bab 3 analisis sistem yang berjalan 3.1 gambaran …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-2-00189-ka...

41

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Studi Kasus

3.1.1 Sejarah Berdiri Sekolah dan Pengembangannya

Pada tahun 1973 sekolah ini didirikan di Kemanggisan tepatnya di

Jl.Bhakti VII No.2 Komplek Pajak Kemanggisan Jakarta Barat oleh

Direktorat Jendral Pajak dengan maksud untuk menampung putra-putri

pegawai pajak yang terkena mutasi di Jakarta dan berdomisili di Komplek

Pajak Kemanggisan.

Kemudian pengelolaan gedung diserahkan kepada kantor Wilayah

Depdikbud DKI Jakarta yang diindukkan di SMP Negeri 88 Slipi,dengan

nama SMP 88 Filial.

Surat Keputusan Direktur Pembinaan Sekolah Menengah Pertama

Direktorat Jendral Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah

Departemen Pendidikan Nasional Nomor : 230/C3/KEP/2008.

Surat Pernyataan Kepala Dinas Pendidikan Dasar Provinsi DKI

Jakarta Tentang Kesanggupan untuk melaksanakan SMP sebagai rintisan

sekolah Bertaraf Internasional tahun 2008/2009 Nomor : 758/073 6.

3.1.2 Latar Belakang

Era globalisasi menuntut kemampuan daya saing yang kuat dalam berbagai

bidang teknologi manajemen dan sumberdaya manusia,dalam rangka

memenuhi akan amanat Pasal 50 ayat 3 Undang-Undang nomor 20 tahun 2003

tentang Sistem Pendidikan Nasional (UUSPN 20/2003): ”pemerintah dan/atau

pemerintah daerah menyelenggarakan sekurang-kurangnya satu kesatuan

penddikan pada semua jenjang pendidikan untuk dikembangkan menjadi

satuan pendidikan bertaraf internasional”. Penyelanggaraan SBI didasari oleh

42

keberhasilan SMP NEGERI 111 Jakarta dalam menyelenggarakan SSN dan

Manajemen ISO 9001-2000.

3.1.3 Landasan Hukum.

Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003(UUSPN)dan Undang-Undang

Nomor 32 Tahun 2004 : Pemerintahan Pusat dan Daerah.

1. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 : Kewenangan Pemerintah (Pusat)

dan Kewer Propinsi sebagai Daerah Otonom.

2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2000 : Program Pembangun Nasional.

3. Peraturan Pemerintah(PP)Nomor 19 Tahun 2005:Standar Nasional

Pendidikan (SNP)

4. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 23 Tahun 2006 : Standar

Kompetensi Lulusan.

5. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 24 Tahun 2006 :

Implementasi kepmen Nomor 22 dan 23 Tahun 2006

Adapun Kepala Sekolah yang memimpin diantaranya berturut-turut,

sebagai berikut:

1. Syafril,BA

2. Siti Muskirah Sanyoto(Plh)

3. M.Saleh Sidik,BA

4. Salman Abdul Rachim(Pjs)

5. Johan Mawi,BA

6. Jootje G.Saroinsong,BA

7. Dra.Hj.Rudjiah Warsojo

8. Dra.Hj.Marsiti Suharno

9. Drs.H.Bambang Riyanto,MM

10. Drs.H.Kurniadi,M.pd

11. H.Bambang Herry Purwanto,S.E,S.Pd.

43

3.1.4 Visi dan Misi

Visi

Visi Dari SMPN 111 Jakarta adalah terwujudnya siswa yang cerdas,

kompetitif, berwawasan internasional dengan landasan Iman dan Taqwa.

Misi

Mewujudkan siswa yang cerdas, kompetitif, berwawasan internasional

dengan landasan iman dan taqwa

Indikator dan Filosofi :

1. Mampu meraih kejuaraan bidang akademis dan non akademis di tingkat

propinsi atau nasional.

2. Dapat melanjutkan sekolah di SMA kelas internasional dalam dan luar negeri.

3. Mampu berkomunikasi dengan bahasa internasional dengan baik.

4. Mampu mengoperasikan ICT (Information Communication Technology)

5. Berperilaku santun dan taat beribadah

Untuk menghasilkan lulusan SMP yang memiliki kompetensi berkelas

nasional dan internasional : Sehingga dapat berwawasan luas dan mampu berpikir

kritis dan global, memecahkan masalah, berkolaborasi, belajar mandiri.

44

3.2 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi

SMP Negeri 111 Jakarta

Wakasek Kurikulum

Ruhadi

Wakasek Kesiswaan

Sayitno, MM

KaBag Tata Usaha

Wastona

Kepala Sekolah

H. Bambang Herry Purwanto, SE, s.Pd

UR Kurikulum

1. Ahmad Bachtiar Zen

2. Rita Tresnawati, S. Psi

UR Kesiswaan

1. Sumarta, S. Pd

2. Devi Rodiah, S. Psi

Pembina OSIS

Taufik Hidayat, S.Pd

Koordinator Guru

Bimbingan Konseling

KAUR PENGEMBANGAN DAN PJB PROGRAM

1. Penanggung Jawab Program RSBI

Edi Susanto, M Pd

2. Kaur Standar Isi Dan Pengelolaan

Drs. Sudarja

3. Kaur Standar Kompetensi Lulusan

H. Sutarjo S. Pd

4. Kaur Standar Penilaian

Kadmin , S. Pd

5. Kaur Standar Sarana & Prasarana

Yunus Dartono, S. Pd

Dewan Guru

Siswa

Gambar 3.1 Strukur Organisasi SMP Negeri 111 Jakarta

3.2.1Tugas Pokok dan Fungsi Kepala Sekolah

1. Kepala Sekolah sebagai Pendidik (Educator)

a. Membimbing guru dalam hal menyusun dan melaksanakan program

pengajaran, mengevaluasi hasil belajar dan melaksanakan program

pengajaran, mengevaluasi hasil belajar, dan melaksanakan program

pengajaran dan remedial.

45

b. Membimbing karyawan dalam hal menyusun program kerja dan

melaksanakan tugas sehari-hari.

c. Membimbing siswa dalam kegiatan ekstrakulikuler, OSIS, dan mengikuti

lomba diluar sekolah.

d. Mengembangkan staf melalui pendidikan / latihan, melalui pertemuan,

seminar dan diskusi, menyediakan bahan bacaan, memperhatikan

kenaikan pangkat, mengusulkan kenaikan jabatan melalui seleksi calon

KepalaSekolah.

e. Mengikuti perkembangan IPTEK melalui pendidikan / latihan,

pertemuan, seminar, diskusi, dan bahan-bahan.

2. Kepala Sekolah sebagai Manajer

a. Mengelola administrasi kegiatan belajar dan bimbingan konseling dengan

memiliki data lengkap administrasi kegiatan belajar mengajar dan

kelengkapan administrasi bimbingan konseling.

b. Mengelola administrasi kesiswaan dengan memiliki data administrasi

kesiswaan dan kegiatan ekstrakurikuler secara lengkap.

c. Mengelola administrasi ketenagaan dengan memiliki data administrasi

tenaga guru dan Tata Usaha.

d. Mengelola administrasi keuangan rutin, BOS, dan Komite.

e. Mengelola administrasi sarana / prasarana baik administrasi gedung /

ruang, mebel, air, alat laboratorium, perpustakaan.

3. Kepala Sekolah sebagai Pengelola Administrasi

a. Menyusun program kerja, baik jangka pendek, menengah maupun jangka

panjang.

b. Menyusun organisasi ketenagaan disekolah baik Wakasek, Pembantu

Kepala Sekolah, Walikelas, Kasubag Tata Usaha, Bendahara, dan

Personalia Pendukung misalnya Pembina perpusstakaan, pramuka, OSIS,

Olah Raga. Personalia kegiatan temporer, seperti Panitia Ujian, panitia

peringatan hari besar nasional atau keagamaan dan sebagainya.

46

c. Menggerakkan staf/ guru / karyawan dengan cara memberikan arahan

dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas.

d. Mengoptimalkan sumber daya manusia secara optimal, memanfaatkan

sarana / prasarana secara optimal dan merawat sarana prasarana milik

sekolah.

4. Kepala sekolah sebagai Supervisor

a. Menyusun program supervise kelas, pengawasan dan evaluasi

pengajaran.

b. Melaksanakan program supervise.

c. Memanfaatkan hasil supervise untuk meningkatkan kinerja guru /

karyawan dan untuk pengembangan sekolah.

5. Kepala Sekolah sebagai Pemimpin

a. Memiliki kepribadian yang kuat, jujur, percaya diri, bertanggungjawab,

berani mengambil resiko dan berjiwa besar.

b. Memahami kondisi guru, karyawan dan anak didik.

c. Memahami visi dan memahami misi sekolah yang diemban.

d. Mampu mengambil keputusan baik urusan intern maupun ekstern.

e. Mampu berkomunikasi dengan baik secara lisan maupun tertulis.

6. Kepala Sekolah sebagai Pembaharu

a. Mampu mencari, menemukan dan mengadopsi gagasan baru dari pihak

lain.

b. Mampu melakukan pembaharuan di bagian kegiatan belajar mengajar

dan bimgingan konseling, pengadaan dan pembinaan tenaga guru dan

karyawan, kegiatan ekstrakulikuler dan mampu melakukan pembaharuan

dalam menggali sumber daya manusia di komite dan masyarakat.

7. Kepala Sekolah sebagai Pendorong

a. Mampu mengatur lingkungan kerja.

b. Mampu mengatur pelaksanaan suasana kerja yang memadai.

c. Mampu menerapkan prinsip memberi penghargaan maupun sanksi

hukuman yang sesuai dengan aturan yang berlaku.

47

3.2.2 Tugas Pokok dan Fungsi Wakil Kepala Sekolah

Membantu dan bertanggung jawab kepada Kepala sekolah dalam :

1. Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dan program

pelaksanaan

2. Pengorganisasian

3. Pengarahan

4. Ketenagaan

5. Pengkoordinasian

6. Pengawasan

7. Penilaian

8. Identifikasi dan pengumpulan data

9. Mewakili Kepala Sekolah untuk menghadiri rapat khususnya yang

berkaitan dengan masalah pendidikan

10. Membuat laporan secara berkala.

3.2.3 Tugas Pokok dan Fungsi Guru

Guru bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dan mempunyai tugas

melaksanakan kegiatan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien.

Tugas dan tanggung jawab guru meliputi :

1. Membuat perangkat program pengajaran.

a. AMP

b. Program Tahunan

c. Program-program semester

d. AlokasiWaktu

e. Silabus

f. Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP)

g. Kriteria Ketuntasan Minimal

48

2. Melaksanakan kegiatan pembelajaran.

a. Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan harian, ulangan

umum, ujian akhir.

b. Membimbing dan memotivasi siswa.

c. Melaksanakan umpan balik.

d. Mengisi agenda mengajar.

e. Mengisi jurnal kemajuanbelajar di kelas.

3. Melaksanakan Penilaian dan Evaluasi.

a. Tugas Harian.

b. Ulangan Harian.

c. Ulangan Umum.

d. Ujian Akhir.

4. Melaksanakan analisis.

a. Analisis soal.

b. Analisis hasil belajar siswa (analisis ulangan harian dan ulangan umum).

5. Melaksanakan tindak lanjut.

a. Remedial (Perbaikan).

○ Melaksanakan pembelajaran ulang.

○ Melaksanakan tes ulang.

b. Pengayaan.

○ Penambahan materi yang lebih tinggi tingkatannya.

○ Pemberian soal-soal yang bobotnya lebih berat.

6. Melaporkan secara rutin seluruh kegiatan kepada KepalaSekolah.

3.2.4 Tugas Wali Kelas

Wali kelas membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai

berikut:

1. Membimbing dan memotivasi siswa.

2. Pengelolaan kelas.

49

3. Penyelenggaraan administrasi kelas meliputi :

a. Denah tempat duduk siswa.

b. Papan absensi siswa.

c. Daftar pelajaran kelas.

d. Daftar piket kelas.

e. Buku absensi siswa.

f. Buku kegiatan pembelajaran / buku jurnal kelas.

g. Tata tertib siswa.

h. Quality Control kelas dan siswa.

i. Kriteria Ketuntasan Minimal.

4. Penyususnan / membuat statistik bulanan siswa.

5. Pengisian daftar kumpulan nilai siswa.

6. Pengisian catatan khusus tentang siswa.

7. Pencatatan mutasi siswa.

8. Pengisian buku laporan hasil belajar (Rapor).

9. Pembagian buku laporan penilaian hasil belajar (Rapor).

10. Menjaga dan me-monitoring siswa.

11. Menjaga ketertiban, kebersihan, dan keindahan kelas.

12. Melaporkan secara rutin kegiatan kepada Kepala Sekolah.

3.2.5 Tugas Guru Bimbingan dan Konseling

Bimbingan dan Konseling membantu Kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan

sebagai berikut :

1. Penyusunan program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling.

2. Koordinasi dengan Wali Kelas dalam rangka mengatasi masalah-masalah yang

dihadapi oleh siswa dalam kesulitan belajar.

3. Memberikan layanan dan bimbingan kepada siswa agar lebih berprestasi dalam

kegiatan belajar.

4. Memberikan saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh

gambaran tentang lanjutan pendidikan yang sesuai.

50

5. Mengadakan penilai pelaksanaan bimbingan dan konseling.

6. Menyusun statistik hasil penilaian bimbingan dan konseling.

7. Melaksanakan kegiatan analisis hasil evaluasi belajar.

8. Menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut bimbingan dan konseling.

9. Menyusun laporan pelaksanaan bimbingan dan konseling.

3.2.6 Tugas Guru Piket :

1. Mengecek guru yang mengajar.

2. Mencatat dan menggantikan guru yang tidak hadir.

3. Mengedarkan, mengisi daftar isian siswa yang tidak masuk dan mencatat dalam

buku piket.

4. Menandatangani buku kelas.

5. Menerima, membantu tamu untuk mengisi buku tamu dan maksud tujuannya

6. Mencatat siswa yang terlambat dan bermasalah.

7. Membantu dan bekerjasama dengan guru yang mengajar, Wali Kelas, Tata

Usaha, Wakil Kepala Sekolah dan Kepala Sekolah dalam pemecahan masalah.

8. Menghimbau, mengajak siswa untuk sholat Dzuhur atau Jumat dan memeriksa

setiap kelas.

9. Memeriksa semua kelas sebelum pulang.

10. Menyimpan buku kelas di tempat yang aman atau tempat yang sudah

ditentukan.

3.2.7 Tugas Laboran IPA

Laboran Laboratorium IPA membantu Kepala Sekolah dan Penanggung

Jawab / Guru.

Tugas dan tanggung jawab meliputi :

1. Merencanakan keadaan alat-alat/bahan laboratorium IPA (Fisika, Biologi, dan

Kimia).

51

2. Membantu dan menyusun jadwal tata-tertib pendayagunaan laboratorium IPA

(Fisika, Biologi, dan Kimia).

3. Menyusun program kegiatan Laboran.

4. Mengatur Pembersihan, pemeliharaan, perbaikan, dan menyimpan alat /

bahan-bahan kimia Laboran IPA.

5. Menginventarisasi dan mengadministrasikan alat-alat / bahan kimia Laboran

IPA.

6. Menyusun laporan pendayagunaan / pemanfaatan laboratorium IPA,

melaporkan secara rutin seluruh kegiatan kepada Kepala Sekolah.

3.2.8 Tugas dan Wewenang

1. Urusan Bidang Kurikulum 1 & 2.

Nama Jabatan / Fungsi : Urusan Bidang Kurikulum.

Bertanggung Jawab

Kepada :

Kepala Sekolah.

Berhubungan Dengan : Semua Unit Kerja.

Tanggung Jawab : Membantu Wa. Kasek Kurikulum dalam hal :

1. Menyusun program kerja bidang kurikulum.

2. Mengkoordinasikan pelaksanaan dan

pengembangan kurikulum.

3. Memantau pelaksanaan pembelajaran.

4. Menyelenggarakan rapat koordinasi kurikulum.

5. Mengkoordinasikan pengelolaan perpustakaan.

6. Mengkoordinasikan pelaksanaan evaluasi

pembelajaran.

7. Menyusun kalender pendidikan dan jadwal

pembelajaran.

8. Melaporkan hasil pelaksanaan pembelajaran.

52

9. Mengusulkan tugas mengajar pada masing-masing

guru.

10. Merencanakan kebutuhan tenaga pendidik dan

kependidikan .

11. Mengembangkan 8 standar pendidikan.

12. Melaporkan hasil evaluasi pelaksanaan program

setiap akhir bulan. (Jumat minggu ke-4).

Wewenang : 1. Memeriksa, Menyetujui rencana pembelajaran tiap

program pembelajaran.

2. Memverifikasi kurikulum.

3. Merencanakan dan melaksanakan program PM bagi

kelas IX.

4. Merencanakan dan melaksanakan bimbingan

belajar dan try out kelas IX.

5. Merencanakan dan melaksanakan berbagai jenis

test.

Tabel 3.1 Tugas dan wewenang Urusan Bidang Kurikulum 1 & 2

Nama Jabatan / Fungsi :

Urusan Bidang Kesiswaan.

Bertanggung Jawab Kepada :

Kepala Sekolah.

Berhubungan Dengan :

1. Semua Unit Kerja.

2. Organisasi Kesiswaan.

Tanggung Jawab

Membantu Wa. Kasek Kesiswaan dalam hal :

1. Membuat program kerja pembinaan

kesiswaan.

2. Mengkoordinasikan PSB (Penerimaan Siswa

53

Baru).

3. Mengkoordinasikan Pemilihan Pengurusan

OSIS.

4. Mengkoordinasikan penjaringan dan

pendistribusian semua bentuk beasiswa.

5. Mengkoordinasikan pelaksanaan keamanan,

kebersihan, kerindangan, keindahan dan

kekeluargaan (6 K).

6. Membina program kegiatan OSIS.

7. Memeriksa dan menyetujui rencana kerja

pengurus OSIS.

8. Melaksanakan penentuan kredit point.

9. Melaksanakan pemilihan calon siswa teladan

dan calon siswa penerima bea siswa.

10. Mengadakan pemilihan siswa untuk mewakili

sekolah dalam kegiatan di luar sekolah.

11. Mengatur mutasi siswa.

12. Menyusun program ekstrakurikuler dan

menyusun laporan pelaksanaan kegiatan

kesiswaan secara berkala;

13. Bekerjasama dengan humas untuk pelaksanaan.

14. Melaksanakan kegiatan MOS.

15. Melaksanakan kegiatan perpisahan siswa.

16. Menyusun dan mengusulkan anggaran kegiatan.

17. Melaksanakan evaluasi dan melaporkan

kegiatan kepada kepala sekolah


setiap akhir bulan (Jumat, minggu ke 4)

54

Wewenang 1. Melakukan tindakan terhadap siswa terkait

2. Mengkoordinasikan pelaksanaan lomba

3. Mengkoordinasikan ekstrakurikuler

4. Mengkoordinasikan peringatan hari-hari besar

5. Mengkoordinasikan kegiatan pagi

Tabel 3.2 Tugas dan wewenang Urusan Bidang Kesiswaan

3. Pengembangan Standar Sarana Prasarana


Pengembangan Standar Sarana Prasarana.


Kepala Sekolah.


Semua Unit Kerja.

Tanggung Jawab :

1. Membuat program kerja dan prasarana

sekolah.

2. Mengkoordinasikan kebutuhan sarana dan

prasarana sekolah.

3. Mengkoordinasikan inventarisasi sarana dan

prasarana sekolah .

4. Melaksanakan pengawasan terhadap

penggunaan sarana dan prasarana sekolah.

5. Mengkoordinasikan pelaksanaan 4 K1

(Kebersihan, kerindangan, keindahan,

kesehatan).

6. Memeriksa dan merokemendasikan rencana

kebutuhan sarana dan prasarana tiap unit

kerja.

7. Mempunyai data lengkap tentang sarana dan

prasarana.

55

8. Atasi kerusakan dan kekurangan dari sarana

dan prasarana.

9. Mengembangkan Sarpras sesuai dengan

standar indicator kunci minimum/

tambahan.

10. Melaporkan hasil evaluasi pelaksanaan

program setiap akhir bulan (Jumat, minggu

ke-4).

Wewenang : 1. Mengkoordinasikan pelaksanaan dan

pengadaan bahan praktik serta perlengkapan

sekolah.

2. Mengkoordinasikan pelaksanaan

pemeliharaan dan perbaikan sarana dan

prasarana sekolah.

3. Melakukan verifikasi dan memilih rekanan

kerja.

Tabel 3.3 Tugas dan wewenang Pengembangan Sarana Prasarana

56


Penanggung Jawab Program RSBI.


Kepala Sekolah.


Semua Unit Kerja.

Tanggung Jawab :

1. Menyusun program peningkatan dan penjaminan

mutu RSBI.

2. Mengelola informasi dan web publikasi RSBI.

3. Mengembangkan model-model silabus dan

lesson plan dari Negara-negara maju.

4. Membuat komparasi kurikulum dengan

kurikulum Negara-negara maju.

5. Mengembangkan inovasi dan memfasilitasi

guru-guru dalam mengembangkan pendekatan

mengajar.

6. Mendukung pengembangan kerja sama dalam

dan luar negeri.

7. Berkoordinasi dan berkolaborasi dengan

Wakabid Kurikulum.

8. Melaksanakan tugas pengadministrasian

pengelolaan RSBI.

9. Bersama bendahara melaksanakan tugas

pengelolaaan keuangan yang bersumber dari

bantuan pemerintah (block grant) sesuai dengan

bentuk dan format laporan yang merujuk pada

peraturan yang berlaku.

10. Mengelola sistem informasi kinerja peningkatan

dan penjaminan mutu RSBI.

57


setiap akhir bulan. (Jumat, minggu ke 4).

Wewenang : 1. Mengkoordinasikan program pelaksanaan

dengan seluruh bidang.

2. Mengkoordinasikan evaluasi program dengan

bidang.

3. Melakukan verifikasi terhadap seluruh program

RSBI yang telah direncanakan.

Tabel 3.4 Tugas dan wewenang Penanggung jawab program RSBI

5. Urusan Pengembangan Standar Isi dan Pengelolaan


Urusan Pengembangan Standar Isi dan Pengelolaan.


Kepala Sekolah.

Berhubungan Dengan : 1. Menyusun program kerja Pengembangan.

2. Merencanakan dan memantau program

Pengembangan Standar Isi dan Pengelolaan agar

selalu kepada indikator kunci yang ditentukan .

3. Mengidentifikasi dan mengelola program-

program dan mendokumentasikan dengan baik

untuk memenuhi indikator kunci yang

diperlukan.

4. Menentukan apakah program-program yang

telah dibuat sesuai dengan indikator kunci yang

diperlukan.

5. Melaporkan kepada Kepala Sekolah kegiatan-

kegiatan dalam pemenuhan indikator kunci.

6. Menyusun program tindak lanjut untuk beberapa

58

hal yang menyebabkan belum terpenuhinya

indikator kunci tertentu.


setiap akhir bulan. (Jumat, minggu ke 4).

Wewenang 1. Mengkoordinasikan program pelaksanaan

dengan seluruh bidang yang diperlukan.


bidang-bidang terkait.

Tabel 3.5 Tugas dan wewenang Urusan pengembangan standar isi dan pengelolaan

59

6. Urusan Pengembangan Standar Proses dan Diktendik


Urusan Pengembangan Standar Proses dan Diktendik


Kepala Sekolah


Semua Unit Kerja

Tanggung Jawab :

1. Menyusun program kerja Pengembangan

Standar Proses dan Diktendik berdasarkan

indikator kunci minimum/tambahan


Pengembangan Standar Proses Diktendik agar

selalu kepada indikator kunci yang ditentukan

3. Mengidentifikasikan dan mengelola program-



diperlukan

4. Menentukan apakah program-program yang

telah dibuat sesuai dengan indikator kunci

minimal/tambahan yang ingin dicapai.


kegiatan dalam pemenuhan indikator kunci

yang telah ditentukan

6. Menyusun program tindak lanjut untuk

beberapa hal yang menyebabkan belum

terpenuhinya indikator kunci tertentu


program setiap akhir bulan. (Jumat, minggu ke

-4)

60


dengan seluruh bidang yang diperlukan


bidang-bidang terkait

Tabel 3.6 Tugas & wewenang Urusan pengembangan standar proses & Diktendik

7. Urusan Pengembangan Standar Penilaian


Urusan Pengembangan Standar Penilaian


Kepala Sekolah


1. Kurikulum

2. Kesiswaan

Tanggung Jawab :


Standar Penilaian berdasarkan indikator kunci

minimum/tambahan


Pengembangan Standar Penilaian agar selalu

memenuhi indikator kunci yang ditentukan.

3. Mengidentifikasi dan mengelola program-



diperlukan

4. Menentukan apakah program-program penilaian

yang telah dibuat sesuai dengan indikator kunci

minimal/tambahan yang ingin dicapai


kegiatan penilaian dalam pemenuhan indikator

kunci yang telah ditentukan


61


tepernuhinya indikator kunci tertentu


setiap akhir bulan. (jumat, minggu ke-4)


penilaian dengan seluruh bidang



Tabel 3.7 Tugas dan wewenang Urusan pengembangan standar & penilaian

62

8. Urusan Pengembangan Standar Kompetisi Lulusan


Urusan Pengembangan Standar Kompetisi Lulusan.


Kepala Sekolah.


1. Kurikulum.

2. Kesiswaan.

Tanggung Jawab :


Standar Kompetisi Lulusan berdasarkan

indikator kunci minimum/tambahan.


Pengembangan SKL agar selalu memenuhi

indikator kunci yang diperlukan.

3. Mengidentifikasikan dan mengelola program-

program dan mendokumentasikan dengan

baik untuk memenuhi indikator kunci yang

diperlukan.

4. Menentukan apakah program-program SKL

mencakup bidang akademik maupun non

akademik, dan telah dibuat sesuai dengan

indikator kunci minimal/tambahan yang ingin

dicapai


kegiatan pengembangan SKL dalam

pemenuhan indikator kunci yang telah

ditentukan



terpenuhinya indikator kunci tertentu

63


program setiap akhir bulan


pengembangan SKL dengan seluruh bidang

yang diperlukan



Tabel 3.8 Tugas dan wewenang Urusan Kompetisi Lulusan

Struktur Organisasi

PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perpustakaan SMP Negeri 111 Jakarta

64

3.2.9 Tugas Perpustakaan

1. Mengklasifikasikan buku perpustakaan.

2. Membuat program kerja perpustakaan.

3. Membuat buku peminjam/menyiapkan kartu peminjam

4. Merawat buku serta ruang baca dan melayani pengunjung

5. Mencatat dan merekapitulasi setiap pengunjung perpustakaan.

6. Menginvetarisasikan buku-buku perpustakaan.

7. Mengerjakan pekerjaan lain sesuai kebutuhan sekolah.

8. Melaporkan pekerjaan setiap bulan.

3.3 Gambaran Sistem yang sedang berjalan

3.3.1 Proses Peminjaman dan Pengembalian Buku Paket

3.3.1.1Proses Peminjaman Buku Paket

Di awal tahun ajaran perpustakaan, Bagian Layanan Perpustakaan membagikan

Form Bukti Peminjaman Buku Perpustakaan kepada Anggota, lalu Anggota

mengisi data yang terdiri atas nama, kelas, dan nomor absen, lalu ditandatangani

oleh Anggota tersebut dan diserahkan kepada Bagian Layanan Perpustakaan, lalu

Bagian Layanan Perpustakaan menyerahkan buku paket yang diwajibkan kepada

Anggota terdiri dari :

1. Bahasa Indoesia

2. Bahasa Inggris

3. Matematika

4. TIK

5. IPS Terpadu

6. PKN

7. Pendidikan Agama

8. IPA Terpadu

9. Tata Busana

10. PLKJ

65

11. KTK

Anggota yang meminjam buku beserta buku yang dipinjamnya dicatat pada Daftar

Pengambalian Buku Paket dengan cara memberi tanda titik (.) pada buku matapelajaran

yang sedang pinjam oleh Bagian Layanan Perpustakaan

3.3.1.2 Proses Pengembalian Buku Paket

Pengembalian buku paket dilakukan pada akhir tahun ajaran , buku paket yang

dipinjam kepada Anggota di awal tahun ajaran harus dikembalikan kepada

perpustakaan sesuai dengan Form Bukti Peminjaman Buku Perpustakaan yang sudah

diisi oleh Anggota pada saat meminjam buku paket. Anggota menyerahkan buku paket

yang dipinjam berserta Form Bukti Peminjaman Buku Perpustakaan, Bagian Layanan

Perpustakaan memeriksa Form Bukti Peminjaman Buku Perpustakaan berserta dengan

buku paket yang akan dikembalikan, Jika Buku Paket dalam keadaan rusak maka

Anggota harus mengganti dengan buku paket yang baru, setelah menerima buku paket

yang dikembalikan oleh Anggota, Bagian Layanan Perpustakaan memperbarui data

yang ada pada Daftar Pengembalian Buku Paket Perkelas yang semula sudah diberi

tanda titik (.) kemudian tanda tersebut diubah menjadi tanda silang (X) sebagai tanda

bahwa buku tersebut sudah dikembalikan. kemudian Bagian Layanan Perpustakaan

mengisi data Anggota yang meminjam buku paket pada Form Bukti pengembalian

Buku Paket Perpustakaan lalu menandatanganinya. Setelah itu Form Bukti

Pengembalian Buku Paket Perpustakaan Diserahkan kepada Anggota yang

bersangkutan. Setiap akhir tahun Bagian Layanan Perpustakaan membuat Laporan

Peminjam Buku Perpustakaan & Laporan Pengembalian Buku Perpustakaan untuk

ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan.

3.3.2 Proses Peminjamandan Pengembalian Buku Penunjang.

3.3.2.1 Proses Peminjaman Buku Penunjang

Peminjaman buku penunjang dilakukan oleh Anggota dengan menunjukan

Kartu Anggota Perpustakaan kemudian Bagian Layanan Perpustakaan menahan

Kartu Anggota Perpustakaan, Bagian Layanan Perpustakaan mengisi data buku

yang dipinjam berupa Nomor Induk Buku, Tanggal Kembali pada Kartu Pinjam,

kemudian Kartu Pinjam tersebut diserahkan kepada Anggota. Batas peminjaman

66

maksimal 3 hari aktif sekolah, untuk hari sabtu dan minggu serta hari libur tidak

dihitung waktu peminjaman.

3.3.2.2 Proses Pengembalian Buku Penunjang

Pengembalian buku penunjang dilakukan Anggota selama batas masa

peminjaman buku penunjang paling lama waktu yang diberikan adalah 3 hari, jika

Anggota melewati batas waktu Peminjaman maka Bagian Layanan Perpustakaan akan

memberikan denda kepada Anggota, jika Anggota dalam waktu seminggu tidak

mengembalikan buku penunjang kepada Bagian Layanan Perpustakaan, Bagian

Layanan Perpustakaan akan mencari Anggota tersebut selama kegiatan belajar

mengajar, jika buku yang dipinjam oleh Anggota tidak diserahkan kepada Bagian

Layanan Perpustakaan,maka Bagian Layanan Perpustakaan menyatakan buku pinjaman

hilang dengan membuat Laporan Buku Hilang, dan Anggota harus mengganti buku

penunjang tersebut dengan buku yang sama atau uang pengganti buku penunjang yang

telah hilang. Setelah Anggota mengganti buku penunjang yang hilang dengan buku

yang sama atau dengan uang pengganti buku, Bagian Layanan Perpustakaan

mengeluarkan Form Bukti Penggantian Buku Penunjang untuk Anggota tersebut dan

memberikan Kartu Anggota Perpustakaan kepada Anggota tersebut.

Setiap akhir tahun Bagian Layanan Perpustakaan membuat Laporan Peminjam

Buku Perpustakaan dan Laporan Pengembalian Buku Perpustakaan untuk

ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan.

3.3.3 Proses Pengadaan Buku paket

Dinas Pendidikan menginformasikan Tata Usaha bahwa ada buku paket yang akan

masuk dan memberikan Daftar Buku yang Akan Masuk kepada Tata Usaha. Kemudian

Dinas Pendidikan menyerahkan buku-buku paket tersebut dan Tanda Terima kepada Tata

Usaha. Lalu Tata Usaha menandatangani Tanda Terima tersebut dan mencocokkan

jumlah buku yang telah diterima dengan Tanda Terima dan Daftar Buku yang akan

masuk dari Dinas Pendidikan. Jika jumlah buku telah sesuai , maka Tata Usaha

membuatkan Form Penyerahan Buku Paket serta menyerahkan buku paket kepada

perpustakaan, Kemudian Bagian Teknis Perpustakaan mendata Buku Paket

Perpustakaan yang masuk ke dalam Daftar Pemasukan Buku Perpustakaan.

67

3.3.4 Proses Pengadaan Buku Penunjang

Proses pengadaan Buku Penunjang berasal Dari Sumbangan Dan Pembelian ,

adapun proses-prosesnya sebagai berikut :

3.3.4.1 Proses Penerimaan Sumbangan Buku Penunjang

Proses penerimaan buku di perpustakaan dilakukan dengan beberapa

cara,antara lain :

1. Sumbangan wajib dari siswa kelas 3 yang akan lulus.

2. Sumbangan dari Pihak Lain.

Untuk Buku yang berasal dari Sumbangan wajib maupun Sumbangan dari

pihak lain. Bagian Teknis Perpustakaan mendata buku meliputi judul

buku,penerbit,tahun terbit , asal buku sumbangan pada Form Penerimaan

Sumbangan Buku, Form tersebut diserahkan kepada Donatur sebagai Bukti

bahwa telah diterima oleh perpustakaan. Bagian Teknis Perpustakaan mencatat

Laporan Penerimaan Buku, setiap akhir periode laporan tersebut dicetak

kemudian laporan tersebut diarsipkan .

3.3.4.2 Proses Pembelian Buku Penunjang

Bagian Pelayanan Teknis Perpustakaan mengajukan buku rekomendasi

kepada Kepala Sekolah, setelah rekomendasi tersebut disetujui oleh Kepala

Sekolah maka Kepala Sekolah memerintahkan Bendahara untuk melakukan

pembelian buku. Setelah buku-buku tersebut dibeli, Bagian Teknis

Perpustakaan menerima buku dan memeriksa kondisi buku-buku tersebut .

Setelah menerima buku tersebut maka Bagian Teknis Perpustakaan memasukan

buku ke dalam rak buku sesuai dengan kategori.Setelah itu Bagian Teknis

Perpustakaan mendata buku yang telah masuk kedalam Laporan Buku Masuk

dengan mencantumkan harga pada kolom beli.

68

3.4 Event Table Sistem yang Berjalan

Event Internal Agent Start When Activity

Melayani

Peminjaman Buku

Paket

Bagian

Layanan

Perpustakan

Pada Awal Tahun

Ajaran

1.Anggota melakukan

peminjaman buku

Paket dan menyerahkan

Form Bukti

Peminjaman Buku

Perpustakaan,

2.Bagian Layanan

Perpustakaan

Memperbarui Data

Peminjaman Buku pada

Daftar Pengembalian

Buku Perpustakaan

Melayani

Pengembalian Buku

Paket & Menerima

Buku Paket

Bagian

Layanan

Perpustakan

Pada Akhir Tahun

Ajaran

3.Menerima Buku Paket

beserta Form Bukti

Peminjaman Buku

Perpustakaan dari

Anggota,

4. Bagian Layanan

Memperbarui data pada

Daftar Pengembalian

Buku Paket Perkelas;

5.Membuat dan

Meyerahkan Form

Bukti Pengembalian

Buku Paket kepada

69

Anggota

Melayani

Peminjaman

Buku Penunjang

Bagian

Layanan

Perpustkaan

Ketika Kartu

Anggota

Perpustakaan

Ditahan

6.Anggota menunjukan

Kartu Anggota

Perpustakaan,

7.Bagian Layanan

Perpustakaan mengisi

data buku yang dipinjam

berupa Nomor Induk

Buku, Tanggal Kembali

pada Kartu Pinjam,

8.Kartu Pinjam tersebut

diserahkan kepada

Anggota,beserta buku

yang dipinjam.

Melayani

Pengembalian Buku

Penunjang,

Bagian

Layanan

Perpustakaan

Melewati Batas Waktu

Peminjaman Buku

Penunjang

9.Anggota

mengembalikan Buku

Penunjang beserta

dengan Kartu Pinjam

10.Bagian Layanan

Perpustakaan

mengembalikan Kartu

Anggota kepada

Anggota

11. Memperbarui data

pada Data

Pengembalian Buku

Perpustakaan

Melakukan

Pengadaan Buku

Tata Usaha Daftar Buku Paket

Diterima

12.Menerima Buku Paket

dan Tanda Terima dari

70

Paket Dinas Pendidikan

13.Menyerahkan Buku

Paket berserta Form

Penyerahan Buku

Paket ke Bagian

Teknis Perpustakaan

Menerima Buku

Paket & Mendata

Buku Paket Yang

Masuk

Bagian Teknis

Perpustakaan

Form Penyerahan Buku

Paket Diterima

14.Membuat Daftar

Pemasukan Buku

Perpustakaan

Menerima

Sumbangan Buku

Penunjang

Bagian Teknis

Perpustakaan

Sumbangan Wajib dan

Sumbangan Dari Pihak

Lain

15.Mendata Buku Pada

Form Penerimaan

Sumbangan Buku

16.memberikan Form

tersebut sebagai bukti

bahwa telah

malakukan

sumbangan berupa

buku kepada Donatur

Merekomendasikan

Pembelian Buku

Penunjang

Bagian Teknis

Perpustakaan

Rekomendasi

pembelian Buku

Penunjang disetujui

17.Menerima Buku

Penunjang Dari

Bendahara dan

Memeriksa Kondisi

Buku.

18.Mengkategorikan

Buku.

19.Memperbarui Data

Buku Pada Laporan

71

Buku Masuk.

Membuat Laporan

Pengembalian Buku

Paket Perpustakaan

Bagian

Layanan

Perpustakaan

Tahun Ajaran Selesai

(Semester 1 & 2)

20.Membuat Laporan

Pengembalian Buku

Paket Perpustakaan

setiap awal semester

dan akhir semester

setiap Akhir tahunnya,

21.Memberikan Laporan

tersebut kepada

Kepala Perpustakaan

untuk ditandatangani

Membuat Laporan

Peminjam Buku

Perpustakaan

Bagian

Layanan

Perpustakaan

Tahun Ajaran Selesai

(Semester 1 & 2)

22.Membuat Laporan

Peminjaman Buku

Perpustakaan setiap

awal semester dan

akhir semester setiap

Akhir tahunnya


kepada Kepala

Perpustakaan

Membuat Laporan

Penerimaan Buku

Bagian Teknis Pada Saat Menerima

Sumbangan Buku

24.Membuat Laporan

Penerimaan Buku

yang berasal dari

sumbangan wajib dan

sumbangan dari pihak

lain


tersebut diberikan

kepada Kepala

Perpustakaan dan

72

ditanda tangani

Membuat Laporan

Buku Masuk

Bagian Teknis Setelah Selesai Meng-

kategorikan Buku

26.Membuat Laporan

Buku Masuk Setiap

Akhir Tahun Dan


Buku Masuk tersebut

kepada Kepala

Perpustakaan untuk

ditanda tangani

Tabel 3.9 Event Table Sistem berjalan pada SMP Negeri 111 Jakarta

73

3.4.1 OAD Perpustakaan SMP Negeri 111 Jakarta

Donatur Kepala SekolahBendaharaTata UsahaKepala PerpustakaanBagian Teknis PerpustakaanBagian Layanan PerpustakaanDinas PendidikanAnggota

Melakukan Peminjaman Buku Paket

Melayani Peminjaman

Buku Paket &

Membarui Data Piminjaman BukuForm Bukti

Peminjaman

Buku

Perpustakaan,Daftar

Pengembalian

Buku

Perpustakaan

Melayani Pengembalian Buku Paket ,

Menerima Buku Paket,Membuat , Menyerahkan

FBPBP&Memperbarui Data

Melakukan Pengembalian

Buku Paket

Form Bukti

Peminjaman

Buku

Perpustakaan,

Menerima Form Buktu

Pengembalian Buku Paket

Form

Bukti Pengembalian

Buku Paket

Daftar

Pengembalian

Buku Paket

Perkelas

Melayani Peminjaman Buku Penunjang,

Mendata ,Menyerahkan Kartu Pinjam &

Menyerahkan Buku Penunjang

Melakukan Peminjaman Buku Penunjang

Kartu

Anggota

Perpustakaan

Kartu PinjamMenerima Buku Penunjang

Melayani Pengembalian Buku Penunjang,

Mengembalikan Kartu Anggota

Memperbarui Data

Pengembalian Buku Perpustakaan

Melakukan Pengembalian Buku Penunjang

Kartu Pinjam

Data

Pengembalian

Buku

Perpustakaan

Menyerahkan Buku Paket

Tanda

Terima

Menerima Buku Paket


Form

Penyerahan

Buku

Paket

Menerima Buku Paket &

Mendata Buku Paket Yang Masuk

Daftar

Pemasukan

Buku

Perpustakaan

Menerima Sumbangan Buku Penunjang

Menyumbang Buku

Penunjang & Menerima

Form Penerimaan Sumbangan Buku

Form

Penerimaan

Sumbangan

Buku

Merekomendasikan Pembelian

Buku Penunjang

Menyetujui Rekomendasi & Memerintahkan

Bendahara Melakukan Pembelian Buku

Melakukan Pembelian Buku &

Menyerahkan BukuMenerima,Memeriksa Kondisi Buku,

Mengkategorikan Buku &

Memperbarui Data Buku

Laporan

Buku

Masuk

Membuat Laporan Penerimaan Buku,&

Laporan Buku Masuk

Laporan

Penerimaan

Buku

Laporan

Buku

Masuk

Menerima,Memeriksa Laporan

Penerimaan Buku &

Laporan Buku Masuk

Menagih Laporan Bagian

Layanan Perpustakaan

Membuat & Menyerahkan Laporan

LaporanPengembalian

Buku

Paket Perpustakaan

Laporan

Peminjam

Buku Perpustakaan

Menerima & Memeriksa Laporan

Bagian Layanan Perpustakaan

Kartu

Anggota

Perpustakaan

Menerima Kartu Anggota Perpustakaan

Laporan

Penerimaan

Buku

Gambar 3.3 Overview Activity Diagram – Sistem berjalan pada

SMP Negeri 111 Jakarta

74

3.4.2 WorkflowSistem yang Berjalan

Actor Activity

Anggota

Bagian Layanan

Perpustakaan

Anggota

Bagian Layanan

Perpustakaan

Melakukan Peminjaman Buku Paket

1. Mengisi Form Bukti Peminjaman Buku Perpustakaan

2. Menyerahkan Form Bukti Peminjaman Buku kepada Bagian


3. Menerima Form Bukti Peminjaman Buku Perpustkaan dari

Anggota

4. Melayani Peminjaman Buku Paket

5. Memberikan Buku Paket kepada Anggota

6. Menerima Buku Paket dari Bagian Layanan Perpustakaan

7. Memperbarui Data Peminjaman Buku

Anggota

Bagian Layanan

Perpustakaan

Melakukan Pengembalian Buku Paket

8. Menyerahkan Form Bukti Peminjaman Buku Perpustakaan

kepada Bagian Layanan Perpustakaan

9. Menerima Form Bukti Peminjaman Buku Perpustakaan dari

Anggota

10. Melayani Pengembalian Buku Paket

11. Membuat Form Bukti Pengembalian Buku Perpustakaan

12. Menyerahkan Form Bukti Pengembalian Buku

Perpustakaan kepada Anggota

75

Anggota

Bagian Layanan

Perpustakaan

13. Menerima Form Bukti Pengembalian Buku Perpustakaan

dari Bagian Layanan Perpustakaan

14. Memperbarui data pada Daftar Pengembalian Buku Paket

Perkelas

Bagian Layanan

Perpustakaan

Anggota

Bagian Layanan

Perpustakaan

Anggota

Bagian Layanan

Perpustakaan

Anggota

Melayani Peminjaman Buku Penunjang

15. Melayani peminjaman Buku Penunjang

16. Menunjukan buku penunjang yang akan dipinjam

17. Menunjukan Kartu Anggota Perpustakaan

18. Memeriksa Kartu Anggota Perpustakaan

19. Memeriksa buku penunjang yang akan dipinjam

20. Mengisi data buku penunjang yang dipinjam pada kartu

pinjam

21. Menyerahkan Kartu Pinjam kepada Anggota

22. Menerima Kartu Pinjam dari Bagian Layanan

Perpustakaan

23. Menyerahkan Buku Penunjang yang dipinjam kepada

Anggota

24. Menerima Buku Penunjang yang dipinjam dari Bagian


76

Anggota

Bagian Layanan

Pepustakaan

Anggota

Bagian Layanan

Perpustakaan

Anggota

Melakukan Pengembalian Buku Penunjang

25. Menyerahkan Kartu Pinjam kepada Bagian Layanan

Perpustakaan

26. Menerima Kartu Pinjam dari Peminjam dari Anggota

27. Menyerahkan buku penunjang kepada Bagian Layanan

Perpustkaan

28. Menerima buku penunjang dari Peminjam

29. Memperbarui data pada Data Pengembalian Buku

Perpustakaan

30. Memberikan Kartu Anggota Perpustakaan kepada

Anggota

31. Menerima Kartu Anggota Perpustakaan dari Bagian


Dinas Pendidikan

Tata Usaha


32. Memberikan buku paket kepada Tata Usaha

33. Memberikan Tanda Terima kepada Tata Usaha

34. Menerima buku paket dari Dinas Pendidikan

35. Menerima Tanda Terima dari Dinas Pendidikan

36. Menyerahkan buku paket kepada Bagian Teknis

Perpustakaan

37. Menyerahkan Form Penyerahan Buku Paket kepada

77

Bagian Teknis

Perpustakaan

Bagian Teknis Perpustakaan

38. Menerima buku paket dari Tata Usaha

39. Menerima Form Penyerahan Buku Paket dari Tata Usaha

40. Mendata buku paket yang masuk pada Daftar

Pemasukan Buku Perpustakaan

Donatur

Bagian Teknis

Perpustakaan

Donatur

Menyumbang Buku Penunjang

41. Menyumbang buku penunjang kepada Bagian Teknis

Perpustakaan

42. Menerima Sumbangan Buku Penunjang dari Donatur

43. Menyerahakan Form Penerimaan Sumbangan Buku

kepada Donatur

44. Menerima Form Penerimaan Sumbangan Buku dari

Bagian Teknis

Bagian Teknis

Perpustakaan

Kepala Sekolah

Bendahara

Merekomendasikan Pembelian Buku Penunjang

45. Merekomendasikan pembelian buku penunjang kepada

Kepala Sekolah

46. Menyetujui rekomendasi pembelian buku penunjang

dari Bagian Teknis Perpustakaan

47. Memerintahkan Bendahara untuk melakukan pembelian

buku

78

Bagian Teknis

Perpustakaan

48. Melakukan pembelian buku

49. Menyerahkan Buku kepada Bagian Teknis Perpustakaan

50. Menerima Buku dari Bendahara

Bagian Teknis

Perpustakaan

Memeriksa Kondisi Buku

51. Memeriksa kondisi buku yang diterima dari Bendahara

52. Mengkategorikan buku

53. Memperbarui data buku pada Laporan Buku Masuk

Bagian Teknis

Perpustakaan

Kepala

Perpustakaan

Membuat Laporan Penerimaan Buku & Laporan Buku

Masuk

54. Membuat Laporan Penerimaan Buku

55. Membuat Laporan Buku Masuk

56. Menyerahkan Laporan Penerimaan Buku kepada

Kepala Perpustakaan

57. Menyerahkan Laporan Buku Masuk kepada Kepala

Perpustakaan

58. Menerima Laporan Penerimaan Buku dari Bagian

Teknis Perpustakaan

59. Menerima Laporan Buku Masuk dari Bagian Teknis

Perpustakaan

60. Memeriksa Laporan Penerimaan Buku

61. Memeriksa Laporan Buku Masuk

79

Kepala

Perpustakaan

Bagian Layanan

Perpustakaan

Kepala

Perpustakaan

Menagih Laporan Bagian Layanan Perpustakaan

62. Menagih Laporan Bagian Layanan Perpustakaan

63. Membuat Laporan Pengembalian Buku Paket

Perpustakaan

64. Membuat Laporan Peminjam Buku Perpustakaan

65. Menyerahkan Laporan Pengembalian Buku Paket

Perpustakaan kepada Kepala Perpustakaan

66. Menyerahkan Laporan Peminjam Buku Perpustakaan

kepada Kepala Perpustakaan

67. Menerima Laporan Pengembalian Buku Paket

Perpustakaan dari Bagian Layanan Perpustakaan

68. Menerima Laporan Peminjman Buku Perpustakaan

dari Bagian Layanan Perpustakaan

69. Memeriksa Laporan Pengembalian Buku Paket

Perpustakaan

70. Memeriksa Laporan Peminjaman Buku Perpustakaan

Tabel 3.10 Workflow sistem yang berjalan pada SMP Negeri 111 Jakarta

80

3.5 Analisis dan Temuan Hasil Survei

Berdasarkan hasil survei yang telah dilakukan terhadap sistem berjalan

pada Perpustakaan SMP Negeri 111 Jakarta, ditemukan permasalahan-

permasalahan yang sering dihadapi, antara lain:

Temuan 1 Mudahnya kehilangan data atau dokumen seperti, Form

Bukti Peminjaman Buku Perpustakaan,Kartu Pinjam,Tanda

Terima,dan Laporan

Kriteria Menurut Supriyanto dan Muhsin (2008, p14) Tujuan

Perpustakaan adalah memberikan layanan literature dan

bahan refrensi yang diperlukan oleh para pengguna. Dalam

tata aturan perpustakaan, tujuan didirikannya perpustakaan,

pada poin 5 dan 6 adalah sebagai berikut.

5) Pemeliharaan data pustaka secara baik.

6) Memberikan kemudahan temu kembali informasi.

Sebab Karena terlalu banyak dokumen yang menumpuk dan

pengarsipan data yang tidak teratur serta pengurutan

dokumen yang diarsip tidak berurutan.

Akibat Terjadinya kesulitan dalam mencari data/dokumen

sehingga mengakibatkan lamanya waktu dalam pencarian

data, serta resiko kehilangan data akan sering muncul

terjadi, dan proses pengolahan data menjadi terhambat.

Penggunaan kertas yang berlebihan.

Rekomendasi Untuk mengatasi permasalahan tersebut sebaiknya

Perpustakaanmenggunakan sistem yang terkomputerisasi,

sehingga seluruh data dapat diakses dengan mudah dan

cepat, serta mengurangi penggunaan kertas.

Tabel 3.11 Temuan 1 hasil survei

81

Temuan 2 Tidak adanya Daftar Rekomendasi Buku yang diberikan

Bagian Teknis Perpustakaan kepada kepala Sekolah

Kriteria Menurut Romney dan Steinbart (2003, p9),

“Information is data that have been organized and

processed to provide meaning “. Yang diterjemahkan

sebagai berikut : “Informasi adalah data yang telah

diorganisasi dan diproses serta memiliki arti “.

Pada Poin Nomor 2 yaitu Dimensi isi :

2. Dimensi Isi

a. Keakuratan : Informasi harus bebas dari

kesalahan.

b. Relevansi : Informasi harus berhubungan

dengan kebutuhan informasi dari penerima

tertentu untuk situasi tertentu.

c. Kelengkapan : Semua informasi yang

dibutuhkan haruslah tersedia.

d. Keringkasan : Hanya informasi yang benar-

benar dibutuhkan yang disediakan.

e. Cakupan : Informasi dapat memiliki cakupan

yang sempit dan luas atau untuk fokus internal

dan eksternal.

f. Kinerja : Informasi dapat memajukan kinerja

dengan mengukur aktivitas yang diselesaikan,

kemajuan yang dicapai atau sumber daya yang

diakumulasi.

Sebab Kurangnya meperhatikan adanya aliran data yang

dibutuhkan oleh bagian teknis perpustakaan berupa

Daftar Rekomendasi Buku yang diberikan kepada Kepala

sekolah sebagai data refrensi pembelian buku.

82

Akibat Buku yang diterima tidak sesuai dengan permintaan.

Rekomendasi Perlunya ada daftar rekomendasi buku yang dikeluarkan

Bagian Teknis untuk kepala sekolah sebagai referensi

resmi.


83

Temuan 3 Tidak tersedianya modul penghapusan yang tertata

dengan rapih.

Kriteria Menurut Romney dan Steinbart (2003, p9),

“Information is data that have been organized and

processed to provide meaning “. Yang diterjemahkan

sebagai berikut : “Informasi adalah data yang telah

diorganisasi dan diproses serta memiliki arti“.

Pada Dimensi Waktu pada poin d) yaitu Informasi

harus tersedia untuk periode waktu lampau, sekarang,

dan masa yang akan datang

Sebab Tidak ada laporan resmi mengenai penghapusan

buku.

Akibat Sulit untuk mengetahui informasi buku yang telah

dihapus.

Rekomendasi Perlunya diadakan modul penghapusan buku agar

buku yang dihapus dapat dipertanggungjawabkan.


84

Temuan 4 Seringnya terjadi kesalahan pencatatan status peminjaman

buku penunjang.

Kriteria Menurut Shneiderman(1998,p75-p77) ada delapan faktor

utama yang perlu diperhatikan dalam dalam merancang

suatu interface, yaitu :

Pada temuan ini mencakup poin 5 dan 6

5) Memberikan pencegahan kesalahan dan penangan

kesalahan yang sederhana. Sistem dirancang

sedemikian rupa sehingga dapat mencegah user

dalam membuat kesalahan. Contohnya : validasi

pengisian data pada form agar data yang diisi sesuai

dengan ketentuan. Bila terjadi kesalahan,sistem

harus dapat memberikan instruksi yang sederhana,

konstruktif dan spesifik untuk perbaikan.

6)Mengijinkan pembalikan aksi (undo) dengan mudah.

Adakalanya user tidak sengaja melakukan aksi yang

tidak diinginkan, untuk itu user ingin melakukan

pembatalan. Sistem harus sebanyak mungkin

memberikan fungsi pembatalan ini, user akan

merasakan lebih aman dan tidak takut dalam

mencoba memakai sistem tersebut.

Sebab Tidak ada pengingat status peminjaman penunjang.

Akibat Terkadang terjadi kelalaian dalam pencatatan proses

pengembalian.

Rekomendasi Perlu adanya sistem pengingat (Reminder) mengenai

status peminjaman buku yang sedang dipinjam.


85

Temuan 5 Laporan yang tidak sesuai dengan keadaan yang ada.

Kriteria Menurut Romney dan Steinbart (2003, p9) pada poin

nomor 3 yaitu dimensi bentuk meliputi

a. Kejelasan : Informasi harus tersedia dalam bentuk yang

mudah dipahami.

b. Rinci : Informasi dapat disediakan dalam bentuk rinci

dan ringkas

c. Urutan : Informasi dapat disediakan dalam susunan yang

berurutan.

d. Presentasi : Informasi dapat disajikan dalam bentuk

narasi, grafik, atau bentuk lainnya.

Sebab Data tidak terintegrasi dengan baik, karena data masih

menggunakan sistem pencatatan manual.

Akibat Kesalahan dalam pencatatan, pemasukan, pengeluaran,

dan lain-lain.

Rekomendasi Menggunakan sistem file dan transaksi yang sudah

terintegrasi melalui komputer.


86

3.5.1 Identifikasi Kebutuhan Informasi

Dalam proses Manajemen yang dilakukan oleh perpustakaan harus ditunjang

dengan berbagai informasi yang dibutuhkan dan penting sebagai acuan dalam

pengambilan keputusan yang jelas dan tepat.

Sistem file pada perpustakaan SMP Negeri 111 Jakarta masih mengandalkan

sistem manual pada aktivitas pencatatan daftar anggota, jumlah buku, dan

pencatatan transaksi di dalam perpustakaan yang terdiri dari :

1. Form Bukti Peminjaman Buku Paket

Form Bukti Peminjaman Buku Paket fungsinya adalah sebagai alat

bukti peminjaman buku paket yang akan dipinjamkan kepada

anggota.

2. Daftar Pengembalian Buku Perpustakaan

Daftar yang menyajikan data mengenai status peminjaman buku

paket yang dipinjam maupun yang sudah dikembalikan oleh anggota

3. Daftar Pengembalian Buku Paket Per-Kelas

Daftar ini menyajikan data mengenai status peminjaman yakni

pengembalian buku oleh anggota yang terdiri dari setiap kelas yang

terdiri dari siswa dan guru.

4. Form Bukti Pengembalian Buku Paket

Form ini digunakan sebagai bukti bahwa anggota/peminjam telah

mengembalikan buku paket yang dipinjamkan oleh perpustakaan.

5. Kartu Pinjam

Kartu Pinjam digunakan sebagai alat peminjaman buku penunjang

yang ditujukan kepada anggota

6. Data Pengembalian Buku Perpustakaan

Data yang menyajikan jumlah buku penunjang yang sudah

dikembalikan oleh anggota/peminjam

7. Form Penyerahan Buku Paket

87

Form ini digunakan oleh Tata Usaha sebagai bukti penyerahan buku

paket kepada Bagian Teknis Perpustakaan

8. Daftar Pemasukan Buku Perpustakaan

Daftar ini berisi data jumlah buku-buku yang bertambah di

Perpustakaan

9. Form Penerimaan Sumbangan Buku

10. Form ini sebagai bukti bahwa perpustakaan telah menerima buku dari

donatur

3.5.2 Laporan yang Dihasilkan :

a. Laporan Peminjaman Buku Paket Perpustakaan

Laporan yang berisi tentang jumlah buku yang terpinjam dan yang

sudah dikembalikan Setiap Semester (Semester 1 & 2).

b. Laporan Peminjaman Buku Penunjang Perpustakaan.

c. Laporan Penerimaan Buku.

Laporan ini berisi informasi mengenai penerimaan buku penunjang

melalui sumbangan.

d. Laporan Buku Masuk

Laporan ini berisi informasi mengenai buku penunjang yang dibeli oleh

sekolah untuk perpustakaan maupun buku paket yang masuk.

88

3.5.3 Kebutuhan Informasi yang Diusulkan

Pada Proses Bisnis Sebelumnya, Masih ditemukan Kekurangan dalam

kebutuhan informasi oleh karena itu kami mengusulkan adanya tambahan

informasi, agar infromasi yang dibutuhkan oleh perpustakaan dapat terintegrasi

dengan baik. kebutuhan informasi yang kami usulkan sebagai berikut :

Daftar Rekomendasi Buku :

Dokumen ini digunakan sebagai Rekomendasi Buku Penunjang yang

diajukan oleh Bagian Teknis Perpustakaan Kepada Kepala Sekolah ,Tujuannya

adalah agar tidak terjadi kesalahan pada proses perokemendasian buku

penunjang.

Data Historis Perpustakaan

Dokumen ini digunakan oleh bagian layanan perpustakaan untuk mendata

koleksi-koleksi perpustakaan yang akan dihapus oleh perpustakaan.

Laporan Penghapusan Koleksi Perpustakaan.

Laporan ini menginformasikan mengenai koleksi-koleksi perpustakaan yang

sudah tidak lagi digunakan oleh perpustakaan.

bab 3 analisis sistem yang berjalan 3.1 gambaran …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-2-00189-ka...

Documents