yang dimiliki perusahaan.
3.13 Perhitungan Cost Accounting
(untuk Finish good setiap item)
H F Perhitungan Cost Accounting untuk
menghasilkan Harga Pokok Produksi setiap
finish good berdasarkan Bill of Material dan
disesuaikan dengan additional com ponent
selama proses produksi ber langsung.
3.14 Autom atically journa l untuk
setiap transaksi
H F Disesuaikan dengan fitur yang terdapat pada
SAP Business One melalui financial journal
entries. SAP Business One juga memungkinkan
pengaturan jurnal yang disesuaikan dengan tipe
dokumen yang ada dalam menu administration.
3.15 Aging Schedu le untuk hutang
jatuh tempo
H F Dengan menggunakan software SAP Business
One di dalam modul purchasing-AP vendor
liabilities ag ing.
193
4.2.1.4 Departemen Production, Production Planning and Inventory Contro l (PPIC) dan Quality Assurance (QA)
Tabel 4.13 Analisis Fit/Gap Departemen Production, PPIC dan QA SAP Business One
No. Requirement Rank SAP
Business
One
Comments Alternatives
4.01 Internal production
order berdasarkan
Sales Order atau
Sales Forecast
M F Disesuaikan dengan fitur pada SAP Business One
untuk melakukan pengaturan atas IPO yang
dibut uhkan perusahaan. Fitur ini tersedia dalam
menu production production order.
4.02 Laporan bulanan
pemakaian sparepart
M F Sparepart merupakan salah satu jenis inventory
yang dimiliki perusahaan. Laporan bulanan
pemakaian sparepart dapat disesuaikan dalam SAP
Business One lewat Inventory Inventory Reports
Inventory Status.
194
4.03 Update data stock
barang jadi
H F Disesuaikan dengan fitur yang tersedia dalam SAP
Business One, dimana barang jadi (fin ished good)
menjadi master data yang digunakan perusahaan
dalam pencatatan dan pelaporan setiap transaksi.
Bertambah atau berkurangnya barang jadi akan
selalu terupdate, tergant ung dari jumlah produksi
yang dihasilkan dan jumlah barang yang dikirim ke
customer.
4.04 Daftar permintaan
Subcontractor
ekspedisi
L F Pihak ekspedisi dijadikan sebagai Business Partner
Master Data dan mengidentifikasi biaya yang
muncul dengan adanya ekspedisi, yaitu biaya
ekspedisi dalam SAP Business One. Daftar
permintaan subcontractor dapat disesuaikan dengan
form at definition dalam SAP Business One.
195
4.05 Analisa produksi
aktual harian dengan
jadwal produksi
M F Disesuaikan dengan SAP Business One yang
memungkinkan pembuatan laporan aktual dari 2 sisi
yang berbeda, yaitu dilihat dar i berapa jumlah
finished good yang masuk ke gudang dan
melakukan Custom report dari semua kegiatan
Received from Production.
4.06 Maintain Asset dan
perhitungan
penyusutan
M F Disesuaikan dengan fitur yang terdapat pada SAP
Business One, khususnya dalam Financial Fixed
Asset Depreciation Run. Setiap fixed asset harus
dilengkapi dengan deprecia tion area dan periode
depresiasi sebelum menghitung penyusutannya.
4.07 Production Schedule H P Tidak ada standar khusus dari f itur SAP Business
One untuk menjadwalkan produksi (production
schedule).
Akan dibuatkan add-on unt uk
pembuatan production schedule
dengan menggunakan Java atau
196
VB.
4.08 Non-con form ity
Report
L P SAP Business One tidak memiliki fit ur standar
untuk Non-conform ity Report tersebut.
Standard report untuk non-
confirmity report akan dibuat
lewat pengembangan add-on.
4.09 Laporan har ian
kualitas inline
produksi
M P Standard report dalam SAP Business One tidak
menyediakan fasilitas pembuatan Laporan har ian
kualitas inline produksi.
Standard report untuk laporan
kualitas inline akan dibuat lewat
pengembangan add-on melalui
query.
197
4.2.2 Microsoft Dynam ics AX
4.2.2.1 Departemen Marketing dan NPD (New Pro ject Development)
Tabel 4.14 Analisis Fit/Gap Departemen Marketing dan NPD Microsoft Dynamics AX
No. Requirement Rank Microsoft
Dynamics AX
Comments Alternatives
1.01 Laporan Penjualan
per bulan berdasarkan
jenis produk beserta
grafik
H F Dalam Microsoft Dynamic AX menyediakan laporan
penjualan per bulan beserta dengan grafiknya.
1.02 Evaluasi kepuasan
customer serta
Laporan Analisa
kepuasan custom er
M P Menggunakan modul Questionnaire For En terprise
Portal untuk mengevaluasi kepuasan custom er pada
modul CRM lalu dapat membuat laporan analisa
kepuasan customer di SQL Server Reporting Services.
Note : untuk memenuhi
requirem ent ini, perusahaan
harus mengaktifkan modul
CRM terlebih dulu.
1.03 Sales ana lysis untuk H F Disesuaikan dengan f itur yang terdapat pada Microsoft
198
menghasilkan sa les
forecast
Dynamics AX lewat Inventory management Reports
Forecast Sales forecast. AX juga menyediakan
fitur untuk melakukan import forecast dari p ihak
eksternal lewat Inventory
management Periodic Forecast Update
1.04 Control time in Sales
return
M P Microsoft Dynamics AX belum menyediakan fitur
untuk penentuan time limit dalam setiap sales return.
Melakukan customize dalam
Microsoft Dynamics AX
terhadap control tim e in sales
returns lewat morphX.
1.05 Control item return M F Dalam fitur Sales Ret urn juga terdapat pengendalian
barang yang dilakukan custom er lewat Account
Receivable sales order(pilih docum ent type). Setiap
retur harus dilengkapi dengan return reason.
1.06 Analisa delivery tim e H F Disesuaikan dengan sales order explosion functiona lity
199
dalam setiap sales
order untuk
menghasilkan
shipm ent schedule
dalam Microsoft Dynamics AX. Penentuan delivery
tim e didasarkan pada beberapa faktor, yaitu : sa les lead
tim e, transport tim e, dan working hours in production.
Saat Sales order dibuat, sistem akan melakukan
kalkulasi yang tepat mengenai sh ip date berdasarkan
custom er requested receipt date. Penentuan delivery
tim e tidak hanya dianalisis lewat ATP-available to
promise (kalkulasi berdasarkan inventory yang tersedia
dan current production), tetapi juga dianalisis dengan
CTP-capable to promise (kalkulasi berdasarkan
production capacity)
1.07 Integrated Journal
untuk setiap transaksi
Penjualan
H F Menggunakan fitur yang disediakan oleh software
Microsoft Dynamics AX unt uk autom atic posting ke
Accounting terhadap setiap transaksi pen jualan.
200
1.08 History Sample
Report (Penentuan
Bill Of Material)
M F Disesuaikan dengan f itur yang disediakan oleh
Microsoft Dynamic AX lewat Inventory management
Bills of materials. Pem buatan Bill of Material
dalam Microsoft Dynamcs AX bisa dilakukan dengan
dua cara, yaitu berdasarkan copy atas BOM yang telah
ada ataupun membuat BOM yang benar-benar baru.
1.09 Analysis Credit limit H F Ketika membuat Sales Order, Trade dalam Microsoft
Dynamic AX secara otomatis mengecek Cred it Limit,
Custom er Account Inform ation, Pricing Agreem ents,
dan Inventory Levels.
1.10 Pemberitahuan
Keluhan Pelanggan
M P Standard form dalam Microsoft Dynamics AX belum
menyediakan fitur untuk membuat pemberitahuan
keluhan pelanggan.
Dilakukan customize unt uk
pembuatan form
pemberitahuan keluhan
pelanggan pada Microsoft
201
Dynamics AX melalui
penggunaan morphX dengan
bahasa pemrograman X++.
1.11 Analisis
pengembangan
proyek baru
M F Disesuaikan dengan f itur project management dalam
Microsoft Dynamics AX yang memudahkan user unt uk
menentukan priority task dar i proyek tersebut sehingga
bisa menent ukan budget hours unt uk mengembangkan
proyek tersebut.
202
4.2.2.2 Departemen Purchasing
Tabel 4.15 Analisis Fit/Gap Departemen Purchasing Microsoft Dynamics AX
No. Requirement Rank Microsoft
Dynamics AX
Comments Alternatives
2.01 Vendor evalua tion
berdasarkan spesifikasi
yang ditentukan.
M F Microsoft Dynamics AX melakukan vendor com parison
dan selection berdasarkan request for quo te (Accounts
payable Requests for Quotes). Selain itu Microsoft
Dynamics AX juga memungkinkan perusahaan unt uk
melihat vendor yang belum memberikan jawaban atas
request for quo te yang dikirimkan lewat Accounts payable
Request for Quotes Sent Request for Quotes.
2.02 Perubahan status
Purchase Order untuk
pembatalan pesanan
M F Menggunakan fitur future message untuk memberikan flag
terhadap P O yang dibatalkan melalui Master planning
Places Futures Messages.
203
2.03 Laporan Pembelian
barang per bulan
H F Disesuaikan dengan invoiced purchase amount report
dalam Microsoft Dynamics AX yang dapat menampilkan
laporan sesuai dengan selection criteria yang diinginkan,
antara lain : item group, vendor group, warehouse, dan
periode laporan. Modifikasi atas laporan dapat dilakukan
lewat morphX.
2.04 Material Requirem ent
Planning
H F Fitur M RP dalam Microsoft Dynamic AX dapat
disesuaikan lewat modul master planning. Modul master
planning menyediakan fit ur scheduling untuk menghitung
requirement atas material yang dibutuhkan yang kemudian
akan men-generate planned orders (master planning
planned orders), serta melakukan control atas safety stock
(master planning journals safety stock).
2.05 Integra ted Journal H F Menggunakan fitur yang disediakan oleh software
204
untuk setiap transaksi
Pembelian
Microsoft Dynamics AX unt uk autom atic posting ke
Accounting terhadap setiap transaksi pen jualan.
2.06 Perform ance supp lier
evaluation report
H F Menggunakan fitur yang disediakan oleh Microsoft
Dynamics AX pada modul purchasing untuk melihat
vendor performance report. Selain itu, tersedia pula report
untuk melihat performance supplier lewat Top 10 vendors
with high return rate.
205
4.2.2.3 Departemen Finance and Accounting
Tabel 4.16 Analisis Fit/Gap Departemen Finance and Accounting Microsoft Dynamics AX
No. Requirement Rank Microsoft
Dynamics AX
Comments Alternatives
3.01 Automatically ledger
reconciliation account
untuk setiap business
partner serta rekonsiliasi
setiap G/L dari account.
M F Disesuaikan dengan modul Financial dalam Microsoft
dynamic AX untuk melakukan rekonsiliasi baik untuk account
dari setiap customer maupun supplier. Rekonsiliasi untuk
setiap account customer terdapat pada General ledger
Reports Reconciliation Customer Customer.
Rekonsiliasi unt uk setiap account supplier terdapat pada
General ledger Reports Reconciliation Vendor
vendor.
3.02 Proyeksi Laporan
Keuangan
H P Microsoft Dynamics AX hanya menyediakan fasilitas unt uk
memproyeksikan salah satu jen is laporan keuangan yaitu cash
Dilakukan customize
untuk pembuatan
206
flow forecast. Pengaturan cash flow forecast untuk sales lewat
Accounts receivable Setup. Pengaturan cash flow forecast
untuk purchasing lewat accounts payab le Setup. Penentuan
cash f low forecast berdasarkan ledger budget lewat General
ledger Setup Overview tab Cash flow forecasts
proyeksi laporan
keuangan pada
Microsoft Dynamics
AX melalui
penggunaan morphX
dengan bahasa
pemrograman X++.
3.03 Laporan perbandingan
budget dan akt ual
M F Disesuaikan dengan f itur yang terdapat pada Microsoft
Dynamics AX. Untuk Actual vs Budget report dapat di akses
lewat General ledger Reports Budget Actual vs
Budget Chart atau Finance Actual vs Budget. Selain dalam
bent uk report microsoft Dynamics AX pun menyediakan chart
untuk melengkapi dan mempermudah departemen accounting
untuk menganalisis laporan tersebut.
207
3.04 Laporan bon sementara M P Standard report dalam Microsoft Dynamics AX belum
menyediakan fasilitas untuk membuat laporan bon sementara.
Dilakukan customize
untuk pembuatan
laporan bon sementara
pada Microsoft
Dynamics AX melalui
penggunaan morphX
dengan bahasa
pemrograman X++.
3.05 Reconcilia tion ledger
transaksi Bank dan
Catatan Mutasi Bank
M F Disesuaikan dengan modul Bank pada Microsoft dynamics AX
khususnya pada Bank Functions Account reconciliation.
3.06 Laporan penjualan Fixed
Asset
L F Pengaturan tentang f ixed asset dalam Microsoft Dynamics AX
tersedia dalam menu general ledger khususnya General ledger
Reports Base data. Fit ur fixed asset dalam Microsoft
208
Dynamics AX memudahkan perusahaan untuk memonitor dan
mengontrol keseluruhan tentang Fixed Asset.
3.07 Aging Schedule untuk
piutang jatuh tempo
H F Disesuaikan dengan f itur customer aging report dalam
Microsoft Dynamics AX yang dapat di akses lewat Accounts
receivable Reports Status Customer aging report.
Fitur ini disediakan o leh Microsoft Dynamics AX unt uk
meningkatkan pengontrolan atas piutang dari setiap customer.
Selain aging report, Microsoft Dynamics AX juga
menyediakan detailed due day list.
3.08 Perhitungan pajak secara
otomatis seperti sales tax,
valueadded tax, and
withholding tax untuk
setiap traksaksi
M F Perhitungan pajak dalam Microsoft Dynamics AX dilakukan
secara otomatis dengan menentukan tax param eter disetiap
form yang terkait. Melakukan pengaturan terhadap tax yang
akan digunakan. Pengaturan terhadap sales tax dapat dilakukan
lewat General ledger Setup Sales tax. Setelah it u
209
dibut uhkan juga penent uan sales tax parameter disetiap form
yang terkait. Pengat uran terhadap witholding tax dilakukan
lewat general ledger (General ledger Setup Withholding
tax) dan account payable (Accounts payable Setup
Select calculate witholding tax)
3.09 Alert untuk piutang yang
jatuh tempo
M F Disesuaikan dengan f itur yang tersedia dalam Microsoft
Dynamics AX. Alert didefinisikan untuk setiap account dari
business partner dan item yang terdapat dalam Microsoft
Dynamics AX, alert tersebut dapat didef inisikan untuk setiap
dokumen yang ada dalam Microsoft Dynamics AX.
Pendefinisian alert dibuat berdasarkan pre-def ined date. Alert
dapat dibuat oleh orang yang memiliki hak akses khusus
seperti accounting m anager dan mengassign alert rule kepada
orang yang bertanggung jawab unt uk menangani p iutang.
210
3.10 Analisa Cadangan
Piutang Tak Tertagih
berdasarkan aging
account receivable
M F Disesuaikan dengan modul Account Receivable dalam
Microsoft Dynamics AX lewat fitur budget ledger. Dimana
jumlah p iutang tak tertagih tidak lebih dari budget ledger yang
ditentukan untuk account bad debt.
3.11 Maintain Currency unt uk
pembayaran atas
pembelian bahan baku
import
H F Disesuaikan dengan pengaturan pada company currency
conversion lewat Administration Setup System
Currency. Currency dalam Microsoft dynamics AX dibagi
menjadi dua jenis, yaitu com pany currency dan secondary
currency.
3.12 Petty Cash and Lim it
Petty Cash
H F Melakukan penyesuaian terhadap chart of account (General
ledger Common Forms Chart of Account Details) dalam
module General ledger. Dan menggunakan salah satu tools
dalam Microsoft Dynamics AX yait u workf low unt uk
penentuan limit petty cash.
211
3.13 Perhitungan Cost
Accounting (untuk Finish
good setiap item)
H F Pengaturan terhadap cost accounting dalam Microsoft
Dynamics AX dapat dilakukan lewat general ledger cost
accounting. Pengintegrasian cost accounting dilakukan lewat
tiga modul, yait u : General Ledger, Production, dan Project.
3.14 Automatically journal
untuk setiap transaksi
H F Menggunakan fitur yang disediakan oleh Microsoft Dynamics
AX yang sudah menyediakan otomatisasi jurnal setiap
transaksi.
3.15 Aging Schedule untuk
utang jatuh tempo
H F Disesuaikan dengan f itur custom er aging report dalam
Microsoft Dynamics AX yang dapat di akses lewat Accounts
payable Reports Status vendor aging report. Fitur ini
disediakan o leh Microsoft Dynamics AX untuk meningkatkan
pengontrolan atas pembayaran hutang kepada supplier. Selain
aging report, Microsoft Dynamics AX juga menyediakan
detailed due day list.
212
4.2.2.4 Departemen Production, Production Planning and Inventory Contro l (PPIC) dan Quality Assurance (QA)
Tabel 4.17 Analisis Fit/Gap Departemen Production, PPIC dan QA Microsoft Dynamics AX
No. Requirement Rank Microsoft
Dynamics AX
Comments Alternatives
4.01 Interna l
production order
berdasarkan Sales
Order atau Sa les
Forecast
M F Fasilitas untuk mendukung proses pembuatan internal
production order dalam Microsoft Dynamic AX tersedia
dalam modul Production khususnya Production
Production Orders. Internal production order dalam dapat
dibuat secara manual atau secara otomatis berdasarkan
sales order atau master plann ing schedule yang telah
ditentukan.
4.02 Laporan bulanan
pemakaian
sparepart
M F Sparepart merupakan salah satu jenis inventory yang
dimiliki perusahaan. Laporan bulanan pemakaian
sparepart dapat disesuaikan dalam Microsoft Dynamics
213
AX lewat Inventory management Reports Status
Inventory value. Apabila dibutuhkan tambahan dalam
laporan pemakaian sparepart yang tidak tersedia dalam
Microsoft Dynamics AX, dapat dilakukan lewat morphX.
4.03 Update data stock
barang jadi
H F Menggunakan fitur yang disediakan oleh Microsoft
Dynamics AX, dimana stok barang akan ter-update
ketika barang telah selesai di produksi ataupun barang
sudah dikirim ke customer.
4.04 Daftar permintaan
Subcontractor
ekspedisi
L F Disesuaikan dengan modul Master Planning dalam
Microsoft Dynamics AX unt uk mendefinisikan proses
outsourcing terhadap subcontractor dan lewat modul
production (Production Places Subcontracted
Work) untuk melihat nomor delivery apa saja yang
menggunakan subcon tractor. Penentuan subcontractor
214
dilakukan dengan menentukan capacity level dar i suatu
pengiriman yang membutuhkan subcontractor ekspedisi,
sehingga delivery tetap bisa dilakukan tepat pada
waktunya.
4.05 Analisa produksi
aktual harian
dengan jadwal
produksi
M F Disesuaikan dengan f itur Actual Vs Planned for
production order yang disesuaikan oleh Microsoft
Dynamics AX. Actual Vs planned report meliputi Actual
Vs p lanned cost dan actual Vs Planned consumption.
4.06 Maintain Asset
dan perhitungan
penyusutan
M F Disesuaikan dengan f itur yang tersedia dalam Microsoft
Dynamics AX lewat General ledger Fixed assets
Depreciation books.
4.07 Production
Schedule
H F Menggunakan fitur Scheduling methods dalam modul
Master Planning untuk membuat production schedule.
Scheduling dibagi menjadi dua bagian, yaitu : operation
215
scheduling(production production order overview
tab(select operation scheduling)) dan job
scheduling(production periodic job scheduling).
Operation scheduling ber isi tentang long-term plan dar i
produksi yaitu tanggal selesai produksi. Job scheduling
ber isi tentang detailed plan production by day, hours,
dan minutes, yang terkait dengan orang yang terkait
dalam produksi, tanggal, waktu, dan material.
4.08 Non-con formity
Report
L P Standard report dalam Microsoft Dynamics AX belum
menyediakan fasilitas unt uk membuat non-conformity
report.
Dilakukan customize unt uk
pembuatan non-conformity
report pada Microsoft
Dynamics AX melalui
penggunaan morphX dengan
bahasa pemrograman X++.
216
4.09 Laporan har ian
kualitas inline
produksi
M P Standard report dalam Microsoft Dynamics AX belum
menyediakan fasilitas unt uk membuat laporan harian
kualitas inline produksi.
Dilakukan customize unt uk
pembuatan laporan kualitas
inline produksi pada Microsoft
Dynamics AX melalui
penggunaan morphX dengan
bahasa pemrograman X++.
217 4.2.3 Perbandingan Hasil Analisa Fit/Gap S AP Business One dan Microsoft
Dynamics AX
Berdasarkan hasil analisa Fit/Gap pada kedua alternatif yang telah
diuraikan diatas, maka kita dapat membandingkan kemampuan masing-masing
alternatif produk untuk memenuhi requ irement PT CUBIC INDONESIA.
Tabel dibawah in i menun jukkan perbandingan antara kedua alternatif tersebut.
Tabel 4.18 Perbandingan Hasil Analisis Fit/Gap
Ranking
Requirement
Total
Requirement
SAP Business
One
Microsoft
Dynamics AX
F P G F P G
H 18 15 3 0 17 1 0
M 20 12 8 0 15 5 0
L 3 2 1 0 2 1 0
Total 41 29 12 0 34 7 0
Diagram berikut menun jukkan pemenuhan kebutuhan (requirement) secara
keseluruhan.
1. SAP Business One
71%
29%
0%
Fit Partial Gap
Gambar 4.3 Diagram Pemenuhan Requirement Fit/Gap pada SAP Business One
218
2. M icrosoft Dynamics AX
83%
17% 0%
Fit Partial Gap
Gambar 4.4 Diagram Pemenuhan Requirement Fit/Gap pada Microsoft
Dynamics AX
Dilihat dari tabel 4.17 serta gambar 4.3 dan gambar 4.4 tidak ditemukan
kondisi Gap untuk kedua alternatif p roduk baik SAP Business One maupun
Microsoft Dynamics AX. Hal ini membuktikan bahwa kedua alternatif produk dapat
memenuhi requirement PT CUBIC INDONESIA pada kondisi fit maupun partial.
4.3 Metode Information Economics
Metode Information Economics merupakan sebuah metode yang dapat
digunakan untuk menilai kelayakan suatu teknologi informasi/sistem informasi
dengan mengh itung ROI yang dikombinasikan dengan hasil analisis yang diperoleh
lewat domain bisnis dan domain teknologi pada PT CUBIC INDONESIA.
Perhitungan ROI dalam Information Economics dilakukan lewat Analisis Biaya dan
Manfaat Tradisional, Value Linking, Value Acceleration, dan Va lue Restructuring.
Analisis dalam Information Economics diawali dengan melakukan pembobotan
corporate value PT CUBIC INDONESIA untuk melihat pandangan manajemen
secara umum tentang adanya pengimplementasian ERP dalam perusahaan.
219 Selanjutnya diikuti dengan p roses identifikasi manfaat/target yang diperoleh dengan
pengimplementasian software ERP, baik SAP Business One maupun Microsoft
Dynamics AX.
Langkah selanjutnya dalam Information Economics yaitu melakukan
perhitungan terhadap biaya investasi dan pengimplementasian software ERP, yang
terdiri dari biaya investasi awal untuk mengimplementasikan ERP dan biaya
pengembangan software ERP selama lima tahun pertama software
diimplementasikan. Selanjutnya adalah pengkuantifikasian manfaat yang telah
diidentifikasikan berdasarkan 3 jen is manfaat yang d iidentifikasikan Parker, yaitu
Tangible Benefit, Quasi Tangible benefit, dan Intangib le Benefit yang nantinya akan
menghasilkan ROI.
Langkah terakhir yang dilakukan dalam analisis dengan Information Economics
adalah mengalikan bobot yang diperoleh dari pembobotan coporate value dengan
hasil dari perhitungan analisis biaya dan manfaat tradisional yang dilengkapi dengan
konsep value linking, value acceleration, dan value restructuring, serta penilaian
nilai dan resiko dalam domain bisnis dan teknologi. Hasil perkalian ini akan
dijumlahkan untuk memperoleh skor akh ir Information Economics.
Proses perhitungan biaya dan manfaat serta pengalian bobot corporate value
dengan setiap komponen dalam Information Economics d iatas berlaku untuk kedua
software ERP yang menjadi alternatif p ilihan produk ERP bagi PT CUBIC
INDONESIA, yaitu SAP Business One dan Microsoft Dynamics.
Hasil perkalian yang diperoleh tersebut akan dijumlahkan untuk memperoleh
skor akhir untuk masing-masing alternatif p roduk ERP yang ada. Berdasarkan hasil
skor akhir ini, maka dapat diidentifikasikan p roduk ERP mana yang paling sesuai
220 untuk diimplementasikan pada PT CUBIC INDONESIA untuk mendukung dan
meningkatkan p roses bisnis perusahaan.
4.3.1 Pembobotan Corporate Value PT CUB IC INDONESIA dalam
Implementasi ERP
Corporate value diidentifikasikan dengan menentukan tingkat kepentingan
setiap faktor nilai dan resiko antara p rospek bisnis dan sistem informasi yang
dimiliki perusahaan. Corporate value sangat penting dalam memberikan pemahaman
kepada perusahaan tentang nilai yang sesuai untuk melakukan sebuah investasi
dalam pengimplementasian ERP, serta mendeskripsikan pandangan dan nilai dari
pihak menejemen yang memiliki perspektif dan gaya kepemimpinan yang dominan
dari PT CUBIC INDONESIA. Pembobotan ini dilakukan lewat dua domain, yaitu
domain bisnis dan domain teknologi. Hasil dari pembobotan corporate value
diperoleh lewat penyebaran kuesioner dengan menggunakan pertanyaan yang ada
dalam metode Information Economics. Kuesioner d iisi o leh pihak manajemen dan IT
Section Head PT CUBIC INDONESIA. Pembobotan untuk faktor nilai memiliki
bobot maksimum +5 dan bobot minimum 0, sedangkan untuk faktor resiko memiliki
bobot maksimum 0 dan bobot minimum -5.
Berdasarkan informasi yang d iperoleh dari p ihak manajemen dan IT Section
Head, atas pembobotan terhadap domain bisnis dan domain teknologi, maka PT
CUBIC INDONESIA memiliki dukungan bisnis dan teknologi yang kuat, sehingga
PT CUBIC INDONESIA terletak dalam posisi strategic (kuadran B) pada quadrant
corporate value yang diidentifikasikan o leh parker.
221 1. Financia l Value
- Return On Investment (ROI)
Return On Investment (ROI) merupakan pengukuran p resentase tingkat
pengembalian nilai investasi kepada perusahaan. Manajemen perusahaan
menyadari bahwa investasi teknologi informasi tidak selalu memiliki
pengembalian yang langsung dapat diukur, namun tetap menganggap bahwa
faktor investasi ini penting untuk mengetahui kelayakan dan kesuksesan suatu
investasi teknologi informasi yang dilakukan sehingga bobot yang diperoleh
untuk faktor ROI yaitu +4.
2 Strategic Value
- Strategic Match
Perusahaan mendukung penuh terhadap pemilihan proyek TI yang selaras
dengan strategi tujuan perusahaan dan investasi TI yang mendukung pencapaian
tujuan perusahaan dan PT CUBIC INDONESIA menganggap proyek ini selaras
dengan strategi tujuan perusahaan, sehingga nilai bobot yang diperoleh yaitu +4.
- Competitive Advantage
Dari berbagai faktor keunggulan untuk sebuah perusahaan, PT CUBIC
INDONESIA menilai bahwa investasi teknologi informasi juga merupakan salah
satu strategi untuk bisa berkompetitif dengan para pesaing. Penerapan teknologi
investasi yang sudah direncanakan dapat meningkatkan keunggulan bersaing
sehingga bobot yang diperoleh yaitu +3.
- Competitive Response
Penundaan terhadap p royek TI merupakan faktor yang berhubungan dengan
kerugian perusahaan untuk bersaing dengan para pesaingnya. PT CUBIC
INDONESIA merasa penundaan teknologi sistem informasi ini cukup
222
mempengaruhi kegagalan kompetitif namun tidak kehilangan kemampuannya
untuk merespon secara cepat dan efektif dalam lingkungan persaingan sehingga
manajemen memberi bobot +3.
- Management Information for CSF
Proyek teknologi informasi memiliki kontribusi yang cukup besar bagi
manajemen untuk dapat memperoleh informasi penting yang dapat mendukung
faktor Critical Success Factors. Informasi penting yang dapat diperoleh tersebut
dapat membantu manajemen puncak dalam pengambilan keputusan yang tepat
untuk menunjang kesuksesan PT CUBIC INDONESIA sehingga bobot yang
diperoleh yaitu +4.
- Strategic IT Architecture
Investasi teknologi informasi yang akan dibangun harus selaras dan beraliansi
dengan perencanaan strategis sistem informasi perusahaan. Investasi proyek TI
ini merupakan bagian integral dari blueprint yang bukan merupakan p rasyarat
blueprint proyek lain namun tetap memiliki hubungan. PT. CUBIC melihat
bahwa investasi proyek TI harus memiliki keselarasan dengan perencanaan
strategis sistem informasi yang ada, sehingga bobot yang diperoleh yaitu +4.
3. Stakeholders Value
- Service and Quality
PT CUBIC INDONESIA merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
manufaktur automotive dengan skala perusahaan menengah. Untuk dapat
bersaing dalam kompetitif dunia manufaktur dengan para pesaingnya, maka
perusahaan harus meningkatkan kualitas pelayanan dan kualitas kerja. Investasi
teknologi ini akan memberikan dampak yang cukup besar bagi manajemen
223
untuk mendukung kualiatas pelayanan dan kualitas kerja tersebut, sehingga
bobot yang diber ikan yaitu +4.
- Environmental Quality
Proyek teknologi informasi yang diinvestasikan memiliki dampak terhadap
kualitas lingkungan (stakeholder) perusahaan. PT CUBIC INDONESIA
beranggapan bahwa investasi p royek TI ini akan memberikan dampak yang
cukup besar terhadap peningkatan kualitas lingkungan perusahaan namun tidak
berdampak terhadap keseluruhan lingkungan (stakeholder) perusahaan itu,
sehingga bobot yang diberikan yaitu +3.
- Agility, Learning, and Empowerment
Implementasi teknologi informasi yang dilakukan akan membuat karyawan
menjad i lebih fleksibel dalam bekerja dan cepat menyesuaikan semua perubahan
yang mungkin terjadi di dalam perusahaan. Selain manfaat fleksibilitas
karyawan, pengimplementasian teknologi tersebut mampu membuat perusahaan
dapat menyesuaikan perubahan internal maupun eksternal walaupun tidak
sepenuhnya. Hal ini membuat p ihak manajemen memberikan bobot bernilai +3.
- Cycle Time
Penerapan ERP dinilai cukup member ikan peran yang besar oleh p ihak
manajemen perusahaan karena ERP membantu untuk meningkatkan kefektifan
komponen atau elemen yang terlibat dalam sebuah p roses bisnis sehubungan
dengan peningkatan posisi kompetitif perusahaan. ERP dapat memfasilitasi
perusahaan untuk mengefektifkan setiap proses yang terkait dengan sales,
procurement baik untuk bahan baku yang bersifat lokalisasi dan impor, serta
membantu meningkatkan p roses pembuatan production planning. Oleh karena
itu, nilai cycle time d iberi bobot +3.
224
- Mass Customization
Penerapan ERP diharapkan dapat menyediakan kemampuan untuk
memproduksi produk-produk yang beragam dengan lebih cepat sehingga dapat
membantu untuk meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dibanding dengan
pesaing-pesaingnya. Oleh karena itu, nilai mass customization diberi bobot +3.
4. Competitive Stra tegy Risks
- Business Strategy Risk
Penerapan ERP dapat memunculkan berbagai resiko bagi perusahaan apabila
tidak dikelola dengan baik. Resiko penerapan ERP juga dapat disebabkan oleh
pihak eksternal yang terlibat dengan kegiatan perusahaan. Seperti adanya
keluhan pelanggan maupun vendor ak ibat pengimplementasian system yang
baru sehingga mereka harus beradap tasi kembali dengan system yang ada.
Faktor ini dinilai cukup beresiko oleh perusahaan sehingga diberi bobot -2.
- IT Strategy Risk
Perusahaan mengharapkan p royek teknologi informasi yang bersifat fleksibel
untuk dapat mendukung strategi IT jangka panjang. Perusahaan sangat berhati-
hati dalam memilih investasi untuk teknologi informasi khususnya ERP.
Pengimplementasian ERP dinilai sesuai dengan strategi IT jangka panjang yang
dapat mendukung kelangsungan bisnis, sehingga faktor IT Strategy Risk dinilai
memiliki tingkat resiko sedang dengan bobot -3.
5. Organizationa l Strategy Risks and Uncertainties
- Business Organization Risk
Setiap investasi teknologi informasi yang akan dilakukan perusahaan harus di
rencanakan dengan sebaik mungkin, begitu pula dengan proses
pengimplementasian ERP. Semua persiapan p roses-p roses, p rosedur-p rosedur,
225
pelatihan bagi pemakai, manajemen, def inisi produk ERP, dan pemahaman
kebutuhan pasar harus teridentifikasi dengan baik. Apabila semua kebutuhan
untuk implementasi teridentifikasi dengan baik, maka resiko ketidaksiapan dapat
dihindari dan tidak akan terjadi kesenjangan antara kemampuan perusahaan
dengan persyaratan untuk implementasi ERP. Saat ini perusahaan cukup
memiliki kesiapan untuk mengimplementasikan ERP, sehingga memberi bobot -
2 untuk faktor Business Organization Risk.
- IT Definitiona l Uncertain ty
Factor ini menggambarkan sejauh mana ERP yang diimplementasikan dapat
memberikan solusi yang tepat untuk setiap masalah yang muncul dalam
perusahaan baik masalah yang bersifat rutin maupun nonrutin. Bagi PT CUBIC
INDONESIA resiko ketidakpastian dalam IT ini bisa saja muncul karena div isi
IT tidak memahami perubahan akan kebutuhan bisnis perusahaan. Untuk saat
ini, perusahaan cukup memiliki pengetahuan tentang persyaratan dan spesifikasi
dalam pengimplementasian ERP sehingga untuk faktor IT Definitionl
Uncertainty d iberi bobot -3.
- IT Technical and Implemention Risk
Kurangnya keahlian yang dibutuhkan oleh staff dan manajemen untuk
menjalankan ERP dapat menimbulkan resiko jangka panjang yang nantinya
dapat menghambat jalannya proses bisnis perusahaan, sehingga perlu dilakukan
peningkatan keahlian para staff lewat training. Selain itu, PT CUBIC
INDONESIA ketergantungan akan perangkat keras, p iranti lunak, aplikasi
piranti lunak, dan implementasi ap likasi bersifat menengah. Oleh karena itu,
faktor IT Technical and Implemention Risk diberi bobot -3.
226
- IT Services Delivery Risk
Dengan adanya pengimplementasian sistem yang baru, yaitu ERP.
Perusahaan men ilai bahwa dalam jangka pendek akan muncul resiko dalam
penyampaian layanan sistem yang baru tersebut kepada setiap user. Hal ini
menyangkut cara beradaptasi setiap user terhadap sistem yang baru untuk
pemberian pelayanan kepada customer. Perusahaan menilai faktor ini cukup
beresiko, sehingga diberi bobot -3.
4.3.2 Identifikasi Manfaat Pengimplementasian Enterprise Resources Planning
(ERP)
Identifikasi manfaat yang akan diperoleh dengan mengimplementasi sistem
ERP dalam PT CUBIC INDONESIA di bagi menjadi 3 bagian sesuai dengan jenis-
jenis manfaat yang dideskripsikan oleh Parker, yaitu Tangible Benefit, Quasi
Tangible Benefit, dan Intang ible Benefit. Proses perhitungan ketiga jenis manfaat
tersebut di dalam metode Information Economics adalah sebagai berikut :
1. Manfaat Berwujud(Tangible Benefit) dihitung lewat pengurangan biaya
operasional di dalam analisis biaya dan manfaat tradisional, yang akan
menghasilkan ROI awal.
2. Manfaat Semi Berwujud(Quasi Tangible Benefit) dihitung lewat konsep value
linking, value acceleration, dan value restructuring, yang akan menghasilkan
ROI yang baru.
3. Manfaat tidak berwujud(Intangib le Benefit) termasuk dalam penilaian domain
bisnis dan domain teknologi yang terkait dengan penilaian n ilai dan resiko
investasi.
227 Adapun manfaat dari implementasi sistem ERP disebutkan dalam tabel berikut.
Tabel 4.19 Manfaat Implementasi Sistem ERP
Jenis Manfaat Manfaat Teknik Kuantifikasi
(M etode IE)
Tangible Benefit M engurangi biaya operasional, yang
terdiri dari :
- Pengurangan biaya lembur
- Pengurangan biaya listrik
- Pengurangan biaya kertas
- Pengurangan biaya tinta
Traditional Cost
Benefit Ana lysis
Quasi Tangible
Benefit (Tangible
unmeasurable-
TU dan
intangible
measurable-IM )
TU :
- M engefektifkan pengelolaan
transaksi.
- M eningkatkan p roduktivitas
karyawan.
IM :
- M engurangi human error dalam
proses penginputan data.
Value Linking, Value
Acceleration, Value
Restructuring.
Intangible Benefit - M eningkatkan image perusahaan
- M eningkatkan kepuasan customer
- M emampukan perusahaan untuk
bersaing secara global
- M embantu p roses pengambilan
keputusan manajemen.
-
228 4.3.2.1 Tangib le Benefit
Manfaat berwujud yang dapat diperoleh dari penerapan sistem ERP di dalam
perusahaan adalah dengan adanya pengurangan biaya operasional pada PT
CUBIC INDONESIA. Pengurangan biaya operasional terdiri atas :
a. Pengurangan biaya lembur karyawan khususnya untuk bagian production dan
quality assurance. Pengurangan biaya lembur dapat terjadi karena adanya
p roses pembuatan laporan harian yang didukung oleh sistem ERP untuk kedua
bagian tersebut, serta adanya p roses penjadwalan produksi yang didukung
dengan ketersediaan material seh ingga karyawan dapat menyelesaikan jadwal
p roduksi tepat pada waktunya.
b. Pengurangan biaya listrik yang disebabkan karena adanya pengurangan jam
lembur karyawan. Apabila jam lembur karyawan dapat di minimalisasi maka
dengan sendirinya penghematan biaya listrik pun dapat terjadi.
c. Pengurangan biaya kertas. Penerapan sistem ERP dapat menghemat
penggunaan biaya kertas karena semua bagian telah terintegrasi, sehingga
tidak dibutuhkan lagi proses printing ketika suatu bagian membutuhkan
informasi dari bagian lain.
d. Penghematan biaya tinta secara otomatis akan berkurang karena terjadi-nya
pengurangan kertas yang dicetak oleh perusahaan yang disebabkan oleh
sistem integrasi.
229 4.3.2.2 Quasi Tangible Benefit
Manfaat setengah berwujud yang dapat di peroleh dar i penerapan sistem ERP
pada PT CUBIC INDONESIA , yaitu :
a. Mengefektifkan pengelolaan transaksi.
Pengelolaan transaksi rutin dalam perusahaan menjadi lebih cepat dan efektif
karena tidak membutuhkan lead time yang panjang dalam proses
penyelesaiannya. Hal ini disebabkan karena adanya dukungan sistem ERP
yang menyediakan informasi yang real time saat dibutuhkan.
b. Mengurangi human error dalam proses penginputan data.
Proses penginputan data di dalam PT. CUBIC INDONESIA saat ini masih
banyak terjadi redudancy, yaitu ketika terjadi kesalahan pencatatan transaksi,
maka beberapa Bagian/Departemen harus mengoreksinya kembali, yaitu
Dept.Finance dan Dept.IT. Penggunaan sistem ERP ini akan mengurangi
tingkat human error yang terjadi seperti masalah diatas, dimana data transaksi
yang ada sudah terintegrasi, sehingga ketika salah satu departemen telah
melakukan koreksi catatan maka data transaksi lain juga secara otomatis telah
terupdate.
4.3.2.3 Intangible Benefit
Manfaat tidak berwujud yang dapat diperoleh dari penerapan sistem ERP pada PT
CUBIC INDONESIA, yaitu :
a. Meningkatkan image perusahaan.
Dengan adanya implementasi ERP, PT CUBIC INDONESIA dapat
meningkatkan image perusahaan dalam pandangan business partner yang
terkait dengan perusahaan. Peningkatan image ini dapat dicapai dengan
230
adanya peningkatan kepuasan customer karena setiap pesanan dapat selesai
dan dikirim tepat pada waktunya, serta peningkatan kepuasan supplier karena
adanya p roses pembayaran yang tepat pada waktunya.
Requirement-requ irement yang memenuhi manfaat peningkatan image
perusahaan adalah requirement 3.15 – Aging schedule untuk utang jatuh
tempo.
b. Meningkatkan kepuasan customer
Pada saat barang yang sudah dipesan oleh customer akan dip roses oleh
sistem ERP ini, maka sistem akan menentukan tanggal pengiriman barang dan
barang sudah harus dikirim sesuai dengan tanggal yang sudah disetujui,
sehingga customer juga akan merasa puas dengan hasil kerja perusahaan
karena tepat waktu pengirimannya.
Requirement-requ irement yang memenuh i manfaat peningkatan kepuasan
customer adalah requiremen t 1.02 – Evaluasi kepuasan customer dan
requirement 1.06 – Analisis delivery time.
c. Memampukan perusahaan untuk bersaing secara global.
Selain meningkatkan image perusahaan, sistem ERP juga menjad i nilai
kompetitif baru bagi PT CUBIC INDONESIA untuk bersaing dengan para
pesaing bisnisnya. Hal ini dikarenakan sistem ERP dapat menyediakan
informasi yang dibutuhkan yang dapat membantu manajemen untuk
menganalisis pangsa pasar agar tidak ketinggalan dar i pesaing b isnis lainnya.
Requirement-requ irement yang memenuh i manfaat perusahaan untuk
mampu bersaing secara global adalah requiremen t 1.03 – Sales analysis,
requirement 2.04 – Material Requirement Plann ing dan requirement 3.02 –
Proyeksi Laporan Keuangan.
231
d. Membantu p roses pengambilan keputusan manajemen.
Dengan data real-time yang diperoleh setelah pengimplementasian ERP
ini maka manajemen dapat mengambil keputusan yang cepat dan tepat jika
ada masalah yang terjadi.
Requirement-requ irement yang memenuhi manfaat dalam membantu
p roses pengambilan keputusan manajemen adalah requiremen t 1.03 – Sales
analysis, requirement 1.09 – Analisis Kredit Limit, requirement 3.02 –
Proyeksi Laporan Keuangan dan requiremen t 3.10 – Analisa cadangan p iutang
tak tertagih.
4.3.3 Traditional Cost Benefit Analysis (TCBA)
Analisis biaya-manfaat bertujuan untuk menghasilkan ROI. Terdapat 2
komponen penting dalam melakukan analisis in i, yaitu biaya dan manfaat. Faktor
biaya merupakan salah satu faktor yang menarik perhatian pihak manajemen dalam
implementasi sistem yang baru, karena implementasi sistem baru pasti memerlukan
biaya yang tidak sedikit. B egitu juga dengan implementasi sistem ERP yang
memer lukan biaya yang besar. Biaya yang dibutuhkan untuk implementasi ERP
adalah biaya pengembangan (development cost) dan biaya berjalan (ongoing
expense). Faktor lain yang perlu diperhatikan adalah seberapa besar manfaat yang
diperoleh dengan adanya implementasi sistem ERP. Manfaat yang akan dihitung
dalam analisis biaya-manfaat ini adalah manfaat berwujud (Tangible Benefit) dan
manfaat setengah berwujud (Quasi Tangible Benefit) yang merupakan manfaat
langsung berupa penghematan operasional yang d iperoleh perusahaan dengan
implementasi ERP.
232 4.3.3.1 Biaya Investasi/Pengembangan
Dalam pengembangan setiap sistem ERP pasti dibutuhkan sejumlah dana
untuk mengembangkan sistem tersebut yang disebut dengan biaya pengembangan
(development cost). Berikut ini akan dibahas mengenai biaya
investasi/pengembangan yang dibutuhkan untuk setiap alternatif p roduk ERP yang
menjad i p ilihan produk bagi PT CUBIC INDONESIA. Perhitungan biaya
pengembangan untuk setiap alternatif p roduk ERP dilakukan dengan menggunakan
lembar kerja b iaya pengembangan (development cost worksheet).
4.3.3.1.1 Biaya Investasi/Pengembangan Implementasi SAP Business One
Biaya investasi/pengembangan yang dibutuhkan dalam implementasi
SAP Business One terdiri dari :
1. Cost Of The Software.
Biaya yang dikeluarkan untuk membeli software SAP Business One. Jumlah
yang harus dibayarkan tergantung dar i jumlah user dalam perusahaan yang
menggunakan software. Jenis-jen is user dalam SAP Business One terdiri atas 2
jenis, yaitu : Profesional User dan Limited User. Jumlah user yang akan
menggunakan SAP Business One pada PT CUBIC INDONESIA, terdiri dari :
a. 4 Profesional User :
- Assistant to President Director
- Finance Manager
- Plant Manager
- Marketing Manager
b. 5 Limited User :
- 1 Limited Finance
233
- 1 Limited Purchasing
- 1 Limited Sales
- 2 Limited Production
Total cost of the software untuk implementasi SAP Business One pada PT
CUBIC INDONESIA : (1 EUR = 13.400 IDR per 05/01/10)
- Profesional User : 4 x 2000 EUR x Rp 13.400 = Rp 107.200.000
- 1 Limited Finance : 1 x 800 EUR x Rp 13.400 = Rp 10.720.000
- 1 Limited Purchasing : 1 x 800 EUR x Rp 13.400 = Rp 10.720.000
- 1 Limited Sales : 1 x 800 EUR x Rp 13.400 = Rp 10.720.000
- 2 Limited Production : 2 x 800 EUR x Rp 13.400 = Rp 21.440.000
Total cost of software = Rp 160.800.000
2. SAP Business One Implementation Cost
Biaya yang dikeluarkan untuk membiayai p roses technical implementation yang
dilakukan oleh business partner SAP Business One :
1. Project Manager :58 Man days x 550 USD x Rp 9400 = Rp 299.860.000
2. Logistic Consultants :58 Man days x 425 USD x Rp 9400 = Rp 231.710.000
Total Implementation Cost = Rp 531.570.000
3. Cost Of Hardware
Biaya yang dikeluarkan untuk pembelian hardware yang dibutuhkan sesuai
dengan hardware requirement untuk implementasi SAP Business One. Total
cost of hardware yang dibutuhkan untuk implementasi SAP Business One
adalah :
234
Tabel 4.20 Cost of Hardware SAP Business One
Database server : IBM X3400-M 2 7836-32A (Xeon, E5520 2.26GHz /
5.86GT, 8MB L2, 80W / 2 x 1GB / 250GB SS SATA)
Rp 19.040.000
Printer EPSON FX-890 (2 buah) Rp 6.000.000
Total Rp 25.040.000
4.3.3.1.2 Biaya Investasi/Pengembangan Implementasi Microsoft Dynamics
AX
Biaya investasi/pengembangan yang dibutuhkan dalam implementasi
Microsoft Dynamics AX terdiri dari :
1. Software Liscence
Biaya yang dikeluarkan untuk membeli software Microsoft dynamics AX.
Jumlah yang harus dibayarkan tergantung dari jumlah user dalam perusahaan
yang menggunakan software. Jumlah user yang akan menggunakan Microsoft
Dynamics AX pada PT CUBIC INDONESIA adalah 9 user yang terdiri dari
Assistant to President Director user, Finance Manager user, plant manager user,
Marketing Manager user, staff finance user, staff sales user, staff purchasing
user, 2 staff production user. Total software liscence untuk implementasi
Microsoft Dynamics AX pada PT CUBIC INDONESIA (1 USD = 9.400 IDR
per 05/01/10) adalah 9 user x 2,875 USD/user x Rp 9.400 = Rp 243.225.000
2. Service Time and Material Man-month
Biaya yang dikeluarkan untuk membiayai proses implementasi yang
dilakukan. Biaya ini terdiri dari biaya jasa dan material yang dikeluarkan oleh
orang yang bertanggung jawab untuk melakukan p roses implementasi. Service
235
Time and Material Man-month untuk mengimplementasikan M icrosoft Dynamics
AX dengan 243 man days adalah 35.500 USD x Rp 9.400 = Rp 333.700.000.
3. Server
Ada 2 jenis server yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan Microsoft
Dynamics AX, yaitu Application Server dan Database Server .
Biaya yang dikeluarkan untuk membeli application server adalah 4,600 USD
dan database server adalah 6,800 USD. Total biaya server yang dibutuhkan
untuk implementasi Microsoft Dynamics AX adalah :
Tabel 4.21 Biaya Server M icrosoft Dynamics AX
Description Price
Application Server x3400 M2, Xeon 4C E5520 80W
2.26GHz/1066Mhz/8MB, 2x1GB, O/Bay
2.5in HS SAS/SATA, SR BR10i, DVD-
ROM, 670W p /s, Tower
4GB DDR3-1333 2Rx4 LP RDIMM 4
IBM 146 GB 2.5in SFF Slim-HS 10K
6Gbps
ServeRAID-M R10i SAS/SATA Controller
ServeRAID-M R10i Li-Ion Battery
Sub Total Rp . 43.240.000
Database Server x3400 M2, Xeon 4C E5520 80W
2.26GHz/1066Mhz/8MB, 2x1GB, O/Bay
2.5in HS SAS/SATA, SR BR10i, DVD-
ROM, 670W p /s, Tower
4GB DDR3-1333 2Rx4 LP RDIMM 4
236
IBM 146 GB 2.5in SFF Slim-HS 10K
6Gbps
ServeRAID-M R10i SAS/SATA Controller
ServeRAID-M R10i Li-Ion Battery
Sub Total Rp . 63.920.000
TOTAL Rp. 107.160.000
3. OS and SQL Data base
Biaya yang dikeluarkan untuk membeli Operating System dan SQL Data
base yang dibutuhkan untuk mengoperasikan M icrosoft Dynamics AX adalah :
Tabel 4.22 Biaya OS dan SQL Database Microsoft Dynamics AX
Description Price (USD)
WinSvrStd 2008 SNGL OLP NL Rp . 12.840.400
WinSvrCAL 2008 SNGL OLP NL DvcCAL Rp . 1.316.000
M icrosoft SQL Server 2008 Standard Runtime Edition
(English) 8 153.00 107.10 856.80
Rp 8.053.920
M icrosoft Dynamix AX 2009 M edia kIt Rp . 94.000
WinSvrStd 2008 32bitx64 ENG DiskKit M VL DVD Rp . 235.000
TOTAL Rp. 22.539.320
Tabel 4.23 Perbandingan Biaya Investasi/Pengembangan SAP Business One dan
Microsoft Dynamics AX
Keterangan S AP Business One Keterangan Microsoft
Dynamics AX
Cost Of Software. Rp 160.800.000 Software Liscence Rp 243.225.000
Implementation Rp 531.570.000 Service Time and Rp 333.700.000
237 Cost Material Man-
month
Cost Of
Hardware
Rp 25.040.000 Server Rp 107.160.000
OS and SQL Data
base
Rp 22.539.320
Total Rp 717.410.000 Total Rp 706.624.320
4.3.3.2 Biaya Berjalan
Biaya berjalan adalah biaya yang muncul setelah sistem ERP di
implementasikan dalam perusahaan. Biaya berjalan yang akan dihitung, yaitu biaya
berjalan selama lima tahun kedepan dimulai dari tahun 2010 sampai 2014. Ber ikut
ini akan dibahas mengenai b iaya berjalan yang dikeluarkan untuk setiap alternatif
produk ERP yang menjadi pilihan produk bagi PT CUBIC INDONESIA.
4.3.3.2.1 Biaya Berjalan Implementasi S AP Business One
Biaya berjalan yang dikeluarkan dalam implementasi SAP Business One
disebut dengan maintenance fee yang diperoleh dari hasil perkalian 17% x total cost
of software. Main tenance fee setiap tahunnya adalah 17% x 160.800.000 = Rp
27.336.000.
Tabel 4.24 Biaya Berjalan Implementasi SAP Business One
2010 2011 2012 2013 2014
Rp 27.336.000 Rp 27.336.000 Rp 27.336.000 Rp 27.336.000 Rp 27.336.000
4.3.3.2.2 Biaya Berjalan Implementasi Microsoft Dynamics AX
Biaya berjalan yang dikeluarkan dalam implementasi Microsoft
Dynamics AX adalah Business Ready Enhancement Plan (BREP) yang merupakan
biaya maintenance yang harus dibayarkan setiap tahunnya. BREP setiap tahunnya
238 untuk 1 user liscence adalah 460 USD. Total BREP untuk 9 user liscence pada PT
CUBIC INDONESIA adalah 9 user liscence x 460 USD x Rp 9.400 = Rp
38.916.000 per tahun.
Tabel 4.25 Biaya Berjalan Implementasi Microsoft Dynamics AX
2010 2011 2012 2013 2014
Rp 38.916.000 Rp 38.916.000 Rp 38.916.000 Rp 38.916.000 Rp 38.916.000
4.3.3.3 Perhitungan Tangib le Benefit
4.3.3.3.1 Pengurangan Biaya Lembur
Biaya lembur dalam perusahaan disebabkan o leh adanya p roduksi dalam
jumlah yang besar sehingga memerlukan extra time dari setiap karyawan untuk
menyelesaikan proses produksi serta pembuatan laporan produksi dan kualitas har ian
dari setiap produk. Biaya lembur tersebut dapat diatasi dengan pengimplementasian
ERP, apabila beberapa requirement dalam analisis fit/gap yang terkait dengan
pengefektifan proses pembuatan laporan dan pembuatan jadwal p roduksi serta
ketersediaan material dalam proses p roduksi dapat dipenuhi oleh produk ERP yang
akan diimplementasikan dalam PT CUBIC INDONESIA. Dengan ERP, proses
penyusunan laporan dapat menjadi lebih efektif, p roses p roduksi pun bisa selesai
tepat pada waktunya karena setiap detil p roduksi telah diidentifikasi dengan jelas
dalam production schedule. B iaya lembur ini d itujukan untuk departemen
Production dan Quality Assurance(QA). Adapun perhitungan biaya lembur dalam
PT CUBIC INDONESIA untuk setiap karyawan mengikuti perhitungan biaya lembur
yang telah ditetapkan oleh Departemen Tenaga Kerja dengan rumus (total lembur/
173)*Gaji Pokok. Jumlah jam lembur per karyawan dalam departemen Production
dan QA, yaitu :
239
Tabel 4.26 Jam Lembur Karyawan
Jenis Lembur Jumlah Jam Lembur
(per minggu)
Jumlah Jam Lembur
(per bulan)
Jumlah Jam Lembur
(per tahun)
Hari Kerja
(Senin-Jumat)
3 jam 12 jam
(3jam x 4 minggu)
144 jam
(12 jam X 12 bulan)
Hari Libur
(Sabtu)
- 8 jam 72 jam
(8 jam X 12 bulan)
1. Pengurangan biaya lembur dalam proses produksi.
Requirement dalam analisis fit/gap yang terkait dengan pengefektifan
pembuatan jadwal produksi adalah requirement 4.07 – production schedule dan
requirement 2.04 – Material Requiremen t Planning. Dengan adanya fasilitas yang
memadai saat pembuatan production schedule, maka semua faktor pendukung
dalam production schedule yaitu time, material, dan man yang dibutuhkan sudah
ditentukan dengan jelas sehingga karyawan dalam departemen production dan
quality assurance tidak memerlukan extra time dan tenaga untuk menyelesaikan
suatu p roduksi. Selain penentuan production schedule, kebutuhan perusahaan
akan adanya MRP juga dapat mengurangi jam lembur karyawan. Hal ini
dikarenakan dukungan dari ketersediaan material sangatlah penting untuk
menentukan lamanya waktu untuk setiap aktivitas yang ada dalam production
schedule. Waktu penyelesaian produksi dapat mengalami penundaan jika
perusahaan mengalami kehabisan material. Hal in i dapat mengak ibatkan
munculnya jam lembur bagi karyawan untuk menyelesaikan p roduksi tepat pada
waktunya, sehingga b isa dik irim kepada customer sesuai dengan tanggal yang
dijanjikan. Jumlah karyawan dalam departemen Production dan Quality
240
Assurance yang mengikuti lembur secara berturut-turut adalah 70 orang dan 3
orang. Apabila kedua requirement tersebut dapat dipenuhi oleh p ilihan produk
ERP yang akan diimplementasikan dalam PT CUBIC INDONESIA, maka biaya
lembur pun dapat ditekan untuk departemen Production. Perhitungan manfaat
yang dapat diperoleh dari pengurangan b iaya lembur adalah sebagai berikut :
a. Biaya lembur pada hari kerja per karyawan pada departemen Produksi dan
QA.
1 jam x 1,5 = 1,5
2 jam x 2 = 4
TOTAL per minggu = 5,5 / 173 x 2.000.000
= 63.583,82
TOTAL per bulan = 254.335,28 (63.583,82 x 4 minggu)
TOTAL per tahun = 3.052.023,36 (254.335,28 x 12 bulan)
b. Biaya lembur pada hari libur per karyawan pada departemen Produksi dan
QA.
8 jam x 2 = 16 /173 x 2.000.000
TOTAL per bulan = 184.971,1
TOTAL per tahun = 2.219.653,2 (184.971,1 x 12 bulan)
Total biaya lembur yang dapat ditekan untuk departemen Production dan QA:
Tabel 4.27 Biaya Lembur Departemen Production dan QA – Proses Produksi
Jenis Lembur Production
Per bulan Per tahun
Hari Kerja (Senin-Jumat) 18.566.475,44
(73 orang * 254.335,28)
222.797.705,3
(12bulan * 18.566.475,44)
Hari Libur (Sabtu) 13.502.890,3 162.034.683,6
241
(73 orang * 184.971,1) (12bulan * 13.502.890,3)
TOTAL BIAYA LEMBUR DEPT.PROD 32.069.365,7 384.832.388,9
Total pengurangan biaya lembur karena adanya pengefektifan pembuatan jadwal
produksi selama 5 tahun ke depan (2010-2014) dengan tingkat kenaikan gaji dalam
PT CUBIC INDONESIA mencapai 10% setiap tahunnya adalah :
Tabel 4.28 Total Pengurangan Biaya Lembur – Proses Produksi
2010 2011 2012 2013 2014
Rp
384.832.388,9
Rp
423.315.627,8
Rp
465.647.190,5
Rp
512.211.909,6
Rp
563.433.100,6
2. Pengurangan biaya lembur dengan pengefektifan pembuatan laporan analisa
produksi aktual harian oleh departemen Production (Supervisor produksi).
Requirement dalam analisis fit/gap yang terkait dengan pengefektifan laporan
analisa produksi aktual harian adalah requ irement no 4.05 – Analisa p roduksi
aktual harian dengan jadwal p roduksi. Jumlah supervisor p roduksi yang
bertanggung jawab untuk membuat laporan aktual p roduksi adalah 2 orang.
Apabila requirement tersebut dapat dipenuhi oleh p ilihan p roduk ERP yang akan
diimplementasikan dalam PT CUBIC INDONESIA, maka biaya lembur pun dapat
ditekan. Perhitungan manfaat yang dapat diperoleh dari pengurangan biaya
lembur adalah sebagai berikut :
a. Biaya lembur pada hari kerja per karyawan pada departemen Production.
1 jam x 1,5 = 1,5
2 jam x 2 = 4
TOTAL per minggu = 5,5 / 173 x 2.000.000
= 63.583,82
242
TOTAL per bulan = 254.335,28 (63.583,82 x 4 minggu)
TOTAL per tahun = 3.052.023,36 (254.335,28 x 12 bulan)
b. Biaya lembur pada hari libur per karyawan pada departemen Production
8 jam x 2 = 16 /173 x 2.000.000
TOTAL per bulan = 184.971,1
TOTAL per tahun = 2.219.653,2 (184.971,1 x 12 bulan)
Total biaya lembur yang dapat ditekan untuk departemen Production :
Tabel 4.29 Biaya Lembur Departemen Production – Laporan Aktual Harian
Jenis Lembur Production
Per bulan Per tahun
Hari Kerja (Senin-Jumat) 508.670,56
(2orang * 254.335,28)
6.104.046,72
(12bulan * 508.670,56)
Hari Libur (Sabtu) 369.942,2
(2orang * 184.971,1)
4.439.306,4
(12bulan * 369.942,2)
TOTAL BIAYA LEMBUR DEPT.
PRODUCTION
878.612,76 10.543.353,12
Total pengurangan biaya lembur karena adanya pengefektifan pembuatan
laporan analisa produksi aktual harian selama 5 tahun ke depan (2010-2014) dengan
tingkat kenaikan gaji dalam PT CUBIC INDONESIA mencapai 10% setiap tahunnya
adalah :
Tabel 4.30 Total Pengurangan Biaya Lembur – Laporan Aktual Harian
2010 2011 2012 2013 2014
10.543.353,12 11.597.688,43 12.757.457,27 14.033.203 15.436.523,3
243 3. Pengurangan biaya lembur dengan pengefektifan pembuatan laporan harian
kualitas inline produksi.
Requirement dalam analisis fit/gap yang terkait dengan pengefektifan pembuatan
laporan harian kualitas inline p roduksi adalah requirement 4.09 – Laporan harian
kualitas inline produksi. Jumlah karyawan departemen QA adalah 2 orang.
Apabila p roduk ERP yang diimplementasikan dapat memenuhi requirement
tersebut maka biaya lembur pun dapat ditekan untuk departemen QA. Perhitungan
manfaat yang dapat diperoleh dari pengurangan biaya lembur adalah sebagai
berikut :
a. Biaya lembur pada hari kerja per karyawan pada departemen QA
1 jam x 1,5 = 1,5
2 jam x 2 = 4
TOTAL per minggu = 5,5 / 173 x 2.000.000
= 63.583,82
TOTAL per bulan = 254.335,28 (63.583,82 x 4 minggu)
TOTAL per tahun = 3.052.023,36 (254.335,28 x 12 bulan)
b. Biaya lembur pada hari libur per karyawan pada departemen QA
8 jam x 2 = 16 /173 x 2.000.000
TOTAL per bulan = 184.971,1
TOTAL per tahun = 2.219.653,2 (184.971,1 x 12 bulan)
Total biaya lembur yang dapat ditekan untuk departemen QA :
Tabel 4.31 Biaya Lembur Departemen QA – Laporan Kualias Inline
Jenis Lembur QA
Per bulan Per tahun
Hari Kerja (Senin-Jumat) 508.670,56 6.104.046,72
244
(2orang * 254.335,28) (12bulan * 508.670,56)
Hari Libur (Sabtu) 369.942,2
(2orang * 184.971,1)
4.439.306,4
(12bulan * 369.942,2)
TOTAL BIAYA LEM BUR DEPT. QA 878.612,76 10.543.353,12
Total pengurangan biaya lembur karena adanya pengefektifan laporan harian
kualitas inline produksi selama 5 tahun ke depan (2010-2014) dengan tingkat
kenaikan gaji dalam PT CUBIC INDONESIA mencapai 10% setiap tahunnya
adalah :
Tabel 4.32 Total Pengurangan Biaya Lembur – Laporan Aktual Harian
2010 2011 2012 2013 2014
10.543.353,12 11.597.688,43 12.757.457,27 14.033.203 15.436.523,3
245
Total pengurangan biaya lem bur selam a 5 tahun ke depan (2010-2014) adalah sebagai berikut :
Tabel 4.33 Total Pengurangan Biaya Lembur selama 5 tahun
Jenis pengurangan 2010 2011 2012 2013 2014
Proses Produksi Rp
384.832.388,9
Rp
423.315.627,8
Rp
465.647.190,5
Rp
512.211.909,6
Rp
563.433.100,6
Pengefektifan pembuatan laporan analisa produksi aktual
harian
Rp.
10.543.353,12
Rp.
11.597.688,43
Rp.
12.757.457,27
Rp.
14.033.203
Rp.
15.436.523,3
Pengefektifan laporan harian kualitas inline produksi Rp.
10.543.353,12
Rp.
11.597.688,43
Rp.
12.757.457,27
Rp.
14.033.203
Rp.
15.436.523,3
TOTAL PENGURANGAN Rp.
405.919.095,1
Rp.
446.511.004,7
Rp.
491.162.105
Rp.
540.278.315,6
Rp.
594.306.147,2
246
4.3.3.3.1.1 Manfaat yang diperoleh dalam pengurangan biaya lembur dengan penerapan SAP Business One
Requirement dalam analisis fit/gap yang terkait dengan pengurangan biaya lembur, yang dapat dipenuhi oleh SAP Business One, adalah :
Tabel 4.34 Pemenuhan Requirement untuk Pengurangan Biaya Lembur SAP Business One
Jenis pengurangan
biaya lembur
Requirement Ranking
Requirement
(bobot)
Degree of Fit
(bobot)
Bobot SAP
Business One
Bobot Maksimal (asumsi
requirement = Fit)
Pengurangan biaya lem bur
proses produksi
requirement 2.04
(Material
Requirement
Planning)
H (3) F (2) 6 6
requirement 4.07
(Production
schedu le)
H (3) P (1) 3 6
TO TAL Bobot Requirement 2.04 dan 4.07 9 12
247
Pengurangan biaya lem bur
dengan pengefektifan
pembuatan laporan analisa
produksi akt ual harian
requirement 4.05
(Analisa produksi
aktual harian
dengan jadwal
produksi)
M (2) F (2) 4 4
Pengurangan biaya lem bur
dengan pengefektifan
pembuatan laporan harian
kualitas inline produksi.
requirement 4.09
(laporan har ian
kualitas inline
produksi)
M (2) P (1) 2 4
Tabel diatas memperlihatkan bahwa manfaat yang dipero leh berdasarkan jenis Pengurangan biaya lembur :
a. Pengurangan biaya lem bur dengan pengefektifan pembuatan jadwal produksi adalah 75% ( (9 /12) x 100% )
b. Pengurangan biaya lem bur dengan pengefektifan pembuatan laporan analisa produksi aktual harian adalah 100% ( (4/4) x 100% )
c. Pengurangan biaya lem bur dengan pengefektifan pembuatan laporan har ian kualitas inline produksi adalah 50% ( (2/4) x 100% )
248
Total m anfaat yang diperoleh dalam pengurangan biaya lem bur dengan penerapan SAP Business One adalah sebagai berikut :
Tabel 4.35 Total Manfaat Pengurangan Biaya Lembur SAP Business One
Jenis pengurangan 2010 2011 2012 2013 2014
Pengefektifan pembuatan jadwal
produksi
Rp 288.624.291,7
(75% x Rp.
384.832.388,9)
Rp 317.486.720,9
(75% x Rp.
423.315.627,8)
Rp 349.235.392,9
(75% x Rp.
465.647.190,5)
Rp 384.158.932,2
(75% x Rp.
512.211.909,6)
Rp 422.574.825,5
(75% x Rp.
563.433.100,6)
Pengefektifan pembuatan laporan
analisa produksi aktual harian
Rp 10.543.353,12
(100% x Rp
10.543.353,12)
Rp 11.597.688,43
(100% x Rp
11.597.688,43)
Rp 12.757.457,27
(100% x Rp
12.757.457,27)
Rp 14.033.203
(100% x Rp
14.033.203)
Rp 15.436.523,3
(100% x Rp
15.436.523,3)
Pengefektifan laporan harian
kualitas inline produksi
Rp 5.271.676,56
(50% x Rp
10.543.353,12)
Rp 5.798.844,22
(50% x Rp
11.597.688,43)
Rp 6.378.728,64
(50% x Rp
12.757.457,27)
Rp 7.016.601,50
(50% x Rp
14.033.203)
Rp 7.718.261,65
(50% x Rp
15.436.523,3)
TO TAL PENG URANGAN
BIAYA LEMB UR Rp 304.439.321,4 Rp 334.883.253,5 Rp 368.371.578,8 Rp 405.208.736,7 Rp 445.729.610,4
249
4.3.3.3.1.2 Manfaat yang diperoleh dalam pengurangan biaya lembur dengan penerapan Microsoft Dynamics AX
Requirement dalam analisis fit/gap yang terkait dengan pengurangan biaya lembur, yang dapat dipenuhi oleh Microsoft Dynamics AX, adalah :
Tabel 4.36 Pemenuhan Requirement untuk Pengurangan Biaya Lembur Microsoft Dynamics AX
Jenis pengurangan
biaya lembur
Requirement Ranking
Requirement
(bobot)
Degree of
Fit
(bobot)
Bobot Microsoft
Dynam ics AX
Bobot Maksimal
(asumsi
requirement = Fit)
Pengurangan biaya lem bur
dengan pengefektifan
pembuatan jadwal produksi
requirem ent 2.04 (Material
Requirem ent Planning)
H (3) F (2) 6 6
requirem ent 4.07 (Production
schedule)
H (3) F (2) 6 6
TO TAL Bobot Requirement 2.04 dan 4.07 12 12
Pengurangan biaya lem bur
dengan pengefektifan
pembuatan laporan analisa
requirem ent 4.05 (Analisa
produksi akt ual harian dengan
jadwal produksi)
M (2) F (2) 4 4
250
produksi akt ual harian
Pengurangan biaya lem bur
dengan pengefektifan
pembuatan laporan harian
kualitas inline produksi.
requirem ent 4.09 (laporan
harian kualitas inline produksi)
M (2) P (1) 2 4
Tabel diatas memperlihatkan bahwa manfaat yang dipero leh berdasarkan jenis Pengurangan biaya lembur :
a. Pengurangan biaya lem bur dengan pengefektifan pembuatan jadwal produksi adalah 100% ( (12/12) x 100% )
b. Pengurangan biaya lem bur dengan pengefektifan pembuatan laporan analisa produksi aktual harian adalah 100% ( (4/4) x 100%)
c. Pengurangan biaya lem bur dengan pengefektifan pembuatan laporan har ian kualitas inline produksi adalah 50% ( (2/4) x 100% )
251
Total m anfaat yang diperoleh dalam pengurangan biaya lem bur dengan penerapan Microsoft Dynamics AX adalah sebagai berikut :
Tabel 4.37 Total Manfaat Pengurangan Biaya Lembur Microsoft Dynamics AX
Jenis pengurangan 2010 2011 2012 2013 2014
Proses Produksi Rp 384.832.388,9
(100% x Rp
384.832.388,9)
Rp 423.315.627,8
(100% x Rp
423.315.627,8)
Rp 465.647.190,5
(100% x Rp
465.647.190,5)
Rp 512.211.909,6
(100% x Rp
512.211.909,6)
Rp 563.433.100,6
(100% x Rp
563.433.100,6)
Pengefektifan pembuatan
laporan analisa produksi aktual
harian
Rp 10.543.353,12
(100% x Rp
10.543.353,12)
Rp 11.597.688,43
(100% x Rp
11.597.688,43)
Rp 12.757.457,27
(100% x Rp
12.757.457,27)
Rp 14.033.203
(100% x Rp
14.033.203)
Rp 15.436.523,3
(100% x Rp
15.436.523,3)
Pengefektifan laporan harian
kualitas inline produksi
Rp 5.271.676,56
(50% x Rp
10.543.353,12)
Rp 5.798.844,22
(50% x Rp
11.597.688,43)
Rp 6.378.728,64
(50% x Rp
12.757.457,27)
Rp 7.016.601,50
(50% x Rp
14.033.203)
Rp 7.718.261,65
(50% x Rp
15.436.523,3)
TOTAL PENGURANGAN
BIAYA LEMBUR Rp 400.647.418,6 Rp 440.712.160,4 Rp 484.783.376,4 Rp 533.261.714,1 Rp 586.587.885,6
252
4.3.3.3.2 Pengurangan Biaya Listrik
Pengurangan biaya listrik diak ibatkan karena adanya pengurangan jam
lembur dar i setiap karyawan. Perhitungan biaya listrik dalam PT CUBIC
INDONESIA menggunakan tarif yang dikeluarkan oleh PT Cikarang Listrindo.
Berdasarkan daya yang digunakan, PT CUBIC INDONESIA termasuk dalam
golongan tarif I-4 TM, yaitu golongan industri besar yang memilik i tegangan
menengah. Perhitungan Tarif listrik setiap bulannya tidaklah sama karena Cikarang
listrindo merupakan perusahaan swasta dan penentuan tarif listriknya menggunakan
USD sehingga tarif listrik setiap bulan tergantung fluktuasi nilai USD. Total hari
kerja dalam satu bulan adalah 20 hari kerja dan jumlah jam kerja setiap harinya
adalah 8 jam kerja. Total jam ker ja normal dalam 1 bulan adalah 160. Total jam kerja
rata-rata jika terjadi lembur setiap bulan yaitu 180 jam kerja (160 jam kerja normal +
12 jam lembur pada hari kerja + 8 jam lembur pada hari libur). Manfaat ekonomis
yang diperoleh atas pengurangan biaya listrik dihitung dengan menggunakan metode
least square untuk memperoleh biaya tetap listrik dan biaya variable listrik per jam
kerja. Perhitungan tersebut dapat dilihat dalam table 4.38.
253
Tabel 4.38 Perh itungan Biaya Listrik Metode Least Square
Bulan Biaya Listrik (yi) Selisih rata-rata
biaya listrik (yi - x )
JamTenaga
Kerja (xi)
Selisih rata-rata jam
tenaga kerja (x i - x )
Kuadrat Selisih rata-
rata jam TK (xi - x )2
Hasil perkalian antara
(xi - x ) dan (yi - x )
Januari Rp 64,315,678 Rp 1,962,181 30465 (1,105) 1221025 Rp (2,168,209,637)
Februari Rp 63,806,273 Rp 1,452,776 30696 (874) 763876 Rp (1,269,725,933)
Maret Rp 60,647,701 Rp (1,705,796) 31466 (104) 10816 Rp 177,402,819
April Rp 57,574,771 Rp (4,778,726) 32390 820 672400 Rp (3,918,555,593)
Mei Rp 61,278,381 Rp (1,075,116) 30773 (797) 635209 Rp 856,867,718
Juni Rp 66,541,182 Rp 4,187,685 30542 (1,028) 1056784 Rp (4,304,939,837)
Juli Rp 57,980,133 Rp (4,373,364) 31158 (412) 169744 Rp 1,801,826,105
Agustus Rp 60,026,153 Rp (2,327,344) 33006 1,436 2062096 Rp (3,342,066,463)
September Rp 65,642,763 Rp 3,289,266 31174 (396) 156816 Rp (1,302,549,204)
Oktober Rp 55,972,232 Rp (6,381,265) 31620 50 2500 Rp (319,063,267)
November Rp 62,245,376 Rp (108,121) 31312 (258) 66564 Rp 27,895,304
Desember Rp 72,211,325 Rp 9,857,828 34238 2,668 7118224 Rp 26,300,684,215
Total Rp 748,241,968 Rp 0 378840 0 13936054 Rp 12,539,566,227
Rata-rata Rp 62,353,497 31570
254
Tarif variable untuk biaya listrik (b), dihitung sebagai berikut :
)(
))((
∑∑
−
−−=
xx
yyxxb
i
ii
13936054 ,22712.539.566 Rp
=b
b = Rp 899,79 / jam kerja langsung
Biaya tetap listrik, dihitung dengan menggunakan persamaan garis linear sebagai
berikut :
xbay +=
Rp 62.353.497 = a + (Rp 899,79) (31570)
Rp 62.353.497 = a + Rp 28,406,470
a = Rp 62.353.497 – Rp 28,406,470
a = Rp 33,947,026.91
Total jam kerja normal per karyawan adalah 160 jam. Total karyawan pada PT
CUBIC INDONESIA adalah 188 orang. Total biaya listrik yang akan dibayar dengan
adanya penghematan biaya lembur adalah sebagai berikut :
xbay +=
= Rp 33.947.026.91 + (Rp 899,79) (30080)
= Rp 33.947.026,91 + Rp 27.065.683,2
= Rp 61.012.710,11
= Rp 61.012.710
255
Total pengurangan biaya listrik dengan adanya pengurangan biaya lembur adalah
sebagai ber ikut:
Tabel 4.39 Pengurangan Biaya Listrik
Rata-rata pengurangan setiap bulan (Rp 62.353.497 - Rp
61.012.710)
Rp 1.340.787
Rata-rata pengurangan setiap tahun (12 bulan x Rp 1.340.787) Rp 16.089.444
Total pengurangan biaya listrik selama 5 tahun ke depan (2010-2014) dengan
asumsi tingkat kenaikan tarif listrik per tahun sebesar 10% adalah :
Tabel 4.40 Total Pengurangan Biaya Listrik selama 5 tahun
2010 2011 2012 2013 2014
Rp 16.089.444 Rp 17.698.388 Rp 19.468.227 Rp 21.415.050 Rp 23.556.555
Berdasarkan hasil analisa fit/gap diperoleh bahwa software SAP Business
One maupun M icrosoft Dynamics AX telah memenuhi requ irement perusahaan(tidak
ada requirement y ang bernilai gap) untuk mengurangi aktivitas operasional yang
dapat menyebabkan munculnya jam lembur yang pada akhirnya akan meningkatkan
biaya pemakaian listrik. Hal tersebut mengartikan bahwa dengan penerapan kedua
software tersebut, PT CUBIC INDONESIA dapat memperoleh manfaat ekonomis
atas pengurangan biaya listrik seperti yang terdapat pada tabel 4.40.
256
4.3.3.3.3 Pengurangan Biaya Kertas
Dengan penerapan ERP, maka frekuensi penggunaan kertas dapat dikurangi
karena ERP memudahkan p roses pertukaran data dan informasi antar departemen
dalam perusahaan sehingga ketika karyawan membutuhkan akses ke departemen
lain, karyawan dapat langsung mengakses ke sistem ERP sesuai dengan hak akses
yang ditetapkan perusahaan. Frekuensi penggunaan kertas dalam PT CUBIC
INDONESIA tergolong cukup tinggi karena sistem yang berjalan sekarang in i belum
mengintegrasikan semua departemen dalam perusahaan, sehingga proses pertukaran
data masih dilaksanakan secara manual. Adapun pemakaian kertas dalam
perusahaaan adalah sebagai berikut :
1. Sales Order (SO) dan Surat Jalan (SJ) yang telah dibuat oleh departemen
Marketing harus di cetak terlebih dahulu kemudian diberikan ke departemen lain
yang terkait. SO akan d icetak sebanyak 3 rangkap kemud ian did istribusikan ke
departemen Production, Production Planning&Inventory Control (PPIC),
feedback PPIC, dan arsip Sales,. SJ akan dicetak sebanyak 5 rangkap kemudian
didistribusikan ke Invoice, Accounting, Copy Customer, Security, dan arsip
departemen Production Planning&Inventory Control(warehouse).
2. Surat Permintaan Pembelian yang telah dibuat oleh departemen yang melakukan
permintaan pembelian harus di cetak terlebih dahulu sebanyak 3 rangkap
kemudian didistribusikan ke departemen Purchasing sebanyak 2 rangkap
(rangkap putih dan kuning) rangkap putih akan diarsipkan bersama dengan
Purchase Order sedangkan rangkap kuning akan d iarsip tersendiri oleh
departemen Purchasing, 1 rangkapnya lagi akan diberikan kepada departemen
Production Planning&Inventory Control.
257
3. Surat Tanda Penerimaan Barang (STPB) dibuat oleh departemen PPIC kemudian
dicetak sebanyak 4 rangkap dan diberikan kepada Supplier, Accounting, arsip
PPIC (warehouse), dan Purchasing.
4. Bukti Permintaan Barang Internal dibuat oleh PPIC (warehouse) kemudian
dicetak sebanyak 3 rangkap dan diberikan kepada PPIC (admin), pemohon, dan
arsip PPIC (warehouse).
5. Daftar stock barang jadi akan dicetak setiap minggu oleh bagian PPIC rata-rata
sebanyak 150 lembar untuk diarsipkan.
6. Invoice (Faktur Penjualan) yang telah dibuat oleh departemen
Finance&Accounting akan dicetak sebanyak 3 rangkap dan diberikan kepada
customer copy, arsip accounting staff, dan arsip Finance&Accounting Manager.
Invoice tersebut akan digunakan untuk melakukan penagihan kepada customer.
Solusi yang ditawarkan ERP untuk mengurangi pemakaian kertas, yaitu :
- Solusi untuk pemakaian kertas yang terkait dengan p roses pertukaran data dan
informasi yang d ibutuhkan adalah dengan adanya pengintegrasian setiap
departemen yang terkait dengan pemrosesan sebuah transaksi. Saat departemen
Finance&Accounting akan melakukan p roses invoicing, maka dep t. F&A dapat
langsung mengakses informasi penjualan yang terkait dengan customer y ang
bersangkutan. B egitu pula saat dep t. F&A akan membayar tagihan yang diberikan
supplier, maka dep t. F&A dapat langsung mengakses informasi pembelian yang
terkait dengan supplier yang bersangkutan. Semua akses antar departemen dapat
dilakukan oleh user y ang telah diberi hak akses terhadap suatu modul yang
terkait.
- Solusi untuk pemakaian kertas yang dilakukan oleh departemen PPIC untuk
mencetak daftar barang jadi setiap minggunya adalah dengan tersedianya fasilitas
258
update stock barang jadi sehingga informasi tentang barang jad i dapat dilihat
kapan saja tanpa perlu dicetak terlebih dahulu.
Perhitungan atas pengurangan biaya kertas dibagi menjadi 2, yaitu :
1. Pengurangan biaya kertas karena adanya sistem yang terintegrasi.
Requirement d alam analisis fit/gap yang terkait dengan adanya sistem yang
terintegrasi untuk setiap bagian dalam PT CUBIC INDONESIA adalah
requirement system integration. Dengan adanya sistem yang terintegrasi maka
proses pertukaran data antar departemen untuk mendukung aktivitas dalam
departemen yang terkait lebih efektif tanpa pencetakan dokumen atau informasi
yang dibutuhkan. Apabila requirement tersebut dapat dipenuhi maka biaya
penggunaan kertas dapat dikurangi dengan perhitungan sebagai berikut :
- Penghematan penggunaan kertas untuk mencetak Sales Order
Saat departemen sales menerima order dar i customer maka sales akan
membuat Sales Order(SO) kemudian mencetak SO tersebut sebanyak 3
rangkap . Diharapkan dengan adanya penggunaan ERP, maka setiap terjadi
transaksi penjualan hanya membutuhkan sales order sebanyak 1 rangkap
yang akan dicetak oleh departemen Sales kemudian sales admin akan
meminta otorisasi dari PPIC untuk sales order tersebut. Hal ini
memperlihatkan bahwa dengan penggunaan ERP tingkat penghematan kertas
untuk setiap transaksi penjualan adalah sebanyak 2 lembar. Rata-rata
transaksi penjualan yang ada pada PT CUBIC INDONESIA sebanyak 30
transaksi per bulan. Penghematan atas penggunaan kertas untuk mencetak
setiap sales order dalam transaksi penjualan dapat dihitung sebagai berikut :
259
Tabel 4.41 Perhitungan Penghematan Biaya Kertas (Sales Order)
Jumlah kertas yang dapat dihemat setiap transaksi pejualan 2 lembar
Rata-rata transaksi penjualan per bulan 30 transaksi
Total penghematan jumlah kertas per bulan
(30 transaksi x 2 lembar)
60 lembar
Total penghematan biaya kertas per bulan
⎟⎠⎞
⎜⎝⎛ 26000.
50060 xRp
Rp . 3.120
Total penghematan biaya kertas per tahun
(Rp . 3.120 x 12 bulan)
Rp . 37.440
- Penghematan penggunaan kertas untuk mencetak Surat Jalan.
Dalam melakukan pengiriman PT CUBIC INDONESIA mencetak Surat
Jalan sebanyak 5 rangkap. Diharapkan dengan adanya penggunaan ERP,
maka setiap pengir iman hanya membutuhkan surat jalan sebanyak 2 rangkap ,
dimana rangkap pertama akan diberikan kepada customer sebagai bukti
bahwa barang telah dikirim dan rangkap kedua akan d iberikan kepada p ihak
security PT CUBIC INDONESIA dengan tujuan untuk melakukan
pengontrolan atas barang yang keluar dari perusahaan. Hal ini
memperlihatkan total penghematan kertas untuk setiap transaksi pengiriman
adalah sebanyak 3 lembar. Rata-rata jumlah pengir iman yang terjadi selama
satu bulan sebanyak 200 pengiriman, dimana tiap pengiriman membutuhkan
adanya bukti pengir iman, yaitu surat jalan. Penghematan atas penggunaan
kertas untuk mencetak surat jalan dapat dihitung sebagai berikut :
260
Tabel 4.42 Perhitungan Penghematan Biaya Kertas (Surat Jalan)
Jumlah kertas yang dapat dihemat setiap pengiriman 3 lembar
Rata-rata pengiriman per bulan 200 pengiriman
Total penghematan jumlah kertas per bulan
(200 pengiriman x 3 lembar)
600 lembar
Total penghematan biaya kertas per bulan
⎟⎠⎞
⎜⎝⎛ 26000.
500600 xRp
Rp. 31.200
Total penghematan biaya kertas per tahun
(Rp . 31.200 x 12 bulan)
Rp. 374.400
- Penghematan penggunaan kertas untuk mencetak Surat Permintaan
Pembelian.
Setiap kali sebuah departemen dalam perusahaan memerlukan barang tertentu
yang belum tersedia, departemen tersebut akan melakukan permintaan
pembelian kepada departemen purchasing. Untuk melakukan permintaan
pembelian ini, maka departemen yang bertindak sebagai requestor harus
membuat Surat Permintaan Pembelian(SPP) sebanyak 3 rangkap . Dengan
penerapan ERP, diharapkan setiap permintaan pembelian hanya
membutuhkan 1 rangkap surat permintaan pembelian yang akan digunakan
atau diberikan kepada departemen Purchasing untuk digunakan sebagai
backup dan alat untuk melakukan cross check atas permintaan tersebut.
Departemen PPIC tidak perlu lagi menerima copy atas SPP karena
departemen PPIC membuat bukti penerimaan barang berdasarkan Purchase
order dan bukan SPP. Hal ini menunjukkan bahwa total penghematan kertas
untuk setiap permintaan pembelian adalah sebanyak 2 lembar. Rata-rata
261
permintaan pembelian dari semua departemen yang ada pada PT CUBIC
INDONESIA adalah sebanyak 80 permintaan pembelian per bulan.
Penghematan atas penggunaan kertas untuk setiap permintaan pembelian
dalam transaksi penjualan dapat dihitung sebagai berikut :
Tabel 4.43 Perhitungan Penghematan Biaya Kertas (SPP)
Jumlah kertas yang dapat dihemat untuk setiap permintaan
pembelian
2 lembar
Rata-rata permintaan per bulan 80 permintaan
Total penghematan jumlah kertas per bulan
(80 permintaan x 2 lembar)
160 lembar
Total penghematan biaya kertas per bulan
⎟⎠⎞
⎜⎝⎛ 26000.
500160 xRp
Rp . 8.320
Total penghematan biaya kertas per tahun
(Rp . 8.320 x 12 bulan)
Rp . 99.840
- Penghematan penggunaan kertas untuk mencetak Surat Tanda Penerimaan
Barang.
Seperti proses bisnis pada umumnya, ketika barang yang d ibeli dikirimkan ke
perusahaan maka ada departemen tertentu yang bertanggung jawab untuk
melakukan pencatatan atas penerimaan barang tersebut. Begitu pula dengan
proses penerimaan barang yang ada pada PT CUBIC INDONESIA. Ketika
menerima barang dari supplier yang berupa bahan baku, sparepart, dan
barang modal (frekuensi pembelian barang modal sangatlah kecil),
departemen PPIC akan mencetak Surat Tanda Penerimaan Barang sebanyak 4
rangkap . Dengan penerapan sistem ERP, diharapkan untuk setiap penerimaan
262
barang dari supplier hanya membutuhkan pencetakan 2 rangkap Surat Tanda
Penerimaan Barang. Hal ini dikarenakan departemen Accounting tidak
membutuhkan data secara fisik saat melakukan invoicing melainkan data
telah tersedia karena adanya sistem yang terintegrasi, begitu pula dengan
departemen Purchasing yang tidak perlu menerima copy atas STPB karena
status purchase order yang terkait dengan STPB tersebut secara otomatis
akan diupdate oleh sistem. Hal ini menunjukkan total penghematan kertas
untuk setiap penerimaan barang adalah sebanyak 2 lembar. Dari total
transaksi pembelian sebanyak 80 transaksi yang dilakukan setiap bulannya,
terdapat 6,25 % penerimaan barang yang bersifat parsial ( 1 PO = 2 STPB)
dan 93,75 % merupakan penerimaan barang yang bersifat full delivery (1 PO
= 1 STPB). Dengan demikian rata-rata penerimaan barang dari supp lier
sebanyak 85 penerimaan per bulan ((93,75% x 80 transaksi) + (2 x 6,25% x
80 transaksi )). Penghematan atas penggunaan kertas untuk setiap penerimaan
barang dari supplier adalah sebagai berikut :
Tabel 4.44 Perhitungan Penghematan Biaya Kertas (STPB)
Jumlah kertas yang dapat dihemat untuk setiap penerimaan barang 2 lembar
Rata-rata penerimaan barang per bulan 85 penerimaan
Total penghematan jumlah kertas per bulan
(85 penerimaan x 2 lembar)
170 lembar
Total penghematan biaya kertas per bulan
⎟⎠⎞
⎜⎝⎛ 26000.
500170 xRp
Rp. 8.840
Total penghematan biaya kertas per tahun (Rp. 8.840 x 12 bulan) Rp. 106.080
263
- Penghematan penggunaan biaya kertas untuk mencetak Bukti Permintaan
Barang Internal.
Dalam menjalankan p roses p roduksi, departemen production akan melakukan
permintaan barang ke PPIC(warehouse) baik permintaan blank product
maupun material p roduksi. Setiap kali melakukan permintaan tersebut,
pemohon (departemen Production) harus membuat bukti permintaan barang
internal sebanyak 3 rangkap . Dengan penggunaan ERP, diharapkan bukti
permintaan barang internal hanya dicetak sebanyak 2 rangkap , yaitu rangkap
pertama akan diber ikan kepada pemohon yang akan dijadikan arsip kemudian
rangkap kedua akan diarsipkan oleh PPIC (warehouse) yang akan digunakan
sebagai cross check dengan pihak pemohon. PPIC (admin) tidak perlu lagi
menerima copy atas bukti permintaan barang internal karena ketika barang
dikeluarkan dari gudang, stock barang akan secara otomatis mengalami
pengurangan, sehingga PPIC (admin) tidak perlu lagi melakukan update
stock. Hal ini menunjukkan total penghematan kertas untuk setiap permintaan
barang internal sebanyak 1 lembar. Jumlah rata-rata permintaan barang
internal sebanyak 60 permintaan setiap bulannya. Penghematan b iaya kertas
dapat dihitung sebagai ber ikut :
Tabel 4.45 Perhitungan Penghematan Biaya Kertas (BPBI)
Jumlah kertas yang dapat dihemat untuk setiap permintaan
barang internal
1 lembar
Rata-rata permintaan barang internal per bulan 60 permintaan
Total penghematan jumlah kertas per bulan
(60 penerimaan x 1 lembar)
60 lembar
Total penghematan biaya kertas per bulan Rp . 3.120
264
⎟⎠⎞
⎜⎝⎛ 26000.
50060 xRp
Total penghematan biaya kertas per tahun
(Rp . 8.840 x 12 bulan)
Rp . 37.440
- Penghematan pengunaan biaya kertas untuk mencetak invoice.
Setelah mener ima surat jalan, departemen Finance&Accounting akan
membuat invoice sebanyak 3 rangkap. Dengan penerapan ERP, diharapkan
penggunaan kertas untuk invoice sebanyak 2 rangkap . Hal ini d ikarenakan
adanya sistem yang telah terintegrasi sehingga secara otomatis data invoice
disimpan dalam s istem dan dapat di akses kapan saja oleh user yang memiliki
hak akses. Total penghematan penggunaan kertas untuk setiap pencetakan
invoice adalah sebanyak 1 rangkap. Total penagihan kepada customer setiap
bulannya berdasarkan total pengiriman (surat jalan) yang ada. Rata-rata total
pengiriman setiap bulannya mencapai 200 pengiriman, hal ini berarti bahwa
rata-rata total jumlah penagihan yang dilakukan juga mencapai 200
penagihan. Penghematan atas penggunaan kertas untuk mencetak invoice
adalah sebagai berikut :
Tabel 4.46 Perhitungan Penghematan Biaya Kertas (Invoice)
Jumlah kertas yang dapat dihemat untuk setiap penagihan 1 lembar
Rata-rata penagihan per bulan 200 penagihan
Total penghematan jumlah kertas per bulan
(200 penerimaan x 1 lembar)
200 lembar
Total penghematan biaya kertas per bulan Rp. 10.400
265
⎟⎠⎞
⎜⎝⎛ 26000.
500200 xRp
Total penghematan biaya kertas per tahun
(Rp . 10.400 x 12 bulan)
Rp. 124.800
266
Total penghem atan atas penggunaan kertas dengan adanya sistem yang terintegrasi selama 5 tahun ke depan (2010-2014),
dengan asumsi tingkat kenaikan harga kertas mencapai 10% setiap tahunnya adalah sebagai berikut :
Tabel 4.47 Total Penghematan Biaya Kertas dengan Sistem Terintegrasi selama 5 tahun
Jenis
penghematan kertas
2010 2011 2012 2013 2014
Sales Order Rp. 37.440 Rp. 41.184 Rp. 45.302,4 Rp. 49.832,64 Rp. 54.815,904
Surat Jalan Rp. 374.400 Rp. 411.840 Rp. 453.024 Rp. 498.326,4 Rp. 548.159,04
Surat Permintaan Pembelian Rp. 99.840 Rp. 109.824 Rp. 120.806,4 Rp. 132.887,04 Rp. 146.175,744
Surat Tanda Penerimaan Barang Rp. 106.080 Rp. 116.688 Rp. 128.356,8 Rp. 141.192,4 Rp. 155.311,64
Bukti permintaan barang internal. Rp. 37.440 Rp. 41.184 Rp. 45.302,4 Rp. 49.832,64 Rp. 54.815,904
Invoice Rp. 124.800 Rp. 137.280 Rp. 164.736 Rp. 181.209,6 Rp. 199.330,56
Total Penghem atan Rp. 780.000 Rp. 858.000 Rp. 957.528 Rp. 1.053.280,7 Rp. 1.158.608,8
267
2. Pengurangan biaya kertas karena adanya fasilitas update stock barang jadi
Requirement dalam analisis fit/gap yang terkait dengan adanya fasilitas update
stock barang jadi adalah requ irement 4.03 – update data stock barang jadi.
Apabila requirement tersebut dapat dipenuhi maka data yang menyangkut stock
barang jad i tidak perlu dicetak lagi, melainkan dapat langsung di akses ke sistem
ERP kapan saja ketika data tersebut dibutuhkan. Seperti yang di jelaskan diatas
bahwa penggunaan kertas untuk cetak daftar stock barang jadi per minggu
adalah sebanyak 150 lembar. Biaya yang dikeluarkan untuk pembelian kertas
adalah Rp . 26.000/rim. Dengan demikian maka perusahaan dapat mengurangi
biaya penggunaan kertas dengan perhitungan sebagai berikut :
Tabel 4.48 Perhitungan Penghematan Biaya Kertas (Update Stock Barang Jadi)
Keterangan Total Jumlah kertas Total Biaya kertas
Rata-rata penggunaan kertas
yang dibutuhkan untuk cetak
daftar stock barang jad i per
minggu.
150 lembar 7800.26000.
500150 RpxRp =
Rata-rata penggunaan kertas
yang dibutuhkan untuk cetak
daftar stock barang jad i per
bulan
600 lembar
(150 lembar * 4
Minggu)
Rp. 31.200
Rata-rata penggunaan kertas
yang dibutuhkan untuk cetak
daftar stock barang jad i per
tahun
7200 lembar
(600 lembar * 12
bulan)
Rp. 374.400
(Rp . 31.200 x 12 bulan )
268
Total penghematan atas penggunaan kertas dengan adanya update stock
barang jadi selama 5 tahun ke depan (2010-2014), dengan asumsi tingkat
kenaikan harga kertas mencapai 10% setiap tahunnya adalah sebagai berikut :
Tabel 4.49 Total Penghematan Biaya Kertas dengan Update Stock selama 5 tahun
2010 2011 2012 2013 2014
Rp. 374.400 Rp . 411.840 Rp . 453.024 Rp . 498.326,4 Rp. 548.159,04
Total penghematan atas penggunaan kertas selama 5 tahun ke depan (2010-2014),
dengan asumsi tingkat kenaikan harga kertas mencapai 10% setiap tahunnya adalah
sebagai ber ikut :
Tabel 4.50 Total Penghematan Biaya Kertas selama 5 tahun
Jenis penghematan 2010 2011 2012 2013 2014
Sistem yang
terintegrasi
Rp.
780.000
Rp .
858.000
Rp.
957.528
Rp .
1.053.280,7
Rp .
1.158.608,8
Update stock
barang jad i
Rp.
374.400
Rp .
411.840
Rp.
453.024
Rp .
498.326,4
Rp .
548.159,04
Total Penghematan Rp.
1.154.400
Rp .
1.269.840
Rp.
1.410.552
Rp .
1.551.607,1
Rp .
1.706.767,8
269
4.3.3.3.3.1 Manfaat yang diperoleh dalam penghematan biaya kertas dengan penerapan SAP Business One
Requirement dalam analisis fit/gap yang terkait dengan penghematan biaya kertas, yang dapat dipenuh i oleh SAP Business One, adalah :
Tabel 4.51 Pemenuhan Requirem ent untuk Pengurangan Biaya Kertas SAP Business One
Jenis penghem atan
biaya kertas
Requirement Ranking
Requirem ent
(bobot)
Degree of Fit
(bobot)
Bobot SAP
Business One
Bobot Maksimal
(asum si
requirement = Fit)
Sistem yang
terintegrasi
Requirement –
system
integration
H (3)
F (2)
6
6
Update stock
barang jadi
requirement 4.03
(Update data
stock barang jadi)
H (3)
F (2) 6 6
270
Tabel diatas memperlihatkan bahwa manfaat yang d iperoleh berdasarkan
jenis Penghematan Biaya Kertas :
a. Pengurangan biaya kertas dengan adanya sistem yang terintegrasi adalah
100% ( (6/6) x 100% )
b. Pengurangan biaya kertas dengan adanya fasilitas update stock barang
jadi adalah 100% ( (6 /6) x 100% )
Total manfaat yang diperoleh dalam pengurangan biaya kertas dengan
penerapan SAP Business One adalah sebagai berikut :
Tabel 4.52 Total Pengurangan Biaya Kertas SAP Business One
Jenis
penghematan
2010 2011 2012 2013 2014
Sistem yang
terintegrasi
Rp.
780.000
(100% x
Rp.780.000)
Rp.
858.000
(100% x
Rp.858.000)
Rp.
957.528
(100% x
Rp.957.528)
Rp.
1.053.280,7
(100% x Rp .
1.053.280,7)
Rp.
1.158.608,8
(100% x Rp .
1.158.608,8)
Update stock
barang jad i
Rp. 374.400
(100% x
Rp.374.400)
Rp. 411.840
(100% x
Rp.411.840)
Rp. 453.024
(100% x
Rp.453.024)
Rp.498.326,4
(100% x Rp .
498.326,4)
Rp.548.159,04
(100% x Rp .
548.159,04)
Total
Penghematan
Rp.
1.154.400
Rp.
1.269.840
Rp.
1.410.552
Rp.
1.551.607,1
Rp.
1.706.767,8
271
4.3.3.3.3.2 Manfaat yang diperoleh dalam penghematan biaya kertas dengan penerapan Microsoft Dynamics AX
Requirement dalam analisis fit/gap yang terkait dengan penghematan biaya kertas, yang dapat dipenuh i oleh Microsoft Dynamics AX, adalah :
Tabel 4.53 Pemenuhan Requirement untuk Pengurangan Biaya Kertas Microsoft Dynamics AX
Jenis penghematan
biaya kertas
Requirement Ranking
Requirement
(bobot)
Degree of Fit
(bobot)
Bobot
Microsoft
Dynamics AX
Bobot Maksimal
(asumsi
requirement = Fit)
Sistem yang
terintegrasi
Requirement – system integration H (3) F (2) 6 6
Update stock
barang jadi
requirem ent 4.03 (Update data stock
barang jadi)
H (3)
F (2) 6 6
272
Tabel diatas memperlihatkan bahwa manfaat yang diperoleh berdasarkan jenis
Penghematan Biaya Kertas :
a. Pengurangan biaya kertas dengan adanya sistem yang terintegrasi adalah
100% ( (6/6) x 100% )
b. Pengurangan biaya kertas dengan adanya fasilitas update stock barang jadi
adalah 100% ( (6 /6) x 100% )
Total manfaat yang diperoleh dalam pengurangan biaya kertas dengan
penerapan Microsoft Dynamics AX adalah sebagai berikut :
Tabel 4.54 Total Pengurangan Biaya Kertas Microsoft Dynamics AX
Jenis
penghematan
2010 2011 2012 2013 2014
Sistem yang
terintegrasi
Rp.
780.000
(100% x
Rp.780.000)
Rp.
858.000
(100% x
Rp.858.000)
Rp.
957.528
(100% x
Rp.957.528)
Rp.
1.053.280,7
(100% x Rp .
1.053.280,7)
Rp.
1.158.608,8
(100% x Rp .
1.158.608,8)
Update stock
barang jad i
Rp. 374.400
(100% x
Rp.374.400)
Rp. 411.840
(100% x
Rp.411.840)
Rp. 453.024
(100% x
Rp.453.024)
Rp.498.326,4
(100% x Rp .
498.326,4)
Rp.548.159,04
(100% x Rp .
548.159,04)
Total
Penghematan
Rp.
1.154.400
Rp.
1.269.840
Rp.
1.410.552
Rp.
1.551.607,1
Rp.
1.706.767,8
273
4.3.3.3.4 Pengurangan Biaya Tinta
Sistem yang terintegrasi membuat perusahaan memperoleh keuntungan
melalui penghematan kertas dan pengurangan biaya tinta. Biaya tinta tersebut dapat
dikurangi seiring dengan banyaknya kertas yang dapat dikurangi pemakaiannya.
Total penghematan kertas adalah sebanyak 1770 lembar.
Tabel 4.55 Penghematan Kertas
No Jenis Dokumen
Jumlah Kertas
yang digunakan
Per Bulan
Jumlah
Penghematan
Kertas Per Bulan
1 Sales Order 90 lembar 60 lembar
2 Surat Jalan 1000 lembar 600 lembar
3 Surat Permintaan Pembelian 240 lembar 160 lembar
4 Surat Tanda Penerimaan
Barang
340 lembar 170 lembar
5 Bukti Permintaan Barang
Internal
180 lembar 60 lembar
6 Invoice 360 lembar 120 lembar
7 Daftar Stok Barang 600 lembar 600 lembar
Total 2810 lembar 1770 lembar
Total pemakaian kertas per bulan untuk PT CUBIC INDONESIA
adalah 2810 lembar, sedangkan kertas yang dapat dihemat adalah 1770
lembar. Pemakaian untuk tinta hitam pada PT CUBIC INDONESIA adalah
sebesar 70%, sedangkan untuk tinta warna adalah sebesar 30%. Perhitungan
untuk penghematan biaya tinta hitam diperoleh sebesar Rp. 105.822,06 (
274
(1.770 / 2.810) x 70% x Rp 240.000 ). Rp 240.000 merupakan biaya tinta
hitam 1 catridge yang biasa dibeli oleh perusahaan. Sedangkan untuk
penghematan biaya tinta warna sebesar Rp. 47.241,993 d iperoleh dari
perhitungan ( (1.770 / 2.810) x 30% x Rp 250.000 ). Rp . 250.000 merupakan
biaya tinta warna 1 catridge yang biasa dibeli oleh perusahaan.
Tabel 4.56 Penghematan Tinta
Total
Penghematan
Tinta Hitam
Total
Penghematan
Tinta Warna
Total Penghematan
Penghematan per Bulan Rp 105.822,06 Rp . 47.241,993 Rp. 153.064,053
Penghematan per Tahun Rp 1.269.864,72 Rp 566.903,916 Rp 1.836.768,63
Total penghematan tinta selama 5 tahun dengan tingkat kenaikan harga tinta 10% per
tahun :
Tabel 4.57 Total Penghematan Tinta selama 5 tahun
Jenis
penghematan
2010 2011 2012 2013 2014
Penghematan
tinta
Rp
1.836.768,63
Rp .
2.020.445,5
Rp.
2.222.490,05
Rp.
2.444.739,05
Rp .
2.689.212,96
4.3.3.3.4.1 Manfaat yang diperoleh dalam penghematan biaya tinta dengan
penerapan SAP Business One
Penghematan biaya tinta disesuaikan dengan penghematan biaya kertas yang
diperoleh. Apabila kertas dapat dihemat, maka secara otomatis tinta pun dapat
275
dihemat. Perhitungan penghematan atas biaya kertas, menunjukkan bahwa dengan
penerapan SAP Business One, perusahaan dapat memperoleh 100% manfaat atas
penghematan b iaya kertas. Hal ini menunjukkan bahwa dengan penerapan SAP
Business One, maka perusahaan dapat juga memperoleh 100% penghematan atas
biaya tinta dengan rincian sebagai berikut :
Tabel 4.58 Total Penghematan Tinta selama 5 tahun SAP Business One
Jenis
penghematan
2010 2011 2012 2013 2014
Penghematan
tinta
Rp
1.836.768,63
Rp .
2.020.445,5
Rp.
2.222.490,05
Rp.
2.444.739,05
Rp .
2.689.212,96
4.3.3.3.4.2 Manfaat yang diperoleh dalam penghematan biaya tinta dengan
penerapan Microsoft Dynamics AX
Penghematan biaya tinta disesuaikan dengan penghematan biaya kertas yang
diperoleh. Apabila kertas dapat dihemat, maka secara otomatis tinta pun dapat
dihemat. Perhitungan penghematan atas biaya kertas, menunjukkan bahwa dengan
penerapan Microsoft Dynamics AX, perusahaan dapat memperoleh 100% manfaat
atas penghematan biaya kertas. Hal ini menunjukkan bahwa dengan penerapan
Microsoft Dynamics AX, maka perusahaan dapat juga memperoleh 100%
penghematan atas biaya tinta dengan rincian sebagai ber ikut :
Tabel 4.59 Total Penghematan Tinta selama 5 tahun Microsoft Dynamics AX
Jenis
penghematan
2010 2011 2012 2013 2014
Penghematan
tinta
Rp
1.836.768,63
Rp .
2.020.445,5
Rp.
2.222.490,05
Rp.
2.444.739,05
Rp .
2.689.212,96
276
4.3.3.4 Total pengurangan biaya operasional dengan penerapan SAP Business One selama 5 tahun (2010-2014)
Tabel 4.60 Total Pengurangan Biaya Operasional selama 5 tahun SAP Business One
Jenis pengurangan biaya operasional 2010 2011 2012 2013 2014
Pengurangan biaya lem bur Rp 304.439.321,4 Rp 334.883.253,5 Rp 368.371.578,8 Rp 405.208.736,7 Rp 445.729.610,4
Pengurangan biaya listrik Rp 16.089.444 Rp 17.698.388 Rp 19.468.227 Rp 21.415.050 Rp 23.556.555
Pengurangan biaya kertas Rp. 1.154.400 Rp. 1.269.840 Rp. 1.410.552 Rp. 1.551.607,1 Rp. 1.706.767,8
Pengurangan biaya tinta Rp 1.836.768,63 Rp. 2.020.445,5 Rp. 2.222.490,05 Rp. 2.444.739,05 Rp. 2.689.212,96
Total Penghem atan Biaya
Operasional
Rp 323.518.934 Rp 355.871.927 Rp 391.472.847,9 Rp 430.620.132,8 Rp 473.682.146,2
Nilai ROI ditentukan dari biaya pengembangan, biaya operasional dan kuantifikasi manfaat langsung p royek SAP Business One. Nilai
ROI atas kuantifikasi manfaat langsung diperoleh melalui Economic Im pact Worksheet (Tabel 4.61)
277
Tabel 4.61 Econom ic Impact Worksheet untuk kuantifikasi manfaat langsung pada SAP Business One
A. Biaya Pengembangan Sistem
B. Arus Kas Tahunan
Tahun
2010 2011 2012 2013 2014
0 0 0 0 0
323.518.934 355.871.927 391.472.847,9 430.620.132,8 473.682.146,2
323.518.934 355.871.927 391.472.847,9 430.620.132,8 473.682.146,2
(27.336.000) (27.336.000) (27.336.000) (27.336.000) (27.336.000)
296.182.934 328.535.927 364.136.847,9 403.284.132,8 446.346.146,2
C. ROI sederhana = (arus kas bersih/tahun/biaya pengembangan) * 100%
D. Scoring Economic Impact
Score Simple Ret urn On Investment
0 Zero or less
1 1 % to 299 %
2 300 % to 499 %
3 500 % to 699 %
4 700 % to 899 %
5 Over
Pengurangan biaya operasional
Manfaat Ekonomis Bersih
= Pendapatan sebelum pajak Biaya ber jalan
Arus kas bersih
Rp 717.410.000
Rp 1.838.485.988
51,25 %
278
Bagian A pada tabel di atas adalah biaya pengembangan/investasi yang
dikeluarkan oleh PT CUBIC INDONESIA untuk mengimplementasikan SAP
Business One. Bagian B merupakan hasil kuantifikasi manfaat langsung yang
diperoleh, yang kemudian dikurangi dengan biaya ber jalan sehingga bisa diperoleh
arus kas bersih selama 5 tahun ke depan. Simple ROI diperoleh dar i total arus kas
bersih Rp 1.838.485.988 dibagi dengan 5 tahun dan dibagi lagi dengan biaya
pengembangan SAP Business One, sehingga d iperoleh nilai dari simple ROI adalah
51,25 %. Berdasarkan skor ROI yang diperoleh maka dalam Score Economic Impact,
pengimplementasian SAP Business One mendapat skor 1, yaitu antara 1 % - 299 %.
Sebagai perhitungan pembanding terhadap hasil dar i simple ROI , maka digunakan
metode Net Presen t Value (NPV) dan Internal Ra te Return (IRR) untuk keperluan
analisis studi kelayakan pengimplementasian SAP Business One. Perhitungan NPV
dan IRR dilakukan dengan menggunakan tingkat suku bunga 6,5% sebagai ber ikut :
NPV = {(296.182.934 x (1/ (1 + 6,5%))1) + (328.535.927 x (1/ (1 + 6,5%))2) +
(364.136.847,9 x (1/ (1 + 6,5%)) 3) + (403.284.132,8 x (1/ (1 + 6,5%))4) +
(446.346.146,2 x (1/ (1 + 6,5%)) 5)} - 717.410.000
NPV = {278.411.958 + 289.111.615,8 + 302.233.583,8 + 314.561.623,6 +
325.832.686,7} – 717.410.000
= 1.510.151.468 - 717.410.000
= Rp 792.741.468
Tahun ke- Net Cash Flow 0 Rp (717.410.000) 1 Rp 296.182.934 2 Rp 328.535.927 3 Rp 364.136.847,9 4 Rp 403.284.132,8 5 Rp 446.346.146,2
Total Rp 1.122.485.988 Nilai IRR 39%
279
Nilai NPV yang diperoleh adalah Rp 792.741.468. Nominal tersebut
merupakan arus kas bersih yang diterima perusahaan setelah didiskontokan terhadap
modal yang dikeluarkan. NPV yang d iperoleh bernilai positif (NPV > 0) yang berarti
bahwa besarnya benefit yang diperoleh dengan pengimplementasian SAP Business
One lebih besar dari pengeluaran yang dilakukan untuk pengimplementasian
software tersebut. Nilai IRR yang diperoleh adalah 39% yang berarti bahwa
persentase IRR > dari tingkat suku bunga. Hal ini menun jukkan bahwa tingkat
keuntungan yang diperoleh perusahaan dengan pengimplementasian SAP Business
One adalah 39%.
280
4.3.3.5 Total Manfaat ekonomis atas pengurangan biaya operasional dengan penerapan Microsoft Dynam ics AX selam a 5 tahun (2010-
2014)
Tabel 4.62 Total Pengurangan Biaya Operasional selama 5 tahun Microsoft Dynamics AX
Jenis pengurangan
biaya operasional
2010 2011 2012 2013 2014
Pengurangan biaya lembur Rp 400.647.418,6 Rp 440.712.160,4 Rp 484.783.376,4 Rp 533.261.714,1 Rp 586.587.885,6
Pengurangan biaya listrik Rp 16.089.444 Rp17.698.388 Rp 19.468.227 Rp 21.415.050 Rp 23.556.555
Pengurangan biaya kertas Rp 1.154.400 Rp 1.269.840 Rp 1.410.552 Rp 1.551.607,1 Rp 1.706.767,8
Pengurangan biaya tinta Rp 1.836.768,636 Rp 2.020.445,5 Rp 2.222.490,05 Rp 2.444.739,055 Rp 2.689.212,961
Total Penghematan Biaya
Operasional
Rp 419.728.031,2 Rp 461.700.833,9 Rp 507.884.645,5 Rp 558.673.110,3 Rp 614.540.421,4
Nilai ROI ditentukan dari biaya pengembangan, biaya operasional dan kuantifikasi manfaat langsung p royek Microsoft Dynamics AX.
Nilai ROI atas kuantifikasi manfaat langsung diperoleh melalui Econom ic Impact Worksheet (Tabel 4.63)
281
A. Biaya Pengembangan Sistem
B. Arus Kas Tahunan
Tahun
2010 2011 2012 2013 2014
0 0 0 0 0 419.728.031,2 461.700.833,9 507.884.645,5 558.673.110,3 614.540.421,4
419.728.031,2 461.700.833,9 507.884.645,5 558.673.110,3 614.540.421,4
(38.916.000) (38.916.000) (38.916.000) (38.916.000) (38.916.000)
380.812.031,2 422.784.833,9 468.968.645,5 519.757.110,3 575.624.421,4
C. ROI sederhana = (arus kas bersih/tahun/biaya pengembangan) * 100%
D. Scoring Economic Impact
Score Simple Return On Investment
0 Zero or less 1 1 % to 299 %
2 300 % to 499 %
3 500 % to 699 % 4 700 % to 899 %
5 Over
Pengurangan biaya operasional
Manfaat Ekonomis Bersih
= Pendapatan sebelum pajak Biaya berjalan
Arus kas bersih
Rp 706.624.320
Rp 2.367.947.042
67,02 %
Tabel 4.63 Econom ic Impact Worksheet untuk kuantifikasi manfaat langsung pada Microsoft Dynamics AX
282
Bagian A pada tabel di atas adalah biaya pengembangan/investasi yang
dikeluarkan oleh PT CUBIC INDONESIA untuk mengimplementasikan Microsoft
Dynamics AX. Bagian B merupakan hasil kuantifikasi manfaat langsung yang
diperoleh, yang kemudian dikurangi dengan biaya ber jalan sehingga bisa diperoleh
arus kas bersih selama 5 tahun ke depan. Simple ROI diperoleh dar i total arus kas
bersih Rp 2.367.947.042, dibagi dengan 5 tahun dan dibagi lagi dengan biaya
pengembangan Microsoft Dynamics AX, sehingga diperoleh nilai dari simple ROI
adalah 67,02%. Berdasarkan skor ROI yang diperoleh maka dalam Score Economic
Impact, pengimplementasian Microsoft Dynamics AX mendapat skor 1, yaitu antara
1% - 299%.
Sebagai perhitungan pembanding terhadap hasil dari simple ROI , maka digunakan
metode Net Presen t Value (NPV) dan Internal Ra te Return (IRR) untuk keperluan
analisis studi kelayakan pengimplementasian M icrosoft Dynamics AX. Perhitungan
NPV dan IRR dilakukan dengan menggunakan tingkat suku bunga 6,5% sebagai
berikut :
NPV = {(380.812.031,2 x (1/ (1 + 6,5%))1) + (422.784.833,9 x (1/ (1 + 6,5%))2) +
(468.968.645,5 x (1/ (1 + 6,5%)) 3) + (519.757.110,3 x (1/ (1 + 6,5%))4) +
(575.624.421,4 x (1/ (1 + 6,5%)) 5)} - 706.624.320
NPV = {357.963.309,3 + 372.050.653,8 + 389.243.975,8 + 405.410.546 +
420.205.827,6} – 706.624.320
= 1.944.874.313 – 706.624.320
= Rp 1.238.249.993
Tahun ke - Net Cash Flow 0 Rp (706.624.320) 1 Rp 380,812,031.20 2 Rp 422,784,833.90 3 Rp 468,968,645.50
283
4 Rp 519,757,110.30 5 Rp 575,624,421.40
Total Rp 1,661,322,722 Nilai IRR 55%
Nilai NPV yang diperoleh adalah Rp 1.238.249.993. Nominal tersebut
merupakan arus kas bersih yang diterima perusahaan setelah didiskontokan terhadap
modal yang dikeluarkan. NPV yang d iperoleh bern ilai positif (NPV > 0) yang berarti
bahwa besarnya benefit yang diperoleh dengan pengimplementasian Microsoft
Dynamics AX lebih besar dari pengeluaran yang d ilakukan untuk
pengimplementasian software tersebut. Nilai IRR yang diperoleh adalah 55% yang
berarti bahwa persentase IRR > dari tingkat suku bunga. Hal ini menunjukkan bahwa
tingkat keuntungan yang diperoleh perusahaan dengan pengimplementasian
Microsoft Dynamics AX adalah 55%
4.3.4 Value Linking
Manfaat lainnya yang dapat diperoleh dengan adanya pengimplementasian
ERP adalah pengurangan frekuensi terjadinya human error. M asalah yang dihadapi
perusahaan adalah sering terjadinya human error dalam pemrosesan retur penjualan.
Terdapat dua kondisi dalam retur penjualan, yaitu Tukar Guling (barang yang rusak
diganti dengan barang baru) dan Net Off (barang yang rusak tidak diganti dengan
barang baru melainkan berpengaruh pada pengurangan pembayaran oleh customer
akibat adanya barang yang dikembalikan). Departemen yang bertanggung jawab
untuk menerima retur dari customer adalah departemen Production
Planning&Inventory Control (PPIC). Ketika retur diterima, departemen PPIC akan
mengurangi jumlah barang yang telah dik irimkan ke customer, tetap i informasi
pengurangan quantity atas barang tersebut tidak langsung di informasikan ke
284
departemen Finance&Accounting seh ingga saat melakukan proses invoicing terhadap
customer yang bersangkutan, departemen Finance&Accounting masih menggunakan
quantity pada Surat Jalan yang lama. Hal ini akan berakibat pada munculnya selisih
atas amount yang ditagih kepada customer. Solusi untuk masalah tersebut, yaitu
dengan adanya peningkatan kontrol terhadap p roses retur yang terjadi. Requirement
dalam analisis fit/gap yang terkait dengan peningkatan kontrol atas retur penjualan
adalah requirement 1.05 – Control Item Return. Apabila requirement in i dapat
dipenuhi oleh alternatif produk ERP yang men jadi p ilihan bagi PT CUBIC
INDONESIA, maka frekuensi terjadinya human error dapat dikurangi. Berdasarkan
hasil wawancara dengan Accounting staff , frekuensi rata-rata tingkat human error
yang dilakukan oleh Accounting staff dalam pencatatan jumlah barang setelah
terjadinya retur penjualan ke dalam invoice sebanyak 2 kali kesalahan. Ketika
accounting staff menerima konfirmasi dari customer mengenai adanya
ketidaksesuaian antara jumlah barang yang d icantumkan dalam invoice dengan
jumlah barang yang diterima setelah terjadi retur, Accounting staff akan
menghubungi departemen PPIC untuk mengecek apakah customer tersebut benar-
benar melakukan retur atau tidak. Setelah itu PPIC akan melakukan re-check
terhadap retur tersebut kemudian memberikan konfirmasi kepada Accounting staff
berapa jumlah barang yang diretur dan kode surat jalan yang terkait dengan retur
tersebut. Selanjutnya Accounting staff akan menghubungi IT Section Head untuk
melakukan koreksi dari server atas kesalahan pencatatan jumlah barang dalam
invoice yang d iinput oleh Accounting staff. Rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh
departemen PPIC untuk melakukan re-check adalah selama 8 jam ker ja, sedangkan
rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh IT Section Head untuk menyelesaikan masalah
ini adalah 0,5 jam kerja. Jumlah hari ker ja dalam satu bulan adalah 20 hari dan
285
jumlah jam kerja per hari adalah 8 jam. Total jam kerja per bulan adalah 160 jam.
Gaji seorang staff adalah Rp . 2.000.000 per bulan dan Rp. 12.500 per jam (Rp .
2.000.000/160 jam). Gaji seorang section head adalah Rp . 3.500.000 per bulan dan
Rp . 21.875 per jam (Rp . 3.500.000/160 jam). Formulasi yang digunakan untuk
menghitung manfaat ekonomis dari berkurangnya frekuensi human error adalah
(Frekuensi Kesalahan x Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah x 12
bulan x rate gaji per jam). Berikut adalah rincian perhitungannya :
Tabel 4.64 Total M anfaat Ekonomis Pengurangan Human Error
Penghitungan manfaat untuk PPIC staff
per tahun
Rp. 2.400.000
(2 x 8 x 12 bulan x Rp. 12.500)
Penghitungan manfaat untuk IT Section
Head per tahun
Rp. 262.500
(2 x 0.5 x 12 bulan x Rp. 21.875)
Total manfaat ekonomis atas
pengurangan frekuensi terjadinya human
error
Rp. 2.662.500
Total manfaat ekonomis atas pengurangan frekuensi terjadinya human error
selama 5 tahun ke depan (2010-2014), dengan asumsi tingkat kenaikan gaji mencapai
10% setiap tahunnya adalah sebagai berikut :
Tabel 4.65 Total M anfaat Ekonomis Value Linking selama 5 tahun
2010 2011 2012 2013 2014
Rp . 2.662.500 Rp . 2.928.750 Rp . 3.221.625 Rp. 3.543.787,5 Rp. 3.898.166,25
286
4.3.4.1 Manfaat yang diperoleh atas pengurangan frekuensi terjadinya human
error dengan penerapan S AP Business One
Requirement dalam analisis fit/gap yang terkait dengan pengurangan
frekuensi terjadinya human error, yang dapat dipenuhi oleh SAP Business One,
adalah :
Tabel 4.66 Pemenuhan Requirement Pengurangan Human Error SAP Business One
Requirement Ranking
Requirement
(bobot)
Degree of
Fit
(bobot)
Bobot SAP
Business One
Bobot Maksimal
(asumsi
requirement = Fit)
Requirement
1.05 – control
item return
M (2) F (2)
4
4
Tabel diatas memperlihatkan bahwa SAP Business One dapat memenuhi
100% ( (4/4) x 100% ) requirement yang dibutuhkan untuk memperoleh manfaat atas
pengurangan frekuensi terjad inya human error, sehingga manfaat yang diperoleh
atas pengurangan frekuensi terjadinya human error dengan penerapan SAP Business
One adalah sebagai berikut :
Tabel 4.67 Total M anfaat Ekonomis Value Linking SAP Business One
2010 2011 2012 2013 2014
Rp . 2.662.500 Rp . 2.928.750 Rp . 3.221.625 Rp. 3.543.787,5 Rp. 3.898.166,25
Nilai ROI ditentukan dari biaya pengembangan, biaya operasional dan
kuantifikasi manfaat langsung proyek SAP Business One. Nilai ROI atas kuantifikasi
manfaat langsung diperoleh melalui Economic Impact Worksheet (Tabel 4.68)
287
Tabel 4.68 Econom ic Impact Worksheet untuk Value Linking pada SAP Business One
Biaya berjalan
A. Biaya Pengembangan Sistem
B. Arus Kas Tahunan
Tahun
2010 2011 2012 2013 2014
2.662.500 2.928.750 3.221.625 3.543.787,5 3.898.166,25
323.518.934 355.871.927 391.472.847,9 430.620.132,8 473.682.146,2
326.181.434 358.800.677 394.694.472,9 434.163.920,3 477.580.312,5
(27.336.000) (27.336.000) (27.336.000) (27.336.000) (27.336.000)
298.845.434 331.464.677 367.358.472,9 406.827.920,3 450.244.312,5
C. ROI sederhana = (arus kas bersih/tahun/biaya pengembangan) * 100%
D. Scoring Economic Impact Score Simple Return On Investment
0 Zero or less 1 1 % to 299 %
2 300 % to 499 %
3 500 % to 699 %
4 700 % to 899 % 5 Over
Pengurangan biaya operasional
Manfaat Ekonomis Bersih
= Pendapatan sebelum pajak
Arus kas bersih
Rp 717.410.000
Rp 1.854.740.817
51,7 %
288
Dengan adanya penambahan manfaat ekonomis melalui value linking, maka
diperoleh nilai ROI yang baru yaitu sebesar 51,7 %. Nilai ROI ini mengalami
peningkatan dari nilai ROI sebelumnya , yaitu 51,25 %, tetap i skor ROI dalam
Scoring Economic Impact tetap sama yaitu skor 1, karena nilai ROI yang baru masih
terdapat dalam range 1% - 299%. Perhitungan Net Present Value (NPV) dan In ternal
Rate Return (IRR) dilakukan dengan menggunakan tingkat suku bunga 6,5% sebagai
berikut :
NPV = {(298.845.434 x (1/ (1 + 6,5%))1) + (331.464.677 x (1/ (1 + 6,5%))2) +
(367.358.472,9 x (1/ (1 + 6,5%)) 3) + (406.827.920,3 x (1/ (1 + 6,5%))4) +
(450.244.312,5 x (1/ (1 + 6,5%)) 5)} - 717.410.000
NPV = {280.914.708 + 291.688.915,8 + 304.907.532,5 + 317.325.777,8 +
328.678.348,1 } – 717.410.000
= 1.523.515.282 - 717.410.000
= Rp. 806.105.282
Tahun ke- Net Cash Flow 0 Rp (717.410.000) 1 Rp 298.845.434,0 2 Rp 331.464.677,0 3 Rp 367.358.472,9 4 Rp 406.827.920,3 5 Rp 450.244.312,5
Total Rp 1.138.740.816,7 Nilai IRR 39%
Nilai NPV yang diperoleh setelah adanya penambahan arus kas perusahaan
dengan value linking adalah Rp. 806.105.282. Nominal tersebut merupakan arus kas
bersih yang diterima perusahaan setelah didiskontokan terhadap modal yang
dikeluarkan. NPV yang diperoleh bernilai positif (NPV > 0) yang berarti bahwa
besarnya benefit yang diperoleh dengan pengimplementasian SAP Business One
289
lebih besar dari pengeluaran yang dilakukan untuk pengimplementasian software
tersebut. Nilai IRR yang diperoleh adalah 39% yang berarti bahwa persentase IRR >
dari tingkat suku bunga. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat keuntungan yang
diperoleh perusahaan dengan pengimplementasian SAP Business One adalah 39%
4.3.4.2 Manfaat yang diperoleh atas pengurangan frekuensi terjadinya human
error dengan penerapan Microsoft Dynamics AX
Requirement dalam analisis fit/gap yang terkait dengan pengurangan
frekuensi terjad inya human error, yang dapat dipenuhi oleh Microsoft Dynamics
AX, adalah :
Tabel 4.69 Pemenuhan Requirement Pengurangan Human Error M icrosoft Dynamics
AX
Requirement Ranking
Requirement
(bobot)
Degree of
Fit
(bobot)
Bobot
Microsoft
Dynamics AX
Bobot Maksimal
(asumsi
requirement = Fit)
Requirement
1.05 – control
item return
M (2) F (2)
4
4
Tabel diatas memperlihatkan bahwa M icrosoft Dynamics AX dapat
memenuhi 100% ( (4/4) x 100% ) requirement yang dibutuhkan untuk memperoleh
manfaat atas pengurangan frekuensi terjadinya human error, berarti manfaat yang
diperoleh atas pengurangan frekuensi terjadinya human error dengan penerapan
Microsoft Dynamics AX adalah sebagai berikut :
290
Tabel 4.70 Total M anfaat Ekonomis Value Linking Microsoft Dynamics AX
2010 2011 2012 2013 2014
Rp . 2.662.500 Rp. 2.928.750 Rp. 3.221.625 Rp . 3.543.787,5 Rp. 3.898.166,25
Nilai ROI ditentukan dari biaya pengembangan, biaya operasional dan
kuantifikasi manfaat langsung p royek Microsoft Dynamics AX. Nilai ROI atas
kuantifikasi manfaat langsung diperoleh melalu i Economic Impact Worksheet (Tabel
4.71)
291
A. Biaya Pengembangan Sistem
B. Arus Kas Tahunan
Tahun
2010 2011 2012 2013 2014
2.662.500 2.928.750 3.221.625 3.543.787,5 3.898.166,25
419.728.031,2 461.700.833,9 507.884.645,5 558.673.110,3 614.540.421,4
422.390.531,2 464.629.583,9 511.106.270,5 562.216.897,8 618.438.587,6
(38.916.000) (38.916.000) (38.916.000) (38.916.000) (38.916.000)
383.474.531,2 425.713.583,9 472.190.270,5 523.300.897,8 579.522.587,6
C. ROI sederhana = (arus kas bersih/tahun/biaya pengembangan) * 100%
D. Scoring Economic Impact Score Simple Return On Investment
0 Zero or less 1 1 % to 299 %
2 300 % to 499 %
3 500 % to 699 %
4 700 % to 899 % 5 Over
Pengurangan biaya operasional
Manfaat Ekonomis Bersih
= Pendapatan sebelum pajak
Biaya berjalan Arus kas bersih
Rp 706.624.320
Rp 2.384.201.871
67,5 %
Tabel 4.71 Econom ic Impact Worksheet untuk Value Linking pada Microsoft Dynamics AX
292
Dengan adanya penambahan manfaat ekonomis melalu i value linking, maka
diperoleh nilai ROI yang baru yaitu sebesar 67,5 %. Nilai ROI ini mengalami
peningkatan dari nilai ROI sebelumnya, yaitu 67,02%, tetapi skor ROI dalam
Scoring Economic Impact tetap sama yaitu skor 1, karena n ilai ROI yang baru masih
terdapat dalam range 1% - 299%. Perhitungan Net Present Value (NPV) dan In ternal
Rate Return (IRR) dilakukan dengan menggunakan tingkat suku bunga 6,5% sebagai
berikut :
NPV = {(383.474.531,2 x (1/ (1 + 6,5%))1) + (425.713.583,9 x (1/ (1 + 6,5%))2) +
(472.190.270,5 x (1/ (1 + 6,5%)) 3) + (523.300.897,8 x (1/ (1 + 6,5%))4) +
(579.522.587,6 x (1/ (1 + 6,5%)) 5)} - 706.624.320
NPV = {360.466.059,3 + 374.627.953,8 + 391.917.924,5 + 408.174.700,3 +
423.051.488,9} – 706.624.320
= 1.958.238.127 – 706.624.320
= Rp 1.251.613.807
Tahun ke - Net Cash Flow 0 Rp (706,624,320.00) 1 Rp 383,474,531.20 2 Rp 425,713,583.90 3 Rp 472,190,270.50 4 Rp 523,300,897.80 5 Rp 579,522,587.60
Total Rp 1,677,577,551.00 Nilai IRR 55%
Nilai NPV yang diperoleh setelah adanya penambahan arus kas perusahaan
dengan value linking adalah Rp . 1.251.613.807. Nominal tersebut merupakan arus
kas bersih yang diterima perusahaan setelah did iskontokan terhadap modal yang
dikeluarkan. NPV yang diperoleh bernilai positif (NPV > 0) yang berarti bahwa
besarnya benefit yang diperoleh dengan pengimplementasian Microsoft Dynamics
AX lebih besar dar i pengeluaran yang d ilakukan untuk pengimplementasian software
293 tersebut. Nilai IRR yang diperoleh adalah 55% yang berarti bahwa persentase IRR >
dari tingkat suku bunga. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat keuntungan yang
diperoleh perusahaan dengan pengimplementasian Microsoft Dynamics AX adalah
55% .
4.3.5 Value Acceleration
Penerapan ERP dapat membantu perusahaan untuk mempercepat waktu
pemrosesan sebuah transaksi. Percepatan pemrosesan transaksi ini terkait dengan
transaksi yang dilakukan oleh departemen Sales, Purchasing, Production, dan
Finance. Percepatan ini disebabkan karena adanya kemudahan dalam mendapatkan
informasi yang akurat dan p roses yang lebih cepat karena d ibantu dengan sistem
sehingga karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih cepat pula.
Beberapa aktivitas karyawan yang menggambarkan pengelo laan transaksi dalam PT
CUBIC INDONESIA, yaitu :
1. Planning Supervisor (Dept. PPIC) akan melakukan analisis delivery time
ketika menerima sales order dari departemen marketing. Analisis delivery
time berlangsung selama 2 har i kerja. Setelah mendapat delivery time yang fix
maka Planning Supervisor akan menginformasikannya ke departemen
marketing yang selanjutnya akan menginformasikannya kepada customer.
2. Proses pembuatan laporan keuangan oleh departemen Finance&Accounting
disetiap akhir bulan. Proses pembuatan laporan keuangan ini dimulai dengan
mengumpulkan data yang d ibutuhkan yang berupa dokumen atas transaksi
dalam periode tertentu, melakukan rekonsiliasi atas transaksi yang ada
dengan rekening koran, melakukan penyesuaian apabila ditemukan selisih
amount, dan akhirnya meny iapkan neraca serta laporan laba/rugi. Semua
294
proses tersebut dilakukan oleh departemen Finance&Accounting rata-rata
selama 2 hari kerja.
3. Proses invoicing yang dibuat oleh departemen Finance&Accounting (F&A).
Departemen F&A akan mengecek ke dalam aging schedu le apakah ada
piutang customer yang akan jatuh tempo kemudian membuat invoice dengan
menginput kembali semua data yang ada di dalam surat jalan yang diber ikan
departemen PPIC, beserta faktur pajak yang akan dik irimkan ke customer.
Rata-rata waktu yang dibutuhkan o leh departemen F&A untuk melakukan
invoicing adalah selama 2 jam kerja.
4. Pemrosesan permintaan pembelian dari departemen requestor hingga
menerbitkan purchase order atas permintaan tersebut. Setelah menerima
permintaan pembelian, departemen Purchasing akan meminta persetujuan
pihak manajemen atas permintaan yang ada kemudian melakukan permintaan
penawaran harga kepada supplier. Setelah menerima penawaran harga dari
beberapa supplier, departemen Purchasing akan memband ingkan harga dari
supplier tersebut kemudian memilih supplier mana yang member ikan
penawaran harga yang sesuai dengan keinginan perusahaan. Ada dua jenis
dalam pembelian yang ada pada PT CUBIC INDONESIA, yaitu : pembelian
yang bersifat lokalisasi dan pembelian yang bersifat impor. Pemrosesan
permintaan pembelian hingga ke purchase order untuk pembelian yang
bersifat lokalisasi membutuhkan waktu selama 3 hari kerja, sedangkan
pembelian yang bersifat impor membutuhkan waktu selama 7 hari ker ja.
5. Proses penjurnalan yang dilakukan oleh Accounting staff. Setelah melakukan
penagihan kepada customer, accounting staff akan melakukan penjurnalan
untuk setiap invoice yang ada. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk
295
melakukan penjurnalan terhadap seluruh invoice dalam satu periode
tertentu(setiap bulan) adalah selama 8 jam ker ja.
Perhitungan manfaat ekonomis value acceleration d ibagi menjadi 5 bagian, yaitu :
1. Manfaat ekonomis atas percepatan pemrosesan rencana jadwal pengiriman
kepada customer.
Requirement dalam analisis fit/gap yang harus dipenuhi untuk memperoleh
manfaat ekonomis atas percepatan pemrosesan rencana jadwal pengiriman
adalah requirement nomor 1.06 - Analisa delivery time. Dengan adanya analisa
delivery time untuk setiap sales order yang ada maka sistem dapat membantu
perusahaan untuk memberikan informasi dengan cepat dan jelas kepada
customer mengenai jadwal pengiriman. Jumlah supervisor yang bertugas untuk
melakukan analisis delivery time sebanyak 2 orang. Rate gaji seorang supervisor
per jam adalah Rp . 12.500 (Rp. 2.000.000/160). Diharapkan dengan adanya ERP
pelaksanaan analisa delivery time tidak dilakukan secara manual lagi melainkan
analisis d ilakukan oleh sistem, seh ingga dapat memberikan delivery date lebih
cepat dari biasanya dan effort yang biasanya dibutuhkan oleh supervisor PPIC
untuk menganalisis delivery time bisa dialokasikan untuk melakukan job-
description yang lain. Apabila requirement tersebut dapat dipenuhi maka
manfaat ekonomis yang diperoleh dapat dihitung sebagai berikut :
Tabel 4.72 Total Manfaat Ekonomis Percepatan Proses Jadwal Pengiriman
Total penghematan waktu analisis delivery time setiap 2 hari
(2hari x 8jam ker ja/hari).
16 jam
Total penghematan waktu analisis delivery time per minggu
(16 jam x 3).
48 jam
Total manfaat ekonomis untuk analisis delivery time per minggu Rp . 1.200.000
296
(48 jam x 2 supervisor x Rp. 12.500)
Total manfaat ekonomis untuk analisis delivery time per bulan
(Rp . 1.200.000 x 4).
Rp . 4.800.000
Total manfaat ekonomis untuk analisis delivery time per tahun
(Rp . 4.800.000 x 12).
Rp . 57.600.000
2. Manfaat ekonomis atas percepatan p roses pembuatan laporan keuangan.
Requirement dalam analisis fit/gap yang harus dipenuhi untuk memperoleh
manfaat ekonomis atas percepatan proses pembuatan laporan keuangan adalah
requirement 3.01 - Automatically ledger reconcilia tion dan requ irement 3.05 -
reconciliation ledger transaksi Bank. Dengan adanya proses rekonsiliasi yang
dilakukan secara otomatis, maka waktu yang dibutuhkan untuk membuat laporan
keuangan dapat lebih dipersingkat. Yang bertanggung jawab untuk pembuatan
laporan keuangan adalah Finance Manager. Rate gaji seorang finance manager
per jam adalah Rp . 25.000 (Rp. 4.000.000/160). Diharapkan dengan ERP proses
pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan selama 3 jam. Apabila kedua
requirement tersebut dapat dipenuhi maka manfaat ekonomis yang diperoleh
dapat dihitung sebagai ber ikut :
Tabel 4.73 Total Manfaat Ekonomis Percepatan Proses Laporan Keuangan
Total penghematan waktu pembuatan laporan keuangan per bulan
((2hari x 8jam kerja/hari) - 3).
13 jam
Total manfaat ekonomis untuk pembuatan laporan keuangan per
bulan (13 jam x 1 Finance Manager x Rp. 25.000)
Rp . 325.000
Total manfaat ekonomis untuk pembuatan laporan keuangan per
tahun (Rp. 325.000 x 12).
Rp . 3.900.000
297 3. Manfaat ekonomis atas percepatan p roses invoicing.
Requirement dalam analisis fit/gap yang harus dipenuhi untuk memperoleh
manfaat ekonomis atas percepatan proses invoicing adalah requirement 3.09 -
Alert untuk p iutang yang jatuh tempo. Apabila ada peringatan yang berupa
message yang diberikan oleh sistem untuk setiap p iutang yang jatuh tempo,
maka departemen F&A dapat dengan cepat membuat invoice atas piutang jatuh
tempo tersebut tanpa melakukan pengecekan satu per satu atas seluruh aging
schedule yang ada. Yang bertanggung jawab untuk melakukan p roses invoicing
adalah accounting sta ff. Rate gaji seorang accounting staff per jam adalah Rp.
12.500 (Rp.2.000.000/160). Rata-rata jumlah invoice yang dibuat setiap
bulannya mencapai 200 invoice sesuai dengan jumlah penagihan yang
dilakukan. Diharapkan dengan ERP proses invoicing dapat dilakukan selama 0,5
jam per invoice. Apabila requirement tersebut dapat dipenuhi maka manfaat
ekonomis yang diperoleh dapat dihitung sebagai berikut :
Tabel 4.74 Total Manfaat Ekonomis Percepatan Proses Invoicing
Total penghematan waktu dari proses invoicing 1,5 jam
Total manfaat ekonomis untuk proses invoicing per bulan
(1,5 jam x 1 accounting staff x 200 invoicing x Rp. 12.500)
Rp . 3.750.000
Total manfaat ekonomis untuk proses invoicing per bulan
(Rp . 3.750.000 x 12 bulan)
Rp . 45.000.000
298 4. Manfaat ekonomis atas percepatan pemrosesan permintaan pembelian hingga
purchase order.
Requirement dalam analisis fit/gap yang harus dipenuhi untuk memperoleh
manfaat ekonomis atas percepatan pemrosesan permintaan pembelian hingga
purchase order adalah requirement 2.01 - vendor evaluation dan requirement
2.04 - Material Requirement Planning (M RP). Evaluation vendor yang
dilakukan oleh sistem akan membantu departemen purchasing untuk memilih
vendor yang paling tepat. Evaluasi tersebut sesuai dengan kr iteria yang
ditentukan perusahaan. MRP akan membantu departemen purchasing untuk
menganalisis kapan pembelian materia l harus dilakukan kemudian memberikan
usulan untuk membuat purchase order sesuai dengan analisis tersebut. Hal ini
akan mempercepat proses penerbitan PO dibanding dengan melakukan
pemeriksaan material secara manual. Yang bertanggung jawab untuk melakukan
pemrosesan atas setiap permintaan pembelian adalah purchasing staff. Rate gaji
seorang purchasing staff per jam adalah Rp. 12.500 (Rp.2.000.000/160).
Diharapkan dengan penerapan ERP, pemrosesan permintaan pembelian dapat
dilakukan selama 2 hari + 1 jam. Dimana 2 hari tersebut merupakan jangka
waktu pengiriman penawaran harga dari setiap supplier dan 1 jam merupakan
proses input data penawaran harga ke sistem dan selanjutnya akan dianalisis
langsung o leh sistem. Apabila kedua requirement tersebut dapat dipenuhi maka
manfaat ekonomis yang diperoleh dapat dihitung sebagai berikut :
Tabel 4.75 Total M anfaat Ekonomis Percepatan Permintaan Pembelian
Total penghematan waktu dari pemrosesan permintaan pembelian
((3hari x 8jam kerja/hari) – 17 jam)
7 jam
Total penghematan waktu dari pemrosesan permintaan pembelian 14 jam
299
per minggu (7 jam x 2)
Total manfaat ekonomis dari penghematan waktu pemrosesan
permintaan pembelian per minggu (14 jam x 1 purchasing staff x
Rp. 12.500)
Rp . 175.000
Total manfaat ekonomis dari penghematan waktu pemrosesan
permintaan pembelian per bulan (Rp. 175.000 x 4)
Rp . 700.000
Total manfaat ekonomis dari penghematan waktu pemrosesan
permintaan pembelian per tahun (Rp. 700.000 x 12)
Rp . 8.400.000
5. Manfaat ekonomis atas percepatan pemrosesan penjurnalan atas invoice kepada
customer
Requirement dalam analisis fit/gap yang harus dipenuhi untuk memperoleh
manfaat ekonomis atas percepatan pemrosesan penjurnalan adalah requirement
1.07 - Integrated Journal untuk setiap transaksi Penjualan. Yang bertanggung
jawab untuk melakukan penjurnalan adalah Accounting staff. Rate gaji seorang
accounting staff per jam adalah Rp . 12.500 (Rp .2.000.000/160). Waktu yang
dibutuhkan untuk melakukan penjurnalan atas semua invoice dalam satu periode
(bulan) adalah selama 8 jam kerja. Jumlah invoice setiap bulannya sesuai dengan
jumlah penagihan yang dilakukan, yaitu sebanyak 200 penagihan. Diharapkan
dengan adanya ERP proses penjurnalan tidak dilakukan secara manual lagi
melainkan ketika transaksi diinput maka jurnal akan dibuat secara otomatis oleh
sistem, sehingga proses penjurnalan bisa lebih cepat dari biasanya dan effort
yang biasanya dibutuhkan oleh accounting staff untuk melakukan penjurnalan
bisa dialokasikan untuk melakukan job-description yang lain. Apabila
300
requirement tersebut dapat dipenuhi maka manfaat ekonomis yang diperoleh
dapat dihitung sebagai ber ikut :
Tabel 4.76 Total Manfaat Ekonomis Percepatan Proses Penjurnalan Invoice
Total penghematan waktu dari proses penjurnalan 8 jam
Total manfaat ekonomis untuk proses invoicing per bulan
(8 jam x 1 accounting staff x Rp. 12.500)
Rp . 100.000
Total manfaat ekonomis untuk proses invoicing per tahun
(Rp . 100.000 x 12 bulan)
Rp . 1.200.000
301
Total manfaat ekonomis atas percepatan pengelolaan transaksi selama 5 tahun ke depan (2010-2014), dengan asumsi tingkat kenaikan
gaji mencapai 10% setiap tahunnya adalah sebagai berikut :
Tabel 4.77 Total Manfaat Ekonomis Pengelolaan Transaksi selama 5 tahun
Jenis manfaat 2010 2011 2012 2013 2014
Percepatan pemrosesan
rencana pengiriman
Rp. 57.600.000 Rp. 63.360.000 Rp. 60.696.000 Rp. 67.665.600 Rp. 74.432.160
Percepatan pembuatan laporan
keuangan
Rp. 3.900.000 Rp. 4.290.000 Rp. 4.719.000 Rp. 5.190.900 Rp. 5.709.990
Percepatan proses invoicing Rp. 45.000.000 Rp. 49.500.000 Rp. 54.450.000 Rp. 59.895.000 Rp. 60.493.950
Percepatan pemrosesan
permintaan pembelian
Rp. 8.400.000 Rp. 9.240.000 Rp. 10.164.000 Rp. 11.180.400 Rp. 12.298.440
Percepatan proses penjurnalan Rp. 1.200.000 Rp. 1.320.000 Rp. 1.452.000 Rp. 1.597.200 Rp. 1.756.920
Total Manfaat Ekonom is
Pengelolaan Transaksi
Rp. 116.100.000 Rp. 127.710.000 Rp. 131.481.000 Rp. 145.529.100 Rp. 154.691.460
302
4.3.5.1 Manfaat yang diperoleh atas percepatan pengelolaan transaksi dengan penerapan SAP Business One
Requirement dalam analisis fit/gap yang terkait dengan percepatan pengelolaan transaksi, yang dapat dipenuhi oleh SAP Business One,
adalah :
Tabel 4.78 Pemenuhan Requirement Percepatan Pengelolaan Transaksi SAP Business One
Jenis percepatan proses Requirement Ranking
Requirement
(bobot)
Degree of Fit
(bobot)
Bobot SAP
Business One
Bobot Maksimal
(asumsi
requirement = Fit)
Percepatan pemrosesan
rencana pengiriman
requirem ent nomor 1.06 -
Analisa delivery tim e.
H (3) P (1) 3 6
Percepatan pembuatan
laporan keuangan
requirem ent 3.01 - automatically
ledger reconcilia tion
M (2) F (2) 4 4
requirem ent 3.05 - reconciliation
ledger transaksi Bank.
M (2) F (2) 4 4
TO TAL Bobot Requirement 3.01 dan 3.05 8 8
303
Percepatan proses
invoicing
requirem ent 3.09 - Alert untuk
piutang yang jatuh tempo
M (2) P (1) 2 4
Percepatan pemrosesan
permintaan pembelian
requirem ent 2.01 - evaluation
vendor dan
M (2) P (1) 2 4
requirem ent 2.04 - Materia l
Requirem ent Planning (MRP).
H (3) F (2) 6 6
TO TAL Bobot Requirement 2.01 dan 2.04 8 10
Percepatan proses
penjurnalan
requirem ent 1.07 - Integrated
Journal unt uk setiap transaksi
Penjualan
H (3) F (2) 6 6
304 Tabel diatas memperlihatkan bahwa manfaat yang diperoleh berdasarkan jenis
Percepatan pengelolaan transaksi :
a. Manfaat ekonomis dengan percepatan pemrosesan rencana pengiriman
adalah 50% ( (3 /6) x 100% )
b. Manfaat ekonomis dengan percepatan pembuatan laporan keuangan
adalah 100% ( (8 /8) x 100% )
c. Manfaat ekonomis dengan percepatan p roses invoicing adalah 50% ( (2/4)
x 100% )
d. Manfaat ekonomis dengan percepatan pemrosesan permintaan pembelian
adalah 80% ( (8 /10) x 100% )
e. Manfaat ekonomis dengan percepatan p roses penjurnalan adalah 100% (
(6/6) x 100% )
305
Total manfaat yang diperoleh dalam percepatan pengelolaan transaksi dengan penerapan SAP Business One adalah sebagai berikut :
Tabel 4.79 Total Manfaat Ekonomis Percepatan Pengelolaan Transaksi SAP Business One
Jenis manfaat 2010 2011 2012 2013 2014
Percepatan pemrosesan rencana
pengiriman
Rp 28.800.000
(50% x Rp
57.600.000)
Rp. 31.680.000
(50% x Rp
63.360.000)
Rp. 30.348.000
(50% x Rp
60.696.000)
Rp. 33.832.800
(50% x Rp
67.665.600)
Rp. 37.216.080
(50% x Rp
74.432.160)
Percepatan pembuatan laporan keuangan Rp. 3.900.000
(100% x Rp
3.900.000)
Rp. 4.290.000
(100% x Rp
4.290.000)
Rp. 4.719.000
(100% x Rp
4.719.000)
Rp. 5.190.900
(100% x Rp
5.190.900)
Rp. 5.709.990
(100% x Rp
5.709.990)
Percepatan proses invoicing Rp. 22.500.000
(50% x Rp
45.000.000)
Rp. 24.750.000
(50% x Rp
49.500.000)
Rp. 27.225.000
(50% x Rp
54.450.000)
Rp. 29.947.500
(50% x Rp
59.895.000)
Rp. 30.246.975
(50% x Rp
60.493.950)
Percepatan pemrosesan permintaan
pembelian
Rp. 6.720.000
(80% x Rp
8.400.000)
Rp. 7.392.000
(80% x Rp
9.240.000)
Rp. 8.131.200
(80% x Rp
10.164.000)
Rp. 8.944.320
(80% x Rp
11.180.400)
Rp. 9.838.752
(80% x Rp
12.298.440)
306
Percepatan proses penjurnalan Rp. 1.200.000
(100% x Rp
1.200.000)
Rp. 1.320.000
(100% x Rp
1.320.000)
Rp. 1.452.000
(100% x Rp
1.452.000)
Rp. 1.597.200
(100% x Rp
1.597.200)
Rp. 1.756.920
(100% x Rp
1.756.920)
Total Manfaat Ekonomis Rp. 63.120.000 Rp. 69.432.000 Rp. 71.875.200 Rp. 79.512.720 Rp. 84.768.717
Nilai ROI ditentukan dari biaya pengembangan, biaya operasional dan kuantifikasi manfaat langsung p royek SAP Business One. Nilai
ROI atas kuantifikasi manfaat langsung diperoleh melalui Economic Im pact Worksheet (Tabel 4.80).
307
A. Biaya Pengembangan Sistem
B. Arus Kas Tahunan
Tahun
2010 2011 2012 2013 2014
65.782.500 72.360.750 75.096.825 83.056.507,5 88.666.883,25
323.518.934 355.871.927 391.472.847,9 430.620.132,8 473.682.146,2
389.301.434 428.232.677 466.569.672,9 513.676.640,3 562.349.029,5
(27.336.000) (27.336.000) (27.336.000) (27.336.000) (27.336.000)
361.965.434 400.896.677 439.233.672,9 486.340.640,3 535.013.029,5
C. ROI sederhana = (arus kas bersih/tahun/biaya pengembangan) * 100%
D. Scoring Economic Impact Score Simple Return On Investment
0 Zero or less 1 1 % to 299 %
2 300 % to 499 %
3 500 % to 699 %
4 700 % to 899 % 5 Over
Pengurangan biaya operasional
Manfaat Ekonomis Bersih
= Pendapatan sebelum pajak
Arus kas bersih
Rp 717.410.000
Rp 2.223.449.454
61,9 %
Biaya berjalan
Tabel 4.80 Econom ic Impact Worksheet untuk Value Acceleration pada SAP Business One
308
Dengan adanya penambahan manfaat ekonomis melalu i value acceleration,
maka diperoleh n ilai ROI yang baru yaitu sebesar 61,9%. Nilai ROI ini mengalami
peningkatan dari nilai ROI sebelumnya , yaitu 51,7 %, tetap i skor ROI dalam
Scoring Economic Impact tetap sama yaitu skor 1, karena nilai ROI yang baru masih
terdapat dalam range 1% - 299%. Perhitungan Net Present Value (NPV) dan In ternal
Rate Return (IRR) dilakukan dengan menggunakan tingkat suku bunga 6,5% sebagai
berikut :
NPV = {(361.965.434 x (1/ (1 + 6,5%)) 1) + (400.896.677 x (1/ (1 + 6,5%)) 2) +
(439.233.672,9 x (1/ (1 + 6,5%)) 3) + (486.340.640,3 x (1/ (1 + 6,5%))4) +
(535.013.029,5 x (1/ (1 + 6,5%)) 5)} - 717.410.000
NPV = {340.247.508 + 352.789.075,8 + 364.563.948,5 + 379.345.699,4 +
390.559.511,5 } – 717.410.000
= 1.827.505.743 - 717.410.000
= Rp 1.110.095.743
Tahun ke- Net Cash Flow 0 Rp (717.410.000) 1 Rp 361.965.434,0 2 Rp 400.896.677,0 3 Rp 439.233.672,9 4 Rp 486.340.640,3 5 Rp 535.013.029,5
Total Rp 1.507.449.453,7 Nilai IRR 50%
Nilai NPV yang diperoleh setelah adanya penambahan arus kas perusahaan
dengan value acceleration adalah Rp 1.110.095.743. Nominal tersebut merupakan
arus kas bersih yang diterima perusahaan setelah didiskontokan terhadap modal yang
dikeluarkan. NPV yang diperoleh bernilai positif (NPV > 0) yang berarti bahwa
besarnya benefit yang diperoleh dengan pengimplementasian SAP Business One
309 lebih besar dari pengeluaran yang dilakukan untuk pengimplementasian software
tersebut. Nilai IRR yang diperoleh adalah 50% yang berarti bahwa persentase IRR >
dari tingkat suku bunga. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat keuntungan yang
diperoleh perusahaan dengan pengimplementasian SAP Business One adalah 50% .
310
4.3.5.2 Manfaat yang diperoleh atas percepatan pengelolaan transaksi dengan penerapan Microsoft Dynamics AX
Requirement dalam analisis fit/gap yang terkait dengan percepatan pengelo laan transaksi, yang dapat dipenuhi oleh Microsoft Dynamics
AX, adalah :
Tabel 4.81 Pemenuhan Requirement Percepatan Pengelolaan Transaksi Microsoft Dynamics AX
Jenis percepatan proses Requirement Ranking
Requirement
(bobot)
Degree of Fit
(bobot)
Bobot
Microsoft
Dynamics AX
Bobot Maksimal
(asumsi
requirement = Fit)
Percepatan pemrosesan
rencana pengiriman
requirem ent nomor 1.06 -
Analisa delivery tim e.
H (3)
F (2)
6
6
Percepatan pembuatan
laporan keuangan
requirem ent 3.01 -
autom atically ledger
reconciliation
M (2) F (2) 4 4
requirem ent 3.05 - M (2) F (2) 4 4
311
reconciliation ledger transaksi
Bank.
TO TAL Bobot Requirement 3.01 dan 3.05 8 8
Percepatan proses
invoicing
requirem ent 3.09 - Alert untuk
piutang yang jatuh tempo
M (2) F (2) 4 4
Percepatan pemrosesan
permintaan pembelian
requirem ent 2.01 - evaluation
vendor dan
M (2) F (2) 4 4
requirem ent 2.04 - Materia l
Requirem ent Planning (MRP).
H (3) F (2) 6 6
TO TAL Bobot Requirement 2.01 dan 2.04 10 10
Percepatan proses
penjurnalan
requirem ent 1.07 - Integrated
Journal unt uk setiap transaksi
Penjualan
H (3) F (2) 6 6
312
Tabel diatas memperlihatkan bahwa Microsoft Dynamics AX dapat memenuhi semua requirement yang dibut uhkan untuk memperoleh
manfaat atas percepatan pengelolaan transaksi, berarti manfaat yang diperoleh dalam percepatan pengelolaan transaksi dengan penerapan
Microsoft Dynamics AX adalah sebagai berikut :
Tabel 4.82 Total Manfaat Ekonomis Percepatan Pengelolaan Transaksi Microsoft Dynamics AX
Jenis manfaat 2010 2011 2012 2013 2014
Percepatan pemrosesan rencana
pengiriman
Rp. 57.600.000 Rp. 63.360.000 Rp. 60.696.000 Rp. 67.665.600 Rp. 74.432.160
Percepatan pembuatan laporan
keuangan
Rp. 3.900.000 Rp. 4.290.000 Rp. 4.719.000 Rp. 5.190.900 Rp. 5.709.990
Percepatan proses invoicing Rp. 45.000.000 Rp. 49.500.000 Rp. 54.450.000 Rp. 59.895.000 Rp. 60.493.950
Percepatan pemrosesan permintaan
pembelian
Rp. 8.400.000 Rp. 9.240.000 Rp. 10.164.000 Rp. 11.180.400 Rp. 12.298.440
Percepatan proses penjurnalan Rp. 1.200.000 Rp. 1.320.000 Rp. 1.452.000 Rp. 1.597.200 Rp. 1.756.920
Total Manfaat Ekonomis Rp. 116.100.000 Rp. 127.710.000 Rp. 131.481.000 Rp. 145.529.100 Rp. 154.691.460
313
A. Biaya Pengembangan Sistem B. Arus Kas Tahunan
Tahun
2010 2011 2012 2013 2014 118.762.500 130.638.750 134.702.625 149.072.888 158.589.626
419.728.031,2 461.700.833,9 507.884.645,5 558.673.110,3 614.540.421,4
538.490.531,2 592.339.583,9 642.587.270,5 707.745.998,3 773.130.047,5
(38.916.000) (38.916.000) (38.916.000) (38.916.000) (38.916.000)
499.574.531,2 553.423.583,9 603.671.270,5 668.829.998,3 734.214.047,4
C. ROI sederhana = (arus kas bersih/tahun/biaya pengembangan) * 100% D. Scoring Economic Impact
Score Simple Return On Investment
0 Zero or less
1 1 % to 299 %
2 300 % to 499 %
3 500 % to 699 % 4 700 % to 899 %
5 Over
Pengurangan biaya operasional
Manfaat Ekonomis Bersih
= Pendapatan sebelum pajak Biaya berjalan
Arus kas bersih
Rp 706.624.320
Rp 3.059.713.431
86,6 %
Nilai ROI ditentukan dari biaya pengembangan, biaya operasional dan kuantifikasi manfaat langsung p royek Microsoft Dynamics AX.
Nilai ROI atas kuantifikasi manfaat langsung diperoleh melalui Econom ic Impact Worksheet (Tabel 4.83)
Tabel 4.83 Econom ic Impact Worksheet untuk Value Acceleration Microsoft Dynamics AX
314
Dengan adanya penambahan manfaat ekonomis melalui value acceleration,
maka diperoleh nilai ROI yang baru yaitu sebesar 86,6 %. Nilai ROI ini mengalami
peningkatan dari nilai ROI sebelumnya, yaitu 67,5%, tetapi skor ROI dalam Scoring
Economic Impact tetap sama yaitu skor 1, karena nilai ROI yang baru masih terdapat
dalam range 1% - 299%. Perhitungan Net Present Value (NPV) dan Internal Rate
Return (IRR) dilakukan dengan menggunakan tingkat suku bunga 6,5% sebagai berikut :
NPV = {(499.574.531,2 x (1/ (1 + 6,5%))1) + (553.423.583,9 x (1/ (1 + 6,5%))2) +
(603.671.270,5 x (1/ (1 + 6,5%))3) + (668.829.998,3 x (1/ (1 + 6,5%))4) +
(734.214.047,4 x (1/ (1 + 6,5%))5)} - 706.624.320
NPV = {469.600.059,3 + 487.012.753,8 + 501.047.154,5 + 521.687.398,7 +
535.976.254,6} – 706.624.320
= 2.515.323.621 – 706.624.320
= Rp. 1.808.699.301
Tahun ke - Net Cash Flow 0 Rp (706,624,320.00) 1 Rp 499,574,531.20 2 Rp 553,423,583.90 3 Rp 603,671,270.50 4 Rp 668,829,998.30 5 Rp 734,214,047.40
Total Rp 2,353,089,111.30 Nilai IRR 74%
Nilai NPV yang diperoleh setelah adanya penambahan arus kas perusahaan
dengan value acceleration adalah Rp. 1.808.699.301. Nominal tersebut merupakan arus
kas bersih yang diterima perusahaan setelah didiskontokan terhadap modal yang
dikeluarkan. NPV yang diperoleh bernilai positif (NPV > 0) yang berarti bahwa
besarnya benefit yang diperoleh dengan pengimplementasian Microsoft Dynamics AX
315 lebih besar dari pengeluaran yang dilakukan untuk pengimplementasian software
tersebut. Nilai IRR yang diperoleh adalah 74% yang berarti bahwa persentase IRR > dari
tingkat suku bunga. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat keuntungan yang diperoleh
perusahaan dengan pengimplementasian Microsoft Dynamics AX adalah 74%.
4.3.6 Value Restructuring
Elemen Value Restructuring merupakan peningkatan produktivitas unit kerja
suatu kegiatan pada suatu departemen yang dapat diukur akibat adanya implementasi
sistem dalam perusahaan. Nilai ini tercipta sebagai akibat restrukturisasi fungsi kerja
departemen. Adanya implementasi sistem menyebabkan terjadi pergeseran pola kerja
dalam perusahaan dan diharapkan dapat meningkatkan produktivitas setiap pengguna
serta meningkatkan efektivitas waktu kerja.
Sebelum diimplementasi sistem ERP ini, keterlibatan Assistant of Director di
dalam departemen Accounting adalah 20%, Purchasing 70%, dan Sales 40%.
Keterlibatan tersebut mencakup kegiatan yang dilakukan oleh Manager, Section Head,
dan Operational. Berikut akan dilampirkan perincian keterlibatan masing-masing jabatan
di dalam departemen yang terkait :
Tabel 4.84 Perincian produktivitas kerja Assistant of Director
Departemen Persentase keterlibatan Direktur (dalam %)
Total Manager Section Head Operational
Accounting 10 7 3 20%
Purchasing 60 8 2 70%
Sales 30 5 5 40%
316 Total 100% 20% 10% 130%
Rata-rata (100/130) x
43% = 33%
(20/130) x 43%
= 7%
(10/130) x 43%
= 3%
130/300 = 43%
Dari tabel 4.84 dapat dilihat persentase produktivitas kerja seorang Assistant of
Director di dalam kegiatan Manajerial adalah 33%, Section Head 7%, dan Staff
Operasional 3% sehingga total yang diperoleh 43%. Kegiatan di dalam area Assistant of
Director sendiri yaitu 100% - 43% = 57%. Nilai produktivitas Assistant of Director ini
dikonversikan dalam ukuran Rupiah yang dihitung sebagai berikut :
1. Dengan gaji seorang Assistant of Director Rp. 144.000.000,- per tahun. Nilai
produktivitas Assistant of Director dapat ditentukan dengan 57% (kegiatan
kedirekturan) x Rp. 144.000.000,- = Rp. 82.080.000,-.
2. Dengan gaji seorang Manager Rp. 48.000.000,- per tahun, maka
produktivitas seorang Assistant of Director yang melakukan kegiatan
manajemen menjadi 33% x Rp. 48.000.000,- = Rp. 15.840.000,-
3. Dengan gaji seorang Section Head Rp. 42.000.000,- per tahun, maka
produktivitas seorang Assistant of Director yang melakukan kegiatan Section
Head menjadi 7% x Rp. 42.000.000,- = Rp. 2.940.000,-
4. Dengan gaji seorang Staff Operational Rp 24.000.000,- per tahun, maka
produktivitas seorang Assistant of Director untuk kegiatan operasional adalah
3% x Rp. 24.000.000,- = Rp. 720.000,-
317 Tabel 4.85 Perincian produktivitas kerja General Manager
Departemen Persentase keterlibatan General Manager (dalam %) Total
Manager Section Head Operational
Sales 25 10 5 40%
Production 40 15 5 60%
Total 65 25% 10% 100%
Rata-rata (65/100) x 50%
= 32.5 %
(25/100) x 50%
= 12.5%
(10/100) x 50%
= 5%
100/200
= 50%
Dari tabel 4.85 dapat dilihat persentase produktivitas kerja seorang General
Manager di dalam kegiatan Manajerial adalah 32,5%, Section Head 12,5%, dan Staff
Operasional 5% sehingga total yang diperoleh 50%. Kegiatan di dalam area General
Manager sendiri yaitu 100% - 50% = 50%. Nilai produktivitas General Manager ini
dikonversikan dalam ukuran Rupiah yang dihitung sebagai berikut :
1. Dengan gaji seorang General Manager Rp. 108.000.000,- per tahun. Nilai
produktivitas General Manager dapat ditentukan dengan 50% (kegiatan
Manajer umum) x Rp. 108.000.000,- = Rp.54.000.000,-.
2. Dengan gaji seorang Manager Rp. 48.000.000,- per tahun, maka produktivitas
seorang General Manager yang melakukan kegiatan manajemen menjadi
32,5% x Rp. 48.000.000,- = Rp. 15.600.000,-
3. Dengan gaji seorang Section Head Rp. 42.000.000,- per tahun, maka
produktivitas seorang General Manager yang melakukan kegiatan sub divisi
menjadi 12,5% x Rp. 42.000.000,- = Rp. 5.250.000,-
318
4. Dengan gaji seorang Staff Operational Rp 24.000.000,- per tahun, maka
produktivitas seorang General Manager untuk kegiatan operasional adalah 5%
x Rp. 24.000.000,- = Rp. 1.200.000,-
Sama halnya untuk seorang manajer dan karyawan lainnya dengan persentase
yang berbeda-beda yang diambil secara rata-rata dalam menilai produktivitas
sesuai dengan jabatan pada organisasi. Untuk perincian persentase dan
kuantifikasi produktivitas dapat dilihat pada table 4.86.
319
Tabel 4.86 Persentase Kegiatan Sebelum Implementasi Sistem (dalam ribuan Rupiah)
Kategori Jml
Aktivitas Total
Assistant of
Director
144.000
General
Manager
108.000
Manager
48.000
Section Head
42.000 Operational
24.000 4.722.000
% /Thn % /Thn % /Thn % /Thn % /Thn
Assistant of
Director
1 57 82.080 0 0 33 15.840 7 2.940 3 720 101.580
General
Manager
1 50 54.000 32,5 15.600 12,5 5.250 5 1200 76.050
Manager 4 70 33.600 20 8.400 10 2.400 177.600
Sec. Head 7 80 33.600 20 4.080 263.760
Operational 166 100 24.000 3.984.000
Total 4.602.990
320
Setelah adanya pengimplementasian proyek sistem ERP, diprediksikan akan
terjadi pergeseran aktivitas masing-masing karyawan untuk dapat melakukan kegiatan
yang memiliki nilai lebih tinggi serta sesuai dengan job desc masing-masing.
Peningkatan produktivitas kerja setiap karyawan disesuaikan dengan hasil Analisa
Fit/Gap yang ada, yaitu terpenuhinya kelayakan requirement di dalam sistem ERP.
Tabel 4.87, 4.88, 4.89, dan 4.90 mencantumkan beberapa requirement yang terkait
dengan elemen value restructuring (untuk software SAP Business One dan Microsoft
Dynamics AX) yang terpenuhi untuk setiap karyawan.
321 Tabel 4.87 Daftar Requirement yang Terpenuhi untuk Asisten Direktur
Departemen Karyawan Requirement Bobot
maksimal
DOF
B1*
DOF
AX**
Sales dan
NPD
Manager - 1.01 (Laporan
Penjualan per bulan
berdasarkan jenis
produk beserta grafik)
6 6 6
- 1.03 (sales analysis
untuk menghasilkan
sales forecast)
6 6 6
TOTAL 12 12 12
Section Head - 1.11 (analisis
pengembangan proyek
baru)
4 2 4
Purchasing Section Head - 2.01 (Vendor
evaluation berdasarkan
spesifikasi yang
ditentukan)
4 2 4
- 2.03 (Laporan
Pembelian barang per
bulan)
6 6 6
322
Tabel 4.88 Daftar Requirement yang Terpenuhi untuk General Manager
Departemen Karyawan Requirement Bobot
maksimal
Bobot
DOF
B1*
Bobot
DOF
AX**
Sales dan
NPD
Manager - 1.03 (Sales analysis untuk
menghasilkan sales
forecast)
6 6 6
- 3.13 (perhitungan Cost
accounting)
6 6 6
TOTAL 12 12 12
Section
Head
- 1.11 (analisis
pengembangan p royek
baru)
4 2 4
TOTAL 10 8 10
Accounting Manager - 3.02 (Proyeksi Laporan
Keuangan)
6 3 3
- 3.10 (Analisa Cadangan
Piutang Tak Tertagih
berdasarkan aging accoun t
receivable)
4 4 4
TOTAL 10 7 7
S.Operational - 3.12 (Petty Cash and Limit
Petty Cash)
6 6 6
323
S.Operation
al
- 1.06 (Analisa delivery time
dalam setiap sales order
untuk menghasilkan
shipment schedule)
6 3 6
- 1.08 (History Sample
Report)
4 4 4
TOTAL 10 7 10
PPIC, QA,
dan
Production
Section
Head
- 4.01 (Internal
production order
berdasarkan Sales
Order atau Sales
Forecast)
4 4 4
- 4.05 (Analisa p roduksi
aktual harian dengan
jadwal produksi)
4 4 4
TOTAL 8 8 8
S.Operation
al
- 4.07 (Production Schedule) 6 3 6
- 4.09 (Laporan harian
kualitas inline produksi)
4 2 2
TOTAL 10 5 8
324 Tabel 4.89 Daftar Requirement yang Terpenuhi untuk M anager
Tabel 4.90 Daftar Requirement yang Terpenuhi untuk Section Head
Karyawan Requirement Bobot
maksimal
DOF
B1*
DOF
AX**
Section Head - 1.09 (Analysis credit limit) 6 6 6
S.Operational
- 1.06 ( Analisa delivery time dalam
setiap sales order untuk
menghasilkan shipment schedu le)
6 3 6
- 1.08 ( History Sample Report
(Penentuan Bill Of Material))
4 4 4
- 3.06 ( Laporan penjualan Fixed
Asset )
2 2 2
TOTAL 12 9 12
Karyawan Requirement Bobot
maksimal
DOF
B1*
DOF
AX**
Operational
- 1.02 (Evaluasi kepuasan customer
serta Laporan Analisa kepuasan
customer)
4 2 2
- 1.04 ( Control time in Sales return) 4 2 4
- 3.04 (Laporan bon sementara) 4 2 2
- 4.08 (Non-conformity Report) 4 2 2
- 4.09 (Laporan harian kualitas inline 4 2 2
325
Keterangan :
* Degree Of Fit SAP Business One
** Degree Of Fit Microsoft Dynamics AX
4.3.6.1 Manfaat ekonomis atas value restructuring untuk Business One
Dari hasil analisa peningkatan p roduktivitas kerja untuk setiap requirement
dalam SAP Business One, diperoleh persentase peningkatan untuk seorang Assistant
of Director dan General M anager. Untuk seorang Assistant of Director dapat
melakukan 93,5% kegiatan kedirekturan, 4,5% kegiatan manajer ial, dan 2%
kegiatan area Section Head. Sedangkan untuk seorang General Manager dapat
melakukan 96% kegiatan untuk General Manager, 2% kegiatan area Section Head,
dan 2% kegiatan area Staff Opetasional. Perincian untuk peningkatan p roduktivitas
kerja untuk karyawan lain terlihat pada tabel 4.91.
produksi)
TOTAL 20 10 12
326
Tabel 4.91 Persentase Kegiatan Setelah Implementasi SAP Business One (dalam ribuan Rupiah)
Kategori Jml
Aktivitas Total
Assistant of
Director 144.000
General
Manager
108.000
Manager
48.000
Section Head
42.000 Operational
24.000 4.722.000
% /Thn % /Thn % /Thn % /Thn % /Thn
Assistant of
Director
1 93,5 134.640 0 0 4,5 2160 2 840 0 0 137.640
General
Manager
1 96 103.680 0 0 2 840 2 480 105.000
Manager 4 97,5 46.800 0 0 2,5 600 189.600
Sec. Head 7 90 37.800 10 2400 281.400
Operational 166 100 24.000 3.984.000
Total 4.697.640
327
Peningkatan p roduktivitas kerja setelah implementasi SAP Business One
adalah sebesar Rp . 100.530.000,- per tahun, seperti terlihat pada tabel 4.84.
Tabel 4.92 Total Peningkatan Produktivitas SAP Business One
Produktivitas
Sebelum Implementasi Sistem Rp. 4.602.990.000
Setelah Implementasi Sistem Rp. 4.697.640.000
Total Peningkatan Produktivitas Rp . 94.650.000
Peningkatan produktivitas selama 5 tahun untuk SAP Business One dengan
tingkat kenaikan gaji setiap tahun sebesar 10% :
Tabel 4.93 Total Peningkatan Produktivitas SAP Business One selama 5 tahun
2010 2011 2012 2013 2014
Peningkatan
Produktivitas
Rp
94.650.000
Rp
104.115.000
Rp
114.526.500
Rp
125.979.150
Rp
138.577.065
Nilai ROI ditentukan dari biaya pengembangan, biaya operasional dan
kuantifikasi manfaat langsung proyek SAP Business One. Nilai ROI atas kuantifikasi
manfaat langsung diperoleh melalui Economic Impact Worksheet (Tabel 4.94)
328
Tabel 4.94 Econom ic Impact Worksheet untuk Value Restructuring pada SAP Business One
A. Biaya Pengembangan Sistem
B. Arus Kas Tahunan
Tahun
2010 2011 2012 2013 2014
160.432.500 176.475.750 189.623.325 209.035.657,5 227.243.948,3
323.518.934 355.871.927 391.472.847,9 430.620.132,8 473.682.146,2
483.951.434 532.347.677 581.096.172,9 639.655.790,3 700.926.094,5
(27.336.000) (27.336.000) (27.336.000) (27.336.000) (27.336.000)
456.615.434 505.011.677 553.760.172,9 612.319.790,3 673.590.094,5
C. ROI sederhana = (arus kas bersih/tahun/biaya pengembangan) * 100%
D. Scoring Economic Impact Score Simple Return On Investment
0 Zero or less 1 1 % to 299 %
2 300 % to 499 %
3 500 % to 699 %
4 700 % to 899 % 5 Over
Pengurangan biaya operasional
Manfaat Ekonomis Bersih
= Pendapatan sebelum pajak
Arus kas bersih
Rp 717.410.000
Rp 2.801.297.169
78,1 %
Biaya berjalan
329
Dengan adanya penambahan manfaat ekonomis melalui value restructuring,
maka diperoleh nilai ROI yang baru yaitu sebesar 78,1 %. Nilai ROI ini mengalami
peningkatan dari nilai ROI sebelumnya, yaitu 61,9 %, tetap i skor ROI dalam Scoring
Economic Impact tetap sama yaitu skor 1, karena nilai ROI yang baru masih terdapat
dalam range 1% - 299%. Perhitungan Net Present Value (NPV) dan Internal Rate
Return (IRR) dilakukan dengan menggunakan tingkat suku bunga 6,5% sebagai
berikut :
NPV = {(456.615.434 x (1/ (1 + 6,5%))1) + (505.011.677 x (1/ (1 + 6,5%))2) +
(553.760.172,9 x (1/ (1 + 6,5%))3) + (612.319.790,3 x (1/ (1 + 6,5%))4) +
(673.590.094,5 x (1/ (1 + 6,5%))5)} - 717.410.000
NPV = {428.746.886,4 + 445.248.232,9 + 458.429.856,2 + 475.970.312 +
491.640.501,6 } – 717.410.000
= 2.332.093.258 - 717.410.000
= Rp. 1.582.625.789
Tahun ke- Net Cash Flow 0 Rp (717.410.000) 1 Rp 456.615.434 2 Rp 505.011.677 3 Rp 553.760.172,9 4 Rp 612.319.790,3 5 Rp 673.590.094,5
Total Rp 2.083.887.169 Nilai IRR 66%
Nilai NPV yang diperoleh setelah adanya penambahan arus kas perusahaan
dengan value restructuring adalah Rp. 1.582.625.789. Nominal tersebut merupakan
arus kas bersih yang diterima perusahaan setelah didiskontokan terhadap modal yang
dikeluarkan. NPV yang diperoleh bernilai positif (NPV > 0) yang berarti bahwa
besarnya benefit yang diperoleh dengan pengimplementasian SAP Business One
330 lebih besar dari pengeluaran yang dilakukan untuk pengimplementasian software
tersebut. Nilai IRR yang diperoleh adalah 66% yang berarti bahwa persentase IRR >
dari tingkat suku bunga. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat keuntungan yang
diperoleh perusahaan dengan pengimplementasian SAP Business One adalah 66%.
Analisis kelayakan dengan menggunakan perhitungan NPV dan IRR menyatakan
bahwa pengimplementasian SAP Business One layak untuk dilakukan.
Payback Period
Tabel 4.95 Payback Period SAP Business One
Tahun Biaya Cash Inflows Payback
0 Rp 717.410.000 0 Rp (717.410.000)
1 Rp 456.615.434 Rp (260.794.566)
2 Rp 505.011.677 Rp 244.217.111
3 Rp 553.760.172,9 Rp 817.440.083,9
4 Rp 612.319.790,3 Rp 1.437.586.154
5 Rp 673.590.094,5 Rp 2.119.785.157
Payback = Payback minus + Jumlah tahun minus
Benefit per tahun
= Rp -260.794.566 + 1
Rp 505.011.677
= Rp 1,516412942
= 1 tahun + (0, 516412942 x 12 bulan)
= 1 tahun 6,19 bulan
= 1 tahun 6 bulan
331 4.3.6.2 Manfaat ekonomis atas value restructuring untuk Microsoft Dynamics
AX
Dari hasil analisa peningkatan p roduktivitas kerja untuk setiap requirement
dalam Microsoft Dynamics AX, diperoleh persentase peningkatan untuk seorang
Assistant of Director dan General Manager. Untuk seorang Assistant of Director
dapat melakukan 95,5% kegiatan kedirekturan, dan 4,5% kegiatan manajerial.
Sedangkan untuk seorang General M anager dapat melakukan 99,5% kegiatan untuk
General M anajer dan 0,5% kegiatan area Staff Operational. Perincian untuk
peningkatan p roduktivitas kerja untuk karyawan lain terlihat pada tabel 4.96.
332
Tabel 4.96 Persentase Kegiatan Setelah Implementasi Microsoft Dynamics AX (dalam ribuan Rup iah)
Kategori Jml
Aktivitas Total
Assistant of
Director
144.000
General
Manager
108.000
Manager
48.000
Section Head
42.000 Operational
24.000 4.722.000
% /Thn % /Thn % /Thn % /Thn % /Thn
Assistant of
Director
1 95,5 137.520 0 0 4,5 2160 0 0 0 0 139.680
General
Manager
1 99,5 107.460 0 0 0 0 0,5 1200 108.660
Manager 4 100 48.000 0 0 0 0 192.000
Sec. Head 7 92 38.640 8 1920 283.920
Operational 166 100 24.000 3.984.000
Total 4.708.260
333
Peningkatan p roduktivitas kerja setelah implementasi Microsoft Dynamics
AX adalah sebesar Rp . 112.350.000,- per tahun, seperti terlihat pada tabel 4.97
Tabel 4.97 Total Peningkatan Produktivitas Microsoft Dynamics AX
Produktivitas
Sebelum Implementasi Sistem Rp. 4.602.990.000
Setelah Implementasi Sistem Rp. 4.708.260.000
Total Peningkatan Produktivitas Rp . 105.270.000
Peningkatan produktivitas selama 5 tahun untuk Microsoft Dynamics AX :
Tabel 4.98 Total Peningkatan Produktivitas SAP Business One selama 5 tahun
2010 2011 2012 2013 2014
Peningkatan
Produktivitas
Rp
105.270.000
Rp
115.797.000
Rp
127.376.700
Rp
140.114.370
Rp
154.125.807
Nilai ROI ditentukan dari biaya pengembangan, biaya operasional dan
kuantifikasi manfaat langsung p royek Microsoft Dynamics AX. Nilai ROI atas
kuantifikasi manfaat langsung diperoleh melalu i Economic Impact Worksheet (Tabel
4.99).
334
A. Biaya Pengembangan Sistem
B. Arus Kas Tahunan
Tahun
2010 2011 2012 2013 2014
224.032.500 246.435.750 262.079.325 289.187.258 312.715.433
419.728.031,2 461.700.833,9 507.884.645,5 558.673.110,3 614.540.421,4
643.760.531,2 708.136.583,9 769.963.970,5 847.860.368,3 927.255.854,4
(38.916.000) (38.916.000) (38.916.000) (38.916.000) (38.916.000)
604.844.531,2 669.220.583,9 731.047.970,5 808.944.368,3 888.339.854,4
C. ROI sederhana = (arus kas bersih/tahun/biaya pengembangan) * 100%
D. Scoring Economic Impact Score Simple Return On Investment
0 Zero or less 1 1 % to 299 %
2 300 % to 499 %
3 500 % to 699 %
4 700 % to 899 % 5 Over
Pengurangan biaya operasional
Manfaat Ekonomis Bersih
= Pendapatan sebelum pajak
Biaya berjalan Arus kas bersih
Rp 706.624.320
Rp 3.702.397.308
104,79%
Tabel 4.99 Econom ic Impact Worksheet untuk Value Restructuring pada Microsoft Dynamics AX
335
Dengan adanya penambahan manfaat ekonomis melalui value restructuring,
maka diperoleh nilai ROI yang baru yaitu sebesar 104,79 %. Nilai ROI ini mengalami
peningkatan dari nilai ROI sebelumnya, yaitu 86,6%, tetap i skor ROI dalam Scoring
Economic Impact tetap sama yaitu skor 1, karena nilai ROI yang baru masih terdapat
dalam range 1% - 299%. Perhitungan Net Present Value (NPV) dan Internal Rate
Return (IRR) dilakukan dengan menggunakan tingkat suku bunga 6,5% sebagai
berikut :
NPV = {(604.844.531,2 x (1/ (1 + 6,5%))1) + (669.220.583,9 x (1/ (1 + 6,5%))2) +
(731.047.970,5 x (1/ (1 + 6,5%)) 3) + (808.944.368,3 x (1/ (1 + 6,5%))4) +
(888.339.854,4 x (1/ (1 + 6,5%)) 5)} - 706.624.320
NPV = {567.929.137,3 + 590.024.540 + 605.197.398,4 + 628.811.136,7 +
648.382.236} – 706.624.320
= 3.101.138.942 – 706.624.320
= Rp. 2.333.720.128
Tahun ke - Net Cash Flow 0 Rp (706,624,320.00) 1 Rp 604.844.531,2 2 Rp 669.220.583,9 3 Rp 731.047.970,5 4 Rp 808.944.368,3 5 Rp 888.339.854,4
Total Rp2.995.772.988 Nilai IRR 90%
Nilai NPV yang diperoleh setelah adanya penambahan arus kas perusahaan
dengan value restructuring adalah Rp. 2.333.720.128. Nominal tersebut merupakan
arus kas bersih yang diterima perusahaan setelah didiskontokan terhadap modal yang
dikeluarkan. NPV yang diperoleh bernilai positif (NPV > 0) yang berarti bahwa
besarnya benefit yang diperoleh dengan pengimplementasian Microsoft Dynamics
AX lebih besar dar i pengeluaran yang d ilakukan untuk pengimplementasian software
336 tersebut. Nilai IRR yang diperoleh adalah 90% yang berarti bahwa persentase IRR >
dari tingkat suku bunga. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat keuntungan yang
diperoleh perusahaan dengan pengimplementasian Microsoft Dynamics AX adalah
90%.
Analisis kelayakan dengan menggunakan perhitungan NPV dan IRR menyatakan
bahwa pengimplementasian Microsoft Dynamics AX layak untuk dilakukan.
Payback Period
Tabel 4.100 Payback Period Microsoft Dynamics AX
Tahun Biaya Cash Inflows Payback
0 Rp 706.624.320 0 Rp (706.624.320)
1 Rp 604.844.531,2 Rp (101.779.788,8)
2 Rp 669.220.583,9 Rp 567.440.795,1
3 Rp 731.047.970,5 Rp 1.298.488.766
4 Rp 808.944.368,3 Rp 2.107.433.134
5 Rp 888.339.854,4 Rp 2.995.772.988
Payback = Payback minus + Jumlah tahun minus
Benefit per tahun
= Rp -101.779.788,8 + 1
Rp 669.220.583,9
= Rp 1,152087056
= 1 tahun + (0,152087056 x 12 bulan)
= 1 tahun 1,82 bulan
= 1 tahun 2 bulan
337 4.3.7 Pembobotan Corporate Value untuk Domain Bisnis
4.3.7.1 Domain Bisnis S AP Business One
Tabel 4.101 Skor Domain Bisnis SAP Business One
Faktor-faktor Domain Bisnis Pembulatan skor
Strategic Match 3
Competitive Advantage 3
Competitive Response 3
Management information for CSF’s 4
Service and Quality 3
Environmental Quality 3
Agility, Learning, and Empowerment 3
Cycle Time 3
Mass Customization 3
Business Strategy Risk 2
Business Organizational Risk 2
1. Financial Value
- ROI
ROI adalah n ilai finansial yang berdasarkan kepada penilaian bisnis dan
teknologi yang saling berhubungan untuk memberikan nilai akh ir kepada
ROI. Berdasarkan analisis dan perhitungan Cost and Benefit dalam metode IE
yang disajikan dalam Economic Impact Worksheet, implementasi SAP
Business One pada PT CUBIC INDONESIA mendapat skor ROI sebesar 1.
338 2. Strategic Value
- Strategic Match
Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana p royek SAP Business One
mendukung dan membantu pencapaian tujuan strategis perusahaan. Salah
satu tujuan strategis PT CUBIC INDONESIA melakukan investasi adalah
untuk distribusi data yang lebih cepat dan akurat sehingga p roses administrasi
menjad i lebih cepat dan penyerahan produksi terhadap customer dapat sesuai
dengan schedule yang ditentukan.
Dari kuesioner yang ada, hasil yang diperoleh dengan pengimplementasi
proyek SAP Business One adalah 3.
- Competitive Advantage
Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana pengimpelementasian
proyek dapat meningkatkan persaingan (kompetitif) dengan pesaing lainnya
yang bergerak d i bidang yang sama.
Anggapan PT CUBIC INDONESIA mengungkapkan bahwa dengan
adanya proyek SAP Business One ini ternyata dapat membantu kinerja
perusahaan karena data dapat diperoleh dengan cepat dan akurat sehingga
pelayanan pun semakin meningkat untuk bersaing dengan kompetitor.
Dengan anggapan tersebut maka skor yang diperoleh untuk faktor ini yaitu 3.
- Competitive Response
Faktor ini berhubungan dengan tingkat kegagalan yang akan berak ibat
terhadap kemampuan bersaing perusahaan. Kegagalan tersebut diak ibatkan
oleh penundaan pengimplementasian p royek dimana kebutuhan yang ada
menjad i terhambat untuk terpenuhi dan informasi atau data semakin lambat
diperoleh.
339
Perkembangan teknologi SAP Business One sendiri semakin marak
digunakan oleh sebagian besar perusahaan karena keinginan mereka untuk
mampu bersaing di dunia usaha. Hal tersebut membuat manajemen PT
CUBIC INDONESIA member i skor 3 untuk faktor ini.
- Management Information for CSF
Faktor ini berhubungan dengan adanya kepentingan pemenuhan
kebutuhan informasi yang d iperlukan bagi pihak manajemen puncak untuk
mendukung aktivitas utama perusahaan.
Proyek SAP Business One ini memiliki kontribusi yang besar dalam
mendapatkan informasi yang dibutuhkan bagi p ihak manajemen puncak
untuk Critical Success Factors. Informasi yang diperoleh tersebut dapat
membantu manajemen puncak dalam pengambilan keputusan yang tepat
untuk menunjang kesuksesan PT CUBIC INDONESIA sehingga skor yang
diperoleh yaitu 4.
3. Stakeholders Value
- Service and Quality
Faktor ini ditujukan untuk menghitung seberapa besar dampat proyek
SAP Business One terhadap peningkatan pelayanan kepada customer dan
kualitas yang dapat dicapai oleh perusahaan.
Proyek SAP Business One yang akan d iimplementasikan di PT CUBIC
INDONESIA tidak berhubungan secara langsung dengan kualitas produk
namun lebih mengarah kepada peningkatan faktor kualitas pelayanan dengan
proses bisnis yang lebih cepat dalam penyediaan data transaksi dan lebih up
to date.
340
Dari kuesioner yang dibagikan, hasil yang diperoleh dengan adanya
implementasi p royek SAP Business One adalah 3.
- Environmental Quality
Faktor ini menunjukkan bahwa p royek teknologi memilik i dampak
terhadap kualitas lingkungan perusahaan khususnya stakeholder.
PT CUBIC INDONESIA memiliki anggapan bahwa investasi proyek
SAP Business One ini akan member ikan dampak yang cukup besar terhadap
lingkungan perusahaan tersebut namun tidak berdampak terhadap
keseluruhan lingkungan (stakeholder) perusahaan itu, sehingga skor yang
diberikan yaitu 3.
- Agility, Learning, and Empowerment
Faktor ini berfokus pada kemampuan dari karyawan dan p roses bisnis
yang ada untuk dapat menyesuaikan diri dengan situasi yang baru seiringan
dengan penerapan proyek SAP Business One.
Implementasi SAP Business One dilakukan p ihak SAP yang
bersangkutan dan dioperasikan oleh karyawan PT CUBIC INDONESIA
sendiri, oleh karena itu perlu adanya proses training atau pelatihan terhadap
karyawan yang akan membuat karyawan menjadi lebih fleksibel dalam
bekerja dan cepat menyesuaikan perubahan yang mungkin terjadi di dalam
perusahaan. Hal ini membuat pihak manajemen memberikan skor bernilai 3.
- Cycle Time
Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana dampak implementasi
proyek SAP Business One terhadap semua komponen yang terlibat di dalam
suatu p roses dimana dampak yang d iharapkan tentu dampak yang bersifat
positif.
341
Penerapan SAP Business One din ilai dapat memfasilitasi perusahaan
untuk mengefektifkan setiap proses yang terkait, dimana proyek ini dapat
membantu proses sales, serta meningkatkan p roses production planning. Oleh
karena itu, skor cycle time yang diberi oleh p ihak manajemen adalan 3.
- Mass Customization
Faktor ini merupakan kemampuan teknologi informasi untuk
memproduksi p roduk yang beragam dengan frekuensi waktu yang lebih cepat
sehingga dapat meningkatkan kemampuan kompetitif perusahaan.
Penerapan SAP Business One ini dapat menyediakan kemampuan untuk
memproduksi produk yang beragam tersebut dan membawa PT.CUBIC
Indonesia dalam posisi kompetitif yang baik dengan tingkat customization
yang cukup tinggi. Oleh karena itu, nilai mass customization diber i skor 3.
4. Competitive Strategy Risks
- Business Strategy Risk
Faktor ini menunjukkan adanya resiko bagi perusahaan apabila strategi
bisnis tidak dikelola dengan baik. Penerapan SAP Business One melibatkan
pihak eksternal dalam kegiatan perusahaan seperti kemampuan pelanggan
dalam merespon teknologi SAP Business One yang akan diimplementasikan.
Customer PT.CUBIC Indonesia sebagian besar telah menerapkan teknologi
SAP Business One, sehingga faktor ini dinilai memilik i resiko yang
menengah namun tetap beresiko bagi customer yang belum menggunakan
SAP Business One, sehingga skor yang d iberikan yaitu 2.
342 5. Organizational Strategy Risks and Uncertainties
- Business Organization Risk
Investasi teknologi informasi harus direncanakan sebaik mungkin baik
dari awal persiapan p roses hingga tahap implementasi. Prosedur, kecukupan
dana, pemahaman kebutuhan pasar harus diidentifikasi oleh perusahaan
sebelum mengimplementasikan teknologi informasi. PT. CUBIC Indonesia
melihat bahwa mereka memilik i cukup persiapan dalam melakukan proyek
investasi SAP Business One ini, sehingga faktor Business Organization Risk
dinilai memiliki skor 2.
4.3.7.2 Domain Bisnis Microsoft Dynamics AX
Tabel 4.102 Skor Domain Bisnis Microsoft Dynamics AX
Faktor-faktor Domain Bisnis Pembulatan skor
Strategic Match 4
Competitive Advantage 3
Competitive Response 3
Management information for CSF’s 4
Service and Quality 4
Environmental Quality 3
Agility, Learning, and Empowerment 3
Cycle Time 3
Mass Customization 3
Business Strategy Risk 2
Business Organizational Risk 2
343 1. Financial Value
- Return On Investment (ROI)
ROI adalah n ilai finansial yang berdasarkan kepada penilaian bisnis dan
teknologi yang saling berhubungan untuk memberikan nilai akh ir kepada
ROI. Berdasarkan analisis dan perhitungan Cost and Benefit dalam metode IE
yang disajikan dalam Economic Impact Worksheet, implementasi Microsoft
Dynamics AX pada PT CUBIC INDONESIA mendapat skor ROI sebesar l.
2. Strategic Value
- Strategic Match
Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk melihat apakah investasi
yang akan dilakukan, yaitu pengimplementasian Microsoft Dynamics AX,
sudah sesuai dengan rencana strategis yang dimiliki perusahaan. PT CUBIC
INDONESIA mengharapkan dengan implementasi in i, perusahaan dapat
menjalankan line of business yang dimilik i nya dengan lebih efektif dan
efisien. Oleh sebab itu, hasil kuesioner menunjukan bahwa faktor ini
mendapat skor 4.
- Competitive Advantage
Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk melihat apakah dengan
implementasi Microsoft Dynamics AX, perusahaan dapat memiliki n ilai
kompetitif yang baru atau meningkatkan nilai kompetitif yang sudah ada
sebelumnya dalam menjalankan semua p roses bisnis yang ada di dalam
perusahaan. Salah satu benefit dari pengimplementasian Microsoft Dynamics
AX adalah membantu proses pertukaran data antar divisi, sehingga
permintaan customer dapat dipenuhi tepat pada waktunya. PT CUBIC
INDONESIA melihat bahwa pengimplementasian ini dapat menanamkan
344
nilai kompetitif perusahaan di mata customer dan business partner lainnya.
Oleh karena itu, faktor ini diberi skor 3.
- Competitive Response
Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk melihat seberapa besar
pengaruh penundaan pengimplementasian M icrosoft Dynamics AX terhadap
proses operasional perusahaan. Penggunaan Microsoft Dynamics AX dinilai
dapat membawa nilai kompetitif, tetapi bila terjad i penundaan dalam proses
imp lementasi, perusahaan melihat bahwa tidak akan mengak ibatkan
hilangnya kemampuan bersaing di masa yang akan datang. Oleh karena itu,
faktor ini diberi skor 3.
- Management information for CSF’s
Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk melihat sejauh mana
pengimplementasian Microsoft Dynamics AX dapat menghasilkan informasi
bagi p ihak menejemen yang terkait dengan line of business yang dijalankan
perusahaan. M icrosoft Dynamics diharapkan dapat menyajikan informasi
yang real-time sesuai dengan kebutuhan menejemen untuk melakukan
analisis terhadap posisi persaingan perusahaan serta membantu menejemen
untuk mengambil keputusan disaat yang mendesak. Oleh karena itu, faktor ini
diberi skor 4.
3. Stockholder Value
- Service and Quality
Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk melihat seberapa besar
dampak pengimplementasian Microsoft Dynamics AX terhadap peningkatan
pelayanan dan kualitas yang disajikan perusahaan. Microsoft Dynamics AX
diharapkan dapat meningkatkan kepuasan customer serta membantu PT
345
CUBIC INDONESIA untuk melakukan penilaian kebijakan mutu p roduk.
Hal ini dapat ditunjang oleh M icrosoft Dynamics AX karena tersedianya
modul khusus untuk menangani relasi dengan customer dan juga modul untuk
menangan i proses manufacturing. Oleh karena itu, faktor ini diberi skor 4.
- Environmental Quality
Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk menilai dampak
pengimplementasian terhadap peningkatan kualitas stakeholder perusahaan.
Pengimplementasian Microsoft Dynamics AX dinilai dapat meningkatkan
suasana kerja menjadi lebih baik karena adanya integrasi antar divisi yang
mempermudah dilakukannya pertukaran informasi, meningkatkan
komunikasi antara divisi, serta dapat mengurangi human error ketika
memproses suatu transaksi. Oleh karena itu, faktor ini diberi skor 3.
- Agility, Learning, and Empowerment
Penilaian dalam faktor ini berfokus pada kemampuan karyawan dan
proses bisnis untuk lebih fleksibel terhadap perubahan yang ada dalam
perusahaan. Dengan pengimplementasian Microsoft Dynamics AX, maka
karyawan akan mengikuti training khusus dalam pengoperasian software
yang nantinya bertujuan untuk menghadap i setiap tuntutan yang berbeda-
beda dalam proses bisnis sehingga b isa men jadi lebih f leksible. Oleh karena
itu, faktor ini diberi skor 3.
- Cycle Time
Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk menghitung seberapa besar
dampak dari imp lementasi M icrosoft Dynamics AX terhadap waktu
pemrosesan semua kompoenen atau elemen yang terlibat di dalam suatu
proses bisnis. Diharapkan dengan adanya Microsoft Dynamics AX, maka
346
perusahaan dapat mengefektifkan waktu pemrosesan Sales Order sampai
Delivery Order, serta mengefektifkan waktu pemrosesan Purchase
Requisition sampai Purchase Order. Oleh karena itu, faktor ini diberi skor 3.
- Mass Customization
Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk melihat sejauh mana
pengimplementasian Microsoft Dynamics AX, dapat menyediakan layanan
beragam sesuai permintaan customer. M icrosoft Dynamics AX dinilai b isa
meningkatkan mengefektifkan p roses bisnis perusahaan untuk penyediaan
produk beragam. Oleh karena itu, faktor ini diber i skor 3.
4. Competitive Strategy Risk
- Business Strategy Risk
Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk menghitung resiko jangka
panjang yang mempengaruhi strategi bisnis perusahaan. Ada berberapa p ihak
eksternal yang dapat terlibat dalam pengimplementasian Microsoft Dynamics
AX, yang dinilai dapat mempengaruh i munculnya resiko selama proses
imp lementasi Apabila tidak ada kesiapan bisnis dalam menghadap i teknologi
baru yang muncul maka akan member i dampak tersendiri bagi business
strategy perusahaan. Pengimplementasian Microsoft Dynamics AX dinilai
memiliki tingkat resiko menengah, sehingga diberi skor 2.
5. Organizational Risk and Uncertainty
- Business Organizational Risk
Penilaian dalam faktor ini berfokus pada pengguna (user) atau domain
bisnis organisasi untuk menilai sejauh mana organisasi mampu membawa
perubahan yang diperlukan dalam pengimplementasian Microsoft Dynamics
AX. PT CUBIC INDONESIA menilai bahwa mereka memiliki cukup
347
persiapan dalam domain bisnis perusahaan, proses dan p rosedur yang
terdefinisi, serta p roduk yang cukup terdefinisi untuk proses imp lementasi.
Oleh karena itu, faktor ini diberi skor 2.
4.3.8 Pembobotan Corporate Value untuk Domain Teknologi
4.3.8.1 Domain Teknologi S AP Business One
Tabel 4.103 Skor Domain Teknologi SAP Business One
Faktor-faktor domain
Teknologi
Pembulatan
Skor
Strategic IT Achitechture 3
IT Strategy Risk 3
IT Definitiona l Uncertain ty 2
IT Technical and
Implementation Risk 2
IT Service Delivery Risk 3
1. Strategic Value
- Strategic IT Arch itecture
Faktor ini berhubungan dengan aliansi atau keselarasan p royek dengan
perencanaan strategis sistem informasi perusahaan. Pengimplementasian
proyek ini haruslah memiliki keselarasan tersebut yang merupakan bagian
integral dari blueprint. PT CUBIC INDONESIA menilai bahwa investasi
proyek SAP Business One yang akan diimplementasikan cukup memiliki
keselarasan dengan perencanaan strategis sistem informasi mereka, sehingga
skor yang diperoleh yaitu 3.
348 2. Competitive Strategy Risk
- IT Strategy Risk
Faktor ini membahas mengenai resiko perencanaan strategi teknologi
informasi dalam jangka panjang. Perusahaan mengharapkan proyek teknologi
informasi yang bersifat fleksibel untuk dapat mendukung strategi IT jangka
panjang. Untuk itu, perusahaan sangat berhati-hati dalam memilih investasi
untuk teknologi informasi. Pengimplementasian SAP Business One dinilai
bagi PT. CUBIC Indonesia cukup sesuai dengan strategi IT yang dapat
mendukung kelangsungan bisnis namun tidak sepenuhnya merupakan tujuan
perusahaan dalam jangka panjang, sehingga faktor IT Strategy Risk dinilai
memiliki tingkat resiko sedang dengan skor 3.
3. Organizational Risk and Uncertainty
- IT Definitiona l Uncertain ty
Faktor ini menggambarkan kemampuan proyek yang diimplementasi
dalam member ikan solusi yang tepat untuk penyelesaian suatu masalah yang
muncul di dalam perusahaan.
PT CUBIC INDONESIA merasa bahwa resiko ketidakpastian dalam IT
ini mungkin saja berasal dari div isi IT yang tidak cukup memahami
perubahan akan kebutuhan bisnis perusahaan. Namun untuk saat ini PT
CUBIC INDONESIA cukup memilik i pengetahuan tentang persyaratan dan
spesifikasi dalam pengimplementasian SAP Business One sehingga untuk
faktor IT Definitionl Uncertainty diber i skor 2.
- IT Technical and Implemention Risk
Faktor ini menggambarkan resiko yang akan dihadapi dalam
pengimplementasi proyek yang disebabkan o leh kemampuan staff dan
349
manajemen yang belum cukup memahami penggunaan proyek sehingga akan
berakibat pada jalannya p roses bisnis.
Dalam hal in i PT CUBIC INDONESIA tidak selalu bersandar
sepenuhnya terhadap teknologi informasi yang digunakan melainkan PT
CUBIC INDONESIA cukup mengantisipasi kegiatan perusahaan tanpa
teknologi sehingga ketergantungan akan perangkat keras, piranti lunak,
aplikasi p iranti lunak, dan implementasi ap likasi bersifat menengah. Oleh
karena itu, faktor IT Technical and Implemention Risk diberi skor 2.
- IT Services Delivery Risk
Faktor ini membahas resiko dalam penyampaian layanan sistem atau
proyek yang baru kepada setiap pengguna-nya (user), dimana user harus
beradap tasi terhadap system baru tersebut untuk dapat memberikan pelayanan
yang baik kepada customer.
PT CUBIC INDONESIA merasa bahwa setiap user yang ada didalam
perusahaan tersebut cukup sulit menyesuaikan diri dengan penggunaan SAP
Business One. Hal ini disebabkan karena user belum memiliki pengalaman
yang tinggi mengenai SAP Business One. Oleh karena itu perusahaan men ilai
faktor ini cukup beresiko, sehingga diberi skor 3.
4.3.8.2 Domain Teknologi Microsoft Dynamics AX
Tabel 4.104 Skor Domain Teknologi Microsoft Dynamics AX
Faktor-faktor domain Teknologi Pembulatan Skor
Strategic IT Achitechture 3
IT Strategic Risk 3
350
IT Definitiona l Uncertain ty 2
IT Technical and Implementation Risk 2
IT Service Delivery Risk 3
1. Strategic Value
- Strategic IT Achitechture
Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk mengevaluasi sejauh mana
pengimplementasian Microsoft Dynamics AX selaras dengan strategi sistem
informasi perusahaan. PT CUBIC INDONESIA melihat bahwa proyek ini
cukup sesuai dengan strategi sistem informasi perusahaan yang dapat
menunjang tuntutan informasi di masa yang akan datang. Proyek ini bukan
merupakan prasyarat bagi pengembangan p royek lain. Faktor ini diber i skor
3.
2. Competitive Strategy Risk
- IT Strategy Risk
Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk melihat pengaruh proyek
terhadap resiko potensial yang berpengaruh terhadap strategi IT jangka
panjang. Pengimplementasian M icrosoft Dynamics AX diharapkan dapat
mengakomodir pemenuhan IT jangka panjang, serta mampu mengakomodir
perubahan struktur bisnis yang mungkin terjadi. Oleh karena itu, faktor ini
diberi skor 3
3. Organizational Risk and Uncertainty
- IT Definitiona l Uncertain ty
Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk melihat sejauh mana
pengimplementasian Microsoft Dynamics AX dapat menangkap dengan tepat
351
kebutuhan setiap user. Hal ini berkaitan dengan adanya pengidentifikasian
syarat dan spesifikasi dari proyek yang akan diimplementasikan. PT CUBIC
INDONESIA menilai bahwa perusahaan memiliki pengetahuan yang cukup
terhadap syarat-syarat untuk implementasi dan adanya spesfikasi p royek yang
cukup jelas. Oleh karena itu, faktor ini diber i skor 2.
- IT Technical and Implementation Risk
Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk mengetahui kesiapan dalam
melaksanakan proyek informasi yang terkait dengan ketrampilan yang
dibutuhkan dan ketergantungan terhadap IT. Adapun tingkat ketergantungan
perusahaan terhadap IT yang berada pada skala menengah, hal itu
dikarenakan adanya tindakan antisipasi yang dilakukan perusahaan ketika
terjadi trouble dalam IT perusahaan. Untuk mengimplementasikan Microsoft
Dynamics AX, perusahaan membutuhkan beberapa keterampilan baru bagi
setiap staff yang akan menjadi user serta aplikasi yang dapat di sesuaikan
dengan kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, faktor ini diberi skor 2.
- IT Service Delivery Risk
Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk mengetahui seberapa besar
resiko yang akan dihadap i perusahaan dengan diimplementasikannya
Microsoft Dynamics AX. Hal ini terkait dengan bagaimana proses
penyampaian layanan sistem yang baru kepada setiap pengguna. PT CUBIC
INDONESIA melihat bahwa setiap user cukup sulit untuk menyesuaikan diri
dengan penggunaan Microsoft Dynamics AX, karena user belum memiliki
pengalaman yang cukup terhadap software. Oleh karena itu perusahaan
menilai bahwa faktor ini cukup beresiko dan diberi skor 3.
374
4.3.9 Formulasi Akhir Information Econom is
4.3.9.1 Formulasi Akhir Information Economis SAP Business One
Evaluator Business Domain Te chnology Dom ain Weighted Score FV* SV* SHV* CSR* ORU* SV* CSR* ORU*
ROI* SM* CA* CR* MI* SQ* EQ* ALE* CT* MC* BSR* BOR* SA* SR* DU* TIR* SDR* (Weight) +4 +4 +3 +3 +4 +4 +3 +3 +3 +3 -2 -2 +4 -3 -3 -3 -3 Business Domain
1 3 3 3 4 3 3 3 3 3 2 2
Technology Domain
3 3 2 2 3
Weighted Value
+4 +12 +9 +9 +16 +12 +9 +9 +9 +9 -4 -4 +12 -9 -6 -6 -9 +72
*Where : FV = Financial Value CSR = Competitive Strategy Risk ROI = Return On Investment BSR = Business Strategy Risk SR = IT Strategy Risk SV = Strategic Value SM = Strategic Match ORU =Organizational Strategy Risk and Uncertainty CA = Competitive Advantage BOR = Business Organization Risk CR = Competitive Response DU = IT Definitional Uncertainty MI = Management Information for CSF TIR = IT Technical and Implementation Risk SA = Strategic IT Architect ure SDR = IT Serv ice Delivery Risk SHV = Stockholder Value SQ = Service and Quality EQ = Environment Quality ALE = Agility, Learning, and Empowerment CT = Cycle Time MC = Mass Customization
375
4.3.9.2 Formulasi Akhir Information Economis Microsoft Dynamics AX
Evaluator Business Domain Te chnology Dom ain Weighted Score FV* SV* SHV* CSR* ORU* SV* CSR* ORU*
ROI* SM* CA* CR* MI* SQ* EQ* ALE* CT* MC* BSR* BOR* SA* SR* DU* TIR* SDR* (Weight) +4 +4 +3 +3 +4 +4 +3 +3 +3 +3 -2 -2 +4 -3 -3 -3 -3 Business Domain
1 4 3 3 4 4 3 3 3 3 2 2
Technology Domain
3 3 2 2 3
Weighted Value
+4 +16 +9 +9 +16 +16 +9 +9 +9 +9 -4 -4 +12 -9 -6 -6 -9 +80
*Where : FV = Financial Value CSR = Competitive Strategy Risk ROI = Return On Investment BSR = Business Strategy Risk SR = IT Strategy Risk SV = Strategic Value SM = Strategic Match ORU =Organizational Strategy Risk and Uncertainty CA = Competitive Advantage BOR = Business Organization Risk CR = Competitive Response DU = IT Definitional Uncertainty MI = Management Information for CSF TIR = IT Technical and Implementation Risk SA = Strategic IT Architect ure SDR = IT Serv ice Delivery Risk SHV = Stockholder Value SQ = Service and Quality EQ = Environment Quality ALE = Agility, Learning, and Empowerment CT = Cycle Time MC = Mass Customization
354 4.3.10 Perbandingan alternatif produk ERP pada PT C UBIC INDONES IA
Berdasarkan hasil analisis diatas, maka penentuan produk ERP yang sesuai
bagi perusahaan didasarkan pada beberapa faktor berikut :
4.3.10.1 Faktor Operasional
Penilaian operasional terhadap kedua alternatif p roduk ERP bagi
perusahaan dilakukan lewat analisis fit/gap dengan tujuan untuk melihat sejauh mana
kedua produk tersebut dapat memenuhi kebutuhan operasional perusahaan untuk
menjalankan p roses bisnis yang ada. Hasil perbandingan dari kedua alternatif p roduk
tersebut dari analisis fit/gap dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 4.5 Perbandingan Analisa Fit/Gap
Dari gambar diatas, dapat dilihat bahwa M icrosoft Dynamics AX memiliki
nilai pemenuhan yang lebih besar atas requirement perusahaan diband ingkan dengan
SAP Business One. Microsoft Dynamics AX dapat memenuhi 83 % requirement
perusahaan dengan degree of fit yang bersifat Fit sedangkan SAP Business One
hanya sebesar 71 %. Selain itu, total bobot pemenuhan requirement Microsoft
Dynamics AX memiliki bobot yang lebih tinggi dibandingkan dengan SAP Business
One. Dengan melihat hasil penilaian terhadap faktor operasional, maka p roduk ERP
355 yang merupakan p ilihan alternatif yang lebih baik bagi PT CUBIC INDONESIA
adalah Microsoft Dynamics AX.
Selain melakukan analisis fit/gap , data pendukung yang digunakan untuk
membandingkan kedua p roduk ERP ini adalah dengan melihat lamanya waktu
implementasi yang dibutuhkan. Hasil perbandingan tersebut akan diperlihatkan pada
gambar 4.6.
Gambar 4.6 Perbandingan Implementation Time
Dari gambar diatas, dapat dilihat bahwa implementation time yang
dibutuhkan untuk mengimplementasikan SAP Business One membutuhkan waktu
yang lebih cepat dibandingkan dengan Microsoft Dynamics AX, sehingga dari segi
implementation time p roduk ERP yang menjadi alternatif bagi PT CUBIC
INDONESIA adalah SAP Business One.
4.3.10.2 Faktor Finansial
Penilaian dari segi finansial terhadap kedua alternatif produk ERP bagi
perusahaan dilakukan dengan melakukan analisis investasi perusahaan terhadap
kedua p roduk tersebut dengan metode Information Economic. Penilaian financial
bertujuan untuk melihat seberapa besar tingkat manfaat yang dapat diperoleh
perusahaan dengan penerapan kedua produk tersebut dan seberapa besar biaya yang
harus dikeluarkan untuk mengimplementasikan kedua produk tersebut yang pada
356 akhirnya dapat menghasilkan seberapa besar persentase Return On Investment yang
dapat diperoleh perusahaan. Selain menghitung seberapa besar tingkat ROI yang
diperoleh, penilaian terhadap faktor finansial juga dilakukan dengan menghitung Net
Present Va lue dan Internal Rate Return yang bertujuan sebagai pembanding atas
hasil ROI yang diperoleh.
Penilaian dari segi financial dengan menggunakan metode information
economics dilengkapi dengan pembobotan corporate value untuk domain bisnis dan
domain teknologi yang bertujuan untuk melihat bagaimana kesesuaian p roduk ERP
yang akan diimplementasikan dengan line o f business perusahaan dan infrastructur
IT yang dimilik i perusahaan. Hasil dari perhitungan ROI d iatas akan dikonversikan
dalam bentuk skor yang sesuai dengan scoring economic impact yang ditentukan
dalam metode information economics kemudian digabungkan dengan hasil dari
pembobotan corporate value terhadap kedua domain yang pada akhirnya akan
menghasilkan skor akhir pada in formation economics. Hasil perbandingan dari kedua
alternatif p roduk tersebut berdasarkan analisis dalam information economics dapat
dilihat pada gambar berikut :
357
Information Economics
Simple ROI
Value Linking
Value Acceleration
Value Restru ctur ing
Skor Akh ir
SAP Business One ROI = 51,25 %NPV = 792.714.468IRR = 39%
Micorosft Dy.AX
ROI = 67,02 %NPV = 1.238.249.993IRR = 55%
SAP Business One
ROI = 51,7 %NPV = 806.105.282IRR = 39%
SAP Business One ROI = 61,9 %NPV = 1.110.095.743IRR = 50%
SAP Business One
ROI = 78,1 %NPV = 1.582.625.789IRR = 66%
Micorosft Dy. AX80
Micorosft Dy.AX ROI = 104,79%
NPV = 2.333.720.128IRR = 90%
Micorosft Dy.AX ROI = 86,6 %NPV = 1.808.699.301IRR = 74%
Micorosft Dy.AX ROI = 67,5 %NPV = 1.251.613.807IRR = 55%
SAP Business One 72
Gambar 4.7 Perbandingan Information Economics
358
Dari gambar d iatas dapat dilihat bahwa M icrosoft Dynamics memiliki
tingkat ROI, NPV, dan IRR yang leb ih tinggi pada setiap perhitungan manfaat
ekonomis dibandingkan dengan SAP Business One. Selain itu, Microsoft Dynamics
AX memiliki skor akhir yang lebih tinggi dalam information economics
dibandingkan dengan SAP Business One. Dengan melihat hasil penilaian terhadap
faktor financial, maka produk ERP yang merupakan pilihan alternatif yang lebih baik
bagi PT CUBIC INDONESIA adalah Microsoft Dynamics AX.
Berdasarkan hasil analisis dari ketiga faktor diatas maka alternatif produk
yang baik bagi PT CUBIC INDONESIA adalah Microsoft Dynamics AX.