7

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen

yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan yang didapatkan dari proses

transaksi akuntansi rutin (Rama dan Jones, 2006, p5). Sedangkan menurut O'Brien

(2008, p361), sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang mencatat dan

melaporkan berbagai transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lainnya. Sistem

informasi akuntansi dirancang untuk fungsi akuntansi sehingga dapat membuat

pekerjaan lebih sederhana. Sistem informasi akuntansi memproses data dan transaksi

untuk menyediakan informasi yang dapat membantu pengguna dalam proses

perencanaan, pengendalian, operasional, dan pengambilan keputusan di perusahaan

(Medina, Jimenez, Mora dan Abrego, 2014).

Sistem informasi akuntansi merupakan sistem untuk mengumpulkan, mencatat,

menyimpan, dan memproses data-data akuntansi sehingga dapat menghasilkan

informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan. Sistem ini merupakan sistem

yang paling banyak digunakan oleh perusahaan untuk mencatat dan melaporkan arus

dana melalui pembuatan laporan keuangan. Sistem informasi akuntasi dapat

dilakukan dengan menggunakan kertas, menggunakan teknologi informasi, atau pun

keduanya. Apapun pilihannya, prosesnya tetap sama, yaitu melakukan proses

pengumpulan, pengolahan, dan pelaporan data yang menghasilkan informasi

keuangan yang relevan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan manajemen.

Kesalahan pencatatan dan ketidaksesuaian antara data yang dicatat

dengan kenyataan yang terjadi dilapangan serta keterlambatan pembayaran

menjadi salah satu penghambat yang sering terjadi pada perusahaan

sehingga menyebabkan sistem penjualan tidak dapat berjalan dengan baik.

"An important characteristic of accounting information system is its control

function because it allows monitoring of flows of movement of company assets

which reduces the probability of unauthorized disposition to an acceptable

level Accounting is a supplementary activity in creating value added", (Tokic,

Marija; Spanja, Mateo; Tokic, Iva; Blazevic, Ivona. Annuals of the Faculty of

8 Engineering Hunedoara 9. 2 (2011): 165-168. Functional Structure Of

Entreprenerrial Accounting Information Systems).

Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem informasi manajemen yang

menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, serta informasi lainnya yang

diperoleh dalam proses transaksi akuntansi rutin. Sistem informasi akuntansi

diperlukan oleh perusahaan dalam menangani kegiatan operasional sehari-hari untuk

menghasilkan informasi akuntansi serta informasi lain mengenai proses bisnis

perusahaan. Informasi ini diperlukan oleh manajemen dan pihak-pihak terkait

lainnya dalam pengambilan keputusan sehingga dapat mengatasi masalah dan

meningkatkan daya saing perusahaan (Abu Taber, Alaryan dan Abu Haija, 2014).

Dengan adanya sistem informasi akuntansi, maka kinerja perusahaan dapat

ditingkatkan karena terciptanya efisiensi dan efektifitas terhadap sumber daya yang

dimiliki perusahaan.

2.1.1 Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Romney dan Steinbart (2012, p30) terdapat enam komponen dalam

sistem informasi akuntansi. Komponen-komponen tersebut adalah:

1. People

Orang yang bertugas untuk mengoperasikan sistem dan menjalankan berbagai

fungsi.

2. Procedures and Instructions

Prosedur dan instruksi digunakan untuk mengumpulkan, memproses dan

menyimpan data mengenai kegiatan-kegiatan perusahaan.

3. Data

Data berisi informasi mengenai perusahaan dan proses bisnis perusahaan.

4. Software

Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data perusahaan.

5. Information Technology Infrastructure

Infrastruktur Teknologi Informasi merupakan peralatan pendukung dan

perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam sistem informasi

akuntansi

6. Internal Controls and Security Measures

Kontrol internal dan langkah-langkah keamanan dilakukan untuk menjaga

keamanan data di dalam sistem informasi akuntansi.

9

2.1.2 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi

Dalam pelaksanaan, sistem informasi akuntasi memiliki manfaat. Manfaat

sistem informasi akuntansi menurut Rama dan Jones (2006, p6) adalah:

1. Memproduksi Laporan Eksternal

Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk memenuhi

kebutuhan informasi investor, kreditor, pemungut pajak, lembaga regulator,

dan lain-lain. Format dan konten yang diperlukan untuk pembuatan laporan

relatif sama sehingga otomatisasi dapat dilakukan pada proses pelaporan dan

menyebabkan laporan eksternal dapat dihasilkan lebih mudah dan cepat.

2. Mendukung Kegiatan Rutin

Sistem informasi akuntansi memiliki kelebihan dalam menangani transaksi

berulang sehingga dapat membantu manajer menangani aktivitas rutin selama

siklus operasi perusahaan. Dengan penggunaan teknologi yang mendukung

kinerja sistem informasi akuntansi, efisiensi bisnis dapat lebih ditingkatkan.

3. Pendukung Pengambilan Keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung keputusan tidak rutin, seperti

mengetahui produk yang paling banyak dibeli. Informasi ini penting untuk

perencanaan produk baru sehingga produksi dapat dilakukan dalam jumlah

banyak. Permintaan yang tidak standar menuntut data query fleksibel, sehingga

penggunaan query akan mempermudah pengambilan keputusan.

4. Perencanaan dan Pengendalian

Sistem informasi diperlukan untuk perencanaan dan pengendalian aktivitas.

Informasi tentang anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem, sehingga

pengguna dapat membandingkan anggaran dan realisasi dengan mengekstraksi

data historis dari database dan menggunakan program lain untuk meramalkan

pertumbuhan dan arus kas.

5. Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur dan sistem informasi yang

digunakan untuk melindungi aset perusahaan dan memastikan data keuangan

akurat. Pembangunan kontrol akan membantu perusahaan mencapai tujuan

tersebut. Perancangan dapat memeriksa kesalahan dan mencegah beberapa

jenis entri data yang akan melanggar aturan yang ditetapkan secara otomatis.

10 2.1.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Salah satu tujuan dari pengembangan sistem informasi akuntansi adalah

menambah nilai bagi perusahaan (Romney dan Steinbart, 2012, p31). Sistem

informasi akuntansi dapat menambah nilai bagi perusahaan dengan cara:

1. Meningkatkan Kualitas dan Mengurangi Biaya Produk dan Jasa

Sistem informasi akuntansi memantau kinerja suatu mesin sehingga sistem

akan segera memberitahu karyawan yang bertanggung jawab jika kinerja mesin

berada di luar batas kualitas yang dapat diterima. Dengan adanya sistem

informasi akuntansi, kualitas produk dapat terjaga dan biaya dapat ditekan.

2. Meningkatkan Efisiensi

Informasi yang tepat waku memungkinkan pendekatan just-in-time terjadi

dikarenakan pendekatan ini membutuhkan informasi yang konstan, akurat, dan

terbaru mengenai bahan baku persediaan dan lokasi bahan baku.

3. Berbagi Pengetahuan

Berbagi pengetahuan dan keahlian dapat meningkatkan operasional dan

memberikan keunggulan kompetitif. Perusahaan dapat menggunakan sistem

informasi mereka untuk berbagi praktik dan mendukung komunikasi antar

kantor. Karyawan yang berada di kantor cabang dapat menggunakan database

perusahaan untuk mengidentifikasi para ahli yang dapat memberikan bantuan,

walaupun para ahli berada di kantor pusat, sehingga pengetahuan dan keahlian

juga tersedia untuk kantor cabang.

4. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Rantai Suplai

Membiarkan pelanggan untuk mengakses persediaan dan entri pesanan

penjualan secara langsung dapat mengurangi biaya penjualan dan biaya

pemasaran, sehingga meningkatkan tingkat retensi pelanggan. Hal ini akan

memperkecil harga jual sehingga harga produk dapat bersaing dengan produk

sejenis.

5. Memperbaiki Struktur Pengendalian Internal

Sistem informasi akuntansi dengan struktur pengendalian internal yang tepat

dapat melindungi sistem dari penipuan, kesalahan, kegagalan sistem dan

bencana.

11 6. Meningkatkan Pengambilan Keputusan

Sistem informasi akuntansi mengakibatkan informasi yang diterima bersifat

real time sehingga membantu perusahaan dalam meningkatkan pengambilan

keputusan.

Pengambilan keputusan memiliki beberapa langkah yang harus dilalui, yaitu

mengidentifikasi masalah, mengumpulkan dan menginterpretasikan informasi,

mengevaluasi cara untuk memecahkan masalah, memilih metodologi solusi, dan

mengimplementasikan solusi. Sistem informasi akuntansi dapat memberikan bantuan

pada tahap pengambilan keputusan dengan cara membuat laporan yang dapat

membantu pengguna dalam mengidentifikasi potensi masalah yang akan terjadi.

Model keputusan dan alat analisis akan dipilih oleh pengguna. Bahasa query

dapat mengumpulkan data yang relevan untuk membantu membuat keputusan.

Tampilan grafis dapat membantu pembuat keputusan menginterpretasi model hasil

keputusan, mengevaluasi, dan memilih alternatif tindakan yang akan digunakan.

Sistem informasi akuntansi juga dapat memberikan feedback pada hasil tindakan.

2.1.4 Siklus-Siklus Transaksi Proses Bisnis

Siklus-siklus transaksi proses bisnis dikelompokkan menjadi lima siklus

aktivitas bisnis (Romney dan Steinbart, 2012, p27). Siklus-siklus transaksi tersebut

adalah:

1. Revenue Cycle

Barang dan jasa dijual untuk menghasilkan uang tunai atau janji masa depan

untuk menerima uang tunai.

2. Expenditure Cycle

Dimana perusahaan membeli persediaan untuk dijual kembali atau membeli

bahan baku untuk digunakan dalam memproduksi produk-produk dalam

pertukaran uang tunai atau janji masa depan untuk membayar uang tunai.

3. Production/Conversion Cycle

Dimana bahan baku diubah menjadi barang jadi.

4. Human Resources/Payroll Cycle

Dimana pegawai dipekerjakan, dilatih, dikompensasi, dievaluasi, dipromosikan

dan diberhentikan.

12 5. Financing Cycle

Dimana perusahaan menjual saham perusahaan kepada investor dan meminjam

uang dan investor dibayar dengan dividen dan bunga pinjaman.

2.2 Siklus Pengeluaran

Expenditure Cycle (siklus pengeluaran) adalah seperangkat kegiatan bisnis

yang berulang dan terkait operasi pengolahan informasi yang berhubungan dengan

pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa (Romney dan Steinbart, 2012,

p391).

Dalam perusahaan, informasi mengenai kebutuhan untuk melakukan pembelian

mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan, siklus produksi, pengendalian

persediaan dan berbagai departemen. Setelah barang diterima, pihak yang melakukan

pembelian akan mendapatkan pemberitahuan terkait penerimaan barang. Pengeluaran

data juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar dan sistem pelaporan untuk

dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan berbagai laporan manajemen yang

diperlukan perusahaan.

Tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya

perolehan, pemeliharaan persediaan, dan berbagai jasa yang dibutuhkan perusahaan

untuk menjalankan fungsinya. Untuk mencapai tujuan ini, manajemen harus

membuat keputusan mengenai tingkat optimal persediaan yang akan ditanggung,

vendor yang dapat memberikan kualitas, layanan dan harga terbaik, cara perusahaan

mengkonsolodasi pembelian dilintas unit untuk memperoleh harga yang optimal,

teknologi informasi yang akan digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi,

cara perusahaan mempertahankan kas yang cukup untuk mengambil keuntungan dari

penawaran vendor dan pengelolaan pembayaran untuk memaksimalkan arus kas.

Tujuan-tujuan tersebut akan tercapai jika perusahaan melakukan empat

kegiatan siklus pengeluaran (Romney dan Steinbart, 2012, p392) yaitu:

1. Melakukan pemesanan atas barang dan jasa (Ordering)

2. Melakukan penerimaan atas barang dan jasa (Receiving)

3. Melakukan persetujuan atas faktur vendor (Approving Supplier Invoice)

4. Melakukan pengeluaran kas (Cash Disbursement)

Terdapat empat kegiatan pada siklus pengeluaran, yaitu pemesanan,

penerimaan barang, persetujuan atas faktur vendor dan pengeluaran kas. Siklus

produksi, pengendalian persediaan dan berbagai departemen dapat melakukan

13 pemesanan dengan mengajukan purchase requisition ke bagian Purchasing. Setelah

menerima purchase requisition, bagian Purchasing akan mencetak purchase order,

dimana purchase order asli akan diberikan kepada vendor dan copy of purchase

order akan diberikan kepada pihak-pihak yang melakukan pembelian. Bagian

Purchasing juga akan menerima back order dari siklus pendapatan jika barang tidak

tersedia pada saat diperlukan.

Pada saat melakukan pembelian, data-data akan disimpan di master vendor,

persediaan, dan purchase order agar data dapat diakses oleh departemen terkait.

Bagian Purchasing dapat mengambil data dari master persediaan dan vendor untuk

memastikan bahwa jumlah persediaan sudah berada dibawah safety stock dan vendor

available untuk melakukan pemesanan barang.

Master data diperlukan oleh perusahaan karena memiliki banyak kelebihan,

salah satunya adalah mempermudah dalam berbagi dan mengakses data. Pada saat

penerimaan barang, data-data disimpan di master vendor, persediaan, dan purchase

order sesuai dengan faktur dan barang yang telah diterima untuk meningkatkan

integritas data. Bagian Warehouse dapat mengambil data dari master purchase order

untuk memastikan bahwa jumlah barang yang dipesan dan diterima telah sesuai.

Setelah barang diterima, bagian Warehouse harus mengirimkan receipt of items

ke siklus pendapatan sehingga barang yang sudah diterima oleh bagian Warehouse

dapat diambil dan digunakan oleh siklus pendapatan. Sementara itu, vendor akan

mengirimkan goods and packing slip ke bagian Warehouse, setelah menerima

purchase order dari bagian Purchasing. Goods and packing slip yang telah diterima,

akan diproses lebih lanjut, sehingga dapat dibuat laporan terkait penerimaan barang.

Goods and packing slip yang telah diproses oleh bagian Warehouse akan

menghasilkan laporan dimana laporan tersebut akan dikirim ke bagian Accounting.

Vendor akan mengirim invoice dan master purchase order akan memberikan data

purchase order kepada bagian Accounting agar dapat membandingkan data dari

vendor dan juga data dari master purchase order. Setelah mengecek kedua data

tersebut, maka bagian Accounting akan menerima invoice dan purchase order dan

menyimpannya di master accounts payable dan general ledger serta membuat

voucher untuk melakukan pembayaran.

Bagian Treasury akan melakukan pembayaran kepada vendor dan menyimpan

data tersebut ke dalam master general ledger dan accounts payable. Bagian Treasury

dapat melakukan pengecekan terhadap master accounts payable untuk mengetahui

14 status pembayaran karena pembayaran di setiap perusahaan, tidak hanya dilakukan

secara tunai, namun dapat juga dilakukan secara kredit.

2.2.1 Pemesanan Barang atau Jasa

Aktivitas bisnis utama pada siklus pengeluaran adalah melakukan pemesanan

atas barang dan/atau jasa. Dalam melakukan pemesanan, perusahaan harus

mengidentifikasi apa, kapan dan berapa banyak barang yang harus dibeli, kemudian

memilih vendor yang akan ditunjuk untuk menyediakan barang dan/atau jasa.

Kebutuhan untuk membeli barang menghasilkan pembuatan purchase

requisition yang mengidentifikasi daftar permintaan seperti; menetapkan lokasi

pengiriman dan tanggal diperlukan, mengidentifikasi nomor barang, deskripsi,

jumlah, dan harga setiap barang yang dipesan, serta mengusulkan nama vendor.

Orang yang menyetujui purchase requisition menunjukkan nomor departemen dan

nomor rekening yang harus bertanggung jawab atas pembelian tersebut.

Meminimalkan jumlah data yang harus dimasukkan secara manual akan

meningkatkan efisiensi dan akurasi. Dalam membuat purchase requisition, karyawan

cukup melengkapi vendor, tanggal diperlukan, lokasi, nomor item dan jumlah yang

akan dipesan, lalu menarik semua informasi yang relevan dari file master terkait.

Gambar 2.2 Purchase Requisition. Sumber: Hall (2013, p214)

Keputusan operasi yang sangat penting pada aktivitas pembelian adalah

memilih vendor untuk membeli barang. Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan

15 dalam memilih vendor adalah harga, kualitas barang, dan kehandalan dalam

melakukan pengiriman. Catatan yang dapat mengevaluasi kebutuhan vendor dengan

baik, lebih dari sekedar menjaga data terkait harga pembelian. Perusahaan juga

dikenakan biaya, seperti pengerjaan ulang dan pembatalan, terkait kualitas produk

yang dibeli. Ada juga biaya yang berkaitan dengan kinerja pengiriman vendor.

Ketergantungan vendor sangat penting bagi perusahaan karena pengiriman yang

terlambat dapat membuat seluruh sistem terhenti.

Jika vendor telah dipilih untuk suatu produk, identitas vendor menjadi bagian

dari catatan master persediaan untuk menghindari proses pemilihan ulang vendor

untuk setiap pemesanan berikutnya. Dalam beberapa hal, seperti pembelian dengan

biaya tinggi dan penggunaan rendah, manajemen secara eksplisit ingin mengevaluasi

kembali semua vendor potensial setiap kali produk dipesan. Daftar vendor alternatif

yang potensial untuk setiap barang harus dijaga, terutama jika vendor utama

kehabisan barang yang diperlukan.

Purchase Order adalah dokumen atau form elektronik yang secara formal

meminta vendor untuk menjual dan mengirim produk yang telah ditetapkan dengan

harga yang telah ditetapkan (Romney dan Steinbart, 2012, p401). Purchase Order

terdiri dari nama vendor, agen pembelian, tanggal pemesanan, tanggal pengiriman,

lokasi pengiriman, metode pengiriman, dan informasi mengenai barang yang

dipesan. Seringkali beberapa purchase order dihasilkan untuk mengisi purchase

requisition karena vendor yang berbeda merupakan vendor pilihan untuk berbagai

barang yang diminta. Jumlah yang dipesan kadang berbeda dari yang diminta untuk

mengizinkan pembeli mengambil keuntungan dari diskon jumlah.

16

Gambar 2.3 Purchase Order. Sumber: Hall (2013, p215)

Banyak perusahaan mempertahankan pembelian khusus dengan vendor

penting. Blanket Purchase Order adalah komitmen untuk membeli barang-barang

tertentu dengan harga yang ditunjuk dari vendor tertentu untuk jangka waktu yang

ditetapkan, biasanya satu tahun. Blanket Purchase Order mengurangi ketidakpastian

pembeli tentang sumber terpercaya dan membantu vendor dalam merencanakan

kapasitas dan operasi yang lebih efektif.

2.2.2 Penerimaan Barang atau Jasa

Aktivitas bisnis kedua pada siklus pengeluaran adalah penerimaan dan

penyimpanan barang pesanan. Departemen penerima barang bertanggung jawab

untuk menerima pengiriman dari vendor. Laporan biasanya diberikan kepada

manajer gudang, yang kemudian akan diteruskan kepada wakil direktur pabrik.

Departemen penyimpan persediaan bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan

melapor ke manajer gudang. Informasi mengenai penerimaan barang yang dipesan

harus dikomunikasikan kepada fungsi pengendalian persediaan untuk memperbarui

catatan persediaan.

Ketika pengiriman tiba, petugas penerima membandingkan nomor purchase

order mengacu pada packing slip vendor dengan file open purchase order untuk

memverifikasi bahwa barang telah dipesan. Kemudian, petugas penerima akan

17 menghitung jumlah barang yang dikirim. Sebelum rute persediaan ke gudang,

petugas penerima barang juga harus memeriksa setiap pengiriman untuk menandai

kerusakan yang nyata.

Rincian dokumen receiving report terkait dengan pengiriman, termasuk

tanggal penerimaan, pengirim, vendor, dan nomor purchase order. Untuk setiap

barang yang diterima, dokumen akan menunjukkan jumlah barang, deskripsi, ukuran

unit, dan kuantitas. Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi

orang-orang yang menerima dan memeriksa barang serta komentar terkait kualitas

barang yang diterima.

Gambar 2.4 Receiving Report. Sumber: Hall (2013, p216)

Tiga pengecualian untuk proses ini adalah menerima jumlah barang berbeda

dari jumlah yang dipesan, menerima barang yang rusak, atau menerima barang

berkualitas rendah yang gagal dalam pemeriksaan. Dalam ketiga kasus tersebut,

departemen pembelian harus mengatasi situasi dengan vendor. Biasanya vendor akan

memberikan perusahaan izin untuk memperbaiki faktur untuk setiap perbedaan

dalam kuantitas. Dalam hal barang rusak atau berkualitas rendah, dokumen yang

disebut debit memo disusun setelah vendor setuju untuk mengambil kembali barang

atau mengabulkan penurunan harga. Debit memo mencatat penyesuaian yang

diminta. Salah satu salinan debit memo dikirim ke vendor, yang kemudian

menciptakan dan mengembalikan credit memo dalam pengakuannya. Departemen

account payable diberitahu dan menyesuaikan saldo rekening terutang kepada

18 vendor. Salinan debit memo menyertai barang dari departemen pengiriman untuk

mengotorisasi pengembalian kepada vendor.

Menghitung dan mencatat pengiriman persediaan adalah tugas pekerja. Salah

satu cara perusahaan meningkatkan efisiensi dari proses ini adalah mengharuskan

penggunaan barcode, dimana hal ini merupakan salah satu pendekatan terkait

penghitungan barang yang diterima, tetapi tidak menghilangkan kebutuhan untuk

memeriksa kualitas.

2.2.3 Persetujuan Faktur Vendor

Aktivitas bisnis ketiga pada siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur yang

dikeluarkan oleh vendor agar dapat melakukan pembayaran. Departemen account

payable menyetujui faktur vendor untuk melakukan pembayaran. Kewajiban hukum

untuk membayar vendor timbul pada saat barang diterima. Sebagian besar

perusahaan mencatat hutang setelah menerima dan menyetujui faktur vendor.

Perbedaan waktu biasanya tidak penting untuk pengambilan keputusan sehari-hari,

namun perusahaan tetap membutuhkan jurnal penyesuaian yang tepat untuk

mempersiapkan laporan keuangan yang akurat pada akhir periode fiskal.

Ketika faktur vendor diterima, departemen account payable bertanggung jawab

untuk mencocokkan purchase order dan receiving report. Kombinasi dari faktur

vendor dan dokumen pendukung terkait menciptakan apa yang disebut voucher

package. Setelah diverifikasi, perusahaan menerima apa yang telah dipesan dan

faktur disetujui untuk pembayaran.

Ada dua cara untuk memproses faktur vendor, yaitu sistem voucher dan sistem

non-voucher. Dalam sistem non-voucher, setiap faktur yang disetujui (disertai

dokumen pendukung) diposting ke catatan vendor perorangan dalam account

payable file, kemudian disimpan dalam dalam open-invoice file. Ketika cek ditulis

untuk membayar faktur, voucher package akan dihapus dari open-invoice file, faktur

ditandai dan voucher package akan disimpan di paid-invoice file.

Dalam sistem voucher, dokumen tambahan disebut disbursement voucher, juga

dibuat ketika faktur vendor disetujui untuk melakukan pembayaran. Disbursement

voucher mengidentifikasi vendor, daftar faktur yang beredar, dan menunjukkan

jumlah bersih yang harus dibayar setelah dikurangi diskon yang berlaku dan

tunjangan.

19

Sistem voucher memiliki tiga kelebihan dibandingkan sistem non-voucher.

Pertama, sistem voucher mengurangi jumlah cek yang perlu ditulis karena beberapa

faktur dapat dimasukkan ke dalam satu disbursement voucher. Kedua, dikarenakan

disbursement voucher adalah dokumen yang dihasilkan secara internal, maka

voucher dapat diberi nomor sebelumnya untuk memudahkan dalam melacak semua

hutang. Ketiga, dikarenakan voucher memberikan catatan eksplisit bahwa faktur

vendor yang telah disetujui untuk pembayaran, maka voucher difasilitasi dengan

pemisahkan waktu persetujuan faktur dari waktu pembayaran tagihan. Hal ini

memudahkan untuk menjadwalkan baik aktivitas maupun memaksimalkan efisiensi.

Gambar 2.5 Cash Disbursement Voucher. Sumber: Hall (2013, p219)

Untuk sebagian besar pembelian berulang, perusahaan telah mengetahui harga

barang dan jasa pada saat melakukan pemesanan. Setelah penerimaan barang atau

jasa diverifikasi, semua informasi yang dibutuhkan sudah dikenali. Pendekatan tanpa

faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS). ERS menggantikan proses

tradisional three-way matching process; yang terdiri dari faktur vendor, receiving

report dan purchase order; dengan two-way match; yang hanya terdiri dari purchase

order dan receiving report. ERS dapat menghemat waktu dan uang dengan

mengurangi jumlah dokumen yang perlu dicocokkan dan jumlah ketidaksesuaian

potensial. ERS juga menghemat waktu dan biaya vendor untuk menghasilkan dan

melacak faktur.

20 2.2.4 Pengeluaran Kas

Aktivitas bisnis terakhir pada siklus pengeluaran adalah melakukan

pembayaran kepada vendor. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

tagihan vendor. Hal ini memisahkan fungsi penjagaan yang dilakukan oleh kasir,

fungsi otorisasi dilakukan oleh pembelian, dan fungsi pencatatan dilakukan oleh

departemen account payable. Pembayaran dilakukan setelah invoice diterima dari

vendor. Kasir harus membandingkan form Purchase Order, laporan penerimaan, dan

invoice untuk memastikan ketiga hal tersebut sama (Ahlawat dan Vincelette, 2012).

Meskipun pembayaran banyak dilakukan dengan menggunakan cek, namun

penggunaan EFT (Electronic Funds Transfer) dan FEDI (Financial Electronic Data

Interchange) juga sering digunakan oleh perusahaan.

2.3 Siklus Pendapatan

2.3.1 Pengertian Penjualan

Menurut Werren, Reeve, dan Fess (2013,p.232), Penjualan adalah jumlah

yang dibebankan kepada pelanggan untuk barang yang dijual, baik tunai maupun

kredit. Menurut Gelinas, Sutton, dan Hunton(2008,P.350), Penjualan adalah

pertimbangan sebuah struktur interaksi antara manusia, peralatan, metode-metode,

dan kendali-kendali yang didesain untuk memperoleh tujuan tertentu.

Sistem informasi penjualan adalah suatu sistem informasi yang

mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk

menghasilkan, menganalisis, menyebarkan dan memperoleh informasi guna

mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan. The objective of

accounting information system is to collect and store data about business processes

that can be used to generate a meaningful output for decision makers. (Brown,

Iflysses J, III; Park, Yonpae; Jung, Sungwoo. Research in Higher Education Journal

8 (Aug 2010): 1-8. The effects of students knowledge and attitude on the classroom

performances).

Jadi dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah hasil dari kesepakatan antara

penjual dan pembeli untuk barang maupun jasa yang dijual.Baik secara tunai atau

kredit. Menurut pembayarannya penjualan dibagi menjadi 2 yaitu :

21 2.3.1.1 Penjualan Tunai

Menurut Mulyadi (2010,p.455) Penjualan tunai adalah penjualan yang

dilakukan oleh perusahaan dengan mewajibkan pembeli membayar semua

nominal transaksi penjualan tersebut.

2.3.1.2 Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2010,p.210) Penjualan kredit adalah penjualan

yang dilakukan oleh perusahaan dengan memenuhi semua barang sesuai

order yang diterima oleh pembeli dan menagih dalam jangka waktu tertentu.

2.3.2 Pengertian Piutang Dagang

Menurut Kieso , Weygandt dan Warfield (2010,p.318), piutang adalah klaim

yang diberikan terhadap pelanggan dan yang lainnya untuk mendapatkan uang,

barang atau jasa. Menurut Warren (2009,p.298), istilah piutang meliputi semua klaim

dalam bentuk uang terhadap entitas lainya, termasuk individu, perusahaan, atau

organisasi lainnya.

Menurut PSAK no.9, piutang dagang meliputi piutang yang timbul karena

penjualan produk atau penyerahan jasa dalam rangka kegiatan usaha normal

perusahaan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa piutang dagang adalah suatu hak perusahaan

yang ditimbulkan karena adanya penjualan produk atau penyerahan jasa kepada

pelanggan.

2.3.3 Pengertian Piutang Tak Tertagih

Menurut Reeve, Warren dan Dunhac (2009,p398), terdapat dua metode

akuntansi untuk mencatat piutang dan diperkirakan tidak akan tertagih. Metode

penyisihan (allowance method) membuat akun beban piutang taktertagih dimuka

sebelum piutang tersebut dihapus.Prosedur lainnya, yang dinamakan dengan metode

penghapusan langsung (direct write-off method), mengakui beban hanya pada saat

piutang dianggap benar-benar tidak dapat tertagih lagi.Metode penghapusan

langsung sering digunakan oleh perusahaan kecil dan perusahaan dengan sedikit

piutang.

22 2.3.4 Pengertian Penerimaan Kas

Menurut Romney dan Steinbart (2008,p371), Aktivitas terakhir di dalam siklus pendapatan berhubungan dengan penerimaan kas. Kasir akan melaporkan penerimaan, menangani remittance pelanggan dan akan menyetorkan uang ke bank.

Menurut Mulyadi (2010,p439), Sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai maupun piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan.

2.3.5 Jurnal

Menurut Kieso, Weygandt dan Kimmel (2010,p55), Jurnal disebut sebagai buku entri asli. Untuk setiap transaksi jurnal menunjukkan efek debet dan kredit pada akun khusus. Jurnal-jurnal yang berhubungan dengan transaksi penjualan, piutang dagang dan penerimaan kas serta retur penjualan adalah sebagai berikut :

1. Jurnal penjualan tunai

Tabel 2.1 Jurnal Penjualan Tunai Deskripsi Debit Kredit

Kas XXXX Penjualan XXXX Harga Pokok Penjualan XXXX Persediaan XXXX

2. Jurnal penjualan kredit

Tabel 2.2 Jurnal Penjualan Kredit Deskripsi Debit Kredit

Piutang Dagang XXXX Penjualan XXXX Harga Pokok Penjualan XXXX Persediaan XXXX

3. Jurnal penerimaan kas dari piutang

Tabel 2.3 Jurnal Penerimaan kas

Deskripsi Debit Kredit Kas XXXX Piutang Dagang XXXX

23

4. Jurnal retur penjualan

Tabel 2.4 Jurnal Retur Penjualan Deskripsi Debit Kredit

Retur dan Potongan Penjualan

XXXX

Piutang Dagang XXXX Persediaan XXXX Harga Pokok Penjualan XXXX

2.4 Pengendalian Internal

2.4.1 Definisi Pengendalian Internal

Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan

direksi, manajemen, dan personil lainnya, yang dirancang untuk memberikan

keyakinan memadai terkait dengan pencapaian tujuan dalam kategori efektivitas dan

efesiensi operasi, kehandalan pelaporan keuangan, dan kepatuhan terhadap hukum

dan peraturan yang berlaku (Rama dan Jones, 2006, p103). Sedangkan menurut

Weygandt, Kimmel, dan Kieso (2010, p348), pengendalian internal terdiri dari

semua metode terkait dan langkah-langkah yang diadopsi sebuah perusahaan untuk

mengamankan aset, meningkatkan kehandalan catatan akuntansi, meningkatkan

efisiensi operasional, dan memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan.

Pengendalian internal merupakan sistem yang sangat penting dan dapat

diterapkan pada perusahaan berskala besar, menengah, maupun kecil. Sistem

pengendalian internal memiliki fungsi krusial, yaitu mencegah terjadinya

penyimpangan terhadap tujuan yang telah ditetapkan perusahaan. Pengendalian

internal juga dapat digunakan untuk mendeteksi kesalahan dan kecurangan yang

mungkin akan terjadi, sehingga solusi dapat dicari dan kecurangan serupa tidak akan

terjadi lagi di masa depan.

Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian

internal merupakan langkah-langkah yang diambil perusahaan dan dikendalikan oleh

dewan direksi untuk mencapai tujuan dalam efektivitas dan efesiensi operasi,

kehandalan pelaporan keuangan, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang

berlaku.

2.4.2 Komponen Pengendalian Internal

Commitee of Sponsoring Organizations (COSO) menunjukkan lima

24 komponen pengendalian internal dalam buku berjudul Accounting Information

Systems karangan Rama dan Jones (2006, p105), yaitu:

1. Control Environment

Pengendalian lingkungan mengacu pada faktor-faktor umum yang

menetapkan sifat organisasi dan mempengaruhi kesadaran karyawannya

terhadap pengendalian. Faktor-faktor ini meliputi integritas, nilai-nilai etika,

filosofi, dan gaya operasi manajemen.

2. Risk Assessment

Penilaian resiko merupakan penetapan yang dilakukan untuk mengidentifikasi

dan menganalisis faktor-faktor yang menyebabkan resiko yang mengganggu

pencapaian sasaran pengendalian internal.

3. Control Activities

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan

oleh organisasi untuk menghadapi risiko-resiko yang dihadapi perusahaan.

Aktivitas pengendalian termasuk tinjauan kinerja, pengendalian aplikasi, dan

pengendalian umum.

4. Information and Communication

Informasi berisi kumpulan prosedur, baik otomatisasi maupun manual, dan

catatan yang dibuat untuk menilai, mencatat, memproses dan melaporkan

kejadian pada proses entitas. Sedangkan komunikasi melibatkan penyediaan

pemahaman peran dan tanggung jawab individu.

5. Monitoring

Sistem pengendalian internal harus diawasi secara berkala oleh manajemen

untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana

mestinya.

2.4.3 Prinsip-Prinsip Kegiataan Pengendalian Internal

Weygandt, Kimmel, dan Kieso (2010, p349) menyatakan dalam bukunya

yang berjudul Accounting Principles, bahwa dalam melakukan kegiatan

pengendalian, terdapat enam prinsip yang harus dipatuhi, adalah:

1. Establishment of Responsibility

Prinsip penting dari pengendalian internal adalah menetapkan tanggung jawab

kepada karyawan tertentu. Pengendalian yang paling efektif adalah ketika

hanya satu orang karyawan saja yang bertanggung jawab atas tugas yang

25

diberikan. Membangun tanggung jawab seringkali membatasi akses hanya

untuk personil yang berwenang, kemudian mengidentifikasi personil.

Contohnya adalah mengidentifikasi password yang melacak orang yang

membuat jurnal, melakukan penjualan, memasuki gudang persediaan pada

waktu tertentu, dan lain sebagainya.

2. Segregation of Duties

Pemisahan tugas sangat diperlukan dalam sistem pengendalian internal.

Terdapat dua cara umum dalam prinsip ini, yaitu individu berbeda bertanggung

jawab atas pekerjaan yang saling berhubungan, dan tanggung jawab pencatatan

pembukuan atas aset harus dipisahkan dari penyimpanan secara fisik atas aset

tersebut. Dasar dari pemisahan tugas adalah pekerjaan dari seorang karyawan,

tanpa duplikasi usaha, memberikan dasar yang dapat diandalkan untuk

mengevaluasi pekerjaan karyawan lain. Contohnya adalah personil yang

mendesain dan memprogram sistem terkomputerisasi tidak boleh diberikan

tugas yang berkaitan dengan penggunaan sistem sehari-hari.

3. Documentation Procedures

Perusahaan harus menetapkan prosedur untuk dokumen. Pertama, jika

memungkinkan, perusahaan harus menggunakan dokumen bernomor urut dan

semua dokumen harus dihitung. Penomoran akan membantu untuk mencegah

penomoran ganda. Kedua, sistem pengendali mengharuskan karyawan untuk

meneruskan sumber dokumen untuk input transaksi akuntansi ke bagian

keuangan dengan segera. Ukuran pengendalian membantu memastikan

pencatatan transaksi tepat waktu dan memberikan kontribusi langsung dengan

keakuratan dan kehandalan catatan akuntansi.

4. Physical Controls

Penggunaan kontrol fisik sangat penting. Pengendalian fisik berhubungan

dengan pengamanan aset dan meningkatkan akurasi dan kehandalan catatan

akuntansi.

5. Independent Internal Verification

Pada umumnya, sistem pengendalian internal menyediakan verifikasi internal

independen. Prinsip ini termasuk meninjau data yang telah disiapkan oleh

karyawan. Untuk memperoleh keuntungan maksimum, perusahaan harus

memverifikasi pencatatan secara berkala atau secara mendadak. Seorang

karyawan independen yang bertanggung jawab terhadap informasi harus

26

melakukan verifikasi atas data yang diterima. Dan jika terjadi perbedaan dan

pengecualian, hal tersebut harus segera dilaporkan kepada level manajemen

yang bisa mengambil keputusan korektif secara tepat. Verifikasi internal

independen sangat berguna dalam membandingkan akuntanbilitas dengan aset

yang ada.

6. Human Resource Controls

Beberapa kegiatan pengendalian sumber daya manusia adalah mengawasi

karyawan obligasi yang menangani uang tunai, menukar tugas karyawan dan

mengizinkan karyawan untuk mengambil cuti, dan memeriksa latar belakang

karyawan yang mendaftar ke perusahaan secara menyeluruh. Saat mengawasi

karyawan obligasi yang menangani uang tunai, perusahaan melibatkan

pengamanan kas dengan menggunakan dua cara, yaitu perusahaan asuransi

mengamati secara hati-hati seluruh individu sebelum menambahkan mereka

sebagai pemegang polis dan mungkin juga menolak aplikasi yang beresiko, dan

karyawan yang terikat mengetahui bahwa perusahaan asuransi akan menuntut

langsung semua pelaku. Pada saat menukar tugas karyawan dan mengizinkan

karyawan untuk mengambil cuti, perusahaan banyak menemukan pencurian

ketika karyawan sedang berlibur atau ditugaskan ke posisi baru. Langkah-

langkah pencegahan dari percobaan pencurian harus dilakukan karena

karyawan tidak akan mampu untuk menyembunyikan tindakan yang tidak

benar secara permanen. Pada saat melakukan pemeriksaan latar belakang, ada

dua cara yang harus dilakukan, yaitu memeriksa untuk melihat apakah pelamar

kerja lulus dari kampus tempat mereka belajar dan tidak menggunakan nomor

telepon dari pemberi kerja sebelumnya, namun melihatnya sendiri pelamarnya.

2.4.4 Tujuan Pengendalian Internal

Menurut Romney dan Steinbart (2012, p204), tujuan pengendalian internal

adalah:

1. Menjaga Aset Perusahaan

Dalam melakukan penjagaan atas aset perusahaan, pihak yang melakukan

penyimpanan dan pencatatan aset harus dapat mencegah atau mendeteksi

perolehan, penggunakan, atau pengeluaran kas yang tidak terotorisasi, sehingga

nilai aset yang tercatat sama dengan nilai aset fisik yang dimiliki.

2. Memelihara Catatan Perusahaan

27

Pencatatan yang dilakukan perusahaan harus dicatat secara terperinci untuk

memastikan bahwa laporan aset perusahaan bernilai wajar. Pemeliharaan

catatan perusahaan akan cukup untuk menggambarkan aset perusahaan secara

akurat.

3. Menyediakan Informasi yang Akurat dan Dapat Dipercaya

Informasi akan bernilai akurat dan dapat dipercaya jika informasi yang

diberikan bernilai benar, berasal dari sumber terpercaya, terbebas dari

kesalahan, dan mewakili kejadian perusahaan secara akurat.

4. Menyediakan Laporan Keuangan sesuai Kriteria yang Telah Ditetapkan

Laporan yang baik harus dibuat sesuai dengan format yang telah ditetapkan

perusahaan agar tidak terjadi kerancuan dalam membaca informasi yang tertera

pada laporan tersebut.

5. Memajukan dan Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dalam memajukan dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan,

memastikan penerimaan dan pengeluaran perusahaan agar dibuat sesuai dengan

otorisasi manajer dan direktur juga harus diterapkan.

6. Mendorong Kepatuhan Terhadap Kebijakan Manajerial yang telah

Dirumuskan

Hukuman diperlukan untuk mendorong kepatuhan terhadap kebijakan

manajerial. Contohnya karyawan yang melakukan kesalahan atau kelalaian

akan memperoleh surat peringatan sebagai konsekuensi atas kesalahan yang

telah diperbuat.

7. Mematuhi Hukum dan Peraturan yang Berlaku

Dalam pengendalian internal, hukum dan peraturan yang telah ditetapkan harus

dipatuhi untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kecurangan yang akan

terjadi.

2.4.5 Fungsi Pengendalian Internal

Menurut Romney dan Steinbart (2012, p205), pengendalian internal memiliki

tiga fungsi penting, yaitu:

1. Preventive Controls

Pengendalian pencegahan merupakan pengendalian yang memiliki fungsi untuk

mencegah permasalahan sebelum masalah muncul. Contohnya mempekerjakan

tenaga ahli, memisahkan tugas karyawan, dan mengendalikan akses fisik atas

28

aset dan informasi secara efektif untuk melindungi aset dan informasi tersebut.

2. Detective Controls

Pengendalian detektif merupakan pengendalian yang memiliki fungsi untuk

menemukan masalah yang tidak dicegah. Contohnya meliputi pemeriksaan

perhitungan ganda dan menyiapkan rekonsiliasi bank.

3. Corrective Controls

Pengendalian perbaikan merupakan pengendalian yang memilik fungsi untuk

mengidentifikasi dan memperbaiki masalah, serta memulihkan diri dari

kesalahan yang dihasilkan. Contohnya menjaga salinan cadangan dari file,

mengkoreksi kesalahan entri data, dan mengirimkan kembali transaksi untuk

diproses selanjutnya.

2.5 Analisis dan Perancangan Sistem

2.5.1 Pengertian Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan teknik pemecahan masalah yang menguraikan

sebuah sistem menjadi pecahan-pecahan komponen untuk mempelajari kinerja dan

interaksi komponen tersebut untuk mencapai tujuan (Whitten, Bentley, dan Dittman,

2007, p186). Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p60), analisis sistem

mendefinisikan semua jenis objek yang melakukan pekerjaan dalam sistem dan

menunjukkan bahwa interaksi pengguna diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Tahapan analisis digunakan untuk membuat keputusan apabila sistem saat ini

mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi dengan baik, mengetahui ruang

lingkup pekerjaan yang akan ditangani, memahami sistem yang sedang berjalan saat

ini, dan mengidentifikasi masalah serta mencari solusinya (Widjaya, 2012). Tahapan

analisis merupakan tahap yang paling penting karena kesalahan pada tahapan ini

akan menyebabkan kesalahan di tahap-tahap selanjutnya. Tujuan dari analisis sistem

adalah mengevaluasi sistem yang telah ada, merumuskan tujuan yang ingin dicapai,

dan menyusun rencana pengembangan sistem. Hal-hal yang harus diperhatikan

dalam melakukan analisis sistem adalah mempelajari permasalahan secara rinci,

menentukan pendekatan yang akan digunakan dalam memecahkan masalah, dan

membuat pertimbangan apakah perlu atau tidak menggunakan cara terkomputerisasi.

Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa analisis sistem

adalah teknik penguraian sistem menjadi pecahan-pecahan komponen dengan tujuan

29 untuk mempelajari interaksi komponen dimana interaksi pengguna juga diperlukan

untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

2.5.2 Pengertian Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan pelengkap dalam teknik pemecahan masalah

yang menata ulang pecahan-pecahan komponen menjadi sebuah sistem yang lengkap

(Whitten, Bentley, dan Dittman, 2007, p186). Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd

(2009, p60), perancangan sistem mendefinisikan semua jenis objek yang diperlukan

untuk berkomunikasi dengan orang dan alat di dalam sistem, menunjukkan

bagaimana objek berinteraksi untuk menyelesaikan pekerjaan dan menyempurnakan

masing-masing jenis objek sehingga dapat diimplementasikan dengan bahasa khusus.

Tahapan perancangan menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

Tahapan ini juga merupakan persiapan untuk implementasi sistem. Tujuan dari

perancangan sistem adalah untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem dan

memberikan gambaran dan perancangan yang lengkap kepada programmer dan

expert yang terlibat dalam pembuatan sistem. Namun, tujuan utama dari tahapan

perancangan adalah untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan

masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif

sistem yang baik (Widjaya, 2012).

Beberapa hal yang harus diteliti sebelum membuat perancangan sistem adalah

menentukan ruang lingkup atau batasan sistem, menentukan hasil yang diharapkan

sistem, dan menentukan pihak-pihak yang terlibat didalamnya. Teknik dokumentasi

perancangan sistem yang kerap digunakan oleh perusahaan adalah data flow diagram

atau flowchart. Perancangan sistem merupakan uraian dari analisis sistem

sebelumnya yang menghasilkan sistem baru, dimana sistem yang dihasilkan akan

lebih baik dari sistem sebelumnya.

Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa perancangan

sistem merupakan teknik penataulangan pecahan-pecahan komponen yang

diperlukan untuk berkomunikasi, mengenai cara kompenen berinteraksi, dengan

orang dan sistem.

2.5.3 Teknik Dokumentasi Sistem

Dokumentasi meliputi narasi, flowchart, diagram, dan dokumen-dokumen

tertulis lainnya yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini

meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan ke

30 dalam sistem, diolah, disimpan, menghasilkan output, dan sistem kontrol.

Dokumentasi sistem yang sering digunakan oleh perusahaan adalah diagram.

Dokumentasi sistem yang sering digunakan oleh perusahaan adalah diagram,

flowchart, tables, dan bahkan ada juga yang dilengkapi dengan deskripsi narasi yang

menuliskan langkah-langkah komponen sistem beserta interaksinya. Walaupun

terdapat banyak teknik dalam mendokumentasikan sistem, namun alat dokumentasi

sistem yang paling umum digunakan adalah flowchart.

Umumnya, seluruh bidang membutuhkan alat dokumentasi untuk memahami

prosedur yang dijalankan, baik secara otomatis maupun secara manual. Salah satu

cara untuk memahami hal ini adalah dengan menggunakan flowchart untuk

mendokumentasikan sistem yang ada, karena penggambaran secara grafis lebih

mudah dalam mengungkapkan kelemahan dan kekuatan yang dimiliki. Alat

dokumentasi ini juga digunakan secara ekstensif dalam proses pengembangan sistem.

Pihak-pihak yang mengembangkan aplikasi sistem informasi akan kerap berubah

anggotanya, sehingga keberadaan alat dokumentasi ini akan membantu anggota baru

untuk mempelajari sistem yang telah ada dan dapat melakukan pembelajaran dengan

cepat.

Flowchart adalah teknik analisis yang digunakan untuk menggambarkan

beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis (Romney dan

Steinbart, 2012, p75). Flowchart merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol

grafis yang menggambarkan prosedur pemrosesan transaksi perusahaan yang

mengalirkan data melalui sistem. Flowchart digunakan untuk mencatat bagaimana

proses bisnis dilakukan dan dokumen dialirkan, serta menganalisis bagaimana

meningkatkan proses dan aliran dokumen. Diagram ini dapat memberikan solusi

untuk menyelesaikan masalah di dalam proses dengan cara menyederhanakan

rangkaian prosedur sehingga memudahkan pengguna dalam memahami informasi.

Flowchart memiliki kelebihan yang signifikan. Gambar lebih mudah dipahami

daripada deskripsi narasi. Para pemilik bisnis kerap menggunakan flowchart sebagai

alat kerja selama diskusi. Flowchart yang terkomputerisasi akan mempermudah

pengambilan dan pencatatan data sehingga data dapat direvisi dengan cepat.

Flowchart juga memiliki kelemahan dalam prosesnya. Pihak yang tidak

memahami cara menggambar flowchart akan kesulitan dalam menggambarnya dan

memakan waktu lama untuk mempersiapkannya. Flowchart tidak akan membantu

sebagaimana seharusnya jika pihak yang membuat flowchart tidak terlatih.

31

Simbol flowchart terbagi menjadi empat kategori, yaitu:

a. Input/Output Symbols

Merupakan media yang memberikan masukan atau mencatat keluaran dari

operasi pengolahan.

b. Processing Symbols

Menunjukkan jenis media yang digunakan untuk mengolah data atau

mengindikasikan ketika proses dilakukan secara manual.

c. Storage Symbols

Merupakan perangkat yang digunakan untuk menyimpan data.

d. Flow and Miecellaneous Symbols

Menunjukkan aliran data, dimana flowchart dimulai atau berakhir, dimana

keputusan dibuat, dan kapan harus menambahkan penjelasan untuk flowchart.

32

Gambar 2.10 Common Flowcharting Symbols. Sumber: Romney dan Steinbart

(2012, p76)

33

Gambar 2.11 Common Flowcharting Symbols (Continue). Sumber: Romney dan

Steinbart (2012, p77)

34 2.5.4 Object Oriented Analysis and Design

Dalam mengembangkan sebuah sistem, perusahaan kerap menggunakan

pendekatan berorientasi objek (object oriented approach) dalam melakukan

perancangan sistem. Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p60), pendekatan

berorientasi objek adalah suatu pendekatan pengembangan sistem yang memandang

sistem informasi sebagai kumpulan objek yang saling berinteraksi dan bekerja sama

untuk menyelesaikan tugas-tugas.

2.5.5 System Requirement Analysis

Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p129), system requirement

merupakan spesifikasi yang menentukan fungsi yang harus disediakan oleh sistem.

Analisis membagi system requirement menjadi dua kategori, yaitu functional

requirement dan nonfunctional requirement. Functional requirement adalah aktivitas

atau proses yang harus sistem lakukan, seperti penggunaan sistem untuk kegiatan

bisnis. Nonfunctional requirement adalah karakteristik sistem selain kegiatan yang

melakukan atau mendukung, seperti kebutuhan teknis, kebutuhan kinerja, kebutuhan

kegunaan, kebutuhan keandalan, kebutuhan keamanan.

Kedua system requirement diperlukan untuk melengkapi definisi dari sebuah

sistem baru. Funcional requirement didokumentasikan dalam grafis dan model

tekstual, sedangkan nonfunctional requirement didokumentasikan pada deskripsi

naratif yang menyertai model.

2.5.6 Activity Diagram

Activity Diagram adalah jenis diagram workflow yang menggambarkan

aktivitas pengguna dan aliran sekuensial mereka (Satzinger, Jackson, dan Burd,

2009, p144). Ketika analis mengumpulkan informasi mengenai proses bisnis, analis

perlu mendokumentasi hasil. Salah satu cara efektif untuk menangkap informasi

adalah melalui penggunaan activity diagram. Activity diagram memudahkan analis

dalam memvisualisasi aktivitas, sehingga analis dapat memeriksakannya kepada

pengguna untuk memastikan kebenarannya. Activity diagram merupakan mekanisme

komunikasi yang kuat antar pembuat sistem dan pengguna. Simbol-simbol yang

digunakan dalam pembuatan diagram adalah:

35 1. Swimlane

Area persegi panjang yang mewakili aktivitas yang dilakukan oleh agen

tunggal.

2. Starting Activity (Pseudo)

Simbol yang menunjukkan dimulainya aktivitas.

3. Transition Arrow

Simbol yang berupa garis penunjuk arah yang mewakili urutan aktivitas.

4. Activity

Simbol yang menggambarkan aktivitas individu dalam workflow.

5. Ending Activity (Pseudo)

Simbol yang menunjukkan berakhirnya aktivitas.

6. Synchronization bar

Simbol yang digunakan untuk mengontrol pemecahan atau menyatuan jalur

sekuensial.

7. Diamond

Simbol yang merupakan titik keputusan dimana aliran proses akan mengikuti

satu jalur atau jalur lainnya.

Gambar 2.12 Activity Diagram Symbols. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd

(2009, p145)

36 2.5.7 Use Case Diagram

Use case adalah diagram yang menunjukkan berbagai peran pengguna dan

cara pengguna berinteraksi dengan sistem (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009,

p213). Use case digambarkan sebagai sebuah stick figure sederhana yang mewakili

actor (tangan ditunjukan langsung mengakses ke sistem). Actor diberi nama sesuai

dengan ciri yang diperankannya. Use case sendiri dilambangkan sebagai sebuah oval

dengan nama use case didalamnya. Connecting line yang menghubungkan actor

dengan use case menunjukan bahwa actor memanfaatkan sistemnya.

Gambar 2.13 Simple use case with an actor. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd

(2009, p215)

Pada contoh dibawah ini, order clerk dan customer diizinkan untuk mengakses

sistem secara langsung. Hal ini ditandai dengan garis penghubung dan setiap actor

dapat menggunakan use case. Boundary line disebut automation boundary juga

digambar disekitar use case sebagai batas antara lingkungan dimana actor berada dan

komponen internal dari sistem komputer.

37

Gambar 2.14 A Use Case Diagram, Showing a System Boundary. Sumber: Satzinger,

Jackson, dan Burd (2009, p216)

Sistem diciptakan untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Sebagai pihak yang

bertugas untuk merancang dan mendesain sistem, pembuat sistem harus memahami

seluruh langkah-langkah secara rinci. Setiap detail informasi dalam use case akan

dituliskan dalam use case description. Use case description menjelaskan tentang use

case sistem yang mencakup seluruh urutan langkah untuk menyelesaikan suatu

proses bisnis. Deskripsi dapat berlangsung singkat jika sistem yang dikembangkan

tidak rumit. Namun, secara umum use case cukup kompleks untuk dikembangkan.

Fully developed description adalah metode yang paling formal untuk

mendokumentasikan use case. Detail yang banyak memberikan gambaran bagaimana

internal flow dari suatu aktitivitas terjadi. Kelebihan use case description adalah

memberikan pengertian menyeluruh dalam bisnis dan mengetahui bagaimana cara

sistem mendukung proses bisnis tersebut. Walaupun akan menambah pekerjaan

untuk mendefinisikan seluruh komponen, namun metode ini lebih disukai karena

menggambarkan aktivitas internal flow untuk use case.

38

Gambar 2.15 Fully Developed Description. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd

(2009, p223)

2.5.8 Class Diagram

Class diagram adalah diagram yang menunjukkan hal-hal penting dalam

pekerjaan pengguna, seperti problem domain classes, associations, dan attributes

(Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p184). Class diagram merupakan pusat

penggambaran dari analisis dan desain berorientasi objek, serta merupakan gambaran

mengenai sekumpulan class dan hubungan antar class yang terstruktur (Lianawati

dan Meutia, 2012). Pada class diagram, persegi panjang mewakili class dan garis

39 yang menghubungkan persegi panjang menggambarkan association antar kelas.

Simbol dari class terdiri dari tiga bagian, yaitu bagian atas disebut name, bagian

tengah disebut attributes, dan bagian bawah disebut methods.

Gambar 2.16 Notasi Class Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd

(2009, p185)

Dalam perancangannya, class diagram memiliki dua rancangan. Kedua

rancangan class diagram tersebut adalah:

1. Domain Class Diagram

Pada Domain Class Diagram, class digambarkan sebagai sebuah persegi

panjang yang terbagi menjadi dua bagian, yaitu name dan attributes yang

dihubungkan dengan sebuah garis yang menghubungkan antar class. Garis ini

melambangkan tipe-tipe relationship dan juga dapat menampilkan hukum-hukum

multiplisitas pada sebuah relationship (one-to-one, one-to-many, many-to-many).

Khusus pada Domain Class Diagram, methods tidak perlu diisi.

40

Gambar 2.17 Domain Class Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd

(2009, p310)

41

2. Updated Class Diagram

Pada Updated Class Diagram, class digambarkan sebagai sebuah persegi

panjang yang terbagi menjadi tiga bagian, yaitu name, attributes, dan methods yang

dikembangkan dengan memperluas model Domain Class Diagram. Untuk membuat

Updated Class Diagram, maka perancang sistem memerlukan tiga langkah, yaitu

mengelaborasi attributes dengan tipe dan nilai informasi inisial, menambahkan

methods, dan menambahkan panah navigasi visibilitas.

Gambar 2.18 Updated Class Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009,

p340)

42

2.5.9 Three Layer Sequence Diagram

System Sequence Diagram adalah diagram yang menunjukkan urutan pesan

antara aktor eksternal dan sistem selama use case atau skenario (Satzinger, Jackson,

dan Burd, 2009, p213). System Sequence Diagram digunakan dalam hubungannya

dengan gambaran rinci atau dengan activity diagram untuk menunjukkan langkah-

langkah proses dan interaksi antara aktor dan sistem. Dalam system sequence

diagram, informasi yang mengalir masuk dan keluar dari sistem disebut message.

System Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan arus informasi

masuk dan keluar dari sistem otomatis. Dalam pendekatan berorientasi objek, arus

informasi dicapai melalui pengiriman pesan baik ke atau dari aktor, atau bolak-balik

antara objek internal. Perbedaan antara use case diagram dan system sequence

diagram adalah dalam use case diagram, aktor menggunakan sistem, dan dalam

system sequence diagram lebih ditekankan pada bagaimana aktor berinteraksi dengan

sistem, yaitu dengan cara memasukkan data input dan menerima data output.

Gambar 2.19 Sample System Sequence Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan

Burd (2009, p229)

43

Kotak yang berlabel :System adalah objek yang mewakili seluruh sistem

otomatis. Notasi merupakan persegi panjang dengan nama objek yang digarisbawahi.

Dalam interaction diagram, pesan dikirim dan diterima oleh objek individu, bukan

oleh kelas. Dalam system sequence diagram, objek yang disertakan adalah objek

yang mewakili seluruh sistem. Dibawah aktor dan :System ada garis putus-putus

vertikal yang disebut lifeline. Lifeline hanyalah perpanjangan dari objek, baik aktor

atau objek, sepanjang durasi system sequence diagram.

Arrow antara lifeline mewakili pesan yang dikirim atau diterima oleh aktor atau

sistem. Setiap arrow memiliki asal dan tujuan. Asal dari pesan adalah aktor atau

objek yang mengirimnya, ditunjukkan oleh lifeline pada ekor panah. Dengan cara

yang sama, tujuan pesan dari aktor atau objek ditunjukkan oleh lifeline yang disentuh

oleh kepala panah. Tujuan dari lifeline adalah untuk menunjukkan urutan dari pesan

yang dikirim dan diterima oleh aktor dan objek. Urutan dari pesan dibaca dari atas ke

bawah dalam diagram.

Pesan diberi label untuk menggambarkan kedua tujuan pesan dan setiap data

input yang dikirim. Arrow digunakan untuk menunjukkan kedua pesan dan data

input. Pada sequence diagram, pesan dianggap sebagai suatu tindakan yang

dipanggil objek tujuan, seperti perintah.

Return message memiliki arti dan format yang sedikit berbeda. Notasi pada

return message digambarkan sebagai panah putus-putus (dashed arrow). Panah

putus-putus digunakan untuk menunjukkan respon atau jawaban.

Three Layer Sequence Diagram merupakan diagram yang kompleks, namun

merupakan diagram yang sempurna karena memberikan dasar dalam perencanaan

use case. Perencanaan proses yang terperinci menyebabkan perancang sistem dapat

memahami kompleksitas dari setiap use case untuk pembuatan program tanpa

mengalami kesulitan. Hal yang harus dicatat adalah tidak ada elemen desain yang

ditambahkan untuk menutupi error handling atau kegagalan pada use case.

44

Gambar 2.20 Completed Three Layer Design Sequence Diagram. Sumber: Satzinger,

Jackson, dan Burd (2009, p325)

2.5.10 Package Diagram

Package Diagram adalah diagram tingkat tinggi sederhana yang

memungkinkan perancang sistem menghubungkan semua class dalam group terkait

(Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p339). Package diagram dapat menggunakan

paket yang berisi use case untuk menggambarkan fungsi sistem perangkat lunak.

Package diagram juga dapat menggunakan paket yang mewakili berbagai lapisan

sistem software untuk menggambarkan arsitektur berlapis dari sistem perangkat

lunak. Ketergantungan antara paket ini dapat dihiasi dengan label/stereotip untuk

menunjukkan mekanisme komunikasi antara lapisan. Notasi package diagram dalam

bentuk tab persegi panjang. Nama package ditampilkan dalam tab. Pada gambar

2.21, semua class dalam package ditempatkan dalam tab persegi panjang.

45

Gambar 2.21 Package Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p341)

2.5.11 User Interfaces

User interfaces adalah bagian dari sistem informasi yang membutuhkan

interaksi dari pengguna sistem untuk menghasilkan input dan output (Satzinger,

Jackson, dan Burd, 2009, p442). User interface melibatkan input dan output yang

langsung melibatkan pengguna dan memungkinkan pengguna untuk berinteraksi

dengan komputer untuk mencatat transaksi. User interface berfungsi untuk

mempermudah pengguna dalam menjalankan proses bisnis sehingga user interface

harus bersifat user oriented agar dapat mempermudah pengguna dalam memasukan

data dan menerima hasil dari proses. User interface terhubung langsung dengan

sistem, sehingga pengguna dapat memasukan data kedalam sistem melalui user

interface dan menerima informasi yang diperlukan melalui tampilkan komputer.

46

2.5.12 Laporan

Laporan adalah data-data yang disajikan mengikuti format tertentu (Jones dan

Rama, 2006, p201). Menurut Jones dan Rama (2006, p212), terdapat empat model

laporan yang digunakan dalam pelaporannya, yaitu simple list report, grouped detail

report, summary report, dan single entity report. Simple list report adalah laporan

yang berisi daftar transaksi, contohnya daftar transaksi penjualan. Grouped detail

report adalah laporan yang berisi daftar transaksi yang dikelompokkan oleh kategori

tertentu, contohnya daftar transaksi penjualan yang dikelompokkan berdasakan jenis

produk yang dijual dengan subtotal tertentu. Summary report adalah laporan yang

berisi ringkasan atas proses bisnis yang dipilih, contohnya ringkasan total penjualan

untuk setiap produk tanpa menampilkan daftar transaksi penjualan individu. Single

entity report adalah laporan yang menjelaskan satu peristiwa saja, contohnya faktur

penjualan yang memberikan rincian satu transaksi.

Laporan merupakan sekumpulan informasi yang dapat ditampilkan pada layar

komputer atau dicetak. Pelaporan melibatkan penggabungan, peringkasan, dan

pengorganisasian informasi terkait peristiwa yang terjadi, agen yang terlibat, dan

produk/jasa yang dijual atau dibeli dalam berbagai cara. Laporan termasuk bagian

yang tak terpisahkan dari proses bisnis dan merupakan hasil akhir proses sehingga

memiliki nilai bagi pengguna akhir dalam mengambil keputusan.

Gambar 2.22 Simple Event List. Sumber: Rama dan Jones (2006, p221)

47

Gambar 2.23 Grouped Event Detail Reports. Sumber: Rama dan Jones (2006, p222)

Gambar 2.24 Event Summary Report. Sumber: Rama dan Jones (2006, p224)

48

Gambar 2.25 Single Event Report. Sumber: Rama dan Jones (2006, p225)

2.6 Kerangka Pikir

Untuk merancang sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas

pada CV Sumber Makmur, penulis menyusun suatu bagan yang merupakan kerangka

pikir dari penelitian. Penelitian ini terbagi menjadi tiga tahapan yaitu tahap

perencanaan, tahap pelaksanaan, dan tahap penyelesaian.

Tahap pertama yaitu tahap perencanaan. Pada tahap ini, penulis akan

mengidentifikasi faktor-faktor yang menjadi masalah terkait pembelian yang terjadi

pada CV Sumber Makmur, memberi batasan-batasan yang akan dibahas dalam ruang

lingkup, dan mencari tahu proses pembelian yang telah dilakukan oleh CV Sumber

Makmur. Penulis juga mencari dan mengumpulkan data-data terkait dengan proses

pembelian perusahaan, seperti prosedur dan dokumen-dokumen yang digunakan

perusahaan.

Tahap kedua yaitu tahap pelaksanaan. Pada tahap ini, penulis akan

menganalisis unsur-unsur terkait dan mengemukakan teori-teori yang relevan dengan

masalah yang diteliti, serta menganalisis prosedur pembelian yang telah dibuat.

Setelah melakukan analisis, maka penulis akan menyusun perancangan prosedur

pembelian perusahaan dalam bentuk sistem informasi beserta rancangan sistem yang

diperlukan. Dan tahap terakhir adalah tahap penyelesaian, yaitu tahap dimana hasil

dan perancangan sistem akan dipaparkan dalam simpulan dan saran dari penelitian

yang telah dilakukan.

49

Berdasarkan kerangka pikir yang telah dijelaskan diatas, maka dalam penulisan

skripsi ini, penulis menggambarkannya seperti pada gambar 2.26. Hasil yang

diharapkan adalah sebuah aplikasi yang dapat mengintegrasikan seluruh sistem,

sehingga informasi dapat diterima lebih cepat dan dapat menjawab kebutuhan

pengambil keputusan.

Gambar 2.26 Kerangka Pikir

50