analisis dan perancangan e-recruitment berbasis...
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN PERANCANGAN
E-RECRUITMENT BERBASIS WEB
PADA
PT. WISESA CONSULTING INDONESIA
Ginanjar Mulyo Utomo
Bina Nusantara University, Jakarta
Domi Iskandar
Bina Nusantara University, Jakarta
Fritzki Darman
Bina Nusantara University, Jakarta
ABSTRAK
Tujuan penelitian diadakannya penelitian ini adalah merancang sebuah sistem e-Recruitment yang menarik dan tampilannya bersahabat agar mudah digunakan. Tentunya hal tersebut adalah untuk menunjang proses bisnis perusahaan. Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah pengumpulan data-data dan perancangan yang didasarkan pada pengumpulan data tersebut. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah pencarian fakta. Metode perancangan terdiri dari perancangan DFD, perancangan database dan perancangan tampilan layar. Hasil yang dicapai adalah membangun sebuah sistem e-Recruitment yang tidak terikat jarak dan waktu, mempermudah proses tes dan merancang dan mengembangkan sistem tes yang sesuai dengan perusahaan. Simpulan penelitian ini adalah aplikasi ini dapat membantu pelamar dalam melamar pekerjaan di Wisesa Consulting Indonesia, melakukan sistem tes kepribadian secara online serta membantu administrator dalam melakukan proses penyaringan, pencarian data spesifik atau data yang diinginkan pada saat perekrutan pelamar.
Kata Kunci: e-Recruitment, analisis sistem, perancangan sistem
PENDAHULUAN
Zaman sekarang, semua harus dituntut serba cepat dan efisien. Bisnis dan usaha pun berjalan demikian. Hal ini tentunya dilakukan agar biaya, waktu dan tenaga dapat digunakan semaksimal mungkin tanpa mengurangi kualitas dari hasil pekerjaan yang sudah dilakukan.
Saat ini, jumlah penduduk yang belum dan ingin mendapatkan pekerjaan semakin banyak, tetapi di sisi lain staf personalia dalam suatu perusahaan jumlahnya terbatas. Dikarenakan jumlah staf yang terbatas dan keterbatasan waktu mereka, akibatnya ketika terjadi proses pelamaran kerja yang dilakukan oleh pelamar dalam jumlah yang banyak akan memakan waktu yang lebih lama.
Dalam mencari pekerjaan, para pelamar kerja saat ini dihadapkan pada permasalahan jarak, dimana biasanya pada saat mendaftar, pelamar diharuskan untuk memberikan CV ke perusahaan tempat mereka melamar kerja. Untuk permasalahan waktu, tentunya setiap perusahaan mempunyai jam kerja yang terbatas, biasanya dari jam 9 pagi sampai jam 5 sore. Oleh sebab itu, maka dipastikan tidak ada aktivitas apapun di luar jam tersebut, termasuk penerimaan pegawai.
Untuk mengatasi hal tersebut maka diperlukan sebuah sistem yang dapat mengautomasi proses-proses tersebut. Sistem ini dinamakan e-Recruitment. Dimana sistem ini pada dasarnya dibuat untuk mempermudah perekrutan karyawan dengan membawa sebagian besar elemennya menjadi elemen yang dapat diakses secara online, sehingga tidak akan terkendala masalah ruang dan waktu.
Berdasarkan pada latar belakang tersebut, PT. Wisesa Consulting Indonesia menilai bahwa menggunakan e-Recruitment berbasis web adalah solusi yang tepat, guna membuat proses perekrutan karyawan menjadi lebih efisien. PT. Wisesa Consulting Indonesia adalah perusahaan konsultan IT yang bergerak sebagai IT Solution Provider, Business Consulting & Management, Outsorcing & Services. Tujuan dilakukannya penerapan e-Recruitment berbasis web pada PT. Wisesa Consulting Indonesia adalah untuk meningkatkan efisiensi dalam perekrutan karyawan.
Adapun definisi masalahnya adalah: Bagaimana supaya pelamar kerja dapat melakukan registrasi dengan mudah dan cepat?; Bagaimana caranya pelamar kerja dapat melakukan tes dengan mudah dan cepat?; Bagaimana caranya memberikan kemudahan pada staf personalia dalam mencari data sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan?
Tujuan dari penelitian ini adalah: Memudahkan sistem registrasi yang terikat jarak dan waktu; Memberikan sistem tes yang dilakukan secara komputerisasi; Merancang dan mengembangkan sistem pencarian yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
METODE PENELITIAN
Metodologi penelitian yang dilakukan adalah mengacu pada pemodelan waterfall (Lethbridge dan Laganière, 2002), yakni menentukan dan mengumpulkan persyaratan, spesifikasi, rancangan, implementasi, integrasi dan deployment dan perawatan.
SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
Berikut adalah sistem yang sedang berjalan saat ini pada PT. Wisesa Consulting Indonesia : 1. Pelamar kerja harus datang ke kantor dan memberikan CV; 2. Staf personalia (administrator) akan menyaring para pelamar kerja; 3. Jika cocok, maka pelamar akan dipanggil (via telepon, e-Mail, dsb.); 4. Jika dipanggil, pelamar akan datang dan mengisi Application Form; 5. Setelah Application Form diisi, pelamar akan diberikan tes, apabila perusahaan klien meminta; 6. Pelamar akan melalui proses wawancara; 7. Selanjutnya, staf personalia akan kembali menyortir pelamar berdasarkan hasil tes;
8. Pelamar yang lulus dan bisa diterima kerja di klien akan dipanggil (via telepon, e-Mail, dsb.) ke kantor;
9. Pelamar akan diberitahukan bahwa ia akan ditempatkan di perusahaan yang telah ditentukan; 10. Pelamar ditempatkan di perusahaan klien; 11. Jika pelamar tidak lulus, maka datanya akan tetap disimpan dan jika ada perusahaan yang cocok,
akan ditempatkan.
USULAN PERANCANGAN SISTEM
Perancangan sistem dilakukan dengan membuat beberapa alat bantu berupa diagram-diagram dan perancangan prototype tampilan layar.
Berikut merupakan Context Diagram yang merupakan gambaran umum sistem sebagai blackbox dan termasuk dalam DFD :
Gambar 1 Context Diagram
Berikut merupakan Entity Relationship Diagram yang menunjukkan hubungan antar tabel database :
Gambar 2 Entity Relationship Diagram
EVALUASI
Evaluasi dilakukan dengan System Integrated Testing dan User Acceptance Test. System Integrated Testing melibatkan program tertentu yang mem-benchmark sistem dengan ukuran tertentu. Berikut System Integrated Testing yang dilakukan.
1. YSlow
Pada benchmarking dengan YSlow, sistem ini mendapatkan nilai 98 – 99 dari 100.
a. Skor Fungsi Registrasi
(a)
(b)
Gambar 3 Hasil benchmark YSlow pada fungsi registrasi. (a) Screenshot hasil benchmark. (b) Sorotan
ke peringkat benchmark.
b. Skor Fungsi Tes
(a)
(b)
Gambar 4 Hasil benchmark YSlow pada fungsi tes. (a) Screenshot hasil benchmark. (b) Sorotan ke
peringkat benchmark.
a. Skor Fungsi Admin
(a)
(b)
Gambar 5 Hasil benchmark YSlow pada fungsi admin. (a) Screenshot hasil benchmark. (b) Sorotan ke
peringkat benchmark.
2. PageSpeed
Pada benchmarking dengan PageSpeed, sistem ini mendapatkan nilai 93 – 95 dari 100.
a. Skor Fungsi Registrasi
Gambar 6 Hasil benchmark PageSpeed pada fungsi registrasi
b. Skor Fungsi Tes
Gambar 7 Hasil benchmark PageSpeed pada fungsi tes
c. Skor Fungsi Admin
Gambar 8 Hasil benchmark PageSpeed pada fungsi admin
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil analisis, perancangan, dan implementasi pada PT. Wisesa Consulting Indonesia, maka
dapat diambil simpulan sebagai berikut :
1. Aplikasi registrasi ini telah selesai dibuat dan telah memenuhi tujuan penulisan skripsi yaitu :
a. Memudahkan sistem registrasi yang terikat jarak dan waktu.
b. Memberikan sistem tes yang dilakukan secara komputerisasi.
c. Merancang dan mengembangkan sistem pencarian yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Aplikasi memberikan manfaat sebagai berikut :
a. Membantu perusahaan dalam mendapatkan data pelamar kerja.
b. Membantu pelamar kerja dalam registrasi dan tes kepribadian.
c. Mendukung tujuan perusahaan untuk menjaring dan menyalurkan pekerja.
Saran untuk kedepannya adalah:
1. Menambahkan fungsi Hitung Nilai Test sehingga memudahkan admin dalam mendapatkan hasil test
secara langsung.
2. Menambahkan fungsi Performance Review agar memperlengkap fungsi pada aplikasi ini.
NEXT PAGE IS THE ENGLISH VERSION
ANALYSIS AND DESIGN
WEB BASED E-RECRUITMENT
ON
PT. WISESA CONSULTING INDONESIA
Ginanjar Mulyo Utomo
Bina Nusantara University, Jakarta
Domi Iskandar
Bina Nusantara University, Jakarta
Fritzki Darman
Bina Nusantara University, Jakarta
ABSTRACT
The research purpose is to design an interesting and user-friendly e-Recruitment system for easy using. Perhaps those are done to enhance company’s business process. Research method used is collecting data and design based on those collected data. The data-collecting method used is fact-finding. Design method used consists of DFD design, database design and screen design. The desired result is to build an e-Recruitment system that is not bound into space and time, making the test process easier and designing and developing test system that is suitable to the company. The resume of this research is the application can help candidate to apply themselves on Wisesa Consulting Indonesia, doing the online personality test and help the administrators on screening process, searching specific data or desired one on the candidate recruitment.
Keyword: e-Recruitment, system analysis, system design
PENDAHULUAN
In this era, everything should be fast and efficient. Business do the same thing. This is done to make cost, time and power can be used maximally without reducing quality of results done.
Today, the number of people whom unemployed and desired to get a job is extremely increasing, but in the other hand the number of HRD staffs on a company is limited. Since the limited number of staff and their time limitation, the recruitment process when the number of candidates is overwhelming will take a lot of time.
When those candidates seeking for a job, they are currently facing the space problem, usually should drop a CV to the desired company. For the time problem, the work hours are limited, nine to five. Definitely, there is no activity outside that time, including the recruitment.
To solve that problem, a system that able to automate those processes is needed. This system is called e-Recruitment. This system is basically created to make employee hiring easier by bringing most of its element into online-accessible element so that the space and time problem are just blown away.
Based on that background, PT. Wisesa Consulting Indonesia considers that using web based e-Recruitment is the best solution, to make employee recruitment more efficient. PT. Wisesa Consulting Indonesia is an IT Consultant company running at IT Solution Provider, Business Consulting & Management, Outsourcing & Services. The purpose of applying web-based e-Recruitment on PT. Wisesa Consulting Indonesia is for increasing efficiency on employee recruitment.
The problem definition is: How to make candidates able to register fast and easily?; How to make candidates able to take the test fast and easily?; How to provide ease to the HRD staff on searching desired data specification?
The purpose on this research is: Making space-and-time-bonded registration system easier; Providing test system done computerized; Designing and developing search system suitable to the company needs.
RESEARCH METHOD
The research method used is based on waterfall model (Lethbridge and Laganière, 2002), which is consist of requirements and specification gathering, specification, design, implementation, integration and deployment and maintenance.
CURRENT RUNNING SYSTEM
The following list is the current running system or Business Process on the PT. Wisesa Consulting Indonesia : 1. Candidates should come to the office and drop their CV; 2. HRD Staff (administrator) will screen them; 3. If okay, the candidates will be called (via phone, e-Mail, etc.); 4. If called, candidates will come and fill the Application Form; 5. After filling the Application Form, candidates will take tests, if the client company wants; 6. Candidates will go into interview process; 7. HRD staff will again sorting candidates based on their test result. 8. Passed and accepted-on-client candidates will be called to the office; 9. Candidates will be informed that they will be placed into predefined company; 10. Candidates are placed on the client company; 11. Candidates data will be kept if not passed until suitable companies are available.
SYSTEM DESIGN PROPOSAL
System design is done by using several tools like diagrams and screen prototype. Both are created to make a guide upon coding the program.
The following figure is the Context Diagram. It’s the general description of the system as blackbox and this is one of the DFD.
Figure 1 Context Diagram
The following picture is the Entity Relationship Diagram describing relations of the tables on the database :
Figure 2 Entity Relationship Diagram
EVALUATION
Evaluation done with System Integrated Testing and User Acceptance Test. System Integrated Testing uses particular program to benchmark system to some measurement. These are the results :
3. YSlow
Score ranges from 98 to 99 of 100.
c. Registration Function Score
(a)
(b)
Figure 3 Benchmark score on YSlow in the registration function. (a) benchmark result screenshot (b)
Zoomed into grade.
d. Test Function Score
(a)
(b)
Figure 4 Benchmark score on YSlow in the test function. (a) benchmark result screenshot (b) Zoomed
into grade.
b. Admin Function Score
(a)
(b)
Figure 5 Benchmark score on YSlow in the admin function. (a) benchmark result screenshot (b) Zoomed
into grade.
4. PageSpeed
Score ranges from 93 to 95 of 100.
d. Registration Function Score
Figure 6 Benchmark score on PageSpeed in the registration function.
e. Test Function Score
Figure 7 Benchmark score on PageSpeed in the test function.
f. Admin Score Function
Figure 8 Benchmark score on PageSpeed in the admin function.
RESUME AND SUGGESTION
Based on analysis, design and implementation result on PT. Wisesa Consulting Indonesia, the resume
taken is this :
1. This Registration application is completed and fulfills the purpose of thesis :
a. Making space-and-time-bonded registration system easier.
b. Providing test system done computerized.
c. Designing and developing search system suitable to the company needs.
2. Application’s benefit :
a. Helps company to collect candidates data.
b. Helps candidates to register and taking personality test.
c. Supporting company’s goal to collect and deliver workers.
Suggestion for the future:
1. Adding computation of test result function in order to ease admin in getting test result faster.
2. Adding performance review function to this application.