bab 3 analisa sistem berjalan 3.1 latar belakang pt ...thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00642-si...

52

BAB 3

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Latar Belakang PT. Universal Broker Indonesia

Sebelum menganalisa sistem yang berjalan, berikut terdapat sejarah

perusahaan beserta visi dan misinya.

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT . Universal Broker Indones ia (“Perseroan”) yang dahulu bernama

PT . Maxima Treasure Fund merupakan sebuah Perseroan yang bergerak di

bidang sekurit as . Perseroan ini didirikan p ada t anggal 10 Februari 1989

dengan nama PT. Jasura F inance Corporation berdasarkan Akt a Pendirian

No 22 yang dibuat dihadapan Soebagjo Ronoat modjo S.H., Not aris di

Jakarta dan telah mendapat kan p ersetujuan Menteri Kehakiman Republik

Indones ia melalui Surat Keputusan No C2-10068.HT.01.01-T h.89 t anggal

31 Oktober 1989 dan t elah diumumkan dalam Berita Negara Republik

Indones ia No 60 t anggal 26 Juli 1991.

Pada t ahun 1999, t erjadi p erubahan penyusunan permodalan p ada

Perseroan ini, p erubahan tersebut dimuat dalam Akt a Pernyat aan Keput usan

Rap at Nomor 21 yang dibuat di hadapan Mas Soeroso Kamil.SH., Not aris di

Jakarta dan t elah mendapatkan persetujuan ment eri Kehakiman Republik

Indones ia melalui Surat Keputusan No C-18519.HT .01.04-Th.99 tanggal 4

November 1999 dan t elah diumumkan dalam Berita Negara Republik

Indones ia No 26 t angggal 31Maret 2000 t ambahan No 1621.

53

Modal dasar Perseroan adalah sejumlah Rp 10.000.000.000

(sepuluh milyar rup iah) yang t erbagi atas 10.000 (sepuluh ribu) lembar

saham mas ing-mas ing dengan nilai nominal Rp 1.000.000 (sat u jut a

rupiah).

Pada tahun 2001, Perseroan melakukan penyusunan kembali

pengurus-p engurus untuk meningkat kan kinerja Perseroan, sebagaimana

dimuat dalam Akta Pernyat aan Keput usan Rap at no 40 t anggal 28

September 2001 y ang dibuat di hadapan Refiz al, SH, Not aris di Jakart a

dan telah diberit ahukan kepada Ment eri Kehakiman dan Hak Asas i

Manus ia berdasarkan surat nomor 334/Not-R/IX/2001 t anggal 9 Oktober

2001, maka susunan pengurus Perseroan adalah sebagai berikut :

Direks i

Direktur Ut ama : Mingt aredja Gunawan

Direktur : Henny Ardiena

Komisaris

Komisaris Ut ama : Lis jant o T jiptobiantoro

Pada t ahun 2003, Perseroan melakukan rencana perubahan

pemegang saham dan susunan p engurus , guna mengant is ipas i ket ent uan

modal kerja bers ih disesuaikan serta p erat uran-peraturan Pasar Modal

sebagaimana yang diatur didalam Keput usan Ment eri Keuangan Republik

Indones ia Nomor 179/KMK.010/2003 t anggal 5 Mei 2003 Surat Edaran

No. SE-01/PM/2003 t anggal 30 September 2003, Perseroan berencana

54

melaksanakan res truktur isas i dan reorganisasi Perseroan sehingga p ada

akhirnya Perseroan dapat menjadi Perusahaan efek yang kuat didalam

st ruktur p ermodalan sert a didukung oleh sumber daya manus ia yang

memiliki kualit as didalam menjalankan kegiat an usaha. Susunan pengurus

Perseroan adalah sebagai berikut :

Direks i

Direktur Ut ama : Elizabeth Irene Wirjadi

Direktur : Deddy Suganda Wijaya

Komisaris

Komisaris Ut ama : Sandhy Siswanto

Komisaris : Piet er Ras iman

Pada tahun 2004, anggaran dasar mengalami p erubahan, terakhir

berdasarkan Akt a Perny ataan Keput usan Rap at Umum Pemegang Saham

Luar Biasa Perseroan No. 6 t anggal 21 Desember 2004 yang meny atakan

bahwa p ara p emegang saham memutuskan untuk melakukan p erubahan

anggaran dasar yang meliput i perubahan nama Perseroan dari PT.

Treasure Fund Indones ia menjadi PT . Maxima Treasure Fund, peningkat an

modal dasar Perseroan dari sebesar Rp. 50.000.000.000 (lima puluh mily ar

Rupiah) menjadi Rp. 200.000.000.000 (dua ratus milyar Rup iah) dan

peningkat an modal dit emp atkan dan disetor penuh dari Rp.

38.500.000.000 (t iga puluh delap an mily ar Rupiah) menjadi Rp.

50.050.000.000 (lima puluh milyar lima puluh jut a Rupiah).

55

Pada t ahun 2007, Perseroan t erjadi perubahan p enyusunan

permodalan dan susunan pengurus yang meliput i perubahan nama

Perseroan dari PT. Maxima T reasure Fund menjadi PT. Universal Broker

Indones ia. Perseroan berencana melaksanakan res truk turisas i dan

reorganisas i Perseroan sehingga p ada akhirnya Perseroan dap at menjadi

Perseroan efek yang kuat didalam st ruktur p ermodalan sert a didukung

oleh sumber day a manus ia yang memiliki kualit as didalam menjalankan

kegiat an usaha. Susunan pengurus Perseroan adalah sebagai berikut :

Direks i

Direktur Ut ama : Lindawati Puspalita Halim

Direktur : Deddy Suganda Wijaya

Komisaris

Komisaris Ut ama : Hermanto

56

3.1.2 Visi dan Misi

Visi :

"Perseroan Efek y ang menjadi Mitra yang t epat bagi pemodal unt uk

berinvestas i yang berkualit as t inggi dan t erp ercaya".

Mis i:

1. Berambis i untuk menjadikan mit ra masy arakat unt uk melaksanakan

investasi ke dalam wadah y ang t ermasuk dalam pasar modal.

2. Menciptakan keamanan didalam hat i membernya didalam

memberikan berbagai pelayanan jasa yang t ermasuk di dalam

kegiat annya di bidang Pasar Modal.

3. Menciptakan sumber daya y ang berkualit as y ang memiliki

komitmen t inggi unt uk meningkat kan kinerja Perseroan sert a

mewujudkan keny amanan untuk membernya.

4. Menjadi contoh bagi pelaku p asar modal dan t erhadap kalangan

pelaku bisnis untuk menerapkan good corporate gov ernance.

5. Menjadi mit ra untuk menerapkan good corporate gov ernance

t erhadap emit en didalam menjalankan kegiat an usahany a.

6. Membangun perekonomian Indones ia dengan t urut ambil bagian

menjadi pelaku pasar modal.

57

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab,

Wewenang

Berikut ini merupakan gambaran dari struktur organisasi yang berjalan

beserta pembagian tugas, tanggung jawab, dan wewenangnya.

3.2.1 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Universal Broker Indonesia

3.2.2 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang

Dalam strukt ur organisas i dalam Perseroan t erdapat susunan,

dimana dalam susunan t ersebut mempunyai t anggung jawab set iap

divis i yait u:

1. Komisaris

Pengawas kebijakan direks i dalam menjalankan Perseroan.

2. Pres iden Direktur

Memiliki t anggung jawab dalam memimp in dan membina

Perseroan.

3. Direktur Ut ama

58

Mempuny ai t ugas sebagai pembantu langsung Pres iden

Direktur dalam melaksanakan p engarahan dan

pengkoordinas ian kegiat an Perseroan.

4. Direktur Op eras ional

Mempuny ai tugas yang mengep alai dan mengat ur masalah

op eras ional suatu operas ional Perseroan.

5. Head Of Back Office

Kepala bagian yang mengurus i seluruh kegiat an administras i

Perseroan.

6. Head Of Bussiness Development

Kepala bagian yang mengurus i mengenai p erkembangan

bisnis .

7. Head Of Equity Sales

Kepala bagian yang menangani sales - sales dibawahnya.

8. Head Of Dealer

Kepala bagian yang bertugas menerima order dari sales.

9. Human Resource Department (HRD)

Yang bertugas mengkoordinir karyawan dalam hal y ang

bersangkutan dengan tenaga kerja.

10. Legal

Yang bertugas mengurus i hal-hal yang berkait an dengan

hukum.

11. Customer Suppor t Officer

59

Yang bertugas menangani segala kep erluan administras i dan

menyamp aikan informas i yang dip erlukan member .

12. Head of Sales

Kepala dari mark eting dan menget ahui seluruh t arget dan

st rat egi y ang dipakai dalam menggaet t arget audiencenya

sekaligus memimpin keseluruhan t eam marketing di

bawahny a.

13. Mark eting (Assistant Por tfolio Manager)

Bertugas mencari, memfollow-up dan menangani keperluan

baik p ada calon member maupun yang sudah menjadi

member.

3.3 Tata Laksana / Prosedur yang Sedang Berjalan

Rich Picture Transaksi Pembukaan Rekening

Gambar 3.2 Rich Picture Transaksi Pembukaan Rekening

Keterangan:

1. Member menyerahkan Form Pembukaan Account yang telah diisi

ke Customer Service

60

2. Customer Service menyerahkan From Pembukaan Account yang

telah dicek kelengkapannya ke Direktur untuk disetujui

3. Direktur memberi persetujuan pembukaan rekening ke Customer

Service

4. Customer Service mengirim Opening Account Confirmation yang

berisi Customer ID, ID by Phone, Client ID dan Password kepada

pelanggan sebagai tanda bahwa request pembukaan rekeningnya

disetujui

5. Member mengirimkan bukti transfer kepada Customer Service

agar dapat melakukan transaksi dan melakukan login pada aplikasi

EzyDeal

61

Rich Picture Transaksi Member Melalui Telepon

Gambar 3.3 Rich Picture Transaksi Member Melalui Telepon

Keterangan:

1. Member melakukan transaksi dengan menelpon langsung

ke Dealing dengan menyebutkan Call Code sebagai

password untuk keamanan dan mengajukan pemesanan

2. a. Dealing melakukan pemesanan transaksi member ke

Trader yang bertugas secara langsung di BEI

b. Trader melakukan pemesanan langsung ke BEI

3. a . Dealing melakukan pemesanan via EzyDeal

b. Aplikasi EzyDeal terhubung langsung dengan aplikasi

transaksi di BEI dan melakukan pemesanan

4. Dealing menyimpan bukti pemesanan berupa record suara

pembicaraan saat member melakukan pemesanan

62

Rich Picture Transaksi Member Melalui EzyDeal

Gambar 3.4 Rich Picture Transaksi Member Melalui EzyDeal

Keterangan:

1. Member melakukan transaksi melalui aplikasi yang disediakan

oleh PT. UB yaitu EzyDeal, dengan menginput ID dan password

terlebih dahulu dan melakukan pemesanan (jual dan beli) atas

nama member sekaligus menyimpannya pada database transaksi di

perusahaan

2. Aplikasi EzyDeal langsung terhubung ke aplikasi yang terdapat di

BEI dan melakukan pemesanan atas nama sekuritas secara real

time

63

Transaksi Request Form

Gambar 3.5 Rich Picture Transaksi Request Form

Keterangan:

1. Member mengajukan request form, dengan mengisi form yang

tersedia dan menyerahkannya ke pada Customer Service

2. Customer Service yang telah mengecek kelengkapan form meminta

persetujuan Direktur

3. Hasil persetujuan Direktur atas permohonan member diserahkan

kembali pada Customer Service

4. Customer Service menyerahkan konfirmasi permohonan kembali

pada Member

64

Rich Picture Konfirmasi Transaksi

1.a

. Dat

a T

ran

sak

si N

asa

bah

Gambar 3.6 Rich Picture Konfirmasi Transaksi

Keterangan :

1. a. Settlement mengambil data mengenai transaksi member dari

Database Transaksi yang ada diperusahaan

b. Settlement menerima Konfirmasi Transaksi sekuritas atas nama

PT. UB dari KPEI

2. Settlement melakukan cross-check data transaksi member yang ada

pada Database Transaksi dan Konfirmasi Transaksi Sekuritas yang

diserahkan KPEI untuk dicocokkan, setelah itu dibuat dalam

bentuk laporan harian dan diserahkan kepada member sebagai

kewajiban perusahaan dalam bentuk post, e-mail maupun fax.

65

Rich Picture Penutupan Rekening

Gambar 3.7 Rich Picture Penutupan Rekening

Keterangan:

1. Member menyerahkan Form Permohonan Penutupan Rekening

yang telah diisi kepada Customer Service

2. Customer Service mengecek kelengkapan form dan menyerahkan

data member yang akan melakukan penutupan rekening kepada

Compliance

3. Compliance mengecek hutang dana maupun saham dan lainnya,

setelah itu diserahkan kembali ke Customer Service

66

4. Customer Service meminta persetujuan Direktur

5. Direktur memberi persetujuan dan dikembalikan lagi ke Customer

Service

6. a. Customer Service meminta Settlement untuk melakukan

perpindahan saham yang tersisa pada rekening member ke

rekening baru di sekuritas lain

b. Customer Service meminta Finance untuk melakukan

pengecekkan data deposit yang tersisa pada rekening member

untuk ditransfer ke rekening bank yang diajukan member

7. Finance mengirimkan deposit yang tersisa ke rekening member

67

3.4 Website yang Sedang Berjalan

Gambar 3.8 Halaman Home (Index) yang sedang berjalan

Pada halaman Home ini terdapat 8 navigasi utama, yaitu welcome,

account, trade, quotes, toolbox, news, aducate, help. Dimana setiap navigasi

tersebut memiliki subnavigasi lagi, misalnya pada Welcome terdapat Home, Why

Universal Broker? , Site Tour, Commisions, FAQ’s, Risks, About Us, Customer

Service.

68

Gambar 3.9 Halaman Welcome (Why Universal Broker) yang sedang berjalan

Pada halaman ini berisi penjelasan mengenai keunggulan dari

Universal Broker, sehingga calon member tertarik untuk menjadi member di

Universal Broker.

69

Gambar 3.10 Halaman Welcome (FAQ’s – Transfer Funds) yang sedang berjalan

Di halaman ini dapat dilihat isi dari navigasi utama Welcome yang

memiliki subnavigasi FAQ. Kemudian pada subnavigasi FAQ tersebut, terdapat

navigasi lagi untuk FAQ itu sendiri, diantaranya About Us, Opening Accounts

services, Traders/Orders, Transfer Funds, Futures, Ezy Deal. Ada baiknya, FAQ

disertakan langsung pada navigasi utama, sehingga pengunjung website lebih

mudah dalam mengakses halaman FAQ.

70

Gambar 3.11 Halaman Welcome (FAQ’s – About Us) yang sedang berjalan

71

Gambar 3.12 Halaman Account (Overview) yang sedang berjalan

Pada halaman Account, terdapat subnavigasi, seperti Overview, Positions,

Balance, Activity, Profile, Transfer Funds.

72

Gambar 3.13 Halaman Trade (Mutual Funds) yang sedang berjalan

Pada halaman Trade, terdapat subnavigasi seperti Stocks, Options,

Futures, Mutual Funds yang berisi penjelasan-penjelasan.

73

Gambar 3.14 Halaman Toolbox(Virtual Trading) yang sedang berjalan

Pada halaman ini membahas mengenai virtual trading yang menggunakan

EzyDeal, dimana aplikasi EzyDeal tersebut tersedia dalam bentuk Free Demo

yang dapat didownload di website tersebut.

74

Gambar 3.15 Halaman Quotes (Stocks Quotes) yang sedang berjalan

Pada halaman ini terdapat 2 subnavigasi yaitu Stocks Quotes dan

Option Quotes, yang halamannya berbentuk window baru yang menampilkan

pilihan search dan tabel. Misalnya Stock Quotes akan menampilkan tabel

dimana dapat melihat dan mengecek stok yang ada.

75

Gambar 3.16 Halaman News (Public News) yang sedang berjalan

Pada halaman ini terdapat beberapa subnavigasi yaitu Public News,

Announcement, Analist, Strategy Desk.

76

Gambar 3.17 Halaman Educate (Exchange) yang sedang berjalan

Pada halaman ini terdapat subnavigasi Portofolio Trading, Strategies,

Adv.Concepts, Learn, Exchange, Webinars, dan Events. Namun pada subnavigasi

Webinars tidak terdapat apa-apa (halaman kosong).

77

Gambar 3.18 Halaman FAQ’s yang sedang berjalan

Pada halaman Help ini terdiri dari subnavigasi Customer Service,

FAQs, Forms, Glossary, Site Map, Message Board. Namun pada subnavigasi

Message Board tidak terdapat apapun (halaman kosong).

78

Gambar 3.19 Halaman Open Account yang sedang berjalan

79

Gambar 3.20 Halaman Stock Product yang sedang berjalan

80

Gambar 3.21 Halaman Futures Product yang sedang berjalan

81

Gambar 3.22 Halaman Options Product yang sedang berjalan

82

3.5 Analisa SWOT

Faktor Internal

Kekuatan :

1. Proses pembukaan account member yang mudah.

2. Kemudahan melakukan transaksi berbasis online dengan Online Trading

Platform (EzyDeal) yang menggunakan teknologi terdepan dan terkuat pada

industri teknologi, baik hardware maupun software-nya. Ezy Deal

menawarkan platform trading yang komplit, dimana pengguna dapat

menggunakan tidak hanya dengan satu jenis investasi saja, namun di

dalamnya terdapat investasi saham, foreign exchange, index, komoditi serta

options.

3. Tingkat keamanan yang tinggi pada aplikasi untuk transaksi.

4. Perusahaan yang T erpercaya, karena Universal Broker adalah anggot a

dari Kliring Berjangka Indones ia (KBI) dan Kliring Penjaminan Efek

Indones ia (KPEI), y ang menjamin dana member dari kesalahan

pengaturan keuangan perusahaan manajer investas i, sert a tergabung

dalam Kust odian Sentral Efek Indones ia dimana seluruh efek member

disimpan di “ bank” tersebut.

5. Adanya penyediaan edukasi, melalui Demo Account Online Trading dan

seminar-seminar pelatihan secara online yang diberikan secara berkala kepada

member untuk belajar lebih lanjut mengenai produk, strategi, dan langkah-

langkah bertransaksi.

83

Kelemahan :

1. Tidak adanya fasilitas bagi member untuk mengecek status dari surat

permohonan yang diajukan atau status dari komplain.

2. Jumlah Customer Service yang terbatas.

3. Kesulitan menanggapi pertanyaan member seputar EzyDeal melalui line

telepon.

4. Tidak efisien waktu dalam pengiriman private news kepada setiap member.

5. Belum adanya account untuk setiap member.

6. Media komunikasi terbatas.

Faktor External

Peluang :

1. Pertumbuhan teknologi yang sangat pesat dalam bidang teknologi informasi.

2. Meningkatnya pemakaian PC dan internet di kalangan masyarakat.

3. Meningkatnya kesadaran masyarakat akan mendapatkan penghasilan lebih

mudah dari keuntungan jual beli saham.

Ancaman :

1. Kompetitor baru di area bisnis sejenis

2. Kompetitor memiliki media komunikasi yang baik dengan membernya

3. Kompetitor memiliki website yang lebih menarik

4. Munculnya kompetitor yang memiliki website yang berbasis customer

relationship.

84

Kekuatan (Streght) Kelemahan (Weakness) 1. Tingkat keamanan yang

tinggi 2. Universal Broker

merupakan perusahaan terpercaya, karena Universal Broker anggota KBI dan KPEI

3. Nasabah Universal Broker semakin meningkat

4. Adanya penyediaan edukasi melalui Demo EzyDeal

5. Berpengalaman dalam jasa perantara saham dan penggunaan platform trading yang komplit

1. Proses pengajuan surat permohonan belum digital

2. Kurangnya media komunikasi antara perusahaan dengan nasabah

3. Kesulitan dalam pengiriman berita pribadi ke masing-masing email nasabah

4. Belum adanya account khusus untuk setiap nasabahnya

5. Jumlah Customer Service terbatas dan masih menjelaskan EzyDeal secara manual by phone

Peluang (Opportunity) Strategi SO Strategi WO 1. Pertumbuhan teknologi

yang sangat pesat dalam bidang teknologi informasi

2. Meningkatnya peminat saham

3. Meningkatnya pemakai layanan internet untuk mendapatkan kemudahan

4. Meningkatnya kesadaran masyarakat akan keuntungan yang didapat dari jual beli saham atau menginvestasikan uangnya

5. Kesempatan meningkatkan layanan, dengan request form secara digital

1. Mengembangkan sistem pelayanan kepada nasabah berbasis website (S1, S2, S3, S5, O1, O2, O3, O4)

2. Membuat fasilitas untuk menampung masukan dari nasabah (testimonial, komplain, QnA) dan kemudahan akses informasi (news, private news, FAQ) (S2, S4, O1, O3)

1. Mengembangkan media komunikasi dengan nasabah melalui e-CRM (W2, W4, O1, O3)

2. Adanya layanan untuk

mengajukan request form secara digital, tidak perlu harus datang langsung atau via pos, serta dapat mengecek statusnya secara online (W1, O5)

85

Ancaman (Threat) Strategi ST Strategi WT 1. Adanya kompetitor di

area bisnis sejenis 2. Kompetitor memiliki

media komunikasi yang baik dengan nasabahnya

3. Kompetitor memiliki website yang menarik

4. Kompetitor memiliki website yang berbasis CRM

5. Adanya penyediaan fasilitas request form secara digital pada website kompetitor

1. Mengembangkan sistem pelayanan kepada nasabah berbasis website (S1, S2, S3, S5, T1, T4)

2. Membuat fasilitas media

komunikasi, baik berupa public(forum, chatting) , maupun private(message, chatting) (S3, T2, T3)

1. Membuat fasilitas request form secara digital (W1, T5)

2. Mengembangkan fitur

private news untuk mempermudah dalam pengiriman strategi & analisis ke semua nasabah secara up to date dan penyediaan akses download EzyDeal Tutorial (W3, W5, T3, T4)

Tabel Analisis SWOT

FAKTOR-FAKTOR STRATEGI

EKSTERNAL BOBOT RATING BOBOT x

RATING PELUANG (Opportunities)

- Pangsa pasar yang cukup besar

- Tren akan kegiatan trading dikalangan masyarakat terus meningkat

TOTAL Ancaman (Threats)

- Perusahaan pesaing yang juga mulai menggunakan internet

- Persaingan harga dengan kompetitor

0,75

0,5

1

0,75

0,25

4 1 3 1

3

0,5

3,5

2,25

0,25

Total 1 2,5

Tabel Penilaian EFAS

86

Peluang (opportunity) yang dimiliki oleh perusahaan dalam menjalankan aktifitas bisnis

adalah sebagai berikut:

- Pangsa pasar yang cukup besar

Masyarakat yang taraf hidup dan pendidikan, jumlah pemakai internet yang

meningkat membuka peluang lebih besar terhadap calon nasabah baru, ini

menjadi peluang bagi perusahaan.

- Tren akan kegiatan trading dikalangan masyarakat terus meningkat

Adanya peningkatan dalam kebiasaan masyarakat yang mencari pendapatan selain

dari pekerjaan tetap juga melalui kegiatan trading.

Ancaman (threats) yang dimiliki oleh perusahaan dalam menjalankan aktifitas bisnis

adalah sebagai berikut :

- Perusahaan pesaing yang juga mulai menggunakan internet

Dewasa ini mulai banyak perusahaan pesaing yang menggunakan internet sebagai

dasar melakukan transaksi mengingat pentingnya kecepatan dalam melakukan

trading saham

- Persaingan harga dengan kompetitor

Persaingan dalam pemberian pajak, pembagian keuntungan dan kemudahan limit

trading oleh perusahaan lain menjadi salah satu ancaman.

87

FAKTOR-FAKTOR STRATEGI

INTERNAL BOBOT RATING BOBOT x

RATING KEKUATAN (Stregth)

- Peningkatan penggunaan internet

- Dikenal sebagai perusahaan broker dengan citra yang baik

- Memiliki varian produk yang beragam

- Memiliki mitra kerja yang handal dan terpercaya dalam penyediaan aplikasi

TOTAL

KELEMAHAN (Weakness) - Ketergantungan pada

perusahaan pembuat software tertentu, sehingga jika terjadi kerusakan sulit diatasi sendiri

- Kurang larisnya beberapa produk tertentu

0,25

0,25

0,25

0,25 1

0,25

0,75

3 3

3 3 2 3

0,75 0,75

0,75

0,75

2,25

0,5

2,75

Total 1 3,25

3.3 Tabel Penilaian IFAS

Kekuatan (stregth) yang dimiliki oleh perusahaan dalam menjalankan aktifitas bisnis


- Peningkatan penggunaan internet

Sesuai dengan tujuan perusahaan untuk mengembangkan perusahaan ini menjadi

perusahaan berbasis internet, maka peningkatan penggunaan internet menjadi

kekuatan agar tujuan perusahaan bisa tercapai

- Dikenal sebagai perusahaan broker dengan citra yang baik

88

Perusahaan dikenal sebagai broker yang memiliki citra yang bail. Perusahaan

membangun citra yang baik dengan menjaga keamanan dan kepercayaan penuh

dari nasabahnya.

- Memiliki varian produk yang beragam

Perusahaan mengembangkan aplikasi trading dengan multiproduct, sehingga

nasabah dapat melakukan trading cukup dengan satu aplikasi saja.

- Memiliki mitra kerja yang handal dan terpercaya dalam penyediaan aplikasi.

Perusahaan bekerja sama dengan PT.G-Com dalam mengembangkan aplikasi

multiproduct online trading product, yaitu EzyDeal.

Kelemahan (weakness) yang dimiliki oleh perusahaan dalam menjalankan aktifitas bisnis


- Ketergantungan pada perusahaan pembuat software tertentu, sehingga jika terjadi

kerusakan sulit diatasi sendiri

Hingga saat ini perusahaan ini hanya menggunakan satu perusahaan software

untuk mengembangkan aplikasi online tradingnya, jika terjadi kerusakan maka

akan sulit mengatasi sendiri secara langsung.

- Kurang larisnya beberapa produk tertentu

Perusahaan ini mempunyai beberapa varian produk, tapi tidak semuanya laris

digunakan, oleh karena itu beberapa fungsi dalam aplikasi jarang dipakai

Berdasarkan matriks EFAS dan IFAS diatas, posisi kekuatan dan

kelemahan dapat digambarkan dalam diagram Cartesius dimana sumbu X

menyatakan hasil pengurangan antara kekuatan dengan kelemahan, dan sumbu Y

89

menyatakan hasil pengurangan antara peluang dan ancaman, dimana

perhitungannya adalah sebagai berikut:

Sumbu X = Kekuatan (Strength) – Kelemahan (Weaknesses)

= 2,25-3,25

= -1

Sumbu Y = Peluang (Opportunity) – Ancaman (Threats)

= 3,5-2,5

= 1

Gambar 2.23 Posisi SWOT PT. Universal Broker Indonesia

90

3.6 Analisa Kebutuhan Perusahaan

Sebagai analisa kebutuhan perusahaan, maka diadakan wawancara dengan Kepala

CS yaitu Ibu Stephani. Dari hasil wawancara tersebut, didapat beberapa analisa

mengenai kebutuhan perusahaan, sebagai berikut :

• Pelayanan informasi mengenai penggunaan EzyDeal masih kurang jelas.

• Perusahaan ingin meningkatkan relasinya dengan pelanggan, sehingga

membutuhkan penambahan fasilitas interaksi dengan pelanggan, misalnya

dengan mengefisienkan pengiriman private news kepada setiap pelanggan,

tidak perlu melalui e-mail masing-masing member, tetapi melalui aplikasi

CRM tersebut.

• Kurangnya media yang dapat dimanfaatkan untuk promosi ke nasabah

maupun calon nasabah baru, sehingga dikembangkan lah fitur news dan

private news yang dilengkapi tell a friend dapat digunakan untuk

mempromosikan produk dan perusahaan.

• Kurangnya alternatif lain untuk melakukan dealing transaksi selain EzyDeal

dan telepon dalam melakukan transaksi bila terjadi ketidakpahaman dalam

menggunakan aplikasi atau sibuknya line telephone.

3.7 Analisa Kebutuhan Sistem

Sebagai analisa terhadap identifikasi masalah dan kebutuhan pelanggan,

maka diadakan pembagian kuesioner kepada member maupun staff dengan

pertanyaan yang berbeda, sebanyak 10 lembar kepada member dan 20 lembar

kepada staff. Masing-masing kuesioner yang disebarkan kepada member dan staff

91

berisi 10 buah pertanyaan. Analisa ini digunakan untuk mengetahui tanggapan

sistem yang sedang berjalan dan perlu atau tidaknya penerapan aplikasi e-CRM

diterapkan di dalam perusahaan ini.

3.7.1 Hasil Questioner Kepada Member

1. Berapa kali Anda mengakses internet?

Jawaban

Jumlah(orang) Persentase(%)

a. setiap hari

6 60

b. 2 hari sekali

2 20

c. t idak rutin

2 20

Intensitas Penggunaan Internet

20%

60%20%

setiap hari

2 hari sekali

tidak rutin

Kesimpulannya adalah sebagian besar responden secara aktif menggunakan

internet setiap hari.

2. Apakah proses pengajuan request saat ini sudah sangat mudah untuk dilakukan?

Jawaban


a. sangat mudah

3 30

b. biasa saja

5 50

c. sulit

2 20

92

Tingkat Kemudahan Pengajuan Request

50%

20%

30% sangat mudah

biasa saja sulit

Kesimpulannya adalah 50% responden menyatakan biasa saja untuk

melakukan pengajuan request.

3. Apakah konfirmasi mengenai request yang anda ajukan sekarang sudah cukup?

Jawaban Jumlah(orang) Persentase(%)

a. t idak cukup

0 0

b. cukup

9 90

c. sangat cukup

1 10

Tingkat Kecukupan Mengenai Konfirmasi Request

Kesimpulannya, bahwa request konfirmasi yang diajukan dirasa sudah

cukup oleh para responden.

0%10%

90%

tidak cukupcukupsangat cukup

93

4. Melalui media apa Anda mendapatkan informasi mengenai saham/pertanyaan?

Jawaban


a. Customer Service

1 10

b. Website

6 60

c. phone

1 10

d. datang langsung

2 20

Media Yang Digunakan Untuk Mendapat Informasi Saham

10%20%

10%60%

customer service

website

phone

datang langsung

Kesimpulannya, responden menyatakan mendapatkan informasi yang

dibutuhkannya mengenai saham atau pertanyaan yang diajukan melalui website.

5. Apakah anda mengalami kesulitan saat ingin mengajukan pertanyaan atau

meminta layanan dari Customer Service?

Jawaban Jumlah(orang) Persentase(%)

a. t idak sama sekali

2 20

b. kadang-kadang

8 80

c. selalu

0 0

94

Tingkat Kesulitan Mengajukan Pertanyaan atau Meminta Layanan CS

0%

80%

20%

tidak sama sekalikadang-kadangselalu

Kesimpulannya, 80% responden menyatakan kadang mengalami kesulitan

saat mengajukan pertanyaan atau meminta layanan dari Customer Service.

6. Layanan/informasi yang diingikan dari website (jawaban pilih 2):

Jawaban


a. status surat/klaim

4 20

b. inbox

6 30

c. forum

8 40

d. chat box

2 10

Layanan/Informasi Yang Diinginkan

40%

10% 20%

30%

status surat/klaiminboxforumchat box

Kesimpulannya adalah responden menyatakan membutuhkan layanan

informasi yang lebih mendukung, seperti inbox, chatbox, status surat/klaim,

terutama forum.

95

7. Apakah anda memiliki kendala pada waktu memahami proses transaksi?

Jawaban


a. Ya

2 20

b. sedikit

6 60

c. t idak

2 20

Kendala Memahami Proses Transaksi

20%20%

60%

ya

sedikit

tidak

Kesimpulannya adalah kebykan responden masih mengalami sedikit

kendala dalam memahami proses transaksi yang ada.

8. Apakah informasi yang tersedia sudah memenuhi keinginan Anda?

Jawaban


a. sangat sesuai/memenuhi

2 20

b. standar

7 70

c. kurang sesuai/kurang memenuhi

1 10

96

Apa Informasi Yang Tersedia Telah Sesuai Keinginan

10%

20%

70%

sangat sesuai/memenuhi

standar

kurang sesuai/kurang memenuhi

Kesimpulannya, sebagian besar dari responden menyatakan informasi

yang tersedia hanya standar saja.

9. Informasi apa yang paling Anda butuhkan ? (pilih 3)

Jawaban Jumlah(orang) Pendapat(%)

a. harga saham dan perusahaan

8 27

b. cara mengajukan request

1 6

c. kepastian status request

2 7

d. mengenai hal-hal teknis

6 20

e. mengenai isu-isu yang sedang berkembang

9 30

f. mengenai pendapat member yang telah menggunakan layanan PT. UB

1 3

g. layanan lainnya

3 10

97

Informasi Yang Paling Dibutuhkan

3%27%

10%

30%20% 7%

3%

harga saham dan perusahaancara mengajukan requestkepastian status requestmengenai hal-hal teknismengenai isu-isu yang sedang berkembangmengenai pendapat nasabah yang telah menggunakan layanan dari PT. UBlayanan lainnya

Kesimpulannya, hasil suara terbanyak responden menyatakan informasi

mengenai harga saham dan isu-isu yang sedang berkembang adalah informasi

yang lebih mereka butuhkan.

10. Jika perusahaan membuat fasilitas website yang dapat memberikan layanan

personal seperti inbox, apakah anda tertarik untuk menggunakan fasilitas

tersebut?

Jawaban


a. Tertarik

10 100

b. t idak tertarik

0 0

Tertarik atau Tidak Menggunakan Fasilitas Website Yang

Menyediakan Layanan Personal

0%

100%

tertariktidak tertarik

98

Kesimpulannya adalah seluruh responden tertarik untuk menggunakan

fasilitas layanan personal pada website, jika ke depannya perusahaan

menambahkan fasilitas ini.

3.7.2 Hasil Questioner Kepada Sfaff

1. Kesulitan apa yang paling sering anda hadapi ketika melayani pelanggan?

KeKesulitan Yang Paling Sering Dihadapi

50%

30%

20% me ngenai hal-hal teknis

ke sulitan memaham i pros es transaksi

ke sulitan dalam m engk onfirmasik an statusrequest me lalui phone

Kesimpulannya adalah responden paling sering mengalami masalah ketika

pelanggan menanyakan mengenai hal-hal teknis.

2. Rata-rata berapa kali Anda menggunakan fasilitas telepon untuk melakukan

konfirmasi kepada pelanggan?

Jawaban


a. 1-2 kali per pelanggan per transaksi 9 45

b. 5-6 kali per pelanggan per transaksi 5 25

Jawaban


a. mengenai hal-hal teknis 10 50

b. kesulitan memahami proses transaksi 6 30

c. kesulitan dalam mengkonfirmasikan status request

4 20

99

c. lebih dari 10 kali per pelanggan per transaksi

6 30

Intensitas Penggunaan Phone Untuk Konfirmasi

45%30%

25%

1-2 kali per pelanggan per transaksi

5-6 kali per pelanggan per transaksi

lebih dari 10 kali per pelanggan per transaksi

Kesimpulannya adalah 45% responden melakukan 1-2 kali konfirmasi per

pelanggan per transaksi.

3. Apakah anda sering mengalami kesulitan ketika menghubungi member

melalui telepon?

Jawaban


a. sangat sering

7 35

b. biasa saja

8 40

c. tidak pernah

5 25

100

Tingkat Intensitas Mengalami Kesulitan Ketika Menghubungi

Member Melalui Phone

40%

25%35%

sangat sering

biasa saja

tidak pernah

Kesimpulannya adalah beberapa responden masih sering mengalami

kesulitan ketika menghubungi member melalui telepon.

4. Apakah prosedur request yang menggunakan fax menimbulkan kesulitan

saat harus dilakukan penyimpanan dokumen dalam bentuk fisik?

Jawaban


a. Iya

12 60

b. tidak

8 40

Kesulitan Saat Penyimpanan Dokumen Dalam Bentuk FIsik

40%

60%

iya tidak

Kesimpulannya adalah banyak responden menyatakan mengalami

kesulitan saat dilakukan dokumentasi dalam bentuk fisik berupa fax.

101

5. Apakah ada dokumentasi mengenai question dan answer apa saja yang

pernah diajukan oleh member?

Jawaban


a. ada

13 65

b. t idak ada

7 35

Dokumentasi Mengenai Question dan Answer Yang Diajukan

Member

65%

35%

ada tidak ada

Kesimpulannya adalah masih ada beberapa responden menyatakan belum

ada dokumentasi yang dilakukan saat member melakukan question dan answer,

ini berarti belum adanya prosedur untuk question dan answer.

6. Apakah anda terkadang mengalami kesulitan ketika mencari informasi yang

dibutuhkan member?

Jawaban


a. iya

8 40

b. t idak

12 60

102

Tingkat Kesulitan Staff Saat Mencari Informasi Untuk Member

60%

40%iya tidak

Kesimpulannya adalah masih ada responden menyatakan mengalami

kesulitan saat mencari informasi untuk member.

7. Apakah cukup melalui pos dan telepon ketika perusahaan ingin

menawarkan rekomendasi kepada member-nya?

Jawaban


a. kurang cukup

17 80

b. cukup

3 20

Ketersediaan Alternatif Lain Untuk Menawarkan Rekomendasi

15%

85%

kurang cukup

cukup

Kesimpulannya adalah sebagian besar responden menyatakan kurang

cukup melalui pos dan telepon saja, bila perusahaan ingin menawarkan

rekomendasi kepada membernya.

103

8. Apakah menurut anda perlu adanya alternatif lain selain phone dan e-mail

yang digunakan untuk menginformasikan kepada member agar lebih mudah

dilakukan?

Jawaban


a. sangat perlu

16 80

b. t idak tahu

2 10

c. t idak perlu

2 10

Perlunya Alternatif Lain Untuk Menyampaikan

Informasi Pada Member

80%

10%10%

sangat perlu

tidak tahu

tidak perlu

Kesimpulannya adalah sebagian besar responden menyatakan sangat perlu

adanya alternatif lain selain phone dan e-mail untuk meninformasikan kepada

pelanggan.

104

9. Fasilitas apa yang sebaiknya ada untuk memudahkan staff dalam

menginformasikan kepada member? (pilih 2)

Jawaban


a. Inbox

6 15

b. Chatbox

17 42

c. Sms

2 5

d. Fax

2 5

e. Ym

5 5

f. Web

6 15

g. Kurir

2 5

Fasilitas Yang Dibutuhkan Untuk Memudahkan Staff

Menginformasikan Kepada Member

42%

15%5%15%

13%

5%5%

inboxchat boxsmsfaxymwebkurir

Kesimpulannya adalah suara terbanyak responden menginginkan chat box

sebagai fasilitas yang dapat memudahkan staff dalam penginformasian kepada

member.

105

10. Apakah member sering mengajukan pertanyaan atau keluhan yang sama?

Jawaban


a. sering sekali

15 75

b. t idak sering

5 25

Tingkat Keseringan Member Mengajukan Pertanyaan Yang Sama

25%

75%

sering sekalitidak sering

Kesimpulannya adalah banyak responden menyatakan sering sekali

menerima pertanyaan yang sama dari member.

3.8 Permasalahan Yang Dihadapi

Berdasarkan hasil analisis prosedur yang sedang berjalan, dapat disimpulkan

permasalahan yang dihadapi perusahaan saat ini adalah kurangnya fasilitas

interaksi antara perusahaan dan member, diantaranya adalah:

1. Pelanggan sulit berinteraksi dengan perusahaan, ketika ingin melakukan

komplain, mengajukan surat permohonan, atau menanyakan tentang

pengaplikasian EzyDeal.

2. Kurangnya media untuk menjaga hubungan baik dengan member,

misalnya dengan forum atau pengiriman news letters rutin yang berisi

106

analisa dari tim analis perusahaan tentang saham kepada setiap member

setiap harinya.

3. Kesulitan perusahaan dalam pengiriman konfirmasi per harinya kepada

member, sering kali terjadi keterlambatan, dikarenakan tidak adanya

account untuk setiap membernya, misalnya untuk mengecek notification

tentang konfirmasi transaksinya per harinya maupun per bulan atau sesuai

permintaan member, status dari surat permohonan yang diajukan, maupun

status komplain yang diajukan.

4. Website yang sudah ada kurang dikembangkan untuk e-CRM, website ini

tidak dikembangkan dengan efektif untuk media promosi produk maupun

perusahaan itu sendiri.

5. Website yang sudah ada tidak dapat menjadi media yang dapat

dimanfaatkan untuk mempermudah kegitan transaksi

6. Customer Service harus menjelaskan tentang Ezy Deal secara manual by

phone kepada member.

3.9 Alternatif Pemecahan Masalah

Dengan memperhatikan permasalahan yang ada pada internal dan eksternal

perusahaan, kebutuhan perusahaan serta kebutuhan konsumen, maka dibutuhkan

media/fasilitas untuk berkomunikasi dan berinteraksi antara member dan

perusahaan dengan mengambil alternatif perusahaan, membuat e-crm yang

berbasiskan website sebagai median komunikasi dengan member.

Dengan adanya e-CRM ini, maka:

107

1. Meningkatkan interaksi antara pelanggan dengan perusahaan, seperti

pelanggan dapat memberikan pertanyaan, complain, testimonial, polling

kepada perusahaan.

2. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan, dengan adanya forum diskusi,

dimana bisa terjalin komunikasi antara member dengan perusahaan (admin),

maupun antara member dengan member lainnya, misalnya dapat berbagi

pengalaman mengenai masalah saham, selain itu fitur private news yang

membuat pengiriman pesan lebih efisien, tidak perlu satu-satu ke e-mail

member.

3. Adanya fasilitas account untuk setiap member untuk mengecek notification ,

sehingga dapat mengetahui status komplain dan status surat permohonan yang

diajukan. Selain itu dengan adanya fasilitas message, member dapat

berkomunikasi dengan pihak perusahaan. Pihak perusahaan pun dapat

memberikan perhatian dengan memberikan ucapan selamat ulang tahun atau

hari besar kepada member.

4. Memungkinkan member merekomendasikan perusahaan kepada teman, rekan

bisnis, keluarga, maupun kerabatnya melalui news yang ada.

5. Customer Service tidak perlu menjelaskan berkali-kali mengenai penggunaan

EzyDeal kepada member, karena adanya tutorial EzyDeal yang dapat di-

download dalam bentuk PDF.

bab 3 analisa sistem berjalan 3.1 latar belakang pt ...thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00642-si...

Documents