Download - ANALISA KEBT SDM
ANALISIS KEBUTUHAN SDMModul 6
Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa diharapkan dapat
1. Mengetahui manfaat analisis kebutuhan perusahaan akan SDM
2. Membahas fungsi-fungsi perencanaan perusahaan dan kebutuhan SDM
3. Menerapkan berbagai teknik perkiraan kebutuhan SDM untuk masa datang
4. Menjelaskan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menganalisis kebutuhan SDM
Analisis kebutuhan SDM tidak hanya terbatas pada penetuan jumlah dan kualitas SDM yang
diperlukan dalam mencapai tujuan perusahaan, juga perlu dipertimbangkan sumber SDM yang
direkrut. Apakah disekitar perusahaan ataukah dari luar perusahaan. Hal itu (antara lain) perlu
dipertimbangkan dalam analisis kebutuhan sumber daya mabusia.
Menurut Handoko (1992), peramalan atau perkiraan kebutuhan SDM adalah bagian penting dan
sulit untuk dilaksanakan.
Pertama, perlu diidentifikasi berbagai tantangan yang mempengaruhi permintaan, baik langsung
(seperti persediaan personalia atau aspek organisasional lainnya) maupun tidak langsung atau
perubahan lingkungan eksternal.
Kedua, organisasi melakukan peramalan kebutuhan karyawan dalam periode waktu akan datang .
Keakuratan teknik peramalan menjadi sangat penting dalam memperoleh tingkat presisi yang
diharapkan .
Manfaat Analisis Kebutuhan SDM
Optimalisasi sistem manajemen informasi utama tentang data karyawan
Memanfaatkan SDM seoptimal mungkin
Mengembangkan sistem perencanaan SDM dengan efisien dan efektif
Mengkoordinasi fungsi-fungsi manajemen SDM secara optimal
Mampu membuat perkiraan kebutuhan SDM dengan lebih akurat dan cermat
Artinya
a. Analisis kebutuhan perusahaan akan SDM menjadi sebuah proses penting, karena jantungnya
perencanaan SDM. Kalau jantungnya terganggu, tidak hanya berpengaruh terhadap kualitas
perencanaan SDM, juga terhadap fungsi-fungsi manajemen SDM lainnya, seperti rekrutmen,
seleksai dan penempatan karyawan serta pelatihan dan pengembangan karyawan.
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Darman, SE.,MM.
MANAJ. SUMBER DAYA MANUSIA 1
b. Disamping itu, analisis kebutuhan SDM membawa implikasi logis mengarahkan dan
mempengaruhi kegiatan, perilaku SDM dan dampak operasional perusahaan.
c. Pentingnya analisa ini juga dicerminkan oleh arah perusahaan dalam meningkatkan
pendayagunaan SDM secara optimal, baik kuantitas maupun kualitas. Hal ini penting dalam
mengantisipasi jika terjadi perubahan faktor-faktor internal maupun eksternal.
d. Sementara itu, dengan analisa yang andal, perusahaan diharapkan mampu mengarahkan
perencanaan SDM dalam memperoleh jumlah, tipe, dan mutu karyawan untuk mengerjakan
sesuatu yang tepat dengan waktu yang tepat pula.
Faktor-Faktor Pertimbangan
Faktor faktor pertimbangan dalam menganalisis kebutuhan SDM meliputi perubahan lingkungan
eksternal dan internal. Perubahan tsb (internal dan eksternal) akan membawa implikasi dalam
penentuan karyawan yang tepat bagi perusahaan (kuantitas dan kualitas).
Perubahan Lingkungan Eksternal, meliputi
1. Kondisi Perekonomian Makro
a. Kondisi perekonomian makro seperti tingkat suku bunga, inflasi dan nilai rupiah sangat
mempengaruhi aktivitas dan perkembangan bisnis ditingkat mikro. Akibat agregatnya
pada kapasitas produksi atau pertumbuhan ekonomi. Perubahan eksternal ekonomi makro
sulit diprediksi sehingga tidakmudah membuat perencanaan kebutuhan SDM yang akurat.
b. Selain itu perubahan ekonomi makro dapat berupa surplus dan defisitnya angkatan kerja.
Pada kondisi surplus tenaga kerja, perusahaan relatif mudah merekrut karyawan baru
dengan tingkat upahrelatif murah. Sebaliknya, pada kondisi defisit karyawan, timbul
persaingan untuk merekrut karyawan dengan tingkat upah yang tinggi. Implikasinya pada
periode waktu menunggu untuk merekrut, melatih dan menempatkannya. Hal ini
membawa implikasi pada perencanaan kepegawaian dan biaya yang harus dikeluarkan.
2. Hukum, politik dan sosial
Sisi hukum, seperti hak cuti, hak waktu kerja, upah minimum reginal dan hak
jaminan sosial
Sisi politik, ketidak stabilan politik akan berpengaruh pada kualitas perencanaan
kebutuihan SDM
Sisi sosial, sosial budaya masyrakat tercermin dari perbedaan ethos kerja.
Perusahjaan cenderung merekrut sdm dengan ethos kerja yang tinggi, bahkan kalau
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Darman, SE.,MM.
MANAJ. SUMBER DAYA MANUSIA 2
perlu dalam era globalisasi tidak tertutup kemungkinan perusahaan akan impor SDM
dari luar negeri.
3. IPTEK
Kemajuan IPTEK akan berpengaruh terhadap kebutuhan SDM. Perusahaan yang
berorientasi padat modal, maka kemajuan IPTEK terus dicermati dalam kerangka
pencapaian efisiensi. Selanjutnya berdampak pada perencanaan kebutuhan karyawan.
Oleh karena itu, dalam perencanaan kebutuhan karyawan perlu dipertimbangkan jenis
pekerjaan apa saja yang menggunakan pendekatan padat karya dan yang padat modal.
4. Persaingan Usaha
a. Persaingan Usaha
Persaingan usaha perlu dipertimbangkan dalam perencanaan kebutuhan SDM,
misalnya dalam aspek efisensi, teknologi, kualitas SDM, tingkat upah dan peluang
ekspansi usaha serta pangsa pasar komoditi. Dalam situasi itu mungkin saja terjadi
pembajakan karyawan yang berkualitas. Oleh karena itu, disamping perencanaan
SDM perusahaan harus melakukan pelatihan dan pengembangan, orientasi dan
optimalisasi manajemen kompensasi serta produktivitas kerja.
Perubahan Lingkungan Internal
Perubahan ini meliputi perubahan kondisi perusahan dan karyawan.
a. Perubahan kondisi perusahaan
Kondisi perusahaan (sehat atau tidak sehat) dilihat dari efisiensi, dan selanjutnya akan
berpengaruh terhadap permintaan kebutuihan SDM. Semakin tinggi kemampuan perusahan
untuk melakukan ekspansi, makin tinggi peluang karyawan direkrut. Perencanaan SDM
akan semakin mudah dilakukan oleh perusahaan yang sehat. Disamping itu, sistem
informasi manajemen yang baik (informasi bagian pemasaran, produksi, keuangan dan
departemen SDM) akan lebih memudahkan perusahaan dalam menyusun rencana SDM
b.Perubahan kondisi karyawan
Perubahan kondisi karyawan relatif mudah dilihat dari segi perilaku, penguasaan teknologi,
ragam kebutuhan karyawan, tingkat kehadiran, dan perputaran karyawan berpengaruh
terhadap produktivitas kerja. Misalnya disiplin atau patuh terhadap aturan, tingkat
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Darman, SE.,MM.
MANAJ. SUMBER DAYA MANUSIA 3
pengetahuan, dstnya. Semakin banyak jumlah karyawan yang berperilaku negatif, maka
analisis kebutuhan SDM perlu direvisi lagi.
Perubahan diatas akan membawa imlikasi pada analisis dan rancangan pekerjaan, sekaligus pada
perencanaan SDm yang baik. Oleh karena itu, review perencanaan harus selalu dilakukan secara
berkala untuk memperkecil kerugian yang dapat timbul. Misalnya, untuk jumlah karyawan yang
tidak membutuhkan keahlian (buruh kasar), tidak perlu ditentukan untukl jangka panjang karena
relatif mudah diperoleh dan tidak mahal. Untuk tenaga ahli (profesional), misalnya manajerial
dan teknisi spesialis, perlu diperkirakan kebutuhannya dalam jangka panjang sejalan dengan
tantangan bisnis dimasa depan.
Teknik Perkiraan Kebutuhan SDM
Teknik perkiraan kebutuhan SDM meliputi perkiraan jangka pendek dan jangka panjang. Yang
membedakan kedua pendekatan tsb adalah :
a. Perkiraan Jangka Pendek
Analisis anggaran
Besar kecilnya anggaran akan menentukan berpa jumlah, tipe dan kualitas karyawan yang
diperlukan. Anggaran mewakili rencana kegiatan bisnis masa datang yang mencakup
sumber daya keuangan dan modal serta kebutuhan SDM.
Dari data anggaran dan eksplorasi perubahan persediaan karyawan, dapat dilakukan
estimasi thd kebutuhan SDM jangka pendek. Sebagai contoh, dengan menggunakan
kebiasaan kebiasaan seorang manager dapat menentukan kebutuhan staf mereka.
Misalnya, ditugaskan tiga orang teknisi untuk setiap penyelia perbaikan mesin dan dua
klerk penjualan pada setiap pengelola anggran
Analisis beban kerja
Beban kerja seseorang ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis
pekerjaannya. Kebutuhan SDM (contoh) dihitung dengan mengidentifikasi seberapa
banyak output perusahaan pada divisi tertentu yang ingin dicapai, dalam bentuk lamanya
karyawan untuk mencapai output tsb. Disitu akan terlihat pada jenis pekerjaan mana saja
pengrangan dan penambahan karyawan.Dengan dengan kata lain, kebutuhan perusahan
akan SDM merupakan derivasi dari permintaan pasar akan komoditi bersangkutan.
Semakin tinggi permintaan pasar terhadap komoditi tertentu, perusahaan akan segera
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Darman, SE.,MM.
MANAJ. SUMBER DAYA MANUSIA 4
memenuhinya dengan meningkatkan produksinya. Sejalan dengan itu jumlah tenaga kerja
yang dibutuhkan semakin banyak.
Analisis struktur perusahaan
Struktur dalam sebuah perusahaan bisa berbentuk ramping atau gemuk, sangat
tergantung pada skala usaha dan jaringan binis dan jenis usaha bisnis itu sendiri
. Perubahan struktur mungkin terjadi sangat terkait dengan perubahan kapasitas produksi,
persaingan pasar, teknologi, dan sebaran jumlah karyawan. Jika struktur perusahaan
disetiap lini lebih bersifat padat modal, maka semakin ramping struktur perusahaan dan
semakin sedikit jumlah karyawan yang direkrut.
b. Perkiraan Jangka Panjang
#. Analisis permintaan unit
Merupakan pendekatan bawah-atas. Disini para penyelia diberi wewenang untuk
memperkirakan jumlahkaryawan yang dibutuhkan distiap unit untuk periode
tertentu. Perkiraan tsb kemuadian dibawa keatasan (manajer). Setiap manajer
harus mampu mengoreksi estimasi tsb dengan syarat mengetahui setiap jenis
kegiatan bisnis apa dimasa datang da berapa perubahan jumlah karyawan yang
dibutuhkan sejalan dengan perubahan ekspansi produksi dan pemasaran produk.
Analisis permintaan keorganisasian
Teknik permintaan keorganisasian merupakan pendekatan atas-bawah. Disini
manjemen puncak membuat keputusan tentang jumlah karyawan yang dibutuhkan
dimasa datang menurut berbagai kategori pekerjaan, posisi dan jabatan setiap
karyawan. Estimasi kebutuhan didasarkan untuk memenuhi misi dan tujuan dalam
rencana startegis perusahaan, termasuk sasaran pencapaian tingkat pertumbuhan,
produk baru dan segmen pasar baru dengan dukungan informasi yang akurat dan
lengkap. Misalnya karena ada perkembangan generasi komputer yang baru maka
tenaga operator dan programer disetipa lini perlu dilipatgandakan. Kemudian
manajemen puncak tinggal memerintahkan pada bawahan untuk melaksanakannya.
Pendapat pakar
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Darman, SE.,MM.
MANAJ. SUMBER DAYA MANUSIA 5
Para ahli sangat dibutuhkan perusahaan untuk memperkirakan kebutuhan SDM
apabila perusahaan tidak memiliki personalia yang kualifaid. Para pakar tsb diminta
untuk memperkirakan kebutuhan karyawan.
Analisis Trend
Teknik kebutuhan SDM yang paling sederhana adalah ekstrapolasi dan indeksasi.
Teknik ekstrapolasi mendasarkan pada tingkat perubahan masa lalu. Sementara itu
teknik indeksasi menandai tingkat tingkat perkembangan karyawan dengan
indeks.Misalnya, secara klasik untuk setiap sepuluh juta rupiah kenaikan penjualan,
departemen produksi memerlukan tambahan karyawan sebanyak lima orang lagi,
ceteris paribus. Kedua teknik diatas kurang akurat karena asumsi yang digunakan
(faktor penyebabnya (adalah konstan). Ralisasinya adalah tidak. Oleh karena itu
teknikl diatas termasuk analisis teknis tyang paling sederhana.
Analisis statistik
Persamaan regresi : Y = a + bX + E
dimana Y = produksi
X = tenaga kerja
a = intersep
E = eror
Misalnya, jika b = 0,75 artinya setiap 1% kenaikan jumlah tenaga kerja akan
meningkatkan produksi sebanyak 0,75%. Dari sini dapat diproyeksikan berapa
jumlah karyawan yang dibutuhkan jika perusahaan akan mengekspansi
produksinya, ceterisparibus
Analisis bagan penempatan
Bagan penempatan adalah suatu penyajian visual siapa yang akan menggantikan
siapa dalam peristiwa pengisian lowongan jabatan. Menurut Handoko informasi
untuk penyusunan berasal dari hasil inventarisasi atau sistem SDM. Didalam
bagan tidak terdapat data tentang semua karyawan.
Analisis Markov
Asumsi yang digunakan dalam analisis ini yaitui :
i. karyawan bisa pendah tempat
ii. Naiik pangkat
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Darman, SE.,MM.
MANAJ. SUMBER DAYA MANUSIA 6
iii. Turun pangkat
iv. Keluiar
v. Mengubah perilaku dan potensi individual mereka.
Contoh
Tingkat
Pengerjaan
Sekarang (1985)
Matriks Probabilitas Transaksi
(1983)
Tingkat Pengerjaayang
Diramalkan
A B C D
(350)
A - 300 A 0,7 0,1 - - 210 + 15 = 225
(245)
B - 150 B 0,2 0,8 - - 60 + 120 = 180
(0,70)
C - 275 C - - 0,6 - 165 = 165
D - 360 D - - 0,1 0,9 28 + 324 - 352
Keluar 0,1 (0,1) 0,3 0,1
(0,35)
Menurut Handoko, pola perpindahan aliran personalia semakin menjadi perhatian para perencana
SDM, dengan asumsi hanya terdapat lima pergeseran yang mungkin terjadi, yaitu :
(1). Karyawan biosa berpindah
(2). Naik pangkat
(3)turun pangkat
(4) keluar
(5) mengubah perilaku dan potensi individual mereka
Model peramalan agregat
Kesimpulan
1. Analisis kebutuhan perusahaan akan SDM dinilai penting karena berfungsi sebagai :
a. Pusat kegiatan perencanaan SDM,
b. Mengarahkan dan mempengaruhi kegiatan, perilaku dan dampak tindakan
operasional
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Darman, SE.,MM.
MANAJ. SUMBER DAYA MANUSIA 7
c. Meningkatkan pendayagunaan SDM secara optimal
d. Mengarahkan perencanaan SDM dalam memperoleh jumlah, tipe dan mutu karyawan
untuk mengerjakan sesuatu yang tepat pada waktu yang tepat.
2. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam analisis kebutuhan SDM meliputi :
a. Perubahan lingkungan eksternal
b. Perubahan kondisi perusahaan
c. Perubahan kondisi karyawan
3. Teknik perkiraan kebutuhan SDM, meliputi teknik janka pendek dan jangka panjang.
Teknik jangka pendek terdiri atas analisis anggaran, beban kerja dan analisis struktur
perusahaan. Teknik jangka panjang meliputi analisis permintaan unit, permintaan
keorganisasian, pendapat pakar, analisis kecenderungan, analisis statistik, bagan
penempatan, analisa Markov dan model peramalan agregatif.
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Darman, SE.,MM.
MANAJ. SUMBER DAYA MANUSIA 8