51 

 

BAB 3

SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah SMA Labschool Jakarta

SMA Labschool Jakarta yang berlokasi di Jalan Pemuda Komplek Universitas

Negeri Jakarta (UNJ) Rawamangun Jakarta Timur memiliki perjalanan sejarah yang

cukup panjang dan unik. Nama Labschool yang melekat pada TK, SLTA, dan SMA

yang bernaung di bawah Yayasan Pembina Universitas Negeri Jakarta (dulu IKIP

Jakarta) mengandung makna sejarah di dalamnya. Labschool (Laboratory School),

sebuah nama sekolah yang telah hadir, berprestasi, dan mengisi lembar sejarah

pendidikan di Indonesia.

Bermula dari sekolah Teladan yang didirikan tahun 1968, sebuah sekolah yang

dimaksudkan sebagai sekolah laboratorium IKIP Jakarta. Sekolah ini digunakan untuk

praktik mengajar, penelitian pendidikan, dan inovasi pendidikan. Pada tahun 1972 misi

Laboratory School telah dianggap selesai. Sebagai gantinya, sekolah ini berganti nama

Proyek TPK (Comprehensive School). Sekolah ini mengemban tugas sebagai Tempat

Pembinaan Keterampilan (Proyek TPK) dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Proyek TPK bertujuan untuk mencobakan ide-ide baru dalam bidang pendidikan.

Comprehensive School atau Proyek TPK ternyata tak berlangsung lama. Pada

tahun 1974, sekolah telah memiliki nama dan fungsi yang baru. Di tahun tersebut,

52 

 

 

 

sekolah ini dikenal sebagai sekolah PPSP ( Proyek Perintis Sekolah Pembangunan).

Proyek ini bertujuan untuk menguji coba ide-ide dalam pendidikan guna memberi

masukan bagi pembaharuan pendidikan nasional.

Sekolah PPSP berlangsung selama dua belas tahun. Tahun 1986 proyek ini

berakhir. Dengan berakhirnya proyek tersebut, maka berganti pula nama sekolah-

sekolah yang dibawah naungan IKIP Jakarta ini. SD, SMP, dan SMA eks PPSP IKIP

Jakarta berganti nama menjadi SD Negeri Komplek IKIP Jakarta, SMP Negeri 236, dan

SMA Negeri 81. Adapun TK-nya masih tetap berstatus swasta dengan nama TK IKIP

Jakarta.

Pada tahun 1992, SMP Negeri 236 berpindah lokasi ke jalan Penggilingan

Komplek PIK Cakung. Sementara SMA Negeri 81 berpindah lokasi ke Komplek Kodam

Cipinang Melayu. Sebagai gantinya, atas permintaan masyarakat, mulai tahun Pelajaran

1992/1993 Yayasan Pembina IKIP Jakarta membuka SMP dan SMA IKIP Jakarta

dengan SK Kanwil P dan K DKI No. Kep. 854 P/I01.a1/1/93 dan No. Kep 853

A/I01.a1/1/93 masing-masing tertanggal 15 Maret 1993. Berikutnya, seiring perluasan

mandat dan bergantinya nama IKIP Jakarta menjadi Universitas Negeri Jakarta, maka

TK, SLTP, dan SMA IKIP Jakarta tahun 1999 berganti nama menjadi TK, SLTP, dan

SMA Labschool Jakarta.

Dari paparan kronologis perjalanan sekolah-sekolah yang berlokasi di komplek

Universitas Negeri Jakarta (UNJ) Rawamangun Jakarta timur di atas, menunjukkan

bahwa TK, SLTP, dan SMA Labschool Jakarta bukanlah sekolah yang sama sekali baru,

53 

 

 

 

melainkan kelanjutan dari sekolah-sekolah yang telah mempunyai akar tradisi selama

lebih dari 36 tahun dengan reputasi yang baik dan membanggakan.

3.2 Fungsi dan Tugas Sekolah

Sekolah merupakan lembaga pendidikan yang berfungsi sebagai Unit

Pelaksanaan Teknis Pendidikan formal, secara garis besar memiliki tugas dan tanggung

jawab sebagai berikut :

1. Melaksanakan pendidikan formal selama jangka waktu tertentu sesuai dengan

jenis, jenjang dan sifat sekolah.

2. Melaksanakan pendidikan dan pengajaran sesuai dengan kurikulum yang

berlaku.

3. Melaksanakan bimbingan dan penyuluhan serta bimbingan karir bagi siswa di

sekolah.

4. Membina Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS).

5. Melaksanakan urusan tata usaha dan urusan rumah tangga sekolah.

6. Membina kerja sama dengan orang tua dan masyarakat.

7. Bertanggung jawab kepada Kepala Kanwil Depdiknas DKI Jakarta.

Dalam melaksanakan tugasnya, sekolah dipimpin oleh Kepala Sekolah.

54 

 

 

 

3.3 Bagan atau Struktur Organisasi SMA Labschool Jakarta

Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMA Labschool Jakarta

Kadin Dikmenti Depdiknas DKI Jakarta

Wakil Ketua BPS

Ketua BPS YP Univ.Negeri Jakarta  

Ka.Bag. TU Umum

Ka.Bag. Keuangan

Ka.Bag. Perlengkapan

Ka.Bag. Instalasi Akademik

Rumah Tangga Workshop PSB Perpustakaan

Kepala SMA Labschool Jakarta

bid.Akademis bid.Kesiswaan

Wakil Kepala Sekolah

Guru BP Wali Kelas

Guru

SISWA SMA Labschool Jakarta

Ka.TU

55 

 

 

 

3.4 Tugas dan Tangggung Jawab Pengelola Sekolah

Pengelola Sekolah terdiri dari:

1. Kepala Sekolah

Kepala Sekolah berfungsi sebagai Pimpinan, Administrator dan Supervisor.

a. Kepala Sekolah selaku pimpinan mempunyai tugas:

1. Menyusun perencanaan

2. Mengorganisasikan kegiatan

3. Mengarahkan kegiatan

4. Mengkoordinasikan kegiatan

5. Melaksanakan pengawasan

6. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan

7. Menentukan kebijaksanaan

8. Mengadakan rapat

9. Mengambii keputusan

10. Mengatur Proses Belajar Mengajar

a. Program Tahunan, Semester berdasarkan Kalender Pendidikan

b. Mengatur Pembagian Tugas Guru, jadwal pelajaran, menetapkan jenis

mata pelajaran/bidang pengembangan/bidang pengajaran/ketrampilan

c. Program Satuan Pelajaran berdasarkan Kurikulum

d. Pelaksanaan jadwal satuan pelajaran menurut alokasi waktu yang

telah ditentukan berdasarkan kalender pendidikan

56 

 

 

 

e. Pelaksanaan ulangan harian/evaluasi belajar/ulangan umum untuk

kenaikan dan UAS/UAN

f. Penyusunan norma penilaian

g. Penetapan kriteria kenaikan kelas dan kelulusan

h. Laporan kemajuan hasil belajar siswa

i. Penetapan dalam peningkatan proses belajar mengajar

11. Mengatur Administrasi:

a. administrasi perkantoran

b. administrasi keuangan

c. administrasi siswa

d. administrasi pegawai

e. administrasi perlengkapan

12. Mengatur Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)

13. Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat

14. Mengatur, membina dan mendayagunakan tenaga dan sarana guna

tercapainya tujuan pendidikan

15. Membimbing dan mendorong kegiatan kerja guru dan karyawan yang

penuh tanggung jawab serta disiplin kerja

16. Bersama-sama dengan Ketua Badan Pengelola Sekolah (BPS) Yayasan

Pembina Universitas Negeri Jakarta, merencanakan penerimaan siswa

baru

17. Melaporkan keadaan dan perkembangan sekolah kepada Ketua BPS

57 

 

 

 

18. Mefaporkan pelaksanaan tugas edukatif dan administrasi yang

berhubungan dengan Kantor Wilayah Depdiknas

b. Kepala Sekolah selaku Administrator bertugas menyelenggarakan

administrasi:

1. perencanaan

2. pengorganisasian

3. pengarahan

4. pengkoordinasian

5. pengawasan

6. kurikulum

7. kesiswaan

8. kantor

9. kepegawaian

10. perlengkapan

11. keuangan

12. perpustakaan

13. laboratorium

14. ruang ketrampilan/kesenian

c. Kepala Sekolah selaku Supervisor bertugas menyelenggarakan Supervisi

mengenai:

1. Kegiatan Belajar Mengajar

2. Kegiatan bimbingan dan penyuluhan/bimbingan karir

58 

 

 

 

3. Kegiatan ekstrakurikuler

4. Kegiatan ketatausahaan

5. Kegiatan kerjasama dengan masyarakat

Dalam melaksanakan tugasnya, kepala sekolah darat mendelegasikan kepada

Wakil Kepala Sekolah.

2. Wakil Kepala Sekolah

Wakil Kepala Sekolah mempunyai tugas dan bertanggung jawab rnembantu

Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a. Mewakili Kepala Sekolah jika Kepala Sekolah tidak berada di sekolah

b. Melaksanakan pembinaan sesuai dengan bidang masing-masing

c. Membantu Kepala Sekolah dalam pembinaan personil

d. Membantu Kepala Sekolah dalam melaksanakan hubungan masyarakat,

terutama dengan POMG

e. Membantu Kepala Sekolah menentukan Wali Kelas dan guru pembina OSIS

f. Membantu Kepala Sekolah dalam melaksanakan 5 K dan Kepemimpinan

g. Membantu Kepala Sekolah dalam merencanakan dan melaksanakan anggaran

sekolah

h. Mewakili Kepala Sekolah dalam kegiatan diluar sekolah jika Kepala Sekolah

berhalangan hadir.

• WakilKepala Sekolah Bidang Kurikulum, meliputi:

a. Menyusun program pengajaran (program semester/tahunan)

59 

 

 

 

b. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran

c. Menyusun dan melaksanakan evaluasi belajar dan pelaksanaan ujian akhir

(UAS/UAN)

d. Menerapkan kriteria persyaratan kenaikan kelas dan kriteria kelulusan

e. Mengatur jadwal penerimaan buku laporan Pendidikan dan Ijazah

f. Mengkoordinasikan dan mengarahkan penyusunan satuan pelajaran

g. Menyelenggarakan kegiatan belajar mengajar dan pembinaan kurikulum

h. Menyusun laporan pelaksanaan pelajaran

i. Meneliti absensi guru dan menindak lanjuti

j. Merencanakan pengelompokan siswa/kelas

k. Mengelola nilai Ulangan blok/semester

l. Mengelola nilai Rapor

m. Mengelola Nilai Ujian Akhir

n. Mengelola nilai Ijazah

o. Mengkoordinasikan kegiatan BP/BK

p. Merencanakan dan menyelenggarakan kegiatan pendaiaman materi

q. Memanggil siswa yang prestasi akademisnya memerlukan perhatian,

mengadakan remediasi

r. Mengundang orang tua dalam hubungan dengan prestasi akademis siswa

yang bersangkutan untuk konsultasi.

• Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan dan kegiatan ekstrakurikuler,

meliputi:

60 

 

 

 

a. Menyusun program pembinaan kesiswaan(OSIS)

b. Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan

siswa/OSIS dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah serta

pemilihan pengurus OSIS

c. Membimbing siswa untuk belajar dengan baik dan berpartisipasi dalam

kegiatan OSIS

d. Membina pengurus OSIS dalam berorganisasi

e. Menyusun program dan jadwal pembinaan siswa secara berkala dan

insidentil

f. Membina dan melaksanakan koordinasi 6 K (Keamanan, Kebersihan,

Ketertiban, Kerindangan, Keindahan, Kekeluargaan)

g. Melaksanakan pemilihan calon siswa teladan

h. Mengadakan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan di luar

sekolah

i. Mengatur mutasi siswa

j. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala

k. Membantu Kepala Sekolah merencakan penerimaan siswa baru

l. Menyelenggarakan Masa Orientasi Siswa (MOS)

m. Mengkoordinasikan kegiatan ekstrakurikuler

n. Menyelenggarakan Senam Kesegaran Jasmani dan lari hari Jum'at pagi

o. Meneliti absensi siswa serta mengambil langkah - langkah sebagai

implementasi absensi siswa

61 

 

 

 

p. Menyelenggarakan upacara bendera, upacara nasional dan upacara

keagamaan

q. Menyelenggarakan acara perpisahan/pelepasan tahunan

3. Guru

Guru bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dan mempuriyai tugas

melaksanakan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien. Tugas dan

tanggung jawab seorang guru meliputi:

a. Guru sebagai Pengelola Proses Pembelajaran, secara umurn:

1. Membuat program pengajaran/rencana kegiatan belajar mengajar

semester/tahunan

2. Membuat Satuan Pelajaran (Persiapan Mengajar)

3. Melaksanakan Kegiatan Belajar Mengajar

4. Melaksanakan kegiatan penilaian belajar semester/tahunan

5. Mengisi daftar nilai siswa

6. Melaksanakan analisis hasil evaluasi belajar

7. Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengajaran

8. Melaksanakan kegiatan membimbing guru dalam kegiatan proses belajar

mengajar

9. Membuat alat pelajaran/alat program

10. Membuat alat peraga

11. Menciptakan karya seni

62 

 

 

 

12. Mengikuti kegiatan pengembangan kurikulum (MGMP)

13. Melaksanakan tugas tertentu di sekolah

14. Mengadakan pengembangan setiap bidany pengajaran yang menjadi

tanggung jawabnya

15. Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar masing-masing siswa

16. Meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran

17. Mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang praktikum

b. Guru sebagai Pengelola Proses Pembelajaran, secara khusus :

1. Mendidik siswa seuai tujuan pendidikan

2. Melaksanakan pendidikan dan pengajaran di sekolah berdasarkan

kurikufum berdasarkan kurikulum yang berlaku

3. Memulai kegiatan belajar mengajar tepat pada waktunya

4. Mengusahakan pergantian jam pembelajaran tepat pada waktunya

5. Mengisi daftar hadir guru

6. Menyiapkan soal-soal ulangan dengan baik

7. Setiap mengadakan tes, lembar jawaban harus diperiksa dan hasilnya

dikembalikan kepada siswa untuk diketahui oleh orangtua

8. Memeriksa tugas-tugas yang diberikan kepada siswa

9. Bersedia menggantikan tugas guru yang tidak hadir

10. Menyelesaikan tugas-tugas sesuai jadwal yang telah ditentukan

11. Membuat laporan program/taraf serap kurikulum setiap akhir semester

63 

 

 

 

12. Memperhatikan, menegur dan merapkan sanksi bagi siswa yang

melanggar tata tertib sekolah

13. Memberitahukan kepada Kepala Sekolah jika ada siswa yang bermasalah

14. Membimbing pelaksanaan ibadah siswa (khusus bagi guru agama)

15. Membantu Kepala Sekolah dalam melaksanakan dan mengatur;

a. Administrasi siswa

b. Administrasi perlengkapan

c. Administrasi pembinaan kesiswaan (termasuk proses Bimbingan

Konseling/BK)

d. Administrasi pelaksanaan hubungan sekolah dengan masyarakat

16. Menghadiri rapat rutin yang diadakan oleh sekolah

17. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Kepala Sekoiah

Disamping tugas pokok tersebut, guru ditunjuk Kepala Sekolah untuk

membantu pengelolaan dan penyelenggaraan pendidikan sekolah, sebagai:

a. Guru sebagai Pembina Kesiswaan, bertugas dan bertariggung jawab dalam:

1. Menyusun program pembinaan kesiswaan OSIS

2. Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan OSIS,

dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah

3. Memberikan bimbingan dalam pemilihan pengurus OSIS

64 

 

 

 

4. Mengadakan pembinaan pengurus OSIS dalam berorganisasi

5. Menyusun dan melaksanakan pembinaan siswa secara berkala dan

insidential bersama OSIS

b. Guru sebagai Wali Kelas, bertugas dan bertanggung jawab dalam:

1. Menyusun laporan keadaan kelas pada akhir catur wulan clan akhir tahun

pelajaran

2. Pembuatan statistik kehadiran siswa secara periodik

3. Membuat jadwal pelajaran kelas

4. Mencatat kehadiran siswa, mingguan dan bulanan

5. Mengisi daftar nilai siswa

6. Membuat catatan khusus tentang siswa tertentu

7. Pencatatan mutasi siswa

8. Mengenal semua siswa di kelasnya secara baik

9. Memelihara inventaris kelas

10. Membuat denah tempat duduk siswa

11. Menyusun regu kerja/petugas piket

12. Menyusun regu 5K

13. Membantu siswa menyelesaikan masalah pribadi maupun kelas

14. Menyusun identitas pribadi siswa

15. Mengisi buku laporan hasil evaluasi belajar siswa setiap akhir catur

wulan

16. Bekerja sama dengan guru BP memecahkan masalah yang dihadapi siswa

65 

 

 

 

17. Mengadakan kunjungan rumah (home visit) dengan membawa surat tugas

dari Kepala Sekolah (bila mungkin)

18. Memberitahukan kepada orangtua siswa bila putranya tidak hadir 3 (tiga)

hari berturut-turut tanpa berita, atau lima hari tidak berturut-turut dalam

satu bulan

19. Mengikuti kegiatan kelasnya diluar jam sekolah, seperti study wisata,

penelitian dan sebagainya.

c. Guru sebagai Bimbingan Konseling, bertugas clan bertanggung jawab

dalam:

1. Menyusun dan melaksanakan program bimbingan clan penyuluhan yang

meliputi:

a. jenis kegiatan

b. waktu

c. metoda

d. peralatan

e. teknik

f. biaya petugas

2. Koordinasi dengan wali kelas, guru penanggung jawab bidang pembinaan

kesiswaan dan orangtua/wali murid

3. Penyusunan dan pembinaan program kerja sama dengan instansi lain

yang relevan, baik pemerintah maupun swasta

4. Mengevaluasi pelaksanaan program Bimbingan Konseling (BK)

66 

 

 

 

5. Menyusun statistik hasil evaluasi Bimbingan Konseling (BK)

6. Memberikan saran dan pertimbangan dalam pemilihan jurusan bagi siswa

7. Menerima/memanggil/memabntu siswa untuk menyelesaikan masalah

yang dihadapi

8. Membuat kartu identifikasi siswa

d. Guru sebagai HUMAS, bertugas clan bertanggung jawab dalam:

1. Mengatur penyelenggaraan hubungan sekolah dengan orangtua/wafi

murid

2. Membina hubungan sekolah dengan POMG

3. Mengembangkan hubungan antara sekolah dengan lembaga pemerintah,

dan lembaga sosial lainnya

4. Memberikan informasi tentang keadaan sekolah kepada masyarakat

5. Menyusun laporan perkembangan hubungan antara sekolah dengan

masyarakat

e. Guru sebagai Guru Piket, bertugas clan bertanggung jawab dalam:

1. Berada di sekolah sebelum bel tanda masuk jam pembelajaran pertama,

dan pulang setelah jam selesai semua kegiatan sekolah

2. Mengawasi atas semua kegiatan belajar mengajar di sekolah

3. Mencatat nama guru yang terlambat, tidak hadir atau pulang lebih awal di

biuku piket

67 

 

 

 

4. Mencatat nama siswa yang datang terlambat dan pulang lebih awal di

buku piket

5. Mengatur/mengganti guru yang tidak hadir

6. Melaporkan kepada kepala sekolah hal-hal yang perlu yang terjadi pada

hari itu

7. Mengingatkan guru yang belum hadir mengisi dan menandatangani daftar

hadir

8. Melayani tamu yang berkepentingan dengan sekolah dan mencatatnya di

buku tamu

3.5 Visi dan Misi SMA Labschool Jakarta

Adapun visi dan misi dari SMA Labschool yaitu :

3.5.1 Visi SMA Labschool Jakarta

Labschool merupakan sekolah yang mempersiapkan calon pemimpin masa

depan yang bertakwa, berintegrasi tinggi, mempunyai daya juang yang kuat, mempunyai

kepribadian yang utuh, berbudi pekerti luhur, mandiri serta mempunyai kemampuan

intelektual yang tinggi.

68 

 

 

 

3.5.2 Misi SMA Labschool Jakarta

Untuk mencapai visi tersebut Labschool mempunyai misi :

- Menciptakan lingkungan belajar yang menantang dan menyenangkan, adil,

kreatif, terintegratif, dan dedikatif terhadap pencapaian misi.

- Menghasilkan lulusan yang berkualitas tinggi dalam perkembangan

intelektualnya dan mempunyai karakter takwa, jujur, kreatif, mampu menjadi

teladan, bekerja keras, toleran dan cakap dalam memimpin.

- Menjawab tantangan akan kebutuhan penembangan sumber daya manusia yang

dapat menjawab tantangan dan berperan dalam perkembangan ilmu dan

teknologi.

3.6 Tujuan dan Motto SMA Labschool Jakarta

Tujuan dari SMA Labschool Jakrta yaitu :

1. Membentuk pribadi peserta didik yang beriman, bertakwa, dan memiliki,

kepedulian terhadap sesama.

2. Memberikan layanan belajar yang terbaik kepada peserta didik.

3. Menghasilkan lulusan yang berkualitas, dalam bidang akademis maupun

nonakademis

69 

 

 

 

4. Menghasilkan lulusan yang berkualitas yang dapat melanjutkan ke Perguruan

Tinggi terbaik di tingkat nasional maupun internasional.

5. Menjadi sekolah yang berprestasi di tingkat nasional dan internasional.

6. Memberikan layanan yang memuaskan pada orang tua dan masyarakat.

7. Mengoptimalkan potensi yang beragam dari peserta didik memlalui program

akademis dan nonakademis.

Sedangkan motto SMA Labschool Jakarta yaitu : Iman, Ilmu, Amal

3.7 Sistem Yang Berjalan

Berikut ini akan dijelaskan mengenai sistem yang sedang berjalan pada SMA

Labschool Jakarta :

3.7.1 Analisis Sistem Yang Berjalan Pada SMA Labschool Jakarta

Pada saat ini, sistem yang berjalan pada SMA Labschool Jakarta beberapa proses

administrasi sudah terkomputerisasi, yaitu dengan menggunakan Sistem Administrasi

Sekolah yang merupakan aplikasi yang diberikan oleh pemerintah, namun ada beberapa

hal yang masih dilakukan secara manual, seperti pada saat sekolah memberikan

informasi kepada orang tua siswa mengenai informasi kegiatan belajar mengajar anak-

70 

 

 

 

anaknya di sekolah (contohnya : informasi nilai, informasi jadwal ujian, informasi

kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh sekolah).

Pada proses pendaftaran SMA Labschool Jakarta, SMA Labschool Jakarta

memakai sistem Ujian Saringan Masuk (USM) dan tes urine. SMA Labschool Jakarta

tidak menggunakan sistem grade yang diurutkan dengan Nilai Ebtanas Murni (NEM)

calon siswa. Sehingga SMA Labschool Jakarta sudah mempunyai calon siswa sebelum

Ujian Akhir Nasional (UAN) diselenggarakan oleh pemerintah.

3.7.2 Proses yang berjalan

Dari hasil analisis kegiatan pengamatan lapangan yang dilakukan, table berikut

merupakan ruang lingkup dari proses-proses yang dijadikan fokus pengamatan

identifikasi masalah pada SMA Labschool Jakarta :

Daftar Transaksi Yang Terjadi

No Nama Proses Bisnis Pelaku Dokumen

1 Membawa Berkas Rapor SMP - Calon

Siswa/Orang

Tua Siswa

- BPS

Berkas rapor

71 

 

 

 

2 Menyeleksi Calon Siswa

berdasarkan hasil USM

- BPS

3 Melihat Pengumuman siswa yang

diterima

- BPS

- Calon

Siswa/Orang

Tua Siswa

Kertas Pengumuman

Siswa yang diterima

4 Mendaftar Ulang dan Tes Urine - Calon

Siswa/Orang

Tua Siswa

- BPS

Kuitansi

pembayaran daftar

ulang

5 Melihat Jadwal Pembelajaran - Siswa

- Guru

- Wakil Kepala

Sekolah bidang

Kesiswaan

Kertas Jadwal

Pembelajaran

6 Melihat Jadwal Ujian Semester - Siswa Kertas Jadwal Ujian

Semester

72 

 

 

 

7 Menerima Hasil Ujian / Nilai - Siswa

- Guru

Kertas Ujian yang

telah dinilai

8 Melihat Pengumuman - Tata Usaha

- Siswa / Orang

Tua Siswa

Kertas Pengumuman

Tabel 3.1 Daftar Transaksi Yang Terjadi

73 

 

 

 

3.8 Diagram Aliran Dokumen

Berikut ini merupakan proses aliran dokumen yang terjadi pada SMA Labschool

Jakarta pada saat ini :

Gambar 3.2 Proses Pendaftaran Ujian Saringan Masuk (USM)

Pada proses ini, pertama-tama calon siswa atau orang tua datang ke sekolah

untuk melakukan pendaftaran Ujian Saringan Masuk (USM). Setelah sampai di sekolah,

74 

 

 

 

Badan Pengelola Sekolah (BPS) selaku pihak sekolah yang mengurusi pendaftaran USM

memberikan formulir pendaftaran USM yang harus diisi oleh calon siswa atau orang

tua. Setelah formulir terisi maka calon siswa atau orang tua mengembalikan formulir

yang telah diisi beserta dengan berkas rapor pada saat SMP. Kemudian BPS menyimpan

formulir tersebut beserta berkas rapor dan dengan demikian proses pendaftaran USM

selesai.

75 

 

 

 

Gambar 3.3 Melihat Pengumuman Siswa Diterima

Pada proses ini, calon siswa atau orang tua datang ke sekolah untuk melihat

pengumuman calon siswa yang diterima. Pengumuman akan dimuat pada kertas

pengumuman. Calon siswa yang diterima kemudian akan melakukan proses selanjutnya

yaitu melakukan proses pendaftaran ulang.

76 

 

 

 

Gambar 3.4 Proses Pendaftaran Ulang

Pada proses ini, calon siswa atau orang tua datang ke sekolah untuk mendaftar

ulang dan sekaligus melakukan pembayaran uang masuk sekolah. Kemudian BPS

77 

 

 

 

memberikan bukti pembayaran kepada calon siswa atau orang tua. Kemudian calon

siswa harus melakukan tes urine. Jika calon siswa positif menggunakan obat-obatan

seperti narkotik dan sejenisnya maka calon siswa atau orang tua akan menerima

pengembalian uang masuk sekolah dan dinyatakan tidak lulus. Namun jika hasilnya

negatif maka calon siswa tersebut dinyatakan lulus sebagai siswa baru SMA Labschool

Jakarta dan BPS akan meberikan informasi kapan mulai masuk ke sekolah dan kapan

pengumuan jadwal pelajaran akan dimuat.

78 

 

 

 

Gambar 3.5 Melihat Jadwal Pelajaran

Setalah menjadi siswa, jadwal pelajaran dapat dilihat di kelas masing-masing.

Kemudian siswa dapat mencatat jadwal pelajaran tersebut. Dan proses melihat jadwal

pelajaran selesai.

79 

 

 

 

Gambar 3.6 Melihat Jadwal Ujian

Untuk mengetahui jadwal ujian semester, masing-masing siswa memperoleh

selebaran kertas pengumuman jadwal ujian semester. Jadwal ujian semester dibuat oleh

wakil kepala sekolah bidang kesiswaan yang sebelumnya talah dirapatkan bersama guru-

guru di SMA Labschool Jakarta.

80 

 

 

 

Gambar 3.7 Melihat Hasil Ujian

Pada proses ini guru memeriksa hasil ujian siswa menggunakan komputer.

Selanjutnya hasil ujian siswa secara keseluruhan ditempel pada papan pengumuman.

Kemudian siswa dapat melihat nilai hasil ujian mereka pada papan pengumuman

tersebut.

81 

 

 

 

Gambar 3.8 Mendapatkan Pengumuman

82 

 

 

 

Pengumaman yang ada di sekolah di sekolah dibuat dan dicetak oleh bagian tata

usaha. Kemudian kertas pengumuman dibagikan kepada seluruh siswa dan kemudian

pengumuman akan dibaca oleh orang tua atau siswa.

3.9 Data Flow Diagram

Proses Administrasi

Guru

Siswa

Tata Usaha

Orang Tua

Badan Pengelola Sekolah

Wakil Kepala

Sekolah bid. Kesiswaan

Melakukan Pendaftaran

Mendaftarkan Calon Siswa

Mendapatkan Pengumuman

Melakukan USM

Memperoleh Pengumuman

Melakukan PendataanSiswa

MembuatPengumuman

Membuat Penjadwalan

Melakukan PenilaianMendapatkan Jadwal

Melihat Jadwal

Melakukan PendataanPeserta USM

Gambar 3.9 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan

83 

 

 

 

Diagram di atas merupakan proses yang sedang berjalan pada SMA Labschool

Jakarta pada saat ini. Pada gambar di atas dapat terlihat keseluruhan pihak yang terlibat

ke dalam proses administrasi.

84 

 

 

 

Gambar 3.10 DFD Level 1 Sistem yang Berjalan

85 

 

 

 

Pada diagram di atas dapat dilihat model level 1 dari proses-proses yang terjadi

di SMA Labschool Jakarta, dimana proses tersebut terbagi menjadi lima yaitu : proses

pendaftaran siswa, proses ujian saringan masuk, proses pengumuman, proses

penjadwalan, dan proses penilaian.

3.10 Permasalahan Yang Dihadapi

Wawancara kepada wakil kepala sekolah bidang kesiswaan mengenai sistem

yang sedang berjalan untuk kebutuhan perancangan sistem.

1. Bagaimana proses admnistrasi pada SMA Labschool Jakarta?

Jawab : beberapa proses administrasi sudah terkomputerisasi, yaitu dengan

menggunakan Sistem Administrasi Sekolah yang merupakan aplikasi yang

diberikan oleh pemerintah, namun ada beberapa hal yang masih dilakukan secara

manual, seperti pada saat sekolah memberikan informasi kepada orang tua siswa

mengenai informasi kegiatan belajar mengajar anak-anaknya di sekolah

(contohnya : informasi nilai, informasi jadwal ujian, informasi kegiatan-kegiatan

yang diselenggarakan oleh sekolah).

86 

 

 

 

2. Apakah siswa dapat memperoleh informasi dengan mudah?

Jawab : informasi atau pengumuman biasanya disampaikan dengan

menggunakan surat pengumuman, tapi jika ada siswa yang tidak masuk sekolah

mungkin dia tidak akan tahu jika ada pengumuman.

3. Bagaimana cara siswa mengetahui jadwal pelajaran maupun jadwal ujian?

Jawab : biasanya guru mencatat jadwal tersebut di papan tulis kemudian siswa

mencatat jadwal pelajaran tersebut, sedangkan untuk jadwal ujian biasanya siswa

dibagikan kertas pengumuman mengenai jadwal ujian.

4. Bagaiamana orang tua dapat mengetahui nilai anaknya?

Jawab : orang tua dapat mengetahui nilai anaknya dari rapor yang dibagikan

pada setiap akhir semester, pada saat itu pula orang tua bisa konsultasi kepada

setiap wali kelas mengenai anaknya.

Berdasarkan hasil wawancara kepada wakil kepala sekolah SMA Labschool

Jakarta ditemukan beberapa masalah umum yang ada pada sistem yang berjalan adalah :

1. Proses aliran data administrasi berjalan lambat

2. Proses pengumuman nilai-nilai siswa lambat

87 

 

 

 

3. Proses pengumuman kegiatan-kegiatan sekolah masih dilakukan secara manual

dan terkadang hanya diumumkan secara lisan

4. Tidak semua siswa bisa mendapatkan informasi kegiatan-kegiatan sekolah

dengan mudah

5. Siswa dan Guru harus melihat jadwal pelajaran di papan pengumuman

6. Pihak Orang Tua hanya bisa mengetahui hasil proses pembelajaran / prestasi

anak-anaknya melalui rapor yang hanya dikeluarkan dalam jangka waktu tertentu

saja

7. Siswa terbatas dengan pembelajaran di kelas saja

3.11 Alternatif Pemecahan Masalah

Dilihat dari masalah yang ditemukan pada sistem yang sedang berjalan di SMA

Labschool Jakarta, dibutuhkan sebuah sistem yang dapat diandalkan dalam proses

administrasi yang ada pada SMA Labschool Jakarta.

Aplikasi yang dibangun akan dibuat sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi

semua fitur yang diinginkan user. Aplikasi yang dibangun akan memiliki fitur-fitur

seperti : Penjadwalan, Pendaftaran, Pengumuman, Data Siswa, Guru, Mata Pelajaran,

dan sebagainya.

88 

 

 

 

Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan, ditemukan bahwa masih terdapat

beberapa user pada SMA Labschool Jakarta yang belum terlalu mahir dalam

menggunakan internet, oleh karena itu diusulkan untuk membuat Sistem Administrasi

Sekolah berbasis web yang lebih user friendly, yang bisa membantu semua user dalam

mengakses informasi ataupun melakukan tugasnya, dan dapat digunakan oleh sekolah

untuk mencapai visi dan misi dari SMA Labschool Jakarta.