sistem informasi administrasi berbasis desktop pada...
Post on 10-Mar-2019
262 Views
Preview:
TRANSCRIPT
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI BERBASIS DESKTOP PADA JOGJA IT TRAINING CENTER YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
Disusun oleh
AMINUDDIN SYARIF
04.11.0499
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA
2011
INFORMATION ADMINISTRATION SYSTEM BASED DESKTOP AT JOGJA IT TRAINING CENTER YOGYAKARTA
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI BERBASIS DESKTOP PADA JOGJA IT
TRAINING CENTER YOGYAKARTA
Aminuddin Syarif Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM Yogyakarta
ABSTRACT
Jogja IT training Center ( JITC ) is an organization that specializes in information technology education and is currently growing rapidly. Jogja IT Training Center has three types of services namely Intensive Course which consists of several training programs offered, Intensive Course Thesis and Final Assignment which goes to students who have difficulty in completing Thesis or TA as well as the Intensive Course in Pre Pendadaran which goes to students who will pendadaran exams.
Currently, there are so many students are enrolled as students JITC but there are some constraints experienced by the JITC include constraints in the preparation of the schedule, giving rise to the guidanceschedule queue, the processing of student data that is currently still done by listing the books so that when management wants to know the data students need time to find the student data. Additionally JITC experiencing difficulties in data processing and the final thesis title is provided. Current title and the final thesis was never recorded, so that the management of obstacles in the search and determination of the title. For financial data processing is still done by manual recording of the receipt. So that at maturity the management of financial reporting must be busy to collect all the receipts note,etc.and it certainly take a long time.
Based on the above issue, the writer will design an information system aimed at the based-desktop administration for employees Jogja IT Training Center ( JITC ) in Yogyakarta.
Key word: Administration Information System, Administration, Information System.
1. Pendahuluan
Jogja IT training Center ( JITC ) adalah sebuah organisasi yang bergerak
dalam bidang edukasi teknologi informasi dan saat ini sedang berkembang pesat.
Jogja IT Training Center memiliki tiga jenis layanan yaitu Intensive Course yang
terdiri dari beberapa program pelatihan yang ditawarkan, Intensive Course Skripsi
dan Tugas Akhir yang di tujukan kepada mahasiswa yang mengalami kesulitan
dalam menyelesaikan Skripsi atau TA serta Intensive Course Pra Pendadaran yang
di tujukan kepada mahasiswa yang akan menempuh ujian pendadaran. Saat ini, sudah banyak sekali siswa yang terdaftar sebagai siswa JITC
namun ada beberapa kendala yang dialami oleh pihak JITC antara lain kendala di
dalam penyusunan jadwal yang sehingga menimbulkan antrian jadwal bimbingan,
pengolahan data siswa yang saat ini masih di lakukan dengan pencatatan pada buku
sehingga ketika pihak manajemen ingin mengetahui data siswa memerlukan waktu
untuk mencari data siswa tersebut. Selain itu JITC mengalami kendala dalam
pengolahan data judul skripsi dan tugas akhir yang di sediakan. Saat ini judul skripsi
dan tugas akhir tidak pernah tercatat sehingga pihak manajemen menemui kendala
dalam pencarian dan penentuan judul. Untuk pengolahan data keuanganpun masih
dilakukan dengan manual yaitu pencatatan dalam kwitansi. Sehingga pada saat jatuh
tempo pelaporan keuangan pihak manajemen harus sibuk mengumpulkan semua
kwitansi, nota dan lain sebagainya dan hal ini tentu saja membutuhkan waktu yang
cukup lama.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1 Pengertian Sistem Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.1
2.2.1 Pengertian Informasi
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
mempunyai komponen-komponen (components), batas sistim ( boundary),
lingkungan luar sistim (environments), penghubung (interface),masukan (input),
keluaran (output), pengolah (proses) dan sasaran (objecvitas) atau tujuan (goal). 2.2 Konsep Dasar Informasi
1 Jogiyanto, HM, Analisis & Desain Sistim Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Andi Offset Yogyakarta 1989, hal.1
Informasi menurut Antony dan Dearden adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya2
1) Akurat .
. 2.2.2 Kualitas Informasi
Menurut Burc dan Grudnitski kualitas dari suatu informasi
tergantung dari tiga hal, yaitu:
2) Tepat pada waktunya
3) Relevan
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1 Pengertian Sistim Informasi
Adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial
dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan3
2.3.2 Komponen Sistem Informasi .
Burch dan Grudniski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari
komponen – komponen yang disebut dengan istilah Blok Bangunan ( building
blok ). Blok – blok tersebut antara lain :
a) Blog Masukan
b) Blok Model
c) Blok Keluaran
d) Blok Teknologi
e) Blok Basis Data
f) Blok Kendali
2.4 Konsep Dasar Administrasi Donovon dan Jackson mengungkapkan bahwa administrasi merupakan
suatu proses yang dinamis dan berkelanjutan, yang digerakan dalam rangka
mencapai tujuan dengan cara memanfaatkan orang dan material melalui
koordinasi dan kerjasama, kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan
kepemimpinan secara implisit termasuk kedalam definisi tersebut4
2 Lbid.,hal.8. 3 Lbid.,hal.11. 4 Keban : Enam Dimensi Strategis Administrasi Publik, Konsep Teori dan Isu, Gava Media Yogyakarta, 2004, hal.2.
.
2.5 Konsep Dasar Basis Data 2.5.1 Sejarah Kemunculan Basis Data
Menurut sejarah, sistem pemrosesan data terbentuk setelah masa
sistem pemrosesan berkas. Sistem pemrosesan manual dan sistem pemrosesan
berkas, Sistem pemrosesan manual (berbasis kertas) merupakan bentuk
pemrosesan yang menggunakan dasar berupa setumpuk rekaman yang
tersimpan pada rak-rak berkas. Jika suatu berkas diperlukan, berkas tersebut
harus dicari dalam rak-rak tersebut.
Pada saat awal penerapan sistem komputer, sekelompok rekaman
disimpan pada sejumlah berkas secara terpisah. Sistem yang menggunakan
pendekatan seperti ini biasa disebut sebagai sistem pemrosesan berkas.
2.5.2 Pengertian Basis Data Basis Data ( Database ) dapat diartikan sebagai sekumpulan data yang
berfungsi sebagai penyedia informasi bagi pengguna/user5
2.6 Konsep Dasar Database Management System (DBMS)
.
2.6.1 Pengertian Database Management System ( DBMS )
DBMS merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk dapat
melakukan utilisasi dan mengelola koleksi data dalam jumlah yang besar,
dirancang untuk dapat melakukan manipulasi data secara mudah.Selain itu
DBMS merupakan antar muka antara pengguna database (baik pengguna
langsung maupun aplikasi) dengan data yang tersimpan6
2.6.2 Komponen Utama DBMS .
Sistem database dapat terbagi dalam empat komponen penting yakni :
a). Data
b). Perangkat Keras (Hardware)
c). Perangkat Lunak ( Software )
d). Pengguna ( User )
2.7 Konsep Dasar Structured Query Language (SQL) SQL adalah bahasa yang bersifat request oriented dan bersifat non-
prosedural sehingga lebih mudah untuk di pelajari karena sintaks yang di
gunakannya hampir menyerupai bahasa yang di gunakan manusia untuk
berkomunikasi.
5 Widodo Budiharto, Aplikasi Database dengan SQL Server 2000 & Visual Basic 6, Elex Media Komputindo 2002, hal.4. 6 Ema Utami, RDBMS menggunakan MS SQL Server 2000,Graha Ilmu 2007,hal.2-3.
SQL sendiri terbagi atas beberapa bagian, yaitu :
a). DDL (Data Definition Language)
b). DML (Data Manipulation Language)
c). DCL (Data Control Language) 2.8 Perangkat Lunak Yang Digunakan
2.8.1 Microsoft Visual Basic 6.0 2.8.1.1 Mengenal Microsoft Visual Basic 6.0
Microsoft Visual Basic adalah perangkat lunak yang digunakan
untuk membuat software berbasiskan platform Windows yang diciptakan
oleh perusahan Microsoft Corporate. Visual Basic sendiri adalah bahasa
pemrogramannya.
2.8.1.2 Bagian Utama Dalam Visual Basic 6.0
Ada beberapa bagian utama pada lingkungan Visual Basic 6.0
yang terdapat di dalamnya, yaitu sebagai berikut :
1) Menu
2) Toolbar
3) Toolbox
4) Form Designer
5) Project Explorer
6) Object Propertis
7) Form Layout
2.8.2 Microsoft SQL Server 2000 2.8.2.1 Mengenal SQL Server 2000
SQL Server 2000 merupakan salah satu produk dari DBMS yang
di buat oleh Microsoft. SQL Server 2000 menggunakan Transcant SQL
dalam pengelolaan databasenya.
2.8.2.2 Objek- Objek dalam Database SQL Server 2000
Beberapa Objek penting di dalam SQL Server 2000.
1) Diagrams
2) Tables
3) Views
4) Stored Procedural
5) Users
6) Function
.
3. Analisis Dan Perancangan
3.1. Tinjauan Umum 3.1.1 Visi , Misi dan Layanan JITC
1) Visi
JITC adalah sebuah organisasi yang bergerak dalam bidang
edukasi, khususnya dalam bidang Teknologi Informasi. Dengan
motto ‘Makes IT Easy’ JITC memiliki visi sebagai organisasi
pendidikan dalam level menengah ke bawah dengan jaringan yang
luas.
2) Misi
Misi JITC secara garis besar adalah membantu program pemerintah
yaitu turut mencerdaskan kehidupan bangsa.
3) Layanan
JITC menawarkan beberapa pelatihan dalam bidang Teknologi
Informasi. Pelaksanaanyan bersifat klasikal yang terjadwal dalam
beberapa sesi yang sudah ditentukan berdasar kurikulum. 3.1.2 Sistem Yang Berjalan di JITC
Dalam proses administrasi di Jogja IT Training Center ( JITC ) di
lakukan dengan cara manual atau mencatat. Hal ini dirasakan oleh pihak JITC
kurang efektif dan efisien, seiring dengan meningkatnya jumlah siswa yang
ingin mengikuti program di JITC.
Mulai
Pembayaran
Apakah SudahBayar...? Jadwal
Ujian
Ambil Judul
Bimbingan Apakah adaJudul...?
ApakahJudul
Diterima...?
Selesai
Siswa Mendaftar
Ya Ya
Tid
ak
Tidak
Ya
Gambar 3.1 Proses sistem yang berjalan di JITC
Proses pelaksanaan sistem administrasi di bagi menjadi dua, yang
pertama proses bimbingan dan yang kedua proses pembayaran. Adapun
prosedur bimbingan Intensive Course Skripsi dan TA yang terjadi di JITC dapat
di jelaskan seperti berikut :
a) Pada mulanya calon siswa mendatangi kantor JITC untuk mencari
informasi.
b) Setelah mendapatkan pengarahan dari petugas di JITC dan siswa
menyetujui dan sudah memilih paket program yang sesuai, maka langkah
awal siswa melakukan pendaftaran dengan membayar biaya pendaftarant
awal sesuai ketentuan.
c) Dari pihak JITC akan menanyakan apakah siswa sudah memiliki judul
sendiri atau belum.
d) Jika siswa sudah memiliki judul sendiri maka siswa sudah dapat langsung
mengikuti proses bimbingan sesuai jadwal yang telah di tentukan oleh
pihak JITC dan jika siswa belum memiliki judul maka dari pihak JITC akan
menawarkan berapa judul yang bisa di pilih oleh siswa sesuai dengan
minat dan keahliannya.
e) Setelah mendapat persetujuan judul yang di pilih oleh kampus masing-
masing siswa maka selanjutnya siswa sudah dapat mengikuti proses
bimbingan sesuai jadwal yang ditentukan.
f) Dalam proses bimbingan siswa akan di bagi dalam dua kategori
pembimbingan, pembimbingan perancangan yang akan di bimbing oleh
pembimbing analis dan pembimbingan program yang akan di bimbing oleh
instruktur program.
g) Setelah semua di lakukan dan skripsi atau tugas akhir siswa di setujui oleh
dosen pembimbingnya masing-masing maka siswa oleh pihak JITC akan di
berikan bimbingan pra pendadaran sebelum siswa mengikuti pendadaran
yang sesungguhnya sesuai peraturan kampus / universitas masing-
masing.
Sedangkan yang kedua adalah prosedur pembayaran dapat di jelaskan
sebagai berikut :
a) Biaya pendaftaran sebesar 30 % dari biaya paket yang di inginkan.
b) Pelunasan pembayaran dilakukan pada saat penyerahan aplikasi /
program.
c) Jika ingin melakukan revisi program di lusr batasan masalah maka siswa
dikenakan biaya tambahan sesuai dengan tingkat kesulitannya.
d) Prosedur pengembalian biaya; jika siswa sudah melalui proses bimbingan
di JITC dan siswa tidak menginginkan untuk melanjutkan proses
pembimbingan di JITC maka JITC akan mengembalikan 25% dari biaya
yang telah dibayarkan dengan menunjukan kuitansi pembayaran.
e) Laporan keuangan dibuat perbulan setiap tanggal 25.
3.2 Analis Sistem
3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem
Untuk melakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan
pada Jogja IT Training Center, maka dilakukan metode PIECES yaitu Pemform,
Information, Economy, Control, Efisiency, Service.
3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Untuk mempermudah menganalisis kebutuhan suatu sistem yang diperlukan
pada Jogja IT Training Center, seorang analis harus membagi kebutuhan sistem
kedalam dua jenis, kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional.
3.2.3 Analis Kelayakan Sistem
Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa
permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai.
Tujuan analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah system baru yang akan
diterapkan sebagai pengembangan dari system lama layak dipakai atau tidak. Tahap
ini diperlukan pertimbangan ketika menentukan seberapa banyak keuntungan yang
didapat dan biaya yang diperlukan dalam sistem baru tersebut.
3.3 Perancangan Sistem
Perancangan system merupakan bagian awal dari pembuatan system informasi,
dimana tahapan ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada
perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan
hasil analisis yang telah diterapkan pada perancangan program.
3.3.1 Perancangan Proses 3.3.1.1 Flowchart Sistim
Bagan aliran system merupakan bagan yang menunjukan arus
pekerjaan secara keseluruhan dari sistem, dan menunjukan apa yang
dikerjakan di dalam system. Berikut flowchart yang diusulkan pada JITC
Yogyakarta:
Data Judul
Input Data Judul
Olah DataJudul
Judu
l
Pengolahan Data Laporan
Judul
Laporan Data Judul
Data Jadwal Bimbingan
Program
Input Data Jadwal Bimbingan
Program
Olah DataJadwal
BimbinganProgram
Jadw
al Bi
mbi
ngan
Pr
ogra
m
Pengolahan DataLaporan Jadwal
Bimbingan Program
Laporan Data JadwalBimbingan
Program
Data Jadwal
Bimbingan
Input Data
Jadwal Bimbingan
Olah DataJadwal
Bimbingan
Jadw
al Bi
mbi
ngan
Pengolahan Data Laporan
Jadwal Bimbingan
Laporan DataJadwal
DataProgress
Input DataProgress
Olah DataProgress
Prog
ress
Data User
InputData User
Olah DataUser
User
Data Pembayaran
InputData
Pembayaran
Olah Data Pembayaran
Pem
baya
ran
Pengolahan Data LaporanPembayaran
Laporan DataPembayaran
DataSiswa ambil
Judul
Input DataSiswa ambil
Judul
Olah DataSiswa ambil
Judul
Sisw
a am
bil
Judu
l
Pengolahan Data LaporanSiswa ambil
Judul
Laporan DataSiswa ambil
Judul
Data Siswa
InputData Siswa
Olah Data Siswa
Sisw
aPengolahan
Data LaporanSiswa
Laporan Data
Siswa
Data Pembimbing
InputData
Pembimbing
Olah DataPembimbing
Pem
bim
bing
Pengolahan Data LaporanPembimbing
Laporan Data Pembimbing
DataInstruktur
Input DataInstruktur
Olah DataInstruktur
Instr
uktu
r
Pengolahan Data
LaporanInstruktur
Laporan Data
Instruktur
DataProses-
Bimbingan
Input DataProses-
Bimbingan
Olah DataProses-
Bimbingan
Pros
es-
Bim
bing
an
Pengolahan Data Laporan
Proses-Bimbingan
Laporan DataProses-
Bimbingan
Data Tema
Input Data Tema
Olah DataTema
Tem
a
Pengolahan Data Laporan
Tema
Laporan Data Tema
Input DataKeahlian
Olah DataKeahlian
Keah
lian
Pengolahan Data
LaporanKeahlian
Laporan Data
Keahlian
DataKeahlian
Gambar 3.2 Arus perancangan sistem yang di usulkan di JITC
3.3.1.2 Diagram Arus Data (DFD atau Data Flow Diagram)
Diagram arus data sering digunakan untuk menggembarkan suatu
sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logis
tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik yang mempengaruhi. a. Diagram Konteks
b. DFD Level 1
3.3.2 Perancangan Basis Data
Pokok permasalahan dalam perancangan basis data adalah bagaimana
merancang struktur logical dan fisikal dari satu atau lebih basis data untuk memenuhi
kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pemakai sesuai dengan aplikasi-aplikasi yang
telah ditentukan.
3.3.2.1 Entity Relationship Diagram ( ERD )
ProgressProses Bimbingan
PembimbingSiswaPembayaran
Jadwal BimbinganProgram
Jadwal Bimbingan
Instruktur
melakukanmengikuti
melakukan
melakukan
memiliki
melakukan
melakukan
melakukan
melakukan
melakukan
mengikuti
mengikuti
Sisa Pembayaran
Total YangHarus dibayarTanggal
Kd Pembyrn
Kd Siswa
Angsuran Ke
Kd Siswa
AlamatFoto
Tgl LahirNama
No Hp
Pengambilan ke
Kd Proses Bimbingan
Kd Progress Progress
Kd PembimbingNama
AlamatFoto
EmailNo Hp
Kd Progress
Kd Siswa
Kd Pembimbing Kd Instruktur
Kd Instruktur
Keterangan
Nama
AlamatFoto
EmailNo Hp
Kd Jadwal Bimbngn Program
Kd ProgressKd InstrukturKd Siswa
Hari
Tgl
Jam
Bimbingan Ke
Kd Jadwal Bimbngn Kd Progress
Kd Bimbingan
Kd Siswa
Bimbingan KeMateri
Hari
Tgl
Jam
N 1
1
1
11
1
1 1
1
1
1
N N
N
N
N
N
N
N
Jumlah Yang dibayar
Judul PenelitianTingkat
Jurusan
Universitas
N
N
N
Keahlian
User
Id-User PasswordNama
Siswa Ambil Judul Judulmengambil
Kd Siswa ambil Judul
Kd JudulKd Siswa
Tanggal Pengambilan
Kd Judul Judul
Isi
N
1N
Status
Tanggal Pengembalian
Tema
Kd Tema
Tema Judul
mempunyaiNN
Keahlian
mempunyai
N
N
Kd keahlian
Kd Tema
Keahlian
Kd Keahlian
N
Alamat OrtuNama Ortu
Hp Ortu
Gambar 3.5 Diagram E-R D
Sistem informasi administrasi di JITC membutuhkan sebuah basis
data yang akan di gunakan untuk menyimpan seluruh informasi administrasi
yang akan di tampilkan dalam aplikasi ini.Pendekatan yang di lakukan dalam
perancangan basis data yaitu pendekatan relationship diagram, seperti di
gambarkan dalam Diagram E-R di atas.
3.3.2.2 Pemetaan ERD
Setelah pemodelan hubungan entitas yang di gambarkan dengan
diagram hubungan entitas ( Entity Relationship Diagram / ERD ), maka
langkah berikutnya adalah dengan memetakannya menjadi satu set tabel
sebuah basis data.
3.3.2.3 Relasi Antar Tabel
Relasi antar tabel merupakan suatu bentuk hubungan yang
menerangkan proses ketergantungan masing-masing tabel.
Gambar 3.6 Relasi antar tabel
Kd Pembimbing *
Nama
Alamat
No Hp
Foto
PEMBIMBING
Kd Instruktur *
Kd keahlian **
Nama
Alamat
No Hp
Foto
INSTRUKTUR
Kd Jadwal Bimb Program *
Kd Siswa **
Kd Progress **
Kd Instruktur **
Hari
Tanggal
Jam
Bimbingan Ke
JADWAL BIMBINGAN
PROGRAM
Id User *
Nama
Password
Status
USER
Kd Pembayaran *
Kd Siswa **
Tanggal
Total yang harus dibayar
Total yang dibayar
Angsuran ke
Sisa Pembayaran
PEMBAYARAN
Kd Siswa *
Nama
Judul Penelitian
Tingkat
Alamat
Tgl Lahir
No Hp
Jurusan
Universitas
Foto
Nama Ortu
Alamat Ortu
Hp Ortu
SISWA
Kd Jadwal Bimbingan *
Kd Siswa **
Kd Progress **
Kd Bimbingan **
Hari
Tanggal
Jam
Bimbingan Ke
Materi
JADWAL BIMBINGAN
Kd Progress *
Progress
PROGRESS
Kd Siswa Ambil Judul *
Kd Judul **
Kd Siswa **
Pengambilan Ke
Tanggal Pengambilan
Tanggal Pengembalian
SISWA AMBIL JUDUL
Kd Proses Bimbingan *
Kd Siswa **
Kd Pembimbing **
Kd Instruktur **
Kd Progress **
Keterangan
PROSES BIMBINGAN
Kd Tema *
Tema
TEMA
Kd Judul *
Kd_Tema
Judul
Isi
Status
JUDUL
Kd Keahlian *
Keahlian
Keahlian
3.3.2.4 Rancangan Antar Tabel
Menjelaskan fungsi dari masing-masing table dengan formatnya.
3.3.3 Perancangan Interface 3.3.3.1 Rancangan Antar Muka
Berisikan tampilan halaman-halan sistem yang di rancang. 3.3.3.2 Rancangan Output Laporan
Rancangan output laporan adalah rancangan hasil dari output
sistem yang telah dibangun.
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan tahap akhir dari penerapan sistem baru yang
dikembangkan, agar sistem tersebut bisa dioperasikan sesuai dengan yang di
harapkan. Tahapan ini dilakukan secara menyeluruh untuk menggantikan sistem
yang lama. Tahapan implementasi sistem ini meliputi beberapa kegiatan antara lain
adalah melakukan ujicoba sistem, melakukan ujicoba program, penjelasan manual
program, penjelasan manual instalasi serta pemeliharaan sistem.
4.1.1 Uji Coba Sistem dan Program
4.1.1.1 Uji coba sistem
Ujicoba terhadap sistem dilakukan biasanya setelah pengetesan
program. Ujicoba sistem dilakukan untuk memeriksa dan memastikan
bahwa komponen-komponen program atau tiap-tiap modul program yang
telah dibuat sudah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan
4.1.1.2 Ujicoba Program
Ujicoba program dilakukan untuk mengetahui apakan program
telah bekerja sesuai dengan yang diinginkan dan terbebas dari kesalahan-
kesalahan yang timbul selama proses pembuatan dan penulisan kode-
kode program.
4.1.2 Manual Program
Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai tentang
bagaimana cara penggunaan sistem yang diusulkan oleh penulis.
4.1.3 Manual Instalasi
Instalasi aplikasi merupakan langkah awal untuk melakukan pengujian
sistem. Namun sebelum proses instalasi dilakukan, ada beberapa hal yang perlu
dipersiapkan guna proses instalasi baik segi hardware maupun software (sistem
requirement).
4.1.3.1 Pembuatan File Exe
Jika aplikasi sudah dapat berjalan dengan baik, proses validasi
berjalan pada kondisi yang diharapkan, error testing, dan debugging
sudah bisa diperbaiki, serta program aplikasi sudah final, maka langkah
selanjutnya adalah tahap compiling source code atau tahap pembuatan
file Exe dan pembuatan file Setup.
4.1.3.2 Pembuatan File Setup
Proses package & deployment adalah proses pembuatan master
untuk distribusi aplikasi ke user. Dengan package & deployment ini,
aplikasi dapat di instal di tempat user dan dapat berjalan mandiri, yang
berarti tidak lagi memerlukan Microsoft Visual Basic.
4.1.3.3 Proses Instalasi Aplikasi
Setelah proses package dan deployment selesai, langkah
selanjutnya adalah mendistribusikan file master (hasil deployment) ke
user. Yang perlu diperhatikan lagi adalah apakah nama data base antara
waktu dibuat dengan distribusi sudah sama atau belum. Jika tidak sama
maka kode program sebelum dibuat package dan deployment, nama
server database harus disesuaikan terlebih dahulu.
4.1.4 Pemeliharaan Sistem
Maintenance sistem hanya difokuskan pada pemback-upan file dan data
dari database serta pengolahan data secara berkala. Dengan cara demikian kita
akan mendapatkan beberapa file backup sekaligus, serta dengan data yang
sama pada kedua file atau beberapa file yang telah terbentuk.
4.1.4.1 Pemilihan dan Pelatihan Petugas
Pemilihan petugas untuk menjalankan sistem informasi
administrasi di JITC Yogyakarta ditetapkan pada karyawan yang sudah
ada sebelumnya. Karena pemeliharaan sistem pada aplikasi administrasi
ini tergolong mudah, dikarenakan sistem ini memang dirancang untuk
digunakan oleh umum. Artinya semua kalangan yang walaupun tanpa
memiliki basik pemrograman program, administrasi komputer, maupun
ilmu komputer yang lebih, masih dapat menggunakan program ini.
Namun demikian, diperlukan pula pelatihan untuk menjalankan dan
merawat sistem yang baru mulai dari proses input data, proses sirkulasi,
dan penyajian laporan yang dibutuhkan.
4.1.4.2 Konversi Sistem
Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu dua bulan.
Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan sistem selesai
dengan baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi
sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru agar siap
digunakan.
4.2 Pembahasan
4.2.1 Pembahasan Listing Program
Kesalahan yang mungkin terjadi pada program adalah kesalahan bahasa,
kesalahan pada waktu proses dan kesalahan logika. Pada saat melakukan tes
program maka programmer harus mengetahui struktur dari program yang akan di
testing sehingga apabila terjadi kesalahan-kesalahan programmer dapat menelusuri
dan memperbaikinya.
4.2.1.1 Pembahasan Modul Koneksi
Fungsi koneksi berada di module koneksi.bas. Function ini digunakan
untuk mengkoneksikan dan memasukan data data ke database. Function ini
dipanggil di setiap form saat melakukan transaksi yang berhubungan dengan
database, baik DDL atau DML.
Gambar 4.50 Tampilan modul koneksi
4.2.1.2 Pembahasan Listing Tambah data judul
4.2.2 Pembahasan Basis Data
Database merupakan sekumpulan data yang saling terintegrasi satu sama lain
dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan
pada sebuah hardwere komputer. Database terdiri daribeberapa tabel (lebih dari satu
tabel) yang saling terorganisir. Tabel digunakan untuk menyimpan data dan terdiri
dari baris dan kolom. Data tersebut dapat ditampilkan, dimodifikasi, dan di hapus dari
tabel. Setiap pemakai (user) yang diberi wewenang (otorisasi) saja yang dapat
melakukan akses terhadap data tersebut.
4.2.2.1 Pembuatan Database
Database layaknya kabinet tempat menyimpan arsip-arsip. Perbedaanya
adalah bahwa dalam kabinet, data berbentuk lembaran kertas (hard copy),
sedangkan dalam data berbentuk elektronik yang tersimpan dalam komputer,
tempatnya dimedia penyimpanan bernama hard disk.
4.2.2.2 Pembuatan Tabel
Tabel adalah bagian pembentuk database yang berupa kumpulan record
sejenis yang mempunyai panjang elemen sama, atribut sama, tapi berbeda data
value-nya.
Sebagai contoh pembahasan yaitu tabel siswa, Untuk pembuatan tabel
langkahnya adalah dengan mengetikan perintah pembuatan tabel siswa seperti
yang tercantum pada gambar, kemudian eksekusi program.
Gambar 4.54 Pembuatan tabel siswa dengan query analizer
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Setelah melalui semua tahapan penelitian untuk merancang sebuah sistem
informasi administrasi Jogja IT Training Center Yogyakarta dan mengacu pada
rumusan masalah yang ada yaitu :
1. Pengaturan jadwal bimbingan siswa-siswa di JITC tidak lagi dilakukan secara
manual, dengan adanya sistim aplikasi yang baru akan memudahkan dalam
pengatur jadwal bimbingan siswa-siswa.
2. Data siswa-siswa di JITC lebih mudah dalam pengolahannya, sehingga
informasi yang di hasilkan akan lebih akurat sesuai dengan kebutuhan.
3. Penyusunan laporan keuangan di JITC dirasakan lebih efisien dengan
adanya aplikasi baru, dan juga akan menghemat biaya-biaya administrasi.
5.2 Saran
Kesempurnaan dari suatu sistem selalu bersifat relative berdasarkan pada cara
pandang dan konsep dari setiap pemikiran yang berbeda serta memiliki alur yang
bervariasi. Karena sistem ini dibangun berdasarkan alur pemikiran penulis, maka
untuk hasil yang lebih baik dan maksimal diperlukan saran dari pihak manapun untuk
melengkapi kekurangan yang ada.
Dalam penerapan sistem informasi administrasi ini, penulis memberikan saran
sebagai berikut:
1. Hal penting untuk diperhatikan, dengan adanya sistem yang baru
pemeliharaan dan perawatan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak
harus diperhatikan agar sistem dapat berjalan dengan baik.
2. Penulis menyarankan agar administrator ataupun pihak manajemen
membuat back up secara soft copy dan hard copy (laporan) yang diperlukan
sesering mungkin sesuai dengan kebutuhan.
3. Diharapkan dalam waktu kedepan sistim administrasi ini dapat dikembangan
lebih lanjut lagi agar lebih maksimal dalam penggunaannya.
Demikian saran yang dapat penulis sampaikan agar dapat diterima
sebagai masukan dan bisa dipergunakan sebagai pendukung kemajuan
sistem informasi administrasi di JITC yang akan datang.
DAFTAR PUSTAKA
Ema Utami. 2000. RDBMS menggunakan MS SQL Server 2000. Yogyakarta : Graha
Ilmu.
Jogiyanto, HM. 1989. Analisis & Desain Sistim Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset.
Keban. 2004. Enam Dimensi Administrasi Politik, Konsep Teori dan Isu. Yogyakarta :
Gava Media.
Marlon Leong. 2006. Dari Programmer untuk Programmer Visual Basic. Yogyakarta :
Andi Offset.
Rudyanto Arief. 2006. Pemrograman basis data menggunakan transact-SQL dengan
microsoft SQl server 200. Yogyakarta :Andi Offset.
Widodo Budiharto. 2002. Aplikasi Database dengan SQL Server 2000 & Visual Basic 6.
Jakarta : Elex Media Komputindo
top related