ANALISA PROSES BISNIS

MATERI DAN REFERENSI

Mata kuliah Analisa Proses Bisnis ini akan mempelajari mengeneai Manajemen Proses Bisnis, Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management), Peningkatan Proses Bisnis (Business Process Improvement), Manajemen Dokumen, Manajemen Workflow, Seven Tools, Six Sigma dalam Proses Bisnis, serta Benchmarking

MATERI UTAMA

1. Overview Mata Kuliah

2. Manajemen Proses Bisnis

3. Dokumentasi Proses

4. Performance Measurement

5. Manajemen Dokumen

6. Manajemen Workflow

7. Review Materi

Sumber Referensi: The Business Process Management Guide. Ivanka Menken. Handbook on Business Process Management 1. J. Vom Brocke. 2010. Springer

MATERI UTAMA

8. Seven Tools I

9. Seven Tools II

10.Seven Tools III

11.Six Sigma I

12.Six Sigma II

13.Benchmarking

14.Review Materi

Pertemuan 4:

Performance MeasurementCredit to. Mahendrawati ER, Ph.D.

1. Konsep Performance Measurement (Pengukuran Kinerja)

2. Jenis pengukuran kinerja

Outline Materi 1

Konsep Pengukuran Kinerja

4.1

Prinsip Dasar

“You can’t manage what you can’t measure”

Process

Documentation

Performance

Measurement

Self assessment

& Performance

Evaluation

Improvement

PlanningImprovement

Definisi

Performance measure – Matrik yang digunakan untukmengukur kinerja program atau proyek.

Performance measurement – pemantauan kegiatan yang sedang berlangsung, serta program pelaporan kemajuandan prestasi, dengan menggunakan pra-ukuran kinerja yang dipilih.

Mengapa diperlukan?

Mengidentifikasi proses atau area yang perlu ditingkatkan

Memberikan gambaran perkembangan dari waktu ke waktu trend kinerja

Membandingkan tingkat kinerja suatu perusahaan denganperusahaan lain

Menilai apakah proyek peningkatan yang dimulai (atau telahselesai) akan atau telah membawa hasil

Mengevaluasi alat peningkatan yang harus digunakan di masa depan

Traditional Measure

Dimensi yang dominan dalam pengukuran kinerja adalahukuran finansial

Masalahnya ukuran finansial seringkali bertentangandengan usaha-usaha peningkatan

Banyak usaha peningkatan sulit dijustifikasi dengananalisa investasi biasa

Mengapa???

Traditional Measure

Usaha peningkatan seringkali mengarah pada hal-halyang bersifat operasional

• Contoh: mengurangi produk cacat, mengurangi waktu pemenuhanpesanan, dll.

• Ukuran-ukuran ini sulit untuk diukur secara finansial

• Biasanya muncul setelah beberapa waktu di masa depan

Karena itu sulit untuk mendapatkan persetujuan untukmengeluarkan sumber daya yang dibutuhkan dalamproyek peningkatan

Operational Measure

Dalam beberapa tahun terakhir, pengembanganlebih diarahkan pada sistem pengukuran kinerjayang lebih operasional

Sistem ini terdiri dari beberapa elemen:• Pengukuran secara berkelanjutan pada aspek-aspek kinerja yang relevan untuk proses

bisnis

• Pengukuran ini bersama-sama membentuk panel instrumen yang dapat digunakanuntuk memonitor kinerja

• Panel instrumen akan mengekspos trend negatif, perkembangan dari waktu ke waktudan memungkinkan follow up berupa usaha peningkatan tertentu

Traditional vs Operational Measure

Tradisional hanya berkisar seputar profit/defisit

Operasional mempertimbangkan beberapa faktordi bwah ini, dengan tujuan kompetitif,

• Waktu :melakukan operasi dengan CEPAT

• Kualitas : melakukan operasi dengan BENAR

• Biaya : melakukan operasi dengan PRODUKTIF

• Fleksibilitas : mudah beradaptasi terhadap PERUBAHAN

• Reliabilitas : melakukan operasi dengan TEPAT WAKTU

Faktor Kompetitif <>Tujuan Kinerja

Performance objectives

Then, the operations will need to excel at these ...

Cost

Quality

Speed

Dependability

Flexibility (products/services)

Flexibility (mix)

Flexibility (volume and/or delivery)

Competitive factors

If the customers value these ...

Low price

High quality

Fast delivery

Reliable delivery

Innovative products and

servicesWide range of products and services

The ability to change the timing or quantity of products and services

Cost

Low materials

cost

Minimum price, highest value

SpeedFast

throughput

Quick

deliveryDepend

abilityReliable

operation

Dependable

delivery

Quality

Error-free

processes

Error-free

products and

services

Flexibility

Ability to

change

Wide range

of product/service

format

Jenis Pengukuran Kinerja

4.2

Jenis Performance Measure

Hard vs. Soft Measures

Financial vs. Nonfinancial Measures

Result vs. Process Measures

Measures defined according to purpose

Hard vs Soft Measures

Hard measure adalah fakta murni yang dapatlangsung diukur

Disebut juga sebagai pengukuran secara kuantitatif.

Contoh: waktu dan biaya yang diperlukan untuk menghasilkanproduk.

Soft measure adalah kondisi yang “abstrak” danharus diukur secara tidak langsung

Disebut juga sebagai pengukuran secara kualitatif

Contoh: kepuasan konsumen

Hard vs Soft Measures

Beberapa perbedaan “Hard” Vs “Soft” Measures

Untuk memberikan gambaran yang lengkapdiperlukan kombinasi hard dan soft measures

Hard measures Soft measures

Objective reference Observer bias

Accurately known Surrogate indicator

Hierarchical Multivariable situation

Financial vs. Nonfinancial Measures

Financial measurement, pengukuran dengan menggunakan nilaimoneter sebagai unit ukuran. Biasanya merupakan hasil perolehansecara finansial, contohnya:

Margin (total sales – total cost)

value added (Sales – input goods)

Turnover of capital (sales/total capital)

Non-financial measurement, digunakan untuk menyebut ukurankinerja dengan satuan ukuran selain ukuran finansial.

Bisa berupa hard atau soft measurement

Misalnya set-up time, delivery time, delivery precision, defect rate, number of complaint, customer satisfaction

Result vs Process Measures

Seringkali menunjukkan perbedaan antara pemikiran negara Barat dan Jepang tentang Manajemen

Negara barat lebih menekankan pada pengukuran terhadaphasil/result.

Sedangkan di Jepang menekankan pada proses pencapaian dengancara yang terhormat yang pada akhirnya memberikan hasil yang diinginkan.

Ukuran proses: ukuran yang menggambarkan karakteristik penting dari sebuah proses yang diasumsikan memiliki pengaruh terhadap hasil yang diinginkan

Misalkan: jumlah pertemuan dalam cross-functional team

Ukuran yang umum digunakan di Barat adalah jumlah perubahan yang diimplementasikan

Measures defined according to purpose

Cara lain untuk mengelompokkan ukuran adalah denganberdasarkan tujuan dari ukuran tersebut.

Result measures, mengukur pencapaian organisasi. Misalnya net profit, return on investment, market share.

Diagnostic measurement, adalah indikatopr dari hasil di masa depan dan dapat dilihat sebagai ukuran pencapaian secaratidak langsung.

Misalnya delivery precision, delivery flexibility, product quality, lead time customer satisfaction.

Competence measurement, mengukur kemampuan organisasidalam melakukan penyesuaian terhadap perubahan masa depan.

Investasi dalam pengembangan produk, fleksibilitas manufaktur dalam menghasilkanproduk baru

Process-based Performance Measure

Untuk merancang sistem pengukuran kinerja yang berdasarkan proses, Chan & Li (2003) menyarankan tujuh langkah berikut:

Identifikasi dan hubungkan semua proses yang terlibat, baik yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi.

Definisikan dan batasi proses inti.

Tentukan misi, tanggung jawab, dan fungsi dari proses inti.

Uraikan dan identifikasi sub-proses.

Tentukan tanggung jawab dan fungsi sub-proses.

Uraikan lebih lanjut sub-proses menjadi aktivitas.

Hubungkan target antar hirarki mulai dari proses sampai ke aktivitas.

Performance Measures <> Competitiveness

Ukuran kinerja yang menjadi fokus perusahaandipengaruhi oleh kriteria kompetitif dalam suatu industri

Kriteria kompetitif berubah dari waktu ke waktu

😉 terima kasih 😉