SIKLUS PENGHASILAN

A. PENJELASAN UMUM TERKAIT SIKLUS PENGHASILANSiklus penghasilan utama pada Hotel Nine Eleven (9-11) yaitu penghasilan dari penginapan

saat ini terbagi menjadi 3 prosedur yang terdiri dari:

a. Resevation (reservasi) yaitu proses melakukan pemesanan kamar dimana yang

dimaksudkan dengan pemesanan disini adalah:

1. Proses pemesanan kamar via telpon.

2. Proses pemesanan kamar tidak via telpon dimana tahapan reservasi dilakukan

bersamaan dengan tahapan cek in (walk in).

b. Check In yaitu proses pengolahan data tamu yang sudah reservasi (baik via telpon atau

reservasi pada saat cek in) sampai dengan sebelum tamu Check Out.

c. Check Out adalah proses yang harus dilakukan terkait dengan tamu yang akan dan

sudah keluar dari hotel.

B. PROSEDUR-PROSEDUR TERKAIT SIKLUS PENGHASILANBerikut ini adalah narasi siklus prosedur penghasilan yang terdapat pada Hotel Nine Eleven

(9-11) :

a. Reservation 1. Tamu memesan kamar baik lewat telepon atau walk-in.

2. Receptionist kemudian memasukkan data pemesanan tamu tersebut ke dalam

reservation form.

3. Setelah mengisi reservation form, Receptionist memasukkan form tersebut ke

reservation cart di Front Office sesuai dengan tanggal kedatangan yang tertera di

reservation form.

4. Receptionist kemudian memblok atau menandai kamar yang telah dipesan sesuai

dengan nomor reservasinya.

b. Check In1. Ketika tamu datang ke hotel, Receptionist akan memberikan daftar harga lamar dan

menerangkan semua fasilitas kamar tersebut dengan singkat dan jelas. Pertama-

tama Receptionist akan menjelaskan jenis kamar deluxe beserta kelebihannya

kemudian kamar superior dan terakhir standard.

2. Setelah tamu memilih kamar yang diminati, Receptionist kemudian meminta tanda

pengenal tamu dan mengisi Registration Card (RC) sesuai dengan tanda pengenal

tamu.

3. Receptionist kemudian membuat Breakfast Coupon sesuai jumlah tamu dikamar

tersebut dan memberikannya kepada tamu.

4. Receptionist kemudian meminta pembayaran kepada tamu sebagai deposit atas

kamar sesuai dengan lama tamu menginap. Deposit Received Form dibuat

sebanyak rangkap 3. Lembar asli (putih) ketamu, kuning diletakkan di Guest Bill

Rack dan merah muda di FO Cash Report.

5. Setelah menerima pembayaran, uang deposit tersebut dimasukkan ke dalam laci

dan kemudian dikunci. Kunci kamar kemudian diserahkan kepada tamu.

6. Setelah tamu meninggalkan Receptionist, Receptionist kemudian memasukkan RC

kedalam Guest Bill Rack sesuai nomor kamarnya.

7. Receptionist kemudian mencatat di kotak no. kamar tersebut sesuai nama tamu

yang menginap dan memasukkan di rak bill nomor kamar tamu.

8. Setelah itu Receptionist mencatat data tamu pada Guest List dan membuka bill

(Daftar tagihan) pada Guest Invoice.

c. Check Out1. Bila tamu Check Out, Receptionist menyiapkan Guest Bill sebanyak 2 lembar,

mengecek semua tagihan dalam bill tersebut, dan mengkonfirmasikannya pada

tamu sambil memberitahukan jumlah total yang harus dibayar tamu setelah

dipotong deposit.

Untuk tamu yang memberikan deposit disaat Check In, maka prosedur yang harus

dilakukan untuk masing-masing kemungkinan adalah :

a) Jika depositnya kurang maka tamu diminta membayar kekurangannya, bila

menggunakan cash atau uang tunai maka Receptionist menerima uang dari

tamu dan meminta tamu menandatangani Guest Bill. Namun bila menggunakan

credit card maka Receptionist melakukan pemrosesan pembayaran dengan

credit card tamu, setelah proses pembayaran selesai Receptionist meminta

tamu untuk menandatangani Guest Bill dan mengembalikan credit card tamu.

b) Jika deposit pas (tidak kurang ataupun lebih) maka Receptionist meminta tamu

untuk menandatangani Guest Bill.

c) Jika deposit lebih maka Receptionist membuat paid out voucher sebanyak 2

lembar, lembar 1 ke tamu, lembar 2 disimpan sementara oleh Receptionist dan

menyerahkan refund-nya (kelebihannya) ke tamu, kemudian meminta tamu

untuk menandatangani Guest Bill.

Untuk tamu yang tidak memberikan deposit di saat Check In (yang nantinya tagihan

tersebut dibayarkan oleh pihaklain atau lembaga, maka Receptionist menyimpan

semua supporting bill ke dalam laci dan meminta tamu menandatangani Guest Bill.

2. Receptionist kemudian menyerahkan Guest Bill lembar 1 ke tamu bersama dengan

tanda pengenal tamu, sedangkan Guest Bill lembar ke 2 menjadi arsip

Receptionist.

3. Pada akhir shift Receptionist membuat Receptionist Cash Report dan menyerahkan

uang yang ada sebelumnya ke shift berikutnya. Receptionist Cash Report dibuat

sebanyak 2 lembar, lembar 1 untuk arsip, lembar 2 untuk finance.

4. Receptionist untuk shift malam atau night audit akan membuat NA worksheet di

akhir jam kerja sebanyak 2 lembar, lembar 1 untuk accounting, lembar 2 untuk

arsip. Kemudian menyerahkan Receptionist Cash Report lembar 2 dan uang hari

itu ke finance. Selain itu Receptionist juga menyerahkan NA worksheet lembar 1

dan Paid Out Voucher lembar 2 ke accounting.

5. Finance menerima Receptionist Cash Report lembar 2 dan uang dari Receptionist

di keesokan harinya. Kemudian menyusun laporan penerimaan kas harian

sebanyak 2 lembar, lembar 1 sebagai arsip, lembar 2 untuk accounting.

6. Accounting menerima laporan penerimaan kas harian dari finance. Selain itu

accounting juga menerima paid out voucher lembar 2 dan NA worksheet dari

Receptionist, yang akan dibandingkan dengan laporan kas harian sebagai dasar

pembuatan laporan pendapatan harian.

C. KEBIJAKAN UMUM PERUSAHAANBerdasarkan survey dan wawancara dengan manajemen Hotel Nine Eleven (9-11),

terdapat beberapa kebijakan umum perusahaan terkait siklus penghasilan yaitu:

1. Untuk pemakaian seluruh fasilitas lain dibayar tunai di front office walaupun pelanggan

yang memakai fasilitas tersebut sedang menginap pada Hotel Nine Eleven (9-11).

2. Harga kamar belum termasuk pajak.

3. Semua incoming call ditangani oleh Receptionist.

4. Semua form sudah pre-numbered.

5. Check Out maksimal jam 13.00 WIB.

6. Receptionist mencatat nama tamu yang menginap di Guest List.

7. Setelah tamu Check Out, Receptionist menghubungi housekeeping agar segera

membersihkan kamar tersebut untuk bisa disewakan kembali.

8. Receptionist mencabut tanda di nomor kamar di Guest Bill Rack yang sudah

dibersihkan housekeeper.

9. Ketika tamu menandatangani Guest Bill maka tamu harus mengembalikan kunci kamar

ke Receptionist.

D. PERISTIWA-PERISTIWA YANG SERING TERJADIBerdasarkan survey dan wawancara dengan manajemen Hotel Nine Eleven (9-11) ,

terdapat beberapa peristiwa yang sering terjadi terkait siklus penghasilan yaitu:

1. Tamu kadang-kadang membawa makanan sendiri sedangkan pada Hotel Nine Eleven

(9-11) terdapat peraturan bahwa tamu tidak boleh membawa makanan dari luar.

2. Perlengkapan kamar yang sudah disiapkan seperti handuk, sandal dan lain-lain yang

seharusnya tidak boleh dibawa pulang oleh tamu ternyata dibawa pulang oleh tamu.

3. Roomboy atau roommaid yang membersihkan kamar yang telah ditinggal chek out

terkadang membawa pulang perlengkapan kamar seperti handuk dan sandal.

4. Seringkali terjadi kesalahan pencatatan reservasi sehingga terdapat kamar yang

dipesan oleh dua orang pada waktu yang sama.

5. Untuk mengefisienkan karyawan, yang melakukan tugas Night Audit adalah

Receptionist shift terakhir.

6. Roomboy/maid sering dituduh mengambil barang milik tamu ketika tamu sedang

berada diluar hotel.

E. PELAPORANSampai dengan saat ini, laporan yang dihasilkan hanyalah laporan keuangan saja. Dalam

kenyataannya, manajemen membutuhkan banyak laporan untuk mengambil keputusan:

1. Menentukan persiapan kamar yang akan dihuni berdasarkan reservasi.

2. Menentukan pelaksanaan penagihan terhadap corporate yang mempunyai hutang pada

Hotel Nine Eleven (9-11) .

3. Menentukan tingkat deposit yang harus diterapkan.

4. Menentukan kebijakan piutang.

5. Menentukan kamar dan jenis kamar yang perlu ditambah atau disiapkan dimasa

mendatang.

6. Menentukan outlet mana yang dipertahankan atau outlet apa yang perlu ditambah.

F. TUGAS MAHASISWAKerjakan tugas-tugas dibawah ini secara berurutan:

1. Buat bagan alur flowchart dari masing-masing prosedur pada siklus penghasilan Hotel

Nine Eleven (9-11) diatas!

2. Identifikasi pengendalian-pengendalian yang telah dibentuk pada siklus penghasilan

Hotel Nine Eleven (9-11) berdasarkan 7 pengendalian umum yaitu pengendalian

organisasi, dokumentasi, aset, praktek manajemen, pusat data, akses, dan otorisasi

yang pernah anda pelajari dikelas!

3. Jawab pertanyaan berikut secara bertahap:

a. Apakah terdapat kelemahan pengendalian internal pada siklus penghasilan Hotel

Nine Eleven (9-11) ?

b. Jika jawaban diatas ya, maka identifikasi dan jelaskan kelemahan pengendalian

tersebut!

c. Berdasarkan kelemahan pengendalian yang telah anda identifikasi, sebut dan

jelaskan moral hazard yang mungkin dilakukan oleh tamu dan staf/karyawan Hotel

Nine Eleven (9-11) yang terlibat dalam siklus penghasilan Hotel Nine Eleven (9-11)!

4. Berdasarkan moral hazard pada point 3.c. yang anda identifikasi, ajukan perbaikan

pengendalian internal dalam bentuk:

a. Prosedur siklus penghasilan Hotel Nine Eleven (9-11). Selain membuat prosedur,

buatlah bagan alur flowchart prosedur yang anda buat!

b. Kebijakan Manajemen yang mendukung prosedur yang anda buat.

5. Terkait dengan formulir internal siklus penghasilan Hotel Nine Eleven (9-11):

a. Sebutkan formulir internal yang anda gunakan dalam pengajuan perbaikan

pengendalian internal siklus penghasilan Hotel Nine Eleven (9-11)!

b. Buat bentuk formulir yang anda sebutkan!

6. Terkait dengan keputusan yang akan diambil maka:

a. Sebutkan informasi yang dapat dihasilkan dalam siklus penghasilan Hotel Nine

Eleven (9-11) untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan!

b. Buat bentuk laporan (informasi) yang akan disajikan kepada manajemen!

7. Buatlah kebijakan akuntansi yang berhubungan dengan siklus penghasilan Hotel Nine

Eleven (9-11)!

8. Buatlah jurnal standar yang berhubungan dengan siklus penghasilan Hotel Nine Eleven

(9-11)!