matrik pengendalian (the control matrix)
DESCRIPTION
Matrik pengendalianTRANSCRIPT
MATRIK PENGENDALIAN INSTANSI PEMERINTAH
Mata Kuliah : Sistem Akuntansi Pemerintahan
MAGISTER AKUNTANSI STAR BPKP
UNIVERSITAS AIRLANGGA
SEMESTER I TAHUN 2015
1. Ratnawaty NIM. 0415142530142. Hindira Widiastri NIM. 0415142530613. Navik Puryantini NIM. 0415142530154. Mahirsyah Pradana NIM. 041514253024
A. KOMPONEN SISTEM PENGENDALIAN INTERN
Committee of Sponsoring Organizations (COSO) (Gelinas dan Dull, 2005, p216-217)
mengidentifikasikan lima komponen pengendalian yang saling berhubungan sebagai
berikut :
1. Control Environment
2. Risk Assessment
3. Control Activities
4. Information and communication
5. Monitoring
Kelima komponen sistem pengendalian internal dianalisis atau dievaluasi oleh sebuat
alat analisis yang disebut Matrik Pengendalian (The Control Matrix).
B. MATRIK PENGENDALIAN (THE CONTROL MATRIX)
1. Matrix pengendalian (control matrix) adalah suatu alat untuk menganalisis
keberadaan (kuat-lemahnya) pengendalian pada suatu sistem atau prosedur yang
digambarkan dalam dokumen bagan arus sistem (system flowchart) dan uraian
negatinya.
2. Matriks pengendalian digambarkan dalam bentuk tabel matriks yang mempertemukan
baris (rencana pengendalian yang disarankan/ recommended control plans) dengan
kolom (tujuan pengendalian harus dicapai/ control goals)
3. Gelinas, Sutton, dan Hunton (2005, p301) menjelaskan bahwa “control matrix adalah
alat yang dirancang untuk membantu dalam menganalisis system flowchart dan narasi
yang berhubungan. Dari control matrix dapat membentuk kriteria yang digunakan
dalam mengevaluasi pengendalian proses bisnis”.
Menurut Gelinas, Sutton, dan Hunton (2005, p301) langkah–langkah persiapan
pembuatan control matrix terbagi dalam dua langkah yaitu :
Langkah I : Menspesifikasi control goals : me-review system flowchart,
identifikasi proses bisnis, sumber daya kunci yang relevan, input, storage, dan
master data.
1. Mengidentifikasi operation process goals
Dalam menentukan tujuan proses operasi yang tepat untuk proses bisnis, harus
mengetahui tujuan proses bisnis, sumber daya yang digunakan untuk menjalankan
proses, cara menjaga sumber daya, resiko yang tidak diinginkan dalam proses.
Tujuan ini dibagi ke dalam tiga bagian yaitu :
a. Effectiveness
Ukuran kesuksesan dari satu atau lebih tujuan proses yang merefleksikan kriteria
yang digunakan untuk menilai efektivitas berbagai proses bisnis. Tujuannya
adalah menjamin penyelesaian tujuan yang sukses yang seterusnya untuk
pertimbangan proses bisnis.
b. Efficiency
Ukuran produktivitas sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan.
Tujuannya adalah menjamin semua sumber daya yang digunakan di seluruh
proses bisnis dipakai dalam cara yang paling produktif.
c. Security of resources
Perlindungan proses organisasi dari kerugian, kebangkrutan, penyingkapan,
peniruan, dan penyalahgunaan lainnya. Tujuannya adalah menjamin sumber daya
perusahaan dilindungi dari kerugian, dsb
2. Mengidentifikasi information process goals
Dalam menentukan tujuan proses informasi yang tepat untuk proses bisnis, harus
mengetahui informasi yang akan dipengaruhi selama proses input dan update, resiko yang
tidak diinginkan dalam proses. Tujuan ini dibagi ke dalam dua bagian yaitu :
a. Input goals.
Tujuannya adalah menjamin input validity (tujuan pengendalian yang menjamin
bahwa masukan data yang disetujui secara tepat dan menunjukkan objek dan keadaan
ekonomi saat ini), input completeness (pengendalian yang menjamin bahwa semua
kejadian atau objek valid yang dimasukkan ke dalam sistem), dan input accuracy
(tujuan pengendalian yang menjamin bahwa kejadian secara benar dimasukkan ke
dalam sistem)
b. Update goals.
Tujuannya adalah menjamin update completeness (tujuan pengendalian yang
menjamin bahwa semua kejadian yang dimasukkan dalam komputer dan direfleksikan
masing-masing dalam master data), update accuracy (tujuan pengendalian yang
menjamin bahwa data yang dimasukkan dalam komputer, direfleksikan secara benar
ke masing-masing master data)
Langkah II : Merekomendasi control plans : membuat daftar kumpulan recana pengendalian
yang tepat untuk proses yang dianalisis yang memuat rencana dan proses operasi serta
berhubungan dengan metode proses informasi.
1. Memberikan keterangan present control dalam system flowchart dengan menempatkan
P-1, P-2 sampai P-n
2. Mengevaluasi rencana pengendalian saat ini (present control) dengan menempatkan
angka dan nama rencana pada control matrix dan menjelaskan keterangan control plans
pada matrix legend
3. Mengidentifikasi dan evaluasi missing control plan dengan menempatkan M-1, M-2,
sampai M-n. Yang harus diperhatikan adalah :
a. Periksa control matrix dan jika terdapat control goals dimana control plans tidak
tersedia, maka kembangkan rancangan control plans untuk meminimalisasi resiko.
Ulangi proses ini sampai semua control goals pada matrix memiliki satu atau lebih
control plans
b. Analisis system flowchart untuk resiko-resiko lebih lanjut, dimana akan
merekomendasikan tambahan pengendalian atau memperkuat pengendalian yang
ada. Catatan untuk penambahan lebih lanjut atau perbaikan pada control matrix
menggunakan prosedur yang sama yang digambarkan untuk present atau missing
control plans.
Recommended
Control Plans à
BARIS
Control goals of the bussiness process (system) à KOLOM
Control Goals of the operations System
Control Goals
of Information
System
Ensure
Effectiveness of
operations
process goals
Ensure efficient
employment of
Resources
Ensure security
of resources
(Cash, account
recevable,
master data)
Secara Singkat Langkah-Langkah Menyusun Matriks Pengendalian
1. Kajilah bagan arus sistem dan uraan naratifnya sampai betul-betul memahami sistem
yang akan dianalisis. Identifikasi sistem operasi, sumber daya yang penting, relevan,
inputnya, penyimpanannya untuk data input, data/ file master yang dimutakhirkan.
2. Identifikasikan dan susun tujuan-tujuan pengendalian (Control Goals) yang
berhubungan erat dengan sistem operasi dan sistem informasi yang dianalisis.
3. Identifikasikan dan daftarlah rencana-rencana pengendalian disarankan
(recommended control plans) yang sesuai dengan sistem yang dianalisis. Perhatkan
metode pemrosesan informasinya.
4. Periksalah bagan arus sistem (flowchart) dan uraian naratifya, untuk mencari setiap
rencana pengendalian yang didaftar di matriks.
5. Pada bagan arus sistem (flowchart) dan uraian naratifnya, untuk mencari setiap
rencana penendalian yag didaftar di matriks.
6. Pada bagian bawah tabel matriks pengendalian, tambahkan keternagan singkat yang
menjelaskan:
7. Singkatan untuk tujuan pengendalian
8. Bagaiamana setiap rencana pengendalian yang ada mencapai tuuan pengendalian
9. Seberapa pengaruh setiap rencana pengendalian yang tidak tercapai (missing)
C. TUJUAN MATRIK PENGENDALIAN
Menurut Gelinas dan Dull (2005, p230), tujuan menganalisis sistem pengendalian
internal meliputi hal-hal seperti dalam tabel berikut ini:
Tujuan Pengendalian Definisi
Tujuan Pengendalian dari Proses Operasi
Menjamin efektivitas operasi dengan Efektivitas : suatu ukuran sukses dalam
mencapai tujuan–tujuan yang telah mencapai satu atau beberapa tujuan dari
ditetapkan atas proses operasi proses operasi
Menjamin pemanfaatan yang efisien atas Efisiensi : suatu ukuran atas produktivitas
sumber daya (misalnya sumber daya pemakaian sumber daya untuk mencapai
manusia, komputer) tujuan
Menjamin keamanan sumber daya Keamanan sumber daya : menjaga
(misalnya kas, data, persediaan) sumber daya organisasi dari kehilangan,
pengrusakan, disclosure, pengkopian,
penjualan dan penggunaan tidak benar
lainnya.
Tujuan Pengendalian dari Pemrosesan Informasi
Menjamin validitas input Validitas input : data input disetujui
secara tepat dan menggambarkan kejadian
ekonomi dan objek yang sebenarnya
Menjamin kelengkapan input Kelengkapan input : semua kejadian atau
objek yang valid ditangkap dan
dimasukkan ke dalam sistem
Menjamin keakuratan input Akurasi input : semua kejadian yang valid
harus secara benar ditangkap dan
dimasukkan dalam sistem
Menjamin kelengkapan update Kelengkapan update : semua kejadian
yang dimasukkan dalam sistem harus
terefleksikan dalam master data ( data
induk )
Menjamin keakuratan update Keakuratan update : data yang
dimasukkan dalam sistem harus
terefleksikan secara benar dalam master
data ( data induk )
(Sumber: Gelinas dan Dull, 2005, p230)
D. PENERAPAN MATRIK PENGENDALIAN DALAM INTANSI PEMERINTAH
1. Tentukan Siklus Operasi Instansi Tertentu
2. Cari Sistem Flowchart Sistem Operasi Tertentu
3. Tentukan P-1, P-2, P-3, P-4, P-5, ........P-N yang terdapat dalam Flowchart tersebut
4. Tentukan Tujuan (Goal) dari Poin nomor 3 (Tujuan dari Pengendalian yang ada saat
ini) : Tujuan Pengendalian dari Proses Transaksi dan Tujuan Pengendalian dari
Pemrosesan Informasi
5. Cari Missing Control Plan dengan menempatkan M-1, M-2, dan seterusnya
Contoh :
Intansi : Kantor Pertanahan Kabupaten ABC
Siklus Operasi : Proses Penerbitan Sertipikat Tanah
Sistem Flowchart : Sistem Flowchart Proses Penerbitan Sertipikat Tanah
Tentukan Pengendalian yang ada saat ini dengan P-1, P-2, P-3, .......P-N
Tentukan Tujuan Pengendalian (Control Goal)
Evaluasi Missing Control Plan dengan M-1, M-2, M-3,.....M-N