BAB 3

ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN DAN

UTANG PADA FELINDO JAYA

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Perusahaan Perorangan Felindo Jaya didirikan pada tahun 1997, dengan

Surat Ijin Usaha Perdagangan No.0111/10-04/PK/111/1997. Felindo Jaya

bergerak di bidang penjualan paku dan kawat potongan. Felindo Jaya pertama

kali berlokasi di Jembatan Besi, Jakarta Barat. Pada awalnya Felindo Jaya

menempati sebuah ruko yang masih berstatus sewaan dari pihak lain. Pada

tahun-tahun awal, pelanggan masih sedikit, bahkan pelanggan yang berada di

luar kota masih belum ada. Saat itu bila ada pelanggan yang memesan dalam

jumlah besar, Felindo Jaya masih belum dapat memenuhi permintaan tersebut.

Pada tahun 2003, Felindo Jaya sudah mulai berkembang. Sejak saat itu

pelanggan yang membeli barang tidak hanya sebatas dari wilayah DKI Jakarta

saja, melainkan banyak pelanggan yang berasal dari luar kota. Selanjutnya

Felindo Jaya membeli tempat usaha baru yang berlokasi di Jakarta Utara, yang

tepatnya terletak di Jembatan Tiga. Namun sampai saat ini, Felindo Jaya masih

belum dapat memenuhi pesanan dari luar pulau Jawa.

64

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi dalam suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik,

lancar, efektif dan efisien bila terdapat pembagian tugas, pelimpahan

wewenang dan tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan

dalam struktur organisasi. Dengan adanya struktur organisasi, hubungan antara

yang memimpin dan yang dipimpin berjalan menurut suatu sistem yang dianut

oleh perusahaan, yaitu apakah pimpinan perusahaan langsung berhubungan

dengan bawahannya atau melalui perantara dalam suatu hierarki organisasi.

Struktur organisasi Felindo Jaya saat ini dapat dilihat pada gambar 3.1 di

bawah ini.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Felindo Jaya

(Felindo Jaya, 2007)

3.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab

Wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang ada

dalam Felindo Jaya adalah sebagai berikut:

Direktur

Divisi Pembelian

Divisi Gudang

Divisi Penjualan

Divisi Administrasi

Bagian Akuntansi

Bagian Finance

Bagian Pemesanan

Bagian Penyediaan

Bagian Penyimpanan

Bagian Pengeluaran

Account Recievable

Account Payable

Kasir

Petty Cash

Jurnal

65

1. Direktur

a. Menetapkan pengambilan keputusan.

b. Mengawasi dan menerima laporan pertanggungjawaban dari

setiap bagian.

c. Mengangkat dan memberhentikan karyawan.

d. Menetapkan strategi dan kebijakan perusahaan.

2. Divisi Pembelian

a. Bagian Pemesanan

• Melaksanakan pembelian persediaan.

• Memilih para pemasok yang dapat dipercaya untuk

kebutuhan persediaan barang. Harus diperhatikan segi

kualitas dan harga barang dari pemasok tersebut.

• Mengatur pembelian dan bernegosiasi dengan pemasok.

b. Bagian Penyediaan

• Membuat anggaran persediaan barang yang disetujui

direktur.

• Menentukan jenis barang yang harus dibeli sesuai

dengan persetujuan direktur.

3. Divisi Gudang

a. Bagian Penyimpanan

• Membuat surat permohonan untuk pengadaan barang.

• Menangani dan mencatat persediaan barang.

66

• Bertanggung jawab dalam memelihara kondisi fisik

barang.

• Menerima persediaan barang dari pemasok.

• Melakukan retur atas barang rusak kepada pemasok.

b. Bagian Pengeluaran

• Mengirimkan barang kepada pembeli.

• Mengirimkan kembali barang rusak yang akan diretur

kepada pemasok.

• Menjaga barang yang dikirim dengan kondisi baik dan

tiba tepat waktu.

4. Divisi Penjualan

a. Melayani pelanggan yang melakukan order baik melalui

telepon, fax, maupun yang datang langsung ke perusahaan.

b. Memproses order dari pelanggan lebih lanjut.

c. Menjalin dan membina hubungan yang baik dengan pelanggan.

d. Mengkonfirmasikan ke bagian gudang, apakah barang dapat

dipenuhi.

5. Divisi Administrasi

a. Bagian Akuntansi

• Account Payable

o Mencatat utang perusahaan

o Membuat laporan utang.

67

• Account Receivable

o Mencatat piutang perusahaan.

o Membuat laporan piutang.

• Jurnal

o Membuat jurnal umum dan jurnal khusus atas

setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan.

o Menyiapkan laporan keuangan perusahaan.

b. Bagian Finnance

• Kasir

o Melaksanakan kegiatan penerimaan dan

pengeluaran kas.

o Melakukan pembayaran gaji terhadap semua

karyawan.

o Melakukan pembayaran untuk pembelian

persediaan.

o Menerima pembayaran dari pelanggan.

• Petty Cash

o Melakukan pencatatan terhadap setiap

penerimaan dan pengeluaran kas kecil yang

terjadi dalam perusahaan.

o Membuat anggaran atas penggunaan kas kecil.

68

3.1.4 Visi dan Misi Perusahaan

3.1.4.1 Visi Perusahaan

Felindo Jaya dalam menjalankan kegiatan perusahaan mempunyai visi

menjadi sebuah perusahaan dagang yang dapat bersaing dan menjadi yang

terdepan di pasar bisnis dengan perusahaan sejenis lainnya.

3.1.4.2 Misi Perusahaan

Berdasarkan visi di atas, maka untuk mencapai visi tersebut Felindo Jaya

mempunyai misi sebagai berikut:

1. Meningkatkan pelayanan yang terbaik kepada konsumen.

2. Meningkatkan penjualan sesuai dengan target.

3. Meningkatkan kualitas produk seperti pemilihan produk yang

berkualitas dan harga yang berkompetitif.

3.1.5 Gambaran Umum Operasional Pembelian dan Pencatatan Utang

Dalam operasional pembelian Felindo Jaya, mereka menetapkan tingkat

persediaan minimal untuk melakukan pemesanan kembali kepada pemasok.

Pembelian dilakukan oleh bagian pembelian karena adanya permintaan dari

bagian gudang karena persediaan yang ada di gudang tidak mencukupi order

pemesanan dari konsumen.

Pembelian dilakukan paling banyak dengan cara kredit, dengan jangka

waktu pembayaran 15 sampai dengan 30 hari. Apabila pembelian dilakukan

dengan pemasok yang telah sering bertransaksi dengan perusahaan, biasanya

perusahaan mendapat potongan pembelian.

69

Apabila barang yang diterima perusahaan dalam kondisi rusak atau tidak

sesuai dengan pesanan, maka perusahaan dapat melakukan retur kepada

pemasok yang bersangkutan. Retur pembelian dapat dilakukan langsung pada

hari yang sama, atau selambat-lambatnya 7 hari setelah barang diterima dari

pemasok.

3.2 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

3.2.1 Prosedur Pembelian

Berikut ini adalah prosedur yang dilakukan di dalam perusahaan pada saat

melakukan kegiatan pembelian:

1. Apabila persediaan di gudang telah mencapai titik pemesanan kembali

atau persediaan digudang tidak mencukupi permintaan pelanggan,

bagian penyimpanan membuat Surat Permintaan Pembelian dua

rangkap. Rangkap pertama diberikan ke bagian pemesanan dan rangkap

kedua disimpan sebagai arsip.

2. Bagian pemesanan menerima Surat Permintaan Pembelian rangkap

pertama dan mencari pemasok berdasarkan katalog pemasok.

Kemudian membuat Surat Order Pembelian tiga rangkap, rangkap

pertama diberikan kepada pemasok, rangkap kedua diberikan kepada

bagian penyimpanan dan rangkap ketiga disimpan sebagai arsip.

3. Bagian penyimpanan kemudian mengarsipkan Surat Order Pembelian

rangkap kedua, yang diterima dari bagian pemesanan.

70

3.2.2 Prosedur Penerimaan Barang dan Pencatatan Utang

Berikut ini adalah prosedur yang dilakukan di dalam perusahaan pada saat

melakukan kegiatan penerimaan barang:

1. Bagian penyimpanan menerima kiriman barang yang dipesan dari

pemasok disertai dengan surat pengantar yang dikeluarkan pemasok.

2. Bagian penyimpanan membandingkan Surat Order Pembelian rangkap

kedua dengan surat pengantar, kemudian memeriksa secara fisik

kiriman barang yang diterimanya dengan yang tercantum di dalam surat

pengantar.

3. Jika surat pengantar dan barang dengan Surat Order Pembelian rangkap

kedua tidak sesuai, maka akan dilakukan konfirmasi ulang kepada

pemasok.

4. Jika surat pengantar dan barang dengan Surat Order Pembelian rangkap

kedua ternyata sesuai, kemudian bagian penyimpanan mencatatkan

barang yang diterima ke dalam kartu gudang.

5. Bagian penyimpanan juga membuat Laporan Penerimaan Barang

berdasarkan barang yang diterima, yang dibuat dalam tiga rangkap,

rangkap pertama diberikan kepada bagian jurnal, rangkap kedua

diberikan kepada bagian utang dan rangkap ketiga disimpan sebagai

arsip di bagian penyimpanan sendiri beserta Surat Order Pembelian

rangkap kedua dan surat pengantar .

6. Bagian pemesanan menerima faktur dari pemasok dan akan

memeriksanya dengan Surat Order Pembelian rangkap ketiga.

71

7. Jika faktur dengan Surat Order Pembelian rangkap ketiga tidak sesuai,

akan dilakukan konfirmasi ulang kepada pemasok.

8. Jika faktur dengan Surat Order Pembelian rangkap ketiga sesuai, maka

Surat Order Pembelian rangkap ketiga akan diarsip, dan Faktur akan

diserahkan ke bagian jurnal.

9. Selanjutnya bagian jurnal akan membandingkan harga yang tertera pada

faktur dari pemasok dan Laporan Penerimaan Barang rangkap pertama,

apabila tidak sesuai, maka akan dilakukan konfirmasi ke bagian

pemesanan. Apabila telah sesuai maka bagian jurnal akan mencatatnya

dalam jurnal pembelian. Selanjutnya, faktur dari pemasok akan di

serahkan ke bagian utang serta Laporan Penerimaan Barang rangkap

pertama disimpan sebagai arsip.

10. Selanjutnya bagian utang berdasarkan faktur dan Laporan Penerimaan

Barang rangkap kedua akan mencatat ke dalam buku utang. Faktur dari

pemasok serta Laporan Penerimaan Barang rangkap kedua disimpan

sebagai arsip sampai pembayaran dilakukan.

3.2.3 Prosedur Retur Pembelian

Berikut ini adalah prosedur yang dilakukan di dalam perusahaan pada saat

melakukan kegiatan retur pembelian:

1. Apabila terdapat barang yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan,

maka berdasarkan Surat Order Pembelian rangkap kedua dan Laporan

Penerimaan Barang rangkap ketiga, bagian penyimpanan akan

membuat Surat Retur Barang sebanyak lima rangkap, rangkap pertama

72

dan kedua untuk diberikan kepada bagian pengeluaran, rangkap ketiga

untuk bagian jurnal, rangkap keempat untuk bagian utang, dan rangkap

kelima digunakan untuk mengurangi stok dalam kartu gudang,

kemudian disimpan sebagai arsip di bagian penyimpanan.

2. Selanjutnya Surat Retur Barang rangkap pertama beserta barang akan

dikirim kembali kepada pemasok oleh bagian pengeluaran. Sedangkan

Surat Retur Barang rangkap kedua akan dimintakan otorisasinya ke

pemasok yang kemudian di arsip oleh bagian pengeluaran.

3. Selanjutnya bagian jurnal berdasarkan Surat Retur Barang rangkap

kedua akan mencatat ke jurnal umum.

4. Selanjutnya bagian utang berdasarkan Surat Retur Barang rangkap

ketiga, akan mencatat ke buku utang atas jumlah utang yang dikurangi.

3.2.4 Prosedur Pembayaran Utang dan Pengeluaran Kas

Berikut ini adalah prosedur yang dilakukan di dalam perusahaan pada saat

melakukan kegiatan pembayaran utang dan pengeluaran kas:

1. Bagian utang pada saat utang jatuh tempo, berdasarkan faktur, Laporan

Penerimaan Barang rangkap kedua, dan Surat Retur Barang rangkap ke

empat akan membuat Bukti Pengeluaran Kas sebanyak 3 rangkap.

2. Bukti Pengeluaran Kas rangkap pertama beserta faktur, Laporan

Penerimaan Barang rangkap kedua, dan Surat Retur Barang rangkap ke

empat akan di serahkan ke kasir. Bukti Pengeluaran Kas rangkap kedua

akan diserahkan ke bagian jurnal, sedangkan Bukti Pengeluaran Kas

rangkap ketiga akan disimpan sebagai arsip.

73

3. Berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap pertama beserta faktur,

Laporan Penerimaan Barang rangkap kedua, dan Surat Retur Barang

rangkap ke empat, kasir akan menyiapkan cek dan meminta otorisasi ke

direktur. Setelah itu cek dikirim ke pemasok. Bukti Pengeluaran Kas

rangkap pertama di arsip. Faktur di cap lunas, lalu diserahkan ke

bagian jurnal dan Laporan Penerimaan Barang rangkap kedua beserta

Surat Retur Barang rangkap ke empat diserahkan kembali kepada

bagian utang.

4. Bagian jurnal berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap kedua dan

faktur yang telah di cap lunas akan mencatat ke jurnal pengeluaran kas.

Bukti Pengeluaran Kas rangkap kedua kemudian diarsip. Faktur

diserahkan kembali ke bagian utang.

5. Bagian utang berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap ketiga dan

faktur yang telah di cap lunas, akan mencatatnya ke dalam buku utang.

Kemudian mengarsipkan Laporan Penerimaan Barang rangkap kedua,

Surat Retur Barang rangkap ke empat, Bukti Pengeluaran Kas rangkap

ketiga dan faktur.

3.3 Diagram Alir Sistem yang Sedang Berjalan

Dalam flow chart berikut ini akan digambarkan bagaimana alir dokumen

yang terjadi pada sistem pembelian dan utang yang sedang berjalan serta bagian-

bagian apa saja yang terlibat di dalamnya.

Representasi diagram alir prosedur pembelian dapat dilihat pada gambar 3.2.

Representasi diagram alir prosedur penerimaan barang dan pencatatan utang

74

dapat dilihat pada gambar 3.3. dan 3.4. Representasi prosedur retur pembelian

dapat dilihat pada gambar 3.5. Representasi prosedur pembayaran utang dan

pengeluaran kas dapat dilihat pada gambar 3.6.

75

Gambar 3.2 Diagram alir dokumen prosedur pembelian sistem berjalan

76

Gambar 3.3 Diagram alir dokumen prosedur penerimaan barang dan pencatatan utang

sistem berjalan

77

Gambar 3.4 Diagram alir dokumen prosedur penerimaan barang dan pencatatan

utang sistem berjalan (lanjutan)

78

Gambar 3.5 Diagram alir dokumen prosedur retur pembelian sistem berjalan

79

Gambar 3.6 Diagram alir dokumen prosedur pembayaran utang dan pengeluaran kas

3.4 Rich Picture Sistem yang Sedang Berjalan

Gambar rich picture pada sistem pembelian dan utang yang sedang berjalan

dapat dilihat Pada gambar 3.7 berikut ini.

80

Gambar 3.7 Rich picture pada sistem berjalan

81

3.5 Control Matrix Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan

Control Goal of the Purchasing Business Process

Control Goals of the Operations Process

Control Goals of the Information Process Recommended Control Plans

Ensure effectiveness of

Operations

Ensure efficient employment of

resources (people, computers)

Ensure security of

resources (inventory,

purchase order master data)

For purchase

requisition inputs, ensure:

For purchase order

master data, ensure:

For receipt report

inputs, ensure:

For account

payable master data,

ensure:

A

B

C

D

IV

IC

IA

UC

UA

IV

IC

IA

UC

UA

Present Controls P-1: Adanya pengarsipan dokumen di masing-masing bagian yang membuat dokumen tersebut

P-1 P-1 P-1 P-1 P-1 P-1 P-1 P-1 P-1 P-1 P-1 P-1

P-2: Adanya crosscheck katalog untuk pembuatan SOP oleh bagian pemesanan

P-2 P-2 P-2 P-2 P-2

P-3: Adanya crosscheck antara SOP dengan surat pengantar

P-3 P-3 P-3 P-3

P-4: Pembuatan LPB P-4 P-4 P-4 P-4 P-4 P-4 P-4

P-5: Adanya crosschek faktur dengan SOP

P-5 P-5 P-5 P-5 P-5

P-6: Adanya crosscheck LPB dengan faktur

P-6 P-6 P-6 P-6 P-6

P-7: Adanya pembuatan SRB P-7 P-7 P-7

P-8: Pembuatan BPK dan pencatatan utang berdasarkan LPB, SRB dan Faktur

P-8 P-8 P-8

Missing Controls

M-1: Bagian pembelian tidak membuat SPPH

M-1 M-1

82

M-2: Tidak ada bagian penerimaan barang

M-2 M-2 M-2 M-2 M-2

M-3: Pencatatan utang, dan jurnal tidak berdasarkan SOP

M-3 M-3 M-3 M-3 M-3 M-3 M-3 M-3 M-3

M-4: Tidak ada crosscheck antara SOP, LPB, dan faktur

M-4 M-4 M-4 M-4 M-4 M-4 M-4 M-4 M-4 M-4

M-5: Pembuatan BPK, tidak berdasarkan SOP

M-5 M-5 M-5 M-5

M-6: Tidak memadainya laporan

M-6 M-6

M-7: Tidak tersedia informasi keterlambatan pemasok

M-7 M-7

M-8: Tidak tersedianya informasi mengenai utang yang sudah jatuh tempo diskon

M-8 M-8 M-8 M-8

Keterangan: Effectiveness goals: A = Respon yang cepat dan tepat terhadap pengadaan barang di gudang. B = Pastikan bahwa barang yang tepat, diterima dalam jumlah yang sesuai dengan kondisi yang dapat diterima. C = Pembayaran utang yang tepat waktu ke pemasok. D = Laporan yang akurat baik laporan pembelian ataupun laporan utang. IV = Input Validity IC = Input Completeness IA = Input Accuracy UC = Update Completeness UA = Update Accuracy

Tabel 3.1 Control Matrix

83

3.6 Hasil Evaluasi Permasalahan dan Rekomendasi Perbaikan Sistem yang

sedang Berjalan

Dari hasil evaluasi terhadap proses-proses, prosedur-prosedur, serta struktur

organisasi yang telah tergambarkan di dalam diagram aliran dokumen, rich

picture maupun gambar struktur organisasi ditemukan beberapa permasalahan

yang terjadi di dalam sistem pembelian dan persediaan yang sedang berjalan saat

ini, yaitu :

1. Tidak tersedianya database pemasok.

Permasalahan: Tidak adanya database pemasok menggambarkan bahwa

perusahaan tidak melakukan kerjasama dengan para pemasok. Selama ini,

perusahaan dalam memilih pemasok hanya dengan melihat dari katalog

pemasok yang dimiliki. Hal ini mengakibatkan jalinan kerjasama antara

perusahaan dengan pemasok tidak dekat atau bahkan tidak saling kenal,

sehingga barang yang akan di beli kurang baik, harganya mahal, serta

waktu pengiriman yang relatif lama.

Dengan tidak adanya database pemasok, perusahaan juga tidak dapat

membuat dokumen permintaan penawaran harga kepada pemasok

sehingga tidak ditemukan bukti formal bahwa harga pembelian maupun

pemasok yang dipilih lebih menguntungkan perusahaan.

Rekomendasi perbaikan: Seharusnya perusahaan melakukan jalinan

kerjasama dengan pemasok terpilih berupa ikatan kontrak kerja dan

memasukkan data dari pemasok tersebut ke dalam satu database.

Sehingga pemasok yang tersedia hanya pemasok yang dinilai cukup baik

84

kinerjanya. Lalu setelah itu, bagian pembelian juga harus membuat surat

permintaan penawaran harga kepada para pemasok sehingga akan

didapatkan harga yang lebih kompetitif. Dengan adanya permintaan

penawaran harga harus secara formal perusahaan mendapatkan komitmen

yang pasti untuk melakukan pemesanan dengan para pemasok.

2. Tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian penerimaan barang

dengan bagian penyimpanan dalam struktur organisasi untuk

menerima barang yang dibeli dari pemasok.

Permasalahan: Setiap pengiriman pembelian barang dari pemasok hanya

diterima oleh bagian penyimpanan saja, sehingga akan ditakutkan

terjadinya kolusi akibat antara pihak yang menandatangani dengan yang

menerima hanya satu pihak saja.

Rekomendasi perbaikan: Sebaiknya bagian penyimpanan bersama

dengan bagian penerimaan barang, menerima pengiriman barang dan

mengevaluasi baik dari segi kualitas maupun kuantitas barang yang

datang, ini terkait dengan prinsip pengendalian internal bahwa fungsi

operasi, pencatatan, dan penyimpanan harus terpisah.

3. Bagian jurnal dan utang tidak menerima Surat Order Pembelian

dari bagian pemesanan.

Permasalahan: Bagian jurnal dan bagian utang hanya menerima

Laporan Penerimaan Barang dari bagian penyimpanan dan faktur dari

pemasok tetapi bagian jurnal dan bagian utang tidak menerima Surat

Order Pembelian dari bagian pemesanan, maka dapat mengakibatkan

adanya peluang penyelewengan dari bagian pemesanan dan bagian

85

penyimpanan dengan pemasok. Surat Order Pembelian merupakan

dokumen pendukung yang penting dalam pencatatan ke dalam jurnal

pembelian dan buku utang, untuk mendukung pencatatan akuntansi yang

valid.

Rekomendasi perbaikan: Sebaiknya bagian jurnal dan bagian utang

menerima Surat Order Pembelian dari bagian pemesanan agar sistem

pengendalian internal berjalan baik dan menghindari adanya peluang

untuk menyelewengkan aktiva perusahaan.

4. Bagian Pemesanan tidak menerima Laporan Penerimaan Barang

dari Bagian Penyimpanan.

Permasalahan: Tidak diserahkannya Laporan Penerimaan Barang ke

bagian pemesanan, yang seharusnya dilakukan oleh bagian penerimaan

yang saat ini masih dirangkap oleh bagian penyimpanan, maka faktur dari

pemasok tidak dapat dicocokkan dengan penerimaan barang yang aktual.

Rekomendasi perbaikan: Sebaiknya, bagian pemesanan mencocokkan

antara catatan yang ada di Surat Order Pembelian, Faktur, dan Laporan

Penerimaan Barang, baru setelah itu faktur diserahkan ke bagian jurnal

untuk dicatat ke dalam jurnal pembelian. Hal ini untuk memastikan

bahwa barang yang diterima dengan jurnal pembelian yang di catat

adalah sesuai.

86

5. Bukti Pengeluaran Kas harus di buat berdasarkan dokumen Surat

Order Pembelian, faktur, Laporan Penerimaan Barang, dan Surat

Retur Barang.

Permasalahan: Tidak tersedianya Surat Order Pembelian dalam

pembuatan Bukti Pengeluaran Kas, akan membuka peluang terjadinya

pengeluaran kas yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Bukti

Pengeluaran Kas bisa saja dibuat atas dasar faktur, Laporan Penerimaan

Barang, dan Surat Retur Barang yang berbeda dengan Surat Order

Pembelian.

Rekomendasi perbaikan: Sebaiknya bagian utang mengarsipkan

Laporan Penerimaan Barang, Surat Retur Barang dan faktur beserta Surat

Order Pembelian. Pada saat jatuh tempo, bagian utang akan membuat

Bukti Pengeluaran Kas dengan menggunakan keempat jenis dokumen

tersebut. Surat Order Pembelian penting untuk mendukung validitas

pengeluaran kas

6. Tidak memadainya jenis laporan yang diterima oleh direktur.

Permasalahan: Saat ini, laporan yang diterima oleh direktur hanyalah

laporan utang dan laporan jumlah persediaan yang tersedia di gudang.

Sedangkan saat ini laporan pembelian belum tersedia di perusahaan.

Rekomendasi perbaikan: Laporan pembelian sangat penting untuk

memberikan informasi mengenai aktifitas pembelian yang dilakukan

perusahaan. Dengan tersedianya laporan pembelian, direktur akan dapat

mengambil keputusan berkenaan dengan pembelian secara lebih cepat,

mudah dan lebih baik.

87

7. Tidak adanya layar reminder keterlambatan pemasok.

Permasalahan: Tidak adanya informasi mengenai keterlambatan

pengiriman barang dari pemasok akan mengakibatkan barang belum

tersedia ketika dibutuhkan oleh perusahaan, sehingga permintaan dari

pelanggan tidak dapat dipenuhi tepat pada waktunya.

Rekomendasi perbaikan: Sebaiknya di dalam sistem tesedia informasi

mengenai keterlambatan pemasok yang dapat diakses oleh bagian

pemesanan, sehingga bagian pemesanan dapat melakukan konfirmasi

ulang kepada pemasok, dan proses pemesanan barang dapat berjalan

dengan tepat waktu.

8. Tidak adanya informasi mengenai utang yang sudah jatuh tempo

diskon dalam mendukung pembuatan Bukti Pengeluaran Kas.

Permasalahan: Tidak adanya informasi mengenai utang yang sudah

jatuh tempo diskon, menyebabkan pembayaran utang melebihi batas

waktu periode diskon, sehingga memungkinkan perusahaan kehilangan

kesempatan untuk mendapatkan diskon.

Rekomendasi perbaikan: Sebaiknya layar pembuatan Bukti

Pengeluaran Kas muncul pop-up secara otomatis dengan data utang yang

sudah mencapai batas periode diskon. Hal ini memungkinkan perusahaan

untuk memperoleh diskon di setiap transaksi pembelian yang dilakukan.