Panca Rahardiyanto

Aplikasi Perencanaan Biaya Pengembangan dan Implementasi Software Berbasis Activity-based Costing

Latar Belakang

Perusahaan membutuhkan Sistem Informasi

Pengembangan software secara in-house atau out sourcing

Perencanaan biaya

Decision

Latar Belakang

Perencanaan yang kurang tepat

Over Budget

Latar Belakang

Model perencanaan software yang ada saat ini kebanyakan menitikberatkan pada perkiraan waktu pengembangan software. Beberapa pendekatan yang umum bahkan menghitung perkiraan waktu total proyek dan mengasumsikan bahwa perkiraan yang tepat terhadap waktu pengerjaan proyek software secara otomatis akan mempengaruhi ketepatan dalam memperkirakan biaya pengembangan software itu sendiri. (Ooi dan Soh, 2003)

Setiap aktivitas membutuhkan biaya yang berbeda dengan aktivitas yang lain, beberapa aktivitas memerlukan biaya yang lebih banyak dibandingkan aktivitas yang lain. Sebagai contoh biaya satu orang tenaga manajemen proyek dalam suatu aktivitas tentu berbeda dengan biaya satu tenaga programmer untuk aktivitas yang berbeda. Hal ini dikarenakan aktivitas yang dilakukan masing-masing berbeda, baik kompleksitas maupun pengalaman kerja. (Ooi dan Soh, 2003)

Latar Belakang

Dalam penelitian ini akan diujicoba suatu mekanisme untuk merencanakan biaya pengembangan dan implementasi software dengan menggunakan pendekatan Activity-Based Costing. Sehingga diharapkan hasil perencanaan biaya lebih mendekati kondisi yang sebenarnya

Rumusan Masalah

Bagaimana mengimplementasikan model sesuai paper yang dirujuk menjadi aplikasi perencanaan biaya pengembangan dan implementasi software?

Bagaimana melakukan pengujian untuk menentukan kebenaran berdasarkan data yang dimasukkan pada aplikasi?

Batasan Masalah

Biaya software yang dihitung adalah total keseluruhan biaya dalam proyek pengembangan software dengan melihat pada aktivitas berdasarkan peran dari masing-masing personil yang terlibat dalam proyek sesuai dengan paper yang menjadi referensi utama dari tesis ini yaitu paper yang berjudul “Developing an Activity-based Costing Approach for System Development and Implementation” oleh Ginny Ooi dan Christina Soh

Total biaya software yang dihitung meliputi biaya-biaya untuk manajemen proyek, analisa kebutuhan, desain sistem, pembuatan program, software testing dan proses implementasi

Tujuan Penelitian

Mengimplementasikan model menjadi sebuah aplikasi perencanaan biaya pengembangan dan implementasi software

Melakukan pengujian untuk menentukan kebenaran berdasarkan data yang dimasukkan pada aplikasi

1

2

Manfaat Penelitian

Dapat menerapkan perencanaan biaya dengan Activity-based Costing pada pengembangan dan implementasi software dan mengidentifikasi parameter-parameter biaya yang terkait

Dapat mengimplementasikan model perencanaan biaya menjadi aplikasi perencanaan biaya serta melakukan pengujian dengan data yang ada

Tinjauan Pustaka

Activity-Based Costing(ABC) adalah pendekatan perhitungan biaya yang membebankan biaya sumber daya ke obyek biaya seperti produk, jasa atau pelanggan berdasarkan aktivitas yang dilakukan untuk obyek biaya tersebut

Tinjauan Pustaka

Pada pengembangan software, ABC difokuskan pada setiap aktivitas dalam proses pengembangan software, dengan demikian dapat memberikan data yang detail terhadap pihak manajemen untuk bisa melakukan pengawasan dan evaluasi kinerja berdasarkan aktivitas.

ABC memiliki beberapa kelebihan dibandingkan cara perencanaan biaya yang lain seperti COCOMO(Constructive Cost Models) ataupun FPA(Function Point Analysis) dimana ABC bisa membedakan tipe-tipe dari sumber daya dan bisa mengasosiasikan biaya yang dibutuhkan oleh sumber daya dengan setiap aktivitas yang ada

Selain itu ABC lebih mudah dimengerti oleh pihak manajemen tingkat atas maupun manajer departemen karena ABC adalah pendekatan yang umum dan banyak digunakan dalam akuntansi biaya

Tinjauan Pustaka

Model ABC pada pengembangan software

Tinjauan Pustaka

Time allocation dari resource pool ke tiap aktivitas

Identifikasi masalah

Merumuskan masalah

Menetapkan tujuan

penelitian dan harapan

Studi literatur (ABC secara umum dan

untuk s/w dev)

Metodologi Penelitian

Penulisan model pengukuran data

penelitian berdasar paper

Implementasi model menjadi sebuah aplikasi

Melakukan ujicoba aplikasi

Menyimpulkan seluruh

rangkaian proses penelitian

Analysis

Design Code Test

Pembahasan

Pada studi pendahuluan ini dilakukan beberapa penelusuran terhadap

konsep-konsep yang berkaitan dengan permasalahan yang ada yaitu

tentang konsep Activity-based Costing secara umum, penerapan Activity-

based Costing pada pengembangan software serta mempelajari platform

yang cocok untuk aplikasi supaya nantinya aplikasi ini bisa berguna sebagai

bagian dari perencanaan sebuah proyek oleh seorang Manajer Proyek.

Struktur model ABC bisa dijelaskan sebagai berikut : (1)

Resource pool, terdiri dari 5 yaitu : Project manager,

System analyst, Programmer, Business analyst,

Development support. (2) Aktivitas, terdiri dari 10 yaitu :

Project management, Requirement Analysis, Detailed

design, Programming back-end, System testing, User

acceptance testing, User procedures dan training,

Migration, conversion dan rollout, dan Post

implementation review. (3) Cost driver, terdiri dari 6

macam yaitu : Project duration, Project type, Number of

Functions, Number of Back-end program, Number of

screens dan Number of files.

Pembahasan

Setelah dilakukan analisis pada model yang ada maka dalam penelitian ini

akan dihitung secara lebih singkat sesuai dengan kebutuhan untuk

menghasilkan sebuah aplikasi perencanaan biaya yaitu secara garis besar

terdiri dari tiga tahap

Tiga tahap yang dilakukan dalam penelitian

ini adalah :

1. Perhitungan cost per man-days dari tiap

aktivitas

2. Perhitungan estimasi total man-days per

aktivitas

3. Perhitungan total cost per aktivitas dan

keseluruhan proyek

Pembahasan

Perhitungan cost per man-days dari tiap aktivitasDengan mengacu pada alokasi waktu dari resource pool per aktivitas maka bisa dihitung secara mendetil

semua cost per man-days per aktivitas. Tentunya untuk melakukan perhitungan ini dibutuhkan inputan dari

manajer proyek tentang besarnya annual cost per resource dan annual man-days per resource. Secara

umum kedua inputan ini bisa didapatkan dari total salary dari tiap resource yang terlibat dalam

pengembangan dan implementasi software dan total jam kerja dalam satu tahun untuk tiap resource yang

terlibat.

Perhitungan estimasi total man-days per aktivitasDiketahui dahulu semua cost driver per aktivitas,kemudian mengestimasi total man-days per

aktivitas dimana dibutuhkan inputan tentang jumlah tiap-tiap cost driver dalam proyek yang akan

direncanakan biayanya. Perkiraan jumlah tiap-tiap cost driver ini bisa diberikan oleh seorang

manajer proyek yang sudah berpengalaman terlibat dalam proyek pengembangan software. Hasil

inputan tersebut kemudian dimasukkan pada persamaan regresi yang ada, dan akan dihasilkan

estimasi total man-days per aktivitas

Perhitungan total cost per aktivitas dan keseluruhan proyekSetelah diketahui cost per man-days per aktivitas dan total man-days

per aktivitas maka tentunya dengan mudah bisa diketahui total cost

per aktivitas dan total cost keseluruhan proyek.

Pembahasan

Mulai

Input annual cost per resource

Input annual Total Man-days per resource

Input estimasi jumlah tiap cost driver

Hitung cost per man-days untuk tiap

aktivitas

Hitung dengan model ABC untuk estimasi

man-days per aktivitas

Hitung perencanaan biaya per activitas

dan total cost untuk proyek

Tampilkan hasil

perhitungan

dilengkapi grafik

Simpan hasil

perhitungan

dalam format

excel

Selesai

Pembahasan

Desain Arsitektur Aplikasi

Managed Code

Add-ins

Managed Utility

Class

Application Code

(ABC program)

Office dan Project

Primary Interop

Assemblies

Add-in

Loader

Microsoft Project

Project object

model

Custom

menu

Custom

report

Custom

form

Pembahasan

Diagram blok aplikasi

Input annual cost

per resource

Input annual Total

Man-days per

resource

Input estimasi

jumlah tiap cost

driver

Hitung cost per man-days per aktivitas

Hitung estimasi man-days per aktivitas

Hitung total cost per aktivitas dan seluruh proyek

Output berupa

hasil perencanaan biaya dan grafik total cost per aktivitas

Pembahasan

Resource Pool

% of Time

SpentAnnual Man-days Annual costs Man-days Used Cost Allocated

Cost per man-

day

(a) (b) (c) (d)=(a)*(b) (e)=(a)*(c) (f)=(e)/(d)

Project Manajer 37,43% 8000 $ 5.200.000 2.994 $ 1.946.360 $ 650,00

System Analyst 6,57% 30000 $ 10.500.000 1.971 $ 689.850 $ 350,00

Programmer 0,85% 52000 $ 12.500.000 442 $ 106.250 $ 240,38

Business Analyst 1,20% 4000 $ 1.000.000 48 $ 12.000 $ 250,00

Development Support 7,36% 94000 $ 8.500.000 5.455 $ 625.600 $ 114,68

Total Cost for PM 5.455 $ 3.380.060 $ 619,58

Contoh perhitungan COST per Man-day of activity

Perhitungan ini dilakukan terhadap semua aktivitas yang ada

Pembahasan

No Activity Cost per man-day

1 Project Management $ 620

2 Requirement Analysis $ 480

3 Detailed Design $ 529

4 Programming Front-end $ 315

5 Programming Back-end $ 351

6 System Testing $ 443

7 User Acceptance Testing $ 387

8 User Procedures & Training $ 384

9 Migration, Conversion & Rollout $ 494

10 Post Implementation Review $ 451

Total of Project cost per day $ 4.456

Rekap COST per Man-day of activity

Pembahasan

Estimasi total man-days per aktivitas

Proses estimasi total man-days per aktivitas diawali dengan mengidentifikasi

semua cost driver untuk tiap aktivitas. Cost driver mana yang paling

berpengaruh secara signifikan bisa dilihat dari hasil regresi.

Setelah diketahui semua cost driver per aktivitas maka untuk

mengestimasi total man-days per aktivitas dibutuhkan inputan

tentang jumlah tiap-tiap cost driver dalam proyek yang akan

direncanakan biayanya.

Persamaan yang didapat adalah seperti terlihat pada persamaan P-1 untuk

regresi linear dan P-2 untuk regresi non linear.

........................P-1

........................P-2

Pembahasan

Estimasi total man-days per aktivitas

No Activity Estimated # of Man Days

1 Project Management 15,2

2 Requirement Analysis 13,4

3 Detailed Design 10,2

4 Programming Front-end 56,6

5 Programming Back-end 42,1

6 System Testing 3,9

7 User Acceptance Testing 18,8

8 User Procedures & Training 10,0

9 Migration, Conversion & Rollout 20,0

10 Post Implementation Review 5,0

Total of Project 195,2

Pembahasan

Alokasi final - Total cost per activity

Kesimpulan

Kesimpulan yang didapat dari penelitian ini adalah :

1. Aplikasi yang dibuat berhasil mengimplementasikan model yang ada pada

paper utama yang dirujuk, dimana pada aplikasi ini dengan memasukkan

beberapa data tentang total annual cost per resource, annual man-days per

resource dan estimasi jumlah cost driver maka aplikasi bisa melakukan

estimasi biaya dan waktu yang dibutuhkan per aktivitas dalam proyek.

2. Sesuai dari hasil ujicoba sistem didapatkan bahwa dengan memasukkan data

sesuai dengan paper pada aplikasi yang ada maka hasil estimasi yang didapat

telah sesuai dengan yang diharapkan.

Terima kasih

Seminar

Panca Rahardiyanto

Rully Soelaiman

Total Biaya Software

Didapat dari tiap aktivitas yang terdiri dari :1. Manajemen Proyek 2. Analisis kebutuhan 3. Detail Desain Sistem4. Pembuatan program –Front end5. Pembuatan program –Back end6. System Testing7. User Acceptance Testing8. User procedure and training9. Migration, Convertion and Rollout10. Post Implementation Review