analisis sistem pengendalian internal atas prosedur

ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PROSEDURPEMBELIAN/PENGADAAN BARANG DAN PENGELUARAN KAS PADA

PERUSAHAAN KONSTRUKSI PT. XYZ

Oleh:

KINANTI SURYA VITA

200712046

SKRIPSI

Diajukan untuk melengkapi Sebagian Syarat

Dalam mencapai Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI

INDONESIA BANKING SCHOOL

JAKARTA

2011

Analisis Sistem Pengendalian..., Kinanti Surya Vita, Ak.-Ibs, 2011

i

ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PROSEDUR

PEMBELIAN/PENGADAAN BARANG DAN PENGELUARAN KAS PADA

PERUSAHAAN KONSTRUKSI PT. XYZ

Oleh:

KINANTI SURYA VITA

200712046

Diterima dan disetujui untuk diajukan dalam Ujian Komprehensif

2011

Jakarta, 28 Juli 2011

Dosen Pembimbing

Novy Silvia Dewi, SE., MM.


ii

HALAMAN PERSETUJUAN PENGUJI KOMPREHENSIF

Nama : KINANTI SURYA VITA

NIM : 200712046

Judul Skripsi : Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Prosedur

Pembelian/Pengadaan Barang dan Pengeluaran Kas

Pada Perusahaan Konstruksi PT. XYZ

Tanggal Ujian Komprehensif : 25 Oktober 2011

Penguji

Ketua : Ira Geraldina, SE.Ak., MSi.

Anggota : 1. Novy Silvia Dewi, SE., MM.

2. Ahmad Setiawan Nuraya

Menyatakan bahwa mahasiswa dimaksud di atas telah mengikuti ujian komprehensif :

Pada : 25 Oktober 2011

Dengan Hasil : LULUS

Penguji,

Ketua

(Ira Geraldina, SE.Ak., MSi.)

Anggota I Anggota II

(Novy Silvia Dewi, SE., MM.) (Ahmad Setiawan Nuraya)


iii

HALAMAN PENGESAHAN SKRIPSI

Nama : KINANTI SURYA VITA

NIM : 200712046

Judul Skripsi : Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Prosedur

Pembelian/Pengadaan Barang dan Pengeluaran Kas

Pada Perusahaan Konstruksi PT. XYZ

Pembimbing Skripsi

(Novy Silvia Dewi, SE., MM.)

Tanggal Lulus : 25 Oktober 2011

Mengetahui,

Ketua Panitia Ujian Ketua Jurusan Akuntansi

(Ira Geraldina, SE.Ak., MSi.) (Etika Karyani SE.AK, MSM)


iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah S.W.T, karena atas Rahmat dan Hidayah-

Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya. Pada skripsi ini penulis

mengambil judul “Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Prosedur

Pembelian/Pengadaan Barang Dan Pengeluaran Kas Pada Perusahaan Konstruksi PT.

XYZ”

Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat guna mencapai

gelar Sarjana Ekonomi (S.E.) pada STIE Indonesia Banking School.

Dalam penyusunan skripsi ini penulis mendapatkan bantuan, bimbingan, dan doa dari

berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Ibu Novy Silvia Dewi, SE, MM selaku pembimbing skripsi yang telah bersedia

membimbing, memberikan petunjuk, dan memberikan banyak bantuan kepada saya

dalam menyelesaikan skripsi ini.

2. Ibu Dr. Siti Sundari Arie selaku Ketua STIE Indonesia Banking School, Ibu Etika

Karyani SE.AK, MSM selaku Ketua jurusan Akuntansi STIE Indonesia Banking

School dan Bapak Gunawan, SE., MM. selaku pembimbing akademik, serta para

dosen STIE Indonesia Banking School yang telah memberikan semangat, motivasi,

masukan dan nasihat selama menjalankan perkuliahan di STIE Indonesia Banking

School.

3. Seluruh staf administrasi atas bantuan serta informasi yang diberikan kepada penulis

selama mengikuti perkuliahan di STIE Indonesia Banking School.


v

4. Pimpinan dan seluruh staf PT. XYZ atas bantuan dan bimbingan yang diberikan

kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi sesuai dengan yang

diharapkan.

5. Kedua orangtua penulis, Bapak Sri Wiratno dan Mama Endang Gumelar, serta

seluruh keluarga, berkat doa dan dukungan yang diberikan mereka penulis dapat

menyelesaikan skripsi ini dengan baik.

6. Para penyemangat, Denley Harindah Lafanny Darwin, Isnaini Latifah, Amanda

Larasati, Fizza Shallabratiana, Dian Haryati, Anissa Paramitha Mesya, Vanesya,

Putri Cirrus, Annisa Caca, Devina Nuryani, Reima Rusma, Dessy Liany, Sukma

Puspita, Anggraini Ahma, dan Ayu Nursukmawati yang telah mendukung penuh

perjuangan penulis selama ini, yang selalu ada di samping penulis saat susah maupun

senang.

7. Teman-teman angkatan 2007 dan juga pihak-pihak yang telah membantu penulis

yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak

yang memerlukannya. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna

sehubungan dengan keterbatasan yang ada dalam diri penulis. Oleh karena itu, penulis

membutuhkan kritik dan saran yang sifatnya membangun dari berbagai pihak. Terima kasih.

Jakarta, September 2011

Penulis

Kinanti Surya Vita


vi

ABSTRACT

This Study is intended to observe and examine the expenditure cycle that applied in

PT. XYZ, a company engaged in construction service. This study also analyzed to assess and

identify potential weaknesses of purchase / procurement of goods and cash disbursement

procedures, and the internal controls related with it. In addition it provides

recommendations based on the theory of vulnerabilities found.

This study uses qualitative methods of analysis, where the methods used in analyzing

the implementation of internal control systems in the process of purchase / procurement of

goods and cash disbursement on PT. XYZ particularly on Palm Oil Mill Project.

The result of this study is that there are still some weaknesses in the process of

purchase / procurement of goods and cash disbursement by business expenditure. This

happens because some procedures are inconsistent with theories that have been raised.

Keyword : internal control system, purchase/procurement of goods and cash disbursement

procedures, construction service company


vii

LEMBAR PERNYATAAN KARYA SENDIRI

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : Kinanti Surya Vita

NPM : 200712046

Jurusan : Akuntansi

Dengan ini menyatakan bahwa hasil penulisan Skripsi yang telah saya buat ini merupakan

hasil karya sendiri dan benar keasliannya. Apabila ternyata kemudian hari hasil penulisan

Skripsi ini merupakan plagiat atau penjiplakan terhadap karya orang lain, maka saya

bersedia mempertanggungjawabkan sekaligus bersedia menerima sanksi berdasarkan

peraturan tata tertib STIE IBS.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan keadaan sadar.

Penulis,

(Kinanti Surya Vita)


viii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

HALAMAN PERSETUJUAN DOSEN PEMBIMBING …………………………………….. i

KATA PENGANTAR ………………………………………………………………………… ii

ABSTRACT ……………………………………………………………………………………. iv

LEMBAR PERNYATAAN KARYA SENDIRI ……………………………………………… v

DAFTAR ISI ………………………………………………………………………………….. vi

DAFTAR TABEL ……………………………………………………………………………. ix

DAFTAR GAMBAR …………………………………………………………………………. x

DAFTAR LAMPIRAN ……………………………………………………………………….. xi

BAB I. PENDAHULUAN …………………………………………………………………….

1.1 Latar Belakang ……………………………………………………………………

1.2 Masalah Penelitian ……………………………………………………………......

1.2.1 Identifikasi Masalah ………………………………………………………..

1.2.2 Perumusan Masalah ………………………………………………………...

1.2.3 Pembatasan Masalah ……………………………………………………….

1.3 Tujuan Penelitian …………………………………………………………………

1.4 Manfaat Penelitian ………………………………………………………………..

1.5 Sistematika Pembahasan ………………………………………………………….

1

1

6

6

7

7

7

8

9

BAB II. LANDASAN TEORI …………………………………………………………………

2.1 Tinjauan Pustaka …………………………………………………………………..

2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi….……………………………………………...

2.1.1.1 Definisi Sistem….. …………………………………………………

2.1.1.2 Definisi Informasi ..…………………………………………………

2.1.1.3 Definisi Sistem Informasi …………………………………………..

2.1.1.4 Sistem Informasi Akuntansi …………………………………..……

2.1.1.5 Sistem Akuntasi Pembelian Perusahaan Jasa Konstruksi…….

2.1.1.5.1 Pengertian Pembelian………………………………

2.1.1.5.2 Fungsi-Fungsi yang Terkait Pada Sistem PembelianPerusahaan Jasa Konstruksi ……………………......

2.1.1.5.3 Dokumen yang Digunakan Pada Sistem Pembelian

11

11

11

11

12

13

13

15

15

16


ix

Perusahaan Jasa Konstruksi………………………..

2.1.1.5.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan Pada SistemPembelian Perusahaan Jasa Konstruksi………….....

2.1.1.5.5 Prosedur yang Membentuk Sistem AkuntansiPembelian Perusahaan Jasa Konstruksi…………….

2.1.1.6 Sistem Akuntansi Kas Pada Perusahaan Jasa Konstruksi ………….

2.1.1.6.1 Pengertian Kas……………………………………………

2.1.1.6.2 Catatan-Catatan Yang terkait Pengeluaran Kas Pada

Perusahaan Konstruksi…………………………………..

2.1.1.6.3 Prosedur Terkait Pengeluaran Kas Pada Perusahaan

Kontruksi………………………………………………...

2.1.1.6.4 Stock Opname…………………………………………….

2.1.2 Bagan Alir Sistem……………………………………………………………

2.1.3 Sistem Pengendalian Internal………………………………………..………

2.1.3.1 Definisi Pengendalian Internal………………………………….

2.1.3.2 Konsep Dasar Pengendalian Internal…………………………...

2.1.3.3 Pengendalian Internal Pada Sistem Pembelian…………………

2.1.3.4 Pengendalian Internal Pada Sistem Pengeluaran Kas…………..

2.2 Rerangka Pemikiran ……………………………………………………………….

17

18

18

19

19

20

20

21

21

22

22

23

24

29

30

BAB III. METODOLOGI PENELITIAN ……………………………………………………..

3.1 Objek Penelitian …………………………………………………………………...

3.2 Jenis Penelitian …………………………………………………………………….

3.3 Sumber Data ……………………………………………………………………….

3.4 Teknik Pengumpulan Data ………………………………………………………...

3.5 Teknik Pengolahan Data …………………………………………………………..

32

32

33

34

34

36

BAB IV. ANALISIS DAN PEMBAHASAN ………………………………………………….

4.1 Gambaran Umum Objek Penelitian ……………………………………………….

4.1.1 Sejarah Perusahaan ………………………………………………………….

4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan …………………………………………………...

4.1.3 Kegiatan Usaha………………….…………………………………………...

4.1.4 Bidang Usaha. ……………………………………………………………….

4.1.5 Struktur Organisasi…………...……………………………………………...

37

37

37

39

39

41

43


x

4.2 Analisis dan Pembahasan ………………………………………………………….

4.2.1 Prosedur Pembelian/Pengadaan Barang dan Pengeluaran Kas PT. XYZ…...

4.2.1.1 Prosedur Pembelian/Pengadaan Barang PT. XYZ………………….

4.2.1.2 Prosedur Pengeluara Kas PT. XYZ…………………………………

4.2.2 Analisis Sistem Pengendalian Internal Pada Prosedur Pembelian/Pengadaan

Barang dan Pengeluaran Kas PT. XYZ……………………………………..

4.2.2.1 Analisis Sistem Pengendalian Internal Pada Prosedur

Pembelian/Pengadaan Barang……………………………………..

4.2.2.2 Analisis Sistem Pengendalian Internal Pada Prosedur Pengeluaran

Kas………………………………………………………………...

4.2.3 Analisis Kelemahan Pada Sistem Pengendalian Internal PT. XYZ………...

46

46

51

54

58

58

78

81

BAB V. PENUTUP …………………………………………………………………………….

5.1 Kesimpulan ………………………………………………………………………..

5.2 Saran …………………………….………………………………………………...

84

84

86

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

DAFTAR RIWAYAT HIDUP PENULIS


xi

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir 21

Tabel 4.1 Daftar Pemesanan Engineer 65

Tabel 4.2 Penawaran Supplier A 68

Tabel 4.3 Penawaran Supplier B 70

Tabel 4.4 Penwaaran Supplier C 73


xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.2 Rerangka Pemikiran 31

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Proyek 44


xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Struktur Oganisasi

Lampiran 2 Proses Pengadaan Barang

Lampiran 3 Seleksi Teknik dan Komersial

Lampiran 4 Seleksi Final

Lampiran 5 Monitoring & Expediting Pengadaan Barang

Lampiran 6 Prosedur Pengadaan Barang Proyek – Engineering

Lampiran 7 Prosedur Pengadaan Barang Proyek - Procurement

Lampiran 8 Prosedur Pengadaan Barang Proyek - Logistik

Lampiran 9 Prosedur Pengadaan Barang Proyek - Keuangan

Lampiran 10 Dokumen Pengadaan Barang dan Pengeluaran Kas – Purchase Order

Lampiran 11 Dokumen Pengadaan Barang dan Pengeluaran Kas – Purchase Order (2)

Lampiran 12 Dokumen Pengadaan Barang dan Pengeluaran Kas – Surat Jalan

Lampiran 13 Dokumen Pengadaan Barang dan Pengeluaran Kas – Berita Acara

Lampiran 14 Dokumen Pengadaan Barang dan Pengeluaran Kas – Nota Pembayaran

Lampiran 15 Dokumen Pengadaan Barang dan Pengeluaran Kas – Invoice

Lampiran 16 Dokumen Pengadaan Barang dan Pengeluaran Kas – Bukti Pengeluaran Kas

Lampiran 17 Dokumen Pengadaan Barang dan Pengeluaran Kas – Daftar Hutang

Lampiran 18 Prosedur Pengadaan Barang Pada Perusahaan Pusat


1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Persaingan perusahaan yang terjadi pada perekonomian di Indonesia saat

ini telah menuntut perusahaan-perusahaan untuk lebih meningkatkan kualitas

kinerjanya, agar dapat mengatasi tuntutan konsumen terhadap produk barang atau

jasa, dan juga untuk menghadapi ancaman baik dari faktor internal maupun

eksternal yang dapat menghambat kelangsungan hidup perusahaan. DeGeus

(1988) dan Senge (1990), yang dikutip oleh Prabowo (2006), menyatakan

bahwa untuk mempertahankan keunggulan kompetitif, perusahaan perlu

beradaptasi secara cepat terhadap lingkungan mereka, konsekuensinya apabila

perusahaan menghadapi peningkatan persaingan dan mereka tidak mampu

mengadopsi serta mengimplementasikan strategi yang tepat maka kinerja

perusahaan akan dianggap buruk. Oleh karena itu, strategi yang tepat sangatlah

penting dalam mewujudkan tujuan perusahaan agar suatu perusahaan dapat lebih

unggul dari perusahaan lainnya.

Dalam mewujudkan tujuan yang ingin dicapai, perusahaan harus

mempunyai fungsi manajemen yang baik untuk melaksanakan strategi yang telah

ditentukan. Hal tersebut dapat diimplementasikan dengan adanya Sistem

Pengendalian Internal (SPI) yang memadai, seperti yang telah dikemukakan oleh

Arens (2008:370) sebagai berikut:


2

“Sistem pengendalian internal terdiri atas kebijakan dan prosedur yang

dirancang untuk memberikan manajemen kepastian yang layak bahwa

perusahaan telah mencapai tujuan dan sasarannya. Kebijakan dan prosedur ini

sering kali disebut pengendalian, dan secara kolektif membentuk

pengendalian internal entitas tersebut”

Dalam Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) Pengendalian Internal

di definisikan sebagai berikut:

“Sistem Pengendalian Internal meliputi organisasi serta semua metode dan

ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk

melindungi harta miliknya, mengecek kecermatan dan keandalan data

akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha, dan mendorong di taatinya

kebijakan manajemen yang telah digariskan.”

Maka dari itu demi mewujudkan tujuan perusahaan, suatu perusahaan juga

memerlukan Sistem Pengendalian Internal (SPI) yang baik agar semua asset

perusahaan dapat dikelola dengan efektif dan efisien sejalan dengan penerapan

strategi yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan.

Sistem pengendalian internal juga sangat penting demi memberikan

pertanggungjawaban perusahaan kepada pihak eksternal perusahaan, contohnya

pemegang saham. Bentuk pertanggung jawaban perusahaan yang penting dan

dapat mempengaruhi pengambilan keputusan pemegang saham salah satunya

adalah pelaporan keuangan perusahaan yang dilaporkan secara berkala. Oleh

karena itu, pengendalian internal juga sangat diperlukan dalam Sistem Informasi

Akuntansi (SIA) perusahaan. Tujuan umum pengendalian internal yang mengacu

pada pengendalian Sistem Informasi Akuntansi yang diungkapkan oleh Arens


3

(2008:370), yaitu: (1) Keandalan pelaporan keuangan, yang mendorong

manajemen untuk bertanggung jawab untuk menyiapkan laporan bagi para

investor, kreditor, dan pemakai lainnya. (2) Efisiensi dan efektivitas operasi, yang

mengacu pada pengendalian dalam perusahaan yang akan mendorong pemakaian

sumber daya secara efektif dan efisien untuk mengoptimalkan sasaran-sasaran

perusahaan. Dan (3) Ketaatan pada hukum dan peraturan, yang mengharuskan

semua perusahaan publik mengeluarkan laporan tentang keefektifan pelaksanaan

pengendalian internal atas pelaporan keuangan.

Dalam penelitian ini, Penulis tertarik untuk meneliti perusahaan

konstruksi karena perkembangan usahanya yang stabil seperti yang telah

disinggung oleh Suraji (2007) pada Soemardi (2008) menyatakan bahwa,

“Sektor konstruksi Indonesia telah tumbuh sejak awal awal tahun 1970an. Data

BPS menunjukan bahwa kontribusi sektor konstruksi nasional terhadap PDB

terus meningkat dari 3,9% di tahun 1973 hingga mencapai lebih dari 8% di tahun

1997. Seiring dengan terjadinya krisis ekonomi, sejak tahun 1998 pertumbuhan di

semua sektor mengalami penurunan yang sangat tajam, tak terkecuali sektor

konstruksi yang kontribusinya terhadap PDB merosot hingga menjadi sekitar 6%

saja di tahun 2002. Selanjutnya, sejak 2003 sektor ini kembali menunjukan

kecenderungan membaik, yang ditandai dengan kontribusinya terhadap PDB

sebesar 6,35% di tahun 2005.” Dan dapat dilihat pada Biro Pusat Statistik (BPS),

bahwa laju pertumbuhan kumulatif PDB menurut lapangan usaha tahun 2008

sebesar 7,51% sedangkan pada tahun 2009 karena adanya krisis ekonomi yang

menyebabkan seluruh sektor industri menurun membuat industri konstruksi juga

mengalami penurunan menjadi 7,05% dan pada tahun 2010 menjadi 6,79%.


4

Soemardi (2008) juga menyatakan bahwa, “Sebagai salah satu sektor

penting, pertumbuhan industri konstruksi nasional ini tentunya merupakan

peluang emas bagi para pelaku jasa konstruksi nasional untuk lebih berkarya dan

berpartisipasi dalam pembangunan nasional. Namun pertumbuhan tersebut bukan

tanpa tantangan, dengan adanya perkembangan teknologi dan tuntutan

masyarakat yang semakin tinggi terhadap produk-produk konstruksi, menjadi

peluang sekaligus tantangan yang harus dihadapi oleh pelaku industri

konstruksi.” Maka dari itu, salah satu upaya untuk menjaga dan meningkatkan

daya saing adalah dengan meningkatkan pengendalian internal dari perusahaan

sehingga setiap aktivitas operasional yang dilakukan oleh perusahaan dapat

berjalan dengan efektif.

Alasan lainnya adalah karena perusahaan konstruksi adalah salah satu

perusahaan jasa yang memanfaatkan berbagai sumber daya, baik sumber daya

manusia (SDM) ataupun sumber daya alam (SDA). Dengan demikian, maka

perusahaan jasa konstruksi memiliki potensi untuk mendorong tumbuhnya

kegiatan industri lain yang berhubungan dengan bahan baku yang dimanfaatkan

oleh perusahaan jasa konstruksi, misalnya bahan baku pembangunan, dan

perusahaan jasa konstruksi juga memiliki potensi untuk memperluas lapangan

pekerjaan yang dapat mendorong tumbuhnya pendapatan masyarakat dan

mengurangi tingkat pengangguran yang ada.

Perusahaan yang bergerak di bidang jasa konstruksi harus

mempertahankan kelangsungan hidup perusahaannya dengan memenangkan

tender yang ditawarkan. Dengan demikian, perusahaan jasa konstruksi harus

berusaha untuk mendapatkan kepercayaan dari pemberi tender untuk dapat


5

memenangkannya. Seperti yang telah diuraikan oleh Kiagus Andi (2002) bahwa

“Untuk mencapai keberhasilan perusahaan jasa konstruksi dengan berbagai

permasalahan yang dihadapi, dituntut adanya Standard Professional

Performance, yang berarti keahlian dibidang teknik semata tidaklah cukup,

namun perlu adanya disiplin ilmu lain, diantaranya ilmu manajemen dan

akuntansi”. Untuk itu, perusahaan jasa konstruksi harus merencanakan

perencanaan strategi yang tepat agar tujuan perusahaan tercapai. Tercapainya

tujuan perusahaan adalah karena pengambilan keputusan yang tepat oleh

manajemen, dan “Sumber informasi yang terbesar dan bersifat sistematis yang

dibutuhkan manajemen adalah berasal dari informasi akuntansi” Kiagus Andi

(2002). Bukan hanya untuk memenangkan tender yang harus dijaga, namun

kinerja pada saat pembangunan proyek juga tentunya sangatlah penting untuk

memperlancar kegiatan operasional perusahaan. Pengelolaan biaya yang baik

dalam pengadaan barang juga dapat mempertahankan posisi laba dengan

mempertahankan keseimbangan antara persediaan bahan dengan pencatatannya.

Oleh karena itu, Penulis ingin meneliti tentang Sistem Pengendalian Internal dari

siklus pembelian/pengadaan barang dan pengeluaran kas pada perusahaan

konstruksi.

Berdasarkan uraian diatas, Penulis tertarik untuk melakukan penelitian

dengan judul “ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS

PROSEDUR PEMBELIAN/PENGADAAN BARANG DAN

PENGELUARAN KAS PADA PERUSAHAAN KONSTRUKSI PT. XYZ”


6

1.2 Masalah Penelitian

1.2.1 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang ada, terdapat beberapa masalah yang

akan timbul mengenai sistem pengendalian internal atas sistem

pembelian/pengadaan barang dan pengeluaran kas pada PT. XYZ. Pertama, unit

pembelian yang mempunyai wewenang untuk melakukan pembelian untuk

memenuhi kebutuhan perusahaan, sehingga pengendalian internal sangatlah

diperlukan untuk memastikan apakah proses pembelian/pengadaan barang yang

dilakukan telah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Permasalahan akan timbul apabila proses pembelian/pengadaan barang tidak

sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Kedua adalah proses pengeluaran kas yang dilakukan untuk melakukan

aktivitas pembelian perusahaan. Seluruh kegiatan pengeluaran kas tentunya harus

melalui persetujuan kantor pusat atau dengan otorisasi oleh karyawan yang

jabatannya lebih tinggi. Untuk itu diperlukan pengendalian yang memadai

mengenai proses pengeluaran kas.

1.2.2 Perumusan Masalah

Dengan adanya latar belakang yang telah diungkapkan sebelumnya,

Penulis akan mencoba untuk mengidentifikasi berbagai masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana prosedur pembelian/pengadaan barang dan pengeluaran

kas pada PT. XYZ?

2. Bagaimana sistem pengendalian internal atas prosedur

pembelian/pegadaan barang dan pengeluaran kas pada PT. XYZ?


7

3. Apa kelemahan yang terjadi pada sistem pengendalian internal atas

prosedur pembelian/pengadaan barang dan pengeluaran kas pada PT.

XYZ?

1.2.3 Pembatasan Masalah Penelitian

Dengan adanya keterbatasan sarana dan prasarana dari Penulis, maka

Penulis membatasi masalah penelitian dengan meneliti tentang Sistem

Pengendalian Internal (SPI) pada proses pembelian/pengadaan barang dan

pengeluaran kas pada perusahaan konstruksi PT. XYZ dengan mengambil satu

contoh kasus pada proyek terakhir yaitu Proyek Pabrik Kelapa Sawit, khususnya

pada satu transaksi pembelian/pengadaan barang sampai dengan pengeluaran kas

dengan PT. Tri Jaya selaku Supplier. Dimana Penulis akan menganalisa unsur-

unsur SPI dan membandingkannya pada prosedur pembelian/pengadaan barang

dan pengeluaran kas pada perusahaan.

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai oleh Penulis melalui adanya penelitian ini,

yaitu:

1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur pembelian dan pengeluaran

kas pada PT. XYZ.

2. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengendalian internal atas

prosedur pembelian/pengadaan barang dan pengeluaran kas pada PT.

XYZ.


8

3. Untuk mengetahui kelemahan yang terjadi pada sistem pengendalian

internal atas prosedur pembelian/pengadaan barang dan pengeluaran

kas pada PT. XYZ.

1.4 Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Bagi Penulis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan bagi Penulis

mengenai pengendalian internal sistem informasi akuntansi dari sistem

pembelian/pengadaan barang dan pengeluaran kas pada perusahaan jasa

konstruksi. Dan penulisan skripsi ini juga digunakan sebagai salah satu syarat

guna mengikuti sidang kelulusan Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

di STIE Indonesia Banking School.

2. Bagi perusahaan

Penulis berharap bahwa hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai masukan

dan evaluasi bagi perusahaan mengenai pentingnya pengendalian internal

sistem informasi akuntansi pada perusahaan.

3. Bagi pihak lain

Penulis berharap bahwa hasil penelitian ini dapat berguna bagi pihak-pihak

lainnya, baik untuk dijadikan masukan dalam mengadakan penelitian yang

serupa atau menjadi dasar pengambilan keputusan.


9

1.5 Sistematika Pembahasan

Penulisan skripsi ini terdiri atas 5 bab, yaitu:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan latar belakang masalah, rumusan masalah penelitian, batasan

masalah penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian serta sistematika

pembahasan dari penyusunan skripsi ini.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang tinjauan teoritis tentang pengertian – pengertian

yang dijadikan landasan teori tentang pengendalian internal, dan sistem informasi

akuntansi dari prosedur pembelian/pengadaan barang dan pengeluaran kas yang

merupakan aktivitas dari perusahaan konstruksi yang diteliti.

BAB III : METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini menjelaskan tentang kegiatan yang dilakukan yang meliputi jenis studi,

sumber data dan teknik pengumpulannya, variabel dan pengukurannya, model

analisa dan teknik analisa data serta metode dalam menganalisa data penelitian.

BAB IV : HASIL PENELITIAN

Dalam bab ini Penulis menjelaskan mengenai data yang dipakai dan melakukan

analisa terhadap data studi kasus dengan memaparkan data yang ada dan

mengolahnya sehingga data tersebut dapat membantu Penulis dalam meneliti

apakah pengendalian internal dari perusahaan tersebut telah berjalan sesuai

dengan prosedur yang telah ditetapkan.


10

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan dari pembahasan yang telah dilakukan dalam bab – bab

sebelumya dan saran – saran yang diperlukan dalam pelaksanaan hasil pemecah

masalah.

DAFTAR PUSTAKA


11

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Tinjauan Pustaka

2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi

2.1.1.1 Definisi Sistem

Menurut Hall (2007:6), sistem adalah kelompok dari dua atau lebih

komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan

yang sama. Menurut Romney (2009:2), sistem adalah dua atau lebih komponen

yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Jadi dapat

disimpulkan bahwa sistem adalah dua kelompok atau lebih yang memiliki tujuan

yang sama dan saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tersebut. Sedangkan

menurut Sutabri (2005:8) suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur

yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk

mencapai tujuan tertentu. Dari uraian tersebut, suatu sistem dapat dirinci sebagai

berikut:

a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari

subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang

membentuk subsistem tersebut.

b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian dari sistem yang bersangkutan.

Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat kerja

sama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.


12

c. Unsur sistem bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. Setiap sistem

mempunyai tujuan tertentu dan bekerja sama satu dengan yang lain dengan

melalui suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu.

d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Gordon B. Davis dalam Sutabri (2005:9) menyatakan, sistem bisa berupa

abstrak atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-

gagasan atau konsepsi yang saling bergantung. Norman L. Enger dalam bukunya

menyatakan, suatu sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan

guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau

penjadwalan produksi. Sedangkan Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo

menyatakan, suatu sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur atau komponen-

konponen yang berkaitan dan berhubungan satu ama lain sedemikian rupa sehingga

unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang

tertentu.

2.1.1.2 Definisi Informasi

Hall (2007:7) mengemukakan bahwa Informasi menyebabkan pengguna

mengambil tindakan yang akan dilakukan atau tidak dilakukan. Informasi berarti

data yang telah dibentuk menjadi sesuatu arti dan berguna bagi manusia. Dan

Sutabri (2005:23) menyatakan bahwa informasi adalah data yang telah

diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses

pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi

informasi atau tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna

bagi penerimanya. Nilai informasi berhubungan dengan keputusan, bila tidak ada

pilihan atau keputusan, maka informasi menjadi tidak diperlukan.


13

2.1.1.3 Definisi Sistem Informasi

Sedangkan definisi sistem informasi menurut Hall (2007:9) adalah

serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi

dan didistribusikan ke para pengguna. Menurut Romney (2009:10), informasi

adalah data yang telah diorganisir dan diproses untuk memberikan arti kepada

pengguna. Pada definisi yang telah dikemukakan, dapat disimpulkan bahwa sistem

informasi adalah serangkaian prosedur tentang data yang dihasilkan oleh perusahaan

dan diproses menjadi suatu informasi yang dapat berguna bagi pihak pengguna.

Sistem informasi menurut Sutabri (2005:42) adalah suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang

mendukung fungsi operasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari

suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yan diperlukan.

2.1.1.4 Sistem Informasi Akuntansi

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi

nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi

keuangan. Menurut Hall (2007:13), SIA terdiri atas tiga subsistem, yaitu:

Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system-TPS)

Sistem yang mendukung operasi bisnis harian melalui berbagai dokumen serta

pesan untuk para pengguna di seluruh perusahaan. Sistem ini penting untuk

keseluruhan fungsi dari sistem informasi, karena:

Mengonversikan berbagai kegiatan ekonomi ke dalam transaksi

keuangan


14

Mencatat berbagai transaksi keuangan ke dalam catatan akuntansi

(jurnal dam buku besar)

Mendistribusikan informasi keuangan yang penting untuk personel

operasional dalam mendukung operasi hariannya.

Sistem pemrosesan transaksi berhubungan dengan berbagai kegiatan

bisnis yang sering terjadi. TPS terdiri atas tiga siklus transaksi: siklus pendapatan,

siklus pengeluaran, dan siklus konversi. Tiap siklus menangkap dan memproses

berbagai transaksi keuangan yang berbeda jenisnya.

Sistem buku besar/pelaporan keuangan (general ledger/financial reporting

system-GL/FRS)

Sistem yang menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba rugi,

neraca, arus kas, pengembalian pajak, serta berbagai laporan lainnya yang

disyaratkan oleh hukum. GLS dan FRS adalah dua subsistem yang erat

hubungannya satu sama lain. Akan tetapi, karena interdependensi operasional

keduanya, maka keduanya secara umum dipandang sebagai satu sistem

terintregasi – GL/FRS. Banyaknya input ke bagian GL dari sistem tersebut

berasal dari berbagai siklus transaksi. Ringkasan mengenai aktivitas siklus

transaksi diproses oleh GLS untuk memperbarui sistem pengendalian buku besar.

Sistem pelaporan keuangan mengukur dan melaporkan kondisi sumber daya

keuangan serta berbagai perubahan atas sumber daya tersebut. FRS

mengomunikasikan informasi ini terutama untuk pengguna eksternal.


15

Sistem pelaporan manajemen (management reporting system-MRS)

Sistem yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan

keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan

keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

2.1.1.5 Sistem Akuntasi Pembelian Perusahaan Jasa Konstruksi

2.1.1.5.1 Pengertian Pembelian

Menurut Mulyadi (2006:299), fungsi yang terkait dalam sistem pembelian

adalah :

1. Fungsi Gudang

Dalam sistem pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk

mengajukan permintaan sesuai dengan posisi yang ada pada gudang dan

untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

Untuk barang-barang yang langsung dipakai (tidak diselenggarakan

persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh

pemakai barang.

2. Fungsi Pembelian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai

harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan

barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3. Fungsi Penerimaan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap

jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna

menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh


16

perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang

dari pembeli yang berasal dari transaksi return penjualan.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi

pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem pembelian,

fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi

pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan

arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan

utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.

Sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab untuk

mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kertu

persediaan.

2.1.1.5.2 Fungsi-Fungsi yang Terkait Pada Sistem Pembelian Perusahaan Jasa

Konstruksi

Berikut adalah beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi

pembelian pada perusahaan jas konstruksi:

Fungsi gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian perusahaan jasa konstruksi, fungsi

gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai

dengan proyek yang dikerjakan.

Fungsi pembelian

Fungsi pembelian perusahaan jasa konstruksi bertanggung jawab untuk

memperoleh informasi mengenai harga alat dan material beserta kuantitas

barang yang diterima dari supplier.


17

Fungsi akuntansi

Dalam sistem akuntansi pembelian perusahaan jasa konstruksi, fungsi

akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam

register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber

(bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau

menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu piutang.

2.1.1.5.3 Dokumen yang Digunakan Pada Sistem Pembelian Perusahaan Jasa

Konstruksi

Dalam sistem akuntansi pembelian pada perusahaan jasa konstruksi

menggunakan dokumen-dokumen sebagai berikut:

Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh bagian gudang untuk

meminta bagian pembelian melakukan pembelian alat atau material dengan

jenis, jumlah dan mutu yang diinginkan. Kemudian dokumen ini diotorisasi

oleh yang memiliki wewenang dalam bagian pembelian

Surat order pembelian/surat pesanan

Dokumen ini diisi oleh bagian pembelian dan digunakan untuk memesan

alat atau material kepada supplier yang dipilih. Dokumen pesanan ini dibuat

sebanyak empat rangkap, yaitu pertama, diserahkan kepada supplier yang

dipilih; kedua, diserahkan kepada bagian akuntansi (disebut juga bagian

pembelian kredit kantor); ketiga ke bagian penerimaan barang dan keempat,

disimpan sebagai arsip


18

Bukti kas keluar

Bukti kas keluar adalah dokumen yang berfungsi sebagai perintah

pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada supplier dan sekaligus

sebagai pemberitahuan mengenai maksud pembayaran

2.1.1.5.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan Pada Sistem Pembelian Perusahaan

Jasa Konstruksi

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian perusahaan

jasa konstruksi meliputi:

a. Jurnal pembelian

b. Jurnal kas keluar

c. Kartu utang

d. Kartu persediaan

2.1.1.5.5 Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan

Jasa Konstruksi

Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini bagian gudang mengajukan permintaan pembelian

dalam formulir surat permintaan pembelian kepada bagian pembelian. Bagian

pembelian membuat surat order pembelian sesuai dengan permintaan bagian

gudang. Setelah diotorisasi oleh pimpinan bagian pembelian, surat order

pembelian dibuat empat rangkap, rangkap pertama dikirim ke supplier yang

dipilih, kedua ke bagian akuntansi, ketiga dikirim ke bagian penerimaan, dan

keempat disimpan sebagai arsip.


19

Prosedur penerimaan barang

Setelah barang dipesan, barang akan dikirim ke bagian penerimaan

barang. Barang yang datang dicocokan dengan surat pemesanan barang.

Setelah sesuai dengan surat pesanan barang, bagian penerimaan akan

membuat laporan penerimaan barang yang dibuat rangkap tiga, satu sierahkan

kembali ke supplier, yang kedua diserahkan ke bagian pembelian kredit

kantor, dan yang ketiga disimpan sebagai arsip

Prosedur pencatatan utang

Fungsi akuntansi (pembelian kredit kantor) perusahaan jasa konstruksi

memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat

order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari suppier) dan

menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen dalam kartu

utang. Setelah itu, akuntansi membuat BKK (bukti kas keluar) untuk

pembayaran setelah jatuh tempo

2.1.1.6 Sistem Akuntansi Kas Pada Perusahaan Jasa Konstruksi

2.1.1.6.1 Pengertian Kas

Menurut Ida Bagus (2010:123), kas merupakan suatu alat

pertukaran dan juga sering digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi.

Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti paling

sering berubah. Hampir dalam setiap transaksi dengan pihak lain selalu

mempengaruhi kas. Dalam pengertian demikian, kas meliputi uang tunai

dan instrumen/alat-alat pembayaran yang diterima oleh umum, baik yang

ada di dalam perusahaan maupun yang disimpan di bank.


20

2.1.1.6.2 Catatan-Catatan Yang Terkait Pengeluaran Kas Pada Perusahaan

Jasa Konstruksi

Catatan Terkait Pengeluaran Kas yang Digunakan Oleh Perusahaan

Jasa Konstruksi

Bukti pengeluaran uang

Dalam bukti pengeluaran uang dicatat sebesar jumlah yang dikeluarkan

oleh perusahaan untuk melakukan proses produksi pembangunan gedung

atau bangunan yang termasuk di dalamnya biaya-biaya umum, biaya tenaga

kerja, biaya overhead pabrik, biaya subkontrak, dan biaya-biaya yang

terjadi di proyek maupun di perusahaan

2.1.1.6.3 Prosedur Terkait Pengeluaran Kas Pada Perusahaan Jasa Konstruksi

Prosedur terkait pengeluaran kas pada perusahaan jasa konstruksi.

Proses pengeluaran kas pada perusahaan onstruksi adalah sebagai berikut:

a. Bagian yang memerlukan kas untuk berbagai kepentingan, misalnya

untuk: membayar hutang; membayar biaya; membeli barang dengan

tunai; membuat atau menyiapkan, atau menerima bukti pendukung

untuk pegeluaran kas

b. Bukti pendukung disahkan atau ditanda tangani oleh pejabat yang

berhak, misalnya oleh kepala bagian

c. Bukti pendukung (asli) diberikan kepada bagian akuntansi sedangkan

salinan/copy-an di berikan kepada bagian keuangan

d. Bagian akuntansi memverifikasi bukti-bukti pendukung misalnya

tentang kebenaran penggunaannya


21

e. Setelah bukti diverifikasi begaian akuntasi mengotorisasi pengeluaran

cek dengan jalan membuat bukti kas keluar atau surat perintah bayar.

Bukti kas keluar dibuat prenumbered dan dipakai sesuai nomor yang

berurutan

2.1.1.6.4 Stock Opname

Stock opname yaitu membandingkan dokumen yang terkait dengan kas

keluar, dengan pencatatan yang dilakukan oleh Divisi Keuangan proyek,

lalu akan dibandingkan dengan kas yang ada pada bank.

2.1.2 Bagan Alir Sistem

Untuk mempermudah dalam memahami bagan alir sistem yang ada,

terdapat keterangan simbol yang telah diungkapkan dalam buku Auditting yang

ditulis oleh Mulyadi (2009:204) sebagai berikut:

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir

Simbol Nama Keterangan

Dokumen Digunakan untuk semua jenis

dokumen. yang merupakan

formulir untuk merekam transaksi

Berbagai dokumen Menggambarkan berbagai jenis

dokumen yang digabungkan

bcrsama dalam satu paket

13A


22

Keputusan Simbol ini menggambarkan

keputusan yang harus dibuat dalam

proses pengolahan data. Keputusan

yang dibuat ditulis di dalam simbol.

Penghubung pada halaman

yang sama

Menggambarkan alir dokumen dibuat

mengalir dari atas ke bawah dan dari

kiri kekanan. Simbol penghubung

yang memungkinkan aliran dokumen

berhenti di suatu lokasi pada halaman

tertentu dan kembali berjalan pada

halaman yang sama.

Penghubung pada halaman

yang berbeda

Untuk menggambarkan bagan alir

dokumen suatu sistem diperlukan

lebih dari satu halaman.

Kegiatan manual Untuk menggambarkan kegiatan

manual seperti : menerima order,

mengisi formulir,membandingkan dll

Terminator Permulaan/akhir program.

Sumber : Auditing, Mulyadi (2009)

2.1.3 Sistem Pengendalian Internal

2.1.3.1 Definisi Pengendalian Internal

Menurut Arens (2008:370), pengendalian internal di definisikan sebagai

sistem pengendalian internal terdiri atas kebijakan dan prosedur yang dirancang

Ya

Tidak


23

untuk memberikan manajemen kepastian yang layak bahwa perusahaan telah

mencapai tujuan dan sasarannya. Kebijakan dan prosedur ini sering kali disebut

pengendalian, dan secara kolektif membentuk pengendalian internal entitas

tersebut.

Sedangkan suatu sistem pengendalian internal menurut IAI dalam SPAP

(2001: 319.2) adalah “suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris,

manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakian

memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (1) keandalan

pelaporan keuangan, (2) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (3) kepatuhan

terhadap hukum dan perundang-undangan yang berlaku”.

SA Seksi 319 Pertimbangan atas Pengendalian Internal dalam Audit

Laporan Keuangan paragraf 06 yang tercantum pada buku Auditting oleh

Mulyadi (2009:180), mendefinisikan pengendalian internal sebagai suatu proses

– yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain – yang

didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga

golongan tujuan berikut ini:

1. Keandalan pelaporan keuangan

2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

3. Efektivitas dan efisiensi operasi.

2.1.3.2 Konsep Dasar Pengendalian Internal

Dalam buku “Accounting Information System” yang ditulis oleh Hall

(2007:181), diungkapkan bahwa Sistem Pengendalian Internal (internal control


24

system) terdiri atas berbagai kebijakan, praktik, dan prosedur yang diterapkan

oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya, yaitu:

1. Menjaga aktiva perusahaan

2. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi

3. Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan

4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan

oleh pihak manajemen

2.1.3.3 Pengendalian Internal Pada Sistem Pembelian

Pengendalian internal yang dapat dilakukan dalam sistem pembelian,

menurut Ida Bagus (2010:90), adalah menjaga kekayaan (persediaan) dan

kewajiban perusahaan jasa konstruksi (utang dagang atau bukti kas keluar yang

akan dibayar) harus dijamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan

persediaan). Untuk merancang unsur-unsur pengendalian internal akuntansi yang

diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian, unsur pokok sistem pengendalian

internal terdiri dari:

Organisasi

Organisasi harus didasarkan pada unsur pokok sistem pengendalian

internal, yaitu:

1. Dalam organisasi harus dipisahkan tiga fungsi pokok berikut yang fungsi

operasi, penyimpanan dan akuntansi


25

2. Tidak ada satupun transaksi yang dilaksanakan dari awal sampai akhir

hanya oleh satu orang atau fungsi saja

Dalam neraca organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi

pembelian, dua unsur pokok sistem pengendalian internal dijabarkan sebagai

berikut:

1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.

2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. Salah satu pokok

sistem pengendalian internal mengharuskan pemisahan fungsi operasi,

fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi

pembelian fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan

persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang

melaksanakan transaksi pembelian.

3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.

Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab

atas penerimaan atau penolakan barang yang diterima dari supplier.

Fungsi penerimaan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas

penyimpanan barang yang telah dinyatakan diterima oleh fungsi

penerimaan.

4. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih sari satu orang atau lebih dari

satu fungsi. Setiap transaksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih

dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi. Dengan penggunaan unsur

sistem pengendalian internal tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu

akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan atau


26

fungsi yang satu dicek ketelitiannya dan keandalannya oleh karyawan

atau fungsi yang lain.

Sistem organisasi dan prosedur pencatatan

Sistem transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang berwenang dan dicatat

melalui prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan konstruksi

akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian

dan keandalannya.

1. Surat permintaan pembelian/pesanan diotorisasi oleh fungsi gudang untuk

barang yang disimpan dalam gudang atau oleh kepala fungsi pemakai

barang untuk barang yang langsung pakai.

2. Laporan penerimaan diotorisasi oleh fungsi penerimaan.

3. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih

tinggi.

4. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang

didukung dengan order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur

dari supplier.

5. Pencatatan ke dalam kartu utang dan bukti kas keluar diotorisasi oleh

fungsi akuntansi.

Praktik yang sehat

1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak


27

Untuk menciptakan praktik yang sehat furmulir penting yang digunakan

dalam perusahaan kontruksi harus bernomor urut tercetak dan

pernggunaan nomor urut tersebut dipertanggung jawabkan oleh manajer

yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut

2. Supplier dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari

berbagai supplier

Supplier harus dipilih tidak berdasarkan hubungan istimewa dan pribadi

diantara fungsi pembelian dengan supplier, namun berdasarkan

perbandingan penawaran harga bersaing yang diterima dari berbagai

supplier.

3. Barang hanya diperiksa dan diterima penerimaan jika fungsi ini telah

menerima tembusan order pembelian dari fungsi pembelian

Dalam penerimaan barang harus diciptakan unsur pengendalian internal

sebagai berikut: tidak ada barang yang diterima oleh fungsi penerimaan

tanpa didahului dengan dikeluarkannya order pembelian dari fungsi

pembelian. Fungsi penerimaan hanya melakukan pemeriksaan dan

perhitungan barang yang diterima dari supplier jika sebelumnya telah

menerima tebusan surat order pembelian yang telah diotorisasi oleh

berwenang.

4. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari

supplier dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan

membandingkan dengan tebusan surat order pembelian


28

Agar perusahaan jasa konstruksi dapat memperoleh barang yang dibeli

sesuai dengan yang dipesan fungsi penerimaan harus melakukan

pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari supplier dengan cara

menghitung dan menginspeksi barang tersebut serta membandingkan

dengan tembusan surat order pembelian.

5. Terdapat pengecekan harga surat pembelian dan ketelitian perkalian

dalam faktur dari supplier sebelum faktur tersebut diproses untuk di bayar

Bukti kas keluar hanya dibuat oleh fungsi akuntansi setelah fungsi ini

melakukan pengecekan harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian

dan penjumlahan yang tercantum dalam faktur dari supplier.

6. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik di

rekonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku besar

Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan data yang tercatat dalam catatan

akuntansi yang beda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam

pencatatan utang dengan sistem bukti kas keluar dokumen sumber berupa

bukti kas keluar yang di lampiri dengan dokumen pendukung diarsipkan

menurut tanggal jatuh tempo faktur dari supplier.

7. Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna

mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai

Jika perusahaan konstruksi memperoleh potongan tunai dari supplier

karena melunasi kewajibannya dalam jangka waktu potongan berarti

dapat menghemat kekayaan perusahaan konstruksi.


29

8. Bukti kas keluar beserta pendukunganya di cap “lunas” oleh fungsi

pengeluaran kas setelah cek dikirimkan ke supplier

Bukti kas keluar merupakan dokumen yang digunakan untuk memberi

otorisasi fungsi keuangan untuk mengisi cek dan mengirimkan ke

supplier.

2.1.3.4 Pengendalian Internal Pada Sistem Kas

Kas mempunyai sifat mudah untuk dipindah tangankan dan tidak dapat

dibuktikan pemiliknya, maka kas mudah digelapkan, oleh karena itu Ida bagus

(2010:132) mengungkapkan perlunya pengawasan yang ketat terhadap kas. Pada

umumnya sistem pengendalian internal terhadap kas dilakukan dengan

memisahkan fungsi-fungsi penyimpanan, pelaksanaan dan pencatatan.

Karena bentuk dan jenis perusahaan bermacam-macam, maka sistem

pengendalian internal suatu perusahaan akan berbeda-beda juga dengan

perusahaan lainnya. Tetapi ada dasar-dasar tertentu yang bisa digunakan sebagai

pedoman untuk mengadakan pengendalian internal terhadap kas suatu

perusahaan.

Pengendalian internal kas keluar pada perusahaan jasa konstruksi

Sistem pengendalian internal yang baik dalam sistem kasnya juga

mensyaratkan agar dilibatkannya pihak luar (bank) ikut serta dalam mengawasi

kas perusahaan. Hal tersebut dimaksudkan agar ada pencatatan dari pihak luar

selain pencatatan oleh perusahaan. Agar tidak terjadinya penggelapan atau


30

penyalahgunaan dana kas keluar dari perusahaan, maka digunakan beberapa

prosedur pengendalian internal. Beberapa prosedur pengendalian internal adalah

sebagai berikut:

a. Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek.

b. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan melalui cek dilakukan

melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan inprest system.

c. Penulisan cek dilakukan bila didukung oleh bukti-bukti yang lengkap dan

authentic atau dengan kata lain menggunakan sistem voucher.

d. Dipisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti

pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang

mencatat pengeluaran kas.

e. Diadakan pemeriksaan internal dengan jangka waktu yang tidak tentu.

f. Diharuskan membuat laporan kas harian

2.2 Rerangka Pemikiran

Dalam penelitian yang akan di kerjakan oleh Penulis, langkah pertama dalam

penelitian ini adalah menjelaskan tentang prosedur pembelian/pengadaan barang dan

pengeluaran kas pada PT. XYZ yang diteliti oleh Penulis. Langkah kedua, Penulis

akan menganalisa sistem pengendalian internal atas prosedur pembelian/pengadaan

barang dan pengeluaran kas yang ada pada PT. XYZ. Langkah ketiga adalah

menganalisa kelemahan-kelemahan yang terjadi atas sistem pengendalian internal


31

pada prosedur pembelian/pengadaan barang dan pengeluaran kas PT. XYZ. Dan

langkah terakhir yang akan dikerjakan oleh Penulis adalah memeberikan kesimpulan

atas sistem pengendalian internal pada PT. XYZ dan memberikan saran atas

kelemahan yang terjadi.

Gambar 2.2 Rerangka Pemikiran


32

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Objek Penelitian

Dalam penyusunan penelitian ini, Penulis melakukan penelitian pada PT.

XYZ yang bergerak dalam bidang Jasa Konstruksi. Proyek yang dikerjakan

adalah antara lain adalah proyek Grass Root yaitu proyek pembangunan dari

awal, mulai dari pembebasan tanah, persiapan lokasi, pemeriksaan lahan, cut &

fill, akses jalan, sampai dengan pelaksanaan konstruksi. Jenis proyek kedua

adalah Expansion, yaitu proyek yang bertujuan untuk meningkatkan kapasitas

pabrik yang ada atau instalasi pabrik. Jenis proyek yang ketiga adalah

Revamping, yaitu sebuah proyek yang bertujuan untuk memperbaiki pabrik yang

ada atau instalasi pabrik. Dan yang menjadi objek dalam penelitian ini adalah

bagaimana prosedur pembelian/pengadaan barang dan pengeluaran kas dari PT.

XYZ serta bagaimana Sistem Pengendalian Internal dari prosedur

pembelian/pengadaan barang penerimaan kas, dan pengeluaran kas yang terjadi

dalam proyek.

Penelitian yang dilakukan oleh Penulis membutuhkan waktu selama enam

bulan, karena Penulis mencari data terlengkap dari proyek yang dilakukan oleh

PT. XYZ, oleh karena itu memerlukan waktu untuk mengumpulkannya. Dan

penelitian ini dilakukan dengan mengambil data dari PT. XYZ yang beralamat di

Jl. DI. Panjaitan, Jakarta.


33

Sifat penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus,

dimana menurut Sekaran (2006:163) studi kasus meliputi analisis konstektual

dan mendalam terhadap hal yang berkaitan dengan situasi serupa dalam

organisasi lain. Dan studi kasus yang bersifat kualitatif adalah berguna dalam

menerapkan solusi pada masalah terkini berdasarkan pengalaman pemecahan

masalah di masa lalu, dan berguna dalam memahami fenomena tertentu, dan

menghasilkan teori lebih lanjut untuk pengujian empiris.

3.2 Jenis Penelitian

Penelitian yang dilakukan oleh Penulis mempunyai jenis penelitian yang

bersifat Deskriptif Kualitatif. Menurut Sekaran (2006:158), Studi Deskriptif

(descriptive study) yang dilakukan untuk mengetahui dan menjadi mampu untuk

menjelaskan karakteristik variabel yang diteliti dalam suatu situasi. Studi

Deskriptif juga dilakukan untuk memahami karakteristik organisasi yang

mengikuti praktik umum tertentu. Dan data kualitatif yang diperoleh dengan

wawancara dan observasi mungkin membantu dalam memahami fenomena pada

tahap eksploratif studi.

Studi Deskriptif yang dilakukan oleh Penulis dengan melihat sistem

pengendalian internal pada PT. XYZ yang ditentukan dari kesamaan praktek

dengan prosedur yang ada. Serta melihat sistem operasional perusahaan yang

mungkin tidak sesuai dengan prosedurnya sehingga menimbulkan kelemahan

pada sistem pengendalian internal perusahaan, yang akan menjadi acuan bagi

Penulis untuk memberikan saran kepada perusahaan guna memperbaiki sistem

operasionalnya.


34

3.2 Sumber Data

Data yang dihimpun dalam penelitian yang dilakukan oleh Penulis adalah

data primer dan data sekunder. Dimana menurut Sekaran (2006:61, Edisi 2)

yang menyatakan bahwa Sumber Data Primer (primary data) adalah responden

individu, kelompok fokus, dan panel yang secara khusus ditentukan oleh peneliti

dan di mana pendapat bisa dicari terkait persoalan tertentu dari waktu ke waktu,

atau sumber umum seperti majalah atau buku tua. Dan Sumber Sekunder

(secondary sources) misalnya, catatan atau dokumentasi perusahaan, publikasi

pemerintah, analisis industry oleh media, situs Web, Internet, dan seterusnya,

bahkan lingkungan atau situasi dan peristiwa khusus pun dapat menjadi sumber

data.

Dalam penelitian ini, Sumber Data Primer yang digunakan oleh Penulis

adalah berupa data-data prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan, dan

dokumen-dokumen bukti transaksi yang dilakukan oleh perusahaan, serta hasil

dari wawancara yang dilakukan langsung oleh Penulis kepada beberapa karyawan

perusahaan. Sedangkan sumber sekunder yang digunakan oleh Penulis adalah

dengan cara penelitian kepustakaan, yaitu data yang diperoleh dari buku, jurnal,

serta bahan tertulis yang berhubungan dengan penilitian.

3.3 Teknik Pengumpulan Data

Penulis menggunakan beberapa metode dalam mengumpulkan data dan informasi

yang diperlukan, antara lain:


35

1) Studi lapangan (field study)

a. Observasi (observation), menurut Sekaran (2006:102, Edisi 2) Survei

Observasional adalah memperoleh data tanpa mengajukan pertanyan

kepada responden, dengan mengamati dalam lingkungan kerja sehari-

hari atau dalam situasi lab, dan aktivitas serta perilaku mereka atau

item minat lainnya bisa dicatat dan direkam. Dalam penelitian yang

Penulis lakukan, Penulis memeriksa dokumen-dokumen yang ada, dan

membandingkannya dengan prosedur yang telah di tetapkan oleh

perusahaan, serta memeriksa kelemahan-kelemahan yang mungkin

akan terjadi atas prosedur yang tidak dilakukan dengan baik.

b. Wawancara, adalah salah satu metode pengumpulan data dengan cara

mewawancara/memberikan pertanyaan-pertanyaan kepada responden

untuk memperoleh informasi mengenai isu yang diteliti. Dalam

penelitian ini Penulis melakukan wawancara kepada pihak yang

berkaitan dengan Sistem Pembelian/Pengadaan barang dan Sistem

Pengeluaran Kas pada PT. XYZ khususnya Proyek Pabrik Kelapa

Sawit.

c. Dokumentasi, adalah dengan mempelajari catatan-catatan dan

dokumen-dokumen perusahaan berupa

2) Penelitian kepustakaan (library research)

Dengan penelitian kepustakaan, Penulis mengumpulkan teori-teori dari

berbagai sumber yaitu buku, jurnal, serta bahan tertulis yang berhubungan

dengan topik pembahasan


36

3.4 Teknik Pengolahan Data

Penulis melakukan penelitian melalui pendekatan Deskriptif Kualitatif,

dimana penelitian deskriptif menurut Sekaran (2006:158), dapat didefinisikan

sebagai penelitian yang dilakukan untuk mengetahui dan menjadi mampu untuk

menjelaskan karakteristik variabel yang diteliti dalam satu situasi. Sedangkan

data kualitatif pada studi deskriptif adalah data yang diperoleh dengan

mewawancarai orang yang mungkin dapat membantu memahami penelitian yang

dilakukan. Pada penelitian ini, data diambil berdasarkan fakta yang ada dengan

melakukan wawancara kepada orang yang bersangkutan, dan melihat dokumen-

dokumen yang dimiliki oleh perusahaan untuk membandingkannya dengan

prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan, serta menganalisa kelemahan

yang ada atas adanya kemungkinan tidak berjalannya Sistem Pengendalian

Internal yang baik sehingga dapat dibuat kesimpulan dan saran yang dapat

berguna bagi perusahaan.


37

BAB IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Objek Penelitian

4.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. XYZ didirikan pada tahun 1975 sebagai perusahaan konstruksi baru

dan tumbuh menjadi penyedia jasa terpadu nasional yang komprehensif, teknik

dan pengadaan jasa konstruksi untuk infrastruktur, pabrik dan proyek pembangkit

industri di bidang air, listrik, minyak, gas, dan petrokimia.

Dengan pengalaman yang luas dalam Bisnis Konstruksi Core selama

lebih dari 25 tahun, melalui strategi manajemen bijaksana, beberapa tahun yang

lalu, PT. XYZ memutuskan untuk memulai diversifikasi strategi bisnis inti.

PT. XYZ memperluas lini bisnis dari Jasa Konstruksi untuk menutupi

Tanaman dan Pemeliharaan Jasa, Power Transformer Manufacturing,

Independent Power Producer, Kebudayaan laut (pengembangan laut) dan Agro

Industri.

Berikut adalah sejarah perusahaan PT. XYZ:

1975

Beberapa pengusaha lulus dari Institut Teknologi Bandung (ITB) berbagi

idealisme yang sama mendirikan PT. XYZ menanggapi panggilan pemerintah


38

untuk mempromosikan teknik lokal dan jasa konstruksi. Pada tahap awal,

perusahaan berfokus pada memberikan jasa konstruksi.

Selama tiga dekade berikutnya, PT. XYZ berhasil meningkatkan capabilitiy

untuk memperluas bisnisnya untuk infrastruktur, minyak, gas, petrokimia, dan

proyek listrik. Saat ini, perusahaan telah menjadi salah satu perusahaan yang

berkembang cepat dan terhormat yang melayani untuk rekayasa, pengadaan dan

konstruksi (EPC) jasa.

1995-2001

Erat terkait dengan bisnis inti PT. XYZ mengatur salah satu proyek utama yang

berhubungan dengan tegangan tinggi (150 volt kilo) gardu dan jalur transmisi

untuk perusahaan listrik milik negara (PLN) yang dibangun di Jawa Barat dan

Jakarta untuk memperkuat permintaan pasokan listrik.

2004

PT. XYZ tidak hanya mempekerjakan tenaga yang berpengalaman termasuk

insinyur, manajer proyek, supervisor, dan staf pendukung tetapi juga dilengkapi

dengan fasilitas modern memiliki prosedur sistem kerja lengkap dan sertifikat

seperti ISO 9001 1994/2000 diberikan pada tahun 2000 dan OHSAS untuk

Keselamatan dan Kesehatan diberikan dalam 2004. Sebuah daftar panjang proyek

berhasil dijalankan oleh PT. XYZ adalah bukti kemampuan perusahaan

menangani proyek-proyek dari berbagai ukuran.

Sebagai hasil dari kerja keras, PT. XYZ dianugerahi Kontraktor Listrik Terbaik

Sertifikat oleh AFEEC (ASEAN Federasi Kontraktor Teknik Elektro). dan AKLI


39

(Asosiasi Kontraktor Listrik dan Mekanikal Indonesia - Asosiasi Indonesia dari

Contractoirs Listrik dan Mechanicals).

PT. XYZ juga merupakan anggota pendiri Asosiasi Terpadu Konstruksi (EPC /

Epsi) Penyedia Jasa (GAPENS) dan anggota AKI (Asosiasi Kontraktor Indonesia

- Asosiasi Kontraktor Indonesia).

2005 – Present

Dalam beberapa tahun terakhir PT. XYZ telah mengembangkan bisnisnya untuk

menutupi operasi pabrik dan pemeliharaan tanaman, perkebunan kelapa sawit dan

pengembangan proyek produsen listrik perusahaan swasta.

4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT. XYZ

Dalam menjalankan usahanya, PT. XYZ mempunyai visi sebagai berikut:

“Untuk menjadi perusahaan terkemuka di kalangan industri jasa konstruksi yang

terintegrasi”

Misi PT. XYZ

Untuk mewujudkan visi yang telah ditentukan, PT. XYZ memiliki misi:

“Untuk mengembangkan layanan yang berkualitas tinggi konstruksi yang

terintegrasi dan untuk memenuhi kebutuhan stakeholder”


40

4.1.3 Kegiatan Usaha

Layanan yang diberikan oleh PT. XYZ adalah mencakup:

1) Total EPC & C (opsional), yaitu pelaksanaan proyek yang mencakup

layanan Engineering, Procurement, Konstruksi, dan Commisioning

(opsional).

2) Layanan manajemen proyek, yaitu dengan menyediakan tim manajemen

proyek yang melibatkan tugas-tugas perencanaan, penjadwalan, pelaporan

kemajuan sistem perangkat lunak untuk mengelola proyek pelanggan.

3) Pengadaan jasa, yaitu layanan pembelian, pengiriman peralatan

pembangunan dan bahan bangunan (domestik atau impor)

4) Konstruksi & Commisioning (opsional), yaitu dengan menyediakan tim

manajemen konstruksi, melakukan jasa konstruksi, pekerjaan instalasi, dan

commissioning (opsional)

5) Pembiayaan proyek, mencakup pengorganisasian pembiayaan proyek, yang

dapat diperoleh dari dalam negeri dan/atau pinjaman luar negeri

6) Pengembangan proyek, dengan mengidentifikasi, mempelajari,

mempromosikan, mengembangkan proyek dan bertindak sebagai sponsor

proyek


41

PT. XYZ memiliki berbagai jenis proyek dalam melakukan usahanya,

diantaranya adalah:

1) Grass root, yaitu sebuah proyek baru yang berurusan dengan pembebasan

lahan, persiapan lokasi, penyelidikan lahan, cut & fill, akses jalan,

konstruksi dan commissioning.

2) Expansion, yaitu sebuah proyek yang bertujuan untuk meningkatkan

kapasitas pabrik yang ada atau instalasi.

3) Revamping, sebuah proyek yang dimaksudkan untuk meningkatkan pabrik

yang ada atau instalasi.

4.1.4 Bidang Usaha

EPC Strategi Bisnis

Didukung dengan pengalaman proyek yang luas, PT. XYZ mempunyai elemen

kunci dalam menetapkan strategi bisnis untuk meningkatkan kemampuan bisnis

yang komprehensif dengan bekerjasama dengan perusahaan luar negeri melihat

dari keahlian yang cukup serta besarnya jaringan yang dimilikinya. Bidang usaha

yang dimiliki oleh PT. XYZ adalah sebagai berikut:

1. Electrical

a. High Voltage and Extra High Voltage Substation

b. High Voltage and Extra High Voltage Transmission

Line

c. Power Plant


42

d. High Rise Building

e. Process Plant & Industrial Facility

f. Distribution Line

g. Fire Protection

2. Mechanical

a. Power Plant

b. Process Plant & Industrial Facility

c. Plant Piping

d. Tank

e. Boiler

f. Air Conditioning System

g. Insulation

h. Fire Fighting

3. Civil & Structure

a. Equipment Fondation

b. Substation Control Building

c. Power House

d. Jetty

e. Bridge

f. Tower

4. Pipeline

a. Oil & Gas Pipe Line


43

b. Water Distribution Pipe Line

5. Control System, Scada & Instrumentation

a. Power Plant

b. Process Plant & Industrial Facility

4.1.5 Struktur Organisasi

PT. XYZ dipimpin oleh seorang President Director yang dibantu oleh

Committee ISO & Internal Audit dalam mengawasi tiga bidang yang ada (bagan

organisasi terdapat di Lampiran 1). Keempat bidang tersebut adalah sebagai

berikut:

1. Oil & Gas Director dan Non Oil & Gas Director, dengan dibantu oleh bidang

Contract Administration dan bidang Project Control untuk mengawasi dua

bidang yaitu Div. Operation dan Div. Marketing and Business Development.

Dimana Div. Operation mengawasi bidang Project Manager yang

membawahi empat bidang, yaitu: (1) Field Engineering, (2) Gen. Supervisor,

(3) QC/FSHE, dan (4) Project Control.

2. Technical Support V.P, yang mengawasi dua bidang, yaitu Div Engineering

dan Div. Procurement. Serta mengawasi dua bidang yaitu Bid. Support

Manager dan QC. Manager.

3. Financial & Administration Director, yang mengawasi dua bidang yaitu

Accounting & Finance G M dan HRD & General Affair G M. serta


44

mengawasi tiga bidang lainnya, yaitu Sect. BOD Manager, Legal Manager,

dan IT/System Manager.

Dalam sebuah proyek yang dikerjakan, PT. XYZ membentuk suatu

struktur organisasi yang lebih terperinci dalam menjalankan aktivitas

pembangunan proyeknya agar kinerja yang dihasilkan lebih efisien. Struktur

organisasi tersebut adalah sebagai berikut:

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Proyek

Sumber : PT. XYZ

Aktivitas proyek yang dikerjakan oleh PT. XYZ, ditunjuk seorang Project

Manager yang memimpin berjalannya suatu proyek, yang akan mengawasi empat

bidang, bidang pertama adalah Cost Control yang akan mengawasi masuk dan

keluarnya biaya pada suatu proyek, bidang yang kedua adalah Site Manager yang

akan membawahi tiga bagian, yaitu Supervisor, Bagian Peralatan, dan Bagian

Logistik, bidang yang ketiga adalah Bagian Administrasi & Keuangan yang akan

mengeluarkan dan mencatat kegiatan arus kas proyek, dan bidang yang keempat


45

adalah Bagian Procurement atau biasa disebut Bagian Pembelian/Pengadaan

Barang bagi sebuah proyek yang akan membeli bahan material yang diperlukan

dalam menunjang kegiatan pembangunan proyek.

Wewenang dan Tanggung Jawab

Dalam pengerjaan proyek, biasanya memiliki suatu tim khusus yang

memiliki wewenang tertentu dalam menjalankan kegiatan pembangunan. Tim

tersebut dibawahi oleh Project Manager yang mempunyai tugas untuk membuat

garis kebijakan dalam pelaksanaan proyek dan pertanggung jawaban keseluruhan

pelaksanaan proyek tersebut. Tim terdiri dari lima divisi, yaitu:

a. Divisi Site Manager, bertugas untuk menjadi koordinator kegiatan

harian/tugas harian proyek yang diberikan oleh Project Manager.

b. Divisi Engineering, bertugas untuk menentukan barang atau material apa

saja yang diperlukan untuk membangun sebuah proyek, menentukan mutu

dan kualitas dari barang yang akan dibeli, menentukan berapa jumlah

barang/material yang akan dibeli, dan menentukan waktu pembelian

barang/material.

c. Divisi Cost Control, bertugas untuk memeriksa dokumen yang diberikan

oleh bagian keuangan sebagai dasar pemberian keputusan dikeluarkannya

kas perusahaan, dengan memeriksa kelengkapan dokumen yang ada.

d. Divisi Keuangan, bertugas untuk membayar pembelian barang/material,

membuat pencatatan keluar masuk uang khusus proyek, menagih dan

membayar ke pemberi proyek, menagih biaya operasi proyek ke kantor

pusat untuk menyelenggarakan pekerjaan.


46

e. Divisi Procurement, bertugas untuk membeli barang/material berdasarkan

pesanan Divisi Engineering.

4.2 Analisis dan Pembahasan

4.2.1 Prosedur Pembelian/Pengadaan Barang dan Pengeluaran Kas PT XYZ

Sistem Pembelian atau dapat disebut Sistem Pengadaan Barang

(Procurement) adalah suatu sistem yang sangat penting bagi perusahaan

konstruksi seperti PT. XYZ. Karena dalam Sistem Pembelian, dapat dilihat

apakah barang yang digunakan dalam membangun suatu proyek berkualitas baik

dan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. Dengan Sistem Pembelian

yang baik, maka dapat dilihat material yang dipakai untuk membangun sebuah

proyek berkualitas baik sehingga mendapatkan hasil pembangunan yang

memuaskan, dengan begitu perusahaan dapat memperoleh kepercayaan yang

lebih dari pemberi proyek dan perusahaan dapat dengan mudah memenangkan

tender selanjutnya.

PT. XYZ mempunyai ketentuan tertentu dalam melakukan aktivitasnya,

salah satunya adalah Prosedur Pembelian atau Pengadaan Barang. Prosedur

pembelian mempunyai ketentuan-ketentuan umum yang harus ditaati oleh

perusahaan dalam menjalankan suatu proyek manapun, baik proyek besar

maupun proyek kecil. Prosedur Pembelian/Pengadaan Barang akan dicantumkan

pada Lampiran 2, namun secara umum proses tersebut akan dijelaskan sebagai

berikut:


47

1. Dilakukan Pra Seleksi (Bidder Selection) yaitu proses seleksi calon

pemasok untuk dimasukkan ke dalam Daftar Induk Pemasok (DIP)

yang disimpan dalam Perangkat Lunak Sistem (PLS).

2. Setelah dilakukannya proses Pra Seleksi pemasok/supplier, maka

dilakukan Seleksi Teknik dan Komersial (Lampiran 3), yaitu seleksi

secara teknik dan harga yang ditawarkan oleh supplier, serta penilaian

kemampuan dalam aspek mutu material yang ditawarkan. Berikut

proses Seleksi Teknik dan Komersial dilakukan:

a. Engineering membuat spesifikasi daftar pemesanan dengan

membuat Purchase Requisition yang akan disetujui oleh

Project Manager.

b. Purchase Requisition tersebut akan diserahkan kepada Divisi

Procurement untuk melakukan pemilihan supplier dengan

meminta penawaran dari Supplier.

c. Setelah menerima penawaran dari Supplier, akan dilakukan

Evaluasi Teknik oleh Engineering dengan melihat mutu dari

material yang ditawarkan, jika memenuhi syarat, maka akan

diteruskan pada Evaluasi Komersial yang dilakukan oleh

Divisi Procurement.

d. Jika hasil dari Evaluasi Teknik dan Komersial telah memenuhi

syarat, maka dikeluarkan Technic and Commercial

Clarification yang menunjukkan bahwa calon supplier telah

dipilih.

e. Tahap selanjutnya, Divisi Procurement akan mengeluarkan

Commercial Bid Tabulation sebagai dasar keputusan bagi


48

Komite dari Divisi Procurement untuk menentukan pemenang

dalam pemilihan supplier.

3. Seleksi final, dapat dilihat pada Lampiran 4, merupakan kegiatan

yang dilakukan setelah Pra Seleksi supplier, yaitu seleksi yang

meliputi proses negosiasi dan approval oleh Komite Divisi

Procurement untuk menentukan pemenang dalam kegiatan seleksi

dari supplier barang/material. Kegiatan tersebut meliputi:

a. Penerimaan Commercial Bid Tabulation yang telah

dikeluarkan oleh Divisi Procurement dan menentukan

pemenang dalam pemilihan Supplier.

b. Dalam hal ini, terdapat dua jenis keputusan yang akan

dikeluarkan, yaitu penentuan Ya dan Tidak. Jika keputusan

yang dikeluarkan adalah ”Ya”, maka Komite akan

mengeluarkan Surat Keputusan Pemenang. Namun jika

keputusan yang dikeluarkan adalah ”Tidak” maka Komite

akan mengelurkan Surat Pemberitahuan yang artinya supplier

tersebut gugur dalam pemilihan pemenang.

4. Dengan adanya persetujuan dari Divisi Procurement, maka diterbitkan

Purchase Order (PO) yang merupakan Surat Pesanan atau Surat

Perjanjian Jual Beli sebagai bukti pemesanan material proyek dari

perusahaan kepada supplier.

5. Proses selanjutnya adalah proses Monitoring dan Expediting yang

akan dilakukan oleh Expeditor dan Project Engineer. Proses ini

merupakan pemantauan terhadap supplier/pemasok barang mulai dari


49

rapat dengan perwakilan dari supplier. Rincian proses Monitoring dan

Expediting terdapat pada Lampiran 5.

6. Tahap selanjutnya adalah pengiriman barang ke proyek, dengan

diawasi oleh Traffic Staff atau Divisi Procurement untuk memantau

barang yang akan dikirim apakah sesuai dengan pesanan. Proses ini

merupakan proses perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan lalu

lintas pengiriman Material & Peralatan mulai dari tempat pemuatan

barang (loading point) di dalam maupun luar negeri sampai di lokasi

proyek sesuai dengan jadwal termasuk pengurusan Custom Clearance.

7. Selanjutnya barang dikirim ke Proyek dengan diawasi oleh Traffic

Staff atau Divisi Procurement.

Namun proyek yang dilaksanakan oleh PT. XYZ biasanya memiliki

kondisi-kondisi khusus dalam proyek kali ini mengambil pada kondisi khusus

pada poin 7.10 (lampiran 18) yang menyebutkan bahwa ”Dalam kondisi khusus

proyek, Project Manager diberi wewenang untuk melakukan penyederhanaan

prosedur pengadaan barang dan jasa. Yang dimaksud dengan kondisi khusus

proyek adalah jika Owner Pemberi Tugas (proyek) merupakan Crass Program

dalam hal waktu” (Prosedur Pengadaan Barang terlampir), maka dibentuklah

suatu Instruksi Kerja dalam melaksanakan kegiatan proyek tersebut. Dalam hal

ini, Penulis akan menganalisa Instruksi Kerja yang digunakan oleh PT. XYZ

yang merupakan pedoman dalam melakukan kegiatan Pembelian/Pengadaan

Barang suatu proyek. Proyek yang dijadikan contoh adalah proyek terakhir yang

dilakukan oleh PT. XYZ yaitu Proyek Pembangunan Pabrik Kelapa Sawit dengan

rincian sebagai berikut:


50

Proyek Pembangunan Pabrik Kelapa Sawit

Pemilik : PT. ABC

Lokasi : Banyuasin, Sumatera Selatan

Jenis Proyek : Membangun pabrik pengolahan Kelapa Sawit dengan

kapasitas 30 Ton per Jam

Nilai Investasi : Rp. 33.500.000.000,-

Waktu : 1,5 Tahun (1 Agustus 2009 s/d 31 Desember 2010)

Pembentukan Instruksi Kerja (IKA) pada proses pembelian/pengadaan

barang oleh PT. XYZ mempunyai tujuan dan sasaran yang sama seperti Prosedur

Pembelian/Pengadaan Barang. Tujuan dan sasaran tersebut adalah sebagai

berikut:

1) Menjamin kualitas barang Proyek memenuhi persyaratan yang ditetapkan

oleh Pelanggan, serta kode / standar yang disyaratkan oleh Peraturan

Pemerintah dalam aspek Mutu, K3 dan Lindungan Lingkungan.

2) Menjamin kualitas pekerjaan yang disubkontrakkan memenuhi

persyaratan yang ditetapkan oleh Pelanggan, serta kode / standar yang

digunakan dan peraturan pemerintah. Peraturan Pemerintah dalam aspek

Mutu, K3 dan Lindungan Lingkungan.

3) Pengelompokkan barang dan jasa yang serupa jika diperlukan dibeberapa

proyek berjalan, terkait dengan optimasi harga dan efisiensi pengadaan.


51

Pembelian atau Pengadaan Barang tentunya tidak dilakukan tanpa melalui

suatu proses. Proses tersebut juga sebelumnya diperiksa dan dikaji sehingga

tercipta proses yang efektif dan efisien bagi perusahaan. Pada PT. XYZ, Proses

Pembelian atau Proses Pengadaan Barang dibuat oleh Manager Procurement,

diperiksa oleh Ketua Komite dan Direktur Operasi, serta disetujui oleh Direktur

Utama, sehingga pembuatan prosedur tersebut telah terkendali. Berikut Proses

Pembelian atau Proses Pengadaan Barang secara garis besar.

Sesuai dengan pedoman Prosedur Pengadaan Barang dan Subkontraktor

Proyek pasal 7 ayat 7.10, bahwa Project Manager diberikan penyederhanaan

dalam proses pengadaan barang dan jasa pada kondisi khusus proyek, maka

dibentuk Instruksi Kerja sebagai berikut.

4.2.1.1 Prosedur Pembelian/Pengadaan Barang PT. XYZ

Berikut ini adalah prosedur pembelian/pengadaan barang pada PT. XYZ,

khususnya pada Proyek Pabrik Kelapa Sawit, bagan dari prosedur ini terlampir

pada Lampiran 6 dan Lampiran 7.

1. Divisi Engineering membuat perencanaan pengadaan barang dan jasa,

dengan mencatat perencanaan barang baik dari segi jenis barang, jumlah

barang yang diperlukan, dan kapan barang tersebut diperlukan/dipesan

kepada supplier. Misalnya Divisi Engineering memesan Kabel NYY

dengan ukuran 4x25 mm2 sebanyak 100 meter, dan barang harus dipesan

pada bulan Agustus 2010. Selanjutnya Divisi Engineering menyerahan

perencanaan tersebut kepada Divisi Procurement untuk diperiksa.


52

2. Divisi Procurement akan melakukan menerima Daftar Pemesanan yang

diberikan oleh Divisi Engineering dan mengeluarkan Inquiry

(permintaan) kepada beberapa Supplier, yaitu dengan menyebarkan Daftar

Pemesanan kepada beberapa Supplier. Para Supplier akan melakukan

berbagai macam penawaran, mulai dari kualitas barang dan harga.

3. Supplier dinilai oleh Divisi Procurement berdasarkan beberapa kriteria

berikut ini:

a. Mutu dari barang yang ditawarkan baik. Kualitas barang yang

ditawarkan oleh Supplier sesuai dengan yang diminta oleh Divisi

Engineering

b. Memiliki harga yang paling murah dibanding supplier lainnya.

Misalnya Supplier A menawarkan harga Rp. 100.000,- per meter,

Supplier B menawarkan harga Rp. 110.000,- per meter, dan

Supplier C menawarkan harga Rp. 105.000,- per meter dengan

kualitas barang yang sama. Maka Divisi Procurement akan

memilih Supplier A karena harganya paling murah dibandingkan

dengan Supplier lainnya.

c. Memiliki syarat pembayaran yang paling bagus. Misalnya, jika

harga yang ditawarkan oleh Supplier seperti pada poin b, namun

Supplier C menawarkan syarat pembayaran yang lebih lunak (bisa

dicicil dua kali), maka Divisi Procurement akan lebih memilih

Supplier C.

d. Kebutuhan (ketepatan) delivery sesuai dengan perusahaan. Divisi

Procurement akan memilih Supplier yang sanggup mengirimkan


53

barang/material yang dipesan sesuai dengan kebutuhan

perusahaan.

4. Supplier yang telah dinilai oleh Divisi Procurement akan dievaluasi oleh

Tim Site Manager, dengan menilai berdasarkan uraian/kriteria yang ada

dan dibandingkan pada kebutuhan perusahaan. Site Manager akan

memeriksa apakah Supplier yang telah dipiih oleh Divisi Procurement

telah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan.

5. Penawaran Supplier yang telah dievaluasi oleh Tim Site Manager akan

disahkan/diotorisasi oleh Project Manager yang akan dibuat dalam

bentuk Purchase Order (PO).

6. Purchase Order (PO) dikirim kepada pihak Supplier yang berisikan daftar

pemesanan yang telah dibuat oleh Divisi Engineering.

Prosedur Penyerahan Barang

Bagan pada prosedur ini terlampir pada Lampiran 8.

1. Pihak Supplier mengirimkan barang sesuai dengan Purchase Order (PO) yang

diberikan oleh Divisi Procurement dan akan diterima oleh Divisi Logistik.

2. Divisi Logistik akan meminta Divisi Engineering untuk memeriksa barang yang

diterima. Divisi Engineering akan memeriksa kualitas/mutu barang yang

diterima, jumlah barang yang diterima, dan spesifikasi lainnya apakah sesuai

dengan yang telah dipesan.

3. Laporan dari Divisi Engineering tersebut akan diperiksa dan disahkan oleh Site

Manager yang akan memeriksa kelengkapan dokumen dari penyerahan barang.

Dokumen-dokumen tersebut adalah dokumen Purchase Order (PO) dan Surat


54

Jalan yang dikeluarkan oleh Supplier. Pemeriksaan ini biasanya dilakukan hingga

pengiriman barang yang dipesan telah selesai, karena pengiriman barang dari

Supplier biasanya tidak dilakukan sekaligus.

4. Setelah memeriksa kelengkapan dokumen, Site Manager akan mengembalikan

dokumen-dokumen tersebut kepada pihak Supplier untuk sebagai dasar bagi

Supplier untuk melakukan penagihan pembayaran, dan Berita Acara Serah

Terima Barang kepada Divisi Procurement.

5. Divisi Procurement akan membuatkan Nota Pembayaran atas

pembelian/pengadaan barang yang dilakukan kepada Supplier, dan

menyerahkannya kepada Divisi Keuangan.

4.2.1.2 Prosedur Pembayaran / Pengeluaran Kas

Kas Kecil Proyek merupakan pos paling penting dalam laporan keuangan

(neraca) mengingat kas merupakan alat tukar dalam perekonomian secara

langsung atau tidak langsung dalam hampir semua transaksi usaha. Dalam

pelaksanaan proyek, kas kecil berguna untuk kegiatan operasional rutin yang

jumlahnya tidak terlalu besar dan diperlukan dalam waktu yang relatif cepat,

seperti contohnya untuk biaya pembelian barang/material untuk digunakan dalam

membangun sebuah proyek. Adanya kas kecil dalam proyek bertujuan untuk

memenuhi kebutuhan uang tunai setiap saat yang relatif besar jumlahnya untuk

kebutuhan rutin proyek, dan untuk menghemat jumlah transaksi yang harus

dicatat, menjadi kelompok transaksi yang sejenis, sehingga memudahkan

pengendalian, pencatatan dan mengurangi jumlah record dalam pencatatan.


55

Dalam penggunaan kas kecil, terdapat beberapa kebijakan dalam

menentukan besaran dan kebutuhan apa saja yang dapat dibayar melalui dana Kas

Kecil Proyek, yaitu:

1. Kas Kecil Proyek ditetapkan besarannya berdasarkan kebutuhan rutin

lapangan, yang ditentukan atas permintaan VP Konstruksi yang disetujui

VP Finance.

2. Kas Kecil Proyek hanya diperuntukkan membiayai kebutuhan rutin

lapangan yaitu biaya umum lapangan (project overhead)

Metode Kas Kecil Proyek adalah Imprest Fund, artinya saldo Kas Kecil

Proyek akan dibuat selalu sama besarnya dan mekanisme pengisian kembali

adalah berdasarkan expenditure yang direimburse, sehingga saldo Kas Kecil

Proyek akan tetap sama.

Penyimpanan atas dana Kas Kecil tersebut ditentukan sebagai berikut :

a. Rp 20.000.000,- disimpan pada Tabungan Bank atas nama Manajer

Proyek yang dibukukan khusus untuk keperluan ini.

b. > Rp 20.000.000,- disimpan pada rekening giro Bank atas nama

perusahaan.

Penyimpanan dana Kas Kecil di tabungan bank atas nama Manajer

Proyek, adalah tetap merupakan asset perusahaan dan oleh karenanya pada hal

tersebut tidak boleh ada transaksi pribadi Manajer Proyek.

Berikut adalah ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh PT.

XYZ dalam mengelola kas kecil yang didalamnya terdapat ketentuan tentang

sistem pengeluaran kas pada proyek:


56

1. Manajer Proyek mengajukan Kas Kecil Proyek (awal) yang disetujui oleh

Direktur Teknik Konstruksi berdasarkan anggaran biaya umum lapangan

kepada Direktur Administrasi & Keuangan.

2. Setelah disetujui oleh Direktur Adm & Keuangan, Manajer Keuangan

beserta Account Payable dan Internal Audit secara berurut memeriksa

pengajuan tersebut, sehingga sampai dapat disimpulkan bahwa pengajuan

dapat segera dilaksanakan.

3. Pelaksanaan pembayaran dilakukan oleh Kasir Kantor Pusat melalui

transfer ke rekening yang telah disiapkan a/n PT. XYZ Engineering atau

a/n Manajer Proyek sesuai dengan kebijakan umum tentang penyimpanan

dana Kas Kecil.

4. Pelaksanaan pengeluaran dana Kas Kecil dilakukan oleh bagian

administrasi dan keuangan proyek setelah formulir pembayaran ditanda

tangani Manajer Proyek serta dilampirkan dokumen asli yang mendukung

pengeluaran tersebut.

5. Manager Proyek secara berkala, minimal 1 (satu) bulan sekali, melakukan

pengisian kembali (reimburse) dengan mengirimkan dokumen asli

pengeluaran yang disertai dengan rekapitulasi pengeluaran.

6. Kantor Pusat memproses kembali seperti pengajuan pengisian Kas Kecil

Proyek untuk pengeluaran dananya.

7. Pengajuan pengisian kembali (reimburse) Kas Kecil Proyek ditujukan

kepada Direktur Administrasi & Keuangan up. Manajer Keuangan.

Dengan mengikuti kondisi khusus yang ada pada proyek Pabrik Kelapa

Sawit, Project Manager diberikan wewenang untuk menyederhanakan prosedur

yang ada, namun tidak terlepas dari ketentuan yang berlaku. Oleh karena itu,


57

Project Manager membentuk suatu sistem pengeluaran kas yang baru untuk

Proyek Pabrik Kelapa Sawit sebagai berikut (Lampiran 9):

1. Nota Pembayaran yang dikeluarkan oleh Divisi Procurement akan

diterima oleh Divisi Keuangan sebagai dasar pembayaran atas transaksi

pembelian/pengadaan barang yang dilakukan dengan Supplier yang

bersangkutan.

2. Supplier akan menerbitkan invoice atas pembelian/pengadaan barang

yang dilakukan proyek dengan menyertakan dokumen-dokumen seperti

Purchase Order (PO) dan Surat Jalan dan akan diserahkan kepada Divisi

Keuangan untuk menagih pembayaran atas pembelian barang yang telah

dilakukan.

3. Divisi Keuangan akan meminta pengesahan dari Cost Control.

4. Dalam melakukan pengesahan, Cost Control akan memeriksa terlebih

dahulu kelengkapan dokumen-dokumen yang di serahkan oleh pihak

Supplier sebelum menyetujui pengeluaran kas. Kelengkapan dokumen

tersebut adalah adanya Purchase Order (PO), Berita Acara (BA) serah

terima barang, Surat Jalan dari Supplier, dan Surat Hutang yang

dikeluarkan oleh Divisi Procurement.

5. Setelah disetujui, Divisi Keuangan akan melakukan pembayaran kepada

Supplier, dengan jumlah yang sesuai dengan yang tercantum di Nota

Pembayaran dengan mengeluarkan Bukti Pengeluaran Kas yang

ditandatangani oleh Project Manager


58

4.2.2 Analisis Sistem Pengendalian Internal Pada Prosedur Pembelian/Pengadaan

Barang dan Pengeluaran Kas PT. XYZ

4.2.2.1 Analisis Sistem Pengendalian Internal Pada Sistem Pembelian/Pengadaan

Barang

Dalam menganalisa Sistem Pengendalian Internal pada Sistem

Pembelian/Pengadaan Barang, Penulis mengambil contoh dari proyek terakhir

yang dikerjakan oleh PT. XYZ yaitu pengerjaan Proyek Pabrik Kelapa Sawit

(PKS). Unsur pertama yang akan dibahas oleh Penulis adalah Sistem

Pengendalian Internal pada Organisasi yang terkait dengan Sistem

Pembelian/Pengadaan Barang pada PT. XYZ.

Organisasi harus didasarkan pada unsur pokok sistem pengendalian

internal, yaitu:

1. Dalam organisasi harus dipisahkan tiga fungsi pokok berikut yang fungsi

operasi, penyimpanan dan akuntansi. Pada PT. XYZ, telah dilakukan

pemisahan fungsi pada ketiga fungsi tersebut. Yaitu fungsi operasi

dilakukan oleh Divisi Procurement dimana divisi tersebut yang

melakukan pemesanan pembelian kepada para Supplier atas dasar daftar

pemesanan yang diberikan oleh Divisi Engineering. Fungsi kedua adalah

fungsi penyimpanan yang dilakukan oleh Divisi Logistik, dimana divisi

ini bertanggung jawab untuk menerima barang yang telah dipesan oleh

Divisi Procurement atas dasar Purchase Order (PO) yang diberikan oleh

Divisi Procurement dan Supplier dengan cara mencocokan kedua PO

tersebut untuk membandingkan dengan barang yang dikirim oleh Supplier

dan agar tidak terjadi kesalahan pengiriman barang. Fungsi ketiga adalah


59

fungsi akuntansi yang dilakukan oleh Divisi Admistrasi dan Keuangan

yang bertugas untuk mencatat daftar hutang atas pembelian/pengadaan

barang pada proyek, dan bertugas untuk membayar tagihan/invoice dari

supplier dengan menyerahkan dokumen-dokumen yang terkait kepada

Divisi Cost Control untuk dapat disahkan sehingga pembayaran dapat

dilakukan.

2. Tidak ada satupun transaksi yang dilaksanakan dari awal sampai akhir

hanya oleh satu orang atau fungsi saja. Terdapat empat fungsi yang ada

pada transaksi pembelian/pengadaan barang, yaitu pertama Divisi

Engineering yang menentukan barang/material yang akan dipesan,

termasuk didalamnya adalah jenis barang/material yang dibutuhkan, mutu

atau kualitas barang/material yang dipesan haruslah sesuai dengan

kebutuhan perusahaan. Yang kedua adalah Divisi Procurement yang

melakukan tawar menawar dengan berbagai Supplier, dimana tawar

menawar tersebut berdasarkan daftar pemesanan yang diberikan oleh

Divisi Engineering dan membandingkan penawaran yang diberikan dari

Supplier, berupa harga, kualitas, dan syarat pembayaran. Kegiatan

pemilihan supplier tersebut dilakukan oleh satu tim bertugas untuk

melakukan tawar menawar dengan supplier. Site Manager akan

melakukan evaluasi/pemeriksaan atas kegiatan tawar menawar yang

dilakukan oleh Divisi Procurement dan persetujuannya ditandai dengan

dibuatnya Pusrchase Order (PO) yang berisi daftar pesanan barang,

jumlah, dan nominal seperti yang tertera pada daftar pemesanan dari

Divisi Engineering dan berdasarkan penawaran yang dilakukan supplier.


60

Dan yang terakhir adalah Project Manager yang melakukan

pengesahan/penandatanganan Purchase Order (PO) sebagai dasar

pemesanan barang, yang akan dikirim kepada Supplier.

Dalam neraca organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi

pembelian, dua unsur pokok sistem pengendalian internal dijabarkan sebagai

berikut:

1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. Pada Sistem

Alur Pembelian/Pengadaan Barang PT. XYZ, fungsi pembelian atau

disebut Divisi Procurement tentunya terpisah dari fungsi penerimaan

barang yaitu Divisi Logistik. Divisi Procurement hanya bertugas untuk

melakukan pemilihan Supplier barang/material dengan kriteria atau syarat

yang telah ditentukan oleh perusahaan. Sedangkan Divisi Logistik

mempunyai tanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim dari

supplier, menyimpan, dan mencatat pemasukan dan pengeluaran barang

yang dilakukan pada saat pengerjaan proyek.

2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. Seperti yang dapat

dilihat pada prosedur pembelian yang telah ditentukan oleh PT. XYZ,

fungsi pembelian dijalankan oleh Divisi Procurement yang bertugas

melakukan tawar menawar dengan beberapa calon supplier dan proses

pembelian diakhiri dengan disahkannya Purchase Order (PO) oleh

Project Manager. Fungsi akuntasi pada PT. XYZ dijalankan oleh Divisi

Administrasi dan Keuangan, dimana setelah dikeluarkannya Purchase

Order (PO) oleh Project Manager, maka tugas Divisi Keuangan adalah

mencatat dan mengeluarkan uang untuk pembayaran atas pembelian yang


61

dilakukan oleh Divisi Procurement setelah sebelumnya dilakukan

pemeriksaan atas dokumen-dokumen yang terkait dengan transaksi

pembelian kepada supplier yang bersangkutan.

3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. Dalam

hal ini, fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dilakukan oleh satu

divisi, yaitu Divisi Logistik, dimana Divisi Logistik mempunyai tanggung

jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh supplier, menyimpan,

dan mencatat pengeluaran/pemasukan barang yang terjadi pada saat

proyek berjalan.

4. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih sari satu orang atau lebih dari

satu fungsi. Transaksi pembelian yang dilakukan oleh PT. XYZ

dilaksanakan oleh lebih dari satu divisi yang memiliki perbedaan fungsi

pada masing-masing divisinya. Sehingga dalam perbedaan orang dan

fungsi tersebut, dapat dilakukan internal check yang dapat meneliti

ketelitian karyawan dan keandalannya dalam melakukan kegiatan apakah

sesuai prosedur yang telah ditentukan atau tidak.

Unsur kedua dalam pembahasan Sistem Pengendalian Internal adalah

Sistem organisasi dan prosedur pencatatan yang dilakukan oleh PT. XYZ, yang

sesuai dengan teori yang ada akan dibahas beberapa poin berikut ini:

1. Surat permintaan pembelian/pesanan diotorisasi oleh fungsi gudang untuk

barang yang disimpan dalam gudang atau oleh kepala fungsi pemakai

barang untuk barang yang langsung pakai. Dalam hal ini, surat

permintaan pembelian atau yang disebut Purchase Order (PO) hanya


62

ditandatangani oleh Project Manager dan Supplier, karena PO disetujui

dan disahkan hanya oleh Project Manager dan diserahkan kepada

Supplier yang bersangkutan secara langsung. Hal ini menunjukan adanya

kontrak kerjasama dalam menyediakan barang/material yang dibutuhkan

dalam membangun proyek tersebut antara PT. XYZ dengan Supplier,

yang dalam contoh diatas adalah PT. Tri Jaya. Namun, barang yang telah

diterima oleh Divisi Logistik akan diperiksa oleh Divisi Engineering dan

dilihat apakah barang yang dikirim oleh Supplier adalah benar barang

yang telah dipesan, dan diperiksa kualitas barang tersebut.

2. Laporan penerimaan diotorisasi oleh fungsi penerimaan. Dalam hal ini,

laporan penerimaan atau dalam PT. XYZ disebut Berita Acara yang

menunjukkan bahwa barang/material yang dipesan telah datang dan

dilakukan kegiatan pemeriksaan barang/material diotorisasi oleh Site

Manager dan Supplier. Namun dalam contoh kasus yang diambil oleh

Penulis, terjadi kelalaian dari Site Manager yang tidak melakukan

otorisasi pada dokumen Berita Acara (Lampiran 4.17). Hal ini

menunjukkan tidak adanya pengendalian yang dilakukan oleh Site

Manager atas pemeriksaan yang dilakukan oleh Divisi Logistik yan telah

menerima barang serta pemeriksaan dokumen-dokumen yang terkait.

3. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih

tinggi. Divisi Keuangan mengeluarkan bukti kas keluar (Bukti

Pengeluaran Kas) yang diotorisasi oleh Project Manager dan ditanda

tangani oleh Supplier. Bukti kas keluar yang diotorisasi oleh Project

Manager ini dapat dilihat pada Lampiran 4.20.


63

4. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang

didukung dengan order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur

dari supplier. Nota Pembayaran akan dikeluarkan oleh Divisi

Procurement dengan sebelumnya memeriksa dokumen-dokumen yang

bersangkutan dengan pembelian barang/material tesebut yang

pemeriksaannya disahkan oleh Site Manager. Pertama Divisi

Administrasi dan Keuangan akan membandingkan Purchase Order (PO)

yang diterima dari Divisi Procurement dan Supplier (Lampiran 9 dan

10) dengan melihat apakah tidak ada perbedaan dan kesalaham dari

masing-masing PO. Setelah membandingkan PO, Divisi Administrasi dan

Keuangan akan melihat Surat jalan (Lampiran 12) dan

membandingkannya dengan PO yang dikeluarkan oleh Divisi

Procurement serta membandingkannya dengan Berita Acara (Lampiran

13). Disini Divisi Administrasi dan Keuangan hanya melihat daftar

rincian barang, perkalian, dan jumlah total dari ketiga dokumen tersebut

apakah telah sesuai. Setelah itu, dilakukan pencocokan jumlah tagihan

pada Nota Pembayaran yang dikeluarkan oleh Divisi Procurement dan

Invoice yang dikeluarkan oleh Supplier. Jika semua dokumen telah sesuai,

maka Divisi Keuangan dapat mencatatnya pada kartu hutang/daftar

hutang yang dibuat secara periodik (Lampiran 17).

5. Pencatatan ke dalam kartu utang dan bukti kas keluar diotorisasi oleh

fungsi akuntansi. Pada PT. XYZ, Nota Pembayaran dibuat oleh Divisi

Keuangan, dan diotorisasi oleh Project Manajer. Kegiatan ini

menunjukkan dilakukannya pengendalian atas pengeluaran kas, karena


64

Project Manager mempunyai wewenang yang lebih tinggi dalam

melakukan pengesahan dalam kegiatan pengeluaran kas.

Unsur ketiga dalam pembahasan Sistem Pengendalian Internal pada

Sistem Pembelian/ Pengadaan Barang adalah praktik yang sehat yang dilakukan

oleh PT. XYZ, apakah telah memenuhi kriteria praktik yang sehat menurut teori.

Pembahasannya adalah sebagai berikut:

1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak. Formulir yang dikeluarkan

oleh PT. XYZ selalu bernomor urut agar memudahkan untuk memproses

transaksi dan mempermudah pencatatannya. Seperti contoh yang diambil,

Purchase Order (PO) bernomor urut ME/PKS-PLG/220/1-2011 (ada pada

lampiran). Nomor tersebut mempunyai arti sebagai berikut:

ME : Kode perusahaan PT. XYZ

PKS : Pabrik kelapa sawit

PLG : Palembang

220 : Nomor urut Purchase Order (PO) yang

dikeluarkan

1-2011 : Januari 2011

2. Supplier dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari

berbagai supplier. Berdasarkan yang telah diuraikan sebelumnya, PT.

XYZ melakukan permintaan barang pada tiga Supplier, yaitu PT. Muara,

PT. Tri Jaya, dan PT. Dua Perkasa. Ketiganya mempunyai kualitas barang

yang sama namun dalam penawaran yang diberikan, ketiganya


65

memberikan harga yang berbeda-beda. Keputusan yang diambil oleh

Divisi Procurement adalah dengan melakukan kerja sama dengan PT. Tri

Jaya karena walaupun harga yang ditawarkan lebih mahal daripada PT.

Muara, namun PT. Tri Jaya menawarkan syarat pembayaran yang lebih

lunak dibanding dengan supplier-supplier lainnya.

Penulis mengambil contoh pembelian yang dilakukan PT. XYZ

atas Purchase Order nomor ME/PKS-PLG/220/12-2010. Kegiatan

pertama yang dilakukan dalam melakukan pembelian yaitu Divisi

Engineering menentukan barang yang ingin dibeli, dengan membuat

daftar barang yang akan dibeli. Daftar tersebut adalah sebagai berikut:

Tabel 4.1 Daftar Pemesanan Divisi Engineering

NO URAIAN SAT JUMLAH

1 Gerinda 4’’ NR Bh 25

2 Cutting 4’’ NR Bh 19

3 Benang Tukang Bh 6

4 Gardex Thinner Ltr 24

5 Gardex Hijau Gln 10

6 Skrup Gypsu, 6 X 12 Ktk 1

7 Skrup Gypsum 6 X 1 Ktk 2

8 Sepatu Safety Kines Psg 1

9 Klem Selang 5/8 Pcs 100

10 Kapur Besi Ktk 2


66

11 Thinner Terano 20 Liter Drg 2

12 Gardex Cokelat Gln 2

13 Gardex Orange Muda Gln 8

14 Majun 50 Kg Kg 50

15 Noozle Salery Bh 1

16 Mt. Bor 3,5 sf Bh 10

17 Gardex prem 6433 Gln 1

18 Gardex prem 10016 Gln 10

19 Paku rivets 3,2 Ktk 3

20 Cutting 4’’ NR Bh 20

21 Gerinda 4’’ NR Bh 25

22 Terano Drg 1

23 Lasbo 3’’ Bh 4

24 Lasbo 2’’ Bh 4

25 Elbo 6’’ Bh 2

26 Gardex bs yellow Ltr 12

27 Gardex bs A 1017 peach Gln 4

28 Ahm D,5 Roll 2

29 Cornice Zak 2

30 Gardex prem Gln 3

31 Tee 3 X 1 ½ Pcs 10


67

32 Tee 3 X 1 ½ Pcs 3

33 Kuas 2 ½ Pcs 12

34 Lakban hitam Pcs 1

35 Tinner ND 25 Liter Drg 1

36 Seng 0,35 Roll 1

37 Gardex prem 2362 orange tua Klng 12

38 Thinner Gardex Klng 12

Sumber : PT. XYZ

Selanjutnya daftar tersebut diserahkan kepada Divisi Procurement

agar dapat dikirim pada berbagai Supplier dan dapat melakukan tawar

menawar harga dari barang/material yang dipesan. Dalam contoh

pemilihan Supplier ini, terdapat tiga Supplier yang melakukan tawar

menawar dengan PT. XYZ, yaitu:

1) Supplier A : PT. Muara

PT. Muara memberikan daftar penawaran harga sesuai dengan

barang yang dipesan oleh Divisi Procurement PT. XYZ. PT.

Muara memberikan ketentuan pembayaran bahwa PT. XYZ

membayar pada hari yang sama saat barang diterima oleh PT.

XYZ. Berikut daftar harga penwaran dari PT. Muara:

Tabel 4.2 Penawaran Supplier A

NO URAIAN HARGA SATUAN

(Rp)


68

1 Gerinda 4’’ NR 11,000

2 Cutting 4’’ NR 10,000

3 Benang Tukang 3,000

4 Gardex Thinner 22,000

5 Gardex Hijau 305,000

6 Skrup Gypsu, 6 X 12 100,000

7 Skrup Gypsum 6 X 1 20,000

8 Sepatu Safety Kines 250,000

9 Klem Selang 5/8 2,000

10 Kapur Besi 9,500

11 Thinner Terano 20 Liter 245,000

12 Gardex Cokelat 300,000

13 Gardex Orange Muda 545,000

14 Majun 50 Kg 8,000

15 Noozle Salery 90,000

16 Mt. Bor 3,5 sf 5,000

17 Gardex prem 6433 300,000

18 Gardex prem 10016 545,000

19 Paku rivets 3,2 50,000

20 Cutting 4’’ NR 10,000

21 Gerinda 4’’ NR 10,000


69

22 Terano 245,000

23 Lasbo 3’’ 50,000

24 Lasbo 2’’ 20,000

25 Elbo 6’’ 145,000

26 Gardex bs yellow 80,000

27 Gardex bs A 1017 peach 300,000

28 Ahm D,5 1,220,000

29 Cornice 60,000

30 Gardex prem 300,000

31 Tee 3 X 1 ½ 15,000

32 Tee 3 X 1 ½ 15,000

33 Kuas 2 ½ 50,000

34 Lakban hitam 15,000

35 Tinner ND 25 Liter 245,000

36 Seng 0,35 1,900,000

37 Gardex prem 2362 orange tua 110,000

38 Thinner Gardex 18,000

Jumlah 7,628,500

Sumber : PT. XYZ


70

2) Supplier B : PT. Tri Jaya

PT. Tri Jaya memberikan penawaran harga barang/material sesuai

yang telah dipesan oleh PT. XYZ, dan ketentuan pembayaran yang

diberikan oleh PT. Tri Jaya adalah pembayaran dilakukan 14 hari

setelah barang diterima oleh PT. XYZ. Berikut adalah rincian

penawaran harga yang diberikan oleh PT. Tri Jaya:

Tabel 4.3 Penawaran Supplier B


(Rp)

1 Gerinda 4’’ NR 10,000

2 Cutting 4’’ NR 9,500




6 Skrup Gypsu, 6 X 12 95,000




10 Kapur Besi 10,000





71

14 Majun 50 Kg 8,000


16 Mt. Bor 3,5 sf 4,500

17 Gardex prem 6433 305,000

18 Gardex prem 10016 535,000


20 Cutting 4’’ NR 11,000

21 Gerinda 4’’ NR 11,000

22 Terano 245,000

23 Lasbo 3’’ 49,000

24 Lasbo 2’’ 25,000

25 Elbo 6’’ 145,000



28 Ahm D,5 1,225,000

29 Cornice 65,000


31 Tee 3 X 1 ½ 15,000

32 Tee 3 X 1 ½ 15,000

33 Kuas 2 ½ 6,000



72


36 Seng 0,35 1,945,000



Jumlah 7,672,000

Sumber : PT. XYZ

3) Supplier C : PT. Dua Perkasa

PT. Dua Perkasa memberikan daftar penawaran harga sesuai

dengan barang/material yang telah dipesan oleh PT. XYZ, dengan

ketentuan pembayaran dilakukan 10 hari setelah barang dikirim

kepada PT. XYZ. Berikut adalah rincian penawaran harga yang

diberikan oleh PT. Dua Perkasa:

Tabel 4.4 Penawaran Supplier C


(Rp)

1 Gerinda 4’’ NR 12,000

2 Cutting 4’’ NR 10,000




6 Skrup Gypsu, 6 X 12 100,000


73




10 Kapur Besi 10,000




14 Majun 50 Kg 10,000


16 Mt. Bor 3,5 sf 5,000

17 Gardex prem 6433 300,000

18 Gardex prem 10016 540,000


20 Cutting 4’’ NR 15,000

21 Gerinda 4’’ NR 15,000

22 Terano 250,000

23 Lasbo 3’’ 50,000

24 Lasbo 2’’ 25,000

25 Elbo 6’’ 150,000




74

28 Ahm D,5 1,220,000

29 Cornice 65,000


31 Tee 3 X 1 ½ 20,000

32 Tee 3 X 1 ½ 20,000

33 Kuas 2 ½ 8,000



36 Seng 0,35 1,950,000



Jumlah 7,711,000

Sumber : PT. XYZ

Berdasarkan daftar penawaran yang diberikan oleh ketiga calon

supplier, Divisi Procurement memeriksa dan membandingkan kualitas

barang/material yang ditawarkan oleh ketiga calon supplier apakah telah

memenuhi persyaratan dari Divisi Engineering, dan membandingkan

harga ketiganya. Dalam daftar penawaran diatas, dapat dilihat bahwa

harga Supplier A yaitu PT. Muara menawarkan harga yang paling murah

dibandingkan dengan kedua supplier lainnya, namun PT. Muara

menetapkan pembayaran di hari yang sama saat barang dikirimkan kepada

PT. XYZ, artinya syarat pembayaran PT. Muara tidak lunak bagi PT.

XYZ. Sedangkan Supplier C yaitu PT. Dua Perkasa menawarkan harga


75

yang lebih tinggi dari PT. Muara dengan persyaratan pembayaran 10 hari

setelah barang/material dikirim kepada PT. XYZ. Supplier B yaitu PT. Tri

Jaya dilihat lebih menguntungkan dari ketiga supplier karena harganya

lebih murah dan jangka waktu pembayaran lebih lama daripada yang

ditawarkan oleh PT. Dua Perkasa, yaitu dengan syarat pembayaran

dilakukan 14 hari setelah barang/material dikirimkan kepada PT. XYZ.

Maka, PT. XYZ memilih untuk membeli barang/material pada PT. Tri

Jaya karena syarat pembayaran paling lunak diantara kedua supplier

lainnya.

Daftar penawaran harga dari PT. Tri Jaya tersebut kemudian

dievaluasi kepada Site Manager untuk diperiksa apakah pemesanan

barang/material telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan telah

memenuhi kriteria yang telah ditetapkan, selajutnya hasil pemeriksaan

oleh Site Manager tersebut akan diserahkan kepada Project Manager

untuk diotorisasi yang kemudian akan dibuatkan Purchase Order (PO).

Purchase Order yang dikeluarkan oleh Project Manager dapat dilihat

pada lampiran.

Dalam prosedur yang dijalankan pada Proyek Pabrik Kelapa Sawit

ini ditemukan adanya perbedaan dengan ketentuan/prosedur perusahaan

pusat pada PT. XYZ. Yaitu pada prosedur poin 5.15.2 (lampiran 18)

yang menuliskan bahwa proses pengadaan barang untuk nilai Pengadaan

sampai dengan Rp. 100 juta harus dilakukan oleh Purchase Procurement

proyek, dan disetujui oleh Project Manager dan Head of Procurement.

Dimana, pada Proyek Pabrik Kelapa Sawit proses Pengadaan


76

Barang/Supplier dilakukan oleh Tim Site Manager dan disetujui oleh

Project Manager. Hal ini merupakan salah satu kelemahan yang terjadi

pada proses yang dijalankan oleh Proyek Pabrik Kelapa Sawit, karena

tidak diterapkannya ketentuan yang telah dibuat oleh Perusahaan Pusat,

dan tidak adanya prosedur dan dokumen khusus/memo yang menunjukan

bahwa Site Manager mempunyai wewenang dalam melakukan pemilihan

Supplier untuk melakukan Pengadaan Barang.

3. Barang hanya diperiksa dan diterima penerimaan jika fungsi ini telah

menerima tembusan order pembelian dari fungsi pembelian. Dalam

prosedur yang telah dibuat oleh PT. XYZ dan dalam transaksi yang

terjadi, barang diterima oleh Divisi Logistik, sedangkan yang memeriksa

barang yang dikirim oleh supplier tersebut adalah Divisi Engineering.

Dalam penerimaan barang, Divisi Logistik akan menerima jika

sebelumnya telah dikeluarkan Purchase Order (PO) yang telah diotorisasi

oleh Project Manager. Hal tersebut menandakan bahwa perusahaan

memang benar memesan barang kepada supplier tersebut.

4. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari

supplier dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan

membandingkan dengan tebusan surat order pembelian. Pada PT. XYZ,

terdapat dua rangkap Purchase Order (PO), dapat dilihat pada Lampiran

9 dan 10, yang akan diserahkan kepada Divisi Logistik dan diberikan

pada Supplier, gunanya agar Divisi Logistik dapat memeriksa barang

yang dikirim oleh supplier dengan PO yang ada. Divisi Logistik juga akan

memeriksa kelengkapan dokumen yang dibawa oleh supplier yaitu adanya


77

Purchase Order (PO) dan Surat Jalan yang harus dilampirkan sebagai

dasar pembuatan Berita Acara yang akan dibuat apabila dokumen-

dokumen telah lengkap dan sesuai.

5. Terdapat pengecekan harga surat pembelian dan ketelitian perkalian

dalam faktur dari supplier sebelum faktur tersebut diproses untuk di

bayar. Terdapat dua jenis pengecekan barang yang dilakukan pada saat

barang dikirim ke proyek, yaitu pengecekan yang dilakukan oleh Divisi

Engineering adalah pengecekan kualitas barang yang diterima dan

jumlahnya, apakah sesuai dengan Purchase Order (PO) yang dikeluarkan

oleh Project Manager. Dan yang kedua adalah pengecekan harga, yang

diperiksa oleh Divisi Keuangan dan Cost Control dengan melihat

ketelitian perkalian dan penjumlahan yang tercantum pada dokumen

(faktur) yang diterima dari supplier. Jika pada dokumen telah benar

perkalian dan jumlahnya, maka Divisi Keuangan dapat mengeluarkan

Bukti Kas Keluar sebagai bukti pembayaran kepada Supplier.

6. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik di

rekonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku besar. Dapat

dilihat pada Lampiran 17, PT. XYZ membuat catatan hutang berupa

Rekapitulasi Hutang Supplier yang berisi catatan hutang yang belum

dibayar oleh perusahaan atas barang/material yang telah dibeli kepada

supplier yang bersangkutan, dan secara periodik Rekapitulasi Hutang

Supplier Tersebut di rekonsiliasi dengan rekening control hutang dalam

buku besar.


78

7. Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna

mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.

Dalam contoh pembelian dengan nomor PO ME/PKS-PLG/220/1-2011,

Purchase Order (PO) dikeluarkan pada tanggal 5 Januari 2011, dan pada

Nota Pembayaran tertera bahwa jatuh tempo pembayaran tanggal 18

Februari 2011, namun pembayaran untuk pembelian kepada PT. Tri Jaya

baru dapat dilakukan pada tanggal 21 Maret 2011 karena kondisi yang

tidak dapat disebutkan. Hal ini membuat PT. XYZ tidak memenuhi

kewajibannya dalam jangka waktu yang telah ditentukan sehingga

perusahaan tidak dapat memperoleh potongan tunai dari supplier dan

menyebabkan perusahaan tidak dapat menghemat kekayaan.

8. Bukti kas keluar beserta pendukunganya di cap “lunas” oleh fungsi

pengeluaran kas setelah cek dikirimkan ke supplier. Pada Bukti Kas

Keluar yang dikeluarkan oleh Divisi Keuangan PT. XYZ, ditandatangani

oleh Project Manager dan terdapat tanda terima dari Supplier berupa

tanda tangan dan cap dari perusahaan Supplier yang dalam contoh kali ini,

supplier tersebut adalah PT. Tri Jaya. Namun tidak terdapat cap “lunas”

dari PT. XYZ karena Bukti Kas Keluar hanya dikeluarkan jika perusahaan

telah melunasi hutangnya, artinya bukti tersebut telah merupakan bukti

bahwa perusahaan telah melunasi hutang atas pembelian/pengadaan

barang yang dilakukannya.


79

4.2.2.2 Analisis Sistem Pengendalian Internal Pada Sistem Pengeluaran Kas

Pengendalian internal kas keluar pada perusahaan jasa konstruksi

Sistem pengendalian internal yang baik dalam sistem kasnya juga

mensyaratkan agar dilibatkannya pihak luar (bank) ikut serta dalam mengawasi

kas perusahaan. Hal tersebut dimaksudkan agar ada pencatatan dari pihak luar

selain pencatatan oleh perusahaan. Agar tidak terjadinya penggelapan atau

penyalahgunaan dana kas keluar dari perusahaan, maka digunakan beberapa

prosedur pengendalian internal. Beberapa prosedur pengendalian internal adalah

sebagai berikut:

a. Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek. Pengendalian Internal

ini dilakukan oleh PT. XYZ, yaitu dengan mengeluarkan kas dengan

penggunaan cek perusahaan agar dapat tercatat dengan baik.

b. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan melalui cek dilakukan

melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan imprest system.

PT. XYZ memakai sistem imprest dalam penerapan metode kas

kecilnya, artinya saldo kas kecil yang ada akan dibuat selalu sama

besarnya (jumlahnya), dan mekanisme pengisian kembali adalah

berdasarkan expenditure yang direimburse, sehingga saldo Kas Kecil

Proyek akan tetap sama.

c. Penulisan cek dilakukan bila didukung oleh bukti-bukti yang lengkap

dan authentic atau dengan kata lain menggunakan sistem voucher.

Bukti Kas Keluar hanya dikeluarkan apabila Divisi Keuangan telah

memeriksa dokumen-dokumen yang terkait dengan transaksi


80

pembelian, dan dokumen tersebut telah lengkap dan sesuai dengan

syarat yang telah ditentukan. Misalnya kelengkapan Faktur

Pembelian, penandatanganan atau pengotorisasian dari setiap faktur

dan invoice, mulai dari Purchace Order (PO) yang dikeluarkan

sampai dengan Nota Pembayaran yang digunakan oleh Supplier untuk

menerima tebusan pembayaran telah ditanda-tangani oleh yang

bersangkutan. Hal tersebut menandakan telah diadakan pemeriksaan

pada dokumen-dokumen tersebut dengan adanya tanda tangan oleh

pihak yang mempunyai wewenang.

d. Dipisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti

pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang

mencatat pengeluaran kas. Dalam hal ini, orang yang bertugas untuk

mengumpulkan bukti pengeluaran kas, yang menulis cek, dan yang

mencatat pengeluaran kas adalah dari Divisi Keuangan yang tentunya

merupakan orang yang berbeda-beda. Sedangkan yang

menandatangani cek pengeluaran kas adalah Project Manajer.

e. Diadakan pemeriksaan internal dengan jangka waktu yang tidak tentu.

Dalam hal ini, PT. XYZ melakukan pemeriksaan internal dengan cara

pemeriksaan secara berkala yang dilakukan setahun sekali.

Pemeriksaan tersebut dinamakan stock opname, yaitu

membandingkan dokumen yang terkait dengan kas keluar, dengan

pencatatan yang dilakukan oleh Divisi Keuangan proyek, lalu akan

dibandingkan dengan kas yang ada pada bank.


81

f. Diharuskan membuat laporan kas harian. Proyek diharuskan untuk

membuat laporan kas secara harian, namun laporan yg disampaikan

tidak secara harian, hal tersebut bergantung pada saat posisi kas akan

diisi kembali oleh kantor pusat.

4.2.3 Analisis Kelemahan Pada Sistem Pengendalian Internal PT. XYZ

Dalam analisa yang telah dilakukan oleh Penulis, terdapat beberapa

kelemahan yang terjadi pada pengendalian internal yang dilakukan oleh PT.

XYZ, diantaranya adalah:

1) Dalam teori yang ada, dijelaskan bahwa fungsi penerimaan harus terpisah

dari fungsi penyimpanan barang. Pada PT. XYZ khususnya pada Proyek

Pabrik Kelapa Sawit yang dikerjakan, fungsi penerimaan dan

penyimpanan dilakukan oleh satu divisi, yaitu Divisi Logistik. Walaupun

terdapat perbedaan orang dalam menerima dan menyimpan, tetapi

beberapa orang tersebut masih dalam satu divisi, yaitu Divisi Logistik.

Hal ini dapat memungkinkan terjadinya kecurangan dalam penyimpanan

barang, misalnya terdapat barang/material yang dengan sengaja tidak

dicatat walaupun sudah diterima.

2) Dalam contoh kasus pembelian/pengadaan barang yang dilakukan oleh

PT. XYZ pada Proyek Pabrik Kelapa Sawit nya, pemilihan Supplier

dilakukan oleh Tim Site Manager. Hal ini berbeda dengan

ketentuan/prosedur yang telah dibuat oleh Perusahaan Pusat yang

menentukan bahwa pemilihan Supplier atas Pengadaan Barang harus


82

dilakukan oleh Purchaser Procurement Proyek. Kewenangan yang

diberikan oleh Tim Site Manager dalam memilih Supplier tersebut, tidak

didukung oleh prosedur khusus atau memo. Hal ini memungkinkan

terjadinya kecurangan karena Tim Site Manager tidak mempunyai

kapasitas/kemampuan untuk menilai supplier/supplier yang telah dipilih

oleh Divisi Procurement, dan dugaan korupsi dapat terjadi karena adanya

penyalahgunaan wewenang/konflik kepentingan (conflict of interest).

Selanjutnya, terdapat dokumen Berita Acara yang tidak diotorisasi oleh

pihak yang berwenang, yaitu dalam prosedur yang ada, Site Manager

harus menandatangani dokumen tersebut untuk menunjukkan bahwa telah

dilakukannya pengesahan atas pemeriksaan barang yang dilakukan oleh

Divisi Logistik. Hal ini menunjukkan lemahnya Sistem Pengendalian

Internal pada proses penerimaan barang, dan terdapat kemungkinan

terjadinya kecurangan atas proses penerimaan barang tersebut.

3) Teori yang ada menjelaskan bahwa surat permintaan pembelian atau

Purchase Order (PO) diotorisasi oleh fungi gudang untuk barang yang

disimpan dalam gudang atau oleh kepala fungsi pemakai barang yang

langsung pakai. Dalam Proyek Pabrik Kelapa Sawit, surat pesanan atau

Purchase Order (PO) ditandatangani oleh Project Manager, bukan oleh

fungsi gudang. Namun sebenarnya, hal ini bukanlah suatu yang dapat

menjadi kelemahan dari perusahaan, karena Project Manager mempunyai

kewenangan untuk melakukan otorisasi terhadap kegiatan

pembelian/pengadaan barang suatu proyek, seperti yang ada pada

prosedurnya.


83

4) Pada contoh yang dikemukakan oleh Penulis, pembelian dilakukan pada

tanggal 5 Januari 2011 yang jatuh tempo pembayarannya tanggal 18

Februari 2011. Namun yang terjadi adalah, pembayaran yang dilakukan

oleh PT. XYZ dilakukan pada tanggal 21 Maret 2011. Walaupun dalam

contoh kali ini Supplier tidak melakukan klaim, namun pada hasil

wawancara yang dilakukan Penulis, jika terjadi keterlambatan

pembayaran atas pembelian/pengadaan barang, Supplier dapat

mengajukan klaim yang artinya PT. XYZ dituntut untuk membayar pokok

beserta bunga dari Bank (biasanya keterlambatan per bulan dikenakan

2%). Hal ini menunjukkan kurangnya Sistem Pengendalian Internal yang

baik pada PT. XYZ karena hilangnya kesempatan bagi perusahaan untuk

dapat menghemat kekayaan perusahaan jika pembayaran dilakukan pada

saat jatuh tempo.

5) Tidak dilakukannya Surprise Audit oleh PT. XYZ atas proyek-proyek

yang dikerjakan. Hal ini tentunya menjadi kelemahan karena adanya

kemungkinan bahwa laporan yang dibuat oleh proyek merupakan laporan

yang bukan apa adanya, sehingga tidak mencerminkan ciri-ciri laporan

keuangan yang baik.


84

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Setelah dilakukannya analisa tentang Sistem Pengendalian Internal atas

sistem pembelian dan pengeluaran kas PT. XYZ pada Proyek Pabrik Kelapa

Sawit, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut:

1. Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas PT. XYZ pada Proyek Pabrik

Kelapa Sawit telah dilakukan dengan baik. Artinya, proses

pembelian/pengadaan barang dan pengeluaran kas yang terjadi pada PT.

XYZ telah berjalan sesuai dengan prosedur yang ada.

2. Sistem Pengendalian Internal atas sistem pembelian dan pengeluaran kas

PT. XYZ telah berjalan sesuai dengan teori yang ada, namun masih

terdapat beberapa kelemahan karena terdapat beberapa prosedur yang

tidak sesuai dengan teori tentang Sistem Pengendalian Internal, pada

prosedur pembelian/pengadaan barang, dari 19 unsur SPI yang dianalisa,

masih terdapat 4 unsur yang tidak sesuai dengan teori, artinya masih

terdapat kelemahan sebesar 21% yang terjadi pada perusahaan.

Sedangkan pada prosedur pengeluaran kas, dari 6 unsur SPI yang

dianalisa, masih terdapat 1 unsur yang tidak sesuai dengan teori, aritanya

masih terdapat kelemahan sebesar 17% pada perusahaan.


85

3. Dalam analisa yang telah dilakukan oleh Penulis, terdapat beberapa

kelemahan yang terjadi pada pengendalian internal yang dilakukan oleh

PT. XYZ, diantaranya adalah:

1) Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan pada PT. XYZ

khususnya pada Proyek Pabrik Kelapa Sawit dilakukan oleh satu

divisi, yaitu Divisi Logistik.

2) Tidak adanya pengendalian yang dilakukan oleh Site Manager,

ditunjukkan dengan tidak diotorisasinya dokumen Berita Acara,

dimana seharusnya Site Manager melakukan penandatangan untuk

menunjukkan bahwa telah dilakukan pemeriksaan atas penerimaan

barang oleh Divisi Logistik.

3) Terdapat perbedaan antara teori dengan proses yang terjadi pada PT.

XYZ. Teori yang ada menjelaskan bahwa surat permintaan

pembelian atau Purchase Order (PO) diotorisasi oleh fungi gudang

untuk barang yang disimpan dalam gudang atau oleh kepala fungsi

pemakai barang yang langsung pakai. Dalam Proyek Pabrik Kelapa

Sawit, surat pesanan atau Purchase Order (PO) ditandatangani oleh

Project Manager, bukan oleh fungsi gudang.

4) Terdapat keterlambatan pembayaran atas pembelian/pengadaan

barang. Hal ini membuat perusahaan tidak dapat memperoleh

potongan tunai dari Supplier.

5) Tidak adanya pemeriksaan internal dalam jangka waktu yang tidak

tertentu, atau yang biasa disebut dengan Surprise Audit.


86

5.2 Keterbatasan Penelitian

Dalam penelitian yang dilakukan penulis, terdapat beberapa keterbatasan

penelitian, yaitu:

1. Penulis hanya meneliti pada contoh Kasus Proyek Pabrik Kelapa Sawit,

yaitu transaksi pembelian/pengadaan barang dengan PT. Tri Jaya sampai

dengan pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT. XYZ.

2. Dalam Proyek Pabrik Kelapa Sawit yang diteliti, tidak terdapat prosedur

tertulis untuk menganalisa Sistem Pengendalian Internal dari transaksi

pembelian/pengadaan barang dan pengeluaran kas. Hal tersebut

merupakan suatu keterbatasan dalam penelitian ini, dimana idealnya

untuk menganalisa sesuai dengan teori Sistem Pengendalian Internal

yang ada, harus dihubungkan dengan prosedur proyek.

5.3 Saran

Berdasarkan hasil kesimpulan yang telah dianalisa, maka Penulis

memberikan beberapa saran yang dapat berguna bagi perusahaan dan pihak lain

yang memiliki kepentingan antara lain:

1. Sebaiknya Fungsi Penerimaan harus terpisah dengan Fungsi Penyimpanan

barang. Karena Fungsi Penerimaan lebih baik dilakukan oleh Divisi

Procurement dimana divisi tersebut yang melakukan pembelian dan lebih

mengetahui tentang rincian material yang dipesan. Sedangkan Fungsi

Penyimpanan sebaiknya dilakukan oleh Divisi Logistik yang bertugas


87

untuk menyimpan, menyalurkan, dan memelihara material yang telah

dikirim ke proyek.

2. Dalam pelaksanaan prosedur yang telah dijalani, sebaiknya terdapat

pemeriksaan kembali atas dokumen-dokumen yang dikeluarkan. Seperti

pemeriksaan apakah dokumen tersebut telah diotorisasi yang

menunjukkan bahwa pada kegiatan sebelumnya telah dilakukan

pemeriksaan.

3. Bukti Kas Keluar yang dikeluarkan oleh Divisi Administrasi dan

Keuangan sebaiknya diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau divisi yang

mengeluarkan dokumen tersebut. Hal ini mencegah adanya fungsi ganda

yang dijalankan oleh Project Manager dalam proses pengadaan barang

dan pengeluaran kas, dimana proses tersebut merupakan kegiatan yang

berhubungan satu sama lain.

4. Perusahaan sebaiknya lebih memperhatikan jatuh tempo pembayaran atas

pemesanan barang yang dilakukan, untuk menghindari adanya klaim yang

dijatuhkan dari Supplier kepada perusahaan apabila terjadi keterlambatan

pembayaran. Dengan begitu, perusahaan akan lebih menghemat kekayaan.

5. Sebaiknya dilakukan pemeriksaan internal dalam jangka waktu yang tidak

tertentu (surprise audit) sehingga laporan keuangan dapat terbukti

keasliannya.


DAFTAR PUSTAKA

Andi, Kiagus. 2002. Pengaruh Frekwensi dan Jenis Informasi Akuntansi TerhadapKeberhasilan Perusahaan Jasa Konstruksi Klasifikasi A di Sumatera Selatan.Jurnal Akuntansi dan Keuangan. Volume 4 No 1.

Arens, Alvin A, Randal J. Elder dan Mark S. Beasley. 2008. Auditing dan JasaAssurance, Pendekatan Terintegritasi Jilid 1, Edisi Keduabelas. Jakarta: Erlangga.

Hall, 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ketiga, Terjemahan Amir Abadi Yusuf,Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi. 2009. Auditing. Edisi ke-6. Yogyakarta: PT Salemba Empat.

Mulyadi, 2006, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Yogyakarta : Salemba Empat.

Prabowo, Faisal. 2008. Pengaruh Intensitas Persaingan Pasar, Strategi DanKetidakpastian Lingkungan yang Dirasakan Terhadap Penggunaan InformasiSistem Akuntansi Manajemen Dan Kinerja Unit Bisnis. Skripsi. FakultasEkonomi Universitas Diponegoro. Semarang.

Prianthara, Ida Bagus. 2010. Sistem Akuntansi Perusahaan Jasa Konstruksi. CetakanPertama. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Romney, Paul John Steinbart, 2009. Accounting Information System, Ninth Edition,Prentice Hall

Sekaran, Uma. 2006. Metodologi Penelitian Untuk Bisnis Buku 1 Edisi 4. Jakarta:Salemba Empat.

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia Banking School. 2010. Pedoman dan TeknikPenyusunan Skripsi. Edisi II. Jakarta.

Soemardi, Biemo. 2008. Peningkatan Daya Saing Konstruksi Nasional Melalui InovasiKonstruksi. From :http://www.ftsl.itb.ac.id/kk/manajemen_dan_rekayasa_konstruksi/wp-content/uploads/2008/06/peningkatan-daya-saing.pdf

Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi, Yogyakarta.


Lampiran : 1 STRUKTUR ORGANISASI (sumber : PT. XYZ)


Lampiran : 2PROSEDUR PENGADAAN BARANG

PROSES PENGADAAN BARANG

CUSTOM CLEARANCECustom Clearance Staff

PRA SELEKSI(Bidder Selection)

(PLS-Supplier)Eng, Finance, QC&FSHE, Pengadaan

SELEKSI TEKNIK&KOMERSIAL(Tech&Comm Evaluation)

(PLS-Request for Quotation)Eng, Finance, QC&FSHE, Pengadaan, Konstruksi

SELEKSI FINAL(Negotiation & Approval)

Komite Pengadaan

PO(Contract)

(PLS-Purchase Order)Buyer

TRANSPORT KE SITETraffic Staff / Procurement Project

Material on Site

PROSESPURCHASING

PROSESTRAFFIC

PROSESEXPEDITING

PENGIRIMAN KE CIF JAKARTATraffic Staff / Procurement Project

MONITORING & EXPEDITINGExpeditor & Project Engineer



SELEKSI TEKNIK & KOMERSIAL

ENGINEERING PROCUREMENT CONSTRUCTION/PROYEK

MTO, DATA SHEET &TP&G

Engineering

PLS-PurchaseRequisition

Project Manager

Recv’d SupplierQuotation

Supplier

Tech’Evaluation

Engineering

Commrc’lEvaluationPurchaser

Commercial BidTabulation

Purchaser

PLS- Request forQuotation

Purchaser

Tech & Comm ClarificationEngineering, Purchaser

Y

T

STOP

YT

STOP

PLS - Request ForQuotation



SELEKSI FINAL

Y

Commercial BidTabulation

Purchaser

Seleksi FinalKomite Pengadaan

T

GUGURGUGUR

Surat KeputusanPemenang

SuratPemberitahuan

Y



MONITORING & EXPEDITINGPENGADAAN BARANG

ENGINEERING PROCUREMENT KONSTRUKSI QC/FSHE

Kick of Meeting

Monitoring and Expediting&

Reporting

Potensi terjadiketerlambatan

Investigasi, Usulan perbaikan, Take Action

Koordinasi thd perubahan Desain, Approval, Schedule & Delivery

Delivery

N

SPB / SPJB

Fabrikasi/Inspeksi

Complete

Y

T

Y

T



ENGINEERING

Mulai

MembuatDaftar

Pesanan

Daftar Pesanan

1



PROCUREMENT

Daftar Pesanan

MencariSupplier

Supplier

DaftarPenawaran

PenilaianSupplier

Keputusan

Ya

Tidak

PembuatanPO

PO

Supplier

1

2



LOGISTIK

PO

Supplier

KirimBarang

Surat Jalan

PO

PemeriksaanBarang

Disahkano/ Site

Manager

Berita AcaraSupplier

DivisiProcurement

NotaPembayaran

2

3Analisis Sistem Pengendalian..., Kinanti Surya Vita, Ak.-Ibs, 2011


KEUANGAN

NotaPembayaran

Supplier

PO

Keuangan

Pengesahano/ Divisi

Cost Control

PemeriksaanDokumen

Keputusan

Diterimao/ Kasir

Pelunasan

Selesai

Ya

Tidak

Surat JalanInvoice

3


Lampiran : 10DOKUMEN PENGADAAN BARANG & PENGELUARAN KAS


DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI

Tgl : 16 Juni 2009

Abdhel RamadhianMgr. Procurement

Tgl : 22 Juni 2009

SumadionoKetua Komite

Tgl : 26 Juni 2009

Said BadarDirektur Operasi

Tgl : 1 Juli 2009

Herry WinarnoDirektur Utama

STATUS DOKUMEN

Copy : ________

Tgl : __________

Copy : ________

Tgl : ________

Copy : ________

Tgl :_________

Copy : _______

Tgl : _______

Dokumen ini dinyatakan sah dan terkendali apabila telah dibubuhi cap “ INDUK “ atau “TERKENDALI “ yang asli. Bagi para pengguna dokumen yang “ TIDAK TERKENDALI “disarankan untuk senantiasa melakukan pengecekan terhadap dokumen terkendali yangdisimpan pada Petugas Pengendali Dokumen, guna memastikan dan meyakinkankeabsahan dari isi dokumen tersebut.

KRONOLOGIS DOKUMENNo. REVISI TGL.PENGESAHAN TGL.BERLAKU PEMBUAT

1234

00010203

13 Nopember 200602 Juni 200802 Februari 2009

13 Nopember 200602 Juni 200802 Februari 2009

Sri WiratnoAbdhel RamadhianAbdhel Ramadhian


1. Ruang Lingkup

1.1. Prosedur ini mengatur proses pengadaan Barang dan Subkontraktor Proyekmulai dari tahap permintaan penawaran dari Pemasok dan Subkontraktorsampai dengan pemilihan dan penyerahan akhir barang / jasa kepadaPelanggan baik yang dilakukan dengan proses manual maupunmenggunakan Perangkat Lunak Sistem (PLS).

1.2. Ruang lingkup prosedur ini meliputi seperti terlihat pada lampiran 8.1:1.2.1. Proses Pembelian (Purchasing) yang terdiri dari proses:

1.2.1.1. Praseleksi Pemasok / Subkontraktor(Vendor / Bidder Selection),

1.2.1.2. Permintaan Penawaran Harga(RFQ / Request for Quotation),

1.2.1.3. Evaluasi / Klarifikasi Teknis & Komersial(Technical & Commercial Evaluation & Clarification),

1.2.1.4. Rekomendasi&persetujuan penunjukan Pemasok /Subkontraktor(Vendor / Bidder Recommendation and Approval),

1.2.1.5. Penerbitan Order / Kontrak(Order Placement)

1.2.2. Proses Monitoring & Expediting1.2.3. Proses Pengiriman (Traffic) untuk pengadaan barang.

2. Tujuan / Sasaran

2.1. Menjamin kualitas barang Proyek memenuhi persyaratan yang ditetapkanoleh Pelanggan, serta kode / standar yang disyaratkan oleh PeraturanPemerintah dalam aspek Mutu, K3 dan Lindungan Lingkungan.

2.2. Menjamin kualitas pekerjaan yang disubkontrakkan memenuhi persyaratanyang ditetapkan oleh Pelanggan, serta kode / standar yang digunakan danperaturan pemerintah. Peraturan Pemerintah dalam aspek Mutu, K3 danLindungan Lingkungan.

2.3. Pengelompokkan barang dan jasa yang serupa jika diperlukan dibeberapaproyek berjalan, terkait dengan optimasi harga dan efisiensi pengadaan.

3. Definisi

3.1. Perusahaan adalah PT. XYZ.3.2. Pelanggan (Client) adalah Pemilik Proyek (Owner) atau Pihak Ketiga yang

bertindak untuk dan atas nama Pemilik Proyek.


3.3. Pemasok (Supplier) adalah Badan Usaha / Perorangan yang menyediakanproduk melalui sumber daya material.

3.4. Subkontraktor adalah Badan Usaha / Perorangan yang menghasilkan jasamelalui sumber daya material dan jasa.

3.5. Proyek adalah Fasilitas / Sistem yang akan dibangun oleh Perusahaanberdasarkan Kontrak Kerja (Contract Agreement) antara Perusahaan denganPelanggan.

3.6. Perangkat Lunak Sistem adalah sistim aplikasi software untuk pencatatandan pengolahan data secara terintegrasi untuk proses bisnis Perusahaan.

3.7. Project Execution Plan (PEP) adalah dokumen yang mencakup segala halmengenai rencana pelaksanaan proyek dan didalamnya terdapat rencanapengadaan Barang dan Subkontraktor (Procurement Plan).

3.8. Purchase Requisition adalah Surat Permintaan Pengadaan Barang dariProyek / User kepada Divisi Pengadaan (Procurement) untuk diprosespengadaannya.

3.9. Purchaser adalah staff divisi Procurement yang ditugaskan untuk melakukanproses pembelian (purchasing).

3.10. Komite Pengadaan adalah unit organisasi task force yang dibentuk untukmengambil keputusan mengenai harga penawaran Supplier / Subkontraktor.

3.11. Barang Proyek adalah material dan / atau peralatan yang merupakan bagian/ komponen tetap dari fasilitas / sistem yang dibangun pada Proyek yangdikerjakan oleh Perusahaan.

3.12. Praseleksi (Vendor / Bidder Selection) adalah seleksi calon Pemasok ataucalon Subkontraktor (untuk dimasukkan kedalam Daftar Induk Pemasok (DIP)atau Daftar Induk Subkontraktor (DIS) atau Database yang disimpan dalamPerangkat Lunak Sistem.

3.13. Seleksi Teknik & Komersial adalah seleksi secara teknik maupun hargayang ditawarkan oleh Pemasok / Subkontraktor yang diseleksi dari DaftarInduk Pemasok (DIP) atau Daftar Induk Subkontraktor (DIS). Termasuk didalam proses ini adalah penilaian kemampuan dalam aspek mutu,keselamatan, kesehatan kerja dan lindungan lingkungan.

3.14. Seleksi Final adalah seleksi terakhir yang meliputi proses negosiasi danapproval oleh Komite Pengadaan untuk menentukan pemenang dalampemilihan Pemasok atau Subkontraktor.

3.15. Monitoring & Expediting adalah proses pemantauan Pemasok /Subkontraktor selama proses pengadaan barang/jasa sejak Kick of Meetingdengan Pemasok / Subkontraktor dan akan diatur dalam IK Expediting No.ME/KOM/IK.022.

3.16. Shipping & Traffic adalah proses perencanaan, pelaksanaan danpemantauan lalu lintas pengiriman Material & Peralatan mulai dari tempatpemuatan barang (loading point) di dalam maupun luar negeri sampai di


lokasi proyek sesuai dengan jadwal termasuk pengurusan CustomClearance untuk material impor dan akan diatur dalam IK Shipping & TrafficNo. ME/KOM/IK.023.

3.17. Daftar Induk Pemasok (DIP) adalah daftar yang memuat nama-namaPemasok yang telah lulus praseleksi oleh Perusahaan.

3.18. Daftar Induk Subkontraktor (DIS) adalah daftar yang memuat nama-namaSubkontraktor yang telah lulus praseleksi oleh Perusahaan.

3.19. Daftar Kebutuhan Barang Proyek (Project Requisition / Demand) adalahdaftar yang memuat data-data (jenis, jumlah, dan spesifikasi) dari Materialproyek yang akan digunakan untuk proyek termaksud.

3.20. Surat Perjanjian Kerja (SPK) dan atau Surat Perjanjian Pemborongan(SPK) adalah Bukti Perjanjian Kerja antara Perusahaan denganSubkontraktor.

3.21. Surat Pesanan (Purchase Order / PO) dan atau Surat Perjanjian Jual Beliadalah bukti pemesanan material proyek dari Perusahaan kepada Pemasok.

3.22. LOI (Letter Of Intent) / MOU (Memorandum Of Understanding) adalahsuatu ikatan antara Perusahaan dan Pemasok (Supplier) sebelum POdikeluarkan.

4. Wacana

4.1. ISO 9001:2008 klausul 7.4.4.2. OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.6.4.3. ISO 14001:2004 klausul 4.4.6

5. Ketentuan Umum

5.1. Proses Pengadaan Barang dan Subkontraktor harus menggunakan prinsip-prinsip efektifitas, efisiensi serta mengutamakan kepentingan Perusahaansecara keseluruhan. Calon pemasok yang diikutsertakan dalam prosespengadaan barang dan jasa paling sedikit 3 peserta (Three Price QuotationPolicy), kecuali pada kondisi tertentu yang tidak memungkinkan denganpersetujuan Direktur Operasi.

5.2. Sebelum mengeksekusi, proyek harus menyusun Project Execution Plan,diantaranya memuat Perencanaan Pengadaan Barang dan Subkontraktoratau Materials Requirement Planning (MRP).

5.3. Berdasarkan MRP tersebut, MTO dan Specification dari Engineering,Procurement Coordinator proyek harus membuat Purchase Requisitiondalam Perangkat Lunak Sistem yang disetujui oleh Project Manager. Dankemudian dapat digunakan oleh Purchaser di Procurement Pusat atauprocurement proyek untuk memproses Permintaan Penawaran Harga (RFQ).


5.4. Proses Pembelian / Purchasing, dapat dikerjakan setelah menerimaPurchase Requisition dari User / Proyek. Kemudian diikuti dengan prosesSeleksi calon Pemasok (Appproved Vendor / Bidder List), ProsesPermintaan Penawaran Harga (RFQ), Evaluasi / Klarifikasi Teknis &Komersial (Evaluation & Clarification), Proses Rekomendasi & PersetujuanPenunjukan Pemasok (Recommendation & Approval), dan ProsesPenerbitan Kontrak (Order Placement). sesuai dengan diagram padalampiran 8.1.

5.5. Tahap Subcontracting dapat dikerjakan setelah menerima SubcontractBidding Requisition dari User / Proyek. Kemudian diikuti dengan prosesSeleksi calon Subkontraktor (Approved Subcontractor List), ProsesPenawaran Harga (Bidding), Evaluasi / Klarifikasi Teknis & Komersial(Evaluation & Clarification), Proses Negosiasi & persetujuan penunjukanSubkontraktor (Negotiation & Approval), dan Proses penerbitan Kontrak /Order Placement sesuai dengan diagram pada lampiran 8.2.

5.6. Semua Perjanjian Kerjasama baik dalam hal pengadaan barang(procurement) maupun jasa (subcontracting) harus dibuatkan kontraknyatanpa terkecuali.

5.7. Proses Praseleksi calon Pemasok disiapkan secara manual oleh Purchaser,di review secara manual oleh Head of Procurement, Project Manager dandibantu oleh Head of Engineering serta Head of QC/FSHE dan diprosessesuai lampiran 8.3.Proses evaluasi calon Pemasok dengan menggunakan kriteria pemilihansesuai dengan formulir lampiran 8.9.Hasil praseleksi calon Pemasok dimasukkan kedalam Perangkat LunakSistem (PLS) dan menghasilkan Daftar Induk Pemasok (DIP) sesuai denganlampiran 8.11.

5.8. Proses Praseleksi calon Subkontraktor disiapkan secara manual olehPurchaser, di review secara manual oleh oleh Head of Procurement, ProjectManager dan dibantu oleh Head of Engineering dan Head of QC/FSHE dandiproses sesuai lampiran 8.4.Proses evaluasi calon Subkontraktor dengan menggunakan kriteria pemilihansesuai formulir lampiran 8.10.Hasil praseleksi calon Pemasok dimasukkan kedalam Perangkat LunakSistem dan menghasilkan Daftar Induk Subkontraktor (DIS) sesuai denganlampiran 8.12.

5.9. Daftar Induk Pemasok (DIP) dan Daftar Induk Subkontraktor (DIS) harusdirevisi, sekurang-kurangnya satu kali dalam setahun.


5.10. Daftar Induk Pemasok (DIP) dan Daftar Induk Subkontraktor (DIS) KantorPusat harus didistribusikan kepada setiap Proyek.

5.11. Proses dari MTO Engineering, Purchase Requisition, RFQ dan Evaluasi/Klarifikasi Teknis & Komersial dilaksanakan sesuai dengan diagram padalampiran 8.5.

5.12. Evaluasi Teknis penawaran Pemasok dilakukan oleh Engineering dibantuoleh QC/FSHE & Project Manager dan harus didasarkan pada materi sesuaicontoh lampiran 8.13.

5.13. Evaluasi Komersial penawaran Subkontraktor dilakukan oleh Procurement,Finance & Project Manager dan harus didasarkan pada materi sesuai contohlampiran 8.14.

5.14. Proses Seleksi Final terhadap calon Pemasok dan Subkontraktor dilakukanoleh Komite Pengadaan dan harus dilaksanakan sesuai dengan lampiran8.6.

5.15. Proses Pengadaan Barang dan Subkontraktor diatur berdasarkan nilai :5.15.1. Untuk nilai Pengadaan diatas Rp.100 juta :

5.15.1.1. Pengadaan dilakukan oleh Purchaser Procurement Pusat.5.15.1.2. Persetujuan terhadap pengadaan dilakukan oleh Komite

Pengadaan.5.15.1.3. Komponen didalam unit kerja Komite Pengadaan

sebagaimana terurai didalam butir 6.7.1 dan 6.7.2.

5.15.2. Untuk nilai Pengadaan sampai dengan Rp. 100 juta :5.15.2.1. Pengadaan dilakukan oleh Purchaser Procurement

Proyek.5.15.2.2. Persetujuan terhadap Pengadaan dilakukan oleh Project

Manager dan Head of Procurement.5.15.2.3. Komponen di dalam unit kerja Pengadaan adalah

sebagaimana terurai didalam butir 6.8.1.

5.16. Daftar Otorisasi setiap tahap dalam proses pengadaan barang dansubkontraktor di Kantor Pusat adalah sebagai berikut:

No. Documents Di buat Review Approved

1. Material RequirementPlanning / PurchaseRequisition (MRP/PR )

Engineer/User

Project Control Head ofengineering /Project Manager

2. App. Bidder List Purchaser Head of Procurement Head of Proc. andProject Manager

3. LOI / CO Purchaser Head of ProcurementProject Control

Project Mgr / Headof Procurement


4. PO Purchaser Head of Procurement& Project Control

SesuaiAuthorization Level

5. PO Supplement(addendum)

Purchaser Head of Procurement& Project Control

SesuaiAuthorization Level

Proses LOI/CO dapat di lewati berdasarkan kondisi yang di hadapi.

5.7. Daftar Otorisasi Purchase Order / Pengeluaran Kontrak di Site Office(Proyek) adalah sebagai berikut:

No. Documents Prepare Review Approved

1. Requisition (PR ) User Project Control Site Mngr / Project Mngr

2. App. Bidder List Officer Project Control Site Mngr / Project Mngr

3. RFQ Officer Project Control Site Mngr / Project Mngr

4. CO Officer Project Control Project Mngr & ProjectControl

5. PO Officer Project Control Project Mngr & ProjectControl

6. PO Supplement Officer Project Control Project Mngr & ProjectControl

5.8. Adapun Detail Proses Pengadaan Barang / Jasa adalah sesuai denganLampiran 8.17.

5.9. Setelah Proses Evaluasi, Klarifikasi dan Negosiasi, Project Manager danHead of Procurement mengajukan permohonan persetujuan kepada KomitePengadaan dengan cara mengedarkan kepada seluruh anggota KomitePengadaan untuk dimintai komentar & usulan terhadap bidangnya masing-masing (jika ada) sesuai Lampiran 8.17.Dan kemudian diputuskan dengan ditandai dengan terbitnya SuratKeputusan Pemenang sesuai Lampiran 8.18.

5.10.Dan jika setelah diedarkan tetap belum mendapatkan Keputusan, makadiadakan Rapat Komite Pengadaan.

5.11.Rapat Komite Pengadaan dapat mengundang calon Pemasok / calon Subkontraktor untuk mendapatkan tambahan informasi yang digunakan untukpengambilan keputusan.

5.12.Risalah rapat didalam rapat Komite Pengadaan harus menggambarkan alurproses pengambilan keputusan dan keputusan rapatnya dengan bukti – buktikerja sesuai lampiran 8.15, 8.16, dan 8.17.


5.13.Proses penentuan format dokumen Pengadaan Barang dan Subkontraktorharus dilaksanakan sesuai lampiran 8.7 dengan bukti – bukti kerja sesuailampiran 8.18, 8.19, 8.20, dan 8.21.

5.14.Pada saat penentuan pemenang sudah di lakukan oleh Komite Pengadaan,maka proses detail selanjutnya adalah sebagai berikut :

Pembuatan & Pengeluaran PO.Setelah pemenang tender di tentukan maka Purchaser melakukanpenginputan data PO ke dalam Perangkat Lunak Sistem (PLS), authorizationatas PO di atur sesuai dengan Manual Authoriry yang sudah di tetapkan.Setelah PO di setujui, Purchaser akan meminta Vendor menanda tanganiKontrak Kerja dan memberikan PO original ke Vendor. PO dan CopyKontrak yang sudah di tanda tangani oleh Vendor akan di distribusikan keDepartemen Terkait

Vendor : Original scannedProcurement : Original CopyWarehouse/ site : Copy – unpriceAccounting/Finance : CopyUser/ issuer : Copy – unpriceProject Control : CopyProject Owner/Client

: Copy (if required)

Procurement Status Report per Proyek harus dibuat dan di update secaraberkala (mingguan) dimana setiap Procurement Activity Plan harusdibandingkan dengan aktual di mulai dari penerimaan MRP / PR dariEngineering atau Project Management sampai dengan PO di keluarkan danstatus pengiriman barang vendor.

5.15.Proses Monitoring dan Expediting harus dilaksanakan sesuai proses padalampiran 8.8.

5.16.Terhadap semua barang yang diterima harus dilakukan inspeksi penerimaanbarang di lokasi Proyek (teknis inspeksi diatur didalam prosedur lain).

5.17.Dalam rangka pengendalian terhadap supplier/subkontraktor, untukpengadaan barang–barang yang difabrikasi dan pekerjaan subkontraktorharus dilakukan inspeksi (teknis inspeksi / ekspediting diatur didalamprosedur lain).

5.18. Jika dalam Perjanjian Kerja antara Perusahaan dengan Pelanggandipersyaratkan adanya keikutsertaan Pelanggan dalam inspeksi penerimaanbarang proyek di tempat Pemasok, maka Project Manager diwajibkanmengundang Pelanggan untuk ikut serta dalam inspeksi dimaksud.


5.19.Setelah Pemasok menyelesaikan pekerjaannya, Purchaser kantor pusatharus melakukan evaluasi kinerja Pemasok berdasarkan kriteria penilaianpada Lampiran 8.23 dan laporan selama proses pengadaan dari Expeditordan Traffic. Evaluasi Kinerja Pemasok harus disetujui oleh Head ofProcurement. Lampiran 8.25

5.20.Setelah Sub kontraktor menyelesaikan pekerjaannya, Purchaser proyekharus melakukan evaluasi kinerja Subkontraktor berdasarkan kriteriapenilaian pada Lampiran 8.24 dan laporan proses pekerjaan dariSuperintendent dan Site Manager. Evaluasi Kinerja Subkontraktor harusdisetujui oleh Project Manager & Head of Procurement. Lampiran 8.26

5.21.Pemasok yang menunjukkan kinerja yang tidak memuaskan untukmemenuhi persyaratan perusahaan maka pada saat revisi DIP harusdikeluarkan dari DIP.

5.22.Subkontraktor yang menunjukan kinerja yang tidak memuaskan untukmelaksanakan pekerjaan borongan yang dipersyaratkan perusahaan, makapada saat revisi DIS harus dikeluarkan dari DIS.

5.23.Dalam pelaksanaan pengadaan barang proyek, dilarang melakukansubstitusi barang proyek tanpa adanya persetujuan tertulis dari ProjectManager dan Pelanggan (Jika dipersyaratkan dalam kontrak).

6. Wewenang dan Tanggung jawab

6.1. Project Manager sebelum mengeksekusi proyek menyusun Project

Execution Plan, diantaranya memuat perencanaan pengadaan barang dan

subkontraktor. Jenis barang dan subkontraktor yang akan diadakan disusun

secara packaging dan dipisahkan menjadi 2 (dua) kelompok, kelompok

yang rencana akan diadakan oleh Procurement Kantor Pusat dan kelompok

yang akan diadakan di proyek. (lihat butir 7.8.)

6.2. Engineering Proyek diwajibkan memberikan informasi yang jelas dan rincitentang : jenis barang, spesifikasi, jumlah, pelaksanaan inspeksipenerimaan, waktu dan tempat penyerahan dan dokumen pendukung yangdipersyaratkan untuk kemudian dituangkan dalam Purchase Requisition.


6.3. Project Manager diwajibkan memberikan informasi yang jelas dan rincikepada Subkontraktor tentang : uraian pekerjaan, volume pekerjaan,standar mutu dan K3L yang dipersyaratkan, pelaksanaan inspeksi, waktudan tempat penyerahan, dan dokumen pendukung yang dipersyaratkanuntuk kemudian dituangkan dalam Purchase Requisition.

6.4. Yang diberi wewenang untuk melakukan Pengadaan Barang danSubkontraktor adalah Procurement Kantor Pusat, yang dipimpin oleh Headof Procurement dan Procurement Proyek yang secara struktural dibawahProject Manajer tetapi fungsional disupervisi oleh Head of Procurement.

6.5. Dalam pelaksanaan tender untuk Pengadaan Barang dan Subkontraktorsekurang - kurangnya harus diikuti oleh 3 (tiga) Pemasok, kecuali barangproyek yang harus dibeli dari Agen pemegang lisensi atau produsentunggal, atau yang dipersyaratkan oleh Pelanggan.

6.6. Evaluasi terhadap Calon Pemasok dan Subkontraktor dalam tahap SeleksiTeknik & Komersial meliputi beberapa aspek sbb :a. Engineering oleh : Head of Engineeringb. Finance oleh : Head of Financec. QC & FSHE oleh : Head of QC & FSHEd. Procurement oleh : Head of Procurement Kantor Pusate. Konstruksi oleh : Project ManagerJika Head of Procurement dalam Praseleksi dan Seleksi Teknik &Komersial calon Subkontraktor untuk pekerjaan fabrikasi, ereksi daninstalasi meragukan tentang data – data yang diberikan oleh calonSubkontraktor termaksud, maka Head of Procurement dapat memintabantuan Head / Pimpinan Unit Kerja terkait untuk melakukan pemeriksaandan penelitian sumber daya dan cara kerja Subkontraktor di tempatkerjanya.

6.7. Batas kewenangan Komite Pengadaan diatur dan ditetapkan sbb :6.7.1. Untuk nilai Rp. 500 juta keatas :

a. Ketua : Direksib. Wakil Ketua : Head of Procurementc. Sekretaris : Project Managerd. Anggota : - Salah satu DD didalam Direktorat Keuangan

- GM Engineering- GM Marketing- Salah satu GM Operasi- Head Sekretariat Perusahaan (fungsi legal)

6.7.2. Untuk nilai diatas Rp. 50 juta sampai Rp. 500 juta :a. Ketua : Salah satu General Managerb. Wakil Ketua : Head of Procurement


c. Sekretaris : Project Managerd. Anggota : - Salah satu Head didalam Direktorat

Keuangan- Head of Engineering- Head of Marketing- Staf Sekretariat Perusahaan (fungsi legal)

6.7.3. Untuk nilai sampai dengan Rp. 50 juta:a. Ketua : Project Managerb. Wakil Ketua : Project Engineerc. Sekretaris : Project Procurementd. Anggota : - Site Manager

- Project Control- Keuangan Proyek.

6.8. Pengambilan keputusan di dalam rapat Komite Pengadaan kewenanganKomite Pengadaan:6.8.1. Pengambilan keputusan dilakukan secara musyawarah dan

mufakat.6.8.2. Materi yang digunakan didalam pengambilan keputusan adalah

rekomendasi seleksi final yang sudah ditandatangani oleh Head ofProcurement

6.8.3. Rapat dipimpin oleh Ketua Komite Pengadaan. Bila Ketua KomitePengadaan berhalangan hadir maka bisa diwakilkan kepada WakilKetua Komite Pengadaan.

6.8.4. Anggota Komite Procurement wajib menghadiri rapat procurement.Jika yang bersangkutan berhalangan hadir harus menunjuk wakilyang diberi kuasa untuk mengambil keputusan. Dan jika wakil yangditunjuk juga tidak dapat hadir maka dianggap setuju dengansegala keputusan yang diambil di dalam rapat.

6.8.5. Keputusan dianggap sah jika disepakati oleh minimal 2/3 darikomponen Komite Pengadaan yang hadir.

6.9. Pengambilan keputusan di dalam rapat team pengadaan yang diadakan diproyek.6.9.1. Pengambilan keputusan dilakukan secara musyawarah dan

mufakat.6.9.2. Materi yang digunakan didalam pengambilan keputusan adalah

rekomendasi seleksi final yang sudah ditandatangani oleh Head ofProcurement.

6.9.3. Rapat dipimpin oleh Project Manager. Bila Project Managerberhalangan hadir maka bisa diwakilkan kepada Wakil Ketua.

6.9.4. Rapat dianggap sah bila dihadiri oleh 2/3 dari seluruh jumlahkomponen team pengadaan.

6.9.5. Keputusan dianggap sah jika disepakati oleh minimal 2/3 darikomponen Komite Pengadaan yang hadir.


6.10. Wewenang otorisasi penandatanganan dokumen pengadaan adalah sbb :6.10.1. Purchase Requisition (PR) oleh : Project Manager6.10.2. PO Oleh : Sesuai Authority Matrix6.10.3. Surat Perjanjian Jual Beli (Kontrak) sesuai dengan batas

kewenangan pada poin 6.76.10.4. Surat Perintah Kerja oleh : Project Manager & Head of

Procurement6.10.5. Surat Perjanjian Borongan (Kontrak) sesuai dengan batas

kewenangan pada poin 6.7

6.11. Jika Pemasok dan Subkontraktor menunjukan kinerja yang tidakmemuaskan maka Project Manajer yang bersangkutan harus memberikanteguran tertulis kepada Pemasok dan Subkontraktor dengan tembusankepada Head of Procurement.

6.12. Project Manager diharuskan membuat laporan evaluasi kinerja dari setiapPemasok dan Subkontraktor yang mendapatkan SP, SPJB, SPK, SPB dariPerusahaan, sesuai dengan lampiran 8.22, 8.23, 8.24, 8.25 dan 8.26.

7. Kondisi Khusus

7.1. Dalam hal tertentu, pelaksanaan pelelangan Pengadaan Barang danSubkontraktor dapat dilakukan sebelum kontrak ditandatangani olehPelanggan. Dalam pelaksanaanya dapat dilakukan oleh team Task ForceTender bersama-sama dengan Procurement.

7.2. Letter Of Intent (LOI) yang ditandatangani oleh Direksi dapat diterbitkan,walaupun kontrak belum ditandatangani asalkan ada persyaratan bahwa LOIberlaku kalau Pelanggan setuju pada saat approval spesifikasi.

7.3. Jika Project Manager mengusulkan calon Pemasok / Subkontraktor yangtidak terdapat dalam DIP / DIS, maka Perusahaan harus tetap melakukanpraseleksi dan seleksi sesuai dengan ketentuan dalam prosedur ini, kecualicalon Pemasok / calon Subkontraktror yang lulus dapat segera diikutkandalam tender walaupun revisi DIP / DIS belum dilakukan.

7.4. Jika Pelanggan mengusulkan calon Pemasok / Subkontraktor yang tidakterdapat dalam DIP / DIS, maka perusahaan harus tetap melakukanpraseleksi dan pelaksanaan seleksi sesuai dengan ketentuan dalam prosedurini.

7.5. Jika calon Pemasok / Subkontraktor yang diusulkan oleh pelanggan dalamhasil seleksi oleh perusahaan ternyata tidak lulus, maka Perusahaandiharuskan segera memberitahukan secara tertulis kepada Pelanggan.


7.6. Jika calon Pemasok / Subkontraktor yang diusulkan oleh Pelanggan ternyatalulus dalam seleksi yang dilakukan oleh perusahaan tetapi hargapenawarannya melebihi harga Pemasok / Subkontraktor lainnya dan / atauwaktu penyerahannya tidak sesuai dengan rencana waktu Perusahaan, makaPerusahaan akan menyelesaikan masalah ini secara khusus denganPelanggan.

7.7. Jika Pelanggan menetapkan Pemasok / Subkontraktor yang harusdigunakan, maka ketetapan pelanggan ini dapat dilaksanakan tanpa harusmengikuti ketentuan – ketentuan dalam prosedur ini. Hal ini berlaku jikaPelanggan mensyaratkan secara tertulis dan memberikan jaminannya atassegala resiko yang mungkin terjadi kepada Perusahaan.

7.8. Jika diperlukan, atas persetujuan Direksi, Proyek bisa melaksanakan prosesPengadaan Barang dan Subkontraktor dengan nilai diatas Rp. 100 juta,dimana proses pengambilan keputusannya mengikuti ketentuan dalam butir6.7.1 dan 6.7.2.

7.9. Semua perjanjian pekerjaan dan perjanjian pengadaan harus menyertakanJaminan Pelaksanaan / Performance Bond kecuali jika diusulkan oleh ProjectManager untuk ditiadakan dan disetujui oleh Direksi.

7.10. Dalam kondisi khusus proyek, Project Manager diberi wewenang untukmelakukan penyederhanaan prosedur pengadaan barang dan jasa. Yangdimaksud dengan kondisi khusus proyek adalah jika Owner Pemberi Tugas(proyek) merupakan Crass Program dalam hal waktu.


Lampiran 17DAFTAR HUTANG

PT. XYZ

NO. Nama Subcontract/SupplierUraian Pekerjaan BASIC PPN BASIC PPN BASIC PPN TOTAL

1 PT. MULTI JAYAMAS ENGINEERING 943,939,800 94,393,980 895,374,810 89,537,481 48,564,990 4,856,499 53,421,489a Pengadaan Rantai & Sproket Transport 942,499,800 94,249,980 188,499,960 18,849,996

PO NO : ME/PKS-PLG/135/01-2011b Pengadaan 2 Unit Sprocket 4"x10T 706,874,850 70,687,485 47,124,990 4,712,499 51,837,489

2 PT. SRI METRIKO UTAMAWIDJAJA 2,057,900,000 205,790,000 1,803,200,000 180,320,000 180,320,000 18,032,000 198,352,000a Pengadaan Electro Panel 1,960,000,000 196,000,000 392,000,000 39,200,000

PO NO : ME/PKS-PLG/154/01-2011 1,411,200,000 141,120,000156,800,000 15,680,000 172,480,000

b Pengadaan Rolling Plate Cone Sterilizer 7,500,000 750,000 7,500,000 750,000 8,250,000

Nilai PO / Kontrak SUDAH DIBAYAR HUTANG

PROYEK PKS Cap. 30 Ton/jamREKAPITULASI HUTANGSUPPLIER Last Update : 27-March-11

b Pengadaan Rolling Plate Cone Sterilizer 7,500,000 750,000 7,500,000 750,000 8,250,000PO NO : ME/PKS-PLG/160/01-2011

c Pengadaan modifikasi Bushing Fluid 2,000,000 200,000 2,000,000 200,000 2,200,000PO NO : ME/PKS-PLG/162/01-2011

d Pengadaan Cable 88,400,000 8,840,000 88,400,000 8,840,000 97,240,000PO NO : ME/PKS-PLG/164/01-2011

3 PT. TRI JAYA 27,480,500 2,748,050 27,480,500 2,748,050 30,228,550Pengadaan Gardex, Masun, Klem Selang 27,480,500 2,748,050 27,480,500 2,748,050 30,228,550PO NO : ME/PKS-PLG/220/01-2011

4 PT. YASA HIJAU LESTARI 1,545,000,000 154,500,000 618,000,000 61,800,000 927,000,000 92,700,000 1,019,700,000Pengadaan Reverse Osmosis System 1,545,000,000 154,500,000 309,000,000 30,900,000PO NO : ME/PKS-PLG/231/02-2011 772,500,000 77,250,000 849,750,000

309,000,000 30,900,000154,500,000 15,450,000 169,950,000

5 PT. PUTRA JAYA MANDIRI CEMERLANG 126,845,000 12,684,500 126,845,000 12,684,500 139,529,500Pengadaan Penmbahan Geared 126,845,000 12,684,500 126,845,000 12,684,500 139,529,500PO NO : ME/PKS-PLG/176/12-2010


Lampiran 17DAFTAR HUTANG

NO. Nama Subcontract/SupplierUraian Pekerjaan BASIC PPN BASIC PPN BASIC PPN TOTAL

6 PT. NALCO INDONESIA 5,336,500 533,650 5,336,500 533,650 5,870,150Pengadaan Chemical Boiling OutPO NO : ME/PKS-PLG/238/03-2011

7 PT. OMERACO ARYA SAMANTA 524,581,200 52,458,120 471,931,200 47,193,120 52,650,000 5,265,000 57,915,000a Pengadaan 1 Unit Diesel Genset 450 kVA 390,073,200 39,007,320 79,065,600 7,906,560

PO NO : ME/PKS-PLG/212/02-2011 271,857,600 27,185,76039,150,000 3,915,000 43,065,000

b Pengadaan 1 Unit Diesel Genset 150 kVA 134,508,000 13,450,800 27,264,000 2,726,400PO NO : ME/PKS-PLG/239/03-2011 93,744,000 9,374,400

13,500,000 1,350,000 14,850,0008 PT. TRADSCONT 2,562,659,291 256,265,929 2,562,659,291 256,265,929 2,818,925,220

Pengadaan Sprocket Transmisi & FlexiblePengadaan Cable & Cable TrayPengadaan 1 unit Vacuum Dearator

Nilai PO / Kontrak SUDAH DIBAYAR HUTANG

Pengadaan 1 unit Vacuum DearatorPengadaan Peralatan LaboratoriumPO NO : ME/PKS-PLG/242/03-2011 2,562,659,291 256,265,929 2,562,659,291 256,265,929 2,818,925,220

136,819,699 1,505,016,6897,793,742,291 779,374,229 3,788,506,010 378,850,601 1,368,196,990
