arsip nasional republik indonesia - anri.go.id no 12 tahun 2009 tentang... · (badan/kantor...

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru telah

saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal Agustus 2009

Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

TULKHAH MANSYUR


PROSEDUR TETAP

NOMOR 12 TAHUN 2009

TENTANG

PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU

BAB I PENDAHULUAN

A. Umum

Arsip statis media baru sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset

bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip media baru

merupakan tanggung jawab Lembaga Kearsipan baik di pusat (ANRI), maupun di daerah

(Badan/Kantor Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi

yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai

dalam mengisi kemerdekaan.

Arsip media baru disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan Lembaga

Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan,

penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi

terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi di

Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting.

Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran

ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi

yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar,

guide, senarai maupun inventaris arsip media baru. Disinilah peran Direktorat Pengolahan

Arsip.

Pengolahan arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA

dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus

dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip media baru yang benar maka di

samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk

teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap Penyusunan

Inventaris Arsip Media Baru.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

B. Maksud dan Tujuan

Penyusunan Prosedur Tetap ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat

kesamaan pemahaman dan langkah kerja dalam menyusun inventaris arsip media baru.

Tujuan prosedur tetap ini sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Sub Direktorat

Pengolahan Arsip Media Baru, sehingga inventaris arsip media baru yang disusun memiliki

relevansi atas unsur-unsur yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru ini berlaku dan digunakan di

lingkungan Unit Pengolahan Arsip Media Baru. Prosedur Tetap ini meliputi penyusunan

inventaris arsip media baru, identifikasi arsip media baru, penyusunan rencana teknis,

penelusuran sumber dan referensi, penyusunan skema sementara, rekonstruksi arsip media

baru, deskripsi arsip media baru, penyusunan skema definitif, manuver fisches, penomoran

definitif, manuver fisik arsip media baru, labeling arsip, boksing/penempatan arsip dalam

tempatnya, penulisan inventaris arsip media baru, penilaian dan penelaahan (uji petik arsip,

keterbukaan dan ketertutupan arsip, diagram penilaian kerusakan arsip), ekspose inventaris

arsip, penyempurnaan inventaris arsip media baru, pengesahan inventaris arsip media baru.

D. Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 2964);

2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP);

4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008

tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia;

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia.


- 3 -

E. Pengertian

1. Arsip Media Baru adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam

media magnetik menggunakan perangkat elektronik. Termasuk kategori arsip media baru

adalah arsip elektronik dan arsip jenis lain yang tidak berbasis kertas misalnya foto, film,

video, kaset rekaman suara, mikrofilm, mikrofis.

a. Arsip Foto adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam citra gambar diam, tidak

bergerak.

b. Arsip Film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images),

terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada bahan dasar film, yang

penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan peralatan khusus.

c. Arsip Video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving

images), terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada pita magnetik

yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik.

d. Arsip Rekaman Suara adalah arsip yang informasinya terekam dalam sinyal

suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu.

e. Arsip Mikrofilm adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam mikrofotograf di

atas bahan film.

f. Arsip Mikrofis adalah arsip yang terekam dalam selembar mikrofilm yang berisikan

citra-mikro yang banyak dalam suatu pola yang menggunakan garis-garis jeruji yang

paralel.

g. Arsip Elektronik adalah arsip yang isi informasi direkam dalam media magnetik

maupun digital, untuk membacanya menggunakan perangkat elektronik, yang

termasuk kategori arsip elektronik adalah CD, DVD, floppy disk.

2. Boksing adalah kegiatan memasukkan arsip media baru ke dalam boks, can atau

tempatnya sesuai dengan ukurannya.

3. Deskripsi Arsip Media Baru adalah kegiatan penyusunan kelompok arsip media baru

yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya

pada suatu kartu fische (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan

yang berlaku. Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh

dari suatu arsip media baru yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut

sementara sesuai dengan nomor sementara arsipnya.

4. Identifikasi Arsip Media Baru adalah suatu kegiatan pendataan arsip media baru secara

langsung di lokasi penyimpanan arsip media baru baik fisik arsip, sistem penataan arsip

maupun provenance atau pencipta arsipnya.

5. Inventaris Arsip Media Baru adalah salah satu sarana penemuan arsip yang merekam

informasi dari arsip media baru dilengkapi dengan pendahuluan, sejarah organisasi,

indeks dan lain-lain.


- 4 -

6. Labeling Arsip Media Baru adalah pemberian identitas pada arsip media baru sesuai

dengan nomor urut arsipnya.

7. Manuver Fisik Arsip Media Baru yaitu kegiatan penyusunan fisik arsip media baru

sehingga arsipnya tersusun sesuai dengan inventaris yang dibuat. Penyusunan dilakukan

setelah penomoran definitif selesai. Arsip media baru disusun sesuai dengan nomor urut

yang tertera pada amplop, can, dan boks tempat arsip media baru.

8. Manuver Kartu Deskripsi adalah kegiatan mengelompokkan kartu deskripsi arsip media

baru sesuai dengan skema definitif yang dibuat.

9. Pejabat Yang Berwenang adalah pejabat yang berhak untuk memberi paraf dan atau

menandatangani Prosedur Tetap sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan.

10. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah suatu kegiatan penelitian data melalui sumber

cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip media baru yang

akan diolah.

11. Pengesahan Arsip Media Baru adalah suatu kegiatan melakukan legalisasi hasil

penyempurnaan inventaris arsip media baru dari pimpinan yang berwewenang.

12. Penilaian dan Penelahaan adalah kegiatan penelaahan terhadap hasil penulisan inventaris

yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip

Media Baru dan Direktur Pengolahan Arsip.

13. Penomoran Definitif yaitu kegiatan pemberian nomor urut pada arsip media baru secara

tetap baik pada kartu deskripsi maupun pada arsipnya sesuai dengan hasil manuver kartu

deskripsi. Nomor definitif ini menjadi dasar penyusunan nomor urut arsip media baru

pada inventaris arsip. Nomor definitif inilah yang dijadikan sebagai pedoman jalan masuk

bagi penemuan kembali arsip media baru atau penataan dan penyimpanan arsipnya.

14. Penulisan Inventaris Arsip Media Baru adalah perumusan materi prosedur tetap

inventaris yang dituangkan dalam format inventaris berdasarkan hasil identifikasi arsip

media baru, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di lingkungan Arsip

Nasional Republik Indonesia.

15. Penyempurnaan adalah suatu kegiatan penyempurnaan dan editing terhadap inventaris

arsip media baru yang telah mendapat penilaian dan penelaahan dari atasan yang

berwenang.

16. Penyusunan skema definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan

informasi arsip media baru yang sudah definitif (tetap).

17. Prosedur Tetap adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan

urutan kegiatan tertentu.

18. Rekonstruksi Arsip Media Baru adalah kegiatan menata kembali arsip media baru dalam

rangka penataan arsip media baru dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan

yang berlaku.


- 5 -

19. Rencana Teknis adalah suatu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan

perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan

kegiatan penyusunan inventaris arsip media baru.

20. Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka sementara yang akan

digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip media baru dan akan digunakan

sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip media baru yang tercipta dari

fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu Organisasi/Lembaga/Aktivitas Tokoh.


- 6 -

BAB II

PROSEDUR PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP MEDIA BARU

Prosedur Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru melalui tahapan sebagai berikut:

1. Melaksanakan Identifikasi Arsip Media Baru

Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru diawali dengan melakukan kegiatan identifikasi

arsip media baru untuk mengetahui tugas pokok, fungsi organisasi, jumlah, kondisi fisik

arsip, sistem penataan, pencipta (provenance) arsip media baru. Kegiatan ini akan

mempermudah proses Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru.

2. Menyusun Rencana Teknis

Membuat rancangan kerja atau rencana teknis dengan menyusun perincian tentang waktu

pelaksanaan, lamanya kegiatan, biaya yang diperlukan hal ini berkaitan dengan pengolahan

arsip.

3. Penelusuran Sumber dan Referensi

Kegiatan penelusuran sumber dan referensi dengan melakukan penelitian data melalui

sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan/instansi terkait/lembaga pencipta arsip

yang akan disusun sejarahnya dalam Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru.

4. Penyusunan Skema Sementara

Perolehan data yang menggambarkan tugas pokok dan fungsi dari lembaga pencipta arsip

media baru sebagai dasar dalam mengelompokkan arsip berupa skema pengaturan arsip

sementara.

5. Rekonstruksi Arsip Media Baru

Arsip media baru yang akan dibuatkan inventarisnya dikelompokan berdasarkan skema

pengaturan arsipnya hal ini akan memudahkan dalam penyusunan inventaris.

6. Deskripsi Arsip Media baru

Kegiatan pembuatan deskripsi arsip media baru dimulai dengan membaca dan pengoperasian

alat sebagai sarana pendukung terbacanya informasi arsip kemudian dituangkan dalam kartu

deskripsi/fisches sesuai standar ISAD.


- 7 -

7. Penyusunan Skema Definitif

Isi deskripsi arsip media baru dapat memberikan gambaran informasi peristiwa yang ada di

dalamnya sehingga akan merubah skema sementara menjadi skema pengaturan arsip

definitif.

8. Manuver Fisches Arsip Media Baru

Kegiatan melakukan manuver fisches deskripsi dengan mengelompokkan kartu disesuaikan

dengan skema definitif.

9. Penomoran Definitif

Hasil kegiatan dari manuver fisches adalah memberikan nomor definitif arsip media baru

untuk memudahkan dalam manuver fisik arsip.

10. Manuver Fisik Arsip

Kegiatan ini dilakukan setelah penomoran definitif selesai, kemudian arsip disusun

berdasarkan nomor definitif yang tertera pada arsip media baru.

11. Labeling Arsip Media Baru

Setelah manuver fisik selesai dilakukan, maka kegiatan selanjutnya adalah pemberian label

pada arsip dan atau tempatnya. Label arsip terdiri atas nama pencipta dan nomor arsip sesuai

dengan nomor definitifnya dan untuk label boks terdiri atas nama lembaga pencipta arsip,

kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks..

12. Boksing/penempatan arsip pada tempatnya

Arsip media baru yang sudah diberi label sesuai nomor definitif dimasukkan dalam boks

penyimpanan arsip. Misalnya film/mikrofilm pada can film, foto pada amplop dan boks foto.

13. Penulisan Inventaris

Penulisan inventaris arsip media baru berdasarkan data yang dikumpulkan dari deskripsi

yang sudah disusun sesuai dengan skemanya. Penulisan inventaris terdiri dari judul, kata

pengantar, daftar isi, pendahuluan yang berisi berisi sejarah organisasi, sejarah arsip,

pertanggungjawaban pembuatan inventaris, uraian isi. Sedangkan lampiran berisi daftar

indeks masalah, indeks nama, dan indeks tempat.

14. Penilaian dan Penelaahan

Dengan selesainya penyusunan Inventaris Arsip Media Baru perlu mendapatkan masukkan

dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru untuk kesempurnaan Inventaris

Arsip Media Baru yang dibuat.


- 8 -

15. Ekspose Arsip Media Baru

Kegiatan ekspose dilakukan guna mensosialisasikan hasil pembuatan Inventaris Arsip Media

Baru dengan harapan untuk mendapatkan masukkan dari peserta ekspose sebelum disajikan

di Unit Layanan Informasi Arsip.

16. Penyempurnaan Inventaris

Apabila dalam pelaksanaan ekspose ada masukkan dari peserta tentang isi inventaris yang

disusun, maka perlu dilakukan penyempurnaan dan perbaikan untuk kesempurnaan

Inventaris Arsip Media Baru.

17. Pengesahan

Pada tahap ini Inventaris yang disusun perlu mendapatkan pengesahan dari pejabat yang

berwenang, yaitu Direktur Pengolahan Arsip, hal ini untuk membuktikan bahwa penyusunan

Inventaris Arsip Media Baru telah selesai dan siap untuk diserahkan di Unit Layanan

Informasi dan Depo Penyimpanan Arsip Media Baru guna kepentingan pengguna arsip serta

petugas depo penyimpanan.


- 9 -

BAB III

PENUTUP

Penyusunan Prosedur Tetap Inventaris Arsip Media Baru ini merupakan salah satu

upaya ANRI untuk memberi pelayanan yang lebih baik kepada pengguna arsip. Melalui Prosedur

Tetap Inventaris Arsip Media Baru ini diharapkan mampu memberikan gambaran tentang arsip

media baru yang tersimpan di ANRI, hal ini untuk memudahkan dalam penelusuran arsip media

baru.

Dengan adanya Prosedur Tetap Inventaris Arsip Media Baru diharapkan dapat

digunakan sebagai acuan dalam pelayanan arsip media baru dan buku pegangan petugas Depo

Penyimpanan Arsip Media Baru dalam penemuan kembali arsip media baru yang diperlukan

oleh pengguna.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal Agustus 2009

DIREKTUR PENGOLAHAN,

SUMRAHYADI


LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP

NOMOR 12 TAHUN 2009

TENTANG



- 2 -

DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP MEDIA BARU

A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU

B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK ARSIP, SISTEM, DAN PROVENANCE ARSIP MEDIA

BARU

C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP MEDIA BARU

D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI DALAM PENYUSUNAN

INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU

E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN


F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP

MEDIA BARU

G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA

BARU

H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP MEDIA BARU

I. DIAGRAM ALIR MANUVER FISCHES DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA

BARU

J. DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP

MEDIA BARU

K. DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP

MEDIA BARU

L. DIAGRAM ALIR LABELING DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU

M. DIAGRAM ALIR PENEMPATAN ARSIP DALAM CAN FILM/BOKS FOTO DALAM


N. DIAGRAM ALIR PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP MEDIA BARU


- 3 -

O. DIAGRAM ALIR UJI PETIK DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU

P. DIAGRAM ALIR KETERBUKAAN DAN KETERTUTUPAN ARSIP DALAM PENYUSUNAN


Q. DIAGRAM ALIR PENILAIAN KERUSAKAN ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP MEDIA BARU

R. DIAGRAM ALIR EKSPOSE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU

S. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA

BARU

T. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA

BARU


- 4 -

DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan Arsip Media

Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan Arsip Media

Baru 1 Melaksanakan Identifikasi

(Arsip Media Baru, Sistem dan Provenance)

2 Menyusun Rencana Teknis

3 Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip media baru

4 Penyusunan skema sementara arsip

5 Rekonstruksi arsip

6 Penyusunan deskripsi

7 Penyusunan skema definitif

8 Manuver fisches arsip

9 PeNomoran definitif

10 Manuver fisik arsip

11 Labeling arsip

12 Penulisan Inventaris Arsip Media Baru

13 Penilaian dan Penelaahan

14 Ekspose

15 Penyempurnaan

16 Pengesahan

Norma waktu: 1 khasanah per tahun


- 5 -

DIAGRAM ALIR

IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur

Pengolahan

Direktur

Preservasi


Baru

1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

2 Memberikan penilaian dan arahan

3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Direktur Pengolahan

5 Menilai dan mengarahkan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang teknik identifikasi arsip

6 Melakukan koordinasi dengan Direktur Preservasi

7 Memerintahkan Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru untuk melakukan koordinasi dengan Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru


- 6 -

Norma waktu: 10 hari kerja

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur

Pengolahan

Direktur

Preservasi


Baru

8 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke depo

9 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi

10 Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

11 Menyampaikan laporan ke Direktur Pengolahan

12 Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas arsip yang akan dibuat inventaris


- 7 -

DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Diektur Pengolahan

Direktur Preservasi


Baru

1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan guide yang terdiri dari jangka waktu pembuatan inventaris, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis

3 Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

4 Mengajukan program rencana teknis ke Direktur Pengolahan

5 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang penyusunan rencana teknis

6 Merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

7 Berdasarkan penyempurnaan draf penyusunan rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas pengolahan arsip



- 8 -

DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI

DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

No Tahap Kegiatan

Unit Peyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur Pengolahan

Deputi Konservasi

Arsip

Instansi Terkait

1 Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi kepada instansi terkait

2 Mengajukan draf surat kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

3 Mengoreksi draf surat

4 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

5 Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke Direktur Pengolahan

6 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang draf surat yang akan di tandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip

7 Melakukan penyempurnaan terhadap draf surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

8 Membuat Nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip


- 9 -

Norma waktu: 14 per hari kerja

No Tahap Kegiatan

Unit Peyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur Pengolahan

Deputi Konservasi

Arsip

Instansi Terkait

9 Melakukan penelusuran sumber dan referensi ke instansi terkait

10 Mencari dan mencatat data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh di instansi terkait

11 Melakukan identifikasi khasanah arsip pada instansi terkait

12 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip

13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip dengan instansi terkait

14 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip pada instansi terkait

15 Hasil penelusuran sumber dan bahan referensi instansi terkait dibuat laporan

16 Menyampaikan laporan ke Direktur Pengolahan


- 10 -

DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA


No

Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Baru 1 Mempersiapkan data/informasi

yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran

2 Membuat skema sementara

3 Meminta persetujuan/koreksi dari atasan langsung

4 Perbaikan atas koreksi skema sementara



- 11 -

DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP MEDIA BARU


No

Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Baru 1 Menyiapkan arsip media baru

yang akan direkonstruksi

2 Melakukan pemilahan arsip

3 Mengelompokkan arsip berdasarkan informasi/masalah

4 MengkroNologiskan kelompok arsip

5

Arsip telah mengelompok berdasarkan informasi/masalah



- 12 -

DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP MEDIA BARU


No

Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Baru 1 Menyiapkan arsip media baru

yang akan dideskripsi

2 Membaca keseluruhan informasi arsip

3 Menelaah isi informasi arsip

4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches (kartu deskripsi)

5 Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip

6 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam fisches (kartu deskripsi)

Norma waktu: 2 kaset rekaman suara/video/film/mikrofilm per hari kerja 50 lembar foto per hari kerja

D


- 13 -

DIAGRAM ALIRP ENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF


No

Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Baru 1 Menyiapkan skema sementara

arsip media baru yang akan diubah/ditetapkan

2 Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara

3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema sementara

4 Mengurangi atau menambahkan seri atau group pada skema penataan arsip sementara

5 Melakukan konsultasi pada atasan

6 Memberikan arahan mengenai perbaikan skema sementara

7 Melakukan perbaikan atas koreksi skema sementara

8 Membuat skema definitif



- 14 -

DIAGRAM ALIR MANUVER FISCHES


Norma waktu: 70 fisches per hari kerja

No

Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Baru 1 Menyiapkan fisches arsip

media baru/kartu deskripsi yang akan dimanuver

2 Menggabungkan kartu fisches yang memiliki informasi sejenis

3 Mengelompokkan kartu berdasarkan skema definitif yang telah dibuat

4 Menyusun kartu secara kroNologis

5 Kartu fisches (kartu deskripsi) tersusun sesuai skema definitif


- 15 -

DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Baru 1 Melakukan peNomoran

definitif pada fisches (kartu deskripsi) berdasarkan hasil manuver fisches (kartu deskripsi)

2 Melakukan entri data atau pengetikan informasi berdasarkan skema dan Nomor definitif

3 Melakukan pengecekan kembali fisches (kartu deskripsi) yang sudah diberi Nomor definitif untuk melanjutkan kegiatan berikutnya yaitu penataan fisik arsip

Norma waktu 20 hari kerja


- 16 -

DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Baru 1 Mengelompokan fisik arsip

sesuai dengan skema definitif dan hasil dari manuver fisches (kartu deskripsi)

2 Menggabungkan beberapa arsip Nomor sementara menjadi satu Nomor definitif sesuai skema definitif

3 Memberi Nomor definitif pada sampul arsip sesuai dengan peNomoran definitif pada fisches (kartu deskripsi)

4 Mempersiapkan label untuk ditempel pada arsip media baru dengan Nomor definitif untuk kegiatan selanjutnya yaitu pemberian label pada can film untuk film/mikrofilm dan amplop pada foto arsip



- 17 -

DIAGRAM PEMBERIAN LABEL


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur Pengolahan

Deputi Konservasi

Arsip

Instansi Terkait

1 Menyiapkan arsip media baru yang akan dilabel

2 Membuat label arsip media baru sesuai dengan Nomor definitif arsip yang sudah disiapkan

3 Menempelkan label sesuai dengan Nomor pada inventaris arsip media baru

4 Mengurutkan arsip media baru yang sudah dilabel sesuai dengan Nomornya



- 18 -

DIAGRAM ALIR

PENATAAN ARSIP DALAM BOKS (AMPLOP PADA FOTO, CAN PADA FILM) DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Baru 1 Mempersiapkan arsip media

baru (foto) yang sudah diberi label untuk dimasukkan ke dalam boks

2 Mempersiapkan boks arsip yang akan dipergunakan

3 Menata arsip media baru (foto) ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks foto

4 Menempel label boks yang sudah dipersiapkan sebelumnya

5 Menyusun boks sesuai dengan Nomor urut boks

6 Melaporkan kegiatannya kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

Norma waktu 30 hari kerja


- 19 -

DIAGRAM ALIR PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS MEDIA BARU


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Baru

1 Menyiapkan data dan fisches (kartu deskripsi) yang sudah dimanuver untuk dibuat inventaris arsip media baru

2 Menuangkan deskripsi dari fisches (kartu deskripsi) ke dalam inventaris

3 Membuat judul inventaris arsip media baru sesuai fonds

4 Membuat kata pengantar

5 Membuat pendahuluan meliputi sejarah organisasi, sejarah arsip, pertanggungjawaban pembuatan inventaris

6 Membuat daftar isi

7 Membuat daftar pustaka

8 Membuat lampiran yang meliputi indeks, komkordan, akronim, istilah asing

9 Mencocokkan informasi arsip media baru dengan fisik arsip

10 Mengajukan hasil penulisan inventaris arsip media baru kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

11 Melakukan revisi pembuatan Inventaris Arsip Media Baru


- 20 -

DIAGRAM ALIR UJI PETIK

DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Baru

1 Membaca/menelaah informasi/deskripsi yang tertuang dalam inventaris arsip media baru

2 Mengambil arsip media baru yang akan di uji petikan

3 Mencocokkan deskripsi arsip dengan fisik arsip media baru



- 21 -

DIAGRAM ALIR KETERBUKAAN DAN KETERTUTUPAN ARSIP


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arsip Media Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Baru

1

Memberikan surat perintah untuk melakukan penilaian keterbukaan dan ketertutupan arsip media baru pada satu inventaris

2 Mencocokkan deskripsi arsip dengan fisik arsipnya, menelusuri peraturan, Memorandum of Understanding (MoU), Berita Acara yang terkait dengan klasifikasi arsip

3 Mencari finding aids yang dimaksud di ruang baca

4 Melakukan penilaian apakah arsip dalam finding aids tersebut dapat diakses atau tidak dapat diakses untuk kepentingan publik, sesuai dengan (MoU), Berita Acara yang terkait dengan klasifikasi arsip

5 Membuat rekomendasi terhadap inventaris yang telah dinilai tersebut

6 Membuat laporan hasil penilaian keterbukaan dan ketertutupan arsip statis ke Direktur Pengolahan untuk diperiksa melalui Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

7 Merevisi hasil penilaian keterbukaan dan ketertutupan arsip

8 Memberikan hasil revisi ke Direktur Pengolahan untuk dilegalisasi



- 22 -

DIAGRAM ALIR PENILAIAN KERUSAKAN ARSIP


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Baru

1 Meneliti arsip media baru yang terindikasi rusak

2 Menemukan arsip media baru yang mulai bau, lengket, berjamur

3 Memisahkan arsip media baru yang mengalami kerusakan

4 Mendata dan membuat daftar arsip media baru yang rusak

Norma waktu: 30 per hari kerja


- 23 -

DIAGRAM ALIR EKSPOSE


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arsip Media Baru

Direktur Pengolahan

Kabag Hubungan

Masyarakat

Kabag Perlengkapan dan Rumah

Tangga

Nara sumber

1 Mengkoordinasikan dengan Direktur Pengolahan dan unit/rekan kerja

2 Menentukan waktu, tempat, materi, pembicara

3 Membuat surat undangan bagi peserta, pembicara, nara sumber dan daftar hadir dan mempersiapkan kegiatan ekspose

4 Melakukan penataan ruangan/lay out

5 Melaksanakan kegiatan ekspose

6 Memaparkan hasil dari kegiatan pengolahan arsip statis

7 Melakukan kegiatan tanya jawab antara pemapar dan peserta

8 Mencatat hasil tanya jawab

9 Menyusun Notulen hasil ekspose

10 Menyusun rekomendasi terhadap hasil kegiatan pengolahan arsip statis

Norma waktu : 1 kali per tahun


- 24 -

DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

1 Mengajukan draf inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

2 Memberikan arahan kepada Arsiparis berdasarkan penilaian dan penelaahan yang telah dilakukan dan perbaikan yang harus diselesaikan

3 Merevisi draf inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

4 Mengajukan draf inventaris ke Direktur Pengolahan

5 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang penyusunan inventaris arsip

6 Merevisi draf inventaris yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan melalui Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

7 Berdasarkan penyempurnaan dinventaris yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan memutuskan inventaris telah final

Norma waktu: 15 hari kerja per inventaris


- 25 -

DIAGRAM ALIR PENGESAHAN ARSIP


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis


Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Pemanfaatan

Direktur Preservasi

1 Memeriksa kelengkapan inventaris yang akan disahkan kemudian menyerahkan kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

2 Membuat Nota dinas kepada Direktur Pengolahan agar inventaris yang sudah selesai dikerjakan oleh arsiparis mendapat pengesahan dari Direktur Pengolahan

3 Menandatangani inventaris dan memberikan arahan kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru untuk menggandakan inventaris dan menyerahkannya kepada Kasubdit Layanan Arsip dan Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru

4 Menggandakan inventaris dan menyerahkan kepada Kasubdit Layanan Arsip dan Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru

Norma waktu : 10 hari kerja per inventaris

DIREKTUR PENGOLAHAN,

SUMRAHYADI

arsip nasional republik indonesia - anri.go.id no 12 tahun 2009 tentang... · (badan/kantor...

Documents