matrik pengendalian (the control matrix)

MATRIK PENGENDALIAN INSTANSI PEMERINTAH

Mata Kuliah : Sistem Akuntansi Pemerintahan

MAGISTER AKUNTANSI STAR BPKP

UNIVERSITAS AIRLANGGA

SEMESTER I TAHUN 2015

1. Ratnawaty NIM. 0415142530142. Hindira Widiastri NIM. 0415142530613. Navik Puryantini NIM. 0415142530154. Mahirsyah Pradana NIM. 041514253024

A. KOMPONEN SISTEM PENGENDALIAN INTERN

Committee of Sponsoring Organizations (COSO) (Gelinas dan Dull, 2005, p216-217)

mengidentifikasikan lima komponen pengendalian yang saling berhubungan sebagai

berikut :

1. Control Environment

2. Risk Assessment

3. Control Activities

4. Information and communication

5. Monitoring

Kelima komponen sistem pengendalian internal dianalisis atau dievaluasi oleh sebuat

alat analisis yang disebut Matrik Pengendalian (The Control Matrix).

B. MATRIK PENGENDALIAN (THE CONTROL MATRIX)

1. Matrix pengendalian (control matrix) adalah suatu alat untuk menganalisis

keberadaan (kuat-lemahnya) pengendalian pada suatu sistem atau prosedur yang

digambarkan dalam dokumen bagan arus sistem (system flowchart) dan uraian

negatinya.

2. Matriks pengendalian digambarkan dalam bentuk tabel matriks yang mempertemukan

baris (rencana pengendalian yang disarankan/ recommended control plans) dengan

kolom (tujuan pengendalian harus dicapai/ control goals)

3. Gelinas, Sutton, dan Hunton (2005, p301) menjelaskan bahwa “control matrix adalah

alat yang dirancang untuk membantu dalam menganalisis system flowchart dan narasi

yang berhubungan. Dari control matrix dapat membentuk kriteria yang digunakan

dalam mengevaluasi pengendalian proses bisnis”.

Menurut Gelinas, Sutton, dan Hunton (2005, p301) langkah–langkah persiapan

pembuatan control matrix terbagi dalam dua langkah yaitu :

Langkah I : Menspesifikasi control goals : me-review system flowchart,

identifikasi proses bisnis, sumber daya kunci yang relevan, input, storage, dan

master data.

1. Mengidentifikasi operation process goals

Dalam menentukan tujuan proses operasi yang tepat untuk proses bisnis, harus

mengetahui tujuan proses bisnis, sumber daya yang digunakan untuk menjalankan

proses, cara menjaga sumber daya, resiko yang tidak diinginkan dalam proses.

Tujuan ini dibagi ke dalam tiga bagian yaitu :

a. Effectiveness

Ukuran kesuksesan dari satu atau lebih tujuan proses yang merefleksikan kriteria

yang digunakan untuk menilai efektivitas berbagai proses bisnis. Tujuannya

adalah menjamin penyelesaian tujuan yang sukses yang seterusnya untuk

pertimbangan proses bisnis.

b. Efficiency

Ukuran produktivitas sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan.

Tujuannya adalah menjamin semua sumber daya yang digunakan di seluruh

proses bisnis dipakai dalam cara yang paling produktif.

c. Security of resources

Perlindungan proses organisasi dari kerugian, kebangkrutan, penyingkapan,

peniruan, dan penyalahgunaan lainnya. Tujuannya adalah menjamin sumber daya

perusahaan dilindungi dari kerugian, dsb

2. Mengidentifikasi information process goals

Dalam menentukan tujuan proses informasi yang tepat untuk proses bisnis, harus

mengetahui informasi yang akan dipengaruhi selama proses input dan update, resiko yang

tidak diinginkan dalam proses. Tujuan ini dibagi ke dalam dua bagian yaitu :

a. Input goals.

Tujuannya adalah menjamin input validity (tujuan pengendalian yang menjamin

bahwa masukan data yang disetujui secara tepat dan menunjukkan objek dan keadaan

ekonomi saat ini), input completeness (pengendalian yang menjamin bahwa semua

kejadian atau objek valid yang dimasukkan ke dalam sistem), dan input accuracy

(tujuan pengendalian yang menjamin bahwa kejadian secara benar dimasukkan ke

dalam sistem)

b. Update goals.

Tujuannya adalah menjamin update completeness (tujuan pengendalian yang

menjamin bahwa semua kejadian yang dimasukkan dalam komputer dan direfleksikan

masing-masing dalam master data), update accuracy (tujuan pengendalian yang

menjamin bahwa data yang dimasukkan dalam komputer, direfleksikan secara benar

ke masing-masing master data)

Langkah II : Merekomendasi control plans : membuat daftar kumpulan recana pengendalian

yang tepat untuk proses yang dianalisis yang memuat rencana dan proses operasi serta

berhubungan dengan metode proses informasi.

1. Memberikan keterangan present control dalam system flowchart dengan menempatkan

P-1, P-2 sampai P-n

2. Mengevaluasi rencana pengendalian saat ini (present control) dengan menempatkan

angka dan nama rencana pada control matrix dan menjelaskan keterangan control plans

pada matrix legend

3. Mengidentifikasi dan evaluasi missing control plan dengan menempatkan M-1, M-2,

sampai M-n. Yang harus diperhatikan adalah :

a. Periksa control matrix dan jika terdapat control goals dimana control plans tidak

tersedia, maka kembangkan rancangan control plans untuk meminimalisasi resiko.

Ulangi proses ini sampai semua control goals pada matrix memiliki satu atau lebih

control plans

b. Analisis system flowchart untuk resiko-resiko lebih lanjut, dimana akan

merekomendasikan tambahan pengendalian atau memperkuat pengendalian yang

ada. Catatan untuk penambahan lebih lanjut atau perbaikan pada control matrix

menggunakan prosedur yang sama yang digambarkan untuk present atau missing

control plans.

Recommended

Control Plans à

BARIS

Control goals of the bussiness process (system) à KOLOM

Control Goals of the operations System

Control Goals

of Information

System

Ensure

Effectiveness of

operations

process goals

Ensure efficient

employment of

Resources

Ensure security

of resources

(Cash, account

recevable,

master data)

Secara Singkat Langkah-Langkah Menyusun Matriks Pengendalian

1. Kajilah bagan arus sistem dan uraan naratifnya sampai betul-betul memahami sistem

yang akan dianalisis. Identifikasi sistem operasi, sumber daya yang penting, relevan,

inputnya, penyimpanannya untuk data input, data/ file master yang dimutakhirkan.

2. Identifikasikan dan susun tujuan-tujuan pengendalian (Control Goals) yang

berhubungan erat dengan sistem operasi dan sistem informasi yang dianalisis.

3. Identifikasikan dan daftarlah rencana-rencana pengendalian disarankan

(recommended control plans) yang sesuai dengan sistem yang dianalisis. Perhatkan

metode pemrosesan informasinya.

4. Periksalah bagan arus sistem (flowchart) dan uraian naratifya, untuk mencari setiap

rencana pengendalian yang didaftar di matriks.

5. Pada bagan arus sistem (flowchart) dan uraian naratifnya, untuk mencari setiap

rencana penendalian yag didaftar di matriks.

6. Pada bagian bawah tabel matriks pengendalian, tambahkan keternagan singkat yang

menjelaskan:

7. Singkatan untuk tujuan pengendalian

8. Bagaiamana setiap rencana pengendalian yang ada mencapai tuuan pengendalian

9. Seberapa pengaruh setiap rencana pengendalian yang tidak tercapai (missing)

C. TUJUAN MATRIK PENGENDALIAN

Menurut Gelinas dan Dull (2005, p230), tujuan menganalisis sistem pengendalian

internal meliputi hal-hal seperti dalam tabel berikut ini:

Tujuan Pengendalian Definisi

Tujuan Pengendalian dari Proses Operasi

Menjamin efektivitas operasi dengan Efektivitas : suatu ukuran sukses dalam

mencapai tujuan–tujuan yang telah mencapai satu atau beberapa tujuan dari

ditetapkan atas proses operasi proses operasi

Menjamin pemanfaatan yang efisien atas Efisiensi : suatu ukuran atas produktivitas

sumber daya (misalnya sumber daya pemakaian sumber daya untuk mencapai

manusia, komputer) tujuan

Menjamin keamanan sumber daya Keamanan sumber daya : menjaga

(misalnya kas, data, persediaan) sumber daya organisasi dari kehilangan,

pengrusakan, disclosure, pengkopian,

penjualan dan penggunaan tidak benar

lainnya.

Tujuan Pengendalian dari Pemrosesan Informasi

Menjamin validitas input Validitas input : data input disetujui

secara tepat dan menggambarkan kejadian

ekonomi dan objek yang sebenarnya

Menjamin kelengkapan input Kelengkapan input : semua kejadian atau

objek yang valid ditangkap dan

dimasukkan ke dalam sistem

Menjamin keakuratan input Akurasi input : semua kejadian yang valid

harus secara benar ditangkap dan

dimasukkan dalam sistem

Menjamin kelengkapan update Kelengkapan update : semua kejadian

yang dimasukkan dalam sistem harus

terefleksikan dalam master data ( data

induk )

Menjamin keakuratan update Keakuratan update : data yang

dimasukkan dalam sistem harus

terefleksikan secara benar dalam master

data ( data induk )

(Sumber: Gelinas dan Dull, 2005, p230)

D. PENERAPAN MATRIK PENGENDALIAN DALAM INTANSI PEMERINTAH

1. Tentukan Siklus Operasi Instansi Tertentu

2. Cari Sistem Flowchart Sistem Operasi Tertentu

3. Tentukan P-1, P-2, P-3, P-4, P-5, ........P-N yang terdapat dalam Flowchart tersebut

4. Tentukan Tujuan (Goal) dari Poin nomor 3 (Tujuan dari Pengendalian yang ada saat

ini) : Tujuan Pengendalian dari Proses Transaksi dan Tujuan Pengendalian dari

Pemrosesan Informasi

5. Cari Missing Control Plan dengan menempatkan M-1, M-2, dan seterusnya

Contoh :

Intansi : Kantor Pertanahan Kabupaten ABC

Siklus Operasi : Proses Penerbitan Sertipikat Tanah

Sistem Flowchart : Sistem Flowchart Proses Penerbitan Sertipikat Tanah

Tentukan Pengendalian yang ada saat ini dengan P-1, P-2, P-3, .......P-N

Tentukan Tujuan Pengendalian (Control Goal)

Evaluasi Missing Control Plan dengan M-1, M-2, M-3,.....M-N