analisa kebt sdm

ANALISIS KEBUTUHAN SDMModul 6

Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa diharapkan dapat

1. Mengetahui manfaat analisis kebutuhan perusahaan akan SDM

2. Membahas fungsi-fungsi perencanaan perusahaan dan kebutuhan SDM

3. Menerapkan berbagai teknik perkiraan kebutuhan SDM untuk masa datang

4. Menjelaskan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menganalisis kebutuhan SDM

Analisis kebutuhan SDM tidak hanya terbatas pada penetuan jumlah dan kualitas SDM yang

diperlukan dalam mencapai tujuan perusahaan, juga perlu dipertimbangkan sumber SDM yang

direkrut. Apakah disekitar perusahaan ataukah dari luar perusahaan. Hal itu (antara lain) perlu

dipertimbangkan dalam analisis kebutuhan sumber daya mabusia.

Menurut Handoko (1992), peramalan atau perkiraan kebutuhan SDM adalah bagian penting dan

sulit untuk dilaksanakan.

Pertama, perlu diidentifikasi berbagai tantangan yang mempengaruhi permintaan, baik langsung

(seperti persediaan personalia atau aspek organisasional lainnya) maupun tidak langsung atau

perubahan lingkungan eksternal.

Kedua, organisasi melakukan peramalan kebutuhan karyawan dalam periode waktu akan datang .

Keakuratan teknik peramalan menjadi sangat penting dalam memperoleh tingkat presisi yang

diharapkan .

Manfaat Analisis Kebutuhan SDM

Optimalisasi sistem manajemen informasi utama tentang data karyawan

Memanfaatkan SDM seoptimal mungkin

Mengembangkan sistem perencanaan SDM dengan efisien dan efektif

Mengkoordinasi fungsi-fungsi manajemen SDM secara optimal

Mampu membuat perkiraan kebutuhan SDM dengan lebih akurat dan cermat

Artinya

a. Analisis kebutuhan perusahaan akan SDM menjadi sebuah proses penting, karena jantungnya

perencanaan SDM. Kalau jantungnya terganggu, tidak hanya berpengaruh terhadap kualitas

perencanaan SDM, juga terhadap fungsi-fungsi manajemen SDM lainnya, seperti rekrutmen,

seleksai dan penempatan karyawan serta pelatihan dan pengembangan karyawan.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Darman, SE.,MM.

MANAJ. SUMBER DAYA MANUSIA 1

b. Disamping itu, analisis kebutuhan SDM membawa implikasi logis mengarahkan dan

mempengaruhi kegiatan, perilaku SDM dan dampak operasional perusahaan.

c. Pentingnya analisa ini juga dicerminkan oleh arah perusahaan dalam meningkatkan

pendayagunaan SDM secara optimal, baik kuantitas maupun kualitas. Hal ini penting dalam

mengantisipasi jika terjadi perubahan faktor-faktor internal maupun eksternal.

d. Sementara itu, dengan analisa yang andal, perusahaan diharapkan mampu mengarahkan

perencanaan SDM dalam memperoleh jumlah, tipe, dan mutu karyawan untuk mengerjakan

sesuatu yang tepat dengan waktu yang tepat pula.

Faktor-Faktor Pertimbangan

Faktor faktor pertimbangan dalam menganalisis kebutuhan SDM meliputi perubahan lingkungan

eksternal dan internal. Perubahan tsb (internal dan eksternal) akan membawa implikasi dalam

penentuan karyawan yang tepat bagi perusahaan (kuantitas dan kualitas).

Perubahan Lingkungan Eksternal, meliputi

1. Kondisi Perekonomian Makro

a. Kondisi perekonomian makro seperti tingkat suku bunga, inflasi dan nilai rupiah sangat

mempengaruhi aktivitas dan perkembangan bisnis ditingkat mikro. Akibat agregatnya

pada kapasitas produksi atau pertumbuhan ekonomi. Perubahan eksternal ekonomi makro

sulit diprediksi sehingga tidakmudah membuat perencanaan kebutuhan SDM yang akurat.

b. Selain itu perubahan ekonomi makro dapat berupa surplus dan defisitnya angkatan kerja.

Pada kondisi surplus tenaga kerja, perusahaan relatif mudah merekrut karyawan baru

dengan tingkat upahrelatif murah. Sebaliknya, pada kondisi defisit karyawan, timbul

persaingan untuk merekrut karyawan dengan tingkat upah yang tinggi. Implikasinya pada

periode waktu menunggu untuk merekrut, melatih dan menempatkannya. Hal ini

membawa implikasi pada perencanaan kepegawaian dan biaya yang harus dikeluarkan.

2. Hukum, politik dan sosial

Sisi hukum, seperti hak cuti, hak waktu kerja, upah minimum reginal dan hak

jaminan sosial

Sisi politik, ketidak stabilan politik akan berpengaruh pada kualitas perencanaan

kebutuihan SDM

Sisi sosial, sosial budaya masyrakat tercermin dari perbedaan ethos kerja.

Perusahjaan cenderung merekrut sdm dengan ethos kerja yang tinggi, bahkan kalau



perlu dalam era globalisasi tidak tertutup kemungkinan perusahaan akan impor SDM

dari luar negeri.

3. IPTEK

Kemajuan IPTEK akan berpengaruh terhadap kebutuhan SDM. Perusahaan yang

berorientasi padat modal, maka kemajuan IPTEK terus dicermati dalam kerangka

pencapaian efisiensi. Selanjutnya berdampak pada perencanaan kebutuhan karyawan.

Oleh karena itu, dalam perencanaan kebutuhan karyawan perlu dipertimbangkan jenis

pekerjaan apa saja yang menggunakan pendekatan padat karya dan yang padat modal.

4. Persaingan Usaha

a. Persaingan Usaha

Persaingan usaha perlu dipertimbangkan dalam perencanaan kebutuhan SDM,

misalnya dalam aspek efisensi, teknologi, kualitas SDM, tingkat upah dan peluang

ekspansi usaha serta pangsa pasar komoditi. Dalam situasi itu mungkin saja terjadi

pembajakan karyawan yang berkualitas. Oleh karena itu, disamping perencanaan

SDM perusahaan harus melakukan pelatihan dan pengembangan, orientasi dan

optimalisasi manajemen kompensasi serta produktivitas kerja.

Perubahan Lingkungan Internal

Perubahan ini meliputi perubahan kondisi perusahan dan karyawan.

a. Perubahan kondisi perusahaan

Kondisi perusahaan (sehat atau tidak sehat) dilihat dari efisiensi, dan selanjutnya akan

berpengaruh terhadap permintaan kebutuihan SDM. Semakin tinggi kemampuan perusahan

untuk melakukan ekspansi, makin tinggi peluang karyawan direkrut. Perencanaan SDM

akan semakin mudah dilakukan oleh perusahaan yang sehat. Disamping itu, sistem

informasi manajemen yang baik (informasi bagian pemasaran, produksi, keuangan dan

departemen SDM) akan lebih memudahkan perusahaan dalam menyusun rencana SDM

b.Perubahan kondisi karyawan

Perubahan kondisi karyawan relatif mudah dilihat dari segi perilaku, penguasaan teknologi,

ragam kebutuhan karyawan, tingkat kehadiran, dan perputaran karyawan berpengaruh

terhadap produktivitas kerja. Misalnya disiplin atau patuh terhadap aturan, tingkat



pengetahuan, dstnya. Semakin banyak jumlah karyawan yang berperilaku negatif, maka

analisis kebutuhan SDM perlu direvisi lagi.

Perubahan diatas akan membawa imlikasi pada analisis dan rancangan pekerjaan, sekaligus pada

perencanaan SDm yang baik. Oleh karena itu, review perencanaan harus selalu dilakukan secara

berkala untuk memperkecil kerugian yang dapat timbul. Misalnya, untuk jumlah karyawan yang

tidak membutuhkan keahlian (buruh kasar), tidak perlu ditentukan untukl jangka panjang karena

relatif mudah diperoleh dan tidak mahal. Untuk tenaga ahli (profesional), misalnya manajerial

dan teknisi spesialis, perlu diperkirakan kebutuhannya dalam jangka panjang sejalan dengan

tantangan bisnis dimasa depan.

Teknik Perkiraan Kebutuhan SDM

Teknik perkiraan kebutuhan SDM meliputi perkiraan jangka pendek dan jangka panjang. Yang

membedakan kedua pendekatan tsb adalah :

a. Perkiraan Jangka Pendek

Analisis anggaran

Besar kecilnya anggaran akan menentukan berpa jumlah, tipe dan kualitas karyawan yang

diperlukan. Anggaran mewakili rencana kegiatan bisnis masa datang yang mencakup

sumber daya keuangan dan modal serta kebutuhan SDM.

Dari data anggaran dan eksplorasi perubahan persediaan karyawan, dapat dilakukan

estimasi thd kebutuhan SDM jangka pendek. Sebagai contoh, dengan menggunakan

kebiasaan kebiasaan seorang manager dapat menentukan kebutuhan staf mereka.

Misalnya, ditugaskan tiga orang teknisi untuk setiap penyelia perbaikan mesin dan dua

klerk penjualan pada setiap pengelola anggran

Analisis beban kerja

Beban kerja seseorang ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis

pekerjaannya. Kebutuhan SDM (contoh) dihitung dengan mengidentifikasi seberapa

banyak output perusahaan pada divisi tertentu yang ingin dicapai, dalam bentuk lamanya

karyawan untuk mencapai output tsb. Disitu akan terlihat pada jenis pekerjaan mana saja

pengrangan dan penambahan karyawan.Dengan dengan kata lain, kebutuhan perusahan

akan SDM merupakan derivasi dari permintaan pasar akan komoditi bersangkutan.

Semakin tinggi permintaan pasar terhadap komoditi tertentu, perusahaan akan segera



memenuhinya dengan meningkatkan produksinya. Sejalan dengan itu jumlah tenaga kerja

yang dibutuhkan semakin banyak.

Analisis struktur perusahaan

Struktur dalam sebuah perusahaan bisa berbentuk ramping atau gemuk, sangat

tergantung pada skala usaha dan jaringan binis dan jenis usaha bisnis itu sendiri

. Perubahan struktur mungkin terjadi sangat terkait dengan perubahan kapasitas produksi,

persaingan pasar, teknologi, dan sebaran jumlah karyawan. Jika struktur perusahaan

disetiap lini lebih bersifat padat modal, maka semakin ramping struktur perusahaan dan

semakin sedikit jumlah karyawan yang direkrut.

b. Perkiraan Jangka Panjang

#. Analisis permintaan unit

Merupakan pendekatan bawah-atas. Disini para penyelia diberi wewenang untuk

memperkirakan jumlahkaryawan yang dibutuhkan distiap unit untuk periode

tertentu. Perkiraan tsb kemuadian dibawa keatasan (manajer). Setiap manajer

harus mampu mengoreksi estimasi tsb dengan syarat mengetahui setiap jenis

kegiatan bisnis apa dimasa datang da berapa perubahan jumlah karyawan yang

dibutuhkan sejalan dengan perubahan ekspansi produksi dan pemasaran produk.

Analisis permintaan keorganisasian

Teknik permintaan keorganisasian merupakan pendekatan atas-bawah. Disini

manjemen puncak membuat keputusan tentang jumlah karyawan yang dibutuhkan

dimasa datang menurut berbagai kategori pekerjaan, posisi dan jabatan setiap

karyawan. Estimasi kebutuhan didasarkan untuk memenuhi misi dan tujuan dalam

rencana startegis perusahaan, termasuk sasaran pencapaian tingkat pertumbuhan,

produk baru dan segmen pasar baru dengan dukungan informasi yang akurat dan

lengkap. Misalnya karena ada perkembangan generasi komputer yang baru maka

tenaga operator dan programer disetipa lini perlu dilipatgandakan. Kemudian

manajemen puncak tinggal memerintahkan pada bawahan untuk melaksanakannya.

Pendapat pakar



Para ahli sangat dibutuhkan perusahaan untuk memperkirakan kebutuhan SDM

apabila perusahaan tidak memiliki personalia yang kualifaid. Para pakar tsb diminta

untuk memperkirakan kebutuhan karyawan.

Analisis Trend

Teknik kebutuhan SDM yang paling sederhana adalah ekstrapolasi dan indeksasi.

Teknik ekstrapolasi mendasarkan pada tingkat perubahan masa lalu. Sementara itu

teknik indeksasi menandai tingkat tingkat perkembangan karyawan dengan

indeks.Misalnya, secara klasik untuk setiap sepuluh juta rupiah kenaikan penjualan,

departemen produksi memerlukan tambahan karyawan sebanyak lima orang lagi,

ceteris paribus. Kedua teknik diatas kurang akurat karena asumsi yang digunakan

(faktor penyebabnya (adalah konstan). Ralisasinya adalah tidak. Oleh karena itu

teknikl diatas termasuk analisis teknis tyang paling sederhana.

Analisis statistik

Persamaan regresi : Y = a + bX + E

dimana Y = produksi

X = tenaga kerja

a = intersep

E = eror

Misalnya, jika b = 0,75 artinya setiap 1% kenaikan jumlah tenaga kerja akan

meningkatkan produksi sebanyak 0,75%. Dari sini dapat diproyeksikan berapa

jumlah karyawan yang dibutuhkan jika perusahaan akan mengekspansi

produksinya, ceterisparibus

Analisis bagan penempatan

Bagan penempatan adalah suatu penyajian visual siapa yang akan menggantikan

siapa dalam peristiwa pengisian lowongan jabatan. Menurut Handoko informasi

untuk penyusunan berasal dari hasil inventarisasi atau sistem SDM. Didalam

bagan tidak terdapat data tentang semua karyawan.

Analisis Markov

Asumsi yang digunakan dalam analisis ini yaitui :

i. karyawan bisa pendah tempat

ii. Naiik pangkat



iii. Turun pangkat

iv. Keluiar

v. Mengubah perilaku dan potensi individual mereka.

Contoh

Tingkat

Pengerjaan

Sekarang (1985)

Matriks Probabilitas Transaksi

(1983)

Tingkat Pengerjaayang

Diramalkan

A B C D

(350)

A - 300 A 0,7 0,1 - - 210 + 15 = 225

(245)

B - 150 B 0,2 0,8 - - 60 + 120 = 180

(0,70)

C - 275 C - - 0,6 - 165 = 165

D - 360 D - - 0,1 0,9 28 + 324 - 352

Keluar 0,1 (0,1) 0,3 0,1

(0,35)

Menurut Handoko, pola perpindahan aliran personalia semakin menjadi perhatian para perencana

SDM, dengan asumsi hanya terdapat lima pergeseran yang mungkin terjadi, yaitu :

(1). Karyawan biosa berpindah

(2). Naik pangkat

(3)turun pangkat

(4) keluar

(5) mengubah perilaku dan potensi individual mereka

Model peramalan agregat

Kesimpulan

1. Analisis kebutuhan perusahaan akan SDM dinilai penting karena berfungsi sebagai :

a. Pusat kegiatan perencanaan SDM,

b. Mengarahkan dan mempengaruhi kegiatan, perilaku dan dampak tindakan

operasional



c. Meningkatkan pendayagunaan SDM secara optimal

d. Mengarahkan perencanaan SDM dalam memperoleh jumlah, tipe dan mutu karyawan

untuk mengerjakan sesuatu yang tepat pada waktu yang tepat.

2. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam analisis kebutuhan SDM meliputi :

a. Perubahan lingkungan eksternal

b. Perubahan kondisi perusahaan

c. Perubahan kondisi karyawan

3. Teknik perkiraan kebutuhan SDM, meliputi teknik janka pendek dan jangka panjang.

Teknik jangka pendek terdiri atas analisis anggaran, beban kerja dan analisis struktur

perusahaan. Teknik jangka panjang meliputi analisis permintaan unit, permintaan

keorganisasian, pendapat pakar, analisis kecenderungan, analisis statistik, bagan

penempatan, analisa Markov dan model peramalan agregatif.



analisa kebt sdm

Documents