bab 3 gambaran proses bisnis rumah sakit 3.1 …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-1-00156-ka-bab...
TRANSCRIPT
74
BAB 3
GAMBARAN PROSES BISNIS RUMAH SAKIT
3.1 Gambaran Profil Rumah Sakit Umum Budi Lestari
3.1.1 Sejarah Rumah Sakit
Rumah sakit Budi Lestari berdiri pada tanggal 25 april 1982, berupa
Rumah Bersalin “Murni” didirikan oleh Bapak Letkol (purn) Ismoko (Alm),
sebagai ketua pendiri yayasan Semangun. Surat izin operasional dari dinas
kesehatan propinsi jawa barat No.2341/KS030/XI/1982 tanggal 13 november
1982 dan dirjen yankes depkes RI pusat No.0674/YANKES/RSKS/1985 tanggal
22 mei 1985. Pada tahun 1987 nama rumah bersalin ini berubah menjadi Rumah
Sakit Umum Budi Lestari. Pada tahun 1991 jumlah tempat tidur (TT) berubah
dari 13 TT menjadi 47 TT, dan mulai dibuat kamar operasi. Kemajuan lain yang
telah diraih adalah pada tahun 2001 sampai sekarang jumlah tempat tidur
mencapai 52 TT.
3.1.2 Status dan Kedudukan Rumah Sakit
Status Rumah Sakit Budi Lestari adalah rumah sakit umum swasta,
dibawah naungan yayasan “Semangun”. Berkedudukan pada Jl. Kyai Haji Noer
Ali No.2 Bekasi dan berdiri diatas lahan seluas 3.050 M2 dan luas bangunan
mencapai 1.780 M2.
75
3.1.3 Visi, Misi, Tujuan, dan Motto Rumah Sakit
3.1.3.1 Visi Misi Rumah Sakit
Visi rumah sakit adalah “Menjadi Rumah Sakit yang
Mengutamakan Mutu Pelayanan Kesehatan bagi Kepuasan Pelanggan”.
Misi rumah sakit adalah:
1) Mengelola pelayanan kesehatan secara professional.
2) Memuaskan pelanggan melalui pelayanan kesehatan yang
kompetitif dan terjangkau.
3) Meningkatkan kualitas SDM melalui pendidikan dan
pelatihan.
4) Dapat bekerja dengan institusi terkait.
3.1.3.2 Tujuan Rumah Sakit
Tujuan didirikannya Rumah Sakit Umum Budi Lestari adalah
untuk membantu pemerintah dalam meningkatkan derajat kesehatan bagi
masyarakat melalui peningkatan mutu pelayanan.
3.1.3.3 Motto Rumah Sakit
Motto rumah sakit adalah “Kesehatan Anda adalah Kebanggaan
Kami”.
76
3.1.4 Fasilitas Rumah Sakit
1. Rawat Jalan:
a) Poli Kebidanan dan Kandungan
b) Poli Bedah Umum
c) Poli Bedah Orthopedi
d) Poli Bedah Urologi
e) Poli Anak
f) Poli Penyakit Dalam
g) Poliklinik THT
h) Poli Mata
i) Poli Syaraf
j) Poli Akupuntur Medik
k) Poli penyakit Kulit dan Kelamin
l) Dokter Jaga 24 Jam
2. Rawat Inap:
a) VIP
b) Kelas Utama
c) Kelas I (Satu)
d) Kelas II (Dua)
e) Kelas III (Tiga)
f) Perinatologi
77
No RUANGAN KELAS TTTARIF
(Rp/Hari)FASILITAS
1 Kelas Utama Utama 1 Rp. 350.000 AC, TV, Kulkas, Bedside
Locker, Sofa, Dispenser,
Kamar Mandi Dan
Wastafel
2 Dahlia 1 & 2 I 2 Rp. 240.000 AC, TV, Kulkas, Bedside
Locker, Kursi Tamu,
Dispenser, Kamar Mandi
Dan Wastafel
3 Bougenville 1 II 3 Rp. 170.000 AC, TV, Kulkas, Bedside
Locker, Kamar Mandi
4 Anggrek 3 II 3 Rp. 170.000 AC, TV, Kulkas, Bedside
Locker, Kamar Mandi
5 Anggrek 4 II 3 Rp. 170.000 AC, TV, Kulkas, Bedside
Locker, Kamar Mandi
6 Anggrek 5 II 3 Rp. 170.000 AC, TV, Kulkas, Bedside
Locker, Kamar Mandi
7 Melati 1 & 2 III 7 Rp. 75.000 AC,Kamar Mandi,Bedside
Locker
78
8 Bougenville 2 III 4 Rp. 75.000 AC,Kamar Mandi,Bedside
Locker
9 Anggrek 1 & 2 III 8 Rp. 75.000 AC,Kamar Mandi,Bedside
Locker
10 Cempaka 1,2,3,4 III 16 Rp. 75.000 AC,Kamar Mandi,Bedside
Locker
11 Kamar Bayi Normal - 13 Rp. 65.000 AC
12 Kamar Observasi - 2 Rp. 75.000 AC,Bedside Locker, Kamar
Mandi
3. Kamar Bedah
4. Kamar Bersalin
5. USG
6. Klinik Fisiotherapy
7. Klinik Laboratorium
8. Apotik dan Depo
9. Rontgen
10. Tarif
79
11. Jadwal Praktik Dokter:
a) UGD : 24 Jam
b) Poliklinik Umum : 08.00 – 14.00
c) Poliklinik Spesialis : 08.00 – 14.00 (pagi)
17.00 – 21.00 (sore)
80
3.1.5 Struktur Organisasi Rumah Sakit
Sumber: Rumah Sakit Budi Lestari Bekasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
81
3.1.6 Tugas dan Wewenang
I. PIMPINAN
Pimpinan terdiri dari Direktur dan Ketua Komite Medik
1. Direktur
Tugas dan Wewenang:
a. Menyusun dan melaksanakan kebijakan Rumah Sakit sejalan
dengan visi, misi dan tujuan Yayasan, serta peraturan dan
perundang-undangan yang berlaku.
b. Memimpin, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan pelaksanaan
semua bidang yang ada di Rumah Sakit.
c. Memberi petunjuk dan pengarahan kepada karyawan Rumah
Sakit.
d. Menyusun program kerja dan anggaran belanja Rumah Sakit
e. Melaksanakan program kerja dan anggaran tahunan yang telah
disetujui dan membuat laporan kepada Ketua Yayasan secara
berkala termasuk pertanggung jawaban keuangan.
f. Menyusun rencana strategi dan rencana induk pengembangan
Rumah Sakit.
g. Mengangkat dan memberhentikan karyawan Rumah Sakit.
82
h. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam untuk
kepentingan Rumah Sakit.
2. Ketua Komite Medik
Tugas dan Wewenang:
a. Ketua Komite Medik bersama dengan Direktur menyusun Standar
Pelayanan Medis dan memantau pelaksanaannya.
b. Meningkatkan program pelayanan, pendidikan dan pelatihan serta
penelitian dan pengembangan.
c. Memantau pelaksanaan etika profesi secara langsung maupun
tidak langsung agar sesuai standar yang telah ditentukan.
d. Melaksanakan pembinaan etika profesi dan tugas tenaga medis
sesuai aturan dan standar yang telah ditentukan.
e. Mengatur kewenangan profesi anggota medis fungsional sesuai
dengan ketentuan di (Rumah Sakit Budi Lestari) RSBL untuk
kelancaran pelaksanaan tugas dan memantau pelaksanaannya.
f. Mengembangkan program pelayanan medis sesuai dengan
kemajuan teknologi untuk meningkatkan mutu pelayanan.
g. Memberikan usul dan saran kepada Direktur dalam hal
pengembangan Rumah Sakit dan personil medik fungsional.
h. Membuat laporan kegiatan kepada Direktur.
83
i. Menyelesaikan masalah-masalah kasus etika profesi anggota staf
medis fungsional sesuai dengan ketentuan-ketentuannya.
II. PEMBANTU PIMPINAN
1. Kepala Departemen Medik
Tugas dan Wewenang:
a. Menyusun program kerja di bidang medik dan penunjang medik
sesuai dengan kebijaksanaan Rumah Sakit yang telah ditetapkan.
b. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir dan bertanggung jawab
terhadap pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang yang
menjadi ruang lingkup tugasnya.
c. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada
bawahannya.
d. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Departemen Umum &
Kepala Bagian Keuangan demi kelancaran tugasnya.
e. Mengevaluasi kinerja dan perilaku profesionalisme setiap anggota
staf fungsional medik.
f. Membantu Direktur Rumah Sakit menyusun berbagai peraturan
termasuk SOP yang ada hubungannya dengan pelayanan medik
termasuk tarif Rumah Sakit dan kegiatan-kegiatan lain yang
menyangkut profesi.
84
g. Memberikan saran kepada Direktur Rumah Sakit untuk
pengangkatan dan pemberhentian para praktisi Dokter.
h. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam atas
nama Direktur Rumah Sakit dalam bidangnya dengan
sepengetahuan dan persetujuan Direktur Rumah Sakit.
2. Kepala Departemen Umum
Tugas dan Wewenang:
a. Menyusun program kerja di bidang administrasi umum sesuai
dengan kebijaksanaan Rumah Sakit yang telah ditetapkan.
b. Membantu Direktur Rumah Sakit dalam menyusun rencana
program kerja dari semua bidang yang ada di Rumah Sakit.
c. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir dan bertanggung jawab
terhadap pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang yang
menjadi ruang lingkup tugasnya.
d. Membantu Direktur menyusun dan membuat laporan pelaksanaan
program kerja Rumah Sakit.
e. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Departemen Medik dan
Kepala Bagian Keuangan demi kelancaran tugasnya.
85
f. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam atas
nama Direktur di bidangnya dengan sepengetahuan persetujuan
Direktur Rumah Sakit.
3. Kepala Bagian Keuangan
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan kegiatan keuangan Rumah Sakit.
b. Membantu Direktur dalam menyusun anggaran sesuai dengan
program kerja di masing-masing bidang yang ada di Rumah Sakit.
c. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan dukungan anggaran
program dari semua bidang yang ada di Rumah Sakit.
d. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada
bawahannya.
e. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Departemen Umum,
Kepala Departemen Medik dan para Kepala Bagian lainnya di
lingkungan Rumah Sakit dengan sepengetahuan/persetujuan
Direktur demi kelancaran tugasnya.
III. SEKRETARIS UMUM
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan pembuatan/pengetikan surat-surat intern maupun
yang keluar dari RS. Budi Lestari.
86
b. Memberikan nomor-nomor surat yang masuk maupun yang keluar
RS. Budi Lestari.
c. Mempersiapkan surat-surat masuk dan keluar RS. Budi Lestari
sesuai dengan klasifikasinya.
d. Tugas-tugas lain yang diberikan atasannya yang berhubungan
dengan ruang lingkup kerjanya.
IV. PELAKSANA DAN PEMBANTU PELAKSANA DEPARTEMEN
MEDIK.
A. Bidang Medik
A.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bidang Medik
Tugas dan Wewenang:
a. Membantu program kerja sesuai dengan kebijaksanaan yang telah
ditetapkan.
b. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir, dan bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang
yang menjadi ruang lingkup tugasnya.
c. Bekerja sama dengan Kepala bagian Personalia merencanakan
program pelatihan dan pengembangan tenaga medik dan para
medik agar lebih profesional.
87
d. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada
bawahannya.
e. Melaksanakan koordinasi Kepala-kepala Bagian di lingkungan
Departemen Medik maupun di luar Departemen Medik untuk
kelancaran tugasnya.
A.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Kepala Seksi Poliklinik dan Bangsal
Tugas dan Wewenang:
a. Mengelola Pelaksanaan rawat jalan di poliklinik.
b. Menjamin adanya dokter di masing-masing poliklinik secara
berkesinambungan.
c. Membuat laporan bulanan kunjungan pasien.
d. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada bawahannya.
e. Melakukan visite pasien rawat inap tanpa mengurangi
kewenangan dokter pemilik pasien.
f. Melakukan penanganan kegawatan pada pasien rawat inap sesuai
dengan permintaan paramedis.
g. Melakukan koordinasi dengan bidang-bidang lain di bawah
Departemen Medik.
88
2. Kepala Seksi Medical Check Up (MCU)
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat perencanaan program Medical Check Up baik di dalam
maupun di luar Rumah Sakit.
b. Melaksanakan koordinasi dengan bagian marketing untuk
mempromosikan kegiatan Medical Check Up di luar Rumah Sakit.
c. Mengkoordinir pelaksanaan Medical Check Up baik di dalam
maupun di luar Rumah Sakit.
d. Melakukan kegiatan dengan rekanan perusahaan lain yang
diperlukan dalam pelaksanaan Medical Check Up.
B. Bidang Penunjang Medik
B.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bidang Penunjang Medik
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat kegiatan program kerja sesuai dengan kebijaksanaan
yang telah ditetapkan.
b. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir dan bertanggung jawab
terhadap pelaksanaan program kerja dari unit-unit instalasi yang
berada dalam ruang lingkup tugasnya.
89
c. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian pada bawahannya.
d. Melaksanakan koordinasi dengan para kepala bidang baik di
lingkungan Departemen Medik, Departemen Umum maupun
dengan bagian keuangan untuk kelancaran tugasnya.
e. Dapat berhubungan langsung baik ke luar maupun ke dalam atas
nama Kepala Departemen Medik dengan sepengetahuannya
dalam ruang lingkup tugas dan wewenangnya.
B.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Kepala Unit Gawat Darurat (UGD)
Tugas:
a. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan di UGD.
b. Mengatur jadwal dokter.
c. Membuat perencanaan program kegiatan pelaporan, mengevaluasi
dan mensosialisasikan.
Wewenang:
a. Memberikan saran dan pertimbangan pada Direktur.
b. Mengorganisasikan kegiatan pelayanan UGD.
c. Memberikan tugas, petunjuk dan penilaian pada bawahan.
90
d. Memberi pembinaan, penilaian pembuatan teguran terhadap
bawahan.
2. Kepala Kamar Operasi
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir seluruh kegiatan di Kamar Operasi.
b. Merencanakan permintaan alat dan pemakaian obat.
c. Membuat laporan pemakaian obat-obatan serta laporan jumlah
tindakan operasi.
d. Mengkoordinir perencanaan pelayanan operasi.
e. Membuat jadwal dinas dan kegiatan perawat.
f. Memantau pelaksanaan tugas yang dibebankan.
g. Mengatur pemanfaatan SDM secara efektif dan efisien.
h. Bertanggung jawab terhadap jadwal Dokter operasi, anaestesi
beserta perawat anaestesi.
3. Kepala Seksi Gizi
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir seluruh kegiatan di Instalasi Gizi.
91
b. Menyusun rencana dan melaksanakan pengelolaan menu/diet
pasien rawat inap dan karyawan RS. Budi Lestari.
c. Bertangggung jawab terhadap jenis dan kualitas menu/diet pasien
dan karyawan RS. Budi Lestari.
d. Mengkoordinir pembinaan posyandu yang menjadi binaan RS.
Budi Lestari
e. Menjaga dan memelihara alat-alat dapur RS. Budi Lestari.
f. Menyusun laporan bulanan kegiatan Instalasi Gizi.
4. Kepala Seksi Laboratorium
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir seluruh kegiatan di Instalasi Laboratorium.
b. Menyusun rencana dan melaksanakan pengelolaan pemeriksaan
Pathologi Klinik pasien rawat inap, rawat jalan dan pasien dari
luar RS. Budi Lestari.
c. Bertanggung jawab terhadap proses/hasil pemeriksaan Pathologi
Klinik kepada pengguna jasa laboratorium.
d. Bertanggung jawab terhadap penggunaan alat/bahan yang menjadi
wewenangnya.
92
e. Melaksanakan koordinasi dengan para kepala bidang-bidang
lainnya di lingkungan RS. Budi Lestari untuk kelancaran
tugasnya.
5. Kepala Instalasi Radiologi
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan kegiatan program yang ditetapkan oleh RS. Budi
Lestari serta mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinasi, dan
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program pelayanan
radiologi.
b. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada
bawahannya.
c. Bertanggung jawab terhadap penggunaan dan perawatan perlatan
medik dan non medik yang menjadi wewenangnya.
d. Melaksanakan koordinasi dengan para kepala bidang-bidang
lainnya di lingkungan RS. Budi Lestari untuk kelancaran
tugasnya.
93
C. Bidang Rekam Medis
C.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bidang Rekam Medis
Tugas:
a. Mengkoordinir Pelaksanaan Proses Rekam Medis
b. Merencanakan program Rekam Medis
c. Mengusulkan Peningkatan Pelayanan Rekam Medis
d. Membuat Jadwal Dinas Rekam Medis
e. Membuat analisa laporan Rekam Medis dan
mensosialisasikannya.
f. Mengawasi proses Rekam Medis.
g. Memimpin jalannya rapat/pertemuan berkala Rekam Medis.
Wewenang:
a. Membuat kebijakan tentang Rekam Medik
b. Membimbing staf/petugas sehingga menguasai proses Rekam
Medik.
c. Memberikan teguran pada petugas Rekam Medik
d. Membuat evaluasi tentang Rekam Medik.
94
C.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Kepala Seksi Administrasi Medis
Tugas:
a. Mengelola Tempat Pendaftaran Pasien (TPP) Rawat Jalan dan
Rawat Inap, UGD.
b. Mengidentifikasikan data sosial pasien secara lengkap, jelas dan
akurat.
c. Mendistribusikan dokumen pada unit terkait yang membutuhkan.
d. Menerima dokumen Rekam Medis
e. Membuat dan melengkapi Register Rawat Jalan dan Rawat Inap.
f. Melakukan penyimpanan dokumen Rawat Jalan dan Rawat Inap.
Wewenang:
a. Berwenang untuk menentukan tempat pelayanan sesuai dengan
kebutuhan pasien.
b. Memberikan informasi tentang pelayanan Rumah Sakit.
c. Berwenang memberikan informasi untuk keperluan internal
Rumah Sakit atas persetujuan Kepala Bidang Rekam Medis.
d. Memberikan informasi untuk keperluan eksternal rumah sakit atas
persetujuan Direktur Rumah Sakit dan pasien.
95
2. Kepala Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan
Tugas:
a. Mengelola tempat pengelolaan data dan pelaporan
b. Mengumpulkan dan merekapitulasi data dari semua unit di rumah
sakit.
c. Melakukan assembling dokumen rawat inap.
d. Melakukan coding dokumen rawat inap.
e. Mengolah data yang sudah terkumpul.
f. Melaporkan kepada Kepala Bidang Rekam Medik sesuai dengan
waktu yang disepakati.
Wewenang:
a. Berwenang untuk mengkoordinir pengumpulan data dari semua
unit di Rumah Sakit.
b. Berwenang untuk mengeluarkan data untuk keperluan internal
atas persetujuan Kepala Bidang.
c. Berwenang untuk mengeluarkan data untuk keperluan eksternal
atas persetujuan Direktur.
96
D. Bidang Perawatan
D.1. Pelaksana Utama
1.Kepala Bidang Perawatan
Tugas dan Wewenang:
a. Membantu Ka.Dep Medik dalam melaksanakan kegiatan program
yang telah ditetapkan oleh RS. Budi Lestari di bidang perawatan
inap maupun perawatan jalan.
b. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinasi dan bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan program pelayanan rawat inap dan
perawatan jalan.
c. Menyusun dan mengatur sistem dinas paramedis baik di
perawatan inap maupun di perawatan jalan.
d. Bertanggung jawab terhadap penggunaan dan perawatan peralatan
medik dan non medik yang menjadi wewenangnya.
e. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada
bawahannya.
f. Melaksanakan koordinasi dengan para Pembantu Pelaksana
lainnya untuk kelancaran tugasnya.
g. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam,
dalam ruang lingkup tugasnya dengan persetujuan Ka.Dep Medik.
97
h. Mengkoordinir pelaksanaan masukan keperawatan
i. Mengkoordinir pelaksanaan peningkatan mutu keperawatan.
j. Mengkoordinir pelaksanaan etika keperawatan.
D.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Kepala Ruang Kamar Bersalin/VK & Perinatologi
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir semua kegiatan keperawatan.
b. Bertangggung jawab terhadap asuhan keperawatan dan asuhan
kebidanan.
c. Menjalin hubungan yang baik dengan para dokter spesialis
d. Membuat laporan bulanan dan tahunan.
2. Kepala Ruang Dahlia
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir semua kegiatan keperawatan di ruang dahlia.
b. Bertanggung jawab terhadap asuhan keperawatan di ruang dahlia.
c. Membuat laporan bulanan dan tahunan.
98
3. Kepala Ruang Anggrek
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir semua kegiatan keperawatan di ruang Anggrek.
b. Bertanggung jawab terhadap asuhan keperawatan di ruang
Anggrek.
c. Membuat laporan bulanan dan tahunan.
4. Kepala Ruang Cempaka
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir semua kegiatan keperawatan di ruang cempaka.
b. Bertanggung jawab terhadap asuhan keperawatan di ruang
cempaka.
c. Membuat laporan bulanan dan tahunan.
E. Bidang Farmasi
E.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bidang Farmasi
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir pelayanan obat dan kesehatan baik internal
maupun eksternal RS. Budi Lestari.
99
b. Melakukan control terhadap pemesanan, penerimaan,
penyimpanan dan distribusi obat-obatan di lingkungan RS. Budi
Lestari.
c. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada bawahannya.
d. Melakukan koordinasi dengan para Kepala Seksi dibidangnya dan
Kepala bidang yang lain di lingkungan Departemen Medik dan
Departemen Umum.
e. Membuat laporan bulanan kinerja bidang farmasi.
E.2. Pembantu Pelaksanan Utama
1. Kepala Seksi Depo Farmasi
Tugas dan wewenang:
a. Mengkoordinir pelayanan resep pasien Rawat Inap.
b. Melaksanakan perencanaan pengadaan obat sehingga ada jaminan
ketersediaan obat di UGD/Poliklinik/OK/VK/ Ranap.
c. Menerima permintaan obat dan alat kesehatan di ruangan-ruangan
dan apotik.
d. Mendistribusikan obat ke gudang obat/logistik sesuai dengan
permintaan ruangan.
e. Melakukan stok opname obat tiap 10 hari sekali.
100
f. Memberi petunjuk dan pengarahan kepada bawahannya.
2. Kepala Seksi Apotik
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir pelayanan resep pasien Rawat Jalan RS. Budi
Lestari dan pasien luar RS. Budi Lestari.
b. Membuat perencanaan pengadaan obat ke Depo Farmasi sesuai
dengan kebutuhan stok minimal.
c. Melakukan stok opname setiap 10 hari sekali.
d. Bertanggung jawab terhadap ketersediaan obat sesuai dengan
standar obat RS. Budi Lestari.
e. Melakukan penerimaan barang pesanan dari bagian pembelian.
V. PELAKSANA DAN PEMBANTU PELAKSANA DEPARTEMEN
UMUM.
Staf Departemen Umum setingkat Kepala Bagian terdiri dari Bagian
Personalia, Bagian Rumah Tangga (RUTA), Bagian Logistik dan
Bagian Pemasaran/Humas.
A. BAGIAN SDM
A.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bagian SDM
101
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan kegiatan program kerja sumber daya manusia yang
meliputi pelaporan, pengadaan karyawan, pelatihan,
pengembangan, pembinaan dan pemutusan hubungan kerja.
b. Membantu Kepala Departemen Umum dalam menyusun program
kerja Rumah Sakit.
c. Mengawasi, mengevaluasi dan bertanggung jawab terhadap
pelaksanaannya yang menjadi ruang lingkup tugas dan tanggung
jawabnya.
d. Melaksanakan koordinasi dengan bidang-bidang lainnya yang ada
di RS. Budi Lestari.
e. Dapat berhubungan langsung dengan semua bidang yang ada di
Rumah Sakit dengan sepengetahuan Kepala Departemen Umum.
f. Membuat Surat Keputusan bagi karyawan orientasi, calon
karyawan, karyawan kontrak dan karyawan tetap yang berisi
tentang identitas karyawan, golongan, jabatan, masa kerja, gaji
dan lain sebagainya.
g. Membuat analisa ketenagaan RS. Budi Lestari setiap 1 tahun
sekali.
h. Membuat Pedoman Peraturan Pembinaan Karyawan RS. Budi
Lestari.
102
i. Membuat peraturan-peraturan/ketentuan-ketentuan tentang
kedisiplinan karyawan beserta sanksi pelanggarannya.
A.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Kepala Sub Bagian Personalia
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat daftar hadir karyawan/ti
b. Memeriksa absensi karyawan/ti dan membuat rekapitulasinya
pada format yang telah ada.
c. Memasukan data karyawan apabila terjadi perubahan data lama
atau adanya penambahan karyawan baru.
d. Mengetik surat-surat dan dokumen-dokumen lainnya.
e. Mendistribusikan surat-surat dan dokumen lainnya ke pihak yang
terkait.
f. Membuat Surat Perjalanan Dinas bagi karyawan RS. Budi Lestari,
serta mengarsipkannya.
2. Kepala Sub Bagian Diklat
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat program pendidikan dan pelatihan bagi karyawan RS.
Budi Lestari.
103
b. Mengkoordinir pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan
karyawan RS. Budi Lestari.
c. Mengawasi dan mengevaluasi pelasanaan program pendidikan
dan pelatihan karyawan RS. Budi Lestari.
d. Mengkoordinir, mengatur dan mengawasi kegiatan pendidikan
dan pelatihan pelajar/mahasiswa yang melakukan
praktek/magang/pengambilan data di RS. Budi Lestari.
e. Merekap data penilaian dan membuat sertifikat bagi para
pelajar/mahasiswa tersebut.
f. Mengarsipkan sertifikat-sertifikat pendidikan dan pelatihan
karyawan RS. Budi Lestari.
g. Bersama-sama dengan Kepala Bagian Medik mengkoordinir
pengurusan perpustakaan RS. Budi Lestari.
B. BAGIAN RUMAH TANGGA (RUTA)
B.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bagian Rumah Tangga (RUTA)
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat kegatan program kerja sesuai dengan kebijaksanaan
yang telah ditetapkan.
104
b. Merencanakan kebutuhan rutin sarana perawatan termasuk
pakaian seragam karyawan.
c. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir dan bertanggung jawab
terhadap pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang yang
menjadi ruang lingkup tugasnya.
d. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada
bawahannya.
e. Melaksanakan koordinasi dengan para Kepala Bagian di dalam
maupun di luar Departemen Umum untuk kelancaran tugasnya.
f. Mengelola keamanan dan kebersihan Rumah Sakit.
g. Mengelola sarana transportasi dan ambulance.
h. Mengelola pemeliharaan peralatan medik maupun non medik agar
selalu dalam kondisi siap pakai.
B.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Koordinator Keamanan
Tugas dan Wewenang
a. Bertanggung jawab atas Keamanan RS. Budi Lestari baik di
dalam maupun di luar gedung.
b. Bertugas mengawasi dan menjaga keamanan RS. Budi Lestari
baik di dalam maupun di luar gedung.
105
c. Mengkoordinir jadwal para satuan pengaman (SATPAM)
RS.Budi Lestari serta mengatur pembagian tugas-tugasnya.
d. Berkoordinasi dengan bagian-bagian lain baik di dalam maupun
di luar lingkungan Departemen Umum.
2. Koordinator Sub Bagian Kebersihan
Tugas dan Wewenang:
a. Bertanggung jawab atas kebersihan RS. Budi Lestari baik di
dalam maupun di luar gedung.
b. Mengatur pembagian tugas-tugas para Cleaning Service.
c. Mengkoordinir jadwal para Cleaning Service.
d. Mengawasi dan mengevaluasi pekerjaan para Cleaning Service.
e. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada para Cleaning
Service.
3. Koordinator Kendaraan
Tugas dan Wewenang:
a. Bertanggung jawab atas kendaraan dinas RS. Budi Lestari.
b. Mengatur jadwal pemakaian kendaraan.
c. Mengkoordinir jadwal para supir
106
4. Koordinator PSRS
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir pemeliharaan bangunan RS. Budi Lestari.
b. Memperbaiki kerusakan-kerusakan bangunan.
c. Melakukan pengecatan baik pengecatan baru maupun pengecatan
ulang.
d. Mengawasi dan mengkoordinir renovasi gedung RS. Budi Lestari.
e. Memelihara keindahan bangunan.
C. BAGIAN LOGISTIK
C.1. Pelaksana Utama
1. Bagian Logistik
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan pengadaan kebutuhan rutin Rumah Sakit sesuai
dengan program kerja yang ada di Rumah Sakit.
b. Mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan rencana
pengadaan kebutuhan Rumah Sakit yang berhubungan dengan
instalasi.
c. Merawat database rekanan Rumah Sakit.
107
d. Melaksanakan koordinasi dengan bagian-bagian yang ada di
lingkungan Rumah Sakit sejauh mana masih ada kaitannya
dengan ruang lingkup tugas dan tanggung jawabnya demi
kelancaran tugasnya.
e. Dapat berhubungan langsung keluar maupun ke dalam atas nama
Kepala Departemen Umum dengan sepengetahuan/persetujuan
Kepala Departemen Umum.
C.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Kepala Sub Bagian Pengadaan
Tugas dan Wewenang:
a. Menginput daftar barang-barang ke dalam komputer setiap hari
melalui faktur yang datang.
b. Membuat HPP Rumah Sakit.
c. Membuat HPP Apotik
d. Membuat Laporan Penjualan Apotik
e. Membuat Laporan Pinjaman Apotik.
2. Kepala Sub Bagian Gudang
Tugas dan Wewenang:
108
a. Mengerjakan stock pemasukan barang yang masuk gudang ke
dalam komputer dan kartu stock.
b. Mengerjakan pembelian tunai.
c. Menerima barang dari supplier
d. Melayani permintaan depo farmasi.
e. Depecta barang kosong ke bagian pembelian.
D. BAGIAN PEMASARAN/HUMAS
D.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bagian Pemasaran dan Humas
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan kegiatan keluar maupun ke dalam secara proaktif,
reaktif dan konstruktif untuk mengantisipasi hal-hal yang
diperkirakan merusak nama baik Rumah Sakit, serta kegiatan
pemasaran baik langsung maupun tidak langsung perorangan
maupun pemakai yang memerlukan pelayanan Rumah Sakit.
b. Membina hubungan baik antar Rumah Sakit maupun unit-unit
pelayanan lainnya termasuk mantan pasien dan lingkungan
Rumah Sakit.
c. Mengawasi dan mengevaluasi segala gejolak berita baik media
cetak maupun media elektronika yang diperkirakan akan
109
mendiskreditkan Rumah Sakit serta melaksanakan kegiatan
Market intelegensi (mengevaluasi dan menganalisa masalah
persaingan pasar), khususnya dalam pengurusan tarif rumah sakit.
d. Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi pelaksanaan
program kerja promosi yang menjadi tanggung jawabnya.
e. Melaksanakan koordinasi dengan bidang-bidang lainnya yang ada
di Rumah Sakit untuk mendapatkan masukan/bahan-bahan untuk
keperluan bidang pemasaran dan kehumasan.
f. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam atas
nama Direktur RS. Budi Lestari dalam ruang lingkup tugas dan
tanggung jawabnya dengan sepengetahuan/persetujuan Ka.Dep
Umum.
D.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Kepala Sub Bagian Pemasaran Internal
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan pemasaran secara internal RS. Budi Lestari yang
menyangkut kepuasan pelanggan terutama dalam pelayanan di
semua bidang.
b. Mengatasi masalah-masalah yang timbul yang menyangkut
kepuasan pelanggan (komplain) untuk sesegera mungkin
diselesaikan secara internal.
110
c. Membuat brosur, leaflet, spanduk dan lain-lain untuk proses
pemasaran internal.
d. Membuat rencana kegiatan marketing.
2. Kepala Sub Bagian Customer Service
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat program-program peningkatan customer service,
termasuk pelatihan untuk karyawan dengan berkoordinasi dengan
bagian diklat rumah sakit.
b. Melakukan survey kepuasan pelanggan sehingga dapat diketahui
kebutuhan pelanggan.
3. Kepala Sub Bagian Pemasaran Eksternal
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan kegiatan keluar secara proaktif, reaktif dan
konstruktif ke perusahaan, asuransi, dan lain-lain dengan target
minimal 4 perusahaan dalam satu bulan.
b. Mengantisipasi hal-hal yang diperkirakan merusak nama baik RS.
Budi Lestari yang datang dari lingkungan luar RS. Budi Lestari.
c. Mengetahui sesegera mungkin semua kebutuhan pelanggan yang
berkembang di lingkungan RS. Budi Lestari untuk segera
dilaporkan ke Kepala Bagian Pemasaran.
111
d. Membina hubungan baik dengan perusahaan, asuransi, klinik
praktek, praktek bidan, posyandu dan unit usaha lain.
VI. PELAKSANA UTAMA BAGIAN KEUANGAN.
1. Bendahara
Tugas dan Wewenang:
a. Melakukan pembayaran atas persetujuan Direktur atau Kepala
Bagian Keuangan.
b. Melakukan penerimaan dari kasir, baik tunai/kredit beserta
slip/voucher penerimaan (pendapatan) harian.
c. Membuat slip/voucher setoran ke bank atas persetujuan Kepala
Bagian Keuangan.
d. Membuat laporan keuangan.
e. Melakukan pembayaran faktur-faktur obat.
2. Kepala Sub Bagian Akuntansi I
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat laporan keuangan beserta analisanya secara berkala.
b. Menghitung gaji karyawan RS. Budi Lestari.
c. Mengoreksi jasa dokter.
112
d. Mengoreksi laporan Bendahara
3. Kepala Sub Bagian Akuntansi II
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat laporan pajak dokter rawat inap/rawat jalan.
b. Membuat buku kas pendamping untuk pajak.
c. Cek tagihan/piutang
d. Cek buku bendahara dan jumlah buku kas.
e. Membuat daftar penyusutan asset per bulan.
f. Membuat laporan pajak apotik PPh 21 dan PPh 25 per bulan.
g. Membukukan penerimaan setoran kasir apotik ke buku kas.
h. Membuat laporan keuangan apotik.
113
3.2 Gambaran Proses Bisnis Rumah Sakit Umum Budi Lestari
3.2.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Dari pengamatan yang telah dilakukan, sesuai dengan subsistem
penulisan skripsi ini, maka proses registrasi pasien yang ada dalam rumah sakit
sebagai berikut :
3.2.1.1 Proses Registrasi Pasien Baru dan Lama Rawat Jalan
Jika pasien adalah pasien baru (dewasa, anak, dan ibu hamil)
datang ke bagian registrasi maka pasien harus menyerahkan KTP dan
bagian registrasi akan mengisi data sosial pasien ke dalam Lembar
Poliklinik sesuai data-data pasien yang ada di KTP, sedangkan jika pasien
adalah pasien lama, bagian registrasi akan meminta Kartu pasien. Jika
pasien termasuk pasien jaminan asuransi/perusahaan maka harus
menyerahkan kartu asuransi. Jika Kartu Asuransi tersebut bisa digesek,
lalu bagian registrasi akan menggesek kartu tersebut dan dicetak (print
out), tetapi kalau tidak bisa di gesek, maka bagian registrasi akan
meminta foto kopi dari Kartu Asuransi pasien yang asli dan status pasien
adalah pasien jaminan asuransi. Setelah bagian registrasi mengisi data
sosial pasien kemudian bagian registrasi akan mencatat data kunjungan
pasien baru atau lama tersebut ke buku registrasi pasien rawat jalan dan
memberikan penomoran pada nomor rekam medik pasien (untuk pasien
baru) pada lembar poliklinik. Kemudian bagian registrasi akan membuat
kartu pasien yang berisi nomor rekam medik, nama serta alamat pasien.
114
Setelah itu pasien menunggu untuk dipanggil menuju Poliklinik yang
dituju dan bagian registrasi akan memasukan lembar poliklinik beserta
form asuransi, hasil cetakan atau foto kopi kartu asuransi asli pasien
tersebut, dan slip jasa dokter ke dalam berkas rekam medik, kemudian
berkas rekam medik akan diberikan kepada perawat poliklinik. Kemudian
pasien akan berobat ke dokter. Setelah itu perawat poliklinik akan
mencatat diagnosa penyakit pasien, tindakan dan obat apa saja yang
diberikan untuk pasien di berkas rekam medik dan membawa berkas
rekam medik kembali ke bagian registrasi untuk disimpan/diarsip serta
memberikan slip jasa dokter ke pasien dan pasien akan menuju bagian
kasir.
3.2.1.2 Proses Registrasi Pasien Baru dan Lama Rawat Inap
Setelah pasien (dewasa, anak, dan ibu hamil) konsultasi ke dokter
dan diharuskan rawat inap maka pasien akan diberikan Slip Permintaan
Rawat Inap 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan ke kasir dan rangkap 2
diberikan ke pasien setelah diisi oleh kasir. Kemudian pasien datang ke
bagian kasir untuk memilih kelas perawatan yang diambil dan membayar
uang muka sebagai deposit. Kasir akan memberikan Lembar Surat
Pernyataan Rawat Inap (SPRI) 1 rangkap untuk pasien, yang telah
ditandatangani pasien dan kasir sebagai bukti rawat inap pasien untuk
dimasukkan ke berkas rekam medik pasien oleh bagian registrasi. Setelah
itu, bagian registrasi akan mengisi Lembar Masuk dan Keluar (lembar
rawat inap), kemudian bagian registrasi akan mengganti status pasien
115
menjadi pasien rawat inap (ranap) dan mencatat data pasien tersebut ke
dalam buku registrasi pasien rawat inap, setelah itu bagian registrasi akan
memberikan rekam medik kepada perawat poliklinik yang akan
mengantarkan berkas rekam medik tersebut ke perawat bagian rawat
inap.
3.2.1.3 Proses Registrasi Pasien Rujukan
Pasien (dewasa, anak, dan ibu hamil) datang atas rujukan dari
dokter pribadi, puskesmas atau rumah sakit lain dengan membawa
Lembar Surat Rujukan (rekam medik) sebelumnya. Jika pasien rujukan
adalah pasien baru, maka proses registrasinya sama dengan pasien baru
lainnya, begitu pula jika pasien adalah pasien lama maka proses registrasi
sama dengan pasien lama lainnya dan jika pasien rujukan termasuk
pasien jaminan asuransi/perusahaan, maka harus menyerahkan kartu
asuransi. Pasien rujukan pada umumnya akan menuju dokter spesialis.
Jika pasien rujukan datang kurang dari pukul 14.00 dan dokter yang
dituju sedang bertugas maka pasien bisa langsung menuju poliklinik dan
dokter yang dibutuhkan, sedangkan jika pasien rujukan datang lebih dari
pukul 14.00 dan tujuannya adalah dokter spesialis, tetapi dokter spesialis
sedang tidak bertugas maka pasien tersebut akan diserahkan ke bagian
UGD terlebih dahulu untuk diperiksa dan di diagnosa ulang agar
menemukan kecocokan diantara diagnosa dokter UGD dengan rekam
medik sebelumnya dan dokter UGD akan melakukan konfirmasi dengan
dokter spesialis yang terkait dengan penyakit pasien. Setelah proses
116
diagnosa selesai, jika pasien tidak diharuskan rawat inap, maka pasien
langsung ke kasir untuk membayar jasa dokter, tetapi jika pasien
diharuskan rawat inap (proses registrasi sama dengan registrasi rawat
inap), maka dokter spesialis akan memberikan Slip Permintaan Rawat
Inap dan pasien akan memberikan slip tersebut ke bagian kasir dan kasir
akan memberikan SPRI (Surat Pernyataan Rawat Inap) yang akan
diberikan pasien ke bagian registrasi (status pasien menjadi pasien rawat
inap), kemudian bagian registrasi akan mengisi Lembar Masuk dan
Keluar mengenai data pasien rujukan tersebut. Setelah itu, lembar
tersebut akan dimasukan kedalam berkas rekam medik yang kemudian
diberikan kepada perawat UGD yang akan mengantarkan berkas rekam
medik tersebut ke perawat bagian rawat inap.
3.2.1.4 Proses Registrasi Pasien Medical Check Up (MCU) Paket Pribadi
Pasien MCU terbagi menjadi pasien MCU pribadi dan rekanan.
Proses registrasi MCU pribadi dimulai ketika pasien datang ke bagian
registrasi dan ingin melakukan MCU paket. Jika pasien adalah pasien
baru maka proses registrasi sama dengan pasien baru lainnya dan jika
pasien adalah pasien lama maka proses registrasi sama dengan pasien
lama lainnya. Bagian registrasi akan mencatat MCU paket yang dipilih
oleh pasien di lembar MCU dan kunjungan pasien MCU pribadi akan
dicatat ke dalam buku registrasi rawat jalan dan buku registrasi khusus
MCU. Kemudian bagian registrasi akan mengantar berkas rekam medik
(MCU) tersebut ke perawat poliklinik menuju dokter yang khusus
117
menangani medical check up. Dokter akan melakukan pemeriksaan
kesehatan terhadap pasien dan mengeluarkan Surat Pengantar
Laboratorium (lab)/Radiologi (ro) atau SPL/R untuk pasien bawa ke
lab/ro. Setelah konsultasi di dokter MCU, pasien akan menuju lab/ro
dengan membawa SPL/R, bagian lab/ro akan mencatat kunjungan pasien
berdasarkan nomor urut dan hasil lab/ro diberikan ke registrasi untuk
diambil pasien 1 sampai 2 hari dari hari pemeriksaan, sedangkan slip
tagihan lab/ro diberikan ke pasien untuk pasien bawa ke kasir. Pasien
akan melakukan pembayaran di Kasir dan Kasir akan memberikan bukti
pembayaran tagihan MCU (lab/ro) yang berguna untuk pasien mengambil
hasil MCU (lab/ro) dikeesokan hari. Bagian lab/ro akan memberikan
hasil lab/ro pasien ke bagian registrasi dan bagian registrasi akan
memberikan ke dokter MCU untuk didiagnosa lebih lanjut. Kemudian
setelah didiagnosa, hasil MCU (lab/ro) tersebut kembali diberikan ke
bagian registrasi dan bagian registrasi akan menambahkan keterangan-
keterangan hasil diagnosa dari dokter MCU, setelah itu hasil MCU
(lab/ro) siap diambil oleh pasien.
3.2.1.5 Proses Registrasi Pasien MCU Paket Rekanan
Proses registrasi MCU rekanan dimulai ketika pasien datang ke
bagian registrasi dengan membawa Surat Keterangan (SK) dari
perusahaan yang sudah bekerjasama dengan rumah sakit untuk dilakukan
pemeriksaan kesehatan dan cek lab/ro. Kemudian bagian registrasi
mencatat kunjungan pasien kedalam buku registrasi khusus MCU. Pada
118
sistem yang berjalan, pasien MCU paket rekanan tidak mendaftarkan diri
dengan menggunakan nomor rekam mediknya (jika pasien lama), begitu
pula jika pasien adalah pasien baru tidak harus registrasi terlebih dahulu.
Kemudian bagian registrasi akan memasukkan Surat Keterangan dari
perusahaan kedalam rekam medik MCU dan akan mengantar berkas
tersebut ke perawat poliklinik. Setelah itu pasien akan dipanggil untuk
menuju dokter yang khusus menangani medical check up. Dokter MCU
akan melakukan pemeriksaan kesehatan terhadap pasien dan
mengeluarkan Surat Pengantar Laboratorium (lab)/Radiologi (ro) atau
SPL/R untuk pasien bawa ke lab/ro. Setelah konsultasi di dokter MCU,
pasien akan menuju lab/ro dengan membawa SPL/R, bagian lab/ro akan
mencatat kunjungan pasien berdasarkan nomor urut. Setelah pasien
diperiksa, pasien boleh langsung pulang. Tagihan MCU (lab/ro) akan
diberikan ke bagian kasir untuk dikirim ke perusahaan, sedangkan hasil
MCU (lab/ro) diberikan ke bagian registrasi dan bagian registrasi akan
memberikan ke dokter MCU untuk didiagnosa lebih lanjut. Kemudian
setelah didiagnosa, hasil MCU (lab/ro) tersebut kembali diberikan ke
bagian registrasi dan bagian registrasi akan menambahkan keterangan-
keterangan hasil diagnosa dari dokter MCU, setelah itu hasil MCU
(lab/ro) diberikan ke bagian kasir. Kemudian bagian kasir akan mengirim
hasil beserta tagihan MCU (lab/ro) pasien ke perusahaan tempat pasien
bekerja.
119
3.2.1.6 Proses Pelayanan Informasi
Pasien atau pengunjung datang ke bagian registrasi untuk mencari
informasi tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan rumah sakit.
Lalu bagian registrasi akan mencari informasi-informasi yang dibutuhkan
oleh pasien atau pengunjung dan memberikannya langsung kepada pasien
atau pengunjung.
120
3.2.2 Rich Picture Sistem Berjalan
3.2.1.1 Proses Registrasi Pasien Baru dan Lama Rawat Jalan
Gambar 3.2 Rich Picture Proses Registrasi Pasien Baru dan Lama Rawat Jalan
121
3.2.1.2 Proses Registrasi Pasien Baru dan Lama Rawat Inap
Gambar 3.3 Rich Picture Proses Registrasi Pasien Baru dan Lama Rawat Inap
122
3.2.1.3 Proses Registrasi Pasien Rujukan
Gambar 3.4 Rich Picture Proses Registrasi Pasien Rujukan
123
3.2.1.4 Proses Registrasi Pasien Medical Check Up (MCU) Paket Pribadi
Gambar 3.5 Rich Picture Proses Registrasi Pasien MCU Paket Pribadi
124
3.2.1.5 Proses Registrasi Pasien MCU Paket Rekanan
Gambar 3.6 Rich Picture Proses Registrasi Pasien MCU Paket Rekanan
125
3.2.1.6 Proses Pelayanan Informasi
Pasien/Pengunjung(Penjenguk)
Bagian Registrasi danPelayanan Informasi
1. Mencari Informasi
2. Memberikan Informasi
Gambar 3.7 Rich Picture Proses Pelayanan Informasi
3.2.3 Analisis Hasil Kuisioner
Penyebaran kuisioner yang telah dilakukan terhadap
pengunjung/pasien dan staf rumah sakit bertujuan untuk menggambarkan
kebutuhan informasi yang dibutuhkan didalam merancang aplikasi sistem
rumah sakit pada bab 4. Hasil kuisioner disajikan secara kualitatif berupa tabel
frekuensi dan simpulan beberapa alasan dari jawaban pengunjung/pasien dan
staf rumah sakit. Berikut hasil kuisioner pengunjung/pasien rumah sakit
dengan sampel yang diambil secara acak sebanyak 30 orang dari poliklinik
yang berbeda-beda dan staf registrasi dan pelayanan informasi sebanyak 7
orang (sesuai dengan jumlah staf yang ada di rumah sakit).
126
3.2.3.1 Hasil Kuisioner Pengunjung/Pasien Rumah Sakit Budi Lestari:
Tabel 3.1 Hasil Kuisioner Pengunjung/Pasien
No. Kriteria Ya Tidak Jumlah∑ % ∑ % ∑ %
1 Kemudahan untuk mendapatkan informasi.
20 66.67 10 33.33 30 100
2 Kemudahan mengetahui lokasi untuk bertanya.
28 93.33 2 6.67 30 100
3 Kemudahan menjangkau tempat pelayanan informasi.
29 96.67 1 3.33 30 100
4 Ketersediaan fasilitas dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
24 80.00 6 20.00 30 100
5 Kecepatan waktu dalam memperoleh jawaban dari staf.
20 66.67 10 33.33 30 100
6 Kesesuaian informasi yang diterima dan yang ditanyakan.
20 66.67 10 33.33 30 100
7 Kepuasan terhadap pelayanan registrasi yang diberikan oleh staf.
20 66.67 10 33.33 30 100
8 Berikut informasi yang paling sering ditanyakan oleh pengunjung/pasien kepada
staf registrasi dan pelayanan informasi rumah sakit, yaitu:
Jadwal praktik dokter
Ruangan/kamar rawat inap pasien yang dirawat
Tarif kamar rawat inap
Fasilitas rumah sakit
Waktu berkunjung/jam besuk
127
3.2.3.2 Hasil Kuisioner Staf Registrasi dan Pelayanan Informasi Rumah Sakit
Budi Lestari:
No. Kriteria Ya Tidak Jumlah∑ % ∑ % ∑ %
1 Kesulitan dalam menjawab pertanyaan pengunjung/pasien.
5 71.43 2 28.577 100
2 Kesulitan dalam merespon berbagai macam pertanyaan dari pengunjung/pasien (dalam jumlah banyak).
5 71.43 2 28.57
7 1003 Pencatatan pertanyaan dari
pengunjung/pasien.1 14.29 6 85.71
7 1004 Ketersediaan dan kelengkapan data
yang ada dalam komputer saat ini sudah dapat membantu dalam menjawab pertanyaan pengunjung/pasien.
1 14.29 6 85.71
7 1005 Berikut informasi yang paling sering ditanyakan oleh pengunjung/pasien kepada
staf registrasi dan pelayanan informasi rumah sakit, yaitu:
Jadwal praktik dokter
Ruangan/kamar rawat inap pasien yang dirawat
Tarif kamar rawat inap
Fasilitas rumah sakit
Letak kantin, ATM, dan telepon umum
Kenyamanan
128
6 Waktu yang dibutuhkan staf dalam menjawab pertanyaan yang diajukan:
4 orang menjawab < 1 menit
1 orang menjawab > 1 menit
1 orang menjawab 1 menit
1 orang menjawab tergantung dari jenis pertanyaannya
7 Media yang sering digunakan untuk memberikan informasi kepada para
pengunjung/pasien:
1 orang menjawab menggunakan brosur
1 orang menjawab menggunakan brosur dan papan pengumuman
5 orang menjawab menggunakan brosur dan telepon
8 Fasilitas dan media apa yang dibutuhkan dalam menunjang aktifitas registrasi
dan pelayanan informasi untuk pengunjung/pasien:
1 orang menjawab penambahan komputer dan karyawan
5 orang menjawab penambahan komputer dan printer
1 orang menjawab penambahan komputer dan brosur
Tabel 3.2 Hasil Kuisioner Staf Registrasi dan Pelayanan Informasi
129
3.3 Fungsi-Fungsi Terkait Dalam Proses Bisnis
Fungsi terkait yang berhubungan dengan proses bisnis registrasi pasien
dan pelayanan informasi adalah sebagai berikut :
a. Fungsi Pelayanan Informasi
Fungsi ini terkait dalam hal memberikan informasi yang dibutuhkan
untuk pasien atau pengunjung yang ingin menjenguk keluarganya yang
dirawat. Informasi yang paling sering ditanyakan yaitu mengenai
informasi jadwal praktik dokter, letak ruangan/kamar rawat inap pasien
yang dirawat, tarif jasa dokter, tarif kamar rawat inap, dan fasilitas rumah
sakit.
b. Fungsi registrasi atau pendaftaran.
Fungsi registrasi terkait dalam hal penerimaan pasien pertama kali di
bagian registrasi. Dalam tahapan registrasi ini akan didapatkan data
pasien yang akan dimasukan kedalam berkas rekam medik pasien. Rekam
medik inilah yang kemudian akan digunakan sebagai referensi kondisi
pasien, pencatatan berbagai diagnosa dan tindakan yang terlibat dengan
pasien selama di rumah sakit. Secara langsung fungsi ini terlibat dalam
proses rawat jalan pada pemberian informasi dan pendaftaran untuk
konsultasi ke poliklinik tertentu.
c. Fungsi rawat jalan dan rawat inap.
Fungsi ini terkait ketika pasien selesai melakukan proses registrasi.
Setelah itu pasien akan mendapatkan pelayanan rawat jalan yaitu pasien
130
menuju poliklinik yang telah dipilih untuk konsultasi dengan dokter
umum/spesialis kemudian jika pasien diharuskan rawat inap oleh dokter,
maka pasien melakukan prosedur untuk rawat inap dirumah sakit.
d. Fungsi Kasir
Fungsi kasir terkait dalam hal registrasi pasien rawat jalan dan rawat
inap. Dalam proses registrasi rawat jalan, ketika pasien selesai konsultasi
maka akan diberikan slip jasa dokter oleh perawat poliklinik untuk
dibawa ke kasir dan untuk registrasi rawat inap, pasien akan diberi
informasi mengenai pilihan kelas dan kamar yang tersedia, serta biaya
jenis kelas yang dipilih. Selain itu, kasir menangani proses rawat inap
saat pasien akan keluar dari rumah sakit dalam hal penyelesaian urusan
administrasi pasien rawat inap.
3.4 Dokumen dan Laporan yang Dibutuhkan
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, dokumen dan laporan
yang dibutuhkan di rumah sakit pada perancangan subsistem registrasi pasien
dan pelayanan informasi adalah sebagai berikut :
a. Lembar Poliklinik Rawat Jalan Umum
b. Slip jasa dokter rawat jalan
c. Lembar Surat Rujukan
d. Form Jaminan Asuransi/Perusahaan
e. Slip Permintaan Rawat Inap
f. Surat Pernyataan Rawat Inap
g. Lembar Masuk dan Keluar Rawat Inap Umum
131
h. Catatan poliklnik
i. Lembar Hasil Medical Check Up (MCU)
j. Laporan kunjungan pasien per shift
k. Laporan harian dan bulanan kunjungan pasien rawat jalan dengan jaminan
l. Laporan harian dan bulanan kunjungan pasien rawat inap dengan jaminan
m. Laporan kunjungan pasien UGD emergency false.
3.5 Analisis Critical Success Factor
3.5.1 Critical Success Factor Rumah Sakit
Setiap bidang usaha tentunya memiliki faktor-faktor yang berbeda yang
dapat membawa mereka menuju kesuksesan. Pada rumah sakit Budi
Lestari, faktor-faktor yang menentukan sukses atau tidaknya adalah
sebagai berikut :
Menyediakan fasilitas yang maksimal.
Pihak rumah sakit menyediakan fasilitas yang maksimal mengenai
kelengkapan peralatan medis yang menunjang rumah sakit
tersebut, baik di ruang poliklinik maupun di ruang rawat inap dan
juga kelengkapan di fasilitas lainnya yang dapat membuat pasien
merasa nyaman, seperti ruang tunggu, kafetaria, letak ATM yang
mudah dijangkau dan toilet yang bersih. Hal ini dilakukan untuk
meningkatkan kepuasan pasien selama berada di rumah sakit.
132
Menyediakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas.
Pihak rumah sakit menyediakan SDM yang berkualitas yaitu
pekerja-pekerja yang melayani pasien, seperti dokter, perawat,
dan staf lainnya, dimana profesionalisme kerja menjadi syarat
utamanya.
Menyediakan Inventory obat yang paling banyak dibutuhkan
pasien.
Pihak rumah sakit menyediakan inventory obat yang paling
banyak dibutuhkan pasien terkait dengan perencanaan dan
perhitungan kebutuhan obat, pengelolaan dan pemantauan obat
yang baik dalam hal ketersediaan, kelengkapan dan kualitas/mutu
obat serta ketanggapan dalam pemenuhan obat ke pasien.
Perencanaan inventory obat dapat dilakukan dengan melakukan
Analisis ABC dan Analisis Indeks Kritis ABC untuk menentukan
tingkat prioritas masing-masing obat serta mempermudah dalam
pengelolaan penyimpanan inventory obat tersebut. Kemudian juga
dilakukan perhitungan EOQ dan ROP untuk menentukan jumlah,
waktu dan intensitas pemesanan yang tepat ke PBF pada saat item
mencapai titik pemesanan kembali, sehingga pengelolaan dan
pemantauan ketersediaan, kelengkapan dan kualitas obat dapat
dipastikan terpenuhi dan terjaga dengan baik yang secara otomatis
akan mendukung kecepatan dalam pemenuhan obat yang
133
dibutuhkan oleh pasien. Obat yang mahal dan jarang dibutuhkan
pasien lebih baik dikurangi persediannya.
Melakukan Kerja Sama dengan Instansi Terkait.
Pihak rumah sakit melakukan kerjasama dengan pemerintah
(DinasKesehatan), perusahaan asuransi, dan rumah sakit besar
rujukan, seperti RSCM, RS FATMAWATI, bertujuan untuk
mendukung kelengkapan layanan yang diberikan.
Mengusahakan penetapan harga yang terjangkau.
Pihak rumah sakit melakukan penetapan harga yang terjangkau
bertujuan untuk menunjukan rumah sakit pada fokusnya, yaitu
pelayanan sosial bagi masyarakat, bukan pada profit oriented.
3.5.2 Critical Success Factor subsistem Registrasi Pasien dan Pelayanan
Informasi
Critical success factor registrasi pasien dan pelayanan informasi
secara khusus adalah sebagai berikut:
Menyediakan sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas.
SDM yang berkualitas pada subsistem registrasi pasien dan
pelayanan informasi adalah SDM yang bisa memberikan
informasi yang lengkap dan akurat yang dibutuhkan oleh
pasien/pengunjung, memiliki keramahan dan kesopanan dalam
melayani, cepat tanggap terhadap pertanyaan yang diajukan
134
pasien/pengunjung, harus bisa memberikan solusi terhadap
keluhan yang diajukan pasien dan tentunya harus dapat
menjalankan aplikasi sistem informasi rumah sakit dengan baik.
Mengusahakan pelayanan yang cepat.
Dalam proses bisnis registrasi pasien dan pelayanan informasi,
bagian registrasi berhubungan langsung dengan
pasien/pengunjung. Faktor waktu cenderung menjadi masalah
utama karena banyak dari pasien yang menginginkan pelayanan
yang cepat. Maka dari itu faktor kecepatan pelayanan menjadi hal
penting dalam menunjang kesuksesan proses pelayanan registrasi
dan informasi.
Mengusahakan kelengkapan informasi yang tepat.
Dengan tersedianya informasi yang lengkap, maka diharapkan
informasi yang dibutuhkan pasien/pengunjung terpenuhi dengan
tepat dan dilayani dengan cepat.
3.6 Perumusan Masalah
Hasil evaluasi yang dilakukan terhadap sistem informasi rumah sakit
yang berjalan, khususnya pada subsistem registrasi pasien dan pelayanan
informasi menemukan beberapa permasalahan yaitu:
1. Kesalahan pencatatan data pasien
Kriteria: setiap data harus dicatat dengan benar dan disimpan sesuai
dengan waktu dan tempat.
135
Sebab: pencatatan data masih belum tersimpan dengan baik, yaitu
pencatatan pada buku kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan
MCU.
Akibat: data yang tercatat tidak akurat dan kehilangan informasi yang
dibutuhkan.
Rekomendasi: pencatatan data menggunakan sistem yang
terkomputerisasi sehingga kesalahan pencatatan data dapat di
minimalisasi.
Contoh: kesalahan pencatatan data pasien rawat jalan pada lembar
poliklinik, pasien rawat inap pada lembar masuk keluar. Data pasien
rawat jalan yang berubah status menjadi pasien rawat inap tidak
dicatat/dipindahkan ke buku kunjungan rawat inap.
2. Kesalahan pencatatan nomor formulir rekam medik pasien
Kriteria: penomoran pada rekam medik harus unik dan urut.
Sebab: nomor formulir rekam medik yang sama dapat di catat lebih dari
satu kali.
Akibat: kesulitan jika mencari nomor formulir rekam medik pasien.
Rekomendasi: pada sistem yang terkomputerisasi, nomor formulir rekam
medik dan nomor formulir transaksi rawat jalan/inap/MCU secara
otomatis melanjutkan dari nomor formulir yang sebelumnya
(automatically prenumbered).
Contoh: kesalahan pencatatan nomor formulir rekam medik pasien redundant
(berulang).
136
3. Tidak tersedianya informasi yang dibutuhkan pasien
Kriteria: segala informasi yang dibutuhkan oleh pasien harus tersedia.
Sebab: tidak tersedianya jadwal besuk pasien, tidak konsistennya jadwal
praktik dokter, tidak ada pencatatan pasien rawat inap yang pindah ruang
atau sudah keluar sehingga informasi yang dibutuhkan tidak tersedia
untuk pasien.
Akibat: staf registrasi mengalami kesulitan untuk memberikan informasi
kepada pasien, bagian registrasi harus berkeliling ke kamar rawat inap
untuk mencatat data pasien yang pindah ruang/sudah keluar.
Rekomendasi: disediakan papan pengumuman yang berisi jadwal besuk
pasien, bagian penjadwalan harus selalu mengupdate jadwal praktik
dokter, pada sistem yang terkomputerisasi, pencatatan pasien rawat inap
dan pindah ruang ditangani bagian registrasi sehingga bagian registrasi
dapat mengetahui data pasien rawat inap/ yang sudah keluar.
4. Manajemen rumah sakit sulit untuk membuat keputusan dikarenakan
keterlambatan dalam proses menghasilkan laporan kunjungan pasien
rumah sakit.
Kriteria: laporan kunjungan pasien rumah sakit tersedia pada saat waktu
yang dibutuhkan.
Sebab: pencatatan data pasien yang belum disimpan rapi dan
penggunaan kertas yang banyak memperlambat proses menghasilkan
laporan.
137
Akibat: manajemen rumah sakit sulit dan lambat dalam membuat
keputusan.
Rekomendasi: pada sistem yang terkomputerisasi memiliki fasilitas
pemrosesan pembuatan laporan sendiri.
Contoh: akibat terlalu lamanya pembuatan laporan kunjungan pasien rawat
jalan, rawat inap dan MCU maka proses pembuatan keputusan yang
dihasilkan untuk meningkatkan strategi bisnis rumah sakit terhambat.
3.7 Analisis Kebutuhan Informasi
Dari hasil evaluasi yang dilakukan pada rumah sakit diperoleh hasil
bahwa informasi yang dibutuhkan dalam perancangan subsistem pelayanan
informasi dan registrasi pasien adalah sebagai berikut :
1. Informasi petugas/karyawan yang melayani registrasi, rekam medik dan
pelayanan informasi untuk pasien.
2. Informasi profil pasien.
3. Informasi jaminan asuransi/perusahaan yang bekerja sama dengan rumah
sakit.
4. Informasi jadwal dokter jaga (UGD), dokter umum, spesialis, dan tarif
konsultasi dokter.
5. Informasi kelas dan ruangan rawat inap serta tarifnya.
6. Informasi jenis Medical Check Up (MCU) Paket dan tarifnya.
7. Informasi fasilitas yang dimiliki oleh rumah sakit.