bab 3 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-1-00306-si bab 3.pdfdengan menciptakan...

53

3.2 Visi dan Misi

Visi: Menjadi perusahaan pilihan pertama untuk solusi geosintetik di Indonesia

dengan memberikan pelayanan yang tidak hanya berfokus terhadap penjualan

tetapi juga pelayanan terhadap pelanggan .

Misi:

• Memberikan solusi sistem geosintetik kepada pelanggan dengan kualitas prima

dan tepat waktu .

• Secara sistematis menjembatani masyarakat dan unit bisnis di seluruh Indonesia

dengan menciptakan suatu konstruksi jalan raya yang kuat , aman dan terjangkau

dari segi ekonomi.

• PT. TETRASA GEOSININDO berkomitmen untuk memberikan pelayanan

Kualitas Mutu yang Terbaik kepada pelanggan dengan membangun kepercayaan

dan kepuasan setelah menggunakan jasa dan PT. TETRASA GEOSININDO.

54

3.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. TETRASA GEOSININDO

55

Adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian pada struktur organisasi

PT. TETRASA GEOSININDO adalah sebagai berikut:

a. Tugas dan tanggung jawab President Director

• Merupakan pemilik dan pimpinan perusahaan.

• Mengatur kebijakan – kebijakan yang sedang berlaku di perusahan.

• Menentukan tujuan dan strategi perusahaan.

• Menetapkan program jangka panjang dan pendek untuk perusahaan.

• Mengatur dan mengkoordinir kegiatan unit bisnis perusahaan.

• Bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan bisnis perusahaan.

• Menetapkan sasaran dan tujuan perusahaan.

• Mengawasi arah dan tujuan perusahaan.

b. Tugas dan tanggung jawab Director

• Memberikan kebijakan-kebijakan untuk perusahaan.

• Bertanggung jawab untuk dukungan finansial kegiatan perusahaan.

c. Tugas dan tanggung jawab Secretary

• Membantu tugas – tugas Director.

• Mencatat tugas – tugas Director.

• Menyusun jadwal Director.

d. Tugas dan tanggung jawab Finance & Adm.Director

• Bertanggung jawab kepada President Director.

• Mengkoordinasi dan mengawasi seluruh kegiatan di bidang Finance.

• Membuat rencana dalam hal penyediaan sumber dana untuk jangka panjang dan

jangka pendek.

56

• Bertanggung jawab dalam penyediaan dan penggunaan dana perusahaan secara

keseluruhan.

• Membuat laporan secara berkala kepada President Director

• Mengawasi bagian Finance, Personel, Accounting.

Bagian Finance & Adm.Director terdiri dari tiga bagian yaitu Finance, Personel,

Accounting yang memiliki tugas sebagai berikut

Tugas dan tanggung jawab Finance

• Membawahi bagian Delivery, Warehouse, HouseKeeping, Treasury & GA dan

Procurement & Import.

• Mengurusi masalah keuangan perusahaan agar perusahaan tidak mengalami

kendala dalam bidang finansial.

Tugas dan tanggung jawab Delivery, Warehouse, HouseKeeping, Treasury

• Mengurusi kegiatan pengiriman barang.

• Mengurusi persediaan barang di gudang.

Tugas dan tanggung jawab Treasury & GA

• Mengatur pembayaran tagihan dari pelanggan

e. Tugas dan tanggung jawab Sales and Marketing

• Membawahi Asisten. Sales & Marketing , bagian Sales dan Marketing

Tugas dan tanggung jawab Asisten. Sales & Marketing

• Membantu meringankan tugas dari kepala departemennya.

Tugas dan tanggung jawab Sales

• Mencapai target penjualan yang sudah ditetapkan oleh bagian Marketing.

57

Tugas dan tanggung jawab Marketing

• Menentukan strategi promosi.

• Menetapkan harga produk.

Tugas dan tanggung jawab Personel

• Mengawasi kualitas kerja dan kinerja sumber daya manusia.

• Mengevaluasi hasil kerja karyawan.

• Mengurusi masalah – masalah internal yang berhubungan dengan sumber daya

manusia.

Tugas dan tanggung jawab Accounting

• Mengkalkulasi dan melakukan perhitungan terhadap cash flow yang terjadi di

dalam perusahaan.

• Membuat laporan – laporan keuangan kepada bagian finance.

• Mengurusi masalah – masalah internal yang berhubungan dengan sumber daya

manusia.

f. Tugas dan tanggung jawab Construction Manager

• Menangani proyek pembangunan.

• Mengawasi lancarnya proyek pembangunan yang sedang berjalan.

Tugas dan tanggung jawab Asisten Construction Manager

• Membantu tugas Construction Manager.

Tugas dan tanggung jawab Project Evaluator

• Mengevaluasi proyek yang sedang dan telah dijalankan.

Tugas dan tanggung jawab Project Operation

• Menjalankan proyek yang telah direncanakan.

58

Tugas dan tanggung jawab Engineering Manager

• Membawahi Product Application Engineer.

Tugas dan tanggung jawab Product Application Engineer

• Menangani hal – hal yang berhubungan dengan aplikasi barang yang

menggunakan mesin.

g. Tugas dan tanggung jawab IT Manager.

• Menjalankan tugas seperti divisi TI dan divisi SI.

• Melakukan supervisi terhadap system development, memonitor project system

development yang sedang berjalan.

• Menyediakan sistem aplikasi.

• Merencanakan implementasi system, training user.

• Membuat schedule.

• Melakukan perawatan berkala system software yang sedang berjalan

• Menghubungi vendor untuk technical support dan bagian dari pengadaan

peralatan dengan email atau telepon.

• Mengkoordinir IT support.

• Menginventarisasi software dan hardware.

• Mewakili perusahaan dalam koordinasi dengan provider – provider network

( Internet ).

Tugas dan Tanggung Jawab System Analyst

• Mengimplementasikan system development.

• Menganalisa masalah yang ada dan membuat usulan solusi terhadap

permasalahan tersebut.

59

• Membuat modifikasi, perubahan system.

Tugas dan Tanggung Jawab System Maintenance

• Membuat requirement software, hardware, dan spesifikasi kebutuhan sistem

secara detail.

• Membuat format dan template programming, module, tampilan form, report

layout.

• Membuat Design Database.

• Membuat User Manual bersama dengan System Documentation.

• Menuangkan spesifikasi system design dalam Program Aplikasi.

• Membuat coding program sesuai format programming.

• Mengetes program.

• Debugging, Error Traping.

• Meelihara fungsi database ( object-object, user ).

• Memonitor object – object yang bekerja di database.

• Melakukan back up database.

• Melakukan restore database.

• Melakukan Test Performance pada object database yang berjalan.

• Memelihara fungsi WebServer berkaitan dengan object.

• Menginstall, Mengkonfigurasi dan maintain peralatan komputer, PC, Printer,

modem, dan peralatan data komunikasi.

• Mengidentifikasi dan memperbaiki kerusakan hardware, setup, konfigurasi dan

testing.

60

• Memberikan layanan dan pemeliharaan secara optimum terhadap infrastruktur

jaringan LAN, internet.

• Perawatan berkala, instalasi, sistem komunikasi dan jaringan kantor.

• Perawatan berkala, menangani troubleshooting Firewall, Server, router.

• Berkoordinasi dengan Provider internet, internet dalam hal maintenance

network.

• Perawatan berkala, inventarisasi software dan hardware yang berkaitan dengan

infrastruktur jaringan antara kantor.

• Perawatan berkala pada PC.

• Meng-handle kerusakan PC.

• Meng-handle virus, meng-update Anti Virus.

• Mengoptimalkan LAN.

• Menginventarisasi software.

• Menginstall software.

3.4 Proses Bisnis PT. TETRASA GEOSININDO

1. Pesanan Pembelian (PO) dari pelanggan diterima oleh Bagian Penjualan (Sales/Sales

Support).

2. Atas dasar PO dari langganan, Bagian Penjualan memperbanyak PO menjadi 2

lembar dan mengisi/membuat Sales Order (SO) sebanyak 3 lembar yang lengkap

berisi data seperti tercantum dalam formulir SO. SO ditandatangani oleh Sales yang

bersangkutan sebagai tanda bahwa SO telah diperiksa dan datanya sudah benar

(sales bertanggung jawab atas kebenaran data SO). Ketidak lengkapan pengisian SO

61

dapat menghambat proses pengiriman barang, penerbitan tagihan, analisa omset dan

pembuatan laporan keuangan.

3. PO dan SO diberikan kepada Manajer S & M untuk diparaf sebagai persetujuan dan

didistribusikan sbb:

a. SO lembar ke-1 untuk bagian Surat Jalan/Ekspedisi

b. PO lembar ke-1 dan SO lembar ke-2 untuk bagian Billing

c. SO lembar ke-3 untuk file bagian Penjualan

d. PO lembar ke-2 untuk file proyek

(dalam hal tidak ada PO, maka SO dibuat 4 lembar dan lembar ke 4 untuk file

proyek dan berfungsi sebagai PO)

4. Atas dasar SO, bagian Surat Jalan membuat DO sebanyak 6 lembar dan kemudian

dimintakan tandatangan bagian Penjualan /Sales Support.

5. a. DO lembar ke 1-5 diserahkan pada bagian Pengiriman dan atas dasar DO

bagian Pengiriman ke Gudang.

b. Setelah ada konfirmasi dari Bagian Gudang bahwa barang telah dikirim, DO

lembar ke 6 diparaf pada kolom gudang (JJ) dan diserahkan pada bagian akuntansi

sebagai dasar untuk input ke GL.

6. Gudang menyiapkan barang sesuai DO kemudian menyerahkan barang kepada

bagian pengiriman dan paraf di DO pada kolom yang telah disediakan. Bagian

Pengiriman mengecek barang dan paraf DO pada kolom yang telah disediakan.

DO lembar ke-5 di file di gudang dan bagian gudang mencatat pada kartu gudang.

7 a. Bagian Pengiriman mengirim barang ke Langganan dan DO pada bagian penerima

ditandatangan dan nama jelas penerima barang.

62

b. Barang beserta DO lembar ke 3 diserahkan kepada penerima barang

c. DO lembar ke 1, 2 dan 4 diserahkan pada bagian Surat Jalan .

8. a. DO lembar ke-4 beserta SO lembar ke-1 di file di bagian Surat Jalan dan dicek

apakah yang tertulis di kartu stock sudah benar/sesuai surat jalan.

b. DO lembar ke 1 dan 2 diserahkan ke bagian Billing/Pembuatan Tagihan

9. Atas dasar PO, SO dan DO, bagian Billing menerbitkan Faktur Pajak sebanyak 4

lembar dan kuitansi sebanyak 4 lembar. Kemudian diverifikasi oleh Bag. Pajak dan

diparaf jika sudah benar dan diteruskan ke Manajer F & A untuk ditandatangani,

dikembalikan ke Bagian Billing dan didistribusikan sbb:

a. Faktur Pajak lembar ke-1, Kuitansi lembar ke-1, DO lembar ke-1 dan PO

lembar ke-1 diserahkan kepada langganan dengan meminta/membuat tanda

terima. Untuk Tagihan ke Luar Kota meminta langganan untuk mengembalikan

Tanda Terima yang telah disediakan via Pos.

b. Faktur Pajak lembar ke 3 dan 4, Kuitansi lembar ke-3, fotocopy DO, fotocopy

PO, SO lembar ke-2 dicatat ke Buku Penjualan oleh Bagian Billing dan diinput

ke program GL oleh Bagian Billing difile di bagian Billing berdasarkan nomor

urut kuitansi.

c. Faktur Pajak lembar ke-2, Kuitansi lembar ke-2 , DO lembar ke-2 dan

fotocopy PO diserahkan kepada bagian Akuntansi untuk file PPN berdasarkan

nomor urut Faktur Pajak dan sebagai dasar pembuatan laporan PPN . Laporan

PPN direkonsiliasi dengan GL/subledgernya.

63

d. Kuitansi lembar ke-4 beserta Tanda Terima Tagihan di file diserahkan ke

bagian Piutang untuk di file sementara dan dilampirkan pada Bukti Penerimaan

Uang jika telah ada Pembayaran.

Adapun penjelasan lebih lengkapnya dapat dilihat melalui Flow of Document berikut :

Gambar 3.2 Flow of Document

64

3.5 Arahan Strategi Bisnis (Strategic Intention)

Strategic Intentions merupakan kerangka kerja yang digunakan untuk

menjelaskan tujuan dan sasaran perusahaan. Adapun strategic intentions PT.

TETRASA GEOSININDO adalah:

Tabel 3.1 Strategic Intention PT. TETRASA GEOSININDO

Strategic Intention

Name

Strategic Intention Goals

Strategic Intention Metric

Weight

Total Weight

Memberikan kemudahan dalam memperoleh produk dan pelayanan jasa

10

Memberikan service yang lebih kepada pelanggan

25

Menjamin kualitas produk dan layanan yang diberikan

10

Fokus terhadap kepuasan pelanggan

Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan

• Jumlah keluhan pelanggan dalam memperoleh produk dan layanan

• Jumlah produk yang terjual

• Meningkatnya

loyalitas pelanggan • Jumlah pelanggan

yang puas(dengan kritik dan saran)

5

50

Peningkatan Sumber Daya Manusia

5

Membentuk tim kerja yang solid 5

Fokus terhadap peningkatan kinerja karyawan

Memastikan karyawan bertanggung jawab pada setiap tugasnya

• Kinerja karyawan • Jumlah jam kerja dan

pelayanan karyawan terhadap pelanggan

• Para Supervisor telah

berusaha keras dalam pelaksanaan aturan yang ketat

5

15

65

Strategic Intention

Name

Strategic Intention Goals

Strategic Intention Metric Weight Total

Weight

Meningkatkan kerjasama dengan mitra bisnis

Pemeliharaan hubungan baik dengan mitra bisnis

• Menjaga hubungan baik dengan supplier

15 15

Fokus terhadap perkembangan bisnis

Pengembangan target pasar baik di dalam maupun luar negeri

• Sedang dilakukan pembukaan agen di kota-kota besar di Indonesia dan sedang diusahakan di luar Indonesia.

20 20

Dalam penggambaran strategic intentions PT. TETRASA GEOSININDO, dapat

dijelaskan sebagai berikut:

• Fokus terhadap kepuasan pelanggan sebesar 50%

○ Memberikan kemudahan dalam memperoleh produk dan jasa.

○ Memberikan service yang lebih kepada pelanggan.

○ Menjamin kualitas produk dan layanan yang diberikan.

○ Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan.

• Fokus terhadap kinerja karyawan sebesar 15%

○ Peningkatan Sumber Daya Manusia

○ Membentuk tim kerja yang solid.

○ Memastikan karyawan bertanggung jawab pada setiap tugasnya.

66

• Meningkatkan kerja sama dengan mitra bisnis sebesar 15%

○ Pemeliharaan hubungan baik dengan mitra bisnis.

• Fokus terhadap perkembangan bisnis sebesar 20%

○ Pengembangan target pasar baik di dalam maupun luar negeri.

3.6 Value Chain

Bagian Value Chain yang dipakai untuk menganalisa dengan metode NIE

hanya sebagian kecil saja diantaranya adalah rencana bisnis tahunan, proyek-proyek,

rencana tahunan proyek, rencana TI tahunan, anggaran proyek, anggaran operasional.

Gambar 3.3 Value Chain PT. TETRASA GEOSININDO

Perencanaan Strategi TI Perencanaan Tahunan TI

Kegiatan bisnis : bidang usaha, departemen

Perencanaan Bisnis

Perencanaan strategi bisnis

Proyek Perencan -aan Proyek

Anggaran Lights - on

Agenda Strategis TI Rencana Strategis TI

Kebutuhan Strategis TI

Perencanaan TI

Anggaran Proyek

Korporasi TI: Kelompok aset 4 biaya operasi

Taksiran Portfolio (Penyelarasan Layanan Kualitas Teknologi)

Matriks Pengukuran Kinerja

Tindakan

67

Keterangan : 1. Perencanaan Strategi Bisnis = PT. TETRASA GEOSININDO memiliki empat

strategi bisnis yaitu fokus terhadap kepuasan pelanggan, fokus terhadap perkembangan

bisnis, fokus terhadap peningkatan kinerja karyawan, meningkatkan kerjasama dengan

mitra bisnis.

2. Taksiran Portfolio (Penyelarasan Layanan Kualitas Teknologi) = Aplikasi Portfolio

yang digunakan adalah Geosys System, Analisa Konstruksi dan Pengontrolan Budget.

Sedangkan Infrastruktur yang digunakan adalah Platform, Network LAN, Internet,

Hardware. Service yang digunakan adalah Sales Support. Dan teknologi yang digunakan

adalah tiga puluh delapan PC, tiga buah server LAN, 1 buah OHP, dua buah proyektor

dan enam belas printer, Manajemen yang digunakan yaitu Planning IT dan Program

Pelatihan Divisi TI .

3. Agenda Strategis TI = Agenda penjadwalan tentang kebutuhan bisnis yang

membutuhkan perencanaan IT. Menggunakan aplikasi TI yang dapat meningkatkan

efektifitas dan efisiensi karyawan dan perusahaan.

4. Rencana Strategis TI = Merencanakan kepemilikan sebuah aplikasi TI yang dapat

memenuhi kebutuhan perusahaan di masa yang akan datang.

5. Kebutuhan Strategis TI = Dalam waktu tiga sampai lima tahun ke depan diharapkan

PT.TETRASA GEOSININDO memiliki sebuah aplikasi TI yang dapat meningkatkan

68

hubungan dengan pelanggan, mitra bisnis dan supplier serta meningkatkan proses bisnis

perusahaan.

6. Proyek = Merencanakan Proyek CRM dan proyek Program Aplikasi Kartu Stok yang

dapat membantu tugas karyawan dan perusahaan.

7. Perencanaan Bisnis = Perencanaan bisnis PT.TETRASA GEOSININDO berfokus

kepada peningkatan efektifitas dan efisiensi proses bisnis untuk meningkatkan kepuasan

pelanggan melalui pengerjaan proyek yang berkualitas dan tepat waktu dengan

menggunakan aplikasi Analisa Konstruksi.

8. Perencanaan Proyek = Perencanaan proyek yang sedang dikembangkan adalah

proyek CRM dan proyek Program Aplikasi Kartu Stok.

9. Perencanaan TI = Berdasarkan anggaran biaya investasi TI yang ada, maka

perusahaan merencanakan untuk menciptakan aplikasi TI yang dapat digunakan

karyawan sesuai dengan anggaran yang ada.

10. Anggaran Proyek = Total biaya anggaran proyek Proyek CRM dan proyek Program

Aplikasi Kartu Stok yang direncanakan adalah sebesar Rp 16.000.000,00

11. Anggaran Lights-On = Total anggaran biaya Lights-On adalah Rp 543.318.000,00.

Anggaran Lights-On terdiri dari Geosys System, Aplikasi Konstruksi, Platform,

69

Hardware, Internet, Network LAN, Sales Support, Planning IT dan Program Pelatihan

divisi TI.

12. Metrik Pengukuran Kinerja = Dengan adanya aplikasi TI yang ada, maka karyawan

dapat melakukan pekerjaannya lebih baik dan tepat waktu serta meminimalisasikan

terjadinya redundancy data. Dengan adanya aplikasi TI perusahaan juga dapat

memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan.

13. Tindakan = Menjaga kepuasan pelanggan dengan memberikan pelayanan berbasis TI

dan menyediakan aplikasi TI yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dan

perusahaan.

3.7 IS / IT Plan

Divisi IT memerlukan perencanaan untuk teknologi informasi dan sistem informasi

di PT. TETRASA GEOSININDO yaitu :

• Meningkatkan keberadaan divisi IT sebagai penyedia dukungan TI dan SI

dengan menyediakan aplikasi dan pelayanan TI / SI yang berkualitas kepada

perusahaan, serta mempersiapkan infrastruktur TI yang dibutuhkan oleh

perusahaan.

• Menekan biaya TI dengan memberikan pelayanan dan solusi yang tepat atas

masalah TI sesegera mungkin untuk mengurangi kerugian yang terjadi akibat

masalah TI tersebut dan mengendalikan pengeluaran TI agar tidak melebihi

anggaran yang telah ditentukan.

70

• Melakukan evaluasi terhadap sistem yang lama dan melakukan perbaikan dan

penyempurnaan terhadap sistem yang diperlukan serta mengembangkan sistem

baru yang diperlukan perusahaan untuk memajukan perusahaan.

3.8 Identifikasi Masalah

PT.TETRASA GEOSININDO memiliki beberapa modul sistem aplikasi,

infrastruktur, service, dan manajemen yang digunakan untuk menjalankan proses

bisnisnya antara lain:

1. Aplikasi

Aplikasi yang sedang berjalan dan digunakan PT.TETRASA GEOSININDO

adalah Geosys System, Analisa Konstruksi dan Pengontrolan Budget .

2. Infrastruktur

• Platform, berguna untuk lisensi seluruh software yang digunakan di

perusahaan.

• Network LAN, berguna untuk menghubungkan seluruh PC yang terdapat di

perusahaan untuk dapat bertukar informasi antar PC.

• Internet, jaringan yang digunakan secara luas untuk mengirim dan menerima

data serta mendapatkan informasi.

• Hardware, terdiri dari PC, Server Windows 2000, scanner, printer dan alat-alat

pendukung administrasi data.

3. Service

• Service yang ada di PT.TETRASA GEOSININDO adalah Sales Support.

71

4. Manajemen

Manajemen yang ada pada pada PT.TETRASA GEOSININDO meliputi :

Planning IT dan Program Pelatihan Divisi IT.

3.9 Lights-On

Lights-On adalah aktivitas operasional TI yang sedang berjalan. Lights-On yang

ada di PT.TETRASA GEOSININDO antara lain :

3.9.1 (Geosys System)

Geosys System adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk membantu fungsi

dan kinerja dari seluruh departemen yang ada di perusahaan ini. Sistem ini

dikembangkan oleh bagian IT dari hasil analisis bersama dengan bagian non IT. Sistem

ini menggunakan operating sistem Window Server 2003, Window XP, language

program Visual Basic, database Server 2000, dan Crystal Report 10.

• Tujuan awal : awal mulanya semua departemen menggunakan Excel untuk

menginput data barang, karyawan, pelanggan maupun supplier maka dibuatlah

Geosys System yang bertujuan untuk memudahkan dalam pendataan barang,

karyawan, pelanggan maupun supplier untuk memudahkan melakukan tracking.

• Manfaat :

o Adanya history karyawan.

o Memudahkan user dalam pencarian data.

o Adanya database sehingga data terbackup.

o Memudahkan user dalam mencetak laporan.

72

• Fungsi : Menginput data kelengkapan karyawan, barang, history dan cuti.

• User : Maintenance = Suranto.

• Biaya pembuatan : Rp. 60.000.000,00.

• Penambahan = Printer dot matrix = printer khusus untuk mencetak surat jalan,

slip gaji, dll.

• Divisi yang berhubungan : Seluruh divisi di PT. TETRASA GEOSININDO.

3.9.2 Analisa Konstruksi

Analisa Konstruksi adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk membantu

fungsi dan kinerja dari Divisi Engineering yang ada di perusahaan ini. Sistem ini

dikembangkan oleh bagian IT dari hasil analisis bersama dengan bagian non IT. Sistem

ini menggunakan operating sistem Window Server 2003, Windows XP, language

program AutoCAD 2000, database Server 2000, dan Crystal Report 10.

● Tujuan Awal : Analisa konstruksi ditujukan untuk membantu para Engineer

dalam perhitungan dan kalkulasi mengenai pengembangan proyek.

● Manfaat :

o Mempermudah Engineer dalam memberi penjelasan tentang proyek yang sedang

dikerjakan kepada konsumen.

o Para Engineer dapat mengerjakan tugasnya dua kali lebih cepat daripada

menggunakan penghitungan manual.

● Fungsi : Membantu dalam peningkatan kinerja para pekerja, dalam

pengembangan proyek-proyek selanjutnya dan mempermudah dalam perhitungan lama

proyek, bahan-bahan yang dibutuhkan (karena persediaan terbatas).

73

• User : Divisi Engineering.


• Penambahan = Printer dot matrix = printer khusus untuk mencetak surat jalan,

surat pemesanan barang, dll.

• Divisi yang berhubungan : Divisi Engineering di PT. TETRASA GEOSININDO.

3.9.3 Pengontrolan Budget

Pengontrolan Budget adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk membantu

fungsi dan kinerja dari divisi Finance and Accounting yang ada di perusahaan ini.

Sistem ini dikembangkan oleh bagian IT dari hasil analisis bersama dengan bagian non

IT. Sistem ini menggunakan operating sistem Windows XP, language program Visual

Basic, Database Server 2000, dan Crystal Report 10.

• Tujuan Awal : Mengetahui besar biaya yang diperlukan untuk investasi atau

keperluan lain. Dan juga sebagai alat pengontrol arus keluar masuk kas.

• Manfaat : Mempermudah bagian finance dalam mengawasi arus kas yang masuk

dan keluar.

• Fungsi : Menyesuaikan budget yang dianggarkan dengan pengeluaran

perusahaan.

• User : Divisi Finance and Accounting.


• Penambahan = Printer dot matrix = printer khusus untuk mencetak laporan

biaya.

74

• Divisi yang berhubungan : Divisi TI dan Finance di PT. TETRASA

GEOSININDO.

3.9.4 Platform

Platform adalah infrastruktur yang digunakan untuk lisensi seluruh software

yang digunakan perusahaan.

• Tujuan: Lisensi seluruh software yang digunakan perusahaan.

• Manfaat: Sebagai legalisasi software yang digunakan oleh perusahaan.

• Fungsi: Menstandarisasi software yang digunakan perusahaan.

• User: Divisi TI.

• Biaya instalasi: Rp 20.948.000,00

• Perincian biaya :

- Operating System Windows Xp Professional :

@ US $ 332(38 user) x Rp. 9200 = Rp. 3.054.000

- Lisensi Visual Basic 6 : US $ 25 x 38 x Rp. 9200 = Rp. 8.740.000

- Lisensi Microsoft Office 2003

US $ 345 (38 user) x Rp 9200 = Rp. 3.174.000

- Lisensi Antivirus AVG= US $ 20 x Rp 9200 x 5 tahun = Rp. 920.000

- Lisensi AutoCAD 2000= US $ 500 (2 user)x Rp 9200 = Rp. 4.600.000

- Lisensi Adobe Ilustrator = US $ 50 x Rp 9200= Rp. 460.000 +

Total Rp.20.948.000

75

3.9.5 Network LAN

Network LAN adalah infrastruktur yang menghubungkan PC yang ada dalam unit kerja

dalam perusahaan sehingga dapat bertukar atau menyebarkan data dan informasi dengan

cepat.

• Tujuan: Menghubungkan unit kerja dengan menggunakan PC agar proses

pertukaran atau penyebaran data dan informasi lebih cepat

• Manfaat:

o Mengakses informasi yang dibutuhkan .

o Memudahkan dalam pengiriman data dan informasi.

• Fungsi: Sarana mengirim data dan informasi.

• User : Semua Divisi.

• Biaya instalasi: Rp. 15.680.000,00

3.9.6 Internet

Internet adalah infrastruktur jaringan yang digunakan secara luas untuk

mengirim dan menerima data serta mendapatkan informasi,

• Tujuan awal : Memonitor semua aktivitas yang berhubungan dengan internet.

• Manfaat :

o Memudahkan dalam pengiriman data dan informasi

o Menerima data dan informasi lebih cepat.

o Dapat mengakses informasi yang dibutuhkan

• Fungsi :

o Sebagai alat mengirim data dan informasi

76

• Mengakses informasi yang dibutuhkan

• User : Seluruh divisi

o Biaya : Rp. 1.000.000,00/bulan

o Divisi yang berhubungan : Divisi TI

3.9.7 Hardware

Hardware adalah infrastruktur yang terdiri dari PC, scanner, printer dan alat-alat

pendukung administrasi data.

• Tujuan awal : Hardware digunakan sebagai alat pendukung administrasi data

perusahaan.

• Manfaat :

o Dapat mencetak laporan yang dibutuhkan.

o Dapat melakukan scan gambar yang diperlukan.

o Dapat meng-input data dan menggunakan sistem aplikasi yang diterapkan.

• Fungsi :

o Membantu perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya.

• User : Seluruh divisi.

• Biaya Total : Rp 306.940.000,00

• Divisi yang berhubungan : Divisi TI.

• Perincian biaya terdiri atas Biaya Pembelian dan Biaya Penyusutan.

Berikut di bawah ini adalah Biaya Pembelian :

a) 38 set PC, @ Rp 3.000.000 = Rp 3.000.000 x 38 = Rp 114.000.000

b) Kabel LAN 5 roll(@300 meter),@Rp. 500.000 =

77

5 x Rp. 500.000 = Rp 2.500.000

c) 1 buah Server Windows @US $ 1700 (kurs Rp. 9200) =

US $ 1700 x Rp 9200 = Rp 15.640.000

d) 1 set Jack Connector = Rp 50.000

e) 1 buah Medium OHP Manager = Rp 3.000.000

f) 1 buah Proyektor SONY seharga US $ 2200 =

US $ 2200 x Rp 9200 = Rp 20.240.000

g) 1 buah Proyektor mobile SONY seharga US$ 3500 =

US $ 3500 x Rp 9200 = Rp 32.200.000

h) Printer Divisi Finance and Accounting :

- 1 Printer Laser Tip = Rp 5.000.000

- 2 Printer Dot Matrix, @ Rp 6.000.000 = Rp 12.000.000

- 2 Printer Epson, @Rp 600.000 = Rp 1.200.000

Printer Divisi Marketing :

- 5 unit printer Dot Matrix@Rp 5.000.000 =

5 x Rp 5.000.000 = Rp 25.000.000

Printer divisi Engineering :

- 1 unit printer Epson seharga Rp 500.000

Printer Divisi Construction :

- 1 unit Printer Hp Laser Jet, seharga Rp 5.000.000

- 2 unit Printer biasa @ Rp 500.000 = 2 x Rp 500.000 = Rp 1.000.000 +

Total Biaya Pembelian Rp 237.330.000

78

Biaya Penyusutan Hardware :

a) 38 set PC menyusut @ Rp. 200.000 x 38 x 5 tahun = Rp. 38.000.000

b) 5 roll Kabel LAN menyusut Rp. 30.000 x 5 tahun x 5 roll= Rp. 750.000

c) 1 buah Server Windows menyusut

US $ 150 x Rp. 9200 x 5 tahun= Rp. 6.950.000

d) 1 set Jack Connector menyusut Rp. 10.000 x 5 tahun = Rp. 50.000

e) 1 buah Medium OHP Manager menyusut

Rp. 150.000 x 5 tahun = Rp. 3.000.000

f) 1 buah Proyektor SONY menyusut

US $75 x Rp. 9200 x 5 tahun = Rp. 3.450.000

g) 1 buah Proyektor mobile SONY menyusut

US $85 x Rp.9200 x 5 tahun = Rp 3.910.000

h) Printer Divisi Finance and Accounting :

- 1 Printer Laser Tip menyusut Rp. 200.000 x 5 tahun= Rp. 1.000.000

- 2 Printer Dot Matrix menyusut Rp. 500.000 x 5 tahun= Rp. 2.500.000

- 2 Printer Epson menyusut Rp. 100.000 x 5 tahun = Rp. 500.000

Printer Divisi Marketing :

-5 unit printer Dot Matrix menyusut

Rp. 500.000 x 5 unit x 5 tahun = Rp. 7.500.000

Printer divisi Engineering :

- 1 unit printer Epson menyusut Rp. 50.000 x 5 tahun= Rp. 500.000

Printer Divisi Construction :

- 1 unit Printer Hp Laser Jet menyusut

79

Rp.500.000 x 5 tahun = Rp. 2.500.000

- 2 unit Printer biasa menyusut

Rp. 100.000 x 2 unit x 5 tahun= Rp. 1.000.000 +

Total Biaya Penyusutan Rp. 69.610.000

Total Biaya Investasi Hardware = Biaya Pembelian + Biaya Penyusutan

( Rp. 237.330.000 + Rp. 69.610.000 = Rp 306.940.000,00)

3.9.8 Sales Support

Sales Support adalah layanan yang digunakan berbasis telepon yang digunakan

sebagai sarana pertukaran informasi secara verbal mengenai penjualan ataupun

pemasaran produk. Layanan ini juga menangani pelanggan yang membutuhkan

informasi mengenai produk ataupun proyek yang sedang dijalankan.

● Tujuan: Sebagai sarana komunikasi antar divisi dan sebagai pemandu dalam

memberi saran.

● Manfaat:

○ Mengakses informasi yang dibutuhkan secara verbal.

○ Mempercepat pertukaran data dan informasi

● Fungsi: Sarana pengiriman data dan informasi secara verbal dan layanan dalam

pemecahan masalah pelanggan.

● User: Semua Divisi

● Biaya tagihan telepon: Rp 3.000.000,00/bulan

80

3.9.9 Planning IT

Planning IT adalah service yang digunakan sebagai alat pelatihan khusus karyawan

Divisi IT.

• Tujuan: Menghasilkan staff IT yang andal di bidangnya.

• Manfaat: Meningkatkan kemampuan dan keahlian staff IT.

• Fungsi: Memberikan training kepada staff Divisi IT sesuai dengan bidang

pekerjaannya.

• Divisi yang berhubungan: Divisi IT.

• Biaya : Rp 1.000.000,00.

• Perincian Biaya :

- Buku Agenda Rp. 100.000,00

- Biaya Tambahan untuk staff IT yang akan dilatih diluar perusahaan Rp. 900.000,00

• User : Divisi IT.

3.9.10 Program Pelatihan Divisi IT

Program Pelatihan Divisi IT adalah manajemen yang mendukung pelatihan staff TI.

• Tujuan awal :

o Training digunakan sebagai alat untuk pelatihan karyawan dan memperkenalkan

karyawan dengan lingkungan – lingkungan pekerjaan yang baru.

• Manfaat :

o Mengembangkan potensi diri karyawan dalam menjalankan tugas – tugas yang

dibebankan kepadanya.

• Menambah pengetahuan dan keterampilan karyawan.

81

o Sebagai alat ukur perusahaan dalam mengetahui skill – skill dan potensi dasar

dari setiap karyawan.

• Fungsi :

o Melatih karyawan agar lebih termotivasi dan dapat bersikap profesional.

• User : Seluruh karyawan dan direksi

• Biaya Training (outsource) : Rp 11.500.000,00

● Divisi yang berhubungan : Divisi IT dan Divisi HRD.

3.10 Analisa Portfolio Lights-On

Portfolio Lights-On terdiri dari 4 area utama yaitu Portfolio aplikasi, infrastruktur,

layanan(service) dan manajemen. Untuk mengukur penyelarasan bisnis maka setiap

portfolio memiliki bobot nilai, yaitu portfolio aplikasi sebesar 40%, portfolio

infrastruktur sebesar 30%, portfolio service sebesar 20%, dan portfolio manajemen

sebesar 10%.

3.10.1 Portfolio Aplikasi

Portfolio aplikasi menggambarkan penggunaan aplikasi yang berjalan dengan unit bisnis

yang mempunyai akses menggunakannya.

82

Tabel 3.2 Penyelarasan Data Aplikasi

Bobot (Weight) 50 15 15 20

Aplikasi

Bob

ot (w

eigh

t)

Foku

s ter

hada

p ke

puas

an

pela

ngga

n

Foku

s ter

hada

p pe

ning

kata

n ki

nerja

kar

yaw

an

Men

ingk

atka

n ke

rjasa

ma

deng

an m

itra

bisn

is

Foku

s ter

hada

p pe

rkem

bang

an b

isni

s

Unw

eigh

ted

Tota

l

Wei

ghte

d To

tal

Geosys System 60 3 5 3 5 16 960 Analisa

Konstruksi 20 5 4 3 3 15 300

Pengontrolan Budget

20 2 3 3 5 13 260

• Skor Portfolio Aplikasi (Geosys System)

o Kualitas terbagi atas:

Fungsionalitas = 4

Keakuratan = 5

Skor kualitas adalah 4 + 5 dibagi 2 sama dengan 4,5

o Tingkat layanan terbagi atas:

Ketersediaan = 4

Kecepatan merespon = 5

Skor layanan adalah 4 + 5 dibagi 2 sama dengan 4,5

o Intensitas penggunaan terbagi atas:

Ketergantungan pada aplikasi = 4

Penggunaan aplikasi = 5

83

Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 5 dibagi 2 sama dengan 4,5

o Penyelarasan Bisnis: (960/ 100 ) * 40 % = 3.84.

Biaya :

Tabel 3.3 Kegiatan dan Biaya Operasional Aplikasi Geosys System

No. Keterangan Biaya pertahun

(Rp)

1. Perawatan Aplikasi Geosys System Rp 12.000.000,00

Total Rp 12.000.000,00

• Skor Portfolio Aplikasi Analisa Konstruksi


Fungsionalitas = 5

Keakuratan = 4

Skor kualitas adalah 5 + 4 dibagi dua sama dengan 4,5


Ketersediaan = 4


Skor layanan adalah 4 + 4 dibagi 2 sama dengan 4




Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 4 dibagi 2 sama dengan 4

o Penyelarasan Bisnis: ( 300 / 100 ) *40% = 1,2

84

Tabel 3.4 Kegiatan dan Biaya Operasional Aplikasi Analisa Konstruksi


(Rp)

1. Perawatan Aplikasi Analisa Konstruksi Rp 2.000.000,00

Total Rp 2.000.000,00

• Skor Portfolio Aplikasi Pengontrolan Budget


Fungsionalitas = 4

Keakuratan = 4

Skor kualitas adalah 4 + 4 dibagi 2 sama dengan 4


Ketersediaan = 4







o Penyelarasan Bisnis: ( 260 / 100 ) *40% = 1,04

85

Tabel 3.5 Kegiatan dan Biaya Operasional Aplikasi Pengontrolan Budget


(Rp)

1. Perawatan Aplikasi Pengontrolan Budget Rp 2.000.000,00

Total Rp 2.000.000,00

Hasil keseluruhan dari Portfolio Aplikasi yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini:

Tabel 3.6 Portfolio Aplikasi

Aplikasi Unit Bisnis yang Menggunakannya B

iaya

O

pera

sion

al

(R

p /ta

hun)

Nila

i Pe

nyel

aras

an

Tin

gkat

Lay

anan

Kua

litas

In

tens

itas

Peng

guna

an

Geosys System

Seluruh divisi

Rp

12.000.000,003,84 4,5 4,5 4,5

Analisa Konstruksi

Pelanggan, Engineering dan

IT

Rp 2.000.000,00 1,02 4 4 4

Pengontrolan Budget

Finance and Accounting

Rp 2.000.000,00 1,04 4 4 4

3.10.2 Portfolio Infrastruktur

Portfolio infrastruktur yaitu portfolio yang menggambarkan infrastruktur yang

membangun sistem perusahaan.

86

Tabel 3.7 Penyelarasan Data Infrastruktur


Infrastruktur

Bob

ot (w

eigh

t)

Foku

s ter

hada

p ke

puas

an

pela

ngga

n

Foku

s ter

hada

p pe

ning

kata

n ki

nerja

kar

yaw

an

Men

ingk

atka

n ke

rjasa

ma

deng

an m

itra

bisn

is

Foku

s ter

hada

p pe

rkem

bang

an b

isni

s

Unw

eigh

ted

Tota

l

Wei

ghte

d To

tal

Platform 20 5 5 4 3 17 340

Network LAN 30 3 5 2 2 12 360

Internet 30 2 5 2 4 13 390

Hardware 20 4 4 3 4 15 300

Unweighted Total 14 19 11 13

• Skor Portfolio Platform


Fungsionalitas = 5

Keakuratan = 4



Ketersediaan = 5




87




o Penyelarasan Bisnis: (340/ 100) *30% = 1,02

Biaya :

Tabel 3.8 Kegiatan dan Biaya Operasional Infrastruktur Platform

No. Kegiatan Operasional Biaya pertahun

(Rp)

1. Biaya lisensi microsoft (O/S dan

Software, Adobe, Antivirus, dll). Rp 1.000.000,00

Total Rp 1.000.00,00

• Skor Portfolio Network LAN


Fungsionalitas = 3

Keakuratan = 3



Ketersediaan = 4







88

o Penyelarasan Bisnis: ( 360/100 ) * 30% = 1,08

Biaya :

Tabel 3.9 Kegiatan dan Biaya Operasional Infrastruktur Network LAN


(Rp)

1. Biaya pemasangan jaringan. Rp 1.000.000,00

Total Rp 1.000.000,00

• Skor Portfolio Internet


Fungsionalitas = 4

Keakuratan = 4



Ketersediaan = 4







o Penyelarasan Bisnis: ( 390/ 100) * 30% = 1,17

o Biaya :

89

Tabel 3.10 Kegiatan dan Biaya Operasional Infrastruktur Internet


(Rp)

1. Biaya instalasi dan biaya bulanan. Rp 12.000.000,00

Total Rp 12.000.000,00

• Skor Portfolio Hardware


Fungsionalitas = 5

Keakuratan = 4



Ketersediaan = 5







o Penyelarasan Bisnis: (300/ 100) *30% = 0,99

Biaya :

90

Tabel 3.11 Kegiatan dan Biaya Operasional Infrastruktur Hardware


(Rp)

1. Biaya kertas dan tinta printer. Rp 36.000.000,00

Total Rp 36.000.000,00

Hasil keseluruhan dari Portfolio infrastruktur yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini:

Tabel 3.12 Portfolio Infrastruktur

Infrastruktur Unit Bisnis yang Menggunakannya

Bia

ya O

pera

sion

al

(j

uta/

tahu

n)

Nila

i Pen

yela

rasa

n

Tin

gkat

Lay

anan

Kua

litas

Inte

nsita

s Pen

ggun

aan

Platform Divisi IT

Rp

1.000.000,001,02 4,5 4,5 4,5

Network LAN Semua Divisi Rp

1.000.000,00 1.08 4 3,5 3

Internet

Divisi IT Rp 12.000.000 1,17 4 3,5 4

Hardware

Semua Divisi Rp 36.000.000 0,99 4 4.5 4

3.10.3 Portfolio Service

Portfolio service yaitu portfolio yang menggambarkan berbagai layanan yang digunakan

oleh perusahaan.

91

Tabel 3.13 Penyelarasan Data Layanan (Service)


Layanan

Bob

ot (w

eigh

t)

Foku

s ter

hada

p ke

puas

an

pela

ngga

n

Foku

s ter

hada

p pe

ning

kata

n ki

nerja

kar

yaw

an

Men

ingk

atka

n ke

rjasa

ma

deng

an m

itra

bisn

is

Foku

s ter

hada

p pe

rkem

bang

an b

isni

s

Unw

eigh

ted

Tota

l

Wei

ghte

d To

tal

Sales Support 100 3 4 5 4 16 1600 Unweighted Total 3 4 5 4 16

• Skor Portfolio Sales Support


Fungsionalitas = 3

Keakuratan = 3



Ketersediaan = 4







o Penyelarasan Bisnis: (1600 / 100 )* 20% = 3,2

92

Biaya:

Tabel 3.14 Kegiatan dan Biaya Operasional Layanan Sales Support


(Rp)

1 Pembayaran tagihan telepon bulanan Rp 36.000.000,00

Total Rp 36.000.000,00

Hasil keseluruhan dari Portfolio Layanan (service) yaitu digambarkan pada tabel di

bawah ini:

Tabel 3.15 Portfolio Layanan (Service)

Layanan (Service)

Unit Bisnis yang Menggunakannya

Bia

ya O

pera

sion

al

(j

uta/

tahu

n)

Nila

i Pen

yela

rasa

n

Tin

gkat

Lay

anan

Kua

litas

Inte

nsita

s Pen

ggun

aan

Sales Support

Semua Divisi Rp

36.000.000,00 1,6 3 4 4,5

3.10.4 Portfolio Manajemen

Portfolio manajemen yaitu portfolio yang menggambarkan berbagai kegiatan

yang digunakan oleh perusahaan untuk penggunaan portfolio aplikasi, infrastruktur, dan

layanan.

93

Tabel 3.16 Penyelarasan Data Manajemen


Manajemen

Bob

ot (w

eigh

t)

Foku

s ter

hada

p ke

puas

an

pela

ngga

n

Foku

s ter

hada

p pe

ning

kata

n ki

nerja

ka

ryaw

an

Men

ingk

atka

n ke

rjasa

ma

deng

an m

itra

bisn

is

Foku

s ter

hada

p pe

rkem

bang

an b

isni

s

Unw

eigh

ted

Tota

l

Wei

ghte

d To

tal

Planning IT 40 4 4 3 4 15 600 Program Pelatihan

Divisi TI 60 4 5 4 4 17 1020

Unweighted Total 8 9 7 8

• Skor Portfolio Aplikasi Planning IT


Fungsionalitas = 4

Keakuratan = 4



Ketersediaan = 4


Skor layanan adalah 4+ 4 dibagi 2 sama dengan 4





94

o Penyelarasan Bisnis: (600/100)*10% = 0,6

Biaya:

Tabel 3.17 Kegiatan dan Biaya Operasional Aplikasi Planning IT

No. Kegiatan Operasional Biaya pertahun (Rp)

1. Planning IT Rp 500.000,00 Total Rp 500.000,00

• Skor Portfolio Program Pelatihan Divisi TI


Fungsionalitas = 3

Keakuratan = 4



Ketersediaan = 3







o Penyelarasan Bisnis: ( 1020 / 100 )* 10% = 1,02

Biaya:

95

Tabel 3.18 Kegiatan dan Biaya Operasional Program Pelatihan Divisi TI


(Rp)

1. Program Pelatihan Divisi TI Rp 1.000.000,00

Total Rp 1.000.000,00

Hasil keseluruhan dari Portfolio Manajemen yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini:

Tabel 3.19 Portfolio Manajemen

Manajemen Unit Bisnis yang Menggunakannya

Bia

ya O

pera

sion

al

(j

uta/

tahu

n)

Nila

i Pen

yela

rasa

n

Tin

gkat

Lay

anan

Kua

litas

Inte

nsita

s Pen

ggun

aan

Planning IT Divisi IT Rp 500.000,00 0,6 4 4 3.5

Program Pelatihan Divisi TI

Divisi IT Rp 1.000.000,00 1,02 3,5 3 3

3.11 Project

Project adalah gambaran mengenai proyek aplikasi yang akan

dikembangkan di PT. TETRASA GEOSININDO, yaitu:

96

3.11.1 CRM (Customer Relationship Management)

CRM dapat memberikan manfaat sebagai berikut :

• Fungsi : Mengetahui data pelanggan ( history transaksi, data diri pelanggan ).

• Manfaat : Dengan aplikasi ini perusahaan dapat mendapatkan data pelanggan

secara lengkap, memudahkan perusahaan dalam mencari data pelanggan lama

(membina hubungan baik dengan pelanggan lama ), menjaring pelanggan baru,

mendorong loyalitas pelanggan, mengurangi biaya, meningkatkan efektifitas

operasional dan meningkatkan pendapatan.

3.11.2 Program Aplikasi Kartu Stok

Program Aplikasi Kartu Stok dapat memberikan manfaat sebagai berikut:

• Fungsi : Mengetahui barang apa saja yang sedang dikirimkan, jumlah stok di

gudang dan sales yang bertanggung jawab terhadap barang yang dikirimkan.

• Manfaat : Dengan aplikasi ini perusahaan dapat melacak dimana barang

kemungkinan hilang apabila jumlah barang di gudang tidak sama dengan jumlah

stok di komputer, selain itu juga perusahaan dapat mengetahui barang yang habis

stoknya sehingga dapat melakukan pemesanan barang ke supplier untuk

meningkatkan kerjasama dengan mitra bisnis.

3.12 Annual Project Plan

Dalam sub-bab ini akan menjelaskan tentang perencanaan proyek yang dilakukan

oleh perusahaan.

3.12.1 Analisis Prioritization

Menggambarkan analisis prioritas berdasarkan penyelarasan nilai bisnis.

97

Tabel 3.20 Tabel Business Value Scorecard Proyek CRM

50 15 15 20

Business Value Scorecard untuk CRM

Foku

s ter

hada

p ke

puas

an

pela

ngga

n

Foku

s ter

hada

p pe

ning

kata

n ki

nerja

ka

ryaw

an

Men

ingk

atka

n ke

rjasa

ma

deng

an m

itra

bisn

is

Foku

s ter

hada

p pe

rkem

bang

an b

isni

s

Suranto IT Manager 5 4 4 5 Dendy Ardany System Analyst 4 5 4 4 Franky System

Maintenance 4 4 4 4

Total 14 13 12 13 Rata-rata 4,6 4,3 3 4,3 Skor 230 64 45 86 425

Tabel 3.21 Tabel Business Value Scorecard Proyek Program Aplikasi Kartu Stok

50 15 15 20

Business Value Scorecard Untuk Program Aplikasi Kartu Stok

Foku

s ter

hada

p ke

puas

an p

elan

ggan

Foku

s ter

hada

p pe

ning

kata

n ki

nerja

ka

ryaw

an

Men

ingk

atka

n ke

rjasa

ma

deng

an m

itra

bisn

is

Foku

s ter

hada

p pe

rkem

bang

an b

isni

s

Suranto IT Manager 5 3 3 4 Dendy Ardany System Analyst 3 3 4 4 Franky System

Maintenance 4 3 3 4

Total 12 9 10 12 Rata-rata 4 3 3,3 3 Skor 200 45 50 60 355

98

3.13 Portfolio Proyek

Menggambarkan portfolio proyek dengan menganalisa dampak dan nilai resiko.

• Skor portfolio CRM

o Dampak pada tujuan strategi perusahaan: 425

o Nilai resiko terdiri atas:

Resiko proyek atau organisasi = 8

Ketidakpastian pendefinisian = 7

Ketidakpastian teknis = 9

Resiko infrastruktur Sistem Informasi = 6

Resiko teknis TI = 5

Resiko investasi = 7

Resiko manajemen proyek = 8

Jumlah nilai resiko 8 + 7 + 9 + 6 + 5 + 7 + 8 = 50

o Biaya investasi = Rp 10.000.000,00

Tabel 3.22 Biaya Investasi CRM

No. Keterangan Biaya (Rp)

1. Biaya pembuatan CRM Rp 8.000.000,00

2. Biaya Maintenance (termasuk biaya

Software update license and support) Rp 2.000.000,00

Total Rp 10.000.000,00

• Skor portfolio Proyek Program Aplikasi Kartu Stok

o Dampak pada tujuan strategi perusahaan: 355

o Nilai resiko terdiri atas:

99

Resiko proyek atau organisasi = 8

Ketidakpastian pendefinisian = 7

Ketidakpastian teknis = 8

Resiko infrastruktur Sistem Informasi = 5

Resiko teknis TI = 4

Resiko investasi = 6

Resiko manajemen proyek = 7

Jumlah nilai resiko 8 + 7 + 8 + 5+ 4 + 6 + 7 = 46

o Biaya investasi = Rp 6.000.000,00

Tabel 3.23 Biaya Investasi Program Aplikasi Kartu Stok

No. Keterangan Biaya (Rp

1. Biaya pembuatan Program Aplikasi

Kartu Stok Rp 5.000.000,00

2. Biaya Maintenance (termasuk biaya

Software update license and support) Rp 1.000.000,00

Total Rp 6.000.000,00

3.14 Demand / Supply Planning

Berdasarkan arahan strategi yang telah dibuat maka dibuatlah suatu Demand

/ Supply Planning yang merupakan turunan dari arahan strategi bisnis yang sudah

ada, sehingga dapat melihat jelas Demand (kebutuhan) apa saja yang diminta

unit bisnis terhadap TI sehingga Divisi TI dapat merealisasikannya dalam bentuk

Supply ( pasokan).

100

Tabel 3.24 Demand/Supply Planning Fokus pada Kepuasan Pelanggan

Demand Supply Konteks Strategi

Bisnis Perencanaan Strategi untuk penggunaan TI (Strategic Agenda)

Perencanaan Strategi untuk mensuplai TI (Strategic IT Plan)

Arahan Strategi

Fokus pada peningkatan kepuasan pelanggan

Menyediakan sistem yang secara cepat dapat membantu menangani keluhan dan menyimpan keluhan serta kritik dari pelanggan berbentuk data.

Menyediakan layanan yang dapat menghubungkan user, pelanggan dan perusahaan

Tujuan Strategi

Fokus terhadap kepuasan dan loyalitas pelanggan Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan

Mengetahui dan memenuhi keluhan/kebutuhan pelanggan saat mereka datang untuk berkonsultasi mengenai kebutuhan mereka.

Perusahaan dan pelanggan dapat berinteraksi mengenai layanan yang diberikan.

Inisiatif Strategi

Memberikan pelayanan yang memuaskan.

Menyediakan sistem aplikasi yang bisa melakukan interaksi dengan pelanggan.

Menciptakan layanan yang mendukung adanya interaksi antara user dan pelanggan.

101

Tabel 3.25 Demand/Supply Planning Fokus Terhadap Peningkatan Kinerja Karyawan




Arahan Strategi

Fokus terhadap peningkatan kinerja karyawan

Mengetahui kinerja karyawan sesuai standar perusahaan.

Menyediakan aplikasi yang mengatur, mengontrol dan memberikan laporan tingkat kinerja karyawan.

Tujuan Strategi

Peningkatan Sumber Daya Manusia Membentuk tim kerja yang solid Memastikan karyawan telah memberikan service yang terbaik kepada pelanggan Memastikan karyawan bertanggung jawab pada setiap tugasnya

Untuk mengembangkan produktivitas dan keahlian karyawan.

Mengetahui tingkat kinerja karyawan dan jenjang karir yang harus diberikan kepada karyawan yang memiliki dedikasi dan integritas tinggi pada perusahaan.

Inisiatif Strategi

Mengembangkan keahlian karyawan untuk meningkatkan fungsi produktivitas Meningkatkan kualitas pengetahuan karyawan sesuai dengan bidangnya

Menyediakan sistem yang dapat mendukung untuk pengembangan produktivitas dan kompetensi karyawan.

Membangun aplikasi yang dapat menangkap seluruh pengetahuan yang tersebar didalam perusahaan dan mampu menyebarkan pengetahuan-pengetahuan tersebut kepada seluruh karyawan.

102

Tabel 3.26 Demand/Supply Planning Meningkatkan Kerjasama dengan Mitra Bisnis




Arahan Strategi

Meningkatkan kerjasama dengan mitra bisnis

Hubungan relasi yang baik sesama mitra bisnis.

Menyediakan aplikasi TI yang dapat menghubungkan mitra bisnis dengan direksi perusahaan

Tujuan Strategi

Pemeliharaan hubungan yang baik dengan mitra bisnis

Pembinaan hubungan yang lebih baik kepada mitra bisnis.

Perusahaan dan mitra bisnis dapat bertukar informasi mengenai perkembangan bisnis dengan cepat dan just in time.

Inisiatif Strategi

Penyelenggaraan event yang melibatkan mitra bisnis

Menyediakan aplikasi yang dapat berinteraksi dengan mitra bisnis.

Membangun aplikasi yang mendukung adanya interaksi antara direksi perusahaan dengan mitra bisnis.

103

Tabel 3.27 Demand/Supply Fokus Terhadap Perkembangan Bisnis



Perencanaan Strategi untuk mensuplai TI

(Strategic IT Plan) Arahan Strategi

Fokus terhadap perkembangan bisnis

Pembuatan aplikasi yang dapat mengetahui area-area potensial.

Menyediakan infrastruktur dan pendukung Sistem Informasi

Tujuan Strategi

Pengembangan target pasar baik di dalam maupun luar negeri

Pengembangan aplikasi Mengumpulkan data kelebihan dan kelemahan pesaing

Mendukung strategi pemasaran yang lebih luas atau global. Mengetahui dan mengolah data tentang pesaing

Inisiatif Strategi

Strategi pemasaran yang aktif dan mengetahui kondisi pasar

Menyediakan aplikasi untuk pengambilan keputusan

Membuat aplikasi yang dapat membantu pengambilan keputusan

3.15 Management Agenda

Management agenda adalah tolak ukur untuk mengimplementasikan

investasi IT ke dalam bentuk sistem informasi. Penilaian akan kondisi

perusahaan sangat diperlukan untuk mengimplementasikan suatu investasi IT

dalam bentuk sistem kedalam perusahaan.

Ada beberapa sudut pandang yang digunakan untuk melakukan penilaian

terhadap perusahaan dalam Management Agenda, yaitu:

a. Menentukan sasaran.

b. Bertanya dengan pertanyaan yang tepat

c. Menghubungkan dengan lapisan bawah (Bottom-line).

104

d. Memahami biaya dan sumber daya.

e. Fokus pada sesuatu yang benar.

f. Mengadopsi proses yang efektif untuk menghasilkan tindakan.

Tabel 3.28 Management Agenda: Menentukan sasaran

PERTANYAAN MANAJEMEN Y/T

Rencana perbaikan

Apakah rencana bisnis dan TI sepenuhnya terkait dan terpadu? Y

Apakah TI mampu berinovasi memberikan impact pada rencana bisnis dan mengajukan usulan baru? T

Mengembangkan inovasi TI dalam setiap aplikasi yang berpengaruh terhadap rencana bisnis.

Apakah investasi TI diprioritaskan pada strategi bisnis? T

Investasi TI dikembangkan secara bertahap sesuai kebutuhan strategi bisnis.

Apakah seluruh pengeluaran TI (pengembangan, operasi, perawatan, layanan) selaras dengan strategi bisnis?

Y

Apakah Bisnis TI dan kinerja teknis terlacak? Y Apakah bisnis dan manajemen TI secara konsisten melaksanakan proses manajemen yang memperbaiki kontribusi TI pd kinerja bisnis lapisan bawah?

Y

Apakah proses perencanaan dan manajemen fokus pada keseluruhan pengeluaran TI baik operasional mapun proyek?

Y

Apakah manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen? Y

105

Tabel 3.29 Management Agenda: Bertanya Dengan Pertanyaan yang Tepat

PERTANYAAN MANAJEMEN Y/T Rencana Perbaikan

Apakah investasi TI sudah pada tempat yang tepat? Y

Apakah manajemen mengetahui apa yang akan dihasilkan? Y

Apakah manajemen dapat menghilangkan biaya TI yang tidak perlu? T

Mengontrol pengeluaran TI yang dianggap kurang penting dengan melaporkan setiap pengeluaran TI ke manajemen.

RIGHT DECISION

Apakah manajemen dapat menggunakan biaya yang sudah dikeluarkan untuk mendukung proyek yang lain?

Y

Dapatkah manajemen mengurangi biaya dari kegiatan yang kinerjanya buruk? Y RIGHT

ACTIONS Dapatkah manajemen merubah strategi bisnis manajemen pada tindakan TI yang akan menghasilkan hasil yang tepat?

Y

Apakah manajemen mendapatkan hasil dan nilai yang cukup dari semua sumber daya operasional?

Y RIGHT RESULT

Dapatkah manajemen mampu mengontrol biaya TI secara efektif? T

Memberi otorisasi kepada manajemen sehingga dapat mengontrol biaya TI.

Tabel 3.30 Management Agenda: Menghubungkan dengan lapisan bawah (Bottom-line)


Apakah manajemen tahu arahan strategi? Y Apakah TI dapat memberi contoh dukungan kepada arahan strategi?

T TI yang ada di perusahaan terus dikembangkan secara berkala sesuai kebutuhan perusahaan.

Apakah investasi TI diprioritaskan berdasar arahan strategi?

Y

Apakah seluruh biaya TI (pengembangan, operasi, perawatan, layanan) sudah selaras dengan arahan strategi?

Y

Apakah TI dapat mengurangi pengeluaran yang tak perlu?

Y

Apakah manajemen mengevaluasi anggaran operasional berdasar arahan strategi?

Y

Apakah manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen?

Y

106

Tabel 3.31 Management Agenda: Memahami Biaya dan Sumber Daya


Apakah ada pengelolaan pada proyek pengembangan dan peningkatan sebagai portfolio proyek? Y

Adakah analisis biaya operasional dari sudut pandang portfolio? Y

Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh penyelarasan strategis? Y

Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh kualitas atau tingkat layanan? Y

Apakah diketahui seberapa besar investasi TI untuk layanan? Untuk manajemen? Y

Adakah strategi investasi pada aplikasi yang ada? Y Bila manajemen saat ini melakukan portfolio, apakah manajemen mampu merawat informasi secara akurat? Y

Tabel 3.32 Management Agenda: Fokus pada Sesuatu yang Benar


Apakah proses pelaksanaan dan manajemen perusahaan menghasilkan arahan strategis secara tegas dan mampu utk dilaksanakan?

Y

Apakah semua tindakan TI dan biaya didorong oleh arahan strategi bisnis? Y

Apakah kegiatan TI dan rencana penggunaan sumber daya diprioritaskan, dilaksanakan dan diukur berdasarkan hubungan mereka dan kontribusinya pada hasil bisnis?

Y

Apakah sumber daya – baik pengeluaran operasional dan investasi baru – dialokasikan dan dianggarkan secara tegas terkait dengan arahan strategis?

Y

Apakah peranan manajer jelas terdefinisi untuk menjamin partisipasi wajar dan menghindari ketiadaan hubungan yang tercipta akibat budaya yang ada?

Y

Apakah semua kegiatan TI dan pengeluaran organisasi pada sumber daya dan proses portfolio ditujukan untuk penilaian dampak, pengelolaan kinerja, penilaian tingkat kualitas dan layanan dan kesepakatan sumber daya?

Y

Apakah proses perencanaan, prioritasasi, pengukuran dikombinasikan untuk mendukung tindakan strategi dengan kemampuan untuk bereaksi atas kejadian yang tak terduga dan perubahan bisnis?

Y

107

Tabel 3.33 Management Agenda: Mengadopsi Proses yang Efektif Untuk Menghasilkan Tindakan


Perencanaan kebutuhan /pasokan – apakah perusahaan meningkatkan dampak strategis dan operasional pada investasi TI-nya

Y

Inovasi – apakah perusahaan punya inovasi yang bagus melalui TI pada produk, proses, dan kinerja? Y

Prioritasasi – apakah perusahaan memilih investasi yang paling bernilai tinggi? Y

Penyelarasan – apakah perusahaan mendapat peningkatan dari kegiatan TI-nya? Y

Pengukuran Kinerja – apakah penggunaan pengukuran kinerja mengarah pada perbaikan kinerja TI maupun bisnis?

Y

Pengelolaan Budaya – apakah perusahaan mampu untuk mengoptimalkan kontribusi TI pada kinerja bisnis?

Y

Manajemen Portfolio – apakah semua investasi TI dan sumber daya berkontribusi pada kinerja bisnis? Y

Pengelolaan Dampak TI – apakah pemanfaatan aplikasi yang efektif pada praktek NIE di semua area bisnis telah meningkatkan pendapatan pada TI?

Y

bab 3 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-1-00306-si bab 3.pdfdengan menciptakan...

Documents