bab 3 analisa sistem informasi yang berjalan 3.1 …thesis.binus.ac.id/asli/bab3/2006-2-00843-ka-bab...
TRANSCRIPT
65
BAB 3
ANALISA SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum
3.1.1 Gambaran Umum PT. BAYU BUANA,Tbk
PT. BAYU BUANA,Tbk berdiri pada tahun 1972 yang telah tumbuh dan
berkembang menjadi salah satu perusahaan di Indonesia sebagai agen perjalanan
yang menawarkan suatu solusi perjalanan yang lengkap dan menarik untuk
kebutuhan akan bisnis dan liburan. Seiring dengan perkembangan perusahaan
PT. BAYU BUANA,Tbk telah mempekerjakan lebih dari 450 karyawan yang
terdiri dari 22 cabang yang tersebar di Indonesia. Pada November 2002
PT. BAYU BUANA,Tbk telah menerima penghargaan ISO 9001:2000 sebagai
sistem manajemen berkwalitas serta penghargaan OHSAS 18001 sebagai
rangkaian penilaian keselamatan dan pengelolaan yang sehat, PT. BAYU
BUANA,Tbk merupakan agen perjalanan pertama yang menerima penghargaan
tersebut.
PT. BAYU BUANA,Tbk telah bekerja sama dengan perusahaan
penerbangan terkemuka untuk menjadi perusahaan yang lebih berkembang,
sebab sejak 12 tahun yang lalu PT. BAYU BUANA, Tbk telah diakui sebagai
agen tertinggi. PT. BAYU BUANA, Tbk juga menerima Abacus (sistem
reservasi yang terkomputerisasi) sebagai penghargaan untuk agen terbaik. Secara
internasional PT. BAYU BUANA, Tbk telah berkerja sama dengan TQ3 Travel
Solution, suatu manajemen perjalanan global yang dimiliki oleh dua perusahaan
66
manajemen perjalanan yang mendominasi – yaitu AS Maritz Corporate dan TUI
Jerman Business Travel. Kerjasama ini mengijinkan pelanggannya untuk
mempunyai akses ke TQ3 diseluruh dunia.
PT. BAYU BUANA,Tbk adalah salah satu anggota IATA, ASITA&
PATA dan publik pertama yang mendaftar sebagai agen perjalanan dalam pasar
bursa Jakarta & Surabaya. PT. BAYU BUANA,Tbk hanya percaya kepada pro-
aktif, pelanggan yang berorientasi bahwa perusahaan akan mendukung dan
mencapai hasil yang baik pada saat lingkungan berkembang secara global, oleh
karena itu perusahaan secara terus menerus membuat investasi konsisten di
dalam personal dan teknologi. PT. BAYU BUANA,Tbk merupakan agen
perjalanan pertama yang menyediakan CRM (Manajemen Hubungan Pelanggan)
dan BBTC (Bayu Buana Travel Club). PT. BAYU BUANA,Tbk juga
mempunyai website yang diluncurkan pada pertengahan tahun 2000 yang
menyediakan pelayanan 24-jam ke pelanggannya untuk memberikan informasi
yang cepat dan dapat dipercaya, serta akurat.
Prinsip kegiatan PT. BAYU BUANA,Tbk beserta cabang-cabangnya
meliputi layanan tiket domestik dan internasional, juga mengatur paket liburan
domestik dan internasional yang meliputi pengaturan tempat-tempat yang akan
dikunjungi, transportasi yang dipakai, pemesanan hotel, serta program menarik
yang secara khusus dirancang untuk perusahaan individu atau sekelompok orang
yang mempunyai minat khusus terhadap kebutuhan akan liburan. PT. BAYU
BUANA,Tbk juga mengadakan pertemuan, promosi, konvensi dan pameran.
67
seperti halnya GSA (Agen Penjualan Umum) untuk Srilangka Airlines dan Delta
Airlines sampai cabang-cabangnya.
3.1.2 Visi dan Misi PT. BAYU BUANA,Tbk
3.1.2.1 Visi Perusahaan
Visi Perusahaan adalah menjadi travel yang terbesar dan terbaik dan
dikenal dengan produk yang lengkap serta didukung pelayanan yang ramah dan
cepat dengan sistem teknologi informasi yang terpadu.
3.1.2.2 Misi Perusahaan
Misi Perusahaan :
1) Kebijakan Mutu
Kami sanggup menyediakan produk wisata terlengkap dengan pelayanan
yang profesional, ramah dan cepat, untuk itu kami didukung oleh SDM yang
sudah mendapatkan pelatihan quality service sehingga sanggup
menindaklanjuti semua keluhan pelanggan dalam tempo 2 hari kerja.
2) Sasaran Mutu
a. Setiap karyawan mendapatkan pelatihan quality service sebelum 3 bulan
bekerja
b. Jumlah keluhan pelanggan maksimal 20 % dari pembeli produk per 3
bulan.
68 3.1.3 Struktur Organisasi PT. BAYU BUANA,Tbk
Organisasi merupakan suatu kelompok sosial yang bersifat teratur karena
ada perjanjian untuk bekerjasama dimana ada pihak yang memimpin dan ada
pula yang dipimpin. Dengan pola skematis hubungan kerja untuk mencapai
tujuan tertentu, maka pendelegasian wewenang dan pembagian tugas dari
pimpinan harus jelas agar bawahan dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-
baiknya. Hal lain yang penting dalam suatu organisasi adalah terjalinnya saluran
komunikasi yang tegas dan jelas, dalam arti setiap individu mengetahui dari
siapa ia menerima perintah dan kepada siapa ia mempertanggungjawabkan hasil
pekerjaannya.
Dengan diciptakan dan diterapkannya struktur organisasi secara jelas
didalam perusahaan maka akan mencapai tingkat pengendalian internal yang
memadai. Masing-masing struktur organisasi suatu perusahaan berbeda dengan
struktur organisasi perusahaan lain karena dipengaruhi beberapa faktor antara
lain: pimpinan perusahaan, sifat perusahaan, ukuran penyebaran daerah operasi
dan jumlah cabang
Bentuk organisasi PT. BAYU BUANA,Tbk adalah organisasi garis.
Tugas-tugas perencanaan dipegang oleh pemimpin, sedangkan pelaksanannya
dipegang oleh manajemen dibawahnya.
Pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari
pimpinan tertinggi kepada unit bawahannya. Untuk membantu kelancaran kerja,
direktur dibantu oleh manajemen-manajemen yang membawahi unit bagian yang
berdiri sendiri dan menjalankan semua fungsi pengawasan dalam bagiannya.
69
Bentuk organisasi PT. BAYU BUANA,Tbk digambarkan dalam gambar
berikut
70
KOMISARIS
DIREKTUR UTAMA
MR CORP.SECR
QAD
C n C
WAKIL DIREKTUR UTAMA
DIREKTUR KEUANGAN
DIREKTUR UMUM
DIREKTUR OPERASI
DIREKTUR PENGEMBANGAN
GM FIN. / ACC.
FIN & ACC
HRD GA BGP SKR
OPR
AGC SLS TIX CAB DOM
IT OBT
WEB EDP MIS M
KT
CRM
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. BAYU BUANA,Tbk Sumber : Dikembangkan Dari Hasil Wawancara
71 3.1.4 Uraian Fungsi
Adapun jabatan dan tanggung jawab dari masing-masing departemen
pada struktur organisasi PT. BAYU BUANA,Tbk adalah sebagai berikut :
1) Komisaris
a. Terdiri dari para pemegang saham dari PT. BAYU BUANA,Tbk.
b. Memberikan dana bagi perusahaan dan mengangkat direksi yang baru.
c. Mengawasi dan mengevaluasi kinerja direksi selama masa jabatannya
dalam perusahaan.
d. Berwenang dalam memberikan persetujuan dalam hal keuangan.
e. Menetapkan arah dan strategi perusahaan, baik jangka pendek maupun
jangka panjang.
f. Mengadakan tinjauan terhadap sistem manajemen secara keseluruhan.
g. Mengambil keputusan atas masalah-masalah khusus serta membuat
rencana kerja yang diperlukan oleh perusahaan.
h. Membawahi direktur utama.
2) Direktur Utama
a. Memimpin dan menentukan kebijaksanaan perusahaan.
b. Mengawasi pekerjaan para bawahannya agar sesuai dengan
kebijaksanaan yang telah ditetapkan perusahaan.
c. Mewakili perusahaan dalam melakukan hubungan dengan pihak ketiga.
d. Menerima laporan keuangan dan laporan kegiatan perusahaan,
mempelajarinya dan memberikan pengarahan kepada staf bilamana
72
diperlukan, meninjau kembali kebijaksanaan itu secara berkala untuk
disesuaikan dengan perkembangan perusahaan serta mengevaluasi hasil-
hasil pelaksanaannya.
e. Membawahi Wakil Direktur Utama, MR (Management Representatif),
QAD (Quality Assurance Department), Corp Secr (Corporation
Secretary) dan CnC (Compliance and Controlling)
3) Wakil Direktur Utama
a. Membantu direktur utama dalam menyelesaikan tugas dan tanggung
jawabnya
b. Bertanggung jawab untuk memaksimalkan pengoperasian kegiatan pada
PT. BAYU BUANA,Tbk.
c. Bertanggung jawab dalam meningkatkan indeks kepuasan pelanggan.
d. Membawahi direktur keuangan, direktur umum, direktur operasi, direktur
pengembangan, CRM (Customer Relationship Management) dan MKT
(Marketing).
4) MR (Management Representatif)
a. Mewakili direksi dalam memonitor penerapan dan pemenuhan
persyaratan sistem manajemen mutu diseluruh jajaran perusahaan.
b. Mewakili direksi dan perusahaan sebagai penghubung dengan badan
sertifikasi.
c. Memberikan pengarahan kepada QAM (Quality Assurance Manager).
73
5) QAD (Quality Assurance Department)
a. Memastikan persyaratan sistem manajemen mutu telah dipahami,
diterapkan dan dipelihara oleh seluruh karyawan.
b. Mengarahkan, memberi petunjuk pada staf QAD lain untuk membuat
prosedur induk untuk pengendalian sistem manajemen mutu.
c. Memonitor implementasi sistem manajemen mutu.
d. Melapor kepada direksi tentang pelaksanaan sistem manajemen mutu.
e. Mengusulkan kepada direksi untuk diadakannya tinjauan manajemen
mutu sesuai prosedur tinjauan manajemen.
f. Membuat risalah tinjauan manajemen dan mengedarkan risalah tersebut
selambat-lambatnya 7x24 jam.
g. Meminta dilakukannya prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan
kepada seluruh departemen yang melakukan penyimpangan.
h. Mencari penyebab, penyimpangan dalam hal mutu pekerjaan yang
berhubungan dengan sistem manajemen mutu.
i. Merencanakan dan mengendalikan audit mutu internal yang hasilnya
dilaporkan ke direksi.
j. Memastikan adanya pencatatan terhadap penyimpangan-penyimpangan
yang terjadi dan memonitor tindak lanjut penyelesaiannya.
k. Memverifikasi agar seluruh prosedur ditinjau secara berkala.
6) Corp Secr (Corporation Secretary)
a. Bertanggung jawab dalam mengatur pengiriman tiket ke konsumen.
74
7) CnC (Compliance and Controling)
a. Bertanggung jawab dalam pengauditan dari manajemen yang diterapkan
oleh perusahaan
b. Memastikan masing-masing prosedur dijalankan tiap bulan.
c. Memberikan laporan audit tiap bulan ke kantor pusat.
d. Berhak melakukan pengecekan di setiap departemen.
8) Direktur Keuangan
a. Membuat kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan masalah
keuangan perusahaan.
b. Mengawasi jalannya keuangan atau keluar masuknya sumber dan
penggunaan dana untuk segala kegiatan perusahaan.
c. Hanya membawahi GM FIN./ACC (General Manager
Financial/Accounting)
9) Direktur Umum
a. Membuat kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan masalah-masalah
umum perusahaan, seperti masalah kesejahteraan pegawai dan
penempatan pegawai.
b. Mengawasi jalannya kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan.
c. Membawahi HRD (Human Resources Department), GA (General
Affairs), BGP (Buana Gelar Pariwicara) dan SKR (Secretary).
75
10) Direktur Operasi
a. Membuat kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan kegiatan
operasional perusahaan.
b. Mengawasi jalannya kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan yang
dibantu oleh departemen OPR (Operation).
c. Membawahi departemen SLS (Sales), TIX (Ticketing), CAB (Cabang)
dan DOM (Domestic).
11) Direktur Pengembangan
a. Membuat kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pembaharuan-
pembaharuan sistem serta prosedur yang ada.
b. Mengawasi jalannya kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan
c. Membawahi departemen IT (Information Technology) dan OBT
(Outbone).
12) GM FIN./ACC (General Manager Financial/Accounting)
a. Bekerjasama dengan direktur keuangan dalam memperoleh pencairan dan
penggunaan dana.
b. Bertanggung jawab atas pengolahan dana secara efisien sehingga dapat
mencerminkan posisi keuangan yang sehat.
c. Memeriksa laporan keuangan tiap bulan dan menyerahkannya kepada
direktur keuangan.
d. Melaksanakan kebijakan-kebijakan direktorat keuangan.
76
e. Membawahi FIN&ACC (Financial & Accounting).
13) FIN&ACC (Financial & Accounting)
a. Bertanggung jawab atas pengolahan transaksi dan proses laporan
keuangan perusahaan termasuk kebenaran dan kewajarannya.
b. Membuat revisi laporan rugi laba untuk pelanggan dengan
membandingkan biaya-biaya aktual dengan anggarannya.
c. Menyusun dan menyajikan laporan keuangan secara tepat waktu.
14) HRD (Human Resource Department)
a. Membuat laporan kehadiran karyawan tiap bulan.
b. Merekrut karyawan baru dan memberikan induksi.
c. Mengelola sumber daya manusia yang ada sehingga mampu menjamin
ketersediaan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan untuk
meningkatkan produktifitas yang ada.
d. Memberikan slip gaji pada karyawan.
e. Memberikan pelatihan terhadap karyawan baru.
15) GA (General Affairs)
a. Betanggung jawab dalam melaksanakan kebijakan-kebijakan dari
direktorat umum.
b. Bertanggung jawab atas hal-hal yang bersifat umum seperti kebersihan
kantor, sarana gedung, listrik, telepon, transportasi dan lain sebagainya.
77
16) BGP (Buana Gelar Pariwicara)
a. Merupakan anak perusahaan dari PT. BAYU BUANA,Tbk.
b. Bertanggung jawab dalam mengadakan pertemuan, promosi, konvensi
dan pameran
17) SKR (Secretary)
a. Bertanggung jawab atas surat masuk atau keluar serta dokumen-dokumen
penting sebelum diserahkan ke direktur umum.
b. Merupakan pendamping direktorat umum dalam menjalankan tugas serta
berfungsi sebagai personalia yang bertugas mengatur dan mencatat
administrasi kepegawaian.
18) OPR (Operation)
a. Bertanggung jawab mengurus pemesanan tiket oleh pelanggan.
b. Meninjau kembali dan meningkatkan proses yang sedang berjalan,
menerapkan proses yang baru, mengatur kualitas pelayanan dan
pelatihan.
c. Mengatur dan mengendalikan aktifitas dan produktifitas yang ada.
d. Membangun hubungan dengan pemasok.
78
19) AGC (Agency Control)
a. Bertanggung jawab dalam menangani cabang-cabang luar kota yang
berhubungan dengan kantor pusat mengenai surat-surat, pengiriman
dokumen, permintaan tiket dan lain sebagainya.
20) SLS (Sales)
a. Bertanggung jawab dalam mencari pelanggan baru, memberi konsultasi
dan solusi kepada pelanggannya serta menjaga pelanggan yang lama.
b. Menampung semua permintaan-permintaan pelanggan untuk diserahkan
ke bagian penjualan cabang terdekat.
c. Menyediakan manajemen data klien yang dibutuhkan.
d. Memonitor dan mengukur tingkat kualitas pelayanan dan menyampaikan
perencanaan bisnis dalam menemukan sasaran pelanggan.
e. Memberikan jasa / layanan kepada pelanggan.
21) TIX (Ticketing)
a. Bertanggung jawab khusus dalam menangani permintaan tiket kepada
pelanggan baik domestik maupun internasional.
b. Mengeluarkan invoice untuk pelanggan.
22) CAB (Cabang)
a. Bertanggung jawab dalam menangani permintaan atas tiket, pemesanan
hotel, tur domestik dan luar negri dan lain sebagainya kepada pelanggan.
79
b. Menjalankan usaha pemasaran dan penjualan yang ada di cabang, agar
dapat menghasilkan kinerja penjualan di kantor cabang sesuai dengan
rencana yang ditetapkan.
c. Terdiri dari cabang luar kota dan dalam kota.
23) DOM (Domestic)
a. Bertanggung jawab khusus dalam menangani permintaan tur dalam negri
kepada pelanggan.
24) IBT (Inbone)
a. Bertanggung jawab khusus dalam mendatangkan turis ke Indonesia.
25) IT (Information Technology)
a. Bertugas mengkoordinasi dan mengawasi pekerjaan anggota divisinya
dalam memelihara dan mengembangkan software / aplikasi perusahaan
dan hardware.
b. Menjamin keandalan sistem informasi dalam menyajikan data dan
informasi dengan tepat dan benar.
26) WEB (Website)
a. Dapat melakukan transaksi dan pemesanan tiket secara online tanpa
terbatas.
b. Memudahkan pelanggan untuk melihat paket tur yang ditawarkan.
80
27) EDP MIS (Electronic Data Processing Management Information System)
a. Memastikan bahwa sistem dan peralatan IT yang digunakan akan selalu
dalam kondisi baik dan layak pakai, sehingga akan menjamin tingkat
kerusakan peralatan yang seminimal mungkin serta respon perbaikan
yang cepat jika terjadi kerusakan peralatan.
b. Mendesain program aplikasi yang dapat memberikan informasi ke semua
pihak yang membutuhkan sesuai dengan otoritasnya.
c. Mengatur pengelolaan data dan informasi, sehingga dapat digunakan
dalam operasional.
d. Bertanggung jawab atas ketersediaan dan kelancaran proses pengolahan
data dan informasi yang dibutuhkan dalam operasional perusahaan.
28) OBT (Outbone)
a. Bertanggung jawab khusus dalam menangani permintaan tur luar negri
kepada pelanggan.
29) CRM (Customer Relation Management)
a. Bertanggung jawab dalam menangani keluhan-keluhan pelanggan.
b. Bertanggung jawab dalam melakukan hubungan kerjasama dengan
perusahaan lain.
c. Bertugas dalam pemberian informasi kepada masyarakat.
d. Memberi konsultasi untuk pelanggan yang ingin berpergian.
e. Memberi pilihan penerbangan yang lebih baik dan murah.
81
30) MKT (Marketing)
a. Bertanggung jawab dalam pemasaran tiket penerbangan kepada
pelanggan.
3.2 Sistem Yang Sedang Berjalan pada PT. BAYU BUANA,Tbk
3.2.1 Dokumen dan File Input
Dokumen dan file input yang digunakan dalam prosedur sistem
informasi penjualan pada PT. BAYU BUANA,Tbk adalah sebagai berikut :
1) Formulir Member
Formulir member adalah formulir yang diisi oleh pelanggan, yang kemudian
oleh bagian CRM (Customer Relationship Management) disimpan sebagai
data pelanggan member.
2) Kartu Reservasi
Kartu Reservasi digunakan untuk mencatat permintaan pelanggan mengenai
informasi keberangkatan serta pemesanan tempat di pesawat, yang dibuat
oleh bagian ticketing yang nantinya akan diproses lebih lanjut.
3) Itenary
Itenary merupakan lembaran yang berisi ringkasan perjalanan yang
disesuaikan dengan permintaan pelanggan. Itenary dikeluarkan berdasarkan
konfirmasi pesanan kepada airline yang bersangkutan apakah terdapat sisa
bangku untuk pelanggan.
82
4) Tiket
Bila data pemesanan tiket telah valid, maka oleh bagian ticketing dapat
mengerluarkan tiket sebagai bukti bahwa pelanggan telah menyetujui
pemesanan tiket.
5) Invoice
Invoice merupakan bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan
setelah pelanggan melakukan konfirmasi reservasi.
3.2.2 Prosedur Yang Berjalan
Secara umum, prosedur sistem informasi penjualan pada PT. BAYU
BUANA,Tbk terbagi kedalam 2 proses utama yaitu proses reservasi dan
pembayaran. Berikut pelaksanaan transaksi penjualan yang sedang berjalan saat
ini :
1) Proses reservasi adalah suatu proses dimana pelanggan / calon penumpang
melakukan pemesanan tiket kepada bagian ticketing untuk memesan tempat
di pesawat pada hari keberangkatan yang diinginkan. Pelanggan dapat datang
langsung ke kantor pusat atau cabang terdekat atau dapat pula melalui
telepon
2) Kemudian bagian ticketing akan melihat apakah pelanggan tersebut
pelanggan member atau non member pada ms_pelanggan , apabila non
member maka bagian ticketing akan memberikan formulir member untuk
diisi oleh pelanggan mengenai identitas pelanggan yang kemudian oleh
83
bagian ticketing akan mengubah status menjadi member di dalam
ms_pelanggan.
3) Setelah itu bagian ticketing akan menanyakan informasi-informasi kepada
pelanggan seperti waktu, hari keberangkatan dan jumlah calon penumpang,
kemudian berdasarkan informasi tersebut bagian ticketing akan membaca
data dari ms_travel untuk mengetahui apakah ada sisa kursi pada hari dan
waktu yang diinginkan, jika tidak tersisa kursi di pesawat maka tolakan
pesanan pelanggan akan dilakukan.
4) Apabila berhasil melakukan konfirmasi pesanan maka bagian ticketing akan
memasukkan data pelanggan dan pesanan kedalam file tr_tiket kemudian
pelanggan akan diberikan itenary sebagai bukti bahwa calon penumpang
tersebut telah berhasil melakukan proses reservasi.
5) Hasil dari proses tersebut harus segera ditindaklanjuti oleh pelanggan
tersebut, yaitu dengan melakukan konfirmasi reservasi apakah pelanggan
ingin menunda keberangkatannya atau tidak.
6) Kemudian setelah itu pelanggan juga harus segera menindaklanjutinya
dengan melakukan proses pembayaran. Apabila sampai batas waktu 24 jam
sebelum hari keberangkatannya calon penumpang belum melakukan
pembayaran, hasil proses reservasinya tersebut akan dinyatakan batal oleh
perusahaan.
7) Pada proses pembayaran, pelanggan akan meneruskan hasil reservasi yang
telah dilakukannya dengan cara datang langsung ke kantor pusat atau cabang
terdekat PT. BAYU BUANA,Tbk
84
8) Setelah berhasil melakukan pembayaran maka berdasarkan informasi dari
ms_pelanggan dan tr_tiket, pencetakan invoice dilakukan dan kemudian
diserahkan kepada pelanggan. Pelanggan akan menerima invoice berwarna
putih yang sudah dicap lunas.
9) Apabila pelanggan telah melakukan pembayaran maka bagian ticketing akan
mencetak tiket berdasarkan ms_pelanggan, tr_tiket dan ms_travel.
10) Berdasarkan tr_penerimaan kas maka dibuat rekap penjualan per airline
yang nantinya akan diberikan kepada airline yang bersangkutan
11) Pengeluaran tiket kepada penumpang akan meng-update tabel tr_tiket, untuk
menandai bahwa tiket dengan nomor tersebut telah dijual. Hal ini bertujuan
untuk mencegah pemalsuan tiket, sehingga tidak ada nomor tiket yang sama.
12) Sedangkan hasil dari pembayaran tiket tersebut, akan dimasukkan ke dalam
file tr_penerimaan_kas dan tr_invoice
13) Dari file ms_pelanggan, tr_penerimaan kas dan tr_invoice akan dibuat
laporan hasil penjualan tiket dan laporan pembayaran untuk diberikan kepada
manajemen.
3.2.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk mempresentasikan ruang
lingkup sistem yang sedang berjalan pada perusahaan. Tingkatan dalan DFD
yang dibuat adalah diagram kontek dan diagram nol, akan dibahas khususnya
sistem informasi penjualan yang ada diperusahaan ini
85 3.2.3.1 Diagram Kontek
PELANGGAN
Sistem InformasiPenjualan Tiket
PadaPT.BAYU BUANA,Tbk
Form_MemberTolakan_Pesanan
Itenary
Tiket
Invoice
Bayar
Pesan_Tiket
Form_Member_Terisi
MANAJEMEN Laporan_Penjualan
Laporan_PembayaranAIRLINES
Rekap_Penjualan_Per_Airline
Gambar 3.2 Diagram Kontek Hubungan Sistem Informasi Penjualan
Sumber : Dikembangkan Dari Hasil Wawancara
86 3.2.3.2 Diagram Nol
Gambar 3.3 Diagram Nol Dari Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan
Sumber : Dikembangkan Dari Hasil Wawancara
87 3.2.4 Laporan Yang Dihasilkan
Laporan yang dihasilkan dari kegiatan penjualan tunai pada PT. BAYU
BUANA,Tbk terdiri dari :
1) Laporan Penjualan (Sales Report)
Laporan ini berisi tentang kegiatan transaksi penjualan yang terjadi dalam
perusahaan selama kurun waktu periode tertentu.
2) Laporan Pembayaran (Payment Report)
Laporan ini berisi tentang catatan transaksi akuntansi penerimaan kas yang
diterima selama kegiatan penjualan berlangsung dalam perusahaan tersebut.
3.2.5 Resiko dan Pengendalian
3.2.5.1 Resiko dan Pengendalian Umum (General Control) pada Sistem Informasi
Penjualan
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang telah dilakukan
terhadap pada PT. BAYU BUANA,Tbk dapat disimpulkan bahwa resiko dan
pengendalian manajemen keamanan yang ada pada sistem informasi penjualan,
antara lain :
1) Jika tabung pemadam kebakaran tidak dilengkapi dengan pemutus arus listrik
yang bekerja secara otomatis, maka air yang disemprot untuk memadamkan
api dapat menyebabkan kerusakan pada peralatan komputer
2) Jika tidak ada kebijakan perusahaan yang mewajibkan karyawannya untuk
mengganti password secara berkala, maka dapat menyebabkan kemungkinan
akses dilakukan oleh karyawan yang tidak berwenang
88
3) Jika tidak terdapat kamera pengawas disetiap ruangan tempat aset perusahaan
disimpan khususnya ruang server, apabila terjadi kehilangan barang maka
sulit untuk dibuktikan
4) Jika karyawan diperbolehkan membawa makanan dan minuman di dekat
peralatan komputer, maka minuman yang tumpah dapat menyebabkan arus
pendek pada peralatan komputer dan makanan yang jatuh pada peralatan
komputer dapat mengakibatkan datangnya serangga atau yang menyebabkan
kerusakan pada peralatan / hardware
5) Jika tidak dibuat rencana pemulihan bencana maka jika suatu saat terjadi
bencana, kegiatan operasional perusahaan sehari-hari akan berhenti dan
terjadi kehilangan data akibat bencana tersebut
3.2.5.2 Resiko dan Pengendalian Aplikasi (Application Controls) pada Sistem
Informasi Penjualan
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang telah dilakukan
terhadap pada PT. BAYU BUANA,Tbk dapat disimpulkan bahwa pengendalian
internal sistem adalah sebagai berikut :
1) Resiko dan pengendalian batasan yang ada, antara lain :
a. Dengan tidak adanya penggantian password secara rutin, dapat
menyebabkan kurang terjaminnya kerahasiaan akan password tersebut
sehingga dapat diketahui dan dapat disalahgunakan
b. Jika password dapat kurang dari 6 digit, bisa berakibat password yang
dimasukkan menjadi tidak valid
89
c. Jika tampilan menu susunannya tidak sistematis, dapat menyebabkan
kekeliruan dan ketidakpahaman user dalam menggunakan aplikasi
penjualan
d. Jika tampilan menu pada aplikasi penjualan tidak mudah dipahami oleh
user yang masih baru, maka mengakibatkan pekerjaan tidak dapat diatasi
dengan baik dan benar serta waktu yang digunakan menjadi tidak efisien
e. Apabila tidak terdapat program yang merekam semua kegiatan dalam
aplikasi penjualan, mengakibatkan kesewenang-wenangan user dalam
menggunakan sistem
f. Jika tidak ada tampilan yang berisi peringatan bahwa waktu operasional
sistem PT. BAYU BUANA,Tbk telah selesai, mengakibatkan
penyalahgunaan tindakan oleh user selain melakukan tindakan otorisasi
2) Resiko dan pengendalian masukan yang ada, antara lain :
a. Dengan tidak adanya pemisahan tugas antara pihak yang melakukan input
data dengan yang mengeluarkan output laporannya maka akan
menimbulkan kemungkinan tindakan kecurangan
b. Jika kesalahan dalam meng-input data transaksi penjualan yang
disebabkan oleh human error, dapat mengakibatkan ketidaksesuaian
dengan dokumen sumber sehingga user harus melakukan pengecekan
ulang yang dapat memperlambat kerja user, dan juga dapat menyebabkan
hasil output yang salah
90
c. Jika tampilan layar tidak dirancang dengan format khusus, kemungkinan
dapat mengakibatkan kesalahan penginputan serta aplikasi penjualan
menjadi tidak efektif dalam penggunaanya
d. Kesalahan otoritas dalam menggunakan aplikasi penjualan, dapat
menyebabkan kemungkinan terjadinya manipulasi data
e. Jika tidak memiliki fungsi peringatan dari aplikasi penjualan atas data
yang belum di back up, menyebabkan user tidak dapat mengambil
tindakan apabila terjadi kehilangan data
f. Tidak adanya petugas yang melakukan pengawasan terhadap keakuratan
input data dengan data pada dokumen sumber, dapat menimbulkan
kesalahan penginputan data yang tidak sesuai dengan dokumen sumber.
3) Resiko dan pengendalian keluaran yang ada, antara lain :
a. Jika tidak adanya batasan otorisasi dalam pencetakan ulang laporan, akan
mengakibatkan kemungkinan adanya kecurangan untuk disalahgunakan
dengan maksud dan tujuan tertentu
b. Dengan tidak adanya security classification pada setiap laporan, dapat
mengakibatkan kemungkinkan kesalahan pendistribusian laporan
c. Jika laporan yang dihasilkan tidak didistribusikan tepat pada awal periode
dapat menyebabkan kekeliruan atau kebingungan tentang kondisi dan
keberadaan laporan tersebut