Jam Kerja Formal Departemen Keuangan

ANALISIS BEBAN KERJA (WORKLOAD ANALISIS)

DI DEPARTEMEN KEUANGAN

Jam Kerja Formal Departemen KeuanganJam Kerja Formal Per MingguSenin Kamis 07.30-12.15 4 jam 45 menit x 4 = 19 jam 13.00-17.00 4 jam x 4 = 16 jamJumat 07.30-11.30 4 jam = 4 jam 13.15-17.00 3 jam 45 menit = 3 jam 45 menit + Total = 42 jam 45 menit = 2.565 menitJam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) 25% : 75/100 x 2.565 menit = 1.923,75 menit = 32 jamJam kerja efektif per hari5 hari kerja = 1923,75 menit : 5 = 384,75 menit = 6 jam 24 menit/hariJumlah hari kerja per tahun : Jumlah hari per tahun 365 hari Libur Sabtu-Minggu........ 104 hari Libur resmi.......................14 hari Hak cuti.......................... 12 hari --------------- (+) 130 hari ----------- (-) 235 hariJam Kerja Efektif Per Tahun 5 hari kerja = 235 x 384,75 menit = 90.416,25 menit = 1.507 jamSetelah ditetapkannya jam kerja efektif maka semua outputs/kegiatan-aktivitas harus bisa dikonversi ke dalam orang jam. Untuk itu setiap outputs/kegiatan-aktivitas harus ditentukan satuannya (lembar, frekwensi, orang dll), volume kerjanya dan setiap satuan produk tersebut memerlukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesiakan/memproses, yang kelak akan menjadi waktu standar (norma waktu) dan akan berfungsi sebagai variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja, sedang sebagai variabel tidak tetap yang selalu hampir akan berubah setiap tahunadalah volume kerjanya.Untuk menghitung beban/bobot kerja adalah hasil kali antara wolume dengan bebankerja. BEBAN/BOBOT KERJA = Volume kerja X waktu yang digunakan (norma waktu) diperlukan oleh setiap jabatan yang terkait didata baik tugas pokok, tugas tambahan, tugas rutin, insidentil yang terkait dengan kedinasan. Tugas-tugas di luar kedinasan seperti mengurus koperasi, Bapor dan sejenisnya tidak ikut didata. Dalam melakukan pendataan didata pula jumlah pegawai/pejabat yang ada. Pendataan tersebut dilakukan dengan menggunakan Form A, Form B dan Form C.Data tersebut selanjutnya diolah untuk menghitung beban/bobot kerja setiap jabatan dalam suatu unit kerja, dengan menggunakan rumus tersebut di atas dan dikerjakan dengan menggunakan formulir FP 2.Contoh hasil olahanFP.2 : Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Berdasarkan ProdukUnit Organisasi : Bagian Analisa dan Evaluasi JabatanBerdasarkan hasil perhitungan beban kerja tersebut, selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan, dengan menggunakan formulir FP3 dan menggunakan rumus, Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat = Jumlah bobot kerja : (dibagi) jam kerja efektif, atau dalam rumus dapat ditulis : Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat=Jumlah bobot/beban kerja (orang.jam)--------------------------------------------------Jam kerja efektif per tahun (jam)Dalam FP3 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai berdasarkan jabatan, Efektivitas Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ), dengan rumusKelebihan/kekurangan pegawai/pejabat = Selisih antara jumlah pejabat yg ada dengan perhitungan kebutuhan

Prestasi Kerja Jabatan:EJ > 1,00= A (Sangat Baik)EJ = 0,90 1,00= B (Baik)EJ = 0,70 0,89= C (Cukup)EJ = 0,50 0,69= D (Sedang)EJ < 0,50= E (KurangContoh hasil hitunganFP.3 : Perhitungan Kebutuhan Pejabat/ Pegawai, Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ) dan Prestasi jabatan (PJ) Setelah semua unit organisasi dihitung/dibuatkan FP3, selanjutnya dihitung Kebutuhan. Pejabat/ Pegawai unit, tingkat efisiensi jabatan unit (EU), dan Prestasi kerja Unit (PU) dalam formulir FP4 dengan menggunakan rumus, jumlah kebutuhan pegawai unit = Jumlah bobot kerja unit : (dibagi) jam kerja efektif. Jumlah kebutuhan pegawai-unit=Jumlah bobot/beban kerja Unit (orang-jam)--------------------------------------------------Jam kerja efektif per tahun (jam)Dalam FP4 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai unit, Efektivitas Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU), dengan rumusKelebihan/kekurangan pegawai Unit = Selisih antara jumlah unit yg ada dengan perhitungan kebutuhan

Prestasi Kerja Unit:EU > 1,00= A (Sangat Baik)EU = 0,90 1,00= B (Baik)EU = 0,70 0,89= C (Cukup)EU = 0,50 0,69= D (Sedang)EU < 0,50= E (KurangContoh hasil hitunganFP.4 : Perhitungan Kebutuhan Pegawai Unit, Tingkat Efisiensi Unit (EU), dan Prestasi Kerja Unit (PU) Unit OrganisasiJumlah Beban Kerja JabatanPerhitungan Jumlah Kebutuhan Pejabat/ PegawaiJumlah Pejabat/ Pegawai (existing)+/-EUPUKet1.2.3.4.5.6.Kepala BiroBagian 1 Bagian 2Bagian 3Bagian 4Tata Usaha Biro1,303.4720,922.1717,093.9917,258.7214,344.2511,910,161141111108114118128---- 3+2-0.860.991.031.430.790.99BAAACAJumlah82,832.755554-1