organizational diagnostic

DIAGNOSA UNTUK PERUBAHAN(DIAGNOSTIC READING)

Deddy S Bratakusumah, PhD2014

PENDAHULUAN

Dalam kerangka upaya melakukan perubahan atau perbaikan pada suatu organisasi atau instansi diperlukan berbagai strategi untuk menciptakan organisasi yang efektif dan efisien

Selain itu juga perubahan harus dapat mendukung pencapaian program-program nasional yang menjadi tugas pokok dan fungsi dari organisasi atau instansi yang bersangkutan

MELAKUKAN DIAGNOSA

Strategi penting dalam upaya Perbaikan atau Perubahan tersebut adalah melakukan DIAGNOSA.

Apa itu DIAGNOSA? :

1. Penelaahan secara sistematis untuk mengetahui keadaan organisasi pada saat ini,

2. Menemukan berbagai masalah dan penyebabnya,

3. Mendapatkan pijakan untuk pemilihan strategi perbaikan atau perubahan,

4. Menerapkan analisis data dan informasi secara sistematis.

(ADAPTASI DARI BROWN, 2011)

PENTINGNYA MELAKUKAN DIAGNOSA

1. Untuk mengetahui apa yang harus dirubah, bagaimana dan kenapa,

2. Simplifikasi dari situasi yang rumit,3. Identifikasi prioritas yang memerlukan perhatian,4. Mendalami elemen organisasi (misalnya: strategi,

struktur) dan keterkaitan serta interaksinya,5. Mendapatkan “bahasa” dan persepsi yang sama

dalam mendiskusikan karakteristik organisasi,6. Mendapatkan petunjuk tahapan upaya-upaya

yang harus dilakukan dalam masa perubahan,7. Membuat kita lebih efisien dan rasional dalam

kita memahami dan merubah suatu organisasi.

LANGKAH LANGKAH DIAGNOSA

Langkah Langkah DIAGNOSA meliputi:

Langkah 1: Identifikasi Tentatif PermasalahanLangkah 2: Mengumpulkan DataLangkah 3: Menganalisa DataLangkah 4: Umpan Balik Informasi dari DataLangkah 5: Mengumpulkan Data TambahanLangkah 6: Akar Permasalahan TeridentifikasiLangkah 7: Mengukur Motivasi PersonilLangkah 8: Diagnosa dan Memecahkan MasalahLangkah 9: Memonitor dan Mengassess Hasil

(ADAPTASI DARI BROWN, 2011)

MELAKUKAN DIAGNOSA

DIAGNOSA yang dilakukan meliputi:

1. Diagnosa Organisasi2. Diagnosa Komponen3. Diagnosa Kesiapan Untuk Berubah

DIAGNOSA ORGANISASI

DIAGNOSA ORGANISASI diartikan sebagai:

“Mendiagnosa atau meng”asses” tingkat fungsionalitas organisasi atau instansi, dalam rangka merancang intervensi atau bentuk-bentuk perubahan yang akan dilakukan”

(ADAPTASI DARI BEER & SPECTOR 1993)

MODEL MODEL DIAGNOSA ORGANISASI

Model model DIAGNOSA ORGANISASI antara lain:

1. Force Field Analysis,2. Six Box Model,3. 7S Framework,4. Star Model,5. Congruence Model,6. Four Frames Model.

FORCE FIELD ANALYSIS Model ini dikembangkan oleh Kurt Lewin pada tahun 1951

Model ini mengidentifikasi baik Kekuatan Pendorong maupun Kekuatan Penghalang dalam melakukan perubahan dalam suatu organisasi. Sehingga keseimbangan yang diharapkan dari dua kekuatan tersebut dapat direncanakan.

FORCE FIELD ANALYSIS

SIX BOX MODEL

Model ini dikembangkan oleh Weisbord pada tahun 1976.

Fokus pada 6 variabel:

1. Purpose, 2. Structure, 3. Rewards, 4. Helpful mechanisms, 5. Relationship,6. Leadership.

Model ini berguna untuk menelaah seluruh variabel yang menjadi perhatian, meskipun hanya satu variabel yang teridentifikasi sebagai variabel utama yang harus mendapatkan perhatian.

7S FRAMEWORK

Model ini dikembangkan oleh Perusahaan Konsultan McKinsey & Co.

Model ini berfokus pada tujuh komponen yang berpengaruh pada efektivitas organisasi, yakni:

1. Structure, 2. Systems, 3. Style, 4. Staff, 5. Skills, 6. Strategy and 7. Superordinate Goals.

Keterhubungan dari variabel-variabel ini sangat penting dalam menentukan kesuksesan perubahan.

STAR MODEL

Model ini dikembangkan oleh Galbraith pada tahun 1977

Suatu organisasi kan efektif manakala lima komponen dari organisasi yang terdiri dari:

1. Strategy, 2. Structure, 3. Processes and later capability, 4. Reward systems, 5. People practices.

Berada dalam satu jalur yang sama dan selaras.

CONGRUENCE MODEL

Model ini dikembangkan oleh David Nadler dan Michael Tushman pada tahun 1980Organisasi terdiri dari 4 komponen:

1. Task,2. Individual, 3. Formal organizational

arrangements,4. Information Organization

Dipengaruhi oleh konteks dimana strategi dibuat sehingga output merupakan kinerja dari organisasi.

STAR MODEL

Model ini dikembangkan oleh Galbraith pada tahun 1977

Suatu organisasi kan efektif manakala lima komponen dari organisasi yang terdiri dari:

1. Strategy, 2. Structure, 3. Processes and later capability, 4. Reward systems, 5. People practices.

Berada dalam satu jalur yang sama dan selaras.

FOUR FRAMES MODEL

Model ini dikembangkan oleh Bolman dan Deal pada tahun 1989

Model ini mengemukakan empat kotak bagi para manajer/pimpinan untuk mengonseptualisasikan bagaimana suatu organisasi dijalankan.

DIAGNOSA KOMPONEN

DIAGNOSA KOMPONEN diartikan sebagai:

“Mendiagnosa berbagai komponen yang berpengaruh terhadap kinerja organisasi, baik komponen di dalam maupun di luar organisasi”

1. PESTEL Framework

Menganalisa 6 faktor lingkungan eksternal organisasi yang meliputi:

1) Politik, 2) Ekonomi, 3) Sosial, 4) Teknologi, 5) Environmental, 6) legal.

DIAGNOSA KOMPONEN

2. Analisa Dengan Skenario (Scenario Analysis)

Membuat skenario akan kemungkinan dimasa depan yang akan sangat berpengaruh pada organisasi di masa depan.

3. Analisis Kesenjangan (Gap Analysis)

Untuk mengaji ulang posisi organisasi berdasarkan referensi dimana mereka (organisasi atau instansi lain) berada dan kemana mereka akan menuju.

DIAGNOSA KOMPONEN

4. Elemen dari Strategi (Elements of Strategy)

Berikut ini adalah lima elemen dari strategi yang harus diperkuat:

1) Lingkungan, 2) Peralatan, 3) Kekhasan, 4) Penahapan,5) Harga yang paling murah

Ketidak sinkronan dari salah satu elemen merupakan hal yang harus segera dilakukan perubahan.

DIAGNOSA KOMPONEN

5. Pengajian Strategi (Strategic Inventory)

Untuk mengidentifikasi asumsi-asumsi strategi dari manajer atau pemimpin dan mengukur konsistensinya dengan lingkungan organisasi. Dengan ini dapat ditetapkan apakah strategi ini menjadi fokus perubahan.

6. Percobaan Kilat (Newsflash Exercise)

Ini merupakan percobaan yang mendorong para pemimpin untuk secara spesifik dan teliti tentang ihwal program perubahan dan mengerti ihwal apa yang menjadi outcome dari perubahan tersebut.

DIAGNOSA KOMPONEN

7. Budaya (Cultural Web)

Diagnosa ini memberikan cara untuk memetakan budaya organisasi yang menyangkut tujuh elemen:

1) Paradigma, 2) Kegiatan Ritual dan rutin, 3) Cerita, 4) Pertanda, 5) Sistem Pengawasan, 6) Struktur Kekuasaan, 7) Struktur Organisasi

DIAGNOSA KOMPONEN

8. Organisasi Nirbatas (The Boundaryless Organization)

Kesuksesan akan didapat hanya bila pembatas gerak dari organisasi dapat didiagnosa dan dikurangi.

Pembatas ini meliputi:

1) Vertikal, 2) Horizontal, 3) External,4) Geographis.

DIAGNOSA KOMPONEN

9. Dilema Struktural (Structural Dilemmas)

Diagnosa kemungkinan dilema-dilema struktural yang akan dihadapi selama masa perubahan, sehingga dapat disiapkan pemecahannya (“traded-off” ) pada saat proses perubahan.

DIAGNOSA KOMPONEN

DIAGNOSA KESIAPAN UNTUK BERUBAH

Mengukur kesiapan untuk berubah merupakan variabel antara strategi manajemen perubahan dan outcome yang ingin dihasilkan dengan strategi tersebut.

KESIAPAN UNTUK BERUBAH

Audit kesiapan untuk berubah dapat menghasilkan indikasi dari outcome yang akan dicapai dari upaya perubahan. Audit dapat dilakukan sembarang waktu saat proses berlangsung.

Beberapa cara untuk melakukan pengukuran:

a. Kuestioner, b. Analisis Stakeholder: Fokus pada posisi dari stakeholders pada

proses perubahan dan membuat agar pimpinan terinformasikan dengan baik akan bagaimana mengatasi masalah yang akan timbul.

c. Force-field analysis: Untuk mengidentifikasi faktor penghambat dan faktor pendorong perubahan.

BENTUK PERUBAHAN

Setelah dilakukan diagnosa maka dapat dilakukan rencana perbaikan atau perubahan pada organisasi atau instansi.

Bentuk perubahannya antara lain:

1. Penciutan Organisasi (Downsizing)2. Penerapan Teknologi atau Inovasi,3. Merger (Penggabungan).

PENUTUP

Dengan Diagnosa maka dapat diidentifikasikan akar permasalahan yang harus diperbaiki dalam strategi organisasi untuk menuju organisasi atau instansi yang berkinerja tinggi

TERIMA KASIH