audit pengendalian tingkat entitas badan eksekutif ... · pdf fileobab 1 gambaran umum bem feb...
TRANSCRIPT
Laporan Audit BAK FEB UI Audit Pengendalian Tingkat Entitas Badan Eksekutif Mahasiswa FEB UI Untuk Periode 1 Januari – 31 Desember 2015
BAK FEB UI Gedung Student Center, lantai 1 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia Depok, Jawa Barat Kode Pos 16424 bakfebui.wordpress.com
o Bab 1 Gambaran Umum BEM FEB UI
o Bab 2 Program Kerja BEM FEB UI
o Bab 3 Sistem Pengendalian Tingkat Entitas BEM
FEB UI
o Bab 4 Perubahan Pengendalian dan Kejadian-
Kejadian Signifikan Sepanjang Tahun 2015
8
19
34
53
Daftar Isi
Bagian 1 Opini BAK FEB UI 1
Bagian 2 Asersi BEM FEB UI 5
Bagian 3 Deskripsi Pengendalian BEM FEB UI 7
Bagian 4 Informasi Terkait Audit dari BAK FEB UI 61
Bagian 5 Tanggapan BEM FEB UI 81
Halaman
1
Bagian 1:
Opini BAK FEB UI Laporan Audit BAK FEB UI Audit Pengendalian BEM FEB UI Periode 1 Januari – 31 Desember 2015
2
Laporan Audit Badan Audit Kemahasiswaan FEB UI atas
Deskripsi, Desain, dan Efektivitas Implementasi Pengendalian
Nomor: 04/DA/BAKFEBUI/01/16
Kepada:
Presidium Musyawarah Mahasiswa FEB UI dan Badan Eksekutif Mahasiswa FEB UI
Cakupan Audit
Badan Audit Kemahasiswaan FEB UI (“BAK FEB UI”) telah melakukan audit untuk
mengeluarkan laporan atas deskripsi Badan Eksekutif Mahasiswa (“BEM FEB UI”) pada
Bagian [3], dan atas desain serta implementasi pengendalian yang terkait tujuan-tujuan
pengendalian yang dinyatakan dalam deskripsi untuk periode 1 Januari hingga 31 Desember
2015.
Tanggung Jawab Pengurus BEM FEB UI
Pengurus BEM FEB UI bertanggung jawab untuk: menyiapkan deskripsi dan melengkapi
dengan asersi pada Bagian [2], termasuk kelengkapan, akurasi, dan metode penyajiannya;
melaksanakan program kerja yang tercakup dalam deskripsi; menyatakan tujuan-tujuan
pengendalian; dan mendesain, dan mengimplementasikan pengendalian dengan efektif untuk
mencapai tujuan-tujuan pengendalian yang telah dinyatakan.
Tanggung Jawab BAK FEB UI
Tanggung jawab BAK FEB UI adalah untuk mengeluarkan opini pada deskripsi BEM FEB
UI atas sistemnya dan pada desain serta implementasi pengendalian yang terkait tujuan-
tujuan pengendalian yang dinyatakan dalam deskripsi, berdasarkan prosedur-prosedur yang
kami jalankan. Kami melakukan perikatan sesuai dengan Standar Audit BAK FEB UI atas
Pengendalian di Lembaga Kemahasiswaan. Standar tersebut mengharuskan BAK FEB UI
untuk patuh terhadap kode etik dan merencanakan dan melaksanakan prosedur-prosedur
untuk mendapatkan keyakinan yang memadai mengenai apakah, dalam seluruh hal yang
material, deskripsi disajikan dengan wajar dan pengendalian didesain dengan sesuai dan
diimplementasikan dengan efektif.
Perikatan audit melibatkan pelaksanaan prosedur-prosedur untuk mendapatkan bukti
mengenai pengungkapan pada deskripsi lembaga kemahasiswaan atas sistemnya, desain, dan
3
efektivitas implementasi pengendalian. Prosedur-prosedur yang dipilih berdasarkan pada
kearifan auditor, termasuk penilaian risiko-risiko bahwa deskripsinya tidak disajikan dengan
wajar, dan pengendalian yang tidak didesain dengan sesuai atau tidak diimplementasikan
dengan efektif. Prosedur-prosedur yang kami jalankan melibatkan pengujian efektivitas
implementasi dari pengendalian yang menurut kami penting untuk menyediakan keyakinan
yang memadai bahwa tujuan-tujuan pengendalian yang dinyatakan dalam deskripsi tercapai.
Perikatan audit juga melibatkan pengevaluasian penyajian secara keseluruhan mengenai
deskripsi, kesesuaian tujuan-tujuan pengendalian yang dinyatakan di dalamnya, dan
kesesuaian kriteria yang dideskripsikan pada Bagian [2].
Kami yakin bahwa bukti yang telah kami dapatkan cukup dan tepat untuk menyediakan dasar
bagi opini kami.
Dasar atas Opini Wajar dengan Pengecualian
Sebagaimana yang dijelaskan pada deskripsi pada Bagian [3] mengenai tujuan pengendalian
internal terkait kepatuhan (compliance) yang dimiliki BEM FEB UI, kami menemukan
bahwa pengendalian internal yang dimiliki oleh BEM FEB UI belum cukup untuk mencapai
tujuan kepatuhan pada seluruh peraturan yang mengikat BEM FEB UI.
Sebagaimana yang dijelaskan pada deskripsi pada Bagian [3] mengenai lingkungan
pengendalian, kami menemukan terjadinya penyalahgunaan nama program kerja BEM FEB
UI oleh salah satu fungsionaris, tetapi sanksi yang diberikan tidak sesuai dengan Pedoman
Pengelolaan Sumber Daya Manusia. Hal ini dikarenakan BEM FEB UI belum memiliki
prosedur lebih lanjut yang mengatur perilaku benar dan salah sesuai dengan nilai dan budaya
BEM FEB UI.
Sebagaimana yang dijelaskan dalam deskripsi pada Bagian [3] mengenai aktivitas
pengendalian bahwa Standar Pelaporan Keuangan Kepanitiaan merupakan pengendalian yang
dilakukan oleh BEM FEB UI kepada kepanitiaan semi-mandiri dan open tender, kami belum
menemukan disinsentif atas pelanggaran Standar Pelaporan Keuangan Kepanitiaan yang
terjadi sehingga dapat menurunkan kualitas laporan keuangan BEM FEB UI.
4
Opini
Menurut opini kami, kecuali untuk hal-hal yang dideskripsikan pada paragraf dasar atas
opini:
(a) deskripsi dengan wajar menyajikan sistem sebagaimana didesain dan diimplementasikan
selama periode dari 1 Januari hingga 31 Desember 2015;
(b) pengendalian yang berkaitan dengan tujuan-tujuan pengendalian yang dinyatakan dalam
deskripsi telah didesain dengan sesuai selama periode dari 1 Januari hingga 31 Desember
2015; dan
(c) pengendalian yang diuji, yang diperlukan untuk menyediakan keyakinan yang memadai
bahwa tujuan-tujuan pengendalian yang dinyatakan dalam deskripsi telah tercapai,
diimplementasikan dengan efektif selama periode 1 Januari hingga 31 Desember 2015;
Informasi Lain dari BAK FEB UI
Hasil pengujian pengendalian dan rekomendasi BAK FEB UI tercantum pada Bagian [4].
Depok, 30 Januari 2016
Anggota BAK FEB UI 2015 Ketua BAK FEB UI 2015
Utari Indriani Massaid Bimo Setyawan
NPM. 1206267223 NPM. 1206242435
5
Bagian 2:
Asersi BEM FEB UI Laporan Audit BAK FEB UI Audit Pengendalian BEM FEB UI Periode 1 Januari – 31 Desember 2015
6
ASERSI BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS INDONESIA
Asersi ini disiapkan untuk Badan Audit Kemahasiswaan (BAK) FEB UI dan para pemangku kepentingan Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) FEB UI. Pernyataan ini termasuk dalam deskripsi pengendalian yang diimplementasikan oleh BEM FEB UI. Deskripsi kami dari pengendalian yang diimplementasikan dideskripsikan pada Bagian Ketiga. Deskripsi kami mencakup periode 1 Januari 2015 sampai 31 Desember 2015 dan membutuhkan pemahaman yang cukup dari BAK FEB UI dan para pemangku kepentingan mengenai program kerja yang dilaksanakan untuk menilai deskripsi dan informasi lain. Deskripsi kami dibuat berdasarkan kriteria COSO Framework mengenai pengendalian internal. BEM FEB UI memastikan bahwa:
1. Deskripsi secara wajar menyajikan sistem lembaga kemahasiswaan sebagaimana didesain dan diimplementasikan pada periode 1 Januari sampai 31 Desember 2015;
2. Deskripsi telah mempertimbangkan segala infomasi yang relevan mengenai perubahan material yang terjadi dalam pengendalian untuk periode 1 Januari 2015 sampai 31 Desember 2015; dan
3. Deskripsi telah didesain dengan sesuai dan diimplementasikan dengan efektif sepanjang periode 1 Januari 2015 sampai 31 Desember 2015, termasuk:
a. Risiko-risiko yang mengancam tercapainya tujuan-tujuan pengendalian yang dinyatakan dalam deskripsi lembaga kemahasiswaan atas sistemnya telah diidentifikasi;
b. Pengendalian yang diidentifikasi dalam deskripsi, jika diimplementasikan sebagaimana dideskripsikan, menyediakan keyakinan yang memadai di mana risiko-risiko tersebut tidak mencegah tujuan-tujuan pengendalian tercapai; dan
c. Pengendalian diimplementasikan dengan konsisten sebagaimana yang didesain pada periode 1 Januari 2015 sampai 31 Desember 2015. Hal ini termasuk apakah pengendalian manual diimplementasikan oleh individu-individu yang memiliki kompetensi dan otoritas yang cukup selama periode 1 Januari 2015 hingga 31 Desember 2015.
Depok, 30 Januari 2016 Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia
Ketua Umum
Fajar Muhammad Rhydo NPM. 1206242044
7
Bagian 3:
Deskripsi Pengendalian BEM FEB UI Laporan Audit BAK FEB UI Audit Pengendalian BEM FEB UI Periode 1 Januari – 31 Desember 2015
8
BAB 1 Gambaran Umum
BEM Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia
Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia
merupakan lembaga eksekutif kemahasiswaan tertinggi di FEB UI dalam struktur
kelembagaan mahasiswa FEB UI. Lembaga ini memiliki peran penting sebagai motor
pelayanan dan pengabdian. Peran tersebut dijalankan sebagai bentuk tanggung jawab
mahasiswa kepada bangsa dan almamaternya.
Sebagai motor pelayanan, BEM FEB UI harus berupaya memberikan pelayanan yang
optimal terhadap kebutuhan-kebutuhan mahasiswa dalam rangka pemenuhan haknya sebagai
mahasiswa FEB UI. Pelayanan-pelayanan tersebut antara lain penciptaan budaya yang ideal
bagi mahasiswa FEB UI, memfasilitasi minat dan bakat yang terpendam dalam diri
mahasiswa FEB UI, penyaluran aspirasi mahasiswa FEB UI dalam memperjuangkan haknya,
dan juga pelayanan lainnya yang dapat meningkatkan kesejahteraan mahasiswa FEB UI.
Sebagai motor pengabdian, BEM FEB UI menyadari bahwa tanggung jawab
mahasiswa sebagai kaum intelektual adalah mendarmabaktikan dirinya untuk kepentingan
bangsa dan negara, seperti yang tercantum pada Tridharma Perguruan Tinggi. BEM FEB UI
berperan sebagai inisiator yang berupaya menumbuhkembangkan jiwa peduli dan kritis
dalam diri setiap mahasiswa FEB UI agar senantiasa dapat berkontribusi untuk lingkungan
sekitarnya. BEM FEB UI sadar bahwa untuk melakukan pengabdian kepada masyarakat,
mahasiswa tidak bisa berjalan sendiri-sendiri. Pengabdian tersebut harus dilakukan secara
kolektif agar manfaat yang ditimbulkan bisa lebih luas dan berkelanjutan. Oleh karena itu,
kegiatan BEM FEB UI bukan hanya sekedar ditujukan untuk memberikan manfaat sesuai
dengan sasarannya, namun sekaligus mengajak mahasiswa FEB UI agar dapat berkontribusi
aktif di dalamnya.
9
Visi BEM FEB UI1
Visi Badan Eksekutif Mahasiswa FEB UI adalah terwujudnya lembaga eksekutif yang aktif,
responsif, konstruktif dalam gerakan, pengabdian, pelayanan, serta pengembangan minat dan
bakat mahasiswa untuk FEB UI dan Indonesia.
Misi BEM FEB UI 20151
1. Memberikan pelayanan terbaik dan manfaat berkelanjutan dalam rangka pemenuhan
kebutuhan dan hajat hidup mahasiswa FEB UI;
2. Mewadahi dan memfasilitasi pengembangan minat dan bakat serta meningkatkan prestasi
mahasiswa FEB UI;
3. Menciptakan, mengembangkan, dan menyebarkan nilai-nilai inklusivitas gerakan
pengabdian mahasiswa FEB UI untuk Indonesia; dan
4. Menanamkan akar nilai dan budaya Badan Eksekutif Mahasiswa FEB UI dalam
kehidupan organisasi serta memberikan nilai tambah yang optimal kepada seluruh
pengurus.
Budaya Organisasi2
Budaya adalah akumulasi dari pola. Kebiasaan-kebiasaan positif yang kemudian membentuk
sebuah pola, seiring waktu pola itu akan mengarah sebuah budaya. Budaya organisasi BEM
FEB UI pertama kali dicetuskan pada tahun 2009 serta terus berlaku dan diimplementasikan
secara konsisten dan progresif, agar tercipta budaya yang mengakar secara terus-menerus.
1. Respect to Time
a) Punctuality : datang tepat waktu dalam setiap kegiatan.
b) Effective-efficient : senantiasa fokus dan tidak membuang waktu.
c) Well-organized : kemampuan membagi waktu secara proporsional.
2. Respect to People
a) Edifikasi : selalu berpikir, bersikap, dan berkata positif kepada orang
lain.
b) Apresiasi : memberikan apresiasi positif atas kinerja rekan.
c) Konsultasi : aktif melakukan konsultasi dengan superordinat.
3. Respect to System
1 Visi dan misi BEM FEB UI mengacu pada Undang-Undang BPM FEB UI No. 04 Tahun 2015 tentang Badan Eksekutif
Mahasiswa. 2 Budaya Organisasi BEM FEB UI 2015 mengacu pada Grand Design BEM FEB UI 2015.
10
a) Meetings : menghormati dan aktif mengikuti kegiatan BEM FEB UI.
b) Rules : kepatuhan akan peraturan yang telah dibuat.
c) Decision and policies : mematuhi seluruh keputusan dan kebijakan yang telah
dibuat.
Nilai Organisasi
Nilai organisasi merupakan hal-hal yang dijunjung tinggi, didalami dan diterapkan dalam
keseharian oleh BEM FEB UI, baik oleh pengurus, kepanitiaan, komunitas, serta unit
kegiatan yang berada di bawah BEM FEB UI. Nilai-nilai yang dianut inilah yang melandasi
setiap aktivitas dan tindakan pengurus BEM FEB UI pada setiap dan sepanjang periode
kepengurusan
1. Nationalism
Nasionalisme adalah suatu rasa cinta kepada Tanah Air Indonesia yang akan
mendorong kami untuk berupaya memberikan sumbangsih terbaik bagi bangsa dan
negara. Rasa cinta yang tulus akan mendorong kami untuk berbuat lebih kepada
bangsa dan negara tanpa mengharapkan balas jasa.
2. Integrity Integritas bisa dikatakan sebagai bentuk kejujuran terhadap diri sendiri, dimana
terdapat kesamaan antara kata dan perbuatan. Integritas akan mendorong kami untuk
berbuat sesuai dengan prinsip–prinsip kebenaran yang BEM FEB UI anut. Integritas
adalah nilai yang harus dianut oleh seluruh pengurus BEM FEB UI agar setiap
aktivitas tetap berada di jalur yang tepat.
3. Togetherness Kebersamaan diimplementasikan baik di dalam internal organisasi maupun
antarlembaga. Hubungan kekeluargaan harus dibangun sehingga tercipta kekompakan
dan keharmonisan dalam bekerja. Satu hal yang perlu diingat bahwa BEM FEB UI
bukan hanya mengedepankan profesionalitas dalam pekerjaan, namun juga
mengedepankan aspek hubungan kekeluargaan yang harmonis.
4. Excellence Keunggulan adalah kualitas. Sebagai lembaga ranah pengabdian, pengabdian yang
lebih dari sekadar pengabdian, adalah nilai tambah untuk FEB UI itu sendiri. Hal ini
mendasari bahwa setiap kegiatan, acara, atau proses dibawah BEM FEB UI dilakukan
dengan penuh tanggung jawab agar mencetak tunas-tunas unggul kedepannya.
11
Struktur Organisasi
Ketua Umum : Fajar Muhammad Rhydo
Wakil Ketua Umum : Erdi Saffan Andira
Kepala Tim Kontrol Internal : Deavina Retkaputri
Controller : Gayo ‘Allaam Alfani
Vice Controller : Farah Fauziah Hilman
Bendahara : Rievinska Ramadhiasri Firsty
Kepala Bidang 1 Pendidikan : Siva Faoziah Fadhilah
Ø Departemen Keilmuan
Kepala Departemen : Goldy Fariz Dharmawan
Wakil Departemen : Gina Rusdina
Staff : Sarah Eka Saputri
Abraham Risyad Al Faruqi
Gambar 1. Struktur Organisasi BEM FEB UI 2015
12
Muhammad Sholkhi Ardiansyah
Rafika Farah Maulia
Ziyan Muhammad Farhan
Kurniawati Yuli Ashari
Ø Entrepreneurship and Leadership Department
Kepala Departemen : Hudzaifah Abdullah
Wakil Departemen : Noviatrisnawati Hasya
Staff : Rizal Afif Rasyidi
Mumtaz Anwari
Muhammad Faza Imaduddin
Elmyra Noor Khalida
Aisah Putri
Anindita Nur Annisa
Kepala Bidang 2 Sosial Politik : Abigail
Ø Departemen Kajian dan Aksi Strategis
Kepala Departemen : Irsyan Maududy
Wakil Departemen : Nadiah Khansa Nasution
Staff : Aulia Natasya Irfani Ampri
Raden Rami Ramdana
Ivan Devara
Muhammad Abdul Aziz
Rizky Maulana N
Nadia Mauli Arvinta Mauli
Ø Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa
Kepala Departemen : Alfi Rahmadian
Wakil Departemen : Diva Shafira
Staff : Sara Claudia Sanjaya
Nico Wibawa
Muthia Meifiana Zahra
Muhammad Hanif Rahmadyasa
Rio Saumun
Alma Madina
13
Ø Departemen Pengabdian Masyarakat
Kepala Departemen : Risma Nadira Iswani
Wakil Departemen : Luqman Alghifari
Staff : Zaki Afif
Rizani Rezkita Andrawina
Jessica Anastasya Mutiarani
Laras Kusuma Dewi
Olga Devina
Ryandy Rizky Effendy
Kepala Bidang 3 Seni dan Olahraga : Muhammad Farhan Ramdhani Tousa
Ø Departemen Olahraga
Kepala Departemen : Dhiya Almasdina
Wakil Departemen : Biordio P
Staff : Raymondus Bramantya
Farah Amira Shofia
M Zhafran Adela Joenoes
Ambiya Filardhi
Dimas Roan Zikri
Khansa Melati Putri
Ø Departemen Apresiasi Seni dan Budaya
Kepala Departemen : Ahmad Reaggen
Wakil Departemen : Astrid Chadys
Staff : Aufar Ghivari Affandi
Ridzka Nur Fitriawati
Zenia Clarissa
Irdina Tiara Putri
Muhammad Faisal Fahmi
Kepala Bidang 4 Eksternal : Naomi Junita Sinaga
Ø Biro Hubungan Masyarakat
Kepala Biro : Anisa Rahmah
Wakil Biro : Aulia Suhubdy
14
Staff : Aninditra Nuraufi
Naufal Daffaveda Adam
Luqman Taufiqurrahman
Fadilla Primaria Dewi
Muhammad Khalifa Akbar
Sinta Ramani
Ø Biro Media dan Jurnalistik
Kepala Biro : Nadiyah Amatul Haq
Wakil Biro : Merisa
Staff : Muhammad Darun Nasihin
Annisa Hedya Rizkyta
Farkhan Abdul Ghofier
Huda Aulia Arifin
Dina Ramadhanti
Andina Vivandari
Kepala Bidang 5 Internal : Muhammad Almaz Rifqi Satwika
Ø Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia
Kepala Biro : Putri Permata Herman
Wakil Biro : Annisa Ayu H
Staff : Zikran
Maulida Nur Aini
Husna Ghaisani
Atiqa Taqiyya
Raihan Jolanda Putra
Ø Biro Riset dan Sistem Administrasi
Kepala Biro : Grifin Azizah
Wakil Biro : Hardiatmoko
Staff : Diena Qonita
Dita Oriana
Ghea Lita
Jelita Sarah Rofifa
Natasiel Lianto
Jose Willy Jufiardi
15
Aliansi Tanpa Bidang
Ø Tim Kontrol Internal
Wakil Kepala Tim 1 : Natria Utami
Wakil Kepala Tim 2 : Vidiya Arinanda
Staff : Fabiola Cintantya Prakasita Bahari
Ajar Taru Seta
Fahmi Harits
Martha Sisca Aldilla
Indah Dwi Pratiwi
Muhammad Ilham Akbar Fanna
Ersaly Aisyah E
Puteri Akmalia
Reza Ispahan Haz
Ø Biro Project
Kepala Biro : Busyra Ni’am
Wakil Biro : Fitri Rizki
Staff : Siti Sekar Hanjani
Pradithasari Dewi Saumi Bagus Wicaksono Aji Nusa Abiyasa Sidemen Nadhifa Meitasari Hendro Wicaksono
Dea Aulia
Fungsi Departemen dan Biro
Departemen Keilmuan BEM FEB UI
Departemen Keilmuan BEM FEB UI berperan untuk menumbuhkembangkan budaya
keilmiahan di FEB UI yang inklusif dan berpondasikan ide, kreativitas, dan dedikasi dalam
ranah keilmuan serta secara teknis memfasilitasi mahasiswa FEB UI untuk meraih prestasi
yang lebih variatif, lebih tinggi, dan dapat bermanfaat bagi kemajuan bangsa.
16
Entrepreneurship and Leadership Department (ELD) BEM FEB UI
Entrepreneurship and Leadership Department BEM FEB UI berperan sebagai penggerak dan
wadah pengembangan budaya kewirausahaan serta karakter kepemimpinan di FEB UI.
Dalam mencapai tujuan tersebut, ELD membawa konsep school of entrepreneuship dan
school of leadership.
Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa (Adkesma) BEM FEB UI
Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa BEM FEB UI merupakan agen
terdepan yang bertugas mengadvokasikan kesejahteraan mahasiswa yang berfokus pada
kebutuhan dasar setiap mahasiswa seperti biaya kuliah, fasilitas, kebijakan dekanat yang
mempengaruhi kegiatan kemahasiswaan, akademis, dan komunitas jurusan. Departemen
Adkesma harus proaktif terhadap permasalahan, penuh inovasi dan kreasi, mampu bersinergi
dengan pihak terkait, sehingga dapat memberikan solusi nyata untuk Mahasiswa FEB UI.
Departemen Pengabdian Masyarakat (Pengmas) BEM FEB UI
Departemen Pengabdian Masyarakat BEM FEB UI memegang peran sebagai wadah
mahasiswa FEB UI untuk melakukan kontribusi nyata di bidang sosial dan menjadi motor
penggerak kepedulian mahasiswa FEB UI terhadap kondisi aktual masyarakat Indonesia
dengan bertindak secara responsif atas isu-isu sosial yang ada.
Departemen Kajian dan Aksi Strategis (Kastrat) BEM FEB UI
Departemen Kajian dan Aksi Strategis BEM FEB UI membawa sinergi antara gerakan
intelektual dan moral yang dilakukan dengan cara yang menyentuh berbagai elemen kampus
dan masyarakat serta mengombinasikan kajian, propaganda, dan gerakan dalam mengawal
suatu isu. Dengan demikian, Kastrat diharapkan mampu membumikan isu tersebut,
khususnya di FEB UI, serta menghasilkan suatu kesimpulan yang berkualitas dan
bertanggung jawab atas dasar kajian yang komprehensif.
Departemen Apresiasi Seni dan Budaya (Apresbud) BEM FEB UI
Departemen Apresiasi Seni dan Budaya BEM FEB UI memiliki peran sebagai wadah dan
penunjang segala kebutuhan pengembangan minat dan bakat mahasiswa FEB UI. Selain itu,
Departemen Apresbud juga mendorong adanya pencapaian prestasi atas kegiatan seni yang
17
ada dan juga sebagai motor penggerak untuk apresiasi serta kecintaan terhadap seni dan
budaya.
Departemen Olahraga BEM FEB UI
Departemen Olahraga BEM FEB UI berperan sebagai wadah dalam pengembangan minat
dan bakat olahraga bagi mahasiswa FEB UI serta menunjang segala kebutuhan akan
pengembangan minat dan bakat tersebut. Selain itu, Departemen Olahraga juga mendorong
adanya pencapaian prestasi atas kegiatan olahraga yang ada dan juga sebagai motor
penggerak untuk menumbuhkan solidaritas melalui olahraga dan untuk olahraga itu sendiri
Biro Hubungan Masyarakat (Humas) BEM FEB UI
Biro Hubungan Masyarakat BEM FEB UI 2015 berfungsi sebagai garda terdepan serta agen
komunikasi strategis dalam memberikan citra positif BEM FEB UI kepada berbagai lapisan
masyarakat dengan menjalankan fungsinya sebagai network expander dan maintaner serta
public relation3.
Biro Media Jurnalistik (Medjur) BEM FEB UI
Biro Media dan Jurnalistik BEM FEB UI merupakan pengelola media terintegrasi BEM FEB
UI agar tercapainya citra BEM FEB UI yang baik di mata publik melalui media komunikasi
internal dan eksternal dengan mengombinasikan komposisi krusial yang akan digunakan
untuk branding BEM FEB UI. Sumber informasi dan konten yang dipublikasikan di media
yang ada dapat berjalan melalui fungsi jurnalistik sebagai alat pendokumentasian atas
kegiatan-kegiatan BEM FEB UI.
Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) BEM FEB UI
Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia BEM FEB UI berperan dalam menanamkan nilai
dan budaya organisasi yang dianut oleh BEM FEB UI, serta memberikan value added bagi
3 BEM FEB UI perlu membangun jaringan dan relasi yang baik dengan pihak – pihak eksternal, sehingga disinilah peran
krusial humas diperlukan untuk menjembatani hubungan baik tersebut. Setiap koneksi yang berhasil dibangun oleh Biro
Humas ditujukan untuk kepentingan BEM secara luas serta menunjang program – program yang dilaksanakan oleh BEM
FEB UI.
18
seluruh pengurus BEM FEB UI melalui kegiatan yang menyenangkan dan mengutamakan
kebersamaan.
Biro Riset dan Sistem Administrasi (RSA) BEM FEB UI
Biro Riset dan Sistem Administrasi BEM FEB UI menjalankan fungsi sentral sebagai
penanggung jawab pengumpulan dan pengelolaan database yang akan digunakan untuk
keperluan evaluasi dan decision making, serta menjalankan fungsi inventarisasi, administrasi,
dan kontrol alur publikasi.
Biro Project BEM FEB UI
Biro Project berperan sebagai Strategic Business Unit BEM FEB UI yang menghasilkan
sumber daya finansial. Biro ini bekerjasama serta membangun partnership dengan pihak lain
dan melaksanakan project yang berbasis bisnis unit yang dapat memberikan value added.
Tim Kontrol Internal BEM FEB UI
Tim Kontrol Internal merupakan satuan tim yang menjalankan fungsi sebagai pelaksana
kontrol dan konsultasi atas operasional dan keuangan, serta pengendali risiko dari program-
program kerja, baik yang bersifat mandiri, semi mandiri, maupun open tender yang bernaung
di bawah BEM FEB UI. Tim Kontrol Internal menjalankan aktivitasnya dengan tujuan untuk
meningkatkan performa serta mendukung pelaksanaan good governance BEM FEB UI untuk
kepentingan seluruh stakeholder BEM FEB UI.
19
BAB 2
Program Kerja
BEM Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia
Kategori Program Kerja
1. Program Kerja Mandiri
Program kerja mandiri merupakan program kerja yang diselenggarakan secara mandiri
oleh masing-masing departemen/biro terkait. Secara pelaksanaan, 100% dari kegiatan
pelaksanaan program kerja tersebut murni diselenggarakan oleh pengurus yang terdapat di
setiap departemen/biro.
2. Program Kerja Semi Mandiri
Program kerja semi mandiri merupakan program kerja yang diselenggarakan oleh
pengurus departemen/biro terkait dengan melibatkan pihak non-pengurus departemen/biro
terkait sebagai penyelenggara program kerja. Project officer dari program kerja semi
mandiri wajib berasal dari departemen/biro terkait dan diwajibkan mengikuti proses uji
kelayakan dan kepatutan.
3. Program Kerja Open Tender
Program kerja open tender merupakan program kerja yang diselenggarakan oleh pihak
ketiga sebagai penerima mandat pelaksanaan (assigned project officer). Panitia tidak
diwajibkan berasal dari departemen/biro terkait, akan tetapi wajib mengikuti proses
bidding yang diselenggarakan oleh BEM FEB UI.
Bidang I Pendidikan
Departemen Keilmuan BEM FEB UI
1. External Development (ExDev) – Program Kerja Mandiri
Program kerja ini bertujuan untuk mengelola fasilitas publikasi dan media pelaporan
kegiatan kepada publik melalui majalah dinding, info konferensi dan kompetisi (CnC),
dan publikasi via Twitter.
2. FEB UI Awards dan Mapres FEB UI - Program Kerja Mandiri
FEB UI Awards merupakan bentuk apresiasi FEB UI dan Departemen Keilmuan BEM
FEB UI terhadap mahasiswa yang berprestasi di FEB UI. Mapres FEB UI adalah kegiatan
scouting untuk perwakilan FEB UI di Pemilihan Mapres UI.
3. Internal Development (InDev) - Program Kerja Mandiri
20
Merupakan kegiatan pengelolaan aktivitas internal departemen seperti pelatihan internal,
komunikasi dengan lembaga keilmuan lain, dan sistem administrasi departemen.
4. Kompetisi Ekonomi (KompEk) – Program Kerja Open Tender
Merupakan kompetisi ekonomi untuk siswa tingkat SMA/SMK/sederajat se-Indonesia
yang diselenggarakan di kampus FEB UI.
5. Student Development and Achievement Community (SDAC)4 – Program Kerja Semi
Mandiri
SDAC Prestasi adalah wadah studi dan prestasi bagi mahasiswa FEB UI yang berperan
sebagai pihak yang mempertemukan mahasiswa yang ingin berpartisipasi dalam berbagai
kegiatan kompetisi untuk mendapatkan pelatihan dari kalangan dosen, asisten dosen,
alumni, maupun mahasiswa senior.
6. Kontingen OIM FEB UI – Program Kerja Open Tender
Program kerjasama Departemen Keilmuan dengan Departemen Apresiasi Seni & Budaya
dan Departemen Olahraga yang bertujuan untuk mendampingi kontingen FEB UI yang
mewakili FEB UI mulai dari persiapan sampai dengan saat kontingen bertanding di ajang
OIM UI, UI Art War, dan Olimpiade UI.
7. Student’s Handbook - Program Kerja Mandiri
Student’s Handbook atau buku saku berisi seputar lomba dan conference. Program kerja
ini merupakan hasil kerja sama dengan PKM FEB UI dan lembaga keilmuan lain yang
ada di FEB UI.
8. Student Research Days (SRD) - Program Kerja Open Tender
Student Research Days merupakan ajang berkompetisi dan berkarya bagi mahasiswa FEB
UI di bidang ilmiah yang terdiri dari workshop dan kompetisi dengan mengusung
kegiatan ilmiah yang menyenangkan dan bermanfaat. Hasil dari SRD ini menjadi
pertimbangan untuk penyeleksian Kontingen OIM FEB UI.
Entrepreneurship and Leadership Department (ELD) BEM FEB UI
1. Economic Business Student Entrepreneurs Club (EBS E-Club) – Program Kerja Open
Tender EBS E-Club adalah komunitas bagi mahasiswa FEB UI yang memiliki passion
dalam bidang entrepreneurship. Komunitas ini memiliki tiga rangkaian acara sepanjang
tahun, yaitu gathering, training, dan bazaar.
2. Entrepreneurship and Leadership Center Eksternal – Program Kerja Mandiri
4 Program Kerja SDAC sebelumnya bernama KSME (Komunitas Studi Mahasiswa Ekonomi) dan bersifat sebagai program kerja open tender.
21
ELC Eksternal merupakan program kerja yang bertujuan sebagai sarana penyebaran dan
penanaman budaya entrepreneurship dan leadership di kalangan mahasiswa FEB UI
melalui mading ELD BEM FEB UI, ELD Update, kunjungan ke lembaga yang terkait,
dan Sociopreneur visit5.
3. Entrepreneurship and Leadership Center Internal – Program Kerja Mandiri
ELC Internal berperan dalam meningkatkan budaya entrepreneurship dan leadership di
dalam punggawa-punggawa ELD BEM FEB UI melalui diskusi dan pelatihan internal
mengenai entrepreneurship, leadership, dan general untuk meningkatkan knowledge dan
skill, serta bertanggung jawab untuk menjaga keharmonisan dan silaturahmi antargenerasi
ELD BEM FEB UI.
4. Leaders Dialogue - Program Kerja Mandiri
Leaders Dialogue adalah acara talkshow yang menghadirkan tokoh-tokoh inspiratif untuk
berbagi pengalaman hidup dan menyebarkan inspirasi dan motivasi kepada mahasiswa.
Leaders Dialogue hadir dengan tema yang unik dan bervariasi yang bertujuan untuk
menunjukkan bahwa menjadi seorang leader dan mendapatkan ilmu leadership tidak
hanya berlaku pada satu bidang atau satu jabatan, sehingga memungkinkan acara ini
dapat menyentuh mahasiswa yang lebih luas lagi.
5. The Next Leader (TNL) – Program Kerja Open Tender
The Next Leader merupakan perwujudan dari konsep school of leadership yang khusus
diperuntukkan untuk mahasiswa-mahasiswa yang mempunyai passion di bidang
leadership yang selanjutnya akan mengikuti rangkaian acara berupa pre-event, main
event, dan post event yang berdasarkan tri dharma perguruan tinggi, yaitu: Pendidikan
(menyelenggarakan sekolah kepemimpinan), Penelitian (meneliti permasalahan sosial),
dan Pengabdian Masyarakat (memberikan solusi melalui social project).
6. UI Studentpreneurs (UISP) – Program Kerja Open Tender
UISP menerapkan konsep school of entrepreneurship dengan tiga rangkaian acara besar,
yaitu National Seminar (memperoleh informasi tentang kewirausahaan dari para
pembicara ternama), Academy (mengedukasi peserta business plan secara intensif dan
eksklusif), dan Young Entrepreneur Summit (melahirkan koneksi atau jaringan bisnis
sesama entrepreneur dan juga sekaligus sebagai awarding night UISP).
5 Sociopreneur visit merupakan salah satu program ELC Eksternal yang berupa company visit ke bidang yang spesifik yaitu kepada para sociopreneur. Kegiatan company visit ini terdiri dari seminar dan company tour untuk melihat dan mengetahui langsung seluk-beluk sociopreneur dalam lingkungan nyata untuk menginspirasi, memotivasi dan menggerakan mahasiswa-mahasiswi untuk mau turun ke bidang sociopreneur.
22
Bidang II Sosial Politik
Departemen Kajian dan Aksi Strategis (Kastrat) BEM FEB UI
1. Data and Information Supporting Center (DISC) – Program Kerja Mandiri
Database untuk penyediaan data, literatur, dan informasi sebagai bahan bagi Kajian
Komprehensif.
2. Diskusi Taman Makara – Program Kerja Mandiri
Forum diskusi terbuka terkait suatu isu yang sedang hangat dan memiliki urgensi yang
tinggi. Pada forum ini, mahasiswa bebas mengeluarkan pendapat dan bertukar pikiran.
3. Kajian Komprehensif – Program Kerja Mandiri
Departemen Kajian dan Aksi Strategis melalui program kerja ini mengaji isu level
nasional maupun kampus. Program kerja ini terdiri dari kajian insidental (terhadap isu-isu
yang tingkat urgensinya tinggi) dan kajian besar (ditetapkan pada awal kepengurusan oleh
kepala departemen).
4. Kastrat Antargenerasi – Program Kerja Mandiri
Acara ini merupakan sarana kumpul informal dengan pengurus-pengurus Kastrat lintas
generasi dari berbagai tahun kepengurusan dengan tujuan networking dan sharing.
5. Propaganda dan Mading – Program Kerja Mandiri
Program kerja ini berfungsi sebagai pembumian isu dengan gaya yang kreatif agar
masyarakat lebih peduli terhadap isu yang diangkat. Mading digunakan sebagai sarana
komunikasi mengenai publikasi output kajian-kajian yang dilakukan Kastrat. Terdapat
juga kolom kritik dan saran bagi output kajian yang ditempel di mading.
6. Public Relation dan Sospol untuk Maba (SUM) – Program Kerja Mandiri
Public Relation bertugas menjaga hubungan baik dan/atau aliansi dengan BO & BSO lain
di FEB, fakultas lain di UI, maupun universitas lain di skala nasional. SUM diadakan
dalam rangkaian acara Orientasi Pengenalan Kampus, bertujuan untuk mengenalkan
sosial dan politik kepada mahasiswa baru FEB UI.
7. Sarasehan untuk Negeri – Program Kerja Mandiri
Talkshow untuk umum yang bertujuan memaparkan fakta-fakta seputar tema yang
dibawakan dan dapat menjadi pemicu kepekaan sosial-politik.
23
Departemen Pengabdian Masyarakat (Pengmas) BEM FEB UI
1. Development Through Togetherness (Devout) – Program Kerja Open Tender
Pengembangan komunitas yang bertujuan untuk membangun desa di daerah Depok
menuju kemandirian dalam aspek kesehatan, pendidikan, dan ekonomi. Satu tahun
kepengurusan berfokus pada satu aspek saja diantara tiga aspek tersebut.
2. Manajemen UKF Sosial – Program Kerja Mandiri
Departemen Pengabdian Masyarakat melakukan pengawasan terhadap UKF sosial, yaitu
Social Community (SosCom). Program kerja ini bertujuan untuk mengawasi dan
membantu kegiatan UKF secara menyeluruh agar kegiatan rutin dan regenerasi UKF bisa
berjalan dengan baik dan tujuan dari UKF dapat tercapai.
3. Masjid Terminal (Master) FEB UI – Program Kerja Open Tender
Master FEB UI merupakan bimbingan belajar bagi siswa/i SMA yang kurang mampu
secara finansial maupun akademis, yang dibagi menjadi 2 kelas:
• kelas intensif—persiapan menuju SBMPTN dan Seleksi Mandiri PTN lainnya
• kelas reguler—persiapan UN bagi siswa/i kelas XII dan materi pelajaran bagi
siswa/i kelas XI.
4. Pengmas Gathering – Program Kerja Mandiri
Acara ini merupakan sarana kumpul informal dengan mantan pengurus-pengurus
Pengmas dari berbagai tahun kepengurusan dengan tujuan networking dan sharing.
5. Program Kakak Adik Asuh (Prokadisu) – Program Kerja Open Tender
Prokadisu adalah crowd funding dari mahasiswa/i FEB UI yang disalurkan berupa
beasiswa biaya pendidikan siswa/i yang kurang mampu secara finansial di beberapa
sekolah swasta berbagai jenjang sekitar Depok. Kepanitiaan ini juga mengadakan
gathering antara kakak dan adik asuh beberapa kali dalam satu periode kepengurusan.
6. Sociopreneur’s Day – Program Kerja Mandiri
Acara ini merupakan kolaborasi Pengmas bersama ELD. Acara ini berupa kunjungan ke
yayasan yang bergerak di bidang sociopreneurship dengan tujuan untuk meningkatkan
minat mahasiswa/i terhadap sociopreneurship.
7. Tanggap Bencana – Program Kerja Mandiri
Ketika terjadi bencana alam, Departemen Pengmas BEM FEB UI berkolaborasi dengan
Sosmas se-UI dalam forum Sosmasnet untuk memberikan bantuan bagi korban bencana.
Bantuan dapat berupa donasi, SDM sukarela maupun kampanye.
24
Departemen Advokasi Kesejahteraan Mahasiswa (Adkesma) BEM FEB UI
1. Adkesma Care Center – Program Kerja Mandiri
Adkesma Care Center berfungsi sebagai sumber informasi yang perlu diketahui
mahasiswa FEB UI, seperti informasi beasiswa, informasi akademik dari dekanat, dan
informasi lainnya. Terdapat hotline Adkesma yang siap menampung laporan terkait
kemahasiswaan di FEB UI dan menindaklanjuti laporan-laporan yang masuk melalui
program kerja Adkesma yang lain.
2. Advokasi Biaya Pendidikan – Program Kerja Mandiri
Program kerja ini merupakan hasil advokasi terkait masalah biaya studi mahasiswa FEB
UI dan bentuk pengawalan hak bagi penerima bidik misi (mengadvokasikan apabila dana
beasiswa terlambat turun ke rekening para penerima).
3. Advokasi Putus Studi – Program Kerja Mandiri
Progran kerja ini merupakan hasil koordinasi dengan Kepala Bimbingan & Konseling
FEB UI dan BSO Keilmuan untuk memberikan mentoring premium bagi mahasiswa/i
yang memerlukan perhatian khusus (terancam drop out).
4. Beasiswa Mahasiswa to Mahasiswa (M2M) – Program Kerja Mandiri
Beasiswa M2M merupakan beasiswa dengan sumber dana yang dihimpun dari mahasiswa
FEB UI untuk para penerima yang merupakan sesama mahasiswa FEB UI, memiliki
tujuan menumbuhkan rasa kepedulian antar mahasiswa FEB UI.
5. Diari (Dialog Interaktif) – Program Kerja Mandiri
Diari merupakan diskusi terbuka antara mahasiswa FEB UI dan pihak dekanat FEB UI
terkait isu kebijakan di lingkungan kampus yang selanjutnya akan dilakukan pengawalan
atas pelaksanaan output dari diskusi tersebut.
6. Hello Maba – Program Kerja Mandiri
Program kerja ini bertujuan untuk menjaring mahasiswa baru FEB UI yang selanjutnya
akan diundang ke grup angkatannya agar mudah mendapatkan informasi-informasi yang
diperlukan dalam masa pra-perkuliahan. Program kerja ini juga berupa penyambutan
mahasiswa baru FEB UI pada saat registrasi ulang di Balairung UI.
7. Manajemen UKF Keilmuan – Program Kerja Mandiri
Program kerja ini bertujuan untuk mengawasi dan membantu kegiatan UKF secara
menyeluruh agar kegiatan rutin dan regenerasi UKF bisa berjalan dengan baik dan tujuan
25
dari masing-masing UKF dapat tercapai. UKF keilmuan, yaitu EIS (Economics
International Society) dan IBEC (Islamic Business and Economics Community)6.
8. Public Service – Program Kerja Mandiri
Program kerja ini bertujuan untuk mengadvokasikan hal-hal terkait kepuasan mahasiswa
FEB UI terhadap fasilitas-fasilitas di lingkungan kampus.
9. Scholarship and Education Fair (SEF) – Program Kerja Open Tender
SEF merupakan pameran lembaga pemberi beasiswa dan institusi pendidikan di luar
negeri serta berupa talkshow inspiratif terkait beasiswa dan kuliah di luar negeri.
Bidang III Seni dan Olahraga
Departemen Apresiasi Seni dan Budaya (Apresbud) BEM FEB UI
1. Art Week - Program Kerja Mandiri
Rangkaian acara dari Economic Students’ Talents yang merupakan pameran seni,
bertujuan untuk memperkenalkan seni secara luas kepada publik FEB UI.
2. Economic Students’ Talents – Program Kerja Semi MandiriProgram kerja gabungan
antara Departemen Apresiasi Seni dan Budaya dan Departemen Olahraga yang
merupakan ajang pencarian minat dan bakat mahasiswa di bidang seni dan olahraga.
3. FEB UI Expo (UKF Expo) - Program Kerja Mandiri
Memperkenalkan Unit Kegiatan Fakultas Seni yang berada di lingkungan FEB UI kepada
mahasiswa baru FEB UI pada rangkaian POMB.
4. Heaven of Art for Children - Program Kerja Mandiri
Program kerjasama dengan BSO Sekolah Non Formal FEB UI yang berbentuk studio seni
untuk anak-anak.
5. Jazz Goes to Campus (JGTC) – Program Kerja Open Tender
Festival jazz yang diselenggarakan mahasiswa FEB UI dengan tujuan mengubah
paradigma musik jazz yang eksklusif menjadi lebih inklusif dengan membawa musik jazz
ke dalam lingkungan kampus.
6. Kontingen FEB UI – Program Kerja Open Tender
Program kerjasama Departemen Apresiasi Seni & Budaya dengan Departemen Keilmuan
dan Departemen Olahraga yang bertujuan untuk mendampingi kontingen FEB UI yang
mewakili FEB UI mulai dari persiapan sampai saat kontingen bertanding di ajang OIM UI,
UI Art War dan Olimpiade UI.
6 IBEC berubah menjadi BSO tertanggal 11 Desember 2015 dengan dikeluarkannya TAP BPM Nomor: 17/TAP/BPM FEBUI/XII/2015 tentang Ketetapan Pengangkatan IBEC sebagai BSO FEB UI.
26
7. Mading Apresbud - Program Kerja Mandiri
Media penyebaran informasi mengenai dunia seni di FEB UI, dilaksanakan dua kali per
semester.
8. Malam Kekerabatan – Program Kerja Open Tender
Acara persembahan mahasiswa baru kepada seluruh mahasiswa FEB UI serta menjalin
silaturahmi antarangkatan melalui seni, yang secara tidak langsung memberikan
pengalaman dan gambaran tentang kepanitiaan di FEB UI.
9. Manajemen UKF - Program Kerja Mandiri
Mengawasi dan membantu kegiatan UKF secara menyeluruh agar kegiatan rutin dan
regenerasi UKF bisa berjalan dengan baik dan tercapainya tujuan dari masing-masing
UKF. UKF Seni yaitu Voice of Inspiration FEB UI (VOI), Amertha Bhavani Seni Gerak
Budaya FEB UI (SGB), dan Teater FEB UI.
10. National Folklore Festival (NFF) – Program Kerja Open tender
NFF merupakan pentas budaya berskala nasional yang berbentuk kompetisi paduan suara
dan seni tari tingkat SMA/sederajat dan umum dengan tujuan meningatkan kesadaran
masyarakat khususnya pemuda dalam melestarikan budaya dari berbagai daerah di
Indonesia.
11. Sport-Art Gathering - Program Kerja Mandiri
Bekerja sama dengan Departemen Olahraga, sebuah pertemuan khusus bagi para
kontingen seni dan olahraga FEB UI yang akan tampil di ajang UI Art War dan
Olimpiade UI, bertujuan untuk menjalin silaturahmi.
Departemen Olahraga BEM FEB UI
1. Economic Students’ Talents – Program Kerja Semi Mandiri
Program kerja gabungan antara Departemen Apresiasi Seni dan Budaya dan Departemen
Olahraga yang merupakan ajang pencarian minat dan bakat mahasiswa di bidang seni dan
olahraga
2. FEB UI Cup – Program Kerja Open Tender
Kompetisi olahraga antar mahasiswa ekonomi se-Indonesia dengan tujuan mempererat
tali persaudaraan sesama mahasiswa ekonomi. Pertandingannya antara lain futsal,
taekwondo, bulutangkis, basket, boxing, dan rally photo.
3. Kontingen FEB UI – Program Kerja Open Tender
Program kerjasama Departemen Olahraga dengan Departemen Apresiasi Seni & Budaya
dan Departemen Keilmuan yang bertujuan untuk mendampingi kontingen FEB UI yang
27
mewakili FEB UI mulai dari persiapan sampai saat kontingen bertanding di ajang OIM
UI, UI Art War dan Olimpiade UI.
4. Mading - Program Kerja Mandiri
Memberi konten mading mengenai informasi olahraga, unit kegiatan fakultas dan
komunitas olahraga, program kerja Departemen Olahraga, dan kegiatan olahraga yang
sedang terjadi sekitar kampus.
5. Manajemen UKF dan Komunitas - Program Kerja Mandiri
Mengawasi dan membantu kegiatan UKF serta Komunitas secara menyeluruh agar
kegiatan rutin dan regenerasi UKF serta Komunitasbisa berjalan dengan baik dan
tercapainya tujuan dari masing-masing UKF dan Komunitas. UKF Olahraga yaitu
Football Association of Economics UI (FAE UI), FEB UI Basketball, FEB UI Volleyball,
Taekwondo FEB UI, FEB UI Table Tennis (FETT), UKF Bulutangkis. Komunitas
Olahraga, yaitu Tenis Lapangan, Hockey Indoor, Renang, Atletik, Muaythai.
6. SC Sportvaganza - Program Kerja Mandiri
Kompetisi olahraga antar BO/BSO di FEB UI dengan tujuan mempererat hubungan
antarBO/BSO. Pertandingannya antara lain futsal putra, futsal putri, tarik tambang, dan
cabang pilihan.
7. Sekolah Olahraga - Program Kerja Mandiri
Memberikan pelatihan futsal dan bulutangkis kepada anak-anak umur 6 – 12 tahun di
desa yang sedang dibangun oleh Devout, bekerjasama dengan Departemen Pengabdian
Masyarakat sebagai perantara dengan pihak Devout dan pihak desa.
8. Sport-Art Gathering - Program Kerja Mandiri
Bekerja sama dengan Departemen Apresiasi Seni dan Budaya, sebuah pertemuan khusus
bagi para kontingen seni dan olahraga FEB UI yang akan tampil di ajang UI Art War dan
Olimpiade UI, bertujuan untuk menjalin silaturahmi.
9. Sport Festival (UKF Expo) - Program Kerja Mandiri
Memperkenalkan unit kegiatan fakultas dan komunitas olahraga FEB UI kepada
mahasiswa baru FEB UI pada rangkaian POMB.
28
Bidang IV Eksternal
Biro Hubungan Masyarakat (Humas) BEM FEB UI
1. Bedah Kampus UI (BK UI) - Program Kerja Mandiri
BK UI merupakan salah satu proker BEM UI yang diamanahkan kepada BEM masing-
masing fakultas sebagai penanggung jawab akan BSO jurusan. Selain itu BEM FEB UI
juga berperan sebagai informan (sarana publikasi dan sarana penyampaian informasi)
dihari H Bedah Kampus UI kepada para siswa/i SMA/SMK sederajat.
2. BEM FEB UI Relation - Program Kerja Mandiri
BEM FEB UI Relation terbagi menjadi dua bagian, yaitu Internal dan Eksternal. Internal
Relation merupakan usaha yang dilakukan oleh Humas BEM FEB UI untuk menjaga
hubungan baik dengan pihak internal seperti BO/BSO FEB UI dan fakultas lainnya yang
berada di UI. External Relation merupakan usaha yang dilakukan untuk membangun atau
menjaga hubungan baik dengan pihak kampus diluar UI.
3. BEM Gathering - Program Kerja Mandiri
BEM Gathering merupakan acara temu alumni-pengurus BEM FEB UI dari tahun ke
tahun untuk kembali mengingat masa-masa menjadi pengurus. Acara ini memberi
manfaat kepada pengurus melalui sesi sharing alumni BEM FEB UI.
4. Humas Branding - Program Kerja Mandiri
Program kerja yang memiliki tujuan untuk meningkatkan awareness dan interest para
stakeholder FEB UI terhadap program kerja yang dilaksanakan BEM FEB UI, serta
menjaga citra positif BEM FEB UI yang telah terbentuk di lingkungan internal FEB UI.
5. Networking - Program Kerja Mandiri
Networking merupakan usaha Humas BEM FEB UI sebagai network expander dan
maintainer untuk melebarkan jangkauan koneksi BEM FEB UI kepada pihak-pihak
krusial dalam hubungan BEM FEB UI seperti organisasi yang bersifat non-
kemahasiswaan di Internal FEB UI (ILUNI dan Dekanat), pemerintah, insititusi NGO,
atau institusi lainnya sebagai bentuk pencitraan dan branding BEM FEB UI.
6. Welcome to FEB UI - Program Kerja Mandiri
Welcome to FEB UI merupakan sarana membangun citra positif BEM FEB UI di
khalayak umum serta menerima kunjungan dari siswa/I SMA/sederajat yang ingin
mendapatkan informasi lebih dalam mengenai FEB UI.
29
Biro Media dan Jurnalistik (Medjur) BEM FEB UI
1. BEM’s Profile - Program Kerja Mandiri
Video pencitraan tentang profil singkat BEM FEB UI yang berisi visi; misi; departemen
dan biro yang ada di BEM FEB UI; dan proker unggulan BEM FEB UI, komentar dari
berbagai kalangan tentang BEM FEB UI, dan liputan seputar kegiatan BEM FEB UI yang
sedang berlangsung.
2. BJMC (BEM FEB UI Journalism and Media Coverage) - Program Kerja Mandiri
BJMC adalah suatu bentuk publication support dari penulisan artikel yang terdiri dari
kegiatan peliputan dan pembuatan artikel proker-proker non opten. Sedangkan untuk
proker opten, akan diminta artikel press release dan teaser dari divisi publikasi terkait.
Liputan dan artikel ini akan dipublikasikan di berbagai media publikasi BEM FEB UI dan
media massa melalui kerjasama dengan media partner serta dicetak untuk I-wall.
3. ENVI (Extensive News Via Internet) - Program Kerja Mandiri
Mempublikasikan berita seputar kegiatan BEM FEB UI, info lomba, dan info terkini
seputar FEB dan Universitas Indonesia, serta menjalankan fungsi BJMC melalui media
internet.
4. FELT (FEB UI Newsletter) - Program Kerja Mandiri
FELT adalah majalah BEM FEB UI yang berisi tentang BEM FEB UI, kegiatan seputar
BEM FEB UI dan isu terkait yang terbit 2 kali selama masa kepengurusan BEM FEB UI.
5. I-wall (Informative Wall) - Program Kerja Mandiri
Mengelola mading sebagai sarana publikasi untuk artikel berisikan informasi mengenai
acara BEM FEB UI yang telah selesai dilaksanakan (H+5 acara selesai), poster (dari
internal dan eksternal), dan informasi-informasi yang terkait langsung dengan BEM FEB
UI.
6. MPT (Maintaining Public Trust) - Program Kerja Mandiri
Kegiatan MPT terdiri atas pembuatan permintaan desain dari departemen dan biro BEM
FEB UI dan pembuatan desain poster ucapan hari besar, UTS, dan UAS.
Bidang V Internal
Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) BEM FEB UI
1. Beton Barbar (Bemers Nonton Bareng-Bareng) - Program Kerja Mandiri
Beton barbar adalah proker di mana pengurus menonton film bersama dengan tujuan
refreshing serta memberikan nilai-nilai kehidupan melalui film-film yang berkualitas.
30
2. Buku Curhat - Program Kerja Mandiri
Setiap pengurus dapat menuliskan apapun baik komentar foto tiap pengurus maupun
menulis curhatan isi hatinya pada sebuah buku yang dibuat semenarik mungkin agar para
pengurus tertarik untuk melihat dan mengisi buku tersebut.
3. Ketupat (Ketemu para Orangtua) - Program Kerja Mandiri
Ketupat merupakan acara halal-bihalal dengan orang tua yang dimaksudkan agar orang
tua mengetahui kegiatan anaknya di BEM FEB UI.
4. Origami (Orientasi Keluarga BEM FEB UI) - Program Kerja Mandiri
Origami adalah kegiatan team building BEM FEB UI yang bertujuan untuk membangun
hubungan yang baik antara satu pengurus dengan yang lainnya.
5. Paper One (Para Pencari Ilmu Pengetahuan) - Program Kerja Mandiri
Paper One adalah proker penyedia tentor pada saat menjelang UTS dan UAS yang
pengajarnya merupakan pengurus BEM FEB UI atau alumni BEM FEB UI.
6. Performance Appraisal (PA) - Program Kerja Mandiri
Performance Appraisal adalah hasil penilaian atau rapor7 bagi BPH dan staff BEM FEB
UI yang dilakukan 2 kali dalam setahun.
7. PSDM Cares - Program Kerja Mandiri
PSDM Cares adalah proker yang mencerminkan kepedulian dan perhatian PSDM
terhadap pengurus BEM FEB UI. Terdiri atas beberapa kegiatan: Kalender Ulang Tahun,
Kantong Hadiah, Love Letter, Tiker Day, dan PSDM Goes Viral.
8. Rapat Kerja Internal - Program Kerja Mandiri
Rapat kerja internal merupakan rapat kerja awal kepengurusan BEM FEB UI yang
berisikan mengenai materi yang dipresentasikan oleh masing-masing pengurus dari tiap
departemen atau biro sehingga semua pengurus memahami proker semua
departemen/biro.
9. SeBar (Senang Bareng-bareng) - Program Kerja Mandiri
SeBar bertujuan untuk menguji seberapa luas pengetahuan pengurus, namun dikemas
dalam rangkaian acara yang menyenangkan.
10. Self Development Program (SDP) - Program Kerja Mandiri
Self Development Program adalah kegiatan internal BEM FEB UI yang bertujuan
meningkatkan kemampuan soft skill dan hard skill kepada para pengurus melalui kegiatan
7 Rapor tersebut disebut juga dengan Harajuku (Hasil Rapor dan Album jadi Satu) yang berisikan PA 1, PA 2, kertas spinball, foto pengurus BEM FEB UI, lembar ucapan selamat ulang tahun dari kalender ulang tahun, dan cerita perjalanan departemen/biro masing-masing selama periode kepengurusan.
31
seminar/training dengan menghadirkan pembicara yang dirasa mampu memberikan
materi sesuai dengan tema yang telah ditentukan.
Biro Riset dan Sistem Administrasi (RSA) BEM FEB UI
1. Appraisal of BEM FEB UI – Program Kerja Mandiri
Memberikan apresiasi berupa sertifikat atau penghargaan kepada project officer
kepanitiaan-kepanitiaan yang berada di bawah BEM FEB UI, seluruh pengurus, Tim
Terbaik, dan Staff Terbaik. Pemberian sertifikat akan dilaksanakan paling lambat sebulan
setelah acara tersebut selesai, dan pemberian sertifikat untuk pengurus BEM FEB UI akan
diberikan pada saat rapat pleno terakhir.
2. Diari (Daily Inventarisasi) - Program Kerja Mandiri
Merupakan kegiatan yang terkait dengan pembuatan, pengecekan, pengamanan,
pendayagunaan, perawatan dan perbaikan pada inventaris BEM FEB UI.
3. Nata De Coco dan Kupon (Name Tag, Operational Costum, dan Buku Telepon) -
Program Kerja Mandiri
a. Name Tag: ID card yang berisi foto, nama dan jabatan pengurus di BEM FEB UI.
b. Operational costum: Berupa jaket yang nyaman digunakan untuk kegiatan
operasional sehari-hari.
c. Buku Telepon: Berupa buku telepon kecil yang berisikan nama dan contact person
setiap pengurus BEM FEB UI.
4. PIJAR (Piket Jakarta – Jagalah Kebersihan Ruang BEM Kita) - Program Kerja Mandiri
Kegiatan kerja bakti bersama seluruh pengurus BEM FEB UI dan masing-masing bidang
untuk merapikan, membersihkan ruang BEM FEB UI dan menata layout penempatan
barang.
5. Publikasi dan Administrasi - Program Kerja Mandiri
a. Menerapkan serta mensosialisasikan publikasi dengan baik ke BO/BSO FEB UI yang
nantinya akan diterapkan oleh BO/BSO FEB UI terhadap kepanitiaan yang
dibawahinya melalui Kebijakan SOP BEM FEB UI.
b. Menerapkan serta mensosialisasikan publikasi dan administrasi ke Departemen dan
Biro BEM FEB UI oleh staff RSA melalui Kebijakan SOP BEM FEB UI.
c. Mencatat dan mengarsipkan surat masuk dan keluar yang nantinya akan diteruskan
kepada yang tertuju pada surat.
32
6. Research in Motion - Program Kerja Mandiri
Bekerjasama dengan departemen dan biro terkait proker yang membutuhkan riset yang
berisi pendapat publik terhadap proker-proker tersebut melalui kuesioner, wawancara
langsung, atau metode lain yang digunakan.
7. Sistem Database Terpadu - Program Kerja Mandiri
Database yang terangkum online di dalam 1 tempat, sehingga memudahkan untuk
mencari dan mengupdate informasi kontak dari pengurus BEM FEB UI 2015 dan
sebelumnya, BO/BSO FEB UI, universitas lain, pembicara, juri, project officer, sponsor
dan vendor, pihak lain yang pernah dan sedang bersangkutan dengan BEM FEB UI,
kepanitiaan FEB UI, dan pihak-pihak yang pernah bekerja sama dengan pihak-pihak
terkait, serta untuk menyimpan foto-foto pada setiap event baik kepanitiaan di bawah
BEM FEB UI atau event internal BEM FEB UI.
Aliansi Tanpa Bidang
Biro Project BEM FEB UI
1. Bank Soal Corner – Program Kerja Mandiri
Bank Soal Corner (BSC) adalah pembukaan stand untuk menjual soal-soal UTS dan UAS
yang dilakukan dua kali dalam setahun, tiap semester genap dan ganjil.
2. Emblem Angkatan – Program Kerja Mandiri
Emblem angkatan adalah emblem yang dijual untuk setiap mahasiswa baru sebagai tanda
pengenal yang bisa dipakai di jaket kuning masing-masing mahasiswa.
3. Fresh Graduate – Program Kerja Mandiri
Fresh Graduate adalah program kerjasama promosi berupa pembagian flyer dari sejumlah
universitas/institusi pendidikan yang bekerja sama dengan Biro Project BEM FEB UI
pada hari wisuda, baik wisuda genap maupun ganjil. Flyer ditujukan untuk para
wisudawan yang mau melanjutkan S2 atau ingin mengikuti kursus bahasa asing.
4. Project – Program Kerja Mandiri
Project adalah program kerjasama dengan pihak eksternal BEM FEB UI untuk
mengorganisir acara yang akan dilakukan di lingkungan FEB UI. Pihak eksternal akan
memberikan sejumlah fee yang disepakati dengan Treasurer dan BPH Biro Project
sebagai kompensasi pengaturan acara.
5. Try Out Organized by FEB UI (TROFI FEB UI) – Program kerja open tender
Try Out Organized by FEB UI merupakan program kerja berupa penyelenggaraan try out
SBMPTN untuk para siswa kelas XII SMA sebagai gambaran ujian SBMPTN yang akan
33
mereka hadapi nanti. Keuntungan TROFI diperoleh dari penjualan tiket dan sponsorship
dalam bentuk fresh money.
Tim Kontrol Internal BEM FEB UI
1. Audit Keuangan – Program Kerja Mandiri
Audit Keuangan dilakukan terhadap setiap program kerja open tender/semi mandiri BEM
FEB UI berdasarkan Standar Audit Internal8 dan Panduan Audit Keuangan9. Audit
Keuangan bertujuan untuk memastikan bahwa laporan pertanggungjawaban keuangan
yang telah dibuat oleh kepanitiaan open tender/semi mandiri telah disajikan secara wajar
dan bebas dari salah saji yang material dan dibuat berdasarkan Standar Pelaporan
Keuangan BEM FEB UI yang berlaku.
2. Audit Operasional – Program Kerja Mandiri
Audit Operasional terhadap departemen/biro BEM FEB UI, dengan Tim Kontrol Internal
berperan sebagai konsultan keuangan dan operasional setiap departemen/biro yang
menjadi tanggung jawabnya. Sebagai konsultan keuangan, Tim Kontrol Internal berhak
mengetahui dan melakukan pencatatan terhadap setiap transaksi yang dilakukan oleh
departemen/biro sesuai dengan SOP Keuangan Internal. Sebagai konsultan operasional,
Tim Kontrol Internal membantu departemen/biro untuk bisa menjalankan program
kerjanya secara lebih efektif dan efisien.
3. Training Internal KI – Program Kerja Mandiri
Pelatihan dan pembekalan untuk Tim Kontrol Internal terkait proses kerja Tim Kontrol
Internal seperti penjelasan terkait SOP dan SPK yang ada di BEM FEB UI, prosedur
Audit Keuangan, dan prosedur Audit Operasional.
4. Training Kebendaharaan – Program Kerja Mandiri
Pembekalan dan pengarahan oleh Tim Kontrol Internal kepada tim keuangan kepanitiaan
yang bersifat open tender/semi mandiri dan bendahara UKF, terkait pencatatan transaksi
dan pembuatan laporan pertanggungjawaban keuangan kepanitiaan dengan menggunakan
sistem ABEL (Akuntansi Berbasis Excel) yang dilakukan di setiap awal kepengurusan
kepanitiaan.
8 Standar Audit Internal adalah pedoman bagi pengurus dalam menjalankan pengendalian internal BEM FEB UI. Standar Audit Internal berlaku mulai dari awal kepengurusan Januari 2015. 9 Panduan Audit Keuangan adalah panduan yang menjelaskan langkah-langkah Tim Kontrol Internal dalam melaksanakan audit keuangan terhadap kepanitiaan yang bersifat open tender dan semi mandiri. Panduan ini dijalankan mulai dari awal kepengurusan Januari 2015.
34
BAB 3
Sistem Pengendalian Tingkat Entitas
BEM Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia
A. Pengantar
Sistem pengendalian tingkat entitas dibuat berdasarkan model Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission (COSO) dengan lima komponen pengendalian:
(1) Lingkungan Pengendalian (Control Environment), (2) Penilaian Risiko (Risk Assessment),
(3) Aktivitas Pengendalian (Control Activities), (4) Informasi dan Komunikasi (Information
and Communication), dan (5) Aktivitas Pemantauan (Monitoring Activities). Pada suatu
sistem pengendalian yang efektif, penerapan kelima komponen di bawah ini dapat
mendukung BEM FEB UI dalam mencapai tiga objektif sebagai entitas, yaitu kegiatan
operasional yang efektif dan efisien, pelaporan yang andal, serta kepatuhan terhadap
peraturan yang berlaku. Penjabaran terkait sistem pengendalian tingkat entitas ini
memperhatikan aspek-aspek berikut pada setiap komponen pengendalian: tujuan
pengendalian, risiko yang mengancam tujuan pengendalian, dan pengendalian yang
dirancang untuk mencapai tujuan pengendalian.
B. Risiko atas Tujuan Pengendalian Tingkat Entitas
Risiko-risiko yang dapat mengancam pencapaian tujuan-tujuan pengendalian entitas tersebut
di antaranya:
o tidak terdapat kesepahaman visi dan misi BEM FEB UI di antara masing-masing
pengurus;
o setiap pengurus BEM FEB UI memiliki latar belakang, budaya, sifat dan kepribadian
yang berbeda-beda sehingga memungkinkan terjadinya konflik atau perbedaan pendapat;
o beberapa program kerja bersifat open tender sehingga ada risiko kesulitan dalam
melakukan pengawasan baik operasional maupun keuangan karena bukan internal BEM
FEB UI yang menjadi pelaksana;
o sosialisasi dan ketersampaian informasi mengenai segala aturan yang mengatur proses
operasional maupun keuangan (SOP, SPK, dll) yang tidak efektif sehingga menyebabkan
adanya kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan pengurus akibat ketidaktahuan
tersebut;
35
o adanya program kerja yang tidak selaras dengan tujuan BEM FEB UI dan/atau menyalahi
aturan tingkat universitas dan/atau fakultas;
o persepsi, pola pikir, latar belakang, minat, kepribadian, dan kompetensi yang berbeda
yang dapat menimbulkan ketidaksepahaman pemikiran antara kepanitiaan dengan BEM
FEB UI terkait keputusan strategis dan teknis dalam melaksanakan program kerja;
o perubahan kebijakan tingkat universitas, fakultas, dan kemahasiswaan yang akan
berpengaruh terhadap pengambilan keputusan di BEM FEB UI;
o terdapat kesalahan yang dilakukan oleh tim keuangan karena adanya kelalaian;
o departemen/biro menyeleksi informasi yang akan disampaikan kepada pihak pengurus
inti (PI);
o pihak kepanitiaan/UKF/komunitas menyeleksi informasi yang aan disampaikan kepada
pihak BEM FEB UI;
o adanya informasi asimetri antara jajaran staf, BPH, dan PI terkait pelaksanaan program
kerja baik yang bersifat internal maupun open tender;
o pengetahuan PI dan Tim Kontrol Internal yang belum memadai mengenai setiap aktivitas
operasional di setiap tingkatan entitas mulai dari indvidu, program kerja,
departemen/biro, dan BEM FEB secara entitas;
o penilaian risiko menjadi bias/tidak tepat dikarenakan adanya subjektivitas, pola pikir,
latar belakang, dan kompetensi yang berbeda-beda yang dimiliki oleh setiap PI dan Tim
Kontrol Internal;
o terdapat risiko atas terjadinya kejadian yang belum pernah terjadi dan sulit untuk
diidentifikasi sebelumnya karena disebabkan dari kondisi eksternal yang di luar kontrol
organisasi, yang berdampak signifikan dalam tiap tahapan kegiatan organisasi;
o panitia yang berada cukup jauh dari luar kontrol karena semakin besar dan matang secara
usia;
o adanya risiko terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh PI/BPH/staff/pihak eksternal
UKF dan kepanitiaan dikarenakan adanya peluang, dorongan, maupun rasionalisasi;
o terjadinya fraud yang dilakukan oleh tim keuangan;
o terdapat kesalahan pencatatan yang berujung pada misstatement dalam laporan keuangan;
o belum ada kejelasan mengenai laporan pertanggungjawaban kepanitiaan-kepanitiaan
dibawah UKF, sehingga BEM FEB UI cukup sulit menjangkau kepanitiaan dibawah UKF
seperti EPC dan EBL;
o keberlanjutan dari setiap program kerja yang sangat bergantung terhadap kualitas sumber
daya manusia panitia yang bersangkutan; dan
36
o adanya informasi-informasi yang berlebih dan tidak relevan sehingga menyebabkan
informasi yang substansial dan krusial tidak dapat terserap secara maksimal
C. Pengendalian
Komponen I: Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Faktor-faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian BEM FEB UI adalah integritas,
nilai-nilai etika, dan kompetensi setiap pengurus; filosofi dan budaya operasi; tata cara dalam
memberikan wewenang dan tanggung jawab; tata cara dalam mengatur dan mengembangkan
sumber daya/pengurus; dan perhatian dan arahan yang diberikan oleh PI dan tim pengawasan
lainnya (mengacu ke tim bidder/pengawas untuk setiap program kerja).
Dalam usaha mencapai tujuan-tujuan pengendalian, BEM FEB UI mempunyai desain
lingkungan pengendalian yang berdasarkan lima prinsip berikut:
Prinsip 1 – Komitmen terhadap integritas dan nilai etika
o BEM FEB UI memiliki nilai-nilai serta budaya organisasi yang dianut oleh seluruh
pengurus BEM FEB UI sebagai acuan berperilaku dalam segala hal yang menyangkut
nama baik BEM FEB UI.
o PI bersama dengan BPH pada setiap departemen/biro BEM FEB UI memastikan adanya
‘tone at the top’ dengan mencontohkannya melalui pengambilan keputusan, tindakan, dan
perilaku mengenai pentingnya penerapan nilai-nilai dan budaya yang dimiliki, serta
menginternalisasikannya kepada staff serta kepanitiaan-kepanitiaan di bawah BEM FEB
UI melalui kebiasaan yang ditularkan dan dicontohkan.
o BEM FEB UI mempunyai nilai etika bagi Tim Kontrol Internal10.
o Grand Design BEM FEB UI 201511 sebagai acuan kerja khususnya bagi periode BEM
FEB UI 2015 dikomunikasikan kepada seluruh BPH mulai dari awal open recruitment
BPH untuk dijadikan pedoman dasar dalam membuat Grand Design program kerja pada
setiap departemen/biro. Selanjutnya, konten Grand Design BEM FEB UI 2015 tersebut
dikomunikasikan kepada seluruh pengurus mulai dari saat Rapat Kerja Perdana (21
Februari 2015) hingga sepanjang kepengurusan.
o Tag line BEM FEB UI 2015 ‘Fun Yet Inspiring’ menjadi salah satu media penanaman
semangat kerja BEM FEB UI yang menyenangkan namun tetap menginspirasi.
o Saat melakukan perekrutan BPH dan staff, terdapat prosedur uji kelayakan dan kepatutan
dan wawancara yang salah satunya untuk memastikan BPH dan staff yang bersangkutan 10 Dimuat di Standar Audit Internal BEM FEB UI 11 Grand Design BEM FEB UI 2015 memuat visi dan misi, nilai, budaya, arahan umum, arahan strategis, serta proker unggulan.
37
mengenal, memahami, dan memiliki nilai pribadi yang sejalan dengan nilai dan budaya
BEM FEB UI.
o Adanya evaluasi dan proses penyelarasan terkait dengan kesesuaian nilai-nilai program
kerja yang dibawa BPH setiap departemen/biro dengan Grand Design BEM FEB UI yang
dilakukan saat uji kelayakan dan kepatutan.
Prinsip 2 – Melaksanakan tanggung jawab pengawasan
o Setiap PI memiliki peran, tanggung jawab, dan pendelegasian otoritas masing-masing
sesuai dengan jabatannya.
ü Ketua Umum dan Wakil Ketua Umum
Ketua umum dan wakil ketua umum BEM FEB UI melakukan pengawasan terhadap
pengendalian tingkat entitas. Selain itu, wakil ketua umum BEM FEB UI juga
berperan untuk menegakkan penerapan SOP organisasi dan mengawasi
pelaksanaannya serta memutuskan konsekuensi atas setiap pelanggaran SOP.
ü Tim Kontrol Internal
Tim Kontrol Internal adalah tim yang bertanggung jawab untuk melakukan
pengawasan dan konsultasi atas operasional dan finansial BEM FEB UI, baik
mencakup program kerja mandiri, semi mandiri, dan open tender BEM FEB UI. Tim
Kontrol Internal bertanggung jawab pada PI BEM FEB UI.
ü Kepala Bidang
Kepala bidang melakukan pengawasan kepada departemen/biro yang dibawahinya.
o BEM FEB UI memiliki aturan terkait dengan pertemuan antara PI dan BPH setiap
departemen/biro yang diatur dalam SOP Pengelolaan Sumber Daya Manusia BEM FEB
UI serta kebiasaan yang tidak tertulis, yang terdiri dari rapat PI-BPH dan Evaluasi Paruh
Tahun (EPT) yang bertujuan untuk melakukan pengawasan terhadap pengendalian
departemen/biro BEM FEB UI.
o Tim Kontrol Internal bersama dengan controller memiliki kebijakan keuangan, yaitu
melakukan tinjauan ulang terhadap estimasi laporan keuangan terkait dengan beban-
beban program kerja mandiri BEM FEB UI. Peninjauan tersebut dilakukan sebelum
pelaksanaan program kerja untuk memastikan kewajaran asumsi dan judgment BPH
dalam menyusun estimasi beban yang dibutuhkan.
Prinsip 3 – Menetapkan struktur, wewenang, dan tanggung jawab
o Struktur organisasi BEM FEB UI menggunakan vertical organization designed for
efficiency dengan pendekatan sebagai berikut:
- tugas yang terspesialisasi;
38
- hierarki yang tegas dengan aturan-aturan pendukung (terkait SOP);
- komunikasi dan sistem pelaporan vertikal, dengan koordinasi pada level BPH;
- pembagian tim kerja berdasarkan departemen/biro dengan tugas yang spesifik dan
terdiferensiasi, namun memiliki integrasi diantara tim yang memiliki persamaan
tujuan; dan
- pengambilan keputusan yang desentralisasi pada situasi normal dan pengambilan
keputusan terpusat pada situasi krusial
o BEM FEB UI melakukan pendefinisian peran PI, BPH, dan staff serta garis pelaporan
diantara ketiganya pada struktur organisasi BEM FEB UI12.
ü Ketua Umum dan Wakil Ketua Umum
Ketua umum BEM FEB UI bertindak sebagai pengambil keputusan tertinggi dan
menjalankan fungsi sebagai pemimpin organisasi dengan memberikan arahan,
kebijakan, serta tindakan. Selain itu, ketua BEM FEB UI memiliki wewenang dalam
mengambil sikap yang mengatasnamakan organisasi ke pihak luar BEM FEB UI.
Sedangkan, peran wakil ketua umum BEM FEB UI meliputi:
1. mendampingi dan membantu ketua umum dalam menjalankan tanggung
jawabnya;
2. menggantikan ketua umum BEM FEB UI bila berhalangan;
3. menjadi penanggung jawab jadwal kegiatan BEM FEB UI; dan
Ketua umum dan/atau wakil ketua umum memiliki wewenang sebagai berikut:
a. memberhentikan pengurus BEM FEB UI (kecuali wakil ketua umum) melalui
surat keputusan ketua umum BEM FEB UI;
b. mengangkat dan memberhentikan ketua pelaksana kegiatan BEM FEB UI melalui
surat keputusan ketua umum BEM FEB UI; dan
c. membuat peraturan BEM FEB UI untuk menjalankan AD/ART MM FEB UI,
undang-undang dan ketetapan yang terkait dengan BEM FEB UI.
ü Tim Keuangan
Tim keuangan terdiri dari controller, vice controller, dan treasurer. Controller
sebagai pihak yang mengotorisasi, menyusun anggaran, dan mencatat segala
pengeluaran BEM FEB UI terkait internal, vice controller terkait keuangan eksternal
(khususnya UKF dan blockgrant dekanat), serta treasurer sebagai pihak yang
mengumpulkan dan memegang dana BEM FEB UI.
12 Lihat BAB 1 Gambaran Umum pada bagian Struktur Organisasi.
39
ü Kepala Bidang
Kepala bidang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan mengenai internal
bidang/departemen/biro dibawahnya yang berkaitan dengan implementasi nilai-nilai
(value dari program kerja, nilai organisasi, budaya organisasi), serta hal-hal teknis
yang tidak dapat diputuskan BPH dibawahnya.
ü Badan Pengurus Harian (BPH)
BPH adalah pelaksana teknis dari operasional BEM FEB UI dalam mencapai visi dan
misi organisasi. BPH juga memiliki hak merekrut tenaga staff untuk membantu
melaksanakan tugasnya dengan jumlah yang dibutuhkan berdasarkan persetujuan
ketua umum BEM FEB UI.
ü Staff
Staff bertugas untuk membantu kepala dan wakil kepala departemen atau kepala dan
wakil kepala biro dalam menjalankan hak dan kewajibannya.
o Terdapat mekanisme penandatanganan Memorandum of Understanding (MoU) dengan
project officer kepanitiaan-kepanitiaan dan komunitas di bawah BEM FEB UI yang
bertujuan untuk memberi pemahaman terkait dengan hak dan kewajiban BEM FEB UI
dan kepanitiaan/komunitas serta sebagai dokumentasi resmi akan adanya pernyataan
kesediaan memenuhi komitmen satu sama lain.
Prinsip 4 – Komitmen terhadap kompetensi
o BEM FEB UI memiliki kriteria pengetahuan, keterampilan, dan keahlian dalam
melakukan pemilihan setiap posisi jabatan PI, BPH, dan staff yang didasarkan pada
kebiasaan dan pengalaman yang telah terjadi di BEM FEB UI yang tidak tertulis maupun
didokumentasikan.
o BEM FEB UI melakukan perekrutan pengurus dengan mempertimbangkan aspek
kompetensi yang dibutuhkan pada masing-masing posisi mulai dari PI, Tim Kontrol
Internal, BPH, dan staff.
a. Pemilihan Ketua dan Wakil Ketua
Ketua dan wakil ketua dipilih secara langsung melalui pemilihan raya FEB UI, atau
melalui mekanisme Musyawarah Mahasiswa FEB UI
b. Perekrutan PI
Ketua dan wakil ketua terpilih merekrut PI lainnya yaitu kepala bidang, bendahara,
dan kepala Tim Kontrol Internal yang dipilih berdasarkan pertimbangan atas latar
40
belakang, pengalaman, dan kompetensi yang dibutuhkan pada masing-masing posisi
jabatan.
c. Perekrutan Tim Kontrol Internal
Kepala Tim Kontrol Internal merekrut dua orang wakil kepala Tim Kontrol Internal
yang selanjutnya bersama-sama melakukan perekrutan anggota Tim Kontrol Internal
yang dipilih berdasarkan pertimbangan atas keselarasan kepribadian sesuai dengan
kriteria yang dibutuhkan sebagai anggota Tim Kontrol Internal.
d. Perekrutan BPH
BPH dipilih melalu perekrutan terbuka dimana setiap mahasiswa dengan IKM aktif
FEB UI berhak mengikuti proses seleksi dan mendapatkan kesempatan yang sama
untuk terpilih. PI mengadakan uji kelayakan dan kepatutan untuk memilih kepala
departemen dan kepala biro beserta wakil kepala departemen dan wakil kepala biro
yang memiliki kompetensi terbaik sesuai dengan departemen/biro terkait.
e. Perekrutan Staff
Staff BEM FEB UI dipilih melalui perekrutan terbuka, setiap mahasiswa dengan IKM
aktif FEB UI berhak mengikuti proses seleksi dan mendapatkan kesempatan yang
sama untuk terpilih. Kriteria keterpilihan staff ditentukan oleh BPH dari departemen
dan biro terkait sesuai dengan kebutuhan masing-masing dimana dapat membantu
BPH departemen/biro dalam menjalankan hak dan kewajibannya.
o Perekrutan tim keuangan BEM FEB UI yang terdiri dari controller, vice controller, dan
treasurer ditekankan pada orang-orang yang memiliki latar belakang, kompetensi, atau
pengalaman yang mendalam mengenai pelaporan dan kepatuhan keuangan BEM FEB UI
untuk mendukung pelaporan dan kepatuhan keuangan BEM FEB UI yang baik. Pada
awal kepengurusan, controller diikutsertakan dalam pelatihan keuangan yang diadakan
oleh pihak dekanat FEB UI untuk meningkatkan pemahamannya terkait dengan keuangan
organisasi.
o Pemberdayaan pengurus dilakukan pada setiap tingkatan organisasi, baik pada tingkatan
entitas, departemen/biro, maupun individu. Pada tingkatan entitas, pemberdayaan yang
dilakukan berupa pembagian tugas di antara PI serta menjadikan setiap pengurus sebagai
agen-agen perubahan. Pada tingkat departemen/biro, setiap tim dalam departemen/biro
diberi kebebasan untuk berkreasi dalam menjalankan program kerja masing-masing
selama masih sesuai dengan Grand Design BEM FEB UI. Pada tingkat individu, setiap
pengurus di dalam departemen/biro diberi tanggung jawab terhadap suatu/beberapa
41
program kerja sebagai penanggung jawab serta diberi kebebasan untuk berkreasi dalam
menjalankan pekerjaannya selama masih sesuai dengan Grand Design BEM FEB UI.
o Pengembangan kompetensi pengurus dilakukan melalui pelatihan baik pada tingkat
entitas, bidang, maupun per departemen/biro sesuai dengan kebutuhan untuk memastikan
setiap pengurus memiliki pengetahuan dan keahlian yang memadai dalam menjalankan
job description mereka.
- Pelatihan tingkat entitas dilakukan melalui kegiatan Self Development Program (SDP)
sebanyak dua kali setiap periode.
- Pelatihan bidang maupun departemen/biro dilakukan sesuai kebutuhan masing-
masing.
o BEM FEB UI melakukan pelatihan pelaporan keuangan bagi internal BEM FEB UI, tim
keuangan kepanitiaan, dan bendahara UKF.
o Pada setiap paruh dan akhir periode, Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia
mendistribusikan form performance appraisal kepada seluruh pengurus untuk melakukan
penilaian dan evaluasi kinerja, kompetensi maupun perilaku terhadap pengurus lainnya
yang bersinggungan dengannya. Performance appraisal ini selanjutnya diolah oleh
PSDM dan didistribusikan kepada tiap pengurus untuk dijadikan bahan evaluasi tiap-tiap
individu.
o Pada awal kepengurusan periode BEM FEB UI, ketua dan wakil ketua BEM FEB UI
pada periode sebelumnya akan melakukan transfer of knowledge yang dibutuhkan kepada
ketua dan wakil ketua terpilih melalui forum formal maupun informal yang bersifat
sharing session.
o Bilamana pada suatu waktu dalam periode kepengurusan berjalan ketua umum dan wakil
ketua umum BEM FEB UI berhalangan tidak tetap dan kedua pihak secara temporer tidak
dapat menjalankan tugas sebagaimana mestinya, maka kepemimpinan BEM FEB UI akan
dijalankan secara gotong royong oleh tiga kepala bidang (triumvirate) yang membawahi
urusan politik, eksternal, dan internal.
Prinsip 5 – Mendorong akuntabiltas atas sistem pengendalian internal
o BEM FEB UI memberlakukan sistem apresiasi bagi pengurus melalui pemberian
penghargaan kepada Tim Terbaik (Best Team) dan Staff Terbaik sebanyak dua kali dalam
satu periode kepengurusan yang didasarkan pada aspek penilaian tertentu.
o Dalam sistem apresiasi bagi Tim Terbaik (Best Team), PI bersama dengan Tim Kontrol
Internal melakukan pengawasan terhadap indikator yang menjadi aspek penilaian kinerja
42
di dalam balance scorecard, yaitu financial condition, customer satisfaction, internal
business process, serta learning and growth.
o Sanksi yang diberikan kepada departemen/biro yang tidak mencapai target pencapaiannya
masing-masing adalah berupa peringatan lisan yang disampaikan oleh Ketua BEM FEB
UI kepada kepala bidang terkait yang selanjutnya akan disampaikan ke BPH yang
bersangkutan.
o Sanksi yang diberikan kepada staff departemen/biro yang tidak mecapai target
pencapaiannya masing-masing adalah berupa peringatan dan/atau hukuman yang
disampaikan oleh BPH departemen/biro terkait kepada staff yang bersangkutan.
o BEM FEB UI memiliki prosedur peringatan dan pemutihan untuk menindaklanjuti
pelanggaran yang dilakukan pengurus (ketidakhadiran dan pencemaran nama baik BEM
FEB UI) dengan berbagai tahapan konsekuensi sesuai dengan jenis pelanggaran yang
dilakukan.
Komponen II: Penilaian Risiko (Risk Assessment)
Desain pengendalian BEM FEB UI terkait dengan komponen peniliaian risiko (risk
assessment) adalah sebagai berikut:
Prinsip 1 - Menentukan tujuan
o Diadakannya bidding atau uji kelayakan dan kepatutan (fit and proper test) terhadap
kepanitiaan semi mandiri maupun open tender serta UKF oleh departemen dan PI untuk
menjaga tujuan kepanitiaan dan UKF yang bersangkutan tetap sejalan dengan tujuan
BEM FEB UI.13
o Standar pelaporan keuangan entitas BEM FEB UI mengacu pada PSAK 45 terkait
Pelaporan Keuangan Organisasi Nirlaba tetapi belum secara penuh diadopsi oleh tim
keuangan BEM FEB UI.
Prinsip 2 - Mengidentifikasi dan menganalisis risiko
o Metode identifikasi risiko pada tingkat entitas:
- Memperhatikan anggaran yang dimiliki oleh setiap program kerja, semakin tinggi
anggaran yang dimiliki maka semakin besar risiko yang dihadapi.
- Sifat dari program kerja tersebut. Program kerja yang bersifat open tender cenderung
memiliki risiko lebih tinggi dibandingkan dengan program kerja internal dan semi
mandiri.
13 Dimuat di SOP Open Tender
43
- Pengamatan track record setiap calon pengurus BEM FEB UI oleh PI dan/atau BPH,
dan setiap calon panitia semi mandiri atau open tender oleh Tim Bidder.
o Dibentuknya sebuah Tim Kontrol Internal yang melakukan identifikasi risiko (dalam
rangkaian audit operasional) kepada setiap departemen/biro termasuk program kerja di
dalamnya. Dalam hal ini, Tim Kontrol Internal berperan sebagai pihak eksternal yang
menilai risiko secara objektif.14
o Controller, Vice Controller, dan Tim Kontrol Internal memperhatikan tingkat
materialitas anggaran yang dimiliki departemen/biro serta kepanitiaan untuk dapat
menentukan sejauh mana kontrol keuangan yang diperlukan.
o Dalam melakukan penilaian risiko, Tim Kontrol Internal membagi risiko yang
berdampak pada operasional dan keuangan dengan mempertimbangkan faktor-faktor
eksternal dan internal yang dapat mempengaruhi kemampuan BEM FEB UI dalam
mencapai tujuannya.
Prinsip 3 - Menilai risiko fraud
o Tim Kontrol Internal melakukan interim15 secara rutin (setiap bulan dan akan menjadi
lebih sering ketika mendekati hari-H acara) kepada setiap kepanitiaan open tender dan
semi mandiri untuk mempertimbangkan adanya kecurangan dalam pelaporan keuangan
kepanitiaan tersebut.
o Controller dan Vice Controller melakukan pengendalian terhadap pencatatan keuangan
UKF setiap bulannya untuk mempertimbangkan adanya kecurangan.
o Wakil kepala Tim Kontrol Internal melakukan pemeriksaan dan persetujuan terkait
dengan rencana audit keuangan awal dan akhir16 bagi kepanitiaan maupun rencana audit
operasional17 bagi departemen/biro yang mencakup risiko fraud dalam kepanitian
maupun departemen/biro yang terkait.
14 Dimuat di Piagam Kontrol Internal BEM FEB UI 15 Interim merupakan pertemuan secara berkala antara tim keuangan kepanitiaan dengan penanggung jawab dari Tim Kontrol Internal untuk membahas perkembangan dan potensi keuangan serta kendala finansial yang dihadapi panitia dalam menjalankan program kerja. Dalam kegiatan ini, Tim Kontrol Internal berperan sebagai konsultan keuangan yang memberikan saran. Interim dilakukan seasuai dengan penjadwalan yang dilakukan oleh BEM FEB UI maupun permintaan dari panitia yang bersangkutan. Kententuan mengenai interim dimuat dalam Panduat Audit Keuangan. 16 Rencana audit keuangan awal dan akhir kepanitiaan memuat informasi terkait program kerja timeline kerja, rencana anggaran keuangan secara umum (untuk menentukan nominal materialitas), scorecard, analisis risiko, dan nomor kontak auditee terkait. 17 Rencana audit operasional memuat informasi terkait identifikasi departemen/biro, identifikasi program kerja, dan rencana audit (metode dan frekuensi/waktu).
44
o BEM FEB UI mempertimbangkan peluang terjadinya risiko terhadap pengamanan aset
dan memiliki SOP Pengelolaan Aset BEM FEB UI yang mengatur mekanisme
pengamanan untuk aset.18
Prinsip 4 - Mengidentifikasi dan menganalisis perubahan signifikan
o Kepala bidang dan departemen yang membawahi program kerja open tender, beserta
penanggung jawab dari Tim Kontrol Internal melakukan hearing19 secara rutin (dua
bulan sekali) dengan panitia program kerja untuk mengidentifikasi adanya kendala atau
perubahan signifikan yang terjadi pada kepanitiaan tersebut.
o Penempatan staff departemen/biro yang bersangkutan sebagai penanggung jawab (PJ)
kepanitiaan yang bersifat open tender dan semi mandiri serta UKF sehingga arus
informasi dari panitia hingga PI BEM dapat berjalan dengan baik dan apabila ada kondisi
yang memerlukan campur tangan BEM dapat segera diketahui dan ditindaklanjuti.20
o Transfer tujuan dan nilai dari setiap program kerja di bawah BEM FEB UI (khususnya
open tender) dilakukan pada saat bidding dan sepanjang pelaksanaan program kerja
tersebut untuk mengantisipasi adanya pergantian personil, baik dari pengurus BEM FEB
UI maupun kepanitiaan di bawah BEM FEB UI.
Komponen III: Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Dalam usaha mencapai tujuan-tujuan pengendalian, BEM FEB UI menetapkan dasar bagi
keseluruhan komponen dalam aktivitas pengendalian, yakni pelaksanaan tindakan
pengendalian yang didasarkan pada standar disiplin dan struktur/sistem, baik berupa tindakan
preventif maupun detektif yang dapat mencakup berbagai kegiatan manual maupun otomatis
seperti otorisasi dan persetujuan, verifikasi, rekonsiliasi, dan ulasan kinerja. Desain
pengendalian terkait di antaranya:
Tujuan 1 – Operasi (Operation Objectives)
o Terdapat penetapan pembagian tugas (segregation of duties) dalam setiap tingkatan
manajerial BEM FEB UI sebagaimana telah disebutkan pada prinsip tiga dari komponen
lingkungan pengendalian.
18 Dimuat di SOP Pengelolaan Aset BEM FEB UI 19 Hearing merupakan pertemuan secara berkala antara PI UKF maupun kepanitiaan program kerja mandiri/semi mandiri/open tender dengan bidder yang bersangkuan/PI untuk membahas perkembangan operasional dan kendala-kendala yang dihadapi. Dalam aktivitas ini, BEM FEB UI berpihak sebagai konsultan operasional yang memberikan pandangan, evaluasi, serta saran yang diharapkan dapat membantu efektivitas dan efisiensi program kerja. Hearing dapat dilakukan seasuai dengan penjadwalan yang dilakukan oleh BEM FEB UI maupun permintaan dari panitia yang bersangkutan. 20 Dimuat dalam SOP Pengawasan UKF
45
o Penyelenggaraan hearing dan interim dilakukan secara rutin terhadap setiap kepanitiaan
open tender dan semi mandiri. Hearing dan interim dilakukan sesuai dengan penjadwalan
yang dilakukan oleh BEM FEB UI maupun permintaan dari panitia yang bersangkutan.
o Tim keuangan BEM FEB UI melakukan standarisasi besaran anggaran beban
perlengkapan program kerja mandiri departemen/biro agar dapat mendukung pelaksanaan
kegiatan operasional yang efisien.21
o Pergantian password e-mail PI dan seluruh departemen/biro dilakukan setiap pergantian
periode kepengurusan yang prosedurnya dilakukan dan hanya diketahui oleh kepala
bidang empat. Selanjutnya, PI dan seluruh departemen/biro dapat mengganti password e-
mail masing-masing dengan kombinasi yang unik dan berbeda satu sama lain.
o Dalam hubungan komunikasi antara penanggung jawab proker dengan project officer dari
acara open tender, terjadi proses upstream, dimana adanya aliran informasi dari panitia
kepanitiaan dengan penanggung jawab kepanitian selaku perwakilan dari BEM FEB UI
sebagai steering committee. Hal tersabut dilakukan sebagai alternatif aktivitas
pengendalian dari hearing dan interim.
o BEM FEB UI memiliki beberapa jenis rapat, yaitu:
- Rapat departemen/biro mingguan menjadi media komunikasi antara penanggung
jawab kegiatan dengan BPH terkait dengan acara atau kepanitaan yang dibawahi oleh
penanggung jawab. Dengan model ini diharapkan BPH juga dapat mendapatkan
pemahaman yang serupa terkait acara, sehingga dapat digunakan dalam pembuatan
keputusan. Rapat mingguan juga dapat menjadi sarana penyaluran informasi dari
pengurus ini atau hasil dari rapat PI-BPH untuk kepentingan koordinasi.
- Rapat bidang terbatas hanya diikuti oleh BPH dan kepala bidang terkait sebagai
sarana kepala bidang untuk menyalurkan informasi kepada BPH yang berasal dari PI.
Selain itu, rapat ini menjadi sarana BPH untuk mengomunikasikan informasi ke atas
melalui kepala bidang, sehingga dapat dibahas dalam rapat PI. Rapat bidang terbatas
dapat dilakukan secara periodik atau apabila terjadi sesuatu yang mendesak.
- Rapat PI-BPH merupakan sarana koordinasi antarbidang agar menghindari asimetri
informasi antarbidang dan BPH mengetahui kegiatan dari bidang lain.
- Rapat PI merupakan forum diskusi PI terkait hal-hal yang bersifat strategis. Dalam
rapat ini, kepala bidang memberikan informasi dan kebijakan masing-masing
departemen/biro yang menjadi tanggung jawab mereka. Rapat ini menjadi ajang tukar
21 Dimuat pada SOP Keuangan Internal BEM FEB UI
46
pikiran antara PI terutama kepala bidang demi keperluan konsolidasi. Rapat ini juga
menentukan kebijakan strategis yang akan dilakukan BEM FEB UI dalam periode
tertentu.
- Rapat kerja dilakukan pada awal periode sebagai perkenalan serta penetapan sasaran
setiap program kerja departemen/biro dan paruh periode kepengurusan sebagai
penyampaian progress report program kerja departemen/biro.
Tujuan 2 – Pelaporan (Reporting Objectives)
o Terdapat segregation of duties terkait pelaporan keuangan pada tim keuangan BEM FEB
UI sebagaimana telah disebutkan pada prinsip tiga dari komponen lingkungan
pengendalian.
o BEM FEB UI memberlakuan Standar Pelaporan Keuangan (SPK)22 bagi seluruh
kepanitiaan dan komunitas di bawah naungan BEM FEB UI.23
o Penggunaan ABEL (Akuntansi Berbasis Excel) serta perangkat keuangan lainnya (seperti
cash flow per hari dan per bulan) sebagai alat untuk mengontrol transaksi keuangan
kepanitiaan. ABEL adalah salah satu tools yang diberikan oleh Tim Kontrol Internal
kepada setiap tim keuangan kepanitiaan untuk melakukan pencatatan transaksi keuangan
dan memudahkan dalam pembuatan laporan keuangan.24
o Interim merupakan pertemuan secara berkala antara tim keuangan kepanitiaan dengan
penanggung jawab dari Tim Kontrol Internal untuk membahas perkembangan dan potensi
keuangan serta kendala finansial yang dihadapi panitia dalam menjalankan program kerja.
Dalam kegiatan ini, Tim Kontrol Internal berperan sebagai konsultan keuangan yang
memberikan saran. Interim dilakukan seasuai dengan penjadwalan yang dilakukan oleh
BEM FEB UI maupun permintaan dari panitia yang bersangkutan.
o Controller dan treasurer melakukan rekonsiliasi kas di tangan dan di bank yang
dilakukan tiga bulan sekali.
o Format pelaporan keuangan yang diberikan kepada bendahara UKF dan di-update setiap
bulannya oleh controller dan vice controller.
22 SPK BEM FEB UI berisi tentang penjelasan terkait sistem kebendaharaan kepanitiaan, sistem pencatatan keuangan,
mekanisme penerimaan dan pengeluaran kas, ketentuan penyusunan laporan keuangan, dan ketentuan penyusunan anggaran. 23 Dimuat dalam SPK BEM FEB UI 24 Dimuat dalam SPK BEM FEB UI
47
o Controller BEM FEB UI melakukan otorisasi terhadap pendistribusian dana sosial BEM
FEB UI dengan kegiatan pengawasannya dilakukan bersama dengan vice controller,
kepala Tim Kontrol Internal, dan ketua umum BEM FEB UI.
o Proteksi ABEL BEM FEB UI dan kepanitiaan dilakukan dengan memberikan password
pada setiap sheet excel dan perlindungan rumus/formula di mana masing-masing prosedur
penggantiannya hanya diketahui oleh controller dan Tim Kontrol Internal. Khusus ABEL
BEM FEB UI, mekanisme backup dilakukan secara teratur oleh controller. Sedangkan
untuk ABEL kepanitiaan, mekanisme backup dilakukan oleh controller/bendahara25
kepanitiaan terkait.
o Pada awal periode kepengurusan BEM FEB UI 2015, kami melakukan pendefinisian
ulang peran Tim Kontrol Internal dan wakil departemen/biro yang tertuang pada SOP
Keuangan Internal BEM FEB UI:
- Tim Kontrol Internal memiliki peran yang lebih kontributif pada operasional
departemen/biro BEM FEB UI dan bersama dengan controller melakukan cross
checking anggaran internal masing-masing departemen/biro secara berkala.
- Peran wakil masing-masing departemen/biro dilakukan terkait peran gandanya
sebagai bendahara departemen/biro yang berhubungan langsung dengan controller
dan vice controller.
o BEM FEB UI mengatur mengenai otorisasi dan persetujuan terkait dengan transaksi
keuangan internal pada SOP Keuangan Internal BEM FEB UI serta terkait transaksi
keuangan kepanitiaan pada Standar Pelaporan Keuangan BEM FEB UI yang melibatkan
peran Tim Kontrol Internal sebagai pengendali dan pengawas pengendalian internal
maupun kepanitiaan serta peran controller sebagai otorisator keuangan BEM FEB UI.
o BEM FEB UI melakukan pelatihan terkait dengan pelaporan keuangan bagi pihak-pihak
terkait untuk memastikan pelaporan keuangan BEM FEB UI berjalan dengan baik.
- Pelatihan audit dan ABEL (Akuntansi Berbasis Excel) bagi anggota Tim Kontrol
Internal dalam menerapkan ketentuan yang ada pada Standar Audit Internal (SAI) dan
Panduan Audit Kontrol Internal.
- Pelatihan keuangan internal bagi wakil departemen/biro untuk memberikan
pemahaman mengenai prosedur yang berlaku dalam keuangan internal BEM FEB
UI.26
25 Disesuaikan dengan sistem kebendaharaan kepanitiaan, yaitu single( terdapat satu bendahara umum), double (terdapat controller dan), dan triple (terdapat controller, treasurer in, dan treasurer out) 26 Dimuat dalam SOP Pengajuan Blockgrant Internal dan UKF
48
- Pelatihan blockgrant bagi seluruh bendahara UKF untuk memberikan pemahaman
mengenai prosedur yang berlaku dalam pengajuan dan pelaporan blockgrant bagi
UKF.27
- Pelatihan kebendaharaan bagi seluruh controller atau/dan treasurer kepanitiaan semi
mandiri dan open tender yang berada di bawah BEM FEB UI untuk memberikan
pemahaman mengenai prosedur yang berlaku dalam pelaporan keuangan
kepanitiaan.28
o Validasi tiket kepanitiaan yang dilakukan oleh Tim Kontrol Internal terhadap
kepanitiaan-kepanitiaan yang melakukan penjualan tiket dengan mekanisme Tim
Kontrol Internal bersama dengan divisi ticketing pada kepanitiaan yang bersangkutan
melakukan pemeriksaan validitas bersama terhadap setiap lembar tiket yang akan dijual
di setiap tahapan penjualannya serta membubuhkan stempel resmi kepanitiaan terkait
pada setiap lembar tiketnya. Tiket yang mengalami kesalahan cetak maupun kerusakan
lainnya akan dikeluarkan dari tiket yang tersedia untuk dijual.
Tujuan 3 – Kepatuhan (Compliance Objectives)
o Pada saat bidding kepanitiaan dan FPT UKF, bidder menjelaskan mengenai kewajiban
dari kepanitiaan dan UKF untuk mematuhi peraturan-peraturan yang mengikat BEM FEB
UI dalam melakukan pertanggungjawaban operasional dan keuangan.
o Pada sebagian besar Standard Operating Procedure (SOP), terdapat komponen tujuan,
lingkup pihak yang diatur, contoh format dokumen, serta timing/trigger SOP
dilaksanakan baik secara eksplisit maupun implisit.
Komponen IV: Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Dalam usaha mencapai tujuan-tujuan pengendalian tersebut, BEM FEB UI menetapkan dasar
bagi keseluruhan komponen dalam informasi dan komunikasi, yakni penetapan alur informasi
dan komunikasi BEM FEB UI yang secara garis besar terbagi dalam internal dan eksternal
yang masing-masing terdiri dari 3 jenis: downstream, upstream dan horizontal. Ketiga jenis
tersebut terbagi dalam beberapa kegiatan, dimana peruntukkannya ada yang khusus, atau ada
yang mencakup ketiga proses tersebut. Desain pengendalian terkait di antaranya:
27 Dimuat dalam SOP Pengajuan Blockgrant Internal dan UKF 28 Dimuat dalam Panduan Audit Keuangan Kontrol Internal
49
Tujuan 1 – Operasi (Operation Objectives)
o Terdapat rapat departemen/biro, rapat bidang terbatas, rapat PI-BPH, dan rapat PI sebagai
sarana penyaluran informasi terkait kebijakan organisasi.
o Selain jaringan secara formal, BEM FEB UI juga memiliki jaringan nonformal sebagai
sarana informasi. Jaringan nonformal tersebut dapat berupa melalui percakapan sehari-
hari serta jaringan komunikasi online seperti grup Line.
o Tim Kontrol Internal yang ditempatkan di setiap departemen/biro menjadi saluran
informasi yang terpisah. Di mana dengan adanya Tim Kontrol Internal ini, diharapkan
dapat menjadi proses validasi terkait informasi yang didapatkan oleh PI.
o Biro Riset dan Sistem Administrasi BEM FEB UI melakukan sosialisasi informasi dan
komunikasi terkait dengan standar tata cara inventarisasi surat dan administrasi BEM
FEB UI kepada seluruh pengurus mulai dari awal hingga sepanjang kepengurusan.
o Sebagai bentuk notulensi rapat departemen/biro, setiap BPH departemen/biro diwajibkan
untuk mengisi dan memperbaharui informasi terkait dengan pelaksanaan rapat
departemen/biro pada sistem informasi online BEM FEB UI terintegrasi sehingga arus
informasi tidak hanya bersifat upstream, tetapi juga bersifat horizontal. Sistem pelaporan
dibuat lebih mudah agar semua PI mengatahui informasi yang sama dan sesama BPH
mengetahui informasi yang bersifat koordinatif. Hal ini juga ditujukan untuk melakukan
persiapan yang efektif dan efisien sebelum mengadakan pertemuan/rapat.
o Bagi program kerja semi mandiri dan open tender lintas periode, BEM FEB UI
mengharuskan panitia yang bersangkutan untuk membuat laporan pertanggungjawaban
paruh tahun.
o PI menggunakan fitur Google Calendar yang disinkronasikan dengan perangkat
elektronik pribadi agar informasi terkait penjadwalan kegiatan BEM FEB UI dapat
terintegrasi secara efisien dan efektif serta memudahkan koordinasi.
o BEM FEB UI melakukan survei terhadap kepuasan pelanggan dengan menyebarkan
Customer Satisfaction Index kepada peserta beberapa program kerja yang berada di
bawah BEM FEB UI yang datanya akan diolah oleh Biro Riset dan Sistem Administrasi.
o Terdapat forum publik untuk mendiskusikan hasil LPJ operasional BEM FEB UI yang
dilakukan bersamaan dengan penyampaian LPJ BEM FEB UI ke publik serta pelantikan
ketua dan wakil ketua BEM FEB UI yang baru. Selain itu, terdapat evaluasi paruh tahun
dan akhir tahun oleh BPM FEB UI.
50
Tujuan 2 – Pelaporan (Reporting Objectives)
o Setiap departemen/biro, kepantiaan open tender, Tim Kontrol Internal, dan PI diwajibkan
membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) pada akhir kepengurusannya sebagai bentuk
pertanggungjawaban kepada pihak eksternal.
o Wakil departemen/biro wajib mengomunikasikan pengajuan anggaran program kerja,
baik yang dilakukan pada awal periode maupun revisi pengajuan anggaran pada periode
berjalan, kepada Tim Kontrol Internal departemen/biro terkait untuk selanjutnya diajukan
ke controller.29
o Pada awal periode, tim keuangan (controller dan vice controller) melakukan pertemuan
dengan Tim Kontrol Internal yang telah ditugaskan ke masing-masing departemen/biro
untuk mengomunikasikan dan melakukan pemeriksaan serta fiksasi bersama terkait
dengan Rancangan Anggaran Belanja (RAB) Internal sebagai pedoman pengeluaran
operasional selama satu periode.30
o Controller melakukan konfirmasi ulang kepada BPH departemen/biro bila terdapat
catatan khusus maupun pertanyaan lebih lanjut mengenai rancangan anggaran program
kerja awal periode maupun revisi pengajuan anggaran pada periode berjalan untuk
memastikan rancangan anggaran tersebut telah disusun sebagaimana mestinya oleh BPH
departemen/biro terkait.
o Controller diwajibkan melakukan komunikasi dengan Tim Kontrol Internal jika akan
melakukan perubahan anggaran departemen/biro yang telah disahkan.31
o Tim Kontrol Internal diwajibkan untuk mengomunikasikan hasil auditnya kepada auditee
sebelum hasil audit tersebut diterbitkan secara resmi.32
o Biro Riset dan Sistem Administrasi BEM FEB UI melakukan sosialisasi informasi dan
komunikasi terkait dengan standar pengamanan dan penggunaan aset BEM FEB UI
kepada seluruh pengurus mulai dari awal hingga sepanjang kepengurusan.33
o LPJ Keuangan BEM FEB UI diterbitkan di majalah dinding dan website BEM FEB UI
(bemfebui.com) agar dapat diakses oleh pihak-pihak eksternal secara transparan.
29 Dimuat dalam SOP Keuangan Internal BEM FEB UI 30 Dimuat dalam SOP Keuangan Internal BEM FEB UI 31 Dimuat dalam SOP Keuangan Internal BEM FEB UI 32 Dimuat dalam Standar Audit Internal BEM FEB UI 33 Dimuat dalam SOP Pengelolaan Aset BEM FEB UI
51
Tujuan 3 – Kepatuhan (Compliance Objectives)
o Informasi mengenai adanya peraturan eksternal baru yang mengikat BEM FEB UI
didapatkan dari pihak eksternal/pembuat kebijakan salah satunya melalui Economic
Executive Forum (EEF).
Komponen V: Aktivitas Pemantauan (Monitoring Activities)
BEM FEB UI memiliki desain pengendalian terkait dengan komponen aktivitas pemantauan
(monitoring activities) dalam memastikan aktivitas pengendalian internal berjalan
sebagaimana mestinya, yaitu:
Tujuan 1 – Operasi (Operation Objectives)
o Pada pelaksanaan hearing, Tim Kontrol Internal memastikan bahwa sistem pengendalian
operasional telah sesuai dengan SOP dan SPK BEM FEB UI dan melakukan evaluasi
yang diperlukan.
o Pelaksanaan rapat departemen/biro, bidang, PI-BPH, dan PI dilakukan salah satunya
untuk mengevaluasi aktivitas pengendalian internal yang dilakukan oleh departemen/biro
dalam kegiatan operasionalnya.
o Setiap anggota Tim Kontrol Internal akan ditempatkan ke satu departemen/biro untuk
melakukan pengawasan terkait efektivitas dan efisiensi pengendalian internal yang
dilakukan oleh masing-masing departemen/biro.
o PI bersama dengan penanggung jawab program kerja dari departemen/biro dan Tim
Kontrol Internal melakukan pengawasan terhadap tindakan perbaikan yang dilakukan
sebagai tindak lanjut dari evaluasi yang diberikan.
o Evaluasi Paruh Tahun (EPT) merupakan evaluasi yang dilakukan oleh PI kepada BPH
departemen/biro yang berfokus pada kinerja dan hubungan antarpengurus dalam satu
departemen/biro pada tengah periode. Sehingga, PI dapat mendeteksi permasalahan serta
melakukan tindak lanjut yang diperlukan.
Tujuan 2 – Pelaporan (Reporting Objectives)
o Pelaksanaan interim dilakukan di antaranya untuk memastikan kesesuaian pencatatan
keuangan yang dibuat oleh panitia serta memastikan kepanitiaan yang bersangkutan telah
melakukan pengendalian keuangan yang memadai.
o Kepala dan/atau wakil Tim Kontrol Internal hadir pada setiap interim untuk memastikan
bahwa tim keuangan (controller dan treasurer) program kerja terkait telah melakukan
52
interim yang efektif sesuai dengan yang seharusnya dengan anggota Tim Kontrol Internal
yang bertanggung jawab.
o Tim Kontrol Internal BEM FEB UI mengevaluasi penggunaan teknologi dalam sistem
pelaporan keuangan kepanitiaan, yaitu ABEL serta perangkat keuangan lainnya seperti
cash flow untuk mendukung kegiatan pengawasan terhadap aktivitas pengendalian
keuangan kepanitiaan.
Tujuan 3 – Kepatuhan (Compliance Objectives)
o PI beserta Tim Kontrol Internal memastikan dan melakukan pengawasan kepada program
kerja open tender untuk tidak melanggar aturan yang berlaku (contoh: memastikan bahwa
program kerja open tender bersangkutan tidak menerima sponsor dari perusahaan rokok,
alkohol, dan perusahaan yang dilarang lainnya) yang dilakukan secara preventif pada saat
proses bidding ataupun pada saat berjalan melalui mekanisme hearing.
o Pengurus dapat melaporkan kepada pihak PI bila terdapat kekurangan (deficiency) yang
signifikan maupun pelanggaran terhadap peraturan yang berlaku pada pengendalian
internal yang dilakukan.
53
BAB 4
Perubahan Pengendalian dan Kejadian-Kejadian Signifikan Sepanjang Tahun 2015
BEM Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia
BEM FEB UI Secara Umum dan Keuangan
1. Pengalokasian dana sosial sempat mengalami kesulitan dalam pengalokasian nominalnya
pada awal periode dikarenakan terdapat beberapa pengeluaran sosial dalam waktu yang
berdekatan. Kemudian, BEM FEB UI mengeluarkan draft 1 SOP Dana Sosial yang di
dalamnya mengatur mengenai definisi dana sosial BEM FEB UI, sumber dana sosial,
pihak-pihak yang berhak menerima, dan persentase alokasi dana sosial. Sampai saat ini
SOP Dana Sosial masih dalam tahap draft dan masih perlu dikaji kontennya.
2. Perubahan nama Fakultas Ekonomi menjadi Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang dilakukan
oleh pihak universitas dan fakultas pada awal periode berjalan berdampak terhadap
beberapa hal, terutama yang memiliki unsur nama fakultas di dalamnya, di antaranya:
a. Perubahan nama BEM Fakultas Ekonomi UI menjadi BEM Fakultas Ekonomi dan
Bisnis UI, sehingga memerlukan perubahan pada beberapa hal yang memiliki unsur
logo dan nama BEM FEB di dalamnya.
b. Domain website dan e-mail BEM FEB UI diganti, dari sebelumnya berdomain
bemfeui.com diubah menjadi bemfebui.com. Meskipun pada awal pergantian domain
sempat mengalami kendala terkait kesulitan dalam backup data untuk mengantisipasi
kehilangan data saat proses peralihan domain serta kendala terkait biaya pergantian
domain baru. Namun setelah diusahakan lebih lanjut, pada akhirnya peralihan domain
tidak berdampak secara signifikan terhadap keuangan karena hanya perlu
mengeluarkan biaya perpanjangan domain serta tidak berdampak buruk pada
peralihan data.
c. Pembuatan inventaris BEM yang baru, yaitu kop surat BEM, stempel BEM, cap
publikasi BEM, dan saseta/logo fisik BEM FEB UI.
Perubahan-perubahan tersebut berdampak pada pengeluaran awal periode yang cukup
besar karena tidak sedikit dari perubahan-perubahan tersebut yang membutuhkan biaya.
3. Pembuatan Platform Internal BEM FEB UI yang merupakan landasan strategis maupun
operasional organisasi. Platform hanya bersifat sementara karena sebagian isi dari
platform tersebut diajukan untuk dijadikan Undang-Undang BEM dan sebagian lagi akan
54
dijadikan acuan TAP BPM FEB UI mengenai GBHK serta akan dijadikan SOP internal
BEM FEB UI (memperbarui serta menambah SOP BEM).
4. Fungsi distribusi blockgrant dekanat dan iluni untuk seluruh BO BSO di MM FEB UI
yang pada awalnya dilaksanakan oleh vice controller BEM FEB UI, dialihkan kepada
controller BPM FEB UI. Untuk saat ini, vice controller BEM hanya mengurusi
blockgrant untuk internal BEM itu sendiri serta blockgrant untuk setiap UKF yang ada di
FEB UI.
5. Sistem perekrutan terbuka BPH BEM FEB UI. Pada tahun ini, sistem perekrutan BPH
melibatkan calon wakil kepala departemen dan calon wakil kepala biro didalam proses
uji kelayakan dan kepatutan. Selain itu, proses perekrutan staff Tim Kontrol Internal
dilakukan bersamaan dengan perekrutan BPH sehingga staff Tim Kontrol Internal
mampu melakukan proses kontrol dari awal terbentuknya setiap departemen dan biro.
6. Sistem penilaian kinerja departemen dan biro menggunakan balanced scorecard,
memperhitungkan aspek learning and growth, aspek internal business process, aspek
customer satisfaction, dan aspek financial condition. Keempat aspek ini menjadi acuan
bagi pelaksanaan program kerja dan acuan penilaian bagi masing-masing staff Tim
Kontrol Internal dan kepala bidang terkait.
7. Sistem pelaporan kinerja menggunakan integrated progress report dengan platform
internet (google drive). Sistem ini menuntut setiap BPH untuk melaporkan
perkembangan kinerja mereka secara rutin berdasarkan jadwal rapat departemen/biro
melalui google form. Proses pelaporan yang dilaksanakan secara rutin ini dapat dibaca
oleh seluruh PI BPH BEM FEB UI. Sistem ini efektif dilaksanakan pada tanggal 29
September 2015.
8. Penilaian departemen terbaik dan biro terbaik dilakukan oleh PI BEM FEB UI
menggunakan acuan balanced scorecard. Untuk tahun ini, apresiasi kepala departemen,
kepala biro, wakil kepala departemen, dan wakil kepala biro terbaik dihapuskan.
Apresiasi Best of the Best staff juga turut dihapuskan.
9. Mekanisme rapat kerja internal pertama PI BPH yang menggunakan metode timeline
based, tidak berupa pemaparan program kerja dari masing-masing departemen/biro.
Dengan metode ini, agenda BEM selama satu tahun dibahas berdasarkan waktu
pelaksanaannya. Metode ini pun membuat BEM memiliki acuan kalender kegiatan yang
terencana.
10. Pada masa peralihan kepengurusan, PI dan BPH setiap departemen/biro memberikan
dokumen terkait dengan laporan program kerja open tender yang dimaksudkan untuk
55
transfer knowledge dari pengurus BEM FEB UI periode sebelumnya ke pengurus
periode setelahnya. Dokumen tersebut berisi tentang overview, evaluasi, serta target
harapan ke depannya dari masing-masing program kerja.34
11. Penanggung jawab setiap program kerja open tender lintas periode pada periode
kepengurusan BEM FEB UI sebelumnya akan menjadi penanggung jawab sementara
sampai dengan adanya penanggung jawab baru yang ditugaskan. Jika sudah terdapat
penanggung jawab baru yang ditugaskan, maka penanggung jawab sebelumnya akan
melakukan sharing knowledge dengan penanggung jawab baru dan secara informal akan
membantu sampai dengan program kerja tersebut selesai.
Bidang 1 Pendidikan
1. Komunitas Studi Mahasiswa Ekonomi mengalami perubahan menjadi Student
Development and Achievment Community (SDAC). Tak hanya perubahan nama, KSP
juga dialihkan dari program kerja open tender menjadi program kerja semi mandiri.
Perubahan ini berpengaruh pada perubahan struktur serta konsep, dimana pada tahun ini
SDAC bersifat sangat terbuka bagi setiap mahasiswa yang ingin mengmbangkan diri
dalam keilmiahan dan pengurus SDAC berperan dalam menyediakan sarana pelatihan
serta informasi yang dibutuhkan. Pelatihan pun disesuaikan dengan permintaan dari
anggota SDAC. Dikarenakan kepanitiaan ini menjadi mandiri, ketua SDAC dijabat oleh
staff departemen keilmuan itu sendiri.
2. Grey Student Entrepreneurship Community berubah nama menjadi Economic and
Business Student Entrepreneurship Club (EBS-E Club). Perubahan ini sejalan dengan
semangat rebranding dan refreshing komunitas yang tahun lalu mengalami kelesuan,
tanpa ada kegiatan yang signifikan. Komunitas ini merekrut mahasiswa yang ingin
mengembangkan diri dalam berwirausaha dan pengurus komunitas bertanggung jawab
akan sarana pelatihan dan media show off dari produk-produk anggota.
Bidang 2 Sosial dan Politik
1. Kepanitiaan prokadisu periode 2014 mengalami defisit yang sangat besar, mencapai
angka kurang lebih 60 juta rupiah, sehingga menjadi beban tanggung jawab bagi
kepengurusan BEM tahun ini untuk menyelesaikannya. Kepanitiaan prokadisu periode
2015 berfokus pada rebranding dan pembenahan sistem sehingga tidak memiliki cukup
energi untuk membantu menyelesaikan defisit tersebut. Maka dari itu, defisit yang
34 Hal tersebut akan dimulai pertama kali pada peralihan kepengurusan BEM FEB UI periode 2015 ke periode 2016.
56
terjadi masih belum bisa dituntaskan dan masih menjadi tanggung jawab departemen
pengabdian masyarakat
2. Kepanitiaan Desa Binaan mengalami perubahan nama menjadi Developing Through
Togetherness (Devout). Dikarenakan masa pembinaan di desa rangkapan jaya telah
mencapai usia 5 tahun, dan sesuai dengan cetak biru desa binaan, maka kepanitiaan
Devout tahun ini sudah berada dalam tahap research and development dari desa baru
yang akan dibina.
3. IBEC telah ditingkatkan statusnya dari komunitas menjadi UKF dan sedang diupayakan
untuk ditingkatkan lagi menjadi BSO.
4. Pengadaan hotline BEM FEB UI melalui Adkesma BEM FEB UI, dengan adanya
hotline ini maka terdapat saluran pengaduan bagi mahasiswa FEB UI yang berhubungan
dengan pelayanan.
5. JGTC Scholaship yang pada tahun-tahun sebelumnya diserahkan kepada ILUNI FEUI
dalam hal distribusinya, kini diserahkan kepada Adkesma BEM FEB UI untuk
diserahkan melalui mekanisme yang sama dengan beasiswa M2M.
6. Program pengabdian masyarakat yaitu BEM Charity Nite tidak terealisasi dan akan
dialihkan menjadi breakfast forum bersama iluni sebagai pengganti crowd funding.
Bidang 3 Seni dan Olahraga
1. Kepanitiaan FEUI Cup, khususnya dalam 3 tahun terakhir (2012, 2013, dan 2014),
dinilai memiliki resiko bawaan yang besar. Hal ini terlihat dari adanya masalah internal
dan juga keuangan di kepanitiaan FEUI Cup yang memiliki dampak cukup signifikan
pada perencanaan acara, pelaksanaan acara, dan juga proses audit pada laporan
keuangan.
2. Kepanitiaan Economic Students’ Talent (Econtal) 2015 melakukan kolaborasi dengan
acara HUT FEB UI yang ke-65. Kolaborasi tersebut dilakukan dalam beberapa cabang
lomba olahraga yang dipertandingkan dan melibatkan partisipasi dari para karyawan,
yang nantinya para karyawan akan bertanding melawan perwakilan dari mahasiswa yang
telah memenangkan pertandingan antarmahasiswa. Dari kolaborasi ini, pihak panitia
Econtal 2015 mendapatkan dana operasional untuk kebutuhan-kebutuhan yang terkait
dengan terpenuhinya kepentingan acara dari pihak HUT FEB UI.
3. Dari Departemen Apresiasi Seni dan Budaya, terdapat sebuah program kerja baru yaitu
seni taman makara. Seni taman makara adalah program kerja yang bertujuan untuk
57
membudayakan adanya penampilan seni apapun di taman makara, sehingga seni itu
menjadi sebuah rutinitas dan hadir di kehidupan sehari-hari.
4. The 38th Jazz Goes to Campus (JGTC) memberlakukan sistem baru dalam penjualan
tiket, yaitu dengan mekanisme barcode. Pemberlakuan mekanisme barcode ini dapat
menimbulkan metode baru bagi Tim Kontrol Internal yang bertanggung jawab dalam
melaksanakan proses audit dan juga validasi tiket karena terdapat risiko baru yang
muncul dari perubahan ini dan bersifat material.
5. Pada awal periode 2015, Unit Kegiatan Fakultas (UKF) Perfilman Ekonomi (Perfek)
bergabung dengan salah satu BSO di FEB, Liga Fotografi (LIFO). UKF Perfek yang
memiliki konsentrasi minat di bidang sinematografi dinilai memiliki sumber daya
manusia yang sama dengan anggota LIFO, sehingga akan lebih efektif dari segi
pengelolaan sumber daya manusia apabila digabungkan. Selain itu, terdapat kesamaan
dari segi fasilitas yang dibutuhkan oleh kedua organisasi tersebut, sehingga apabila
digabungkan maka aset keduanya juga bertambah. Penggabungan ini telah mendapat
izin/persetujuan dari BPM FEB UI dan BEM FEB UI, yang mengakibatkan BEM FEB
UI tidak lagi menaungi dan mengawasi UKF Perfek.
6. Wacana pemindahan tempat latihan UKF bulu tangkis ke Pertamina Hall, yang
membutuhkan adanya pengadaan net bulu tangkis. Pemantauan secara berkala dan
kontinu mengenai hal tersebut selalu dilakukan dari Departemen Olahraga ke pihak
dekanat sebagai pihak yang akan mencairkan dana untuk pengadaan fasilitas tersebut.
7. Adanya perubahan mekanisme bidding dari kepanitiaan Kontingen FEB UI, yang
mulanya bidding tersebut dilaksanakan sesuai dengan prosedur biasa (bidding tertutup
oleh BEM FEB UI), namun pada tahun ini bidding tersebut dijadikan bidding terbuka.
Tujuan perubahan mekanisme ini adalah supaya semakin menegaskan bahwa
kepanitiaan Kontingen FEB UI adalah milik seluruh warga FEB UI. Sehingga dari
proses bidding tersebut, diharapkan tumbuhnya partisipasi dan antusiasme publik FEB
UI terhadap keberlanjutan Kontingen FEB UI. Mekanisme penilaian bidding tersebut
diserahkan ke seluruh BO/BSO yang ada di FEB UI dengan proporsi peniliaian BEM
FEB UI adalah yang paling besar. Hal ini dikarenakan BEM FEB UI sebagai pihak yang
memiliki tanggung jawab secara langsung dan memiliki fungsi pengawasan serta kontrol
terhadap berjalannya kepanitiaan ini.
8. Pada periode 2015 ini, UKF Seni Gerak Budaya FEB UI yang bernama Amertha
Bhavani menjalankan misi budaya ke Spanyol. Acara ini dilakukan dalam rangka
mengenalkan budaya Indonesia ke negara luar dengan menampilkan tarian-tarian khas
58
daerah Indonesia. Sebelum hari keberangkatan, Amertha Bhavani mengadakan sebuah
pagelaran di Gedung Kesenian Jakarta sebagai acara pelepasan. Beberapa hari
setelahnya, keberangkatan dimulai dan misi budaya ke Spanyol berlangsung selama
kurang lebih 3 minggu.
9. Terkait dengan pelaksanaan Memrandum of Understanding (MoU) antara BEM FEB UI
dengan JGTC 38 pada point ketentuan pencantuman logo BEM setiap media publikasi
acara, pihak panitia JGTC mempertanyakan ketentuan pencantuman tulisan “BEM FEB
UI Proudly Present” pada media publikasi. Dikarenakan hal ini tidak tercantum dalam
SOP Open Tender, ketentuan tersebut sifatnya tidak wajib namun diperbolehkan
Bidang 4 Eksternal
1. Program kerja BEM Gathering berinovasi dengan BEM Charity yang melibatkan donasi
dari pengurus beserta alumni BEM FEB UI untuk didonasikan kepada yayasan onkologi
(YOAI). Namun, melihat perkembangan yang ada sekaligus menyukseskan tujuan
peningkatan social awareness dan social interest dari BEM FEB UI maka kegiatan
charity ini akhirnya melibatkan seluruh sivitas akademika FEB UI.
2. BEM FEB UI melakukan program kerja studi banding ke luar negeri untuk yang pertama
kalinya ke National University of Singapore pada 2 November 2015.
3. Pembuatan official account Line BEM FEB UI dengan id @BEMFEBUI yang menjadi
salah satu kanal andalan bagi BEM FEB UI dalam hal penyampaian informasi kepada
publik. Saat ini telah memiliki kurang lebih 1.400 teman dan menjadi andalan dalam hal
penyampaian informasi.
Bidang 5 Internal
1. Terdapat perubahan dalam mekanisme pelaksanaan Piket Jakarta (PIJAR), yang semula
dilakukan secara kolektif oleh seluruh pengurus. Pada tahun ini, PIJAR dilaksanakan
sebanyak 3 (tiga) kali sepanjang kepengurusan, dan dilaksanakan setelah SDP 1, BEM
Gathering, dan SDP 2. Pada setiap pelaksanaan PIJAR pada tahun ini dilakukan oleh dua
bidang, yang kedua bidang tersebut menjadi penanggung jawab agenda PIJAR yang
dilaksanakan pada hari itu. Mekanisme pelaksanaan menggunakan sistem dua bidang
yang bergantian pada setiap PIJAR memberikan tanggung jawab yang jelas dan juga
efisiensi dalam pelaksanaan PIJAR.
2. Adanya program pembuatan mading internal BEM FEB UI, yang bertujuan sebagai
sarana informasi dan hiburan bagi para pengurus. Pembuatan mading internal ini
dilaksanakan oleh Biro RSA dan berhasil direalisasi pada pertengahan September 2015.
59
Informasi yang disajikan dari mading tersebut adalah berupa fakta-fakta unik yang ada
di lingkungan sekitar, agak berbeda dengan ide awal untuk menyajikan fakta-fakta unik
terkait informasi tentang pengurus BEM FEB UI.
Aliansi Tanpa Bidang
1. Perubahan nama dari Biro Keuangan menjadi Biro Project, karena dinilai lebih sesuai
dengan fungsi utama Biro Project, yaitu menjadi generator kas BEM FEB UI yang salah
satu program andalan untuk mencapainya adalah dengan menjalankan project yang
ditawarkan dari pihak eksternal. Perubahan nama ini penting karena dapat
merepresentasikan fungsi aslinya dan meminimalisir mispersepsi tentang tugas dari Biro
Project.
2. Penghapusan salah satu program kerja dari Biro Project, yaitu FEUI Shirt. Penghapusan
ini didasari oleh kurangnya profitabilitas yang dihasilkan dari penjualan FEUI Shirt.
Penurunan profitabilitas tersebut juga dipengaruhi oleh banyaknya pesaing yang
memiliki pangsa pasar yang sama, produk yang dihasilkan kurang terdiferensiasi.
3. Terdapat revisi Standar Pelaporan Keuangan (SPK) terkait dengan profit/loss-sharing
dengan komunitas yang menjalani proses bidding/fit and proper test. Pada revisi tersebut
dijelaskan bahwa komunitas terkait tidak akan dikenakan mekanisme profit/loss-sharing.
Pemberlakuan SPK baru ini mulai efektif berlaku dari bulan September 2015.
Sedangkan untuk komunitas terkait yang beroperasi pada tahun 2014 dan menjalani
proses audit maupun pengumpulan LPJ di tahun 2015 masih dikenakan mekanisme
profit/loss-sharing.
4. Terdapat revisi SOP Keuangan Internal terkait dengan peningkatan fungsi dan peran Tim
Kontrol Internal dalam operasional. Tim Kontrol Internal berperan dalam mengevaluasi,
menilai, maupun melihat kembali proses pengajuan anggaran departemen/biro,
perubahan anggaran departemen/biro, pengumpulan bukti, dan juga berhak mengetahui
kondisi keuangan BEM FEB UI. Pemberlakuan SOP baru ini mulai efektif pada Februari
2015.
5. Terdapat revisi dalam SOP Pengawasan UKF terkait dengan proses pendirian UKF.
Dibuat pengecualian bagi komunitas yang bersifat keilmuan/jurusan untuk dapat menjadi
UKF tanpa harus terikat pada syarat 3 (tiga) tahun berdiri. Pemberlakuan SOP baru ini
mulai efektif pada awal Maret 2015.
6. Terdapat revisi dalam SOP Kepanitiaan terkait dengan mekanisme mengenai penyertaan
logo BEM FEB UI dalam atribut publikasi kepanitiaan di bawah BEM FEB UI dan juga
60
pembuatan aturan baru mengenai kop surat untuk organisasi dan kepanitiaan. Baik
perubahan penyertaan logo BEM FEB UI dalam atribut publikasi kepanitiaan di bawah
BEM FEB UI maupun kop surat didasari oleh aturan yang dikeluarkan oleh Rektorat.
Pemberlakuan SOP baru ini mulai efektif pada akhir Agustus 2015.
61
Bagian 4:
Informasi Terkait Audit dari BAK FEB UI Laporan Audit BAK FEB UI Audit Pengendalian BEM FEB UI Periode 1 Januari – 31 Desember 2015
62
INFORMASI TERKAIT AUDIT DARI BAK FEB UI
Audit atas Pengendalian Lembaga Kemahasiswaan (“Audit”) dilakukan dengan mengacu pada Peraturan BAK FEB UI Nomor 2 Tahun 2015 tentang Standar Audit atas Pengendalian di Lembaga Kemahasiswaan (“Standar”).
Kami melaksanakan audit dengan melibatkan pelaksanaan prosedur-prosedur untuk mendapatkan bukti mengenai pengungkapan pada deskripsi lembaga kemahasiswaan atas sistemnya, desain, dan efektivitas implementasi pengendalian. Pengujian kami melibatkan wawancara kepada pengurus lembaga kemahasiswaan dari berbagai tingkat yang relevan; kunjungan lapangan; konfirmasi kepada pihak eksternal; dan review dokumen dan pencatatan.
Dalam suatu proses Audit, diperlukan suatu kriteria pemeriksaan yang menjadi tolak ukur untuk mengevaluasi atau mengukur subject matter dalam hal relevansi, baik untuk penyajian maupun pengungkapan. Sebagaimana sudah dijelaskan pada Bagian [1], kriteria dalam Audit BEM FEB UI untuk periode 1 Januari hingga 31 Desember 2015 adalah mengacu pada Kerangka Kontrol Internal keluaran Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (“COSO”) edisi tahun 2013.
COSO mengeluarkan Internal Control – Integrated Framework yang berisi definisi umum mengenai internal control dan framework untuk perencanaan, implementasi, pelaksanaan, dan penilaian efektivitas atas pengendalian. COSO mendefinisikan Internal Control sebagai suatu proses yang dirancang untuk memberikan reasonable assurance tentang pencapaian tujuan suatu entitas, yaitu efektivitas dan efisiensi kegiatan operasional, keandalan pelaporan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Berdasarkan Internal Control – Integrated Framework, suatu pengendalian terdiri dari lima komponen yang saling terkait, yaitu:
Control Environment (Lingkungan Pengendalian) – Sekelompok standar, proses, dan struktur sebagai basis untuk melaksanakan pengendalian dalam organisasi. Lingkungan pengendalian sangat penting karena proses bisnis sebuah entitas melekat pada orang-orangnya, termasuk integritas, nilai-nilai, etika, kompetensi, dan lingkungan di mana mereka beroperasi.
Risk Assesment (Penilaian Risiko) – Entitas harus menyadari risiko yang dihadapinya dan melakukan mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang dapat menghambat pencapaian tujuan.
63
Control Activities (Aktivitas Pengendalian) – Kebijakan dan prosedur harus ditetapkan dan dilaksanakan oleh manajemen secara efektif dalam rangka pengendalian internal untuk mengatasi risiko yang dapat menghambat pencapaian tujuan.
Information & Communication (Informasi & Komunikasi) – Memungkinkan orang-orang di dalam entitas untuk bertukar dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan, mengelola, dan mengendalikan kegiatan operasional.
Monitoring (Aktivitas Pemantauan) – Proses yang dilakukan dalam rangka memastikan keberadaan dan fungsi setiap komponen pengendalian untuk menjamin pencapaian tujuan.
Pengendalian merupakan sebuah proses terintegrasi dan bukan sebuah proses serial. Untuk mencapai efektivitasnya, seluruh komponen pengendalian harus hadir dan berfungsi secara bersamaan. Namun, pengendalian memiliki keterbatasan untuk memberikan reasonable assurance atas tercapainya tujuan. Pengendalian tidak dapat mencegah dampak dari keputusan yang buruk, atau kejadian eksternal yang menyebabkan organisasi menjadi gagal mencapai visi dan misinya.
Standar mewajibkan kami untuk memberikan informasi mengenai audit yang relevan untuk pengguna Laporan Audit. Selain itu, Undang-Undang yang berlaku juga mewajibkan kami untuk mengeluarkan rekomendasi pada bagian [4], yang selanjutnya akan ditanggapi secara tertulis oleh BEM FEB UI pada Bagian [5]. Berikut rangkuman temuan audit, pendapat kami, dan rekomendasi yang dikelompokkan berdasarkan Komponen COSO:
64
KOMPONEN LINGKUNGAN PENGENDALIAN
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI 1 a. Tagline Fun Yet Inspiring merupakan
salah satu perwujudan tone at the top di BEM FEB UI.
b. Rumusan nilai dan budaya BEM FEB UI yang terdapat di grand design sudah berjalan di BEM FEB UI.
c. Grand design sudah dikomunikasikan kepada BPH sebagai acuan kerja.
a. Kami menemukan terjadinya penyalahgunaan nama program kerja BEM FEB UI oleh salah satu fungsionaris, tetapi sanksi yang diberikan tidak sesuai dengan Pedoman Pengelolaan Sumber Daya Manusia. Hal ini dikarenakan BEM FEB UI belum memiliki prosedur lebih lanjut yang mengatur perilaku benar dan salah sesuai dengan nilai dan budaya BEM FEB UI.
a. BEM FEB UI sebaiknya menginternalisasikan nilai dan budaya BEM FEB UI di setiap program kerja yang diselenggarakan.
b. BEM FEB UI seharusnya membuat standards of conduct yang dapat mencerminkan komitmen lembaga terhadap integritas dan nilai etika.
Standards of conduct yang ideal berisi: o gambaran dan batas mengenai hal-
hal yang benar dan salah; dan o pertimbangan dari hukum, peraturan,
dan standar lain yang berlaku. BEM FEB UI sebaiknya menetapkan standards of conduct melalui Keputusan Ketua BEM FEB UI. Setelah BEM FEB UI membuat standards of conduct, ada beberapa hal yang seharusnya dilakukan, yaitu:
o menginternalisasikan standards of conduct ke dalam lembaga melalui tone at the top;
o mengomunikasikan standards of conduct kepada pihak eksternal;
o membuat pernyataan kepatuhan
65
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI secara tertulis oleh masing-masing fungsionaris;
o memasukkan komponen standards of conduct sebagai indikator evaluasi terhadap masing-masing fungsionaris yang dilakukan secara rutin; dan
o membuat prosedur kepatuhan yang berisi ketentuan mengenai pelanggaran, sanksi, dan mekanisme pelaporan.
2 PI telah melakukan pengawasan sebagaimana yang tercantum dalam deskripsi pada Bagian [3].
a. Kami menemukan beberapa pelanggaran terhadap SOP di BEM FEB UI masih ditindaklanjuti secara lisan dan belum sesuai dengan ketentuan pada SOP yang berlaku.
b. Kami menemukan penegakan SOP belum berjalan dengan baik dikarenakan beberapa SOP belum mencantumkan ketentuan lebih lanjut mengenai pelanggaran dan sanksi.
c. Kami menemukan bahwa Tim Kontrol Internal belum dapat menjalankan perannya dengan baik, yaitu sebagai tim independen yang bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan dan
a. BEM FEB UI seharusnya melakukan evaluasi dan revisi ulang terhadap semua SOP, terutama mengenai ketentuan pelanggaran, sanksi, dan prosedur tindak lanjutnya.
b. BEM FEB UI seharusnya mendefinisikan ulang tugas dan wewenang Tim Kontrol Internal agar dapat menjalankan perannya dengan baik, dengan: o merevisi beberapa bagian pada
Piagam Kontrol Internal karena penjelasan mengenai peran Tim Kontrol Internal belum konsisten; dan
66
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI konsultasi atas operasional dan finansial BEM FEB UI.
o merevisi tanggung jawab Tim Kontrol Internal dalam departemen/biro pada Piagam Kontrol Internal dan SOP Keuangan Internal agar lebih mengarah ke fungsi pengawasan.
Agar peran Tim Kontrol Internal berjalan lebih baik, BEM FEB UI juga seharusnya mempertimbangkan hal-hal di bawah ini: o Tim Kontrol Internal dapat
mengikuti rapat PI dan juga rapat PI-BPH, tetapi tidak boleh ikut serta dalam setiap pengambilan keputusan; dan
o Tim Kontrol Internal hanya bertanggung jawab dan membuat laporan kepada Ketua dan Wakil Ketua.
3 a. Pada tengah tahun 2015, baru terdapat
rumusan yang baku mengenai pembagian peran, hak, dan kewajiban PI dan BPH sebagaimana yang tercantum dalam UU BPM FEB UI Nomor 04 Tahun 2015 tentang BEM FEB UI.
b. BEM FEB UI sudah mempunyai
Kami menemukan bahwa BEM FEB UI belum mempunyai job description yang lengkap pada setiap jabatan.
BEM FEB UI seharusnya menyusun job description yang lengkap secara baku berdasarkan UU BPM FEB UI Nomor 04 Tahun 2015 dan sebagaimana yang terjadi.
67
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI struktur organisasi yang telah menggambarkan reporting lines.
4 a. PI BEM FEB UI 2015 sudah melakukan
transfer of knowledge pada awal kepengurusan.
b. BEM FEB UI melakukan perekrutan pengurus melalui pemilihan raya untuk Ketua dan Wakil Ketua, close recruitment untuk PI lainnya dan wakil kepala Tim Kontrol Internal, serta open recruitment untuk BPH dan staff.
c. BEM FEB UI sudah memiliki kegiatan development dan training untuk fungsionaris.
a. Kami menemukan bahwa suksesi antara PI 2015 dengan PI 2014 tidak berjalan dengan efektif karena esensi transfer of knowledge tidak tersampaikan dengan baik.
b. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI belum mempunyai ketentuan/prosedur tertulis mengenai close dan open recruitment.
c. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI belum melakukan riset mengenai kebutuhan development fungsionaris.
d. Kami menemukan bahwa tidak semua departemen/biro di BEM FEB UI mengadakan training.
a. BEM FEB UI seharusnya mengadakan suksesi melalui pertemuan formal antar kepengurusan.
b. BEM FEB UI seharusnya mempunyai ketentuan/prosedur tertulis mengenai rekrutmen pengurus, termasuk ketentuan mengenai job specification dan dokumentasi.
c. BEM FEB UI seharusnya mengadakan riset untuk memenuhi kebutuhan development fungsionaris sebagai sarana pengembangan diri.
d. BEM FEB UI seharusnya mengadakan training sesuai dengan yang dibutuhkan oleh masing-masing departemen/biro.
5 BEM FEB UI mempunyai penghargaan berupa predikat best team dan best staff yang diberikan kepada departemen/biro dan fungsionaris yang terpilih sebagai bentuk apresiasi.
a. Kami menilai bahwa pemahaman mengenai balanced scorecard untuk dijadikan sebagai standar penilaian best team masih terbatas
b. Kami menilai BEM FEB UI belum memiliki standar penilaian yang baku untuk menentukan best staff sehingga
a. BEM FEB UI sebaiknya melakukan kajian lebih lanjut mengenai balanced scorecard dari berbagai literatur.
b. Dalam penilaian best team dengan menggunakan balanced scorecard, BEM FEB UI sebaiknya menyusun indikator penilaian yang dapat diukur
68
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI penilaian yang dilakukan masih cenderung subjektif.
c. Kami menilai bahwa BEM FEB UI belum melakukan evaluasi dan tindak lanjut atas fungsionaris yang underperformance.
dalam indikator kuantitatif/kualitatif tertentu sesuai dengan komponen-komponen dalam balanced scorecard.
c. BEM FEB UI sebaiknya memiliki indikator yang baku dalam menentukan best staff untuk semua staff departemen dan biro.
d. BEM FEB UI sebaiknya melakukan evaluasi dan tindak lanjut atas fungsionaris yang underperformance.
69
KOMPONEN PENILAIAN RISIKO
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI 1 BEM FEB UI telah mendefinisikan tujuan
operasional dalam arahan strategis departemen/biro.
Tidak ada komentar. Tidak ada komentar.
2 a. Tim Kontrol Internal sudah melakukan risk identification untuk departemen/biro dan kepanitiaan open tender dalam Audit Plan.
b. Panitia open tender program kerja BEM FEB UI juga sudah melakukan risk identification dan mendokumentasikannya dalam proposal.
a. Kami menemukan bahwa risk assessment yang dilakukan oleh BEM FEB UI baru sebatas risk identification baik untuk departemen/biro maupun kepanitiaan open tender. BEM FEB UI belum melakukan risk analysis dan risk response yang terdokumentasi.
b. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI tidak mempunyai panduan khusus dalam melakukan risk assessment.
c. Kami menemukan bahwa BPH departemen/biro yang berperan sebagai risk owner di BEM FEB UI belum melakukan sama sekali tahapan risk assessment.
BEM FEB UI sebaiknya mempunyai panduan khusus dalam melakukan risk assessment. Risk assessment BEM FEB UI sebaiknya menggunakan model three lines of defense. Three lines of defense merupakan model manajemen risiko yang terdiri dari tiga lini pertahanan, sebagai berikut: o Lini pertama
BPH bertanggung jawab atas kegiatan operasional sehari-hari dan konsekuensinya, sehingga BPH sebagai risk owner bertanggung jawab untuk melakukan risk assessment berdasarkan tujuan dan rencana program kerja yang akan dilakukan. Risk assessment yang dilakukan sebaiknya terdiri dari tiga tahapan, yaitu: 1) Risk identification
Risk identification dilakukan dengan mempertimbangkan faktor internal dan eksternal, risiko kecurangan, dan
70
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI perubahan yang terjadi (perubahan personil dan perubahan regulasi) yang dapat mengancam pencapaian tujuan operasional, pelaporan, dan juga kepatuhan yang hendak dicapai.
2) Risk analysis Risk analysis dilakukan dengan mempertimbangkan likelihood dan magnitude yang diakibatkan oleh risiko tersebut.
3) Risk response Risk response dilakukan dengan menentukan tanggapan terhadap risiko yang ada (acceptance/ avoidance/ reduction/ sharing) dan memberikan penjelasan yang detail mengenai pengendalian yang dilakukan.
o Lini kedua Kepala Bidang membantu BPH dalam menganalisis dan menentukan tanggapan terhadap risiko yang disesuaikan dengan kapasitas risiko, selera risiko, dan pengendalian yang ada. Selain itu, Kepala Bidang juga melakukan pemantauan dan pengawasan pada risk assessment yang dilakukan oleh BPH.
71
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI o Lini Ketiga
Ketua dan wakil ketua melakukan pengawasan secara keseluruhan. Pada lini ini, Tim Kontrol Internal juga melakukan fungsi sebagai auditor internal dengan memberikan asurans yang independen dan objektif mengenai risk assessment yang dijalankan oleh BPH.
72
KOMPONEN AKTIVITAS PENGENDALIAN
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI 1 Terdapat evaluasi beberapa SOP pada awal
kepengurusan.
Kami menemukan bahwa BEM FEB UI belum mengevaluasi semua SOP pada awal kepengurusan. SOP yang sudah dievaluasi hanya SOP Kepanitiaan, SOP Open Tender, dan SOP Keuangan Internal.
BEM FEB UI sebaiknya mengevaluasi keseluruhan SOP yang dimilikinya pada awal kepengurusan, terutama diintegrasikan dengan: hasil penilaian, relevansi SOP dengan proses bisnis BEM FEB UI pada tahun berjalan, serta faktor-faktor spesifik lain yang dimiliki oleh BEM FEB UI. Hal ini ditujukan agar SOP tersebut dapat menjadi pengendalian yang optimal dalam memitigasi risiko yang dihadapi BEM FEB UI.
2 a. Terdapat berbagai jenis pengendalian terkait tujuan pelaporan yang baik bersifat detektif maupun preventif: • adanya segreggation of duties antara
controller, vice controller, dan treasurer;
• penggunaan SPK, ABEL serta perangkat keuangan lainnya (seperti cash flow per hari dan per bulan) sebagai alat untuk mengontrol transaksi keuangan kepanitiaan;
• interim kepanitiaan yang dilaksanakan Tim Kontrol Internal;
a. Kami menemukan bahwa belum terdapat sanksi/disinsentif dari BEM FEB UI kepada kepanitiaan ketika opini laporan keuangan kepanitiaan terjadi pengecualian yang berpotensi menurunnya keandalan laporan keuangan BEM FEB UI.
b. Kami berpendapat bahwa proses bidding yang dilakukan BEM FEB UI selama tahun 2015 tidak efisien pada sesi awal bidding yang menyebabkan sesi-sesi selanjutnya dari bidding menjadi tidak kondusif. Sehingga, membuat bidding
a. BEM FEB UI sebaiknya mendokumentasikan kebijakan mengenai segregation of duties yang ada dalam BEM FEB UI.
b. BEM FEB UI sebaiknya mendokumentasikan prosedur penyusunan laporan keuangan BEM FEB UI, termasuk mendokumentasikan proses pencatatan dan bukti transaksi, proses rekonsiliasi, dan proses tutup buku.
c. BEM FEB UI sebaiknya melakukan evaluasi proses berjalannya bidding dan
73
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI dan
• rekonsiliasi kas oleh Tim Keuangan. b. Terdapat berbagai jenis pengendalian
terkait tujuan operasi, baik yang bersifat detektif maupun preventif: • adanya segregation of duties antara
berbagai tingkat jabatan dalam BEM FEB UI;
• pelaksanaan bidding kepada calon pelaksana program kerja semi mandiri dan open tender;
• pelaksanaan hearing kepada program kerja secara rutin;
• evaluasi Grand Design Departemen dan Biro pada awal kepengurusan;
• berbagai jenis rapat internal yang dilaksanakan dalam BEM FEB UI; dan
• saluran komunikasi melalui PJ Kepanitiaan kepada kepanitiaan open tender.
menjadi tidak efektif sebagai pengendalian preventif bagi kepanitiaan semi-mandiri dan open tender.
c. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI belum membuat dan melaksanakan prosedur atau kebijakan formal terkait kepatuhan-kepatuhan pada peraturan yang mengikat BEM FEB UI.
melakukan benchmark ke lembaga lain dalam melakukan bidding.
d. BEM FEB UI sebaiknya membuat dan melaksanakan prosedur formal untuk memastikan kepatuhan BEM FEB UI pada peraturan yang mengikat BEM FEB UI.
3 a. Terdapat proteksi sistem dan akses ABEL BEM FEB UI untuk tim keuangan lembaga maupun kepanitiaan.
b. Terdapat otorisasi dan autentikasi pada Google Apps yang digunakan oleh BEM
Kami menemukan bahwa tidak dilaksanakannya proses penggantian password Google Apps milik departemen dan biro.
BEM FEB UI sebaiknya mendokumentasikan kebijakan penggantian password Google Apps.
74
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI FEB UI.
4 Secara eksplisit atau implisit, SOP BEM FEB UI mencantumkan tujuan, lingkup, pihak yang diatur, contoh format dokumentasi, serta timing (trigger).
Kami menemukan bahwa SOP BEM FEB UI kurang menjelaskan secara eksplisit terkait komponen-komponen dasar yang umum.
BEM FEB UI seharusnya melakukan standardisasi SOP yang mengandung: o tujuan; o lingkup atau pihak yang diatur; o penanggung jawab; o sanksi terhadap pelanggaran dan follow
up terkait; o jenis (contoh) format dokumen yang
digunakan; serta o timing atau trigger.
75
KOMPONEN INFORMASI DAN KOMUNIKASI
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI 1 BEM FEB UI memiliki berbagai jenis
sumber informasi evaluatif, yaitu: • laporan pertanggungjawaban
operasional (LPJ) program kerja open tender dan semi mandiri;
• LPJ keuangan (laporan keuangan) program kerja open tender dan semi mandiri;
• LPJ operasional BEM FEB UI; dan • laporan keuangan BEM FEB UI.
Kami menemukan bahwa terdapat perbedaan sumber informasi evaluatif program kerja mandiri dibandingkan dengan sumber informasi evaluatif program kerja open tender dan semi mandiri di BEM FEB UI.
BEM FEB UI sebaiknya menyusun LPJ program kerja mandiri, yang membahas tentang operasional (teknis) dan keuangan. Sedangkan LPJ departemen/biro dalam LPJ operasional BEM FEB UI membahas mengenai pencapaian sasaran strategis serta outcome dari program kerja yang dibawahinya.
2 a. Biro Riset dan Sistem Administrasi (RSA) melaksanakan sosialisasi berbagai SOP yang dimiliki oleh BEM FEB UI kepada departemen/biro.
b. Controller dan vice controller melaksanakan sosialisasi SOP Keuangan Internal kepada wakil kepala departemen/biro.
c. BEM FEB UI memiliki sistem informasi pelaporan internal untuk mengefisienkan rapat-rapat BEM FEB UI.
a. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI belum mendokumentasikan rapat-rapat dan bentuk komunikasi lain.
b. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI belum mempunyai jalur komunikasi yang bersifat rahasia dan anonim bagi fungsionaris untuk melaporkan ketidakpatuhan yang terjadi dalam BEM FEB UI.
c. Kami menemukan bahwa Biro RSA belum melaksanakan sistem administrasi surat-menyurat belum dengan baik.
a. BEM FEB UI seharusnya memiliki dan menjalankan prosedur dokumentasi hasil rapat dan bentuk komunikasi lain, termasuk melakukan administrasi atasnya.
b. BEM FEB UI seharusnya memiliki jalur komunikasi yang bersifat rahasia dan anonim bagi fungsionaris BEM FEB UI untuk melaporkan ketidakpatuhan yang terjadi dalam BEM FEB UI. Beberapa masukan berdasarkan aktivitas umum sistem tersebut adalah sebagai berikut: o mengirim e-mail/SMS yang hanya
76
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI d. BEM FEB UI melakukan sosialisasi
SOP kepada kepanitiaan saat proses bidding.
e. BEM FEB UI memiliki reporting lines yang tergambar dalam struktur dan didukung oleh berbagai jenis rapat yang dimilikinya.
dapat diakses oleh kepala Tim Kontrol Internal;
o jika perlu, gunakan nama samaran yang tidak menggambarkan identitas pelapor;
o konten berisi pengaduan yang ditemukan oleh pelapor. Usahakan laporan pengaduan berisi 5W+1H;
o jika pelapor memiliki bukti dalam bentuk file sepeti foto atau dokumen lain, wajib dilampirkan dalam laporan pengaduan;
o pastikan e-mail atau nomor HP yang digunakan dapat dihubungi oleh kepala Tim Kontrol Internal;
o follow up akan dilakukan oleh kepala Tim Kontrol Internal dengan menghubungi melalui saluran komunikasi yang telah dicantumkan oleh pelapor dalam laporan pengaduan untuk melakukan revisi jika pengaduan yang disampaikan pelapor belum memenuhi kriteria untuk ditindaklanjuti;
o laporan yang sudah memenuhi kriteria akan diinvestigasi lebih lanjut dan diambil tindakan korektif
77
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI yang diperlukan jika terbukti; dan
o kerahasiaan pelapor akan dijamin oleh kepala Tim Kontrol Internal.
Catatan: Hal ini dapat dilakukan jika Tim Kontrol Internal dapat menjamin independensi, objektivitas, dan integritas dalam posisinya sebagai pengurus BEM FEB UI dan mahasiswa FEB UI.
3 a. BEM FEB UI melaporkan laporan keuangan kepada publik melalui berbagai sarana komunikasi publik.
b. BEM FEB UI hadir dalam Evaluasi Paruh Tahun, Evaluasi Akhir Tahun, dan Sidang Umum BPM FEB UI untuk melaporkan dan mendapatkan feedback mengenai operasional BEM FEB UI.
c. BEM FEB UI melaksanakan survei kepuasan pelanggan oleh Biro RSA mengenai BEM FEB UI secara keseluruhan dan program kerja tertentu.
a. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI belum memiliki jalur komunikasi yang bersifat rahasia dan anonim bagi pemangku kepentingan BEM FEB UI eksternal untuk melaporkan ketidakpatuhan yang terjadi dalam BEM FEB UI.
b. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI belum memiliki bentuk pelaporan pencapaian operasional kepada publik yang dapat diakses sewaktu-waktu.
c. Kami menemukan bahwa Biro RSA belum melakukan survei kepuasan pelanggan kepada beberapa kepanitiaan.
a. BEM FEB UI seharusnya memiliki jalur komunikasi yang bersifat rahasia dan anonim bagi fungsionaris BEM FEB UI untuk melaporkan ketidakpatuhan yang terjadi dalam BEM FEB UI, seperti yang kami jelaskan sebelumnya.
b. BEM FEB UI seharusnya memiliki bentuk pelaporan pencapaian operasional kepada publik yang dapat diakses sewaktu-waktu.
c. BEM FEB UI sebaiknya menyusun prosedur formal mengenai survei kepuasan pelanggan, yang terdiri dari: • prosedur penyusunan kuesioner
oleh departemen/biro terkait bersama dengan Biro RSA;
• prosedur penyebaran kuesioner
78
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI oleh departemen/biro terkait; dan
• kewajiban Biro RSA untuk mengolah dan melaporkan hasil survei kepuasan pelanggan.
79
KOMPONEN AKTIVITAS PEMANTAUAN
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI 1 a. Kehadiran kepala/wakil kepala Tim
Kontrol Internal pada proses interim untuk memastikan bahwa tim keuangan program kerja telah melaksanakan interim yang efektif.
b. Terdapat pengecekan kepatuhan SOP atau SPK oleh kepanitiaan pada proses hearing dan interim.
a. Kami berpendapat bahwa proses audit operasional oleh Tim Kontrol Internal kurang menggunakan prosedur-prosedur dalam audit internal pada umumnya.
b. Kami berpendapat bahwa penugasan Tim Kontrol Internal dalam departemen/biro tidak efektif untuk melakukan pengawasan dan konsultasi atas operasional departemen/biro, terutama disebabkan oleh penugasan Tim Kontrol Internal dalam proses anggaran internal BEM FEB UI.
c. Kami menemukan bahwa BEM FEB UI belum memiliki pemantauan yang terpisah terkait pelaporan keuangan di BEM FEB UI.
d. Kami menemukan bahwa proses pengecekan kepatuhan SOP/SPK belum menjadi susunan acara formal pada saat hearing dan interim.
a. Tim Kontrol Internal sebaiknya menggunakan prosedur-prosedur audit operasional yang umum dilakukan dalam proses audit internal, seperti document review, recalculation indikator keberhasilan, serta melakukan pemantauan kepatuhan atas SOP.
b. Tim Kontrol Internal sebaiknya melakukan audit atas proses penyusunan laporan keuangan BEM FEB UI yang sesuai dengan kebijakan atau prosedur penyusunan laporan keuangan dan SAK Kemahasiswaan FEB UI.
c. BEM FEB UI sebaiknya melakukan proses pengecekan kepatuhan SOP/SPK saat hearing dan interim secara formal.
2 PI bersama dengan penanggung jawab program kerja dari departemen/biro dan Tim Kontrol Internal melakukan pengawasan terhadap tindakan perbaikan
Kami berpendapat bahwa tindak lanjut atas prosedur dan kebijakan pengendalian masih belum efektif sebagaimana sudah dijelaskan dalam temuan-temuan kami sebelumnya.
PI BEM FEB UI sebaiknya menindaklanjuti secara lebih tegas pada pelanggaran atau pengecualian yang terjadi dalam prosedur atau kebijakan BEM FEB UI.
80
NO PENGENDALIAN BEM FEB UI PENDAPAT AUDITOR REKOMENDASI yang dilakukan sebagai tindak lanjut dari evaluasi yang diberikan
81
Bagian 5:
Tanggapan BEM FEB UI Laporan Audit BAK FEB UI Audit Pengendalian BEM FEB UI Periode 1 Januari – 31 Desember 2015
82
TANGGAPAN TERKAIT AUDIT OLEH BEM FEB UI
Berdasarkan surat Pengurus Inti BEM FEB UI nomor 004/PI/BEMFEBUI/I/2016 mengenai Surat Tanggapan Terkait Rekomendasi Badan Audit Kemahasiswaan FEB UI, BEM FEB UI menyatakan bahwa menerima seluruh temuan dan rekomendasi yang diberikan oleh BAK FEB UI. Sesuai dengan peraturan perundang-undangan kami juga harus menyampaikan tanggapan mengenai rekomendasi tersebut. Berikut adalah tanggapan dan rencana implementasi kami atas rekomendasi BAK FEB UI:
NO. REKOMENDASI RENCANA IMPLEMENTASI Komponen Lingkungan Pengendalian
1 Menginternalisasi nilai dan budaya BEM FEB UI di setiap program kerja yang diselenggarakan.
Melaksanakan sosialisasi nilai dan budaya BEM FEB UI di setiap pelaksanaan bidding program kerja semi mandiri dan open tender BEM FEB UI.
2 Menyusun standards of conduct, serta menginternalisasikan dan menjadikannya bahan evaluasi fungsionaris BEM FEB UI.
Menyusun standard of conduct akan dilakukan mulai akhir Januari 2016 sampai dengan pengumuman staf terpilih.
3 Melakukan evaluasi dan revisi SOP-SOP BEM FEB UI.
Mengevaluasi dan merevisi SOP-SOP BEM FEB UI dilakukan sebelum pengumuman staf terpilih.
4 Mendefinisikan ulang tugas dan wewenang Tim Kontrol Internal agar dapat menjalankan perannya dengan baik.
Merevisi Piagam KI dan Standar Audit Internal paling lambat pada tanggal 29 Februari 2016.
5 Menyusun job description yang lengkap secara baku berdasarkan UU BPM FEB UI Nomor 04 Tahun 2015 dan sebagaimana yang terjadi.
Membuat job description tertulis paling lambat pada akhir kepengurusan BEM FEB UI 2016.
6 Mengadakan suksesi melalui pertemuan formal antar kepengurusan.
Melaksanakan hearing Pengurus inti antar generasi pada awal bulan Februari 2016.
7 Menyusun ketentuan/prosedur tertulis mengenai rekrutmen pengurus, termasuk ketentuan mengenai job specification dan dokumentasi.
Membuat prosedur tertulis mengenai rekrutmen fungsionaris paling lambat pada akhir kepengurusan BEM FEB UI 2016.
8 Mengadakan riset untuk memenuhi kebutuhan development fungsionaris sebagai sarana pengembangan diri.
Melaksanakan riset sebelum memilih tema SDP.
9 Mengadakan training sesuai dengan yang dibutuhkan oleh masing-masing departemen/biro.
Setiap biro dan departemen akan memiliki training sesuai dengan spesifikasi masing-masing departemen dan biro.
83
NO. REKOMENDASI RENCANA IMPLEMENTASI 10 Melakukan kajian lebih lanjut
mengenai balanced scorecard dari berbagai literatur.
Menentukan rincian dalam komponen balanced scorecard menjadi indikator penilaian untuk penentuan best team departemen dan biro BEM FEB UI. 11 Dalam penilaian best team dengan
menggunakan balanced scorecard, BEM FEB UI sebaiknya menyusun indikator penilaian best team yang terdiri dari komponen-komponen dari balanced scorecard.
12 Menyusun indikator yang baku dalam menentukan best staff untuk semua staf departemen dan biro.
Menentukan indikator yang baku dalam penentuan best staff yang disesuaikan dengan spesialisasi departemen dan biro.
13 Melakukan evaluasi dan tindak lanjut atas fungsionaris yang underperformance.
Melaksanakan hearing dengan staf yang dinilai underperformance setelah evaluasi performance appraisal.
Komponen Penilaian Risiko 14 Melaksanakan risk assessment
dengan menggunakan model three lines of defense.
a. Melakukan risk assesment pada saat penyesuaian rencana kerja departemen dan biro oleh kepala departemen dan kepala bidang dengan menambahkan kolom risk identification, risk analysis, dan risk response pada rencana kerja departemen dan biro.
b. Melaksanakan evaluasi risk assessment yang dilakukan oleh Tim Kontrol Internal.
Komponen Aktivitas Pengendalian 15 Mendokumentasikan prosedur
penyusunan laporan keuangan BEM FEB UI.
Menyusun prosedur penyusunan laporan keuangan BEM FEB UI paling lambat pada akhir kepengurusan BEM FEB UI 2016.
16 Melakukan evaluasi proses berjalannya bidding dan melakukan benchmarking ke lembaga lain dalam melakukan kegiatan sejenis.
Evaluasi proses bidding dan melakukan benchmarking ke BEM UI dan BEM Fakultas Psikologi UI paling lambat 31 Maret 2016.
17 Mendokumentasikan kebijakan penggantian password Google Apps.
Memasukkan poin kewajiban penggantian password Google Apps pada SOP Administrasi dan Pengelolaan Aset paling lambat saat pengumuman staf terpilih.
18 Melakukan standardisasi SOP yang mengandung: tujuan, lingkup atau pihak yang diatur, penanggung jawab, sanksi terhadap pelanggaran dan follow up terkait, jenis (contoh) format dokumen yang digunakan, serta timing atau trigger.
Melakukan standardisasi SOP-SOP BEM FEB UI paling lambat saat pengumuman staf terpilih.
19 Membuat dan melaksanakan prosedur formal untuk memastikan kepatuhan BEM FEB UI pada
Melaksanakan riset peraturan yang mengikat BEM FEB UI dari pihak kemahasiswaan serta pihak otoritas kampus tingkat fakultas
84
NO. REKOMENDASI RENCANA IMPLEMENTASI peraturan yang mengikat BEM FEB UI.
dan universitas oleh Ketua dan Wakil Ketua BEM FEB UI paling lambat akhir kepengurusan BEM FEB UI 2016.
Komponen Informasi dan Komunikasi 20 Menyusun LPJ program kerja
mandiri yang membahas tentang operasional (teknis) dan keuangan.
Mengimplementasikan LPJ program kerja mandiri pada setiap akhir pelaksanaan program kerja mandiri dan akan dikompilasi pada akhir kepengurusan BEM FEB UI 2016.
21 Memiliki dan menjalankan prosedur dokumentasi hasil rapat dan bentuk komunikasi lain, termasuk melakukan administrasi atasnya.
Pembaharuan sistem progress report yang dapat diakses oleh pihak-pihak terkait dengan departemen dan biro tersebut.
22 Memiliki jalur komunikasi yang bersifat rahasia dan anonim bagi fungsionaris BEM FEB UI untuk melaporkan ketidakpatuhan yang terjadi dalam BEM FEB UI.
Membentuk sistem whistle blower yang dilaksanakan oleh Kepala Tim KI yang efektif paling lambat 29 Februari 2016.
23 Memiliki bentuk pelaporan pencapaian operasional kepada publik yang dapat diakses sewaktu-waktu.
Sedang disusun LPJ bersifat publik untuk kepengurusan BEM FEB UI 2015 yang paling lambat dipublikasi pada saat Musyawarah Mahasiswa bulan Februari 2016.
24 Menyusun prosedur formal mengenai survei kepuasan pelanggan.
Menyusun prosedur formal survei kepuasan pelanggan dengan sistem: penyusunan kuesioner bersama antara Biro Riset dan Sistem Administrasi serta departemen dan biro terkait, penyebaran kuesioner oleh departemen dan biro terkait, dan pengolahan oleh Biro RSA yang akan efektif per 1 Maret 2016.
Komponen Aktivitas Pemantauan 25 Tim Kontrol Internal sebaiknya
menggunakan prosedur-prosedur audit operasional yang umum dilakukan dalam proses audit internal.
Menyusun working paper audit operasional departemen dan biro yang efektif 1 Maret 2016.
26 Tim Kontrol Internal sebaiknya melakukan audit atas proses penyusunan laporan keuangan BEM FEB UI.
Melaksanakan audit atas proses penyusunan laporan keuangan BEM FEB UI untuk periode yang berakhir 6 bulan dan 9 bulan.
27 Melakukan proses pengecekan kepatuhan SOP/SPK saat hearing dan interim secara formal.
Melaksanakan pengecekan kepatuhan kepanitiaan program kerja semi mandiri dan open tender atas SOP dan SPK untuk kepanitiaan yang bidding oleh BEM FEB UI 2016.
28 PI BEM FEB UI sebaiknya menindaklanjuti secara lebih tegas
Penegakan sanksi atas prosedur dan kebijakan akan dilaksanakan sesuai prosedur
85
NO. REKOMENDASI RENCANA IMPLEMENTASI pada pelanggaran atau pengecualian yang terjadi dalam prosedur atau kebijakan BEM FEB UI.
dan kebijakan yang berlaku di SOP Pengelolaan Sumber Daya Manusia.