tugas audit dan evaluasi ti kelompok 9

L/O/G/O

MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

Kelompok 3 :

Agny Ismaya

Idris Lutfhi

Juang Kurniawan Saputro

Definisi Manajemen Proyek

• Proses perencanaan dan pengendalian pengembangan sistem dalam suatu jangka waktu tertentu dengan biaya minimum dengan fungsionalitas yang tepat.

Definisi Manajemen Proyek TI

• Usaha/ pekerjaan sementara yang dilakukan untuk membuat sebuah produk, servis atau hasil yang unik [Information Technology Project Management, 4th ed, Kathy Schwalbe]

• Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. [Managing Information Technology Projects, Graham McLeod & Derek Smith]

Latar Belakang

• Proyek TI sering mengalami kegagalan, baik dilihat dari sisi Tujuan, Biaya, atau Waktu yang telah ditetapkan.

• Beberapa proyek TI mengalami perubahan pada saat pelaksanaan.

• Hasil yang diperoleh customer lebih rendah dari yang ditetapkan.

Keuntungan Manajemen Proyek TI

Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan SDM

Meningkatnya relasi dengan customer Waktu pembangunan yang lebih singkat Biaya yang lebih rendah Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas Keuntungan yang lebih besar Meningkatnya produktivitas Koordinasi yang lebih baik Moral pekerja lebih baik

Atribut Proyek TI

Mempunyai tujuan yang unik Bersifat sementara Dibangun berdasarkan progressive elaboration (untuk

mengakomodasi perubahan selama proyek berlangsung) Membutuhkan sumber daya dari berbagai area Mempunyai pelanggan utama / sponsor proyek Memiliki sifat ketidakpastian

Karakteristik Proyek TI

• Risiko dan ketidakpastian tertinggi terjadi di awal proyek • Kemampuan terbesar stakeholder untuk mempengaruhi

proyek terjadi di awal proyek • Biaya dan level staf yang lebih rendah di awal proyek

dan meningkat semakin tinggi menuju akhir proyek

Kendala Proyek

• Ruang Lingkup• Waktu• Biaya

Faktor Keberhasilan

Memulai dengan penilaian yang realistis dari pekerjaan yang harus dicapai dan kemudian mengelola proyek sesuai dengan penilaian itu

• identifying the project size,• creating and managing the workplan• staffing the project• coordinating project activities.

Identifying the Project Size

• size of the system (ruang lingkup)• time to complete the project• cost of the project.

Estimating Project

1. Estimating a Project Based on Industry Information - menggunakan jumlah waktu yang dihabiskan dalam tahap

perencanaan untuk memprediksi waktu yang dibutuhkan

untuk keseluruhan proyek

Estimating Project

2. Function Point Approach (Pendekatan Titik Fungsi)

Creating and Managing The Workplan

• Identifying Tasks (mengidentifikasi semua tugas yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan)

- SDLC (perencanaan, analisis, desain, implementasi)

- Product• The Project Workplan (mekanisme yang digunakan

untuk mengelola tugas yang terdaftar dalam struktur rincian kerja)

- Gantt Chart

- PERT

Staffing The Project

• Penyusunan Staf Proyek• Diperlukan untuk mengidentifikasi bermacam

keterampilan spesialis TI • Memilih personil yang secara kolektif memiliki

keterampilan yang diperlukan dan menugaskan mereka untuk bekerja

• Menyiapkan job description setiap personil secara spesifik

• Memberikan insentif untuk mencapai tujuan proyek

Staffing The Project

• Karakteristik yang kontraproduktif• Perencanaan, pengarahan, dan kontrol yang buruk • Organisasi yang tidak tepat (kurang efektif&efisien)• Penyusunan pegawai yang berlebihan • Perhatian yang kurang memadai dari manajemen

terhadap produktivitas• Masalah komunikasi internal • Ketidakpekaan terhadap orang lain • Penggunaan karyawan secara tidak tepat• Sistem evaluasi kinerja personal yang tidak memadai • Antarmuka yang tidak efektif dengan pelanggan • Terlalu banyak intrik politik internal

Coordinating Project Activities

• Kerangka Kerja Manajemen Proyek

Knowledge Area

Knowledge Area : kompetensi utama yang harus dikembangkan oleh manajer proyek

Kompetensi utama : scope, time, cost, quality Kompetensi pendukung : human resources,

communication, risk, procurement 1 kompetensi yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh

seluruh kompetensi lainnya (project integration)

Knowledge Area

Project integration management

: mengintegrasikan berbagai elemen dari manajemen proyek. Project scope management

: mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik Project time management

: memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna menyelesaikan

proyek, membuat jadwal proyek yang wajar dan menjamin

ketepatan waktu dalam menyelesaikan proyek Project cost management

: persiapan dan pengelolaan budget proyek Project quality management

: menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan memuaskan dan

memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati sebelumnya.

Knowledge Area

Project human resources management

: efektivitas menggunakan sumber daya manusia yang terlibat

dalam proyek. Project communication management

: membuat, mengumpulkan, menyebarkan dan menyimpan

informasi proyek Project risk management

: mengidentifikasi, menganalisis dan merespon resiko-

resiko yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan. Project procurement management

: memperoleh barang-barang dan servis untuk mendukung

pelaksanaan proyek baik dari dalam maupun dari luar

organisasi

Tools & Techniques

alat yang digunakan untuk menilai manajer proyek dan timnya dalam melaksanakan proyek berkaitan dengan 9 knowledge area

Knowledge Area Tools & Technique ExamplesIntegration Management Project selection methods, project management methodology,

project charters, stakeholders analysis, project management plans, work authorization systems,…

Scope Management Project scope statements, statements of works, requirements analysis, WBS, scope change control

Time Management Gantt Charts, Project Network Diagrams, CriticalPath Analysis, PERT, milestone reviews,…

Tools & Techniques

Knowledge Area Tools & Technique ExamplesCost Management Net present value, return on investment, payback analysis,

business cases, earned value management, project portfolio management, cost estimates, cost management plan, financial software

Quality Management Six Sigma, Quality Control Charts, Pareto Diagrams, Fishbone /Ishikawa Diagrams, Quality Audits, Maturity Models, Statistical Methods

Human Resources Management Motivation techniques, responsibility assignmentmatrices, Emphatic listening, team contracts, resources histograms, resources leveling, team building exercises

Communications Management Communication management plan, project Web sites, conflict management, Templates, status reports, …

Procurement Management Make-or-buy analysis, contracts, sources selection, requests for proposals or quotes, negotiating, eprocurement

Risk Management Risk management plan, probability/impact matrix,risk ranking, Monte carlo simulation, top-ten risk item tracking

Peran Manajer Proyek

Mediator antara proyek dan stakeholders Bertanggung jawab akan kesuksesan proyek sejak

perencanaan, pelaksanaan proyek hingga penutupan/penyelesaian proyek

Karakteristik Manajer Proyek

• Keterampilan Kepemimpinan• Keterampilan Organisasi• Keterampilan Komunikasi• Keterampilan Membangun Tim• Keterampilan Mengatasi Masalah

Perbedaan Proyek TI dan Non TI

• S e l e s a i