aplikasi untuk optimasi persediaan bahan baku …

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-7 Februari 2016

ISSN : 2302-3805

4.11-61

APLIKASI UNTUK OPTIMASI PERSEDIAAN BAHAN BAKUMENGGUNAKAN MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) PADA

PABRIK TAHU DI JAWA BARAT

Reza Abdurrofi 1), Magdalena Karismariyanti 2)

1), 2) Komputerisasi Akuntansi UNIVERSITAS TELKOM BandungJl Telekomunikasi No.1, Terusan Buah Batu, Bandung, 40257

Email : [email protected]), [email protected]

Abstrak

Proses manajemen persediaan bahan baku kedelai diPabrik Tahu sangat krusial karena jika kedelai disimpanlama menyebabkan kedelai membusuk sehingga hal inimenimbulkan kerugian bagi perusahaan. Persediaandapat dikendalikan dengan Model Economic OrderQuantity (EOQ). Metode ini dapat menghasilkanperhitungan jumlah pesanan ekonomis dengan biayaseminimal mungkin. Aplikasi dibuat denganfungsionalitas menghitung EOQ untuk mengendalikanjumlah bahan baku dari proses persediaan denganModel EOQ dengan mempertimbangkan Safety stockdan Reorder point, serta menyajikan laporan akuntansidalam bentuk jurnal, buku besar, laporan pembelian danlaporan data produksi. Pembangunan perangkat lunakmenggunakan model terstruktur yang terdiri dari DataFlow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram(ERD), dan desain antar muka pengguna. Aplikasi yangdirancang ini mengedepankan penggunaan data historydan automatisasi aktivitas-aktivitas yang terjadi dalammanajemen persediaan. Implementasi aplikasi ini dibuatberbasis web dengan menggunakan bahasapemrograman PHP dan database MySQL. Pengujiandilakukan dengan metode Blackbox Testing terhadapfungsionalitas aplikasi dan hasil dari pengujian aplikasisudah sesuai dengan yang diharapkan.

Kata kunci: Jumlah Pesanan Ekonomis, TitikPemesanan Kembali, Jurnal Umum, Sistem InformasiAkuntansi

1. PendahuluanPabrik Tahu adalah sebuah industri rumahan dimanamembeli, mengolah, dan memasarkan tahu. Pabrik Tahuini didirikan tahun 1985 dimulai dari bisnis tahu kecil-kecilan. Pabrik ini terus berkembang dan sudah terkenaldi daerah Lembang.Bahan baku utama dalam pembuatan tahu yaitu kedelai.Pemesanan kedelai dilakukan perbulan, satu kalipemesanan sekitar 15 ton kedelai. Pihak pabrikmelakukan pemesanan kedelai pada satu pemasok.Dalam satu hari diproduksi sebanyak 24.000 tahu,dengan pemakaian sebanyak 6 kuintal kedelai. Bagianpembelian akan melakukan kembali pemesanan bahanbaku yaitu kedelai ketika persediaan di gudang sudah

dirasa sedikit. Proses ini menimbulkan biaya pemesananuntuk tiap transaksi pemesanan.Tidak ada angka pasti masalah persediaan minimumuntuk menentukan pemesanan kembali kedelai.Terkadang jumlah pemesanan kedelai sebanyak 15 tonitu tidak habis dalam satu bulan. Jumlah bahan bakuyang tersimpan di gudang menimbulkan biayapenyimpanan (Carrying cost). Ketika kedelai terlau lamadisimpan di gudang maka kualitas kedelai pun akanmenurun atau bahkan rusak sehingga harus dibuang danitu akan merugikan perusahaan.Biaya persediaan menjadi tidak optimal ketika kuantitasdan frekuensi pemesanan tidak dapat diprediksi denganbaik. Ditambah dengan biaya penyimpanan yang timbulketika kuantitas pembelian bahan baku berlebih. SebuahModel Economic Order Quantity (EOQ) diusulan dalambentuk aplikasi untuk mengoptimalkan persediaan bahanbaku.

A. Metodologi PenelitianMetodologi yang digunakan untuk pengembanganperangkat lunak adalah pendekatan terstruktur. Metodetradisional ini [1, p. 22] masih menjadi pilihan diurutanketiga bagi developer aplikasi [2]. Pada tahap analisissistem dilakukan pemodelan data dan prosesmenggunakan tiga alat bantu utama, yaitu: data flowdiagram, kamus data, dan deskripsi proses [1, p. 232].Tulisan ini hanya memuat data flow diagram.Tahapdesain, dilakukan desain data menggunakan EntityRelationship Diagram (ERD) dan User Interface Design(UID) [1, p. 232]. ERD dibangun berdasarkan entitasdan data store yang berasal dari tahap analisis [1, p.437]. UID berbentuk grafik menggunakan mock upuntuk memperlihatkan bentuk luaran halaman aplikasi.

B. Penelitian SebelumnyaPenelitian sebelumnya tentang aplikasi EOQ membahasmengenai rancangan basis data [3], hingga pembangunanaplikasi[4][5][6]. Kebutuhan untukmengimplementasikan EOQ disebabkan permintaanpenjualan barang yang fluktuatif [6], kelebihan maupunkekurangan bahan baku selama beberapa bulanmeningkatkan biaya perawatan [5], penetapan jumlahpembelian bahan baku berdasarkan dugaan targetpenjualan dari manajemen [3], dan jenis bahan bakudengan masa kadaluarsa pendek [4]. Jumlah pesananyang diolah diharapkan dapat mengoptimalkan kegiatan


ISSN : 2302-3805

4.11-62

penjualan [6] maupun proses produksi [3][4][5],berdasarkan demand menggunakan metode peramalantertentu (nur), atau angka kesepakatan dari manajemen[6][3][4]. Luaran laporan yang dihasilkan dari Penelitiansebelumnya terdiri dari laporan pembelian, penjualan,EOQ, peramalan dan stok barang [6][5][4]. Informasipencatatan akuntansi ditampilkan berupa jurnal dan bukubesar[4].

C. Manajemen Persediaan Bahan BakuManajemen persediaan adalah kemampuan suatuperusahaan dalam mengatur dan mengelola setiapkebutuhan barang baik barang mentah, barang setengahjadi, dan barang jadi agar selalu tersedia baik dalamkondisi pasar yang stabil dan berfluktuasi. Perusahaandapat menerapkan konsep manajemen persediaan(inventory management) untuk menekan biayapersediaan bahan baku seoptimal mungkin. Untuk itu,beberapa metode yang dapat dikombinasikan sepertimodel Economic Order Quantity (EOQ), Safety stock,dan Reorder point. EOQ merupakan model matematikyang menenntukan jumlah barang yang harus dipesanuntuk memenuhi permintaan yang sudah diproyeksikandengam biaya persediaan yang dioptimalkan. Safetystock atau persediaan penyelamat adalah persediaantambahan yang dilakukan untuk melindungi ataumengantisipasi terjadinya kekurangan bahan (stock out).Stock out mungkin terjadi karena penggunaan bahanbaku yang lebih besar dari perkiraan semula atauketerlambatan dalam penerimaan bahan baku yangdipesan. Reorder point atau titik pemesanan kembaliadalah waktu minimal untuk melakukan pemesananulang sehingga bahan pesanan dapat diterima tepatwaktu [7].

Rumus jumlah setiap kali pesan

(1)

Rumus frekuensi pemesanan

(2)

Rumus total biaya optimum

(3)

KeteranganQo = nilai EOQ (jumlah unit yang dipesan)D = demand (permintaan) selama 1 periode waktuO = biaya per pesananT = periode waktuH = biaya penyimpanan per periodeno = banyaknya pesanan selama satu periodeTO(Q) = total biaya yang optimum

D. JurnalJurnal adalah suatu catatan yang digunakan untukmencatat transaksi berdasarkan dokumen perusahaansecara kronologis (menurut tanggal terjadinya transaksi)[8]. EOQ sendiri tidak dijurnal begitu juga dengan safetystock dan reorder point, dalam sistem ini kegiatan yang

dijurnal dari transaksi pembelian, bahan baku yangkeluar dari gudang menuju ke ruang produksi, bahanbaku yang telah selesai diproduksi menjadi barang jadi,dan transaksi penjualan. Pada tabel 1 adalah contohjurnal yang berhubungan dengan transaksi tersebut.

Tabel 1. Pencatatan Akuntansi Dari Proses PembelianDan Penjualan Persediaan

Transaksi JurnalPembelianpersediaantunai denganmemperhatikanbiayapenyimpanandan biayapemesanan

Tanggal Keterangan Ref Dr Crdd/mm/yy Persediaan –

Bahan Baku115 xxx

Kas 111 xxxBiayaPemesanan

511 xxx

Kas 111 xxxBiayaPenyimpanan

512 xxx

Kas 111 xxxBahan bakukeluar darigudang menujuke ruangproduksi

Tanggal Keterangan Dr Crdd/mm/yy Persediaan-

Barang DalamProses

114 xxx

Persediaan-Bahan Baku

115 xxx

Bahan bakuselesaidiproduksimenjadi barangjadi

Tanggal Keterangan Dr Crdd/mm/yy Persediaan

Barang Jadi116 xxx

Persediaan-Barang DalamProses

114 xxx

PenjualanBarang Jadisecara tunai

Tanggal Keterangan Dr Crdd/mm/yy Penjualan 411 xxx

Kas 111 xxx

2. Pembahasan

A. Analisis Proses Bisnis

Analisis sistem dalam suatu perusahaan sangat pentinguntuk mengetahui bagaimana sistem itu berjalan,menghasilkan output yang diinginkan dan dapatmencapai tujuan yang direncanakan. Analisis sistemdimulai dari analisis proses bisnis sistem berjalan. Prosesbisnis sistem berjalan merupakan aktivitas yang terjadiatau yang telah menjadi rutinitas sebelum sistem baruditerapkan. Gambaran sistem yang sedang berjalanterdiri dari 3 proses bisnis, yaitu pembelian bahan baku,perencanaaan penjualan dan produksi bahan baku kebarang jadi.a. Pembelian bahan baku dimulai dari bagian

persediaan membuat daftar bahan baku. Daftarbahan baku diberikan kepada bagian pembelianuntuk dilakukan proses pembelian, validasi buktipembelian dan pembuatan laporan penerimaanbahan baku. Bagian persediaan memperbaruipersediaan bahan baku, dan menghasilkan bukupersediaan bahan baku.

b. Perencanaaan penjualan dilakukan oleh bagianpenjualan dengan membuat target penjualan. Bagianpenjualan kemudian akan membuat dokumenpermintaan bahan baku dan menghasilkan daftarpermintaan bahan baku yang diarsipkan oleh bagianpenjualan.


ISSN : 2302-3805

4.11-63

c. Produksi bahan baku ke barang jadi dimulai daribagian produksi memberikan daftar permintaanbahan baku ke bagian persediaan. Bagian persediaanakan mengecek ketersediaan bahan baku. Jika bahanbaku tersedia maka akan dikeluarkan yangmenghasilkan catatan bahan baku keluar, kemudianmenghasilkan buku persediaan bahan baku dandokumen bahan baku. Dokumen bahan bakutersebut diserahkan ke bagian produksi. Kemudianbagian produksi akan mengolah menjadi barang jadidan akan menghasilkan dokumen barang jadi yangdiarsipkan sendiri oleh bagian produksi. Jika bahanbaku tidak tersedia, dilakukan proses bisnispembelian pada poin a bagian ini.

Proses bisnis yang diusulkan memberikan perubahandari aktivitas berikut ini. Perencanaan target penjualanbarang jadi secara otomatis dihitung berdasarkan datapenjualan dua bulan sebelumnya. Kebutuhan bahan bakuuntuk memenuhi target penjualan, dihitung secaraotomatis dari Bill of Material untuk membuat 1 kg tahuyang sudah didefinisikan sebelumnya. Perhitungantersebut diikuti dengan perhitungan jumlah setiap kalipesan, frekuensi pemesanan, jarak pemesanan, dan totalbiaya optimum yang dilakukan secara otomatis juga olehsistem. Data yang sudah dihitung secara otomatis,menjadi batasan peringatan untuk setiap prosespembelian bahan baku, produksi dan penjualan barangjadi.

Gambar 1.Diagram Konteks

B. Diagram Konteks

Proses bisnis usulan dimodelkan menggunakan DataFlow Diagram (DFD) yang diawali dengan diagramkonteks yang menggambarkan sistem secarakeseluruhan. Diagram Konteks ini mempunyai 5 entitas,yaitu bagian penjualan, bagian persediaan, bagianpembelian, bagian keuangan, dan bagian produksi.Diperlukannya masukkan berupa data ke sistem agarsistem dapat berjalan, kemudian sistem mengolah datatersebut dan menghasilkan output berupa informasi yangberguna bagi perusahaan.

Diagram konteks tersebut dibagi ke beberapa prosesyang lebih kecil.

a. Proses 1.0 Kelola Data MasterProses ini berisi informasi pengelolaan master data,yaitu data produk, bahan baku, pemasok, Bill OfMaterial (BOM), dan akun. Aktifitas didalamnyaberupa Input, edit, serta lihat data.

b. Proses 2.0 Kelola Target Penjualan UntukKebutuhan ProduksiProses ini berisi informasi mengenai data targetpenjualan yang dilakukan oleh bagian penjualan,proses terdiri dari Input, edit, serta lihat periodepenjualan, target penjualan pada periode tersebut,dan satuan target penjualan.

c. Proses 3.0 Perhitungan EOQProses ini berisi informasi mengenai perhitunganEOQ, proses terdiri dari Input jumlah, biayapemesanan, harga beli persediaan serta biayapenyimpanan dan melihat hasil perhitungan EOQ.

d. Proses 4.0 Perhitungan Safety stockProses ini berisi informasi mengenai perhitunganSafety stock proses terdiri dari Input dan editpemakaian maksimum, pemakaian rata-rata danLead Time serta melihat hasil perhitungan Safetystock.

e. Proses 5.0 Perhitungan Reorder pointProses ini berisi informasi mengenai perhitunganReorder point. Proses terdiri View hasil perhitunganReorder point. Perhitungan Reorder pointmengambil data dari perhitungan Safety stock.

f. Proses 6.0 Pengelolaan PembelianProses ini terdiri dari pengelolaan Pengadaan BahanBaku dan pengelolaan pembelian itu sendiri.1) Pengelolaan pengadaaan bahan baku.

Perhitungan Pengadaan Bahan Baku mengambildata dari fungsionalitas perhitungan Safetystock dan fungsionalitas data produksi.

2) Pengelolaan data pembelian, merupakan menuyang digunakan untuk Input jumlah pembelian(apabila bahan baku yang akan dibeli yaitukedelai, maka jumlah pembelian akan munculsecara otomatis dengan perhitungan EOQ)karena mengambil data dari fungsionalitasperhitungan EOQ, harga beli, nama pemasok(mengambil data dari fungsionalitas datapemasok), lihat data pembelian, cetak daftarpembelian bahan baku, serta Update bahanbaku yang masuk.

g. Proses 7.0 Pengelolaan Data ProduksiProses ini berisi informasi mengenai data produksiyang dilakukan oleh bagian produksi, proses terdiridari Input, edit, serta lihat nama produk yangdiproduksi, jumlah produksi pada hari tersebut, dansatuan produksi.

h. Proses 8.0 Penjurnalan dan Pelaporan1) Proses Pengolahan Jurnal dan Buku Besar

Terhadap Transaksi PembelianJurnal pada tabel 1 ditampilkan pada proses ini.Buku Besar, per periode dan per kelompokakun, merupakan proses olahan dari data jurnal.

2) Proses Pembuatan Laporan Pembelian danLaporan Persediaan Bahan Baku


ISSN : 2302-3805

4.11-64

Proses ini mengambil dari data darifungsionalitas pembelian. Laporan ini bergunauntuk mengetahui data pembelian yangdilakukan setiap kali melakukan transaksipembelian.

i. Proses 9.0 PenjualanPada proses ini merupakan menu yang digunakanuntuk input jumlah penjualan setiap harinya, stockproduk (mengambil data dari fungsionalitasproduksi), dan lihat data penjualan.

C. Diagram Relasi Entitas

Gambar 2.Diagram Relasi Entitas

Diagram Relasi Entitas digunakan untuk pemodelanbasis data relasional [9][10]. Gambar 2 merupakangambaran dari entity relationship diagram (ERD), yangterdiri dari 13 tabel, yaitu table akun, bahan baku, targetpenjualan, kebutuhan produksi, produk, produksi, detailproduksi, pembelian, jurnal, EOQ, user, BOM, danpemasok. Dapat dilihat pada desain basis data,pencatatan akuntansi memerlukan daftar akun padaentitas Akun, dan melakukan penjurnalan sebagai relasiantara entitas Akun dengan Transaksi.

D. Desain Antar Muka Pengguna

Gambar 3.Desain Halaman Target Penjualan

Pada Gambar 3 merupakan tampilan halaman targetpenjualan setiap periodenya. Bagian penjualan dapatmelihat berapa target penjualan setiap bulannya.Gambar 4 merupakan menu EOQ pada bagianpersediaan yang berisi kode bahan baku, nama bahanbaku, kebutuhan bahan baku, EOQ, frekuensipemesanan, jarak hari, biaya optimal. Menu EOQ iniakan terus berubah secara otomatis setiap bulannya.

Gambar 4. Desain Halaman EOQ

E. Implementasi

Gambar 5. Implementasi Halaman EOQ Pada AplikasiImplementasi aplikasi ini dibuat berbasis web denganmenggunakan bahasa pemrograman PHP dan databaseMySQL. Pada aplikasi ini terdapat lima user yaitubagian penjualan, bagian persediaan, bagian produksi,bagian pembelian, dan bagian keuangan dengan hakakses yang berbeda-beda.Menu EOQ pada Gambar 5, bisa diakses oleh bagianpersediaan dan bagian pembelian. Menu EOQmenampilkan informasi kebutuhan bahan baku untuksetiap bulannya yang didapat dari history penggunaanbahan baku bulan sebelumnya. Gambar 6 adalahimplementasi untuk tampilan Jurnal Umum sesuaidengan ketentuan Akuntansi.

Gambar 6. Implementasi Halaman Jurnal PadaAplikasi


ISSN : 2302-3805

4.11-65

F. Pengujian AplikasiKasus pengujian menggunakan alur seperti gambardengan gambaran umum di bawah ini.1. History TransaksiPeriode 1 bulan pada Juli 2015 (T), Permintaan (D)sebanyak 16 ton tahun dihitung berdasarkan rata-ratapenjualan periode sebelumnya, yaitu 15 ton dan 17 tontahu secara berurut pada Mei 2015 dan Juni 2015. Biayapemesanan (O) Rp.350.000/pemesanan dan biayapenyimpanan Rp.522.000.

2. Perhitungan EOQ, Safety Stock, dan Reorder PointPada awal bulan Juli 2015, Pabrik Tahu memperkirakanpemakaian maksimum kedelai dan garam, untuk masing-masing per hari sebesar 1,5 ton, sedangkan pemakaianrata-ratanya sebesar 0,5 ton, lamanya Lead Time 2 hari.Untuk kunyit, Pabrik Tahu memperkirakan pemakaianmaksimumnya 1 ton, pemakaian rata-rata 0,1 ton danlead time 2 hari.

Safety Stock = (1.5 ton - 0.5) x 2 = 2 tonReorder Point = (2 x 0,5) + 2 = 3 tonJumlah setiap kali pesan (Qo) = 4.6 tonFrekuensi Pemesanan (no) = 3.5 kali/bulanJarak Pemesanan = 6.5 hariBiaya Optimum TO(Q) =Rp 2.417.933

Disimulasikan 100 kasus uji pada jumlah setiap kalipesan dengan nilai 10-1000% x Qo 4.6 ton.

Tabel 2.Simulasi EOQ

Uji EOQ FrekuensiPemesanan

JarakPemesanan

BiayaOptimum

10% 0.5 34.5 64.8 12,210,561.6620% 0.9 17.3 32.4 6,286,625.80

90% 4.2 3.8 7.2 2,431,365.96100% 4.6 3.5 6.5 2,417,933.00110% 5.1 3.1 5.9 2,428,923.61

340% 15.7 1.0 1.9 4,466,064.49

1000% 46.3 0.3 0.6 12,210,561.66Hasil pengujian menampilkan biaya paling optimal Rp2,417,933.00 pada nilai EOQ. Pada pengujianpeningkatan maupun penurunan Qo dari nilai optimal,mengakibatkan peningkatan biaya. Peningkatan biayasebesar rata-rata 5% per interval 10% kenaikan kasus ujidari nilai optimal, sedangkan peningkatan biaya sebesarrata-rata 45% per interval 10% penurunan kasus uji darinilai optimal.

Fungsionalitas yang diusulkan pada dekomposisidiagram konteks, diuji dengan black box testing.Pengujian membuktikan fungsionalitas dapat berjalansesuai spesifikasi dan kebutuhan yang telah didefinisikanpada saat perancangan.

3. Kesimpulan1. Aplikasi ini dapat membantu user untuk mengelolapembelian bahan baku produksi berdasarkan hasil EOQ.

2. Aplikasi ini dapat membantu user untuk mengelolakegiatan produksi berdasarkan hasil pembelian bahanbaku produksi untuk memenuhi target penjualan.3. Aplikasi ini dapat menampilkan informasi akuntansiberbentuk jurnal umum atas transaksi pembelian,produksi dan penjualan.

Daftar Pustaka

Biodata Penulis

Reza Abdurrofi, memperoleh gelar Ahli MadyaKomputer (AMd.Kom), Program Studi KomputerisasiAkuntansi Universitas Telkom, lulus tahun 2015. Saatini sedang menempuh Program Sarjana Sistem Informasidi Universitas Widyatama Bandung.

Magdalena Karismariyanti, memperoleh gelar SarjanaTeknik (S.T), Jurusan Teknik Informatika STTTELKOM Bandung, lulus tahun 2006. Memperolehgelar Magister Administrasi Bisnis (M.B.A) ProgramPasca Sarjana Magister Administrasi Bisnis InstitutTeknologi Bandung, lulus tahun 2011. Saat ini menjadiDosen di Universitas Telkom Bandung.

[1] G. Shelly and H. J. Rosenblatt, Systems Analysis and Design, 9thed., Cangage Learning, 2012.

[2] M. Lam, "Methodologies, Tools, and Techniques in Practice forWeb Application Development," Journal of TechnologyResearch, vol. 3, p. 1, July 2012.

[3] M. Y. Amelia, P. B. Santoso and A. Rahman, "Perancangan Sistem Basis Data Persediaan Bahan Baku Berbasis Metode Eoconomic Order Quantity (EOQ) (Studi Kasus: PT Malindo Intitama Raya)," Jurnal Rekayasa Dan Manajemen SistemIndustri, vol. 1, no. 2, pp. 322-334, 2013.

[4] T. Hapsari, M. Karismariyanti and A. Widayanti, "SistemManajemen Persediaan Makanan Cepat Basi Dengan Metode EOQ (STUDI KASUS : Bandeng Kendal MIR Bandeng Tanpa Duri)," in Konferensi Nasional Sistem Informasi, Mataram, 2013.

[5] N. Amirulloh, Sulistiowati and J. Lemantara, "Rancang Bangun Aplikasi Perencanaan Pengelolaan Kebutuhan Bahan Baku untuk Produksi Air Bersih pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya," Jurnal Sistem Informasi, vol. 4, no. 2, pp. 1-10, September 2015.

[6] A. Wijaya, M. Arifin and T. Soebijono, "Sistem InformasiPerencanaan Persediaan Barang," Jurnal Sistem Informasi, pp. 14-20, 2013.

[7] I. Fahmi, Pengantar Manajemen Keuangan, Bandung: Alfabeta, 2012.

[8] A. Diana and L. Setiawati, Sistem Informasi Akuntansi,Yogyakarta: Andi, 2011.

[9] R. A. Sukamto and Shalahuddin, Modul Pembelajaran RekayasaPerangkat Lunak Terstruktur Dan Berorientasi Objek, Bandung:Modula, 2011.

[10] I. Yuniar and M. Karismariyanti, Perancangan Basis Data,Bandung: Depublish, 2013.


ISSN : 2302-3805

4.11-66

aplikasi untuk optimasi persediaan bahan baku …

Documents