bab 3 gambaran umum sistem informasi yang …thesis.binus.ac.id/asli/bab3/2009-1-00273-ka bab 3...
TRANSCRIPT
50
BAB 3
GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Latar Belakang Perusahaan
Hotel Istana Nelayan muncul bermula dari obrolan Bapak Piter
Jasman dan Bapak Partono untuk membuka atau membangun restoran
padang. Dan pada Tahun 1989 dengan tahap awal membebaskan tanah dan
membangun restoran pada tahun 1990 di jalan Gatot Subroto Km. 5 No.21
Jatiuwung Tangerang.
Dari restoran padang tersebut kemudian berkembang menjadi
restoran kuring dan Chinese food, setelah berjalan kurang lebih 2 tahun
atau sekitar tahun 1992 oleh Bapak Piter Jasman mulai sedikit merubah
konsep dimana restoran padang dihapus dan berkembang dengan bangunan
Whirpool, karaoke, discotik dan dangdut.
Dengan melihat perkembangan situasi daerah kota Tangerang
yang berkembang pesat dan terdapat banyak industri yang melibatkan
tenaga asing, maka sekitar tahun 1995 timbul suatu ide untuk membangun
sebuah Hotel berbintang dengan tujuan untuk memberikan pelayanan bagi
para tenaga asing agar mereka tidak banyak membuang waktu untuk ke
Jakarta dengan misi “Memberikan Pelayanan bagi para expatriate/tenaga
asing yang bekerja diwilayah Tangerang”. Dan sejak tahun tersebut
berdirilah Hotel Istana Nelayan, hotel berbintang tiga dan yang pertama di
wilayah kota Tangerang dengan jumlah kamar kurang lebih 97 kamar.
51
Hal ini berlangsung sampai tahun 1998, dimana kemudian terjadi
tragedi Nasional yaitu kerusuhan massa yang mengakibatkan Hotel Istana
Nelayan dibakar oleh para demonstran.
Setelah kurang lebih 3 tahun Hotel Istana nelayan tidak berfungsi,
maka pada awal bulan Februari 2001, Hotel Istana Nelayan mulai dibangun
kembali dengan merubah konsep dari Hotel Istana Nelayan yang
sebelumnya, dengan visi dan misi “ Membangun Kota Tangerang dengan
pelayanan yang lebih professional di bidang Hospitality”.
Dengan konsep motto “one step staying”, para tamu mendapatkan
pelayanan yang professional mulai dari masuknya tamu (check-in) ke hotel
sampai keluarnya tamu (check-out). Untuk memenuhi kebutuhan tenaga
kerja terampil dan professional, pelaksanaan recruiting dan training
program calon karyawan, Hotel Istana Nelayan mempergunakan jasa
konsultan oleh lembaga pengembangan manajemen kepariwisataan Trisakti
dari sekolah Tinggi pariwisata Trisakti yang bekedudukan di Jakarta.
Hotel Istana Nelayan mulai dibuka kembali (soft opening) pada
tanggal 27 September 2001 dengan jumlah kamar sementara 23 kamar.
Jenis kamar yang terdapat di Hotel Istana Nelayan yaitu kamar suite,
business, dan standard ditambah dengan fasilitas lainnya seperti Coffee
shop, Whirpool, pijat Shiatsu dan refleksi, Drug store, Pastry, area parkir
yang luas. Kemudian terus berkembang dilanjutkan dengan penyelesaian
kamar di lantai 3 dan 4 sehingga kamar yang tersedia berjumlah 97 kamar.
Ditambah dengan Ballroom dengan interior yang megah dan mempunyai
52
kapasitas 1500 kursi yang cocok untuk penyelenggaraan pesta perkawinan,
rapat kerja dan seminar.
Selama berjalannya waktu, maka Hotel Istana Nelayan
mengembangkan berbagai fasilitas lain untuk menunjang pelayanan bagi
para customer seperti karaoke, spa, dan lulur.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
3.1.2.1 Visi Perusahaan
Adapun visi dari Hotel Istana Nelayan adalah:
“Memberikan pelayanan yang terbaik bagi para pelanggan melalui
fasilitas dan servis yang terbaik serta menghasilkan keuntungan
bagi perusahaan”.
3.1.2.2 Misi Perusahaan
Sedangkan misi dari Hotel Istana Nelayan adalah:
“Memberikan pelayanan bagi pelanggan dan para tenaga asing
yang bekerja di wilayah Tangerang”.
53
3.1.3 Bentuk Hukum Perusahaan
Hotel Istana Nelayan memiliki bentuk hukum perseroan terbatas.
Dengan nama PT. Bumi Tangerang Alam Citra dan memiliki nomor pokok
wajib pajak (NPWP) dengan nomor : 01.495.365.7-402000.
54
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Hotel Istana Nelayan
55
Sumber: HRD (2005)
3.2.1 Struktur Room Division pada Hotel Istana Nelayan
Gambar 3.2 Struktur Room Division Hotel Istana Nelayan
3.3 Uraian Jabatan
Secara singkat uraian jabatan dari Hotel Istana Nelayan adalah sebagai berikut:
a. Direktur
Direktur bertanggung jawab dalam membuat strategi, kebijakan dan
perencanaan jangka panjang perusahaan, mengarahkan karyawan ke arah
pencapaian tujuan, mengangkat dan memberhentikan karyawan, Membuat
keputusan strategis bagi kemajuan perusahaan.
b. General Manager
Mengkoordinir operasi hotel untuk mencapai tujuan perusahaan
sesuai dengan rencana tahunan. Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, general
manager dibantu oleh:
1. Accounting manager
2. Marketing manager
Room Division Manager
Chef Manager House Keeper
Receptionis Kasir
56
3. Manager hotel
4. Manager HRD
c. Accounting Manager
Tugas pokok dari bagian accounting pada Hotel Istana Nelayan antara
lain:
1. Mengkoordinir dan bertanggungjawab atas perkembangan,
pemeliharaan, penyiapan dan memberikan pengertian catatan
akuntansi.
2. Bertanggungjawab atas laporan keuangan, prosedur akuntansi
dan pelaporan kepada pemimpin.
3. Bertugas melakukan pemeriksaan terhadap semua penerimaan
kas dan pendapatan harian yang kemudian akan membuat
laporan tentang pendapatan yang diterima hari itu.
Accounting Manager membawahi asissten accounting manager yang
dimana terdiri dari bagian purchasing dan cost control. Adapun tugas dan
tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah:
1. PURCHASING DEPARTMENT
Yaitu bagian yang pada umumnya dibawah pengawasan
Accounting Departement yang bertugas membuat perencanaan
pembelian barang-barang, material supplies, bahan-bahan mentah dan
sebagainya. Untuk keperluan tamu dan Operational hotel secara
keseluruhan.
57
2. COST CONTROL DEPARTMENT
Yaitu salah satu department yang berada dibawah pengawasan
langsung Accounting Departement yang bertugas untuk membuat
perencanaan/penjadwalan pengontrolan yakni “Menginventarisasi”
semua “Asset”/harta benda/barang-barang kekayaan hotel disemua
department.
d. Marketing Manager
Tugas pokok dari bagian marketing pada Hotel Istana Nelayan antara
lain:
1. Mempromosikan Hotel dengan fasilitas-fasilitas yang dimiliki.
2. Bertanggungjawab atas penjualan kamar
3. Merencanakan dan mengatur kegiatan-kegiatan yang digunakan
untuk mempromosikan hotel.
4. Membantu general manajer untuk mencapai target penjualan kamar.
e. Manager Hotel
Manager hotel pada Hotel Istana Nelayan membawahi chef
engineering, room division manager, food & beverage manager dan
entertainment manager.
1. Adapun tugas dan tanggung jawab daripada chef engineering adalah:
a. Yaitu bagian teknik dan perawatan yang bertugas membuat
perencanaan, pemasangan instalasi teknik (bangunan, listrik,
antena parabola, AC-sentral, mesin diesel, lift, elevators, sound
system, tv, radio, kulkas dan sebagainya).
58
b. Bertanggungjawab atas pemeliharaan dan perbaikan peralatan
mekanikal elektrikal maupun building hotel.
c. Memimpin dan mengkoordinasi tugas dan pekerjaan dari seluruh
anggota engineering department.
d. Mengontrol dan menjadwalkan maintenance rutin dan mekanikal
elektrikal maupun equipment lainnya agar dapat berfungsi demi
kelancaran operasi hotel.
e. Membuat laporan secara periodik atas penggunaan biaya,
perbaikan dan pemeliharaan.
2. Pada bagian room division manager atau yang sering disebut dengan
front office manager memiliki kegiatan sebagai berikut:
a. Mengkoordinir dan mengawasi kerja staf front office yang
berlokasi pada lobby hotel.
b. Memberikan pelatihan kepada staf front office yang baru
3. Receptionist mempunyai tugas dan tanggungjawab seperti berikut:
a. Bertanggungjawab mengenai registrasi tamu, check-in dan check-
out serta menangani segala transaksi yang berhubungan dengan
biaya yang dikeluarkan oleh tamu secara akurat, cepat dan efisien.
b. Memberikan informasi yang tepat, akurat dan lengkap semua
fasilitas yang ada di dalam ataupun di sekitar hotel.
c. Selalu memberikan kesan yang bagus kepada tamu baik dalam
penampilan, kesopanan dan menangani tamu secara langsung
karena Front Desk Assistant adalah staff hotel yang pertama dan
terakhir yang ditemui oleh tamu.
59
d. Bertanggungjawab dalam menerima dan menyambungkan
telephone dengan standarisasi yang telah ditentukan serta
menyampaikan pesan kepada tamu.
e. Bertanggungjawab atas operational Bussines Center yang
berhubungan dengan faximile, internet service, photo copy dll.
f. Menerima dan meng-update reservasi kamar ke dalam sistem, baik
individual, Walk-in, Group, maupun Convention, serta
mengkonfirmasikan kembali tanggal kedatangan tamu.
4. Kasir mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk melayani pembayaran
customer.
5. Housekeeper mempunyai tugas dan tanggungjawab antara lain seperti:
a. Membersihkan lobby hotel, kamar, gallery hotel dan di dalam
ruangan kantor.
b. Membersihkan dan memelihara kelestarian taman serta daerah
sekitarnya.
c. Membersihkan ruangan-ruangan kamar dan memeriksa
perlengkapan kamar.
d. Mengambil perlengkapan di dalam kamar (handuk, gelas, termos,
dll) yang kotor.
e. Menerima laundry atau pencucian pakaian untuk tamu hotel.
f. Membuat laporan harian tentang order laundry dari tamu.
6. Food & Beverage manager mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai
berikut:
a. Menjaga kualitas pelayanan atau servis.
60
b. Menjaga kualitas produksi (food&beverage).
c. Menjaga kebersihan area kitchen, restaurant, coffee bar dan
peralatan-peralatan.
d. Melakukan market survey, komperatif study terhadap hotel-hotel
lain yang setara.
e. Mengkoordinasi seluruh karyawan di lingkungan departemen.
f. Membuat kegiatan bulanan pada manajemen.
g. Mengontrol stok food & beverage.
Jadi F/B manager ini adalah bagian yang bertugas mengolah,
memproduksi dan menyajikan makanan dan minuman untuk keperluan
tamu hotel, baik dalam kamar, restoran, banquet, makanan karyawan dan
sebagainya.
7. Entertainment manager mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai
berikut:
a. Mengontrol dan mengawasi kegiatan yang berada di ruang spa
dan karaoke serta fasilitas-fasilitas lainnya.
b. Menangani event yang diadakan di Hotel Istana Nelayan.
61
f. Human Resources Departement (HRD)
Dewasa ini yang lebih popular dan trend untuk sebutan bagian
personalia adalah Human Resources Departement (HRD), sehingga bagian ini
biasanya dipimpin oleh seorang HRD-Director/HRD-manager.
Fungsi dan tugas dari bagian HRD adalah:
a. Menerima dan menyeleksi calon pegawai/karyawan.
b. Menempatkan dan menentukan posisi/jabatan tiap calon pegawai.
c. Menentukan upah/gaji pokok, tunjangan, transport, makan,
pengobatan dan kesejahteraan lainnya bagi tiap pegawai.
d. Memberikan pendidikan/pengembangan karir bagi tiap pegawai.
e. Memberikan pembinaan mental/agama bagi tiap pegawai dan
keluarganya.
f. Memberikan Buku “House Rule” dan membina hubungan baik antara
sesama pegawai dan keluarganya.
g. Memberikan sanksi (peringatan 1,2,3) kepada setiap pegawai yang
melanggar peraturan perusahaan (house rule), serta mengadakan
pemutusan hubungan kepada pegawai yang melampaui ketentuan
yang berlaku pada perusahaan.
h. Mengabsensi dan menghitung upah/gaji berdasarkan absensi tiap
pegawai.
i. Membuat evaluasi keberhasilan/prestasi kerja karyawan guna
peningkatan karir (jabatan/gaji).
62
3.4 Prosedur Kerja
3.4.1 Reservasi Personal
1. Customer datang melakukan reservasi.
2. Receptionist meminta data dari customer.
3. Receptionist mengecek keberadaan kamar kosong.
4. Komputer akan menampilkan keberadaan kamar kosong (room
availability).
5. Receptionist akan mencatat data tamu pada reservation form.
6. Receptionist menginput data dari reservation tadi kedalam sistem.
7. Receptionist menyimpan data reservasi.
8. Customer akan memastikan status check-in melalui telepon.
a) Apabila ada guarantee check-in
1. Customer membayar guarantee check-in.
2. Customer mengirimkan bukti pembayaran melalui fax.
3. Receptionist menerima bukti transfer.
4. Receptionist menginputnya dalam cashier.
5. Receptionist menyimpan data deposit.
6. Receptionist meminta nomor telepon pembooking.
7. Receptionist melakukan konvirmasi.
a. Jika ya proses reservasi selesai.
b. Jika tidak kamar di release dan dijual kepada customer
lain.
63
b) Apabila tidak ada guarantee check-in menentukan 18.00 p.m
release.
3.4.2 Reservasi Perusahaan
1. Customer/ perusahaan datang ke hotel.
2. Receptionist mengecek kontrak rate perusahaan.
3. Program menampilkan kontrak rate perusahaan.
4. Jika company account, maka receptionist mengecek fasilitas kredit
perusahaan.
a. Program menampilkan fasilitas kredit.
b. Jika terdapat fasilitas kredit, receiptionist meminta data tamu.
1. Kemudian Receptionist mengecek keberadaan kamar.
2. Program menampilkan data keberadaan kamar.
3. Receptionist mencatat data tamu ke dalam reservation form.
4. Receptionist menginput data ke dalam sistem.
5. Program akan menyimpan data customer tersebut.
6. Receptionist memastikan status check in.
7. Bila belum pasti, receptionist akan merelease pada pukul
18.00 p.m.
8. Bila sudah pasti, receptionist menerima deposit.
9. Kemudian menginput deposit ke cashier in dan
menyimpannya.
10. Receptionist meminta no telefon pemesan.
11. Kemudian receptionist konfirmasi pemesanan.
12. Jika ya, selesai proses pemesanan.
64
13. Jika tidak, Receptionist akan merelease kamar pkul 18.00
p.m.
c. Jika tidak terdapat fasilitas kredit, Receptionist akan membuat
fasilitas kredit.
d. Program menyimpan data fasilitas kredit
1. Kemudian Receptionist mengecek keberadaan kamar.
2. Program menampilkan data keberadaan kamar.
3. Receptionist mencatat data tamu ke dalam reservation form.
4. Receptionist menginput data ke dalam sistem.
5. Program akan menyimpan data customer tersebut.
6. Receptionist memastikan status check in.
7. Bila belum pasti, receptionist akan merelease pada pukul
18.00 p.m.
8. Bila sudah pasti, receptionist menerima deposit dari
perusahaan.
9. Kemudian menginput deposit ke cashier in dan
menyimpannya.
10. Receptionist meminta no telp pembooking.
11. Kemudian receptionist konfirmasi pemesanan.
12. Jika ya, selesai proses pemesanan.
13. Jika tidak, Receptionist akan merelease kamar pkul 18.00
p.m.
5. Jika kontrak rate personal account, Receptionist akan meminta city
ledger .
65
6. Receptionist meminta data tamu.
7. Kemudian Receptionist mengecek keberadaan kamar.
a. Program menampilkan data keberadaan kamar.
b. Receptionist mencatat data tamu ke dalam reservation form.
c. Receptionist menginput data ke dalam sistem.
d. Program akan menyimpan data customer tersebut.
e. Receptionist memastikan status check in.
f. Bila belum pasti, receptionist akan merelease pada pukul 18.00
p.m.
g. Bila sudah pasti, receptionist menerima deposit.
h. Kemudian menginput deposit ke cashier in dan menyimpannya.
i. Receptionist meminta nomor telepon pemesan.
j. Kemudian receptionist konfirmasi pemesanan.
k. Jika ya, selesai proses pemesanan.
l. Jika tidak, Receptionist akan merelease kamar pukul 18.00 p.m.
3.4.3 Check-in dengan Reservasi
1. Customer datang
2. Receptionist menanyakan nama customer .
3. Receptionist mengecek dalam reservasi list.
4. Komputer menampilkan reservasi customer.
5. Receptionist memastikan kamar sesuai dengan keinginan tamu.
6. Receptionist mengisi registration form.
7. Receptionist menanyakan cara pembayaran.
8. Receptionist menginput cara pembayarannya.
66
9. Receptionist menyimpan cara pembayaran.
10. Receptionist menyiapkan fasilitas yang ada seperti voucher breakfast.
11. Receptionist memberikan kunci kamar kepada bellboy.
12. Receptionist menginput data registrasi customer.
13. Receptionist menyimpannya kedalam sistem.
3.4.4 Check-in Tanpa Reservasi
1. Customer datang ke receptionist.
2. Receptionist menanyakan nama customer.
3. Mengecek data kamar yang tersedia.
4. Komputer akan menampilkan data kamar yang tersedia melalui room
availability.
a. Jika tersedia kamar
1. Receptionist memberikan pilihan kamar yang tersedia.
2. Customer memilih kamar yang tersedia.
3. Receptionist mengisi registration form.
4. Receptionist menanyakan tentang cara pembayaran.
5. Receptionist menginputnya kedalam sistem
6. Receptionist menyimpannya.
7. Receptionist akan menyiapkan fasilitas seperti voucher
breakfast.
8. Receptionist memberikan kunci kamar kepada bellboy.
9. Receptionist menginput data registrasi.
10. Receptionist menyimpannya kedalam sistem.
b. Apa bila tidak tersedia kamar maka proses reservasi berakhir.
67
3.4.5 Check-out Secara Langsung
1. Receptionist meminta kunci kamar.
2. Customer memberikan kunci.
3. Receptionist mengecek pemakaian mini bar.
4. Receptionist menginputnya kedalam pembayaran.
5. Receptionist menyimpannya kedalam folio enquery.
6. Receptionist mengecek cara pembayaran.
7. Komputer menampilkan cara pembayaran dari folio enquiry.
8. Komputer mengeprint bukti pembayaran.
9. Receptionist memberikan guest folio ke kasir.
3.4.6 Check-out Tidak Langsung
1. Receptionist mengecek daftar tamu yang akan check-out hari ini.
2. Program kemudian menampilkan daftar tamu yang akan check-out hari
ini pada today departure list.
3. Receptionist menanyakan kepada housekeeping tentang kelengkapan
perlengkapan kamar.
4. Housekeeping segera mengecek perlengkapan kamar tamu yang akan
check-out dan melaporkan nya kembali ke receptionist.
5. Receptionist mengecek cara pembayaran yang akan dilakukan tamu
seperti yang telah disetujui pada saat mengisi registration form.
6. Program menampilkan data pembayaran tersebut.
7. Receptionist kemudian membuat SOF.
8. SOF yang ada kemudian diarsipkan ke file SOF.
68
9. Receptionist membuat laporan front office.
3.4.7 Pembayaran (Rupiah)
1. Kasir menerima guest folio.
2. Kemudian mengecek sisa deposit customer pada program.
3. Program menampilkan sisa deposit customer.
4. Kasir meminta bukti deposit yang dilakukan pada saat check-in kepada
tamu.
5. Customer memberikan bukti deposit yang dilakukan.
6. Kasir mengecek bukti deposit/surat jaminan customer.
7. Bila ada sisa deposit maka kasir harus mengembalikan kepada
customer.
8. Bila deposit tidak mencukupi pembayaran, maka kasir meminta
kekurangan bayar kepada customer.
9. Customer membayar kekurangan.
10. Kasir menerima kekurangan bayar sesuai guest folio.
11. Customer menerima guest folio rangkap 1.
12. Kasir kemudian memasukkan pembayaran ke dalam sistem
perusahaan.
13. Program kemudian menyimpan data pembayaran tersebut ke dalam
sistem perusahaan.
3.4.8 Pembayaran (Kartu Kredit)
1. Kasir menerima guest folio sebanyak 2 rangkap.
2. Kemudian mengecek kondisit credit card.
69
3. Kasir menggesekkan kartu kredit pada mesin EDP.
4. Mesin EDP mencetak bukti pembayaran sebanyak 2 rangkap.
5. Kasir meminta tandatangan tamu pada bukti pembayaran
6. Customer menandatangani bukti pembayaran tersebut.
7. Kasir harus mengecek kecocokan tandatangan pada bukti pembayaran
dan kartu kredit.
8. Kemudian kasir memberikan guest folio dan slip.
9. Customer menerima guest folio rangkap 1 dan slip rangkap 1
10. Kasir memasukkan pembayaran ke dalam sistem.
11. Dan program akan menyimpan pembayaran
3.4.9 Pembayaran Melalui Perusahaan
1. Kasir menerima guest folio sebanyak 2 rangkap.
2. Kemudian mengecek surat jaminan perusahaan.
3. Kasir mengecek syarat pembayaran pada program.
4. Program kemudian menampilkan syarat pembayaran di folio enquiry.
5. Kasir memeriksa pembayaran yang ditanggung oleh perusahaan.
6. Kemudian kasir mengecek guarantee account.
7. Program kemudian menampilkan guarantee account yang ada pada
data hotel.
8. Bila perusahaan menanggung personal account, maka tamu akan
menandatangani guest folio.
9. Kasir akan memasukkan data pembayaran pada city ledger.
10. Sistem akan menyimpan data city ledger tersebut.
11. Kemudian kasir memposting pembayaran tersebut ke dalam sistem.
70
12. Sistem akan menyimpan pembayaran tersebut.
13. Bila perusahaan tidak menanggung personal account, maka kasir akan
menginput Guest folio perusahaan.
14. Sistem menyimpan guest folio perusahaan dan mencetak nya.
15. Kasir meminta tamu menandatangani guest folio.
16. Kasir akan memasukkan data pembayaran pada city ledger.
17. Sistem akan menyimpan data city ledger tersebut.
18. Kemudian kasir memposting pembayaran tersebut ke dalam sistem.
19. Sistem akan menyimpan pembayaran tersebut.
71
3.5 Activity Diagram
Gambar 3.3 Activity Diagram Reservasi Personal
72
Gambar 3.4 Activity Diagram Reservasi Melalui Website
73
Gambar 3.5 Activity Diagram Check-in (dengan reservasi)
74
Gambar 3.6 Activity Diagram Check-in (tanpa reservasi)
75
Gambar 3.7 Activity Diagram Check-out secara langsung
76
Gambar 3.8 Activity Diagram Check-out Tidak Langsung
77
Gambar 3.9 Activity Diagram Pembayaran (Rupiah)
78
Gambar 3.10 Activity Diagram Pembayaran (kartu kredit)
79
Gambar 3.11 Activity Diagram Pembayaran (Melalui Perusahaan)
3.6 Dokumen-dokumen
80
a. Guest Payment Autorization adalah form yang berisi tentang keterangan
pembookingan kamar yang mana pembayarannya dibebankan kepada
pembooking itu sendiri.
Gambar 3.12 Guest Payment Authorization
b. Voucher adalah salah satu fasilitas yang diberikan secara Cuma-Cuma atau
gratis kepada customer yang menginap di hotel Istana Nelayan. Voucher ini
terdapat macam – macam yang mana setiap lembar kuponnya dapat
81
ditukarkan oleh berbagai fasilitas seperti sauna, whirlpool, finess dll sesuai
dengan vasilitas yang tertera di kupon.
Gambar 3.13 Voucher Sauna, Whirlpool & Fitness
Gambar 3.14 Voucher at Lobby Lounge
c. Breakfast kupon adalah salah satu jenis pelayanan yang diberikan oleh Hotel
Istana Nelayan juga yang mana kupon tersebut dapat ditukarkan dengan
makan pagi atau sarapan. Kupon tersebut berlaku 1 orang untuk 1 kupon
yang mana batas waktunya dari jam 06.00 A.M - 10.00 A.M.
82
Gambar 3.15 Voucher Breakfast
d. Taxi service adalah form yang digunakan untuk melayani tamu dalam
pemesanan taxi.
Gambar 3.16 Taxi Service
e. Lost & found control adalah form yang berisikan tentang barang –barang
milik customer yang mungkin tertinggal di kamar setelah check-out. Barang
tadi akan disimpan dibagian house keeping yang mana nanti bila customer itu
83
kembali harus manandatangani form tersebut untuk menandakan barang
tersebut telah diambil.
Gambar 3.17 Lost & Found Control
84
f. Room/Rate change form adalah form yang digunakan apabila customer ingin
pindah kamar dengan acuan list kamar yang masih ada pada sistem computer.
Gambar 3.18 Room / Rate Change Form
85
g. Cash disbursement form adalah form yang digunakan oleh pihak internal
Hotel Istana Nelayan untuk menggunakan uang cash, apa bila terjadi kasus
dimana mengharuskan receptionist mengembalikan uang jaminan, tetapi
belum mendapatkan income pada hari itu.
Gambar 3.19 Cash Disbursement Form
86
h. Reservation form adalah adalah form yang digunakan untuk membooking
kamar yang mana didalam form tersebut berisi biodata pembooking, tipe
kamar keterangan kedatangan dan kepergian.
Gambar 3.20 Reservation Form
87
i. Registration card adalah form yang dberisikan keterangan dari customer
apabila ingin check-in.
Gambar 3.21 Registration Card
j. Confirmation adalah form yang digunakan customer untuk pembookingan.
Dalam form ini terdapat keterangan non guaranted reservation dan guaranted
reservation. Non guaranted reservation berarti apabila hingga pukul 18.00
WIB customer tidak datang atau tidak ada konfirmasi maka kamar akan
dijual kepada customer lainnya, jika guaranted reservation berarti customer
harus memberikan jaminan dengan kartu kredit atau deposit, apabila
customer tidak datang maka dikenakan biaya tambahan.