bab 2 landasan teori 2.1 teori umum 2.1 -...

9

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Pengertian Data

Menurut O’Brien (2005, p696), “Data adalah fakta–fakta atau

observasi mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis”.

Menurut McLeod (2007, p9), “Data terdiri dari fakta–fakta dan

angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai; fakta mentah

yang belum diolah”.

Berdasarkan definisi–definisi di atas dapat disimpulkan bahwa, data

merupakan fakta–fakta mentah yang belum diolah, sehingga belum

memiliki arti.

2.1.2 Pengertian Informasi

Menurut McLeod (2007, p9), “Informasi adalah data yang telah

diproses atau data yang telah memiliki arti”.

Menurut Laudon (2007, p14), “Informasi adalah data yang telah

disusun kedalam bentuk yang memiliki arti dan berguna bagi manusia”.

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa, informasi adalah

hasil dari kumpulan data yang telah diolah sehingga lebih bernilai dan

dapat digunakan untuk mencapai suatu tujuan.

10

2.1.3 Pengertian Sistem

Menurut Williams dan Sawyer (2005, p457), “Sistem adalah

sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk

melakukan suatu pekerjaan dalam usaha untuk mencapai suatu tujuan”.

Menurut O’Brien (2005, p714), “Sistem adalah sekelompok

komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai

tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam

proses transformasi yang teratur”.

Berdasarkan definisi–definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa

sistem merupakan sekelompok komponen yang berkaitan, berhubungan

erat, dan berinteraksi untuk mencapai tujuan suatu tujuan tertentu melalui

tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output.

2.1.4 Pengertian Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2006, p703), “Sistem informasi adalah

kombinasi teratur dari orang–orang, hardware, software, jaringan

komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan

menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi”.

Menurut Laudon (2007, p14), “Sistem Informasi adalah

sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang bekerjasama

mengumpulkan (atau mengambil), memproses, menyimpan, dan menyebar

informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan

pengawasan dalam suatu organisasi”.

11

Menurut Turban (2008, p6), “Sistem informasi adalah pemasok

informasi yang berguna untuk memproses data menjadi informasi dan

pengetahuan”.


sistem informasi adalah komponen–komponen yang saling berhubungan

dan bekerja sama untuk menghasilkan informasi yang digunakan untuk

mendukung proses pengambilan keputusan.

2.1.5 Pengertian ERP

Menurut O’Brien (2005, p699), enterprise resource planning

adalah software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang proses

manufaktur, distribusi, keuangan, sumber daya manusia, dan proses bisnis

dasar lainnya dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi,

kelincahan, dan profitabilitasnya.

Menurut Brady et al (2001, p 153), ERP adalah sebuah sistem yang

membantu untuk mengatur proses bisnis seperti marketing, produksi,

pembelian, dan accounting dalam suatu kesatuan yang terintegrasi.


ERP merupakan sebuah sistem pendukung proses bisnis guna

mengintegrasikan data yang ada.

12

2.1.6 Definisi Visi

Menurut Gaspersz (2003, p14), visi adalah suatu pernyataan

menyeluruh mengenai gambaran ide yang ingin dicapai oleh perusahaan di

masa yang akan datang.

Menurut http://id.wikipedia.org/wiki/Visi kata visi berasal dari kata

vision dari Bahasa Inggris yang dapat diterjemahkan sebagai pandangan

jauh ke depan. Visi sebuah organisasi adalah pandangan umum dari cita-

cita yang ingin diwujudkan oleh organisasi tersebut. Penggunaan kata visi

biasanya dipadankan dengan kata misi.

Menurut Sukisno visi adalah suatu pernyataan tentang gambaran

keadaan klan karakteristik yang ingin dicapai oleh suatu lembaga pada jauh

di masa yang akan datang. Banyak intepretasi yang dapat keluar dari

pernyataan keadaan ideal yang ingin dicapai lembaga tersebut. Visi itu

sendiri tidak dapat dituliskan secara lebih jelas menerangkan detail

gambaran sistem yang ditujunya, oleh kemungkinan kemajuan klan

perubahan ilmu serta situasi yang sulit diprediksi selama masa yang

panjang tersebut. Pernyataan Visi tersebut harus selalu berlaku pada semua

kemungkinan perubahan yang mungkin terjadi sehingga suatu Visi

hendaknya mempunyai sifat fleksibel.

Dari definisi diatas visi adalah tujuan sebuah perusahaan yang

merupakan rencana masa depan, dan harus dapat berlaku terhadap segala

kondisi.

13

2.1.7 Pengertian Misi

Menurut Gaspers (2003, p14) misi adalah suatu pernyataan

mengenai konsep bisnis dan tujuan-tujuan yang bersifat strategis termasuk

manfaat - manfaat yang diberikan kepada pelanggan dari pasar.

Menurut Sukisno misi adalah pernyataan tentang apa yang harus

dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mengwujudkan Visi. Dalam

operasionalnya orang berpedoman pada pernyataan misi yang merupakan

hasil kompromi intepretasi Visi. Misi merupakan sesuatu yang nyata untuk

dituju serta dapat pula memberikan petunjuk garis besar cara pencapaian

Visi.

Dari definisi diatas, misi adalah pernyataan mengenai konsep bisnis

dan tujuan – tujuan yang bersifat strategis tentang apa yang harus

dilaksanakan oleh perusahaan agar dapat mewujudkan visi.

2.1.8 Pengertian Strategi

Menurut McNichols (Salusu, 2005, p92-93), strategi adalah suatu

seni menggunakan kecakapan dan sumber daya suatu organisasi untuk

mencapai sasarannya melalui hubungannya yang efektif dengan lingkungan

dalam kondisi yang paling menguntungkan.

Menurut Shirley (Salusu, 2005, p90), strategi adalah faktor yang

menentukan. Keputusan-keputusan dalam bertindak diarahkan dan

keseluruhannya diperoleh untuk mencapai tujuan organisasi.

14

Dari definisi diatas strategi adalah sebuah seni yang

menggunakan keahlian dan sumber daya untuk mengambil keputusan-

keputusan serta arahan untuk memperoleh tujuan perusahaan

2.1.9 Pengukuran Kinerja

Menurut Mulyadi (2001, p419), “Pengukuran kinerja adalah

penentuan secara periodik efektifitas operasional suatu organisasi, bagian

organisasi dan karyawan berdasarkan sasaran, standar, dan kriteria yang

telah ditetapkan sebelumnya”.

Menurut Anderson dan Clancy (Yuwono, Sukarno, Ichsan, 2004,

p21) pengukuran kinerja adalah “feed back from the accountant to

management that provide information about how well the actions represent

the plans; it also identifies where managers say need to make corrections

or adjustments in future planning and controlling activities”.

Timbal balik dari akuntansi kepada manajemen yang

menyediakan informasi tentang seberapa baik tindakan mewakili rencana;

hal ini juga mengidentifikasi dimana harus dilakukan perbaikan atau

penyesuaian di rencana dan pengawasan masa depan.

Sedangkan definisi menurut Anthony, Banker, Kaplan, dan

Young (Yuwono, Sukarno, Ichsan, 2004, p23) pengukuran kinerja adalah

kegiatan pengukuran kinerja dari sebuah aktivitas atau keseluruhan

aktivitas pada rantai nilai.

Dari definisi-definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengukuran

15

kinerja adalah tindakan pengukuran yang dilakukan terhadap berbagai

aktivitas dalam rantai nilai yang ada pada perusahaan. Hasil pengukuran

tersebut kemudian digunakan sebagai umpan balik yang akan memberikan

informasi tentang prestasi pelaksanaan suatu rencana dan titik dimana

perusahaan memerlukan penyesuaian–penyesuaian atas aktivitas

perencanaan dan pengendalian.

Menurut Lynch dan Cross (Yuwono, Sukarno, Ichsan, 2004, p29)

manfaat pengukuran kinerja yang baik adalah sebagai berikut:

1. Menelusuri kinerja terhadap harapan pelanggan sehingga akan

membawa perusahaan lebih dekat dengan pelanggannya dan membuat

seluruh orang dalam organisasi terlibat dalam upaya memberi kepuasan

kepada pelanggannya.

2. Memotivasi pegawai untuk melakukan pelayanan sebagai bagian dari

mata rantai pelanggan dan pemasok internal.

3. Mengidentifikasi berbagai pemborosan sekaligus mendorong upaya-

upaya pengurangan terhadap pemborosan tersebut (reduction of

wastes).

4. Membuat suatu tujuan strategis yang biasanya masih kabur menjadi

lebih konkret sehingga mempercepat proses pembelajaran organisasi.

5. Membangun konsensus untuk melakukan suatu perubahan dengan

memberi reward atas perilaku yang diharapkan tersebut.

16

2.1.10 Teknik Pengumpulan Data

Menurut Sugiono (2004:p129) “Teknik pengumpulan data dapat

dilakukan dengan interview (wawancara), kuesioner (angket), observasi

(pengamatan), dan gabungan ketiganya”.

2.1.10.1 Interview (wawancara)

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan

data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk

menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila

peneliti ingin mengetahui hal–hal dari responden yang lebih

mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil.

Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun

tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face

to face) maupun dengan menggunakan telepon.

Wawancara terdiri dari:

a. Wawancara Terstruktur

Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik

pengumpulan data, bagi peneliti atau pengumpul data telah

mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan

diperoleh.

b. Wawancara Tidak Terstruktur

Wawancara tidak terstruktur, adalah wawancara

yang bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman

17

wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan

lengkap untuk pengumpulan datanya. Pedoman wawancara

yang digunakan hanya berupa garis–garis besar

permasalahan yang akan ditanyakan.

2.1.10.2 Observasi

Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai

ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik lain, yaitu

wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner

secara berkomunikasi dengan orang, maka observasi tiidak

terbatas pada orang, tetapi juga objek–objek alam yang lain.

Observasi terbagi menjadi:

a. Observasi Terstruktur

Observasi terstruktur adalah observasi yang telah

dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan diamati,

dimana tempatnya. Jadi Observasi terstruktur dilakukan

apabila peneliti telah tahu dengan pasti tentang variabel apa

yang akan diamati.

b. Observasi Tidak Terstruktur

Observasi tidak terstruktur adalah observasi yang

tidak dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan

diobservasi. Hal ini dilakukan kerena peneliti tidak tahu

secara pasti tentang apa yang akan diamati

18

2.1.11 SAP

2.1.11.1 Sejarah perusahaan SAP

SAP berasal dari bahasa Jerman yang diperkenalkan

pada tahun 1972 berarti systeme, anwendungen and produkte

in derdatenverarbeitung, yang dalam bahasa Inggris adalah

systems, applications, and products in data processing. SAP

merupakan vendor utama software ERP di Mannheim, Jerman

yang dibangun oleh 5 orang dari IBM (Brady et al, 2001, p21).

2.1.11.2 Produk –Produk SAP

Beberapa produk SAP diantaranya adalah :

a. MySAP business suite adalah paket lengkap dari open

enterprise solution yang menghubungkan semua orang

yang dilibatkan, informasi dan proses dan oleh karena

itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis.

MySAP business suite menawarkan solusi bisnis yang

fleksibel untuk perusahaan yang besar yang mempunyai

jumlah user yang besar dan proses yang secara konstan

berubah.

b. MySAP all-in-one adalah prepackaged, versi spesifikasi

industri dari mySAP business suite dengan built-in

content, peralatan, dan metodologi untuk biaya yang

efektif. Solusi mySAP all-in-one menawarkan kombinasi

19

fleksibel out-ofthe- box dengan kekuatan dari SAP

solusi bisnis kelas dunia.

c. SAP business one adalah sesuatu yang mudah digunakan

untuk bisnis dan solusi untuk manajemen operasional

untuk bisnis dinamik dengan ukuran karyawan antara 10

sampai beberapa ribu. Solusi ini mudah namun sangat

kuat, menyediakan dengan segera dan melengkapi

gambaran operasi bisnis dan aktifitas pelanggan.

2.1.11.3 Modul-modul pada SAP

Menurut Brady et al (2001, p24-25) Beberapa modul

pada SAP, diantaranya adalah :

a. Modul Sales and Distribution (SD) menyimpan sales

order dan jadwal pengiriman. Informasi mengenai

pelanggan (harga, bagaimana dan dimana pengiriman

produk, bagaimana pelanggan membayar dan informasi

lainnya) dikelola dan diakses dari modul ini.

b. Modul Material Management (MM) mengatur akuisisi

bahan baku dari supplier (pembelian) dan kemudian

penanganan penyimpanan bahan baku, dari gudang untuk

diproses sampai penyimpanan barang jadi.

20

c. Modul Production Planning (PP) memelihara informasi

produksi. Disini produksi direncanakan dan dijadwalkan,

dan aktifitas produksi disimpan.

d. Modul Quality Management (QM) membantu untuk

merencanakan dan menyimpan aktifitas control kualitas,

seperti pemeriksaan produk dan keterangan material.

e. Modul Plant Maintenance (PM) memungkinkan

perencanaan untuk pencegahan perawatan mesin-mesin

pabrik dan mengatur perawatan sumber daya, jadi

kerusakan perlengkapan dapat diminimalisasi.

f. Modul Human Resource (HR) memfasilitasi perekrutan

karyawan, hiring, dan pelatihan. Modul ini dilengkapi

penggajian dan benefit.

g. Modul Financial Accounting (FI) menyimpan transaksi

dalam catatan buku besar. Juga menghasilkan pernyataan

untuk kegunaan laporan eksternal.

h. Modul Controlling (CO) digunakan untuk manajemen

internal. Disini, biaya pabrik perusahaan ditempatkan

pada produk dan cost center, memfasilitasi analisa biaya.

i. Modul Asset Management (AM) membantu perusahaan

untuk mengatur pembelian asset tetap (pabrik dan mesin)

dan hubungan depresiasi.

21

j. Modul Project System (PS) memungkinkan perencanaan

dan mengontrol kelebihan R&D, konstruksi, dan proyek

pemasaran. Modul ini memungkinkan agar biaya

dikumpulkan pada proyek, dan ini sering digunakan

untuk mengatur implementasi dari sistem SAP R/3.

k. Module Workflow (WF) dapat digunakan untuk

mengotomatisasi beberapa aktifitas dalam R/3. Dapat

menampilkan analisa alur tugas dan mendorong

karyawan (via email) jika mereka membutuhkan untuk

menerima aksi.

l. Modul Industry Solutions (IS) berisi pengaturan

konfigurasi R/3 yang ada di SAP adalah tepat untuk

fakta-fakta industri. Pengaturan ini mempermudah

implementasi R/3 dan membiarkan pembeli mendapat

keuntungan dari pengalaman industri SAP.

2.1.11.4 System–wide concepts

Menurut SAP AG (2006, p3-2) “System-wide concepts

merupakan konsep, elemen organisasi, master data, dan

transaksi, yang merupakan elemen dasar yang dirancang dan

diutilisasi untuk menggambarkan struktur perusahaan dan

proses bisnis dengan sistem SAP”.

22

Elemen organisasi adalah struktur perusahaan yang

dipetakan ke aplikasi SAP. Berikut adalah elemen organisasi

di dalam SAP :

a. Client

Merupakan elemen organisasi dengan level tertinggi,

mewakili grup perusahaan.

b. Company Code

Merupakan unit legal yang independen secara akuntansi

mewakili elemen organisasi pusat dari akuntansi

keuangan, juga mewakili pajak perusahaan untuk negara.

c. Plant

Merupakan pabrik produk untuk mendistribusikan produk,

atau menyediakan layanan. Plant juga merupakan pusat

unit organisasi dari produksi.

d. Storage location

Lokasi penyimpanan untuk stok material dalam

manajemen inventori yang dapat dibedakan dengan satu

plant disesuaikan dengan Storage location.

e. Sales organization

Merupakan pusat elemen organisasi dalam manajemen

sales order yang mengontrol cara penjualan ke pelanggan.

23

f. Distribution channel

Digunakan untuk mendefinisikan bagaimana produk yang

berbeda menjangkau pemakai, sebagai contoh wholesale.

g. Organization unit

Menggambarkan bermacam-macam unit bisnis yang ada

di perusahaan.

h. Position

Karyawan perorangan yang bertugas di perusahaan.

Master data dibuat terpusat dan tersedia untuk semua

aplikasi dan user yang sah, master data juga mempunyai segi

organisasi karena informasi ini adalah diatur dalam gambaran

yang ditempatkan ke elemen organisasi. Transaksi adalah

program aplikasi yang menjalankan proses bisnis dalam

sistem SAP. Contohnya, membuat sales order, merubah

master pelanggan, atau menampilkan list laporan sales order.

2.2 Teori khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas

2.2.1 Material Management

Menurut www.businessdictionary.com/definition/procurement.html

“Procurement is Complete process of obtaining goods and services from

preparation and processing of a requisition through to receipt and

approval of the invoice for payment”.

24

Menurut www.businessdictionary.com/definition/procurement.html

“Pembelian adalah proses lengkap untuk mendapatkan barang dan jasa dari

persiapan dan proses permintaan melalui bukti dan persetujuan kwitansi

dari pembayaran”.

Berdasarkan http://en.wikipedia.org/wiki/Materials_management

“Material Management merupakan salah satu modul logistik yang

menangani komponen tangible dari supply chain, membantu manajemen

dalam perolehan produk jadi maupun bahan baku, pengontrolan kualitas

dari proses pembelian dan pemesanan, serta standar yang berlaku dalam

proses pemesanan, pengiriman dan persediaan barang”.

Proses pengadaan barang dalam modul Material Management yaitu:

1. Permintaan pembelian barang

2. Penentuan vendor

3. Penyeleksian vendor

4. Proses pemesanan dan pembuatan Purchase Order

5. Penerimaan barang

6. Verifikasi tagihan

7. Proses pembayaran

2.2.2 Balanced Scorecard

Kaplan dan Norton (Yuwono, Sukarno, Ichsan, 2004, p7)

mendefinisikan balanced scorecard sebagai seperangkat pengukuran yang

memberikan pandangan bisnis yang cepat dan komprehensif bagi manager

25

puncak, termasuk pengukuran keuangan yang menjelaskan hasil dari

kejadian yang telah terjadi, pengukuran keuangan tersebut dilengkapi

dengan pengukuran operasional pada kepuasan pelanggan, proses bisnis

internal, inovasi organisasi dan perbaikan aktivitas operasional yang

mengarah pada kinerja keuangan di masa depan.

Menurut Tunggal (2002, p1), balanced scorecard adalah kumpulan

ukuran kinerja yang terintegrasi yang diturunkan dari strategi perusahaan

yang mendukung strategi perusahaan secara keseluruhan.

Sementara Anthony, Banker, Kaplan, dan Young (Yuwono,

Sukarno, Ichsan, 2004, p8) mendefinisikan balanced scorecard sebagai

suatu pengukuran dan sistem manajemen yang menampilkan hasil unit-unit

bisnis dari empat perspektif yaitu keuangan, pelanggan, proses bisnis

internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa balanced scorecard

merupakan suatu pengukuran kinerja yang cepat, tepat dan komprehensif

yang memberikan pandangan dan pemahaman bagi manager tentang

performa bisnis yang ada. Pengukuran kinerja tersebut dilihat dari empat

perspektif, yaitu perspektif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif

proses bisnis internal, dan perspektif pembelajaran dan pertunbuhan seperti

terlihat pada gambar 2.1.

26

Gambar 2.1 Balanced Scorecard Sebagai Suatu Sistem Manajemen Kinerja

(Gaspersz, 2003, p3)

2.2.3 IT Balanced Scorecard

Konsep IT Balanced Scorecard pertama kali dikembangkan oleh

Wim Van Grembergen pada tahun 1997 sebagai pengembangan Balanced

Scorecard. Pendekatan IT Balanced Scorecard hadir ketika minat terhadap

teknologi informasi (TI) meningkat sehingga muncul masalah tentang

bagaimana mengevaluasi fungsi teknologi informasi perusahaan.

IT Balanced Scorecard memberikan gambaran kinerja keseluruhan

unit TI berdasarkan visi, misi dan strategi TI perusahaan. Grembergen

membagi IT Balanced Scorecard menjadi empat perspektif yaitu perspektif

27

yaitu perspektif kontribusi perusahaan, perspektif orientasi pengguna,

perspektif penyempurnaan operasional, dan perspektif orientasi masa

depan.

2.2.3.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan

Menurut Grembergen et al. sangat penting untuk

membedakan dua jenis evaluasi pada TI yaitu evaluasi

keuangan jangka pendek dan jangka panjang dari proyek dan

fungsi TI. Yang termasuk evaluasi jangka pendek adalah

mengendalikan pengeluaran TI dan menjual produk atau

layanan TI kepada pihak ketiga, sementara nilai bisnis dari

proyek TI baru dan nilai bisnis dari fungsi TI adalah

pengukuran yang memerlukan waktu yang lama.

Contoh tujuan dan ukuran yang digunakan Grembergen

dalam mengukur perspektif kontribusi perusahaan adalah

sebagai berikut:

1. Mengendalikan pengeluaran IT. Ukuran yang digunakan:

1) Persentase diatas atau dibawah anggaran TI

2) Pengalokasian dari anggaran yang lain

3) Anggaran TI sebagai penyajian pengembalian

4) Beban TI per anggota karyawan

2. Nilai bisnis dari proyek TI yang baru. Ukuran yang

digunakan:

1) Evaluasi keuangan dengan ROI, NPV, IRR, PB

28

2) Evaluasi bisnis berdasarkan informasi ekonomi

3. Nilai bisnis dari fungsi TI. Ukuran yang digunakan;

1) Persentase pengembangan kemampuan yang disatukan

dalam proyek yang strategis

2) Hubungan antara pengembangan yang baru atau

investasi infrastruktur atau penempatan investasi

4. Menjual kepada pihak ketiga. Ukuran yang digunakan:

1) Keuntungan finansial dari penjualan produk atau

layanan

2.2.3.2 Perspektif Orientasi Pengguna

Menurut Grembergen et al. pengguna dari divisi TI yang

utama adalah end-user, yaitu staf internal perusahaan.

Penggunanya yang lainnya adalah pelanggan perusahaan yang

terhubung dengan sistem perusahaan. Persentase dari aplikasi

yang dikelola dan didistribusikan oleh divisi TI secara spesifik

sangat tergantung pada situasi dan kondisi perusahaan.

Melakukan survei kepada pengguna merupakan hal yang

penting dalam evaluasi fungsi TI, khususnya pengguna yang

memiliki keterkaitan. Jika kehilangan pengguna yang terkait,

penelitian secara detail untuk menemukan hasil alasan-alasan

yang dibutuhkan, maka pasti tidak akan diperoleh.

29


dalam mengukur perspektif orientasi pengguna adalah sebagai

berikut:

1. Penyedia TI. Ukuran yang digunakan yaitu:

1) Persentase aplikasi yang diatur oleh TI

2) Persentase aplikasi yang dihasilkan oleh TI

2. Kerjasama dengan pengguna. Ukuran yang digunakan

adalah:

1) Indeks keterlibatan pengguna dalam penghasilan

aplikasi

2) Indeks keterlibatan pengguna dalam pengembangan

aplikasi baru

3. Kepuasan pengguna. Ukuran yang digunakan:

1) Indeks kemudahan penggunaan aplikasi (user

friendliness)

2) Indeks kepuasan pengguna

3) Indeks ketersediaan aplikasi dan sistem

4) Indeks fungsionalitas aplikasi

2.2.3.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional

Menurut Grembergen et al. perspektif ini fokus kepada

pengukuran dan peningkatan dua proses dasar divisi TI yaitu

pengembangan sistem informasi baru dan operasi komputer.

30

Pengukuran juga memfokuskan pada proses lain seperti

persediaan PC, manajemen masalah, pelatihan penguna,

manajemen staf TI, dan penggunaan saluran komunikasi yang

efisien.


dalam mengukur perspektif penyempurnaan operasional adalah

sebagai berikut:

1. Efisiensi pengembangan software. Ukuran yang digunakan

yaitu:

1) Persentase biaya yang dibuat untuk pengembangan yang

berbeda

2) Jumlah kerusakan yang terjadi dalam tahun pertama

pembuatannya

3) Rata-rata hari keterlambatan dalam mendistribusikan

software

4) Persentase rata-rata kenaikan anggaran yang tidak

diharapkan

5) Persentase source code yang dapat digunakan kembali

6) Persentase aktivitas perawatan

2. Efisiensi operasional. Ukuran yang digunakan yaitu:

1) Persentase tidak dapat digunakannya komputer server

2) Persentase tidak dapat digunakannya jaringan

31

3) Persentase pekerjaan dapat diselesaikan dalam suatu

waktu

4) Waktu rata-rata antara kerusakan sistem

5) Kecepatan waktu respon perangkat TI tiap kategori user

3. Pengelolaan masalah. Ukuran yang digunakan yaitu:

1) Persentase kecepatan waktu respon dari help desk

2) Persentase kecepatan waktu dalam menjawab atau

memberikan solusi

4. Pendidikan pengguna. Ukuran yang digunakan yaitu:

1) Persentase pengguna yang telah menerima pendidikan

teknologi atau aplikasi TI

2) Indeks kualitas pendidikan

5. Pengelolaan staf TI. Ukuran yang digunakan yaitu:

1) Jumlah man-hours yang dapat dibayar baik internal

maupun eksternal

2) Persentase man-hours yang dapat dibayar dalam suatu

proyek

3) Indeks kepuasan staf TI

6. Penggunaan software komunikasi. Ukuran yang digunakan

yaitu:

1) Persentase staf TI yang dapat mengakses fasilitas

jaringan

32

2) Persentase staf TI yang dapat menggunakan fasilitas

jaringan secara efektif

2.2.3.4 Perspektif Orientasi Masa Depan

Menurut Grembergen et al. pengukuran atas peluang

masa depan yang dimiliki oleh divisi TI berhubungan dengan

persiapan staf TI untuk masa depan, menyiapkan aplikasi

portfolio untuk masa depan, dan mengembangkan usaha untuk

melakukan penelitian atas teknologi yang muncul.

Kemampuan untuk menyampaikan layanan TI yang

berkualitas dalam 3 sampai 5 tahun harus dipersiapkan

sekarang. Teknologi informasi juga harus menilai tren yang

akan datang dan mengantisipasinya.


dalarn mengukur perspektif orientasi masa depan adalah sebagai

berikut:

1. Pendidikan staf TI. Ukuran yang digunakan yaitu:

1) Jumlah hari pendidikan per staf divisi TI

2) Persentase anggaran pendidikan TI dari total anggaran

TI

2. Keahlian staf TI. Ukuran yang digunakan yaitu:

1) Lama tahun pengalaman TI dari setiap stafTI

2) Rata-rata usia dari staf TI

33

3. Penelitian untuk teknologi baru. Ukuran yang digunakan

yaitu:

1) Persentase anggaran untuk penelitian TI dari total

anggaran TI

4. Usia dari tiap aplikasi. Ukuran yang digunakan yaitu:

1) Jumlah aplikasi yang berusia kurang dari lima tahun

2) Jumlah aplikasi dari tiap kategori usia

Menurut Grembergen et al. dalam mengukur penelitian

terhadap teknologi yang muncul ukuran yang digunakan adalah

persentase anggaran TI yang dikeluarkan dalam penelitian.

Ukuran yang digunakan dalam mengukur umur dari portfolio

aplikasi adalah jumlah aplikasi perkategori masa, dan jumlah

aplikasi yang lebih muda dari 5 tahun.

34

Tabel 2.1 Misi dan Objektif Balanced Scorecard dan IT Balanced Scorecard

2.2.4 SAP Business All-in-One

Menurut (SAP AG, 2006, p 1-25) “SAP Business all-in-one

menyediakan solusi yang terintegrasi dan komprehensif yang

dikombinasikan dengan best practice dalam meningkatkan penjualan,

keuangan dan proses operasional dalam proses bisnis. Dengan

implementasi SAP Business all-in-one dapat meningkatkan standar

prosedur, kontrol, dan best practice lintas perusahaan, memperkuat

akuntabilitas dan alignment perusahaan.

Data dapat dikonsolidasikan dari banyak aplikasi ke dalam sebuah

solusi terintegrasi. SAP Business all-in-one menawarkan solusi flexibilitas

35

out–of–the–box yang dikombinasikan dengan kekuatan dari solusi bisnis

SAP”.

Keuntungan bisnis yang bisa diperoleh dari SAP Business all-in-one

ini mencakup:

• Tingkat implementasi dan transparansi biaya yang tinggi

SAP Business all-in-one tersedia atas kerjasama dari partner yang

berkualifikasi dan terpercaya, familiar dengan tantangan segmen

pasar dan industri. Diimplementasikan menggunakan metode

implementasi khusus yang didasarkan pada pengalaman yang telah

diperoleh dari instalasi di lebih dari 20 area industri di seluruh dunia.

Dibandingkan dengan sistem tradisional, perusahaan mampu

menghemat biaya hingga 40% dan mengurangi waktu implementasi

hingga 30%.

• Meningkatkan produktivitas dan pengendalian biaya

SAP Business all-in-one mampu mengintegrasikan segi finansial,

sumber daya manusia, logistik, dan hubungan dengan pelanggan.

Dengan demikian perusahaan mampu memperoleh keuntungan dari

segi pelanggan atas meningkatnya transparansi dan proses

administrasi yang mudah.

• Partner yang terpercaya

Partner SAP menawarkan solusi komprehensif yang terdiri dari

perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan

36

konsultasi yang telah dirancang untuk kebutuhan bisnis skala kecil

hingga menengah.

• Skalabilitas

SAP Business all-in-one dapat dengan mudah diadaptasi bagi

perubahan kebutuhan bisnis (business requirement).

2.2.5 Analisa Fit/Gap

2.2.5.1 Pengertian Analisa Fit/Gap

Menurut Wikipedia, (http://en.wikipedia.org/wiki/Fit/Gap

_Analysis), analisa Fit/Gap adalah studi yang dibuat untuk

mengidentifikasi apakah sistem yang ada sekarang telah

memenuhi kebutuhan, dan apabila diidentifikasi adanya gap,

maka akan dicatat dalam format yang telah ditentukan.

Analisa Fit/Gap akan mengidentifikasikan gap

(kesenjangan) antara bagaimana operasi bisnis diperlukan untuk

melawan apa yang package tidak bisa penuhi.

2.2.5.2 Tujuan Analisa Fit/Gap

Analisa Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi

kebutuhan user untuk proyek dan mengidentifikasi beberapa gap

dalam functionality pada SAP. Alternatif akan dikembangkan

ketika gap dalam functionality ditemukan. Beberapa gap akan

diubah sesuai dengan proses bisnis, laporan atau melakukan

penyesuaian terhadap software (customizing).

37

Tujuan dari analisa Fit/Gap adalah :

1. Mengumpulkan requirement dari perusahaan

2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian customization)

yang diperlukan

3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses

bisnis perusahaan

4. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “Best

Practice”

5. Mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhkan

perubahan kebijakan

2.2.5.3 Langkah-langkah dalam analisa Fit/Gap

Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam analisa Fit/Gap :

2.2.5.3.1 Ranking Requirements

Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor

proyek untuk memastikan proses bisnis dapat

diakomodasikan selama implementasi sistem yang

baru.

Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim

proyek berfokus pada area yang paling penting bagi

organisasi agar functionality yang baru dapat

memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam

meningkatkan proses bisnis.

38

Tabel 2. 2 Ranking Requirements dalam analisa Fit/Gap

Rank Keterangan

H HIGH/Mission critical requirements –

adalah kebutuhan yang merupakan tugas

kritis/penting, diperlukan untuk operasi dan

tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi;

termasuk di dalamnya kebutuhan laporan

yang penting bagi internal dan eksternal

M MEDIUM/value add requirements – adalah

kebutuhan yang jika ditemukan, akan secara

signifikan meningkatkan proses di

perusahaan. Kebutuhan ini seringkali proses

sistem bisnis yang bukan merupakan tugas

kritis/penting bagi bisnis organisasi, tetapi

jika ditemukan akan mempengaruhi cost

benefit organisasi

L LOW/desirable requirements requirements

– adalah kebutuhan yang bagus untuk

dimiliki dan hanya akan menambahkan nilai

yang tidak terlalu besar bagi proses bisnis

perusahaan dan mungkin ditemukan melalui

perbaikan sementara atau perubahan pada

proses bisnis

39

2.2.5.3.2 Degree of Fit

Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat

diakomodir oleh sistem yang baru. Kategori ini terdiri

dari : Fit, Gap,Partial Fit.

Tabel 2. 3 Degree of Fit dalam analisa Fit/Gap

Kode Keterangan

F FIT – kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh

software

G GAP – software tidak dapat memenuhi

kebutuhan. Komentar, alternative, saran dan

rekomendasi yang dibuat akan

menghasilkan rekomendasi untuk

melakukan customization terhadap software.

P Partial fit – software mempunyai fungsional

yang memenuhi kebutuhan. Perubahan

sementara, laporan khusus atau

customizations, bagaimanapun akan

dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi

kebutuhan secara maksimal.

40

2.2.5.3.3 Gap Resolution

Saat gap ditemukan, tim akan menentukan

alternative dan merekomendasikan solusi untuk

mengatasi gap yang ada. Terdapat beberapa jalan

untuk menyelesaikan gap seperti mengubah proses

bisnis, mendesain lingkungan bisnis atau

mengkustomisasi SAP ERP 6.0.

Pilihan-pilihan untuk gap resolution,

diantaranya adalah:

1. Package Work-around – pertama kali tim akan

mengidentifikasikan jalan alternatif untuk

mencapai kebutuhan dengan proses yang ada di

SAP

2. Membuat bisnis sesuai dengan Package – jika

package work-around tidak mungkin, tim akan

merekomendasikan perubahan potensial pada

proses bisnis untuk disesuaikan dengan proses

pada SAP dan mengeliminasi gap yang terjadi

3. Customization sebagai jalan terakhir– jika

customization dibutuhkan, strategi yang dipilih

adalah membangun fungsionalitas baru di luar

41

SAP dan memisahkan package dibandingkan

dengan merubah package.

Definisi dari customization di dalam proyek

adalah sebagai berikut :

Yang merupakan customization dari paket SAP

adalah perubahan pada aplikasi yang memerlukan

campur tangan staf pengembangan, atau beberapa

perubahan yang dapat berdampak kurang baik untuk

kemampuan upgrade pada software yang akan datang.

Sebagai contoh :

1. Membuat atau memodifikasi menu, field, atau

kode SAP.

2. Membuat atau memodifikasi proses SAP

3. Membuat laporan baru atau modifikasi untuk

menghasilkan laporan SAP atau

4. Mengubah kode SAP untuk mengimplementasikan

level keamanan.

42

2.3 Kerangka Pikir

Gambar 2.2 Kerangka Pikir

Mendefinisikan Masalah

Mencari Teori Pendukung

Mengumpulkan Data Perusahaan ‐ Survey ‐ Observasi

Memberikan Rekomendasi Perbaikan

Penarikan Kesimpulan dan Saran

Menentukan Metode

Menentukan Topik

Menganalisa kinerja Divisi IT mengenai implementasi modul

material management

Menganalisa kesesuaian kebutuhan antara user requirement dengan proses bisnis yang telah didukung

oleh SAP

43

2.3.1 Menentukan Topik

Mencari dan menentukan topik yang berkompeten untuk dibahas.

Pihak Jurusan memberikan beberapa pilihan topik sebagai penuntun

pembuatan skripsi. Penentuan topik akan membantu pembentukan ruang

lingkup pada skripsi, serta meminimalisir pilihan perusahaan – perusahaan

yang akan diteliti.

2.3.2 Mendefinisikan masalah

Setelah menentukan topik dan mendapatkan perusahaan yang

sesuai maka pendefinisian masalah yang dialami oleh perusahaan dapat

dilakukan. Proses pencarian dan perumusan masalah dilakukan selama 2

bulan, yaitu dari bulan Agustus awal sampai Oktober awal. Proses ini

dilakukan dengan wawancara dengan perusahaan.

2.3.3 Mencari teori pendukung

Proses pencarian teori – teori yang berhubungan dengan masalah

yang dibahas melalui study literatur dan website. Proses pencarian teori ini

berlangsung selama satu bulan, yaitu selama bulan Oktober.

2.3.4 Menentukan metode

Setelah menemukan teori – teori yang berhubungan dengan topik

pembahasan maka metode yang akan dipakai untuk menyelesaikan masalah

dapat ditentukan. Pertimbangan penggunaan metode dilakukan selama 2

minggu, yaitu akhir oktober sampai awal nopember.

44

2.3.5 Mengumpulkan data perusahaan

Pengumpulan data – data perusahaan dilakukan dengan melakukan survei

serta observasi

a. Survei

Mengukur serta mendapatkan data – data yang berkaitan dengan masalah

yang dihadapi oleh perusahaan.

b. Observasi

Meninjau proses bisnis perusahaan, dalam hal ini yang berkaitan dengan

modul MM

2.3.6 Menganalisa kinerja IT

a. Interview bagian IT

Mengadakan tanya jawab dengan bagian IT, dalam hal ini berkaitan

dengan infrastruktur dan proses procurement

b. Interview bagian Purchasing

Mengadakan tanya jawab dengan bagian Purchasing, terutama berkaitan

dengan masalah – masalah yang dihadapi. Dalam hal ini berkaitan

dengan proses pembuatan PR sampai pembuatan PO, serta Invoice

verification.

c. Interview bagian Logistik

Mengadakan tanya jawab dengan bagian Logistik, terutama berkaitan

dengan masalah – masalah yang dihadapi. Dalam hal ini berkaitan

dengan proses pembuatan BAPB.

45

2.3.7 Menganalisa kesesuaian kebutuhan

Mengukur kesesuaian antara user requirement dengan proses bisnis saat

ini yang didukung oleh sistem SAP. Serta melihat beberapa perkembangan

yang terjadi pada proses bisnis saat ini.

2.3.8 Rekomendasi Perbaikan

Memberikan saran – saran yang didasarkan dari teori – teori yang sudah

didapatkan.

2.3.9 Penarikan Kesimpulan dan Saran

Setelah menganalisa permasalahan dan merancang perbaikan kemudian

diberikan beberapa kesimpulan dan saran sebagai masukan kepada

perusahaan.

bab 2 landasan teori 2.1 teori umum 2.1 -...

Documents