30

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Profil Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT Sinar Inti Telaga resmi berdiri pada tahun 1986, merupakan pengembangan

dari usaha perorangan di bidang jasa penyewaan mobil. Karena perkembangan

perusahaan ini yang begitu pesat, maka pada tahun 1990 resmi berganti nama menjadi

PT Serasi Autoraya dengan brand image yang dibawanya adalah TRaC (Toyota Rent a

Car) dengan jumlah unit sebesar 700 unit. Pada tahun 1993 PT Serasi Autoraya ber-

affiliasi dengan Astra dan merubah brand image-nya menjadi TRaC Astra Rent a Car.

Seiring dengan perubahan brand image tersebut maka bisnis usahanyapun berkembang

menjadi jasa penyewaan jangka pendek, jasa penyewaan jangka panjang, dan penjualan

mobil bekas. Jumlah unitnya pun sekarang sudah berkembang sampai lebih dari 8000

unit.

3.1.2 Visi Dan Misi Perusahaan

• Visi

Menjadi perusahaan berkelas dunia dibidang jasa transportasi darat.

31

• Misi

Memuaskan para pelanggan, dengan menyediakan jasa berkualitas baik, yang

memenuhi standar tertinggi dari kepuasan pelanggan dan karyawan, serta selalu

berusaha meningkatkan nilai pemegang saham.

3.1.3 Owner

Kepemilikan saham PT Serasi Autoraya murni 100 % dipegang oleh PT Astra

International, Tbk.

3.1.4 Perkembangan Bisnis

Saat ini PT Serasi Autoraya telah memiliki jaringan kerjasama pada hampir

seluruh wilayah di Indonesia dengan 19 branch, 22 sub branch, dan 222 service and

maintenance workshops. Selain itu untuk mendukung eksistensinya PT Serasi Autoraya

saat ini sudah memiliki beberapa anak perusahaan yang juga bergerak dibidang jasa

transportasi antara lain PT Daya Mitraserasi, PT Serasi Transportasi Nusantara, PT

United Mobil90, dan PT Toyofuji Serasi Indonesia.

3.1.5 Struktur Organisasi

Berikut ini adalah struktur organisasi kantor pusat dan cabang PT Serasi

Autoraya periode tahun 2006:

32

Gambar 3-1 Struktur Organisasi Kantor Pusat PT Serasi Autoraya, periode tahun 2006 (Sumber : PT Serasi Autoraya tahun 2006)

33

Gambar 3-2 Struktur Organisasi Kantor Cabang PT Serasi Autoraya, periode tahun 2006 (Sumber : PT Serasi Autoraya tahun 2006)

34

3.1.6 Tugas Dan Wewenang

PT Serasi Autoraya memiliki divisi IT yang bertanggung jawab untuk

mendukung kelancaran bisnis PT Serasi Autoraya disisi pemanfaatan teknologi dan

informasi. Divisi IT sendiri mempunyai sub-departemen yang masing-masing

mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut:

1. IT Operational Departemen.

Gambaran tugas secara umum:

Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan IT Operational dengan melakukan

konsolidasi pekerjaan terhadap IT Maintenance dan IT Development baik

hardware maupun software sehingga dapat memenuhi kebutuhan user dan

berjalan sesuai prosedur yang berlaku.

Wewenang dari departemen ini adalah:

a. Menerima atau menolak requirement baik berupa kategori change

request ataupun kategori project baik hardware ataupun software dari

user.

b. Menentukan scope pekerjaan dari IT Maintenance dan IT Development.

2. IT Maintenance Sub-Departemen

Gambaran tugas secara umum:

Bertanggung jawab penuh untuk melakukan pekerjaan maintenance, kontrol dan

monitoring, serta troubleshooting setiap problem baik hardware ataupun

software, bertanggung jawab terhadap kontrol User Request Form untuk

35

kemudian disebut URF, yang masuk dengan kategori change request, dan

melakukan konsolidasi pekerjaan terhadap bagian:

a. Infrastructure, bertanggung jawab penuh terhadap tugas maintenance,

kontrol monitoring, memberikan laporan dari hasil monitoring kepada IT

Maintenance Supervisor dan melakukan troubleshooting area network

link communication, dan hardware client device, serta sebagai IT PIC

yang bertanggung jawab terhadap URF.

Wewenang bagian ini adalah memberikan usulan pengembangan

hardware client device, network link communication dan memberikan

masukan kepada IT Development terkait dengan project yang sedang

dikerjakan.

b. System application, bertanggung jawab dan melakukan troubleshooting

terhadap user problem dalam penggunaan aplikasi yang diterapkan di

perusahaan, dan sebagai IT PIC yang bertanggung jawab terhadap URF.

Wewenang bagian ini adalah memberikan usulan pengembangan yang

berkaitan dengan aplikasi yang diterpakan di perusahaan dan memberikan

masukan kepada IT Development terkait dengan project yang sedang

dikerjakan.

c. System administrator, bertanggung jawab untuk melakukan kontrol

monitoring terhadap seluruh hardware dan software server, dan database

yang digunakan, memberikan pelaporan dari hasil monitoring kepada IT

36

Maintenance Supervisor, dan menjadi IT PIC yang bertanggung jawab

terhadap URF.

Wewenang bagian ini adalah memberikan usulan pengembangan

hardware dan software server, melakukan permintaan pembelian terkait

dengan hardware dan siftware server dan memberikan masukan kepada

IT Development terkait dengan project yang sedang dikerjakan.

Wewenang dari IT Maintenance Sub-Departemen ini adalah:

a. Memberikan masukan kepada IT Development berkenaan dengan project

yang sedang dikerjakan.

b. Meminta dan memberikan usulan pengembangan dari hardware ataupun

software yang dianggap sudah tidak layak atau sudah tidak mampu

mendukung bisnis perusahaan.

3. IT Development Sub-Departemen

Gambaran tugas secara umum:

Identifikasi kebutuhan baru dengan menggali informasi perkembangan bisnis

atau kebutuhan operasional untuk dilakukan pengembangan baik hardware atau

software, melakukan konsolidasi pekerjaan terhadap bagian Infrastructure

analyst, system application analyst, dan programmer serta bertanggung jawab

terhadap kontrol URF yang masuk dengan kategori project.

Wewenang dari sub-depatemen ini adalah:

a. Memberikan masukan dan usulan kepada manajemen untuk dilakukan

pengembangan sistem.

37

b. Menyetujui ataupun menolak apakah kebutuhan pengembangan sistem

sesuai dengan bisnis perusahaan.

4. IT QA and Helpdesk Sub-Departemen.

Gambaran tugas secara umum:

Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pengembangan, implementasi,

operasional dan pemeliharaan system informasi sesuai dengan standar kualitas

yang sudah ditetapkan.

Wewenang dari sub-departemen ini adalah:

a. Mengajukan usulan perbaikan kualitas hardware/software kepada IT

Manager.

b. Mengajukan audit khusus bila diperlukan dengan persetujuan IT

Manager.

5. IT Business Analyst and Technical Sub-Departemen

Gambaran tugas secara umum:

Membuat konsep pemanfaatan dan inovasi tekhnologi informasi yang layak

dikembangkan di perusahaan sesuai dengan nilai kompetisi bisnis perusahaan

yang optimal.

Wewenang dari sub-departemen ini adalah:

a. Mengetahui rencana tahunan strategi perusahaan.

b. Mengajukan usulan mengenai pengembangan tekhnologi informasi

kepada IT Manager.

38

c. Memberikan rekomendasi kepada IT Manager dalam hal penunjukan

konsultan IT.

6. IT Admin and Training Sub-Departemen.

Gambaran tugas secara umum:

Bertanggung jawab terhadap pengelolaan kegiatan administrasi di IT Dept dan

pemenuhan kebutuhan barang IT baik di HO maupun di cabang serta mengelola

program training yang terkait dengan IT dept dalam rangka tertib administrasi

dan kelancaran operasional /komputasi perusahaan.

Wewenang dari sub-departemen ini adalah:

a. Menolak permintaan pembelian apabila masih ada stok atau tidak sesuai

dengan kebutuhan.

b. Mengusulkan penyelenggaraan program-program training yang terkait

dengan IT kepada IT Manager.

3.2 Analisis Sistem

3.2.1 System Definition

Suatu sistem yang terkomputerisasi dengan mengintegrasikan seluruh proses

yang dilakukan oleh semua objek dalam sistem dibutuhkan untuk mempercepat proses

penanganan change request dan project. Sistem yang dibutuhkan juga harus bisa

memanfaatkan keunggulan teknologi seperti teknologi email, teknologi web base, dan

teknologi database yang saling berkolaborasi untuk memonitor, mengendalikan, dan

mendukung proses penanganan change request dan project.

39

Gambaran sistematis dari sistem ini, dapat dilihat melalui FACTOR Analysis

adalah:

1. Functionality, meningkatnya pelayanan bagi kemajuan perkembangan bisnis dari

divisi IT PT. Serasi Autoraya, PT. Daya Mitraserasi, PT. Serasi Transportasi

Nusantara, PT. United Automobil90 dan PT. Toyofuji Serasi Indonesia.

2. Application Domain, melakukan proses pengajuan permintaan berupa URF,

proses assignment oleh IT Operasional, proses analisa dan pemberian solusi,

monitoring oleh atasan IT terkait dan user, approval, dan penilaian terhadap

penanganan permintaan user.

3. Condition, sistem ini digunakan oleh divisi IT untuk memonitor dan

mengendalikan change request dan project.

4. Technology, IT Collaboration Suite dibangun dengan mengkolaborasikan

beberapa keunggulan teknologi seperti teknologi email, teknologi web base, dan

teknologi database disamping kebutuhan hardware, dan infrastruktur.

5. Objects, semua personnel di divisi IT dan semua user di divisi diluar IT.

6. Responsibility, user dapat dengan mudah mengajukan requirement dan

memonitoring sejauh mana progress requirement tersebut dikerjakan, membantu

IT supervisor untuk memonitor dan mengendalikan perkembangan change

request dan project yang sedang dibangun pada divisi IT termasuk dalam

pemberian penilaian dari pertimbangan utilisasi setiap resource IT yang

bertanggung jawab terhadap change request dan project tersebut.

40

3.2.2 Context

Standarisasi aktifitas penggunakan IT Collaboration Suite diatur dalam working

instruction dan berlaku untuk semua user yang terlibat dalam aktifitas IT Collaboration

Suite. User-user yang terlibat adalah:

1. User Requester, yaitu ‘Pemohon permohonan’ yang menyatakan bahwa benar

permohonannya adalah yang tertera dalam URF.

2. Process owner, yaitu Owner dari process bisnis yang berkaitan dengan

permintaan yang menyatakan bahwa permohonan yang diminta mempunyai

benefit sesuai dengan apa yang tertera dalam bisnis benefit.

3. IT Manager, yaitu IT Manager menyetujui bahwa permintaan bisa dikerjakan.

4. IT Operation, yaitu IT Operation Assistant Manager yang menentukan area

responsibility dari User Requirement ( Development atau Maintenance ).

5. IT Supervisor, yaitu IT Development Supervisor atau IT Maintenance Supervisor

yang menyetujui bahwa secara teknis permintaan bisa dikerjakan dan

menentukan PIC-nya.

6. IT PIC/Project manager, yaitu resource IT yang ditunjuk untuk menyelesaikan

permohonan user dan menyatakan komitmen untuk mengerjakan dan

menyelesaikan user requirement tersebut.

7. IT Maintenance Supervisor, Supervisor dari PIC yang akan memaintain sistem

dan menyatakan bahwa benar rencana pekerjaan sudah disosialisasikan pada tim

maintenance.

41

8. IT maintenance PIC, yaitu user yang melakukan pekerjaan maintenance

hardware atau software hasil dari pengembangan project.

9. Working party/key user, yaitu orang-orang yang ditunjuk untuk melakukan suatu

pekerjaan.

10. Source person, yaitu orang-orang yang diharapkan bisa memberikan informasi

yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan.

11. Steering committee, Orang – orang yang diharapkan bisa memberikan keputusan

– keputusan apabila diperlukan keputusan manajemen.

42

Intranet

UserRequester

ProcessOwner

IT Operation

IT MaintenanceSupervisor

IT DevelopmentSupervisor

$$

IT PIC

IT Manager

(1)downloadURF

(1)analisisapprove, reject

URF

(1)analisis

approve, reject

URF

(1)analisis,approve

(1)analisis,approve

URFproject

URFCR

(1)assign

URFproject

(1)assign

URFCR

(1)need approve

URF

(2)downloadproposal / solution plan

(2)analisisapprove

solutionplan

(2)analisisapprove

proposal

(2)analisis,approve

proposal(2)analisis,

approvesolution

plan

(2)analisis,approve:

proposal / solutionplan

(2)analisis, approveproposal / solution plan

(3)download completion formCompletion

form

IT MaintenancePIC

(3)approvecompletion

(3)approvecompletion

(3)approvecompletion

(3)serah terima,approve

completion

Jika URF project, perludilakukan testing yang

melibatkan MaintenancePIC

Setelah completion perlu

dilakukan proses penilaian

Perlu addendum

proposal

Completionform

Completionform

Gambar 3-3 Tata laksana prosedur berjalan

43

Pada gambar Rich Picture diatas, dapat diketahui bahwa sistem yang berjalan

saat ini adalah semua dokumen yang meliputi URF, Form Solution Plan, Form proposal,

dan Completion Form telah di-upload dan tersedia di intranet portal untuk memudahkan

user dalam mengambil dokumen. User akan memulai proses pengajuan requirement

berupa change request atau project dengan men-download dokumen URF kemudian

diisi secara manual detil dari permintaan. Setelah semua terisi URF kemudian diajukan

kepada Process Owner untuk dilakukan approval. Process Owner memiliki wewenang

untuk menyetujui dan menolak atau memperbaiki jika dirasa URF tersebut belum sesuai.

Dari process owner URF akan diberikan ke bagian IT Operation untuk dilakukan

approval. IT Operation juga memiliki wewenang untuk melakukan approval dan reject

jika memang URF tersebut tidak layak untuk diajukan. Dari bagian IT Operation, URF

tersebut akan di-assign ke IT Development Supervisor jika memang termasuk kategori

project, dan ke bagian IT Maintenance Supervisor jika termasuk dalam kategori change

request.

Kategori Project

Setelah dilakukan analisis lebih lanjut, maka proses berikutnya adalah IT

Development Supervisor akan menunjuk IT PIC dari IT Development sub-departemen

yang nantinya sebagai orang yang bertanggung jawab menyelesaikan URF tersebut.

Kemudian proses terakhir adalah approval oleh IT Manager. Rangkaian proses ini

dikelompokan dalam URF Process. Dari proses ini akan dilanjutkan dengan proses

selanjutnya yaitu Proposal Process. Proposal Process adalah proses yang diawali

dengan pembuatan rencana solusi oleh IT PIC terkait dengan URF yang diajukan. IT

PIC akan men-download dokumen proposal dari intranet dan diisi detil solusi yang akan

44

diberikan, resource, budget jika ada. Apabila dalam pengerjaan project ini IT PIC

memerlukan tim, maka berhak meminta tambahan resource berupa source person

ataupun working party, dan bisa berasal dari internal IT ataupun dari user divisi lain. IT

PIC juga bisa meminta approval dari pihak manajemen perusahaan jika ternyata dalam

project-nya dibutuhkan Steering Committee. Approval dan analisis lebih lanjut akan

dilakukan oleh IT Development Supervisor dan IT Operation. Sampai proses ini

dokumen proposal bisa terus dilakukan revisi jika memang belum sesuai. Approval

terakhir akan dilakukan oleh IT Manager dan Process Owner jika memang sudah

mendapatkan solusi terbaik. Proses selanjutnya adalah Completion Process. Completion

Process ini tentunya dilakukan jika memang IT PIC telah menyelesaikan URF dan pihak

user telah menerima dan menyatakan bahwa URF telah selesai dikerjakan. IT PIC akan

men-download completion form dari intranet dan diisi lengkap langkah-langkah

penyelesaiannya dan kemudian dilakukan proses approval oleh IT Development

Supervisor dan IT Operation.

Kategori Change Request

Proses ini hampir sama seperti kategori project, hanya saja proses change

request dilakukan oleh IT Maintenance Sub-Departemen. Proses diawali dari assignment

yang dilakukan oleh IT Operation kepada IT Maintenance Supervisor. IT Maintenance

Supervisor akan melakukan analisis lebih lanjut dan akan menunjuk IT PIC dari IT

Maintenance Sub-Departemen yang nantinya sebagai orang yang bertanggung jawab

menyelesaikan URF tersebut. Kemudian proses terakhir adalah approval oleh IT

Manager. Rangkaian proses ini dikelompokan dalam URF Process. Dari proses ini akan

dilanjutkan dengan proses selanjutnya yaitu Solution Plan Process. Solution Plan

45

Process adalah proses yang diawali dengan pembuatan rencana solusi oleh IT PIC

terkait dengan URF yang diajukan. IT PIC akan men-download dokumen solution plan

dari intranet dan diisi detil solusi yang akan diberikan dan permohonan budget jika ada.

Approval dan analisis lebih lanjut akan dilakukan oleh IT Maintenance Supervisor dan

IT Operation. Sampai proses ini dokumen solution plan bisa terus dilakukan revisi jika

memang belum sesuai. Approval terakhir akan dilakukan oleh IT Manager dan Process

Owner jika memang sudah mendapatkan solusi terbaik. Proses selanjutnya adalah

Completion Process. Completion Process ini tentunya dilakukan jika memang IT PIC

telah menyelesaikan URF dan pihak user telah menerima dan menyatakan bahwa URF

telah selesai dikerjakan. IT PIC akan men-download completion form dari intranet dan

diisi lengkap langkah-langkah penyelesaiannya dan kemudian dilakukan proses

approval oleh IT Maintenance Supervisor dan IT Operation.

Dokumentasi yang berjalan pada sistem saat ini, adalah:

1. URF, digunakan oleh seluruh user untuk mengajukan permintaan kepada divisi

IT yang sifatnya berupa penambahan, pengembangan, ataupun perubahan. Form

ini berisi detil permintaan.

2. Solution Plan Form, form ini diajukan oleh PIC dari divisi IT yang telah ditunjuk

untuk bertanggung jawab dalam menyelesaikan permintaan user. Form ini berisi

perencanaan detil mulai dari budget yang dibutuhkan jika ada, resource yang

akan digunakan, estimasi waktu penyelesaian.

3. Completion Form, form ini diajukan oleh PIC dari divisi IT yang bertanggung

jawab dalam menyelesaikan permintaan user. Form ini digunakan untuk

menyatakan bahwa permintaan sudah selesai dikerjakan.

46

3.2.3 Analisis Lingkungan Strategis

3.2.3.1 Analisis Lingkungan Internal (ALI)

1. Strength (Kekuatan)

a. Banyak terjadi permintaan perubahan aplikasi maupun pengajuan aplikasi

baru (enhancement baru)

b. Potensi staf IT yang kompeten dibidang IT

c. Letak geografis perusahaan yang mempunyai cabang yang tersebar

diseluruh Indonesia

d. Sumber Daya Manusia yang ada diperusahaan yang sudah banyak

mengenal komputer dan sistem

e. Sifat ketergantungan user terhadap IT

2. Weaknesses (Kelemahan)

a. User yang lebih menyukai sistem dijalankan manual

b. Kegiatan perubahan dan project masih lamban dan bersifat subsistem

c. Infrastuktur untuk aplikasi web masih lemah

d. Pengajuan change request atau project dilakukan manual dan tidak

terkontrol

e. Isi dokumen belum lengkap dan tersebar kemana-mana

f. Pemakaian dana yang terus membengkak karena penggunaan telepon

47

3.2.3.2 Analisis Lingkungan Eksternal (ALE)

1. Opportunities (Peluang)

a. Adanya dukungan dana dari perusahaan

b. Adanya kebijakan perusahaan yang diberikan kepada divisi IT untuk

mengembangkan sistem yang ditujukan untuk mendukung operasional

perusahaan

c. Adanya dukungan yang diberikan oleh divisi lain untuk mengembangkan

sistem yang akan mempermudah proses pengajuan perubahan maupun

project

d. Divisi IT mempunyai jalinan kerjasama yang baik dengan banyak vendor

2. Threats (Kendala)

a. Kondisi geografi dan demografis sebagai kendala terhadap efisiensi dan

produktivitas pelayanan kepada user

b. Kondisi infrastruktur

c. Kurangnya Sumber Daya Manusia sebagai staf IT

d. Dokumentasi belum standar

3.2.3.3 Analisis Critical Success Factor

Beranjak dari kedua Analisis Lingkungan Internal (ALI) dan Analisis

Lingkungan Eksternal (ALE), maka dapatlah diasumsikan bahwa kekuatan dan peluang

yang mendukung serta mendorong percepatan proses pengajuan change request atau

project di PT Serasi Autoraya adalah:

48

1. Letak geografis perusahaan yang mempunyai cabang yang tersebar diseluruh

Indonesia

2. Sumber Daya Manusia yang ada diperusahaan yang sudah banyak mengenal

komputer dan sistem

3. Sifat ketergantungan user terhadap IT

4. Banyak terjadi permintaan change request maupun project

5. Adanya kebijakan perusahaan yang diberikan kepada divisi IT untuk

mengembangkan sistem yang ditujukan untuk mendukung operasional

perusahaan

6. Adanya dukungan yang diberikan oleh divisi lain untuk mengembangkan sistem

yang akan mempermudah proses pengajuan perubahan maupun project

Tabel 3-1 Analisis CSF

Dampak

Potensil Urgensi

Isu

L Mo My L Mo My

Letak geografis perusahaan yang

mempunyai cabang yang tersebar

diseluruh Indonesia

x x

Sumber Daya Manusia yang ada

diperusahaan yang sudah banyak

mengenal komputer dan sistem

x x

Sifat ketergantungan user terhadap IT x x

49

Dampak

Potensil Urgensi

Isu

L Mo My L Mo My

Banyak terjadi permintaan change

request maupun project

x x

Adanya kebijakan perusahaan yang

diberikan kepada divisi IT untuk

mengembangkan siste

x x

Adanya dukungan yang diberikan oleh

divisi

x x

Keterangan : L : Low Mo : Moderate My : Mayor

3.2.3.4 Analisis Strategik dan Pilihan

Berdasarkan hasil asumsi diatas, maka dilakukan analisis strategik dan pilihab

alternatif melalui analisis SWOT dan CSF, ditemukan potensi sebagai pendukung

pembangunan IT Collaboration Suite, meliputi:

1. Letak geografis perusahaan yang mempunyai cabang yang tersebar diseluruh

Indonesia

2. Sumber Daya Manusia yang ada diperusahaan yang sudah banyak mengenal

komputer dan sistem

3. Sifat ketergantungan user terhadap IT

50

4. Banyak terjadi permintaan change request maupun project

5. Adanya kebijakan perusahaan yang diberikan kepada divisi IT untuk

mengembangkan sistem yang ditujukan untuk mendukung operasional

perusahaan

6. Adanya dukungan yang diberikan oleh divisi lain untuk mengembangkan sistem

yang akan mempermudah proses pengajuan perubahan maupun project

3.2.4 Analisis Kebutuhan berdasarkan Fishbone Diagram

Sistem yang berjalan saat ini sebenarnya sudah mengakomodasi setiap proses

yang dilakukan dalam rangkaian pengajuan user requirement berupa change request

atau project dari mulai user mengajukan URF yang berisi deskripsi permintaan sampai

pada completion form yang menyatakan bahwa permintaan sudah selesai dikerjakan.

Proses-proses yang dilakukan dalam sistem yang berjalan saat ini secara umum

bertujuan untuk mempercepat proses penanganan user requirement baik berupa change

request atau project. Seperti dalam Gambar 3-5 Fishbone Diagram, bahwa terdapat

empat hal utama yang harus dipenuhi untuk mencapai tujuan tersebut, meliputi:

1. Proses yang berkaitan dengan dokumentasi

Proses ini sangat penting karena digunakan untuk mengakomodasi kebutuhan

user requirement dan sebagai history dari user requirement. Beberapa hal yang

penting adalah:

a. Pembuatan setiap dokumen harus mampu menampung semua informasi

yang dibutuhkan sehingga tidak terjadi miss communication.

51

b. Adanya standarisasi dokumen, dalam hal ini standar dari sisi penomoran

dimana setiap dokumen akan selalu memiliki identitas nomor dan

dokumen yang masih dalam satu rangkaian bisnis proses akan saling

terkait, header dokumen, tabulasi dan margin setiap dokumen,

pencetakan dokumen, dan lain-lain. Dengan adanya standarisasi ini

tentunya

c. Tracking atau pelacakan dokumen sangat dimungkinkan apabila

standarisasi dokumen sudah terpenuhi. Akan tetapi hanya standarisasi

saja belum cukup untuk mampu melakukan tracking atau pelacakan

dokumen, karena itu diperlukan konsistensi dokumen dengan adanya

workflow.

d. Penyimpanan dan kolektifitas dokumen tentunya akan menjadi lebih baik

dan terstruktur dengan adanya standarisasi dokumen dan tersimpan

dalam suatu database management system.

2. Proses yang melibatkan user

Dalam proses ini terdapat beberapa hal diantaranya:

a. Kemudahan dalam hal pengisian dan pengajuan form yang dilakukan

oleh user.

b. Kemampuan yang dimiliki user untuk melakukan proses monitoring dari

user requirement yang telah diajukan, sehingga akan terjadi hubungan

timbal balik antara user dan divisi IT dan meminimalkan miss

communication.

52

3. Proses yang dilakukan oleh IT

Adalah proses assignment, approval, dan penanganan atau pengerjaan URF

sampai pada completion form sebagai akhir dari URF yang telah diajukan. Proses

ini meliputi beberapa hal diantaranya:

a. Proses assignment dan approval yang mudah dan cepat sehingga

penyelesaian akan tepat pada waktunya.

b. Kontrol dan proses monitoring terhadap user requirement yang masuk

dan utilisasi setiap resource IT sehingga pada waktu penilaian akan lebih

objective.

c. Setiap change request ataupun project yang telah selesai dikerjakan oleh

tim IT, pada akhirnya hasil dari pengerjaan change request dan project

tersebut harus melalui proses UAT dan completion. Hal ini dilakukan

untuk melakukan proses validasi dan verifikasi yang ditujukan untuk

menjaga kontinuitas dari hasil change request dan project tersebut.

4. Perangkat yang digunakan

Yaitu media yang digunakan dalam sistem, terdapat beberapa hal meliputi:

a. Pertimbangan dari media utama yang digunakan, dalam hal ini

pengembangan aplikasi berbasis web (web based application) dapat

digunakan sehingga seluruh proses akan dapat dilakukan dari web.

Penggunaan aplikasi berbasis web juga akan memudahkan dalam

implementasi dan pertimbangan kecepatan akses. Kertas sebagai media

53

konvensional bukannya tidak perlu, tetapi masih tetap digunakan untuk

keperluan pencetakan.

b. Investasi infrastruktur, tentunya infrastruktur mutlak diperlukan untuk

mendukung penerapan aplikasi.

Dari keempat hal utama diatas dapat disimpulkan bahwa perusahaan menghadapi

masalah-masalah berikut:

a. Masalah yang berhubungan dengan kurangnya informasi dari setiap dokumen

termasuk informasi tambahan jika terjadi perubahan requirement.

b. Tidak adanya standarisasi dokumen

c. Ketidakmampuan untuk melakukan tracking dokumen

d. Tidak adanya proses monitoring yang dilakukan oleh user terhadap user

requirement yang telah diajukan

e. Penggunaan kertas sebagai media utama dalam sistem yang berjalan saat ini

f. Bagaimana manajemen IT dapat mengetahui utilisasi dari setiap resource IT

g. Kebutuhan akan kontinuitas setiap hardware maupun software yang

diimplementasikan di PT Serasi Autoraya.

54

Gambar 3-4 Fishbone Diagram

55

3.2.5 Analisis Kebutuhan berdasarkan Hasil Questioner

Pembuatan questioner ini dimaksudkan dalam rangka mendapatkan data-data

yang lebih akurat dan obyektif tentang kelayakan pengembangan sistem yang sedang

berjalan saat ini sekaligus untuk mendukung analisis sistem yang sedang berjalan saat

ini. Questioner ini terdiri dari dua, yang ditujukan untuk user diluar divisi IT yang

berada di kantor pusat, kantor cabang, maupun anak perusahaan dan ditujukan untuk

orang dalam divisi IT.

3.2.5.1 Hasil Questioner User

Questioner ini terdiri dari 4 pertanyaan dengan jumlah responden sebanyak 85

orang dan diperoleh hasil adalah sebagai berikut:

1. Apakah anda merasa kesulitan dalam mengajukan URF saat ini ?

72%

28%

Sulit

Tidak sulit

Gambar 3.5 Presentase Jawaban Questioner User Pertama

Menunjukkan bahwa saat ini kebanyakan responden merasa kesulitan dalam

mengajukan URF (72%) dan yang menjawab tidak kesulitan sebanyak (28%).

56

2. Apakah saat ini Anda mengalami kesulitan dalam memantau status

requirement Anda ?

79%

15%6%

Sangat sulit

Tidak sulit

Tidak tahu

Gambar 3.6 Presentase Jawaban Questioner User Kedua

Menunjukkan bahwa responden merasa sangat kesulitan dalam memantau status

requirementnya (79%), sebanyak (15%) merasa tidak kesulitan, dan yang menjawab

tidak tahu sebanyak (6%).

3. Apakah Anda perlu mengetahui status requirement Anda ? (sampai sejauh

mana dikerjakan)

83%

13% 4%

Perlu

Tidak perlu

Tidak tahu

Gambar 3.7 Presentase Jawaban Questioner User Ketiga

57

Menunjukkan bahwa setiap responden perlu mengetahui status requirement-nya

sebanyak (83%), yang menjawab tidak perlu sebanyak (13%), dan yang menjawab tidak

tahu sebanyak (4%).

4. Apakah proses pengajuan URF saat ini sudah jelas ?

21%

74%

5% Cukup jelas danmemadai

Perlu ditingkatkan

Tidak tahu

Gambar 3.8 Presentase Jawaban Questioner User Keempat

Menunjukkan bahwa sebagian besar responden saat ini menyatakan bahwa

proses pengajuan URF perlu ditingkatkan (79%), dan yang menjawab cukup jelas dan

memadai (15%), dan yang menjawab tidak tahu (6%).

3.2.5.2 Hasil Questioner Staf IT

Questioner ini terdiri dari 6 pertanyaan dengan jumlah responder sebanyak 35

orang dan diperoleh hasil sebagai berikut:

1. Apakah informasi dari form URF saat ini sudah cukup jelas menggambarkan

requirement dari user ?

58

17%

77%

6%

Jelas

Tidak jelas

Tidak tahu

Gambar 3.9 Presentase Jawaban Questioner Staf IT Pertama

Menunjukkan bahwa saat ini informasi dalam form URF tidak jelas

menggambarkan requirement dari user (77%), menjawab sudah jelas (17%), dan

menjawab tidak tahu (6%).

2. Apakah dalam pengajuan approval memerlukan respon yang lama dari

atasan?

74%

26%0%

Ya

Tidak

Tidak tahu

Gambar 3.10 Presentase Jawaban Questioner Staf IT Kedua

(74%) responden menjawab ya, menjawab tidak (26%), dan menjawab tidak tahu

(0%), menunjukkan bahwa sebagian besar responden menyatakan proses pengajuan

approval memerlukan respon yang lama dari atasan.

59

3. Apakah dalam mengerjakan requirement memerlukan koordinasi dengan tim

IT yang lain, entah sebagai source person, working party ?

97%

0%3%

Perlu

Tidak perlu

Tidak tahu

Gambar 3.11 Presentase Jawaban Questioner Staf IT Ketiga

Menunjukkan bahwa dalam mengerjakan requirement memerlukan koordinasi

dengan tim IT lain (97%), menjawab tidak perlu (0%), dan menjawab tidak tahu (3%).

4. Apakah dokumentasi selalu disimpan oleh IT PIC masing-masing setelah

requirement selesai dikerjakan ?

100%

0%

0%

Ya

Tidak

Tidak tahu

Gambar 3.12 Presentase Jawaban Questioner Staf IT Keempat

Yang menjawab ya sebanyak (100%), menjawab tidak (0%), dan menjawab tidak

tahu (0%), menunjukkan bahwa dokumentasi selalu disimpan oleh IT PIC.

60

5. Apakah dokumen tersebut sering terselip, tercecer, atau hilang saat

dibutuhkan kembali ?

60%

40%

0%

Ya

Tidak

Tidak tahu

Gambar 3.13 Presentase Jawaban Questioner Staf IT Kelima

Menjawab ya sebanyak (60%), dan menjawab tidak (40%), dan menjawab tidak

tahu (0%) ,menunjukkan bahwa sebagian besar responden menyatakan bahwa

dokumentasi yang disimpan sering terselip, tercecer, atau hilang saat diperlukan.

6. Apakah anda merasa kerepotan dalam menyimpan dokumen tersebut ?

74%

23%3%

Ya

Tidak

Tidak tahu

Gambar 3.14 Presentase Jawaban Questioner Staf IT Keenam

61

Menunjukkan bahwa sebagian besar responden merasa kerepotan dalam

menyimpan dokumen, menjawab ya sebanyak (74%), menjawab tidak (23%), dan

menjawab tidak tahu (3%).

Kesimpulan dari hasil questioner, rata-rata sekitar 68,75% user menyatakan

bahwa:

1. Merasa kesulitan dalam mengajukan URF.

2. Saat ini sangat sulit untuk mengetahui status dari requirement tersebut.

3. User perlu sekali mengetahui status dari requirement yang sudah diajukan.

4. Proses pengajuan URF saat ini tidak jelas dan perlu ditingkatkan.

Dan kesimpulan hasil questioner dari tim IT, dengan rata-rata sekitar 80,33%

menyatakan bahwa:

1. Informasi dari form URF saat ini belum cukup jelas menggambarkan

requirement dari setiap user.

2. Merasa kesulitan dalam mengajukan approval dari atasan.

3. Perlunya koordinasi dengan tim IT yang lain dalam pengerjaan requirement.

4. Dokumentasi setelah pengerjaan requirement sangat penting untuk disimpan.

5. Dalam penyimpanan dokumentasi tersebut merasa kerepotan.

6. Sering mengalami kehilangan dokumentasi, entah terselip atau tercecer.

Dari hasil analisis kebutuhan dan hasil questioner terdapat beberapa hal yang

menjadi masalah utama dalam sistem yang berjalan saat ini, meliputi antara lain:

62

1. Dokumen yang ada saat ini belum mampu menampung semua informasi yang

dibutuhkan serta tidak adanya standarisasi dokumen.

2. User requester merasa kesulitan dalam melakukan monitoring status requirement

yang sedang dikerjakan oleh IT.

3. User Requester maupun IT PIC merasa kesulitan dalam men-download dokumen

dan mengajukan approval.

4. Management IT memiliki kepentingan untuk melakukan kontrol monitoring

terhadap requirement yang masuk sekaligus utilisasi dari setiap staf IT.

3.2.6 Usulan Perbaikan Masalah

Untuk pemenuhan kebutuhan tersebut, diusulkan untuk dilakukan pengembangan

yaitu:

1. Suatu sistem berbasis web yang terintegrasi dengan sistem email dengan

menggunakan workflow terlihat dalam gambar 3-16.

Sistem email digunakan untuk memberikan notifikasi setiap proses yang terjadi

kepada bagian yang terlibat langsung. Sedangkan sistem workflow

dikembangkan untuk mengintegrasikan beberapa bagian yang terlibat langsung

tersebut sehingga konsistensi dan kontinuitas sistem akan tetap terjaga.

2. Penambahan proses berupa:

a. Pembuatan addendum proposal yang digunakan untuk mendefinisikan

perubahan rencana kerja (yang termuat dalam proposal), dan proses UAT

63

b. UAT yaitu proses melakukan testing (validasi dan verifikasi) terhadap

change request maupun project dan hasilnya dituangkan dalam form

UAT.

c. Pemberian score atas hasil penyelesaian change request maupun project

oleh IT Supervisor.

3. Standarisasi dokumen dibuat dengan format standar penomoran dokumen yang

tercetak secara otomatis, melengkapi beberapa informasi dalam dokumen yang

diperlukan seperti kebutuhan budget, business benefit, dll dan untuk pengajuan

rencana solusi yang akan diberikan terhadap user requirement dibuat dengan

dokumen berupa proposal baik itu kategori change request ataupun project.

4. Sistem berbasis web ini nantinya juga akan terintegrasi dengan database

management system yang diperlukan untuk mengatasi kesulitan dalam

penyimpanan dokumen dan tracking dokumen.

5. Sistem berbasis web ini akan difasilitasi dengan view status request dimana

setiap user requester akan dapat melihat sampai sejauh mana request-nya

dikerjakan sekaligus PIC yang bertanggung jawab terhadap requirement tersebut.

Manajemen IT pun akan dapat mengetahui berapa banyak request yang sudah

masuk di IT dan sekaligus dapat mengetahui utilisasi setiap staf IT.

64

Gambar 3-15 Alur proses pengajuan change request atau project

Proses dimulai dari user mengajukan request dalam bentuk URF. Proses

berikutnya adalah pembuatan proposal dan addendum proposal (jika ada perubahan

proposal berupa budget, waktu, dan team member). Setelah change request dan project

selesai dikerjakan kemudian akan dilakukan UAT dan completion. Dari hasil completion

akan ditentukan score dari team member. Setiap proses akan berlanjut ke proses

65

berikutnya secara otomatis apabila setiap dokumen yang dihasilkan dalam proses

tersebut telah di analisis, dipelajari dan di-approve oleh bagian terkait. URF bisa

dilakukan reject apabila permintaan user tersebut tidak bisa dipenuhi dengan disertai

analisis dan alasan. Sistem ini juga mengakomodasi proses reporting.

IT Collaboration Suite yang dikembangkan ini merupakan aplikasi groupware

yang memungkinkan para pengguna dapat berkolaborasi dan bekerjasama dalam

penanganan dokumen dan semua proses melalui jaringan komputer.

Aplikasi ini masuk dalam kategori groupware level 1 yaitu groupware product to

supporting ashynchronous communication. Fitur-fitur yang ada dalam applikasi ini

adalah:

1. Application sharing, aplikasi yang berbasis web ini dapat dijalankan secara

bersama-sama.

2. Transfer file, pengiriman file atau dokumen dalam satu jaringan komputer.

3. Workflow system, aplikasi ini dapat melakukan bisnis proses secara otomatis dan

di rancang secara khusus untuk melakukan pengontrolan alur dokumen dari

masing-masing user aplikasi.

4. Email system, aplikasi ini terintegrasi dengan sistem email untuk memberikan

notifikasi kepada setiap user aplikasi.