CHAPTER 4: PROJECT PLANNING AND CONTROL

Corbin - Managing The Library Automation Project

Mata Kuliah: Program Automasi Lembaga Informasi

Dosen: Luki Wijayanti, M.Hum

Oleh:

Rinanda Chairunnissa (1406591270)Tiara Kusumaningtyas (1506701804)

PROGRAM MAGISTER ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA

UNIVERSITAS INDONESIA

2015

PROJECT PLANNING AND CONTROL

(Perencanaan dan Pengendalian Proyek)

Terdapat korelasi langsung antara jumlah dan kualitas perencanaan yang dilakukan sebelum dan selama akuisisi dan instalasi sistem automasi perpustakaan dan keberhasilan sistem tersebut nantinya. Perencanaan yang baik dapat meningkatkan kesempatan sebuah sistem akan dipasang dengan minimal masalah dan maksimal efisiensi dan sistem tersebut dapat dioperasikan secara efektif setelahnya. Ketidakcukupan dan ketidakefektifan perencanaan sebuah proyek dapat menunda instalasi, membuang-buang dana, mengurangi penerimaan sistem oleh staf dan pengguna, dan memungkinkan melakukan kerugian jangka panjang bagi organisasi menghasilkan generasi yang buruk dan kehilangan kredibilitas.

Bab ini menunjukkan beberapa perencanaan yang dibutuhkan sebelum dan selama proyek automasi perpustakaan. Khususnya pada bab ini mencakup:

Perencanaan Automasi Jangka Panjang Dasar Proyek Target Proyek Kendala Proyek Skema Proyek Jadwal Proyek Keuangan dan Pembiayaan Perencanaan Perizinan Proyek Laporan Kemajuan

1. PERENCANAAN AUTOMASI JANGKA PANJANG

Hal ini mengharuskan manajemen perpustakaan tidak menyediakan berbagai sistem automasi di dalam organisasinya untuk dikembangkan terpisah dari automasi lain dan sistem manual yang saat ini digunakan di dalam perpustakaan, satu sama lain saling memengaruhi dan saling tergantung. Sebaik-baiknya definisi atau rencana jangka panjang automasi dapat membantu menghindari masalah ini dengan menyediakan aturan umum untuk mengembangkan setiap bagian dari semua sistem automasi perpustakaan secara menyeluruh. Perencanaan juga dapat digunakan sebagai sebuah public relation atau dokumen informasi untuk dewan pemerintah dan orang berkepentingan dan kelompok dan sebagai cara mendapatkan dana untuk automasi.

Jika rencana jangka panjang automasi tidak ada, sebaiknya disiapkan sebelum proyek berkembang sistem automasi di perpustakaan dilaksanakan pertama kalinya. Perencanaan yang sebaiknya ditinjau kembali secara berkala untuk dibuat gagasan baru dan mengubah kondisi di dalam perpustakaan dan lingkungan, terdapat pernyataan misi perpustakaan yaitu, tujuan umum automasi, tujuan khusus automasi dan implementasi rencana jangka panjang

adakah minimal. Jika berkeinginan, pernyataan umum untuk biaya automasi dapat dimasukkan.

Pernyataan Misi Perpustakaan

Perencanaan automasi perpustakaan mungkin dimulai dengan pernyataan peran/misi perpustakaan di lingkungan akademik, organisasi orangtua, komunitas, atau di lingkungan sosial secara keseluruhan. Misi akan berfokus pada perencanaan proyek automasi individual dan dapat meminimalisir penyimpangan dari inti perpustakaan atau keutamaannya. Pernyataan yang mengidentifiaksi target, tujuan atau pertimbangan mengapa perpustakaan ada sebagai organisasi yang open ended, ideal, dan tidak ada persoalan untuk berubah dari waktu ke waktu. Hal ini sebaiknya jelas dimaknai dan benar-benar mencerminkan inti keberadaan perpustakaan.

Contoh: Misi perpustakaan adalah untuk mendukung pendidikan dan penelitian di universitas melalui seleksi, akuisisi, organisasi, dan penyebaran koleksi materi informasi dan melalui pengadaan akses informasi dan materi yang tidak dimiliki perpustakaan.

Contoh: Target perpustakaan adalah untuk menyediakan akses pendidikan, budaya, dan materi rekreasi dan informasi untuk semua komunitas pengguna.

Contoh: Peran perpustakaan adalah untuk menyediakan penggunaannya dengan akses rekaman pengetahuan yang ramah guna.

Contoh: Tujuan perpustakaan adalah untuk meyakinkan warga ngera atas kesamaan akses untuk rekaman pengetahuan atas kemanusiaan melalui pengadaan materi perpustakaan selama semuanya boleh menggunakan kebutuhan informasinya.

Target Umum Automasi

Perencanaan automasi jangka panjang mencakup aturan umum bertujuan menyediakan proyek staf dengan panduan sesuai perencanaan, pengadaan, penerapan, dan pengoperasian sistem automasi khusus. Automasi umum biasanya fokus pada peningkatan kualitas layanan, menghasilkan fungsi tambahan, atau mengurangi biaya produksi atau penyedia layanan. Tujuan automasi umum ini yang mana akan menyediakan penolakan/panduan pelindung untuk berbagai sistem automasi untuk dikembangkan perpustakaan, harus mendukung misi dari perpustakaan atau konflik lainnya dan pemborosan sumber yang dihasilkan.

Contoh: Automasi sebaiknya dapat staf pilih, peroleh, susun, simpan, lestarikan, temu kembali, dan disebarkan atau peminjaman informasi untuk pengguna perpustakaan yang lebih akurat, lebih cepat, murah daripada sistem manual.

Contoh: Target automasi adalah mengurangi/menyeimbangkan dana penyedia layanan perpustakaan.

Contoh: Target program automasi perpustakaan adalah untuk meningkatkan kapasitas kerja yang dilakukan, memperluas layanan tanpa membutuhkan staf tambahan, bebas staf dari banyaknya rutinitas kerja yang memungkinkan, meningkatkan kualitas layanan yang ada dan menyediakan kontrol layanan lebih baik dan materinya pun juga.

Target juga bersifat membatasi dan menempatkan batasan/kondisi pada automasi.

Contoh: Komputer merupakan alat para staf perpustakaan dan akhirnya dan secara tidak langsung, pada pengguna. Manusia tidak pernah sadar dirinya ditakhlukan mesin. Daripada manusia harus tunduk pada cara komputer, komputer harus tunduk dengan cara manusia; mesin cukup fleksibel untuk melakukan ini, memberikan ketekunan bagi manusia.

Contoh: Kondisi khusus pada automasi bahwa semua sistem automasi yang berkembang harus sesuai dengan satu sama lain dan dengan semua sistem manual yang ada di perpustakaan.

Contoh: Tidak ada sistem automasi yang meminta ahli program komputer untuk ditambahkan ke dalam staf perpustakaan yang dikembangkan.

Target Khusus Automasi

Target khusus automasi mendefinisikan dengan tepat area atau fungsi dimana masa depan automasi berusaha difokuskan. Target ini juga harus didukung oleh misi perpustakaan atau konflik lainnya dan pemborosan sumber yang lain. Semua fungsi di perpustakaan yang mungkin diautomasi sebaiknya dimasukkan ke dalam rencana.

Contoh: target automasi adalah menyediakan akses online untuk bibliografi dan menyediakan informasi untuk sumber perpustakaan melalui katalog online sangat tersedia di semua lokasi di kota.

Contoh: target adalah untuk melayani sebagai pusat komputer – informasi sesuai yang tersimpan, seperti isi dokumen dan jurnal, dan menyediakan temu kembali online dan diseminasi elektronik berikutnya untuk melihat dan menyalin ke titik terpencil di kampus dan tempat lainnya.

Contoh: Targetnya untuk memilih dan mendapatkan sistem sirkulasi perpustakaan.

Contoh: Targetnya untuk melayani sebagai pusat pengendali elektronik untuk sumber perpustakaan lain dan pusat informasi di area, bagian, dan negara.

Lebih lanjut komentar naratif dapat ditambahkan untuk setiap target sebagai rasional untuk memasukkan fungsi khusus di daftar atau secara sederhana untuk tujuan deskriptif.

Strategi Implementasi Jangka Panjang

Strategi implementasi dapat mencakup perencanaan automasi. Strategi ini dapat menyediakan panduan tahunan dari berbagai jenis sistem automasi yang dikembangkan di perpustakaan.

Mengadaptasi pendekatan sistem integrasi pada perpustakaan dari pada sistem terpisah, sistem operasi yang berdiri sendiri di pisahkan dari yang lainnya. Pendekatan perencanaan jangka panjang ini berimplikasi bahwa beberapa sistem automasi, seperti akuisisi, katalog, sirkulasi, dan katalog online dirancang saling berhubungan satu sama lain, berbagi beberapa atau semua file informasi yang sama, dan berbagi pada komputer yang sama.

Implementasi sistem automasi individual di perpustakaan dapat diproses satu per satu dari waktu ke waktu dan sesuai kondisi keuangan, dan memilih setiap fungsi untuk diautomasi sebagai prioritas untuk diimplementasikan dapat lebih berguna di perencanaan proyek ke depan. Prioritas sebaiknya ditinjau secara berkala, per bagian sebelum proyek baru dimulai.

Kalender implementasi jangka panjang atau jadwal pengembangan sistem automasi di perpustakaan dapat berguna, yang juga termasuk bagian dari daftar target khusus automasi yang mendeskripsikan pada seksi teratas atau terpisahkan. Jadwal akan memberikan data tentatif ketika fungsi khusus diharapkan untuk diautomasi.

Contoh: Proyek 1: Cataloging. Proyek yang dimulai di musim gugur pada 19XX.

Proyek 2: Sirkulasi. Proyek yang dimulai di musim gugur 19XX.

Proyek 3: Akuisisi. Proyek yang dimulai di musim semi pada 19XX.

Proyek 4: Katalog online. Proyek yang dimulai di musim panas pada 19XX.

Jadwal ini dapat menyediakan manajemen perpustakaan dan lainnya dengan gagasan ketika keuangan harus didapatkan dan ketika sumber lain harus tersedia.

2. PROYEK DASAR

Banyak perpustakaan diminta untuk bersungguh-sungguh pada kebutuhan sistem automasi perpustakannya. Kebutuhan sistem automasi sebaiknya diidentifikasi dan berkembang pasti sebelum proyek automasi dimulai, atau sebagai langkah awal pekerjaan. Aktifitas ini meminta fase identifikasi masalah dan pernyataan persiapan masalah.

Fase Identifikasi Masalah

Kenyataannya komputer tersedia atau komputer bebas digunakan sepanjang waktu di perpustakaan, seseorang mungkin berpikir bahwa menggunakan akan membuat perpustakaan terlihat lebih progresif, atau perpustakaan lain menggunakan komputer dengan alasan tidak

legitimasi untuk mengembangkan sistem automasi; satu diantaranya ekuivalen untuk berkata: “Ini merupakan solusi – sekarang biarkan mencari masalah yang sesuai.

Secara khusus, perpustakaan akan muncul dengan beberapa masalah yang mana intinya kebutuhan akan sistem automasi. Masalah ini biasanya mengidentifikasi melalui observasi perorangan dan pengetahuan akan situasi, laporan dari staf lain, hasil studi perpustakaan dan operasinya, atau dari kritik dan saran pengguna. Beberapa masalah yang mungkin akan perpustakaan temukan pada sistem automasi sebagai berikut:

1. Pekerjaan di dalam sebuah sistem manual yang ada diperluas lebih cepat dengan meningkatkan volume yang dikerjakan kurang efektif pada staf yang berjumlah 2 atau 3 kali lipat.

2. Pembiayaan operasi sistem yang ada meningkat lebih cepat pada perpustakaan yang tidak bertahan lama dalam menyediakan layanan dengan metode manual.

3. Tekanan meningkat dari manajemen perpustakaan, perintah dan keuangan kantor, pembayaran pajak, dan lainnya agar perpustakaan lebih berproduksi di masa depan dengan lebih sedikit staf dan menyediakan perhitungan yang lebih baik untuk material dan layanan.

4. Sistem yang ada membutuhkan peningkatan atau upgrading secara umum. Sistem dapat dioperasikan dengan maksimal tetapi dibatasi dengan apa yang dapat dilakukan dan tidak dapat menyediakannya, contoh, laporan administratif dan statistik.

5. Perpustakaan membutuhkan penyedia layanan baru tetapi seperti yang dilakukan sistem manual.

Gejala dari masalah yang sering akan terlihat lebih dulu dari pada masalah diri mereka sendiri. Beberapa gejala yang terlihat dari masalah sebagai berikut:

1. Peningkatan permintaan waktu mengolah material.2. Antrian yang panjang pada layanan referensi3. Peningkatan jumlah kerusakan pada sistem atau layanan4. Penurunan kualitas layanan5. Jumlah kritik yang besar dari pengguna6. Kurang sadarnya pengguna yang ada untuk sering ke organisasi lain untuk layanan

informasi.7. Kebutuhan yang terus-menerus membutuhkan dana lebih untuk mengoperasikan sistem.8. Pembatasan diperlukan layanan karena kurangnya staf, waktu, atau dana.

Setelah gejala diidentifikasi, penyebabnya dapat dicari untuk menentukan masalah. Studi sistem umum diminta mengidentifikasi dan mendokumentasikan masalah secara menyeluruh.

Persiapan Pernyataan Masalah

Masalah yang mana diidentifikasi sebaiknya dialihkan pada pernyataan yang jelas yang digunakan untuk menentukan proyek awal untuk mendapatkan dan memasukkan sebuah sistem automasi. Pernyataan masalah sebaiknya mencakup seminimal mungkin, deskripsi masalah, dampak masalah, dan dukungan data.

Deskripsi Masalah. Pernyataan masalah sebaiknya dimulai dengan laporan singkat tetapi deskripsinya jelas atas masalah atau permasalahan yang diidentifikasi.

Contoh: Karena peningkatan penggunaan perpustakaan dan hasil peningkatan jumlah peminjaman untuk peminjam tanpa adanya hubungan peningkatan personal, staf sirkulasi menghabiskan hampir seluruh waktu yang dibebankan dan tidak dibebankan materi.

Contoh: karena peningkatan jumlah pembelian material dan amanat penurunan staf, staf departemen katalog dapat memproses hanya 60 persen akuisisi baru perpustakaan setiap tahunnya.

Contoh: Departemen akuisisi harus mulai melaporkan ke komite perpustakaan setiap bulan jumlahnya dan biaya permintaan judul oleh agen permintaan atau departemen. Selain itu, sistem baru akuntansi bertemu permintaan fiscal baru yang diamanatkan oleh kota (atau bangsa atau negara) harus dimasukkan.

Hasil dari Permasalahan. Apa yang terjadi sebagai hasil dari identifikasi masalah yang dideskripsikan sebagai berikut.

Contoh: Sebagai hasil permasalahan, kondisi antrian panjang pada tempat pengisian, penundaan yang lamakarena tidak adanya pengganti bahan yang ada, semua kecuali pemberitahuan keterlambatan telah dieliminasi, besarnya jaminan pinjaman rekaman menunggu gabungan sirkulasi

Contoh: Hasil dari permasalahan, peminjaman bahan menunggu proses peningkatan yang lebih cepat, pengguna tidak dapat akses secara cepat untuk bahan baru, sejumlah proses kerusakan telah meningkat karena tekanan untuk menghandle banyak bahan, dan moral dari staf menghasilkan dari kritik dari pengguna tentang proses yang lambat untuk dikembangkan.

Contoh: Sistem ini tidak dapat melaporkan statistik baru yang dibutuhkan oleh badan perpustakaan tanpa staf tambahan atau penghapusan layanan lainnya, dikarenakan bersifat memakan waktu pengumpulan, kompilasi, dan pelaporan informasi yang diinginkan. Juga, mengintegrasi sistem akuntansi baru ke dalam sistem yang telah ada akan memerlukan perombakan total pada semua prosedur dari pengajuan permohonan pembelian melalui penerimaan dan pembayaran faktur.

Pendukung Data. Pendukung biaya, bekerja mengukur, dan fakta kuantitatif lain dan statistik sebaiknya dimasukkan, jika memungkinkan, di setiap pernyataan permasalahan. Figure 4-1 mengilustrasikan data yang mendukung identifikasi masalah pada sistem yang ada.

Statistik dan akuntansi melaporkan dan informasi pembiayaan lainnya dapat dipelajari dan dianalisis agar dapat mendukung data. Dimasukkannya fakta kuantitatif dan masalah mengartikan bahwa kebutuhan akan solusi untuk masalah dapat mudah dinilai. Termasuk biaya atau data pendukung lainnya pada periode beberapa tahun akan lebih baik memasukkan data terkini. Administrator harus mampu menghubungkan biaya saat ini untuk biaya awal dan biaya yang diproyeksikan di bawah sistem saat ini.Jumlah biaya yang sebenarnya perlu disampaikan, daripada menyatakan samar-samar bahwa biaya penyediaan layanan meningkat terlalu cepat. Contohnya, jika biaya sirkulasi satu item menghabiskan $2,75 per transaksi dua tahun yang lalu dan saat ini $3,78 dengan biaya proyeksi $5,00 tahun depan, menggunakan sistem manual saat ini, pendapat efektif dapat dibuat untuk proses automasi sirkulasi.

Gambar 4.1. Sampel data pendukung identifikasi masalah pada sistem. Pada kasus ini, terdapat jumlah pengguna dan pinjamannya, tetapi bukan staf, telah meningkat drastis.

3. TARGET PROYEK

Ketika tujuan, misi, atau target proyek automasi perpustakaan khusus jelas, pernyataan sebaiknya siap untuk menghapus banyak ambiguitas atau ketidakpastian dan dan untuk memberikan referensi tertulis dan titik fokus untuk pekerjaan yang akan dilakukan. Target proyek menguraikan hasil akhir tertentu ke arah dimana prestasi diarahkan dan jelas mendefinisikan apa yang diharapkan untuk dicapai setelah selesainya proyek. Pernyataan target agar proyek jelas dan khusus.

Contoh: Tujuan proyek ini diidentifikasi alternatif sistem automasi sirkulasi yang tersedia untuk perpustakaan, analisis dan perbandingan pada pilihan, lalu memilih, memperoleh, dan memasang sistem yang paling layak.

Contoh: Target proyek adalah meningkatkan dan memperbaiki sistem akuisisi saat ini, cataloging, dan sirkulasi dengan pengembangan online, mengintegrasi sistem yang meliputi akuisisi, cataloging, sirkulasi, serials control, dan katalog online.

Contoh: Target proyek adalah mengembangkan jaringan, sistem automasi akuisisi sebagai pelayanan utama perpustakaan dan merupakan tiga cabang.

Target sebuah proyek harus tidak dalam konflik dengan apa yang mereka didirikan pada rencana jangka panjang automasi perpustakaan.

4. KENDALA PROYEK

Kendala dapat ditempatkan pada sebuah proyek automasi perpustakaan dengan manajemen perpustakaan, pemerintahan atau lembaga pendanaan perpustakaan, atau orang lain, dan kendala ini akan membatasi atau kondisi tempat di usaha tersebut.

Contoh: Proyek harus dilengkapi pada 31 Agustus, 19XX.

Contoh: Proyek harus di lengkapi dengan anggaran yang disahkan oleh dewan perpustakaan dan pimpinan perpustakaan

Contoh: laporan tertulis harus diserahkan kepada direktur perpustakaan setelah setiap fase proyek selesai, dan persetujuan oleh piminan harus diberikan sebelum tahap berikutnya dimulai.

Kendala ini sebaiknya diidentifikasi sebelum proyek dimulai untuk menghindari usaha yang sia-sia dan untuk memandu pengembangan persyaratan sistem automasi yang akan diperoleh dan dipasang.

5. OUTLINE PROYEK

Sebuah proyek dimulai dan diakhiri menurut langkah-langkah besar atau tahap. Setiap tahap

berisi nomor sub divisi atau aktifitas, dan setiap aktivitas terdiri dari nomor tugas atau

langkah-langkah. Jumlah kegiatan yang tepat dalam proyek akan tergantung pada kebutuhan

dan kerumitan dari system yang diharapkan untuk dibangun dan proses pelaksanaan yang

akan digunakan. Level awal dari outline mewakili tiap tahap dari proyek, level selanjutnya

aktifitas, dan level ketiga adalah langkah-langkah dari setiap aktivitas.

Rencana untuk menyelesaikan proyek harus dimulai dengan outline dari tahap-tahap,

aktivitas dan langkah yang diharapkan dapat terselesaikan dengan sukses. Level awal pada

bagian depan outline mewakili tahap dari proyek, level selanjutnya aktifitas dan level ketiga

adalah langkah dari tiap aktifitas.

Rencana yang disusun harus dinamis: sehingga outline dapat dan meningkatkan

kondisi baru dalam proyek dan membangun situasi. Contohnya, jika persiapan evaluasi telah

ditentukan, dukungan sistem computer akan dipasang dan akan diletakkan pada remote

computing center daripada diperpustakaan, kemudian outline harus direvisi untuk

menghilangkan hal-hal yang tidak perlu seperti desain ruang computer dan pembuatannya.

6. JADWAL PROYEK

Jadwal untuk penyelesaian rencana kegiatan proyek harus disiapkan. Cara penjadwalan yaitu

simple calendar, Gantt chart atau network chart yang lebih rumit cukup untuk tujuan ini.

Penanggalan kegiatan salah satu yang termudah dalam penjadwalan proyek (gambar

4.2). Aktifitas yang terselesaikan akan selalu di daftar, dengan penyelesaian data disamping

setiap kegiatan. Penanggalan akan sangat detail atau dapat memasukkan hanya events besar.

Mudah disiapkan, direvisi dan bisa dipahami semua orang.

Grantt chart salah satu cara yang mudah dan efektif dalam penjadwalan (gambar 4.3)

Untuk menyiapkan chart ini, tiap tahap atau aktifitas diambil dari outline proyek yang telah

didaftar disebelah kiri chart. Jam dalam sehari, seminggu atau sebulan diwakili pada bagian

atas. Waktu penjadwalan dimulai dan diselesaikan pada setiap kegitan ditandai dengan X atau

solid bar dengan kerangka waktu yang tepat. Jika menginginkan waktu mulai dan

penyelesaian yang tepat dari setiap kegitan dapat ditunjukkan dibawah waktu yang telah

direncanakan pada setiap kegitan. Jika telah selesai, kegitan yang dimulai tepat waktu dan

lebih dahulu dari penjadwalan dapat dengan cepat ditentukan. Kekurangan pada chart tipe ini

adalah ketidakefektifan tanda hubungan antara kegitan-kegitan proyek yang berbeda.

Tambahan setiap waktu dari bagian manapun dari outline proyek berubah, chart juga harus

direvisi untuk menggambarkan perubahan.

Gambar 4.2

Contoh Penjadwalan Events untuk Proyek Automasi Perpustakaan

30 Mei 198x Permintaan proposal untukdikirimke vendor

30 Juli 198x Tanggapanpelelangan; Pembukaanpelelangan

Agustus-November 198x Evaluasipelelangan; pemilihan vendor;

negosiasikontrak

Desember 198x Perencanaandanpersiapan pita database

February 198x MengirimdanMemasangHrdwaredan

Software

Maret 198x Percobaan Hardware

April 198x Mengirimdanmemasang software

sirkulasidankatalog online; memulaidatabase

loading

Mei 198x Mulaimembangun data peminjam; memasang

barcode/OCR label pada material

Juni 198x Memuatdanmenambahkan pita OCLC;

mengedit database

Juli 198x Mengirimdanmemasang software untuk

system akuisisi

Agustus 198x Membawa system sirkulasikeluar

September 198x Mulaimembangun file akuisisi; memasang

CRTs untukdigunakan public

November 198x Membawa Online Public Catalogkeluar

Januari 198x Membawa system akuisisikeluar

Network chart adalah penjadwalan dengan cara yang paling sulit untuk disiapkan, tetapi

secara nyata menjelaskan hubungan antar kegiatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

pekerjaan yang akan dilakukan dalam proyek. Bagian dari proyek chart jaringan ditunjukkan

pada (gambar 4.4). Untuk menyiapkan chart, aktifitas dari langkah dinomori dan

menggambar daftar lingkaran yang mewakili aktifitas. Dari kiri ke kanan mewakili perintah

dari kegitan manapun yang harus dilengkapi, banyak kasus aktifitas tidak dapat dimulai

sampai kegitan yang sebelumnya selesai. Jika 2 atau lebih aktifitas dapat dilengkapi secara

serempak, garis yang berbeda berasal dari lingkaran yang sama. Chart jaringan dapat

meningkat jika waktu memulai dan penyelesaian diperkiraan dan ditambah ke aktifitas,

seperti Program and Evaluation Review Technique (PERT) and Critical Path Method (CPM).

Meskipun tidak dijelaskan disini, dapat dilihat di referensi literatur buku ini.

Gambar 4.3. Contoh Gantt Chart untuk persiapan kegitan pada proyek automasi

perpustakaan.

Aktifitas Maret

19xx

April

19xx

Mei

19xx

Juni

19xx

Juli

19xx

Agustu

s 19xx

Septembe

r 19xx

Oktobe

r 19xx

Menyiapkandaftarkeperluan system

Mendiskusikandanmenyetujuikeperluans

istem

Menyiapkandaftar RFP

Mendiskusikandanmenyetujui RFP

Menyiapkanpelelangan vendor

Mengevaluasitanggapandari vendor

Mengadakandemonstrasi system

Mengadakankunjungantempat

Membuatkeputusan final system

yang dipilih

Negosiasidanpenandatanganankontr

ak

Merancangruang computer

Membangunruang computer

Merencanakanpemuatan database

Menyiapkan parameter database

Meninjaukembalipelaksanaanjadwal

7. KEUANGAN DAN PERENCANAAN BIAYA

Takakan ada perpustakaan yang melakukan automasi tanpa memahami terlibatnya keuangan

dari usahanya. Perpustakaan yang sistemnya terautomasi mahal untuk diperoleh, dan

menguntungkan jika hingga beberapa tahun pemasangan dan pengoperasiannya berhasil.

Baik harga pembangunan dan pengoperasian berhubungan dengan system perpustakaan yang

terautomasi.

Biaya pembangunan

Biaya pembangunan adalah biaya satu kali kebutuhan untuk memulai system perpustakaan

yang terautomasi. Biaya ini diharapkan tidak akan mengulangi lagi system yang telah

diterapkan dan di operasionalkan. Ada 8 kategori dari biaya pembangunan.

Biaya Desain:

Biaya desain termasuk biaya kebutuhan untuk rencana detail perpustakaan atau spesifikasi

untuk system automasi. Pembiayaan proses kreatif, yang mana telah melengkapi rencana

untuk penanganan pekerjaan di perpustakaan. Biasanya termasuk:

1. Gaji dan upah untuk analis system, konsultan, dan staf lain yang akan melakukan

perencanaan dan desain.

2. Perjalanan untuk mengunjungi perpustakaan lain jika diperlukan.

3. Menyediakan flowcharting templates dan specification binders.

4. Bermacam-macam biaya seperti kebutuhan reproduksi untuk dokumentasi desain.

Meskipun biaya desain akan termasuk pada harga pembayaran dari turnkey system, tetapi

mungkin dibutuhkan untuk pembayaran system desain yang telah dikembangkan dari awal.

Gambar 4.4

Contoh Network Chart untuk bagian dari proyek automasi perpustakaan.

a. Memulai aktifitas

b. Akhir aktifitas

1. Memilih dan menentukan manajer proyek

2. Menentukan komite pengendali

3. Membangun rencana jangka panjang untuk automasi

4. Menetapkan proyek yang akan dikerjakan

5. Menyiapkan rencana untuk penyelesaian proyek

6. Memperoleh ijin proyek

7. Menempatkan dan mempekerjakan konsultan automasi, jika diperlukan

8. Mengindentifikasi sumber proyek lain jika diperlukan

Biaya Hardware:

Biaya hardware termasuk pembayaran dari semua kelengkapannya seperti CPU, magnetic

disk drives, disk packs, magnetic tape units, printers, modem, pangkalan CRT , dan

kebutuhan alat elektronik dan elektro-mechanical untuk sistem automasi. Jika menyewa

hardware daripada membeli maka harus mempertimbangkan biaya operasional tahunan dan

tidak termasuk dalam biaya pembangunan.

Biaya Software:

Biaya software adalah belanja kebutuhan untuk desain, code, test (pengujian), memperbaiki

dan dokumen program computer untuk system perpustakaan terautomasi. Biaya ini akan

termasuk dalam turnkey system package. Jika sistem telah dibangun dari awal atau diadaptasi

dari perpustakaan lain, pembelanjaan akan dikeluarkan untuk analis system, programmer dan

staff lain yang akan menyiapkan software, ketika waktunya computer untuk di uji, dan

diperbaiki programnya, persediaan, dan bermacam-macam biaya seperti system dokumentasi.

Biaya system software selalu termasuk biaya hardware package tapi bias saja dipisah.

Biaya Persiapan Tempat:

Biaya persiapan tempat mungkin kebutuhan merubah bagunan perpustakaan, memasang

kontak elektronik, plugs, kabel, merubah atau memasang pemanas ruangan, AC, system

pengontrol kelembaban untuk dipasang sebagai system automasi.

Biaya Pengubahan Data:

Jika perpustakaan tidak memiliki arsip terautomasi pada machine-readable, maka biaya

pengubahan file-file yang diperlukan.

Biaya Pelatihan Staff:

Biaya pelatihan termasuk dalam bagian software package dari satu vendor turnkey system,

ketika biaya dipisah dari jasa. Jika tidak dengan syarat dari vendor atau jaringan kantor,

pelatihan staff harus disediakan oleh manajer proyek, anggota lain dari staf perpustakaan,

atau konsultan.

Biaya Perlengkapan:

Biaya Besar untuk perlengkapan tak lain adalah system computer hardware akan termasuk

pembayaran dari mebel atau kebutuhan perlengkapan untuk pengoperasian system seperti

meja, rak, lemari, mejatulis, kursi, dan lainnya.

Biaya Lainnya:

Ekspedisi dan pemasangan hardware, software, dan perlengkapan lain, jika tidak dimasukkan

dalam perkiraan biaya lain, mungkin akan menjadi biaya perpustakaan.

Biaya Operasional

Ketika biaya pembangunan diharapkan tak berulang setelah system di pasang dan

dioperasikan, biaya lain akan berulang tahun demi tahun seumur hidup system. Biaya

operasional dibutuhkan untuk membuat system bekerja hari demi hari setelah dipasang.

Biasanya biaya operasional dihitung tiap tahun dan oleh karena itu selalu menunjuk biaya

operasi tahunan atau sesuatu yang berulang. Tujuh kategori biaya operasional tahunan:

Gaji dan Upah:

Gaji dan upah termasuk dalam biaya dari semua staff yang dibutuhkan untuk mengatur

system automasi sehari-hari.

Persediaan:

Untuk penambahan kertas biasa, bolpoin, klip kertas dan persediaan kantor lainnya,

perpustakaan terautomasi munkin membutuhkan bentuk yang disesuaikan, kertas printer, pita

magnetik, barcode, dan kebutuhan special lainnya untuk mengoperasikan system tiap

tahunnya.

Biaya Komunikasi:

Jika system automasi menyewa communication lines untuk terhubung dengan CRT terminals

dan alat input-output lainnya untuk computer jarak jauh, biaya dari saluran ini adalah belanja

operasional tahunan yang harus dipertimbangkan.

Pemeliharaan Hardware:

Hardware harus dipelihara dalam keadaan operasional yang baik, dan biaya dari

pemeliharaan ini dipertimbangkan sebagai operasional tahunan untuk perpustakaan dengan

system automasi. Kontrak harus dibuat dengan vendor hardware atau perusahaan lain untuk

menjaga hardware tetap dalam keadaan baik.

Pemeliharaan Software:

Sama seperti hardware, software juga harus dipelihara dalam keadaan operasional yang baik,

dan biaya dari pemeliharaan ini dipertimbangkan sebagai operasional tahunan untuk

perpustakaan dengan system automasi. Kontrak harus dibuat dengan vendor software,

perusahaan lain, atau computing center yang melayani perpustakaan untuk menjaga software

selama system digunakan.

Biaya Transaksi:

Sistem membagi jaringan biasanya perpustakaan tersebut membutuhkan pembayaran pada

tiap menyelesaikan transaksi pada system. Contohnya biaya OCLC (Online Computer

Library Center) dibayarkan setiap catatan database digunakan untuk local-creation dari

satatan katalog. Biaya ini jika dapat diterima harus termasuk biaya operasional system

Biaya Lainnya:

Banyak biaya lainnya yang harus diidentifikasi. Contoh pembayaran set kartu katalog, akses

bibliografi dan energy yang digunakan untuk menyalakan AC

8. PERIZINAN PROYEK

Ketika pemimpin perpustakaan secara formal maupun informal mengesahkan persiapan dari

rencana awal untuk proyek automasi, atasan atau pemberi biaya mau tidak mau harus ikut

hingga poin ini. Dokumen proposal proyek dapat disiapkan pemimpin perpustakaan untuk

paraf perijinan. Informasi dalam dokumen harus berisi:

1. Kebenaran dari proyek automasi perpustakaan

2. Tujuan dari proyek

3. Pernyataan dari kendala apapun dalam proyek

4. Ringkasan outline dari rencana terselesaikannya proyek dengan sukses

5. Jadwal proyek

6. Keterangan mengapa system terautomasi perlu dibiayai

Setelah proposal diterima oleh pemimpin perpustakaan disahkan untuk diproses, mungkin

diperlukan pengesahan dari manager kota, walikota, presiden, dewan pengurus, anggota

dewan, atau yang lainnya.

9. LAPORAN KEMAJUAN

Laporan kemajuan harus dipresentasikan kepada pemimpin perpustakaan, komite pengendali

proyek, dan bagian yang berkepentingan. Penyebarluasan rencana proyek atau outline dan

jadwal proyek saat ini merupakan cara yang baik untuk memberi informasi kepada yang lain

mengenai usaha yang telah dilakukan. Laporan kemajuan juga harus termasuk diskripsi

pendek dari pekerjaan yang telah selesai diluar rencana waktu yang telah ditentukan dan hal-

hal atau masalah-masalah yang ditemui sejak laporan terakhir. Cara lain untuk melaporkan

kemajuan proyek dengan menerbitkan koran untuk semua orang yang tertarik akan automasi

perpustakaan. Publikasi bias pendek atau panjang dan formal ataupun informal, tergantung

pilihan pribadi.

KESIMPULAN

Berdasarkan paparan diatas, kegiatan perencanaan dan pengendalian proyek automasi

perpustakaan sangat diperlukan untuk mengatur, membuat dan memberi batasan kegiatan-

kegiatan yang akan dilaksanakan. Kegiatan automasi perpustakaan didasari oleh visi dan misi

perpustakaan untuk selajutnya mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam hal

ini perencanaan akan melakukan identifikasi kegiatan pengadaan dan system automasi

apakah yang diperlukan dan yang akan digunakan untuk menunjang visi, misi dan tujuan

perpustakaan. Perencanaan mengatur jalannya proyek berdasarkan jadwal kegiatan yang

akan dikerjakan, apa saja yang dibutuhkan hingga pembiayaan baik yang berjangka panjang

maupun biaya tahunan. Pengendalian proyek bertujuan agar proyek selalu dalam garis yang

telah direncanakan sebelumnya, sehingga kegiatan automasi perpustakaan dapat berjalan

baik, sesuai dengan yang diharapkan dan nantinya dapat membawa perpustakaan pada tujuan

yang telah ditetapkan.

DAFTAR PUSTAKA

John, Corbin. 1985. Managing the library automation project. USA: The Oryx Press.