9

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Pengertian Perencanaan

Menurut Schwalbe (2004, p72), perencanaan meliputi kegiatan pemikiran

serta memperhatikan skema kerja untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai

kebutuhan organisasi. Untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut maka rencana

yang dibuat harus realistis dan berguna serta melibatkan banyak waktu dan usaha

dalam proses perencanaan.

2.1.2 Pengertian Manajemen Proyek

Menurut Schwable (2004, p8), manajemen proyek merupakan aplikasi dari

pengetahuan, pengalaman/ketrampilan, alat, dan teknik untuk aktivitas suatu

proyek dengan maksud memenuhi kebutuhan dan harapan para stakeholder dari

sebuah proyek. Stakeholder adalah sekelompok orang yang terlibat dalam atau

terpengaruh akan aktivitas-aktivitas proyek dan hasil proyek. Para stakeholder

tersebut mempunyai kebutuhan dan harapan yang berbeda-beda dari sebuah

proyek. Para stakeholder yang dimaksud dapat meliputi project sponsor, project

team, support staff, customers, users, suppliers, dan bahkan opponents dari sebuah

proyek.

Menurut Soeharto (1999, p17), manajemen proyek adalah kegiatan

merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan sumber daya

10

organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber

daya tertentu.

Fungsi manajemen proyek menurut pengertian di atas dapat diuraikan sebagai

berikut:

• Merencanakan

Suatu proses mengidentifikasikan suatu tujuan, membangun strategi untuk

mencapai tujuan itu dan membangun rencana yang terintegrasi dan

terkoordinasi.

• Mengorganisasikan

Suatu proses menentukan tugas yang harus diselesaikan siapa yang harus

melakukannya, bagaimana membagi tugas, siapa yang harus melapor kepada

siapa dan dimana keputusan itu harus dibuat.

• Memimpin

Suatu proses mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya manusia dalam

organisasi agar dapat bekerja dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan

yang telah digariskan.

• Mengendalikan

Suatu proses dalam menuntun, memantau, mengkaji, dan bila perlu

melakukan koreksi agar hasil sesuai dengan yang telah dilakukan.

11

Menurut Hughes (2006, p4), proyek software mempunyai karakteristik

tertentu yang membuat proyek software berbeda dengan proyek lainnya.

1. Invisibility

Dalam sebuah proyek software, kemajuannya tidak dapat secara langsung dan

berbeda dengan proyek fisik lainnya misalnya pembuatan jembatan dan

sebagainya.

2. Complexity

Produk software memiliki lebih banyak kompleksitas daripada proyek fisik

termasuk dari sisi biayanya.

3. Conformity

Pengembang software harus menyesuaikan kebutuhan software dan

kebutuhan dari client. Hal ini perlu mendapat perhatian karena dasarnya

individual memiliki ketidakkonsistenan. Konsistensi mulai dari awal hingga

akhir menjadi hal yang penting dalam keberhasilan proyek.

4. Flexibility

Software yang dapat diubah dengan mudah biasanya dilihat sebagai sebuah

kekuatan. Hal ini berarti tampilan sistem software diharapkan dapat diubah

dengan mudah untuk mengakomodasi perubahan lingkungan bisnis organisasi

dan komponen lainnya.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa manajemen proyek adalah cara yang

dilakukan dalam melakukan aktivitas proyek dengan menggunakan aplikasi,

pengalaman, teknik, dan alat, dimana aktivitas proyek biasanya terdiri dari

merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan sumber daya

12

organisasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan orang-orang yang terlibat

dalam aktivitas proyek, serta untuk mencapai tujuan dari proyek.

2.1.3 Pengertian Implementasi

Menurut Cadle dan Yeates (2008, p102), implementasi merupakan proses

pengembangan dimana pemograman dan pengujian terjadi. Ini bergantung pada

sebagian besar lingkungan pemograman yang digunakan pada proyek dan mungkin

dimana sebagian user memiliki tingkat keterlibatan paling sedikit dalam

pemrosesan hasil. Hal ini tidak mengatakan bahwa manajer proyek tidak akan

melanjutkan memantau kemajuan dan mengambil tindakan korektif bila perlu,

dimana kemajuan keseluruhan proyek merupakan tanggung jawab manajer, bahkan

jika manajer proyek melaksanakan pengontrolan kerja teknis sehari-hari. Pada

akhir bagian implementasi seharusnya sekumpulan modul yang lengkap yang

sudah diuji dan disetujui untuk menyesuaikan spesifikasi yang telah dibuat.

Menurut Olson (2001, p145), implementasi adalah suatu keadaan ketika

sistem dibangun dan diuji untuk memenuhi kebutuhan user, dan sistem tersebut

dapat digunakan oleh user secara sepenuhnya sehingga dapat mendukung kegiatan

transaksi. Sistem harus melalui tahap instalasi dan pemeriksaan spesifikasi

kebutuhan. Pelatihan user untuk menggunakan sistem juga perlu diperhatikan

sehingga user dapat mengevaluasi kinerja sistem dan memastikan bahwa sistem

yang dibangun telah sesuai dengan apa yang dibutuhkan. Tahap implementasi

termasuk pada tahap pengembangan sistem.

13

Gambar 2.1 Proses SDLC

Jadi, dapat disimpulkan bahwa implementasi merupakan suatu tahap yang

dilakukan ketika sistem sudah diuji dan dibuat sesuai kebutuhan user, dimana user

bisa menggunakan sistem sepenuhnya sehingga mendukung kegiatan transaksi,

dimana implementasi sangat bergantung dengan pemograman dan pengujian yang

dilakukan.

2.2 Teori Khusus

2.2.1 Pengertian System, Application, and Product at Data Processing/SAP

Nama asli SAP berasal dari bahasa Jerman (Systeme, Anwendungen, und

Produkte in der Datenverarbeitung) yang artinya “System, Application, and

Product”. Pada awalnya SAP dibangun untuk memberikan fasilitas kepada

pelanggan agar dapat berinteraksi dengan database perusahaan. SAP dimulai pada

14

tahun 1972 oleh lima mantan karyawan IBM (Dietmar Hopp, Hans-Werner Hector,

Hasso Plattner, Klaus Tschira, Claus Wellenreuther) di Mannheim, Jerman. SAP

merupakan aplikasi terbesar keempat dunia yang digunakan secara independen oleh

perusahaan.

SAP (System, Application, and Product in Data Processing) merupakan salah

satu produk Enterprise Resources Planning (ERP) yang dapat membantu

perencanaan sumber daya perusahaan yang mampu mengintegrasikan beberapa

aplikasi bisnis, dengan aplikasi yang mewakili area bisnis tertentu. Aplikasi ini

diperbaharui dan proses transaksi secara real time.

Tiga kategori fungsi area SAP:

1. Logistik

• Sales and Distribution (SD)

• Material Management (MM)

• Warehouse Management (WM)

• Production Planning (PP)

• General Logistics (LO)

• Quality Management (QM)

2. Keuangan

• Financial Accounting (FI)

• Controlling (CO)

• Enterprise Controlling (EC)

• Investment Management (IM)

• Treasury (TR)

15

• Account Payable ( AP)

• Account Receivable (AR)

• Asset

3. Sumber Daya Manusia

• Personnel Administration (PA)

• Personnel Development (PD)

• Time Management (TM)

• Payroll

• Organization Management (OM)

Jadi, dapat disimpulkan bahwa SAP adalah suatu perangkat lunak ERP yang

dapat membantu perencanaan sumber daya organisasi dengan mengintegrasikan

beberapa aplikasi bisnis sehingga proses transaksi yang dilakukan real-time.

2.2.2 Pengertian SAP-BPC

SAP BusinessObjects Planning and Consolidation adalah sebuah aplikasi

yang dibangun oleh SAP untuk membantu perencanaan, penganggaran, peramalan,

dan konsolidasi anggaran maupun biaya. Dengan penggunaan SAP-BPC ini dapat

meningkatkan produktivitas perusahaan, penurunan waktu siklus anggaran,

adaptasi terhadap perubahan bisnis dan kondisi pasar, mendapatkan laporan yang

lebih akurat, mengurangi resiko bisnis seperti over budget.

SAP BusinessObjects Planning and Consolidation memiliki 2 versi:

16

• SAP BusinessObjects Planning and Consolidation, versi Microsoft: Aplikasi

ini dirancang untuk digunakan dalam perencanaan, penganggaran, dan

konsolidasi dan dikelola oleh user bisnis.

• SAP BusinessObjects Planning and Consolidation, versi untuk SAP

NetWeaver: Aplikasi SAP-BPC dibangun untuk perencanaan dan konsolidasi

yang dihubungkan secara langsung pada teknologi SAP NetWeaver.

SAP BusinessObjects Planning and Consolidation menggunakan dua

pendekatan yaitu bottom-up dan top-down untuk memenuhi kebutuhan

perencanaan operasional serta konsolidasi dan pelaporan yang lengkap, yang

terpadu dalam satu interface. Kelebihan dari SAP-BPC:

• Meningkatkan kecepatan: dengan adanya model bisnis baru yang terintegrasi

dan real-time sehingga dapat membantu mengambil keputusan secara cepat

serta dapat memaksimalkan nilai.

• Mengurangi waktu siklus: manajer keuangan dan manajer bagian bisnis dapat

berkolaborasi dalam pandangan yang terpadu, menjalankan proses pembuatan

dan penyetujuan rencana, anggaran, dan ramalan.

• Meminimalisasi resiko bisnis dan resiko pemenuhan: data keuangan yang

jelas dan versi tunggal asli memungkinkan pelaporan manajemen dan

pelaporan perundang-undangan yang akurat dan cepat.

• Meningkatkan produktivitas pengguna: tampilan yang intuitif dan alat-alat

kantor yang dikenal membantu pekerja dalam melakukan sebagian besar

waktu mereka.

17

Jadi, dapat disimpulkan bahwa SAP-BPC adalah suatu aplikasi SAP yang

membantu dalam perencanaan, penganggaran, peramalan, dan konsolidasi

anggaran maupun biaya yang dapat meminimalkan resiko bisnis dan mempercepat

proses penyusunan anggaran tahunan.

2.2.3 Pengertian Budgeting

Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, p190), budgeting merupakan sebuah

proses perencanaan keuangan. Budgeting memiliki peranan yang utama dalam

melaksanakan aktivitas manajemen. Budgeting pada umumnya sudah harus

direncanakan dan disusun dengan baik terlebih dahulu sebelum subunit dijalankan.

Budget pada seluruh organisasi biasanya disebut dengan master data. Master data

ini dapat meningkatkan kinerja keuangan perusahaan. Laporan yang diramalkan

seperti neraca, laporan pendapatan yang berisi hasil dari rencana operasi

manajemen keuangan pada periode budget yang akan datang. Master budget adalah

kumpulan dari detil budget subunit organisasi.

Ada beberapa sistem penganggaran yang dikenal selama ini yaitu:

• Line Item Budget System

Merupakan sistem penganggaran yang menjadikan input yang berupa

item-item sebagai dasar dalam penyusunan anggaran. Misalnya anggaran

dalam pelaksanaan pendidikan dasar, ada belanja pegawai guru, buku-buku,

sarana dan prasarana lainnya. Anggaran ini begitu sederhana. Bahkan kita

sering membuatnya untuk membuat daftar anggaran belanjaan kita. Sistem

penganggaran line item ini selalu identik dengan incremental budget system.

18

Anggaran dapat ditambah atau dikurangi berdasarkan penggunaannya pada

periode sebelumnya. Jika pada periode sebelumnya pagu anggaran yang

disediakan sedikit atau kurang terserap, maka pada periode anggaran

berikutnya, jatah pada pos anggaran tersebut dikurangi. Sebaliknya, bila jatah

anggaran dihabiskan, maka pada periode anggaran berikutnya, pagu anggaran

akan ditambah. Sistem ini menimbulkan efek samping, yaitu setiap

penyelenggara kegiatan (aparat pemerintah) berlomba-lomba menghabiskan

anggaran tanpa memperhatikan manfaat yang akan dihasilkan dari

penggunaan dana tersebut.

• Zero Base Bugdet System

Dengan sistem penganggaran ini, anggaran proyek tersebut disusun

seperti pada mulanya pada tahun proyek tersebut mulai dijalankan meskipun

telah berjalan lebih dari satu periode anggaran. Sistem ini benar-benar ruwet

karena membutuhkan banyak kertas kerja.

• Program Base Bugdet System

Seiring dengan perkembangan jaman, terciptalah sistem penganggaran

berdasarkan pada program. Jadi anggaran dibuat berdasarkan program-

program yang akan dijalankan pada tahun anggaran tersebut. Program terdiri

dari beberapa kegiatan-kegiatan yang menghasilkan manfaat bagi masyarakat.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa budgeting adalah suatu proses yang dilakukan

dalam melaksanakan aktivitas manajemen dimana dapat direncanakan sebelum

tahun berjalan yang membantu dalam pengawasan dan pengendalian keuangan.

19

2.2.4 Pengertian Sumber Daya

Menurut O’Brien (2006, p35), sumber daya dasar dalam sistem informasi

terdiri dari beberapa jenis, yaitu:

a. Sumber daya manusia meliputi para pakar dan pemakai akhir. Pakar SI adalah

orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi,

seperti: analis sistem merancang desain sistem informasi berdasarkan

kebutuhan informasi dari pemakai akhir, pembuat software membuat program

komputer berdasarkan spesifikasi analis sistem, operator sistem membantu

mengawasi serta mengoperasikan sistem komputer dan jaringan yang besar.

Pemakai akhir adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau

menggunakan informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Pemakai akhir dapat

berupa pelanggan, teknisi, staf administrasi, dan juga pekerja ahli. Pekerja

ahli adalah orang-orang yang menghabiskan sebagian besar waktunya untuk

berkomunikasi dan bekerja sama dalam tim serta kelompok kerja, dan

membuat, menggunakan, serta menyebarkan informasi.

b. Sumber daya hardware meliputi semua peralatan yang digunakan dalam

pemrosesan informasi seperti komputer dan perlengkapannya, media data.

Media data merupakan obyek berwujud tempat data dicatat, dari lembaran

kertas hingga disk magnetic atau optikal.

c. Sumber daya software meliputi semua rangkaian pemrosesan informasi,

yakni program dan prosedur. Program sistem informasi mengendalikan dan

mendukung operasi sistem komputer. Prosedur mengoperasikan perintah-

perintah bagi orang yang menggunakan sistem informasi.

20

d. Sumber daya data meliputi alfanumerik tradisional, yang terdiri dari angka

dan huruf serta karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan

kegiatan lainnya.

e. Sumber daya jaringan meliputi media komunikasi dan dukungan jaringan.

Media komunikasi meliputi kabel komunikasi (twisted-pair,tembaga,dan

lainnya), teknologi gelombang mikro, seluler, satelit tanpa kabel. Dukungan

jaringan meliputi pemrosesan komunikasi seperti modem dan prosesor

antarjaringan, software pengendali, software sistem operasi jaringan dan

penjelajah internet.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa sumber daya meliputi manusia, hardware,

software, data/informasi, dan jaringan yang merupakan sumber daya dasar sistem

informasi.

2.2.5 Pengertian Realisasi

Realisasi pada pendapatan merupakan pelaporan pendapatan apabila suatu

pertukaran atau arus keluar produk telah terjadi yaitu barang atau jasa harus sudah

dikirim ke pelanggan, yang menaikkan penerimaan kas atau pun klaim atas kas

atau aktiva atau sebagai akibat proses produksi itu sendiri.

Realisasi adalah tindakan mewujudkan atau pencapaian suatu rencana, cita-

cita atau keinginan. Realisasi adalah berusaha untuk memahami sesuatu dengan

jelas, membuat nyata atau memberikan penampilan realitas, sesuatu yang dibuat

nyata atau konkret.

21

Jadi, dapat disimpulkan bahwa realisasi adalah data hasil yang telah dicapai

sampai pada periode tertentu.

2.2.6 Pengertian Prognosa (Outlook)

Prognosa adalah sebuah laporan keuangan yang diperoleh dari hasil

perbandingan antara anggaran dan realisasi.

2.2.7 Pengertian Proses Bisnis

Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk

mencapai tujuan bisnis. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa

subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi

untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisa proses bisnis umumnya

melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya. Banyak definisi yang

telah dijabarkan oleh para ahli manajemen mengenai proses bisnis. Beberapa

karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:

• Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta

keluaran yang jelas.

• Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai

waktu dan ruang.

• Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.

• Nilai tambah: Suatu proses bisnis dapat memberikan nilai tambah pada

penerima.

22

• Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait

dalam suatu struktur organisasi.

• Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup

beberapa fungsi.

Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja

dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu

karakteristik proses bisnis.

Proses Bisnis adalah sekumpulan tugas atau aktivitas untuk mencapai tujuan

yang diselesaikan baik secara berurut atau paralel, oleh manusia atau sistem, baik

di luar atau di dalam organisasi.

Proses bisnis dapat dikelompokkan atas beberapa proses bisnis yaitu:

a. Proses bisnis inti/utama yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani

pelanggan pengguna produk atau jasa

b. Proses bisnis pendukung yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani

pelanggan internal (karyawan perusahaan)

c. Proses bisnis manajemen yaitu proses dimana perusahaan menyusun rencana,

mengorganisasikan dan mengendalikan sumber daya yang ada.

d. Proses bisnis jaringan yaitu proses yang diselenggarakan untuk pemasok,

pemberi pinjaman, investor, pemerintah ataupun masyarakat umum.

Karakteristik proses bisnis yang baik adalah :

• Adanya proses owner, yaitu orang yang ditunjuk langsung oleh manajemen

untuk bertanggung jawab terhadap kinerja proses agar efektif dan efisien.

• Batasan – batasan yang jelas akan proses bisnis yang ada.

23

• Kejelasan hubungan internal dan pertanggungjawabannya.

• Prosedur, tugas kerja, kebutuhan training terdokumentasi dengan baik

• memiliki ukuran-ukuran dan system feedback pada setiap aktivitas.

• memiliki ukuran-ukuran dan target yang berhubungan dengan kepuasan user.

• Waktu siklus dari setiap aktivitas diketahui dengan jelas.

• Mempunyai perumusan atau perubahan prosedur.

• Mengetahui tentang bagaimana langkah – langkah selanjutnya agar menjadi

lebih baik.

Dengan adanya proses bisnis yang baik dapat lebih bersaing dan

menghasilkan profit lebih banyak, kenaikan produktifitas, menyediakan tingkat

pelayanan konsumen yang lebih tinggi, memperoleh fleksibilitas lebih besar dalam

penggunaan sumber daya, termasuk staf, merespon lebih cepat pada peluang baru,

meningkatkan moral staf melalui lingkungan kerja yang lebih baik.

Gambar 2.2 Dukungan Proses Bisnis

24

Cara Pemodelan Proses Bisnis :

1. Menentukan tujuan, ruang lingkup, dan batasan

2. Pemahaman & memetakan proses yang berjalan

Gambar 2.3 Simbol-simbol Flow Chart

3. Mengukur kinerja proses

4. Menentukan akar masalah (root cause)

5. Mengidentifikasi perbaikan proses

6. Implementasi perbaikan proses bisnis

Proses bisnis terdiri dari proses bisnis As-Is dan proses bisnis To-Be. Dalam

menganalisa proses bisnis As-Is ada lima fokus analisis yang digunakan yaitu

kepuasan pelanggan, frustasi pekerja, waktu, biaya, dan kualitas. Tiap fokus

dihubungkan pada metodologi perbaikan tertentu seperti kegiatan berbasis biaya,

rekayasa ulang. Proses bisnis As-Is merupakan proses bisnis yang sedang berjalan

dalam organisasi, sedangkan proses bisnis To-Be merupakan proses bisnis yang

dirancang yang akan diimplementasikan.

25

Jadi, dapat disimpulkan bahwa proses bisnis adalah sekumpulan tugas dan

aktivitas yang dilakukan dalam mencapai tujuan yang dapat diselesaikan secara

paralel maupun secara bertahap.

2.2.8 Pengertian Accelerated SAP (ASAP)

ASAP (Accelerated SAP) merupakan sebuah metodologi yang digunakan

untuk implementasi System, Application, and Product in Data Processing (SAP).

Komponen ASAP, dapat digunakan bersama-sama atau secara individu, yang

disebut akselerator. Akselerator disusun berdasarkan praktek-praktek terbaik (best

practices) pengguna SAP dari seluruh dunia dan terdiri dari sejumlah template,

pertanyaan, dan skenario yang memerlukan input pengguna untuk membantu

pengguna menentukan cara terbaik untuk melaksanakan implementasi SAP. ASAP

dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk menerapkan SAP sebanyak 50%.

Tahapan–tahapan metodologi ASAP:

• Project Preparation

• Bussiness Blueprint

• Realization

• Final Preparation

• Go Live & Support

Berikut ini penjelasan dari tahapan-tahapan metodologi ASAP:

1. Project Preparation

Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menyediakan perencanaan dan

persiapan awal untuk proyek SAP serta membantu mengidentifikasi dan

26

merencanakan fokus utama. Hal-hal yang penting untuk diperhatikan dalam

Tahapan ini adalah:

• Menentukan tujuan proyek.

• Menjelaskan cakupan pelaksanaan.

• Menentukan strategi pelaksanaan.

• Menentukan jadwal proyek secara keseluruhan dan urutan pelaksanaan.

• Membentuk struktur organisasi proyek dan komite.

• Menetapkan sumber daya yang dibutuhkan.

2. Bussiness Blueprint

Dokumen Blueprint merupakan pondasi awal untuk melaksanakan

proyek implementasi SAP. Dokumen ini menggambarkan kebutuhan dan

gambaran proses bisnis perusahaan as-is maupun to-be. Kegiatan yang

dilakukan dalam tahapan ini adalah:

• Membuat dokumen bisnis Blueprint.

• Memperbaiki tujuan dan sasaran yang telah dibuat pada tahapan

pertama.

• Memperbaiki ruang lingkup untuk mempersiapkan pada tahapan ketiga.

• Memperbaiki jadwal proyek secara keseluruhan dan urutan

pelaksanaan yang telah dibangun pada tahapan pertama.

Dalam penyusunanan Blueprint ada beberapa teknik yang dilakukan untuk

mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan, yaitu:

• One-on-one interviews

• Group interviews

27

• Facilitated sessions

• Joint application development (JAD)

• Questionnaires

• Prototyping

• Use cases

• Following people around

• Request for proposals (RFPs)

• Brainstorming

Berikut penjelasan teknik-teknik yang dilakukan untuk mengumpulkan

kebutuhan-kebutuhan:

a. One-on-one interviews

Teknik yang paling umum dalam mengumpulkan kebutuhan-

kebutuhan yaitu berhubungan dengan client dan menanyakan mereka

apa yang mereka butuhkan. Diskusi harus sudah direncanakan

berdasarkan pada jenis kebutuhan yang anda cari. Ada banyak cara

untuk merencanakan wawancara, tapi biasanya anda ingin bertanya

pertanyaan open-ended untuk membuat yang diwawancarai mulai

berbicara dan kemudian menanyakan pertanyaan yang menyelidik untuk

membongkar kebutuhan-kebutuhan.

b. Group interviews

Wawancara kelompok mirip dengan wawancara satu pada satu,

kecuali lebih dari satu orang yang diwawancara biasanya dua sampai

empat orang. Wawancara ini berjalan dengan baik ketika setiap orang

28

pada tingkat yang sama atau memiliki peran yang sama. Wawancara

kelompok membutuhkan persiapan yang lebih dan lebih formalitas

untuk mendapatkan informasi yang anda ingin dari semua peserta. Anda

bisa membongkar sekumpulan kebutuhan-kebutuhan yang lebih banyak

dalam jangka waktu pendek jika anda bisa membuat kelompok fokus.

c. Facilitated sessions

Dalam sesi yang difasilitasi, anda membawa sekelompok besar

(lima orang atau lebih) bersama untuk suatu tujuan umum. Dalam kasus

ini, anda mencoba untuk mengumpulkan sekumpulan kebutuhan yang

umum dari kelompok dalam cara yang lebih cepat daripada anda

mewawancara tiap anggota kelompok secara terpisah.

d. Joint application development (JAD)

Sesi JAD mirip dengan sesi umum yang difasilitasi.

Bagaimanapun, kelompok biasanya tetap dalam sesi sampai sasaran sesi

selesai. Untuk kebutuhan sesi JAD, peserta menetap dalam sesi sampai

sekumpulan kebutuhan yang lengkap didokumentasikan dan disetujui.

e. Questionnaires

Kuesioner jauh lebih informal, dan juga merupakan alat yang baik

untuk mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan dari stakeholder di lokasi

terpencil atau orang yang hanya memiliki masukan kecil dalam

keseluruhan kebutuhan. Kuesioner juga bisa digunakan ketika anda

harus mengumpulkan masukan dari selusin orang, seratus orang, atau

seribu orang.

29

f. Prototyping

Prototyping adalah teknik yang relatif modern untuk

mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan. Dalam pendekatan ini, anda

mengumpulkan kebutuhan mula-mula yang anda gunakan untuk

membangun versi awal solusi – suatu prototipe. Anda menunjukkannya

pada client, kemudian memberikan anda kebutuhan tambahan. Anda

mengubah aplikasi dan siklus di sekitar client lagi. Proses yang berulang

ini berlanjut sampai hasil memenuhi masa kritis dari kebutuhan-

kebutuhan bisnis atau untuk sejumlah perulangan yang disetujui.

g. Use cases

Use case dasarnya cerita yang menjelaskan bagaimana pekerjaan

proses diskrit/berlainan. Cerita mencakup orang (actor) dan

menjelaskan bagaimana kerja solusi dari pandangan user. Use case

mungkin lebih mudah bagi user untuk mengartikulasikan, walaupun use

case mungkin nanti perlu distilasi ke dalam kebutuhan-kebutuhan rinci

yang lebih spesifik.

h. Following people around

Teknik ini sangat membantu ketika mengumpulkan informasi

pada proses saat ini. Anda mungkin menemukan, misalnya, bahwa

beberapa orang memiliki rutinitas kerja menurun seperti kebiasaan

bahwa mereka memiliki waktu yang sulit untuk menjelaskan apa yang

mereka lakukan dan mengapa. Anda mungkin perlu mengamati mereka

melaksanakan pekerjaan mereka sebelum anda bisa mengerti

30

keseluruhan gambar. Dalam beberapa kasus, anda mungkin juga ingin

ikut serta dalam proses kerja aktual untuk memperoleh perasaan bisa

menangani pada bagaimana fungsi bisnis bekerja hari ini.

i. Request for proposals (RFPs)

Jika anda seorang vendor, anda mungkin menerima kebutuhan-

kebutuhan melalui suatu RFP. Daftar kebutuhan-kebutuhan ini ada bagi

anda untuk membandingkan terhadap kapabilitas anda untuk

menentukan seberapa dekat kecocokan anda dengan kebutuhan-

kebutuhan client.

j. Brainstorming

Pada beberapa proyek, kebutuhan-kebutuhan tidak ditemukan

sebanyak kebutuhan yang ditemukan. Dengan kata lain, solusi

merupakan buatan baru dan kebutuhan dibuat sebagai sekumpulan ide

yang orang bisa menyetujuinya. Dalam jenis proyek ini, brainstorming

sederhana mungkin titik permulaan. Pada persoalan pokok yang sesuai

ahli mengambil kesempatan dan memulai brainstorming secara kreatif

solusi seperti apa yang mungkin terlihat. Setelah semua ide dihasilkan,

peserta memprioritaskan satu yang mereka pikir solusi paling baik.

Hasil konsensus ide terbaik digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan

awal.

3. Realization

Tujuan dari tahapan ini adalah untuk membuat perencanaan pelatihan

yang diadakan oleh tim proyek implementasi SAP. Biaya untuk pelatihan ini

31

relatif mahal, ini yang menjadi sangat penting untuk diperhatikan karena akan

berpengaruh pada pelatihan. Pelatihan ini dapat berjalan dengan baik ketika

tim proyek mengerti fungsi-fungsi SAP secara baik, bagaimana cara kerja

konfigurasi, dan bagaimana fungsi SAP dapat berjalan sesuai dengan

kebutuhan perusahaan. Kunci faktor utama aktivitas tahapan ini adalah:

• Latar belakang tim.

• Spesifikasi bisnis area.

• Waktu yang dibutuhkan untuk berpartisipasi sampai dengan

implementasi.

Ketika mengembangkan rencana sistem, putuskan modul pelatihan yang tepat

untuk diberikan kepada user di SAP training center atau diperusahaan.

Rencana tim training proyek diperbaharuhi secara berkala dalam tahapan

implementasi

4. Final Preparation

Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini adalah:

• Stress dan Volume Test: merencanakan kebutuhan perangkat keras yang

harus dipenuhi, dan melakukan uji secara bersamaan dengan banyak

data untuk dapat melihat kemampuan sistem dalam menerima data.

• Cutover Plan: menentukan secara rinci bagaimana cara memindahkan

sistem agar dapat digunakan oleh user.

• Conduct End User Training: mewujudkan pelatihan final sebelum

sistem tersebut go-live.

5. Go Live and Support

32

Pada tahapan ini sistem SAP tersebut sudah dapat digunakan oleh user

untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan utama pada

tahapan ini adalah pemantauan penggunaan sistem dan memberikan umpan

b

a

l

i

k

.

Gambar 2.4 Overview ASAP

Gambar 2.5 Implementation Roadmap

33

Delapan pemegang peran penting dalam melaksanakan implementasi SAP:

a. Steering Committee: anggotanya termasuk sponsor proyek, manager

konsultan SAP, manager proyek. Komite ini mempunyai peranan penting

sebagai penentu keberhasilan dan pencapaian visi proyek, menentukan

prioritas, menentukan batasan, dan kebutuhan perusahaan.

b. Project Sponsors: komunikasi antar tim untuk pencapaian tujuan dan visi

antar anggota komite.

c. Project Management: tim SAP konsultan dan konsumen.

d. Consultant: anggota tim SAP, aplikasi, dan bisnis proses.

e. Tehnical: anggota tim SAP yang bertanggung jawab pada kebutuhan teknikal

dan pengembangan program aplikasi dan interface.

f. Training: pelatihan dan dokumentasi, manager proyek, pelatihan dan

dokumentasi pengembang, koordinator pelatihan, administrator teknologi

pelatihan.

g. Change: perubahan proses bisnis sehingga harus memperhatikan resiko

bisnis, komunikasi, kepemimpinan dan sponsor, kemampuan untuk

mengembangkan, memindahkan pengetahuan.

h. Security: otorisasi, administrasi, dan internal audit.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa Accelerated SAP adalah suatu metodologi

dalam implementasi SAP yang dapat mengurangi waktu penerapan SAP, dengan

langkah-langkah metodologi yaitu: preparation, blueprint, realization, final

preparation, go live.

34

2.2.9 Pengertian Change Management

Menurut Martin, Brown, DeHayes, Hoffer, Perkins (2004, p433), change

management adalah suatu pendekatan terstruktur transisi individu, tim, dan

organisasi dari keadaan saat ini pada keadaan yang diharapkan pada masa akan

datang. Change management merupakan proses dimana perubahan sistem

diimplementasikan dengan cara yang terkendali dengan mengikuti model yang

sudah ditetapkan sebelumnya sampai batas tertentu, modifikasi yang masuk akal.

Pendekatan manajemen perubahan yang dikemukakan Kurt Lewin mencakup

tiga langkah, yaitu;

1. Unfreezing : upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi tekanan-tekanan

yang terjadi dari kekuatan yang mendukung dan menolak perubahan.

2. Movement : perubahan dilakukan tahap demi tahap, dimana hal ini biasanya

jumlah kekuatan yang mendukung perubahan lebih banyak dari pada jumlah

yang menolak.

3. Refreezing : jika kondisi yang diinginkan telah tercapai, maka distabilkan

melalui aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru, cara pengelolaan

organisasi yang baru. Jika berhasil maka jumlah penolak perubahan akan

menjadi berkurang, dan jumlah pendukung perubahan menjadi bertambah.

Jadi dapat disimpulkan bahwa change management adalah perubahan yang

terjadi dalam manajemen organisasi seperti tata kelola, struktur, sistem kerja, dan

sebagainya.

35

2.2.10 Pengertian Waterfall

Menurut Olson (2001, p127), model waterfall adalah suatu metode yang

memberikan umpan balik antara setiap tahapan proyek untuk meminimalisasikan

pengulangan pekerjaan.

Model waterfall dalam SDLC terdiri dari tahapan-tahapan yang meliputi:

• system feasibility adalah studi kelayakan dengan menentukan konsep yang

diperlukan bagi produk software serta siklus proyek

• software plans and reqirement adalah spesifikasi fungsi, tampilan, dan

kinerja yang dibutuhkan produk software secara rinci

• product design adalah spesifikasi dari seluruh rancangan hardware dan

software, struktur pengendalian, struktur data bagi produk dan komponen

lainnya yang diperlukan sebagai dokumen bagi user dan tahap testing

• detailed design adalah spesifikasi seluruh rancangan struktur pengendalian,

struktur data, hubungan tampilan ukuran, kunci algoritma, dan asumsi bagi

setiap komponen program

• code adalah komponen program secara keseluruhan

• integration adalah penyatuan masing-masing fungsi komponen agar software

dapat bekerja seharusnya

• implementation adalah operasional kerja dari software termasuk tugas,

konversi data, instalasi, pelatihan user

• operation and maintenance adalah perawatan sistem yang telah dibuat.

Waterfall adalah proses pengembangan software yang berurutan, dimana

kemajuan dilihat seperti mengalir ke bawah terus-menerus seperti air terjun melalui

36

tahap demi tahap. Deskripsi pertama model waterfall yang formal sering dikutip

menjadi artikel yang diterbitkan tahun 1970 oleh Winston W. Royce (1929-1995),

walaupun Royce tidak menggunakan istilah waterfall di artikel. Royce menjelaskan

model sebagai contoh model yang cacat, yang tidak bekerja. Sebenarnya secara

umum istilah ini sudah digunakan dalam penulisan pengembangan software

sebagai cara untuk mengkritik software yang umum digunakan dalam latihan.

Menurut Dan Marks (2002), pendekatan waterfall menekankan kemajuan

yang terstruktur antara tahap yang ditentukan. Setiap tahap terdiri dari serangkaian

kegiatan tertentu dan hasil yang harus diselesaikan sebelum tahap berikutnya dapat

dimulai. Selain itu, orang yang berbeda biasanya terlibat selama tiap tahap.

Kelebihan dari pendekatan waterfall yaitu memudahkan dalam menganalisa

perubahan, mampu mengkoordinasikan tim implementasi, anggaran bisa

diprediksi, waktu yang dibutuhkan ahli dalam menangani persoalan relatif sedikit.

Sedangkan kekurangan dari pendekatan waterfall adalah kurang fleksibel, sulit

memberikan estimasi kebutuhan software yang aktual, hilangnya pengetahuan yang

tidak berwujud antara tahap-tahap, keputusasaan kohesi tim, dan kecenderungan

untuk tidak menemukan cacat atau kekurangan rancangan sampai tahap testing.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa waterfall merupakan pendekatan yang

dilakukan tahap demi tahap secara berurutan, dimana tahap sebelumnya harus

diselesaikan dahulu sebelum melanjutkan tahap berikutnya.

37

2.2.11 Unsur-Unsur Perencanaan Proyek

Unsur-unsur perencanaan operasional proyek menurut Soeharto (1999, p223)

sebagai berikut:

• Perencanaan Lingkup Proyek

• Perencanaan Mutu Proyek

• Perencanaan Waktu dan Penyusunan Jadwal Proyek

• Perencanaan Biaya Proyek

• Perencanaan Sumber Daya Proyek

• Program Pengelolaan Resiko Proyek

• Perencanaan Kontrak dan Pembelian Proyek

• Perencanaan Komunikasi Proyek

• Overall Project Plan

Berikut adalah penjelasan unsur-unsur perencanaan operasional proyek:

1. Perencanaan Lingkup Proyek

Perencanaan lingkup proyek adalah proses memberikan deskripsi

gambaran perwujudan proyek dan batas-batasnya secara tertulis. Perencanaan

lingkup proyek dihasilkan dari suatu studi kelayakan terutama mengenai

aspek teknis dan finansial.

Perencanaan lingkup proyek mendapatkan masukan dari perencanaan mutu,

biaya, dan jadwal, agar diperoleh alternatif lingkup yang terbaik dengan

mengingat hambatan-hambatan yang ada.

38

2. Perencanaan Mutu Proyek

Perencanaan mutu proyek adalah proses penentuan standar dan kriteria

mutu yang akan dipakai oleh proyek, serta usaha untuk dapat memenuhinya.

Parameter standar dan kriteria menjadi masukan penting pada waktu

menentukan definisi lingkup proyek. Ketentuan standar mutu akan besar

pengaruhnya terhadap biaya proyek terutama pada waktu desain-engineering,

seleksi peralatan, dan material. Oleh karena itu, perlu ada kebijakan mutu dari

pihak pimpinan pemilik maupun kontraktor untuk dipakai sebagai pegangan

pelaksanaan. Output dari perencanaan mutu adalah dokumen yang memuat

kebijakan dan prosedur yang menyeluruh tentang masalah-masalah.

3. Perencanaan Waktu dan Penyusunan Jadwal Proyek

Perencanaan waktu atau jadwal proyek meliputi langkah-langkah yang

bertujuan agar proyek dapat diselesaikan sesuai dengan sasaran waktu yang

ditetapkan. Perencanaan waktu memberikan masukan kepada perencanaan

sumber daya agar sumber daya tersebut siap pada waktu yang diperlukan.

Perencanaan tersebut terdiri dari penentuan definisi komponen kegiatan, dan

perkiraan kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing

komponen kegiatan. Hasil langkah-langkah tersebut kemudian dianalisis

dengan berbagai metode dan teknik untuk menyusun jadwal proyek.

Menurut Schwalbe (2004, p183), manajemen waktu proyek yang

didefinisikan dalam melibatkan proses yang dibutuhkan untuk meyakinkan

pemenuhan waktu dari proyek.

Proses utama yang terlibat didalam manajemen waktu proyek adalah:

39

a. Pendefinisian aktivitas

Proses mendefinisikan aktivitas yang spesifik yang harus

ditunjukkan oleh anggota proyek dan stakeholder untuk menghasilkan

project deliverables. Suatu aktivitas adalah bagian dari pekerjaan yang

biasa ditampilkan dalam bentuk work breakdown structure yang

menjelaskan waktu yang diharapkan, biaya dan sumber daya yang

dibutuhkan.

b. Urutan aktivitas

Proses mengidentifikasikan dan mendokumentasikan hubungan

antara aktivitas proyek. Hasil utama dari proyek ini meliputi diagram

jaringan jadwal proyek (Project Schedule Network Diagram),

perubahan permintaan dan pembaharuan daftar aktifitas dan atribut.

Hasil utama dari proyek ini adalah activity resource requirement,

resource breakdown structure, requested changes, dan memperbaharui

atribut aktifitas serta kalender sumber daya.

c. Perkiraan durasi aktivitas

Proses mengestimasi banyaknya waktu yang diperlukan untuk

menyelesaikan aktivitas individual. Hasil dari proses ini adalah aktifitas

perkiraan durasi dan pembaharuan atribut aktifitas.

d. Pengembangan jadwal

Melibatkan analisis urutan aktivitas, perkiraan durasi aktivitas dan

kebutuhan sumber daya untuk menciptakan jadwal proyek.

• Critical Path Method (CPM)

40

Menurut Schwalbe (2004, p196), pengertian Critical Path

Method atau juga disebut critical path analysis adalah teknik

analisis jaringan kerja proyek yang digunakan untuk memprediksi

durasi total proyek. Jalur kritis untuk sebuah proyek adalah

rangkaian aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang

digunakan untuk menyelesaikan suatu proyek.

Pada metode Critical Path Method dikenal adanya jalur

kritis, yaitu jalur yang memiliki rangkaian komponen-komponen

kegiatan dengan total jumlah waktu terlama dan menunjukkan

kurun waktu penyelesaian proyek yang tercepat. Jadi, jalur kritis

terdiri dari rangkaian kegiatan kritis, dimulai dari kegiatan

pertama sampai pada kegiatan terakhir proyek. Makna jalur kritis

penting bagi pengelola proyek, karena pada jalur ini terletak

kegiatan – kegiatan yang bila pelaksanaannya terlambat akan

menyebabkan keterlambatan proyek secara menyeluruh. Kadang –

kadang dijumpai lebih dari satu jalur kritis dalam jaringan kerja.

Dalam proses identifikasi jalur kritis, dikenal beberapa

terminologi dan rumus-rumus perhitungan sebagai berikut:

TE = E : Waktu paling awal peristiwa (node/event) dapat terjadi

(Earliest Time of Occurance), yang berarti waktu paling awal

suatu kegiatan yang berasal dari node tersebut dapat dimulai,

karena menurut aturan dasar jaringan kerja, suatu kegiatan baru

dapat dimulai bila kegiatan terdahulu telah selesai.

41

TL = L : Waktu paling akhir peristiwa boleh terjadi (Late

Allowable Event/Occurance Time), yang berarti waktu paling

lambat yang masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi.

ES : Waktu mulai paling awal suatu kegiatan (Earliest Start

Time). Bila waktu kegiatan dinyatakan atau berlangsung dalam

jam, maka waktu ini adalah jam paling awal kegiatan dimulai.

EF : Waktu selesai paling awal suatu kegiatan (Earlist Finish

Time). Bila hanya ada satu kegiatan terdahulu, maka EF suatu

kegiatan terdahulu merupakan ES kegiatan berikutnya.

LS : Waktu paling akhir kegiatan boleh dimulai (Latest

Allowable Start Time), yaitu waktu paling akhir kegiatan boleh

dimulai tanpa memperlambat proyek secara keseluruhan.

LF : Waktu paling akhir kegiatan boleh selesai (latest Allowable

Finish Time) tanpa memperlambat penyelesaian proyek.

D (Dummy) : Adalah kurun waktu suatu kegiatan yang tidak

mengakibatkan perubahan jadwal (0), hanya sebagai label yang

dibutuhkan sebagai titk referensi. Umumnya dengan satuan

waktu seperti hari, minggu, dan lain-lain.

X

Anak panah Simpul A

Gambar 2.6 Komponen Critical Path Method

nES 

LS 

42

Keterangan:

n : nomor kejadian

A : nama aktivitas

X : lama aktivitas A

ES : waktu mulai paling awal (Earliest Start)

LS : waktu mulai paling akhir (Latest Start)

Gambar 2.7 Contoh Diagram Critical Path Method

• Gantt Chart

Menurut Schwalbe (2004, p192), penjadwalan proyek

biasanya digambarkan dengan menggunakan Gantt Chart. Gantt

Chart menampilkan informasi jadwal proyek dengan membuat

daftar aktivitas proyek dan sesuai dengan tanggal mulai dan

selesai proyek dengan bentuk kalender.

10

10

10

10

10 t=3 mo

t=1 mo t=3 mo

t=2 mo

t=4 mo t=3 mo

A

B C

D

E

F

43

Menurut Weiss dan Robert (1994, p91), Gantt Chart adalah

salah satu pejabaran aktivitas-aktivitas proyek yang paling

nyaman, paling banyak digunakan, dan mudah dipahami. Dalam

penggambaran aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan

proyek terdiri dari dua dimensi. Dimensi vertikal berisi aktivitas-

aktivitas proyek, sedangkan dimensi horisontal berisi waktu dari

tiap-tiap aktivitas.

Menurut Schwalbe (2004, p192), Gantt Chart menyediakan

suatu format standar untuk menggambarkan informasi mengenai

jadwal proyek dengan menampilkan kegiatan proyek, jadwal

mulai dan jadwal selesai dalam bentuk kalender. Gantt Chart

menunjukkan informasi tugas dalam proyek sebagai suatu serial

batang (bars) sepanjang skala waktu (timescale). Bars secara

grafik menunjukkan durasi task dengan waktu mulai dan selesai

seiring dengan kemajuan terhadap waktu.

Gambar 2.8 Contoh Gantt Chart

44

4. Perencanaan Biaya Proyek

Perencanaan biaya terdiri dari serangkaian langkah untuk

memperkirakan besar biaya dari sumber daya yang diperlukan oleh proyek.

Langkah tersebut termasuk sebagai alternatif yang mungkin dapat

menghasilkan biaya yang paling ekonomis bagi kinerja atau material yang

sebanding. Jadi, perencanaan biaya baru dapat diselesaikan bila telah tersedia

perencanaan keperluan sumber daya. Faktor resiko besar pengaruhnya

terhadap perencanaan biaya, yang mengharuskan disediakan sejumlah

kontijensi dan asuransi.

5. Perencanaan Sumber Daya Proyek

Perencanaan sumber daya proyek dapat dikelompokan menjadi 2

golongan, yaitu:

• Perencanaan sumber daya nonmanusia

Meliputi pengadaan material, peralatan yang akan menjadi bagian

permanen proyek, serta peralatan konstruksi yang diperlukan untuk

membangun proyek tetapi tidak menjadi permanen. Perencanaan

sumber daya nonmanusia secara menyeluruh dapat diartikan sebagai

pengkajian dan identifikasi kebutuhan proyek akan sumber daya

nonmanusia, serta bagaimana, kapan, berapa banyak, dan darimana

diperoleh. Hasil utama adalah lembaran yang membuat deskripsi

kebijakan, daftar material, dan peralatan utama, serta jadwal

pengadaannya.

45

• Perencanaan sumber daya manusia

Meliputi rancangan organisasi, penyusunan posisi personil, mobilisasi,

dan pelatihan tenaga kerja untuk lapangan. Perencanaan organisasi

terdiri dari penyusunan struktur organisasi, termasuk membuat uraian

tugas posisi kunci, tanggung jawab, serta jalur komunikasi dan

pelaporan.

Gambar 2.9 Contoh Stuktur Organisasi Proyek

6. Program Pengelolaan Resiko Proyek

Pengelola proyek perlu memiliki program pengelolaan resiko terutama

dalam masalah tanggapan terhadapnya karena proyek selalu menghadapi

berbagai resiko yang dapat berdampak besar terhadap pencapaian sasaran.

46

Setelah mengidentifikasi dan mengkuantifikasi jenis, frekuensi dan bobot

resiko, langkah berikutnya adalah merencanakan tindakan-tindakan untuk

memperkecil dampak negatif. Melakukan rencana tanggapan terhadap resiko

akan memberikan masukan dalam memperkirakan biaya dan jadwal yang

memungkinkan.

7. Perencanaan Kontrak dan Pembelian Proyek

Perencanaan kontrak dan pembelian proyek adalah proses penyusunan

kebijakan kontrak dan pembelian proyek, pengidentifikasian, dan

pendokumentasian berbagai hal, dan tenaga kerja yang diperlukan proyek

dengan cara kontrak atau pembelian.

8. Perencanaan Komunikasi Proyek

Perencanaan komunikasi meliputi penentuan dan pemilihan jenis

informasi dan sarana komunikasi yang diperlukan proyek serta kapan dan

berapa banyak frekuensinya. Informasi sebagai bagian dari komunikasi

berupa lisan (rapat) dan tertulis (lapor). Sarana ini besar peranannya dalam

proses pengendalian kegiatan proyek.

9. Overall Project Plan

Overall Project Plan adalah dokumen yang berisi program dengan

unsur-unsur perencanaan yang disebutkan pada butir-butir di atas dalam

bentuk terkonsolidasi.

47

Gambar 2.10 Diagram Kelayakan Proyek

PERENCANAAN LINGKUP • Definisi Lingkup

PERENCANAAN MUTU • Spesifikasi • Kriteria

PERENCANAAN ORGANISASI DAN PERSONIL • Struktur • Staffing plan

PROGRAM RESIKO • Kontigensi • Asuransi

KOMUNIKASI • Laporan dan SIMP

PERENCANAAN SUMBER DAYA a. Non – SDM:

• Material • Peralatan

b. SDM:

• Kantor pusat • Lapangan

PERKIRAAN BIAYA

ANGGARAN DAN JADWAL INDUK

PERENCANAAN PROYEK (Overall Project Plan)

PERENCANAAN WAKTU Identifikasi jenis, urutan dan kurun waktu kegiatan

PERENCANAAN JADWAL

Kelayakan Proyek

(Finansial, Biaya dan Laba, Teknis, dan lain – lain)

48

2.2.12 Faktor-Faktor Penentu Kesuksesan Proyek

Menurut Olson (2001, p10), faktor-faktor penentu kesuksesan proyek

merupakan suatu elemen yang harus dilakukan agar aktivitas proyek dapat berjalan

dengan baik.

Tiga faktor yang diyakini sebagai faktor keberhasilan suatu proyek adalah:

• Keterlibatan client dalam proyek

• Dukungan dari top level management

• Tujuan proyek yang jelas.

Pinto dan Slevin telah menyelidiki lebih dari 400 proyek dan menemukan

faktor-faktor yang mendukung kesuksesan suatu proyek sistem informasi, yaitu:

• Project mission

Suatu proyek harus memiliki misi dan tujuan dan arah yang jelas mengenai

proyek. Tim proyek harus mengerti misi proyek tersebut.

• Top management support

Manajemen tingkat atas harus memberikan dukungan terhadap proyek yang

akan dilaksanakan. Dukungan bisa diberikan dalam bentuk penyediaan

sumber daya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek, memberikan

otoritas untuki pelaksanaan proyek, memperhatikan berbagai aspek proyek,

dan membantu dalam penyelesaiannya.

49

• Plan/schedule

Suatu proyek harus memiliki perencanaan perencanaan atau penjadwalan

yang berisi spesifikasi detil mengenai perencanaan proyek, termasuk waktu,

sumber daya, biaya, aktivitas yang harus dilakukan, dan manajemen resiko.

• Client consultation

dengan adanya konsultasi dengan pemilik proyek selama penyelesaian proyek

akan mendukung pelaksanaan tahap implementasi proyek.

• Personnel

Seluruh anggota tim proyek harus memiliki peran, tugas, dan wewenang yang

jelas. Dengan kata lain, personil berhubungan dengan orang-orang yang

cocok ditugaskan ke dalam tim proyek.

• Technical tasks

Untuk melakukan tugas teknis, tim proyek harus memiliki kemampuan teknis

dan harus menguasai teknologi dari proyek yang akan dikerjakan.

• Client acceptance

Pemilik proyek ikut melakukan testing dan verifikasi untuk mengetahui

apakah produk yang dihasilkan sesuai dengan keinginan pemilik. Dengan

kata lain, harus ada persetujuan client terhadap seluruh hasil dari pelaksanaan

proyek yang telah dilakukan.

• Monitoring and feedback

Pemantauan dilakukan untuk mengetahui sejauh mana hasil pelaksanaan

proyek yang dibandingkan dengan perencanaan proyek. Adanya pemantauan

50

dan umpan balik antara peserta proyek dan pihak client untuk mengontrol

tahapan-tahapan pelaksanaan proyek.

• Communication

Diperlukan data dan jaringan untuk mempermudah komunikasi sehingga

dapat mendukung pelaksanaan proyek. Komunikasi yang baik diperlukan

antara peserta proyek untuk mencegah duplikasi kegiatan maupun salah

pengertian. Dengan adanya komunikasi yang baik, persolan-persolan yang

timbul selama proses implementasi akan dapat dibicarakan.

• Troubleshooting

Troubleshooting merupakan suatu mekanisme yang membantu dalam

memprediksi masalah-masalah yang akan terjadi dalam proyek, serta

menyelesaikan masalah tersebut.

2.2.13 Pengendalian Proyek yang Efektif dan Tidak Efektif

Menurut Soeharto (1999, p232), proyek yang dikendalikan ada yang efektif

dan ada yang tidak efektif.

1. Pengendalian proyek yang efektif ditandai oleh hal-hal sebagai berikut:

• Tepat waktu dan peka terhadap penyimpangan. Metode atau cara yang

digunakan harus cukup peka sehingga dapat mengetahui adanya

penyimpangan selagi masih awal.

• Bentuk tindakan yang diadakan tepat dan benar. Hal ini perlu

kemampuan dan kecakapan menganalisis indikator secara akurat dan

objektif.

51

• Terpusat pada masalah atau titik yang bersifat strategis, dilihat dari segi

penyelenggaraan proyek. Hal ini perlu kecakapan memilih titik atau

masalah yang strategis agar penggunaan waktu dan tenaga dapat efisien.

• Mampu mengetengahkan dan mengkomunikasikan antara persoalan

dengan solusi, sehingga dapat menarik perhatian pimpinan maupun

pelaksana proyek yang bersangkutan, agar tindakan koreksi yang

diperlukan segera dapat dilaksanakan.

• Kegiatan pengendalian tidak lebih dari yang diperlukan. Biaya yang

dipakai untuk kegiatan pengendalian tidak boleh melampaui faedah atau

hasil dari kegiatan tersebut. Dalam merencanakan pengendalian perlu

dikaji dan dibandingkan dengan hasil yang akan diperoleh.

• Dapat memberikan petunjuk berupa prediksi hasil yang akan datang bila

saat pengecekan tidak ada perubahan. Hal ini sangat diperlukan bagi

pengelola proyek untuk menentukan langkah penyelenggaraan

berikutnya.

• Pengawasan dan pengendalian akan lengkap bila dapat memberikan

usulan tindakan-tindakan pembetulan yang diperlukan dengan

melibatkan biaya dan tenaga yang minimal.

52

2. Pengendalian proyek yang tidak efektif disebabkan oleh hal-hal sebagai

berikut:

• Karakteristik proyek

Sudah berulang kali disinggung bahwa proyek umumnya kompleks,

melibatkan banyak peserta organisasi dan lokasi kegiatan sering

terpencar-pencar letaknya.

• Kualitas Informasi

Laporan yang tidak tepat pada waktunya dan tidak pandai dalam

memilih materi akan banyak mengurangi faedah suatu informasi,

ditambah lagi dengan bila didasarkan atas informasi atau sumber yang

kurang kompeten.

• Kebiasaan

Pada organisasi pemilik, pengelola proyek sebagian besar berasal dari

bidang-bidang fungsional (teknik, operasi, pengadaan, dan lain-lain)

dengan pekerjaan yang sifatnya rutin dan stabil. Mereka yang sudah

mapan dengan sikap dan kebiasaan yang dialami umumnya sulit

menyesuaikan diri dalam waktu yang relatif singkat dan cenderung

resistant terhadap perubahan yang semestinya diperlukan untuk

mengelola proyek.