larning by doing microsoft office access (c05t4)

PANDUAN PENYUSUNAN APLIKASI SEDERHANA

MENGGUNAKAN

MICROSOFT OFFICE ACCESS 2003

DATABASE NILAI SERTIFIKAT

disusun oleh:IVAN LUKMAN SYOUFI

PENGAYAAN KOMPUTERSMA NEGERI 2 CIANJUR

2006

1. Buka Microsoft Office Access

2. File -> New

3. Pilih Blank Database pada Panel New File sebelah kanan

4. Simpanlah di:My Computer -> Z: Data Siswa -> Ivan -> Ms. Accessdengan nama file:Access_Kelas masing-masing_Nama Lengkap_Data Siswa

5. Table- Pilih New

- Pilih Design View

- Isilah Field Name dengan:1. NIS2. Nama3. L/P4. Keterangan

- Isilah Description dengan:1. Nomor Induk Siswa2. Nama Siswa3. Jenis Kelamin Siswa4. Keterangan yang dibutuhkan

- Set-lah NIS sebagai Primary Key:1. Klik kanan baris NIS2. Pilih Primary Key (Gambar Kunci)

- Rubahlah Properties NIS:1. Field Size : 92. Required : Yes

- Rubah Properties Nama1. Feld Size : 302. Required : Yes

- Rubahlah Data Type L/P (Jenis Kelamin Siswa):1. Pilih Lookup Wizard

2. Pilih I will type the value that I want lalu next

3. Isilah Column dengana. Laki-lakib. Perempuanc. lalu next

4. Finish

- Isilah Data Type Keterangan dengan Memo

- Save-lah table1 tersebut

- Save dengan nama tabel : Biodata

- Close-lah tabel Biodata

- Dari langkah-langkah tersebut kita dapat menentukan:Field Name Data Type Description Primary Key Field Size Required IndexedNIS Text Nomor Induk Siswa Yes 9 Yes Yes (No Duplicates)Nama Text Nama Siswa 30 YesL/P Look Up Wizzard Jenis Kelamin SiswaKeterangan Memountuk tabel Biodata

- Buatlah Tabel baru dengan ketentuan:Nama Tabel : NILAI

Field Name Data Type Description Primary Key Field Size Decimal Places Required IndexedNIS Text Nomor Induk Siswa Yes 9 Yes Yes (No Duplicates)Nilai Harian Number Nilai Harian Siswa Decimal 2Nilai Ujian Number Nilai Ujian Siswa Decimal 2Nilai Sertifikat Look Up Wizard Nilai Sertifikat Siswa- Isilah Look Up Wizard Nilai Sertifikat dengan:1. A2. B3. C4. D5. E

6. RelationshipUntuk menghubungkan tabel Biodata dengan tabel Nilai dibutuhkan Satu Keterkaitan yang telah ditentukan sebelumnya dengan Primary Key. Dengan menggunakan tool Relationship kita dapat mengatur hubungan ini.Hal ini memudahkan penyatuan tabel selanjutnya dalam Query, di mana pengkodingan basis data dapat dilakukan.Pilih menu Tool -> Relationship

Add tabel biodata pada panel yang tampil:

Dan kemudian Add tabel Nilai:

Kemudian Close:

Klik dan Dragg-lah (geser jangan dilepas) Field Name : NIS pada tabel Biodata dan arahkan ke Field Name : NIS pada tabel NILAI:

Sampai tampil pilihan seperti berikut dan beri Check Mark:

Check Mark semua pilihan kemudian Create:

Sehingga Relationship ditunjukkan oleh Bridge1 sebagai berikut:

Close-lah Relationship tersebut:

dan kemudian akan muncul peringatan untuk penyimpanan Relationship tersebut, simpanlah dengan memilih Yes:

7. Query

Pilihlah Tab Query pada Objects:

Pilihlah New:

Pilih Simple Query Wizard pada Window yang tampil:

Pada langkah ini kita harus menentukan Field Name apa saja yang di-Query-kan sebagai Gabungan kedua tabel yang telah kita buat sebelumnya, pertama tentu saja Tabel Biodata dan perhatikan tombol untuk memindahkan:

setelah semua Field Name Biodata berpindah:

Pilihlah tabel Nilai:

Maka Field Name tabel Nilai akan terisi pada panel Available Fields dan perhatikan tombol untuk memindahkan:

mulailah mengisi dari Field Name Nilai Harian karena Field Name NIS tidak akan dipakai lagi:

isikanlah satu persatu dari Field Name Nilai harian, Nilai Ujian, dan Nilai Sertifikat:

kemudian next:

Next

Ubahlah nama Biodata Query menjadi : Data Siswa dan Finish:

Maka akan muncul tabel baru yang terbentuk dari gabungan kedua tabel tadi kemudian Close:

maka kita telah memiliki Query Data Siswa

8. FormPilih Tab Form

pilih New

pilih Form Wizard kemudian OK

masukkan semua Availeble Field dari Table: Biodata dan perhatikan tombol untuk memindahkan

sehingga Selected Field terisi

kemudian pilih Table NILAI pada Pulldown Menu Tables/Queries

masukkan semua Available Field terkecuali Field NIS, karena kita telah mempergunakan Field NIS dari tabel Biodata dan perhatikan tombol untuk memindahkan

dengan demikian maka kita memiliki Form dengan Field sebagai berikut; NIS, Nama, L/P, Keterangan, Nilai Harian, Nilai Ujian, dan Nilai Sertifikat kemudian Next

sekarang pilihlah tampilan entry Form yang diinginkan, untuk saat ini kita pergunakan tampilan yang umum dipakai yaitu Columnar kemudian Next

sekarang memilih tampilan background yang diinginkan, sat ini kita memilih International lalu Next

berilah nama Form tersebut dengan Data Siswa Entry

sekarang kita memiliki Form Data Siswa Entry

pilih anak panah dari Icon View pada Toolbar Form View dan pilihlah Design View

pastikan Icon Control Wizard aktif pada Toolbox

Maximize-kan terlebih dahulu Form Data Siswa Entry, untuk memudahkan pekerjaan

pindahkan Toolbox agar bersatu dengan Toolbar yang lain

pilihlah Icon Label Pada Toolbox

Drag-lah sehingga tergambar kotak untuk memasukkan Label

ketikkan DATA SISWA ENTRY pada kotak label kemudian pilih Icon Properties pada Toolbar Form Design

setelah tampil Window Proerties dari label kita cari dan rubah pilihan Special Effect pada Tab All menjadi Raised

kemudian ubah pula Font Name pada Tab All menjadi Courier New

ubahlah Font Size pada Tab All menjadi 14

rubah Font Weight pada Tab All menjadi Heavy

kita tentukan Text Align pada Tab All menjadi Center kemudian Close-lah Window Properties tersebut

dan kita memiliki Form dengan Label yang kita harapkan

pilihlah Icon Image pada Toolbox untuk menyisipkan gambar

drag ke tempat di mana kita akan membubuhkan objek gambar

Browse-lah di mana lokasi gambar yang akan dibubuhkan berada

klik kanan objek gambar dan pilih Special Effect: Sunken

pilih Icon Command Button pada Toolbox guna membuat tombol perintah

drag pada bagian Form Footer di mana akan diletakkan Command Button

jika keluar panel Wizard pilihlah Categories: Record Operation -> Action: Add New Record -> Next

Command Button dapat dibubuhi teks dengan cara memilih Text -> ketiklah kata yang kita inginkan -> Next

atau membedakan Command Button dengan gambar yang di lekatkan dengan cara memilih Picture -> pilih gambar atau cari pada tombol Browse -> Next

kemudian Finish

tombol untuk menambahkan data baru telah terdapat dalam Form

tambahkan Command Button:1. Simpan Data (Save)Categories: Record Operation -> Action: Save Record -> Next

2. Hapus Data (Delete)Categories: Record Operation -> Action: Delete Record -> Next

3. Cari Data (Find)Categories: Record Navigation -> Action: Find Record -> Next

4. Tutup Data (Close)Categories: Form Operation -> Action: Close Form -> Next

Save Form tersebut

kemudian File -> Close

Double Click Form Data Siswa Entry

untuk berpindah dari Field satu ke Field yang lain menggunakan Mouse atau tombol Tab pada Keyboard

isilah dengan data sebagai berikut:9. ReportPilih Tab Report pada Objects dan gunakan pilih Create report by using wizard

pilih Query: Data Siswa pada Menu Pulldown Tables/ Queries

masukkan semua Available Field dari Query tersebut

kemudian Next

pada bagian Grouping Level, langsung Next

begitupun pada bagian Sort Order, langsung Next

pada bagian Lay Out Report, pilih Justified dengan Orientasi kertas Portrait, kemudian Next

di bagian Style, memilih Background dari Report Print Out

Pada bagian judul kita dapat merubah judul Report menjadiLAPORAN NILAI SISWAKemudian Finish dan tunggu beberapa saat

maka akan tampil Print Preview dari Report, kemudian Close

10. Macros

Pilih Tab Macros pada Objects -> New

pada kolom Action tarik Menu Pulldown dan cari Open Form

pada Form Name kita pilih Form Data Siswa Entry pada Menu Pulldown

Save

simpan dengan nama Macro: Entry Data dan kemudian Close

buat Macro kedua dengan Action: Open Report

pilih Laporan Nilai Siswa Pada Report Name

Save dengan nama Macro: Print Laporan kemudian Close

11. Visual FormKembali ke Tab Form di Objects -> Create form in design view

Drag Form tersebut agar tergeser

Berilah Label: PENGOLAHAN LAPORAN NILAI SERTIFIKATdengan Properties; Special Effect: Sunken, Font Name: Courier New, Font Size: 18, Font Weight: Heavy, Text Align: Center.

pilihlah Macros pada Objects dengan tanpa menutup Form yang sedang diedit

Drag Macro Entry Data ke Detail Form tadi

kemudian berikutnya adalah Macro: Print Laporan

maka Design View Form tersebut adalah sebagai berikut

Save dengan nama Pengolahan Laporan Nilai Sertifikat

bukalah dalam Form View

Visual Form sederhana dari Access telah dibuat

cobalah memilih tombol Entry Data untuk menampilkan Form Entry

kemudian pilih Print Laporan apabila kita memerlukan Print Out dari Data-data tersebut dengan Print Preview sebagai berikut

12. Tambahkanlah Command Button berikut ini pada Form Pengolahan Laporan Nilai Sertifikata. Lihat Laporan, dengan Categories: Report Operations, dan Action: Preview Report

b. Tutup Aplikasi , dengan Categories: Aplication, dan Action: Quit Aplication

13. Membuat Shortcut ke DesktopForm Pengolahan Nilai Sertifikat ini akan menjadi Beta (Visual Form) dari Aplikasi ini. Save dan Close-lah Form tersebut dan kemudian sorot Form Pengolahan Laporan Nilai Sertifikat pada Form List lalu klik kanan dan pilih Create shortcut

pilih Create Shortcut

Browse lokasi Shortcut akan berada

pilih Desktop sebagai tempat Shortcut

Ubahlah nama Shortcut sesuai dengan harapan lalu OK

jika aplikasi ini terhubung pada jaringan tulis nama Network secara identik kemudian OK

keluarlah dari aplikasi Microsoft Access dengan memilih File -> Exit

14. Pengolahan Laporan Nilai Sertfikat Siap digunakan