audit sistem kepastian kualitas 538

7/28/2019 Audit Sistem Kepastian Kualitas 538

1/27

Audit Sistem Kepastian Kualitas

Disusun Oleh:

Adi Prastyawan (2011120 )

Desi Antika Putri (2011120 )

Agnes (2011120 )

Gitta Muliawati (2011120144)

PENDAHULUAN

1. Latar belakangSemakin ketatnya intensitas persaingan dalam merebut pasar mendorong perusahaan untuk

memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan apa yang diberikan

pesaing. Usaha dan operasional perusahaan terfokuskan kepada keinginan, harapan dan

kebutuhan pelanggan (customer focus). Perusahaan berusaha meningkatkan nilai pelanggan

(customer value) sebagai usaha untuk meningkatkan kepuasannya (customer satisfaction).

Memuaskan pelanggan berarti memenuhi semua (sebagian besar keinginan dan harapan

pelanggan) dari mengonsumsi (menggunakan) produk yang dihasilkan perusahaan. Pelanggan

selalu memperbandingkan antara manfaat yang diperoleh (customer realization) dengan

pengorbanan yang dilakukan (customer sacrifice) untuk mendapatkan produk tersebut.

Untuk memenuhi keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan, perusahaan membangun suatu

sistem kepastian kualitas. Hal ini berkaitan dengan usaha untuk memastikan bahwa proses-proses

yang berjalan di dalam perusahaan dapat menjamin dihasilkan dan diserahkannya produk

(barang/jasa) yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Didalam sistem kepastian kualitas,

unsur-unsur penting kepastian kualitas dibangun yang memungkinkan personalia dalam

perusahaan untuk mengidentifikasi, merancang, mengembangkan, memproduksi, mengirim, dan

mendukung dihasilkannya produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Sistem kepastian


2/27

kualitas merupakan sesuatu yang dinamis. Sistem ini harus mampu beradaptasi dan berubah

untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai dengan keinginan, kebutuhan, dan harapan

pelanggan. Sebagai bagian dari komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan

standar kualitas yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, secara periodik

dilakukan audit terhadap sistem kepastian kualitas yang dilakukan perusahaan.

1. Rumusan Masalah1. Bagaimana gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika ditinjau

berdasarkan kajian teoretis?

2. Bagaimana gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika ditinjauberdasarkan kajian praktis atas studi kasus dan pemberian rekomendasi?

2. Tujuan1. Mengetahui dan memahami gambaran umum tentang audit sistem kepastian

kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian teoretis.

2. Mengetahui dan memahami gambaran umum tentang audit sistem kepastiankualitas jika ditinjau berdasarkan kajian praktis atas studi kasus dan pemberian

rekomendasi.

PEMBAHASAN

PENGERTIAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

Audit sistem kepastian kualitas adalah proses sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk

memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana

kriteria audit yang telah dipenuhi audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik atau

kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk

memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya.


3/27

PERANAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

Berbagai pihak berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai

kepentingan dan tujuannya. Pihak-pihak tersebut antara lain:

1. perusahaanuntuk menilai seberapa mampu jajaran di bawahnya mengimplementasikan sistem manajemen

kualitas yang telah ditetapkan.

1. pelangganuntuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikomsumsi/digunakan telah sesuai dengan

standar kualitas yan disyaratkan.

1. pemerintahuntuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar telah sesuai

dengan standar kualitas yang ditetapkan pemerintah dan aman dikomsumsi/digunakan oleh

konsumen.

1. asosiasikelompok ini berkepentingan terhadap audit sistem kepastian kualitas untuk mendapatkan

informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen

kualitasnya sehingga mampu menghasilkan produk sesuai dengan yang dipersyaratkan

pelanggannya.

1. lembaga sertifikasilembaga ini membutuhkan hasil audit adlah untuk menilai kemampuan dari perusahaan dalam

menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi ini.


4/27

TUJUAN DAN MANFAAT AUDIT

ISO 10011 yang menjadi panduan dalam pelaksanaan audit sistem kepastian, menyatakan tujuan

dari audit ini adalah untuk:

1. menentukan ketidaksesuaian2. menentukan efektivitas sistem kualitas3. memberikan peluang untuk perbaikan sistem4. memenuhi persyaratan peraturan5. memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas6. menilai pemasok dan memvertifikasi sistem kualitasnya7. menilai dan menverifikasi sistem kualitas perusahaan sendiri

Sedangkan manfaat audit ini antara lain :

1. membantu mengembangkan sistem manajeman kualitas terpadu yang efektif2. menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen3. membantu pengalokasian sumber daya secara optimal4. mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu5. memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu6. mengurangi biaya-biaya tambahan koreksi yang tepat waktu7. meningkatkan produktivitas8. meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar

MENINGKATKAN NILAI TAMBAH ORGANISASI MELALUI PROSES AUDIT

Audit memberikan manfaat kepada tiga pihak kepentingan terhadap sistem manajeman kualitas,

yaitu:

1. sertifikasi organisasi


5/27

2. pelanggan, dengan meningkatkan kemampuan organisasinya menyediakan produk yangsesuai dengan spesifikasi pelanggan.

3. lembaga sertifikasi, dengan meningkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam prosessertifikasi.

Panduan auditor dalam melaksanakan tugas prefesionalnya:

1. perencanaan audit2. teknik audit3. keputusan dan analisis4. laporan dan tindak lanjut

PANDUAN UMUM AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

Beberapa petunjuk berikut ini dapat membantu auditor dalam mengatasi kesulitan yang

ditemukan dalam melakukan audit sistem kepastian kualitas:

1. pastikan audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan kelemahan yang masihterjadi dan peningkatan berkelanjutan

2. audit harusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam meningkatkankualitas baik sistem, proses, maupun hasil yang ditetapkan

3. audit harus dipandang sebagi suatu relevan dan memberikan nilai baik bagi individu,manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan

4. audit seharusnya dilakukan secara terstuktur dengan menggunakan kuesioner danterhindar dari kesan mengadili dalam audit

5. rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer merencanakanterlebih dahulu

6. untuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan sstu tim untukmengaudit suatu area tertentu pada waktu tertentu

7. mengangkat koordinator atau fasilitator audit yang tidak harus dijabat oleh staf penuhwaktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer kualitas.


6/27

8. audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelasMANAJEMEN KUALITAS

ISO 9001:2001 mendasar manajemen kualitas pada 8 prinsip manajemen kualitas yang terdiridari:

1. fokus pada pelanggan2. kepemimpinan3. keterlibatan SDM4. pendekatan proses5. pendekatan sistem dalam pengelolaan6. perbaikan yang terus menerus7. pembuatan keputusan berdasarkan fakta8. hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

LANGKAH-LANGKAH AUDIT

Mengadopsi model PDSA (plan-do-study-act)yang dipopulerkan oleh deming, audit system

manajeman kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

1. perencanaan audit2. pelaksanaan audit3. mempelajari hasil audit4. tindakan perbaikan

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

J Komitmen manajemen

J Fokus pada pelanggan

J Kebijakan kualitas


7/27

J Perencanaan

J Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi

J Tinjauan manajemen

a. Umum

Manajemen puncak arus meninjau sistem manajemen kualitasnya secara periodik untuk

memastikan kesesuaian, kecukupan, dan efektivitas yang berkelanjutan. Tinjauan ini

menyertakan peluang perbaikan dan perubahan sistem manajemen kualitas, kebijakan, dan tujuan

kualitas.

2. Input dari tinjauanInput untuk tinjauan manajemen harus meliputi informasi tentang:

i. Hasil audit

ii. Umpan balik dari konsumen

iii. Kinerja proses dan produk yang sesuai

iv. Status dari tindakan pencegahan dan perbaikan

v. Tindakan tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya

vi. Rekomendasi untuk perbaikan

1. Output dari tinjauanOutput dari tinjauan manajemen harus meliputi keputusan dan tindakan yang berhubungan

dengan:

i. Perbaikan yang efektif dari sistem manajemen kualitas dan prosesnya


8/27

ii. Perbaikan produk yang sesuai dengan keinginan pelanggan

iii. Sumber daya yang dibutuhkan

MANAJEMEN SUMBER DAYA

Ketersediaan sumber daya

Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan.

Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen kualitas dan terus-menerus

mengembangkan efektivitasnya

Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara memenuhi persyaratan pelanggan

Sumber daya manusia

Umum

Personel yang bekerja, yang dapat memengaruhi kualitas produk harus memiliki kompetensi

yang berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian, dan pengalaman yang sesuai.

Kompetensi, pelatihan, dan kepedulian

Organisasi harus:

a. Menentukan kompetensi yang sesuai untuk personel yang bekerja pada bagian yang dapat

memengaruhi kualitas produk

b. Menyediakan pelatihan atau tindakan lainnya untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan ini.

c. Memastikan bahwa personel tersebut memiliki kepedulian yang relevan dan penting untuk

kegiatan-kegiatannya dan bagaimana mereka memberikan kontribusi untuk tercapainya tujuan

kualitas.


9/27

Infrastuktur

Organisasi harus menetapkan, menyediakan, dan memelihara infrastuktur yang dibutuhkan untuk

mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastuktur mencakup hal-hal berikut ini:

@ Gedung, ruang kerja, dan peralatan penunjang

@ Peralatan yang dipakai dalam proses

@ Sarana pendukung

Lingkungan kerja

Organisasi harus menentukan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai

kesesuaian terhadap persyaratan produk.

REALISASI PRODUK

Perencanaan realisasi produk

Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan untuk realisasi

produk. Perencanaan dari realisasi rpoduk ini harus konsisten dengan persyaratan proses lainnyadari sistem manajemen kualitas. Dalam merencanakan realisasi produk, organisasi harus

menetapkan hal-hal berikut:

1. Sasaran dan persyaratan kualitas bagi produk2. Kebutuhan untuk mendapatkan proses, dokumentasi, dan penyediaan sumber daya untuk

produk

3. Dokumen yang dibutuhkan untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi menghasilkanproduk yang memenuhi persyaratan

Proses yang berhubungan dengan pelanggan

1. Identifikasi persyaratan yang berhubungan dengan produk


10/27

Organisasi harus menentukan:

i. Persyaratan yang telah ditentukan konsumen

1.

Persyaratan yang tidak ditentukan oleh konsumen

iii. Persyaratan dari UU dan peraturan yang berhubungan dengan produk

iv. Persyaratan lainnya

2. Tinjauan persyaratan yang berhubungan dengan produkOrganisasi harus meninjau kembali persyaratan yang berhubungan dengan produk. Tinjauan ini

harus dilakukan sebelum organisasi memberikan janji untuk menyalurkan produk ke pelanggan.

3. Komunikasi dengan pelangganOrganisasi harus menentukan dan menerapkan peraturan yang efektif untuk berkomunikasi

dengan konsumen berkaitan dengan:

1. Informasi produk2.

Pertanyaan, penanganan kontrak/pesanan yang diambil termasuk perubahan

iii. Umpan balik konsumen termasuk pelanggan

Desain dan pengembangan

1. Perencanaan desain dan pengembanganOrganisasi harus merencanakan dan mengendalikandesain dan pengembangan produk.

2. Input desain dan pengembangan


11/27

Input yang berhubungan dengan persyaratan produk harus ditentukan dan catatannya harus

disimpan.

3. Output desain dan pengembanganOutput desain dan pengembangan harus tercantum dalam sebuah bentuk untuk diverifikasi

terhadap input desain dan pengembangan dan harus disetujui sebelum dikeluarkan.

4. Tinjauan desain dan pengembanganPada tahap yang sesuai, harus dilakukan tinjauan sistematis pada perancangan dan

pengembangan.

5. Verifikasi desain dan pengembanganVerifikasi harus memperlihatkan kesesuaian dengan rencana yang disusun untuk memastikan

bahwa output desain dan pengembangan itu memenuhi persyaratan input desain dan

pengembangan.

6. Validasi desain dan pengembanganValidasi dari hasil desain dan pengembangan harus memperlihatkan kesesuaian dengan rencana

yang disusun untuk memastikan bahwa hasil dari produk tersebut mampu dalam memenuhi

persyaratanpada penerapan dan penggunaan yang ditetapkan,jika diketahui.

7. Pengendalian perubahan desain dan pengembanganPerubahan desain dan pengembangan harus ditentukan dan catatannya dipelihara. Perubahan

harus ditinjau, diverifikasi, divalidasi (jika sesuai), akan disahkan sebelum diterapkan.

Produksi dan penyediaan jasa

1. Pengendalian produksi dan penyediaan jasa


12/27

Organisasi harus merencanakan dan melaksanakan produksi dan penyediaan jasa dibawah

kondisi yang dikendalikan

2. Validasi proses produksi dan penyediaan jasaOrganisasi harus memvalidaasi berbagai proses produksi dan penyediaan jasa, terhadap output

yang dihasilkan yang tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran yang berurutan

3. Indentifikasi dan mampu telusurJika diperlukan, organisasi harus mendefinisikan produk dengan cara yang sesuai diseluruh

realisasi produk

4. Properti pelangganOrganisasi harus menandai, memverifikasi, melindungi,dan menjaga properti pelanggan yang

disediakan atau dipakai dalam produk.

5. Pemeliharaan produkOrganisasi harus memelihara kesesuaian produk sejak proses internal dan penyerahan ke tempat

tujuan. Pemeliharaan ini mencakup identifikasi, penanganan, pemaketan, penyimpanan, dan

pengawetan.

Pengendalian, pengukuran, dan pemantauan alat

Organisasi harus menentukan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan serta pemantauan dan

pengukuran sarana yang dibutuhkan untuk menyediakan bukti-bukti kesesuaian produk padapersyaratan yang ditetapkan. Organisasi harus membuat proses untuk memastikan bahwa

pemantauan dan pengukuran dilakukan secara konsisten sesuai persyaratan pemantauan dan

pengukuran. Jika diperlukan, untuk memastikan validitas hasil, perlengkapan alat ukur harus:

1. Dikablibrasikan atau diversifikasi pada selang waktu tertentu atau sebelum dipakai


13/27

2. Disetel atau disetel ulang seperlunya.3. Teridentifikasi untuk memungkinkan status kalibrasi ditetapkan4. Dijaga dari penyetelan yang akan membuat hasil pengukuran yang tidak sah5. Dilindungi dari kerusakan dan penurunan kualitas selama penanganan, pemeliharaan, dan

penyimpanan.

Selain itu organisasi harus menaksir dan merekam validasi hasil pengukuran sebelumnya bila

peralatan tidak memenuhi persyaratan. Organisasi harus mengambil tindakan yang tepat pada

peralatan dan produk manapun yang berpengaruh. Catatan hasil kalibrasi dan verifikasi harus

dipelihara.

PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PENINGKATAN

Umum

Organisasi harus merencenakan dan menetapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan

pengembangan yang dibutuhkan untuk:

Memperlihatkan kesesuaian produk

Memastikan kesesuaian sistem manajemen kualitas Meningkatkan peningkatan berkelanjutan yang efektif terhadap sistem manajemen

kualitas.

Ini harus bergantung pada ketepatan metode yang berlaku termasuk teknik statistik dan

jangkauan pemakaiannya.

Pemantauan dan pengukuran

1. Kepuasan pelanggan


14/27

Sebagai salah satu alat untuk mengukur kinerja sistem manajemen kualitas, organisasi harus

memantau informasi yang berhubungan dengan pandangan pelanggan apakah organisasi telah

memenuhi persyaratan pelanggan

2. Audit internalOrganisasi harus menjadwalkan lingkup perencanaan audit internal untuk menentukan apakah

manajemen kualitas sudah:

- Sesuai untuk perencanaan yang disusun pada persyaratan ISO 9001

- Diterapkan dan dipelihara secara efektif

3. Pemantauan dan pengukuran proses4. Pemantauan dan pengukuran produk5. Pengendalian produk yang tidak sesuai6. Analisis data

Organisasi harus menentukan, mengumpulkan dan menganalisis data yang tepat untuk

memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen kualitas dan mengevaluasi sejauh

mana peningkatan berlanjut yang dibuat, efektif.

Peningkatan

1. Peningkatan berkelanjutanOrganisasi harus terus melakukan peningkatan berkelanjutan terhadap efektivitas sistem

manajemen kualitas, tujuan kualitas, hasil sistem manajemen kualitas melalui pemakaian

kebijakan kualitas, tujuan kualitas, hasil sistem manajemen kualitas melalui pemakaian kebijakan

kualitas, tujuan kualitas, hasil audit, analisis data, tindakan perbaikan, pencegahan, dan tinjauan

manajemen.

2. Tindakan perbaikan


15/27

Organisasi harus mengambil tindakan untuk mengurangi penyebab ketidaksesuaian dalam

rangka mencegah berulang terjadinya hal tersebut. Tindakan perbaikan harus sesuai dengan

penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan.

3. Tindakan pencegahanOrganisasi harus menentukan tindakan untuk mengurangi penyebab potensial ketidaksesuaian

untuk mencegah terjadinya hal yang tidak diinginkan. Tindakan pencegahan harus sesuai dengan

penyebab masalah potensial.

STUDI KASUS

Ringkasan Eksekutif

Hasil Pelaksanaan Audit Internal Mutu Akademik (Aima)

Siklus II, Tahun 2010

Universitas Syiah Kuala

INFORMASI LATAR BELAKANG

Universitas Syiah Kuala, disingkat Unsyiah, adalah perguruan tinggi negeri di Banda Aceh,

Indonesia, yang berdiri pada 2 Juni 1961. Rektor Unsyiah pada tahun 2007 adalah Prof. Darni M.

Daud PhD. Universitas ini terletak di Banda Aceh, Tepatnya di Kota Pelajar dan Mahasiswa

(Kopelma) Darussalam. Kampus Unsyiah berjarak 8 Km kearah timur Kota Banda Aceh, 22 Km

dari Bandara Sultan Iskandarmuda, dan 32 Km dari Pelabuhan Malahayati di Krueng Raya.

Universitas Syiah Kuala, merupakan wujud dari keinginan rakyat Aceh untuk memiliki sebuah

lembaga pendidikan tinggi negeri, sebagaimana yang pernah ada dan berkembang pada masa

silam.


16/27

Organisasi dan tatalaksana Unsyiah, diatur berdasarkan keputusan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan No. 0200/O/1995. Selain daripada itu telah ditetapkan pula Statuta Unsyiah

berdasarkan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0426/O/1992, sebagai pedoman

dasar dan acuan untuk penyelenggaraan pengembangan program, penyelenggaraan kegiatan

fungsional dan sebagai rujukan untuk berbagai pengembangan dan prosedur operasional.

Unsyiah dipimpin oleh Rektor yang bertanggung jawab kepada Menteri Pendidikan Nasional.

Pimpinan Universitas, yaitu Rektor dan keempat Pembantu Rektor, didampingi oleh Senat

Universitas dan Dewan Penyantun. Dibawah Universitas terdapat unsur pelaksana akademik

(Fakultas, Program Studi Pascasarjana dan Doktor, Serta lembaga), unsur pelaksana administratif

(Biro-biro), dan unsur penunjang yang berupa Unit Pelaksana Teknis (UPT). Disamping itu

terdapat pula beberapa unit organisasi non-struktural dan unsur pelengkap.

Sejak didirikan, Unsyiah berturut-turut dipimpin oleh Kolonel M. Jasin dengan sebutan Pj.

Presiden, Drs. Marsuki Nyak Man dengan sebutan ketua Presidium, Drs. A. Madjid Ibrahim

sebagai Rektor, seterusnya Prof. Dr. Ibrahim Hasan, MBA., Prof. Dr. Abdullah Ali, M.Sc., Dr.

M. Ali Basyah Amin, MA., Prof. Dr. Dayan Dawood, MA., Prof. Dr. Abdi A. Wahab, M.Sc.,

dan kini Unsyiah berada dibawah pimpinan Rektor Darni M. Daud PhD.

Pelaksanaan Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) di lingkungan Universitas Syiah Kualapada tahun 2010 adalah siklus kedua dan merupakan rangkaian dari aktifitas implementasi

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Syiah Kuala yang dilakukan oleh Badan

Penjaminan Mutu (BJM) Universitas Syiah Kuala melalui unit pelaksana AIMA yaitu Manajer

Audit Internal Akademik-Universitas Syiah Kuala.

Kegiatan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dilaksanakan sebagai upaya pengendalian

mutu akademik yang berkelanjutan. AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala merupakan

kegiatan yang dilakukan di lingkungan Universitas Syiah Kuala dengan melibatkan Unit

pelaksana AIMA dan auditor akademik dari BJM serta bekerjasama dengan pimpinan fakultas,

SJMF (Sistem Penjaminan Mutu Fakultas) dan TPMA (Tim Pengendalian Mutu Akademik) di

jurusan/program studi.


17/27

Pelaksanaan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dibagi 3 tahap meliputi tahap persiapan

auditor, tahap persiapan dokumentasi, dan tahap visitasi auditi yang dimulai sejak bulan Juli

sampai dengan Desember 2011. Pada kegiatan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala

dilibatkan 21 orang auditor dan 9 fakultas sebagai auditi. Pelaksanaan audit pada tingkat program

studi dilaksanakan secara sampling, mengingat keterbatasan jumlah auditor dan juga ditujukan

untuk membina SJMF sehingga nantinya dapat melaksanakan monev internal akademik pada

program studi di fakultas masing-masing.

Fokus AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala tahun 2011 meliputi:

1. Manajemen administrasi pelayanan akademik,

2. Proses pelaksanaan akademis,

3. Aktifitas dosen terhadap tridahrama PT, dan

4. Capaian dan tingkat kepuasan akademis oleh mahasiswa.

Hasil audit telah dibahas bersama dengan auditi pada level fakultas dan program studi sekaligus

memberikan tanggapan terhadap temuan auditor. Auditi telah menyatakan kesanggupan

menindaklanjuti hasil audit seperti tercantum dalam berita acara audit yang ditandatangani olehpimpinan auditi. Adapun temuan yang tidak termasuk dalam tugas dan kewenangannya

diharapkan dapat bekerjasama dengan unit/biro/lembaga terkait di lingkungan Universitas Syiah

Kuala.

Pelaksanaan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala tidak hanya menghasilkan temuan negatif,

namun beberapa temuan positif juga dapat menjadi bagian dari upaya peningkatan mutu, antara

lain:

1. Pelaksanaan penjaminan mutu semakin menjadi perhatian dan konsentrasi setiap unit auditi

yang dibuktikan dengan semakin lengkapnya dokumen perkuliahan, serta adanya Standar

Operasional Prosedur maupun kebijakan yang dibuat oleh internal fakultas di bawah koordinasi

SJMF dengan merujuk pada manual mutu universitas.


18/27

Rekomendasi : dukungan bagi fakultas/program studi untuk mempertahankan dan

meningkatkan kinerja terkait MUTU dengan memberikan reward yang dapat berupa :

piagam/sertifikat, diumumkan secara luas baik melalui surat edaran, web site dan rapat kerja

universitas. Penghargaan dapat pula berupa pengalokasian dana yang mendukung pengembangan

mutu.

2. Adanya program persiapan peningkatan status akreditasi di setiap program studi namun perlu

dukungan penuh dari pihak fakultas sehingga pelaksanaannya dapat dipercepat dengan target

mendapatkan akreditasi A.

Rekomendasi : fakultas harus mengalokasikan dana bagi program studi yang akan mengajukan

re-akreditasi dengan target A dan universitas harus memberikan reward bagi program studi

yang mendapatkan nilai akreditasi A.

3. Pelaksanan EKD (Evaluasi Kinerja Dosen) tahun 2010 telah memberikan hasil positif

terhadap peningkatkan kinerja dan kualitas akademik terutama kedisiplinan dosen dalam

mengajar lebih baik dari sebelumnya.

Rekomendasi : diperlukan dukungan yang lebih maksimal terhadap sarana dan prasarana

mengajar dan praktikum, termasuk kualitas ruang kelas, alat bantu mengajar, laboratorium

lapangan termasuk kecepatan pelayanan kebutuhan praktikum dan peningkatan SDM

laboratorium melalui pelatihan.

4. Adanya Program Hibah Kompetisi (PHK) yang diterima oleh beberapa program studi dan

level universitas telah memberikan hasil positif terhadap peningkatkan manajemen dan kualitas

akademik terutama sarana dan prasarana penunjang administrasi secara terintegrasi dan

pengajaran lebih baik dari sebelumnya.

Rekomendasi : diperlukan dukungan yang lebih maksimal terhadap pelaksanaan PHK yang

sedang diimplementasikan dan perlu memberikan motivasi kepada program studi untuk

mengusulkan program.


19/27

5. Telah tumbuhnya sikap dan pemahaman baik tingkat fakultas dan program studi yang sangat

positif terhadap pentingnya sistem penjaminan mutu dan peran audit dalam membantu dan

memastikan capaian implementasi pengendalian mutu akademik untukmenilai dilaksanakan

secara efisien dan efektif.

Rekomendasi : Kegiatan audit akademik internal dilakukan secara kontinu setiap tahun untuk

meminimalkan resiko yang terkait dengan pelaksanaan akademik di lingkungan Universitas

Syiah Kuala.

Disamping ketiga hal yang positif di atas, pelaksanaan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala

juga menemukan beberapa faktor mendasar yang harus segera diperhatikan sehingga dampak

negatifnya ke depan dapat diminimalisasi, yaitu:

1. Seluruh auditi menyampaikan bahwa sistem koordinasi dan komunikasi antara rektorat,

fakultas, dan program studi masih belum berjalan dengan lancar terutama di tingkat biro dengan

fakultas dan fakultas dengan program studi. Hal yang sangat dominan yaitu menyangkut masalah

administrasi dan keuangan sehingga pelaksanaan dan pelayanan akademik belum dapat

dijalankan sesuai dengan rencana waktu dan kegiatan. Peran P2T dan pengelola APBA juga

masih dirasakan auditi perlu ditingkatkan untuk mendukung pelaksanaan dan pelayanan mutu

yang optimal di lingkungan Universitas Syiah Kuala.

Peran SP4 masih kurang efektif dibandingkan sebelumnya dalam merancang dan

merealisir usulan dari unit auditi, banyak perubahan usulan yang tidak diketahui oleh fakultas

pengusul.

Rekomendasi : diperlukan kebijakan pimpinan universitas untuk penerapan sistem manajemen

yang lebih efektif, transparan, akuntabel, dan komunikatif antar setiap level unit yang terlibat

untuk meningkatkan mutu sistem pelayanan akademik.

2. Dari sisi akademik, meningkatnya kualitas mengajar belum diikuti dengan peningkatan di

bidang penelitian dan pengabdian masyarakat. Bahkan terjadi penurunan kualitas dan jumlah

penelitian dosen Universitas Syiah Kuala sejak 3 tahun terakhir. Keterlibatan Guru besar dalam


20/27

kegiatan penelitian dan pengabdian sangat minim dan daya saing proposal penelitian dosen

Universitas Syiah Kuala di tingkat nasional (DIKTI, LIPI, Menristek, dan lainnya) menurun.

Pada tahun 2010, total dosen yang melaksanakan penelitian turun

menjadi hanya 8%.

Rekomendasi : diperlukan kebijakan dan strategi khusus pimpinan universitas untuk

meningkatkan jumlah dan kualitas penelitian serta peningkatan peran lembaga penelitian

(LEMLIT) dan lembaga pengabdian kepada masyarakat (LPM) untuk lebih produktif.

Kegiatan penelitian dan pengabdian akan menjadi fokus dalam siklus III AIMA dan Evaluasi

Kinerja Dosen 2011. Penelitian mandiri harus lebih terstruktur dan dosen S3 serta Guru Besar

diwajibkan untuk mengajukan usulan penelitian dan pengabdian di tingkat nasional. Indikator

kunci (KPI) Universitas Syiah Kuala menyangkut penelitian dan pengabdian dosen harus dibuat

dan diimplementasikan serta dievaluasi.

3. Minat dosen Universitas Syiah Kuala dalam publikasi ilmiah dan penulisan buku ajar masih

sangat minim di semua bidang. Belum ditemukannya adanya motivator yang mampu

memberikan stimulasi terkait dengan rendahnya jumlah publikasi dan penulisan buku ajar.

Rekomendasi : diperlukan kebijakan dan strategi khusus pimpinan universitas untuk memacu

dosen agar dapat terlibat aktif dalam publikasi ilmiah dan penulisan buku ajar.

KPI Universitas Syiah Kuala menyangkut hal tersebut harus dibuat dan diimplementasikan dan

dievaluasi.

4. Peran aktif SJMF masih lemah dalam kegiatan monitoring dan evaluasi akibat dukungan dari

pihak fakultas belum nyata dan masih banyak dosen yang tidak berminat terlibat dalam kegiatan

SJMF.

Rekomendasi : Para pimpinan fakultas harus lebih fokus dan perhatian terhadap

perkembangan SJMF dan TPMA di unit kerja masing-masing untuk penguatan SDM dan juga

menyediakan fasilitas kerja serta penghargaan.


21/27

5. Belum adanya sistem baku tentang pemberian penghargaan dan reward dari pimpinan

terhadap prestasi mutu yang dicapai fakultas dan program studi yang mampu memberikan

dampak perubahan dalam implementasi SPMI di lingkungan Universitas Syiah Kuala.

Rekomendasi : perlu dilbuat SOP tentang penghargaan terhadap unit kerja yang

berprestasi, misalnya pemberian Unsyiah Reward, Rector Reward, Dean Reward dan lain

sebagainya kepada fakultas dan program studi yang memiliki prestasi dalam mendukung

peningkatan mutu pendidikan di Universitas Syiah Kuala.

Pelaksanan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala yang telah dilaksanakan sesuai dengan

target difokuskan pada : (1) Manajemen administrasi pelayanan akademik, (2) Proses

pelaksanaan akademis, (3) Aktifitas dosen terhadap tridahrama PT, dan (4) Capaian dan tingkat

kepuasan akademis oleh mahasiswa dengan penjabaran sebagai berikut:

1. Manajemen administrasi pelayanan akademis

Pelaksanaan akademis di setiap fakultas dan prodi telah didukung dengan sistem administrasi

yang memadai dan mengacu kepada standar mutu akademik yang telah disusun. Terjadi

peningkatan pelayan administrasi akademik sejak dilakukannya sistem on-line dan evaluasi

kinerja dosen (EKD). Namun masih ada unit pelaksana yang belum secara penuh menyiapkan

perangkat pendukung sehingga mahasiswa maupun dosen masih belum merasa puas. Variasi

kemampuan SDM ditingkat fakultas dan program studi menyebabkan pelayanan akademis antar

unit masih terdapat perbedaan kualitas.

Rekomendasi :

a. Perlunya sosialisasi dan evaluasi internal secara periodik terhadap pelaksanaan standar mutu

akademik terkait dengan manajemen administrasi pelayanan akademis di setiap unit (fakultas

dan program studi).

b. Perlunya peningkatan jumlah dan kualitas SDM tenaga administrasi dan penyediaan sarana

kerja perlu dilakukan segera dan disesuaikan dengan prioritas kebutuhan.


22/27

c. Perlunya pelatihan dan pemagangan secara periodik terhadap SDM fakultas maupun program

studi terkait dengan manajemen administrasi pelayanan akademis.

d. Implementasi pelayanan akademik harus mengacu pada sasaran target standar mutu yang telah

disusun oleh universitas maupun fakultas.

2. Proses Pelaksanaan Akademis (pengajaran dan praktikum) Terjadi perubahan yang siknifikan

terhadap proses pelaksanaan akademis baik proses belajar mengajar maupun praktikum lebih

baik dari tahun sebelumnya. Disiplin dosen dalam melaksanakan kegiatan akademis terutama

belajar mengajar dan praktikum semakin baik dan telah mengacu kepada standar akademik

masing-masing unit.

Ketidaksesuaian yang ditemukan antara lain perencanaan kurikulum masih perlu diperhatikan

karena belum melibatkan stakeholder ataupun data tidak terdokumentasi. Pada umumnya

ketidaksesuaian tersebut adalah dalam hal administrasi pendidikan seperti dalam hal pengisian

KRS, pembuatan GBPP dan SAP, kontrak kuliah, surat penugasan dosen, daftar hadir, dan

penilaian. Temuan yang paling berpengaruh terhadap mutu adalah adanya sistem perkuliahan

yang sangat padat serta sebagian besar diasuh oleh dosen muda dan tenaga pengajar dari luar

institusi pendidikan dan tanpa disertai dengan kesesuaian dengan standar tenaga pengajar.

Ketidaksesuaian juga ditemukan dimana keterlibatan yang sangat minim tenaga pengajar GuruBesar dalam proses pelaksanan akademik (mengajar, praktikum, penelitian dan pengabdian) di

beberapa unit kerja auditi.

Ketidaksesuaian juga masih ditemukan terhadap proses pelaksanaan kegiatan praktikum

mahasiswa yang tidak sesuai dengan jadwal dan target akibat dari dukungan proses administrasi

keuangan dari biro dan fakultas yang belum lancar hampir di setiap semester. Kondisi ini juga

sangat berpengaruh terhadap penguasaan materi dan hampir di seluruh fakultas serta program

studi pelaksanaan praktikum mata kuliah terlaksana sangat minim. Selain itu sebagian besar

fakultas dan program studi yang belum

melaksanaan sistim monitoring dan evaluasi internal terhadap proses pelaksanaan akademis

secara periodik sehingga akumulasi permasalahan terjadi berulang setiap semester.


23/27

Rekomendasi :

a. Setiap unit kerja diharapkan dapat melibat stakeholder untuk melakukan evaluasi

kurikulum yang sedang berjalan, juga diperlukan adanya Pedoman Penyusunan

Kurikulum yang terbaru untuk setiap fakultas.

b. Diperlukan keseragaman dalam sistem dokumentasi dan hasil pelaksanaan akademis

termasuk kegiatan praktikum, praktek lapangan, penelitian, dan tugas akhir mahasiswa.

c. Perlu diterapkan sangsi dan reward terhadap kedisiplinan dosen dalam pelaksanan belajar

mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat termasuk keterlambatan pemasukan nilai ujian

yang berpengaruh terhadap pengisian KRS mahasiswa misalnya :

_ Dosen yang tidak memenuhi kewajiban mengajar dan praktikum (tanpa izin tertentu) diberikan

sangsi tidak mengajar atau membimbing mahasiswa pada semester berikutnya.

_ Dosen yang tidak melakukan kegiatan akademis secara periodik (mengajar, penelitian dan

pengabdian) diusulkan untuk tidak diperpanjang sertifikasinya

_ Dosen yang melebihi batas waktu pemasukan nilai ujian maka nilai akan diberikan oleh

program studi.

_ Dosen yang terlambat dalam pemasukan nilai diberikan skorsing selama satu semester (tidak

boleh mengajar dan membimbing). Sanksi terhadap dosen tersebut dilakukan dengan

mengirimkan surat ke Senat Fakultas.

d. Perlu dilakukan evaluasi oleh SJMF dan TPMA terhadap kelengkapan administrasi prosespelaksanaan akademis pada awal semester dan akhir semester agar dapat diketahui permasalahan

sejak awal dan terjadinya koordinasi pada akhir setiap akhir semester.

e. Perlu dibakukan format kontrak perkuliahan di Universitas Syiah Kuala, dan harus

ditandatangani oleh dosen dan perwakilan mahasiswa serta disetujui oleh pimpinan.


24/27

f. Perlu dukungan kelengkapan perangkat on-line di setiap program studi agar pelayanan proses

akademik semakin lancar.

3. Aktifitas dosen terhadap tridharma PT (penelitian dan pengabdian)

Hasil audit akademik menunjukkan terjadi ketidakseimbangan dalam pelaksanaan tugas dosen

sebagai pengemban amanah tridarma PT hampir di seluruh fakultas dan program studi.

Ketidaksesuaian katagori berat ditemukan dimana hanya sebagian kecil dosen melakukan

kegiatan penelitian dan pengabdian secara periodik. Selain itu dokumentasi hasil kegiatan

penelitian dan pengabdian oleh dosen sangat minim ditemukan di setiap program studi maupun

fakultas. Kondisi ini diperberat dengan tidak tercantumnya penelitian dan pengabdian di dalam

KPI universitas, fakultas dan program studi serta tidak adanya sistem evaluasi terhadap aktifitas

penelitian dan pengabdian oleh dosen.

Sistem pembinaan oleh dosen senior terhadap dosen muda dalam kegiatan penelitian dan

pengabdian belum berjalan dan budaya Peer Group penelitian dan pengabdian belum tumbuh

hampir di setiap program studi dan fakultas. Kebijakan dalam pelaksanaan penelitian mandiri

oleh dosen belum diatur dengan sistem yang dapat dipertanggungjawabkan oleh peneliti dan

mengikuti aturan adminsitrasi dan keilmuan.

Penelitian mandiri belum dilakukan secara terencana, tercatat, dan dilaksanakan serta dilaporkan

tanpa SOP dan kebanyakan tidak diketahui oleh pimpinan. Hampir seluruh fakultas, program

studi dan laboratorium belum memiliki kebijakan dalam melaksanakan tema penelitian dan

pengabdian unggulan. Sosialisasi teknis terhadap program penelitian dan pengabdian oleh

Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat tidak diikuti dengan sosialisasi oleh pimpinan

di fakultas dan program studi (hanya dengan cara menempel pengumuman). Dosen tidak

memiliki roadmap penelitian unggulan dan berkelanjutan serta sangat kurang mendapatan

bimbingan teknis sehingga usulan penelitian hibah sangat kurang.

Rekomendasi :

a. Kebijakan terhadap pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat oleh dosen

perlu ditegaskan dan dilakukan evaluasi periodik terhadap pelaksanaannya


25/27

b. Setiap fakultas, program studi dan laboratorium harus memiliki road map penelitian

unggulan dan bagi yang mampu melaksanakannya diberikan reward, misalnya : diberikan

anggaran peningkatan sarana dan prasara yang LEBIH BESAR untuk memacu yang lain.

c. Harus dibuat kebijakan dan SOP terhadap penelitian mandiri oleh dosen sehingga memenuhi

persyaratan administrasi dan keilmuan. Setiap penelitian mandiri harus diketahui oleh pimpinan

dan dilengkapi dengan dokumen pelaksanaan penelitian.

d. Membuat kebijakan yang tegas mewajibkan dosen melakukan penelitian dan

pengabdian, misalnya :

_ Dosen yang telah mencapai lektor kepala atau melebihi harus melakukan penelitian danpengabdian kepada masyarakat bersumber pada anggaran DIKTI/tingkat nasional lainnya

minimal 1 tahun 1 kali dan tidak dapat mengikuti penelitian bersumber dari dana lokal. Bila

selama 2 tahun berturut-turut tidak dapat melakukannya maka renumerasi sertifikasi ditunda.

_ Penelitian mandiri hanya boleh dilakukan oleh dosen yang belum mencapai pangkat lektor

kepala setiap tahun, sedangkan yang telah mencapai lektor kepala atau melebihi hanya boleh

melaksanakan penelitian mandiri setiap 2 tahun sekali.

_ Dosen yang mendapat penelitian dari hibah nasional dan internasional diberikan reward.

_ Membuat kebijakan untuk membiayai penelitian unggulan Peer Group dari dana PNBP

universitas sehingga dapat kontinyu dilaksanakan oleh dosen.

e. Sosialisasi dan bimbingan teknis harus dilaksanakan oleh lembaga, fakultas dan

program studi secara lebih sistematis sehingga mampu menarik minat dosen untuk melaksanakan

penelitian dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat. Pemilihan dosen teladan dan peneliti

teladan harus terus dilakukan dengan prosedur yang lebih terukur.

f. Menjadikan aktifitas penelitian dan pengabdian masyarakat sebagai fokus evaluasi kinerja

dosen (EKD) dan AIMA pada siklus III tahun 2011.


26/27

4. Capaian dan tingkat kepuasan akademis oleh mahasiswa

Penilaian capaian dan tingkat kepuasaan akademis oleh mahasiswa merupakan bagian dari

kegiatan AIMA siklus II tahun 2010 namun pelaksanaannnya dilakukan secara khusus oleh Tim

MONEV Internal BJM sesuai dengan pelaksanaan kegiatan akademik pada semester berjalan

(laporan terpisah). Namun demikian hasil ini juga merupakan bagian melekat yang dilakukan

oleh auditor AIMA untuk lebih melengkapi informasi yang didapat terhadap tingkat kepuasan

akademis mahasiswa. Dari hasil audit dapat ditemukan ketidakseuaian katagori ringan, dalam

bentuk masih kurang puas antara lain:

1. Kualitas belajar mengajar terkait dengan dosen utama yang diwakili oleh dosen

muda/asisten dosen serta teknik mengajar yang belum menyesuaikan dengan kondisi.

2. Pelayanan praktikum yang sangat minim serta sebagian besar dilakukan menjelang akhir

semester, begitu juga kondisi sarana prasarana baik penunjang perkuliahan, praktikum dan

penelitian mahasiswa.

3. Kondisi laboratorium dan laboratorium lapangan untuk mendukung pelaksanaan penelitian,

tugas akhir termasuk ketersediaan alat transportasi untuk melakukan praktek lapangan ke luar

daerah.

4. Kondisi sarana pendukung perpustakaan.

5. Kondisi akademik atmosfir terutama kebersihan internal (halaman, toilet, ruang kuliah)

disetiap fakultas dan kondisi umum universitas.

6. Sistem komunikasi antara dosen dan mahasiswa yang perlu ditingkat terutama dalam

konseling dan bimbingan tugas akhir sehingga dapat mempersingkat masa kelulusan.

Pelaksanaan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala tahun 2010 juga menghasilkan temuan

yang harus ditanggapi ditindaklanjuti oleh pimpinan unit (fakultas dan program studi),

sedangkan rekomendasi ditujukan untuk pimpinan universitas sebagai acuan dalam menyusun

kebijakan dan strategi ke depan sehingga pelaksanaan mutu di lingkungan Universitas Syiah


27/27

Kuala terus meningkat. Pimpinan lembaga dan Biro yang berhubungan dan berwenang

diharapkan pula dapat melakukan tindak lanjut dari rekomendasi tersebut.

Pelaksanaan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala tahun 2010 secara umum berjalan cukup

lancar atas kerjasama semua pihak, walaupun dalam penyelesaiaan akhir mengalami

keterlambatan. Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan audit akademik ini adalah terkait

dengan penyesuaian waktu antara auditor dan auditi serta koordinasi, keterbatasan jumlah

auditor, ketersediaan pendanaan dan padatnya jadwal perkuliahan.

Pengalaman ini menjadi pelajaran yang sangat berharga bagi pelaksanaan yang akan datang.

Hasil audit akademik ini diharapkan bisa digunakan oleh pimpinan untuk pembenahan dalam hal

peningkatan mutu Universitas Syiah Kuala secara keseluruhan dan berkelanjutan sehingga

mampu menjadi salah satu perguruan tinggi unggulan baik nasional bahkan internasional

nantinya.

DAFTAR PUSTAKA

Bayangkara, IBK. 2008.Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta: Salemba Empat.

http://qualitysystem.wordpress.com/2007/08/06/ceklis-audit-sistem-manajemen-mutu-sales-dan-

marketing/

http://www.unsyiah.ac.id/file/Ringkasan%20Eksekutif%20AIMA%20Siklus%202%202010.pdf

http://www.google.co.id/search?q=Ringkasan%2520Eksekutif%2520AIMA%2520Siklus%2520

2%25202010&sourceid=opera&ie=utf-8&oe=utf-8&channel=suggest

http://id.wikipedia.org/wiki/Universitas_Syiah_Kuala
http://qualitysystem.wordpress.com/2007/08/06/ceklis-audit-sistem-manajemen-mutu-sales-dan-marketing/http://qualitysystem.wordpress.com/2007/08/06/ceklis-audit-sistem-manajemen-mutu-sales-dan-marketing/http://www.unsyiah.ac.id/file/Ringkasan%20Eksekutif%20AIMA%20Siklus%202%202010.pdfhttp://www.google.co.id/search?q=Ringkasan%2520Eksekutif%2520AIMA%2520Siklus%25202%25202010&sourceid=opera&ie=utf-8&oe=utf-8&channel=suggesthttp://www.google.co.id/search?q=Ringkasan%2520Eksekutif%2520AIMA%2520Siklus%25202%25202010&sourceid=opera&ie=utf-8&oe=utf-8&channel=suggesthttp://id.wikipedia.org/wiki/Universitas_Syiah_Kualahttp://id.wikipedia.org/wiki/Universitas_Syiah_Kualahttp://www.google.co.id/search?q=Ringkasan%2520Eksekutif%2520AIMA%2520Siklus%25202%25202010&sourceid=opera&ie=utf-8&oe=utf-8&channel=suggesthttp://www.google.co.id/search?q=Ringkasan%2520Eksekutif%2520AIMA%2520Siklus%25202%25202010&sourceid=opera&ie=utf-8&oe=utf-8&channel=suggesthttp://www.unsyiah.ac.id/file/Ringkasan%20Eksekutif%20AIMA%20Siklus%202%202010.pdfhttp://qualitysystem.wordpress.com/2007/08/06/ceklis-audit-sistem-manajemen-mutu-sales-dan-marketing/http://qualitysystem.wordpress.com/2007/08/06/ceklis-audit-sistem-manajemen-mutu-sales-dan-marketing/

audit sistem kepastian kualitas 538

Documents