ARTIKEL

SISTEM INFORMASI PENJADWALAN BIMBINGAN BELAJAR

ELFAZA EDUCATION CENTER KLATEN

A. INTISARI

Sistem informasi penjadwalan pada bimbingan belajar biasanya masih

menggunakan cara manual. Cara manual akan menimbulkan permasalahan

diantaranya proses update data. Mengatasi permasalahan diatas maka, penulis

melakukan penelitian di bimbingan belajar Elfaza Education Center Klaten dan

menghasilkan sebuah sistem informasi penjadwalan. Sistem informasi

penjadwalan ini membahas tentang pengelolaan data peserta bimbingan, data

tentor, data bimbingan, data kelas, data ruang belajar dan penjadwalan.

Aplikasi ini dibuat menggunakan Delphi 7 dan database MySql.

Kata kunci : Sistem Informasi, Penjadwalan, Bimbingan Belajar

B. LATAR BELAKANG

Bimbingan belajar pada dasarnya adalah proses bantuan yang diberikan

kepada individu agar mampu mencapai perkembangan diri yang optimal.

Bimbingan belajar merupakan salah satu bentuk layanan bimbingan yang penting

diselenggarakan di sekolah (Prayitno, 2004 : 279).

Bimbingan belajar yaitu bimbingan yang diarahkan untuk membantu para

individu dalam menghadapi dan memecahkan masalah-masalah akademik

(Nurihsan, 2003 : 20).

Bimbingan belajar merupakan bimbingan dalam hal menemukan cara-cara

belajar yang tepat, memilih program studi yang sesuai dan mengatasi kesukaran

yang timbul berkaitan dengan tuntutan-tuntutan belajar di suatu institusi

pendidikan(Winkel, 1997 : 140).

Elfaza Education Center adalah Bimbingan belajar yang berdiri pada bulan

Nopember 2011. Penulis sebelumnya telah melakukan penelitian pada lembaga ini

dan menghasilkan sistem informasi administrasi yang digunakan untuk mengolah

data peserta, data wali, data pembayaran dan kas. Melihat pengolah administrasi

yang telah dilakukan, ternyata masih terdapat permasalahan di bidang

penjadwalan dalam bimbingan.

Melihat masalah yang telah dipaparkan di atas, maka perlu dibuat suatu

sistem informasi yang terarah dan sesuai kebutuhan lembaga, untuk dapat

membantu dalam melakukan proses penjadwalan sehingga meminimalkan

kesalahan dan memudahkan dalam mengatur jadwal peserta bimbingan dan tentor.

Oleh karena itu penulis di dalam menyusun laporan skripsi memilih judul

“SISTEM INFORMASI PENJADWALAN BIMBINGAN BELAJAR ELFAZA

EDUCATION CENTER”.

C. RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang tersebut maka penulis membuat beberapa

rumusan masalah sebagai berikut :

a. Bagaimana dapat mengelola data peserta dan data tentor bimbingan

belajar agar lebih mudah dalam pencarian data apabila diperlukan?

b. Bagaimana dapat mengelola penjadwalan bimbingan belajar agar

mengurangi kesalahan dalam mengatur jadwal bimbingan?

c. Bagaimana petugas, tentor, peserta atau direktur dapat memperoleh

informasi atau laporan secara cepat dan real time?

D. BATASAN MASALAH

Berdasarkan rumusan masalah diatas maka dibuat beberapa batasan

masalah sebagaimana berikut :

a. Pengelolaan data peserta bimbingan belajar.

b. Pengelolaan data tentor bimbingan belajar.

c. Pengelolaan jadwal bimbingan.

d. Pengelolaan data ruang.

e. Pengelolaan data bimbingan.

f. Pengelolaan data kelas.

g. Pelaporan jadwal bimbingan.

h. Pelaporan data kelas.

E. NORMALISASI

Gambar 1. Bentuk tidak normal

Gambar 2. Bentuk normal pertama

Gambar 3. Bentuk normal kedua

Gambar 4. Relasi antar tabel

F. KAMUS TABEL

Tabel peserta

Nama tabel : peserta

Kunci primer : id_peserta

Fungsi tabel : untuk menyimpan data peserta

Jumlah field : 4

Struktur Tabel

Tabel 4.1 Tabel Peserta

No Nama field Tipe data Lebar Keterangan

1 Id_peserta Int 8 Nomor induk Peserta

2 Nama_lengkap varchar 50 Nama lengkap peserta

3 Nama_panggilan varchar 15 Nama panggilan peserta

4 Kelas_sekolah char 3 Kelas peserta

Tabel jadwal

Nama tabel : jadwal

Kunci primer : id_jadwal

Kunci tamu : id_kelas, id_ruang, id_tentor

Fungsi tabel : untuk menyimpan data setting jadwal

Jumlah field : 6

Struktur Tabel

Tabel 4.2 Tabel jadwal

No Nama field Tipe data Lebar Keterangan

1 Id_jadwal Int 5 Nomor identitas jadwal

2 Hari Enum Hari dalam jadwal

3 Jam Time Jam dalam jadwal

4 Id_kelas Int 5 Kunci tamu id_kelas

5 Id_tentor Int 5 Kunci tamu id_tentor

6 Id_ruang Int 2 Kunci tamu Id_ruang

Tabel bimbingan

Nama tabel : bimbingan

Kunci primer : id_bimbingan

Fungsi tabel : untuk menyimpan data jenis bimbingan

Jumlah field : 4

Struktur Tabel

Tabel 4.3 Tabel bimbingan

No Nama field Tipe data Lebar Keterangan

1 Id_bimbingan Int 2 Nomor identitas

bimbingan

2 Nama_bimbingan varchar 25 Nama bimbingan

3 Jml_peserta Int 2 Jumlah peserta dalam satu

bimbingan

4 Jml_pertemuan Int 2 Jumlah pertemuan per

minggu

5 Jns_bimbingan enum Jenis bimbingan yang ada

(privat, klasikal)

6 Tempat enum Lokasi pembelajaran

berlangsung (rumah,efec)

Tabel tentor

Nama tabel : tentor

Kunci primer : id_tentor

Fungsi tabel : untuk menyimpan data tentor

Jumlah field : 3

Struktur Tabel

Tabel 4.4 Tabel tentor

No Nama field Tipe data Lebar Keterangan

1 Id_tentor Int 5 Nomor identitas tentor

2 Nm_lengkap varchar 50 Nama lengkap tentor

3 Keahlian Enum Keahlian tentor (pra, sd,

smp, sma)

Tabel ambil_kelas

Nama tabel : ambil_kelas

Kunci primer : id_peserta, id_kelas,id_bimbingan

Fungsi tabel : untuk menyimpan data ambil kelas

Jumlah field : 3

Struktur Tabel

Tabel 4.5 Tabel ambil_kelas

No Nama field Tipe data Lebar Keterangan

1 Id_peserta Int 8 Kunci tamu id_peserta

2 Id_kelas Int 5 Kunci tamu id_kelas

3 Id_bimbingan Int 2 Kunci tamu id-bimbingan

Tabel kelas_bimbingan

Nama tabel : kelas_bimbingan

Kunci primer : id_kelas

Fungsi tabel : untuk menyimpan data kelas dalam bimbingan

Jumlah field : 2

Struktur Tabel

Tabel 4.6 Tabel kelas_bimbingan

No Nama field Tipe data Lebar Keterangan

1 Id_kelas Int 5 Nomor identitas kelas

2 Nama_kelas Varchar 25 Nama kelas bimbingan

Tabel ruang

Nama Tabel : ruang

Kunci primer : id_ruang

Fungsi Tabel : Untuk menyimpan data ruangan

Jumlah Field : 3

Struktur Tabel

Tabel 4.7 Tabel ruang

No Nama field Tipe data Lebar Keterangan

1 Id_ruang Int 2 Nomor identitas ruang

2 Nama_ruang Varchar 20 Nama ruangan

3 Kapasitas Int 2 Kapasitas ruangan

Tabel berikut merupakan tabel bantuan yang digunakan untuk

memudahkan dalam menggunakan sistem tetapi tidak ditampilkan dalam relasi

tabel dan DAD. Tabel tersebut adalah :

Tabel setting umum

Nama tabel : setting_umum

Fungsi tabel : untuk menyimpan data setting umum

Jumlah field : 5

Struktur Tabel

Tabel 4.8 Tabel setting umum

No Nama field Tipe data Lebar Keterangan

1 Cop varchar 40 Nama bimbingan belajar

2 Alamat varchar 100 Alamat bimbingan belajar

3 Wall Varchar 100 gambardepan

4 Username varchar 50 Username admin

5 password varchar 100 Password admin

G. DAD

1. Diagram konteks

Diagram konteks adalah gambaran umum sistem secara keseluruhan

dimana sistem menerima data dan memberikan laporan. Dalam diagram konteks

pada sistem ini mempunyai tiga entitas luar atau sumber data yaitu peserta,

tentor, admin. Diagram konteks ditunjukan pada gambar 4.9

Gambar 4.9 diagram konteks

2. Diagram berjenjang

Diagram berjenjang adalah pembagian proses pada sistem. Sistem dibagi

lagi menjadi sub bab - sub bab yang fungsinya untuk mendeskripsikan dari proses

tersebut. Sistem ini dibagi menjadi tiga proses yaitu pengolahan data master,

transaksi dan laporan. Perancangan diagram konteks dapat dilihat pada gambar

4.10

Gambar 4.10 diagram berjenjang

3. DAD level 0

DAD Level 0 adalah gambaran secara keseluruhan sistem berjalan. Setiap

entitas menginputkan data dan diproses oleh sistem yang kemudian diolah

menjadi laporan-laporan. Perancangan DAD level 0 dapat dilihat pada gambar

4.11

Gambar 4.11 DAD level 0

4. DAD level 1 pengolahan data master

DAD Level 1 input data adalah proses input data yang akan dilakukan oleh

entitas maupun sistem kedalam database yang akan digunakan sebagai tabel

master. Sistem ini mempunyai lima proses data yaitu pengolahan data master

peserta, pengolahan data master tentor, pengolahan data master bimbingan,

pengolahan data master kelas_bimbingan dan pengolahan data master ruang

seperti yang terlihat pada gambar 4.12

Gambar 4.12 DAD level 1 pengolahan data master

5. DAD level 1 Transaksi

DAD level 1 proses transaksi adalah proses transaksi ambil_bimbingan,

transaksi ambil_kelas dan proses transaksi jadwal. Perancangan DAD level 1

proses data dapat dilihat pada gambar 4.13

Gambar 4.13 DAD level 1 transaksi

6. DAD level 1 laporan

DAD level 1 laporan adalah proses pencetakan laporan dari tiap tabel yang

telah diinputkan datanya. Pada DAD level 1 laporan ini mengolah empat laporan

yaitu laporan jadwal per minggu, laporan jadwal peserta, laporan jadwal tentor

dan laporan kelas. Perancangan DAD level 1 Laporan dapat dilihat pada gambar

4.14

Gambar 4.14 DAD level 1 Laporan

H. FLOWCHART SISTEM

I. DAFTAR PUSTAKA

Amti, E dan Prayitno., 2004. Dasar-Dasar Bimbingan Konseling, Cetakan ke-2

Baker, Kenneth R. 1974. Introduction to Sequencing and Scheduling. New York: John Wiley & Sons, Inc.

Fatansyah,1999. Buku Teks Ilmu Komputer : Basis Data, Informatika, Bandung.

Fatta Al-Hanif, 2009, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset Yogyakarta

Husni, 2004, Pemprograman Database Dengan Delphi, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Jogiyanto, 1989, Analisis & Desain. Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, Andi, Yogyakarta

Jogiyanto, 2001, Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.

Jogiyanto, 1999, Analisis & Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, edisi ke-2. Andi Yogyakarta.

Kadir, A., 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit ANDI, Yogyakarta.

Kadir, A., 2008, Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional, Andi Offset, Yogyakarta

Kadir, A,. 2009. Pengenalan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta.

Kristanto, A., 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gava Media, Yogyakarta.

Kristanto, H., 1994, Konsep dan Perancangan Database, Andi Offset, Yogyakarta.

Kurniawati, D. dan Prayitno, E., 2009, “Pengantar Sistem Informasi”, Mahameru Press, Yogyakarta.

Kusdiawan, W., 2010, Cara Mudah dan Cepat Membuat Program Aplikasi Database dengan Delphi, Penerbit Gava Media, Yogyakarta.

Kusrini, 2006, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Penerbit ANDI, Yogyakarta.

MADCOMS, 2002, Seri Panduan Pemrograman Pemrograman Borland Delphi 7 Jilid 1, Penerbit ANDI, Yogyakarta.

Muttaqin, P. dan Permana,S.E., 2011, Sistem Informasi Penjadwalan Pembelajaran Berbasis Metode Algoritma Genetik untuk Mengoptimalkan Proses Belajar Mengajar di SMPN 2 Jamblang, Teknik Informatika, STMIK IKMI, Cirebon

Nurihsan, J. 2003. Dasar-Dasar Bimbingan dan Konseling. Bandung.

Parwati, A., 2011. Sistem Informasi LPK Prima Berbasis Web, Skripsi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Widya Dharma, Klaten.

Sutabri, T., 2012, Analisis Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.

Roup, M., 2008, Sistem Informasi Penjadwalan Matakuliah Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Mysql pada STMIK El Rahma Yogyakarta, Skripsi, Sistem Informasi, STMIK El Rahma, Yogyakarta.

Winkel, W.S., 1997, Bimbingan dan konseling di Institusi Pendidikan, Gramedia, Jakarta