52

BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Asuransi Purna Artanugraha (PT. Asuransi ASPAN) didirikan di Jakarta

berdasarkan Akta No. 7 tanggal 10 Juni 1991 Jo. Akta No. 13 tanggal 25 Oktober

1991 tentang perubahan Pasal 2 (Maksud & Tujuan) dan Pasal 4 (Modal), jo. Akte

No. 5 tanggal 30 April 1992 tentang perubahan Pasal 2 (Maksud & Tujuan) dibuat

dihadapan L. Siregar, SH, Notaris di Jakarta.

Anggaran Dasar perusahaan telah memalui beberapa kali perubahan dan

terakhir melalui Notaris Roesnastiti Prayitno, SH, MA Akta No. 1 tanggal 2 Januari

1997 tetang perubahan susunan manajemen, Akta No. 30 tanggal 26 Desember 1997

tentang perubhan Modal Dasar & Modal Disetor perusahaan dan terakhir Akte No. 3

tanggal 5 Juli 1999 tentang perubahan Modal Disetor. Ijin usaha PT. Asuransi Purna

Artanugraha (PT. Asuransi ASPAN) dikeluarkan oleh Departemen Keuangan RI

melalui Surat Keputusan No. 155/KM.13/1992 tanggal 23 Mei 1992 dengan

kegiatan usaha di bidang Asuransi Kerugian dan Reasuransi.

PT. Asuransi ASPAN memiliki 3 jenis primadona sumber pendapatan premi,

yaitu dari:

• Asuransi Kecelakaan diri (Khusus Kapal Penumpang PT. PELNI)

• Asuransi Marine Hull (Asuransi Kapal)

• Asuransi Marine Cargo (Asuransi Pengangkutan)

53

Jasa asuransi yang diberikan oleh PT. Asuransi ASPAN selain ketiga jenis

asuransi tersebut diatas, juga mencakup jenis asuransi kerugian lainnya, diantaranya:

• Asuransi Kebakaran (Fire Insurance)

• Asuransi Kendaraan Bermotor (Motor Vehicle Insurance)

• Asuransi Konstruksi (Contractor All Risk Insurance)

• Asuransi Pemasangan mesin-mesin (Engineering Insurance)

• Asuransi Alat-alat Berat (Heavy Equipment)

• Asuransi Kebongkaran (Burglary Insurance)

• Asuransi Uang dalam perjalanan (Cash in transit)

• Asuransi Kecelakaan Diri (Personal Accident Insurance)

• Asuransi Elektronik (Electronic Equipment Insurance)

• Dan sejenisnya

3.2 Visi Dan Misi Perusahaan

• Visi PT. Asuransi Purna Arthanugraha adalah menjadi perusahaan umum pilihan

utama masyarakat dan memiliki jaringan internasional.

• Misi PT. Asuransi Purna Arthanugraha adalah :

• Menjadi market leader dalam marine insurance yang mampu mempertahankan

surplus Underwriting.

• Prima dalam pengembangan produk, prima dalam layanan dan prima dalam

pengelolaan sumber daya.

• Menjadi perusahaan yang mampu tumbuh secara berkesinambungan.

• Menyelenggarakan perusahaan dengan menerpkan prinsip-prinsip tata kelola

perusahaan yang baik.

54

• Menyelenggarakan Risk Management yang Prudent

• Memberikan kontribusi kepada Stakeholders.

3.3 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi perusahaan yang terakhir dikeluarkan oleh Direksi

adalah No. SK-036/DIR/XII/01 tanggal 31 Desember 2001 hingga kini struktur

tersebut tidak mengalami perubahan.

55

PT. ASURANSI PURNA ARTHANUGRAHA

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi PT. Asuransi Purna Arthanugraha

56

Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Direktorat Teknik

57

Gambar 3. 3 Struktur Organisasi Kantor Cabang Utama dan Kelas A

58

Gambar 3. 4 Struktur Organisasi Kantor Cabang Utama dan Kelas B

59

a. Direktur Utama

Direktur utama disamping membawahi dua Direktur (Teknik dan

Keuangan) secara struktural membawahi 4 (empat) unit kerja dan secara

struktural membawahi 2 (dua) unit Operasional yang terdiri dari:

1. Unit staffing

Unit staffing terdiri dari

• Unit Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan

Memberikan usul, saran baik teknis maupun strategis, meliputi semua

bidang kegiatan perusahaan.

• Unit Satuan Pengawas Intern

Membantu mengarahkan dan ikut serta memelihara terlaksananya

operasional perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku agar tujuan

perusahaan tercapai secara efisien dan efektif serta melakukan pembinaan

terhadap sumber daya manusia yang berada dalam unitnya.

• Unit Sekretariat dan Umum

Melaksanakan administrasi kesekretariatan dan bidang umum dalam

rangka kelancaran operasional perusahaan.

• Unit Personalia

Melaksanakan administrasi kepegawaian dan perencanaan dan pengadaan

sumber daya manusia serta melaksanakan fungsi-fungsi personalian dan

melakukan pembinaan terhadap Sumber Daya Manusia (SDM)

60

• Kepala Cabang

Sebagai Wakil Direksi dan sebagai Geneal Manajer di Kantor Cabang,

bertugas menentukan langkah-langkah strategis dalam pelaksanaan

seluruh fungsi manajemen di kantor cabang serta bertanggung jawab

sepenuhnya atas pelaksanaan fungsi organisasi kantor cabang sesuai

system, prosedur dan kebijaksanaan perusahaan.

2. Unit Operasional

Menentukan langkah-langkah strategis terhadap seluruh fungsi-fungsi

manajemen dan bidang operasi/marketing, dengan merencanakan, membuat,

menjalankan dan mengendalikan pelaksanaan rencana kerja dan anggaran

secara efisien dan efektif dalam rangka mencapai sasaran perusahaa. Unit

Operasional membawahi:

a. Bagian Agen dan Broker

Sebagai manajer yang bertugas menentukan langkah-langkah

operasional terhadap seluruh fungsi-fungsi manajemen di lingkungan

kerjanya, membuat strategi pola pengembangan agen dan broker dengan

cara mengevaluasi dan membina broker dan agen dengan memperhatikan

ketentuan yang berlaku.

b. Bagian Account Officer

Melaksanakan fungsi-fungsi pemasaran antara lain : penjualan,

promosi pembinaan dan pengembangan relasi serta pelayanan kepada

pelanggan,mengelola administrasi pemasaran serta pembinaan terhadap

pegawai dibawah koordinasinya.

61

c. Bagian Customer Service

Sebagai manajer yang melakukan langkah-langkah operasional

terhadap fungsi-fungsi manajemen didalam lingkup kerjanya, dan

melakukan pelayanan kepada relasi dan calon relasi terhadap semua

aspek operasional perusahaan dan ujung tombak perusahaan dalam

memposisikan perusahaan melalui program public relation dan berbagai

cara media.

b. Direktur Teknik

Direktur Teknik membawakan 2 (dua) Divisi yaitu:

1. Divisi Underwriting

a. Kepala Bagian Underwriting Marine

Menentukan langkah operasional terhadap seluruh fungsi-fungsi

menajemen dalam bidang asuransi kerugian khususnya marine yang terdiri

atas marine cargo dan marine hull. Kepala Bagian Underwriting Marine

membawahi 2 (dua) Kepala Seksi, yaitu Seksi Marine Cargo dan Seksi

Marine Hull.

b. Kepala Bagian Underwriting Non-Marine

Menentukan langkah operasional terhadap seluruh fungsi-fungsi

menajemen dalam bidang asuransi kerugian khususnya non-marine yang

terdiri atas asuransi kebakaran dan aneka. Kepala Bagian Underwriting

Non-Marine membawahi 2 (dua) Kepala Seksi, yaitu Seksi Kebakaran dan

Engineering dan Seksi Kendaraan Bermotor dan Aneka.

62

c. Kepala Bagian Administrasi Teknik atau Manajer Administrasi Teknik

Menentukan langkah-langkah operasional terhadap fungsi analisis

menyeluruh atas keadaan, meliputi : underwriting/akseptasi, reasuransi dan

klaim serta pelayanan.

Kepala Bagian Administrasi Teknik membawahi 3 (tiga) Kepala Seksi,

yaitu Seksi Administrasi Akseptasi , Seksi Administrasi Reasuransi dan

Seksi Administrasi Klaim

2. Divisi Klaim

a. Kepala Bagian Klaim Marine

Menentukan langkah-langkah operasional terhadap seluruh fungsi-

fungsi manajemen klaim marine serta melakukan pembinaan SDM dalam

unit kerjanya. Kepala Bagian Klaim Marine membawahi 2 (dua) Kepala

Seksi, yaitu Seksi Klaim Marine Cargo dan Seksi Klaim Marine Hull.

b. Kepala Bagian Klaim Non-Marine

Menentukan langkah-langkah operasional terhadap seluruh fungsi-

fungsi manajemen klaim non-marine serta melakukan pembinaan SDM

dalam unit kerjanya.

Kepala Bagian Klaim Non-Marine membawahi 2 (dua) Kepala

Seksi, yaitu Seksi Klaim Kebakaran dan Engineering dan Seksi Klaim

Kendaraan Bermotor dan Aneka.

3. Direktur Administrasi & Keuangan

Direktur Administrasi & Keuangan membawahi 2 (dua) Divisi dan 1

(satu) bagian, yaitu:

63

• Divisi Keuangan

Menentukan langkah-langkah strategis terhadap seluruh fungsi-

fungsi manajemen dalam bidang keuangan dengan merencanakan,

membuat, menjalankan dan mengendalikan pelaksanaan rencana kerja dan

angaran secara efisien dan efektif dalam rangka mencapai sasaran

perusahaan. Kepala Divisi keuangan membawahi :

• Bagian Investasi dan Pajak

Menentukan langkah-langkah operasional terhadap seluruh

fungsi-fungsi manajemen yang ada dalam lingkungan kerjanya. Menjaga

tersedianya dana untuk mendukung operasional perusahaan, menjaga

liquiditas dan rentabilitas perusahaan.Memastikan bahwa perhtiungan pajak

dibayarkan perusahaan sudah tepat dan benar. Kepala Bagian Investasi dan

Pajak membawahi 2 (dua) Kepala seksi, yaitu Seksi Investasi dan Seksi

Pajak.

• Bagian Kas dan Bank

Menentukan langkah-langkah operasional terhadap seluruh

fungsi-fungsi menajemen yang ada dalam lingkungan kerja., Menjaga

kesediaan dana untuk membayar kewajiban perusahaan serta melakukan

administrasi kas dan bank secara baik, tepat dan akurat.Kepala Bagian Kas

dan Bank membawahi 2 (dua) Kepala seksi, yaitu Seksi pencatatan dan

Seksi Kasir.

64

• Bagian Inkasso

Menentukan langkah-langkah operasional terhadap seluruh

fungsi-fungsi menajemen yang ada dalam lingkungan kerja. Melakukan

administrasi piutang premi secara tertib dan akurat serta melaksanakan

penagihan piutang premi, sehingga outstanding premi sekecil mungkin.

Kepala Bagian Inkaso membawahi 2 (dua) Kepala seksi, yaitu Seksi

Inkasso Captive dan Seksi Inkasso Non-Captive.

• Divisi Akuntansi

Menentukan langkah-langkah strategis terhadap pelaksanaan

seluruh fungsi yang berada dalam lingkungan kerja.Mengkoordinasikan

bidang akuntansi umu, akuntasi reasuransi, anggaran serta melakukan

pembinaan terhadap sumber daya manusia yang ada dalam unit kerjanya.

• Bagian Akuntansi Umum

Menentukan langkah-langkah operasional dalam melaksanakan

fungsi-fungsi manajemen yang berada dalam lingkup tugasnya.

Mengkoordinasikan penyusunan Laporan Keuangan dan akuntasi umum

seta melakukan pembinaan terhadap sumber-sumber yang ada dalam unit

kerjanya. Kepala Bagian Akuntansi Umum membawahi 2 (dua) Kepala

Seksi, yaitu Seksi Pembukuan dan Seksi Utang Piutang.

• Bagian Akuntansi Reasuransi

Menentukan langkah-langkah operasional dalam melaksanakan

fungsi-fungsi manajemen yang berada dalam lingkup tugasnya.

Mengkoordinasikan kegiatan intern dan ekstern untuk mencapai sasaran

65

perusahaan serta melakukan pembinaan terhadap sumber daya yang ada

pada unit kerjanya.

Kepala Bagian Akuntansi Umum membawahi 2 (dua) Kepala

Seksi, yaitu Seksi Administrasi RA – Inward dan Seksi Administrasi RA –

Outward.

• Bagian Analisis Laporan Keuangan

Menentukan langkah-langkah operasional dalam melaksanakan

fungsi-fungsi manajemen yang berada dalam lingkup tugasnya.

Mengkoorninasikan penyusunan anggaran perusahaan serta

melakukan evaluasi dan analisis tentang laporan keuangan perusahaan.

Kepala Bagian Analisis Laporan Keuangan membawahi 2 (dua)

Kepala Seksi, yaitu Seksi Anggaran dan Seksi Analisis Laporan Keuangan.

3.4 Struktur Manajemen

Komisaris:

Komisaris Utama Marsongko Gusti

Komisaris Capt. J.F. Rainard

Direksi:

Direktur Utama Budiarto Sukemi

Zainal A. Haris Direktur Teknik

Manahan Siahaan Direktur Keuangan

Kepala Divisi:

Okky Nursinggih, SE, AAAI-K Kepala Divisi Pemasaran

Dahman Nasution AAAI-K Kepala Divisi Teknik/Underwriting

Anton Permadi, SE Kepala Divisi Akuntansi & Keuangan

66

3.5 Kantor Pusat Dan Cabang

Kantor pusat PT. Asuransi Purna Arthanugraha berlokasi di Gedung Pelni

Kemayoran Lt. 9 dan 10 Jl. Angkasa No. 18 dan Guna memperluas aktivitas usaha

dan memberikan pelayanan yang baik sesuai kebutuhan para nasabah serta untuk

mempercepat proses penanganan atas klaim-klaim yang terjadi, telah membuka

Cabang dan Perwakilan antara lain:

• Kantor Cabang Jakarta

Rukan Centra Pemuda

Jl. Pemuda No. 61 Kav. 17

Jakarta 13220

e-mail : aspanjkt@asuransiaspan.com

• Kantor Cabang Bandung

Jl. Emong No. 18

Bandung

Email : aspanbdg@asuransiaspan.com

• Kantor Cabang Surabaya

Koko Perdana Building 2nd Floor

Jl. Basuki Rachmat No. 105-107

Surabaya

Email : aspansby@asuransiaspan .com

• Kantor Perwakilan Yogyakarta / Solo

Jl. Melati Kulon No. 32 Caciro

67

Yogyakarta

Jl. Yosodipuro No. 100 A

Solo

3.6 Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan

3.6.1 Data Flow Diagram

3.6.1.2 Diagram Konteks

Adapun sistem yang sedang berjalan di PT. Asuransi Purna Arthanugraha

ditampilkan pada diagram konteks sebagai berikut:

68

Gambar 3. 5 Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan

3.6.1.3 Diagram Nol

Sistem yang sedang berjalan dapat diimplementasikan dalam diagram nol

sebagai berikut:

69

Gambar 3. 6 Diagram Nol

70

3.6.2 Prosedur Yang Sedang Berjalan

Kantor pusat tidak melayani sistem penutupan asuransi , kantor pusat hanya

sebagai pemantau proses penutupan asuransi yang berjalan di setiap kantor

cabang.Sistem penutupan asuransi yang sedang berjalan pada PT. Asuransi Purna

Arthanugraha sekarang adalah bagian Marketing menawarkan produk-produk

asuransi yang ada di PT. Asuransi Purna Arthanugraha (selanjutnya kita singkat

dengan PT. ASPAN) kepada calon nasabah. Marketing menawarkan jenis jaminan

yang ada di PT.ASPAN beserta perluasan jaminan yang sesuai dan dianggap

menguntungkan bagi calon nasabah.Setelah calon nasabah setuju dengan produk

asuransi yang ditawarkan, maka calon nasabah tersebut harus mengisi Surat

Permintaan Penutupan Asuransi (SPPA),lalu Marketing harus kembali ke kantor

untuk menyerahkan SPPA itu kepada bagian Underwriting dan selanjutnya di survei

oleh Independent Surveyor,setelah disurvei laporan berupa dokumen dan foto di

serahkan kembali kepada bagian Underwriting,Underwriting menganalisis dan

mempertimbangkan SPPA yang telah disurvei dapat diterima atau tidak. Jika

diterima dilanjutkan dengan penerbitan polis yang merupakan dokumen

inti dari perjanjian asuransi. Maka polis akan diserahkan ke bagian Keuangan

dan dilanjutkan dengan penagihan premi oleh bagian Keuangan.Polis diserahkan

setelah calon nasabah memberikan bukti pembayaran.Setiap penutupan yang

diterima harus dilaporkan kembali ke kantor pusat setiap satu minggu.laporan berupa

berkas polis dan data polis yang dikirim melalui email.

71

Gambar 3. 7 DAD Prosedur Sistem

72

3.6.3 Analisis Kebutuhan Informasi

Setelah mengikuti metode fact-finding berupa analisis dokumen dan

wawancara analisis kebutuhan dengan Bapak Nasarudin selaku Kepala Bagian

Underwriting cabang Kemayoran, maka informasi yang dapat kami simpulkan dari

hasil wawancara analisis tersebut adalah:

• Keharusan bagian Marketing untuk mencari calon nasabah di luar kantor dan

harus kembali lagi ke kantor untuk mengembalikan form SPPA agar dapat di

analisis oleh bagian Underwriting.

• Penyimpanan berkas SPPA dan panduan suku premi jaminan yang belum

terkomputerisasi sehinga menyulitkan bagian Underwriting dalam melakukan

analisis SPPA.

• Karena penutupan asuransi hanya dilayani di kantor-kantor cabang, maka data

dan berkas penutupan harus dikirim ke kantor pusat sebagai laporan. Pengiriman

data dan berkas penutupan dari kantor cabang ke kantor pusat dilakukan hanya

1(satu) kali dalam seminggu mengingat besarnya biaya kirim dan tidak adanya

aplikasi atau sistem yang dapat mendukung hal tersebut.

• Laporan yang ditampilkan :

1. Menampilkan informasi identitas tertanggung yang berasal dari entiti klien.

2. Menampilkan informasi penutupan asuransi yang meliputi entiti SPPA,mata

uang,kelas bisnis dan jenis jaminan.

3. Menampilkan informasi banyaknya penutupan asuransi di setiap cabang yang

meliputi entiti SPPA, user,group dan cabang.

73

4. Menampilkan informasi polis klien.

5. Menampilkan foto hasil survey.

• Identifikasi entiti antara lain:

Nama entiti Deskripsi

User Semua user yang dapat menggunakan sistem.

Currency Semua mata uang untuk untuk produk jenis jaminan

dan perluasan jaminan.

Branch Semua cabang dalam perusahaan.

BusinessClass Semua kelas bisnis untuk setiap jenis jaminan.

Group Semua Group dari setiap user yang dapat mengakses

sistem.

Insurance Semua jenis jaminan dalam salah satu kelas bisnis.

Survey Photo Semua foto survey untuk setiap SPPA.

SPPA Semua data untuk penutupan asuransi.

Client Semua data nasabah yang melakukan penutupan

asuransi.

Tabel 3. 1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi

3.6.4 Permasalahan Yang Dihadapi

Masalah yang dihadapi oleh PT. Asurnasi Purna Arthanugraha adalah

sebagai berikut:

• Keharusan bagian Marketing untuk mencari calon nasabah di luar kantor dan

harus kembali lagi ke kantor untuk mengembalikan form SPPA agar dapat di

analisis oleh bagian Underwriting.

74

• Penyimpanan berkas SPPA dan panduan suku premi jaminan yang belum

terkomputerisasi sehinga menyulitkan bagian Underwriting dalam melakukan

analisis SPPA dan penghitungan premi.

• Pengiriman data dan berkas penutupan setiap seminggu sekali dari kantor cabang

ke kantor pusat.

3.6.5 Solusi Pemecahan Masalah

Solusi yang dapat dibuat agar masalah yang dihadapi oleh PT. ASPAN dapat

terselesaikan yaitu:

• Merancancang aplikasi sistem penutupan asuransi berbasiskan website.

• Pemberian informasi status proses penutupan asuransi yang telah diajukan oleh

calon nasabah ke PT. ASPAN.

• Membuat pengorganisasian berkas SPPA dan panduan suku premi untuk

memudahkan bagian Underwriting melakukan analisis dan penghitungan premi.

• Dengan adanya aplikasi penutupan asuransi berbasiskan web ini, maka laporan

perminggu dari kantor-kantor cabang ke kantor pusat tidak diperlukan lagi,

karena semua data penutupan asuransi dapat dilihat setiap saat.