audit mutu internal - uinradenfatahpalembang
TRANSCRIPT
LAPORAN KEGIATAN
AUDIT MUTU INTERNAL
LEMBAGA PENJAMINAN MUTU (LPM)
UIN RADEN FATAH PALEMBANG
2019
KERANGKA ACUAN KEGIATAN (TERM OF REFERENCE)
KEMENTERIAN NEGARA/LEMBAGA : LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UIN
RADEN FATAH
UNIT ESELON I/II : .............................................................
PROGRAM : AUDIT MUTU INTERNAL
HASIL (outcome) : LAPORAN AMI
KEGIATAN : AUDIT MUTU
INDIKATOR : AUDIT MUTU DAN RTM
KELUARAN (Output) : KEBIJAKAN RTM
VOLUME : SATU KALI DALAM SATU TAHUN
SATUAN UKUR : HARIAN
A. Latar Belakang
1. Dasar Hukum Tugas Fungsi/Kebijakan
2. Gambaran Umum
B. Penerima Manfaat
C. Strategi Pencapaian
1. Metoda Pelaksanaan
2. Tahapan dan Waktu Pelaksanaan
D. Waktu Pencapaian Keluaran
E. Biaya Yang Diperlukan
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
1. Dasar Hukum
a. UU No. 20. Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
b. UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
c. Permendikbud No.50 tahun 2014 tentang SPMI
d. Permendikbud No. 87 tahun 2014 tentang SPME
e. Perpres No.8 tahun 2012 tentang KKNI
f. Permendikbud No.49 tahun 2014 tentang SNPT
g. Surat Edaran DIKTI No. 526/E.E3/MI/2014 tentang SNPT program
Pascasarjana
2. Gambaran umum
Secara umum yang dimaksud dengan penjaminan mutu adalah proses
penetapan dan pemenuhan standar pengelolaan secara konsisten dan
berkelanjutan sehingga konsumen, produsen dan pihak lain yang
berkepentingan memperoleh kepuasan. Dengan demikian, penjaminan
mutu Perguruan tinggi adalah proses penetapan dan pemenuhan
standar pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan
berkelanjutan, sehingga stakeholders memperoleh kepuasan. Untuk itu,
Perguruan Tinggi (PT) memilih dan menetapkan sendiri standar
pendidikan tinggi untuk setiap satuan pendidikan. Pemilihan dan
penetapan standar itu dilakukan dalam sejumlah aspek yang disebut
butir-butir mutu.
Standar dibutuhkan oleh PT sebagai acuan dasar dalam rangka
mewujudkan visi dan menjalankan misinya. Acuan dasar tersebut
antara lain meliputi kriteria dan kriteria minimal dari berbagai aspek
yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan tinggi. Selain itu,
standar juga dimaksudkan memacu PT agar dapat meningkatkan
kinerjanya dalam memberikan layanan yang bermutu dan sebagai
perangkat untuk mendorong terwujudnya transparansi dan akuntabilitas
publik dalam penyelenggaraan tugas pokoknya. Standar mutu juga
merupakan kompetensi/kualitas minimum yang dituntut dari lulusan/PT
terkait, yang dapat diukur dan dapat diuraikan menjadi parameter dan
indikator.
Dalam siklus peningkatan mutu yang berkelanjutan, standar perlu
dievaluasi dan direvisi/ditingkatkan melalui benchmarking secara
berkelanjutan. Standar yang ditetapkan oleh pemerintah yang
tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2003 tentang
Standar Nasional Pendidikan (SNP) diatur seminimal mungkin untuk
memberikan keleluasaan kepada masing masing satuan pendidikan
dan PT untuk mengembangkan mutu layanannya sesuai dengan
program studi dan keahlian masing masing.
Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional (SNP) Bab IX Pasal 35 dan PP No 19 tahun 2005 tentang
SNP Bab II Pasal 2 hanya menetapkan 8 lingkup standar nasional
pendidikan. Namun dinyatakan juga bahwa SNP disempurnakan secara
terencana, terarah, dan berkelanjutan sesuai dengan tuntutan
perubahan kehidupan lokal, nasional dan global. Berarti Perguruan
Tinggi wajib menambah lingkup standar agar dapat meningkatkan
kualitasnya dan meningkatkan daya saing bangsa.
Permendikbud No.49 tahun 2014 tentang SNPT menetapkan 24 butir
standar mutu yang meliputi standar pendidikan, standar penelitian dan
standar pengabdian kepada masyarakat. Tiga komponen tridarma
perguruan tinggi ini masing-masing memiliki 8 standar. Dua puluh
empat standar yang ditetapkan oleh Dikti ini apabila dapat dicapai oleh
perguruan tinggi, maka perguruan tinggi tersebut dapat dianggap
sebagai perguruan tinggi berkualitas baik. Agar mendapatkan predikat
memuaskan maka sebaiknya setiap perguruan tinggi menambah
standarnya sehingga dapat dikategorikan melampaui standar Dikti.
Upaya peningkatan mutu perguruan tinggi terus menerus dilakukan.
Salah satu upaya untuk itu adalah mengembangkan Penjaminan Mutu
(Quality Assurance) di perguruan tinggi. Dengan Penjaminan Mutu ini
diharapkan tumbuh budaya mutu mulai dari bagaimana menetapkan
standar, melaksanakan standar, mengevaluasi pelaksanaan standar
dan secara berkelanjutan berupaya meningkatkan standar (Continuous
Quality Improvement).
Untuk menjamin mutu secara berkelanjutan ini maka standar mutu yang
telah ditetapkan dan telah diberlakukan tersebut akan dimonitoring
melalui audit mutu. Audit mutu internal (AMI) perlu dilakukan agar dapat
diketahui perkembangan yang telah dicapai dan yang belum tercapai.
Untuk itu audit mutu internal (AMI) perlu diimplementasikan di setiap
bagian UIN Raden Fatah Palembang.
B. PENERIMA MANFAAT
Implementasi AMI ini akan bermanfaat bagi:
1. UIN Raden Fatah sebagai pengelola perguruan tinggi yang dapat
memenuhi standar mutu.
2. Para stakeholder terutama mahasiswa, alumni, dan para pengguna
lulusan
3. Masyarakat dapat meningkatkan keyakinannya terhadap pengelolaan
UIN Raden Fatah yang bekerja berdasarkan pengelolaan standar mutu.
C. STRATEGI PENCAPAIAN
1. Metode Pelaksanaan
Implementasi AMI akan dilaksanakan dengan melakukan audit mutu
sebagai tindak lanjut dari penetapan dan pelaksanaan standar mutu
yang sebelumnya telah disosialisasikan. Pada saat sosialisasi dan
pengesahan standar mutu maka hal itu juga berarti standar mutu harus
diimplementasikan di setiap bagian universitas ini. Dengan demikian
akan ada kesempatan untuk membenahi dan mempersiapkan segala
sesuatu yang berhubungan dengan tridarma sesuai dengan standar
mutu yang telah disepakati. Tim yang akan membantu pelaksanaan AMI
ini adalah:
Penanggung jawab : Dr. Ismail, M.Ag
Ketua : Dr. Zainal Berlian,MM.,DBA
Sekretaris : Dr. Rr. Rina Antasari, M.Hum
Anggota : Mirwan Fasta, M.Si
Drs. H. Andi M. Darlis
Selanjutnya untuk mendukung terwujudnya implementasi, kegiatan ini
akan didukung oleh auditor dari prodi dan fakultas sebanyak 50 orang.
2. Waktu dan Tahapan Pelaksanaan
Pelaksanaan kegiatan ini berlangsung selama 6 (enam) hari pada
tanggal 9 dan 12 s.d 16 Agustus 2019. Tahapan pelaksanaan dan
mekanismen kerja akan ditentukan kemudian berdasarkan kesepakatan
antara auditor dan auditee.
Output yang ingin dihasilkan dari kegiatan ini adalah terlaksananya audit
mutu akademik perdana di lingkungan UIN Raden Fatah. Untuk
melaksanakan audit mutu akademik ini diperlukan komponen
pendukung baik sebagai komponen utama maupun sebagai komponen
penunjang.
Komponen utama dari kegiatan ini adalah:
a. Auditor
b. Auditee
c. Instrument AMI
Komponen pendukung dari kegiatan ini adalah:
a. Dana
b. Data
c. Komitmen pimpinan
D. WAKTU PENCAPAIAN OUTPUT
Output dari kegiatan ini adalah laporan kegiatan audit dan hasil Rapat
Tinjauan Manajemen (RTM). Waktu pencapaiannya adalah setelah
kegiatan audit mutu internal berakhir.
E. BIAYA YANG DIPERLUKAN
Sumber biaya dibebankan dari DIPA UIN Raden Fatah Tahun 2019.
BAB II
PELAKSANAAN
A. DESKRIPSI PELAKSANAAN
1. Persiapan Audit Internal
a. Instrumen audit berbasis standar akreditasi BAN PT 9 Kriteria
b. Audit berbasis kompetensi ISO 9001: 2015
c. Rencana audit
d. Ruang lingkup audit: Kriteria 1 s/d 9 di 45 Program Studi, dan 15 unit
KPA UIN Raden Fatah ( Wakil Rektor I,II,III, KaBiro AUAK, Kabiro
AUPK, PUSTIPD, BAAK, LPM, LP2M, Bagian Umum, Kepegawaian,
Perencanaan, Keuangan, Kerjasama, Perpustakaan Pusat.
e. Proses audit berlangsung selama sepuluh hari, yaitu dari tanggal 6
Agustus sampai dengan 16 Agustus 2019.
f. Pembentukan panitia audit
g. Mengirim instrument audit (excel) kepada auditee seminggu sebelum
masa audit.
2. Instrumen Audit Internal
a. Instrumen Excel APS dan APT
b. Deskripsi Kondisi Audit
c. Deskripsi Kondisi Audit yang telah dilengkapi Rencana Tindak Lanjut
perbaikan.
3. Ruang Lingkup Audit
Kriteria 1 s.d.9 di 45 Prodi, di lingkungan UIN Raden Fatah, dan KPA UIN
Raden Fatah terdiri dari 15 unit (Wakil Rektor I, Wakil Rektor II, Wakil
Rektor III, Ka Biro AAKK, Kabiro AUPK, PUSTIPD, BAAK, LPM, LP2M,
Bagian Umum, Kepegawaian, Keuangan, Kerjasama, Perencanaan,
Perpustakaan Pusat).
4. Proses Audit Internal:
a. LPM mengirimkan perlengkapan AMI kepada auditor via:
- Website LPM
- Grup Whatsapp
- E-Mail auditor
b. Auditor menerima perlengkapan AMI;
c. Auditor melakukan proses AMI (dalam rentang jadwal AMI);
d. Auditor mengirimkan hasil AMI yang telah dilakukan ke LPM via e
mail;
e. LPM mendistribusikan hasil AMI yang telah dilakukan ke Auditee via
e-mail;
f. Auditee membuat rencana perbaikan hasil AMI yang telah dikirim
oleh LPM;
g. Auditee mengirimkan kembali rencana perbaikan AMI kepada
LPM via e-mail.
5. Pembagian Unit Audit
Pelaksanaan AMI UIN Raden Fatah tahun 2019 meliputi seluruh prodi
dilingkungan UIN Raden Fatah dan KPA . Audit dilaksanakan oleh 50
Auditor internal dan 5 Lead Auditor. (Jadwal audit dan Pembagian unit
audit terlampir)
BAB III
HASIL AUDIT
Pada umumnya pelaksanaan audit mutu internal terhadap prodi-prodi di
lingkungan UIN Raden Fatah, maupun audit terhadap Kantor Pusat Administrasi
yang meliputi 15 (lima belas) bagian dan lembaga yaitu : Wakil Rektor I, Wakil
Rektor II, Wakil Rektor III, Ka Biro AAKK, Kabiro AUPK , PUSTIPD, BAAK, LPM,
LP2M, Bagian Umum, Kepegawaian, Keuangan, Kerjasama, Perencanaan,
Perpustakaan Pusat, telah berjalan dengan baik sesuai dengan jadwal yang telah
ditetapkan oleh LPM UIN Raden Fatah, yaitu masa audit mutu internal
berlangsung selama 6 (Enam) hari, yaitu dari tanggal 9 Agustus dan 12 s.d 16
Agustus 2019. Namun demikian masih terdapat beberapa permasalahan dalam
pelaksanaan audit mutu internal ini, yaitu :
1. Jadwal audit yang telah disusun benturan dengan kegiatan lain baik
auditee, maupun oleh pihak auditor.
2. Beberapa auditor mengirimkan laporan sesuai dengan instrumen, tidak
tepat waktu sesuai jadwal.
3. Beberapa auditee juga tidak membuat laporan rencana tindak lanjut
perbaikan, sesuai dengan jadwal yang telah disepakati.
Adapun hasil audit mutu internal UIN Raden Fatah, dituangkan dalam
instrumen excel dan form diskripsi kondisi audit yang telah disiapkan oleh LPM,
sebanyak 45 (empat puluh lima) prodi dan 15 (lima belas) unit Kantor Pusat
Administrasi (terlampir)
BAB IV
EVALUASI
Pelaksanaan kegiatan audit mutu internal terhadap 45 (empat puluh lima)
prodi dan 15 (lima belas) unit Kantor Pusat Administrasi UIN Raden Fatah, yang
diselenggarakan selama 10 (sepuluh) hari, telah dilakukan evaluasi terhadap
kegiatan AMI tersebut dilaksanakan pada tanggal 14 s.d 15 Oktober 2019, melalui
kegiatan ”Analisis Hasil Audit Mutu Internal,” yang dihadiri oleh auditor dan
audetee.
Dalam kegiatan analisis hasil audit mutu internal ini, LPM memberikan apresiasi
kepada auditor terbaik I, II, dan III serta Auditee terbaik I, II, dan III berupa
pemberian piala. Adapun hasil evaluasi tersebut adalah memberikan tenggang
waktu kepada para auditee yang belum membuat rencana tindak lanjut perbaikan,
terkait adanya temuan-temuan dari auditor, sampai tanggal 23 Oktober 2019.
BAB V
TIDAK LANJUT (PERBAIKAN )
Hasil evaluasi kegiatan AMI yang telah dilaksanakan pada tanggal 14 s.d 15 November
2019.
BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
Proses audit yang dilakukan pada semua prodi baik tingkat S1, S2, maupun
S3 telah selesai dilakukan. Dengan adanya audit internal maka setiap prodi
dapat melihat hal-hal yang positif dan negatif dari setiap aktivitas yang ada
di prodi. Oleh karena itu, hasil audit ini dapat dijadikan instrument bagi
prodi untuk melakukan evaluasi diri agar hal-hal negatif dari prodi dapat
berubah menjadi positif dan yang sudah positif dapat ditingkatkan menjadi
lebih baik. Demikian juga bahwa kualitas pelaksanaan audit perlu
ditingkatkan agar hasil yang dicapai lebih maksimal.
B. Saran
1. Tim LPM perlu menambah tenaga audit
2. Tim LPM perlu melakukan pelatihan audit agar pelaksanaan audit
menjadi lebih baik.
3. Hasil audit disosialisasikan
4. Hasil audit ditindaklanjuti