analisa sistem

5/9/2018 analisa sistem - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/analisa-sistem-559ca105d798f 1/70

BAB 1

KONSEP DASAR SISTEM

Supaya dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapatduapendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya,yaitu denganpendekatan:a. Prosedur

Yaitu "suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa

urutan

kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

mencapai

tujuan tertentu".

Prosedur adalah "rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang

melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang

digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-

transaksibisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan

tertentu".

Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harusdikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when)

dikerjakan danbagaiman (how) mengerjakannya.

b. Komponen/elemenYaitu "kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama

untuk

mencapai suatu tujuan tertentu".

Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub

sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistemyanglebih kecil.Contoh :Sistem Akuntansi terdiri dari sub sistem akuntansi penjualan, sub

sistemakuntansi pembelian, sub sistem akuntansi penggajian dan sub sistemakuntansi biaya, dengan dokumen-dokumen dasar sebagai komponennya,seperti buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo,

laporanrugi/laba, dan laporan perubahan modal.

Teori sistem umum terutama menekankan perlunya memeriksa seluruh bagiansistem. Sering sekali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya

padasatu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yangmungkintidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan.Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen, yaitu pekerjaan, kegiatan,misiatau bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan.Untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat.



Manajemen suatu sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan yang diarahkanpadaperencanaan dan pengendalian (feedback).

+--------------------------------------------------------------------------+: System : In data processing, a collection of men, machines, and

:

: methods organized to accomplish a set of specific functions.

:+--------------------------------------------------------------------------+

+--------------------------------------------------------------------------+: Sehingga untuk menganalisis atau merencanakan sebuah sistem,seorang :: analis / perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai:

: komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem darisuatu :: sistem tersebut.:+--------------------------------------------------------------------------+

Tujuan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) ataumencapaisuatu sasaran (objectives). Goal meliputi ruang lingkup yang luas,sedangkanobjectives meliputi ruang lingkup yang sempit.

KLASIFIKASI SISTEM

a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide

yang

tidak tampak secara fisik". (Contoh : Sistem Teologia).Sistem fisik adalah "sistem yang ada secara fisik". (Contoh : Sistem Komputer).

b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia(Human Made System)

Sistem alamiah adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dantidak

dibuat manusia". (Contoh : Sistem Perputaran Bumi).Sistem buatan manusia adalah "sistem yang dirancang oleh manusia dan

melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin". (Contoh : Sistem Informasi).

c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu(Probabilistic System)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat



diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksidengan

pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : SistemKomputer

melalui program).Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak

dapat

diprediksi karena mengandung unsur probabilitas".

d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secaraotomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya(kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup), yang adahanyalah relatively closed system.

Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh

dengan

lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkankeluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehinggaharus memiliki sistem pengendalian yang baik.

KARAKTERISTIK SISTEM

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitumempunyai :a. Komponen (components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerjasama

membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri daribeberapa

subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memilikifungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batas sistem (boundary)Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem

lainnyaatau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu

sistemdipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan

ruanglingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar sistem (environments)Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi

sistem.Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.

Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara,sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan,kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.

d. Penghubung (interface)Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input)

untuksubsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung

untuk



mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.e. Masukan (input)

Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupamasukan

perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapatberoperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses

untukmendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer,

programadalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan

komputer dandata adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f. Keluaran (output)Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaranyang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan

untuksubsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang

dihasilkan

adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisapembuangan,

sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.g. Pengolah (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubahmasukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah

masukanberupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa

barangjadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi

laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh

manajemen.

h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem

tidakakan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali

masukanyang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya.

ANALISIS DAN DESAIN SISTEMAnalisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuahlandasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistemdanpada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem

yangrumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara.Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatauserangkaiantransformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaikiberbagaifungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaransistem,untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama denganseperangkat



input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.Tahapan dalam menganalisis sistem :1. Definisikan masalahnya.

Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telahmengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya ?. Apakah

outputkurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?.

2. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem

yanglebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan

sulituntuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang

sedangdipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut

denganmengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahamantentang sistem.a. Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ?b. Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga

denganlingkungan?

c. Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akanberakhir

serta apa rumusan pengembangannya ?3. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan

memperhatikan modifikasi sistem tersebut ?. Pilihan apa saja yangtersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah haltersebut dapat diterapkan ?.

4. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahapsebelumnya.5. Terapkan alternatif tersebut.6. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari

perubahanyang telah dilakukan terhadap sistem.

Berikut ini adalah beberapa dasar bagi teori sistem oleh para ahli :

+--------------------------------------------------------------------------+:No: Teori Sistem Umum : Kepentingannya bagi disain sisteminformasi:+--------------------------------------------------------------------------+:1 : Komponen-komponen dari : Gambarkan komponen-komponen danhubungan :: : suatu sistem berinteraksi: antara mereka selama proses analisis

:+--------------------------------------------------------------------------+:2 : Sebuah sistem adalah : Yakinkan untuk merumuskan keseluruhan:: : suatu keseluruhan : sistem sebelum menguji sub sistem:+--------------------------------------------------------------------------+



:3 : Sistem adalah pengejar : Apa tujuan sebuah sistem informasi ?:: : tujuan (goal seeking) ::+--------------------------------------------------------------------------+:4 : Sistem mempunyai masukan : Tugas utama disain adalah untukmenentukan :: : dan keluaran : masukan dan keluaran:+--------------------------------------------------------------------------+:5 : Sistem mengubah masukan : Satu tugas utama disain adalahmenentukan :: : untuk menghasilkan : pengolahan untuk membuat keluaran dari:: : keluaran : masukan:+--------------------------------------------------------------------------+

:6 : Sistem menunjukkan : Pengolahan informasi adalah hal krisis:: : adanya entropi : bagi keberhasilan sebuah organisasi:+--------------------------------------------------------------------------+:7 : Sistem harus : Sistem informasi membantu mengendalikan:: : dikendalikan : organisasi; sistem informasi harus:: : : mempunyai umpan balik bagi unjuk kerja:: : : mereka serta harus dikendalikan

:+--------------------------------------------------------------------------+:8 : Sistem membentuk hirarki : Disain sistem informasi merupakan tugas:: : : yang berhirarki; sistem terdiri dari:: : : hirarki subsistem:+--------------------------------------------------------------------------+:9 : Sistem memperlihatkan : Sistem informasi mempunyai banyakbagian- :: : adanya diferensiasi : bagian khusus

:+--------------------------------------------------------------------------+:10: Sistem memperlihatkan : Ada banyak cara untuk mendisain sebuah:: : adanya equifinality : sistem untuk mencapai sasaran yang:: : : dikehendaki:



+--------------------------------------------------------------------------+

Tabel 1 : Teori Sistem Umum dan Disain Sistem Informasi

Daftar Pustaka

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured

Approach,Addison-Wesley Publishing Company, 1983.

2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan

Terstruktur , Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem

Informasi,Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.



BAB 2

INFORMASI

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalamtubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yangsangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehinggaterdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuahperusahaan.Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentuperusahaanakan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalammengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang padaakhirnyaakan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidakdapat

bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasitersebutterlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistemterlalubanyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting(vital)dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective

business

system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasiyangberkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

DATA VERSUS INFORMASI

a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi(data is the description of things and events that we face).

b. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentangsesuatu

(resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi (business data is an organization's description of things

(resources)

and events (transactions) that it faces).c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan

kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi padasaat

tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyatayang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebutdengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan

nilaibarang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata(fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat,

bendadan orang yang betul-betul ada dan terjadi.



Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak daribentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapatmemberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatumodel yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk

menghasilkaninformasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai

berikut ; didalam kegiatan suatu perusahaan, dari hasil transaksipenjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktoryang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yangbaik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, makafaktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatuinformasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lainmengenai :

a. Laporan penjualan penjualan setiap salesman, yang berfungsi untukmemberikan besarnya komisi dan bonus.

b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaanpromosi dan periklanan.

c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untukmengontrol

persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak ataukurang

laku terjual.

KONSEP DASAR INFORMASI

Terdapat beberapa definisi, antara lain :a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti

bagi yang menerimanya.b. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat

ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian.Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan

naik,akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah

investasiakan dilakukan.

c. Data organized to help choose some current or future action or

nonaction

to fullfill company goals (the choice is called business decision

making).

PENGOLAHAN DATA

(DATA PROCESSING)

Adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan



bentuk data menjadi informasi yang memiliki keguanaan (data processing

is

the term used to describe changes performed on data to produce

purposeful

information).Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :1. Data input

a) Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium(contoh, punching number ke dalam kalkulator).

b) Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, convertingatribut kelamin female ke huruf F).

c) Storing data or information untuk pengambilan keputusan(potential

information for future).2. Data transformation

a) Calculating , operasi aritmatik terhadap data field.b) Summarizing , proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah

jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai totaljam

kerja perminggu).

c) Classifying data group-group tertentu :c.1) Categorizing data kedalam group berdasar karakteristrik

tertentu(contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester

aktif).c.2) Sorting data kedalam bentuk yang berurutan (contoh,

pengurutannomor induk karyawan secara ascending).

c.3) Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteriatertentu

(menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari danMaret

kedalam group triwulanan).

c.4)Matching

data berdasar keinginan pengguna terhadap groupdata(contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya

lebihdari 15 juta pertahun).

3. Information outputa) Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai

melalui monitor atau cetakan.b) Reproducing , penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain

yangmembutuhkan.

c) Telecommunicating , penyimpanan data secara elektronik melaluisaluran

komunikasi.

+-----+: : __________________: M S : Data Input : : Information Output: A T :=============>: Data :====================>: J E : (Transaction): Transformation : (Report): O P : __________________: R S : : :: : : ::_____:_____________________________________________________



: : : :: F : * Record : * Calculate : * Display: U : : :: N : * Code : * Summarize : * Reproduce: C : : :: T : * Store : * Classify : * Telecommunicate: I : : :: O : * Select : :: N : : :: : : :+-----+ : :

Gambar 1.2 : Proses Utama dan Fungsi Pengolahan Data

TEST KEBUTUHAN INFORMASI

Terdapat 4 tes untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam

informasi :1. Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi ditujukan ?

(to whom (which decision maker) is the message intended ?)

2. Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujukan ?(for what specific decision is the message intended ?)

3. Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi danmemecahkan

masalah ? (how is the message used to detect or resolve the

condition)

4. Sejauh mana (kapan) tingkat pembuatan keputusan ?(how often (when) is the decision made ?)

SIKLUS INFORMASI

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perluuntukdijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalammenghasilkaninformasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnyamemilikiurutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkaninformasitertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar

dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu,Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperolehkejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai datayangnantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya.Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information

cycle)

atau siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti gambarberikut :



+-----------+: Proses :

+------>: (Model) :-------+: +-----------+ :: :: :

+------------+ +---------------+: Input : : Output :: (Data) : : (Information) :+------------+ +---------------+

^ :: :

+------------+ +---------------+: Data : : Penerima :: (Kejadian) : : (User) :+------------+ +---------------+

^ :: :

+------------+ +-------------+: Hasil : : Keputusan :

: tindakan : : tindakan :+------------+ +-------------+

^ :: :+---------------------------+Gambar 1.3 : Siklus informasi

KUALITAS INFORMASI

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atauditentuka 3 hal, yaitu :a. Relevan (relevancy)

Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya.Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnyaberbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesinproduksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan

lebihrelevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan* How is the message used for problem solving (decision masking) ?

b. Akurat (accuracy)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias ataumenyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratandapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau

kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.Komponen akurat :b.1) Completeness ; Are necessary message items present ?

Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harusmemiliki

kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkansebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilankeputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehinggaakan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol ataumemecahkan suatu masalah dengan baik.



b.2) Correctness ; Are message items correct ?

b.3) Security ; Did the message reach all or only the intended

systems

users ?

c. Tepat waktu (timeliness)

Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat(usang).

Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalaudigunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat

fatalatau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian

menyebabkanmahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk

mendapatkan,mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.* How quickly is input transformed to correct output ?

d. Ekonomis (Economy)

* What level of resources is needed to move information through

the problem-solving cycle ?

e. Efisien (Efficiency)

* What level of resources is required for each unit of informationoutput ?

f. Dapat dipercaya (Reliability)

NILAI INFORMASI

Ditentukan dari :a. Manfaat (use)

b. Biaya (cost)

+-----------------------------------------------------------------------+: Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif:: dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi:: tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang,:: tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.:: Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau:: cost benefit.

:+-----------------------------------------------------------------------+

INFORMASI DAN



TINGKAT MANAJEMEN

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasarpenggunanya, yaitu :

a. Informasi StrategisDigunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup

informasieksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan

perusahaandan sebagainya.

b. Informasi TaktisDigunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup

informasitrend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencanapenjualan.

c. Informasi TeknisDigunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi

persedianstock, retur penjualan dan laporan kas harian.

+-------------------------------------------------------------------------+: Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna:: bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan :: informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan :: untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang:: diambilnya.

:+-------------------------------------------------------------------------+

SISTEM INFORMASI

Dapat didefinisikan sebagaia. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-

komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu

menyajikaninformasi.b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan

memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk

mengendalikan organisasi.c. Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan

kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,



MANFAAT SISTEM INFORMASI

a. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai

salahsatu produk atau pelayanan mereka.

b. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah danmembuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

c. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankanpersediaan

pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yangtersedia.

PEMAKAI SISTEM INFORMASI

Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer terdapat di dalamsuatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalahpemakaiinformasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yangbertanggungatas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasianperusahaan.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

a. HardwareTerdiri dari komputer, periferal (printer) dan jaringan.

b. SoftwareMerupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturantertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu.Software dapat digolongkan menjadi Sistem Operasi (Windows 95 dan

NT),Aplikasi (Akuntansi), Utilitas (Anti Virus, Speed Disk), serta

Bahasa(3 GL dan 4 GL).

c. DataMerupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih

lanjutuntuk menghasilkan informasi.

d. ProsedurDokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun operasional

(aplikasi)dan teknis.

e. ManusiaYang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin

sistem



informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugasyang

jelas.

KEGIATAN SISTEM INFORMASIa. Input

Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.b. Proses

Menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkansuatu

informasi yang bernilai tambah.c. Output

Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atastersebut.d. Penyimpanan

Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.e. Control

Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebutberjalan

sesuai dengan yang diharapkan.

Dalam mendisain dan menganalisa sistem informasi, perlu menerapkanpengetahuan dari berbagai macaam bidang. Suatu sistem informasimelibatkanorang-orang pada berbagai tingkat di dalam sebuah organisasi, komputer,program, dan prosedur serta personil untuk mengoperasikan sistem.Bidang-bidang seperti manajemen, perilaku organisasi, teknik industri,ilmu komputer, teknik elektro, komunikasi, psikologi dan lain-lainsemuanyamemiliki peranan penting dalam membuat, mempelajari dan mendisainsisteminformasi. Apabila Sistem Informasi digunakan dalam mendukung kegiatanmanajemen, maka sistem tersebut disebut SIM (Sistem InformasiManajemen).

+--------------------------------------------------------------------------+: Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari sistemmanajamen :: atau sistem yang menyediakan informasi yang bertujuan mendukungoperasi :: manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi yang

cenderung:: berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer:: (computer base information processing) dengan mempertimbangkaninformasi :: apa, untuk siapa, dan kapan harus disajikan.:+--------------------------------------------------------------------------+



SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri darisistem-sistem informasi :a. Akuntansi (Accounting Information Systems)

b. Pemasaran (Marketing Information Systems)

c. Penyediaan (Inventory Information Systems)

d. Personalia (Personnel Information Systems)

e. Distribusi (Distribution Information Systems)

f. Pembelian (Purchasing Information Systems)

g. Kekayaan (Treasury Information Systems)

h. Analisis Kredit (Credit Analysis Information Systems)

i. Penelitian dan Pengembangan (Research and Development Information

Systems)

j. Teknik (Engineering Information Systems)

DETAIL KOMPONEN SISTEM INFORMASI

a. Blok Masukan (Input Block)

Meliputi, metode-metode dan media untuk menangkap data yang akandimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

b. Blok Model (Model Block)

Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yangberfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu.

c. Blok Keluaran (Output Block)

Berupa keluaran dokumen dan informasi yang berkualitas.d. Blok Teknologi (Technology Block)

Untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengaksesdata,

menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendaliandari

sistem secara keseluruhan.e. Blok Basis Data (Database Block)

Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya,tersimpan

di perangkat keras komputer dan perangkat lunak untukmemanipulasinya.f. Blok Kendali (Controls Block)

Meliput masalah pengendalian yang berfungsi mencegah dan menanganikesalahan/kegagalan sistem.

SISTEM INFORMASI BISNIS

Umumnya topik-topik yang membahas SIM (Sistem Informasi Manajemen) danSIB (Sistem Informasi Bisnis) menekankan pada pembahasan sisteminformasipenjualan, akuntansi, personalia dan sebagainya. Hal ini menunjukkanbahwa



SIM dan SIB secara sepintas adalah sama, karena seorang manajer padadasarnya menjalankan suatu bisnis, tetapi bila dianalisa lebih lanjutakanditemukan beberapa hal yang berbeda, yaitu :a. Sumber data SIB lebih dominan bersumber dari luar organisasi(peraturan

pemerintah, perpajakan, bursa tenaga kerja, demografi, lembagakeuangan,

serikat buruh, pasar modal), sedangkan SIM dari transaksi harianorganisasi.

b. SIB lebih dominan digunakan oleh investor dan SIM lebih ditujukanuntuk

manajemen agar dapat mengawasi sumber daya yang tersedia sehinggadapat

bekerja secara efisien dan efektif· SIB dapat diperoleh dari hasilpenelitian, membeli dari pusat data statistik dan dari informasi-informasi lainnya.

c. SIM dalam menyajikan informasi penjualan berkaitan dengan targetyang

dicapai, perbandingan dengan anggaran, gambaran trend penjualan,

sedangkan SIB lebih menekankan pada beberapa persen pangsa pasaryang

dikuasai oleh perusahaan, beberapa persen lagi yang dapat dikuasai,bagaimana strategi pesaing dalam meningkatkan pangsa pasar.

Dari tingkatannya SIM merupakan bagian dari SIB, sedangkan SIAmerupakanbagian dari SIM

Daftar Pustaka






4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,Macmillan Publishing Company, New York, 1991.



BAB 2

INFORMASI

ORGANISASI SISTEM INFORMASI

Lokasi sistem informasi di dalam suatu organisasi belum adakesepakatan.Ada yang memisahkan dalam departemen sendiri, yaitu departemen sisteminformasi dan ada yang menggabungnya dengan departemen lain, misalnyadengan departemen akuntansi yang dibawah koordinasi oleh controller(kepalaeksekutif/manajer tingkat atas akuntansi yang mempunyai fungsi

perencanaan,pengendalian, pelaporan, akuntansi, dan tanggungjawab penting lainnya).Jika departemen sistem informasi dibawah controller bersama-sama dengandepartemen akuntansi, biasanya departemen sistem informasi hanyaterbataspada pengolahan data elektronik saja dengan struktur organisasi tampaksebagai berikut :

+-----------+: Direktur :: Utama :+-----------+

|

+-------------+-------------+| | |+-----------+ +----------+ +----------+: Direktur : : Direktur : :Controller:: Pemasaran : : Produksi : : :+-----------+ +----------+ +----------+

|+-------------+-------------+--------------+------------+| | | | |

+-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+: Internal : : Akuntansi: : Akuntansi: : PDE : : Anggaran :: Audit : : Keuangan : : Biaya : : : : :+-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+

Gambar 2.3 : Controller membawahi akuntansi dan PDE

Pengaturan seperti ini mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut :1. Perubahan dari sistem manual ke sistem komputer dengan diterapkannya

departemen PDE tidak terlalu mengejutkan dan mudah diterima karenabukan

merupakan departemen yang terpisah.2. Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan pelaporan keuanganterpusat



dengan PDE sehingga fungsi dari akuntansi yang bertanggungjawabterhadap

pengolahan transaksi serta penyediaan informasi keuangan kepadamanajer

fungsi yang lainnya dan kepada piahk luar lebih efektif.3. Karena keberhasilan aplikasi komputer didalam kegiatan akuntansiseperti

misalnya penggajian, piutang dagang dan pengendalian persediaanmerupakan

tanggungjawab akuntan sedang akuntan terlibat langsung didalamnya,maka

diharapkan pengembangan aplikasi tersebut dapat lebih mengena.Faktor yang perlu diperhatikan dalam bentuk struktur organisasidemikianadalah tentang peranan controller bersangkutan. Jika controller betul-betulmemahami dan menguasai teknologi pengolahan data elektronik, hal initidakmenjadi masalah. Kekuatiran lebih lanjut adala bahwa data yang diolahmungkin tidak hanya data mengenai akuntansi saja, tetapi juga data lain

yang non-akuntansi, sehingga pengetahuan controller mengenai masalahlainnyajuga harus cukup. Di beberapa organisasi, fungsi sistem informasi atauPDEdiorganisasikan secara terpisah dari fungsi akuntansi dan dibawahtanggungjawab manajer tersendiri, yaitu manajer PDE atau manajer sisteminformasi.

+-----------+: Direktur :: Utama :+-----------+

|

+-------------+-------------+--------------+-------------+| | | | |+-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+: Direktur : : Direktur : : Direktur : :Controller: : Direktur :: Pemasaran : : Produksi : :Personalia: : : : PDE :+-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+

Gambar 2.4 : Fungsi PDE tidak dibawah controller

Alasan bahwa departemen sistem informasi atau disebut dengan departemenPDEberdiri sendiri tidak dibawah controller adalah karena departemen PDEsebagai service departemen tidak hanya mengolah data akuntansi saja,tetapi

juga mengolahdata non-akuntansi (ingat sistem informasi manajemen,sedangSIA hanya subsistem dari SIM). Ada pendapat jika lokasi departemen PDEdibawah controller, informasi keuangan cenderung mendominasi sistemini,karena controller akan lebih menekankan pada masalah-masalah keuangansaja,sebagai akibatnya bagian-bagian lainnya dalam organisasi akan tidakpuas



terhadap kebutuhan-kebutuhan informasinya. Dengan memisahkan fungsisisteminformasi (PDE) dibawah tanggungjawab manajer sistem informasi, makasemuaaspek yang berhubungan dengan pengolahan data akan dapat dilaksanakandengan lebih efektif, karena pengetahuan manajer PDE sebagai spesialisdibidangnya lebih baik dibandingkan dengan controller. Untuk organisasiyang kecil, departemen PDE hanya terdiri daru sejumlah kecil personil-personil yang bertanggungjawab hanya untuk mengoperasikan peralatan-peralatan komputer saja.

+-----------+: Manajer :: PDE :+-----------+

|+-------------+-------------+| | |

+-----------+ +----------+ +----------+: Analis : :Pemrogram : : Operator :

: Sistem : : : : :+-----------+ +----------+ +----------+

Gambar 2.5 : Organisasi departemen PDE yang kecil

Departemen in hanya terdiri dari beberapa fungsi saja, yaitu analissistem,programmer dan operator. Bahkan untuk perusahaan yang lebih kecil lagi,analis sistem dan programmer tidak diperlukan, karena menggunakanprogram-program yang sudah jadi dalam bentuk paket. Dalam organisasi departemenPDEuang lebih besar, masing-masing fungsi tersebut dapat dilakukan oleh

ratusanpersonil. Bila organisasi PDE telah berkembang sedemikian rupa, makamasing-masing fungsi dalam departemen PDE harus diatur kembali dan dibagi-bagilagimenjadi beberapa fungsi yang penting.

+-----------+: Direktur :: Utama :+-----------+

|+----------+-------------+----------+-----------------------+

| | | | |+---------+ +---------+ +----------+ +---------+

+----------+: Manajer : : Manajer : : Database : : Manajer : :

Manajer :: Analis : : Pemogram: :Administra: : Operasi :

:Komunikasi:: Sistem : : : : tor : : : :

:



+---------+ +---------+ +----------+ +---------++----------+

| | | || | +------------+------------+ || | | | | |

+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------++----------+: Kepala : : Kepala : : Kepala : : Kepala : : Kepala :

:Komunikasi:: Pengope : :Pemogram : : Pengawas : : Pemasuk : :Librarian: : Data

:: rasi AS : : : : Data : : Data : : : :

:+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+

+----------+| | | | || | | | |

+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+: Analis : :Pemogram : : Pengawas : : Pemasuk : :Librarian:: Sistem : : Senior : : Data : : Data : : :

: Senior : : : : : : : : :+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+

| || |

+---------+ +---------+: Analis : :Pemogram :: Sistem : : Yunior :: Yunior : : :+---------+ +---------+

Gambar 2.6 : Organisasi departemen PDE yang besar

Daftar Pustaka






4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,

Macmillan Publishing Company, New York, 1991.



BAB 3

ANALIS SISTEM DAN

PROGRAMMER Sistem analis adalah orang yang menganalisis sistem dengan mempelajari

masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai

serta

mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan (lebih memahami aspek-

aspek

bisnis dan teknologi komputer).Nama lainnya : system designer, business analyst, system consultant,

system

engineer, software engineer, sistem analyst programmer, information

system

engineer .

Programmer adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi

tertentu berdasarkan rancangan yang dibuat oleh system analis(lebih

memahami

teknologi komputer).

Tugas dan tanggung jawab :

Sistem analis :a. Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan programkomputer

saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan.b. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologikomputer,

tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya.c. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas padapemecahan

masalah secara garis besar.d. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidakterbatas

pada sesama analis sistem,programer tetapi juga pemakai sistem danmanajer.

Programmer :a. Tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer.b. Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem

komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.c. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan

instruksi-instruksi program.d. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyakorang,terbatas

pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancangbangun

(spesifikasi) program.



Pengetahuan dan keahlian analis sistem

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yangkhusus. Beberapa analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan

keahlian berikut sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik:a. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi

komputer dan pemograman komputer· Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalampenggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak

aplikasiserta keahlian dalam menggunakan komputer.

· Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuantentang

perangkat keras, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasakomputer,

sistem operasi, utiliti, dan paket-paket perangkat lunak lainnya.

b. Pengetahuan tentang bisnis secara umumAplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyakditerapkan,

maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini.Pengetahuan

ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi denganpemakai

sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan,akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen,pemasaran produksi, manajemen personalia, keuangan, perilaku

organisasi,kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya.

c. Pengetahuan tentang metode kuantitatipDalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak

menggunakanmetode-metode kuantitatif seperti linier programming, dynamic

programming,regresion, network, decision tree, trend, simulasi.

d. Ahli memecahkan masalah kompleks ke dalam masalah kecilAnalis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan

permasalahan-permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah

masalahtersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian

harusdapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasipermasalahan-permasalahan tersebut.

e. Ahli berkomunikasi dan membina hubunganAnalis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi

baiksecara lisan maupun tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam

wawancara,presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.

f. Memahami metodologi pengembangan sistem informasiManusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak

manusia



satu dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalammembina

hubungan kerja dengan personil-personil lainnya yang terlibat, akanmembuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis

sistemtidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem, maka

akantidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen dankecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya.

Team pengembangan sistem (I)

Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinanhanyaada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram(analis/pemrogram)atau seorang programer yang merangkap sebagai analis sistem(pemrogram/analis).

Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar atau komplek,pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk tim.Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar kecilnyaruang lingkup proyek yang akan ditangani. Tim ini secara umum dapatterdiridari personil-personil sebagai berikut :1. Manajer analis sitem (manage of systems analyst)

Manajer analis sistem disebut juga sebagai koordinator proyek danmempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut :a. Sebagai ketua atau koordinator tim pengembangan sistemb. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan

sistemlainnya.

c. Membuat jadual pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan

dilakukan.d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan,

disainsistem dan penerapannya.

e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal

perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepadamanajemen dan pemakai sistem.

g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report).h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim.

2. Ketua analis sistem (lead systems analyst)Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer

analis

sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analis sistemdan

mewakilinya bila manajer analis sistem berhalangan.3. Analis sistem senior

Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analissistem

yang sudah berpengalaman.4. Analis sistem junior (junior systems analyst)

Analisis sistem junior merupakan analis sistem yang belumberpengalaman



dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yanglebih

senior. Analis sistem junior ini sering juga disebut dengan analissistem

yang masih dilatih (systems analyst trainee).5. Programer aplikasi senior (senior applications programmer)

Programer apliakasi senior merupakan pemrogram komputer yang sudahberpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program

aplikasidan mengkoordinasi kerja dari pemrogram lainnya. Pemrogram aplikasisenior kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram/analis.

6. Programmer aplikasi (application programmer)Programer aplikasi merupakan programer komputer yang cukup

berpengalamandan dapat melakukan tugasnys tanpa harus dibimbing secara langsung

lagi.7. Programer aplikasi yunior (junior applications programmer)

Programer aplikasi yunior merupakan pemrogram komputer yang belumberpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram

yang

lebih senior. Programer aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkanpada

pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnyapembuatan

bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebutdengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications

programmer

trainee).

Team pengembangan sistem (II)

1. Pengguna Sistem

a. UserSebagai end-user (operator) dan user-manager yang mengawasi

pekerjaanend-user.

b. ManajemenMemegang pernan penting dalam menyetujui rencana pengembangan

sistemdan penyediaan dana.

2. Perancang Sistem

a. Project CoordinatorBertanggungjawab agar tim dapat bekerja secara harmonis dan

optimal

serta mengontrol agar pelaksanaannya sesuai rencana.b. System Analyst & Design

Personil yang memberikan solusi dan mendesain sistem baru.c. Programmer

Personil yang membuat program berdasarkan rencangan dari sistemanalis.

d. Network DesignerBertanggungjawab terhadap desain jaringan, seperti LAN, MAN, WAN.

e. Technician (Hardware)



Personil yang menetapkan konfigurasi-konfigurasi hardware yangtepat

agar dapat bekerja secara optimal.f. Database Administrator

Personil yang bertanggjawab terhadap suatu sistem database,mencakup

pola struktur data, integritas data, memberikan hak akses kepadauser,

backup, recovery dan mengoptimalkan performa database.g. Documenter

Personil yang membuat dokumentasi sistem, mencakup bukuoperasional

aplikasi, teknis dan sistem.h. Software Tester

Personil yang menjamin bahwa program aplikasi yang dibuatprogrammer

sesuai spesifikasi.i. Graphic Designer

Pesonil yang memiliki keahlian dalam mendesain untuk aplikasiberbasis

GUI (Graphic Interface).

Alat dan teknik pengembangan sistem

Terbagi atas :1. Graphical tools

a. HIPOb. Data Flow Diagram (DFD)c. Structure Chartd. SADTe. Warnier/Orrf. Jakson's Diagram

2. Diagram Chart

2.1 Activity Charta. Systems Flowchartb. Program Flowchart (Program Logic Flowchart, Detailed

ComputerProgram Flowchart)

c. Paperwork Flowchart / Form Flowchartd. Database Relationship Flowcharte. Process Flowchartf. Gantt Chart

2.2 Layout Charting2.3 Personal Relationship Charting

a. Working Distribution Chartb. Organization Chart

3. Technique Public

3.1 Teknik Manajemen Proyek (Penjadualan Proyek)a. CPM (Critical Path Method)b. PERT (Program Evalution and Review Technique)

3.2 Fact Finding Technique (Mengumpulkan data dan menemukan fakta)a. Interview, Observation, Questionaires, Sampling

3.3 Cost Effectiveness Analysis / Cost Benefit Analysis



3.4 Inspection and Walkthrough3.5 Meeting

Daftar Pustaka




Terstruktur , Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,




BAB 4

SIKLUS HIDUP SISTEM

(SYSTEMS LIFE CYCLE)

4.1 General Systems Life Cycle (GSLC)

Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada semua sistem,baiksistem biologis, fisikal, sosial ataupun sistem lainnya. Adapun fase-fasetersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :a. Development (introduction)b. Growthc. Maturityd. Deterioration (decline)Apabila digambarkan, GSLC akan terlihat seperti berikut :

|| +---------------+\| /: : \| / : : \| / : : \| / : : \| / : : \

| / : :| /--------+/ : :| / I : II : III : IV|/ : : :+---------------------------------------------------------------Development Growth Maturity Deterioration

Gambar 4.1 : General Systems Life Cycle (GSLC)

4.2 Information Systems Life Cycle (ISLC)

Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada sistem informasi.Adapun fase-fase tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :a. Systems Development (Design)b. Systems Implementationc. Systems Operation (Maintenance)d. Systems ObsolescenceApabila digambarkan, ISLC akan terlihat seperti berikut :

|



| +---------------+\| /: : \| / : : \| / : : \| / : : \| / : : \| / : :| /--------+/ : :| / I : II : III : IV|/ : : :+---------------------------------------------------------------Systems Systems Systems Operation SystemsDevelopment Implementation (Maintenance) Obsalescence(Design)

Gambar 4.2 : Information Systems Life Cycle

4.3 Systems Development Life Cycle (SDLC)

SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkahdari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatanutama, yaitu :a. Analysisb. Designc. ImplementationSetiap kegiatan dalam SDLC dapat dijelaskan melalui tujuan (purpose)danhasil kegiatannya (deliverable).Apabila kegiatan utama tersebut dijabarkan ke dalam langkah-langkahyanglebih rinci dapat digambarkan seperti berikut :

+---------------------------------------------------------------------+: ANALYSIS : DESIGN : IMPLEMENTATION :+---------------------------------------------------------------------+

: :+---------------+ : :

+-->: Problem : : :| : Detection : : :| +---------------+ +-----------+ +-----------++---------> | | : | | : || +---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+| : Initial : | : : Output : | : : Programming / :

| : Investigation : | : : : | : : test :| +---------------+ | : +---------------+ | : +---------------++---------> | | : | | : || +---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+| : Requirements : | : : Input : | : : Training / :| : Analysis : | : : : | : : Other :| +---------------+ | : +---------------+ | : +---------------++---------> | | : | | : |

+---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+: Generation of : | : : Files :--+ : : System :



: Alternatives : | : : : : : Change Over :+---------------+ | : +---------------+ : +---------------+

| | : :+---------------+ | : :: Selection of :--+ : :: Proper System : : :+---------------+ : :

Gambar 4.3 : Stages of Problem Solving Systems Development Life Cycle(SDLC)

ANALYSISDalam tahap analisis ini, digunakan oleh analis sistem untuk :a. Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atausudah

tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagaidasar

untuk memperbaiki sistemb. Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya.c. Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini

d. Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah :

1. Problem detectiona. Tujuan : Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin

berkurang manfaatnya (memburuk).b. Hasil : Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi

dalam sistem.

2. Initial investigationa. Tujuan : Memerikan sistem saat ini dengan penekanan pada

daerah-

daerah yang menimbulkan permasalahan.b. Hasil : Penjelasan sistem saat ini.

3. Requirement analysis (determination of ideal systems)a. Tujuan : Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari

sisteminformasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akanmenimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan

sistemyang ideal (yang mengacu ke komputerisasi).

b. Hasil : Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem.

4. Generation of system alternatives

a. Tujuan : Menggali (explore) perbedaan dari alternatif sistem

dalammengurangi jarak (gap) antara sistem saat ini dengansistem idealnya.

b. Hasil : Dokumen-dokumen tentang alternatif sistem yang akandigunakan untuk memperbaiki sistem.

5. Selection of proper system a. Tujuan : Membandingkan alternatif-alernatif sistem dengan

menggunakan metodologi terstruktur, memilihalternatif



sistem yang paling baik, dan menjualnya (sell)kepada

management.b. Hasil : Hasil-hasil dari studi sistem.

DESIGNDalam tahap perancangan (desgin) memiliki tujuan, yaitu untuk :a. Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang

dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistemyang

terbaik.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah :

6. Output designa. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk laporan sistem dan

dokumennya.b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output).

7. Input design

a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk masukan didokumen dan dilayarke

sistem informasi.b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input).

8. File designa. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk file-file yang dibutuhkan

dalamsistem informasi.

b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi file.

IMPLEMENTATION Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :

a. Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatanyangsebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau

dikembangkannya.b. Mengimplementasikan sistem yang baru.c. Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :

9. Programming & testing a. Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan

operasi coding dengan menggunakan bahasa pemogramantertentu, dan mengetest semua program serta

memastikan

semua fungsi / modul program dapat berjalan secarabenar.

b. Hasil : Coding program dan spesifikasi program.

10.Traininga. Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem,

persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yangberhubungan denganp pelatihan (buku-buku panduan

sistem).b. Hasil : Rencana pelatihan sistem, modul-modul katihan dan



sebagainya.

11. System changeovera. Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari

sisteminformasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem

merupakan tanggungjawab team designer ke pemakai siste (userorganization).

b. Hasil : Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem(contract).

Daftar Pustaka

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A StructuredApproach,

Addison-Wesley Publishing Company, 1983.2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan

Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.3. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business InformationSytems,




BAB 5

DETEKSI MASALAH SISTEM

(DETECTION OF SYSTEMPROBLEMS)

5.1 Permasalahan Sistem

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikanseberapabaiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem

informasi mempunyai masalah, antara lain karena :a. Waktu (overtime).b. Lingkungan sistem yang berubah.c. Perubahan prosedur operasional.

Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming,yangmeliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi barukesistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dariprogramming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yangmemburukperlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil(minor).

Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi,yaitu :

a. Relevansi (relevancy).b.

c. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan(completeness),

d. kebenaran (correctness), dan keamanan (security).e.f. Ketepatan waktu (timeliness).g.h. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources)

dani. biaya (cost).j.k. Efisiensi (eficiency).l.m. Dapat dipercaya (reliability).n.o. Kegunaan (usability).p.



Relevansi (relevancy)

Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatanmanagemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapatdigunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.

Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :

• Banyak laporan yang isinya terlalu panjang

•

• Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.

•

• Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.

•

• Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.•

• Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidakdiproduksi

• dan disebarluaskan.

•

Kelengkapan (completeness)

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap.Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapihanya80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).

• Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber

• dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.

•

• Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang

• tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.

•

• Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untukmengklarifikasikan

• data dari sumber-sumber dokumennya.

•



Kebenaran (correctness)

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari fieldharus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran,antara

lain :

• Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding

• kualitasnya.

•

• Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.

•

• Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalamikenaikan.

•

• Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan.

• Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat

mengurangi• masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

•

Keamanan (security)

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya.Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika

informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

Ketepatan waktu (timeliness)

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

• Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.

• Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yangbebas

• kesalahan.

•

• Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.

• Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksitidak

• langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).

•

• Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalamikenaikan.

•



• Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan programmengalami

• kenaikan.

•

• Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalammenghubungi

• staff pemeliharaan program dan staff operasinya.•

Ekonomi (economy)

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai denganberjalannyawaktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan

sebagianakan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultanpemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasimerekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek.Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja,tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkankeuntungan sistem informasi yang didapat.

Efisiensi (eficiency)

Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit

sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaanmengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalamikenaikan$100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.Efisiensi dari sistem tersebut adalah :100.000------- = 20%500.000

Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :

• Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).

•

•

Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hoursworked).

•

• Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).

•

• Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).

•

• Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of

• programmers).



•

• Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

•

Dapat dipercaya (reliability)

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah denganmemperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalahreliabilitas, antara lain :

• Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik

• ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.

•

• Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat

• rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru

• ditraining.

•

• Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat

• memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki

• sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.

•

• Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.

•

• Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atauditolak.

•

• Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat

• diprediksi, sehingga perlu menguranginya.

•

Kegunaan (usability)

Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuaidengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalahdalam sistem.Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability)sistem,antara lain :

• Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.

•

• Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.

•



• Naiknya keluhan-keluhan pemakai.

•

• Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.

•

5.2 Information systems backlog

Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yangdatangtidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerjaberikutnya.Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya(to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (toupdate)

sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkanterjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systemsbacklogs.

Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasidapatterjadi :1. Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase).2. Penurunan kinerja (decreasing performance).3. Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover).4. System downtime.5. Transaction variances.

Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :

• Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).

•

• Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).

•

• Kenaikan biaya (increased costs).

•

• Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).

•

Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :a. Keluhan pemakai (user complaints).b. Perhatian top manajemen (top management concerns)c. Penunjuk jalan (scouting).d. Pengawas pemakai (user surveys).e. Pengawas (audits).f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).



5.3 Laporan awal masalah

Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapatdigunakanoleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study).

Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukupseriusuntuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perluuntuk dilakukan.Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemenberikut:1. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.2. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.3. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem

nature).4. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.

Tipe recommendation, terdiri dari :

a. Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan.b. Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem.c. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi inidimulai

dari system development life cycle. Detail analisis memutuskanapakah

sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.

Daftar Pustaka

1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business InformationSytems,




BAB 6

PENGAMATAN AWAL

(INITIAL INVESTIGATION)

6.1 Konsep sistem investigasi

(System Investigation Concepts)

/~~~~~~~~~~~~~\: Discontinue :

+---------+ \ SDLC /: Systems : ~~~~~~/\~~~~~: Goals : -----+ :+---------+ } :

} +----------+ +-------------+ +----------+Expectation }==>: Detected :==>: Initial :==>: Valid :gap (problem) } : Problem : :Investigation: : Problem :

} +----------+ +-------------+ +----------++---------+ } :: Current : -----+ :: System : \/: Status : +--------------++---------+ : Requirements :

: Analysis :+--------------+

Masalah (problem) adalah kesenjangan perbedaaan (gap) antara tujuansistemdan kondisi sistem yang sebenarnya, dengan pengertian lain kenapasistemgagal untuk mencapai tujuan sistem yang telah ditentukan sebelumnya.Untuk mengetahui hal-hal apa saja yang telah menyebabkan kegagalansistem,maka seorang analis sebaiknya melakukan investigasi lebih dahulusebelummelakukan tindakan untuk memperbaiki sistem. Dengan investigasi,seorang

analis akan lebih memahami masalah dan alur sistemnya lebih mendalam,meskipun dalam detect problem sudah diketahui permasalahannya tetapimasihmenggambarkan garis besarnya saja.Banyak laporan dalam deteksi masalah mungkin tidak benar-benar nyataatautidak dapat dipecahkan. Hal tersebut mungkin dikarenakan :a. Tujuan yang terlalu ideal sehingga sulit atau mungkin tidak akantercapai.



b. Sistem tidak dapat dikembangkan karena kekurangan sumberdaya, sikapatau

keduanya.c. Pengukuran sistem yang tidak akurat.d. Pernyataan tujuan sistem yang sudah ketinggalan (statement of goalsis

dated).e. Kesenjangan antara sistem yang ideal dan sistem saat ini sifatnya

sementara (the gap between the ideal and the current system istemporary

and will decrease given patience).

Dalam tahap problem solving, sebaiknya memberikan penjelasan tentang :a. Penjabaran kondisi sistem yang berjalan melalui kegiatan investigasi

secara rinci.b. Mendapatkan konsensus sistem yang ideal.c. Mengembangkan beberapa alternatif untuk mengurangi perbedaan (gap)

antara sistem yang ideal dengan sistem yang sedang berjalan.d. Memilih alternatif yang terbaik dan menjualnya ke manajemen.Tugas mulai point b sampai d akan memakan waktu yang cukup lama

termasukbiaya yang dibutuhkan. Tujuan dari investigasi adalah untuk memantapkanatau menunjukkan masalah yang sebenarnya terjadi disamping sebagai caraseorang analis untuk mengerti sistemnya secara mendalam.

6.2 Kendala dalam sistem investigasi

Dalam melakukan investigasi terdapat beberapa hambatan atau kendalayangakan terjadi , diantaranya masalah :a. Waktu (time)

Analis kekurangan sumber daya (resource) waktu, sehingga hanyamelakukan

sebagian kegiatan investigasi. Biasanya waktu berhubungan denganmasalah

biaya yang dibutuhkan.b. Biaya (cost)

Seringkali biaya yang dikeluarkan berhubungan dengan lamanya waktuuntuk

kegiatan investigas, sehingga manajemen akan memberikan batasanbiaya.c. Ilmu pengetahuan (knowledge)

Manager sistem informasi cenderung menyuruh analis yunior yang belummemiliki keahlian teknis atau pengetahuan yang cukup, sehingga akan

berdampak pada hasil investigasi yang kurang mendalam,matang ataulengkap.d. Politik (politics)

Manajemen atau pihak-pihak tertentu mungkin menyebarkan isu-isu yangtujuannya untuk menghambat kegiatan investigasi.

e. Campur tangan (interference)Adalah terdapatnya pihak-pihak yang berusaha campur tangan atau

mengaturdalam kegiatan investigas sehingga akan menganggu atau menimbulkankekacauan.



6.3 Rekomendasi

Hasil dari investigasi adalah sebuah rekomendasi, yang salah satunya

adalahsebagai berikut :a. Tidak mengambil tindakan apapun karena tidak ditemukan masalah.

Hal tersebut dapat terjadi karena mungkin dalam preliminary report,masalahnya dibuat-buat sehingga pada saat dilakukan investigasi

masalah-masalahnya tersebut tidak terjadi atau tidak ditemukan.

b. Melakukan pemeliharaan sistem untuk masalah-masalah yang kecil.Pemeliharaan sistem yang dilakukan setiap hari (periode pendek) akanmembantu meminimalkan masalah-masalah yang muncul sehingga cepat

untukditangani dan selalu terkontrol secara baik.

c. Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan pemakai didalam menjalankan

ataumenggunakan sistem informasi.

d. Mempertimbangkan untuk modifikasi sistem secara total, sehinggaperlu

pemikiran untuk menggantinya dengan sistem yang baru.e. Menempatkan masalah yang terjadi kedalam rencana pengembangan sistem

yang segera dilakukan.

6.4 Taktik investigasi

a. Dengarkan, jangan mengurui (listen, do not lecture).

Jika anda tahu semua jawaban, pasti anda tidak akan melakukaninvestigasi.

Sehingga dalam kegiatan investigasi sebaiknya memberikan waktu yangcukup

bagi pihak manajemen atau pemakai untuk menjelaskan secara lengkapdan

jelas dan analis sistem jangan terlalu mendominasi pembicaraan.b. Jangan memberikan pemecahan awal terhadap masalah (do not presolvethe

problem).Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan

masalah,sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga

menghindarisolusi-solusi yang sebagian-sebagian.

c. Membandingkan cerita (compare stories).Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama,sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikanpandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidakmendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan (opionio).Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari

perbedaannyadan kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan.



d. Perhatikan keengganan tanggapan (look for reluctant responses).Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang

disembunyikan.Terlalu banyak masalah sistem dapt juga menyebabkan kebingungan

sehinggatidak mampu menjelaskan secara lengkap.

e. Perhatikan masalah inkonsistensi logikal (probe for logicalinconsistencies).Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data

tersebuthilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal

yangberhubungan dengan masalah ini :* Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole).* Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles).

f. Perhatikan dampak anda (observe your effect).Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika anda hadir dan saat anda

tidakhadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe.

Sedangkan

external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui olehsiapapun

(searching external material), seperti dengan menganalisa laporan,sejarah

permasalah terdahulu, dan sumber-sumber investigasi sekunderlainnya.g. Memerlukan kerja keras, sehingga menimbulkan kebosanan (expect hard,

boring work).Jadilah detektif yang profesional dan sabarlah dalam menangani

permasalahansistem secara bertahap.dan berkesinambungan.

h. Hindari masalah politk (avoid politics).Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is

fact,not judgement).

6.5 Teknik investigasi

Teknik investigasi meliputi kegiatan :a. Secara langsung (direct (internal) probes)

Yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalamlingkungan

pemakai. Mereka mengijinkan anda untuk memperhatikannya langsungtanpa

melalui pihak-pihak tertentu (interpreter). Internal probesmerupakan

sumber kekacauan (disruptive), karena timbul perbedaan sikap.Internal

probes digunakan sebagai pengkayaan (a richer) dan kelompok pembenardari

fakta yang terjadi (truer group of facts). Terdapat tiga teknikuntuk

melakukan investigasi langsung, yaitu dengan :* Kuesioner (questionnaires).



Teknik ini sangat tepat, apabila dalam investigasi memilikikendala

waktu dan biaya. Meskipun mendapatkannya dari responde melaluiblangko

isian. Adapun hal-hal dalam kuesioner kondisi akan penjelasannyaakan

berbeda apabila dilakukan tatap muka langsung (face to faceinterview).

Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapatmenunjukkan

perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden.* Tanya jawab (interview).Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua

orangdapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Interview dapat

digunakanuntuk pertanyaan yang berurutan secara mendalam disamping lebih

fleksibelsesuai dengan kondisi lapangan. Kendala yang dihadapi adalah waktu

dan

keahlian khusus.* Pengamatan (observation).Merupakan internal probe yang kuat (a powerful internal probe).Duduk bersama dengan pemakai sistem dengan melakukan pengamatan

denganpertanyaan yang lebih spesifik. Mengapa anda melakukan kegiatan

ini ?atau dimana dokumen ini akan dipindahkan ?. Setiap pertanyaan

mungkinakan dapat menunjukkan pemecahan masalah misterius.

b. Secara tidak langsung (indirect (external) probes)Kegiatan yang dapat dilakukan dengan cepat dan tidak kelihatan dari

operasional personel, sehingga dapat mengetahui sisi luar atausesuatuyang disembunyikan dari komunitas pemakai. Kegiatan ini akan

mendominasipada awal kegiatan SDLC, selanjutnya internal probe untuk

memperdalam.* Aliran prosedur (procedure flow).Prosedure operasional merupakan sarana (vehicles) bagi pegawai

barumengerti pekerjaannya dan pengalaman karyawan untuk menangani

masalah.Jika procedure flow tidak benar, sistem informasi tidak dapatdioperasikan secara benar pula. Gunakan system flowchart untukmenelusuri jalannya informasi sebagai penjelasan prosedure

operasinya.Apabila ada permasalahan diprosedur, masalah tersebut mungkin akantimbul dalam operasional yang sebenarnya.

* Mempelajari dokumen (document review).Adalah dengan mendapatkan dan mengumpulkan dokumen-dokumen penting(critical document). Jika masalah banyak terjadi di customer

orders,kumpulkan sumber dokumen asli dari customer orders tersebut yangdigunakan sebagai data entry-nya, format interaktif layar, detailtransaksi, ringkasan dan kesalahan laporan yang terjadi.



Dokumen seringkali menjadi penyebab masalah.* Sampel (sampling).Mungkin anda membutuhkan informasi dari para vendor billing yang

telahmemberikan diskon pada saat pembayran, karena perusahaan

kehilanganuang saat diskon tidak diberikan ketika terjadi penundaan

pembayaran.Anda dapat melibatkan para pelanggan pembayar untuk mendapatkaninformasi (walaupun ada banyak transaksi). Akhirnya anda dapat

membuatdaftar sampel data dengan pemilihan random untuk satu minggu

terakhir,memilih 20 halaman dari transaksi harian, memilih 5 item dari

setiaphalaman yang terpilih., merekam informasi untuk setiap 5 item danmenghitung rata-raa dan varian untuk sampel-sampel dari semua

transaksipembayaran yang terjadi.

* Tabular (Tabular tools)

Disebut juga matrix, yaitu daftar cek (checklists) untuk menemukanperselisihan (discrepancies) dalam alur transaksi seperti

berikut :

=========================================================================

Output Reports=======================================================

==Record fields Order Back Customer Shipping Salesperson

detail Order Service Status Summary-------------------------------------------------------

--

Customer number v v v vOrder date vInventory item number v vQuantity ordered v v v v vWarehouse locationShipping code v vSubstitute code v vBackorder code v v=========================================================================

6.6 Deskripsi sistem saat ini

Menentukan kinerja sistem saat ini akan mengalami kesulitan apabilaperusahaan tidak memiliki sebuah standar pengukuran kinerja sistem.Sayang sekali, perusahaan cenderung tidak memperbarui (to update)dokumentasi sistem yang berjalan. Karenanya, analis memperbaiki dokumenselama investigasi masalah sistem.Deskripsi sistem saat ini meliputi penjelasan :a. Masukan (inputs)b. Keluaran (outputs)



c. File (files)d. Elemen data (data elements)e. Volume transaksi dan dokumen tindakan (transaction and actiondocument

volume)f. Diagram aliran data (data flow diagrams)

Pertanyaan

1. Mengapa deteksi masalah menjadi tidak nyata atau tidak terungkap ?2. Mengapa initial investigation begitu penting bagi departemen sistem

informasi ?3. Jelaskan lima faktor kendala investigasi !4. Jelaskan bagaimana langkah pemecahannya dari kelima faktor kendala

tersebut !

5. Jelaskan kemungkinan rekomendasi dari hasil investigasi ?6. Jelaskan 8 taktik investigasi yang dapat digunakan oleh analissistem ?7. Apa perbedaan antara internal dan external probes ?8. Jelaskan keuntungan dan kerugian dari kuesioner dan interview ?9. Jelaskan tentang procedure flow operates !10.Mengapa sampling begitu penting !11.Mengapa deskripsi sistem saat ini perlu dijelaskan !12.Jelaskan komponen dalam deskripsi sistem saat ini !

Daftar Pustaka





BAB 7

KEBUTUHAN ANALISIS

(REQUIREMENT ANALYSIS)Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu :a. Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap.b. Menggambarkan sistem informasi yang ideal.c. Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan

memperhatikan kendala sumber daya.d. Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai kedalam teampengembangan

sistem.

Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara

analissistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana teampengembangansistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dankepercayaanpemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik.Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical)pemakaitentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkinpemakai mengalami kegagalan sistem informasi sebelumnya.

Keinginan pemakai

Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadapkeinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal.Ideal disini merupakan konsep daripada kenyataan, artinya bahwa tidakadasistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapibersifatsubyektif saja. Kalau hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapatmenimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan end-user.

Metode kebutuhan analisis

Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukanrequirement system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires,

observation, procedure analysis, dan document survey .Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut :

Tanya jawab (Interviews)



1. Bagaimana metode itu digunakan.· Pemilihan potential interviewees.· Membuat perjanjian terhadap potential interviewees.· Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas.· Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya.

2. Target dari metode.· Kunci pribadi dalam proses DFD.· Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors.

3. Keuntungan metode.· Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan

menyesuaikannyasesuai situasi yang terjadi.

· Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapaanda

berpikir hal ini dapat terjadi ?.· Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.· Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.

4. Kerugian metode.· Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.

· Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara.· Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.

5. Kapan metode tersebut baik digunakan.· Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci.· Test kredibilitas dari interviewees.· Mencari interview yang unsureness atau contradictions.· Memantapkan kredibilitas team.

Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives,

audience, format, weighting dan combining responses, and docummentation.

Kuesioner (Questionnaires)

1. Bagaimana metode itu digunakan.· Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner.· Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users.· Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.

2. Target dari metode.· Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses

solusipemecahan sistem.

· End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalamDFD.3. Keuntungan metode.

· Murah dan cepat dari pada interviews.· Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yangdibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih.

· Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner.· Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user.

4. Kerugian metode.· Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user.· Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadiend-user.

· Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk



mengembalikan kuesioner.· Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik.

5. Kapan metode tersebut baik digunakan.· Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua.· Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user.· Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.

Observasi (Observation)

1. Bagaimana metode itu digunakan.· Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan.· Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen

danpengolahan lembar kerja.

2. Target dari metode.· Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow

Diagram)

3. Keuntungan metode.· Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion).· Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.· Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak

mengetahuibahwa mereka sedang diamati).

· Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.4. Kerugian metode.

· Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasadiamati).

· Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasimungkin

tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.· Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis.

5. Kapan metode tersebut baik digunakan.· Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan

sebagainya.· Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang

sebenarnyatidak terjadi (dibuat-buat).

Tip praktis dalam melakukan observasi :a. Jangan mengamati dalam waktu yang lama.

Terdapat dua alasan, yaitu : dengan waktu yang lama akan mengacauoperasi

yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yangsebenarnya.

b. Buat catatan yang ringkas.c. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yangterlibat

tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehinggaakan

mengurangi gangguan.d. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkanbersama.e. Jangan melakukan observasi tanpa rencana..



Prosedur analisis (Procedure Analysis)

1. Bagaimana metode itu digunakan.· Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikanaliran dokumen kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data

flowdiagram (DFD).

· Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem.· Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada

mendeskripsikanvolume distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang

selanjutnyadikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya.

2. Target dari metode.· Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram)· Proses dalam DFD.

3. Keuntungan metode.· Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan

(interferences)yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai.· Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah struktur checklist

untukmelakukan observasi.

4. Kerugian metode.· Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi.· Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian

analis.5. Kapan metode tersebut baik digunakan.

· Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantuperancangan

yang baik.· Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen.

· Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi.

Pengamatan dokumen (Document Survey)

1. Bagaimana metode itu digunakan.· Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flowdiagram).

· Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan.· Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputifield (ukuran dan tipe), frekuensi penggunaan dan struktur

kodingnya(coding structure).2. Target dari metode.

· Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD).3. Keuntungan metode.

· Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya.· Permulaan elemen kamus data.· Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.

4. Kerugian metode.



· Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yangmengalami

kebanjiran dokumen dan laporan).5. Kapan metode tersebut baik digunakan.

· Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatananalisis, dalam memperjelas desain sistem yang baru dan analisisdokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan

selanjutnya).

Sampling

Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatanuntukmemilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistiksupayatidak mengalami kegagalan atau ancaman.

Kendala sumber daya

a. WaktuSebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam kerangka kerja sejaksistem mengalami penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini

dapatmempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang

tidakmungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu perlumembutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran waktu

sehingga

dapat membuat alternatif yang paling baik.b. Uang

Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal,sehingga

membutuhkan pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karenaterjadi

persaingan dengan para pesaingnya dimana mereka menanamkan investasiyang besar dalam sistem informasinya.

c. Keahlian.Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau

pengalamanyang cukup seperti masalah telekomunikasi, integrasi database, daninteractive setting. Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk

menambah kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan diperhadapkanpada

kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan.d. Teknologi.

Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalammendukung

kerja sistem, sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologiterus-

menerus, yang konsekuensinya terjadi pengeluaran biaya yang besardan



jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari parapesaingnya.e. Faktor ekternal.

Banyak kendala yang datang dari luar setting design, sepertipencegahan

menggunakan teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegahmemelihara data lokal dalam sebuah sistem database pusat, dan

sebagainya.

Dokumen kebutuhan analisis

1. Arahan (conduct) analisis.· Hubungan dengan pemakai akhir.· Menganalisa records, forms dan laporan.· Pengamatan proses.· Menganalisa metode yang digunakan.· Permasalahan dalam pengumpulan data.

2. Kebutuhan pemakai.· Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya.· Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya).· Kebutuhan pelatihan.· Pengaruh sistem baru.

3. Kendala sistem.· Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktorekternal.

· Realistik sistem.4. Dokumentasi.

· Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview).· Konsensus statistik.· Aliran data secara logikal dan phisik.· Element awal dalam kamus data.

Daftar Pustaka





BAB 8

PEMBUATAN ALTERNATIF SISTEM

(GENERATING SYTEMSALTERNATIVES)

Dalam bab ini akan muncul pertanyaan bagaimana perbedaan kondisi sistemsaatini dengan sistem ideal dapat didekatkan (how is the performance gapclosed).Pertama, pembuatan alternatif untuk memecahkan masalah sisteminformasi.Kemudian alternatif-alternatif tersebut ditetapkan yang terbaik secara

bijaksana (most expedient).

Pilihan stategi

Manajemen tingkat atas membuat pilihan strategi dengan memperhatikansemuakendala.Adapun pilihan strategi yang biasa digunakan adalah sebagaiberikut:

Distributed versus centralized processing

Saat ini, ada kecenderungan terjadi perubahan keputusan informasi daricentralized data processing ke decentralized end-user responsibilitycenters.Dalam lingkungan proses terdistribusi, end-user memutuskan peralatan,implementasi dan prioritas pengembangan.Di bagian lain terdapat pertumbuhan jumlah end-user yang masuk ke duniakomputer. Mereka mencoba teknologi terbaru tanpa memperhatikan biaya,danresiko. Tanpa keahlian, perancang sistem akan berada dalam lingkungankonservatif (kolot).

Integrated versus dispersed databases (sistem

database

tersebar)



Ketika organisasi menggunakan sistem database tersebar, perancangsistemmempunyai pilihan pertimbangan tentang file apa saja yang termasukdalamdatabase dan data apa saja yang masuk dalam file. Integrated databaseditangani oleh administrator database yang memelihara semua kontroldatastorage, access dan modification. Manajemen tingkat atas memutuskansesuaidengan pilihan perancang sistem dengan memperhatikan sisi kemudahankontrolnya.

Surround strategy of system development

Strategi pengembangan sistem adalah penting karena banyak perusahaanmempunyai tumpukan (backlog) dari sistem baru yang dirancang dankondisi

sistem yang sedang dimodifikasi. Strategi ini mengijinkan perancangsistemmenggunakan perbedaan bahasa program dan menjalankannya pada komputeryangberbeda untuk sebuah sistem kompatibilitas penuh (a totally compatiblesystem). Lingkungan sekitar strategi sangat penting dalam masalahpengambilalihan perusahaan, dimana satu perusahaan mendapatkanperusahaanlain dan mungkin sistem informasinya tidak kompatibel dengannya(berbeda).

Pilihan taktik

Manajemen memutuskan sekarang atau nanti, mengganti lawan modifikasi,dankonfigurasi SDLC. Pemilihan ini dilakukan sebelum pilihan operasional.

Sekarang atau nanti

b Teknologi.Sebuah terobosan teknologi adalah memerlukan pertimbangan untuk

beberapatahun mendatang.b Aliran kas.Kondisi aliran kas perusahaan perlu untuk dipertimbangkan didalampengembangan atau penggantian sistem.

b Sumber daya keahlian.Dalam melakukan pengembangan sistem perlu untuk memperhatikan tenaga-tenaga ahli yang terlibat baik dalam perancangannya maupun dalampemakaiannya nanti.

b Politik.



Banyak sistem informasi saat ini diusulkan oleh seseorang dalamperusahaan.Untuk satu atau lebih alasan, departemen sistem informasi boleh

memilihmemperlambat pengembangan atau penggantian sistem.

Penggantian lawan modifikasi

Kecepatan lawan biaya

Alternatif sistem informasi pertama kali akan dibandingkan secarakuantitatif penggunaan biaya. Karenanya perancang punya kesulitanmenyesuaikan kenaikan kecepatan dalam bentuk penghematan biaya.

Delapan pilihan tentang perancangan operasional



Pilihan perancangan dikelompokkan kedalam input, processing, danoutput.Masing-masing kelompok dapat memiliki pilihan sebagai berikut :

a. Input1. On-line versus off-line data entry.

Off-line data entry tidak memiliki kemampuan yang baik untukvalidasi

transaksi dengan segera. Oleh karena itu, on-line data entrydisarankan tetap digunakan dalam konfigurasi sistem informasi.

2. Keyed versus machine-readable data entry.Machine-readable data entry dapat meningkatkan kecepatan,

mengurangikesalahan pemasukan data, dan menghemat biaya untuk pekerja (savehuman costs). Bagaimanapun juga membutuhkan investasi yang besar

dalamhal peralatan dan pemeliharaannya.

3. Centralized versus decentralized data entry.Decentralized entry adalah lebih cepat tetapi tingkat

kesalahannya

tinggi karena banyak pemakai yang memasukkan data. Machine-readable

entry membutuhkan pemasukan desentralisasi yang memberikankeuntungan

kecepatan proses dalam menangkap sumber data (point of sale).

b. Processing4. Batch versus real-time record update.

Batch processing menyebabkan update rekord lama, cocok untukcentralized data entry. Real time processing membutuhkan biayaperalatan dan menaikkan kecepatan proses.

5. Sequential versus direct access to records.Sequential access adalah berhubungan dengan batch processing.

Direct access berhubungan dengan real-time processing.6. Single versus multiple-user update of records.Sebuah desain sistem untuk multiple-user lebih komplek (rumit)

dalamkeamanan akses dan mengupdate record secara simultan.

Kekomplekkan(kerumitan) terjadi saat kecepatan proses adalah penting danaplikasinya dengan proses -real time.

c. Ouput7. Traditional versus turnaround documents.

Traditional document adalah dokumen yang cara pendataannya kesistem

dilakukan melalui keyboard (key input). Turnaround documents

adalahpendataan ke sistem dilakukan melalui mesin pembaca dokumen

8. Structured versus inquiry-based reports.Structured report dibuat dalam format yang baku dan disediakan

secararutin, sedangkan inquiry-based reports dibuat berdasarkan

permintaandengan format sesuai permintaan pemakai. Seringkalli inquiry-basereport ditemukan dalam lingkungan real-time dimana data harus

diakses



secara cepat.



Daftar Pustaka





BAB 9

PEMILIHAN SISTEM

(SELECTING THE PROPER SYSTEM)

Dalam tahap ini (SDLC), sejumlah alternatif yang telah dibuat perluuntukdibandingkan sehingga dapat menemukan hanya satu sistem yang terbaik.Masing-masing alternatif sistem yang sudah tetap dibandingkan dengankondisi sistem saat ini. Perlu diperhatikan, bahwa sistem saat inidapatdilanjutkan dalam bentuk penggantian sistem baru. Kalau sebuah candidat

sistem pengganti tidak memberikan keuntungan yang lebh dibanding sistemsaat ini, maka sistem saat ini akan tetap digunakan, sehingga sistempengganti harus benar-benar memberikan keuntungan dan manfaat melebihisistem sekarang secara maksimal.

Taktik membandingkan (comparison tactics)

Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif.Biayaadalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sisteminformasi.

Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasilimplementasisistem informasi. Hal-hal tersebut termasuk mengurangi tingkatkesalahaan(error rates), meningkatkan penjualan (increased customer sales), danmempercepat waktu respon. Keuntungan merupakan sesuatu yang sulitdiukurkarena bersifat kualitatif (bukan berupa angka hanya deskriptif saja).Meningkatkan kepuasan konsumen dan mengurangi perlawanan pemakai (end-userresistance) adalah keuntungan kualitatif. Keuntungan adalah kesempatanuntuk meningkatkan (memperbaiki) keuntungan perusahaan.

Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding sistemlainnya (B).1. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai

keuntungan sama.2. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyaikeuntungan

yang lebih banyak dibanding B.3. A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntunganyang

lebih banyak.



Sebuah contoh pertanyaan sulit dijawab, jika sistem A biayanya rendah,tetapi sistem B mempunyai keuntungan yang lebih banyak, mana sistemyangbaik ?Ada banyak contoh perusahaan menyesuaikan sistem informasi baru denganmemperhatikan kenaikan keuntungan dibanding penurunan biaya. Pertama,penggunaan kartu ATM dibenarkan untuk meningkatkan jumlah nasabah banksehingga menambah pelayanan (added service). Kedua penggunaan laserscanninguntuk supermarket adalah untuk mengurangi antrian pembayaran (checkuotlines), yang akan diterjemahka sebagai projected meningkatkan layanan(market share) konsumen. Penekanan pemakaian automation sebagaipeningkatanpenjualan dan keuntungan dibanding mengurangi biaya.Menjual (selling) sistem informasi ke manajemen sebagai projectedbenefitsmempunyai dua masalah, yaitu :a. Sulit menaksir keuntungan secara kuantitatif (to quantify benefits).

Berapa banyak nasabah bank menarik uangnya melalui mesin ATM ?.

Berapa besar tingkat pinjaman baru pribadi (the average newcustomer's

loan), checking dan savings balance ?. Banyak yang telah mencobamemecahkan pertanyaan-pertanyaan tersebut melalui probabilitas(use of future probabilities). Masing-masing pendekatan menambahkanmasalah estimasi probabilitas mendatang dan masalah estimasi

pendatangmendatang (estimating future revenues).

b. Kalaupun keuntungan dapat ditaksir secara kuantitatif, jarang dalambentuk nilai uang. Bagaimana waktu tunggu yang pendek dari nasabahterhadap tingkat keuntungan uang yang diperoleh. Bagaimana dapatmenterjemahkan mengurangi tingkat kesalahan dengan mengurangi biayaatau menaikkan pendapatan ?. Memang dapat dikerjakan, tetapi sulit,

merupakan tugas yang samar-samar (imprecise task).

Mengapa penting untuk diterjemahkan (to translate) menjadi keuntunganyangdapat diukur dalam uang (to measurable dollars) ?. Ada tiga alasan,yaitu :a. Perusahaan membuat catatan (keep track) uang dengan sistem akuntansi

tradisional.b. Alternatif sistem informasi bersaing dengan alternatif yang berasaldari

area lain dalam perusahaan.c. Top management memutuskan apakah atau tidak memutuskan dengan

pengembangan sistem informasi baru.

Suatu saat, adalah relatif mudah membenarkan (justify) otomatisasiberdasarkeuntungan daripada biaya. Pada awal proses informasi, pilihanya adalahmanual lawan sistem otomatisasi. Perusahaan menjadi modern melaluiotomatisasi. Sekarang pilihan lebih sulit. Secara khas, pilihan adalahdiantara lama dan versi baru otomatisasi sistem. Menjadi jauh lebihsulitmenjual pengembangan sistem baru kepada manajemen berdasarkanprobabilistic



benefits daripada prediksi biaya yang beralasan. Karenanya, bahasanakanmenjelaskan pedoman praktis untuk membandingkan alternatif sisteminformasi :Choose one system over another based on dollars. When two alternativesarenearly equal in dollars, select the system with more nondollarbenefits.

Akan digunakan aturan (rule) atau taktik (tactic), sistem analis harusberhati-hati dengan pertimbangan sebagai berikut :a. Hanya seorang sistem analis dengan kemampuan komunikasi yang tinggi

(superior communication skills) dan pertimbangan pengaruh(considerable

influence) dapat menjual (sell) ke manajemen sebuah sistem denganpengukuran biaya yang tinggi tetapi keuntungan yang tidak terukur

adalahlebih baik. Hal ini merupakan kesedihan, tetapi masih benar.

b. Angka uang (dollar figures) menyatakan secara tidak langsung (imply)lebih akurat daripada kelayakan. Sebuah perusahaan dapat memprediksi

market share-nya dua puluh tahun dari sekarang. Angka peramalan(forecast figure) berisi 3 desimal point yang kelihatan lebih

akurat.Kebenaran akurasi adalah jawaban yang lebih baik.

Biaya sistem informasi

Keuntungan mencakup dalam model analisis yang hanya dapat diekpresikandalam nilai uang, dimana jarang terjadi. Ketika dapat diekspresikandalamnilai uang, ditunjukkan dalam biaya negatif.

Additional system costs $ 49,357Additional system benefits $(16,423)Net additional system costs $ 32,934

Biaya sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi 3, yaitu :categories,nature, dan when they occur.

Kategori biaya

Pada dasarnya biaya dibagi dalam kategori :a. Hardware : mainframe, minicomputers, microcomputers, dan peripheral

equipment.b. Software : systems, utility, dan application software.c. People : analysts, programmers, operators, data entry personnel,

dan sebagainya.d. Supplies : paper, tapes, disk, dan sebagainya.e. Telecommunications : modem, local area network cabling,multiplexors,



front-end processors, dan sebagainya.f. Physical site : air conditioning, humidity control, security,

dan sebagainya.

Gambar 9.1 : Typical sistems operating costs

Nature of costs

Membandingkan biaya sistem informasi melalui kehidupan sistem, analismemproyeksi berapa perubahan biaya untuk masa depan. Untukmelakukannya,ada tiga model biaya operasi sistem informasi, yaitu :a. Linear.b. Exponential.

c. Step function.



Ketika biaya terjadi (When costs occur)

Biaya sistem informasi dapat terjadi sekali atau berkesinambungan.On-time costs, development costs adalah berhubungan dengan pengembangansistem, dan recurring costs, operational costs adalah berhubungandenganoperasi sistem informasi setiap hari. Perbedaan antara one-time(development) dan recurring (operational costs) seringkali dari pilihanmateri (matter). Misalnya, pembelian sebuah komputer adalah one-timedevelopment system, sedangkan menyewa komputer yang sama adalahrecurringoperational cost. Gunakan daftat berikut untuk menetapkan biaya :

a. One-time (development) costs.1. Hardware purchase.2. Software purchase.3. Analysis, design, programming, and testing personnel hours.4. Preparation of computer site.5. Initial training and orientation of users.6. Docummentation for new system.7. Changeover from old to new system.8. Conversion from old to new file format.

b. Recurring (operational) costs.1. Hardware and software lease.

2. Hardware and software maintenance contracts.3. Day-to-day personnel cost including analysts and programmers,

computeroperations, data entry operators, and end-user costs.

4. Computer supplies.5. Telecommunication costs.6. Computer site rental or lease.7. Ongoing training.



Metode untuk komparasi sistem

Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk membandingkan dua atau lebihsistem informasi, yaitu :a. Break-even analysis (BEP)

b. Payback periodc. Discounted payback periodd. Internal rate of return (IRR).

Faktor kualitatif

Hanya seorang analis sistem yang berkharismatik saja yang dapat menjualsistem informasi ke top management tanpa menunjukkan peningkatankeuntungan.Mungkin sistem baru mempunyai biaya yang rendah atau penjualan yangtinggidaripada sistem yang lama. Mungkin laporannya dalam meningkatkankeakuratanatau kepuasan konsumen. Walaupun demikian, faktor-faktor tersebut tidakmenyangkut besarnya penghematan uang atau besarnya uang yangdikeluarkan.Suatu saat anda dapat posisi mengirikan dapat menjual sebuah sisteminformasi baru ke manajemen dengan menggunakan antisipasi keuntungandaripada penghematan uang. Selamat !. Anda harus berusaha membantumanajertingkat atas yang terkait agar dapat ditingkatkan. Mungkin anda akanmenjualkemampuan saat ini yang tidak ada. Dalam setiap sebuah kasus, adasistem

informasi saat ini tidak dibandingkan dengan biaya usulan sistem baru.Membuat rencana menjual sistem informasi baru berdasarkan keuntungankualitatif daripada biaya kuantitatif adalah hal yang tidak biasa.Seringkali anda menunjukkan beberapa perbedaan biaya sebelum topmanagementmempertimbangkan rekomendasi anda untuk mendesain sebuah sisteminformasibaru.Memang terdapat kaitan antara sistem yang diperbandingkan melaluibiaya,tidak dapat diukur dan faktor-faktor perbandingan non-biaya. Faktorkualitatif seperti kinerja sistem informasi dan keuntungan strategikompetetif menjadi relevan.

Faktor sistem informasi

Beberapa faktor kualitatif yang mengarah kinerja sistem informasi yangbaik :a. Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy).b. Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan.



c. Mengurangi waktu tanggap dari workstation interaktif.d. Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi).e. Meningkatkan keamanan sistem.f. Memperbanyak update sumber record aktif.g. Meningkatkan kepuasaan pemakai.

Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang.

Faktor strategi perusahaan

Sistem informasi dapat membuat keuntungan kompetetif dalam perusahaan.Meningkatkan keuntungan saat ini, bagaimanapun juga adalah sulit untukdiestimasi. Kenaikan profit seringkali tidak terjadi secara tiba-tiba,tetapi terjadi beberapa tahun sesudah implementasi dari sistem baru.Ketika dua alternatif sistem mendekati kesamaan perbandingan, pintuterbukauntuk mempertimbangkan faktor strategi perusahaan.

Terdapat faktor-faktor strategi perusahaan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Kepuasan konsumen (customer satisfaction).

Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan kehati-hatian menyampaikanproduk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasan

konsumenakan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatanpenjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secarakuantitatif.

2. Meningkatkan penjualan (increased sales).Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugasrekord. Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu

usahapemasaran dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akanmeningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang.

3. Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments).Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkankonsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci(tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia(senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor

sulituntuk diprediksi.

4. Information product marketing.Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan

lainnya.Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran

produk

selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanantiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasapenerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.

STUDI SISTEM

Problem statement



1. Nature of the problem detected (for example, increasing data entrybacklogs).

2. How problem was detected (for example, customer complaints orperformance measurement system).

3. Impact of problem on organizational goals (for example, delaysprocessing of customer orders or reduces cash flow).

4. Departments and functions involved (for example, marketingdepartment

and order processing section of production department).

Existing system documentation1. System function and interrelationships (this can be done with agraphic

tools, such as a phyical data flow diagram, accompanied by step-by-step

narrative description).2. Processing volumes by type of document.3. Processing times by type of document.4. Bottlenecks (distribution of backlogs).5. Organization policies affecting processing (example, a policy

requiringthat clerks process all commercial orders before residential orders).

6. Processing constraints.o People (for example, an average 20 percent vacancy rate among dataentry operators).

o Hardware.o Software.o Development funds.

7. Organization of involved departments and function (for example,an organizational chart).

Problem correction alternatives

1. Procedure for generating information systems alternatives.

2. Cost determination for different alternatives.3. Feasibility analysis.o Break-even years.o Payback years or discounted payback years.o Internal rate of return.

4. Qualitative factors.5. Alternative recommended and why.6. Alternative comparison with firm's goals (for example, ROI).

Recommended solution1. Overall system description for recommended alternative.2. New system functions and relationships (for example, logical data

flow diagram).3. Expected new system results.

o Costs.o Benefits.

4. Proposed development schedule.5. Development resource needs.

Docummentation1. Physical and logical data flow diagrams.2. Processing flow statistics (volume, timing, and so on).3. Organizational charts.4. Feasibility analysis details.



5. Development project schedule chart.6. Development project proposed cost schedule.

Here are some guidelines for presenting the system study successfully :1. Melakukan presentasi secara singkat untuk menghindari melampauiwaktu

yang diberikan.2. Mengurangi penjelasan teknik secara detail seminimal mungkin. Lebih

baik menjelaskan teknik secara detail dalam menjawab pertanyaanspesifik

daripada tidak diminta.3. Presentasikan secara jelas, supaya tidak berantarkan gunakanperalatan

visual.4. Jika menggunakan model (prototyping), bawalah bring workstation

portable (laptop). Demonstrasi secara langsung adalah lebihinformatif

dan menarik daripada inactive visual aids.5. Tekankan keuntungan-keuntungan usulan sistem informasi denganbeberapa

alternatif sesuai dengan kondisi yang dialami perusahaan.Jangan membatasi membandingkan sistem informasi lainnya. Gunakankomparasi nilai-nilai keuangan seperti ROI (return of investment).

Go / No-go decision

Top management harus memutuskan melanjutkan (go) dengan mengembangkansistem informasi yang baru atau memperlambat atau tidak menyetujuipengembangan sistem (no-go). Jika keputusan manajemen tingkat atasmemutuskan untuk mengembangkankan sistem, departemen sistem informasimulai melakukan proses desain (perancangan) tahap berikutnya. Jika topmanagement tidak menyetujui usulan sistem informasi yang baru, makasystems development life cycle(SDLC) dihentikan. Jarang keputusansesederhana itu.Sering, top management menemukan masalah dengan system study.Masalah yang tidak cukup serius menyebabkan penghentian project, tetapimereka meminta kerja ulang (rework system study). Keputusan ini adalahdasar untuk waterwall model of systems analysis. Model menjelaskanbeberapa bagian tahapan yang diulang. Kadang-kadang, departemen sisteminformasi membuat keputusan mengulang tahapan (repeat stages) sebelummenjelaskan (mempresentasikan) system study. Dengan alternatif,keputusan mengulang sebuah tahapan SDLC sebelumnya atau tidak disebutdengan go / no-go decision. Jika top management menyetujui pengembanganusulan sistem informasi yang baru, tahap berikutnya dalam SDLC adalah

system design.

Daftar Pustaka

analisa sistem

Documents