AUDIT KEPASTIAN KUALITAS

Oleh:

Yunita Tri Andra Yani13061/2009

AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

Adalah “proses sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi” audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik, atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah diteteapkan dalam operasinya.

PERANAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

Audit kepastian kualitas memiliki peranan penting dalam memberikan kepastian kualitas kepada pelanggan dan proses yang berlangsung di dalam perusahaan. Audit menyediakan perusahaan informasi untuk menjawab beberapa pertanyaan yang berkaitan kinerja kualitasnya, seperti: Apakah perusahaan mampu mencapai tujuan kualitasnya? Apakah prosedur-prosedur yang berlaku telah diikuti dan ditaati? Apakah metode efisiensi baru telah didokumentasikan dan

diterapkan? Apakah catatan kualitas dipelihara secara memadai dan digunakan

untuk menyelesaikan masalah-masalah produksi? Apakah jadwal pemeliharaan untuk pencegahan telah diikuti

dengan baik?

PIHAK-PIHAK YANG BERKEPENTINGAN TERHADAP AUDIT1. Perusahaan (manajemen puncak)

untuk menilai seberapa mampu jajaran di bawahnya mengimplementasikan sistem manajemen kualitas yang telah disepakati dan menjadi panduan operasional perusahaan dalam mencapai tingkat kualitas yang telah ditetapkan.

2. Pelangganuntuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikonsumsi/ digunakan telah sesuai dengan standar kualitas yang disyaratkan.

3. Pemerintahuntuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar telah sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan pemerintah dan aman dikonsumsi/ digunakan oleh konsumen.

4. Asosiasikelompok ini berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu menghasilkan produk sesuai dengan yang dipersyaratkan pelanggannya.

5. Lembaga sertifikasiuntuk menilai kemampuan dari perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi ini, sehingga bisa diambil tindak lanjut dari keberadaan sertifikat yang telah diberikan. Dan juga merupakan umpan balik untuk melakukan pembinaan kepada perusahaan atau perbaikan standar yang telah ditetapkan.

TUJUAN DAN MANFAAT AUDITTujuan:1. Menentukan ketidaksesuaian2. Menentukan afektivitas sistem kualitas3. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem4. Memenuhi persyaratan peraturan5. Memudahkan regristasi/ pendaftaran sistem kualita6. Menilai pemasok dan memverifikasi sistem kualitasnya7. Menilai dan memverifikasi sistem kualitas perusahaan sendiri

Manfaat:8. Membantu mengembangkan sistem manajemen kualitas terpadu yang efektif.9. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen.10. Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal.11. Mencegah timbulnya masalah yang dapat mengganggu.12. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu.13. Mengurangi biaya-biaya tambahan yang tidak perlu.14. Meningkatkan produktivitas.15. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar.

MENINGKATKAN NILAI TAMBAH ORGANISASI MELALUI PROSES AUDIT

Audit bermanfaat kepada pihak yang berkepentingan terhadap sistem manajemen kualitas, yaitu:1. Sertifikasi organisasi, melalui:

• Dengan menyediakan informasi kepada top manajemen berkaitan dengan kemaampuan organisasi untuk mencapai tujuan strateginya.

• Dengan mengidentifikasi permasalahan yang mana jika dapat dipecahkan akan meningkatkan kinerja organisasi.

• Dengan mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan resiko yang mungkin terjadi.

2. Pelanggan, dengan meningkatkan kemampuan organisasi menyediakan produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan.

3. Lembaga sertifikasi, dengan meningkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam proses sertifikasi.

PANDUAN UMUM AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

Jika audit dilakukan sendiri oleh tim perusahaan, beberapa petunjuk berikut dapat membantu auitor dalam mengatasi kesulitan yang ditemukan dalam melakukan audit sistem kepastian kualitas:1. Pastikan bahwa audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan

kelemahan yang masih terjadi dan peningkatan berkelanjutan.2. Audit seharusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam

meningkatkan kualitas baik sistem, proses, maupun hasil yang telah ditetapkan.

3. Audit harus dipandang sebagai sesuatu yang relevan dan memberikan nilai baik bagi individu, manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan.

4. Audit seharusnya dilakukan secara terstruktur dengan menggunakan kuesioner dan terhindar dari kesan mengadili dalam audit.

5. Rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer merencanakan terlebih dahulu.

6. Untuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan satu tim untuk mengaudit suatu area tertentu pada waktu tertentu.

Lanjutan:

7. Mengangkat koordinator atau fasilitator audit yang tidak harus dijabat oleh staf penuh waktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer kualitas.

8. Untuk menghindari pemborosan waktu, audit harus direncanakan dengan baik, usaha-usaha audit harus disusun dalam seperangkat tujuan audit dan dijabarkan kedalam bentuk tugas-tugas yang harus dilakukan oleh setiap anggota tim audit.

9. Pertimbangan kunci yang harus diperhatikan dalam memilih personalia audit seperti keterampilan.

10.Perlakuan audit sebagai aktivitas rutin yang berusaha meminimalkan berbagai gangguan yang terjadi.

11.Audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas.

MANAJEMEN KUALITAS

ISO 9001: 2001 mendasarkan manajemen kualitas pada 8 (delapan) prinsip manajemen kualitas yaitu:1. Fokus pada pelanggan2. Kepemimpinan3. Keterlibatan SDM4. Pendekatan proses5. Pendekatan sistem dalam pengelolaan6. Perbaikan yang terus menerus (berkelanjutan)7. Pembuatan keputusan berdasarkan fakta8. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

LANGKAH-LANGKAH AUDIT

1. Perencanaan audit2. Pelaksanaan audit3. Mempelajari hasil audit4. Tindakan perbaikan

Gb. Tahapan-tahapan audit

Mengimplementasikan rencana tindakan

StandardisasiReview kemajuan

Identifikasi tujuan SiapaApaDimanaKapanMengapaBagaimana

Menetapkan ukuran kinerjaMenetapkan anggota tim

Respons terhadap kesimpulan auditor

Mengembangkan rencana tindakan

Merumuskan dan mendokumentasikan tindakan korektif

Melakukan rapat perkenalanDiskusi ruang lingkupRancangan jadwal auditWawancara InvestigasiEvaluasi

Melakukan rapat penutupRingkasan hasilDokumen

Mempersiapkan laporan akhir

ACT PLAN

STUDY DO

Perencanaan

Pada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran organisasi. Pernyataan tujuan dapat mempertegas fokus audit. Alasan tentang mengapa audit dilakukan, apa ukuran-ukuran kinerja dan bagaimana prosedur auditnya, akan menjadi panduan dalam pelaksanaan audit.

Pelaksanaan

Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor dengan berbagai pihak yang berwenang untuk membahas tentang ruang lingkup, tujuan, jadwal pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit (KKA). Proses audit diawali dengan mereview/ memeriksa proses, produk, dan sistem. Proses audit melibatkan wawancara dan investigasi untuk mengembengkan temuan yang didapat serta evaluasi untuk menghubungkan temuan-temuan tersebut dengan kriteria audit yang telah ditetapkan.

Memahami hasil audit

Hasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan dan beberapa bagian yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi audit. Laporan hasil audit yang disampaikan auditor memuat kesimpulan hasil audit yang didukung bukti (temuan) audit dan rekomendasi yang diberikan untuk peningkatan (perbaikan) hal-hal yang masih perlu diperbaiki.

Tindakan perbaikan

Pada tahap ini organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan rencana tindakan perbaikan yang telah ditetapkan. Hal ini memastikan bahwa rekomendasi dan kesimpulan yang dibuat oleh auditor dan didukung dengan rencana tindakan perbaikan oleh pihak terkait, dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan peningkatan berkelanjut.

PERSYARATAN SISTEM KEPASTIAN KUALITAS BERDASARKAN ISO 9001: 2001

1. Klausul 4 tentang sistem manajemen kualitas2. Klausul 5 tentang tanggung jawab manajemen3. Klausul 6 tentang manajemen sumber daya4. Klausul 7 tentang realisasi produk5. Klausul 8 tentang pengukuran, analisis, dan peningkatan

SISTEM MANAJEMEN KUALITAS

Beberapa kriteria kualitas yang termuat dalam klausul ini adalah:1. Persyaratan umum

a. Mengidentifikasi proses-proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen kualitas dan aplikasinya dalam organisasi.

b. Menentukan tahapan dan interaksi proses-proses tersebut.c. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan

bahwa baik operasi maupun proses-proses ini berjalan efektif.d. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan

untuk mendukung kegiatan operasional dan pemantauan proses-proses tersebut.

e. Memantau, mengukur, dan menganalisi proses-proses tersebut.f. Mengambil tindakan yang diperlukan agar mencapai hasil yang telah

direncanakan dan melakukan peningkatan berkesinambungan terhadap proses=proses tersebut.

2. Persyaratan dokumen

a. Umum, dokumentasi sistem manajemen kualitas harus mencakup: pernyataan terdokumentasi dari kebijakan dan tujuan kualitas, manual kualitas, prosedur terdokumentasi yang diwajibkan oleh ISO 9001: 2001, dokumen yang dibutuhkan oleh organisasi untuk memastikan perencanaan operasi dan pengendalian proses efektif, rekaman/ catatan yang diwajibkan oleh standar internasional.

b. Manual kualitas, organisasi harus membuat dan memelihara manual (panduan) kualitas yang berisikan: lingkup dari sistem manajemen, prosedur terdokumentasi, penjelasan dari interaksi untuk setiap proses, karakteristik manual kualitas.

c. Pengendalian dokumen, sebuah prosedur terdukumentasi harus ditetapkan dalam menentukan kebutuhan pengendalian untuk: memberikan persetujuan, meninjau dan memperbaharui, memastikan dokumen tersebut sah dan mudah diidentifikasi

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

1. komitmen manajemen: manajemen puncak harus memberikan bukti dari komitmennya untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen kualitas serta terus menerus meningkatkan efektivitasnya

2. Fokus pada pelanggan: manajemen puncak harus memestikan bahwa persyaratan pelanggan telah ditentukan dan dipenuhi untuk mencapai kepuasan pelanggan.

3. Kebijakan kualitas: merupakan “maksud dan arah secara menyeluruh suatu organisasi tentang kualitas seperti yang dinyatakan secara resmi oleh manajemen puncak”.

4. Perencanaan:a. Sasaran kualitasb. Perencanaan sistem manajemen kualitas

5. Tanggung jawab, wewenang, dan komunikasi6. Tinjauan manajemen

MANAJEMEN SUMBER DAYA

1. Persedian sumber daya2. Sumber daya manusia3. Infrastruktur4. Lingkungan kerja

Persedian Sumber Daya

Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan:a. Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen

kualitas dan terus-menerus mengembangkan efektivitasnya.b. Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara

memenuhi persyaratan pelanggan

Sumber Daya Manusia

a. UmumPersonel yang bekerja, yang dapat memengaruhi ualitas produk harus memiliki kompetensi yang berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian, dan pengalaman yang sesuai.

b. kompetensi, kepedulian, dan pelatihanOrganisasi harus:i. menentukan kompetensi yang sesuai untuk personel yang bekerja pada

bagian yang dapat memengaruhi kualitas produk.ii. Menyediakan pelatihan atau tindakan lainnya untuk memenuhi

kebutuhan-kebutuhan ini.iii. Mengevaluasi efektivitas tindakan yang dilakukan.iv. Memastikan bahwa personel tersebut memiliki kepedulian yang relevan

dan penting untuk kegiatan-kegiatannya dan bagaimana mereka memberikan kontribusi untuk tercapainya tujuan kualitas.

v. Memelihara rekara/ catatan yang sesuai dengan pendidikan, pelatihan dan pengalaman.

InfrastrukturOrganisasi harus menetapan dan memelihara infrastruktur yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastruktur mencakup hal-hal berikut ini:a. Gedung, ruang kerja, dan peralatan penunjang.b. Peralatan yang dipakai dalam proses (peranti lunak dan peranti keras).c. Sarana pendukung (transportasi dan komunikasi).

Lingkungan KerjaOrganisasi harus menetukan dan mengelola lingkungan kerja yang dibuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk.

REALISASI PRODUK

1. Perencanaan realisasi produk2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan3. Desain dan pengembangan4. Pembelian5. Produksi dan penyediaan jasa6. Pengendalian, pengukuran, dan pemantauan alat

PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PENINGKATAN1. Umum, organisasi harus merencanakan dan menerapkan proses pemantauan,

pengukuran, analisis, dan pengembangan yang dibutuhkan untuk: memperlihatkan kesesuaian produk, memastikan kesesuaian sistem manajemen kualitas, melakukan peningkatan berkelanjutan yang efektif terhadap sistem manajemen kualitas.

2. Pemantauan dan pengukurana. kepuasan pelanggan: organisasi harus memantau informasi yang

berhubungan dengan pandangan pelanggan, apakah organisasi telah memenuhi persyaratan pelanggan.

b. Audit internal: organisasi harus menjadwalkan lingkup perencanaan audit internal

3. Peningkatan: a. Peningkatan berkelanjut: organisasi harus terus melakukan peningkatan

berkelanjut terhadap efektivitas sistem manajemen kualitas, tujuan kualitas, hasil audit, analisis data, tindakan perbaikan, pencegahan, dan tinjauan manajemen

b. Tindakan perbaikan: untuk mengurangi penyebab ketidak sesuaian dalam rangka mencegah berulang terjadinya hal tersebut.

c. Tindakan pencegahan