9 

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2006, p5) pengertian sistem informasi adalah

kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan

komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan

menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada

sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan

menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur

pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data

yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.

Menurut Rainer et.al. (2007, p6) sistem informasi adalah sesuatu

yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan

menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Sedangkan sistem

informasi berbasis komputer (computer-based information system) adalah

sebuah sistem informasi yang menggunakan teknologi komputer untuk

menjalankan sebagian atau seluruh pekerjaan.

Menurut Whitten et.al. (2004, P11) information system (IS)/ sistem

informasi diartikan sebagai pengaturan orang, data, proses dan

information technologi (IT)/ teknologi informasi yang berinteraksi untuk

mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan sebagai

output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi.

10 

 

 

Jadi secara umum dapat disimpulkan bahwa sistem informasi

adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi untuk mengubah

data menjadi informasi yang pada akhirnya dapat digunakan untuk

membantu pengambilan keputusan oleh pihak manajemen perusahaan.

2.2 Komponen Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2006, p34-39) Suatu sistem terdiri dari sejumlah

komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama

membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem atau elemen sistem dapat

berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem

tidak peduli besar atau kecilnya, selalu mengandung beberapa komponen

atau subsistem.

• Sumber daya manusia meliputi semua pemakai akhir dan pakar

Sistem Informasi. Dalam hal ini pemakai akhir didefinisikan sebagai

orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi

yang dihasilkan oleh sistem tersebut. Pengguna akhir dapat berupa

pelanggan, tenaga penjualan, teknisi, staf administrasi, akuntan atau

para manajer. Sedangkan pakar SI adalah orang-orang yang

mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi contohnya

analis sistem, pembuat software, operator sistem, dan personel

tingkat manajerial, teknis dan staf administrasi SI lainnya.

11 

 

 

• Sumber daya hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik

yang digunakan dalam pemrosesan sistem informasi. Sumber daya

ini tidak hanya meliputi mesin seperti komputer dan perlengkapan

lainnya tetapi juga semua media data, yaitu objek berwujud tempat

data dicatat dari lembaran kertas hingga disk magnetis atau optikal.

• Sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah

pemrosesan informasi. Sumber daya software tidak hanya meliputi

rangkaian perintah operasi yang disebut program, tetapi juga

rangkaian perintah pemrosesan informasi yang disebut prosedur.

• Sumber daya data yaitu bahan baku mentah sistem informasi yang

harus diolah agar menghasilkan informasi yang dapat memberi

manfaat bagi para pemakai akhir dalam sebuah organisasi. Data

dapat terdiri dari berbagai macam bentuk, termasuk data

alfanumerik tradisional, data teks, data gambar seperti grafik serta

data dalam bentuk video grafis dan audio.

• Sumber daya jaringan meliputi media komunikasi dan dukungan

jaringan. Media komunikasi contohnya kabel serta teknologi

gelombang mikro dan satelit nirkabel.

Sedangkan dukungan jaringan lebih menekankan bahwa banyak

hardware, software dan teknologi data yang dibutuhkan untuk

mendukung operasi dan penggunaan jaringan komunikasi.

12 

 

 

2.3 Aktivitas S istem Informasi

Menurut O’Brien (2006, p40) aktivitas sistem informasi secara

umum dapat dikelompokan menjadi 5 yaitu: input, proses, output,

penyimpanan data dan pengendalian.

• Input sumber daya data

Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus

ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan melalui aktivitas input.

Aktivitas input biasanya berupa aktivitas entry data seperti

pencatatan dan pengeditan. Setelah data dimasukan, maka data

disimpan ke dalam media penyimpanan hingga dibutuhkan untuk

pemrosesan.

• Pemrosesan data menjadi informasi

Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti

pemrosesan seperti penghitungan, perbandingan, pemilahan,

pengklasifikasian, menganalisis dan memanipulasi data sehingga

dapat dihasilkan informasi yang dapat berguna bagi para pemakai

akhir.

• Output produk informasi

Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan

disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Output dari

pemrosesan input dapat berupa pesan, laporan, formulir, gambar

grafis, ataupun dalam bentuk audio-video.

13 

 

 

Output berupa informasi akan digunakan oleh pihak manajerial

yang berwenang untuk mengambil keputusan.

• Penyimpanan sumber daya data

Media penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi.

Penyimpanan merupakan aktivitas sistem informasi tempat data

dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian.

Biasanya media penyimpanan berupa database.

• Pengendalian kinerja sistem

Pengendalian kinerja sistem merupakan salah satu aktivitas

penting. Sebuah sistem informasi harus dapat memberikan umpan

balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output dan

penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk

menetapkan apakah sistem dapat memenuhi kinerja yang telah

ditetapkan.

2.4 Jenis-jenis Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2006, p16-20) sistem informasi dapat

diklasisfikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen.

• Sistem pendukung operasi yaitu sistem informasi yang

digunakan untuk memproses data yang dihasilkan dan

digunakan dalam operasi bisnis.

14 

 

 

Sistem pemrosesan transaksi memproses data yang

dihasilkan dari transaksi bisnis, memperbarui database

operasional, dan menghasilkan dokumen bisnis. Contoh:

pemrosesan penjualan dan persediaan serta sistem

akuntansi

Sistem pengendalian proses mengawasi dan

mengendalikan berbagai proses industrial. Contoh:

penyulingan minyak, produksi tenaga listrik, dan sistem

produksi baja.

Sistem kerja sama perusahaan mendukung komunikasi

dan kerja sama tim, kelompok kerja dan perusahaan.

Contoh: e-mail, forum bincang, dan sistem kelompok

konferensi video.

• Sistem pendukung manajemen adalah sistem informasi yang

berfokus dalam penyediaan informasi dan dukungan untuk

pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer.

Sistem informasi manajemen memberikan informasi

dalam bentuk laporan yang telah ditentukan sebelumnya

untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis. Contoh

analisis penjualan, kinerja produksi dan sistem laporan

tren biaya.

15 

 

 

Sistem pendukung keputusan (Decision Support System-

DSS) memberikan dukungan interaktif khusus untuk

proses pengambilan keputusan para manajer dan praktisi

bisnis lainnya. Contoh penerapan harga produk,

perkiraan tingkat laba dan sistem analisis resiko.

Sistem informasi eksekutif (Executive Information

System-EIS) member informasi penting dari SIM, DSS,

dan sumber lainnya yang dibentuk sesuai kebutuhan

informasi para eksekutif, contoh sistem akses yang

mudah dalam menganalisis kinerja bisnis, tindakan para

pesaing dan perkembangan ekonomi untuk mendukung

perencanaan strategis.

• Kategori lain sistem informasi

Sistem pakar yaitu sistem berbasis ilmu pengetahuan

yang menyediakan saran pakar dan bertindak sebagai

konsultan pakar bagi para pemakai. Contoh: penasihat

aplikasi kredit, pengawasan proses dan sistem

pemeliharaan diagnosis.

Sistem manajemen pengetahuan adalah sistem berbasis

pengetahuan yang mendukung pembuatan, pengaturan

dan penyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan.

16 

 

 

Contoh: akses intranet ke praktik bisnis terbaik, strategi

proposal penjualan dan sistem pemecah masalah

pelanggan.

Sistem informasi strategis yang mendukung operasi dan

proses manajemen yang member perusahaan produk,

layanan dan kemampuan strategis sebagai keunggulan

kompetitif. Contoh: perdagangan saham online,

penelusuran pengiriman, sistem Web e-commerce.

Sistem bisnis fungsional yang mendukung berbagai

aplikasi operasional dan manajerial atas berbagai fungsi

bisnis perusahaan. Contoh: sistem informasi yang

mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran,

manajemen operasi dan manajemen sumber daya

manusia.

2.5 Enterprise Resource Planning ERP

2.5.1 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)

Menurut O’Brien (2006, p320) Enterprise Resource

Planning – ERP (Perencanaan Sumber Daya Perusahaan) adalah

sebuah software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang

proses manufaktur, distribusi, keuangan, sumber daya manusia

dan proses bisnis dasar lainnya dari suatu perusahaan untuk

memperbaiki efisiensi, kelincahan dan profitabilitasnya.

17 

 

 

ERP memberikan perusahaan tampilan real-time terintegrasi atas

proses bisnis intinya yang disatukan oleh software aplikasi ERP

dan database umum yang dipelihara oleh DBMS (Database

Management Sistem)

Menurut Potter (2007, p248) ERP–Enterprise Resource

Planning adalah sebuah aplikasi berbasis komputer yang

mengintegrasikan antara rencana, manajemen dan penggunaan

sumber daya di dalam perusahaan yang memiliki tujuan utama

yaitu mengintegrasikan semua area fungsional perusahaan.

2.5.2 Sejarah ERP

Tabel 2.1 Sejarah ERP

TAHUN PERISTIWA

1960an Sistem pabrikan fokus kepada pengendalian

inventory (Inventory Control)

1970an Fokus bergeser pada MRP (Material Requirement

Planning), yang menerjemahkan jadwal utama suatu

produk menjadi kebutuhan berbasis timed – phased

net , untuk perencanaan dan pengadaan barang

sebagian jadi, komponen maupun bahan baku.

1980 an MRP II (Manufacturing Resource Planning)

berkembang mencakup pengelolaan operasi produk

(shop floor) dan aktifitas pengelolaan distribusi.

18 

 

 

1990 an MRP II dikembangkan lagi mencakup aktivitas

rekayasa, keuangan, sumber daya manusia,

pengelolaan proyek yang melingkupi hampir semua

aktivitas sistem organisasi usaha (business

enterprise), yang kemudian dikenal dengan istilah

Enterprise Resource Planning (ERP).

2000an –

sekarang

Extended ERP menjadi ERP II

Sumber : Wijaya dan Darudiato, 2009, p15

2.5.3 Infrastruktur Sistem ERP

Infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan

pemakaian sistem ERP, karena dengan adanya infrastruktur yang

baik maka dapat dikatakan bahwa sistem telah membangun

pondasi yang kuat. Secara umum, Infrastruktur ERP terdiri dari :

a. People

Orang yang terlibat dalam penerapan sistem ERP

merupakan faktor yang sangat penting terutama dalam

komitmen waktu dan biaya, dukungan top management,

rasa saling memiliki, keterlibatan, semangat, dan rasa

perlawanan yang minimum.

b. Process

19 

 

 

Berkaitan dengan proses bisnis yang berjalan dan proses

bisnis dengan adanya penerapan sistem ERP.

c. Technology

Penerapan sistem ERP identik dengan investasi yang

relatif besar, dimana teknologi meliputi dari infrastruktur

jaringan, hardware, software, dan database.

Gambar 2.1 Komponen Infrastruktur ERP

Sumber : Wijaya dan Darudiato, 2009, p24

2.5 4 Manfaat Menerapkan ERP

Menurut Brady (2006, p30) keuntungan dari menerapkan

sistem Enterprise Resource Planning terkadang sulit untuk dihitung

karena terkadang ERP menaikkan pendapatan dan menurunkan beban

dalam keadaan yang tak berwujud, jadi sulit untuk diukur. Berikut ini

beberapa keuntungan dari menerapkan investasi ERP:

a. ERP mengurangi kegiatan yang dilakukan berulang kali

dan data duplikat, ini dapat mengurangi beban operasi.

Dalam suatu penelitian mengidentifikasikan bahwa 33%

 

OPERATION  PROCESS  

TECHNOLOGY 

PEOPLE 

20 

 

 

perusahaan mendapatkan penghematan biaya dalam

sales order management, dan 34% dari perusahaan

mengatakan bahwa ERP dapat mengurangi kebutuhan

pribadi perusahaan tersebut.

b. ERP dapat membantu dalam perpindahan barang dan

jasa dengan lebih cepat, penjualan mengalami

peningkatan setiap bulan.

c. Sebuah perusahaan yang tidak menerapkan sistem ERP

akan mengalami kemunduran terhadap pesaing yang

menerapkan sistem ERP.

d. Ketika sistem ERP dijalankan, sistem tersebut dapat

menyimpan data personil perusahaan, pemasok dan

pelanggan, keuntungannya nyata terlihat tetapi sulit

untuk dihitung.

e. Penghematan biaya dan peningkatan pendapatan

keduanya terjadi setiap tahunnya, namun sulit untuk

disebutkan jumlah keuntungan yang sebenarnya dari

investasi ERP ini.

f. Karena implementasi ERP membutuhkan banyak waktu,

mungkin ada faktor bisnis lain yang mempengaruhi

biaya perusahaan dan keuntungannya, sehingga sulit

untuk mengetahui keuntungan dari sistem ERP itu

sendiri.

21 

 

 

2.6 Siap Kontraktor

2.6.1 Overview SIAP KONTRAKTOR

Menurut http://www.siapkontraktor.com/ SIAP Kontraktor

adalah ERP (Enterprise Resource Planning) untuk perusahaan

kontraktor. Dirancang dengan sistem modular terpadu yaitu

Akuntansi (Financial Accounting), Material Management, Project

Management, Equipment Management, Asset Management dan

Human Resources Management yang dipadukan secara real-time-

online.

SIAP Kontraktor adalah sebuah program komputer yang

dirancang khusus untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang

jasa kontruksi atau kontraktor dengan tujuan utama sebagai

“Project Cost Control” dan dilengkapi dengan berbagai fasilitas

sehingga menjadi sebuah alat bantu yang sangat “Power‐full”

untuk mengelola seluruh kegiatan perusahaan dan proyek secara

real time online melalui internet.

2.6.2 Modul – Modul dalam SIAP KONTRAKTOR

Berikut beberapa Modul Program SIAP Kontraktor :

a. Financial Accounting SIAP Kontraktor FA

membantu dalam mengelola dan mengendalikan seluruh

proses akuntansi, sehingga semua informasi keuangan

(finansial) dapat dikerjakan dengan mudah dan cepat.

22 

 

 

b. Material Management SIAP Kontraktor MM

membantu dalam mengelola kegiatan logistik sehingga

mampu menyediakan barang dengan harga yang

kompetitif, jumlah dan waktu yang tepat serta kualitas

yang sesuai untuk setiap proyek.

c. Project Management SIAP Kontraktor PM

membantu dalam merencanakan dan melaksanakan

proyek serta mendorong terjadinya effisiensi dan benefit

pada setiap tahapannya.

d. Equipment Management SIAP Kontraktor EM

membantu dalam mengelola peralatan sehingga bisa

meningkatkan produktifitas dan menjaga ketersediaan

alat yang selalu siap pakai.

e. Asset Management SIAP Kontraktor AM Membantu

dalam mengelola seluruh asset perusahaan, sehingga

keberadaan dan kondisi aset dapat dimonitor dengan

mudah.

f. Human Resources Management SIAP Kontraktor

HRM Membantu dalam mengelola data karyawan,

sehingga seluruh aktifitas perusahaan yang melibatkan

karyawan dapat dimonitor dan dikelola secara terpadu.

23 

 

 

2.7 Microsoft Dynamic SL

2.7.1 Sejarah Microsoft

Microsoft Corporation didirikan pada tahun 1975, berkantor

pusat di Redmond, Washington, Amerika Serikat, adalah

perusahaan perangkat lunak terbesar di dunia (dengan lebih dari

50.000 karyawan diberbagai Negara, hingga Mei 2004). Microsoft

mengembangkan, membuat, melisensikan dan mendukung

beragam jenis produk software untuk berbagai peralatan komputer.

Produk yang paling terkenal adalah kelompok sistem operasi

Microsoft windows, yang telah ada dimana–mana dalam pasar

komputer desktop.

Strategi Microsoft yang agresif telah mengakibatkan

beberapa penyelidikan pemerintah, termasuk tuntutan hukum

federal pada tahun 1998 dimana Microsoft dinyatakan telah secara

ilegal menggunakan kekuatan monopolinya untuk mengalahkan

pesaingnya melalui aksi banding dan negosiasi, Microsoft telah

mengurangi pengaruh dari keputusan ini pada pengoperasian

perusahaan dan status keuangannya.

Microsoft menjual beragam produk perangkat lunak. Banyak

dari produk tersebut dikembangkan secara internal, misalnya

Microsoft Basic.

24 

 

 

Beberapa produk dibeli dari pihak lain lalu di merek ulang oleh

Microsoft untuk distribusinya, seperti: Microsoft Project, sebuah

program manajemen project; Visio sebuah program pentabelan;

Double Space; Virtual PC yang dibeli dari Connectix; dan bahkan

MS-DOS sendiri, yang menjadi awal kesuksesan Microsoft dalam

dunia pembuatan dan pemasaran perangkat lunak. Pada bulan April

2002, Microsoft diorganisasi ulang menjadi 7 unit bisnis utama

yaitu:

a. Windows Client (mengelola client, server, dan sistem operasi

bernama Microsoft Windows)

b. Information Worker (mengelola produk software perkantoran)

c. Microsoft Business Solution (mengelola jasa bisnis dan aplikasi

proses )

d. Server and Tools (mengelola perangkat pengembangan dan

software server terintegrasi)

e. Mobile and Embedded Devices (mengelola palmtop dan jasa

telepon)

f. MSN (mengelola jasa berbasis Web)

g. Home and Entertainment (mengelola hardware dan software

konsumen)

25 

 

 

2.7.2 Overview Microsoft Dynamics SL

Menurut http://www.technosoft.co.id/ Microsoft Dynamics SL

merupakan solusi bisnis, dan sudah berpengalaman sekitar 14

tahun serta sudah mendapatkan lebih dari 100 klien di 10 negara.

Microsoft Dynamics SL (dulunya disebut dengan Microsoft

Solomon) dirancang dengan sistem informasi untuk

mengembangkan bisnis. Microsoft Dynamics SL terdiri dari 50

modul standar, dirancang sesuai dengan kebutuhan seperti untuk

financial, service, distribution, manufacturing, dan kebutuhan e –

business.

Microsoft Dynamics SL ini telah di implementasikan di

Negara Indonesia, Bangkok, Hongkong, Malaysia, India, dan

Amerika Serikat, tetapi lebih banyak di implementasikan di

Amerika Serikat khusus bidang konstruksinya.

2.7.3 Sejarah Microsoft Dynamics SL

Microsoft Dynamics SL, dulunya disebut dengan Solomon

IV, dirancang dengan Software Solomon oleh Gary Harpst.

Software Solomon merupakan perusahaan akuntansi yang

independent yang bermarkas di Finlandia, Ohio.

Pada tahun 1999, Software Solomon menfokuskan kembali

pada semua produk Microsoft. Dengan menggunakan database

Microsoft SQL Server, dengan bahasa pemrogramannya yaitu

26 

 

 

Visual Basic, dan Visual Basic for Application (VBA) sebagai

bahasa yang dikustomisasi.

Software Solomon telah mendapatkan penghargaan sebagai

Great Plains Software pada Juni 2000, kemudian disusul dengan

perusahaan Microsoft pada Mei 2001.

2.7.4 Fitur – Fitur dalam Microsoft Dynamics SL

Microsoft Dynamics SL merupakan ERP yang berfungsi

untuk departemen konstruksi, jasa profesional, pemerintah, dan

industri distribusi disesuaikan dengan fitur yang diinginkan.

Microsoft Dynamics SL mendukung budgeting and cost

forecasting, time and expense entry, complex allocations,

unlimited billing formats, change order control, contract

administration, local and web based project analysis, employee

utilization/realization, proactive alerts, dan workflow.

Microsoft Dynamics SL memberikan kemudahan bagi

kontraktor pemerintah untuk mengaudit dengan fungsi Defense

Contract Audit Agency (DCAA).

Dalam industri konstruksi, Microsoft Dynamics SL

menyediakan bagi kontraktor dan homebuilders dengan

manajemen proyek, job cost, materials management, service call

entry, receiving, billing, and Sales Capabilities, untuk

memudahkan perkerjaan dari yang kompleks seperti : menurunkan

27 

 

 

biaya, mengurangi proyek yang tertunda, dan meningkatkan

pelayanan terhadap pelanggan.

Versi terbaru dari Microsoft Dynamics SL adalah Microsoft

Dynamics SL 7.0, yang memperluas informasi bisnisnya dengan

teknologi Microsoft SQL Server Business Intelligence untuk

meningkatkan kolaborasi, pelaporan dan analisis.

2.8 Pengertian Studi Kelayakan

Pengertian kelayakan menurut Whitten et.al. (2004, p380)

adalah ukuran akan seberapa menguntungkan atau seberapa

praktis pengembangan sistem informasi terhadap organisasi.

Menurut O’Brien (2006, p515) studi kelayakan adalah studi

awal untuk merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai

akhir, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat dan kelayakan

proyek yang diusulkan.

Secara umum, tujuan diadakan studi kelayakan adalah untuk

mengevaluasi solusi sistem alternatif dan untuk mengusulkan

aplikasi bisnis yang paling layak dan paling diinginkan untuk

dikembangkan.

Kelayakan bisnis dapat dikelompokan menjadi 4 kategori

besar yaitu kelayakan organisasional, kelayakan ekonomi,

kelayakan teknis, kelayakan operasional.

28 

 

 

• Kelayakan organisasional (organizational feasibility)

berfokus pada sebaik apakah dukungan sistem yang

diusulkan terhadap prioritas bisnis strategis organisasi.

• Kelayakan ekonomi (economic feasibility) berhubungan

dengan apakah penghematan yang biaya, peningkatan

pendapatan, peningkatan keuntungan, pengurangan investasi

yang diperlukan dan manfaat lain yang diharapkan akan

melebihi biaya pengembangan dan biaya operasional sistem

yang diusulkan.

• Kelayakan teknis (technical feasibility) dapat dilakukan jika

hardware dan software yang dapat diandalkan dan mampu

memenuhi kebutuhan sistem yang diusulkan, bisa diperoleh

atau dikembangkan oleh bisnis dalam waktu yang

diperlukan.

• Kelayakan operasional (operational feasibility) adalah

kemauan dan kemampuan manajemen, karyawan,

pelanggan, pemasok dan pihak lain yang mengoperasikan,

menggunakan dan mendukung sistem yang diusulkan.

2.9 Analisis SWOT

Dalam merumuskan keputusan strategis, perlu dilakukan lebih

dahulu analisa ekternal dan internal yang akan bermanfaat bagi

29 

 

 

manajemen dalam menyusun strategi. Selain itu, proses identifikasi

lingkungan bertujuan untuk memahami berbagai peluang ancaman di

lingkungan eksternal serta kekuatan dan kelemahan dalam perusahaan,

sebagai salah satu upaya untuk beradaptasi dengan lingkungan secara

lebih baik. Setelah melakukan analisa internal dan eksternal, profil

peluang dan ancaman lingkungan perusahaan serta kekuatan dan

kelemahannya dapat disusun. Dengan mengacu pada analisa SWOT,

manajemen perusahaan merancang strategi perusahaan.

Menurut Hill et.al. (2008, p19) Analisa SWOT merupakan analisa

yang dilakukan untuk membandingkan kekuatan-kekuatan dan

kelemahan-kelemahan internal perusahaan dengan peluang-peluang dan

ancaman-ancaman eksternal. Dengan analisis SWOT perusahaan dapat

mengidentifikasikan strategi-strategi yang sesuai, searah dan sesuai

dengan sumber daya dan kemampuan yang dibutuhkan oleh lingkungan

dimana perusahaan beroperasi.

Tujuan yang ingin dicapai adalah untuk mengidentifikasikan strategi

untuk mengeksploitasi peluang eksternal, mengatasi ancaman,

meningkatkan dan melindungi kekuatan perusahaan dan mengurangi

kelemahan.

• Strength (kekuatan internal) yang dimiliki perusahaan dapat

berupa sumberdaya, keahlian atau kelebihan relatif lainnya yang

tidak dimiliki oleh pesaing. Selain itu kekuatan perusahaan juga

30 

 

 

dapat berupa citra yang baik, posisi perusahaan di pasar,

hubungan dengan pemasok maupun pelanggan dan sebagainya.

• Weakneses (kelemahan internal) adalah keterbatasan maupun

kekurangan dalam sumber daya, keahlian, kapabilitas yang

mempengaruhi kinerja perusahaan. Faktor-faktor yang menjadi

kekuatan, di lain pihak dapat menjadi kelemahan bagi

perusahaan. Misalnya citra buruk, keterbatasan keuangan,

ketidakmampuan manajemen dan sebagainya.

• Opportunities (Peluang eksternal) adalah situasi menguntungkan

dalam lingkungan perusahaan dan perusahaan dapat memanfaat

situasi tersebut untuk meningkatkan labanya.

• Threats (ancaman eksternal) adalah situasi tidak menguntungkan

dalam lingkungan perusahaan, yang membahayakan integritas

dan profitabilitas perusahaan. Lebih jauh lagi, ancaman

menghalangi perusahaan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.

Setelah keempat faktor diatas diperoleh, akan disusun strategi

yang memadukan berbagai faktor tadi. Dengan demikian akan didapatkan

strategi efektif yang memaksimalkan kekuatan dan peluang yang ada serta

meminimalkan kelemahan dan ancaman yang dihadapi perusahaan.

Berdasarkan kombinasi kekuatan, kelemahan, ancaman dan

peluang dari suatu perusahaan, akan diperoleh empat strategi yang dapat

31 

 

 

dipergunakan oleh perusahaan tersebut untuk menghadapi lingkungan

usahanya. Keempat strategi tersebut adalah :

1. Strategi kekuatan-peluang (Strategi SO): bila perusahaan

memiliki banyak kekuatan dan didalam lingkungan banyak

peluang, maka perusahaan dapat menggunakan kekuatannya

untuk memasuki peluang-peluang tersebut dengan strategi yang

tepat.

2. Strategi kelemahan-peluang (Strategi WO): bila perusahaan

memiliki kelemahan internal yang cukup kritis dan didalam

lingkungan terdapat banyak peluang, maka perusahaan dapat

melaksanakan strategi yang berorientasi untuk membalikkan

kelemahan menjadi kekuatan sehingga dengan demikian

perusahaan dapat menangkap peluang yang bersangkutan.

3. Strategi kekuatan-ancaman (Strategi ST): sebaliknya jika

perusahaan memiliki banyak kekuatan namun di dalam

lingkungan terdapat ancaman yang relatif banyak dan besar,

maka perusahaan dapat melakukan strategi difersifikasi usaha

yaitu dengan memasuki industri baru, baik yang mas ih

berhubungan dengan industri lama ataupun tidak atau dengan

melakukan joint venture.

4. Strategi Kelemahan-ancaman (Strategi WT): bila perusahaan

banyak memiliki kelemahan dan didalam lingkungan banyak

32 

 

 

ancaman yang besar, maka perusahaan perlu menjalankan

strategi untuk mempertahankan pasar.

Tabel 2.2 Matriks analisis SWOT

Strength (S)

Daftar faktor-faktor kekuatan internal

Weaknesses (W)

Daftar faktor-faktor kelemahan internal

Opportunity (O)

Daftar peluang-peluang eksternal

Strategi SO

Merupakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang.

Strategi WO

Merupakan strategi yang mengatasi kelemahan dengan memanfaatkan peluang.

Threats (T)

Daftar ancaman-ancaman eksternal

Strategi ST

Menciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk menghindari ancaman.

Strategi WT

Menciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman.

Sumber : Fred R. David, 1995, p201

33 

 

 

2.10 Analisis Fit/Gap

2.10.1 Pengertian analisis fit/gap

Analisis Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi setiap area

fungsional didalam sebuah proyek bisnis atau proses bisnis untuk

mencapai tujuan tertentu. Analisis ini meliputi identifikasi data

atau komponen penting yang cocok dengan sistem bisnis dan gap

yang membutuhkan solusi. Tujuan utama yang ingin dicapai oleh

analisis fit/gap adalah untuk meyakinkan bahwa setiap proyek

yang dilakukan berdasarkan metode tertentu berjalan dengan

efektif dan efisien. Dan juga merekomendasikan amandemen

seperti isu-isu dan interface yang membutuhkan penyesuaian pada

setiap proses bisnis untuk meyakinkan target tercapai.

Analisis fit/gap digunakan untuk mengevaluasi setiap area

fungsional dalam proyek bisnis atau untuk mengevaluasi proses

bisnis untuk mencapai tujuan tertentu. Analisis fit/gap juga

digunakan untuk memastikan bahwa setiap proyek dapat

diselesaikan dengan efektif dan efisien. Analisis fit/gap ini dapat

dilakukan oleh para pelaku bisnis, project owner, manager dan

para konsultan.

2.10.2 Langkah – Langkah dalam Analysis Fit/Gap

Langkah – langkah yang akan digunakan dalam analisis fit/

gap adalah :

34 

 

 

a. Ranking Requirement

Tahapan ini mendukung tim proyek dan

sponsor proyek untuk memastikan proses bisnis dapat

diakomodasikan selama implementasi sistem yang

baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim

proyek berfokus pada area yang paling penting bagi

organisasi agar functionality yang baru dapat

memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam

meningkatkan proses bisnis.

Tabel 2.3 Rangking Requirement dalam Analisa Fit/Gap

Rank Keterangan

H High/ mission critical requirements adalah kebutuhan

yang merupakan tugas kritis / penting, diperlukan untuk

operasi dan tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi;

termasuk ke dalamnya kebutuhan laporan yang penting

bagi internal dan eksternal.

M Medium/ value add requirements adalah kebutuhan yang

jika ditemukan, akan secara signifikan meningkatkan

proses di perusahaan. Kebutuhan ini seringkali terjadi

pada proses sistem bisnis yang bukan merupakan tugas

kritis/ penting bagi bisnis organisasi, tetapi jika ditemukan

35 

 

 

akan mempengaruhi cost benefit organisasi.

L Low/ desirable requirement adalah kebutuhan yang bagus

untuk dimikiki dan hanya akan menambah nilai yang tidak

terlalu besar bagi proses bisnis perusahaan dan mungkin

ditemukan melalui perbaikan sementara atau perubahan

pada proses bisnis.

b. Degree of Fit

Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat

diakomodir oleh sistem yang baru. Kategori ini

terdiri dari : Fit, Gap, Partial Fit.

Tabel 2.4 Degree of fit dalam analisa Fit/Gap

Kode Keterangan

F Fit : kebutuhan sepenuhnya di penuhi software

G Gap : software tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar,

alternatif saran dan rekomendasi yang dibuat akan menghasilkan

rekomendasi untuk melakukan customization terhadap software.

P Partial Fit : software mempunyai fungsional yang memenuhi

kebutuhan. Perubahan sementara, laporan khusus atau

36 

 

 

customizations, bagaimanapun akan dibutuhkan kemudian agar

dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal.

c. Gap Resolution

Saat gap ditemukan, tim akan menentukan

alternatif dan merekomendasikan solusi untuk

mengatasi gap yang ada. Terdapat beberapa jalan

untuk menyelesaikan gap seperti mengubah proses

bisnis.

Pilihan untuk gap resolution, diantaranya adalah :

• Package Work – around : pertama kali tim akan

mengidentifikasi jalan alternatif untuk mencapai

kebutuhan dengan proses yang ada.

• Membuat bisnis sesuai dengan Package : jika

Package Work – around tidak mungkin, tim

akan merekomendasikan perubahan potensial

pada proses bisnis untuk disesuaikan dengan

proses dan mengeliminasi gap yang terjadi.

• Customization : sebagai jalan terakhir, jika

customization dibutuhkan, strategi yang dipilih

adalah membangun fungsionalitas baru diluar

teknologi dan memisahkan package

37 

 

 

dibandingkan dengan merubah package.

Definisi dari customization didalam proyek

adalah perubahan pada aplikasi yang

memerlukan campur tangan staf pengembangan,

atau beberapa perubahan yang dapat berdampak

kurang baik untuk kemampuan upgrade pada

software yang akan datang.

(http://www.uofaweb.ualberta.ca/vpfinanceais/p

df/proj_fit_gap.pdf)

2.11 Biaya

2.11.1 Konsep Biaya

Menurut Parker (1988, P90 – p91) biaya (cost) merupakan

sejumlah sumber daya yang dikeluarkan atau dihabiskan untuk

membiayai proyek untuk menghasilkan suatu produk.

Biaya dibagi menjadi 2 jenis, yaitu:

1. Tangible Cost

Tangible Cost adalah biaya yang dapat dengan mudah

diidentifikasi dan diukur dengan analisis sistem. Contoh:

biaya hardware, biaya software, biaya peralatan, biaya

perubahan.

2. Intangible cost

38 

 

 

Merupakan biaya yang sulit untuk diidentifikasi dan susah

untuk dikalkulasi dan diukur.

Contoh: biaya perawatan hardware, biaya kehilangan

persaingan pinggir dari pesaing/saingan, biaya untuk high

turn over rate, dan biaya untuk mengurangi market share

untuk menambah ketidakpuasan customer.

2.11.2 Kategori Biaya

Menurut Remenyi et.al (2001, p15) dalam analisis

biaya manfaat, biaya dikategorikan 3 macam, antara lain:

1. Biaya Investasi

Biaya Investasi merupakan modal pembayaran yang

tidak diulang – ulang untuk mendapatkan atau

mengembangkan peralatan baru, software baru, fasilitas baru,

dan lain – lain.

Contoh: Komputer, Storage, Jaringan Komunikasi, Software,

Training/Pelatihan.

2. Biaya Implementasi

Biaya implementasi merupakan pembayaran satu kali

untuk membuat atau meng-install kemampuan baru. Sama

seperti biaya investasi, dimana satu kali biaya implementasi

dapat diubah kebiaya operasi tahunan (Annual Operating

Cost) ketika peralatan dikontrakkan.

39 

 

 

Contoh: biaya pemindahan peralatan dan personalia

perusahaan, biaya penempatan saluran listrik dan telepon,

biaya penghapusan sistem sekarang, biaya pembaharuan

ulang.

3. Biaya Operasi Tahunan

Biaya operasi tahunan adalah biaya bila pembayaran

berulang dibutuhkan. Ini dibutuhkan untuk operasi dasar dari

hari ke hari atau bulan ke bulan.

Contoh: biaya penyewaan peralatan atau fasilitas spesial, biaya

perawatan peralatan dan software, gaji tambahan personalia,

biaya perbedaan persediaan dan biaya asuransi.

Faktor terbesar dalam pengambilan keputusan terletak

pada biaya. Ketika mengadakan analisis terhadap biaya

produk, harus dipastikan bahwa semua biaya sudah

diperhitungkan, karena ini sangat penting. Dalam menjalankan

analisis ini, juga penting untuk diperhatikan kebutuhan

perusahaan.

Ketika kita memutuskan untuk membeli sebuah

produk, hati – hati dengan biaya yang selalu berubah–ubah.

Seringkali biaya dalam implementasi berbeda dengan biaya

yang ditawarkan oleh vendor. Ada dua alasan kenapa ini bisa

terjadi, alasan pertama yaitu biaya yang vendor tawarkan

hanya di-share pada pelanggan tetapnya saja, karena itu untuk

40 

 

 

pelanggan tetapnya seringkali diberikan potongan harga.

Alasan kedua yaitu vendor-nya menggunakan bisnis teknologi,

dalam hal ini, mereka mencari uang, oleh karena itu mereka

akan melakukan apapun yang bisa mereka lakukan untuk

mengurangi biaya seperti menggunakan alat yang harganya

lebih murah.

2.12 Manfaat

Menurut Remenyi et.al (1995,p40), manfaat (benefit) dari

teknologi informasi adalah keuntungan yang diperoleh dengan

bantuan dari komputer dan komunikasi yang mana sebuah perusahaan

akan bersedia untuk membayar atas penggunaan semua itu. Menurut

Remenyi et.al (2001,p4) dalam bukunya The Effective Measurement

and Management of IT costs and benefits, arti dari benefit adalah

suatu istilah untuk menunjukkan kelebihan atau keuntungan yang

didapat oleh perorangan maupun organisasi.

2.12.1 Jenis – Jenis Manfaat

Menurut Remenyi et.al (2001,p7), ada 2 jenis manfaat :

1. Tangible Benefit

Tangible Benefit disebut juga dengan hard benefit, adalah

manfaat yang dihasilkan dari investasi yang dapat

41 

 

 

diidentifikasi atau diukur secara langsung dari segi

finansial.

Contohnya adalah penurunan total biaya produksi,

peningkatan laba.

2. Intangibe Benefit

• Intangible Benefit disebut juga dengan soft

benefit, adalah manfaat yang dihasilkan dari

investasi yang tidak dapat secara langsung

diidentifikasi atau diukur. Contohnya adalah

peningkatan lingkungan kerja bagi karyawan

sehingga menciptakan suasana kerja yang lebih

baik. Selain Tangible Benefit, Intangible Benefit

juga akan memberikan kontribusi yang penting

terhadap keberhasilan perusahaan.

2.13 Cost Benefit Analysis (Analisis Biaya Manfaat)

Menurut Alter (2000, p404-p414) Cost Benefit Analysis adalah

proses membandingkan perkiraan biaya dan manfaat dengan cara

mengevaluasi suatu sistem yang diusulkan. Dengan menggunakan

analisis biaya manfaat maka dapat diperhatikan berapa biaya dan

manfaat yang akan dikeluarkan atau diterima atas sistem yang

diusulkan, perbandingan dilakukan yaitu membandingkan manfaat

dengan biaya yang dikeluarkan, semakin besar manfaat yang akan

42 

 

 

diterima dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan, maka sistem

itu mungkin untuk diimplementasikan. Dan semakin besar biaya yang

dikeluarkan dibandingkan dengan manfaat yang diterima maka sistem

tersebut tidak cocok untuk diimplementasikan. Semua biaya dan

manfaat dinyatakan dalam mata uang (misalnya rupiah).

Analisis biaya manfaat dapat digunakan dalam 2 cara:

1. Sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan

keputusan apakah suatu sistem layak atau tidak untuk

diimplementasikan pada suatu organisasi.

2. Sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah

sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Evaluasi ini dihitung

dengan menggunakan berbagai metode perhitungan.

2.13.1 Payback Period

Menurut Remenyi et.al (2001,p7) Hasil dari penelitian

dan penilaian finansial suatu proyek yang akan dibangun

memberikan gambaran atas salah satu faktor penting sebagai

pedoman untuk mengambil keputusan apakah investasi

teknologi yang berbasiskan sistem komputer ini layak

dilakukan atau tidak, yaitu :

• Payback Period. Supaya analisis biaya dan

manfaat menunjukkan lampu hijau bagi

perusahaan, Payback Period harus sesingkat

43 

 

 

mungkin, berarti sesegera mungkin dapat

diperoleh kembali modal yang digunakan dari

investasi tersebut.

Menurut Keown et.al. (2008,p57) Payback Period

(periode pengembalian) merupakan banyaknya tahun yang

dibutuhkan untuk mengembalikan pengeluaran kas yang

pertama dari proyek penganggaran modal. Kriteria ini

digunakan untuk mengukur seberapa cepat suatu proyek akan

mengembalikan biaya investasi awalnya sehubungan dengan

arus kas bebas yang mengukur waktu yang sebenarnya dari

suatu manfaat dan bukan keuntungan akuntansi.

44 

 

 

2.14 Kerangka Berpikir