56

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Riwayat Organisasi

3.1.1 Sejarah Organisasi

Dinas Pekerjaan Umum adalah suatu kedinasan pemerintahan yang

bergerak dibidang pekerjaan umum khususnya didaerah Ibukota Jakarta yang

biasa disebut dengan DPU DKI Jakarta, berdasarkan keputusan Gubernur

Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 170 Tahun 2002 tentang

Organisasi Dan Tata Kerja DPU DKI Jakarta. Dinas Pekerjaan Umum berlokasi

di Jalan Taman Jatibaru No. 1 Jakarta 10150 telepon (021)3803302.

DPU memiliki tugas pokok yang meliputi Pembinaan, Pengembangan

dan Pengaturan. Pembinaan menangani kegiatan bidang pekerjaan umum

meliputi penentuan sasaran dan pewujudan sasaran. Pengembangan menangani

kegiatan peningkatan, pengusahaan, dan perluasan kerja sedangkan Pengaturan

menangani kegiatan perundang-undangan.

Pekerjaan Umum yang dimaksud adalah bidang jalan, bidang tata air,

beserta bangunan pelengkapnya dan bidang teknik lingkungan, serta bidang

kelengkapan prasarana kota :

- Bidang Jalan

Yaitu pekerjaan penanganan jalan, jembatan, dan simpang tak sebidang.

57

- Bidang Air

Yaitu pekerjaan pembangunan, pengembangan dan perlindungan tata air,

pengendalian banjir dan genangan air, pengaman pantai dan muara, serta

konservasi atau pelestarian sumber daya air.

- Bidang Teknik Lingkungan

Yaitu pekerjaan pembangunan, pengembangan dan perlindungan prasarana dan

sarana air limbah dan pemulihan pencemaran air.

- Bangunan Pelengkap Jalan

Yaitu bangunan yang tidak dapat dipisahkan dari jalan, antara lain tempat parkir,

gorong-gorong, talud, tembok penahan tanah, dan saluran tepi jalan.

- Bidang Kelengkapan prasarana kota

Yaitu bangunan atau tanda-tanda yang melengkapi terpenuhinya atau

terwujudnya fungsi prasarana bidang pekerjaan umum, antara lain emplasemen

terminal, bangunan menara, termasuk hal-hal yang berkaitan dengan sarana

jaringan utilitas yang berkaitan atau bersinggungan dengan bidang pekerjaan

umum.

3.1.2 Visi dan misi, Tujuan, Strategi dan Kebijakan DPU

Visi dan misi yang diemban Dinas Perkerjaan Umum dalam menjalankan

tugas dan fungsinya adalah sebagai berikut:

Visi DPU DKI Jakarta

Mewujudkan prasarana dan sarana bidang perkerjaan umum yang

berkualitas internasional. Handal dan bermanfaat bagi masyarakat dalam rangka

58

menuju Jakarta bebas banjir dan mendukung penurunan tingkat kemacetan lalu

lintas.

Misi DPU DKI Jakarta

1. Melakukan pengendalian banjir dan genangan air, peningkatan kualitas air

permukaan serta kualitas lingkungan bidang perkerjaan umum

2. Melakukan pengendalian terhadap penggunaan dan pemanfaatan daerah

milik jalan, garis sempadan sungai atau kali, waduk, situ atau rawa dan

pantai.

3. Memberdayakan masyarakat dalam pembangunan, penggunaan dan

pemeliharaan sarana dan prasarana bidang perkerjaan umum.

Tujuan dan sasaran Dinas Perkerjaan Umum dalam pembinaan,

pengembangan dan pengaturan prasarana dan sarana bidang perkerjaaan umum

adalah:

Tujuan Pertama:

Berkurangnya lokasi/Kawasan banjir diwilayah provinsi DKI Jakarta. Sasaran

dari tujuan ini adalah berkurangnya 12 lokasi genangan air/banjir di DKI Jakarta.

Tujuan Kedua:

Bertambahnya sumber Air Baku(air Permukaan). Sasaran dari tujuan ini adalah

terbangunnya situ/waduk retensi dan konservasi air pada 6 lokasi yaitu, waduk

Sunter Hulu, waduk Cilangkap,Situ Babakan, Situ Mangga Bolong, Situ Munjul

dan situ cimanggis.

59

Tujuan Ketiga:

Berkurangnya Sumber pencemaran Kali, waduk dan situ. Sasaran dari tujuan ini

adalah terbangunnya IPAL pada pada lokasi-lokasi yang telah ditentukan (3

lokasi IPAL pada pasar tradisional, 5 lokasi IPAL pada kantor kecamatan , 7

lokasi IPAL kawasan)

Tujuan Keempat:

Berkembangnya sistem jaringan jalan. Sasaran dari tujuan ini meliputi:

1. Berkembangnya jaringan jalan sesuai dengan fungsi dan hirarki

2. Meningkatnya kapasitas jalan dan persimpangan

3. Terpeliharanya jalan guna pemantapan pelayanan

Ada 4 strategi dasar yang digunakan oleh dimas perkerjaan umum dalam

mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, antara lain adalah :

1. Memanfaatkan kekuatan untuk meraih peluang

2. Memanfaatkan kekuatan untuk mengatasi tantangan

3. Mengurangi kelemahan untuk mendapatkan peluang

4. Mengurangi kelemahan untuk meminimalkan tantangan

60

3.2 Struktur Organisasi

3.2.1 Struktur Organisasi DPU

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum

61

3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab

1. Kepala Dinas :

• Memimpin dan melaksanakan tugas dan fungsi perusahaan

• Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh Bagian, Subdinas, Suku

Dinas, Unit Pelaksana Teknis Dinas dan Kelompok Jabatan Fungsional

2. Wakil Kepala Dinas :

• Membantu Kepala Dinas dalam memimpin pelaksanaan tugas dan fungsi

• Melaksanakan koordinasi dan pengendalian atas pelaksanaan segala

kebijakan yang ditetapkan Kepala Dinas

• Melaksanakan tugas Kepala Dinas apabila Kepala Dinas berhalangan

melaksanakan tugasnya

• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

3. Kelompok Jabatan Fungsional :

Melakukan kegiatan dalam menunjang tugas dan fungsi Dinas Pekerjaan

Umum sesuai dengan bidang keahliannya masing-masing.

4. Bagian Tata usaha :

Melaksanakan kegiatan pengelolaan dukungan :

administrasi umum

kepegawaian

perlengkapan

kerumahtanggaan.

62

5. Bagian Keuangan :

Melaksanakan kegiatan pengelolaan dukungan administrasi keuangan

terhadap pelaksanaan tugas pokok dinas serta pemungutan retribusi dan

kompensasi bidang pekerjaan umum.

6. Subdinas Bina Program :

Menyelenggarakan kegiatan perumusan kebijakan teknik, pengaturan dan

penyusunan program kerja bidang pekerjaan umum serta pengelolaan

dukungan teknik.

7. Subdinas Bina Teknik Jalan :

Melaksanakan kegiatan pembinaan teknik, pelayanan teknik dan pemberian

dukungan teknik perizinan/rekomendasi pembangunan prasarana pekerjaan

umum bidang jalan dari aspek perencanaan teknik.

8. Subdinas Bina Teknik Sumber Daya Air :

Melaksanakan kegiatan pembinaan teknik, pelayanan teknik dan pemberian

dukungan teknik perizinan/rekomendasi pembangunan prasarana dan sarana

pekerjaan umum bidang air dan bidang teknik lingkungan dari aspek

perencanaan teknik.

9. Subdinas Jalan :

Melaksanakan kegiatan pelayanan teknik pekerjaan jalan dari aspek

pengendalian teknik, serta pengendalian terhadap penggunaan dan

pemanfaatan Daerah Milik Jalan guna mencegah terganggunya fungsi jalan.

63

10. Subdinas Jembatan :

Melaksanakan kegiatan pelayanan teknik pekerjan jembatan dan simpang tak

sebidang dari aspek pengendalian teknik, serta pengendalian terhadap

penggunaan dan pemanfaatan struktur dan ruang jembatan dan simpang tak

sebidang guna mencegah terganggunya fungsi jembatan dan simpang tak

sebidang.

11. Subdinas Pengembangan Sumber Daya Air dan Pantai :

Melaksanakan pelayanan teknik pekerjaan tata air, pengendalian banjir dan

genangan air, pengaman pantai dan muara, dan konservasi sumber daya air

dari aspek pengendalian teknik, serta pengaturan dan pengendalian terhadap

penggunaan dan pemanfaatan ruang antara Garis Sempadan Kali/Sungai,

saluran, waduk, situ/rawa, pantai dan muara untuk mencegah terganggunya

fungsi sumber daya air.

12. Subdinas Teknik Lingkungan dan Bina Prasarana :

Melaksanakan kegiatan pelayanan teknik bidang teknik lingkungan dan

kelengkapan prasarana kota dari aspek pengendalian teknik, pengaturan dan

pengendalian terhadap penggunaan dan pemanfaatan bangunan teknik

lingkungan dan kelengkapan prasarana kota, pelayanan masyarakat serta

pemberdayaan masyarakat.

13. Suku Dinas Pekerjaan Umum Jalan :

Melaksanakan pembinaan, pengembangan, pengaturan, pemberian

izin/rekomendasi teknik dan pengamanan prasarana dan sarana pekerjaan

64

umum bidang jalan berdasarkan kebijakan teknik dari Kepala Dinas dan

kebijakan operasional dari Walikotamadya yang bersangkutan.

14. Suku Dinas Pekerjaan Umum Tata Air :

Melaksanakan pembinaan, pengembangan, pengaturan, pemberian

izin/rekomendasi teknik dan pengamanan prasarana dan sarana pekerjaan

umum bidang air dan bidang teknik lingkungan berdasarkan kebijakan teknik

dari Kepala Dinas dan kebijakan operasional dari Walikotamadya yang

bersangkutan.

15. Seksi Dinas Pekerjaan Umum Jalan Kecamatan :

Melaksanakan kegiatan pengajuan usulan program pekerjaan umum bidang

jalan, pemantauan dan pelaporan kondisi jalan dan jembatan kecamatan

masing-masing, pemeliharaan terhadap jalan dan jembatan, pengawasan

teknik terhadap pelaksanaan pembangunan, peningkatan dan pemeliharaan

jalan dan jembatan, membantu camat dalam segala kegiatan serta

melaksanakan kebijaksanaan dan tugas-tugas lain yang ditetapkan oleh Kepala

Suku Dinas Pekerjaan Umum Jalan.

16. Seksi Dinas Pekerjaan Umum Tata Air Kecamatan :

Melaksanakan kegiatan pengajuan usulan program pekerjaan umum bidang air

dan bidang teknik lingkungan, pemantauan dan pelaporan kondisi sarana dan

prasarana sumber daya air kecamatan masing-masing, pemeliharaan drainase

dan bangunan teknik lingkungan, pengawasan teknik terhadap pelaksanaan

pembangunan, peningkatan dan pemeliharaan drainase dan bangunan teknik

lingkungan, membantu camat dalam segala kegiatan serta melaksanakan

65

kebijaksanaan dan tugas-tugas lain yang ditetapkan oleh Kepala Suku Dinas

Pekerjaan Umum Tata Air.

17. Unit Pelaksanaan Teknik Dinas

Memberikan dukungan teknis terhadap pelaksanaan tugas pokok, fungsi dinas,

dan berperan serta dalam pengembangan asset-asset bidang pekerjaan umum.

18. Seksi Pengembangan SDM (Sumber Daya Manusia):

Menyusun rencana dan sistem pengembangan sumber daya manusia

berdasarkan rencana pembinaan dan pengembangan program kerja DPU dan

SDPU Jalan serta SDPU Tata Air. Melaksanakan analisa kebutuhan

pendidikan dan pelatihan pegawai. Menyelenggarakan pendidikan dan

pelatihan teknik substantif pegawai sesuai dengan kebutuhan rencana

pengembangan sumber daya manusia termasuk pengusulan kegiatan tugas dan

izin belajar. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan

pengembangan sumber daya manusia.

3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan

Skripsi yang kami buat berdasarkan pada struktur organisasi yang ada

yaitu pada Subdin Bina Program, Seksi PSDM dan Subbagian Kepegawaian.

Secara umum sebenarnya kami hanya membahas Subbagian Kepegawaian, tetapi

karena adanya rencana penyempitan atau akan ada susunan organisasi baru pada

tahun ini yaitu disatukannya Subbagian Kepegawaian dengan Seksi PSDM maka

untuk mengantisipasi hal ini, kami memutuskan untuk membahas Pelatihan

pegawai yang diurus oleh Seksi PSDM. Prosedur yang berjalan pada Subbagian

66

Kepegawaian meliputi proses Mutasi, Kenaikan pangkat, Kedisiplinan, Cuti,

Pesiun, Penghargaan serta Pelatihan. Berikut ini adalah penjelasan dari prosedur

yang sedang berjalan pada Subbagian Kepegawaian DPU DKI Jakarta :

3.3.1 Mutasi Pegawai

Mutasi di DPU disebabkan karena adanya permintaan pegawai dan

permintaan Kepala Suku Dinas. Mutasi permintaan pegawai dilakukan karena

permintaan dari pegawai itu sendiri sedangkan Mutasi permintaan Kepala Suku

Dinas dilakukan hanya sewaktu-waktu jika ada tempat yang kosong atau kinerja

pegawai menurun, tujuannya agar pegawai tersebut tidak jenuh atau biasa disebut

penyegaran.

Prosedur yang berlaku terjadinya mutasi adalah :

1. Adanya usulan dari Kepala Unit/ Kepala Bagian/ Kepala Suku dinas/ Kepala

UPT.

2. Keluar disposisi/ catatan persetujuan mutasi dari Kepala Dinas ke Kepala

Bagian Tata Usaha.

3. Masuk ke Kepala Bagian Kepegawaian.

4. Masuk ke pegawai yang bertugas di mutasi untuk dibuatkan berkas-berkas

seperti : membuat verbal mutasi, persetujuan orang yang melepas dan

menerima mutasi, tanda tangan persetujuan dan terakhir tanda tangan Kepala

Dinas.

5. Berkas tersebut diberikan pada pegawai yang akan dimutasi.

67

Gambar 3.2 Flowchart Mutasi Pegawai

68

3.3.2 Kenaikan Pangkat (Golongan dan Jabatan)

Turunnya Surat Keputusan (SK) di DPU terjadi dua periode dalam

setahun, yaitu dibulan april dan oktober. Kenaikan pangkat dibedakan menjadi

dua jenis yaitu kenaikan golongan dan kenaikan jabatan pilihan. Kenaikan

golongan terjadi dalam kurun waktu 4 tahun sekali sedangkan kenaikan jabatan

pilihan hanya dilakukan khusus untuk pejabat.

Prosedur kenaikan pangkat di atur sesuai dengan Peraturan Pemerintah

Nomor 12 tahun 2002 yaitu :

1. Inventarisasi pegawai yang akan diusulkan.

2. Membuat surat edaran dari Kepala Unit/ Kepala Bagian/ Kepala Suku dinas/

Kepala UPT.

3. Menerima berkas-berkas yang dikirim pegawai yang akan dinaikan

pangkatnya.

4. Memeriksa kelengkapan berkas kenaikan pangkat pegawai dan

melegalisirnya.

5. Membuat dan mengirim surat usulan ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD)

tentang pegawai-pegawai yang akan naik pangkat.

6. Menerima SK kenaikan pegawai yang telah diproses oleh BKD.

7. Registrasi kenaikan pangkat.

8. Pegawai menerima kenaikan pangkat.

69

Gambar 3.3 Flowchart Kenaikan Pangkat

70

3.3.3 Kedisiplinan Pegawai

Kedisiplinan Pegawai Negeri Sipil (PNS) yaitu tentang kewajiban dan

larangan pegawai di atur sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 30 tahun

1998 tujuannya adalah melakukan pembinaan terhadap pegawai yang melakukan

pelanggaran disiplin.

Sanksi-sanksi yang terdapat pada Peraturan Pemerintah Nomor 30 tahun

1998 dibedakan menjadi tiga kategori yaitu :

1. Hukuman pelanggaran ringan

Berupa teguran lisan dan teguran tertulis. Hukuman ini berlaku apabila

pegawai tidak masuk selama 6 hari tanpa alasan. Jika dalam kurun waktu 2

bulan berturut-turut pegawai tersebut belum masuk kerja juga maka pada

bulan ke 3 berikutnya gaji pegawai akan dihentikan kemudian, apabila

selama 3 bulan berturut-turut belum masuk juga maka pegawai tersebut akan

diperiksa dalam berita acara.

2. Hukuman pelanggaran sedang

Berupa penundaan kenaikan pangkat, penurunan gaji sebesar satu kali

kenaikan gaji selama setahun dan penundaan kenaikan pangkat paling lama

setahun.

3. Hukuman pelanggaran berat

Berupa penurunan pangkat ke pangkat terendah selama setahun, pembebasan

dari jabatan, pemberhentian secara tidak hormat dan pemberhentian dengan

hormat tidak atas permintaan sendiri. Pemberhentian pegawai di atur dalam

Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 1979.

71

Setiap tahun diakhir bulan desember pegawai mendapatkan rapor

penilaian kinerja pegawai yang akan digunakan untuk pertimbangan kenaikan

pangkat dan pemberian tunjangan diluar gaji. Isi rapor kinerja pegawai yaitu :

Kesetiaan, Prestasi Kerja, Tanggung Jawab, Ketaatan, Kejujuran, Kerja Sama,

Prakarsa (kreativitas), Kepemimpinan (khusus untuk pegawai yang eselon).

Standar nilai dari rapor yaitu :

1. < 56 = Kurang Baik

2. 56 – 75 = Cukup Baik

3. 76 – 90 = Baik

4. > 90 = Amat Baik

Pangkat pegawai dapat naik apabila nilai kinerja kerjanya semua dalam

kategori baik. Penilaian dilakukan langsung oleh atasan masing-masing.

Prosedur penilaian kedisplinan pegawai :

1. Memeriksa daftar absensi.

2. Apabila ada alfa maka akan masuk ke berita acara.

3. Kemudian berita acara dilaporkan ke Kepala Dinas.

4. Pengkriteriaan pelanggaran.

5. Hukuman sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 30 tahun 1998.

72

Gambar 3.4 Flowchart Kedisplinan Pegawai

73

3.3.4 Cuti Pegawai

Cuti merupakan salah satu hak pegawai, yang dimaksud dengan cuti

adalah pegawai yang tidak masuk dengan alasan tertentu yang telah ditetapkan

dalam peraturan. Peraturan cuti di DPU DKI Jakarta diatur dalam Peraturan

Pemerintah Nomor 24 Tahun 1976.

Jenis-jenis cuti yang ada di DPU DKI Jakarta adalah :

1. Cuti Tahunan

Cuti yang diberikan setiap tahun ke pegawai. Cuti tahunan yang diberikan

DPU adalah 12 hari pertahun.

2. Cuti Sakit

Cuti sakit diberikan sesuai dengan surat keterangan dari dokter. Cuti

diberikan paling lama selama setahun.

3. Cuti Bersalin

Untuk kelahiran anak ke 1,2,3 berhak mendapatkan cuti selama 1 bulan

sebelum persalinan dan 2 bulan setelah persalinan. Sedangkan untuk anak ke

4 dan seterusnya diberikan cuti tetapi diluar tanggungan negara. Pegawai

tetap mendapatkan penghasilan penuh selama masa cuti.

4. Cuti Besar

Cuti besar diberikan apabila pegawai ingin menunaikan ibadah haji,

diberikan cuti selama 2 bulan tetapi berlaku pada pegawai yang telah

menunaikan masa kerja selama minimal 6 tahun.

74

5. Cuti karena alasan penting

Adalah cuti apabila ada keluarga yaitu bapak, ibu, adik, kakak, mertua,

suami/ istri, anak yang sakit keras atau meninggal dunia. Selain itu, diberikan

jika pegawai yang bersangkutan menikah tetapi hanya berlaku untuk

pernikahan pertama selama 2 bulan.

6. Cuti di Luar Tanggungan Negara

Yaitu cuti apabila suami/ istri harus ikut suami/ istri ke luar negeri. Masa cuti

selama 3 tahun tetapi tidak mendapatkan gaji selama cuti. Setelah cuti selesai

pegawai dapat melanjutkan pekerjaan dengan posisi yang berbeda dari

sebelumnya sesuai dengan SK dan gaji disesuaikan dengan posisi yang baru.

Prosedur pengambilan cuti di DPU DKI Jakarta adalah :

1. Mengajukan permintaan secara tertulis 1 bulan sebelum cuti kepada

Kepala Unit/ Kepala Bagian/ Kepala Suku dinas/ Kepala UPT.

2. Izin disetujui dengan tanda tangan Kepala Dinas.

3. Pegawai mendapatkan surat izin cuti.

75

Gambar 3.5 Flowchart Cuti Pegawai

76

3.3.5 Pensiun Pegawai

Pensiun juga merupakan salah satu dari hak pegawai. PNS dipensiunkan

apabila telah berumur 56 tahun. Selain itu ada pula jenis pensiun dini dan

pensiun tidak hormat. Pensiun dini terjadi dari permintaan pegawai, pegawai

yang berhak pensiun dini adalah pegawai yang telah bekerja minimal 20 tahun

masa kerja atau usianya telah mencapai 50 tahun. Pensiun tidak hormat terjadi

apabila pegawai tersebut melanggar/ melawan hukum.

Prosedur pensiun di DPU DKI Jakarta :

1. Mengikuti penyuluhan pensiun untuk pegawai yang masa kerjanya kurang 2

tahun lagi dari masa pensiun.

2. Selama 1 tahun 8 bulan pegawai diberikan kesempatan untuk melengkapi

berkas-berkas persyaratan pensiun. Persyaratannya yaitu : Surat Pengantar

Unit, fotokopi SK calon, fotokopi SK terakhir, fotokopi kartu pegawai,

fotokopi surat nikah, akte anak dalam tunjanagn negara, Data Penilaian

Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) terakhir, Surat keterangan tidak kena hukuman

disiplin, SK jabatan dan pelantikan bagi pejabat, dan Data Peserta Calaon

Pensiun (DPCP).

3. Berkas tersebut dibawa ke BKD untuk diproses, lamanya setahun.

4. Menunggu SK dari Badan Kepegawaian Negara (BKN) selama 2 bulan

sebelum masa pensiun.

5. Setelah SK keluar maka gaji akan dihentikan.

77

6. Lalu mengajukan Tabungan Pensiun (TASPEN) dengan persyaratan berikut :

SK pensiun, KTP, SK calon pensiun, Kartu Pegawai, Kartu Pensiun, Blangko

Isian (SP4A dan SP3R).

7. Berkas dibawa ke kantor TASPEN untuk dicairkan.

Hak-hak pensiun adalah :

1. Penghargaan Gubernur masa kerja pensiun sebesar 500 kali masa kerja.

2. Penghargaan Jabatan.

3. Tabungan Perumahan (TaPerum).

4. Asuransi Jiwa Sraya.

78

Gambar 3.6 Flowchart Pensiun Pegawai

79

3.3.6 Pelatihan

Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah dan proses pelatihan sesuai

dengan kebutuhan agar proses ini berjalan dengan teratur, rapi serta menciptakan

system kerja yang baik sesuai dengan tujuan DPU.

Pelatihan pada DPU DKI Jakarta dibagi menjadi beberapa diklat yaitu :

Pelatihan Pengawasan Teknis Struktur Jembatan, Jalan, Pemeliharaan Konstruksi

Bangunan Air, Pencemaran Air, Diklat Sosialisasi Bidang Jalan, dan Sosialisasi

bidang PU. Prosedur pendidikan dan pelatihan di DPU adalah :

1. Usulan peserta pelatihan dari Kepala Unit/ Bagian/ Subdin/ UPT.

2. Keluar surat usulan yang akan di tanda tangani oleh Tata Usaha.

3. Tanda tangan Kepala Suku Dinas dan Kepala Dinas.

4. Mulai Diklat Pelatihan.

5. Diklat dikirim ke peserta.

6. Peserta melengkapi persyaratan.

7. Peserta mendapatkan sertifikat STTPP (Surat Tanda Tamat Pelatihan).

Pelatihan berlangsung selama 13 hari sebanyak 25 peserta. Kegiatan ini

diselenggarakan setiap 2 tahun sekali.

80

Gambar 3.7 Flowchart Pelatihan Pegawai

81

3.3.7 Penghargaan

Penghargaan diberikan pemerintah sebagai tanda pengabdian pegawai

oleh pegawai. dalam setahun ada dua waktu penyerahan penghargaan, untuk

laki-laki penghargaan diserahkan pada saat ulang tahun kota DKI Jakarta, dan

untuk perempuan diserahkan pada saat hari Ibu. Pemberian penghargaan dalam

dua bentuk, yaitu piagam dan uang. Untuk piagam dibagi menjadi tiga, yaitu

perak, perunggu, emas. Berikut adalah beberapa penghargaan yang ada di DPU

DKI Jakarta :

1. Penghargaan Pensiun

Penghargaan ini diberikan saat pegawai telah pensiun. Pegawai mendapat

penghargaan berupa uang yang dikalikan masa kerja.

2. Penghargaan Masa Kerja

Penghargaan ini berupa uang dan piagam. Untuk masa kerja 15 tahun diberikan

piagam penghargaan perak, untuk masa kerja 20 tahun diberikan piagam

penghargaan perunggu, untuk masa kerja 30 tahun diberikan piagam

penghargaan emas.

3. Penghargaan Presiden

Penghargaan ini berupa piagam. Untuk masa kerja 10 tahun diberikan piagam

penghargaan perak, untuk masa kerja 20 tahun diberikan piagam penghargaan

perunggu, untuk masa kerja 30 tahun diberikan piagam penghargaan emas.

82

Proses Penghargaan

Pegawai Badan Kepegawaian DaerahKepegawaian

Selesai

Mulai

Usulan Penghargaan

Persetujuan Penghargaan

Diterima

Ditolak

Sertifikat

Persyaratan

Berkas Penghargaan

Data Daftar Pegawai Penerima

Penghargaan

Gambar 3.8 Flowchart Penghargaan Pegawai

83

3.4 Permasalahan Yang Dihadapi

Untuk mengetahui permasalahan yang ada di DPU, kami menggunakan

metode kuesioner. Sebagaimana pertanyaan dan berikut jawabannya seperti

dibawah ini :

1. Menurut Anda, bagaimana proses pencarian data-data pegawai saat ini ?

Sangat cepatCepatKurang cepatLambat

Pilihan Jawaban Banyak Pemilih Persentase

A. Sangat cepat 1 10 %

B. Cepat 2 20 %

C. Kurang cepat 3 30 %

D. Lambat 4 40 %

2. Menurut Anda, apakah database dapat membantu dalam pelaksanaan sistem

kepegawaian ?

84

SangatmembantuMembantu

KurangmembantuTidak membantu

Pilihan Jawaban Banyak Pemilih Persentase

A. Sangat membantu 2 20 %

B. Membantu 4 40 %

C. Kurang membantu 2 20 %

D. Tidak membantu 2 20 %

3. Menurut Anda, apakah Anda kesulitan dalam mengelola data-data pegawai ?

Sangat mudahMudahSedangSulit

Pilihan Jawaban Banyak Pemilih Persentase

A. Sangat mudah 2 20 %

B. Mudah 2 20 %

C. Sedang 3 30 %

85

D. Sulit 3 30 %

4. Menurut Anda, apakah database dibutuhkan untuk menunjang pengelolaan

data kepegawaian ?

Sangat butuhButuhKurang butuhTidak butuh

Pilihan Jawaban Banyak Pemilih Persentase

A. Sangat butuh 3 30 %

B. Butuh 3 30 %

C. Kurang butuh 2 20 %

D. Tidak butuh 2 20 %

5. Menurut Anda, apakah database yang digunakan sekarang memudahkan

Anda dalam mengelola data pegawai ?

86

Sangat mudahMudahSedangSulit

Pilihan Jawaban Banyak Pemilih Persentase

A. Sangat mudah 1 10 %

B. Mudah 2 20 %

C. Sedang 4 40 %

D. Sulit 3 30 %

6. Menurut Anda, bagaiamana proses input data-data pegawai saat ini ?

Sangat cepatCepatKurang cepatLambat

Pilihan Jawaban Banyak Pemilih Persentase

A. Sangat cepat 1 10 %

B. Cepat 3 30 %

C. Kurang cepat 2 20 %

87

D. Lambat 4 40 %

7. Menurut Anda, apakah Anda membutuhkan database baru untuk mengelola

data-data pegawai yang ada sekarang ?

Sangat butuhButuhKurang butuhTidak butuh

Pilihan Jawaban Banyak Pemilih Persentase

A. Sangat butuh 4 40 %

B. Butuh 2 20 %

C. Kurang butuh 3 30 %

D. Tidak butuh 1 10 %

8. Menurut Anda, apakah Anda setuju apabila kami buatkan database baru

untuk mempermudah Anda mengelola data-data pegawai ?

88

Sangat setujuSetujuKurang setujuTidak setuju

Pilihan Jawaban Banyak Pemilih Persentase

A. Sangat setuju 4 40 %

B. Setuju 4 40 %

C. Kurang setuju 1 10 %

D. Tidak setuju 1 10 %

Berdasarkan hasil analisis dari prosedur kepegawaian yang sedang

berjalan saat ini pada DPU DKI Jakarta, maka ditemukan beberapa masalah,

yaitu :

1. Penyimpanan data masih secara manual dalam bentuk file-file arsip sehingga

data tidak tersimpan dengan baik dan sulit mendapatkan informasi yang tepat

tentang pegawai karena data dicatat dan disimpan dalam file-file terpisah.

2. Pembuatan laporan akhir menjadi lebih sulit dan membutuhkan waktu yang

agak lama karena sumber-sumber data pegawai yang masih disimpan dalam

Microsoft Excel.

89

3.5 Usulan Pemecahan Masalah

Berdasarkan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi saat ini oleh

sistem kepegawaian pada DPU DKI Jakarta, maka diusulkan beberapa

pemecahan masalah, yaitu :

1. Merancang suatu sistem basis data kepegawaian.

Dengan adanya basis data yang berfungsi untuk menyimpan dan mengelola

data-data pegawai maka pencarian dan perubahan (update) data akan menjadi

lebih mudah karena sumber data pegawai sudah tersimpan dalam basis data.

2. Memindahkan data ke database dengan cara memasukkan data-data dari file

arsip kedalam database. Sehingga data tersebut dapat digunakan secara cepat

dan tepat, seperti proses pembuatan laporan akhir akan menjadi lebih cepat

dan mudah karena sumber data pegawai sudah tersimpan dalam basis data

yang terintegrasi.

Sistem tersebut dapat digunakan dalam pengambilan keputusan untuk

mutasi, cuti, kinerja pegawai dan hal-hal lain yang berhubungan dengan pegawai,

sehingga tujuan dari organisasi pada umumnya dan subbagian kepegawaian pada

khususnya dapat tercapai secara maksimal.