perancangan service improvement plan pada siasat bagian ......4 layanan tersebut. itil digunakan...
Post on 29-Jan-2021
3 Views
Preview:
TRANSCRIPT
-
2
1. Pendahuluan
SIASAT (Sistem Informasi Akademik Satya Wacana) adalah sistem
informasi berbasis website yang dikembangkan oleh BTSI (Biro Teknologi dan
Sistem Informasi) yang berguna untuk mengelola kegiatan akademik pada
Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW), SIASAT menyediakan fasilitas bagi
mahasiswa untuk melakukan Registrasi Mahasiswa (RM) dan Registrasi Mata
Kuliah (RMK) secara online, SIASAT juga memuat berbagai informasi akademik
yang dibutuhkan oleh mahasiswa, mulai dari Kartu Studi, Hasil Studi, Jadwal
Kuliah, Transkrip Nilai, Keaktifan Mahasiswa dan Peminjaman Buku. SIASAT
harus dikelola dengan benar agar dapat memenuhi tujuan utamanya yaitu
mengautomatisasi proses akademik yang dulunya masih berjalan secara manual.
Perbaikan harus terus dilakukan mengingat sistem informasi akademik pada
universitas sekarang ini merupakan hal yang penting. SIASAT belum berjalan
dengan baik dikarenakan masih terdapat beberapa permasalahan pada SIASAT
ketika proses Registrasi Mata Kuliah, denda pembayaran yang terlambat
ditampilkan, ada nama dosen yang hanya ditampilkan dengan “dosen luar”, dan
lain sebagainya.
ITIL v3 (Information Technology Infrastructure Library) merupakan
kerangka kerja yang memuat best practice tentang bagaimana mengadakan,
mengelola, meningkatkan kinerja sebuah layanan Teknologi Informasi (TI) dalam
sebuah organisasi. [1] Pengelolaan sebuah sistem informasi harus terus dilakukan
agar sistem informasi yang diterapkan berjalan sesuai dengan tujuan yang telah
ditetapkan. Maka dari itu diperlukan sebuah analisis untuk mengetahui apa saja
keluhan yang ada dan apa yang menyebabkan munculnya keluhan tersebut, serta
melakukan analisis untuk meningkatkan kinerja SIASAT. Analisis akan dilakukan
berdasarkan ITIL v3 bagian Continual Service Improvement (CSI) yaitu
bagaimana meningkatkan layanan berbasis teknologi informasi secara terus-
menerus.
Berdasarkan latar belakang yang ada maka dilakukan penelitian yang
bertujuan untuk melakukan Perancangan Service Improvement Plan pada
SIASAT bagian Registrasi Mata Kuliah Mahasiswa dengan menggunakan ITIL
v3. Penelitian yang dilakukan diharapakan mampu menghasilkan rekomendasi
untuk meningkatkan kinerja SIASAT sehingga dapat memenuhi tujuan utamanya
dan membantu mahasiswa dalam menjalankan kegiatan akademik di UKSW.
Rumusan masalah pada penelitian yang dilakukan adalah bagaimana melakukan
perancangan SIP pada SIASAT bagian Registrasi Mata Kuliah Mahasiswa dengan
menggunakan ITIL v3, Perancangan SIP mengacu pada kerangka kerja ITIL v3
CSI Process dan berdasarkan dari masukan pengguna mahasiswa, penelitian tidak
membahas sampai implementasi perbaikan SIASAT.
-
3
2. Tinjauan Pustaka
Penelitian terdahulu yang berjudul Perancangan dan Implementasi Service
Desk Menggunakan Framework ITIL v3 Untuk Perguruan Tinggi (Studi Kasus :
Universitas Padjajaran). Penelitian tersebut membahas mengenai meningkatkan
pelayanan teknologi informasi (TI) di Universitas Padjadjaran guna menunjang
visi Universitas Padjadjaran menjadi Universitas yang unggul dalam
penyelenggaraan pendidikan berkelas dunia. Salah satu upaya peningkatan
pelayanan TI adalah dengan membangun sebuah pusat pengaduan dan pelayanan
TI sebagai titik kontak tunggal yang menjembatani antara pelanggan dengan
penyedia layanan TI. Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode
Continual Service Improvement dimana perbaikan atau peningkatan layanan yang
dilakukan mengacu pada visi, misi, dan strategi dari organisasi itu sendiri. [2]
Peningkatan layanan TI dapat dilakukan dengan berbagai cara, pada
penelitian yang berjudul Analisis Persepsi terhadap Service Delivery dengan
Kerangka Kerja ITIL Versi 3 di Kementrian Ministerio Da Justiça Dili Timor
Leste (MJTL) membahas mengenai bagaimana pengembangan strategi layanan
TI yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana strategis terhadap pelaksanaan
IT Governance. Penelitian ini berfokus pada service delivery, yaitu bagaimana
menjamin bahwa layanan TI dapat digunakan sebagai fungsi untuk mendukung
kegiatan di lembaga-lembaga publik. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa
secara signifikan pelayanan MJTL telah menerapkan kebijakan dan Standard
Operation Procedures (SOP) yang berkaitan dengan kerangka ITIL versi 3,
meskipun belum maksimal dan meluas ke seluruh unit, itu karena kurangnya
sumber daya manusia, kepegawaian dan aspek keuangan. Untuk memperbaiki
masalah ini, perlu dilakukan peningkatan anggaran investasi untuk sumber daya
manusia (SDM) dan meningkatkan Sistem Informasi (SI) dan infrastruktur TI
yang telah dilaksanakan. [3]
Penelitian yang dilakukan berjudul Perancangan Service Improvement Plan
pada SIASAT bagian Registrasi Mata Kuliah Mahasiswa dengan menggunakan
ITIL v3 akan membahas mengenai bagaimana merancang rencana perbaikan
SIASAT (Sistem Informasi Akademik Satya Wacana) bagian Registrasi Mata
Kuliah Mahasiswa berdasarkan kerangka kerja ITIL v3 bagian Continual Service
Improvement. Strategi perbaikan SIASAT yang akan diimplementasikan adalah
hasil dari analisis visi, misi, strategi, dan survei kepuasan pengguna SIASAT
untuk mengetahui apa yang harus diperbaiki. Penelitian yang dilakukan memiliki
perbedaan dengan penelitian sebelumnya, yaitu pada penelitian yang dilakukan
menggabungkan kerangka kerja ITIL v3 dengan analisis kepuasan pengguna
sebagai dasar dalam perancangan Service Improvement Plan.
ITIL (Information Technology Infrastructure Library) diterbitkan antara
tahun 1989 dan 1995 oleh Her Majesty's Stationery Office (HMSO) di Inggris atas
nama Kantor Pemerintah Perdagangan (Office of Government Commerce). ITIL
adalah bagian dari rangkaian publikasi praktek terbaik untuk Information
Technology Service Management (ITSM). [4] ITIL menyediakan bimbingan
kepada penyedia layanan mengenai penyediaan layanan TI yang berkualitas, serta
proses, fungsi dan kemampuan lainnya yang diperlukan untuk mendukung
-
4
layanan tersebut. ITIL digunakan oleh ratusan organisasi di seluruh dunia dan
menawarkan best practice (praktek terbaik) yang berlaku untuk semua jenis
organisasi yang menyediakan layanan. Pada tahun 2007 muncul ITIL versi ketiga
yang disempurnakan, terdiri dari lima bagian inti yaitu Service Strategy, Service
Design, Service Transition, Service Operation, dan Continual Service
Improvement.
Service Strategy memberikan panduan tentang bagaimana mencapai tujuan
strategis atau bagaimana menggunakan aset strategis TI yang dimiliki organisasi.
Service Design memberikan panduan tentang merancang layanan TI, bersama
dengan mengatur praktek TI, proses dan kebijakan, untuk mewujudkan strategi
dan memfasilitasi pengenalan layanan ke dalam lingkungan operasi, menjamin
kualitas pelayanan, kepuasan pelanggan dan biaya efektif untuk penyediaan
layanan. Service Transition berisi panduan untuk pengembangan kemampuan
untuk transisi layanan baru yang akan dioperasikan, mengontrol resiko kegagalan
dan gangguan. Service Operation berisi panduan untuk mencapai efektivitas dan
efisiensi dalam penyajian dan dukungan layanan untuk memastikan nilai kepada
pelanggan dan penyedia layanan. Bagian kelima dari kerangka kerja ITILv3
adalah Continual Service Improvement (CSI). Tujuan dari adanya CSI adalah
untuk menyelaraskan layanan TI dengan perubahan kebutuhan bisnis dengan
mengidentifikasi dan melaksanakan perbaikan untuk layanan TI pada seluruh
siklus hidup layanan, yaitu Service Strategy, Service Design, Service Transition,
dan Service Operation. Peningkatan layanan harus fokus pada peningkatan
efisiensi, memaksimalkan efektivitas dan mengoptimalkan biaya jasa dan yang
mendasari proses manajemen layanan TI. Satu-satunya cara untuk melakukan ini
adalah dengan memastikan bahwa peluang perbaikan diidentifikasi sepanjang
seluruh siklus hidup layanan. [1]
Hasil dari tahap CSI sendiri adalah berupa Service Improvement Plan (SIP).
SIP adalah sebuah rencana resmi berisi pedoman dan rekomendasi untuk
melaksanakan proses perbaikan dan peningkatan layanan TI yang berisi tentang
kebijakan-kebijakan yang telah disepakati bersama oleh stakeholder yang harus
dilakukan guna meningkatkan kinerja layanan TI. SIP merupakan hasil akhir dari
tahap CSI, mulai dari tahap perencanaan strategis TI, survei kepuasan pengguna,
kemudian dilakukan pemantauan terhadap jalannya layanan TI tersebut, setelah
itu data yang telah didapatkan diolah agar dapat menjadi informasi yang berguna
dalam pembuatan SIP. Informasi kemudian di analisis sehingga menjadi
pengetahuan yang akan menjadi dasar untuk pembuatan kebijakan atau rencana
perbaikan dan peningkatan layanan. SIP dibuat sesuai dengan rencana strategis
TI, sehingga tidak meleset dari visi dan misi organisasi penyedia layanan itu
sendiri. [1]
Perancangan SIP pada penelitian yang dilakukan menggunakan Plan Do
Check Act (PDCA) cycle. Konsep PDCA cycle pertama kali diperkenalkan oleh
Walter Shewhart pada tahun 1930 yang disebut dengan “Shewhart cycle”.
Selanjutnya konsep ini dikembangkan oleh Dr. Walter Edwards Deming pada
tahun 1980 yang kemudian dikenal dengan “The Deming Wheel”. PDCA cycle
berguna sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem. PDCA cycle
terdiri dari empat tahap seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.1 PDCA Cycle
-
5
Gambar 2.1 PDCA Cycle [1]
Plan, adalah tahap untuk mengidentifikasi dan menganalisis masalah. Tahap
Plan terdiri dari dua langkah, yaitu Identify the Strategy for Improvement, pada
langkah pertama ini dilakukan identifikasi visi keseluruhan , kebutuhan bisnis,
strategi, tujuan taktis dan operasional suatu organisasi. Kemudian Define what
you should measure, langkah ini secara langsung berkaitan dengan strategi, tujuan
taktis dan tujuan operasional yang sudah ditetapkan untuk mengukur layanan,
proses manajemen layanan serta teknologi yang ada jika diperlukan. Pengukuran
dilakukan dengan melakukan survei kepuasan pengguna.
Do, adalah tahap untuk mengembangkan solusi terhadap permasalahan yang
ditemukan pada tahap Plan. Pencarian solusi terbaik dilakukan dengan dua
langkah. Langkah yang pertama adalah Gather the data, langkah mengumpulkan
data yang berhubungan dengan permasalahan. Kemudian dilanjutkan dengan
langkah Process the data, langkah mengubah data yang sudah dikumpulkan
menjadi sebuah informasi yang dapat digunakan.
Check, adalah langkah untuk menemukan kelemahan-kelemahan yang perlu
diperbaiki dari informasi yang didapatkan dari tahap Do. Mengumpulkan
informasi dari segala pihak yang terkait untuk bersama-sama membuat solusi atas
masalah yang ada. Langkah pertama adalah Analyze the information and data,
setelah data diolah menjadi informasi, maka dilakukan analisis untuk mengetahui
masalah yang terjadi dan perubahan serta perbaikan apa yang diperlukan.
Langkah yang kedua Present and use the information, informasi yang sudah
dianalisis kemudian diubah menjadi pengetahuan yang disajikan dalam bentuk
Service Improvement Plan. SIP berisi rencana-rencana perbaikan layanan yang
harus dilakukan oleh pihak organisasi.
Act, merupakan tahap terakhir dalam proses CSI, tahap ini menjelaskan
tentang langkah Implement Improvement, yaitu menetapkan langkah selanjutnya
bagaimana mengimplementasikan SIP berdasarkan temuan dari tahap Check,
melaksanakan seluruh rencana peningkatan dan perbaikan pada kelemahan yang
telah ditemukan. [1]
-
6
3. Tahapan Penelitian
Penelitian yang dilakukan diselesaikan melalui tahapan penelitian yang
terbagi dalam beberapa tahapan berikut ini : (1) Analisis Permasalahan (2) Studi
Literatur, (3) Pengumpulan Data, (4) Penyusunan dan Analisis Data, serta (5)
Perancangan Service Improvement Plan. Tahapan penelitian dapat dilihat pada
Gambar 3.1 Tahapan Penelitian.
Gambar 3.1 Tahapan Penelitian
Tahap pertama yaitu melakukan analisis permasalahan untuk mendapatkan
gambaran keadaan SIASAT dan masalah-masalah yang ada. Analisis
permasalahan dilakukan dengan melakukan wawancara pada awal sebelum
melakukan penelitian.
Tahap kedua yaitu melakukan studi literatur untuk mencari informasi atau
referensi yang relevan dan sesuai dengan konsep – konsep yang akan digunakan,
dalam hal ini yaitu konsep dan teori ITIL (Information Technology Infrastructure
Library) Continual Service Improvement (CSI). Informasi atau referensi yang
digunakan pada penelitian ini berupa buku ITIL dari OGC (Office of Government
Commerce) yang membahas mengenai konsep ITIL, jurnal atau laporan
penelitian mengenai CSI, dan juga situs terpercaya pada internet.
Tahap ketiga yaitu pengumpulan data. Jenis data yang digunakan pada
penelitian ini adalah data primer. Data primer yang dibutuhkan untuk membantu
dalam menyelesaikan penelitian ini didapatkan dari obyek penelitian dengan
melakukan wawancara terhadap BTSI. Wawancara yang dilakukan akan
menggunakan metode wawancara terpimpin, dimana pertanyaan diajukan kepada
-
7
narasumber sesuai dengan daftar pertanyaan yang sebelumnya telah dibuat. [5]
Narasumber pada penelitian ini adalah Bapak Partono selaku Kepala Bagian
Sistem Informasi pada BTSI Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW).
Data yang didapatkan dari wawancara pada tanggal 21 Maret 2014 adalah
gambaran umum Biro Teknologi dan Sistem Informasi (BTSI), , visi dan misi
BTSI. Wawancara pada tanggal 7 April 2014 menghasilkan data berupa rencana
bisnis dan strategi BTSI, tujuan dari adanya SIASAT (Sistem Informasi
Akademik Satya Wacana), proses bisnis SIASAT, dan CSF (Critical Success
Factor) pada SIASAT. Wawancara pada tanggal 30 Mei 2014 menghasilkan data
berupa analisis SWOT (Strength, Weakness, Oppurtunities, Threat) pada SIASAT.
Data survei kepuasan mahasiswa didapatkan dengan melakukan penyebaran
kuesioner kepada mahasiswa yang berisi pernyataan-pernyataan yang berkaitan
dengan kepuasan mahasiswa terhadap kinerja SIASAT. Tujuan penyebaran
kuesioner adalah untuk mengetahui secara langsung tanggapan mahasiswa
terhadap kinerja SIASAT. Pengambilan sampel dilakukan dengan mengedarkan
kuesioner kepada mahasiswa dengan menggunakan metode random probability
sampling, yang mana pengambilan sampel dilakukan secara acak kepada
mahasiswa yang ditemui. [6] Populasi pada penelitian yang dilakukan berjumlah
12.200 orang mahasiswa, maka berdasarkan tabel Krejcie – Morgan diketahui
jumlah populasi 12.200 dengan tingkat kesalahan 5% ditentukan jumlah sampel
pada penelitian ini adalah 375 orang mahasiswa UKSW.
Survei kepuasan pengguna disusun dengan atribut yang disesuaikan dengan
instrumen SERVQUAL (Service Quality), karena instrumen SERVQUAL telah
teruji sahih dan handal. [7] Atribut yang akan digunakan pada kuesioner
disesuaikan dengan penelitian yang dilakukan sehingga dibagi menjadi empat,
yaitu tangibles, reliability, responsiveness, dan assurance. Responden akan
menjawab setiap pernyataan yang disusun sesuai skala likert yang masing-masing
memiliki bobotnya tersendiri.
Tahap keempat yaitu penyusunan dan analisis data. Analisis data yang
dilakukan pada penelitian ini dilakukan dengan cara menganalisis hasil
wawancara untuk mengambil kesimpulan tentang kondisi SIASAT sekarang ini.
Analisis data survei kepuasan mahasiswa dilakukan dengan menggunakan
program pengolah data. Analisis yang dilakukan adalah analisis kuantitatif
deskriptif untuk memahami dan menjelaskan variabel-variabel yang diteliti,
kemudian menentukan pengukuran kecenderungan pemusatan pada masing-
masing pernyataan pada kuesioner dengan menggunakan perhitungan skala likert.
[5] Tingkat kepuasan pengguna juga dilihat berdasarkan statistika deskriptif dan
dinilai berdasarkan skala likert sebagai berikut :
Tabel 3.1 Skala Likert
Kriteria Nilai
Sangat Puas 5
Puas 4
Cukup 3
Tidak Puas 2
Sangat Tidak Puas 1
-
8
Skala likert digunakan untuk mengukur kecenderungan pemusatan pada
pernyataan pada kuesioner.
Tabel 3.2 Perhitungan Skor
Kriteria Nilai
Sangat Puas 81% - 100%
Puas 61% - 80%
Cukup 41% - 60%
Tidak Puas 21% - 40%
Sangat Tidak Puas 1% - 20%
Tabel 3.3 Skor
Skor Nilai
Skor Tertinggi 1875
Skor Terendah 375
Tabel perhitungan skor digunakan untuk proses analisis data dalam menghitung
presentase tingkat kepuasan mahasiswa terhadap SIASAT.
Tahap kelima yaitu perancangan SIP. Perancangan SIP pada SIASAT
menggunakan siklus PDCA (Plan Do Check Act). Langkah pertama yang
dilakukan adalah Plan, tahap untuk mengidentifikasi dan menganalisis masalah
yang pada SIASAT. Langkah kedua adalah Do, tahap untuk mengumpulkan dan
memproses data yang berhubungan dengan permasalahan yang ditemukan pada
SIASAT. Langkah ketiga adalah Check, tahap menemukan kelemahan-kelemahan
SIASAT yang perlu diperbaiki dari informasi yang didapatkan dari tahap Do.
Informasi yang didapatkan dari hasil survei kepuasan mahasiswa akan di analisis
menggunakan analisis kuantitatif deskriptif dan perhitungan skala likert untuk
mengetahui masalah yang terjadi dan perubahan serta perbaikan apa yang
diperlukan. Informasi yang sudah dianalisis kemudian diubah menjadi
pengetahuan yang disajikan dalam bentuk SIP. SIP berisi rencana-rencana
perbaikan SIASAT. Langkah keempat adalah Act, tahap terakhir dalam proses
CSI, tahap ini menjelaskan tentang langkah Implement Improvement, yaitu
menetapkan bagaimana langkah-langkah yang harus dilakukan untuk
mengimplementasikan SIP pada SIASAT.
4. Hasil dan Pembahasan
Biro Teknologi dan Sistem Informasi (BTSI) merupakan sebuah Biro yang
berada di bawah Pembantu Rektor I Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW),
yang bertugas bersama dengan pimpinan UKSW bertanggungjawab
mengembangkan dan melayani kebutuhan civitas akademika dalam bidang
teknologi informasi, sistem informasi, multimedia (termasuk di dalamnya
mengembangkan modul pengajaran) dan fasilitas pengajaran. Strategi yang
dijalankan oleh BTSI dalam memenuhi tugasnya adalah dengan meningkatkan
kinerja unit-unit layanan yang ada., terus memperbaharui infrastruktur dan
teknologi yang digunakan dalam rangka untuk meningkatkan layanan., dan
-
9
melatih para staf agar dapat lebih kompeten dalam menangani permasalahan yang
mungkin terjadi. BTSI juga memiliki visi dan misi, visi BTSI adalah menjadi
pusat pengembangan layanan yang berbasis pada teknologi dan sistem informasi
bagi UKSW menuju world class university. Misi BTSI adalah memfasilitasi
semua sistem administrasi akademik dan keuangan yang berbasis komputer,
memfasilitasi semua sistem pembelajaran berbasis web dan multimedia, dan
membantu pimpinan dalam menyusun, melaksanakan dan mengawasi strategi,
kebijakan, program kerja dan pengembangan kerja di bidang teknologi dan sistem
informasi.
Salah satu layanan yang dikembangkan oleh BTSI adalah SIASAT (Sistem
Informasi Akademik Satya Wacana), SIASAT adalah sebuah sistem informasi
berbasis website yang dikembangkan yang berguna untuk mengelola kegiatan
akademik pada UKSW. Perancangan Service Improvement Plan pada SIASAT
dibagi menjadi beberapa tahap, yaitu Plan, Do, dan Check.
Tahap Plan menghasilkan output berupa analisis masalah yang terjadi pada
SIASAT sekarang ini. Langkah pertama dari tahap Plan adalah identify the
strategy for improvement. Service Level Agreement (SLA) SIASAT bagian
Registrasi Matakuliah Mahasiswa adalah bahwa SIASAT dapat berjalan dengan
baik jika para pengguna menjalankan peran atau bagiannya masing-masing
dengan benar. Proses yang terjadi pada SIASAT yang harus dipatuhi oleh para
pengguna dapat dilihat pada Tabel 4.1 Service Level Agreement Registrasi
Matakuliah Mahasiswa
Tabel 4.1 Service Level Agreement Registrasi Matakuliah Mahasiswa
Dokumen : Service Level Agreement
Pembuat : Universitas Kristen Satya Wacana
Nama
Layanan
Yang Bertanggung
jawab Deskripsi Layanan
Berhubungan
dengan Layanan Durasi
Penerimaan
Mahasiswa
Baru
BAA(Biro Administrasi
Akademik)
Melakukan seleksi
mahasiswa yang diterima dan
mengelola data mahasiswa
Registrasi
Mahasiswa
Sesuai waktu
yang
ditetapkan
Kalender
Akademik
BAA(Biro Administrasi
Akademik)
Menerbitkan kalender
akademik
Registrasi
Mahasiswa,
Perwalian,
Registrasi Mata
Kuliah, Hasil Studi
Satu
Semester
Ruang
Perkuliahan
BMK(Biro Manajemen
Kampus)
Mengatur ruang untuk
kegiatan perkuliahan
Registrasi Mata
Kuliah
Satu
Semester
-
10
Registrasi
Mahasiswa
BARA(Bagian Admisi
dan Registrasi)
Mengelola data mahasiswa
yang telah melakukan RM
Tagihan
Pembayaran
Satu
Semester
Perwalian Dosen Dosen memberikan
pengarahan pada mahasiswa,
Melakukan klik perwalian di
site perwalian
Registrasi Mata
Kuliah
Sesuai
Jadwal
Perwalian
Tagihan
Perkuliahan
BAUK(Biro Akuntansi
dan Keuangan)
Mengatur jumlah tagihan
yang harus dibayar oleh
Mahasiswa
Bank online UKSW Satu
Semester
Pembayaran
Tagihan
Perkuliahan
BANK online UKSW Menangani proses
pembayaran tagihan
mahasiswa
Registrasi Mata
Kuliah
Satu
Semester
Validasi
Bukti
Pembayaran
BAUK(Biro Akuntansi
dan Keuangan)
Melakukan validasi Registrasi Mata
Kuliah
Satu
Semester
Registrasi
Mata Kuliah
BARA(Bagian Admisi
dan Registrasi)
Bertanggung jawab terhadap
proses registrasi mata kuliah
Informasi
Akademik
Sesuai jadwal
RMK
Informasi
Akademik
BAA(Biro Administrasi
Akademik
Menyediakan data Kartu
Studi Tetap(KST) dan Daftar
Kelas(DK)
Satu
Semester
Hasil Studi Dosen Memasukkan nilai
matakuliah mahasiswa pada
SIASAT
Transkrip Nilai Batas Input
Nilai
Transkrip
Nilai
Bagian Nilai, Ijazah &
Wisuda
Memasukkan nilai
matakuliah yang diambil
mahasiswa dan membuat
transkrip nilai mahasiswa
Sepanjang
Status
Mahasiswa
Aktif
Tabel 4.1 Service Level Agreement Registrasi Matakuliah Mahasiswa
menjelaskan mengenai proses – proses akademik yang terjadi pada Registrasi
Matakuliah Mahasiswa. Proses - proses ini harus dijalankan oleh masing – masing
bagian dengan benar agar SIASAT dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
-
11
Strategi yang dihasilkan berdasarkan analisis Critical Success Factor (CSF) pada
SIASAT dapat dilihat pada Tabel 4.2 Critical Success Factor
Tabel 4.2 Critical Success Factor
Objective / Goal Kandidat CSF KPI (Key Perfomance
Indicators)
Memangkas waktu dan biaya
yang diperlukan bagi
mahasiswa untuk melakukan
proses akademik seperti
registrasi ulang, maupun
registrasi matakuliah.
Terus mengelola SIASAT, dan
mencari solusi untuk
permasalahan yang sering
terjadi
SIASAT Bisa Diakses 24 jam
penuh dalam sehari
Downtime Server Maksimal 3
kali dalam 1 tahun
Backup Database minimal 3
hari sekali
Pelatihan atau Pembekalan
para Staff minimal 1 minggu
sekali
Memudahkan kinerja masing-
masing bagian akademik
dalam menjalankan
kewajibannya
Semua user yang terkait harus
melakukan kewajibannya,
tertib melakukan sesuai
jadwalnya, dan menaati aturan
yang telah ada.
Ketegasan sanksi jika user
tidak menaati aturan
Jumlah Pelanggaran atau
keterlambatan tidak melebihi
10
Tujuan utama dari SIASAT adalah mengautomatisasi proses akademik yang
dulunya masih berjalan secara manual sehingga dapat memangkas waktu dan
biaya yang diperlukan bagi mahasiswa untuk melakukan proses akademik seperti
Registrasi Ulang, maupun Registrasi Mata Kuliah, serta memudahkan kinerja
masing-masing bagian akademik dalam menjalankan kewajibannya, proses
akademik yang berjalan dapat dilakukan secara online dari mana saja dan kapan
saja. Faktor yang menentukan berjalan dengan baik atau tidaknya proses
Registrasi Mata Kuliah mahasiswa adalah pengguna SIASAT harus melaksanakan
proses-proses akademik tersebut sesuai dengan aturan yang telah ditentukan,
karena jika pengguna tidak menjalankan proses akademik sesuai aturan maka
SIASAT juga tidak berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Faktor kedua yang
menentukan berjalan dengan baik atau tidaknya SIASAT adalah pengelolaannya,
perbaikan harus terus dilakukan terhadap aspek yang ditemukan masih terdapat
kekurangan, baik aspek manusia, proses, maupun teknologinya.
Langkah kedua dari tahap plan adalah Define what you will measure.
Analisis SWOT dilakukan untuk mengetahui kondisi SIASAT sekarang ini. Hasil
dari analisis SWOT dapat membantu dalam menentukan apa yang akan menjadi
atribut pengukuran kinerja SIASAT. Hasil analisis SWOT dapat dilihat pada
Tabel 4.3 Analisis SWOT
-
12
Tabel 4.3 Analisis SWOT
Strength Weakness Oppurtunities Threat
SIASAT merupakan
sistem informasi
online sehingga bisa
diakses 24 jam dari
mana saja asalkan
ada koneksi internet.
Jika user pengakses
SIASAT menumpuk
banyak maka SIASAT
akan berjalan lambat
Teknologi yang
dipakai pada SIASAT
masih dapat
dikembangkan lagi
sesuai dengan
perkembangan
teknologi saat ini.
Kondisi layanan
listrik di UKSW
masih belum stabil,
masih sering terjadi
mati lampu yang
akan menganggu
jalannya SIASAT.
SIASAT telah
mencakup seluruh
aspek akademik yang
ada
Kepatuhan masing-
masing pengguna
SIASAT masih kurang,
mengakibatkan
SIASAT tidak berjalan
sebagaimana yang
diharapkan
Perbaikan tampilan
website SIASAT.
Staf yang dipekerjakan
pada BTSI masih
kurang banyak, dan ada
spesifikasi tenaga kerja
yang belum sesuai
dengan job desc nya.
Membuat sanksi
dengan penerapan
yang tegas terhadap
pengguna yang tidak
memenuhi
kewajibannya dalam
menggunakan
SIASAT.
Kinerja staf yang ada
pada BTSI masih
belum baik dalam
menangani gangguan
Analisis SWOT menjelaskan mengenai Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan
Ancaman yang ada pada SIASAT sekarang ini. Dengan mengetahui kondisi
SIASAT maka dapat disusun strategi yang harus dilakukan untuk mengatasi
permasalahan yang ada.
-
13
Tabel 4.4 Matrik Kearns
EKSTERNAL/
INTERNAL OPPURTUNITY THREAT
STRENGTH SO
- Terus mengelola SIASAT agar dapat berjalan dengan baik dan
dapat diakses 24 jam penuh dalam
sehari
- Mengembangkan teknologi yang diperlukan untuk meningkatkan
kinerja SIASAT agar lebih baik
lagi
- Melakukan perbaikan tampilan website agar lebih menarik
- Membuat sanksi dengan penerapan yang tegas terhadap
pengguna yang tidak memenuhi
kewajibannya dalam
menggunakan SIASAT
ST
- Menyediakan satu ruang khusus untuk UPS
(Uniterupptible Power
Supply), sehingga ketika
terjadi mati lampu, cadangan
daya dapat diaktifkan dengan
cepat
- Mengkoordinasi staf-staf untuk segera melakukan
tindakan jika terjadi mati
lampu, yaitu menyalakan
UPS dengan segera
WEAKNESS WO
- Melakukan pengembangan teknologi, yaitu penambahan
server akses untuk mengatasi
lambatnya SIASAT ketika diakses
banyak pengguna.
WT
- Memberikan pelatihan terhadap staf untuk
mengatasi gangguan jika
sewaktu-waktu terjadi
- Melakukan penambahan tenaga kerja dengan
merekrut orang-orang
dengan spesifikasi yang
sesuai
Hasil dari Analisis SWOT kemudian disajikan dalam bentuk matrik Kearns. [8]
Matrik Kearns menjelaskan mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan pada
SIASAT, kemudian langkah-langkah yang dapat dilakukan guna mengatasi
permasalahan yang terjadi.
Tahap Do dibagi menjadi dua langkah. Langkah pertama dari tahap Do
adalah Gather the data, Langkah ini merupakan langkah mengumpulkan data
survei kepuasan mahasiswa. Indikator yang digunakan dibuat berdasarkan
instrumen SERVQUAL (Service Quality) yang disesuaikan dengan penelitian yang
dilakukan. [7] Indikator dapat dilihat pada Tabel 4.5 Indikator Kepuasan.
-
14
Tabel 4.5 Indikator Kepuasan
Dimensi
Kepuasan Deskripsi Indikator
Tangibles Berkenaan dengan penampilan fisik fasilitas
layanan, perlengkapan.
Navigasi website SIASAT
Reliability Berkenaan dengan kemampuan penyedia
layanan untuk menyampaikan layanan yang
dijanjikan secara akurat
Keakuratan informasi pada SIASAT dan
Kesesuaian jadwal Mata Kuliah yang ditentukan
dengan Mata Kuliah yang bisa diambil pada saat
Registrasi Mata Kuliah.
Responsiveness Berkenaan dengan kesediaan dan
kemampuan penyedia layanan dalam
menanggapi permintaan pelanggan dengan
tepat waktu
Ketepatan waktu dalam menampilkan informasi
pada SIASAT dan Cepat tanggap pelayanan
terhadap masalah yang timbul pada layanan
SIASAT
Assurance Berkenaan dengan penyedia layanan dalam
menumbuhkan rasa percaya dan keyakinan
pelanggannya
Jaminan SIASAT bisa diakses setiap waktu,
Jaminan jika sudah melunasi tagihan pembayaran
bisa melakukan Registrasi Mata Kuliah, Jaminan
Hasil Studi dan Transkrip Nilai tersimpan dengan
aman pada SIASAT, dan Jaminan Mata Kuliah
yang sudah diambil pada saat Registrasi Mata
Kuliah tidak hilang
Indikator kepuasan dibagi menjadi empat dimensi kepuasan pada SIASAT, yaitu
Tangibles, Reliability, Responsiveness, dan Assurance. Indikator kepuasan
bertujuan untuk mengukur kepuasan mahasiswa terhadap kinerja SIASAT dari
segi dimensi kepuasan yang telah ditentukan.
Langkah kedua dari tahap Do adalah Process the data. Setelah data
kuesioner kepuasan mahasiswa terhadap SIASAT terkumpul maka data akan
diproses agar dapat menjadi informasi yang dapat digunakan. Sampel dalam
penelitian ini berjumlah 375 orang mahasiswa UKSW yang terdiri dari 175 orang
mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi, 56 orang mahasiswa Fakultas Bahasa
dan Sastra, 54 orang mahasiswa Fakultas Ekonomika dan Bisnis, 43 orang
mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, 20 orang mahasiswa
Fakultas Psikologi, 12 orang mahasiswa Fakultas Ilmu Sosial dan Komunikasi, 9
orang mahasiswa Fakultas Hukum, 4 orang mahasiswa Fakultas Teknik Elektro, 2
orang mahasiswa Fakultas Pertanian. Kemudian dilakukan Uji Validitas untuk
mengetahui valid atau tidaknya item pernyataan pada kuesioner yang telah
dibagikan. Uji Validitas dapat dilihat pada lampiran. Item pernyataan dikatakan
valid jika nilai r(hitung) ≥ r(tabel). [9] Berdasarkan tabel distribusi nilai r(tabel)
signifikansi 5% dengan jumlah sampel sebesar 375 orang, diketahui nilai r(tabel)
adalah sebesar 0,113 [10] Berdasarkan hasil uji validitas yang telah dilakukan,
maka dapat disimpulkan bahwa semua item pernyataan pada kuesioner valid.
Setelah dilakukan uji validitas, maka langkah selanjutnya adalah melakukan uji
reliabilitas. Kuesioner dikatakan reliabel jika nilai α > 0,6 . [9] Hasil dari uji
reliabilitas dapat dilihat pada lampiran. Diketahui nilai α = 0,8617, lebih besar
dari 0,6 maka kuesioner dinyatakan reliabel.
Tahap Check dibagi menjadi dua langkah. Langkah pertama dari tahap
Check adalah Analyse the information and data. Setelah data dinyatakan valid dan
reliabel maka langkah selanjutnya melakukan analisis terhadap data yang
didapatkan dari survei kepuasan mahasiswa. Analisis akan dilakukan dengan
-
15
analisis deskriptif, kemudian dilakukan perhitungan skala likert pada masing-
masing pernyataan pada kuesioner. Hasil analisis deskriptif dapat dilihat pada
lampiran. Tabel 4.6 Pernyataan 1
Pernyataan 1 mengenai penilaian mahasiswa terhadap
seberapa menarik navigasi website SIASAT
Skala N Skor
1 11 11
2 70 140
3 195 585
4 92 368
5 7 35
Total 1139
Presentase 60.75 (Puas)
berdasarkan pernyataan pertama mengenai seberapa menarik navigasi
website SIASAT, yaitu sebesar 60.75% dari 375 responden tergolong puas,
namun pihak BTSI tetap dapat melakukan perbaikan tampilan website SIASAT
jika memang diperlukan.
Tabel 4.7 Pernyataan 2
Pernyataan 2 mengenai seberapa mudah penggunaan navigasi
website SIASAT
Skala N Skor
1 5 5
2 38 76
3 154 462
4 158 632
5 20 100
Total 1275
Presentase 68.00 (Puas) berdasarkan pernyataan kedua mengenai seberapa mudah navigasi website
SIASAT, yaitu sebesar 68% dari 375 responden tergolong puas.
Tabel 4.8 Pernyataan 3
Pernyataan 3 mengenai seberapa akurat informasi hasil studi
yang ditampilkan pada website SIASAT
Skala N Skor
1 2 2
2 24 48
3 143 429
4 168 672
5 38 190
Total 1341
-
16
Presentase 71.52 (Puas) berdasarkan pernyataan mengenai seberapa akurat informasi hasil studi yang
ditampilkan pada website SIASAT yaitu sebesar 71,52% dari 375 responden
tergolong puas.
Tabel 4.9 Pernyataan 4
Pernyataan 4 mengenai seberapa akurat informasi ruang kuliah
yang ditampilkan pada website SIASAT
Skala N Skor
1 5 5
2 46 92
3 156 468
4 144 576
5 24 120
Total 1261
Presentase 67.25 (Puas)
berdasarkan pernyataan mengenai seberapa akurat informasi ruang kuliah
yang ditampilkan pada website SIASAT yaitu sebesar 67,25% dari 375 responden
tergolong puas.
Tabel 4.10 Pernyataan 5
Pernyataan 5 mengenai seberapa akurat informasi waktu kuliah
yang ditampilkan pada website SIASAT
Skala N Skor
1 3 3
2 34 68
3 144 432
4 157 628
5 37 185
Total 1316
Presentase 70.19 (Puas)
berdasarkan pernyataan lima mengenai seberapa akurat informasi waktu
kuliah yang ditampilkan pada website SIASAT, yaitu sebesar 70,19% dari 375
responden tergolong puas.
Tabel 4.11 Pernyataan 6
Pernyataan 6 mengenai seberapa akurat informasi nama dosen
yang ditampilkan pada website SIASAT
Skala N Skor
1 24 24
2 88 176
3 155 465
-
17
4 92 368
5 16 80
Total 1113
Presentase 59.36 (Cukup) berdasarkan pernyataan enam mengenai seberapa akurat informasi nama
dosen yang ditampilkan pada website SIASAT, yaitu sebesar 59,36% dari 375
responden tergolong cukup. Hal ini dikarenakan masih ada nama dosen yang
hanya ditampilkan dengan “dosen luar”.
Tabel 4.12 Pernyataan 7
Pernyataan 7 mengenai seberapa akurat informasi tagihan
pembayaran yang ditampilkan pada website SIASAT
Skala N Skor
1 6 6
2 33 66
3 145 435
4 161 644
5 30 150
Total 1301
Presentase 69.39 (Puas) berdasarkan pernyataan ketujuh mengenai seberapa akurat informasi tagihan
pembayaran yang ditampilkan pada website SIASAT, yaitu sebesar 69,39% dari
375 responden tergolong puas.
Tabel 4.13 Pernyataan 8
Pernyataan 8 mengenai seberapa akurat informasi denda tagihan
yang ditampilkan pada website SIASAT
Skala N Skor
1 39 39
2 64 128
3 127 381
4 120 480
5 25 125
Total 1153
Presentase 61.49 (Puas) berdasarkan pernyataan delapan mengenai seberapa akurat informasi denda
tagihan yang ditampilkan pada website SIASAT, yaitu sebesar 61,49% dari 375
responden tergolong puas.
-
18
Tabel 4.14 Pernyataan 9
Pernyataan 9 mengenai seberapa akurat informasi poin kegiatan
keaktifan mahasiswa yang ditampilkan pada website SIASAT
Skala N Skor
1 15 15
2 76 152
3 147 441
4 117 468
5 20 100
Total 1176
Presentase 62.72 (Puas) berdasarkan pernyataan sembilan mengenai seberapa akurat informasi poin
kegiatan keaktifan mahasiswa yang ditampilkan pada website SIASAT, yaitu
sebesar 62,72% dari 375 responden tergolong puas.
Tabel 4.15 Pernyataan 10
Pernyataan 10 mengenai seberapa akurat informasi peminjaman buku
yang ditampilkan pada website SIASAT
Skala N Skor
1 5 5
2 25 50
3 168 504
4 151 604
5 26 130
Total 1293
Presentase 68.96 (Puas)
berdasarkan pernyataan 10 mengenai seberapa akurat informasi peminjaman
buku yang ditampilkan pada website SIASAT, yaitu sebesar 68,96% dari 375
responden tergolong puas. Tabel 4.16 Pernyataan 11
Pernyataan 11 mengenai kesesuaian mata kuliah yang bisa diambil pada saat
Registrasi Mata Kuliah dengan jadwal mata kuliah yang telah ditentukan
Skala N Skor
1 17 17
2 75 150
3 160 480
4 103 412
5 20 100
Total 1159
Presentase 61.81 (Puas) berdasarkan pernyataan 11 yang diperoleh mengenai kesesuaian mata kuliah
yang bisa diambil pada saat Registrasi Mata Kuliah dengan jadwal mata kuliah
yang telah ditentukan, yaitu sebesar 61,81% dari 375 responden tergolong puas.
-
19
Tabel 4.17 Pernyataan 12
Pernyataan 12 mengenai ketepatan waktu informasi hasil studi yang
ditampilkan pada website SIASAT
Skala N Skor
1 12 12
2 116 232
3 148 444
4 81 324
5 18 90
Total 1102
Presentase 58.77 (Cukup) berdasarkan pernyataan mengenai ketepatan waktu informasi hasil studi
yang ditampilkan pada website SIASAT, yaitu sebesar 58,77% dari 375
responden tergolong cukup. Informasi hasil studi belum ditampilkan dengan tepat
waktu (dua minggu setelah akhir perkuliahan).
Tabel 4.18 Pernyataan 13
Pernyataan 13 mengenai ketepatan waktu informasi tagihan pembayaran yang
ditampilkan pada website SIASAT
Skala N Skor
1 9 9
2 59 118
3 170 510
4 114 456
5 23 115
Total 1208
Presentase 64.43 (Puas) berdasarkan pernyataan 13 mengenai ketepatan waktu informasi tagihan
pembayaran yang ditampilkan pada website SIASAT, yaitu sebesar 64,43% dari
375 responden tergolong puas. Namun beberapa terjadi denda tagihan akan
ditampilkan jika mahasiswa sudah melunasi tagihan pembayaran terlebih dahulu,
hal ini harus diperbaiki mengingat pentingnya ketepatan waktu dalam
menampilkan informasi.
Tabel 4.19 Pernyataan 14
Pernyataan 14 mengenai cepat tanggap perbaikan terhadap gangguan yang
timbul pada SIASAT
Skala N Skor
1 33 33
2 124 248
3 167 501
4 41 164
5 10 50
-
20
Total 996
Presentase 53.12 (Cukup) berdasarkan pernyataan 14 mengenai cepat tanggap perbaikan terhadap
gangguan yang timbul pada SIASAT, yaitu sebsesar 53,12% dari 375 responden
tergolong cukup. Kecepatan pihak BTSI dalam menangani gangguan yang terjadi
pada SIASAT masih lambat dan mahasiswa hanya menyatakan cukup.
Tabel 4.20 Pernyataan 15
Pernyataan 15 mengenai Jaminan SIASAT bisa diakses 24 jam penuh dalam
sehari
Skala N Skor
1 11 11
2 42 84
3 162 486
4 107 428
5 53 265
Total 1274
Presentase 67.95 (Puas) berdasarkan pernyataan 15 yang mengenai Jaminan SIASAT bisa diakses 24
jam penuh dalam sehari, yaitu sebesar 67,95% dari 375 responden tergolong puas.
Tabel 4.21 Pernyataan 16
Pernyataan 16 mengenai jaminan jika sudah melunasi Tagihan
Pembayaran pasti bisa melakukan Registrasi Mata Kuliah
Skala N Skor
1 4 4
2 26 52
3 156 468
4 147 588
5 42 210
Total 1322
Presentase 70.51 (Puas) berdasarkan pernyataan 16 mengenai jaminan jika sudah melunasi Tagihan
Pembayaran pasti bisa melakukan RMK, yaitu sebesar 70,51% dari 375
responden tergolong puas.
Tabel 4.22 Pernyataan 17
Pernyataan 17 mengenai jaminan Hasil Studi dan Transkrip
Nilai tersimpan dengan aman pada SIASAT
Skala N Skor
1 2 2
2 23 46
-
21
3 151 453
4 153 612
5 46 230
Total 1343
Presentase 71.63 (Puas) berdasarkan pernyataan 17 mengenai jaminan Hasil Studi dan Transkrip
Nilai tersimpan dengan aman pada SIASAT, yaitu sebesar 71,63% dari 375
responden tergolong puas.
Tabel 4.23 Pernyataan 18
Pernyataan 18 mengenai jaminan Mata Kuliah yang sudah
diambil pada saat Registrasi Mata Kuliah tidak hilang
Skala N Skor
1 18 18
2 48 96
3 169 507
4 103 412
5 37 185
Total 1218
Presentase 64.96 (Puas) berdasarkan pernyataan 18 mengenai jaminan Mata Kuliah yang sudah
diambil pada saat RMK tidak hilang, yaitu sebesar 64,96% dari 375 responden
tergolong puas. Mata Kuliah yang sudah diambil pada saat RMK tidak akan
hilang dengan sendirinya, kecuali dilakukan penutupan kelas tersebut, atau
mahasiswa menghapus matakuliah yang telah diambil.
Tabel 4.24 Kesimpulan
No Pernyataan Hasil Keterangan
1 Seberapa menarik navigasi SIASAT 60.75% Puas
2 Seberapa mudah penggunaan navigasi SIASAT 68% Puas
3 Seberapa akurat informasi hasil studi yang ditampilkan pada SIASAT 71.52% Puas
4 Seberapa akurat informasi ruang kuliah yang ditampilkan pada SIASAT 67.25% Puas
5 Seberapa akurat informasi waktu kuliah yang ditampilkan pada SIASAT 70.19% Puas
6 Seberapa akurat informasi nama dosen yang ditampilkan pada SIASAT 59.36% Cukup
7 Seberapa akurat informasi tagihan pembayaran yang ditampilkan pada SIASAT 69.39% Puas
8 Seberapa akurat informasi denda tagihan yang ditampilkan pada SIASAT 61.49% Puas
9 Seberapa akurat informasi poin kegiatan mahasiswa yang ditampilkan SIASAT 62.72% Puas
10 Seberapa akurat informasi peminjaman buku yang ditampilkan pada SIASAT 68.96% Puas
11 Kesesuaian mata kuliah yang bisa diambil pada saat Registrasi Mata Kuliah
dengan jadwal mata kuliah yang telah ditentukan
61.81% Puas
12 Ketepatan waktu informasi hasil studi yang ditampilkan pada SIASAT 58.77% Cukup
13 Ketepatan waktu informasi tagihan pembayaran yang ditampilkan pada SIASAT 64.43% Puas
14 Cepat tanggap perbaikan terhadap gangguan yang timbul pada SIASAT 53.12% Cukup
15 Jaminan SIASAT bisa diakses 24 jam penuh dalam sehari 67.95% Puas
16 Jaminan jika sudah melunasi Tagihan Pembayaran pasti bisa melakukan RMK 70.51% Puas
17 Jaminan Hasil Studi dan Transkrip Nilai tersimpan dengan aman pada SIASAT 71.63% Puas
18 Jaminan Mata Kuliah yang sudah diambil pada saat RMK tidak hilang 64.96% Puas
-
22
Berdasarkan hasil analisis data yang telah dilakukan terhadap 18 pernyataan,
dapat ditarik kesimpulan bahwa mahasiswa hanya menyatakan Cukup pada
pernyataan mengenai seberapa akurat informasi nama dosen yang ditampilkan
pada website SIASAT, ketepatan waktu informasi hasil studi yang ditampilkan
pada website SIASAT, dan cepat tanggap perbaikan terhadap gangguan yang
timbul pada SIASAT, maka dari itu perlu dilakukan perbaikan terhadap hal-hal
tersebut.
Tabel 4.6 Kritik dan Saran
No Kritik dan Saran
1 Peningkatan kemanan sistem SIASAT
2 Proteksi Mata Kuliah yang bisa diambil
3 Denda harus ditampilkan
4 SIASAT berjalan lambat ketika diakses banyak pengguna
5 SIASAT sering tidak bisa diakses
6 Jadwal mata kuliah yang ditentukan tidak sesuai dengan yang dibuka pada saat registrasi
mata kuliah
7 Nama dosen ditampilkan dengan "dosen luar"
8 Penambahan foto profil pengguna website SIASAT
9 Tampilan website kurang menarik
10 Fungsi tombol ENTER pada saat LOGIN
11 SIASAT masih bisa diakses pengguna secara bersamaan (multiakses)
Berdasarkan kritik dan saran dari mahasiswa yang diperoleh dari kolom kritik dan
saran pada kuesioner dapat diketahui ada beberapa hal yang harus diperbaiki pada
SIASAT. Hasil analisis kritik dan saran akan digunakan sebagai masukan dalam
perancangan Service Improvement Plan (SIP) pada SIASAT bagian Registrasi
Mata Kuliah mahasiswa.
Langkah kedua dari tahap Check adalah Present and use the information.
Berdasarkan hasil dari analisis CSF, SWOT dan analisis survei kepuasan
mahasiswa, maka disusunlah suatu rencana perbaikan layanan yang akan
diimplementasikan guna meningkatkan kinerja dari SIASAT. Rekomendasi
perbaikan layanan disajikan dalam bentuk SIP.
Tabel 4.7 Service Improvement Plan
Dokumen : Service Improvement Plan
Organisasi : BTSI (Biro Teknologi dan Sistem Informasi) UKSW
Tujuan 1 : Mengatasi permasalahan terlambat ditampilkannya Hasil Studi pada SIASAT
No Tindakan Yang
Berperan
1 Dosen harus memasukkan nilai ke dalam SIASAT dengan
tepat waktu (dua minggu setelah akhir perkuliahan)
Dosen
2 Membuat Broadcast E-mail atau SMS ke Dosen pengajar
sehari sebelum batas akhir penginputan nilai. Pesan berisi
tentang batas akhir penginputan nilai ke SIASAT
BAA Nilai
Tujuan 2 : Mengatasi permasalahan masih ada Nama Dosen masih ditampilkan dengan “Dosen
Luar” pada SIASAT
No Tindakan
Yang
Berperan
1 Sebaiknya nama dosen tetap ditulis dengan benar pada Masing-
-
23
SIASAT walaupun status dosen tersebut masih dosen luar,
karena hal ini dinilai mahasiswa kurang memuaskan.
masing
Fakultas
Tujuan 3 : Meningkatkan kecepatan perbaikan jika terjadi gangguan pada SIASAT
No Tindakan Yang
Berperan
1 Memberikan pelatihan terhadap staf untuk mengatasi
gangguan jika sewaktu-waktu terjadi
BTSI
2 Melakukan penambahan tenaga kerja dengan merekrut
orang-orang dengan spesifikasi yang sesuai
BTSI
3 Mengkoordinasi staf-staf untuk segera melakukan tindakan
jika terjadi mati lampu, yaitu menyalakan UPS
(Uniterupptible Power Supply) dengan segera
BTSI
Tujuan 4 : Mengatasi permasalahan lambatnya SIASAT ketika diakses banyak pengguna
No Tindakan
Yang
Berperan
1 Melakukan pengembangan teknologi, yaitu penambahan
server akses
BTSI
2 Menghilangkan multi akses (pengguna bisa login lebih dari
satu koneksi pada waktu yang sama)
BTSI
Tujuan 5 : Meningkatkan kepuasan mahasiswa terhadap fitur-fitur pada SIASAT yang masih
belum berjalan sesuai keinginan mahasiswa
No Tindakan
Yang
Berperan
1 Menampilkan denda tagihan dengan tepat waktu (terjadi
beberapa kasus, jika sudah melunasi tagihan pembayaran
maka denda baru tampil pada SIASAT.)
Bagian
Keuangan
2 Proteksi matakuliah yang bisa diambil mahasiswa pada saat
Registrasi Mata Kuliah, mahasiswa tidak bisa mengambil
matakuliah tertentu jika belum mengambil matakuliah
kosyarat
Fakultas
(Progdi)
Tujuan 6 : Mengetahui apa yang kedepannya harus dipantau dan diperbaiki dari SIASAT
No Tindakan
Yang
Berperan
1 Menyediakan fasilitas penyampaian kritik dan saran tentang
SIASAT bagi mahasiswa secara online.
BTSI
SIP berisi tentang rencana-rencana perbaikan yang harus dilakukan agar SIASAT
dapat menjadi lebih baik. SIP terdiri dari tindakan-tindakan yang harus dilakukan
untuk mencapai tujuan tertentu. Masing-masing bagian yang berperan harus
melakukan tindakan yang telah ditetapkan pada SIP agar proses perbaikan
SIASAT dapat diwujudkan.
5. Simpulan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan maka dapat ditarik kesimpulan
bahwa perancangan Service Improvement Plan (SIP) pada SIASAT bagian
Registrasi Mata Kuliah Mahasiswa dapat dilakukan dengan menggunakan ITIL
(Information Technology Infrastructure Library) v3 dapat dilakukan dengan
melakukan analisis kondisi SIASAT, mengumpulkan data dan melakukan survei
kepuasan mahasiswa, kemudian menghasilkan output berupa SIP. SIP dirancang
sesuai dengan pengetahuan yang diperoleh dari data hasil analisis yang dilakukan.
SIP berisi rencana perbaikan terhadap beberapa bagian pada SIASAT yaitu
-
24
informasi hasil studi, denda pembayaran, kecepatan perbaikan, kecepatan akses,
proteksi mata kuliah, dan fasilitas untuk menyampaikan kritik dans sarans secaa
online. SIP diharapkan dapat diimplementasikan guna meningkatkan kinerja
SIASAT sehingga SIASAT dapat membantu mahasiswa dalam menjalankan
kegiatan akademik di Universitas Kristen Satya Wacana.
6. Daftar Pustaka
[1] Cabinet Office, 2011, ITIL Continual Service Improvement, London: TSO
(The Stationery Office).
[2] Amirulloh N, Sembiring J, Perancangan dan Implementasi Service Desk
Menggunakan Framework ITILv3 Untuk Perguruan Tinggi (Studi Kasus :
Universitas Padjajaran), e-Indonesia Initiative,
http://tif.bakrie.ac.id/pub/proc/eii2011/APT/APT-21.pdf, Diakses tanggal 4
Mei 2014.
[3] Sediyono E, Da Costa E, Analisis Persepsi terhadap Service Delivery
dengan Kerangka Kerja ITIL Versi 3 di Kementrian Ministerio Da Justiça
Dili Timor Leste.
http://repository.library.uksw.edu/jspui/handle/123456789/1777, Diakses
tanggal 16 Mei 2014.
[4] Musda, 2012, An Introductory Overview of ITIL V3.
http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2012/02/Terjemahan-ITIL-V.3-
IKC.pdf, Diakses tanggal 4 Mei 2014.
[5] Guritno Suryo, Sudaryono, Rahardja Untung, 2011, Theory and Application
of IT RESEARCH – Metodologi Peneleitan Teknologi Informasi,
Yogyakarta: CV ANDI OFFSET.
[6] Iskandar, 2008, Metodologi Penelitian Pendidikan dan Sosial (Kuantitatif
dan Kualitatif), Jakarta: GP Press.
[7] Tjiptono, Fandy, 2008, Service Management (Mewujudkan Pelayanan
Prima), Yogyakarta: CV ANDI OFFSET.
[8] Sutisna, Asep. 2011, Analisis SWOT [pdf]
[9] Denny, Nur. 2011, Uji Validitas dan Realibilitas.
http://www.statsdata.my.id/2011/12/uji-validitas-dan-reliabilitas.html,
Diakses tanggal 2 Juni 2014.
[10] Sahid, Raharjo. 2013, FTABEL dan TTABEL Pada Data Statistik.
http://www.konsistensi.com/2013/04/ftabel-dan-ttabel-pada-data-
statistik.html, Diakses tanggal 2 Juni 2014
top related