analisis dan perancangan sistem informasi sumber daya manusia

8
49 ISSN 2356 - 4393 I. PENDAHULUAN Saat ini dunia telah memasuki masa globalisasi yang berarti masa ini membawa dampak di berbagai bidang kehidupan dan tidak terkecuali di suatu perusahaan. Tingkat persaingan antar perusahaan menjadi lebih tinggi. Apabila perusahaan ingin dapat tetap bersaing, perusahaan harus dapat memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki. Di antara berbagai sumber daya yang ada, sumber daya manusialah yang merupakan bagian terpenting untuk keberhasilan perusahaan. Perusahaan membutuhkan sistem informasi sumber daya manusia yang dapat mengelola serta menyediakan informasi dan aktivitas berhubungan dengan sumber daya manusia. PT Massindo International adalah sebuah perusahaan tempat tidur terkemuka di Indonesia. Beberapa merek dari perusahaan ini yang sudah terkenal adalah comforta, spring air dan therapedic. Pengelolaan informasi sumber daya manusia di dalam PT Massindo International masih belum menggunakan sistem yang terintegrasi dengan baik sehingga informasi yang ada tidak dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Perusahaan ini membutuhkan suatu sistem yang dapat mengelola sumber daya manusia. Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut, maka dapat dirumuskan permasalahan yang dapat diidentifikasi yaitu sebagai berikut: (1) Bagaimana merancang suatu sistem informasi sumber daya manusia yang tepat pada PT Massindo International dalam mengelola informasi karyawan?; (2) Bagaimana menyediakan informasi yang cepat Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia di PT Massindo Internasional Christine Setiawan 1) , R. Wisnu P. Pamungkas 2) , Ridha Sefina Samosir 3) Sistem Informasi, Institut Teknologi dan Bisnis Kalbis Jalan Pulomas Selatan Kav. 22, Jakarta 13210 1) Email: [email protected] 2) Email:[email protected] 3) Email: [email protected] Abstract: Human resources are the most important assets in a company and had to be well developed. Human resources management in PT Massindo International is still using traditional ways and not using information technology yet. The purpose of this research is to design an information system based on employee self services, which able to manage human resources in PT Massindo International, by using the recent information technology of this era. The definition of database design is made using Microsoft SQL Server 2008 R2, while the supporting software for system design is made using Microsoft Studio Web Developer Express 2010 and the model design is made using UML with Microsoft Office Visio 2007. The result of this research is a system design for human resources management in PT Massindo International. Keywords: employee self service, human resources, information system, system design, uml Abstrak: Sumber daya manusia merupakan asset yang penting dari suatu perusahaan, oleh karena itu harus dikelola dengan baik. Pengelolaan sumber daya manusia di PT Massindo International belum dapat memanfaatkan teknologi informasi. Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang suatu sistem informasi berbasis employee self service yang dapat mengelola sumber daya manusia di PT Massindo International dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi yang sudah berkembang pesat pada era ini. Pembuatan rancangan database menggunakan bantuan Microsoft SQL Server 2008 R2. Software pendukung yang digunakan dalam mendesain sistem adalah Microsoft Visual Studio Web Developer Express 2010 dan model designnya menggunakan UML dengan bantuan software Microsoft Office Visio 2007. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah rancangan sistem untuk manajemen sumber daya manusia. Kata Kunci: employee self service, perancangan sistem, sistem informasi, sumber daya manusia, uml

Upload: dinhtu

Post on 14-Jan-2017

230 views

Category:

Documents


2 download

TRANSCRIPT

Page 1: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Christine S, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya....

49

ISSN 2356 - 4393

I. PENDAHULUAN

Saat ini dunia telah memasuki masa globalisasi yang berarti masa ini membawa dampak di berbagai bidang kehidupan dan tidak terkecuali di suatu perusahaan. Tingkat persaingan antar perusahaan menjadi lebih tinggi. Apabila perusahaan ingin dapat tetap bersaing, perusahaan harus dapat memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki. Di antara berbagai sumber daya yang ada, sumber daya manusialah yang merupakan bagian terpenting untuk keberhasilan perusahaan. Perusahaan membutuhkan sistem informasi sumber daya manusia yang dapat mengelola serta menyediakan informasi dan aktivitas berhubungan dengan sumber daya manusia. PT Massindo International adalah sebuah perusahaan tempat

tidur terkemuka di Indonesia. Beberapa merek dari perusahaan ini yang sudah terkenal adalah comforta, spring air dan therapedic.

Pengelolaan informasi sumber daya manusia di dalam PT Massindo International masih belum menggunakan sistem yang terintegrasi dengan baik sehingga informasi yang ada tidak dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Perusahaan ini membutuhkan suatu sistem yang dapat mengelola sumber daya manusia. Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut, maka dapat dirumuskan permasalahan yang dapat diidentifikasi yaitu sebagai berikut: (1) Bagaimana merancang suatu sistem informasi sumber daya manusia yang tepat pada PT Massindo International dalam mengelola informasi karyawan?; (2) Bagaimana menyediakan informasi yang cepat

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia di PT Massindo Internasional

Christine Setiawan1), R. Wisnu P. Pamungkas2), Ridha Sefina Samosir3)

Sistem Informasi, Institut Teknologi dan Bisnis KalbisJalan Pulomas Selatan Kav. 22, Jakarta 13210

1)Email: [email protected])Email:[email protected]

3) Email: [email protected]

Abstract: Human resources are the most important assets in a company and had to be well developed. Human resources management in PT Massindo International is still using traditional ways and not using information technology yet. The purpose of this research is to design an information system based on employee self services, which able to manage human resources in PT Massindo International, by using the recent information technology of this era. The definition of database design is made using Microsoft SQL Server 2008 R2, while the supporting software for system design is made using Microsoft Studio Web Developer Express 2010 and the model design is made using UML with Microsoft Office Visio 2007. The result of this research is a system design for human resources management in PT Massindo International.

Keywords: employee self service, human resources, information system, system design, uml

Abstrak: Sumber daya manusia merupakan asset yang penting dari suatu perusahaan, oleh karena itu harus dikelola dengan baik. Pengelolaan sumber daya manusia di PT Massindo International belum dapat memanfaatkan teknologi informasi. Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang suatu sistem informasi berbasis employee self service yang dapat mengelola sumber daya manusia di PT Massindo International dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi yang sudah berkembang pesat pada era ini. Pembuatan rancangan database menggunakan bantuan Microsoft SQL Server 2008 R2. Software pendukung yang digunakan dalam mendesain sistem adalah Microsoft Visual Studio Web Developer Express 2010 dan model designnya menggunakan UML dengan bantuan software Microsoft Office Visio 2007. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah rancangan sistem untuk manajemen sumber daya manusia.

Kata Kunci: employee self service, perancangan sistem, sistem informasi, sumber daya manusia, uml

Page 2: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Kalbiscentia,Volume 3 No. 1 Februari 2016

50

dan tepat bagi karyawan PT Massindo International berkaitan dengan kepersonaliaan dirinya?; dan (3)Bagaimana merancang suatu sistem yang dapat memudahan interaksi pegawai dengan perusahaan melalui perwakilan pada personalia?

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memperbaiki alur bisnis sistem informasi sumber daya manusia yang berjalan saat ini dan menghasilkan suatu rancangan sistem berbasis employee self service pada PT Massindo International.

II. METODE PENELITIAN

Untuk mendukung penelitian ini terdapat beberapa definisi yang dilibatkan antara lain sistem informasi, sumber daya manusia, manajemen sumber daya manusia dan sistem informasi manajemen.

Sistem InformasiMenurut Tata Sutabri, sistem informasi

adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan [1].

Sumber Daya ManusiaSumber daya manusia adalah potensi yang

merupakan aset dan berfungsi sebagai modal non material dalam organisasi bisnis, yang dapat diwujudkan menjadi potensi nyata secara fisik dan non fisik dalam mewujudkan semua eksistensi organisasi [2].

Manajemen Sumber Daya ManusiaManajemen sumber daya manusia adalah

kebijakan dan praktik yang dibutuhkan seseorang untuk menjalankan aspek orang atau sumber daya manusia dari posisi seorang manajemen, meliputi perekrutan, penyaringan, pelatihan, pengimbalan, dan penilaian [3]. Sedangkan manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat [3].

Fungsi manajemen sumber daya manusia merupakan dasar pelaksanaan MSDM yang efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan oerganisasi. Fungsi manajemen sumber daya manusia menurut [4] dibedakan menjadi lima, yaitu: (1) Perencanaan, berarti adalah menentukan sasaran dan standar-

standar, membuat aturan dan prosedur, menyusun rencana-rencana dan membuat perkiraan; (2) Pengorganisasian, berarti adalah memberikan tugas spesifik kepada setiap bawahan, mendelegasikan wewenang kepada bawahan, membuat jalur wewenang dan komunikasi, mengkoordinasikan pekerjaan bawahan; (3) Penyusunan staff, berarti adalah menentukan tipe orang yang harus dipekerjakan, merekrut calon karyawan, menetapkan standar-standar prestasi, memberikan kompensasi karyawan, mengevaluasi prestasi, memberikan konseling, melatih dan juga mengembangkan karyawan yang ada; (4) Kepemimpinan, berarti mendorong orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan, mempertahankan semangat kerja, memotivasi bawahan; dan (5) Pengendalian, berarti menetapkan standar, memeriksa untuk melihat bagaimana prestasi yang dicapai dibandingkan dengan standar-standar.

Manajemen sumber daya manusia meliputi beberapa tahapan yaitu rekruitmen tenaga kerja, seleksi calon karyawan, penempatan karyawan dan promosi jabatan, penilaian kinerja dan pemutusan hubungan kerja.

Rekruitmen Tenaga Kerja Rekruitmen yaitu proses menemukan dan

menarik pelamar-pelamar yang memiliki keahlian untuk menduduki posisi tertentu di dalam organisasi [5]. Rekruitmen dapat mencari kandidat terbaiknya melalui dua cara yaitu sebagai berikut:(1) Rekruitmen Internal. Rekruitmen internal artinya kandidat-kandidat yang mengisi posisi di dalam organisasi berasal dari internal organisasi itu sendiri. Jabatan yang kosong dipublikasikan melalui papan informasi perusahaan atau internal e-mail; dan (2) Rekruitmen Eksternal. Rekruitmen eksternal artinya adalah mengumpulkan kandidat dari luar organisasi. Jabatan kosong dapat dicari melalui iklan, agensi tenaga kerja, kampus, dan referral pekerja.

Seleksi Calon karyawanProses seleksi adalah proses pemilihan calon

tenaga kerja yang paling memenuhi syarat untuk mengisi lowongan pekerjaan. Dengan demikian proses rekruitmen merupakan proses awal yang dilakukan dalam pencarian tenaga kerja, sedangkan proses seleksi terjadi setelah ada sejumlah calon karyawan yang mendaftar melalui proses rekruitmen [2].

Penempatan Kayawan dan Promosi JabatanPenempatan adalah proses penentuan

posisi seseorang di dalam perusahaan [5]. Proses

Page 3: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Christine S, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya....

51

penempatan diperlukan dalam suatu perusahaan karena apabila karyawan ditempatkan dalam posisi yang tepat, maka karyawan akan dapat mengeluarkan potensi yang dimiliki untuk membantu memajukan perusahaan. Promosi adalah kenaikan jabatan ke posisi dengan tanggung jawab meningkat dalam suatu organisasi [6].

Penilaian KinerjaPenilaian kinerja adalah sebuah proses ketika

organisasi mengevaluasi kinerja seorang individu di dalam organisasi. Menurut Malayu Hasibuan, definisi dari penilaian kinerja adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman dan kesungguhan serta waktu [3]. Tahapan yang dilakukan pada proses penilaian kinerja adalah: 1). Mendefinisikan pekerjaan, Mendefinisikan pekerjaan berarti harus memastikan bahwa antara karyawan dan manager sepakat atas tanggung jawab dan standar pekerjaan; 2). Menilai prestasi, Menilai suatu prestasi berarti adalah membandingkan prestasi nyata karyawan dengan standar yang telah ditetapkan; dan 3). Memberikan umpan balik.

Pada tahap ini, antara manager dengan karyawan membahas prestasi karyawan tersebut serta membuat rencana untuk pengembangan yang diperlukan.

Pemutusan Hubungan Kerja KaryawanMenurut Gary Dessler, PHK adalah langkah

disipliner yang paling drastis yang dapat diambil atas seorang karyawan secara bukan sukarela [6]. Alasan perusahaan memecat karyawannya adalah prestasi yang tidak memuaskan dari karyawan, kelakukan yang tidak baik dari karyawan, kurangnya kualifikasi si karyawan untuk pekerjaan tersebut, dan persyaratan yang berubah dari pekerjaan tersebut.

Pengertian Sistem Informasi ManajemenSistem informasi berbasis komputer (Computer

Based Information System / CBIS) adalah suatu sistem yang dapat mengolah data menjadi suatu informasi yang bernilai dan bermanfaat. Salah satu dari suatu subsistem CBIS adalah sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa [7]. Sistem informasi manajemen berguna untuk mendukung kegiatan operasional sehari-hari dan membantu pembuatan keputusan dalam organisasi dengan menyajikan output berupa informasi bagi penggunanya.

Sistem informasi manajemen terdiri atas komponen berikut: (1) Perangkat keras (hardware). Perangkat keras dalam sistem informasi manajemen meliputi piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer untuk masukan dan keluaran, memory, modem, pengolah (processor), dan peripheral lain. (2) Perangkat lunak (software). Perangkat lunak dalam sistem informasi manajemen adalah berupa program-program komputer yang meliputi sistem operasi, bahasa pemograman, dan program-program aplikasi; (3) Berkas (file). Berkas merupakan sekumpulan data yang disimpan degan cara-cara tertentu sehingga dapat digunakan kembali dengan mudah dan cepat; (4) Prosedur (procedure). Prosedur yaitu meliputi prosedur pengoperasian untuk sistem informasi manajemen, manual, dan dokumen-dokumen yang memuat aturan yang berhubungan dengan sistem informasi dan lainnya; dan (5) Manusia (brainware). Manusia yang terlibat dalam suatu sistem informasi manajemen meliputi operator, programmer, system analyst, manajer sistem informasi, manajer tingkat operasional, serta individu lain yang terlibat.

Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia

Sistem informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (SIMSDM) merupakan prosedur sistematik untuk pengumpul, menyimpan, menarik dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mempunyai kemampuan mendapatkan informasi yang berhubungan dengan aktivitas perencanaan sumber daya manusia baru [2].

Manfaat dari adanya Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia ini adalah sebagai berikut: Memeriksa kapabilitas karyawan saat ini guna mengisi kekosongan yang diproyeksikan didalam perusahaan; Menyoroti posisi yang para pemegang jabatannya diperkirakan akan dipromosikan, pension atau akan diberhentikan; Menggambarkan tingkat perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja dan masalah yang berhubungan dengan karyawan; Mempelajari komposisi usia, suku, dan jenis kelamin dan sebagainya untuk memastikan apakah semua itu sesuai dengan ketentuan yang berlaku; Mengantipasi kebutuhan rekruitmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan untuk memastikan penempatan yang tepat; Perencanaan sumber daya manusia untuk mengantisipasi pergantian-pergantian dan promosi; dan Laporan kompensasi untuk memperoleh informasi menyangkut seberapa besar karyawan dibayar, biaya kompensasi seluruhnya, biaya financial dari setiap kenaikan dan perubahan kompensasi lainnya.

Page 4: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Kalbiscentia,Volume 3 No. 1 Februari 2016

52

Metode PenelitianMetode analisis sistem dalam penelitian ini

adalah dengan menganalisa kebutuhan user melalui wawancara pada manager personalia, staff personalia dan juga karyawan PT Massindo International. Metode perancangan sistem dalam penelitian ini menggunakan metode perancangan berorientasi objek melalui pembuatan UML jenis use case diagram, activity diagram dan sequence diagram.

III. HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Riwayat PerusahaanMassindo Group adalah salah satu perusahaan

tempat tidur terkemuka di Indonesia yang didirikan pada tahun 1983. Kantor pusat dari Massindo Group bernama PT. Massindo International. Kantor ini berada di gedung yang memiliki 3 lantai di Jalan Meruya Ilir Raya, Taman Kebon Jeruk Blok AIII No 1 Jakarta Barat 11650. Massindo Group mempunyai 6 anak perusahaan dan 9 cabang serta memiliki lebih dari 1300 karyawan. Massindo Group telah mempunyai beberapa pabrik di berbagai kota di Indonesia. Pabrik terbesar berada di Bekasi dan telah disertifikasi oleh ISO 9001 dari SGS United Kingdom Ltd. Systems and Services Certification. Massindo Group kini memperkokoh posisinya sebagai salah satu perusahaan terkemuka di bidang manufaktur tempat tidur. Bekerja sama dengan berbagai merek top dari Amerika Serikat, Massindo Group hadir menawarkan kasur–kasur berkualitas dengan melakukan berbagai inovasi-inovasi didalam penelitian dan pengembangan produknya.

B. Analisa Sistem yang Berjalan Dalam Perusahaan

Berdasarkan kegiatan penelitian dalam perusahaan, terdapat banyak kegiatan HRD yang dapat diambil. Gambar 1 adalah bagian-bagian kegiatan HRD yang dijadikan sebagai bahan penelitian. Bagian-bagian ini merupakan kegiatan

utama yang dilakukan oleh divisi HRD perusahaan. Tanpa adanya kedelapan bagian ini, maka tidak akan terbentuk suatu manajemen sumber daya manusia.

Adapun proses bisnis yang dapat menggambarkan alur informasi sistem yang sedang berjalan di PT Massindo International dari mulai rekruitmen sampai pemberhentian karyawan. Proses bisnis ini saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan dari penggambaran alur proses bisnis ini dapat terlihat hubungan yang terjadi di antara kedelapan kegiatan yang akan dibahas.

C. Rancangan Sistem yang DiusulkanTerdapat beberapa masalah yang dapat

diidentifikasikan dari hasil analisa sistem yang berjalan di perusahaan, yaitu sebagai berikut:1. Rekruitmen. Dalam kegiatan rekruitmen, HRD

tidak melakukan rekruitmen internal. Karyawan tidak diberikan informasi mengenai ketersediaan posisi kosong sehingga karyawan lain yang berpotensi di bidang tersebut tidak pernah mendapat kesempatan.

2. Seleksi. HRD melakukan perhitungan manual untuk mendapatkan hasil tes psikotes pelamar. Hal ini menyulitkan HRD apabila pelamar dalam tahap seleksi berjumlah banyak.

3. Pendataan. HRD harus memasukkan data karyawan baru ke dalam file data karyawan berdasarkan kertas form yang sebelumnya telah diisi oleh karyawan baru pada tahap seleksi.

HRD juga mengalami kesulitan untuk mengetahui adanya pembaharuan data dari karyawan. Karyawan cenderung enggan menginformasikan perubahan data dirinya sehingga data karyawan yang tersimpan tidak up to date.

4. Penempatan. Karyawan seringkali menanyakan history penempatan dirinya yang seharusnya sudah diketahui sendiri oleh karyawan seperti tanggal masuk, status, tanggal permutasian, dsb. Hal ini dapat menyita waktu HRD untuk melakukan pengecekan kembali ke dalam data karyawan.

5. Absensi. Karyawan tidak mengetahui data absensi dirinya sehingga apabila data absensi tidak tercatat karena sistem absensi error, karyawan langsung dianggap tidak masuk oleh HRD dan terjadi pemotongan gaji. HRD seringkali disalahkan oleh karyawan karena hal tersebut.

6. Ijin. Dalam perijinan, seringkali HRD menerima form ijin beberapa hari setelah karyawan tidak masuk kantor. Hal ini tidak sesuai dengan peraturan perusahaan yang menyebutkan apabila karyawan Gambar 1 Modul existing system pada

perusahaan

Page 5: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Christine S, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya....

53

tidak masuk karena ijin, form ijin harus diterima oleh HRD maksimal 1 hari sebelum tanggal ijin.

Karyawan mengalami kesulitan untuk mengetahui sisa jatah cuti yang dimiliki. Dalam hal ini, HRD seringkali direpotkan dengan pertanyaan mengenai sisa jatah cuti yang semestinya karyawan mengingat sisa cutinya sendiri.

7. Penilaian. Tidak efektifnya alur bisnis kegiatan penilaian di dalam perusahaan. Form penilaian yang diisi manager harus diketik kembali oleh HRD ke dalam file data penilaian karyawan.

Karyawan tidak diberikan informasi mengenai hasil penilaian atasanya terhadap dirinya sehingga karyawan tidak mengetahui apa yang baik dan apa yang tidak baik yang dinilai oleh atasannya.

8. Pemberhentian. Semakin sering dan banyaknya pemberhentian karyawan di dalam perusahaan maka semakin banyak arsip yang harus disimpan oleh HRD, termasuk surat pengunduran diri dan surat referensi karyawan.

Berdasarkan masalah-masalah yang saat ini dihadapi, maka dapat diusulkan suatu rancangan sistem sumber daya manusia yang memudahkan interaksi antara pegawai dengan perusahaan yaitu sistem yang bersifat self service. Pada sistem ini, karyawan serta manager dapat melihat sendiri informasi-informasi penting terkait dengan kepersonaliaan dirinya. Gambar 2 memperlihatkan pembagian modul design yang diusulkan.

Gambar 2 Modul design sistem yang diusulkan

D. Rancangan Database Sistem yang DiusulkanDalam merancangan suatu sistem, salah satu

hal penting yang harus dilakukan adalah dengan merancangan database yang akan digunakan di dalam aplikasi. Tujuan perancangan database ini adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi dari user dan aplikasinya, menyediakan struktur informasi yang natural dan mudah dimengerti user, serta mendukung kebutuhan pemrosesan dan beberapa objek kinerja dari suatu sistem. Hasil rancangan skema relasi antar tabel secara lengkap untuk database sistem Employee

Self Service (ESS) yang diusulkan di PT Massindo International.

E. Rancangan Interface yang DiusulkanTerdapat 4 tampilan layar di dalam sistem ESS

yang diusulkan berdasarkan fungsi user masing-masing, yaitu pelamar, staff, manager dan HRD.1. Halaman Login. Pada gambar 3 diperlihatkan

tampilan halaman login untuk user staff, manager dan HRD.

2. Permintaan Tenaga Kerja. Gambar 4 menunjukkan form yang harus diisi oleh manager apabila ingin mengajukan permintaan tenaga kerja.

3. Pencarian Calon Karyawan. Gambar 5 memperlihatkan form buka lowongan internal yang harus diisi oleh HRD untuk memberi informasi kepada karyawan internal mengenai posisi kosong yang terdapat dalam perusahaan.

4. Penyeleksian Calon Karyawan. Sebelum pelamar mengisi biodata ataupun tes psikotes di dalam sistem, pelamar harus terlebih dahulu mengisi divisi dan jabatan yang dilamar seperti pada Gambar 6.

Gambar 3 Halaman login system

Gambar 4 Form permintaan tenaga kerja

Page 6: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Kalbiscentia,Volume 3 No. 1 Februari 2016

54

Gambar 6 Halaman awal pelamar

5. Pendataan Karyawan. Gambar 7 memperlihatkan form data diri karyawan yang dapat dilihat

dan diperbarui sendiri oleh karyawan yang bersangkutan. Data diri karyawan menjadi tanggung jawab dari karyawan itu sendiri, sehingga apabila terjadi kesalahan pemasukkan data diri oleh karyawan, HRD tidak disalahkan atas hal tersebut.

6. Penempatan Karyawan. Manager yang berkeinginan untuk memindahkan penempatan karyawan bawahannya melalui permutasian, harus mengisi form mutasi yang terdapat di dalam sistem seperti pada Gambar 8. Manager harus mengisi form promosi di sub sub submenu promosi dalam sistem. Karyawan yang diajukan untuk mutasi atau promosi oleh managernya, harus mengikuti tes psikotes dan proses wawancara seperti pada tahapan seleksi. Hal ini bertujuan untuk mengetahui layak atau tidaknya karyawan diajukan ke dalam posisi baru tersebut.

Gambar 8 Form mutasi karyawan

7. Kehadiran Karyawan. Dalam sistem yang diajukan, HRD dapat melihat log kehadiran karyawan seperti pada Gambar 9.

8. Penilaian Karyawan. Manager dapat mengisi form penilaian karyawan langsung di dalam sistem agar dapat dilihat oleh HRD dan juga karyawan terkait. Form penilaian diperlihatkan seperti pada gambar 10. Dalam sistem yang diusulkan ini, tugas HRD adalah melakukan pembuatan jadwal penilaian, melakukan follow up mengenai manager mana yang belum melakukan penilaian ketika jadwal penilaian sudah berakhir, serta mengecek penilaian manager apakah ada yang diajukan untuk dimutasikan, dipromosikan, dan atau diberhentikan.

Gambar 5 Form buka lowongan internal

Gambar 7 Halaman data diri karyawan

Page 7: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Christine S, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya....

55

Gambar 9 Data log kehadiran karyawan

Gambar 10 Form penilaian karyawan

9. Pemberhentian Karyawan. HRD dapat memasukkan data karyawan resign dan meng-upload surat pengunduran dirinya ke dalam sistem seperti pada Gambar 11.

Gambar 11 Form data karyawan resign

Manager dapat mengajukan pemberhentian karyawan melalui PHK dengan mengisi form PHK seperti pada Gambar 12.

Gambar 12 Form PHK karyawan

IV. SIMPULAN

Berdasarkan penelitian yang dilakukan di PT. Massindo International mengenai rancangan sistem sumber daya manusia, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut:

Page 8: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Kalbiscentia,Volume 3 No. 1 Februari 2016

56

1. Rancangan sistem ini dapat membantu perusahaan dalam mengelola informasi karyawan.

2. Dengan rancangan sistem berbasis employee self service dapat memudahkan karyawan untuk mendapatkan informasi tentang dirinya.

3. Melalui rancangan sistem ini dapat memudahkan interaksi antara pegawai dengan perusahaan.

V. DAFTAR RUJUKAN

[1] T. Sutabri. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. 2012. Hlm. 46

[2] M. Yani. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Mitra Wacana Media. 2012. Hlm. 1, 61, 66, 117, 169, 173-175.

[3] M. S. P. Hasibuan. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. Jakarta : PT Bumi Aksara. 2005. Hlm. 69, 107.

[4] G. Dessler. Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid 1. Edisi Kesembilan. Jakarta : Indeks. 2004. Hlm. 2

[5] D. Hanggraeni. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. 2012. Hlm. 8-10, 53-56.

[6] G. Dessler. Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid 2. Edisi Kesembilan. Jakarta : Indeks. 2005. Hlm. 43-46, 56, 67

[7] R. McLeod, Jr & G. Schell. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Kedelapan. Jakarta : Indeks. 2004. Hlm. 12, 138-143, 259-260.