arsip nasional republik indonesiaanri.go.id/assets/download/92protap no 65 tahun 2010 tentang... ·...

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Pelayanan Terhadap Pimpinan telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal Juli 2010

Plt. SEKRETARIS UTAMA,

GINA MASUDAH HUSNI


PROSEDUR TETAP

NOMOR 65 TAHUN 2010

TENTANG

PELAYANAN TERHADAP PIMPINAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Umum

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan Lembaga Pemerintah Non

Kementerian yang mempunyai tanggung jawab sebagai penyelenggara kearsipan nasional

yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dalam

melaksanakan tanggung jawab ANRI perlu dukungan administrasi yang rapi dan sistematis,

sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Salah satu dukungan administrasi yang dilakukan adalah Pelayanan Terhadap

Pimpinan sebagaimana tertuang dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik

Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip

Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010. Tugas dan fungsi Tata Usaha

Pimpinan adalah melaksanakan kegiatan Pelayanan Terhadap Pimpinan di lingkungan

Kepala, Sekretaris Utama, dan para Deputi.

Pelayanan Terhadap Pimpinan yang terpadu dan berkesinambungan sesuai dengan

pedoman dan aturan yang telah ditetapkan akan menunjang kinerja SDM dan keberhasilan

tujuan organisasi secara keseluruhan. Selain melakukan kegiatan Pelayanan Terhadap

Pimpinan juga melakukan koordinasi dengan unit–unit kerja lain yang terkait seperti Bagian

Kearsipan, Bagian Humas, Bagian Perencanaan, Bagian Keuangan dan Bagian

Kepegawaian.

Kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi di Bagian Tata Usaha Pimpinan dalam

Pelayanan Terhadap Pimpinan akan berhasil apabila ditunjang dengan Sumber Daya

Manusia yang mempunyai keterampilan bidang administrasi, kesekretarisan, komputer,

bahasa dan pengelolaan arsip yang baik. Bidang ketatausahan merupakan tolak ukur

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

keberhasilan administrasi dan pencapaian tujuan organisasi ANRI sesuai dengan visi dan

misinya.

B. Maksud dan Tujuan

Dengan adanya Prosedur Tetap Pelayanan Terhadap Pimpinan di lingkungan ANRI

dimaksudkan agar ada ketentuan/aturan serta proses yang jelas tentang Pelayanan Terhadap

Pimpinan terhadap pimpinan ANRI yang dilaksanakan oleh Bagian Tata Usaha Pimpinan

pada khususnya dan unit-unit kerja ANRI pada umumnya.

Tujuannya adalah untuk keseragaman dan ketertiban dalam kegiatan pelayanan

terhadap pimpinan baik segi administrasi maupun proses kerja dalam rangka pengambilan

keputusan yang dilakukan oleh pimpinan ANRI.

C. Ruang Lingkup

Materi Prosedur Tetap Pelayanan Terhadap Pimpinan di Bagian Tata Usaha

Pimpinan adalah pengaturan agenda kegiatan pimpinan, penyelenggaraan rapat di

lingkungan pimpinan (rapat pimpinan, rapat baperjakat, rapat unit), penyiapan bahan

presentasi/pidato pimpinan, pelayanan persiapan perjalanan dinas pimpinan, pelayanan

telepon, dan penerimaan tamu pimpinan.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 5071);

2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintah;

3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008

tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua

kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 05 Tahun 2010;

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia.


- 3 -

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:

1. Prosedur Tetap adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang tata

cara kerja dan urutan kegiatan tertentu.

2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat

dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah

dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.

3. Penyiapan konsep naskah dinas adalah kegiatan pembuatan konsep naskah dinas sampai

dengan pengetikan final naskah dinas.

4. Pimpinan adalah seluruh Pejabat di ANRI yang memegang jabatan eselon I dan

eselon II.

5. Pencatatan Naskah Dinas Masuk adalah kegiatan pencataan/agenda naskah dinas yang

masuk ke pimpinan dari instansi luar ANRI atau dari internal ANRI.

6. Pencatatan Naskah Dinas Keluar adalah kegiatan pencatatan/agenda naskah dinas keluar

dari instansi ANRI kepada instansi lain yang terkait.

7. Pendistribusian Naskah Dinas adalah kegiatan pendistribusian naskah dinas masuk.

yang telah mendapat disposisi dari pimpinan setingkat eselon I kepada unit-unit di

bawahnya setingkat eselon II dan termasuk naskah dinas keluar ANRI.

8. Pengaturan agenda kegiatan pimpinan adalah pengaturan dan penjadwalan kegiatan

/acara pimpinan.

9. Penjadwalan rapat pimpinan (Rapim) dan Rapat di lingkungan Sekretariat Utama adalah

pengaturan jadwal, undangan, dan tempat rapat.

10. Penyiapan bahan presentasi/pidato pimpinan adalah kegiatan penyiapan bahan

presentasi/pidato pimpinan dapat berupa slide atau naskah pidato.

11. Pelayanan persiapan perjalanan dinas pimpinan adalah kegiatan penyiapan berkas

termasuk di dalamnya surat perintah dan SPPD perjalanan dinas pimpinan.

12. Pelayanan telepon adalah kegiatan pelayanan penerimaan dan pelayanan telepon keluar

pimpinan.

13. Penerimaan tamu pimpinan adalah pengaturan waktu penerimaan tamu yang akan

menghadap kepada pimpinan.


- 4 -

BAB II

PROSEDUR PELAYANAN TERHADAP PIMPINAN

A. Pengaturan Agenda/Jadwal Kegiatan Pimpinan

Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah berurutan sebagai

berikut:

1. Staf/Arsiparis menerima dan mencatat naskah dinas dari internal/eksternal ANRI

tentang undangan rapat, permohonan narasumber, dan kunjungan kerja.

2. a. Kepala Bagian (Kabag) TU Pimpinan menerima laporan tentang undangan rapat,

permohonan narasumber, dan kunjungan kerja untuk Kepala ANRI.

b. Kasubag TU Pimpinan menerima laporan tentang undangan rapat, permohonan

narasumber, dan kunjungan kerja untuk para Eselon I.

3. Pimpinan menerima naskah dinas/informasi tersebut untuk menentukan keputusan

apabila ada pendelegasian.

4. Kabag TU Pimpinan melakukan konfirmasi tentang kehadiran para pimpinan kepada

pihak eksternal/internal.

B. Penyelenggaraan Rapat di Lingkungan Pimpinan

Penyelenggaraan rapat di lingkungan pimpinan merupakan kegiatan pengaturan

rapat di lingkungan Pimpinan ANRI. Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu

langkah-langkah yang berurutan sebagai berikut:

1. Rapat Pimpinan

Rapat pimpinan dilakukan setiap bulan pada minggu pertama yang dihadiri

oleh Pimpinan tingkat eselon I, II dan III terkait yang membahas masalah-masalah

organisasi ANRI secara menyeluruh dan dipimpin oleh Kepala ANRI. Untuk

pelaksanaan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah dengan urutan sebagai berikut:

a. Kabag TU Pimpinan menerima dan mendisposisikan perintah tentang pelaksanaan

rapat pimpinan.

b. Kasubag TU Pimpinan memerintahkan untuk membuat undangan dan daftar hadir

rapat.

c. Staf/Arsiparis membuat undangan rapat, mendistribusikan kepada Eselon I,II,III

terkait, serta membuat daftar hadir.

d. Kasubag TU Pimpinan melaporkan hasil pendistribusian dan membuat notulen

rapat kepada Kabag Tu Pimpinan.

e. Kabag TU Pimpinan melakukan koordinasi dengan:


- 5 -

1) Kasubag Perlengkapan dna Rumah Tangga untuk penyediaan ruang rapat dan

konsumsi

2) Kasubag Publikasi dna dokumnetasi untuk serta dokumentasi dan rekaman

suara.

f. Kepala ANRI menerima laporan hasil rapat pimpinan.

2. Rapat Baperjakat

Rapat Badan Pertimbang Jabatan dan Kepangkatan (Baperjakat) anggotanya

terdiri dari para pejabat eselon I dan Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian (eselon II).

Untuk pelaksanaan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah dengan urutan:

a. Kabag TU Pimpinan menerima informasi dari Bagian Kepegawaian tentang

pelaksanaan rapat Baperjakat.

b. Kasubag TU Pimpinan menerima perintah untuk mengkomunikasikan pelaksanaan

rapat:

1) Jika pelaksanaan rapat tidak ada perubahan, maka Kasubag TU Pimpinan

menginformasikan kepada pejabat terkait.

2) Jika pelaksanaan rapat ada perubahan, maka Kasubag TU Pimpinan

berkoordinasi Kabag TU Pimpinan.

c. Pimpinan ANRI menerima informasi tentang pelaksanaan rapat yang sifatnya

terbatas.

d. Kabag TU Pimpinan melakukan koordinasi pelaksanaan rapat tersebut kepada

Subag Perlengkapan dan RT untuk penyediaan ruangan dan konsumsi.

3. Rapat Unit

Rapat Unit dilakukan unit internal ANRI yang diusulkan minimal setingkat

Eselon II. Untuk pelaksanaan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah dengan urutan:

a. Kasubag TU Pimpinan menerima informasi tentang rapat yang melibatkan

pimpinan dari unit kerja pengusul dan membuatkan jadwal bagi pimpinan untuk

memimpin rapat.

b. Staf/Arsiparis menerima perintah untuk membuat undangan dan daftar hadir kepada

pejabat terkait serta mendistribusikan undangan tersebut.

c. Pimpinan ANRI menerima informasi tentang adanya rapat baik melalui undangan

maupun telepon bila sifatnya mendadak.

d. Kasubag TU Pimpinan melakukan koordinasi pelaksanaan rapat tersebut kepada

Subag Perlengkapan dan RT untuk penyediaan ruangan dan konsumsi.

e. Kasubag TU Pimpinan menerima perintah untuk membuat notulen rapat dan

melaporkan hasil penyelenggaraan rapat kepada Pimpinan ANRI.


- 6 -

f. Kabag TU Pimpinan menerima laporan dari Kasubag TU Pimpinan tentang

penyelenggaraan rapat kerja unit.

C. Penyiapan Bahan Presentasi/Pidato Pimpinan ANRI

Kegiatan penyiapan bahan presentasi/pidato pimpinan dapat berupa slide atau

naskah pidato. Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah sebagai

berikut:

1. Kabag TU Pimpinan menerima instruksi tentang adanya kegiatan yang membutuhkan

bahan presentasi/pidato.

2. Kasubag TU Pimpinan menerima perintah untuk mencari dan mengumpulkan referensi

yang berkaitan dengan bahan presentasi/pidato.

3. a. Kabag TU Pimpinan menerima pelaporan hasil pembuatan dan perbaikan bahan

presentasi/pidato dalam bentuk Microsoft Word dan Power Point.

b. Kasubag TU Pimpinan mengawasi pembuatan dan perbaikan bahan

presentasi/pidato dalam bentuk Microsoft Word dan Power Point.

c. Staf/Arsiparis melakukan kompilasi dari bahan-bahan referensi untuk membuat dan

memperbaiki bahan presentasi/pidato dalam bentuk Microsoft Word dan Power

Point.

4. Pimpinan ANRI memberikan persetujuan terhadap draft presentasi/pidato.

a. Jika ada revisi/perbaikan terhadap draft presentasi/pidato maka diserahkan kembali

ke Kabag TU Pimpinan.

b. Jika tidak ada revisi/perbaikan, naskah presentasi/pidato diketik final.

5. Pimpinan ANRI menerima naskah presentasi/pidato final dalam bentuk soft copy dan

hard copy.

D. Pelayanan Persiapan Perjalanan Dinas Pimpinan

Kegiatan ini meliputi penyiapan berkas termasuk di dalamnya surat perintah dan

SPPD perjalanan dinas pimpinan. Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-

langkah sebagai berikut:

1. Kasubag TU Pimpinan menerima informasi tentang penugasan maupun penunjukan

sebagai nara sumber yang akan dilakukan pimpinan ANRI.

2. Staf/Arsiparis menerima perintah untuk membuat konsep surat perintah.

3. Kasubag TU Pimpinan menerima konsep surat perintah dan menyampaikan kepada

pimpinan ANRI, serta memperbaiki konsep tersebut.

4. Pimpinan ANRI memberikan persetujuan terhadap surat perintah.

a. Jika ada perbaikan, berkas dikembalikan kepada Kasubag TU Pimpinan

b. Jika tidak ada perbaikan, berkas diteruskan untuk proses selanjutnya.


- 7 -

5. Setelah Surat Perintah siap, maka:

a. Kabag TU Pimpinan melakukan koordinasi dengan Bagian Keuangan untuk hal

yang berkaitan dengan Kepala ANRI;

b. Kasubag TU Pimpinan melakukan koordinasi dengan Bagian Keuangan untuk hal

yang berkaitan Eselon I lainnya.

E. Pelayanan Telepon

Pelayanan Telepon merupakan kegiatan pelayanan penerimaan telepon dan telepon

keluar pimpinan. Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah sebagai

berikut:

1. Staf/Arsiparis menerima telepon baik dari internal maupun eksternal, serta mencatat

informasi penting sesuai kebutuhan.

2. a. Kabag TU Pimpinan menyampaikan informasi kepada Pimpinan (Kepala ANRI)

jika ada hal yang penting dan berbicara dengan penelepon bila Pimpinan (Kepala

ANRI) berkenan.

b. Kasubag TU Pimpinan menyampaikan informasi kepada pimpinan (Eselon I) jika ada

hal yang penting dan berbicara dengan penelepon bila pimpinan (Eselon I) berkenan.

3. Pimpinan ANRI berkenan menerima dan atau menelepon ke unit kerja dan atau instansi

luar.

F. Penerimaan Tamu Pimpinan

Penerimaan tamu pimpinan merupakan pengaturan waktu penerimaan tamu yang

akan menghadap kepada pimpinan. Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-

langkah sebagai berikut:

1. Kasubag TU Pimpinan menerima permohonan bertemu baik langsung maupun tidak

langsung (menggunakan naskah dinas permohonan kunjungan).

2. Kabag TU Pimpinan menerima laporan dan memberikan adanya permohonan informasi

bertemu baik langsung/tidak langsung.

3. Pimpinan ANRI (Eselon I) memberikan persetujuan atas permohonan bertemu.

a. Jika Pimpinan tidak berkenan, maka informasi dicatat pada Kabag TU pimpinan

b. Jika Pimpinan berkenan, segera disusun jadwal.

4. Kabag TU Pimpinan menyusun jadwal bertemu dan mencatat dalam agenda pimpinan.

5. Kabag TU Pimpinan melakukan koordinasi dengan Kasubag Perlengkapan dan RT

untuk penyediaan ruangan dan konsumsi.


- 8 -

BAB III

PENUTUP

Prosedur Tetap tentang Pelayanan Terhadap Pimpinan ini dapat menjadi acuan khususnya

bagi unit kerja di Lingkungan Bagian Tata Usaha Pimpinan ANRI dalam melaksanakan tugas

dan fungsi ketatausahaan dan unit kerja di Lingkungan ANRI pada umumnya sehingga pada

akhirnya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan

pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional.

Prosedur Tetap tentang Pelayanan Terhadap Pimpinan ini mulai berlaku pada tanggal

ditetapkan. Dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan

sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal Juli 2010

KEPALA BIRO PERENCANAAN,

MULTI SISWATI


LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP

NOMOR 65 TAHUN 2010

TENTANG



- 1 -

DAFTAR LAMPIRAN


LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENGATURAN AGENDA/JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PENYELENGGARAAN RAPAT PIMPINAN

LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PENYELENGGARAAN RAPAT BAPERJAKAT

LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR PENYELENGGARAAN RAPAT UNIT

LAMPIRAN 5 DIAGRAM ALIR PENYIAPAN BAHAN PRESENTASI/PIDATO PIMPINAN ANRI

LAMPIRAN 6 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PERSIAPAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN

LAMPIRAN 7 DIAGRAM ALIR PELAYANAN TELEPON

LAMPIRAN 8 DIAGRAM ALIR PENERIMAAN TAMU PIMPINAN


- 2 -

DIAGRAM ALIR

PENGATURAN AGENDA/JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Staf/Arsiparis Kasubag

TU Pimpinan

Kabag TU Pimpinan

Pimpinan ANRI

1. Menerima dan mencatat naskah dinas dari internal /eksternal ANRI tentang undangan rapat, permohonan narasumber, dan kunjungan kerja

2. Menerima laporan tentang undangan rapat, permohonan narasumber, dan kunjungan kerja: a. Kabag TU Pimpinan untuk

Kepala ANRI b. Kasubag TU Pimpinan untuk

untuk Eselon I lainnya

3. Menerima naskah dinas/informasi tersebut untuk menentukan keputusan apabila ada pendelegasian

4. Melakukan konfirmasi tentangkehadiran pimpinan kepada pihak eksternal/internal

Norma waktu: 60 Menit

Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juli 2010


- 3 -

DIAGRAM ALIR

PENYELENGGARAAN RAPAT PIMPINAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Staf/Arsiparis Kasubag TU Pimpinan

Kabag TU

Pimpinan

Kepala ANRI

Kasubag

Perlengkapan dan Rumah

Tangga

Kasubag

Publikasi dan Dokumentasi

1. Menerima dan mendisposisikan perintah pelaksanaan rapat pimpinan

2. Memerintahkan untuk membuat undangan dan daftar hadir rapat

3. Membuat undangan rapat, mendistribusikan kepada Eselon I,II,III terkait, serta membuat daftar hadir

4. Melaporkan hasil pendistribusian dan membuat notulen rapat

5. Melakukan koordinasi penyediaan ruang rapat dan konsumsi

6. Melakukan koordinasi dokumentasi dan rekaman suara pimpinan

7. Menerima laporan hasil rapat pimpinan

Norma waktu: 1 Hari Kerja



- 4 -

DIAGRAM ALIR

RAPAT BAPERJAKAT

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Kasubag TU Pimpinan

Kabag TU Pimpinan

Pimpinan ANRI

Kasubag

Perlengkapan dan RT

1 Menerima informasi dari Bagian Kepegawaian tentang pelaksanaan rapat Baperjakat

2 Menerima perintah dan mengkomunikasikan pelaksanaan rapat kepada pejabat terkait: a. Menginformasikan kepada

pejabat terkait jika pelaksanaan rapat tidak ada perubahan

b. Berkoordinasi dengan Kabag TU Pimpinan jika pelaksanaan rapat ada perubahan

Ya

Tidak

3 Menerima informasi pelaksanaan rapat yang sifatnya terbatas

4 Melakukan koordinasi pelaksanaan rapat tersebut kepada Subag Perlengkapan dan RT untuk penyediaan ruangan dan konsumsi




- 5 -

DIAGRAM ALIR

PENYELENGGARAAN RAPAT UNIT

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian


TU Pimpinan

Kabag TU

Pimpinan

Pimpinan ANRI

Kasubag

Perlengkapan dan RT

1 Menerima informasi tentang rapat yang melibatkan pimpinan dari unit kerja pengusul dan membuatkan jadwal bagi pimpinan untuk memimpin rapat

2 Menerima perintah untuk membuat undangan dan daftar hadir kepada pejabat terkait serta mendistribusikan undangan tersebut

3 Menerima informasi tentang adanya rapat baik melalui undangan maupun telepon bila sifatnya mendadak

4 Melakukan koordinasi pelaksanaan rapat tersebut kepada Subag Perlengkapan dan RT untuk penyediaan ruangan dan konsumsi

5 Menerima perintah untuk membuat notulen rapat dan melaporkan hasil penyelenggaraan rapat

6 Menerima laporan tentang penyelenggaraan rapat kerja unit




- 6 -

DIAGRAM ALIR

PENYIAPAN BAHAN PRESENTASI/PIDATO PIMPINAN ANRI

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian


TU Pimpinan

Kabag TU Pimpinan

Pimpinan ANRI

1 Menerima instruksi tentang adanya kegiatan yang membutuhkan bahan presentasi/pidato

2 Menerima perintah untuk mencari dan mengumpulkan referensi yang berkaitan dengan bahan presentasi/pidato

3 a. Staf/Arsiparis melakukan kompilasi dari bahan-bahan referensi untuk pembuatan dan perbaikan bahan presentasi/pidato dalam bentuk Microsoft Word dan Power Point.

b. Kasubag TU Pimpinan mengawasi pembuatan dan perbaikan bahan presentasi/pidato dalam bentuk Microsoft Word dan Power Point.

c. Kabag TU Pimpinan menerima pelaporan hasil pembuatan dan perbaikan bahan presentasi/pidato dalam bentuk Microsoft Word dan Power Point.

4 Memberikan persetujuan dan memerintahkan ketik final draf presentasi/pidato

Tidak

5 Menerima perintah, melakukan ketik final dan menyampaikan hasilnya

Ya

6 Menerima naskah presentasi/pidato final dalam bentuk soft copy dan hard Copy

Norma waktu: 4 Jam



- 7 -

DIAGRAM ALIR

PELAYANAN PERSIAPAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian


TU Pimpinan

Kabag TU Pimpinan

Pimpinan ANRI

1 Menerima informasi tentang penugasan maupun penunjukan sebagai nara sumber yang akan dilakukan pimpinan ANRI

2 Menerima perintah untuk membuat konsep surat perintah

3 Menerima konsep surat perintah dan menyampaikan kepada pimpinan ANRI, serta memperbaiki konsep tersebut

Tidak

4 Memberikan persetujuan terhadap surat perintah

Ya

5 a. Kabag TU Pimpinan melakukan koordinasi dengan Bagian Keuangan untuk hal yang berkaitan dengan Kepala ANRI

b. Kasubag TU Pimpinan melakukan koordinasi dengan Bagian Keuangan untuk hal yang berkaitan dengan Eselon I lainnya




- 8 -

DIAGRAM ALIR

PELAYANAN TELEPON

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian


TU Pimpinan

Kabag TU Pimpinan

Pimpinan ANRI

1 Menerima telepon baik dari internal maupun eksternal, serta mencatat informasi penting sesuai kebutuhan

2 a. Kabag TU Pimpinan menyampaikan informasi kepada pimpinan (Kepala ANRI) jika ada hal yang penting dan berbicara dengan penelepon bila pimpinan (Kepala ANRI) berkenan

b. Kasubag TU Pimpinan menyampaikan informasi kepada pimpinan (Eselon I) jika ada hal yang penting dan berbicara dengan penelepon bila pimpinan (Eselon I) berkenan

3 Menerima dan atau menelepon ke unit kerja atau instansi luar




- 9 -

DIAGRAM ALIR

PENERIMAAN TAMU PIMPINAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Kasubag TU Pimpinan

Kabag TU Pimpinan

Pimpinan ANRI

(ESE.I)

1 Menerima permohonan bertemu baik langsung maupun tidak langsung (menggunakan naskah dinas permohonan kunjungan)

2 Menerima laporan dan memberikan adanya permohonan informasi bertemu baik langsung/tidak langsung

3 Memberikan persetujuan atas permohonan bertemu

Tidak

4 Menyusun jadwal bertemu dan mencatat dalam agenda pimpinan

Ya

5 Melakukan koordinasi untuk penyediaan ruangan dan konsumsi dengan Kasubag Perlengkapan dan RT


KEPALA BIRO PERENCANAAN,

MULTI SISWATI



- 10 -

arsip nasional republik indonesiaanri.go.id/assets/download/92protap no 65 tahun 2010 tentang... ·...

Documents