bab 3 analisis sistem yang berjalan 3.1 riwayat...
TRANSCRIPT
42
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Koperasi
3.1.1 Tahun berdiri Koperasi, Notaris, Nomor Akta dan Alamat
Koperasi Pegawai Departemen Pendidikan dan Kebudayaan yang
didirikan pada tanggal 7 September 1971 yang berkedudukan di Jalan Cilacap
No.04 Jakarta dan mendapat status Direktorat Koperasi Daerah Khusus Ibukota
Jakarta dengan akte tanggal 9 Mei 1972 No.963/BH/1972.
Pada tahun 1976 Koperasi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
mengalami perubahan struktur organisasi dan berpindahnnya kantor
Depdikbud Pusat dari Jalan Cilacap No.4 Jakarta ke Jalan Jend.Sudirman
Senayan, serta terpecah-pecahnya kedudukan unit kerja anggotanya, maka pada
tanggal 20 Januari 1995 nama Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal
Depdiknas dengan status hukum 963.a/BH/2/1995.
Tujuan didirikan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas
adalah dalam rangka usaha meningkatkan kesejahteraan para anggotanya
walaupun relative sangat kecil. Dengan bertambahnya kesejahteraan pegawai
diharapkan mereka itu dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.
Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas sudah terdaftar sebagai
pembayar pajak dan sudah mempunyai NPWP tetapi belum dapat dijelaskan
jenis pajak apa yang harus dibayar. Namun sekarang ini penagihan dan
43
pembayaran sudah dilaksanakan sesuai nomor pokok wajib pajak yang dimiliki
oleh Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas.
3.1.2 Bidang Usaha
Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas termasuk kedalam
bidang usaha jasa dan bidang perdagangan. Oleh karena itu dalam menjalankan
usahanya koperasi tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonomi sebagaimana
layaknya usaha dibidang ekonomi akan memperhitungkan hasil usaha yang
juga menguntungkan konsumen yang terdiri dari para anggota dalam bentuk:
1. SHU yang secara langsung diberikan kepada para anggota dengan
memasukan kedalam simpanan sukarela masing-masing anggota.
2. Pemupukan atau penambahan modal koperasi berupa cadangan barang-
barang inventaris dan lain sebagainya, walaupun secara tidak langsung
diterima oleh para anggota tetap merupakan tambahan kemampuan atau
kekayaan anggota.
Usaha-usaha yang dilaksanakan selama tahun 1992 hingga sekarang
tahun 2007 dikategorikan dalam tiga kelompok usaha yaitu:
A. Unit Simpan Pinjam
Unit ini dikoordinasikan oleh ketua unit simpan pinjam I pada
struktur pengurusan koperasi. Usaha-usaha yang dijalankan meliputi tiga
bidang:
1. Bidang Simpanan Anggota
a) Simpanan Pokok
Dibayar hanya satu kali saja, sewaktu mula-mula menjadi anggota.
44
b) Simpanan Wajib
Dibayar tiap bulan dan besarnya berdasarkan golongan gaji anggota
yang bersangkutan. Simpanan pokok dan wajib tidak dapat diambil
sewaktu-waktu tetapi akan dikembalikan secara utuh apabila yang
bersangkutan mengundurkan diri dari keanggotaan koperasi.
c) Simpanan Sukarela
Besarnya tidak ada ketentuan dan dapat disimpan atau sewaktu-
waktu dapat diambil kembali.
d) Simpanan Khusus
Disalurkan dalam rangka penanggulangan kasus seperti terkena
musibah, meninggal dunia.
2. Bidang Pengembalian Simpanan
Bagi anggota yang mengundurkan diri dari keanggotaan koperasi,
simpanan yang akan dikembalikan secara penuh yaitu sejumlah
simpanan dari awal sampai waktu yang bersangkutan berhenti. Sesuai
dengan anggaran dasar koperasi berhentinya anggota dapat disebabkan
antara lain:
a) Meninggal dunia
b) Pensiun
c) Mutasi ketempat lain atau unit utama
3. Bidang Pinjaman atau Perkreditan
Dalam rangka membantu meringankan beban anggota terhadap
kebutuhan uang tunai bagi anggota yang memerlukan pinjaman,
misalnya untuk membayar uang sekolah, sakit, merenovasi rumah,
45
dapat mengajukan permohonan pinjaman. Permohonan yang memenuhi
persayaratan kredit (antara lain mempunyai kemampuan membayar
angsuran), akan dibayarkan dalam dua gelombang setiap bulan yaitu
tiap tanggal 5 dan 15. Sedangkan bunga yang dibebankan pada
peminjam sebesar 1,5% per bulan tetap, yang dihitung atas saldo
pinjaman dan angsuran maksimal sebanyak 10 kali.
B. Unit Pertokoan
Unit ini dikoordinir oleh seorang ketua unit toko pada struktur
pengurusan koperasi. Kegiatan unit pertokoan secara ringkas adalah
sebagai berikut:
1. Pelayanan usaha pertokoan meliputi komoditi barang-barang konsumsi,
barang-barang elektronik, sandang dan sepeda motor. Anggota dapat
membayar transaksi penjualannya secara kredit, yang dibayarkan tiap
bulan (maksimal 10 bulan dan minimal 3 bulan).
2. Unit Toko Koperasi sampai saat ini memiliki 2 orang pegawai tetap
(PNS) dan 2 tenaga honor.
3. Penagihan terhadap utang anggota kepada koperasi masih terdapat
beberapa kendala, disebabkan ada anggota yang gajinya minus setelah
dipotong angsuran karena mutasi dan lain-lain sehingga tagihan tidak
penuh.
C. Unit Wartel
Unit wartel merupakan unit usaha milik koperasi yang didirikan
pada tahun 1999. Unit wartel tidak diketuai oleh siapapun, tidak seperti unit
simpan pinjam dan unit toko yang dikoordinir oleh tiap ketua unit.
46
3.1.3 Perkembangan Usaha
Pengurus koperasi periode 1992 telah memulai atau mengoperasikan
koperasi dari awal dengan tidak keterkaitannya dengan pengurus koperasi
sebelumnya. Pengurus periode pada tahun 1992 telah berusaha untuk
membangkitkan kembali koperasi yang ada dengan membuat perubahan yang
baru dalam system manajemen, baik dibidang simpan pinjam maupun
pertokoan, dimana upaya yang dilakukan oleh pengurus periode 1992 telah
membuka rekening koperasi pada Bank BNI’46 Cabang Ratu Plaza dengan
nomor rekening 04.789.0001. Pendapatan Koperasi Pegawai Sekretariat
Jenderal Depdiknas tiap tahun selalu meningkat atau keuntungan yang didapat
selalu diatas target yang telah diperhitungkan. Pada tahun 1995, perolehan
pendapatan koperasi sebesar Rp. 24.999.550,- sedangkan untuk tahun 2002
perolehan pendapatan koperasi sebesar Rp. 4.220.950.150,-.
Bentuk dan manajemen yang telah diterapkan pada saat ini sangat
membantu dalam pengembangan koperasi, teratur dan sistematis, baik
penerimaan barang maupun penjualan barang yang ada di koperasi ditentukan
dengan cara pencatatan yang lebih mudah dikoreksi dan teratur dan cara
kerjanya dapat dilakukan dengan cepat dan sistematis.
47
3.2 Struktur Organisasi Koperasi dan Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
3.2.1 Struktur Organisai Koperasi
RAPATANGGOTA
KETUAKOPERASI
WAKIL KETUAKOPERASI
SEKRETARISBENDAHARA 1
BENDAHARA 2
KEPALA UNITSIMPAN PINJAM
KEPALA UNITSEKRETARIAT
KEPALA UNITTOKO
PETUGASADMINISTRASIBARANG TOKO
DANKONSINYASI
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas
Sumber Wakil Ketua Koperasi (Bp. M. Marpaung., SE., M.Si)
48
3.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab
Uraian tugas dan tanggung jawab pengurus/ karyawan Koperasi
Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas.
1) Ketua
a. Mengarahkan dan memimpin para anggota pengurus dan karyawan
secara umum dalam rangka pencapaian tujuan.
b. Mendisposisi surat masuk dan menandatangani surat keluar.
c. Memimpin rapat-rapat pengurus dan rapat anggota koperasi.
d. Menandatangani cek dan menyetujui pengeluaran uang.
e. Mewakili koperasi dalam mengadakan negoisasi dengan pihak-
pihak yang ingin berkerjasama dengan koperasi.
f. Mewakili koperasi di dalam dan di luar pengadilan.
Tanggung Jawab:
a. Terciptanya kelancaran pelaksanaan tugas koperasi secara umum.
b. Tercapainya tujuan koperasi sesuai anggaran dasar dan anggaran
rumah tangga yang telah ditetapkan.
2) Wakil Ketua
a. Mengadakan evaluasi dan memberikan masukkan dalam rangka
penyempurnaan organisasi koperasi khususnya dalam pembagian
kerja dan hubungan kerjanya.
b. Memberikan informasi baik internal maupun eksternal berkenaan
dengan pelaksanaan dan kegiatan koperasi.
49
c. Mengadakan hubungan dengan unit kerja dan instansi terkait dalam
rangka kelancaran pelaksanaan tugas-tugas koperasi.
d. Memikirkan dan melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan
peningkatan kesejahteraan anggota koperasi.
e. Merencanakan dan mengusahakan tersedianya barang-barang
kebutuhan pokok dan sekunder bagi anggota.
f. Melaksanakan pembelian. barang setelah mendapat persetujuan dari
Ketua.
g. Membuat laporan pelaksanaan pembelian setiap bulan.
h. Membuat laporan persediaan barang setiap bulan.
i. Menangani semua barang-barang investasi koperasi.
Tanggung Jawab:
a. Tersalurnya informasi secara baik bagi pihak-pihak yang
memerlukan.
b. Terciptanya hubungan kerja yang harmonis dengan unit kerja dan
instansi yang terkait.
c. Tersedianya barang-barang kebutuhan pokok dan sekunder untuk
anggota.
d. Kebenaran laporan pembelian setiap bulan.
e. Kebenaran laporan persediaan barang setiap bulan.
f. Kelengkapan dan terpeliharanya semua barang investasi koperasi.
50
3) Sekretaris
a. Menangani semua surat keluar dan masuk.
b. Menandatangani surat-surat keluar.
c. Mempersiapkan rapat-rapat pengurus dan anggota.
d. Menyusun laporan hasil rapat.
e. Menyusun laporan secara berkala (triwulan, semester dan tahunan).
f. Menandatangani cek.
g. Menerima dan mengkompilasi semua laporan yang masuk dari
ketua.
Tanggung jawab:
a. Kelancaran surat-surat keluar dan masuk.
b. Keteraturan dan kerapian semua arsip surat masuk dan keluar serta
semua investasi koperasi.
c. Kesiapan materi rapat.
d. Kebenaran laporan hasil rapat, laporan triwulan, semester dan
tahunan.
4) Bendahara I
a. Menerima dan mengeluarkan uang.
b. Menandatangani cek.
c. Mencatat arus uang masuk dan keluar.
Tanggung Jawab:
a. Kelancaran uang masuk dan keluar.
b. Kebenaran pembukuan.
51
c. Keamanan penyimpanan uang.
d. Keamanan penyimpanan cek.
e. Kebenaran penulisan cek.
5) Bendahara II
a. Mewakili bendaharawan I bila berhalangan.
b. Menyusun rencana bulanan.
Tanggung jawab:
a. Kesiapan dan kebenaran neraca bulanan.
b. Kelancaran tugas-tugas bendahara I bila berhalangan.
6) Kepala Unit Sekretariat
a. Mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan inventaris
sekretariat.
b. Melaporkan pengeluaran sekretariat tiap bulannya.
Tanggung jawab:
a. Membuat laporan keuangan dari semua hasil transaksi yang
berhubungan dengan inventaris sekretariat.
7) Kepala Unit Toko
a. Melayani pembelian dari pelanggan.
b. Melayani pembelian kredit dari anggota.
c. Mencatat transaksi penjualan kredit dan tunai.
52
d. Memberikan persetujuan terhadap anggota atas permohonan
pembelian kredit.
e. Membuat laporan tagihan piutang
f. Mencatat kwitansi angsuran pembayaran barang.
g. Memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggannya.
h. Menyediakan keperluan anggota terutama sembako.
i. Melakukan stock opname.
Tanggung jawab:
a. Menyediakan barang-barang yang dibutuhkan oleh anggota dengan
harga yang relatif rendah, sehingga dapat membantu anggota
mendapatkan barang yang diinginkan.
b. Mencatat bukti potongan pembelian.
c. Melaporkan hasil stock opname.
8) Kepala Unit Simpan Pinjam
a. Melayani simpan pinjam anggota koperasi.
b. Memberikan persetujuan terhadap permohonan pinjaman uang.
c. Melakukan penagihan piutang kepada debitur.
Tanggung jawab:
a. Kebenaran simpan pinjam anggota koperasi.
b. Kebenaran pencatatan.
53
9) Petugas Administrasi Barang Toko dan Konsinyasi
a. Menyiapkan barang.
b. Mengatur dan mencatat semua barang keluar dan masuk.
Tanggung jawab:
a. Bertanggung jawab terhadap semua urusan barang toko dan
konsinyasi.
3.3 Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan
3.3.1 Prosedur Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan
Prosedur sistem penjualan kredit dimulai dari terjadinya transaksi
penjualan kredit sampai dengan pelunasan dari penjualan tersebut, yang
meliputi:
A. Penerimaan pengajuan penjualan kredit
Anggota mengajukan permintaan barang secara kredit.
Kepala unit toko mengecek daftar piutang barang anggota melalui
form rekapitulasi pengambilan barang/ RPB (daftar item barang yg
diangsur per anggota), jika piutang barang anggota telah melebihi 10
juta, maka tidak diijinkan untuk melakukan transaksi penjualan
kredit. Jika diijinkan maka kepala unit toko mengisi daftar barang yg
diinginkkan oleh anggota serta jumlah angsuran yg ditentukan pada
Surat Permohonan Kredit Barang (SPKB) sebanyak 3 rangkap
diotorisasi kepala unit toko mengisi form Rekapitulasi Pengambilan
Barang (RPB) (daftar item barang yg diangsur per anggota)
54
berdasarkan SPKB yg diotorisasi. Kemudian menggolongkan RPB
dan SPKB berdasarkan biro.
Kepala unit toko mengkonfirmasikan kepada staf toko untuk
menyiapkan barang sesuai dengan SPKB.
SPKB Rangkap 1&2 diarsip oleh kepala unit toko dan rangkap 3
diberikan kepada anggota.
B. Penyerahan barang
Staf toko menyiapkan barang kepada anggota.
Staf toko memberikan barang kepada anggota.
Anggota menerima barang dan SPKB rangkap 3.
C. Pembuatan laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi (total daftar
tagihan barang seluruh biro)
Pada akhir bulan kepala unit toko mengisi kwitansi pembayaran
angsuran barang anggota berdasarkan rekapitulasi pengambilan
barang per anggota dan mengotorisasinya, kemudian menggolongkan
kwitansi angsuran pembayaran barang anggota berdasarkan biro.
Kepala unit toko mengisi form daftar tagihan barang (daftar
pembayaran angsuran barang anggota per biro).
Kepala unit toko membuat laporan rekapitulasi tagihan barang toko
koperasi (total daftar tagihan barang seluruh biro) sebanyak 3
rangkap. Dan mengotorisasinya (rangkap 1 diarsip, rangkap 2
55
diberikan kepada kepala unit simpan pinjam, rangkap 3 difotocopy
untuk dibagikan kepada bendahara gaji dari tiap biro).
Kepala unit toko memberikan kwitansi angsuran pembayaran barang
anggota yg telah digolongkan per biro dan daftar tagihan barang per
biro yg telah diotorisasi serta copy dari rekapitulasi tagihan barang
toko kepada tiap bendahara gaji dari tiap biro.
D. Penagihan piutang barang
Pada awal bulan, bendahara gaji menerima kwitansi angsuran
pembayaran barang anggota yang telah digolongkan per biro dan
daftar tagihan barang per biro yang telah diotorisasi serta copy dari
rekapitulasi tagihan barang toko.
Bendahara gaji dari tiap biro melalukan penagihan kepada anggota
dengan memotong gaji dari anggota yang terdaftar dalam daftar
tagihan barang yang diberikan oleh kepala unit toko.
Setelah memotong gaji, bendahara gaji memberikan kwitansi
angsuran pembayaran barang yang telah diotorisasi kepada anggota
yang telah dipotong gajinya.
Anggota menerima kwitansi angsuran pembayaran barang.
56
E. Penghimpunan kas piutang barang
Kepala unit simpan pinjam menerima rekapitulisasi tagihan barang
rangkap 2.
Kepala unit simpan pinjam melakukan penagihan piutang barang
anggota kepada bendahara gaji dari tiap biro.
Bendahara gaji dari tiap biro memberikan total uang yang ditagih atas
angsuran pembayaran barang kepada bendahara koperasi.
Kepala unit simpan pinjam menerima uang total angsuran
pembayaran barang dari bendahara gaji tiap biro.
Kepala unit simpan pinjam mengecek uang yg diterima dengan
rekapitulasi tagihan barang rangkap 2.
Kepala unit simpan pinjam menyetor uang yang diterima ke
bendahara koperasi.
57
3.3.2 Rich Picture Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan
anggota
1.mengajukan_permohonan_permintaan_brg_secara_kredit
9.mengisi_form_daftar_tagihan_brg
8.mengisi_kwitansi_&_mengotorisasi_pembayaran_angsuran_brg
3.mengisi_RPB
4.konfirmasikan_kpd_staf_toko_untuk_menyiapkan_brg_sesuai_dgn_SPKB
Bendahara_gaji
14.memberikan_kwitansi_angsuran
kepala_unit_toko
2.mengisi_SPKB Payto
$
SPKBrangkap_3_ke_anggota
10.membuat_laporan_rekapitulasi_tagihan_brg_3_rangkap_&_mengotorisasi
rangkap_2_ke_bendahara_koperasi
11.menerima _kwitansi_angsuran,daftar_
tagihan_brg _&_copy_rekapitulasi_tagihan_brg_toko
rangkap_1_&_2_diarsip
brg_pesanan
7.mengambil_brg_yg_dipesan
6.memberikan_brg_pesanan
staff_toko
Payto $
form_daftar_tagihan_
brg
Payto
$
kwitansi_angsuran
Payto
$
RPB
Payto
$
lap_rekapitulasi_tagihan_brg
Pay to $
kwitansi_angsuran
bendahara_
koperasi
rangkap_1_diarsip
Payto
$
uang_pembayaran_
angsuran_brg
13.menghimpun_uang_angsuran_pembayaran_brg
15.memberikan_total_uang_ke_bendahara_koperasi
12.melakukanpenagihan_piutang_brg
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan.
58
3.4 Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan
3.4.1 Event table Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan
Event Internal
Agent
Starts when Activities
Menerima
permohonan
piutang barang
Kepala unit
toko
Anggota mengajukan
permohonan
permintaan barang
secara kredit.
- mengecek daftar piutang barang anggota melalui form rekapitulasi
pengambilan barang/ RPB (daftar item barang yang diangsur per
anggota), jika piutang barang anggota telah melebihi 10 juta, maka
tidak diijinkan untuk melakukan transaksi penjualan kredit,
- jika diijinkan maka kepala unit toko mengisi daftar barang yg
diinginkkan oleh anggota serta jumlah angsuran yg ditentukan pada
Surat Permohonan Kredit Barang (SPKB) sebanyak 3 rangkap,
- mengotorisasi SPKB sebanyak 3 rangkap,
- mengisi form Rekapitulasi Pengambilan Barang/ RPB (daftar item
barang yang diangsur per anggota) berdasarkan SPKB yang diotorisasi,
- menggolongkan RPB dan SPKB berdasarkan masing-masing biro,
- mengkonfirmasikan kepada staf toko untuk menyiapkan barang sesuai
dengan SPKB,
- SPKB rangkap 1&2 diarsip oleh kepala unit toko dan rangkap 3
diberikan kepada anggota.
Menyiapkan
barang
Staff toko Menerima konfirmasi
dari kepala unit toko
untuk menyiapkan
barang sesuai dengan
SPKB.
- menerima konfirmasi dari kepala unit toko untuk menyiapkan barang
sesuai dengan SPKB,
- menyiapkan barang,
- memberikan barang kepada anggota.
Membuat laporan
rekapitulasi
tagihan barang
Kepala unit
toko
Pada awal bulan
ketika mengisi
kwitansi pembayaran
angsuran barang
anggota berdasarkan
rekapitulasi
pengambilan barang
per anggota
- mengisi kwitansi pembayaran angsuran barang anggota berdasarkan
rekapitulasi pengambilan barang per anggota,
- mengotorisasi kwitansi pembayaran angsuran barang anggota,
- menggolongkan kwitansi angsuran pembayaran barang anggota
berdasarkan biro,
- mengisi form daftar tagihan barang (daftar pembayaran angsuran
barang anggota per biro),
- mengotorisasi form daftar tagihan barang (daftar pembayaran angsuran
barang anggota per biro),
- membuat laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi (total
daftar tagihan barang biro masing-masing) sebanyak 2 rangkap,
- mengotorisasi laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per
bulan (total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan),
- memfotocopy laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per
bulan (total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan) rangkap 1,
- mengarsip laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan
59
(total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan) rangkap 1,
- memberikan laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per
bulan (total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan) rangkap 2
kepada bendahara koperasi,
- memberikan kwitansi angsuran pembayaran barang anggota yg telah
digolongkan per biro kepada bendahara gaji,
- memberikan daftar tagihan barang per biro yg telah diotorisasi kepada
bendahara gaji,
- memberikan copy dari rekapitulasi tagihan barang toko kepada
bendahara gaji.
Menagih piutang
barang
Bendahara
gaji
Menerima kwitansi
angsuran pembayaran
barang anggota yg
telah digolongkan per
biro dan daftar
tagihan barang per
biro yg telah
diotorisasi serta copy
dari rekapitulasi
tagihan barang toko.
- menerima kwitansi angsuran pembayaran barang anggota yang telah
digolongkan masing-masing biro,
- menerima daftar tagihan barang per biro yang telah diotorisasi,
- menerima copy dari rekapitulasi tagihan barang toko,
- melakukan penagihan kepada anggota yang terdaftar dalam daftar
tagihan barang,
- memotong gaji dari anggota yang terdaftar dalam daftar tagihan
barang,
- memberikan uang total tagihan piutang barang kepada kepala unit
simpan pinjam
- memberikan kwitansi angsuran pembayaran barang yang telah
diotorisasi kepada anggota yang telah dipotong gajinya.
Menghimpun kas
atas penagihan
piutang barang
Kepala unit
simpan
pinjam
Menerima
rekapitulasi tagihan
barang rangkap 2.
- Menerima laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan
(total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan) rangkap 2,
- melakukan penagihan piutang barang anggota kepada bendahara gaji,
menerima uang total tagihan piutang barang dari bendahara gaji,
- menyetor uang yang diterima kepada bendahara koperasi.
Table 3.1 Event Table Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan.
60
3.4.2 Overview Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan
{}
Staff toko Kepa la unit simpanpinjam
Bendahara Gaj iKepala unit tokoAnggota
mengajukan permohonanpermintaan
barang secara kredit menerima permohonanpiutangbarang
{} {}{SPKBotorisasi}
1 23
{RPB}
menyiapkanbarang
[piutang < 10 juta]
membuat laporanrekapitulasi
tagihan barang
menerima barangdan
SPKB rangkap 3
{SPKBotorisasi}
3
{KwitansiAngsuranOtorisasi}
{FormDaftar tagihan
Barangotorisasi}
{lap rekapitulasitagihan barang
otorisasi }
12
menagih piutangbarang
kepada anggota
{KwitansiAngsuranOtorisasi}
{FormDaftar tagihan
Barangotorisasi}
{Copylap rekapitulasitagihan barang
otorisasi }
1
menerima kwitansi angsuranpembayaran barang
yang telah diotorisasi
{KwitansiAngsuranOtorisasi}
menghimpun kas ataspenagihan piutang barang
{lap rekapitulasitagihan barang
otorisasi }
2
[piutang > 10 juta]
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan.
61
3.4.3 Workflow Table Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalanActor Activities
Anggota
Kepala unit toko
Menerima permohonan piutang barang 1. Mengajukan permohonan permintaan barang secara kredit.
2. Mengecek daftar piutang barang anggota melalui form Rekapitulasi Pengambilan
Barang/ RPB (daftar item barang yg diangsur per anggota), jika piutang barang
anggota telah melebihi 10 juta, maka tidak diijinkan untuk melakukan transaksi
penjualan kredit.
3. Jika diijinkan maka mengisi daftar barang yg diinginkkan oleh anggota serta jumlah
angsuran yang ditentukan pada Surat Permohonan Kredit Barang (SPKB) sebanyak 3
rangkap.
4. Mengotorisasi SPKB sebanyak 3 rangkap.
5. Mengisi form Rekapitulasi Pengambilan Barang/ RPB (daftar item barang yang
diangsur per anggota) berdasarkan SPKB yang diotorisasi.
6. Menggolongkan RPB dan SPKB berdasarkan masing-masing biro.
7. Mengkonfirmasikan kepada staf toko untuk menyiapkan barang sesuai dengan SPKB.
8. SPKB rangkap 1&2 diarsip oleh kepala unit toko dan rangkap 3 diberikan kepada
anggota.
Staff toko
Anggota
Menyiapkan barang9. Menerima konfirmasi dari kepala unit toko untuk menyiapkan barang sesuai dengan
SPKB.
10. Menyiapkan barang.
11. Memberikan barang kepada anggota.
12. Menerima barang dan SPKB rangkap 3.
Kepala unit toko
Membuat laporan rekapitulasi tagihan barang13. Mengisi kwitansi pembayaran angsuran barang anggota berdasarkan rekapitulasi
pengambilan barang per anggota.
14. Mengotorisasi kwitansi pembayaran angsuran barang anggota.
15. Menggolongkan kwitansi angsuran pembayaran barang anggota berdasarkan biro.
16. Mengisi form daftar tagihan barang (daftar pembayaran angsuran barang anggota per
biro).
17. Mengotorisasi form daftar tagihan barang (daftar pembayaran angsuran barang
anggota per biro).
18. Membuat laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi (total daftar tagihan
barang masing-masing biro) sebanyak 2 rangkap.
19. Mengotorisasi laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan (total daftar
tagihan barang seluruh biro per bulan).
20. Memfotocopy laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan (total daftar
tagihan barang seluruh biro per bulan) rangkap 1.
21. Mengarsip laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan (total daftar
tagihan barang seluruh biro per bulan) rangkap 1.
62
22. Memberikan laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan (total daftar
tagihan barang seluruh biro per bulan) rangkap 2 kepada bendahara koperasi.
23. Memberikan kwitansi angsuran pembayaran barang anggota yg telah digolongkan per
biro kepada bendahara gaji.
24. Memberikan daftar tagihan barang per biro yg telah diotorisasi kepada bendahara gaji.
25. Memberikan copy dari rekapitulasi tagihan barang toko kepada bendahara gaji.
Bendahara gaji
Anggota
Menagih piutang barang kepada anggota26. Menerima kwitansi angsuran pembayaran barang anggota yang telah digolongkan
oleh masing-masing biro.
27. Menerima daftar tagihan barang per biro yang telah diotorisasi.
28. Menerima copy dari rekapitulasi tagihan barang toko.
29. Melalukan penagihan kepada anggota yang terdaftar dalam daftar tagihan barang
30. Memotong gaji dari anggota yg terdaftar di dalam daftar tagihan barang.
31. Memberikan total tagihan piutang barang kepada kepala unit simpan pinjam.
32. Memberikan kwitansi angsuran pembayaran barang yang telah diotorisasi kepada
anggota yang telah dipotong gajinya.
33. Menerima kwitansi angsuran pembayaran barang yang telah diotorisasi.
Kepala unit simpan pinjam
Menghimpun kas atas penagihan piutang barang
34. Menerima laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan (total daftar
tagihan barang seluruh biro per bulan) rangkap 2.
35. Melakukan penagihan piutang barang anggota kepada bendahara gaji.
36. Menerima uang total tagihan piutang barang dari bendahara gaji.
37. Menyetor uang yang diterima kepada bendahara koperasi
.
Table 3.2 Workflow Table Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan.
63
3.4.4 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan
3.4.4.1 Detail Activity Diagram Menerima Permohonan Piutang Barang
Kepala unit tokoAnggota
1.mengajukan permohonan permintaan barang secara kredit2.mengecek daftar piutang barang anggota melalui form
rekapitulasi pengambilan barang/RPB(daftar item barang yg diangsur per anggota)
[piutang > 10 juta]
[piutang < 10 juta]
3.mengisi daftar barang yg diinginkkan oleh anggotaserta jumlah angsuran yang ditentukan pada
surat permohonan kredit barang (SPKB)sebanyak 3 rangkap
4.mengotorisasi SPKB sebanyak 3 rangkap
5.mengisi form rekapitulasi pengambilan barang/RPB(daftar item barang yang diangsur per anggota)
berdasarkan SPKB yang diotorisasi
6.menggolongkan RPB dan SPKBberdasarkan masing-masing biro
7.mengkonfirmasikan kepada staf toko untukmenyiapkan barang sesuai dengan SPKB
8.SPKB Rangkap 1&2 diarsip oleh Kpl unit tokodan rangkap 3 diberikan kepada anggota
{} {}{SPKBotorisasi}
1 23
Gambar 3.4 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan (Menerima Permohonan Piutang Barang).
64
3.4.4.2 Detail Activity Diagram Menyiapkan barang
Staff tokoAnggota
9.menerima konfirmasi dari Kepala unit tokountuk menyiapkan barang sesuai dengan SPKB
10.menyiapkan barang
11.memberikan barang kepada anggota
12.menerima barang dan SPKB rangkap 3
{SPKBotorisasi}
3
Gambar 3.5 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan (Menyiapkan Barang).
65
3.4.4.3 Detail Activity Diagram Membuat Laporan Rekapitulasi Tagihan
Barang
Kepala unit toko
13.mengisi kwitansi pembayaran angsuran barang anggotaberdasarkan rekapitulasi pengambilan barang per anggota
14.mengotorisasi kwitansi pembayaran angsuran barang anggota
15.menggolongkan kwitansi angsuran pembayaranbarang anggota berdasarkan biro
16.mengisi form daftar tagihan barang(daftar pembayaran angsuran barang anggota per biro)
18.membuat laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi(total daftar tagihan barang masing-masing biro)
sebanyak 2 rangkap
19.mengotorisasi laporan rekapitulasi tagihan barangtoko koperasi per bulan
(total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan)
20.memfotocopy laporan rekapitulasi tagihan barangtoko koperasi per bulan (total daftar tagihan
barang seluruh biro per bulan) rangkap 1
21.mengarsip laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan(total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan)
rangkap 1
22.memberikan laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan(total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan)
rangkap 2 kepada bendahara koperasi
23.memberikan kwitansi angsuran pembayaran barang anggotayg telah digolongkan per biro kepada
bendahara gaji
24.memberikan daftar tagihan barang per biro yg telah diotorisasikepada juru bayar biro masing-masing
17.mengotorisasi form daftar tagihan barang(daftar pembayaran angsuran barang anggota per biro)
25.memberikan copy dari rekapitulasi tagihan barang tokokepada bendahara gaji
{KwitansiAngsuranOtorisasi}
{FormDaftar tagihan
Barangotorisasi}
{} {lap rekapitulasitagihan barang
otorisasi}
12
Gambar 3.6 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan
(Membuat Laporan Rekapitulasi Tagihan Barang).
66
3.4.4.4 Detail Activity Diagram Menagih Piutang Barang
Anggota Bendahara gaji
26.menerima kw itansi angsuran pembayaranbarang
anggota yang telah digolongkan masing-masing biro
{Kw itansiAngsuranOtorisasi}
27.menerima daftar tagihan barang per biro yang telahdiotorisasi
{FormDaftar
tagihanBarang
otorisasi}
28.menerima copy dari rekapitulasi tagihan barang toko
{Copylap rekapitulasitagihan barang
otorisasi }
29.melalukan penagihan kepada anggotayang terdaftar dalam daftar tagihan
barang
30.memotong gaji dari anggota yg terdaftar dlm daftar tagihanbarang
31.memberikan kw itansi angsuran pembayaran barangyang telah diotorisasi kepada anggota yang telah dipotong
gajinya
32.menerima kw itansi angsuranpembayaran
barang yang telah diotorisasi
{Kw itansiAngsuranOtorisasi}
Gambar 3.7 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan (Menagih Piutang Barang).
67
3.4.4.5 Detail Activity Diagram Menghimpun Kas atas Penagihan Piutang
Barang
Kepala unit simpan pinjam
33.menerima laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasiper bulan (total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan)
rangkap 2
{lap rekapitulasitagihan barang
otorisasi}
2
34.melakukan penagihan piutang barang anggotakepada Bendahara gaji dari masing-masing biro
35.menerima uang total angsuran pembayaranbarang
dari bendahara gaji
36.menyetor uang yang diterima kepada Bendaharakoperasi
Gambar 3.8 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan
(Menghimpun Kas atas Penagihan Piutang Barang)
Keterangan ;
SPKB (Surat permohonan kredit barang).
RPB (Rekapitulasi pengambilan barang/ Daftar Item barang yang diangsur peranggota.
Daftar tagihan barang (daftar pembayaran angsuran barang anggota per biro).
Laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi (total daftar tagihan barang seluruhbiro).
68
3.5 Analisis Temuan Hasil Survey
1. Temuan : Adanya wewenang ganda yang dilakukan oleh kepala
unit toko yaitu sebagai fungsi penjualan dan fungsi
kredit.
Kriteria : Sebaiknya fungsi penjualan harus terpisah dengan
fungsi kredit.
Sebab : Karena pihak manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat
Jenderal Depdiknas saat ini belum memisahkan
wewenang fungsi penjualan dan fungsi kredit.
Akibat : Kualitas pekerjaan kurang maximal yang dapat
menyebabkan menurunnya tingkat penjualan, dan
berpotensi terjadinya penyalahgunaan wewenang dalam
transaksi penjualan kredit barang.
Rekomendasi : Mengkaji ulang dan melakukan pemisahan fungsi,
tugas, dan wewenang dalam struktur organisasi dengan
memisahkan fungsi kredit dengan fungsi penjualan. Hal
ini dimaksudkan agar selalu terjadi pengecekan intenal
dalam pelaksanaan suatu transaksi, sehingga dapat
mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan.
69
2. Temuan : Pengecekan piutang anggota masih dilakukan secara
manual.
Kriteria : Sebaiknya pengecekan piutang anggota dilakukan secara
terkomputerisasi.
Sebab : Karena Pihak Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat
Jenderal Depdiknas saat ini belum membuat kebijakan
mengenai konversi sistem secara komputerisasi.
Akibat : Proses yang begitu lama dalam mengecek total piutang
anggota.
Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya pengecekan
piutang anggota dilakukan secara komputerisasi yang
bertujuan untuk meningkatkan akurasi dan kecepatan
dari data piutang.
3. Temuan : Adanya peningkatan piutang tak tertagih, yang
disebabkan, ketidakmampuan anggota dalam membayar
angsuran piutang barang.
Kriteria : Sebaiknya status penerimaan piutang barang ditentukan
oleh batas kredit maximum sebesar Rp.10 Juta dan nilai
angsuran piutang barang anggota tidak melebihi 2/3 dari
gaji anggota.
Sebab : Batas kredit barang yang diberikan oleh koperasi adalah
maximum Rp.10 Juta. Pihak Manajemen Koperasi
Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas tidak
70
memperhatikan, jumlah gaji dari anggota. Hal ini
berpotensi ketidakmampuan anggota dalam membayar
angsuran piutang barang karena nilai angsuran piutang
barang anggota telah melebihi gaji anggota.
Akibat : Adanya peningkatan piutang yang tidak tertagih yang
disebabkan oleh angsuran piutang barang anggota
melebihi gaji anggota sehingga menyebabkan
ketidakmampuan anggota dalam membayar angsuran
piutang barang.
Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya status
penerimaan piutang barang ditentukan oleh batas kredit
maximum sebesar Rp.10 Juta dan nilai angsuran piutang
barang anggota tidak melebihi 2/3 dari gaji anggota.
4. Temuan : Tidak adanya laporan penjualan kredit pada tiap
periode.
Kriteria : Sebaiknya terdapat laporan penjualan kredit pada tiap
periode.
Sebab : Karena belum adanya laporan penjualan kredit pada
sistem berjalan.
Akibat : Pihak Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat
Jenderal Depdiknas tidak dapat mengetahui berapa
banyak transaksi penjualan kredit tiap periode.
Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya terdapat laporan
71
penjualan kredit pada tiap periode, hal ini diperlukan
bagi pihak Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat
Jenderal Depdiknas untuk dapat membantu menentukan
keputusan strategi selanjutnya.
5. Temuan : Belum adanya laporan penerimaan kas dari piutang
barang tiap periode.
Kriteria : Sebaiknya terdapat laporan penerimaan kas dari piutang
barang tiap periode.
Sebab : Karena belum adanya laporan penerimaan kas pada
sistem berjalan.
Akibat : Pihak Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat
Jenderal Depdiknas tidak mengetahui penerimaan kas
dari piutang barang tiap periode.
Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya terdapat laporan
penerimaan kas tiap periode.
6. Temuan : Belum adanya laporan barang keluar tiap periode.
Kriteria : Sebaiknya terdapat laporan barang keluar tiap periode.
Sebab : Karena belum adanya laporan barang keluar pada sistem
berjalan.
Akibat : Pihak Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat
Jenderal Depdiknas tidak mengetahui sejauh mana stock
barang yang telah keluar atau terjual.
72
Rekomendasi : Pada sistem yang diusulkan sebaiknya terdapat laporan
barang keluar pada tiap periode.
7. Temuan : Tidak adanya faktur penjualan kredit, yaitu bukti adanya
transaksi penjualan kredit.
Kriteria : Sebaiknya terdapat faktur penjualan kredit untuk setiap
transaksi penjualan kredit.
Sebab : Karena belum adanya faktur penjualan kredit pada
sistem berjalan
Akibat : Dengan belum dipisahkannya fungsi penjualan dan
fungsi kredit, maka kepala unit toko dapat melakukan
manipulasi data transaksi penjualan kredit. Pada sistem
berjalan dokumen yang digunakan sebagai bukti
transaksi penjualan kredit adalah Surat Permohonan
Kredit Barang (SPKB).
Rekomendasi : Pada sistem yang diusulkan sebaiknya terdapat faktur
penjualan kredit yang berguna sebagai bukti transaksi
penjualan kredit pengganti Surat Permohonan Kredit
Barang (SPKB). Wewenang dan tanggung jawab
pengeleuaran faktur penjualan kredit merupakan tugas
dari fungsi penjualan.
8. Temuan : Kwitansi pembayaran angsuran piutang barang anggota
hanya dicetak satu rangkap.
Kriteria : Sebaiknya kwitansi pembayaran angsuran piutang
73
barang anggota dicetak tiga rangkap. Rangkap 1 untuk
kepala unit toko, rangkap 2 untuk anggota, dan rangkap
3 untuk bendahara koperasi.
Sebab : Karena Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat
Jenderal Depdiknas saat ini belum membuat suatu
prosedur pencetak kwitansi pembayaran angsuran
piutang barang anggota yang dicetak sebanyak tiga
rangkap
Akibat : Bukti pembayaran piutang barang anggota tidak begitu
kuat, hal ini disebabkan karena kwitansi hanya dicetak 1
rangkap yang mana diberikan kepada debitor atau
anggota yang melakukan transaksi penjualan kredit,
Kepala unit toko tidak mendapatkan informasi mengenai
status pembayaran piutang barang anggota, serta
bendahara koperasi yang harus bertanggung jawab
dalam membuat laporan penerimaan kas dari piutang
barang.
Rekomendasi : Pada sistem yang diusulkan sebaiknya kwitansi
pembayaran angsuran piutang barang anggota dicetak
sebanyak 3 rangkap.
9. Temuan : Setiap jenis barang tidak diberi label atau kode barang.
Kriteria : Sebaiknya terdapat kode barang untuk setiap jenis
barang.
74
Sebab : Karena belum adanya pemberian kode barang untuk
setiap jenis kode barang yang dijual.
Akibat : Kesulitan dalam memproses transaksi penjualan kredit
pada item barang yang keluar atau terjual.
Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya dilakukan
pengkodean terhadap setiap jenis barang.
10. Temuan : Formulir daftar tagihan barang hanya dicetak 1 rangkap.
Kriteria : Sebaiknya Formulir daftar tagihan barang dicetak tiga
rangkap. Rangkap 1 untuk bendahara gaji, rangkap 2
untuk kepala unit toko, dan rangkap 3 untuk kepala unit
simpan pinjam.
Sebab : Kepala unit simpan pinjam yang bertugas menghimpun
kas atas penagihan piutang barang dari bendahara gaji
yang melakukan penagihan piutang barang anggota,
tidak mendapatkan suatu bukti penerimaan kas atas uang
total tagihan piutang barang, hanya berdasarkan
rekapitulasi tagihan barang rangkap 2.
Akibat : Kepala unit simpan pinjam dapat memanipulasi uang
total tagihan piutang barang, yang akan diberikan
kepada bendahara koperasi.
Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya formulir daftar
tagihan barang dicetak 3 rangkap.
75
3.6 Identifikasi Kebutuhan Informasi
Kebutuhan informasi yang dibutuhkan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal
Depdiknas, yaitu:
a. Faktur Penjualan Kredit (FPK).
Faktur penjualan kredit dibutuhkan untuk:
Sebagai dasar pencatatan piutang barang dan izin pengambilan barang
Dokumen sumber pembuatan laporan penjualan kredit
Faktur penjualan kredit dibutuhkan oleh staff penjualan, debitor atau anggota
yang melakukan transaksi penjualan kredit, dan kepala unit toko.
b. Kwitansi Angsuran Pembayaran Barang (KAPB).
Kwitansi angsuran pembayaran barang dibutuhkan untuk:
Dokumen bukti pelunasan piutang barang anggota.
Dokumen sumber pembuatan laporan penerimaan kas.
Kwitansi angsuran pembayaran barang dibutuhkan oleh debitor atau anggota
yang melakukan transaksi penjualan kredit, kepala unit toko, dan bendahara
koperasi.
c. Laporan Penjualan Kredit Harian (LPKH) dan Laporan Penjualan Kredit
Bulanan (LPKB).
Laporan penjualan kredit harian dan bulanan dibutuhkan untuk mengetahui:
Seberapa banyak transaksi penjualan kredit tiap periode.
Laporan penjualan kredit dibutuhkan oleh ketua koperasi, kepala unit toko, dan
anggota koperasi.
76
d. Laporan Tagihan Piutang Barang (LTPB)
Laporan tagihan piutang barang dibutuhkan untuk mengetahui:
Seberapa banyak jumlah piutang barang anggota.
Laporan tagihan piutang barang dibutuhkan oleh bendahara koperasi, kepala unit
toko, kepala unit simpan pinjam dan bendahara gaji.
e. Form daftar tagihan barang
Form daftar tagihan barang dibutuhkan untuk:
Dokumen pendukung kwitansi angsuran pembayaran barang dalam
melakukan penagihan piutang barang kepada anggota.
Sebagai bukti penerimaan kas bagi kepala unit simpan pinjam atas uang total
tagihan piutang barang yang diberikan oleh bendahara gaji.
Form daftar tagihan barang dibutuhkan oleh bendahara gaji, kepala unit toko, dan
kepala unit simpan pinjam.
f. Laporan barang keluar
Laporan barang keluar dibutuhkan untuk:
Mengetahui stock barang yang telah keluar dan telah terjual tiap periode.
Melakukan pengecekan internal antara laporan penjualan kredit dan laporan
barang keluar.
Laporan barang keluar dibutuhkan oleh ketua koperasi dan kepala unit toko.
77
g. Laporan Penerimaan Kas (LPK) dari piutang barang
Laporan penerimaan kas dibutuhkan untuk:
Mengetahui penerimaan kas dari piutang barang tiap periode.
Laporan penerimaan kas dibutuhkan oleh seluruh anggota dan manajemen
Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas.
Kebutuhan Informasi
Informasi Status Keterangan
Sudah
Ada
Belum
Ada
Butuh Tidak
Butuh
Faktur penjualan kredit
Kwitansi pembayaran angsuran piutang barang
Laporan penjualan kredit
Laporan tagihan piutang barang
Form daftar tagihan barang
Laporan barang keluar
Laporan penerimaan kas dari piutang barang
Jurnal penjualan kredit
Jurnal penerimaan kas dari piutang barang