analisa jabatan lecture 2

8/8/2019 Analisa Jabatan Lecture 2

1/32


2/32

2

Analisa Jabatan: suatu proses untuk mendapatkanketerangan mengenai suatu jenis pekerjaan melalui

metode observasi dan interview

Pengantar

Output Suatu deskripsi lengkap mengenai jenis

pekerjaan, antara lain kewajiban dan tanggung

jawab yang harus diemban oleh seseorang yang

ingin memegang jabatan tersebut

Analisa Jabatan Karakteristik yang harus dimilikiseseorang yang ingin memegang jabatan tertentu


3/32

ANALISA JABATAN

Untuk dapat menjadi proaktif, departemenpersonalia memerlukan sistem informasisumber daya manusia yang mencakup

informasi mengenai :- tantangan-tantangan lingkungan

- UU Ketenagakerjaan dan non

diskriminasi

- perencanaan tenaga kerja

- pekerjaan-pekerjaan (jobs) dalam

organisasi


4/32

Tantangan-tantangan

lingkungan

UU Ketenagakerjaan

non diskriminasi

Perencanaan TK

Jobs openings(Lowongan kerja)

Analisa pekerjaan

Content of the jobs

Staffing(efisien, efektif & proaktif)


5/32

Peran Analisa Jabatan

Rekrutmen, seleksi dan penempatan

tenaga kerja

Menentukan besarnya upah / imbalan Merancang jalur karir pegawai

Menetapkan beban kerja yang pantas

dan adil

Merancang program pendidikan dan

pelatihan yang efektif


6/32

ANALISA JABATAN

Suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari,dan menyimpulkan keterangan-keteranganatau fakta-fakta yang berhubungan denganmasing-masing jabatan secara sistematis dan

teratur.

URAIAN JABATAN (Job description)

Suatu catatan yang sistematis tentang tugasdan tanggung jawab suatu jabatan tertentu,

yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yangada.


7/32

Persyaratan minimal yang harus dipenuhi olehorang yang akan menduduki suatu jabatan, agaria dapat melaksanakan tugas-tugas yangdibebankan kepadanya dengan baik.

SPESIFIKASI / PERSYARATAN JABATAN

JOB PERFORMANCE STANDARD (standarprestasi kerja)

Standar : kriteria dimana keberhasilan kerja

dinilai/diukurManfaat : Sebagai sasaran/target bagi pelaksanaan

kerja tk. Sebagai kontrol


8/32

Hasil Analisa Jabatan Uraian Jabatan (Job Description)

1. Identifikasi Jabatan (Nama / Bagian)2. Ikhtisar Jabatan (Definisi singkat)3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan4. Pengawasan yang diterima / dilakukan5. Hubungan dengan jabatan lain6. Mesin / alat / bahan yang digunakan7. Kondisi kerja dan risiko kecelakaan

Spesifikasi / Persyaratan Jabatan (Job Spesification /Requirement)

1. Pendidikan / Latihan / Pengalaman2. Sikap / Pengetahuan / Keterampilan3. Fisik dan Mental4. Umur, Jenis Kelamin dan lain-lain


9/32

feedback

Jobperformancestandard

correction

Actual jobperformance


10/32

JOB DESIGN

Fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja individu

atau kelompok secara organisasional

Tujuan :

mengatur penugasan-penugasan kerja yang

memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi,

teknologi, dan keperilakuan

Beberapa pendekatan-pendekatan :- Organizational approach

- Environmental approach

- Behavioural approach


11/32

Organizational elements

Mechanistic approach :mengidentifikasikan setiap tugas dalam setiap jobsehingga tugas tugas tersebut dapat ditata

untuk meminimumkan waktu dan usaha pekerjap specialization dan short job cyales

Work Flow :bergantung pada sifat produk / jasa

ErgonomicsWork practices


12/32

Environmental elements

- Employee abilities and availability- Social expectations

Behavioural elements- Outonomy

- Variety- Task identity

- Task significance- Feed back


13/32

Tehcniques ofJob Redesign

1.Under specialization :simplifikasi pekerjaan, ada resiko

pekerjaan terlalu terspesialisasi

2.Over specialization :Job enrichment (perluasan scr vertikal)

Job enlargement (perluasan scrhorizontal)


14/32

PERUSAHAAN ABCDeskripsi Pekerjaan

Fungsi :

Di bawah supervisi umum Direktur Personalia,mengembangkan, menyelenggarakan dan mengevaluasiprogram-program latihan on-the-job dan off-the-job.Bertindak sebagai penasehat bagi manajemen operasionaldalam pelaksanaan latihan.

Nama Jabatan : Manajer Latihan & PengembanganKode Jabatan :Tanggal :Penyusun :Departemen : PersonaliaLokasi : Kantor Pusat


15/32

Tugas-tugas :

1. Bekerjasama dengan para anggota manajemen

lainnya menentukan kebutuhan-kebutuhanlatihan karyawan

2. Dengan persetujuan Direktur, mengembangkanstruktur program latihan

3. Melakukan riset tentang metode latihan yangpaling efektif, dan seterusnya

Wewenang :

1. Menentukan instruktur dan para pelaksanaprogram latihan

2. Mengusulkan program-program latihan yangdiperlukan

3. Dan seterusnya


16/32

Tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas kelancaran program-

program latihan2. Bertanggung jawab atas biaya-biaya latihan

yang dikeluarkan

Hubungan Lini :Atasan Langsung : Direktur Personalia

Bawahan Langsung : Para Pelatih (Instruktur),

Kabag Adm. Latihan

Kondisi Kerja : nyaman

Waktu kerja : 08.00 16.00

Kecuali bila memberi latihan

dan melakukan perjalanan


17/32

PERUSAHAAN ABCPERUSAHAAN ABCSpesifikasiSpesifikasi PekerjaanPekerjaan

Nama Jabatan : Kepala Bagian Riset KimiaKode Jabatan :Tanggal :Penyusun :

Departemen : Divisi Produk PlastikLokasi : Lab.

Persyaratan-persyaratan Pekerjaan :

Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia, menguasaikimia organik, Fisika dan Kimiamurni, mempunyai ketrampilandalam menggunakan komputer

dan analisis statistik matematis


18/32

Pengalaman : 5 tahun bekerja di bidang industri ataupenelitian plastik

Persyaratan Phisik: Kesehatan baik untuk melakukanperjalanan dan kontak denganpersonalia di luar perusahaanpada berbagai seminar, tugaskonsultasi dan sebagainya

Persyaratan Mental: Inisiatif dan kreatip, dapat mengambilkeputusan secara cepat, mampumenganalisa dan membuat sintesaberbagai informasi

Supervisi : akan mengendalikan 6-10 Sarjana Teknik kimia

dan lulusan sekolah kejuruan, mampu untukberkomunikasi secara lisan dan tertulis baiksecara vertikal maupun horizontal di organisasi

perusahaanKondisi Kerja : Baik, nyaman


19/32

Informasi yang Dicatat dalam AnalisaJabatan

Apa yang dilakukan oleh pekerja pada jabatan tersebut Apa wewenang dan tanggung jawabnya Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan dan

bagaimana caranya Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam

melaksanakan tugasnya Besarnya upah dan lamanya jam kerja Pendidikan, pengalaman, dan latihan yang dibutuhkan

Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukanuntuk melakukan pekerjaan tersebut

Kondisi di tempat kerja Dan lain-lain


20/32

Unsur

Komponen yang paling kecil dari pekerjaan.Misalnya : memutar, menarik, menggosok,

menekan, mengangkat, dan sebagainya.

Tugas

Sekumpulan dari beberapa unsur pekerjaan.

Tugas merupakan kegiatan fisik atau mentalyang membentuk langkah langkah wajar

yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja.


21/32

Kedudukan

Sekumpulan tugas yang dilakukan olehpegawai atau pekerja yakni seluruhkewajiban dan tanggung jawab yangdibebankan kepadanya.

Pekerjaan

Sekumpulan kedudukan yang memilikipersamaan kewajiban atau tugastugaspokoknya. Dalam kegiatan analisa jabatan,satu pekerjaan dapat diduduki oleh satuorang, atau oleh beberapa orang yangtersebar di berbagai tempat.


22/32

Jabatan

Sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas tugas yang sama atau berhubungan satudengan yang lain, dimana pelaksanaanya

meminta kecakapan, pengetahuan,keterampilan, serta kemampuan yang jugasama, meskipun tersebar di beberapatempat.

Dalam klasifikasi jabatan nasional diIndonesia, setiap jabatan diberi satu kodedan nama jabatan, dengan satu definisi atauuraian tugas.


23/32

SUMBER INFORMASI

Pekerjaan itu sendiri Buku Catatan Harian Pekerja yang Bersangkutan Orang lain yang Tahu (misalnya, Mantan

Pejabat Atasan Langsung

Cara Mengumpulkan Informasi Kuesioner

Wawancara

Pengamatan


24/32

24

Metode Analisa Jabatan (Joseph EMorsh):

Metode Analisis Jabatan

1. Questionaire Pekerja memberikan data mengenai

jabatannya & melukiskan jabatannya

2. Check List Pekerja mengecek tugas dari suatu daftar

pernyataan tugas yang melukiskan pekerjaan

3. Wawancara Individual Seleksi terhadap pekerja4. Pengamatan Mengamati pekerja yang sedang bertugas

5. Wawancara Kelompok

6. Technical Conference sejumlah ahli bekerja bersama untuk

mencatat kegiatan yang menyangkut jabatan

7. Catatan Harian Pekerja diminta untuk mencatat tugas-tugasnya dari hari ke hari

8. Ikut Bersama-sama Kerja

9. Critical Incident Pengumpulan pernyataan berdasarkan

pengamatan langsung


25/32

Klasifikasi Informasi

Nama jabatan, lokasi kerja dan range upah

Hubungan kerja / posisi dalam organisasi

Tugas, wewenang dan tanggung jawab yang

dibebankan

Peralatan dan Bahan yang digunakan

Kondisi tempat kerja dan risiko kerja

Persyaratan fisik, mental, dan lain-lain


26/32

Hasil Analisa Jabatan Uraian Jabatan (Job Description)

1. Identifikasi Jabatan (Nama / Bagian)2. Ikhtisar Jabatan (Definisi singkat)3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan4. Pengawasan yang diterima / dilakukan5. Hubungan dengan jabatan lain6. Mesin / alat / bahan yang digunakan7. Kondisi kerja dan risiko kecelakaan

Spesifikasi / Persyaratan Jabatan (Job Spesification /Requirement)

1. Pendidikan / Latihan / Pengalaman2. Sikap / Pengetahuan / Keterampilan3. Fisik dan Mental4. Umur, Jenis Kelamin dan lain-lain


27/32

TeknikWawancara dlm Analisa Jabatan

PERSIAPAN1. Kenali Perusahaan secara umum,

termasuk struktur organisasinya

2. Tentukan siapa yang akan menjadisumber data

3. Tentukan tujuan yang ingin dicapai

melalui wawancara4. Perhitungkan waktu yang dibutuhkan

untuk melakukan wawancara


28/32

PELAKSANAAN1. Ciptakan Rapport

2. Pertanyaan yang Tertuju3. Yang harus dihindarkan :

A. Pertanyaan yang mengarahkanB. Pertanyaan yang mengancam

C. Jangan berbicara terlalu banyakD. Perhatikan latar belakang orang

yang diwawancaraiE. Jangan terlalu banyak mencatat

PENUTUP1. Ucapkan terimakasih2. Kesediaan wawancara ulang untuk

melengkapi data


29/32

Rapport :

- Pewawancara menyambut sendiri(langsung) yang diwawancarai.

- Pilih ruang yang aman

- Sambutan yang hangat (verbal & non verbal)

- Hindarkan : Apakah anda pikir kualifikasi anda

cocok untuk pekerjaan ini

PERTANYAAN YANG TERTUJU

- Berkaitan dengan jabatan yg akan dianalisa

- Berangkat dari daftar isisan yg sudah dipersiapkan

sebelumnya.

- Be a good listener


30/32

Persyaratan Job Analist

Persyaratan Kepribadian

1. Mampu bergaul

2. Mampu berbicara secara terbuka3. Mempunyai penampilan diri yang

menyenangkan

4. Berkepribadian hangat

5. Bersikap penuh pengertian dan sabar

6. Mempunyai pandangan yang obyektif


31/32

Persyaratan Kecerdasan

1

. Mampu menganalisa danmenginterpretasikan data2. Mampu mengorganisasi dan

melaksanakan rencana kerja

3. Mampu memahami danmenggunakan kata-kata secaraefektif

4. Mampu menulis uraian jabatansecara jelas dan tepat

5. Mampu bekerja mandiri


32/32

End Of Chapter 2

analisa jabatan lecture 2

Documents