Audit Sistem Kepastian Kualitas

Kelompok 6• Ni Putu Gita Puspita 1.12.2.9399• Ni Putu Erdhina Karismayanti 1.12.2.9429• Ni Putu Ayu Rahma Dewi 1.12.2.9344• Ni Kadek Hariyanti 1.12.2.9343• Putu Ayu Tamara Y. Laviana 1.12.2.9341• Devy Leviyanthie Z 1.12.2.9351• Dita Riesmayanti 1.12.2.9373• Susiyani Widiyawati 1.12.2.9375• Thahira Qarimma Nursabilla 1.12.2.9457

PengertianAudit sistem kepastian kualitas adalah proses sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi.

Pihak-Pihak Berkepentingana. Perusahaan (Manajemen Puncak)• Untuk menilai seberapa mampu jajaran di bawahnya mengimplementasikan sistem manajemen

kualitas yang telah disepakati.• Menjadi panduan operasional perusahaan dalam mencapai tingkata kualitas yang telah ditentukan.

b. Pelanggan Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikonsumsi telah sesuai dengan standar kualitas yang disyaratkan.

c. PemerintahUntuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikonsumsi masyarakat telah sesuai dengan standar kualitas yang disyaratkan.

d. AsosiasiUntuk mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya.

e. Lembaga Sertifikasi Untuk menilai kemampaun perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah ditetapkan lembaga tersebut.

Tujuan• Menentukan ketidaksesuaian• Menentukan efektifitas sistem kualitas.• Memberikan peluang perbaikan sistem.• Memenuhi persyaratan peraturan.• Memudahkan registrasi sisem kualitas• Memverifikasi sistem kualitas pemasok• Memverifikasi sistem kualitas perusahaan

Manfaat• Membantu mengembangkan sistem manajemen kualitas terpadu yang efektif.• Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen.• Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal.• Mencegah timbulnya masalah • Memungkinkan koreksi tepat waktu• Mengurangi biaya tambahan yang tidak perlu• Meningkatkan produktivitas• Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar

Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi Melalui Proses Audit

1. Perencanaan Audit • memahami budaya organisasi • memahami hasil dari audit sebelumnya• analisis risiko berdasarkan sektor• praevaluasi terhadap peraturan• membentuk tim audit yang kompeten• menaalokasikan waktu yang cukup

2. Teknik audit• fokus pada beberapa proses dan prosedur yang terbatas. • Pahami prinsip prinsip manajemen kualitas• Gunakan pemdekatan Plan – Do – Check – Act (PDCA) untuk mengevaluasi efektifitas

proses organisasi • Adopsi pendekatan holistik untuk mengumpulkan temuan audit dari pada hanya

berfokus pada individual klausul

3. Keputusan dan analisis• Memasukan temuan ke penilaian risiko• Hubungkan temuan dan pengaruhnya terhadap kemampuan organisasi

menyediakan produk sesuai dengan spesifikasinya.4. Laporan dan tidak lanjut• melaporkan secara pantas temuan-temuan audit• Laporan harus objektif dan berfokus pada audiens yang tepat

Manajemen Kualitas

1. Fokus pada PelangganMengarahkan perusahaan untuk:• memahami kebutuhan pelangan• Tujuan dan sasaran perusahaan berhubungan dengan kebutuhan pelangan• mengkomunikasikan kebutuhan pelanggan dengan organisasi• menyelaraskan pendekatan memuaskan pelangan dengan pengambilan keputusan• Memastikan keseimbangan antara kepuasan pelangan dengan pemangku kepentingan lainnya

Manfaat dari penerapan prinsip fokus pada pelangan bagi perusahaan:• Meningkatkan pendapatan dan penguasaan pangsa pasar • Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengunaan sumber daya perusahaan dalam

meningkatkan kepuasan pelangan• Meningkatkan loyalitas pelangan melalui transaksi yan berkelanjutan.

2. KepemimpinanMengarahkan perusahaan untuk:• Memandang semua kebutuhan pihak terkait sebagai satu kesatuan.• Menciptakan visi dan misi• Menetapkan tujuan, sasaran, serta target• Bertindak bebas disertai dengan tanggungjawab dan akuntanbilitas.• Menyediakan sumber daya dan pelatihan.• Menjadi teladan dalam kejujuran, moral, dan penciptaan budaya perusahaan yang kuat.• Membangun kepercayaan dan menghilangkan berbagai kekhawatiran karyawan.

Manfaat dari penerapan prinsip tsb:• Membuat karyawan termotivasi mencapai sasaran perusahaan.• Menyatukan evaluasi, perbaikan dan penerapan aktivitas dalam satu kesatuan.• Meminimalkan miskomunikasi di antara berbagai tingkatan dalam organisasi.• Menimbulkan keinginan untuk berpartisipasi dan berkontribusi dalam perbaikan

berkelanjutan sebagai wujud peningkatan kinerja karyawan.

3. Keterlibatan SDMMengarahkan perusahaan untuk:• Memahami tentang pentingnya kontribusi dan peranan mereka dalam

perusahaan.• Mengindentifikasi kendala-kendala yang dapat menghambat kinerja mereka.• Bertanggungjawab terhadap masalah yang dihadapi dan mencari solusi

bagaimana menyelesaikan masalah tersebut.• Mampu menilai kinerjanya sendiri dihubungkan dengan tujuan perusahaan

dan tujuan pribadinya.Manfaat dari penerapan prinsip tsb:• Setiap orang dalam perusahaan menjadi termotivasi memberikan

keterlibatannya dalam pencapaian sasaran perusahaan.• Menumbuhkembangkan inovasi dan kreativitas serta perbaikan terus-

menerus.• Setiap orang menjadi tanggungjawab terhadap kinerjanya.

4. Pendekatan ProsesBeberapa manfaat penting dari pendekatan proses adalah :• Penurunan biaya dan waktu siklus menjadi lebih pendek melalui efektivitas

penggunaan sumber daya. • Hasil yang diperoleh meningkat, konsisten dan dapat diperkirakan.• Peningkatan kesempatan menjadi prioritas dan terfokus.

Tahapan-tahapan penerapan pendekatan proses sebagai berikut:• Mendefinisikan aktivitas yang diperlukan oleh sistem manajemen kualitas dan

penerapannya dalam organisasi secara sistematis.• Mendefinisikan urutan dan interaksi proses.• Menentukan kriteria dan metode yang diisyaratkan • Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang memadai • Memantau, mengukur, dan menganalisis proses.• Menerapkan tindakan yang diperlukan

5. Pendekatan Sistem terhadap Manajemen Mengarahkan perusahaan untuk:• Menstrukturkan sistem menuju pencapaian tujuan dengan lebih efektif dan efisien.• Memahami keterkaitan proses dengan sistem.• Menggunakan pendekatan terstruktur guna mengharmoniskan dan

mengintegrasikan proses-proses.• Memahami dengan lebih baik tentang peranan dan tanggungjawab yang diperlukan • Memahami kemampuan organisasi dan penetapan kendala-kendala dari sumber

daya sebelum bertindak.Manfaat dari penerapan prinsip tsb:• Integrasi dan kesesuaian dari proses-proses terbaik dalam mencapai hasil-hasil

yang diinginkan.• Kemampuan memfokuskan usaha-usaha pada proses-proses kunci.• Memberikan kepercayaan kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap

konsistensi dan efisiensi organisasi.

6. Peningkatan BerkesinambunganMengarahkan perusahaan untuk:• Menggunakan pendekatan organisasi secara konsisten• Memberikan pelatihan yang memadai kepada setiap orang dalam organisasi • Menjadikan peningkatan berkesinambungan dari produk, proses, dan sistem sebagai

tujuan utama individu dan kelompok dalam organisasi • Menetapkan sasaran-sasaran yang terkait dengan peningkatan berkesinambungan• Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap peningkatan-peningkatan yang telah

tercapaiManfaat dari penerapan prinsip tsb:• Meningkatkan kinerja melalui peningkatan keunggulan bersaing perusahaan.• Menciptakan kesesuaian dari aktivitas-aktivitas peningkatan pada semua tingkat

terhadap tujuan strategis organisasi • Memberi fleksibilitas dalam bereaksi secara cepat terhadap berbagai kesempatan yang

ada• Mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan.

7. Pembuatan Keputusan Berdasarkan FaktaManfaat dari penerapan prinsip tsb:• Mengambil keputusan berdasarkan informasi yang akurat• Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas dari keputusan terdahulu

melalui referensi terhadap fakta-fakta yang terdokumentasi• Meningkatkan kemampuan untuk meninjau ulang serta mengubah opini dan

keputusan-keputusan Langkah-langkah dalam menerapkan prinsip-prinsip ini:• Mengumpulkan data dan informasi serta pengujian yang berkaitan dengan tujuan

dan sasaran perusahaan• Memastikan bahwa data dan informasi akurat, dapat dipercaya, dan mudah diakses.• Menganalisis data dan informasi dengan menggunakan metode yang tepat• Memahami penggunaan teknik-teknik statistik• Membuat keputusan dan menindaklanjutinya berdasarkan hasil analisi dan

pengalaman.

8. Hubungan Saling Menguntungkan dengan PemasokMengarahkan perusahaan untuk:• Menetapkan hubungan yang menyeimbangkan hasil-hasil jangka pendek

dengan pertimbangan-pertimbangan jangka panjang• Memanfaatkan keahlian sumber daya dari mitra bisnis• Mengidentifikasi dan memilih pemasok-pemasok utama yang dapat

diandalkan.• Menciptakan komunikasi yang jelas dan terbuka dengan para pemasok• Meningkatkan apresiasi, pengakuan dan penghargaan terhadap peningkatan

dan pencapaian oleh pemasokManfaat dari penerapan prinsip tsb:• Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai tambah bagi kedua

pihyak• Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk menanggapi

perubahan pasar atau kebutuhan dan harapan pelanggan• Mengoptimalkan biaya dan penggunaan sumber daya.

Manfaat penerapan secara keseluruhan ISO 9001:2001• Pelanggan dan pengguna produk akan menerima produk yang sesuai dengan

kebutuhan dan harapannya, tersedia tepat waktu, dan kegunaannya dapat diandalkan.

• Seluruh individu dan kelompok dalam organisasi akan memperoleh manfaat melalui peningkatan kondisi kerja, kepuasan kerja, kesehatan dan keselamatan kerja, semangat kerja, serta jaminan stabilitas dalam bekerja.

• Pemilik dan investor akan memperoleh manfaat melalui imbah hasil atas investasi (ROI), hasil operasi, pangsa pasar, dan keunggulan bersaing

• Pemasok dan mitra bisnis akan memperoleh manfaat melalui peningkatan stabilitas, pertumbuhan, kemitraan, dan pemahaman bersama.

• Masyarakat akan memperoleh manfaat melalui pemenuhan persyaratan hukum dan peraturan, peningkatan kesehatan dan keselamatan, penurunan dampak negatif terhadap lingkungan dan peningkatan keamanan.

Langkah-Langkah Audit1. Perencanaan

Pada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran organisasi. Pernyataan tujuan dapat mempertegas fokus audit. Mengikuti pernyataan tujuan ini perencanaan audit dapat mengidentifikasi 5W+1H : siapa (who), apa (what), di mana (where), kapan (when), mengapa (why) dan bagaimana (how).

2. PelaksanaanPelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor dengan berbagai pihak yang berwenang untuk membahas tentang ruang lungkup audit, tujuan, jadwal pelaksanaan dan rancangan kertas kerja audit (KKA).

3. Memahami Hasil AuditHasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan dan beberapa bagian yang membutuhkan peningkatan dari hasil auditee. Laporan hasil audit yang disampaikan auditor memuat kesimpulan hasil audit yang didukung bukti audit dan rekomendasi yang diberikan untuk untuk peningkatan hal yang masih perlu diperbaiki.

4. Tindakan PerbaikanPada tahap ini, orgaisasi didampingi oleh auditor mengimplementasikan rencana tindakan perbaikan yang telah ditetapkan. Hal ini untuk memastikan rekomendasi dan kesimpulan yang dibuat auditor dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuannya.

Persyaratan Sistem Kepastian Kualitas Berdasarkan ISO 9001:2001